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Confidencial 1



Proyecto II – Sistema de Administración de Proyectos (SIAP)
Aplicación en Proyectos de Investigación y Proyectos de Consultoría (SIAP-fase I)

ALCANCE FUNCIONAL


Control de documento
Última versión 1
Fecha elaboración 31-3-2004
Estado Aprobado
Fecha aprobación 03-06-2004
Nombre documento Alcance_SIAP_I
Formato Original MS-Word
Elaborado por Andrés Alberto Morelli Delgado

Control documento versiones anteriores
Versión Fecha Nombre documento Revisado por Revisado Aprobada
1
22-04-2004 Alcance_SIAP_I_v1_rev1.doc Arturo Morillo, Doris Morales,
Carlos Navarrete, Luis Ignacio
Gutiérrez, María Alexandra
Matallana y Claudia Rozo
X
1 12-05-2004 Alcance_SIAP_I_v1_rev2.doc Arturo Morillo, Doris Morales,
Carlos Navarrete, Luis Ignacio
Gutiérrez, María Alexandra
Matallana y Claudia Rozo
X
1 14-5-2004 Alcance_SIAP_I_v1_rev3.doc Arturo Morillo, Doris Morales,
Carlos Navarrete, Luis Ignacio
Gutiérrez, María Alexandra
Matallana y Claudia Rozo
X
1 25-5-2004 Alcance_SIAP_I_v1_rev4.doc Arturo Morillo, Doris Morales,
Carlos Navarrete, Luis Ignacio
Gutiérrez, María Alexandra
Matallana y Claudia Rozo
X
1 27-5-2004 Alcance_SIAP_I_v1_rev5.doc Arturo Morillo, Doris Morales,
Carlos Navarrete, Luis Ignacio
Gutiérrez, María Alexandra
Matallana y Claudia Rozo
X
1 01-06-2004 Alcance_SIAP_I_v1_rev6.doc Arturo Morillo, Doris Morales,
Carlos Navarrete, Luis Ignacio
Gutiérrez, María Alexandra
Matallana, Claudia Rozo y
Guillermo Cepeda
X
1 03-06-2004 Alcance_SIAP_I_v1_rev7.doc Arturo Morillo, Doris Morales,
Carlos Navarrete, Luis Ignacio
Gutiérrez, María Alexandra
Matallana, Claudia Rozo y
Guillermo Cepeda
X
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Confidencial 2



TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN...................................................................................................................................3
2. COBERTURA DEL PROYECTO SIAP–FASE I ................................................................................5
2.1. UNIDADES ORGANIZACIONALES IMPACTADAS Y BENEFICIADAS...........................................................5
2.2. UNIDADES ORGANIZACIONALES QUE PARTICIPAN EN EL PROYECTO SIAP-FASE I: ..............................7
2.3. MÓDULOS DE PEOPLESOFT A IMPLANTAR...........................................................................................8
2.4. SISTEMAS EXISTENTES EN LA UNIVERSIDAD CON LOS CUALES DEBEN HACERSE INTERFACES CON EL
SISTEMA SIAP-FASE I.................................................................................................................................9
3. ALCANCE DE FUNCIONALIDADES DEL SIAP - FASE I............................................................10
3.1. ALCANCE GENERAL DEL SIAP-FASE I................................................................................................10
3.2. ALCANCE DE LOS MÓDULOS DE PEOPLESOFT QUE SE VAN A IMPLANTAR...........................................12
3.2.1. Módulo PS-Propuestas de Investigación (PS-Grants 8.4) .......................................................12
3.2.2. Módulo PS-Administración de Contratos (PS-Contracts).........................................................14
3.2.3. Módulo PS-Administración de Proyectos (PS-Projects) ...........................................................15
3.2.4. Módulo PS-Facturación (PS-Billing)........................................................................................18
3.3. RELACIÓN DE SIAP - FASE I CON SISTEMAS EXISTENTES EN LA UNIVERSIDAD..................................18
3.3.1. Flujo de información entre sistemas existentes y SIAP-fase I:..................................................21
3.4. SISTEMAS NUEVOS IDENTIFICADOS PARA EL PROYECTO SIAP-FASE I ................................................24
3.4.1. Sistema para el manejo de convocatorias y ofertas de investigación y consultoría: ................25
3.4.2. Sistema de evaluación y calificación de propuestas de investigación y propuestas de
consultoría: .........................................................................................................................................25
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1. INTRODUCCIÓN

La Pontificia Universidad Javeriana concibe el Sistema de Información Universitario (SIU) como
un sistema integrado que apoya las funciones de docencia, investigación y servicio; en tal sentido
estará conformado por sistemas particulares tales como el Sistema Financiero, el Sistema de
Recursos Humanos, el Sistema de Administración de Proyectos y el Sistema de Administración
de Estudiantes.

En el año 2001 la Universidad adquirió de la empresa PeopleSoft (PS) los módulos del sistema
de administración de estudiantes (SAE) y los módulos del Sistema de Administración de
Proyectos (SIAP) Grants, Projects, Contracts, Billing y General Ledger de Financials, Enterprise
Service Automation and Supply Chain Management en respuesta a las necesidades de la
Institución en términos de información, optimización de procedimientos y procesos,
consolidación de datos para la toma de decisiones, mejoramiento y ampliación de los servicios
que presta a los estudiantes, docentes y funcionarios administrativos, y como apoyo tecnológico
para asumir los retos de la administración académica en los años venideros.

La implantación de los sistemas SAE Y SIAP se planteó en dos etapas, la primera relacionada
con la implantación del Sistema de Administración de Estudiantes (SAE) y la segunda con la
implantación del Sistema de Administración de Proyectos (SIAP). Este documento define
específicamente el alcance de la segunda etapa.

El Sistema de Administración de Proyectos – SIAP cubre la implantación de los módulos Grants,
Projects, Contracts, Billing y General Ledger pertenecientes a la solución Financial y Enterprise
Service Automation and Suply Chain Management adquirida de PeopleSoft. Dada la
aplicabilidad general en el ámbito administrativo y académico que podrían alcanzar en la
Universidad estos módulos, y que sus funcionalidades abarcan la administración de cualquier
tipo de proyecto o contrato incluyendo funciones contables, de facturación, y de manejo de
costos, se ha determinado dividir el proyecto SIAP en varias fases, las cuales se definen por los
diferentes tipos de proyectos que se quieran administrar desde el Sistema. Estas fases se
conocerán con el nombre de “Aplicación en”. La Universidad, a través de la Vicerrectoría
Académica, ha fijado como objetivo, en una primera fase (SIAP-fase I) implantar los módulos de
PeopleSoft para el registro, seguimiento y administración de proyectos de investigación y
proyectos de consultoría. En particular, el proyecto se ha denominado “Sistema de
Administración de Proyectos - Aplicación en proyectos de investigación y proyectos de
consultoría SIAP-fase I ”.

