Word > Îmbinarea corespondenței Utilizarea îmbinării corespondenței pentru crearea și imprimarea scrisorilor și a altor documente Afişare totală Ascundere

totală Dacă utilizați îmbinarea corespondenței când doriți să creați un set de documente, cum ar fi o scrisoare formular care este trimisă multor clienți sau o foaie cu liste de adrese. Fiecare scrisoare sau listă conține același tip de informații, totuși conținutul este unic. De exemplu, în scrisorile adresate clienților, fiecare scrisoare poate fi personalizată pentru a se adresa pe numele fiecărui client. Informațiile unice în fiecare scrisoare sau listă provine din intrări într-o sursă de date. Procesul de îmbinare a corespondenței constă din următorii pași generali: Setarea documentului principal. Documentul principal conține textul și elementele grafice, care sunt aceleași pentru fiecare versiune a documentului îmbinat. De exemplu, adresa expeditorului sau formulele de salut dintr-o scrisoare formală. Conectarea documentului la o sursă de date. O sursă de date este un fișier care conține informațiile de îmbinat într-un document. De exemplu, numele și adresele destinatarilor unei scrisori. Ajustarea listei destinatarilor sau a elementelor. Microsoft Office Word generează o copie a documentului principal pentru fiecare element sau înregistrare în fișierul de date. Dacă fișierul de date este o listă de corespondență, probabil aceste elemente sunt destinatari. Pentru a genera copii doar pentru anumite elemente din fișierul de date, se pot alege elementele (înregistrările) care se includ. Adăugarea substituenților, denumiți câmpuri de îmbinare de corespondență, la document. Când se efectuează îmbinarea de corespondență, câmpurile îmbinării de corespondență sunt completate cu informații din fișierul de date. Examinarea și completarea îmbinării. Se poate examina fiecare copie a documentului înainte de a imprima întregul set. Pentru a efectua o îmbinare de corespondență se utilizează comenzile din fila Corespondențe. Sfat Se poate efectua o îmbinare de corespondență utilizând panoul de activități Îmbinare corespondență, care vă conduce pas cu pas de-a lungul procesului. Pentru a utiliza panoul de activități, în grupulPornire îmbinare corespondență din fila Corespondență, faceți clic pe Pornire Îmbinare corespondență, apoi faceți clic pe Expert îmbinare de corespondență pas cu pas.

Configurarea documentului principal Porniți Word. Se deschide în mod implicit un document necompletat. Lăsați-l deschis. Dacă îl închideți, comenzile din pasul următor nu vor fi disponibile. În fila Corespondenţă, în grupul Pornire Îmbinare corespondenţă, faceţi clic pe Pornire Îmbinare corespondenţă.

Faceți clic pe tipul de document pe care doriți să îl creați. De exemplu, se poate crea: Un set de plicuri Adresa expeditorului este aceeași pe toate plicurile, dar adresa destinatarului este unică pentru fiecare. Faceți clic pe Plicuri, apoi specificați preferințele pentru dimensiunea plicurilor și formatarea textului din fila Opțiuni pentru plic a casetei de dialog Opțiuni pentru plic. Un set de etichete pentru adrese Fiecare etichetă afișează numele și adresa unei persoane, dar numele și adresa din fiecare etichetă sunt unice. Faceți clic pe Etichete, apoi specificați preferințele pentru tipul de etichetă în caseta de dialog Opțiuni etichetă. Un set de scrisori formular sau mesaje de poștă electronică Conținutul de bază este același în toate scrisorile și mesajele, dar fiecare conține anumite informații pentru fiecare destinatar, cum ar fi numele, adresa sau alte informații. Faceți clic pe Scrisori sau pe Mesaje de poștă electronică pentru a crea aceste tipuri de documente.

