Pegawai Pengawal membuat keputusan dengan memastikan pegawai yang diberi kelulusan ke luar negara adalah pegawai yang terlibat secara langsung dan perjalanan tersebut memberi manfaat kepada Kementerian/Jabatan. DEFINISI PERJALANAN TUGAS RASMI 2.1.2. TUJUAN Garis panduan ini disediakan sebagai rujukan dan panduan kepada semua Ketua Jabatan bagi memastikan penjawat awam di bawah seliaan mengemukakan permohonan kelulusan bertugas Rasmi ke Luar Negara secara teratur dan menepati peraturan yang ditetapkan. Permohonan kelulusan khas ini termasuk permohonan ke luar negara yang mendapat penajaan daripada syarikat swasta yang menaja pegawai / jurulatih / guru pengiring ke luar negara berikutan 1 tanggungjawab syarikat kepada masyarakat atau Corporate Social . Bertugas rasmi bermaksud apa-apa sahaja lawatan ke luar negara yang berkaitan dengan tugas hakiki pegawai berkenaan atau jika sesuatu tugasan itu merupakan arahan Pegawai Pengawal.2. 2. TAJAAN OLEH SYARIKAT SWASTA 3.1 Bahagian Kewangan akan mengemukakan permohonan kepada pihak Perbendaharaan bagi mendapatkan kelulusan khas selepas mendapat kelulusan Pegawai Pengawal. ia adalah dikira sebagai tugas rasmi pegawai tersebut.GARIS PANDUAN PERMOHONAN BERTUGAS RASMI DI LUAR NEGARA BAGI SEMUA PENJAWAT AWAM DI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA (KPM) 1. 2. 3. 3.

2 Kekerapan tugas/lawatan rasmi pegawai ke luar Negara hendaklah dikurangkan dan bilangan pegawai dihadkan kepada jumlah yang minimum bagi setiap lawatan. 4.1 Bagi semua lawatan/tugasan rasmi Y.B Menteri kecuali bagi mesyuarat berjadual tertentu.Responsibility (CSR).4 Kelulusan khas Perbendaharaan bagi keperluan untuk menambah bilangan pegawai terlibat hanya digunapakai sekiranya menggunakan peruntukan program khusus luar negara sahaja.B Menteri Pelajaran ke luar negara. 2 mendapat . Sekiranya terdapat keperluan untuk menghantar lebih ramai pegawai. paling 4.A. Ketua Setiausaha tidak dibenarkan menyertai bersama rombongan Y. syarikat yang menaja pegawai KPM bagi mewakili KPM ke luar negara untuk menghadiri sesuatu program pelajar / pegawai.B Timbalan Menteri Pelajaran terhad kepada seorang pegawai sahaja.B Menteri). jumlah pegawai pengiring adalah terhad kepada 2 orang pegawai sahaja (termasuk pegawai daripada pejabat Y.A. 4. peruntukan khas Sekolah Kluster dan peruntukan Sekolah Berprestasi Tinggi adalah dikecualikan tetapi hendaklah kelulusan Pegawai Pengawal. Contohnya. manakala bagi Y. justifikasi dan senarai tugas setiap pegawai perlu dikemukakan. 4.3 Bagi lawatan rasmi ke luar negara yang melibatkan murid. BILANGAN PEGAWAI / PESERTA DAN SUMBER PERUNTUKAN 4.A. 4. jumlah guru pengiring adalah mengikut nisbah 5 murid : 1 guru bagi sekolah rendah dan nisbah 8 murid : 1 guru bagi sekolah menengah tertakluk kepada keperluan dan peruntukan yang mencukupi.5 Perjalanan bertugas rasmi ke luar negara yang menggunakan peruntukan sendiri.

5.A. Bahagian Kewangan akan mengemukakan permohonan kepada pihak Perbendaharaan bagi mendapatkan kelulusan khas selepas kelulusan Pegawai Pengawal diperolehi.2 Lawatan yang berkaitan dengan pelaksanaan sesuatu kontrak atau projek. Dasar Hubungan Antarabangsa (BDHA) Mesyuarat / Persidangan Berkala / Berjadual yang dan wajib dihadiri oleh Y.A. BAHAGIAN PENYELARAS JENIS PROGRAM Bahagian a. KSU / YBhg. 3 . LAWATAN SAMBIL BELAJAR 5.1 Kelulusan perjalanan tugas rasmi ke luar negara bagi pegawai atau pelajar untuk lawatan sambil belajar adalah di bawah bidang kuasa Pegawai Pengawal. KPPM / PegawaiPegawai Kanan / Wakil KPM. 6.B Timbalan Menteri / YBhg.B Menteri / Y. PENYELARAS PROGRAM DAN PERUNTUKAN Permohonan peruntukan Program Khusus Bertugas Rasmi di Luar Negara bagi semua Jabatan/Bahagian di KPM hendaklah dikemukakan kepada Bahagian-bahagian yang dilantik sebagai penyelaras mengikut jenis program seperti berikut: JABATAN / BIL.5.