En relación con las fases futuras del proyecto SIAP éstas se definirán de acuerdo con los tipos de
proyecto que la Universidad desee incorporar al Sistema de PeopleSoft para realizar su gestión,
administración y seguimiento. Por ejemplo, se podrán incorporar el manejo de proyectos de
mantenimiento, institucionales o de construcción. Según su afinidad o conveniencia de la
Universidad los diferentes tipos de proyectos se podrán agrupar constituyendo fases adicionales
de implantación del proyecto SIAP.

Este documento recoge los resultados del trabajo que se inició con la revisión de los documentos
existentes en la Vicerrectoría Académica sobre los procesos y políticas vigentes para la
administración técnica y financiera de los proyectos de investigación y proyectos de consultoría,
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Confidencial 4


incluyó la revisión de los documentos, desarrollados en el año 2001, para la invitación privada
Elaboración de un Sistema de Información para la Gestión de los Proyectos de Investigación en
la Pontificia Universidad Javeriana (Sistema SPI)
1
, la descripción de los módulos y sus
funcionalidades del sistema de información desarrollado por el Centro de Proyectos para el
Desarrollo – CENDEX, el modelo de datos de la base de datos SPI2002 desarrollada por la
Vicerrectoría Académica en Microsoft Access 2000 para la gestión de los Proyectos de
Investigación, la estructura de hoja de cálculo utilizada por la Asistencia para Consultorías para
el registro de Proyectos de Consultoría y el estudio interno de las funcionalidades que ofrecen los
módulos adquiridos a PeopleSoft para el proyecto SIAP, específicamente PS-Grants, PS-
Contracts, PS-Projects, PS-Billing y PS-General Ledger. Adicionalmente, se realizaron reuniones
sucesivas con el equipo funcional conformado por funcionarios de la Vicerrectoría Académica
con el fin de evaluar las necesidades de la Universidad frente a las funcionalidades incorporadas
en los módulos adquiridos para el proyecto.

Este documento se constituye en el pilar que alinea la visión, objetivos y estrategias de la
Vicerrectoría Académica con las actividades que debe llevar a cabo el equipo de implantación
del proyecto SIAP-fase I vinculado al Proyecto SIU.

Este documento de Alcance del proyecto SIAP-fase I cubre los siguientes temas:

• Las funcionalidades requeridas por la Universidad con respecto a cada uno de los
módulos que se implementarán.

• Los alcances de la conversión y migración de datos al nuevo sistema.

• Las Interfaces que deberán construirse para establecer una comunicación y flujo de datos
bidireccional entre el nuevo sistema PeopleSoft y los sistemas existentes en la
Universidad.








1
Ver Antecedentes, documento Perfil, Proyecto II – Sistema de Administración de Proyectos SIAP, fase I
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2. COBERTURA DEL PROYECTO SIAP–FASE I

En este tópico del documento se presenta una relación de las unidades organizacionales de la
Universidad que se verán beneficiadas por la implantación del Proyecto SIAP-fase I, los módulos
a implantar y los sistemas existentes en la Universidad que se esperan integrar con el nuevo
sistema.

2.1. Unidades organizacionales impactadas y beneficiadas

Por las características y funcionalidades que ofrecen los módulos a implantar del proyecto SIAP-
fase I éste impacta diversas unidades administrativas y académicas de la Universidad. A
continuación se presentan las unidades organizacionales que participan de manera fundamental
dentro de los procesos de registro, seguimiento y administración de proyectos de investigación
y/o proyectos de consultoría, y por lo tanto son las que se espera sean las directamente
impactadas y beneficiadas por el proyecto.

DEPARTAMENTO / INSTITUTO DEPENDENCIA / FACULTAD /
UNIDAD
Centro de Educación Continua, sus subcentros y
programas
Vicerrectoría Académica
Centro de Proyectos para el Desarrollo CENDEX Vicerrectoría Académica
Instituto Carlos Arbeláez Camacho para el Patrimonio
Arquitectónico y Urbanismo
Facultad de Arquitectura y Diseño
Instituto Javeriano de Vivienda y Urbanismo Facultad de Arquitectura y Diseño
Instituto de Errores Innatos Facultad de Ciencias
Instituto de Políticas de Desarrollo
Facultad de Ciencias Económicas y
Administrativas
Instituto de Derechos Humanos
Facultad de Ciencias Políticas y
Relaciones Internacionales
Instituto de Desarrollo Humano Facultad de Educación
Instituto de Estudios Ambientales para el Desarrollo
Facultad de Estudios Ambientales y
Rurales
Instituto de Estudios Rurales
Facultad de Estudios Ambientales y
Rurales
Instituto Geofísico Facultad de Ingeniería
Instituto Pensar Rectoría
Instituto de Genética Facultad de Medicina
Instituto de Envejecimiento Facultad de Medicina
Instituto de Promoción de la Salud Facultad de Medicina
Instituto de Bioética Vicerrectoría Académica
Departamento de Diseño Industrial Facultad de Arquitectura y Diseño
Departamento de Estética Facultad de Arquitectura y Diseño
Departamento de Artes Visuales Facultad de Artes
Departamento de Artes Escénicas Facultad de Artes
Departamento de Música Facultad de Artes
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DEPARTAMENTO / INSTITUTO DEPENDENCIA / FACULTAD /
UNIDAD
Departamento de Biología Facultad de Ciencias
Departamento de Física Facultad de Ciencias
Departamento de Matemáticas Facultad de Ciencias
Departamento de Microbiología Facultad de Ciencias
Departamento de Nutrición y Bioquímica Facultad de Ciencias
Departamento de Química Facultad de Ciencias
Departamento de Administración
Facultad de Ciencias Económicas y
Admin.
Departamento de Ciencias Contables
Facultad de Ciencias Económicas y
Administrativas
Departamento de Economía
Facultad de Ciencias Económicas y
Administrativas
Departamento de Derecho Económico Facultad de Ciencias Jurídicas
Departamento de Derecho Laboral Facultad de Ciencias Jurídicas
Departamento de Derecho Penal Facultad de Ciencias Jurídicas
Departamento de Derecho Privado Facultad de Ciencias Jurídicas
Departamento de Derecho Procesal Facultad de Ciencias Jurídicas
Departamento de Derecho Público Facultad de Ciencias Jurídicas
Departamento de Filosofía e Historia del Derecho Facultad de Ciencias Jurídicas
Departamento de Sociología y Política Jurídica Facultad de Ciencias Jurídicas
Departamento de Ciencia Política
Facultad de Ciencias Políticas y
Relaciones Internacionales
Departamento de Relaciones Internacionales
Facultad de Ciencias Políticas y
Relaciones Internacionales
Departamento de Antropología Facultad de Ciencias Sociales
Departamento de Historia y Geografía Facultad de Ciencias Sociales
Departamento de Literatura Facultad de Ciencias Sociales
Departamento de Sociología Facultad de Ciencias Sociales
Departamento de Comunicación
Facultad de Comunicación y
Lenguaje
Departamento de Información
Facultad de Comunicación y
Lenguaje
Departamento de Lenguas
Facultad de Comunicación y
Lenguaje
Departamento de Lingüística y Semiótica
Facultad de Comunicación y
Lenguaje
Departamento de Formación Facultad de Educación
Departamento de Enfermería Clínica Facultad de Enfermería
Departamento Enfermería de Salud Colectiva Facultad de Enfermería
Departamento de Desarrollo Rural y Regional
Facultad de Estudios Ambientales y
Rurales
Departamento de Ecología y Territorio
Facultad de Estudios Ambientales y
Rurales
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DEPARTAMENTO / INSTITUTO DEPENDENCIA / FACULTAD /
UNIDAD
Departamento de Filosofía Facultad de Filosofía
Departamento de Ingeniería Civil Facultad de Ingeniería
Departamento de Ingeniería de Sistemas Facultad de Ingeniería
Departamento de Ingeniería Electrónica Facultad de Ingeniería
Departamento de Procesos Productivos Facultad de Ingeniería
Departamento de Anestesia Facultad de Medicina
Departamento de Ciencias Fisiológicas Facultad de Medicina
Departamento de Cirugía Facultad de Medicina
Departamento de Ginecología y Obstetricia Facultad de Medicina
Departamento de Medicina Interna Facultad de Medicina
Departamento de Medicina Preventiva Facultad de Medicina
Departamento de Morfología Facultad de Medicina
Departamento de Neurociencias Facultad de Medicina
Departamento de Ortopedia y Traumatología Facultad de Medicina
Departamento de Patología Facultad de Medicina
Departamento de Pediatría Facultad de Medicina
Departamento de Psiquiatría Facultad de Medicina
Departamento de Radiología Facultad de Medicina
Departamento de Sistema Cráneo Facial Facultad de Odontología
Departamento de Sistema Periodontal Facultad de Odontología
Director del Departamento del Sistema Dentario Facultad de Odontología
Directora del Departamento del Sistema Bucal Facultad de Odontología
Departamento de Psicología Facultad de Psicología
Departamento de Teología Facultad de Teología