se poate crea unul în timpul procesului de îmbinare. Va apărea textul documentului. Dacă nu aveți un fișier de date. se poate salva documentul principal și relua îmbinarea ulterior. faceți clic pe Selectare din persoanele de contact Outlook. Reluarea unei îmbinări de corespondență Dacă trebuie oprită îmbinarea de corespondență. faceţi clic pe Selectare destinatari. care va executa o comandă SQL. Dacă se utilizează panoul de activități Îmbinare corespondență. Faceți clic pe Director pentru a crea acest tip de document.Un catalog sau director Același tip de informații. Deoarece acest document este conectat la o sursă de date și doriți să regăsiți datele. Faceți clic pe fila Corespondență și reluați lucrul. Când doriți să reluați îmbinarea. cum ar fi numele și descrierea. Word afișează un mesaj care cere confirmarea deschiderii documentului. în grupul Pornire Îmbinare corespondenţă. Word vă întoarce la locul din panoul de activități la când se reia îmbinarea. Începutul paginii Conectarea documentului la o sursă de date Pentru a îmbina informații în documentul principal trebuie conectat documentul la o sursă de date sau la un fișier de date. împreună cu toate câmpurile inserate. se afișează pentru fiecare element. Sfaturi pentru lucrul cu lista Persoane de contact Microsoft Outlook . deschideți documentul. În cazul în care deschideați un document despre care nu știați că este conectat la o sursă de date. Alegeți una dintre următoarele: Pentru a utiliza lista Persoane de contact în Outlook. Alegeți un fișier de date În fila Corespondenţă. faceți clic pe Da. ați fi făcut clic pe Nu pentru a preveni accesul nedorit la date. Microsoft Office Word reține informațiile despre surse de date și câmpuri. dar numele și descrierea din fiecare element sunt unice.

dar pot apărea probleme. apoi faceți clic Proprietăți. dar nu pot efectua conexiunea la ea. Activarea proprietății Afișare folder ca o agendă de poștă electronică În Microsoft Office Outlook.Conectarea la folderul Persoane de contact Outlook este. apoi faceți clic pe OK. Nu găsesc folderul Persoane de contact Outlook pentru conectare Poate fi nevoie să activați proprietatea Afișare folder ca o agendă de poștă electronică din Outlook sau să modificați profilul de utilizator Outlook. Înapoi la sfaturi Outlook . Iată soluții pentru problemele uzuale care se pot întâlni: Nu găsesc folderul Persoane de contact Outlook pentru conectare. de obicei. Nu pot efectua conexiunea la un folder Persoane de contact din Foldere publice. un proces simplu. faceți clic pe Persoane de contact. Vreau sa utilizez agenda Outlook Express ca folder Persoane de contact. Faceți clic cu butonul din dreapta pe folderul Persoane de contact care conține informațiile pe care doriți să le utilizați pentru o îmbinare de corespondență. Primesc mesaje de eroare despre clienți de poștă electronică și tabele. În fila Agendă Outlookasigurați-vă că este bifată caseta de selectare Afișare folder ca o agendă de poștă electronică. în meniulSalt.

În mod normal. . apoi faceți clic pe Corespondență. Pentru a vi se solicita selectarea unui profil de fiecare dată când porniți Outlook.Modificare profilului de utilizator Outlook Un profil de utilizator Outlook este un grup de conturi de poștă electronică și de agende. faceți clic pe Microsoft Office Outlook. veți primi următorul mesaj de eroare: "Nu există nici un client de poștă electronică implicit sau clientul curent de poștă electronică nu poate îndeplini solicitarea de corespondență. Executați Microsoft Office Outlook și setați-l drept client de poștă electronică implicit. reporniți Outlook. comutați la Vizualizare clasică. faceți clic pe Opțiuni Internet. Dacă nu vi se solicită un profil și știți că aveți mai mult de unul. Dacă atunci când porniți îmbinarea de corespondență utilizați un profil care nu include folderul Persoane de contact pe care doriți să îl utilizați. Înapoi la sfaturi Outlook Primesc mesaje de eroare despre clienți de poștă electronică și tabele Dacă încercați să vă conectați la folderul Persoane de contact în timpul unei îmbinări de corespondență în Word și Outlook nu este setat ca program implicit de poștă electronică în Windows Internet Explorer. apoi faceți clic pe fila Programe. poate fi nevoie să configurați Outlook pentru a vă solicita. În Panoul de control. alegeți profilul care include folderul Persoane de contact pe care doriți să îl utilizați în îmbinarea de corespondență. e nevoie de un singur profil — dar dacă utilizați computerul în comun cu alții sau utilizați agende diferite pentru scopuri diferite. efectuați următoarele acțiuni: Închideți Word. Pentru aceasta: Închideți Outlook. Când vi se solicită un profil. Pentru a comuta la un alt profil de utilizator. acel folder nu va fi disponibil. Sub Poștă electronică." Pentru a evita primirea acestui mesaj în timpul unei îmbinări de corespondență. În meniul Instrumente din Internet Explorer. apoi faceți clic pe OK. faceți clic pe Se solicită profilul de utilizat. se pot seta mai multe profiluri. apoi faceți clic pe OK. Faceți clic pe Afișare profiluri.

în timpul unei îmbinări. Acolo va căuta Word fișiere de date la răsfoire. apoi faceți clic pe Terminare. apoi faceți clic pe Răsfoire. în lista Salvare în. În schimb. Faceți clic pe Următorul.” Dacă încercați din nou mai târziu. Exportul agendei Outlook Express: Porniți Microsoft Outlook Express. nu exportați acele câmpuri.csv. Este util să se salveze fișiere de date în folderul Surse de date personale din folderul Documentele mele. veți primi următorul mesaj de eroare: „Operațiunea nu se poate termina. gândiți-vă la scrisorile formular. Înapoi la sfaturi Outlook Vreau sa utilizez agenda Outlook Express ca folder Persoane de contact Nu se poate efectua direct o conexiune la acest tip de agendă în timpul unei îmbinări. tastați un nume de fișier pentru fișierul exportat. În meniul Fișier. faceți clic pe Fișier text (Valori separate prin virgulă). În caseta de dialog Salvare ca. În caseta Salvare fișier exportat ca. deschideți documentul îmbinării de corespondență și conectați-vă la folderul Persoane de contact Outlook. indicați Export. datorită unor erori în dialog sau în motorul bazei de date. Bifați casetele de selectare de lângă câmpurile pe care doriți să le exportați. apoi faceți clic pe Agendă. exportați agenda Outlook Express ca fișier text . apoi faceți clic pe Export. Încercați din nou mai târziu. alegeți locația unde doriți să salvați fișierul. dacă nu includeți niciodată porecle sau site-uri Web personale în documentele îmbinare. trebuie pornită îmbinarea de corespondență din Outlook.Porniți Word din nou. . Dacă porniți o îmbinare de corespondență în Word și încercați să efectuați o conexiune la un folder Persoane de contact din Foldere publice. Înapoi la sfaturi Outlook Nu pot efectua conexiunea la un folder Persoane de contact din Foldere publice. Notă Când decideți ce câmpuri se exportă. obțineți același mesaj de eroare. De exemplu. apoi efectuați o conexiune la ea în această formă. Pentru a utiliza un folder Persoane de contact din Foldere publice ca fișier de date pentru îmbinarea de corespondență. apoi faceți clic pe Salvare. În caseta de dialog Instrument pentru exportul agendei. mesajele de poștă electronică sau etichetele pe care intenționați să le creați cu îmbinarea de corespondență.

Pentru Access. Primul rând al tabelului trebuie să conțină numele coloanelor și celelalte rânduri trebuie să conțină date. bazate pe fișiere. Driverele ODBC utilizează standardul Structured Query Language (SQL) pentru a obţine acces la datele exterioare. faceți clic pe Utilizarea unei liste existente. faceți clic pe Închidere. ghilimele simple. Un fișier HTML care are un singur tabel. Într-o îmbinare de corespondență. se poate să vi se solicite selectarea unui caracter pentru separarea coloanelor în lista de adrese. pentru care s-a instalat un furnizor OLE DB (OLE DB: O arhitectură componentă de bază de date care implementează un acces eficient la reţea şi la Internet pentru multe tipuri de surse de date. o bază de date Microsoft Office Access sau alt tip de fișier de date. Interogările pot conţine operatori. Pentru alt tip de fișier de date. selectați tipul de fișier corespunzător sau selectați Toate fișierele în caseta Fișiere de tipul.) (dintre care unele sunt incluse în pachetul Microsoft Office). selectați fișierul în caseta de dialog Selectare sursă de date. metacaractere şi paranteze pentru a vă ajuta să dirijaţi căutarea. se pot selecta date din orice tabel sau Interogare (interogare: O metodă de găsire a tuturor înregistrărilor stocate într-o sursă de date care corespund unui set de criterii numite de dvs. inclusiv date relaţionale. fişiere de poştă. se pot utiliza următoarele tipuri de fișiere de date: Fișiere din programe de baze de date. fişiere plate şi foi de calcul. Înapoi la sfaturi Outlook Dacă aveți o foaie de lucru Microsoft Office Excel.csv pe care l-ați exportat.) sau un driver ODBC (Open Database Connectivity (ODBC): O metodă standard de partajare a datelor între bazele de date şi programe. apoi localizați fișierul în caseta de dialog Selectare sursă de date. pe un singur nivel. Pentru Excel. se pot selecta date din orice foaie de lucru sau interval nominalizat din cadrul unui registru de lucru. faceți clic pe opțiunea Utilizarea unei liste existente și răsfoiți pentru a localiza fișierul . Agende electronice: Agendă Microsoft Outlook Listă Persoane de contact Microsoft Schedule+ 7.) definite în baza de date. Pentru a închide caseta de dialog Instrument Import agendă. faceți clic pe OK. Înainte de a se deschide fișierul. Când vă întoarceți în Word la efectuarea îmbinării de corespondență și ajungeți la pasul în care trebuie efectuată o conexiune la un fișier de date. apoi închideți Outlook Express. Dacă fișierul nu este listat.0 Orice listă de adrese similară care a fost creată cu un sistem de corespondență compatibil cu MAPI (MAPI: Specificaţie de interfaţă Microsoft care permite .Când primiți mesajul că procedura de export s-a terminat. apoi faceți clic pe OK. Faceți clic pe Virgulă.

se poate păstra formatarea numerică a datelor utilizând Dynamic Data Exchange pentru a efectua conexiunea la foaia de lucru Excel din Word. De exemplu. Localizați foaia de lucru Excel în caseta de dialog Selectare sursă de date și faceți clic dublu pe ea. Se poate utiliza și o sursă de anteturi (sursă antet: Un document care conţine rândul antet (sau înregistrarea antet) de utilizat împreună cu sursa de date precizată pentru un document principal din îmbinarea corespondenţei. . apoi pe Opţiuni Word. Faceți clic pe OK. cum ar fi Microsoft Outlook. poştă vocală şi fax) să opereze împreună pe un singur client.diverselor aplicaţii pentru corespondenţă şi grupuri de lucru (care cuprind poştă electronică. Un document Microsoft Word. Defilați la secțiunea General și selectați caseta de selectare Confirmare conversie format fișier la deschidere.) separate (sau delimitate) de tabulatori sau virgule și înregistrări de date (înregistrare de date: Un set complet de informaţii asociate corespunzătoare unui rând de informaţii din sursa de date. Sfaturi pentru formatarea datelor în Excel Dacă fișierul de date este o foaie de lucru Excel care conține procente. din fișierul de date. Numele fiecărui câmp de date se află listat în primul rând (rândul antet) al sursei de date. efectuați următoarele acțiuni în Word: Faceţi clic pe butonul Microsoft Office Faceți clic pe Complex. "CodPoştal" şi "NumeDeFamilie" sunt exemple de nume pentru câmpuri de date. apoi faceți clic pe Utilizarea unei liste existente. Înainte de a efectua conexiunea la foaia de lucru. nu se afișează ca numărul 7865 (fără zeroul de la început).) ca sursă de date. faceți clic pe Selectare destinatari. Primul rând din tabel trebuie să conțină anteturi. . Toate informaţiile despre un client dintr-o listă de corespondenţă reprezintă un exemplu de înregistrare de date.). Orice fișier text care are câmpuri de date (câmp de date: O categorie de informaţii care corespunde unei coloane de informaţii dintr-o sursă de date. În timp ce documentul principal de îmbinare este deschis. Documentul trebuie să conțină un singur rând. valori monetare sau coduri poștale. iar celelalte rânduri trebuie să conțină înregistrările pe care doriți să le îmbinați.) separate prin semne de paragraf. aveți posibilitatea să vă asigurați că un cod poștal din 5 cifre ca 07865. în grupul Pornire Îmbinare corespondență din fila Corespondență.

