ADMINISTRACIN II

Trabajo Final

CASO DEMADERA SCRL

Tutor: Raquel Moreno Snchez
Integrantes: Coyco Rojas, Jos Luis. Girn Bedn, Sandra M. Guilln Montenegro, Jean Pierre Malca Ortega, Angela M. Muente Vidal, Amparo M.

Ciclo / Horario: III Ciclo Domingos 8:00 AM 12:30 PM

Fecha: 18 de abril de 2013

INTRODUCCIN
A continuacin presentaremos el caso DEMADERA, y la desorganizacin que se percibe dentro de la organizacin, si bien es cierto tiene pocos aos de constituida como tal, bajo la denominacin mencionada, su dueo el seor Roca es un carpintero con muchos aos de experiencia dentro del rubro de la madera, con productos de calidad, y es el aval que todos los productos ofrecidos en DEMADERA son de tan buena calidad como los que ofreci en su modesto taller hace ms de 20 aos. Durante los casi 6 aos de constituida, DEMADERA ha sabido mantener los clientes, individualizndolos y entendiendo que todos no son tan experimentados en el rubro de la decoracin, fidelizndolos con muestrarios de regalo y atencin personalizada, adems de asesorndolos en su proceso de compra, lo que sumado a un trabajo de calidad en el tiempo indicado y prometido hace de DEMADERA una empresa confiable. Sin embargo, y a pesar de que cumplen lo que prometen con el cliente externo, el cliente interno divaga un poco ya que no tiene definidas sus funciones y responsabilidades, cmo contribuye en el proceso de trabajo o cmo puede aportar para mejorar como persona o equipo, en resumen qu tan importante es para la empresa. Utilizando nuestros conocimientos del Proceso Administrativo y las Herramientas Modernas de Administracin, hemos sabido plasmar en esta monografa un anlisis de los puntos que DEMADERA debe mejorar y establecer para no seguir flotando en el mercado y sobreviviendo gracias a LA CALIDAD ofrecida que es su arma principal frente a las posibles amenazas y debilidades, adems de establecer objetivos en todos los niveles jerrquicos para hacer que esta empresa repunte a ser un referente dentro del mercado en el que se encuentra y porque no decirlo un prximo exportador de productos de madera para decoracin.

PLANEACIN
La Planeacin es el primer paso del proceso administrativo y nos permite tener una visin del futuro (Qu es lo que se quiere hacer?, Qu se va a hacer?), lo que nos permitir tener previsin de panoramas futuros a travs de la determinacin y logro de los

objetivos mediante la eleccin de cursos de accin

que se nos ayudaran a minimizar

riesgos y optimizar recursos con el fin de lograr el propsito de la organizacin con una mayor probabilidad de xito. La Empresa DEMADERA SCRL, es una empresa que ha ido creciendo a lo largo de todos estos aos, esto gracias al esfuerzo de su fundador, quien se encarg de brindar un producto de calidad a sus clientes, logrando as posicionarse en el mercado gracias a sus tres principales caractersticas: cumplimiento, garanta y calidad; pero que sin embargo el le da mayor importancia a la experiencia ganada por lo aos en el rubro y ve la administracin como un elemento sin importancia. Es importante que la empresa entienda que el crecimiento tambin indica mayor

responsabilidad y una adecuada administracin, para que la empresa pueda lograr la productividad; pero si el proceso de planificacin sigue siendo prcticamente nulo, nunca lograr xitos de mayor grado, pues la incertidumbre permitir que los riesgos sean cada vez mayores que sern el principal obstculo para su desarrollo y crecimiento continuo. Segn el anlisis realizado podemos mencionar que la empresa no viene realizando un adecuado proceso de planeacin, no tiene claro cul es su misin y visin, no se traza objetivos y metas, no cuenta con planes de accin previstos, pues todo las adecua en el momento que se presente y no cuenta con presupuestos que le permita fijar medidas de avance, tal como se ve reflejado en el siguiente cuadro:

PASOS DE LA PLANEACION Atencin a las oportunidades Establecimiento de objetivos y metas

SITUACION ACTUAL Tienen un alto nivel de incertidumbre pues desconocen sus fortalezas y debilidades, y no tienen un diagnstico de sus amenazas y oportunidades No tienen definido Dnde quieren estar? ,Qu desean lograr y cuando? No desarrollan premisas es decir desconocen Cul ser su mercado?, Qu volumen de ventas manejarn?, Qu precios?, Qu costos?, Cmo financiarn su expansin?, Cules son las tendencias a largo plazo?