DEPENDENCIA / UNIDAD DE GOBIERNO CENTRAL
Vicerrectoría Académica – Oficina para el Fomento de la Investigación
Vicerrectoría Académica – Asistencia para Consultorías
Vicerrectoría Académica – Asistencia para Asuntos Profesorales
Rectoría - Secretaría Jurídica
Rectoría – Secretaría de Planeación
Vicerrectoría Administrativa - Dirección General Financiera
Vicerrectoría Administrativa - Dirección General de Recursos Humanos
Dirección General Financiera - Oficina de Tesorería
Dirección General Financiera – Coordinación de Presupuesto
Dirección General Financiera - Oficina de Proveeduría Activos Fijos
Dirección General Financiera – Oficina de Contabilidad


2.2. Unidades organizacionales que participan en el proyecto SIAP-fase I:

Para el desarrollo del proyecto se requiere la participación de las siguientes unidades o
dependencias de la Universidad:
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A nivel funcional y administrativo para la toma de decisiones en aspectos como alcance,
políticas, directrices, estrategia de implantación, apoyo financiero del proyecto, configuraciones,
“fit-gap” de procesos, pruebas y en general en la validación del sistema:

• Vicerrectoría Académica
• Vicerrectoría Administrativa

A nivel funcional para la realización de pruebas y validación general de la configuración y uso
del sistema:

• Departamentos, institutos, Centro de Educación Continua y sus subcentros y programas,
y el Centro de Proyectos para el Desarrollo CENDEX.

A nivel de definiciones funcionales y actividades técnicas y de desarrollo, liderando la
implantación del Sistema:
• Proyecto Sistema de Información Universitario – SIU

A nivel técnico, posterior a la implantación para el mantenimiento y administración del Sistema,
su seguridad, soporte al usuario y disponibilidad:
• Oficina de Recursos Informáticos

2.3. Módulos de PeopleSoft a Implantar

Los módulos de PeopleSoft que se implantarán como parte del Proyecto SIAP – fase I son:

a. PS-Grants 8.4
b. PS-Contracts 8.4
c. PS-Projects 8.4
d. PS-Billing 8.4 (Para proyectos de investigación y proyectos de consultoría)

El módulo PS-Billing se implantará parcialmente con la configuración y parametrización
necesarias para habilitar sus funcionalidades relacionadas con los módulos PS-Grants, PS-
Contracts y PS-Projects.

Adicionalmente, la Universidad adquirió para el proyecto SIAP el módulo PS-General Ledger
(PS-Contabilidad), sin embargo dada la limitación que tiene el alcance de la primera fase de este
proyecto (SIAP-fase I) y de acuerdo con los escenarios analizados para la integración de SIAP-
fase I presentados más adelante en este documento
2
, se ha tomado la determinación inicial de no
implantarlo.



2
Ver punto 3.3. Relación de SIAP-fase I con Sistemas Existentes en la Universidad
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2.4. Sistemas existentes en la Universidad con los cuales deben hacerse
Interfaces con el Sistema SIAP-fase I


a. Finanzas Plus (contabilidad, presupuesto, tesorería)
b. Cartera Institucional (cuentas por cobrar)
c. Nómina
d. R.A.P. Registro Académico de Profesores
e. Inventarios
f. Compras
g. Activos Fijos
h. R.A.E., Registro de Apoyo para Asistencia a Eventos Académicos.
i. BIBLOS - Sistema de Información Bibliográfico Javeriano (Unicornio)

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3. ALCANCE DE FUNCIONALIDADES DEL SIAP - FASE I

El Sistema de Administración de Proyectos SIAP – fase I atiende todos los procesos académicos,
administrativos y financieros relacionados con las diferentes etapas del ciclo de vida de un
proyecto de investigación o de un proyecto de consultoría dentro de la Universidad.

El sistema permite la elaboración y registro de una propuesta de proyecto de investigación o
proyecto de consultoría, facilita su evaluación, revisión y remisión a entidades financiadoras o
contratantes, registra todo su proceso de negociación de adjudicación y contratación y lleva a
cabo un control y registro de todas las actividades de ejecución y seguimiento hasta la
liquidación y cierre del mismo.

Dentro de las actividades de ejecución y seguimiento el sistema permite generar planes de
facturación (cobro a entidades financiadoras o contratantes) a partir de cronogramas y eventos
establecidos dentro de un proyecto, facilita el control de costos e inversiones y está en capacidad
de hacer transferencia de datos a otras aplicaciones de PeopleSoft. Adicionalmente, está en
capacidad de recibir y procesar información de sistemas de la Institución como inventarios,
compras, activos, cuentas por pagar y recursos humanos (nómina, hoja de vida de personas), esto
último con el fin de facilitar y consolidar la información financiera y administrativa de un
proyecto.

El sistema, desarrollado para ser utilizado con cualquier navegador de Internet, permite a los
usuarios realizar de manera individual y autónoma procesos que hasta el momento debían ser
asistidos presencialmente desde alguna dependencia de la Universidad y llevados a cabo con el
apoyo de herramientas generales de software usando formularios, plantillas, tablas de datos y
hojas de cálculo diseñadas en Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft Access o en
aplicaciones propietarias.


