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Analisis de Problemas y Toma de Decisiones

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MANUAL PARA LA RESOLUCION DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA
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ANÁLISIS DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES

CONCEPTO DE PROBLEMA

ES UNA SITUACIÓN DE TIPO INESTABLE O DESEQUILIBRIO DONDE, IGUALMENTE, HAY “FUERZAS QUE CAUSAN” EL “PROBLEMA”; O DONDE HAY FUERZAS QUE “IMPIDEN SU SOLUCIÓN ESPONTÁNEA, POR EVALUACIÓN NATURAL DE LA SITUACIÓN.

EL TERMINO “PROBLEMA”, SE USA PARA INDICAR UNA SITUACIÓN QUE PREOCUPA Y QUE PROBABLEMENTE REQUIERE ALGUNA MEDIDA CORRECTIVA.

ES TODO RESULTADO DIFERENTE A LO DESEADO. PROBLEMA ES QUE SE PRODUZCA MENOS DE LO PROGRAMADO, QUE HAYA MÁS RECHAZOS DE LO TOLERABLE.

PRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PROBLEMA

“DESVIACIÓN ENTRE LO QUE ES Y LO QUE DEBERÍA DE SER”

INSUMOS

SOLUCIÓN

PROCESO

¿CAUSA?

SALIDA REAL

PROBLEMA

LA SOLUCIÓN DE UN PROBLEMA ES CERRAR LA BRECHA DE LA DESVIACIÓN

AXIOMA DE LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

UN PROBLEMA BIEN PLANTEADO O DEFINIDO YA ESTA SOLUCIONADO EN UN 50%.

UN BUEN DIAGNÓSTICO ES LA MITAD DE LA CURA

“EL PLANTEAMIENTO DE UN PROBLEMA ES MUCHO MÁS ESENCIAL QUE SU PROPIA SOLUCIÓN, ESTA PUEDE SER EL PRODUCTO DE UNA HABILIDAD MATEMÁTICA O EXPERIMENTAL”

EINSTEIN.

PROBLEMAS CERRADOS Y ABIERTOS

-

PROBLEMAS CERRADOS (DEFINICIÓN ESPECÍFICA). SON AQUELLOS CON UNA ÚNICA Y CORRECTA RESPUESTA. EJEMPLOS: -UNA COMPUTADORA DESCOMPUESTA -PÉRDIDA DE NEGOCIOS POR CARENCIA DE TELEFONOS -FAROS EN LA LÍNEA DE PRODUCCIÓN.

-

PROBLEMAS ABIERTOS (AMPLIA DEFINICIÓN). TIENEN MUCHAS RESPUESTAS POSIBLES, EN DONDE EL ÈXITO DEPENDE DEL PROCESO, MÀS QUE DE LA SOLUCIÒN ESPECÌFICA. EJEMPLOS -BAJOS NIVELES DE PRODUCTIVIDAD - MALA CALIDAD - PERSONAL DESMOTIVADO

CARACTERISTICAS DE LOS PROBLEMAS

CERRADOS / SIMPLES

ABIERTOS / COMPLEJOS

-

NO SON AFECTADOS POR LA GENTE. RESPUESTAS DESCONOCIDAS TIENEN UN PROCESO LÓGICO DE SOLUCIÓN, A TRAVÉS DE TÉCNICAS, COMO: ANÁLISIS DE PROBLEMAS ESTADISTICAS TOMA DE DECISIONES

-

-

-

-

AFECTADOS POR VALORES, CREENCIAS Y ACTITUDES DE LAS PERSONAS. RESPUESTAS NO CONOCIDAS Y MULTIPLES LO IMPORTANTE NO ES TANTO SU SOLUCIÓN, SINO EL PROCESO DE SOLUCIÓN. SU SOLUCIÓN IMPLICA UN PROCESO EN EL QUE SE INVOLUCRAN UNA CANTIDAD DE PERSONAS. HUMANOS

TÉCNICOS

SU SOLUCIÓN ES APENAS LA PRIMERA ETAPA DE LOS COMPLEJOS

MAQUINARIA PROCEDIMIENTOS TECNOLOGÍA

MOTIVACIÓN COMUNICACIÓN LIDERAZGO

METODOLOGÍAS PARA EL ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

1. HERRAMIENTAS BÁSICAS DEL CONTROL DE CALIDAD

2. METODOLOGÍA DEL APRENDIZAJE EN ACCIÓN

3. PROCESO RACIONAL PARA EL ANÁLISIS DE PROBLEMAS

4. ANÁLISIS DEL CAMPO DE FUERZAS

HERRAMIENTAS BÁSICAS DEL CONTROL DE CALIDAD

a) TORMENTA DE IDEAS

b) RECOPILACIÓN DE DATOS

c) HOJA DE CHEQUEO

d) ENTREVISTA

e) CUESTIONARIO

f) ANÁLISIS DE PARETO

g) DIAGRAMA DE ISHIKAWA

TORMENTA DE IDEAS OBJETIVO: PRODUCIR IDEAS EN UNA REUNIÓN DE GRUPOS.

PASOS: 1. DEFINIR EL TEMA

2. POR TURNO CADA INTEGRANTE APORTA UNA INDEPENDIENTEMENTE DE LAS QUE SE LE OCURRAN.

IDEA,

3. NO EVALUE LAS IDEAS Y QUE ALGUIEN SE ENCARGUE DE ANOTARLAS.

4. SI NO TIENE ALGUNA “PASE” Y PROCURE PRODUCIR EL MAYOR NÚMERO DE IDEAS (MAXIMICE EL PROCESO).

5. EXAGERE Y PROPONGA IDEAS “DESCABELLADAS”, FOMENTE LA INFORMALIDAD Y LA RISA, CREANDO LA ATMÓSFERA ADECUADA PARA LA INNOVACIÓN.

6. CUANDO TODOS “PASAN” EL PROCESO SE AGOTÓ.

RECOMENDACIÓN: SE PUEDE REALIZAR UNA VOTACIÓN PARA ELEGIR LAS IDEAS DE MAYOR TRASCENDENCIA, YA QUE POSTERIORMENTE AHORRA TIEMPO Y ESFUERZO

RECOPILACIÓN DE DATOS

OBJETIVO: REUNIR INFORMACIÓN Y ORDENARLA EN FORMATOS, GRÁFICAS Y DIAGRAMAS PARA SU ANÁLISIS.

PASOS:

1. CONTAR CON UNA SERIE DE DATOS QUE SE VACÍAN EN UNA HOJA DE TRABAJO.

2. DECIDIR LA ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

3. DETERMINAR EL PERÍODO REPRESENTATIVIDAD.

DE

TIEMPO

SIN

OLVIDAR

LA

4. DISEÑAR LA HOJA (DE TRABAJO, CHEQUEO U OBSERVACIÓN).

5. REGISTRAR LOS DATOS

HOJA DE CHEQUEO

OBJETIVO: ORDENAR Y REPRESENTAR CUANTITATIVAMENTE RECOPILACIÓN DE DATOS A TRAVÉS DE UN FORMATO.

LA

PASOS:

1. DEFINIR LA ORGANIZACIÓN DE DATOS.

EJEMPLO:

• • • • •

TURNO TIPO DE MÁQUINAS FALLAS. OPERARIOS OTROS

YA QUE NO SE PUEDE RECOLECTAR TODA LA INFORMACIÓN A LA VEZ, ORGANIZAR LA SECUENCIA EN QUE SE OBTENDRÁN.

2. DETERMINAR EL PERÍODO DE TIEMPO. EJEMPLO: • • • • • MINUTOS. HORAS SEMANAS QUINCENAS MESES

BUSCANDO CON LA RECOLECCIÓN, LA REPRESENTACIÓN DE LO QUE SE DESEA ANALIZAR.

FORMA DE HOJA DE CHEQUEO

PROBLEMAS

TIEMPO

FALLAS

ENERO

FEBRERO

MARZO

TOTAL

TOTAL COLUMNAS DONDE SE CONTABILIZAN LOS TOTALES

ENTREVISTA CONCEPTO: OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN ORAL DE UNA PERSONA RECABADA DIRECTAMENTE POR EL ENTREVISTADOR EN UNA SITUACIÓN DE CARA A CARA.

TIPOS:

LIBRE: NO EXISTE UN ORDEN PREESTABLECIDO.

DIRIGIDA: SELECCIÓN DEL TEMA Y HACIA EL SE DIRIGE LA CONVERSACIÓN.

ESTANDARIZADA: FORMULACIÓN DE PREGUNTAS PREESTABLECIDAS ENTREVISTADOR NO PUEDE SALIRSE DEL FORMATO. Y EL

LIMITACIONES: • • • • CONDUCTA DEL ENTREVISTADOR. INTROSPECCIÓN DEL ENTREVISTADO. COOPERACIÓN. COSTO.

CUESTIONARIO

CONCEPTO: FORMA IMPRESA EN LA CUAL SE RECOPILA INFORMACIÓN.

FUNCIÓN:

• ESTANDARIZA LA INFORMACIÓN • TRADUCE A PREGUNTAS LA INFORMACIÓN QUE SE REQUIERE OBTENER DE ACUERDO A UN OBJETIVO TRAZADO.

LIMITACIONES:

• FALTA DE PROFUNDIDAD.

• MUESTRAS NO REPRESENTATIVAS.

• CARENCIA DE ANONIMATO.

• CONFIANZA EN LOS DATOS.

ANÁLISIS DE PARETO OBJETIVO: CUANTIFICAR LA INFORMACIÓN CON EL FIN DE OBTENER EL 20% DE LOS PROBLEMAS QUE GENERAN EL 80% DEL EFECTO.