Se Propone Conocer sus Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, para evitar la incertidumbre y riesgos Establecerse objetivos a corto y largo plazo y as saber a dnde quieren llegar, como lo harn y cuando. Es vital que la empresa Desarrolle, informe y obtenga acuerdos para utilizar premisas: pronsticos, polticas bsicas y planes existentes en la compaa, pues les permitir conocer en qu condiciones operarn los planes que se han trazado. Debe buscar, evaluar, y seleccionar cursos de accin para poder tener mayores alternativas, tener mayores opciones de elegir frente a situaciones difciles que se presenten y as dejar de trabajar a la deriva, con incertidumbre y con altos riesgos. Es necesario que tenga planes de apoyo y que estos estn previstos y evaluados con anticipacin para as cuando llegue el momento de utilizarlos puedan obtener excelentes resultados y pueda apoyar al plan inicial. Es necesario que la empresa cuente con un presupuesto que indique cifras exactas para que as pueda proyectarse, pueda costear y saber realmente cules son sus ingresos, sus costos y gastos y sirven de medio para sumar los diversos planes y fijar estndares importantes contra los que se pueda medir el avance de la planeacin.

Desarrollo de premisas

Determinacin de La empresa no realiza la determinacin, cursos de accin evaluacin, ni la seleccin de cursos de accin, ellos simplemente siguen el camino Evaluacin de cursos de accin por el cual han venido trabajando todos estos aos y que les ha trado buenos Seleccin de cursos de accin resultados y no la empresa no cuenta con planes de apoyo previsto, sin embargo cuando lo requiere de Compra de maquinarias, materiales, contratacin de nuevo personal) lo realiza en el momento que lo necesita, lo que ocasiona que obtengan mayores costos. La empresa no elaboran presupuestos, no tiene una proyeccin en nmeros de cuantos fueron exactamente sus costos, gastos, volumen de produccin e ingresos y los van asumiendo de acuerdo a como se les presente, solo teniendo como base referencias abstractas de aos anteriores

Formulacin de planes de apoyo

Traslado de planes a cifrasPresupuestos

NIVELES DE PLANEACIN
Planeacin Estratgica Es necesario que la empresa cuente con una persona capacitada, un administrador de empresas, que oriente al Gerente y pueda hacerle conocer la importancia de la

administracin y los beneficios del proceso de planificacin, de la importancia que es tener una misin y visin establecida y conocida por los miembros de la organizacin. Es importante establecer objetivos y metas para poder llegar a lograr la misin de manera eficiente y eficaz y as evitar ir a la deriva como se viene trabajando actualmente. Planeacin Tctica Debido al que el gerente no delega autoridad en el nivel intermedio, porque no cuenta con personal de confianza ni que sean adecuadas para el cargo, aqu no se realiza planeacin Tctica. Es necesario que se contrate personal idneo para el nivel intermedio permitiendo as que puedan desarrollar la manera de canalizar los esfuerzos y que los distintos departamentos en cumplimiento con sus funciones puedan cumplir con las metas que el ms alto nivel ha trazado. Planeacin Operativa Para que la planeacin operativa pueda darse de manera correcta es bsico que la planeacin estratgica y Tctica empiecen a desarrollarse. Aunque en esta empresa el rea de produccin es la carta fuerte de su xito es importante que los empleados sepan que quieren lograr y a donde quieren llegar, que sientan identificados con la misin de la organizacin y que trabajen en conjunto para cumplir los objetivos y metas, para esto es necesario que la planeacin estratgica y tctica asignen actividades programables, procedimientos y reglas definidas y procesos adecuados que permitan alcanzar la eficiencia.