3.1. Alcance general del SIAP-fase I

El sistema SIAP-fase I debe estar en capacidad de soportar la gestión de proyectos de
investigación y proyectos de consultoría, actualmente a cargo de la Vicerrectoría Académica de
la Universidad. En particular, la gestión de proyectos incluye las siguientes etapas: manejo de
convocatorias, ofertas y concursos de proyectos, revisión de convocatorias y ofertas, manifiestos
de interés de ofertas y concursos, elaboración de propuestas, evaluación interna de propuestas
por parte de las unidades, registro de propuesta, revisión y/o evaluación de propuestas, remisión
de propuesta a entidad financiadora o entidad contratante, negociación y adjudicación,
contratación, creación de códigos presupuestales, ejecución y seguimiento (procesos
administrativos, jurídicos, transacciones financieras y cumplimiento de compromisos) y
liquidación y cierre de proyecto.

Dentro de cada una de las etapas generales enumeradas anteriormente se espera que el SIAP-fase
I cubra las siguientes funcionalidades:

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En manejo de convocatorias, ofertas y concursos de proyectos: el registro y publicación de
las condiciones, requisitos, control de fechas límite y enlace a documentos importantes de las
convocatorias de proyectos de investigación y ofertas o concursos de proyectos de consultoría.

En revisión de convocatorias, ofertas o concursos: permitir la revisión de la información de las
diferentes convocatorias, ofertas o concursos identificados y registrados en el sistema y la
asignación a cada una de criterios de conveniencia y pertinencia para la Universidad.

En manifiestos de interés: permitir el anexo de la comunicación de manifiesto de interés en una
oferta o concurso a una propuesta de proyecto de consultoría registrada en el sistema.

En elaboración de propuesta: permitir que el personal vinculado a la Universidad registre a
través del sistema, la información básica de una propuesta de investigación o consultoría,
capturando los datos principales de la propuesta, anexando archivos como el protocolo de
investigación o los documentos técnicos relacionados, capturando el recurso humano requerido,
presupuesto de costos, los resultados esperados y cronogramas de trabajo de acuerdo con los
requisitos y condiciones de las entidades financiadoras o entidades contratantes. Adicionalmente,
que le facilite al usuario el manejo de múltiples versiones de propuesta en borrador.

En registro de una propuesta: permitir al personal vinculado a la Universidad, previo el visto
bueno de su director de unidad, el registro de una propuesta de proyecto de investigación o
proyecto de consultoría (cambio de estado de una propuesta elaborada en el sistema a versión
definitiva).

En revisión y/o evaluación de propuesta: permitir en las propuestas de proyectos de
investigación y proyectos de consultoría registradas en el sistema el manejo de una lista de
chequeo que controle el cumplimiento de los requisitos establecidos y/o el resultado de la
evaluación interna realizada con el fin de sustentar su aprobación para apoyo financiero interno o
para remisión a las entidades financiadoras o contratantes externas. Adicionalmente, facilitar la
consulta de la información de tiempos de dedicación de profesores en propuestas de
investigación y de consultoría, así como su carga trabajo vigente en otras actividades de
docencia, investigación y consultoría (consulta al Plan de Trabajo de Profesores).

En remisión a entidad financiadora o entidad contratante: permitir el manejo del proceso de
remisión de propuestas a entidades financiadoras o contratantes, particularmente al seguimiento
del envió de documentos.

En negociación y adjudicación de propuesta: permitir el registro de modificaciones a
condiciones de iniciales de propuesta, registro de compromisos adicionales y conversión de datos
de una propuesta a proyecto adjudicado (creación de proyecto).

En contratación: permitir el registro y mantenimiento de toda la información relacionada con un
contrato derivado de un proyecto de investigación o de un proyecto de consultoría. Manejo de
diferentes estados de contrato, planes de cobro o facturación de ingresos acordados y registro de
compromisos o entregables.

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Creación de códigos presupuestales: permitir a partir del presupuesto aprobado para una
propuesta de proyecto de investigación o proyecto de consultoría la creación de códigos
presupuestales y el registro de rubros y montos acordados en los sistemas financieros en uso en la
Universidad.

En ejecución y seguimiento de proyecto: seguimiento a los compromisos adquiridos,
especialmente, a la entrega oportuna de productos y servicios ofrecidos, informes técnicos y
financieros parciales y totales, prórrogas de proyectos, registro y control de ejecución
presupuestal, inversiones, compras, gastos, contratación de personal, autorizaciones para
redistribución de rubros, facturación (cuentas de cobro). Manejo de modificaciones en contratos
y proyectos. Manejo de ampliaciones de proyectos y renovaciones de contratos.

Liquidación y cierre de proyecto: registro de cumplimiento de compromisos finales, registro de
productos derivados de la realización del proyecto, trámite de actas de liquidación, cierre y
liquidación financiera, reintegros y solicitud de certificados a entidades financieras o
contratantes.


3.2. Alcance de los módulos de PeopleSoft que se van a implantar

Los módulos de PeopleSoft adquiridos para el Sistema SIAP-fase I que serán implantados, así
como el nombre con el cuál serán conocidos en la Universidad se muestran en la siguiente tabla:

MÓDULO PEOPLESOFT A
IMPLANTAR
NOMBRE PARA LA
UNIVERSIDAD
PS-Grants PS-Propuestas de Investigación
PS-Contracts PS-Administración de Contratos
PS-Projects PS-Administración de Proyectos
PS-Billing PS-Facturación

El módulo PS-Billing se implantará parcialmente con la configuración y parametrización
necesarias para habilitar sus funcionalidades relacionadas con los módulos PS-Grants, PS-
Contracts y PS-Projects.


3.2.1. Módulo PS-Propuestas de Investigación (PS-Grants)

El módulo PS-Propuestas de Investigación (PS-Grants) permite registrar los datos básicos,
presupuesto y personal vinculado a una propuesta de proyecto de investigación, realiza el
correspondiente seguimiento a la presentación de la propuesta y registra el proceso de
negociación y adjudicación con una entidad financiadora. Adicionalmente, este módulo permite
realizar el seguimiento a la ejecución técnica, administrativa y financiera del proyecto.

A continuación se describen las funcionalidades de este módulo que se espera implantar como
parte del Proyecto SIAP-fase I:

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Confidencial 13


• Ingreso y mantenimiento en el Sistema, por parte del personal vinculado a la
Universidad, de los datos básicos de una propuesta de proyecto de investigación y de la
información que define el proyecto de investigación que se desea llevar a cabo, lo
anterior con el fin de participar en convocatorias buscando el apoyo de entidades
financiadoras públicas y privadas de carácter nacional e internacional.

• Ingreso y mantenimiento de la información general de recursos solicitados para un
proyecto de investigación, por ejemplo, recursos de laboratorio, clínicos, de sistemas
computacionales, de oficina y de personal que participa en la investigación, entre otros.

• Consulta de la información de hoja de vida de los investigadores incluida en el Sistema
de Registro Académico de Profesores - RAP (títulos académicos alcanzados, idiomas que
domina, experiencia laboral, producción intelectual, asociaciones y membresías a las que
pertenece y premios y distinciones, entre otros aspectos).

• Registro en el sistema de la relación entre la producción intelectual de los docentes con
los proyectos de investigación realizados, con el fin de determinar la producción
intelectual derivada de la actividad de investigación.