A.B Menteri Pelajaran / Y.B Timbalan Menteri / YBhg.TKSU).aktiviti seperti pertandingan dan perkhemahan di peringkat antarabangsa.A. 4 .B Menteri / Y. Contohnya Menghadiri Mesyuarat Penyelaras Penyelidikan Kebangsaan Trends in Mathematics and Science Studies (TIMSS). Pengurusan Ibu c.JABATAN / BIL.A. persidangan yang penting dan berkala seperti ASEAN Inter-Parliamentary Assembly (AIPA) dan Inter-Parliamentary Union (IPU). i) Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas. Dasar Pendidikan (BPPDP) Persidangan dan mesyuarat berhubung pembangunan dan penyelidikan di dalam bidang pendidikan di peringkat antarabangsa. KPPM dan YBhg. Kokurikulum dan Kesenian (BKK) pengiring / pelatih dan pelajar untuk aktiviti .A.B Timbalan Menteri Pelajaran ke persidanganKSU / YBhg. Gred Khas A serta setaraf di KPM (termasuk Y. Perancangan dan Penyelidikan d. Pejabat Kementerian (BKP) ii) Peruntukan bagi Y. BAHAGIAN PENYELARAS JENIS PROGRAM Peruntukan bagi pegawai-pegawai KPM / guru b.

Bahagian Kewangan TKPPM - (Dasar diuruskan dan oleh Pembangunan BPPDP dan Pendidikan) peruntukan dipohon terus daripada Bahagian Kewangan. g. Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas. TKPPM (Operasi Pendidikan) – diuruskan oleh BPSH dan peruntukan dipohon terus daripada Bahagian Kewangan. National Data Manager dan Assistant Data Manager bagi Kajian Antarabangsa Teaching and Learning International Survey (TALIS). Sumber Manusia (BPSM) Kursus / peningkatan ilmu ke luar negara bagi Perkhidmatan Bukan Guru. Pendidikan Guru (BPG) Guru. Contohnya Menghadiri Mesyuarat dan Kursus National Project Manager.JABATAN / BIL. 5 . b) YBhg. Gred Khas A serta setaraf di KPM: a) YBhg. Kursus / peningkatan ilmu ke luar negara bagi Perkhidmatan f. BAHAGIAN PENYELARAS JENIS PROGRAM Pengurusan e.

Peruntukan yang disalurkan terus kepada Jabatan / Bahagian di KPM bagi lawatan kerja dan tidak berkala / ad hoc. yang penting 7. TKPPM (Pembangunan Profesionalisme Keguruan)-diuruskan oleh BPG dan peruntukan dipohon terus daripada Bahagian Kewangan. i) Pegawai masih belum melakukan perjalanan ke luar negara. Situasi Tindakan a.c) YBhg. Bil. PERTIMBANGAN PEGAWAI PENGAWAL Pertimbangan dan kelulusan Pegawai Pengawal bagi Permohonan Kelulusan Bertugas Rasmi di Luar Negara selaras dengan Pekeliling dan Peraturan yang masih berkuatkuasa. Permohonan Bertugas Rasmi kelulusan Bahagian di Kewangan akan Luar mempertimbangkan permohonan Negara dikemukakan kurang untuk pertimbangan dan kelulusan daripada 7 hari bekerja dan: Pegawai Pengawal. dan 6 .