ORGANIZAR
Es una de las funciones dl proceso administrativo, la administracin sin organizacin simplemente no existe, esta parte del proceso se ocupa de escoger qu tareas deben realizarse, quin las tiene que hacer, cmo deben agruparse, quin reporta a quin y quin toma las decisiones; claramente podemos observar que en DEMADERA no hay delegacin de funciones, se sabe que EL JEFE es el seor Julin Roca, y todos le reportan a l, si bien es cierto es el fundador y dueo/accionista mayoritario, es tambin el Gerente y no est mal que los colaboradores quieran hablar con l pero si se va preocupar por cmo optimicen los recursos estara dejando de hacer labores propias de un Gerente, funciones como revisin de planes, presupuestos, fidelizacin de clientes entre otras propias del cargo. Tambin notamos que no existen objetivos, los cuales deben fijarse basndose en la Misin y Visin para poder formular la estrategia correcta para alcanzar los objetivos ya planteados.

Durante la ORGANIZACIN, debemos hacer ver a todos los colaboradores el sitio que cada uno ocupa en la empresa; basndonos en los fundamentos bsicos como son: cambios constantes, establecer la mejor manera de lograr objetivos del grupo, suministrar los mtodos para que se pueden desempear eficientemente con menos esfuerzo, evitando la lentitud, optimizando costos para incrementar la productividad, reduciendo o eliminando la duplicidad de funciones y responsabilidades.

A continuacin mencionaremos los principios generales de la administracin y daremos una pequea referencia de cmo se podra aplicar.

Divisin del trabajo: Cada trabajador debe tener definido que tarea debe hacer y avanzar en equipo, como hormigas, distribuir una tarea entre varias personas. Departamentalizacin: Establecer un organigrama ms adecuado segn los

requerimientos y necesidades de la empresa.

Jerarquizacin: Establecer los niveles de mando y que la comunicacin sea de tipo horizontal para no perder tiempo en la comunicacin de encargos.

Lnea de mando o autoridad: Definir quin es el jefe de quin, esto no quiere decir que una persona es mejor que otra o que el jefe puede ningunear a alguien de rango inferior, al contrario quiere decir que tengo de quin aprender y por qu mejorar. Autoridad: Establecer quin es la autoridad, a quin debo obedecer y quin me debe obediencia. Responsabilidad: Si delegamos autoridad y poder, estos deben ser otorgados a personas responsables capaces de cumplir con cierto encargo y de compartir responsabilidad con su grupo de trabajo. Tamo de control: No podemos asignar sin ayuda al Gerente de Produccin a ms personas de las que podra tener a su cargo.

Coordinacin: Armonizar los procesos y esfuerzos individuales para conseguir una meta en grupo, es decir todos deben apuntar a ser una unidad para el logro de los objetivos de la empresa.

Comunicacin: Debemos ser claros al comunicar las ideas u objetivos establecidos por la compaa y cerciorarnos que los colaboradores captaron el mensaje que queramos dar.

Delegacin: Este es el taln de Aquiles y el principio en el que debemos poner ms nfasis, DELEGAR que significa encargas ciertas funciones a un jefe o grupo de individuos pero para llegar a DELEGAR primero se necesita confiar; confiar en que el personal est comprometido a lograr las metas para alcanzar el objetivo final.

Centralizacin y Descentralizacin: Actualmente todo se centraliza en el jefe, el seo Roca, sin embargo el necesita delegar autoridad para que se agilizaen el logro de objetivos, pero antes de esto debe aprender a confiar. Basndonos en lo ya expuesto, consideramos que el organigrama que ms se adeca a la DEMADERA es el siguiente:

De esta forma primero designaremos las funciones reales de cada Gerencia, en la que la que las 3 Gerencias debern exponer sus planes de mejoras e implementacin al Gerente General, las 3 Gerencias deberan reunirse inicialmente con la Gerencia General para ver cmo se trabajar el plan propuesto, que se debe cumplir y cmo en plazos establecidos, esto siempre teniendo en cuenta al personal operativo que hasta la fecha muchas veces ha sido desplazado y no siempre escuchado.