• Registro en el sistema de la información de ubicación y contacto de las locaciones o
lugares en los cuales se desarrollará el proyecto de investigación.

• Registro en el sistema de los resultados esperados que se deben entregar como parte del
desarrollo de un proyecto de investigación.

• Vinculación al sistema de todos los documentos que pueden acompañar una propuesta de
investigación como soporte, justificación o complemento a la información básica
registrada en la propuesta. Uso de un servidor de archivos para almacenar los
documentos asociados a una propuesta de investigación y registrar su ubicación en el
Sistema.

• Registro dentro de una propuesta de investigación de las certificaciones requeridas como
parte de los requisitos de presentación exigidos por una entidad financiadora, como por
ejemplo: participación de sujetos humanos, estudios de género y minorías étnicas, uso de
animales e impacto ambiental entre otros.

• Definición del seguimiento a componentes de una propuesta de investigación para
revisión interna. Los componentes de una propuesta se refieren a partes de una propuesta
o documentos o entregables que no son manejados a través del Sistema pero que
requieren seguimiento.

• Asignación de palabras clave a una propuesta de investigación, tomando como base la
clasificación de palabras clave utilizada por la Biblioteca General de la Universidad en
su Sistema BIBLOS.

• Registro y seguimiento de la información detallada de recursos de un proyecto de
investigación (presupuesto de la propuesta). Captura de datos de personal, salarios,
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inversiones, compras, gastos, costos administrativos, costos indirectos, costos
compartidos, justificación de montos.

• Manejo de parámetros (información de radicación de correspondencia) de envío de una
propuesta de investigación, manejo de estados en propuestas.

• Impresión y envío electrónico de las propuestas de investigación registradas en el sistema
de acuerdo con los formatos estandarizados definidos por las principales entidades
financiadoras.

• Manejo de correcciones y actualizaciones sugeridas por entidades financiadoras a
propuestas de investigación presentadas para financiación.

• Generación de adjudicaciones a partir de propuestas de investigación, creación de
contrato, creación de proyecto y apertura de presupuesto aprobado.

• Definición de términos y condiciones de adjudicación y planes de facturación para
seguimiento del proyecto en la etapa de ejecución. Los términos y condiciones se
refieren a entregables o compromisos adquiridos en la propuesta o definidos en los
requisitos de la convocatoria que deben ser cumplidos por los investigadores. Manejo de
eventos y flujos de trabajo para control del cumplimiento de estos compromisos.

• Seguimiento presupuestal, de transacciones realizadas, autorizaciones a traslado en
rubros, análisis de costos y cobros a entidades financiadoras.

• Manejo de proceso de liquidación y cierre del proyecto y contrato.


3.2.2. Módulo PS-Administración de Contratos (PS-Contracts)

El módulo de contratos permite administrar y hacer seguimiento a todo el ciclo de vida de un
contrato, desde su concepción, trámites de revisión, legalización y firma, hasta su liquidación y
cierre. Lo anterior se complementa con un control y cobro automático de todos los productos y
servicios establecidos en un contrato como entregables a través de la programación de planes de
facturación o cobro.

A continuación se describen las funcionalidades de este módulo que se esperan implantar como
parte del Proyecto SIAP-fase I:

• Registro y manejo de los datos básicos que definen el contrato de un proyecto de
investigación o proyecto de consultoría, entre ellos: información de la entidad
financiadora o contratante, términos y condiciones generales del contrato, fecha de inicio
y fin de ejecución, información financiera (montos acordados ) e información general del
contrato, entre otros.

• Definición y manejo particular de cada producto o servicio acordado en el contrato como
entregable (líneas de contrato y estados de líneas de contrato), registro de tarifas de
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Confidencial 15


cobro para cada producto o servicio, plan de facturación y reconocimiento de ingresos
asociados.

• Vinculación al contrato de todos los documentos de soporte, justificación o complemento
a la información básica registrada. Uso de un servidor “File Transfer Protocol (FTP)”
para almacenar los documentos asociados al contrato y registrar su ubicación en el
Sistema.

• Manejo de contratos marco y contratos específicos (Master Contracts y Standard
Contracts en PeopleSoft) y manejo de contratos tipo o plantillas de contratos (contratos
pro forma).

• Seguimiento a contratos a través de estados de contrato definidos por la Universidad y
enmarcados dentro de los estados de proceso determinados por PeopleSoft (Pending,
Active y Closed).

• Definición y manejo de eventos (Milestones) para el seguimiento del reconocimiento de
ingresos y facturación en contratos registrados en el sistema.

• Registro de comentarios a lo largo del ciclo de vida de un contrato para uso interno de
los responsables de la administración y seguimiento de contratos.

• Generación de planes de facturación utilizando eventos (milestones) y manejo de
descuentos en tarifas de productos y servicios entregables de un contrato.

• Manejo de anticipos de contratos

• Manejo de reversión de ingresos en contratos registrados.

• Manejo de modificaciones a contratos registrados en el sistema.

• Registro y manejo de renovaciones de contratos, de productos y servicios ofrecidos.


3.2.3. Módulo PS-Administración de Proyectos (PS-Projects)

En general este módulo permite registrar, programar y controlar los proyectos de una
organización. En particular, maneja cualquier tipo de proyectos, por ejemplo, de investigación,
venta de servicios o productos, construcción, mantenimiento, etc. Hace un registro detallado de
los costos proyectados y ejecutados, realiza análisis financiero y facilita los procesos
relacionados con la ejecución y seguimiento de proyectos.

A continuación se describen las funcionalidades de este módulo que se esperan implantar como
parte del Proyecto SIAP-fase I:

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Confidencial 16


• Registro y manejo de los datos básicos que definen un proyecto de investigación o
proyecto de consultoría, entre ellos: nombre del proyecto, ejecutor del proyecto, tipo de
proyecto y descripción general del proyecto.

• Registro de características adicionales requeridas por PeopleSoft para la definición de un
proyecto, entre ella, la moneda y tasa de cambio a utilizar, definición de clase de
proyecto: resumen, estándar o plantilla y si pertenece a un árbol de proyectos, entre otros
aspectos.

• Asignación de la persona responsable o director de proyecto.

• Registro de la información de ubicación y contacto de las locaciones o lugares en los
cuales se desarrollará un proyecto.

• Definición de fases de proyecto. Las fases están definidas como etapas que agrupan o
resumen varias actividades de un proyecto, por ejemplo, planeación, trámite de
inversiones, diseño, ejecución, etc.

• Definición de eventos especiales dentro del proyecto que requieren aprobación por parte
de funcionarios de la Institución. Definición y manejo de la información relacionada con
las aprobaciones necesarias requeridas por los eventos mencionados.

• Registro de justificaciones necesarias para la aprobación del proyecto. Manejo de tipos
de justificación, persona que justifica y texto de la justificación.

• Vinculación al sistema de todos los documentos técnicos o administrativos que pueden
acompañar un proyecto como soporte, justificación o complemento a la información
básica registrada. Uso de un servidor de archivos para almacenar los documentos
asociados a los proyectos y registrar su ubicación en el Sistema.