dengan Pengawal menggunakan peruntukan “One-Off” Bertugas Rasmi di Luar Negara / ditaja / dibiayai sendiri oleh pegawai berkenaan. c. b. Permohonan Bertugas Rasmi kelulusan Bahagian di Kewangan tidak akan Luar mengemukakan permohonan Negara dikemukakan kurang kelulusan Bertugas Rasmi di Luar daripada 7 hari bekerja dan Negara kepada Pegawai Pengawal pegawai telah melakukan dan terus dirujuk Siasatan kepada bagi perjalanan ke luar negara Jawatankuasa tanpa kelulusan Pegawai menyiasat perkara tersebut. menggunakan peruntukan “One-Off” Bertugas Rasmi di Luar Negara. Permohonan Bertugas Rasmi kelulusan Bahagian di Kewangan tidak akan Luar mengemukakan permohonan Negara dikemukakan kurang kelulusan Bertugas Rasmi di Luar daripada 7 hari bekerja Negara kepada Pegawai Pengawal. 7 .ii) Mempunyai alasan yang kukuh seperti lewat mendapat jemputan.

manakala bagi pegawai dan kakitangan bukan guru daripada Ketua Jabatan sebelum dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan. 9. LAPORAN KEBERKESANAN Laporan Keberkesanan hendaklah dikemukakan ke Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa (BDHA) dalam masa 7 hari bekerja selepas perjalanan dibuat. 10.1 Semua permohonan perjalanan tugas rasmi ke luar negara yang menggunakan peruntukan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah mesti dikemukakan ke Bahagian Kewangan tidak kurang dari 37 hari bekerja sebelum tarikh perjalanan untuk mendapatkan persetujuan Pegawai Pengawal sebelum diangkat untuk kelulusan Perbendaharaan.8. 9. 8 . TEMPOH PERMOHONAN KEPADA PERBENDAHARAAN 9. PERAKUAN KETUA JABATAN / KETUA PERKHIDMATAN Semua tugas rasmi yang melibatkan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan hendaklah mendapat perakuan/sokongan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (KPPM).2 Semua permohonan perjalanan rasmi ke luar Negara (termasuk yang mendapat tajaan) yang lengkap mesti dikemukakan ke Bahagian Kewangan untuk kelulusan Pegawai Pengawal tidak kurang daripada 7 hari bekerja sebelum tarikh perjalanan dan tidak kurang daripada khas 21 hari bekerja bagi permohonan yang memerlukan kelulusan Perbendaharaan.

perjalanan telah dilakukan terlebih dahulu. Bahagian Kewangan tidak akan mengemukakan permohonan perjalanan rasmi ke luar negara untuk kelulusan Pegawai Pengawal sekiranya:- a. 12. permohonan tidak disertakan dokumen yang lengkap.11. BORANG Semua permohonan kelulusan perjalanan bertugas rasmi ke luar negara hendaklah dalam tiga (3) salinan dengan menggunakan borang Lampiran A. 9 .2 Perjalanan yang dilakukan tanpa kelulusan Pegawai Pengawal akan menyebabkan tuntutan tidak boleh dibayar dan boleh dikenakan tindakan tatatertib. 11. c. b. seperti 13.1 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan permohonan yang dikemukakan menepati semua peraturan yang ditetapkan. dan d. CARTA ALIRAN Contoh carta aliran kerja permohonan bertugas rasmi ke luar Negara adalah seperti di Lampiran. TANGGUNG JAWAB KETUA JABATAN 11. peruntukan Jabatan/Bahagian yang tidak mencukupi. permohonan lewat diterima dari tempoh yang ditetapkan.

SPK Bil. Disediakan oleh: Bahagian Kewangan Cawangan Bajet Tarikh: 13 April 2012 10 . 3 Tahun 2010 dan SPK Bil. c. dan d.14. Surat Pekeliling dan Surat Edaran seperti berikut: a. 1 Tahun 2011 Garis Panduan Pengurusan Kewangan dan Perakaunan dan Peruntukan Khas Sekolah berprestasi Tinggi KPM. semua Ketua Jabatan/Bahagian hendaklah sentiasa merujuk Pekeliling. 2 Tahun 2011 Kadar Kelayakan Makan dan Penginapan Murid/Atlet/Pelajar KPM Yang Terlibat Dalam Pelaksanaan Aktiviti Kurikulum. RUJUKAN Dalam menguruskan permohonan perjalanan tugas rasmi ke luar negara. SPK Bil. Kokurikulum dan Sukan Dalam atau Luar Negara. Surat Edaran Bahagian Kewangan bertarikh 7 September 2011 berkaitan Syarat-syarat Kelulusan Bertugas Rasmi Di Luar Negara Bagi Pegawaipegawai di KPM. b. SPK Bil. 4 Tahun 2009 berkaitan Peraturan Perjalanan Tugas Rasmi ke Luar Negara KPM.

