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INTRODUCCION
La empresa puede definirse como un sistema social cuyo objetivo es la produccin de bienes y/o servicios, que realiza una contribucin y un aporte social consecuencia del logro de su objetivo. Bajo el marco de este concepto, la empresa es un organismo social que contribuye a la renta nacional, en los ingresos econmicos del Estado mediante el pago de sus impuestos, ingresos a las familias mediante el salario que reciben sus trabajadores y permiten la pervivencia de sus proveedores. Adems de contribuir con el aporte social de generacin de empleos y realizar las innovaciones de productos que benefician a la sociedad, la empresa, a travs del comportamiento altruista debe impulsar el mejoramiento del entorno donde realiza sus actividades; pues la empresa es un sistema social que funciona dentro de otro sistema mayor, que se llama sociedad.
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1.1. LA EMPRESA COMO UNIDAD ECONOMICA Y FUNCIONAL. 1.1.1. Necesidad, Recursos, Produccin.
Las empresas, han sido creadas y diseadas para satisfacer necesidades de los hombres y de las comunidades. $ Necesidad: falta o carencia de todo aquello que se requiere para la conservacin y desarrollo de la vida. Maslow tiene 5 necesidades: fisiolgicas, seguridad, sociales, estima y autorrealizacin. McClelland por tanto postula con: logro, afiliacin y poder. $ Recursos: son escasos; la escasez es una medida de valor que asignamos a las cosas que necesitamos. La transformacin de los recursos lleva a la produccin. $ Produccin: proceso de conversin o transformacin de determinados recursos ms otros, dan lo que denominamos: BIEN; cuando no existe la transformacin fsica, lo llamamos: SERVICIO. Podemos clasificar los bienes en: Bienes de consumo, intermedios y de capital.
Tipologa por Estructura Jurdica y Social: $ $ $ $ Empresas unipersonales: nico propietario, persona natural. Empresas sociedad de personas o colectivas: socios, K, Resp. Ltda. Empresa de S.A. o K: acciones, directorio. Sociedades Comanditarias: uno K, el otro Administracin.
$ Funciones ambientales: funciones originales: comercializacin, compras, produccin, personal, contabilidad, costos, finanzas, asesoras, informtica.
En los tiempos actuales, los objetivos deben ser: $ Compatibles unos con otros. $ No tienen igual intensidad. $ Establecer plazos. $ Tener algn comn denominador. $ Se deben priorizar. $ ver el futuro de la empresa.
Maximizar Utilidades: Es como una mxima universal, para transitar hacia un estado medio o un instrumento para alcanzar un objetivo superior. Se considera como un medio, ms que un fin en s mismo. Administracin por objetivos (APO): hace hincapi en la participacin de los subordinados en la fijacin de metas dentro de la estructura establecida por el estamento organizativo o jerrquico superior. As se obtiene mayor compromiso con las metas, lo que va motivacin, contribuir a un mejor desempeo y por ende a una ms alta probabilidad de cumplimiento de esas metas.
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Cuadro 1.1. Principales antecedentes de los orgenes de la administracin. Aos 2600 a.C. 1800 a.C 1941 a.C 600 a.C 500 a.C 400 a.C 1496 1767 1776 1799 1832 1856 1886 1900 Egipcios Hammurabi (Babilonia) Hebreos Nabucodonosor (Babilonia) Mencius (China) Scrates (Grecia) Ciro (Persia) Platn (Grecia) Arsenal de Venecia Sir James Stuart (Inglaterra) Adam Smith (Inglaterra) Eli Whitney (E.E.U.U) Charles Babbage (Inglaterra) Daniel McCallum Henry Metcalfe (E.E.U.U) Frederik Taylor (E.E.U.U.) Autores Eventos $ Descentralizacin de la organizacin. $ Reconocimiento de las rdenes escritas. $ Control escrito y testimonial, establece el salario mnimo, plantea que la responsabilidad no puede transferirse $ Concepto de organizacin. $ Principio escalar. $ Control de la produccin e incentivos salariales. $ Reconocimiento de los estndares. $ Reconocimiento de las relaciones humanas, estudio de movimientos, manejo de materiales. $ Principio de la especializacin. $ Contabilidad de costos, inventarios y control. Teora de la fuente de autoridad. Impacto de la automatizacin. Principio de especializacin de los trabajadores. Concepto de control. Mtodo cientfico, contabilidad de costos y control de calidad. $ Reconocimiento y aplicacin de prcticas de personal. $ Planes de vivienda para obreros como incentivo. $ Organigramas para mostrar estructura Organizacional. $ $ $ $ $ $ Arte de la administracin, ciencia de la misma. $ Administracin cientfica, incrementos salariales, estudio de mtodos. Tiempos y movimientos, nfasis en las tareas.
Fuente: CHIAVENATO, Idalberto. Teora General de la Administracin. McGrawill. Colombia. 1995. Son diversos los enfoques de la administracin, algunos de mbito amplio, otros ms especializados, de modo que existen varias concepciones de la forma ms acertada en que se debe administrar una organizacin lo que ha ocasionado que hasta la fecha no haya una sola teora administrativa que sea de carcter universal. Se observa en el Cuadro 1.2 las teoras surgentes desde 1903 y sus principales pioneros. Cuadro 1.2. Evolucin de la Teora Administrativa. Ao 1903 1909 1916 1932 1947 1951 1954 1957 1962 1972 Enfoques Administracin cientfica Teora burocrtica Teora clsica Teora de relaciones humanas Teora estructuralista Teora de sistemas Teora neoclsica Teora de comportamiento Desarrollo organizacional Teora contingencial Max Weber Fayol, Gulik, Urwick Elton Mayo Weber, Etzioni Ludwing Von Bertalanffy Drucker, O` Donnel Hebert Alexander Simon McGregor, Argyris Chandler, Skinner, Burns
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1.2.4.3. Clsica. $ Su aporte ms slido es que busca principios y conceptos que se puedan aplicar en la administracin del trabajo y del personal de una manera productiva; sin embargo, su limitacin es que ignora las diferencias que existen entre las personas y las situaciones cambiantes. $ Por otra parte, en las organizaciones se da lugar a diferentes comportamientos humanos, el que los pioneros se dieran cuenta de esto signific que pasramos de evaluar los resultados reales y posibles a nivel meramente estructural y maquinal para enfocarnos ms en la parte humana (socio-cultural) que toda organizacin posee. As aparecen las Teoras de las Relaciones Humanas, el Comportamiento Humano y el Desarrollo Humano. $ Las reacciones negativas de los trabajadores frente al Taylorismo, propiciaron el nacimiento de la Escuela del Comportamiento Humano. $ Otorg mayor importancia al hombre. $ Promovi la motivacin de tipo social y afectivo. $ Propona para el hombre un trato justo y digno. 1.2.4.4. Estructuralista. $ Anlisis de las organizaciones. $ Objetivos organizacionales. $ Tipologa de las organizaciones. $ Ambiente y conflictos organizacionales.