• Registro de las personas vinculadas a un proyecto. Definición del rol de la persona y su
período de vinculación dentro del proyecto.

• Posibilidad de registro de un tipo de persona genérico como personal vinculado a un
proyecto, por ejemplo, estudiante, pasante, auxiliar, monitor, etc.

• Registro y manejo de actividades de proyectos de investigación o proyectos de
consultoría.

• Asignación de recursos a actividades de proyectos de investigación o proyectos de
consultoría registrados en el sistema.

• Cálculo de intereses sobre fondos asignados a un proyecto o a una actividad específica
de un proyecto con el fin de capitalizar el costo de un proyecto dentro de la institución.

• Manejo de múltiples fuentes de financiación o fondos para cubrir los costos de un
proyecto y distribución de costos de un proyecto entre dichos fondos.
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Confidencial 17



• Recoger todas las transacciones financieras realizadas desde otros módulos de
PeopleSoft implantados y desde los sistemas existentes en la Universidad que tienen que
ver con la ejecución de un proyecto de investigación o proyecto de consultoría:
inversiones, gastos, compras, costos de personal, etc.

• Recoger la información de activos fijos registrada en el sistema existente en la
Universidad, asociando en SIAP-fase I los activos adquiridos para los proyectos de
investigación y proyectos de consultoría.

• Control de proyecto a nivel informativo, registro de fechas de inicio y terminación,
tempranas y tardías proyectadas para las actividades del proyecto, fechas de inicio y
terminación reales y seguimiento a ejecución de actividades de proyectos a través del
registro del porcentaje actual de realización de cada actividad.

• Manejo y seguimiento de algunos aspectos de calidad en actividades de proyectos.
Registro del tipo de criterio de calidad, valor asignado, peso del criterio dentro del
proceso general de calidad del proyecto y persona que realiza la evaluación del criterio.

• Asignación y manejo de uno o varios contratos por proyecto registrado en el sistema.

• Uso de diferentes tipos de análisis de costos para consultar y establecer el
comportamiento de un proyecto desde le punto de vista financiero. Manejo de los
siguientes métodos para análisis establecidos en el Módulo de PS-Administración de
Proyectos:

Análisis Flexible: permite consultar los costos a nivel de proyecto, actividad, recurso y
de categoría y subcategoría de recurso. A través de la definición de una plantilla se
especifican los datos que se quieren reunir de un proyecto o grupo de proyectos y el nivel
de análisis que se desea utilizar.

Análisis por Petición: por medio de un grupo de páginas de solicitud predefinidas se
pueden establecer consultas y análisis de datos de la información financiera resumida y
costos de personal de un proyecto o grupo de proyectos.

Análisis por Revisión de Transacciones Acumuladas: permite ver las transacciones
ocurridas en un proyecto o grupo de proyectos filtradas por: activo, inventario, factura,
entrada de diario, órdenes de compra y vouchers. Los filtros están relacionados con los
módulos de PeopleSoft desde donde se generan las transacciones. En el caso de la
Universidad los módulos no adquiridos a PeopleSoft se reemplazan por los sistemas
existentes.

• Manejo de árboles de proyectos para establecer las relaciones entre los proyectos de la
institución y en consecuencia para realizar seguimiento y análisis de costos a los mismos.

• Registro y manejo de estados de proyecto para determinar el estado de un proyecto de
investigación o consultoría.
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Confidencial 18



• Integración del módulo PS-Administración de Proyectos con Microsoft Project para
adicionar las funcionalidades de manejo de predecesores y sucesores en actividades,
control de cronograma, generación de gráficos Pert, Gantt, carga de recursos a
actividades y definición de ruta crítica, entre otras.

3.2.4. Módulo PS-Facturación (PS-Billing)

Este módulo permite el manejo de los procesos de facturación de una organización.
Particularmente, se integra con los módulos de PeopleSoft PS-Administración de Contratos y PS-
Administración de Proyectos para generar de manera automática, a partir de planes de
facturación definidos, las facturas derivadas de la ejecución de contratos y proyectos.

A continuación se describen las funcionalidades de este módulo que se esperan implantar como
parte del Proyecto SIAP-fase I:

• Generación de facturas a partir de planes de facturación controlados por eventos
(milestones) definidos desde el módulo de PS-Administración de Contratos.

• Ejecución del proceso “Contract/Billing Interfaz para reunir la información necesaria
para generar facturas en el módulo PS-facturación. (creación de la “Staging Table”)

• Ejecución del proceso “Billing Interface” para generar la “Billing Worksheet” (factura
temporal) con el fin de facilitar la revisión y ajuste de la información para la generación
de la factura definitiva.

• Revisión y registro en el sistema de modificaciones de la “Billing Worksheet” (facturas
temporales generadas).

• Asignación y manejo de impuestos de ley aplicables a la facturación.

• Generación de los datos de la factura definitiva y envío de los mismos, a través de
Interfaz, al sistema de cuentas por cobrar (cartera institucional) de la Universidad.

• Actualización de la información de facturación generada desde PS-Facturación en los
módulos de PS-Administración de Contratos y PS-Administración de Proyectos
utilizando los procesos “Projects/Contracts” y “Billing to Proyects” provistos por el
Sistema.


3.3. Relación de SIAP - fase I con sistemas existentes en la Universidad

Con el fin de recoger y consolidar toda la información, en su mayoría financiera, relacionada con
los proyectos de investigación y proyectos de consultoría el sistema SIAP-fase I debe
comunicarse con los sistemas existentes en la Universidad.

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Confidencial 19


Idealmente, estos sistemas deberían ser los demás módulos del ERP de PeopleSoft como: cuentas
por cobrar, cuentas por pagar, administración de activos, presupuesto, inventario, compras,
contabilidad, tesorería, manejo de gastos de personal (gastos corrientes, gastos de viaje), de la
solución de Finanzas y Nómina, de la solución de Recursos Humanos, debido a que estos
aplicativos se integran naturalmente con PS-Administración de Proyectos estableciendo el flujo
de información necesario para consolidar la gestión y administración de los proyectos en una
Institución. Sin embargo, la situación actual en la Universidad limita la implantación a los
módulos adquiridos a PeopleSoft
3
lo que sugiere, en la mayoría de los casos, el desarrollo de
Interfaces entre PS-Administración de Proyectos y los sistemas existentes actualmente en la
Universidad que se encargan de registrar y procesar todas las transacciones que tienen que ver
con los proyectos de investigación y proyectos de consultoría.