Tambang : RM________________ RM________________ (g) Sara Hidup : 1 . Kekerapan menghadiri Persidangan/Seminar/Lawatan Rasmi: ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………. (i) Bilangan peserta dan nama Ketua. Seminar dan Lawatan Rasmi Ke Luar Negeri (a) Nama Persidangan/Seminar/Lawatan Rasmi/Kursus: ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Tujuan : ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Tempat hendak diadakan : ……………………………………………………… Tempoh : …………………………………………………………. jika bilangannya lebih dari seorang (ii) Keterangan-keterangan peserta:…………………………………………… Nama Pangkat (b) (c) (d) (e) (iii) Sebutkan sama ada pegawai-pegawai Kedutaan Malaysia di negeri tempat Persidangan/Seminar lawatan rasmi itu diadakan menyertai persidangan itu.... Sekiranya menyertai....LAMPIRAN A Menghadiri Persidangan..... Perbelanjaan ditanggung oleh : ………………………………………………….. nyatakan mengapa kehadiran pegawai-pegawai daripada negeri itu diperlukan: (f) ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………....

...............................................................................Penginapan : Lain-lain (h) Faedah kepada Negara: : RM________________ RM________________ ............................................................................................................................................................................ ........................... Tarikh : ............. (i) Kelulusan Kementerian Dalam Negeri dan Kementerian Luar (Jika Persidangan / Seminar / Lawatan Rasmi itu diadakan di Negara Israel) ............................................................................ ........... ..............................) (k) Ulasan Ketua Jabatan : ................................................................................................................ ................................................... (Nama pegawai : ...... ...................................................) (Jawatan : ................................................................................................................................................................................. ............................................. .................................... Tarikh : .............. Tandatangan dan Cop Rasmi Ketua Jabatan (l) Ulasan Ketua Perkhidmatan : .... Tarikh : ......................................... Tandatangan dan Cop Rasmi Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (m) Kelulusan Pegawai Pengawal : ................................................. Tarikh : .............................................................................................................................................................................................................................. ......................................................................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................................. (j) Saya mengesahkan bahawa maklumat di atas adalah benar.............. ................................................................................................................................................. Tandatangan dan Cop Rasmi Pegawai Pengawal 2 ........................................................................................................................

............................................................................... kali Tujuan : ........................................................................................................................................................................................................................... Tahun lepas ( ) ........................................................................................................................................................................................................................................................................................... Tujuan : .............. Tempoh : ... Tempoh : ............................. Tempat : ...................................................................................................................................................................................................... Tahun ini ( ) ............................................................ Tempat : .................................................... Tempat : ... Tempat : ........................Lampiran A1 Beberapa kali pegawai tersebut di perenggan e (ii) telah menghadiri Persidangan / Seminar Lawatan Rasmi di Luar Negeri : (i) 1...................................................................................................................... kali Tujuan : .................... Tempoh : ......................................................................................................... (ii) 1............................................................... 2........... 2..... 3 ................... Tempoh : .......... Tujuan : ............................................

Ya Bahagian Penyelaras Program kemukakan Lampiran A untuk sokongan dan tandatangan KPPM Permohonan dan Lampiran A yang lengkap dikemukakan kepada Cawangan Bajet.CONTOH CARTA ALIRAN KERJA (WORK FLOW) PERMOHONAN KELULUSAN BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA . Bahagian Kewangan. KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA TAHUN 2012 Bahagian Penyelaras Program Khusus Bertugas Rasmi ke Luar Negara terima permohonan daripada Jabatan / Bahagian. Cawangan Bajet. Bahagian Kewangan mengemukakan keputusan Pegawai Pengawal kepada Bahagian terlibat. Bahagian Penyelaras Program merekod perbelanjaan dalam buku vot. Bahagian Kewangan menyediakan minit berasingan. . Ya Cawangan Bajet. Semak dokumen Tidak Lengkap Dikembalikan kepada Jabatan / Bahagian yang memohon untuk dilengkapkan / pengurangan peserta. Bahagian Penyelaras Program serah keputusan kepada Jabatan / Bahagian dan turun waran peruntukan (jika perlu peruntukan). Bahagian Kewangan mengangkat minit berasingan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan dan tandatangan Lampiran A. Tidak Lengkap Dikembalikan kepada Bahagian Penyelaras Program untuk dilengkapkan. KPM.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful