I.

PROSEDUR PELAYANAN UJI SAMPEL DI LSIH UB

1.

Tujuan Manual prosedur ijin pelayanan uji sampel di LSIH UB ini dibuat dengan tujuan untuk mempermudah kepada customer dalam pengujian sampel. Ruang Lingkup Prosedur ini meliputi ijin pelayanan uji sampel Acuan Manual Mutu Penanggung jawab Manajer Teknis Prosedur 5.1 Customer memberikan surat permohonan pengujian (DP/4.4.0.01/LSIH) dan menyerahkan kepada petugas penerima sampel. 5.2 Petugas penerima sampel menerima surat permohonan pengujian. 5.3 Menentukan uji yang diminta dapat dilakukan atau tidak berdasarkan data base jenis uji yang dapat dilakukan di unit uji. 5.4 Apabila uji dapat dilakukan, maka petugas penerima sampel menginstruksikan kepada customer untuk menyerahkan sampel yang akan diujikan. 5.5 Petugas penerima sampel membuat form bukti penerimaan sampel uji (DP/5.4.0.01/LSIH). 5.6 Customer menyerahkan sampel uji dan mengisi form bukti penerimaan sampel uji. 5.7 Petugas penerima sampel membuat kaji ulang permintaan pengujian yang diatur dalam PRM/4.4.0/LSIH (Prosedur Kaji

2.

3.

4.

5.

Halaman 1 dari 13 Manual Prosedur LSIH-UB 2011

5.8

5.9

5.10 5.11 5.12

5.13

5.14

Ulang Permintaan, Tender dan Kontrak). Form kaji ualng permintaan pengujian direkam dalam DP/5.4.0.02/LSIH. Petugas penerima sampel mendistribusikan sampel kepada petugas pengkodean sampel dengan melampirkan form kondisi sampel (DP/5.4.0.08/LSIH ). Petugas pengkodean sampel membuat lembar pengkodean (DP/5.4.0.03/LSIH), surat tugas (DP/5.4.0.04/LSIH) dan lembar pengujian (DP/5.4.0.05/LSIH). Surat tugas dan lembar pengujian diserahkan ke analis. Analis melakukan analisa, pehitungan hasil, mengkonsultasikan hasil uji ke kepala divisi. Petugas pengkodean sampel melakukan input data dari lembar pengujian menjadi laporan hasil uji (DP/5.10.8.01/LSIH) untuk petugas penerima sampel, yang kemudian disahkan oleh manajer teknis. Petugas penerima sampel membuat Certificate of Analysis (DP/5.10.8.02/LSIH) dari laporan hasil uji yang kemudian dikonsultasikan dan disahkan oleh manajer teknis atau deputi teknis. Petugas penerima sampel menyerahkan Certificate of Analysis ke customer disertai dengan berita acara serah terima Certificate of Analysis (Lampiran 10.).

Halaman 2 dari 13 Manual Prosedur LSIH-UB 2011

6. Bagan Alir
LANGKAH-LANGKAH PELAYANAN UJI LAB
CUSTOMER PETUGAS PENERIMAA N PETUGAS PENGKODEAN ANALIS MANAJER TEKNIS

MULAI

MENGISI PERMOHONAN PENGUJIAN

MENERIMA SURAT PERMOHONANAN PENGUJIAN ANALISA

MENENTUKAN UJI YANG DIMINTA DAPAT DILAKUKAN ATAU TIDAK BERDASAR DATA BASE

PENGHIT UNGAN HASIL KONSUL TASI HASIL

MENYER AHKAN SAMPEL

YES

TIDAK

MENGISI FORM BUKTI PENERIMAAN SAMPEL UJI

MENGISI FORM KAJI ULANG PERMINTAAN PENGUJIAN

LEMBAR PENGKODEAN

SURAT TUGAS

LEMBAR PENGUJIAN

DIPERIKSA

INPUT DATA DISERAHKAN

LAPORAN HASIL

KONSULTASI CERTIFICAT OF ANALYSIS

DI SAH KAN

SELESAI

Halaman 3 dari 13 Manual Prosedur LSIH-UB 2011

II. PROSEDUR PELAYANANPELATIHAN/TRAINING/WORKSHOP DI LSIH UB

1.

Tujuan Manual prosedur pelatihan/training/workshop di LSIH UB ini dibuat dengan tujuan untuk mempermudah kepada peneliti, mahasiswa, dosen dan analis laboratorium baik dari instansi pemerintahan, swasta maupun perusahaan yang ingin meningkatkan pengetahuan dalam bekerja dan analisa di laboratorium. Ruang Lingkup Prosedur ini meliputi pelatihan/training/workshop Acuan Manual Mutu Penanggung jawab Manajer Administrasi Prosedur 5.1 Customer memperoleh formulir pendaftaran (Lampiran 1.) melalui kesekretariatan atau download di http://lsih.ub.ac.id. 5.2 Customer mengisi formulir pendaftaran. 5.3 Customer menyerahkan formulir pendaftaran kepada staff administrasi (kesekretariatan). 5.4 Staff administrasi menerima dan mendata nama dan jumlah peserta yang mendaftar (data peserta). 5.5 Staff administrasi mengkonfirmasikan jadwal pelaksanaan workshop jika jumlah peserta sudah memenuhi syarat dengan menyertakan form registrasi ulang. 5.6 Jadwal dan form registrasi ulang (Lampiran 2.) dikirimkan kepada customer.

2.

tata

cara

penyelenggaraan

3.

4.

5.

Halaman 4 dari 13 Manual Prosedur LSIH-UB 2011

5.7 Customer melakukan pelunasan biaya training secara langsung (tunai) atau melalui transfer rekening.

Halaman 5 dari 13 Manual Prosedur LSIH-UB 2011

6. Bagan Alir
LANGKAH-LANGKAH PELATIHAN/TRAINING/WORKSHOP
CUSTOMER STAF ADMINISTRASI

MULAI

MEMPEROLEH FORMULIR PENDAFTARAN MELALUI KESEKRETARIATAN / DOWNLOAD DI http://lsih.ub.ac.id

MENERIMA FORMULIR PENDAFTARAN

MENDATA NAMA DAN JUMLAH PESERTA YAN MENDAFTAR

JUMLAH PESERTA SUDAH MEMENUHI

KONFIRMASI JADWAL PELAKSANAAN WORKSHOP

MELAKUKAN PELUNASAN BAYAR TRAINING (TUNAI/TRANSFER REKENING)

JADWAL + FORM REGRISTRASI ULANG DI KIRIMKAN KE CUSTOMER

SELESAI

Halaman 6 dari 13 Manual Prosedur LSIH-UB 2011

III. PROSEDUR PELAYANAN MAGANG/PENCANGKOKAN PENELITIAN

1.

Tujuan Manual prosedur magang/pencangkokan di LSIH UB ini dibuat dengan tujuan untuk mempermudah kepada peneliti, mahasiswa, dosen dan analis laboratorium baik dari instansi pemerintahan, swasta maupun perusahaan yang ingin meningkatkan pengetahuan dalam bekerja dan analisa di laboratorium. Ruang Lingkup Prosedur ini mengatur tata cara magang/pencangkokan penelitian di LSIH Acuan Manual Mutu Penanggung jawab Manajer Administrasi Prosedur 1. Calon peserta magang mengajukan ijin magang kepada direktur LSIH dengan melampirkan curriculum vitae (berisi tentang latar belakang pendidikan dan bidang minat penelitian). 2. Calon peserta magang menerima persetujuan manajer administrasi dan mengetahui laboratorium yang akan digunakan. 3. Calon peserta magang mengisi formulir pendaftaran (Lampiran 3.) dan menyerahkan ke staf administrasi. 4. Staf Administrasi menerima nota disposisi dari Manajer Administrasi. 5. Staf Administrasi menerima formulir pendaftaran, lampiran proposal serta uang muka penggunaan laboratorium (Bench Fee). 6. Staf Administrasi memverifikasi kelayakan calon peserta magang.

2.

3.

4.

5.

Halaman 7 dari 13 Manual Prosedur LSIH-UB 2011

7. Berdasarkan verifikasi dari staf administrasi dan jika dinyatakan layak maka, staf administrasi memproses pengesahan permohonan ijin magang dengan membuat surat pengesahan ijin rangkap 4 (empat), yang ditujukan kepada : a. Manajer Administrasi b. Kepala Divisi. c. Peneliti. d. Arsip. 8. Staf administrasi menyerahkan surat pengesahan permohonan ijin magang kepada kepala divisi. 9. Kepala Divisi menerima surat permohonan ijin penelitian. 10. Kepala Divisi membuat surat penugasan kepada analis. 11. Analis menerima surat tugas dari Kepala Divisi. 12. Analis mendata dan mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan oleh peneliti. 13. Peserta magang memulai pelaksanaan magang. 14. Setelah kegiatan magang selesai, analis melakukan pengecekan penggunaan alat dan bahan, dan memberikan rincian tagihan kepada staf administrasi, yang meliputi: a. Biaya ganti bahan. b. Biaya penggunaan alat. c. Penggantian uang lembur untuk laboran (jika ada) 15. Peserta magang mendapatkan sertifikat magang.

Halaman 8 dari 13 Manual Prosedur LSIH-UB 2011

6. Bagan Alir
LANGKAH-LANGKAH MAGANG/PENCANGKOKAN PENELITIAN
CALON PESERTA MAGANG
MULAI DISETUJUI LAMPIRAN PROCPOSAL MENGAJUKAN IJIN MAGANG KE DIREKTUR (MELAMPIRKA N CV) NOTA DISPOSISI SURAT IJIN MAGANG

MANAJER ADMINISTRASI

STAF ADMINISTRASI
MENERIMA FORMULIR PENDAFTARAN

KEPALA DIVISI

ANALIS

MENERIMA SURAT TUGAS DARI KEPALA DIVISI

MENDATA,MEMPE RSIAPKAN ALAT DAN BAHAN YANG DIPERLUKAN PENELITI

MENGISI FORMULIR PENDAFTARAN

MEMVERIFIKASI KELAYAKAN CALON PESERTA MAGANG

MAGANG DILAKUKAN

LAYAK

TIDAK LAYAK

MAGANG SELESAI

MENERIMA SURAT IJIN PENELITIAN PENGESAHAN PERMOHONAN IJIN MAGANG RANGKAP 4 (MA,KA.DIV,PENELITI, ARSIP)

PENGECEKAN PENGGUNAAN ALAT DAN BAHAN

MEMBUAT SURAT PENUGASAN KEPADA ANALIS

MELAKUKAN PELUNASAN PEMBAYARAN

MENEGLUARKAN SERTIFIKAT MAGANG

SELESAI

Halaman 9 dari 13 Manual Prosedur LSIH-UB 2011

IV. LAMPIRAN Lampiran 1. Form Pendaftaran Pelatihan/Trining/Workshop

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS BRAWIJAYA LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI (LSIH) Jl. Veteran Malang Telp./Fax. +62 341 559054 http://lsih.brawijaya.ac.id Email: labsentralub@brawijaya.ac.id ; labsentralub@gmail.com

FORM PENDAFTARAN PELATIHAN/TRAINING/WORKSHOP

Nama Lengkap dengan Gelar : Pekerjaan Sekarang : Dosen, di instansi:.............. Mahasiswa S1/S2/S3 (pilih salah satu) di Perguruan Tinggi ............................... Analis di Laboratorium, di Lab/Perusahaan Alamat : kota : Kode pos : Telp/fax : Hp : Email : Program Pelatihan/Training/Workshop yang di Pilih : Malang,....20..... Pemohon,

(........................)

Halaman 10 dari 13 Manual Prosedur LSIH-UB 2011

Lampiran 2. Formulir Daftar Ulang

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS BRAWIJAYA LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI (LSIH) Jl. Veteran Malang Telp./Fax. +62 341 559054 http://lsih.brawijaya.ac.id Email: labsentralub@brawijaya.ac.id ; labsentralub@gmail.com

FORMULIR DAFTAR ULANG PESERTA

Nama No. Hp Instansi Alamat Telp. Inst/Perusahaan Pendidikan Terakhir Email

: : : : : : :

Dengan in menyatakan sanggup mengikuti semua pelatihan tersebut sesuai dengan jadwal yang akan dilaksanakan oleh LSIH-UB pada tanggal............. di LSIH-UB.

Menyetujui Pimpinan

..............20.... Peserta,

(........................)

(........................)

Halaman 11 dari 13 Manual Prosedur LSIH-UB 2011

Lampiran 3. Form Magang/Pencangkokan Penelitian

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS BRAWIJAYA LABORATORIUM SENTRAL ILMU HAYATI (LSIH) Jl. Veteran Malang Telp./Fax. +62 341 559054 http://lsih.brawijaya.ac.id Email: labsentralub@brawijaya.ac.id ; labsentralub@gmail.com

FORMULIR PENDAFTARAN MAGANG/PENCANGKOKAN PENELITIAN Nama Lengkap dengan Gelar : Pekerjaan Sekarang : Dosen, di instansi ..................................................... Mahasiswa S1/S2/S3 (pilih salah satu) di Perguruan Tinggi .......................................................................... Analis di Laboratorium, di Lab/Perusahaan................ Lain-Lain...................................................................... Alamat : kota : Kode pos : Telp/fax : Hp : Email : Bidang Minat Penelitian Yang di Pilih :

Malang,....20..... Pemohon,

(........................)

Halaman 12 dari 13 Manual Prosedur LSIH-UB 2011

V. Dokumen Terkait 1. DP/4.4.0.01/LSIH 2. DP/5.4.0.01/LSIH 3. PRM/4.4.0/LSIH 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. DP/5.4.0.02/LSIH DP/5.4.0.08/LSIH DP/5.4.0.03/LSIH DP/5.4.0.04/LSIH DP/5.4.0.05/LSIH DP/5.10.8.01/LSIH DP/5.10.8.02/LSIH DP/5.4.0.09/LSIH : Form Pemintaan Pengujian : Bukti penerimaan Sampel :Prosedur Kaji Ulang Permintaan, Tender dan Kontrak : Kaji Ulang Permintaan Pengujian : Form Kondisi Sampel : Lembar Pengkodean Sampel : Surat Tugas : Lembar Pengujian : Laporan Hasil Uji :Certificate of Analysis : Berita acara serah terima Certificate of Analysis

Halaman 13 dari 13 Manual Prosedur LSIH-UB 2011