1.2.4.5. Sistemas. $ La organizacin es un conjunto formado por partes que constituyen un todo coherente y desarrolla un marco sistemtico para la descripcin del mundo emprico. $ Interrelacin entre las partes. $ Sistema abierto. 1.2.4.6. $ $ $ Neoclsica. Caracterizacin de la organizacin formal. Organizacin lineal. $ Organizacin funcional. Lnea Staff.
1.2.4.7. Contigencial. $ Afirma que no existe la mejor forma para administrar el trabajo o los individuos que lo desempean. $ Se basa en los aspectos de liderazgo de la Escuela Conductista. En resumen, luego de la Teora de Taylor la preocupacin se enfoc en la estructura con las Teoras de Fayol y Weber, aparece entonces la teora estructuralista, ms tarde se enfatiz en las personas a travs de la Teora de las Relaciones Humanas complementada luego con las Teoras del Comportamiento y el Desarrollo Humano; por ltimo, surge la Teora de Sistemas que se basa en el ambiente, posteriormente surge la Contingencial. Pero, no podemos pasar por alto la Escuela Americana que tiene como representantes a McGregor y Drucker. El primero Promovi la Teora Y quien plantea que la motivacin, la responsabilidad y el potencial para el desarrollo se hallan en cada individuo, pero es la administracin quien tiene la responsabilidad de hacer que la persona las reconozca y desarrolle por si misma estas caractersticas humanas. Drucker abog por la administracin por objetivos.
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Crea la estructura de la empresa, la asignacin Incluye elegir y fijar las de responsabilidades metas y objetivos de y la autoridad la organizacin formal asignada a cada puesto ADMINISTRACION
Planificacin
Organizacin
DE LA EMPRESA AGROINDUSTRIAL
Implica medir el desempeo contra las metas y los planes Incluye motivacin, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicacin
Control
Direccin
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Como principios se tiene: $ Flexibilidad (cambios), $ Compromiso (motivacin, APO), y $ Contribucin (integrados). Factores que afectan la utilidad y validez de los planes: $ Costos, $ Rigidez, e $ Incertidumbre. Limitaciones: $ $ $ $ Poca exactitud en relacin con los resultados esperados. Resultado final = resultado planificado (coincide), no quiere decir que la planificacin sea buena. Dificultades propias que plantea la actividad de planificar. Retarda la accin y atrofia la iniciativa de los hombres involucrados en el plan.
$ Autoridad y Poder: Definicin ya hecha de autoridad, quien detenta autoridad es un jefe o supervisor, pues ellos no pueden ejercer exitosamente su autoridad si no adquieren del subordinado el poder necesario para que la accin sea comprendida con buena disposicin y eficiencia por parte de ste, es decir, el supervisor efectivo requiere poder adems de autoridad. Tipologa de Poder: a) De recompensa: es el que inspira el jefe por su capacidad de otorgar estmulos o recompensas al subordinado por su desempeo. b) Coercitivo: la posibilidad de administrar castigos o recompensas negativas, confiere al supervisor esta fuente de poder, a los ojos del subalterno. c) Legitimo: diferencia o respeto que inspira el jefe, preferentemente por sus condiciones personales (caballerosidad, honestidad, etc...). d) Referencial: es el ms genuino poder informal, dado por el atractivo personal que emana del supervisor, constituyndose en una especie de modelo (lder persona) para el subordinado. e) Experto o profesional: es el poder que surge de los conocimientos, preparacin y especialidad del jefe en la materia propia del mbito de su cargo o funcin (lder tarea). El asesor legal de nuestro ejemplo anterior ostenta este tipo de poder. Poder ms singular, poder informal puro, es aquel que adquiere quien no posee autoridad alguna, o bien la tiene en otro mbito funcional de la organizacin. Combinacin lder: persona y ldertarea => lder nato. El organigrama no suele mostrar la verdadera realidad de las interrelaciones dentro de la empresa. La empresa se mueve por las variaciones inducidas por la planificacin estratgica, el estado de cambios del medio ambiente y la dinmica de grupos informales.
1.5.4.3. Descentralizacin autoridad. Cuando un ejecutivo delega, traspasa o entrega parte de su autoridad, pero conserva la totalidad de la responsabilidad. La Autoridad -> se delega. Responsabilidad -> se genera por forma descendente en la organizacin. Descentralizacin de la estructura: se refiere a que tan extendida hacia abajo o hacia el lado es la estructura organizativa, 1: centralizado, 2 ms descentralizado.
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1.5.4.4. Uso de Staff. Cargos de lneas que disponen de asesores, a fin de obtener mejores resultados en su trabajo. Solo tienen responsabilidad en el campo de su asesora, ante la persona a quien prestan el servicio.
La departamentalizacin bien realizada debe contribuir a: $ Coordinacin (ayuda). $ Mejorar relaciones humanas. $ Disminuir costos.
1.5.5.4. Determinar obligaciones y responsabilidades. Especificacin de cargos, cualquier persona tiene sus deberes y responsabilidad. Tambin se determinan las caractersticas personales: requisitos de cargo. 1.5.5.5. Asignacin del personal. Seleccin del personal adecuado, que cumple con los requisitos. 1.5.5.6. Delegacin de Autoridad. Al personal asignado es preciso entregarle la necesaria autoridad para que pueda desarrollar adecuadamente sus funciones. Una empresa puede tener un cargo y varios puestos.
1.6.2. Motivacin.
1.6.2.1. Motivar. Persuadir, inducir, convencer a otros que hagan lo que queremos que hagan. Desde el punto de vista subalterno, nada es ms grato que hacer lo que se desea y no lo que le piden. 1.6.2.2. Empata. Es un lazo de afinidad y afecto. Cuando alguien nos cae bien, nos sentimos instados a acoger sus sugerencias y pedidos. Es la participacin afectiva (y hasta emotiva) del sujeto en la realidad de otro. Empata y motivacin son conceptos concurrentes y relacionados. La motivacin consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo con entusiasmo, porque desea hacerlo. Un administrador que no est motivado hacia el progreso y xito, difcilmente podr motivar a los dems. Explota por decir as, las debilidades humanas, de modo de alcanzar un objetivo. Y esas debilidades corresponden a las necesarias que denominamos psicolgicas y sociales. 1.6.2.3. Teoras de Motivacin. Desde la perspectiva de la direccin, ser intil ofrecer este tipo de satisfaccin, como va de motivacin, si previamente no se garantizan las condiciones para satisfacer la necesidad bsica del individuo. Lo interesante del aporte de Maslow se desprende de este planteamiento: cuando la persona tiene ms o menos cubiertas sus necesidades primarias (fisiolgicas y seguridad), la mayor satisfaccin de estas pierden vigor como elementos motivadores. Es aqu donde cobran pleno sentido y razn las necesidades de afecto, estima y autorreealizacin, cuya satisfaccin motiva en mayor medida, pero solo si las anteriores se encuentran cubiertas. Las necesidades secundarias de Maslow: sociales, estima, autorrealizacin. Mc Clelland: afiliacin, poder, logro. Herzberg: motivacin e higiene. Se tienen los insatisfactores: remuneracin, seguridad, condiciones de trabajo. Motivadores, satisfactores: logro, reconocimiento, trabajo mismo. Cuanto menos satisfecha esta una necesidad, ms poder tiene para motivar. Insatisfaccin: factores de higiene. Energizan: factores motivacin. 1.6.2.4. Motivacin y Mando. $ Mandar: es el acto de integrar esfuerzos de los miembros del grupo, de modo que, al cumplir las tareas asignadas, satisfagan las necesidades de los individuos y del grupo mismo. El mando bien entendido no es una dictadura, sino una forma de motivacin. $ Instrumento importante de mando: ORDEN, esta inicia, detiene o modifica la accin y es una exigencia, la que debe ser formulada de una manera que no se note que lo es.
1.6.3. Comunicaciones.
La Comunicacin es Bidireccional; si uno habla, el otro escucha. Si uno escribe, el otro lee. Pero el que escucha y lee debe comprender lo mismo que los primeros, sino, no hay comunicacin.
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$ Tipos comunicacin segn direcciones: Ascendente, Descendentes y Transversales. $ Tipos de orden o comunicacin: Informativa, Consultas y Ejecutivas (imperativas). $ Medio de Transmisin: Orales y Escritas. La comunicacin igual que la orden, es una forma de motivacin y, como tal, la forma y el medio de comunicacin empleados no son menos importantes que la comunicacin misma. $ Comunicacin Transversal: comunicacin informativa, consultiva (no ejecutiva). $ Comunicacin lineal: B tiene que decir algo a C, pero A lo hace. Principios elementales de Comunicacin: $ $ $ $ $ Saber muy bien lo que se quiere comunicar. Comunicar lo justo y necesarios, ni ms ni menos. Tener presente que al difundirse la comunicacin, sta puede sufrir alteraciones. Usar smbolos y elementos visuales cuando sea posible. Destinar tiempo a elegir y seleccionar la informacin a comunicar.
$ Proceso Comunicacional: Emisor ---> mensaje ---> Receptor ---> Ejecucin. Dos requisitos bsicos de comunicacin: Si fue buena, en el sentido que ha sido recibida y entendida, y Si fue efectiva, en el sentido que se obtuvo el resultado que buscaba.
1.6.4. Decisiones.
Las necesidades y problemas reclaman las decisiones. Hay que comprender que existen asuntos triviales, informacin til y materias que exigen una decisin. Los administradores hacen de la velocidad de decisin un verdadero estereotipo del buen ejecutivo. En ocasiones, la decisin es rpida y su implementacin es lenta. Variable interpuesta: a) Alfiler de enlace: punto de enlace diferentes grupos, formales e informales conforman. No solo valemos o servimos para realizar tareas especificas, sino tambin para relacionar, unir y eslabonar la organizacin, moldeando una cierta cultura organizacional. b) Variable interpuesta: tomar la decisin acertadamente. Tiene ms sustancia de la que aparenta.
1.6.5. Liderazgo.
El jefe manda, el lder influye. La idea de liderazgo est asociada al concepto de poder informal en general y a los poderes referente y profesional, o tambin como una caracterstica de ciertas posiciones y las ms como un atributo de la conducta. Toda persona posee cierta influencia sobre los dems y con la prctica esta influencia se va haciendo ms notoria. Desarrollando esa capacidad para influir en los dems, es posible adquirir poder de conduccin. Quien ostenta o adquiere ese poder es un lder, el que induce a sus seguidores a trabajar junto a l por una causa comn. El liderazgo es una consecuencia natural que se da cuando algunas personas se renen en un grupo con algn propsito. $ Lideres situacionales: referirse al hecho que una persona puede ser lder para determinadas situaciones y para otros no (enfoque de contingencias). Caractersticas personales ---> poder referencia ---> lider-persona. Conocimientos personales ---> poder profesional ---> lider-tarea. $ Liderazgo transformacional: transformacin permanente de uno mismo, una especie de reingeniera personal y luego estamos en condiciones de influir en otros, con nuevos paradigmas y conductas. Exigimos ser consecuentes, antes de pretender el ejercicio cabal del liderazgo. $ Conclusin: el conocimiento sobre los grupos informales de una empresa, sus motivaciones, necesidades y lideres que surgen en determinadas circunstancias, reviste gran importancia para la administracin, toda vez ello facilita una exitosa toma de decisiones y a travs de ella, una exitosa direccin.
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1.7. CONTROL.
El control es la cuarta, y ltima funcin en el proceso administrativo. Al igual que la planificacin, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa. El control se ejerce a travs de la evaluacin personal, los informes peridicos de desempeo (o de resultados reales, como tambin se les denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue: 1. Control preliminar (a alimentacin adelantada) travs de la Se ejerce previamente a la accin para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades.
Vigilar (mediante la observacin personal e informes) 2. Control coincidente (generalmente a travs las actividades corrientes para asegurar que se de informes peridicos de desempeo) cumplan las polticas y los procedimientos, sobre la marcha. 3. Control por retroalimentacin Accin a posteriori (replanificacin), concentrando la atencin sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.
La ausencia del control derivada de no realizarlo o de la carencia de planes y el control basado exclusivamente en el tipo de retroalimentacin positiva, son agentes de destino, incertidumbre, entropa y caos.
$ Necesidades: las necesidades propias de los individuos y de los grupos en que interactuan, tambin constituyen elementos vitales para que a travs del control se pueda contribuir a la satisfaccin de ellas.
Desempeo deseado
Desempeo real
Applicacion De correcciones
Transacciones
Base de datos
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El enfoque de sistemas de una empresa moderna, es un enfoque de contabilidad de relaciones basada en el registro de datos, que preserva la informacin. Tal como est representado en la Figura 1.5, el rectngulo representa el nuevo sistema de contabilidad; en este caso, distintos usuarios de la informacin depositada en la base de datos, pueden obtener lo que necesitan y crear reportes contables a su medida. No se pierde la informacin, siempre est disponible para otros usuarios con diferentes necesidades. Por ejemplo, si un vendedor prepara un pedido para un cliente conocido, ingresa a la base de datos y recaba la informacin sobre el nombre y direccin del cliente, el producto ordenado, cantidad, precio y fecha de entrega. Si el gerente de ventas quiere hacer su clculo para el pago de comisiones de los vendedores, ingresa a la base de datos y recaba la informacin sobre el precio y cantidad ordenada por cada vendedor. El gerente de produccin puede necesitar informacin sobre el tipo de producto, cantidad y fecha de entrega para programar la produccin. Este cambio, de un sistema de contabilidad con base en reportes externos (sistema tradicional) a un sistema de contabilidad con base en relaciones (sistema moderno) permite el uso de los datos contables para una toma de decisiones con base en informacin real, por parte de los gerentes y administradores. Un Sistema de Informacin Contable utiliza procesos para transformar los insumos en productos que satisfagan los objetivos globales del sistema. Figura 1.5. Modelo operativo de un sistema de informacin contable Recopilacin Clasificacin Resumen Anlisis Hechos econmicos INSUMOS Administracin PROCESOS Reportes especiales Estados financieros Presupuestos Informe de desempeo Comunicacin personal PRODUCTOS
USUARIOS
En este sistema de informacin contable funcionan varios sub-sistemas y uno de estos puede dividirse en dos sub-sistemas principales: Informacin de Contabilidad Financiera e Informacin de Administracin de Costos. Si bien no necesitan ser independientes, en trminos generales deben estar integrados y poseer bases de datos relacionadas. Sistema de Informacin de Contabilidad Financiera. Es un sub-sistema de informacin contable cuya prioridad es la obtencin de productos para los usuarios externos. Usa hechos econmicos bien especificados, como insumos y procesos ajustados a ciertas reglas y convenciones. El objetivo general es la preparacin de informes externos (estados financieros) para inversionistas, acreedores, dependencias del gobierno y otros usuarios externos. Esta informacin se emplea en decisiones de inversin, evaluacin de la administracin, vigilancia de la actividad y medidas de regulacin, entre otros. Sistema de Informacin de Administracin de Costos. Es un sub-sistema de informacin contable que se ocupa de la obtencin de productos para usuarios internos utilizando insumos y procesos que han de satisfacer los objetivos de la administracin. No est limitado por criterio formal alguno, los cuales se establecen internamente, de acuerdo con los objetivos de la administracin. Esta informacin se emplea para el costeo de servicios, productos y otros objetos de inters de la organizacin. Brinda informacin para la toma de decisiones y para la planeacin y control. Para contar con informacin de costos confiable, el Sistema de Administracin de Costos debe interactuar entre las diferentes reas de la empresa que toman decisiones y efectan evaluaciones (los costos de produccin, mercadotecnia, diseo, servicios, etc.).
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1.9.2. Informes.
Expresan la situacin de la empresa. Estos estn integrados por: El Balance General y el Estado de Ganancias y Prdidas. Tambin pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son: Estado de Costo Estimado, Estadsticas de Ventas, etc. La gerencia los utiliza para evaluar su actuacin y determinar su posicin financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio. Cualidades: $ Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa. $ Contiene los parmetros de una buena comunicacin: claridad, coherencia, estratificacin, etc.
1.9.5. Formularios.
Son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar informacin en las diferentes reas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando est autorizado (firmado) podr servir como comprobante para garantizar una operacin. Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misin en el mecanismo funcional del rgimen contable, como elementos de registracin, informacin y control (facturas, recibos, etc.) Toda operacin debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilizacin y que sirva para conocer los diferentes datos. Requisitos de todo formulario: a) b) c) d) e) Numeracin Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control. Redaccin clara, sin errores. Adems del original, emitir las copias necesarias Poseer firmas
Entre los principales formularios se tiene: $ Facturas. Es un documento con el que se documenta la venta de mercaderas u otros efectos. En l se hacen constar las mercaderas vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes. $ Recibo. Es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagar, mercancas u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la confa es conservada por el que lo recibe. $ Gua de remisin. Es elaborado por el almacn el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercanca. Copia a contabilidad/archivo. El propsito de este formulario es detallar la mercanca que se ha despachado del almacn previo a la orden de despacho que recibi el departamento de ventas. $ Ordenes de compra. Es un formulario comercial que identifica las mercancas y/o productos que desea comprar una compaa. $ Nota de dbito. Se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se enva a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original. $ Nota de crdito. Es una notificacin que se enva al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crdito a favor de la empresa en el Diario de Compras. $ Cheque. Es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crdito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorizacin para girar aunque no disponga de saldo. $ Desembolso de caja. Es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para realizar pagos por distintos conceptos. $ Requisicin de materiales y equipos de oficina. Es un formulario que la empresa enva a una compaa para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institucin. Entre los reportes se puede mencionar: $ $ $ $ Nomina. Es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicacin de su salario. Ventas Compras Cheques emitidos
Los reportes se harn de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad.
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b) Un sistema de informacin de contabilidad financiera razonable sirve para cumplir con las normas gubernamentales de supervisin y control de las empresas. Con la certificacin de la norma se proyecta: $ Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acordados. $ Existencia de una mejor posicin competitiva. $ La auditora externa que implica dicha certificacin permite identificar nuevas oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad. $ Produce un mejoramiento en la motivacin y el trabajo en equipo del personal ya que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa.
1.11.2. Desventajas.
a) b) c) d) Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo. El sistema origina cierta burocracia. Se necesitan suficientes recursos. Es costoso.
La no aplicacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados, incide directamente en la razonabilidad de la informacin contenida en los estados financieros de las empresas: balance general, estado de ganancias y prdidas, estado de cambios en el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo; lo que conlleva a deteriorar la relacin con los clientes, proveedores, inversionistas, acreedores y el Estado; porque sin las polticas contables, los resultados obtenidos sern incorrectos, lo que afecta la credibilidad del ente empresarial. En tanto y en cuanto, la informacin financiera (estados financieros), no est formulada en estricta observancia de la Normas Internacionales de Contabilidad y/o Normas Internacionales de Informacin Financiera, Plan contable General revisado, Reglamento de Informacin Financiera y Manual de Preparacin de Informacin Financiera, los estados financieros de las empresas no van a conducir a obtener la seguridad razonable de la informacin financiera y econmica. Algunos auditores, que evalan la informacin financiera y econmica para usos internos de las empresas; faltan a su profesionalismo cuando pasan por alto la aplicacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados y de importantes polticas contables, emitiendo opiniones limpias, siendo posteriormente motivo de reparo por los directorios, asamblea general de accionistas, asamblea general de socios, consejos de vigilancia y otros rganos segn el tipo de empresa; lo que origina denuncias por parte de las empresas, contra los Contadores Pblicos y los Auditores Independientes en los Colegios Profesionales. Estas malas prcticas profesionales no slo se aplican en el territorio nacional en las grandes, pequeas y medianas empresas, sino con mayor incidencia y repercusin a nivel mundial. Los grandes debacles financieros de empresas como WORLCOM, XEROX CORP., ENRON, TYCO, PARMALAC y otras se han debido a la inadecuada aplicacin de polticas contables por parte de los Contadores y a la mala evaluacin de las polticas contables por parte de los auditores externos. Esta situacin ha tenido efectos negativos en transnacionales de auditora americanas (Arthur Andersen, DELOITTE & TOUCHE LLP, KPMG, etc.) y en la profesin de auditor externo en general; sin embargo hay que reconocer que por otro lado ha servido para revalorar el trabajo de los auditores internos, quienes han ganado mercados de trabajo en Estados Unidos y Europa.