El Gerente General y Gerencia Administrativa deben realizar el Manual de Obligaciones y Funciones de cada rea para cada puesto. Luego consideramos que las 3 Gerencias deben reunirse por lo menos cada 15 das para ver cmo se avanza el Planeamiento ver que mejoras se pueden implementar, que se debe ir corrigiendo, en general para que todo vaya hacia la meta establecida.

El Gerente Administrativo debe trabajar de la mano con el Contador y ser quien lo chequea peridicamente, esto con ayuda del Asistente Administrativo. El Gerente de Produccin, organizar el trabajo en planta, establecer procesos, definir funciones y delegar responsabilidades por ms pequeo que parezca el puesto establecer dnde termina la responsabilidad de uno y comienza la de otro, es decir cumplir lo que el MOF dice; esto no necesariamente quiere decir que cierta persona har slo lo que se establece en su MOF, si es que en algn momento la carga laboral baja para este puesto ser necesario redefinir tambin en el MOF en que otras actividades podra colaborar, todo esto en las 3 reas que tiene a su cargo. Adems debe hacer de supervisor y revisar la calidad del producto que es nuestra principal ventaja competitiva. Por otro lado, consideramos que el Gerente de Proyectos debe trabajar de la mano con el Gerente de Produccin para establecer tiempos de entrega de los actuales o posibles pedidos, adems debe tener un esquema de Innovaciones de procesos, mejora de productos o lanzamiento de nuevos productos. Al ser una empresa con no ms de 20 colaboradores, el Asistente Administrativo har las funciones de Asistente de Gerencia, Atencin al Cliente (tarea compartida con el Gerente), Compras, Facturacin entre otros que deben especificarse tambin en el MOF. Con las responsabilidades bien establecidas en el MOF para todos los puestos gerenciales y operativos, consideramos que se reducirn los tiempos de entrega de los trabajos ya que si algo no se termin o no est funcionando iremos con la persona encargada para que subsane su error. Al no tener, por el momento un almacn grande, no se necesita una persona permanentemente en esta rea por lo que el Asistente Administrativo puede ayudar con el ingreso y salida de mercadera a travs de un Kardex, adems de comprometer a los colaboradores que si la Asistente no est ellos deben de registrar la salida. Adems, se debe organizar ciertos tipos de actividades de camaradera para fortalecer relaciones interpersonales entre los colaboradores y eliminar completamente el egosmo que se percibe.

DIRECCION
Este caso es muy interesante ante todo tenemos a una persona que tena un oficio carpintero, mas no tena conocimiento de cmo administrar, por el empuje y dedicacin su pequeo negocio creci. Ahora tiene la visin de crecer y expandirse, para ello debe contar con un asesor que lo oriente como debe plasmar las ideas y reestructurar el organigrama, si bien es cierto sus hijas que ms adelante seguirn con el negocio tambin deben estar involucradas e identificadas de toda la problemtica para su mejora. Puntos a tener en cuenta.

Contratar a un administrador para la elaboracin adecuada de un organigrama, donde se distribuirn bien las funciones de cada etapa o proceso de la elaboracin del mueble.

El Dueo debe comprender que para crecer el negocio debe formalizarse, quiere decir que cumpla con todos las obligaciones con el estado y con sus trabajadores.

Al tener identificadas todas las reas asignar un supervisor o coordinador por rea donde va a estar encargado de informar todo lo que sucede en su rea, cmo va el proceso de los productos, que materiales es lo que le falta, como es la comunicacin con las dems reas, e informar cmo se siente el personal a su cargo si estn conformes o tienen algunas inquietudes.

Fidelizar a nuestro personal y la mejor manera es que estn en planilla, con ello tendrn un respaldo ante cualquier accidente que suceda en la empresa. Este tipo de negocio es un poco informal y cuando un personal sabe que va a trabajar en una Empresa Formal se sienten ms seguros en su trabajo y van a ser ms cuidadosos en el quehacer de sus funciones.

Indican que tienen un local de 90 mt2, y se encuentra deshabitado, lo primero que hay que hacer es alquilarlo tener un ingreso, en vez de generar gasto por los predios, luz, hay que aprovechar el terreno.

Se debe asignar a una persona para la capacitacin del nuevo personal, donde se le indicar las pautas como debe trabajar, para ello deben saber escoger ya que debe tener el espritu de ensear y eso se logra en las reuniones con los supervisores de cada rea.