La integración del proyecto SIAP – fase I con los sistemas existentes en la Universidad podría
abordarse desde diferentes escenarios, donde cada uno muestra los diferentes flujos de
información que podrían darse entre los sistemas responsables de las transacciones y el Proyecto
SIAP-fase I. El escenario que se seleccione luego de un análisis que considere y satisfaga tanto
los requerimientos funcionales como los aspectos de viabilidad técnica determinará qué
Interfaces será necesario desarrollar y con cuáles sistemas existentes. Por lo anterior, lo
manifestado en este punto corresponde sólo a una primera aproximación al tema, y pretende por
lo menos identificar las relaciones existentes entre el proyecto SIAP - fase I con su entorno.


a.) Escenario de Integración 1:

Cada sistema existente en la Universidad registra y procesa las transacciones realizadas dentro de
la etapa de ejecución y seguimiento de proyectos. Estos sistemas entregan la información al
sistema contable de la Universidad. El sistema contable de la Universidad se integra con PS-
Administración de Proyectos con el fin de actualizar en éste toda la información de ejecución y
presupuesto de los proyectos de investigación y proyectos de consultoría registrados. En este
caso se asume que los sistemas de la Universidad se integran con el sistema contable a través de
Interfaces adecuadas, y por lo tanto es éste último el que debe comunicarse con SIAP-fase I.
Adicionalmente, por medio de otras Interfaces desarrolladas, se deben integrar con PS-
Administración de Proyectos aquellos sistemas existentes que actualmente no se comunican con
el sistema contable de la Universidad, como por ejemplo: RAP y RAE.

Este escenario no exige la implantación del módulo PS-Contabilidad como parte del proyecto
SIAP-fase I y disminuye el número de Interfaces necesarias que se deben desarrollar. (Ver figura
1)


3
Ver “Módulos de PeopleSoft a Implantar”, numeral 2.3.
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Confidencial 20


Sistemas existentes PUJ
Cuentas x Pagar, Caja, Compras,
Presupuesto, Activos Fijos, Nómina
Contabilidad PUJ
PS-Administración Proyectos
“Interfaces” PUJ
“Interface” SIU
No se implanta PS-Contabilidad y los sistemas de la PUJ están integrados con
Contabilidad PUJ. Se desarrollan otras interfases entre PS-Administración de
Proyectos y sistemas existentes no integrados actualmente con Contabilidad PUJ.
Sistemas existentes PUJ
RAP, RAE, Biblos
“Interfaces” SIU
PUJ
PUJ

Figura 1. Escenario No. 1

b.) Escenario de Integración 2:

Cada sistema existente en la Universidad registra y procesa las transacciones realizadas dentro de
la etapa de ejecución y seguimiento de proyectos. Los sistemas existentes se integran con PS-
Administración de Proyectos con el fin de actualizar en el módulo la información de ejecución.
En este caso cada sistema existente se comunica directamente con el sistema contable de la
Universidad, por lo tanto no se hace necesaria la integración directa entre PS-Administración de
Proyectos y el Sistema Contable de la Universidad. Se asume en esta situación que existen
Interfaces adecuadas, actualmente en funcionamiento, entre los sistemas existentes y el sistema
contable de la Universidad. (Ver figura 2)
Sistemas existentes
PUJ
PS-Administración
Proyectos
Contabilidad PUJ
“Interfaces” SIU “Interfaces” PUJ
No se implanta PS-Contabilidad
PUJ
PUJ

Figura 2. Escenario No. 2

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Confidencial 21


c.) Escenario de Integración 3:

Cada sistema existente en la Universidad registra y procesa las transacciones realizadas dentro de
la etapa de ejecución y seguimiento de proyectos de investigación y proyectos de consultoría.
Los sistemas existentes se integran con PS-Administración de Proyectos con el fin de actualizar
en el módulo la información de ejecución. En este caso cada sistema existente, a través de
Interfaces, se comunica directamente con PS-Contabilidad. Se asume aquí el reemplazo del
sistema contable actual de la universidad por el módulo PS-Contabilidad. (Ver figura 3)
Sistemas existentes
PUJ
PS-Administración
Proyectos
PS-Contabilidad
“Interfaces” SIU “Interfaces” SIU
Se implanta PS-Contabilidad
PUJ

Figura 3. Escenario No. 3

Este escenario refleja únicamente lo concerniente a la integración con el proyecto SIAP – fase I
con el sistema contable. La decisión de utilizar el módulo PS-Contabilidad como único sistema
contable para toda la Universidad o la implantación de otros módulos financieros de PeopleSoft
implicaría un proyecto adicional al SIAP-fase I con recursos, equipo funcional, técnico y
cronograma independientes.

De acuerdo con los escenarios planteados, la situación actual en cuanto a la adquisición de
módulos de PeopleSoft y la misión y objetivos del proyecto SIAP-fase I
4
se considera
recomendable adoptar dentro del proyecto de implantación el escenario No. 1.

3.3.1. Flujo de información entre sistemas existentes y SIAP-fase I:

A continuación se relacionan los sistemas existentes en la Universidad que tendrían que
interactuar con SIAP-fase I y se describe en forma preliminar el intercambio de información que
se requiere entre ellos.

4
Ver Misión y Objetivos, documento Perfil, Proyecto II – Sistema de Administración de Proyectos SIAP,
fase I
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Confidencial 22



a.) Sistema de Información Bibliográfico Javeriano - BIBLOS (Unicornio)

El módulo de PS-propuestas de Investigación de SIAP-fase I debe alimentarse de la lista de
palabras claves definida y utilizada por el sistema BIBLOS para identificar las propuestas y
proyectos de investigación registrados en el Sistema. A través de un procedimiento manual o un
proceso en lote establecido se debe importar periódicamente esta lista de palabras para
mantenerla actualizada y disponible desde SIAP-fase I.

b.) Sistema RAE, Registro de Apoyo para Asistencia a Eventos Académicos

El SIAP-fase I debe integrarse con el Sistema R.A.E. con el fin de relacionar la información de
los apoyos otorgados por la Universidad para la asistencia de docentes y funcionarios a eventos
académicos con los proyectos de investigación registrados.

c.) Registro Académico de Profesores (RAP)

Desde el RAP se espera alimentar la información en SIAP-fase I de las obras de producción
intelectual derivadas de la investigación, dominio de idiomas, títulos académicos obtenidos y
premios y distinciones de los profesores que participan en la investigación.

d.) Finanzas Plus (Tesorería, cuentas por pagar)

A través de Finanzas Plus se realizan todos los movimientos de pago a proveedores de productos
y servicios involucrados en un proyecto de investigación y proyecto de consultoría. Esta
información debe actualizar la ejecución presupuestal de Finanzas Plus que luego debe alimentar
la ejecución presupuestal de SIAP-fase I como costos actuales
5
.

e.) Finanzas Plus (Tesorería, caja)

La información de ingresos recaudados, debe reportarse a SIAP-fase I como ingresos actuales
para actualizar la ejecución presupuestal de proyectos de investigación y proyectos de
consultoría.

f.) Cartera institucional

Desde el módulo PS-Administración de Contratos y utilizando PS-Facturación se programan los
planes de facturación de los diferentes montos acordados en contratos de investigación y
consultoría. Esta información se entrega al sistema de cuentas por cobrar (Cartera institucional)
para la ejecución y control de facturación.


5
El término “costos actuales” se refiere en PeopleSoft a costos ejecutados
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Confidencial 23



g.) Nómina Universidad

Desde el Sistema de Nómina de la Universidad se espera alimentar la información requerida a
SIAP-fase I de empleados, profesores y directivos para la asignación y costeo de profesionales en
proyectos de investigación y proyectos de consultoría. Inicialmente, la información necesaria
tiene que ver con los datos de identificación del empleado, su asignación salarial, tipo de
dedicación (tiempo completo, medio tiempo, tiempo parcial, etc.) y tipo de vinculación (planta,
temporal por proyecto, etc.)