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Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de ente es distinto al de persona ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios entes de su propiedad. Por ejemplo: El Sr. Javier es dueo de una empresa individual dedicada a la actividad de zapatera. Javier adquiere un auto, con su sueldo que le corresponde en la empresa; por lo tanto, al preparar y presentar los estados financieros del Sr. Javier se debe hacer la distincin entre la persona fsica y el negocio de zapatera. 1.12.2.4. Bienes Econmicos. Los estados financieros se refieren siempre a bienes econmicos, es decir, bienes materiales e inmateriales que posean valor econmico, susceptibles de ser valuados en trminos monetarios. Por ejemplo: Como bien inmaterial, la marca NIKE, que es reconocida y preferida por el pblico, por tanto puede ser valuada en trminos monetarios ya que le traer ms ganancias a la empresa mediante el franquicias de la marca. Por el lado de bienes materiales, seran las maquinarias de una empresa, las cuales se valoran por su precio de adquisicin. 1.12.2.5. Moneda Comn Denominador. Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogneos a una expresin que permita agruparlos y comprarlos fcilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad. Generalmente se utiliza como comn denominador la moneda que tiene recurso legal en el pas en que funciona el ente y en este caso el precio est dado en unidades de dinero de curso legal. Por ejemplo: Todas las transacciones para efectos contables y financieros deben expresarse en una moneda de uso comn para todos los agentes econmicos. En el Per, de conformidad con dispositivos legales, la contabilidad de las empresas peruanas registran sus actividades operacionales en nuevos soles (S/.). 1.12.2.6. Empresa en marcha o Negocio en marcha. Por el cual se considera que la entidad tenga UNA EXISTENCIA permanente, salvo especificacin en contrario; por lo que las cifras de sus estados financieros representarn valores histricos o modificaciones de ello sistemticamente obtenidos. Cuando las cifras representan valores estimados de liquidacin, esto deber sealarse claramente y solamente sern aceptables para informacin general cuando la entidad est en liquidacin. Salvo indicacin expresa en contrario, se entiende que los estados financieros pertenecen a una empresa en marcha, considerndose que el concepto que informa la mencionada expresin se refiere a todo organismo econmico cuya existencia temporal tiene plena vigencia y proyeccin. Por ejemplo: Una pequea empresa agroindustrial ha firmado un contrato de colaboracin empresarial (Joint Venture) por veinte aos con una empresa empacadora. Si otra empresa agroindustrial que tiene un trabajo de explotacin agrcola de 5 aos quiere aliarse con la primera por las mquinas que posee, puede hacerlo ya que puede observarse plenamente la vigencia de veinte aos del contrato que tiene la 1 empresa. 1.12.2.7. Valuacin al Costo o Valor histrico original. El valor de costo (adquisicin o produccin) constituye el criterio principal y bsico de valuacin, que condiciona la formulacin de los estados financieros llamados de situacin, en correspondencia tambin con el concepto de empresa en marcha, razn por la cual esta norma adquiere el carcter de principio. Esta afirmacin no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicacin de otro criterio, debe prevalecer el costo (adquisicin o produccin) como concepto bsico de valuacin. Por otra parte, las fluctuaciones de valor de moneda comn denominador, con su escuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituye, asimismo, alteraciones al principio expresado, sino que en sustancia constituyen simples ajustes a la expresin numeraria de los respectivos costos. Por ejemplo: La empresa TEXTILES S.R.L. adquiri una mquina para fabricar chompas, la cual cost S/. 15 000,00, como lo importaron de USA, en flete y seguro se gast S/. 4500,00,
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gastos aduaneros S/. 8000,00, en transporte de aduana a su planta S/. 1500,00 y para fijar y preparar la mquina en empresa para su funcionamiento cobraron S/. 1900,00; por lo tanto, en los estados financieros de la empresa, la valuacin de la mquina ser de S/. 30 900,00. 1.12.2.8. Periodo Contable o Ejercicio. Es necesario medir las actividades econmicas de la empresa de tiempo en tiempo y son periodos relativamente cortos porque la empresa es continua para que se midan las modificaciones de recursos ocurridos durante esos lapsos de tiempo para que as de tiempo en tiempo se conocen los resultados contables y la situacin financiera de la empresa hasta el momento de su liquidacin y tambin para satisfacer razones de administracin legales, fiscales o para cumplir compromisos financieros. Para los efectos del plan contable general, este periodo es de doce meses y recibe el nombre de ejercicio. Por ejemplo: En nuestro pas para fines legales y fiscales el ejercicio contable se mide del 01 de enero al 31 de diciembre de cada ao. Sin embargo las empresas con fines administrativos y financieros pueden medir sus estados financieros anual, semestral, cuatrimestral, bimestral, etc. 1.12.2.9. Devengado. Las variaciones patrimoniales que se deben considerar para establecer el resultado econmico son las que corresponden a un ejercicio sin entrar a distinguir si se han cobrado o pagado durante dicho periodo. Por ejemplo: El consumo de telfono del mes de diciembre se paga en el mes de enero, dado que el recibo recin llega en enero, Sin embargo se debe contabilizar como gasto el consumo de telfono en el mes de diciembre, porque es ah donde se consumi. 1.12.2.10. Objetividad o Confiabilidad. Los cambios en el activo, pasivo y en la expresin contable del patrimonio neto, se deben reconocer formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en trminos monetarios. Por ejemplo: El 30 de octubre la empresa adquiere 25 acciones a S/. 50000,00, sin embargo al finalizar el mes de diciembre sus acciones slo valen S/. 45 000,00; por lo tanto, para tener un registro objetivo se deben hacer algunos ajustes en la contabilidad y registrarlos a tiempo. 1.12.2.11. Realizacin. Los resultados econmicos slo se deben computar cuando sean realizados, o sea cuando la operacin que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables, y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operacin. Se debe establecer como carcter general que el concepto realizado participa del concepto de devengado. La contabilidad cuantifica en trminos monetarios las operaciones que realiza una entidad con otros participantes en la actividad econmica y ciertos eventos que la afectan. Estas operaciones se consideran realizadas por la entidad. a) Cuando han efectuado transacciones con otros entes econmicos b) Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de los recursos o de sus fuentes. c) Cuando han ocurrido eventos econmicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de esta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en trminos monetarios. Por ejemplo: La compra de mercancas a proveedores, la venta de mercancas a los clientes, pago de sueldos al personal, servicio de mantenimiento a las instalaciones, etc. Por lo tanto, s se puede contabilizar dichas operaciones ya que cumplen con el principio de realizacin. 1.12.2.12. Prudencia o Criterio conservador. Significa que cuando se deba elegir entre los valores para un elemento del activo, normalmente se debe optar por el ms bajo, o bien que una operacin se contabilice de tal modo que la participacin del propietario sea menor. Este principio general se puede expresar tambin diciendo: Contabilizar todas las prdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado. La exageracin en la aplicacin de este principio no es