PASOS: 1. CONTAR CON LA HOJA DE TRABAJO TERMINADA.

2. TRAZAR DOS EJES VERTICALES (No. DE VECES QUE SE REPITEN LOS DATOS Y % DE REPRESENTACIÓN) UNIDOS POR UNA LINEA HORIZONTAL (NOMBRE DEL DATO).

3. POR DATO SE CONSTRUYE BARRAS PARALELAS A LOS EJES VERTICALES, DE MAYOR A MENOR Y DE IZQUIERDA A DERECHA.

4. SE ELABORA LA “CURVA” O “LÍNEA ACUMULATIVA”.

5. VISUALIZACIÓN DEL PROBLEMA CON MAYOR EFECTO.

DIAGRAMA DE ISHIKAWA

OBJETIVO: DETERMINAR EL CONJUNTO POTENCIAL DE CAUSAS GENERADORAS DEL PROBLEMA PRINCIPAL DETECTADO POR EL ANÁLISIS DE PARETO.

PASOS: 1. DEFINA Y ENCUADRE EL PROBLEMA O EFECTO SEÑALADO POR UNA FLECHA. 2. APLIQUE EL MÉTODO DE LAS 4 M´s.

3. REALICE UNA TORMENTA DE IDEAS CLASIFICÁNDOLE EN EL CONJUNTO QUE LE CORRESPONDA. 4. REVISE LAS IDEAS Y ENCIÉRRELAS EN UN CÍRCULO.

5. JERARQUICE LAS CAUSAS Y ENCIÉRRELAS EN UN CÍRCULO

6. SOMETA A UN ANÁLISIS DE PARETO LA CAUSA MÁS IMPORTANTE. 7. SI ESTÁ IDENTIFICADA LA CAUSA PROPONGA:

A TRAVÉS DE UNA TORMENTA DE IDEAS – SOLUCIONES QUE SE SOMETERÁN A PRUEBA PARA VERIFICAR SU PRECISIÓN Y ÉXITO.

8. SI LAS SOLUCIONES NO FUNCIONAN, RECONSIDERE EL DIAGRAMA.

METODOLOGÍA DE APRENDIZAJE EN ACCIÓN

OBJETIVO: IDENTIFICAR SOLUCIONES VIABLES QUE RESUELVAN PROBLEMAS ORGANIZACIONALES A TRAVÉS DE GRUPOS DE TRABAJO.

PASOS: 1. DEFINA LA SITUACIÓN

2. CLARIFIQUE OBJETIVOS

3. ANALICE E IDENTIFIQUE PROBLEMAS (SIMPLES O COMPLEJOS).

4. OBTENGA HECHOS.

5. SELECCIONE ALTERNATIVAS QUE SATISFAGAN LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.

6. PRUEBE SUS ALTERNATIVAS

7. APLIQUE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

8. CHEQUE RESULTADOS

PROCESO DE ANÁLISIS DE PROBLEMAS 1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA Es identificar, localizar y describir en forma precisa la desviación. 2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA EN CUATRO DIMENSIONES • • • • Identidad Ubicación Tiempo Magnitud ¿Qué? ¿Cuál? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Cuántos? ¿Qué tan?

3. IDENTIFICACIÓN DISTINTA D LAS CUATRO DIMENSIONES ES O NO ES, permite comparar lo que ha sido afectado con lo que no lo ha sido. 4. OBTENER INFORMACIÓN CLAVE SOBRE LAS DIMENSIONES (DISTINGOS Pregunte ¿Qué distingue a… cuando se le compara con…? CUATRO

5. BÚSQUEDA DE LOS CAMBIOS QUE, A TRAVÉS DE LOS DISTINGOS, SUGIERAN LAS CAUSAS. Únicamente aquellos cambios capaces de sugerir la causa son dignos de tomarse en cuenta. 6. GENERACIÓN DE POSIBLES CAUSAS. Debemos producir con base en los distingos y cambios, deducciones o hipótesis susceptibles de probarse como la posible causa del problema 7. IDENTIFICACIÓN DE LA CAUSA MÁS PROBABLE. Es aquélla que explica exactamente todos los aspectos del problema. 8. VERIFICACIÓN DE LA VERDADERA CAUSA. Es comprobar que una causa probable produjo en efecto

ANÁLISIS DEL CAMPO DE FUERZAS

OBJETIVO:

IDENTIFICAR ES UNA ORGANIZACIÓN, LAS FUERZAS CONTRIBUYEN A SU EFECTIVIDAD Y OTRAS QUE LA DEBILITAN

QUE

PASOS: 1. ENLISTE LA FUERZAS POSITIVAS QUE IMPACTAN EN EL DESEMPEÑO Y EFECTIVIDAD

2. ENLISTE LAS FUERZAS NEGATIVAS

3. ENLISTE LAS COSAS QUE NO HACE O NO LO HACE SUFICIENTEMENTE BIEN

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