apoi faceți clic OK. este posibil să nu fie nevoie să îmbinați informații din toate înregistrările din acel fișier de date în documentul principal.) și a regăsi datele pe care le doriți dintr-o Sursă externă de date (sursă de date externă: O sursă de date ce conţine datele la care utilizatorul doreşte să obţină acces de exemplu. metacaractere şi paranteze pentru a vă ajuta să dirijaţi căutarea.mdb) care se poate reutiliza. în grupul Pornire îmbinare corespondenţă. În caseta de dialog Îmbinare corespondență destinatari. bifați caseta de selectare Afișare totală. ghilimele simple. pentru Interval nominalizat sau de celule. efectuați următoarele acțiuni: În fila Corespondenţă. Interogările pot conţine operatori. se poate utiliza Microsoft Query pentru a construi o Interogare (interogare: O metodă de găsire a tuturor înregistrărilor stocate într-o sursă de date care corespund unui set de criterii numite de dvs. Lista se salvează ca fișier bază de date (. selectați intervalul de celule sau foaia de lucru care conține informațiile pe care doriți să le îmbinați. o listă Microsoft Excel sau o bază de date Microsoft Access.xls).xls). faceți clic pe Foi de lucru MS Excel prin DDE (*. apoi utilizați formularul care se deschide pentru a crea lista. Începutul paginii Ajustarea listei de destinatari sau obiecte Când efectuați o conexiune la un anumit fișier de date. Notă Dacă ați instalat 2007 Microsoft Office system (în loc de a instala doar Microsoft Word).În caseta de dialog Confirmare sursă de date.). Notă Pentru a nu fi solicitat de fiecare dată când deschideți un fișier de date. se poate dezactiva opțiunea Confirmare conversie la Deschidere după efectuarea conexiunii la foaia de lucru. faceţi clic pe Editare listă destinatari. În caseta de dialog Microsoft Office Excel. Notă Dacă nu vedeți Foi de lucru MS Excel prin DDE (*. Dacă nu aveți un fișier de date încă. apoi faceți clic pe OK. faceți clic pe Tastare listă nouă. Pentru a restrânge lista de destinatari sau pentru a utiliza un subset de elemente din fișierul de date. efectuați oricare dintre următoarele acțiuni: .

efectuați următoarele acțiuni: Sub Ajustare listă destinatari. apoi debifați casetele de selectare pentru înregistrările care nu se includ. Faceți clic din nou pe titlul coloanei pentru a sorta lista în ordine alfabetică descendentă (de la Z la A). De exemplu. apoi specificați mai multe criterii. faceți clic pe Validare adrese în caseta de dialog Destinatari îmbinare de corespondență pentru a valida adresele destinatarilor. îmbinarea de corespondență va conține toate adresele din Munchen și toate adresele care includ un nume de companie. pentru a genera copii ale documentului principal doar pentru afacerile din Munchen. Începutul paginii . Filtrarea înregistrărilor Este utilă dacă lista conține înregistrări pe care nu doriți să le vedeți sau să le includeți în îmbinare. Pentru a ajusta mai mult filtrul. Pentru a include doar câteva înregistrări în îmbinare. Notă Dacă ați instalat software de validare a adreselor. Lista se sortează în ordine alfabetică ascendentă (de la A la Z). Pentru sortare complexă. se pot utiliza casetele de selectare pentru a include și exclude înregistrări. debifați caseta de selectare din rândul antet. După filtrarea listei. indiferent de oraș. De exemplu. Dacă utilizați Sau în loc de Și în acest filtru. se filtrează înregistrările pentru care câmpul Oraș conține Munchen și pentru care câmpul Nume firmă nu este necompletat. alegeți criteriile de utilizat pentru filtru. pe Egal cu în lista Comparație și pe Australia în lista Comparare. Sortarea înregistrărilor Faceți clic pe titlul de coloană al elementului după care se sortează. Bifați casetele de selectare din dreptul destinatarilor care se includ și debifați casetele de selectare din dreptul destinatarilor care se exclud. apoi selectați doar înregistrările pe care le doriți. Pentru a filtra înregistrările. pentru a include o mare parte din listă. bifați caseta de selectare din rândul antet. faceți clic pe Și sau pe Sau. pentru a genera copii ale documentului principal doar pentru adrese care listează Australia ca țară/regiune. De exemplu. se poate utiliza acest tip de sortare pentru ca adresele destinatarilor să se sorteze alfabetic după numele de familie din fiecare adresă poștală și să se listeze codurile poștale în ordine numerică. În fila Filtrare înregistrări din caseta de dialog Filtrare și sortare. faceți clic pe Sortare sub Ajustare listă destinatari și alegeți preferințele de sortare în fila Sortare înregistrări din caseta de dialog Filtrare și sortare.Selectarea înregistrărilor individuale Această metodă este cea mai utilă dacă lista este scurtă. În mod similar. faceți clic pe Filtrare. faceți clic pe Țara sau regiunea în lista Câmp.