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conveniente si resulta en detrimento de la presentacin razonable de la situacin financiera y del resultado de las operaciones. Por ejemplo: La empresa adquiere una maquina en el mes de octubre de 2005 a un costo de S/. 15 000,00, y al 31 de diciembre de 2005 el valor de mercado es S/. 10 000,00; en los estados financieros se debe tomar el menor valor del activo, o sea S/. 10 000,00. 1.12.2.13. Uniformidad o Consistencia. Los principios generales, cuando fueron aplicables, y las normas particulares (principios de valuacin) utilizados para formular los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro. Se debe sealar por medio de una nota aclaratoria en efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicacin de los principios generales y de las normas particulares (principio de valuacin). Por ejemplo: Una empresa agroindustrial, en la cual su maquinaria se deprecia por el mtodo de lnea recta, con lo que origina aplicaciones iguales a cada uno de los distintos periodos contables, los estados financieros son de fcil comparacin. 1.12.2.14. Significacin, Materialidad o Importancia relativa. Al ponderar la correcta aplicacin de los principios generales y normas particulares se debe necesariamente actuar con sentido prctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. Desde luego, no existe una lnea demarcatoria que fije los lmites de lo que es y no es significado, consecuentemente, se debe aplicar el mejor criterio para resolver lo que corresponde en cada caso, de acuerdo a las circunstancias, teniendo en cuenta los factores tales como el efecto relativo en el activo, pasivo, patrimonio o en el resultado de las operaciones. Tambin la informacin de los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados monetariamente. Se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la informacin. Por ejemplo: Un faltante de S/. 100,00 posiblemente para una pequea empresa sea una partida muy importantsima que represente todos sus recursos, en cambio para una gran empresa tal vez slo represente el importe de algn gasto de un da de una de sus reas. Por lo que esta prdida para la gran empresa es insignificante. 1.12.2.15. Exposicin. Los estados financieros deben contener toda la informacin y discriminacin bsica adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos del ente a que se refieren. Por ejemplo: Los estados financieros deben presentarse conjuntamente en todo los casos con sus notas, en la que se detalla en forma clara y comprensible el resultado de las operaciones, los cambios y modificaciones de las polticas contables. As los usuarios puedan interpretarla. En el Per, por mandato de la Ley General de Sociedades Ley No. 26887, a partir del 01 de enero de 1998 los Estados Financieros deben ser preparados y presentados de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), los cuales estn contenidos en las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs) adoptadas por la Federacin de Colegios de contadores pblicos del Per- Junta de decanos y oficializadas por el consejo Normativo de Contabilidad de la contadura Pblica de la Nacin. De acuerdo a la Ley No. 24680 el Consejo Normativo de contabilidad est encargado de investigar, elaborar y oficializar la normatividad contable que debe regir en el pas tanto para el sector pblico y privado. Actualmente de acuerdo con el artculo 43 de la Ley No. 28112 Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, el Consejo Normativo de Contabilidad es la instancia normativa del Sector Privado y de consulta de la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, teniendo como principal atribucin, estudiar, analizar y opinar sobre las propuestas de normas relativas a la contabilidad. En aquellas circunstancias que determinados procedimientos operativos contables no estn especficamente normados en algunas de las NIC, deber aplicarse los criterios expuestos en el marco conceptual de dichas normas, pudindose apoyar en procedimientos similares o especficos considerados en los Principios de Contabilidad aplicados en los Estados Unidos de Norteamrica.
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1.12.3.2. Clasificacin. De conformidad con el Art. 33 del Cdigo de Comercio y el Art. 62 del Cdigo Tributario todo negocio (sea una persona natural o jurdica) debe llevar necesariamente, con la finalidad de proteger los intereses que confluyen en la empresa, los siguientes libros contables: 1.12.3.2.1. Libros Principales (Obligatorios). a) Libro de Inventarios y Balances. Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. b) Libro Caja. c) Libro Diario. Es un libro principal, denominado tambin "diario columnario", en l se registran en orden cronolgico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros dbitos y crditos, trasladndolos al libro mayor. d) Libro Mayor. Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sinttica. La informacin que en l se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analticamente en los libros auxiliares. e) Libro de Actas (para sociedades). 1.12.3.2.2. Libros Auxiliares (Obligatorios y voluntarios). Cada empresa determina el nmero de libros auxiliares que necesita de acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que realizar. En ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros principales y sus aspectos ms importantes son: Registro de las operaciones cronolgicamente, Detalle de las actividades realizadas y el Registro del valor del movimiento de cada subcuenta. a) Obligatorios: $ Registro de Ventas, $ Registro de Compras, $ Planilla de Pago de Remuneraciones, $ Libro de Ingreso para Profesionales, $ Libro de Retenciones (Art. 34, D.L. 774) y $ Transferencia de Acciones. b) Voluntarios: $ Libro Bancos, $ Letras por Pagar, $ Kardex, $ Libro de Importaciones, $ Mayor Auxiliar de Clientes, $ Letras por Cobrar, $ Caja Chica, $ Libro de Costos, $ Libro de Exportaciones, $ Mayor Auxiliar de Proveedores, etc.