Deben contar con un manual de funciones donde se especificar que es lo que realiza cada personal y el compromiso con la empresa. Por lo menos deben plasmarlo en las reas con afiches o en un mural as el personal tendr presente en todo momento.

Deben tener un catlogo de todos los modelos de muebles que estn a la venta, as como para cada diseo cuanto es lo que van a utilizar de materias prima, insumos y madera, como las horas hombres para su elaboracin.

Deben preocuparse por el personal administrativo y personal de ventas como atienden a los clientes, como es el trato que se brinda a los clientes internos y externos, ya que ellos tambin son la imagen de la empresa.

Como la comunicacin es fundamental entre todos los colaboradores, es bueno que tengan un Comedor donde puedan sentirse ms familiarizados, y sepan que la empresa se preocupa por su bienestar.

Para el buen funcionamiento de su equipo de trabajo (Supervisores) darles charlas, capacitarlos que sepan se se preocupan por el crecimiento personal de cada uno.

CONTROL
Para esto se tienen que establecer metas ms grandes, tanto los dueos como sus administradores deben de fijar metas retadoras a fin de llevar de la mano hacia el xito, se pueden trazar metas de corto y mediano alcance, se tiene que realizar un FODA para concretar su nueva VISIN Y MISION empresarial.

Desde el punto de vista del control, observo que no se tienen polticas afirmadas en lo que respecta a los procesos de produccin, no se han establecido una matriz de responsabilidades de acuerdo al puesto que desempea cada operador de la nuevas mquinas adquiridas, es decir formar un perfil de competencias para cada colaborador, adems de describir que actividades pertenecen a cada puesto. Establecer y describir cuantos procesos se tiene, formar equipos de trabajo por lneas de acuerdo a los procesos y nombrar un lder por cada lnea .

Ejemplo: Corte y habilitacin de material Primas. Ebanistera Acabado Redact ar los procedim ient os Est ndar de f abr icacin par a cada pr oceso. Identificar los cuellos de botella de cada lnea de produccin e indicar cul es su velocidad nominal de produccin por hora y establecer un patrn de produccin de piezas por turno de trabajo. Es un tanto complicado cuando el arte se llega industrializar, pero a estas alturas la formacin de un departamento de control de calidad se tiene que efectuar si o si, donde que compilen todos los productos que efecta la empresa y elaborar las fichas tcnicas de cada uno de ellos. Donde se especifique las medidas estndar, materiales, colores y texturas de acabado. La formacin de un almacn de materias primas y llevar un Kardex donde se registre la entrada y salida de las materias primas requeridas desde una orden de proceso. Codificar todas las materias primas y los materiales indirectos de produccin e identificar los stocks requeridos. Indicando las cantidades mximos y mnimos por cada uno de ellos. Estos

cdigos nos servirn para regular la compra de material y efectuar la lista de materiales a requerir en cada lote de produccin. Yo le llamo la lista BOM o RECETA, por cada producto. Las rdenes de proceso o de trabajo deberan responder a las rdenes de pedido del cliente. Las cuales tambin deberan llevar una serie de pedido. En tema de sueldos y salarios, se tiene que elaborar una estrategia de pagos puede ser semanal o quincenas, regulando las Horas extras y los tipos de compensaciones. Se me ocurre por ejemplo afiliar a cada trabajador al sistema de bonos por produccin brindndole una tarjeta de consumo de productos alimenticios o entregarle vales de consumo en supermercado. Hay mucho por hacer en esta empresa y en el tema de control se debera incentivar o motivar al grupo humano para hacer las cosas cada vez mejor a si tambin se creara ventajas competitivas que marcaran la diferencia del tallercito que fund don Julin y la gran empresa que continuara su sueo.

HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIN

Para el uso de las herramientas para la administracin DEMADERA debe tener en cuenta que el equilibrio entre conocimientos tericos/prcticos y la capacitacin continua es bsico para obtener calidad en los servicios prestados, ya que la mano de obra calificada ayuda y contribuye en la innovacin y mejora de procesos. A continuacin se presentan algunas herramientas que se recomiendan:

1.