Así mismo, desde SIAP-fase I se debe liquidar y generar las bonificaciones ocasionales de un
funcionario, profesor o directivo derivadas de la realización de proyectos de investigación y
proyectos de consultoría.

h.) Compras

Desde PS-Administración de Proyectos se pueden generar las diferentes requisiciones de
compras de materiales, equipos, etc. las cuales pueden alimentar el Sistema de Compras de la
Universidad y éste a su vez afectar los sistemas de Cuentas por Pagar, Inventarios y Activos
Fijos.

Si las solicitudes de compras relacionadas con proyectos de investigación y proyectos de
consultoría se realizan desde el Sistema de la Universidad, éste debe alimentar cuentas por pagar
de la Universidad y a su vez cuentas por pagar debe alimentar la ejecución presupuestal de SIAP-
fase I como costos actuales.

i.) Activos Fijos:

El sistema de Activos Fijos maneja la información relacionada con el ciclo de vida (adquisición,
depreciación y baja de activo) de un activo de propiedad de la Universidad. Esta información es
necesaria para relacionar y costear los activos adquiridos a través de los proyectos de
investigación y consultoría registrados en SIAP-fase I.

j.) Finanzas Plus (Presupuesto)

Dado que SIAP-fase I recibe la información de presupuesto tanto en proyectos de investigación
como en proyectos de consultoría, se requiere que la misma sea entregada a Finanzas Plus,
creando automáticamente el presupuesto aprobado para un proyecto determinado. Así mismo,
Finanzas Plus debe entregar de manera periódica la información de ejecución presupuestal para
actualizar costos actuales en SIAP-fase I.

Así mismo, Finanzas Plus debe entregar de manera periódica la información de ejecución
presupuestal para actualizar costos actuales en SIAP-fase I.

k.) Finanzas Plus (Contabilidad)

Finanzas Plus, como sistema contable, recoge todas las transacciones financieras de la
Universidad. Finanzas Plus debe enviar a PS-Administración de Proyectos toda la información
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Confidencial 24


relacionada con las transacciones llevadas a cabo en la ejecución de los proyectos de
investigación y proyectos de consultoría registrados. Esta consolidación en PS-Administración de
Proyectos, permitirá la realización de análisis de costos, control presupuestal y en general el
análisis financiero de proyectos de investigación y proyectos de consultoría registrados en el
sistema.

l.) Sistema Qualindex

Qualindex es una aplicación desarrollada por el Centro de Proyectos para el Desarrollo
CENDEX cuyo fin es apoyar la ejecución de los proyectos de consultoría que realiza dicha
Unidad. Facilita la gestión de proyectos por medio de la centralización de la información y la
documentación de su Sistema de Gestión la Calidad. En la actualidad la versión “Beta” del
sistema se encuentra en funcionamiento y se espera que en el mes de septiembre de 2004 entre en
servicio la nueva versión “Qualindex Plus”.

Dado que Qualindex apoya primordialmente los procesos involucrados en la ejecución técnica de
los proyectos de consultoría, es posible que se tome la decisión de integrar esta aplicación al
proyecto SIAP-fase I con el fin consolidar la información para la gestión y seguimiento, por parte
de la Universidad, a los proyectos de consultoría que lleva a cabo el CENDEX.

m.) Microsoft Project

Los módulos de PeopleSoft del Proyecto SIAP-fase I pueden integrarse de manera natural con
Microsoft Project con el fin de beneficiarse de las funcionalidades de planeación y control de
cronograma de actividades en proyectos de esta herramienta. Por medio de un asistente incluido
en el módulo PS-Administración de Proyectos de SIAP-fase I se pueden importar y exportar los
datos de definición de actividades y recursos (recurso humano, equipo y materiales) asociados a
un proyecto registrado en el Sistema. Se espera que tanto en proyectos de investigación como en
proyectos de consultoría se utilice esta integración de dos vías con la herramienta de Microsoft
mencionada para complementar a SIAP-fase I con las funcionalidades de planeación y control de
cronograma de actividades y la definición de ruta crítica, entre otras.


3.4. Sistemas nuevos identificados para el proyecto SIAP-fase I

Los sistemas nuevos brindarán funcionalidades que son requeridas para la gestión de proyectos
de investigación y proyectos de la consultoría que no son soportadas actualmente por los
módulos adquiridos a PeopleSoft para el proyecto SIAP-fase I. Estos sistemas serán
desarrollados por el proyecto SIU o adquiridos a casas fabricantes de software si existen
soluciones compatibles con PeopleSoft. Adicionalmente, y en el caso de que las funcionalidades
no soportadas se puedan implantar utilizando otros módulos de PeopleSoft ya adquiridos para el
Proyecto SAE, como por ejemplo PS-Portal, se procedería a realizar los ajustes necesarios en
ellos para evitar los desarrollos nuevos o la adquisición de software. Cualquier decisión en este
sentido se tomará luego del estudio de viabilidad técnica y económica correspondiente.

A continuación se presentan los sistemas necesarios para completar las funcionalidades del
proyecto SIAP-fase I:

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3.4.1. Sistema para el manejo de convocatorias y ofertas de investigación y
consultoría:

• Ingreso y manejo de la información de requisitos y formatos generales de entidades
financiadoras y contratantes.

• Ingreso y manejo de la información detallada de convocatorias de investigación y ofertas
de consultoría.

• Publicación a través de la Web de la información de las convocatorias de investigación y
ofertas de consultoría vigentes registradas en el sistema. Control automático de fechas de
vigencia. Publicación de sus formatos de registro o aplicación.

• Manejo de tipos de convocatorias y tipos de oferta.

• Ingreso y manejo de información sobre pertinencia de las convocatorias de investigación
y ofertas de consultoría registradas en el sistema.

• Generación de estadísticas de convocatorias y ofertas registradas en el sistema.

3.4.2. Sistema de evaluación y calificación de propuestas de investigación y
propuestas de consultoría:

• Definición de diferentes criterios de evaluación, asignación de peso del criterio y rango
de calificación que admite.

• Manejo de información de hoja de vida de pares evaluadores.

• Ingreso y manejo de la información de evaluaciones realizadas por pares a las propuestas
de investigación y propuestas de consultoría registradas en el sistema SIAP-fase I.
Ingreso de las calificaciones por criterio de evaluación dadas por los evaluadores y
cómputo de la calificación final por propuesta.

• Ingreso y manejo de comentarios y observaciones a propuestas de investigación y
propuestas de consultoría evaluadas.

• Generación de informes de evaluación y calificación por propuesta de investigación o
propuesta de consultoría.

• Generación de informe de ranking de propuestas de investigación y propuestas de
consultoría ordenado por calificación final de propuesta y agrupado por convocatoria u
oferta.

• Publicación en Web de los resultados de calificación obtenida por propuestas de
investigación y propuestas de consultoría.

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