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1.12.3.3. Regmenes Tributarios. De conformidad con el artculo 65 del Texto Unico Ordenado del Impuesto a la Renta (D.L. 774) se deben considerar: 1.12.3.3.1. Rgimen General. a) Las personas jurdicas, cualquiera sea su volumen de ingreso o activos totales, estn obligados a llevar contabilidad completa o sea los libros principales y los auxiliares. b) Las personas naturales que desarrollen actividades generadoras de rentas de tercera categora, es decir, rentas de negocios tales como: industria, comercio o similares; deben considerar lo siguiente: b.1) Hasta 100 UIT de ingresos brutos anuales; llevarn Libros de Ingresos y Gastos, Libro de Inventarios y Balances, Registro de Compras y Registro de Ventas. b.2) Ms de 100 UIT de ingresos brutos anuales; llevarn Contabilidad Completa. 1.12.3.3.2. Rgimen Especial. Llevarn Registro de Compras y Registro de Ventas y de ser el caso llevarn Libro de Planillas. 1.12.3.3.3. Rgimen Unico Simplificado. No estn obligados a llevar libros de contabilidad. Los contribuyentes que generen Rentas de Cuarta Categora llevarn Libro de Ingresos. 1.12.3.4. Legalizacin de los Libros Contables. Para que los Libros de Contabilidad ofrezcan garanta y tengan validez deben ser legalizados por el Notario o Juez de Paz. La Legalizacin consiste en una constancia puesta en el primer folio til del libro o primera hoja suelta, con la indicacin del nmero, que el Notario le asignar. Indicarn el nombre, la denominacin o razn social de la entidad, el objeto del libro, nmeros de folios con que cuenta y si est es llevada en forma simple o doble, da y lugar en que se otorga, sello y firma del Notario. Todos los folios debern llevar el sello de legalizacin. El Nuevo Cdigo Tributario D.L. 816 faculta a la SUNAT a autorizar Libros de Actas, as como libros y registros vinculados con asuntos tributarios. 1.12.3.5. Plazos de Legalizacin. a) Los libros Diario, Mayor, Inventarios Y balances, Caja, de Actas, y el Registro de Transferencia de Acciones debern ser legalizados: $ Dentro de los 60 das de apertura del negocio, $ Dentro de los 120 das del trmino del libro anterior (D.S. N 45-69-HC). b) Los Registros de Compras y de Ventas debern ser legalizados dentro de los 15 das de la apertura del negocio. En el caso de terminacin del anterior, el plazo ser de 05 das tiles (Art. 98 del D.S. N 109-85-EF). 1.12.3.6. Plazo Mximo de Atraso de Libros Contables. De conformidad con la Resolucin de la Superintendencia N 078-98/SUNAT (Publicado en el diario El Peruano del 20-08-98) se deben considerar: $ Registro de Ventas e Ingresos, Registro de Compras, Libro de Ingresos de 4ta. Categora, Libro de Retenciones, Registro de Inventario Permanente y Libro de Planilla de Pagos; hasta 10 das hbiles, contados desde el primer da hbil del mes siguiente de realizada la operacin correspondiente. $ Libros Diario, Mayor, de Inventarios y Balances, Registro de Inventario Permanente Valorizado, Registro de Activos, Libro Auxiliar o Tarjeta de Control de los Bienes del Activo Fijo; hasta 3 meses, contados desde el mes siguiente de realizadas las operaciones. 1.12.3.7. Conservacin de los Libros de Contabilidad. El artculo 5 de la Ley N 25988, establece que las empresas, cualquiera sea su forma de
constitucin y siempre que no formen parte de la actividad empresarial del Estado, solamente estarn obligados a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con la actividad empresarial, por un periodo que no exceder de 05 aos, contados a partir de la ocurrencia del hecho o la emisin del documento.
1.12.3.8. Tenedura de Libros y Ciclo Contable. La contabilidad moderna consta de un ciclo de siete etapas o pasos. Los tres primeros se refieren a la tenedura de libros, es decir, a la compilacin y registro sistemticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad; entre
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estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La informacin contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras
que en el mayor se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, etc. i) Primer paso. El registro de cada transaccin en el libro diario constituye el punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organizacin teniendo en cuenta el doble efecto que toda transaccin tiene sobre dicha estructura (una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero tambin refleja una disminucin del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible). Por ello, toda transaccin tiene una doble vertiente o dimensin, una el debe (que aparece a la izquierda) y otra el haber (que aparece a la derecha). Esta doble dimensin afecta de distinta forma a la estructura financiera. En funcin de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el debe e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta la cuenta de bienes (siendo un dbito) y disminuye la cuenta de caja (crdito). Sin embargo, si el bien se compra a crdito se crear una cuenta de pasivo, y en el libro diario aparecer una nueva partida, incrementndose la cuenta de bienes (dbito) y aumentndose la partida que refleja el pasivo (crdito). El reconocimiento de la obligacin de pagar a los empleados aumentar la partida contable de salarios (siendo un dbito) y aumentar el pasivo (crdito). Cuando se paguen los salarios se producir una disminucin en la cuenta de caja (crdito) y disminuir el pasivo (dbito). ii) Segundo paso. En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los dbitos a la izquierda y los crditos a la derecha, de forma que el saldo, es decir el crdito o el dbito neto, de cada cuenta puede calcularse con facilidad. Cada cuenta del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, pudindose saber as cunto ha comprado cada uno de ellos. Por analoga, la cuenta de salarios se puede desglosar en funcin de cada trabajador. iii)Tercer paso. Una vez reflejadas todas las transacciones en el mayor se procede a obtener el saldo -deudor o acreedor- de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada transaccin que genera un crdito provoca, al mismo tiempo, un dbito de la misma cuanta. Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el ao fiscal. En cuanto se han completado los distintos libros, finaliza la parte de tenedura de libros del ciclo contable. iv) Cuarto paso. Finalizadas las etapas correspondientes a la tenedura de libros, el contable o contador pblico procede a ajustar una serie de cuentas con el propsito de resaltar hechos econmicos que, aunque no se han producido de forma convencional, s representan transacciones ultimadas. A continuacin destacamos algunos de los casos ms comunes: ingresos pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todava no se han hecho efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todava no se han satisfecho); ingresos percibidos con antelacin (por ejemplo, cuando se recibe la cuanta de una suscripcin por adelantado); gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de la prima de un seguro de riesgo); la depreciacin (que es el
reconocimiento de que el coste de una mquina debe amortizarse a lo largo de los aos de vida til de dicha mquina); inventarios (valoracin de los bienes almacenados y verificacin de que la cantidad almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas); e impagados (que consiste en
declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro). v) Quinto y sexto pasos. Una vez realizados los ajustes anteriores, el contable o contador pblico realiza un primer balance de comprobacin de saldos, adaptando stos a los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar la cuenta de prdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de costes de la empresa.
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vi) Sptimo paso. El ltimo paso consiste en cerrar las cuentas anuales, transfirindolas a la cuenta de prdidas y ganancias de forma que, aquellas cuentas que corresponden tan slo a la actividad anual se anulan unas a otras, de forma que los crditos y dbitos del siguiente ao fiscal reflejen en exclusiva la actividad de ese ao.
Un Plan Contable debe reunir en un lenguaje claro y sencillo los diversos elementos que componen una empresa. Un Plan Contable de una Empresa Agroindustrial debe poder distinguir entre una Actividad y una Cuenta propiamente tal. El primero, considera los rubros, centros de costos o de utilidades que existen normalmente en la produccin. Las Cuentas en cambio son conceptos que permiten describir la situacin de una empresa en un momento determinado, pudindose identificar cada uno de ellos, tal como se ilustra en el Cuadro 1.1. Cuadro 1.1. Estructura de un Plan Contable, segn el criterio que se aplique.
As como en el Ejemplo 1 del Cuadro 1.1, existen otras estructuras de Plan Contable segn el criterio que se aplique. El Ejemplo 2 muestra una segunda estructura de un Plan Contable. Para el caso del Ejemplo 1, el Plan Contable se basa en los siguientes criterios: Las cinco clases de cuentas permiten expresar la situacin de una empresa en un momento dado, es decir, confeccionar el Balance y determinar el Estado de Resultados. Sin embargo, no basta con conocer el estado de
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resultados y la situacin de la empresa en una fecha determinada. Es necesario adems poder analizar las causas que han originado las variaciones registradas en las cuentas de Balance, y que tienen su origen en la gestin de la empresa.