Realizar un benchmarking competitivo de procesos y as poder aplicar las polticas

o buenas prcticas que puedan aplicarse a Demadera

2.

Seleccionar a los empleados de produccin con mayor capacidad de organizacin

y empata para que funjan como supervisores en determinados da de la semana, ciclo de produccin, cuando el dueo que tiene el know how no se encuentre disponible, por exceso de demanda entre otros (Empowerment).

3.

Realizar Talleres de capacitacin los sbados con los colaboradores

seleccionados en el control de la produccin, clculo de insumos, gestin de calidad a nivel operativo por parte de un superior con experiencia (Coaching), y de elaboracin de reportes de control por parte del personal administrativo.

4.

Establecer un cuadro de mando bsico para analizar la gestin en corto plazo,

seleccionando 3 0 4 indicadores resaltantes de la produccin, logstica, calidad, facturacin y atencin al cliente luego realizar un cuadro de mando ms completo apoyado por los resultados de este cuadro base y ver la situacin de la empresa y como se puede mejorar trabajando con los indicadores. (Balanced Scorecard).

5.

Mejorar la imagen corporativa teniendo como punto de partida que la primera

impresin visual del cliente hacia demadera debe ser impecable (Limpieza, orden, buen acabado como en los productos), algunas medidas a tomar serian:

Mejorar la fachada de la empresa, los mdulos de atencin al cliente, acondicionar

la zona de atencin con fotos de los trabajos realizados o trabajos artesanales de la empresa.

Terminar la pgina web o en su defecto dejar terminada la pgina principal con

imgenes de buena calidad y con el enlace al catlogo de productos actualizados.

Promocionar la marca y el logotipo de demadera en afiches con los trabajos

realizados, adquiriendo material de oficina con el logotipo de la empresa (merchandising), Placa o banner publicitario en el local, incluirlo en los productos a travs del tallado.

Actualizar/ redisear el logotipo o incluir un emblema

Crear un eslogan.

IMGENES ACTUALES DE LA EMPRESA

REA DE RECEPCIN Y ATENCIN AL CLIENTE

REA DE HABILITADO PRIMER NIVEL

REA DE ACABADOS TERCER NIVEL

REA DE ACABADOS TERCER NIVEL

Conclusiones Es necesario que la Empresa entienda la importancia que tiene la Administracin para poder lograr un desarrollo y crecimiento sostenible y eficiente. Debe entender que el proceso administrativo es la herramienta clave para que se logre el xito organizacional, evitando as los supuestos y la incertidumbre. Es imprescindible que la Empresa cuente con una misin y visin bien establecidas y que sean conocidos por todos los miembros de la organizacin. Se requiere que el proceso de planeacin se aplique con eficiencia tanto en alta direccin, nivel intermedio y nivel operativo, con la finalidad de lograr la eficiencia y la eficacia y que esto conlleve a que la empresa logre la productividad. La empresa debe contar con una estructura orgnica adecuada y contar con personal altamente capacitado, especialmente en la lnea de mando, para que la gerencia general tenga la confianza de delegar funciones, permitiendo que este realice sus tareas de la planeacin. Debe contar con un manual de funciones con la finalidad de evitar duplicidad de funciones y evitar que incertidumbre del personal con respecto a las tareas que le corresponde realizar en la empresa. La Empresa debe contar con personas capacitadas que puedan liderar de manera democrtica la organizacin y que logren que el personal se sienta motivado y comprometido con la ella. La Empresa debera incentivar o motivar al grupo humano para hacer las cosas cada vez mejor a si se crearan ventajas competitivas que marcaran la diferencia del tallercito que fund don Julin y la gran empresa que continuara su sueo. La empresa debe establecer y describir cuantos procesos se tiene, formar equipos de trabajo por lneas de acuerdo a los procesos y nombrar un lder por cada lnea.

La empresa debe tener en cuenta que el equilibrio entre conocimientos tericos/prcticos y la capacitacin continua es bsico para obtener calidad en los servicios prestados, ya que la mano de obra calificada ayuda y contribuye en la innovacin y mejora de procesos