1.12.5. La cuenta.
Es la unidad bsica contable que agrupa elementos de igual naturaleza, y a travs de la cual se reflejan las variaciones cuantitativas de ese determinado rengln del patrimonio. La cuenta no es otra cosa que un medio contable con instrumentos de operacin, mediante el cual se puede subdividir, el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas caractersticas de afinidad y la cual permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuacin. Por ejemplo: Si se quiere conocer el movimiento del efectivo en caja, se utilizar una cuenta que refleje ese bien y que se llamar caja. Si se quiere conocer el movimiento que afecta a los derechos que se tiene sobre terceros, se denominar la cuenta Cuenta por cobrar, etc.
Los registros de las transacciones se realizan en las hojas de los distintos libros principales y auxiliares, cualquiera que sea el mtodo a utilizar toda cuenta presenta caractersticas comunes: a) En la parte superior se coloca el nombre y un cdigo para diferenciarla de otra cuenta que exprese con claridad su contenido vehculo, mobiliario, caja, banco, efecto por pagar, etc.. b) En la columna de fecha se describe el da mes y ao en que ocurre la operacin que se va a registrar en la cuenta el ao y el mes no es necesario repetirlo sino cuando vara. c) En la columna denominada descripcin se describe en forma breve pero clara el motivo que ha originado el aumento o disminucin de la cuenta. Por ejemplo venta de contado. Cobro de P. Prez, pag a sueldos, etc. d) En la columna del Debe se anotan los importes en trminos monetarios que significan cargo o dbito para la cuenta.
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e) En la columna del Haber se anotan los importes en trminos monetarios que represente abono o crdito para la cuenta. f) En la columna de saldo se seala lo que va quedando en la cuenta en trmino monetario, despus de cada cargo o abono. g) En la columna de folio se presenta una referencia donde se seala el libro de contabilidad de donde proviene la operacin que se est registrando.
Concesiones mineras. Concesiones petroleras. $ Agotamiento. Estas pueden ser: Agotamiento acumulado concesiones madereras. Agotamiento acumulado concesiones mineras. Agotamiento acumulado concesiones petroleras. $ Plusvala. $ Derechos de autor. $ Patentes. $ Marca de fbrica. $ Amortizacin acumulada. Estas pueden ser: Amortizacin acumulada plusvala. Amortizacin acumulada derechos de autor. Amortizacin acumulada patentes. Amortizacin acumulada marcas de fbrica. $ Gastos de organizacin. $ Gastos por campaas publicitarias. $ Amort. Acum. gastos de organizacin. $ Amort. Acum. gastos por campaas publicitarias. $ Cuentas por cobrar en litigio. $ Prstamos y sobregiros bancarios. 1.12.7.1.7. Efectos por pagar. $ Cuentas por pagar comerciales. $ Intereses acumulados por pagar. $ Nmina acumulada por pagar. $ Seguro social obligatorio acumulado por pagar. $ Alquileres acumulados por pagar. $ Honorarios profesionales acumulados por pagar. $ Servicios acumulados por pagar. 1.12.7.1.8. Retenciones. $ Retenciones sobre nmina. $ Retenciones por enterar IGV. $ Retenciones por enterar seguro social obligatorio. $ Otras retenciones. 1.12.7.1.9. Dividendos por pagar. $ Impuesto sobre la renta por pagar. $ Alquileres cobrados por anticipado. $ Intereses cobrados por anticipado. $ Otros ingresos cobrados por anticipado. $ Prestaciones sociales por pagar. $ Depsitos recibidos en garanta. $ Utilidades no reclamadas. $ Capital social comn. $ Capital social preferente. $ Cuota no pagada de capital. 1.12.7.1.10. Supervit. $ Supervit ganado. $ Supervit pagado. $ Supervit donado. $ Supervit reservado. $ Supervit disponible. 1.12.7.2. Cuentas nominales. Las Cuentas Nominales tienen como caracterstica principal que son cuentas temporales, estas duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar este, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital quien es en definitiva la cuenta que va ser afectada por los beneficio o prdida del negocio. Las cuentas nominales se crean para cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, prdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por ello se le conoce como Estado de resultados. 1.12.7.2.1. Ventas. $ Descuentos sobre ventas. $ Devoluciones sobre venta. 1.12.7.2.2. Compras. $ Fletes sobre compras. $ Gastos de aduana. $ Gastos de seguro sobre mercancas. $ Comisiones sobre compras. $ Descuentos sobre compras. $ Devoluciones sobre compras. $ Gastos de almacenaje. $ Gastos de depreciacin mobiliario y equipos de ventas. $ Gastos de deprec. edificios (locales en ventas). $ Gastos de deprec. equipo de reparto. $ Gastos de deprec. vehculos de ventas. $ Gastos de alquiler local de ventas. 1.12.7.2.3. Salarios de vendedores. $ Viticos a vendedores. $ Comisiones de vendedores. $ Gastos de publicidad. $ Gastos de patente de industria y comercio. $ Gastos de embalaje. $ Gastos de mantenimiento equipo de reparto. $ Salarios del personal de oficinas. $ Gastos de representacin.
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$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $
Gastos de depreciacin edificio de oficinas administrativas. Gastos de depreciacin mobiliario y equipos de oficina. Gastos de depreciacin equipos de computacin. Gastos de depreciacin vehculos administrativos. Gastos de amortizacin mejoras a propiedades arrendadas. Gastos de mantenimiento de oficina. $ Gastos de seguro. Gastos de seguro social obligatorio. $ Gastos de suministros de computacin. Gastos de alquileres de oficinas. $ Ingresos por intereses. Ganancia en venta de activo fijo. $ Gastos por intereses. Perdidas en ventas de activo fijo. $ Gastos y comisiones bancarias. Prdida por cuentas incobrables. $ Siniestros no cubiertos por seguros. Gastos de impuesto sobre la renta.
1.12.7.3. Cuentas mixtas. Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada est formado por una parte real y otra parte nominal, sin embargo al cierre econmico todo su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos prepagados o diferidos. 1.12.7.4. Cuentas de orden. Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentadas al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-contra. 1.12.7.4.1. Mercanca en consignacin. $ Mercancas dadas en consignacin. $ Mercancas recibidas en consignacin. 1.12.7.4.2. Efectos enviados al cobro. $ Cheques enviados al cobro. $ Fianzas concedidas. $ Mercancas pignoradas. $ Fondos en fideicomiso. $ Inmuebles en fideicomiso. $ Cuentas por cobrar dada como incobrables. $ Mercancas dadas en consignacin per-contra. $ Mercancas recibidas en consignacin per-contra. $ Efectos enviados al cobro per-contra. $ Cheques enviados al cobro per-contra. $ Fianzas concedidas per-contra. $ Mercancas pignoradas per-contra. $ Fondos en fideicomiso per-contra. $ Inmuebles en fideicomiso per-contra. $ Cuentas por cobrar dadas como incobrables per-contra.