Adăugarea substituenților. Amplasând un câmp în documentul principal. Word generează o copie a documentului principal pentru fiecare înregistrare la efectuarea unei îmbinări de corespondență. . Câmpurile din Word corespund titlurilor de coloană din fișierul de date selectat. la document După efectuarea unei conexiuni pentru documentul principal la un fișier de date. Coloanele dintr-un fișier de date reprezintă categorii de informații. denumiți câmpuri de îmbinare de corespondență. Rândurile dintr-un fișier de date reprezintă înregistrări cu informații. sunt denumiți câmpuri de îmbinare. indicați faptul că o anumită categorie de informații. cum ar fi nume sau adrese. Câmpurile adăugate în documentul principal sunt substituenți pentru acele categorii. se poate tasta textul documentului și se pot adăuga substituenții care indică locul în care apar informațiile unice în fiecare copie a documentului. Substituenții. cum ar fi adresa și întâmpinarea. trebuie să apară în acea locație.

Acest lucru oferă flexibilitate la proiectarea scrisorilor formular. Informațiile din al doilea rând al fișierului de date înlocuiesc câmpurile pentru a crea al doilea document îmbinat. Ajută la deosebirea câmpurilor de text obișnuit. informațiile din primul rând al fișierului de date înlocuiesc câmpurile din documentul principal pentru a crea primul document îmbinat. Lucrul cu câmpuri: Exemple Se poate adăuga orice titlu de coloană din fișierul de date în documentul principal drept câmp. De exemplu: .Notă Dacă se inserează un câmp de îmbinare de corespondență în documentul principal. în documentul principal. Aceste ghilimele unghiulare nu vor apărea în documentele îmbinate. mesajelor de poștă electronică și a celorlalte documente îmbinate. și așa mai departe. numele câmpului este înconjurat de ghilimele unghiulare (« »). etichetelor. Ce se întâmplă la îmbinare La îmbinare.

prenume. Dacă amplasați un câmp «DatăExpirare» în documentul principal înainte de a executa îmbinarea. fiecare abonat va vedea data sa de expirare în eticheta de corespondență. . printre care nume. în care să tastați note precum „Domnișoară Cristina Potra. se pot configura câmpurile din documentul principal în modul următor: «Prenume» «Nume» «Adresă» «Oraș». cum ar fi blocuri de adrese și linii de întâmpinare. Imaginați-vă că trimiteți clienților mesaje de poștă electronică trimestriale. pentru a crea o adresă. Amplasând un câmp «NotăPersonală» în documentul principal. Câmpurile se pot combina și se pot separa prin semne de punctuație. Să presupunem că lista de corespondență este pentru abonații la buletinul informativ și că fișierul de date conține o coloană. Word furnizează câmpuri compuse care grupează la un loc mai multe câmpuri.Să presupunem că alcătuiți o scrisoare pentru a anunța companii locale că au fost selectate pentru a fi incluse în ghidul anual al orașului. Pentru a personaliza aceste mesaje pentru cei mai buni clienți. oraș și cod poștal. anunțându-i despre produsele noi și ofertele speciale. se poate adăuga o coloană NotăPersonală în fișierul de date. pentru stocarea datei la care expiră fiecare abonare. De exemplu: Câmpul Bloc adresă este o combinație a mai multor câmpuri. Dacă fișierul de date conține o coloană Companie cu numele fiecărei companii pe care doriți să o contactați. «Cod Poștal» Pentru lucruri utilizate frecvent. aveți posibilitatea să includeți aceste note la sfârșitul anumitor mesaje. noul nostru produs este exact ceea ce căutați”. numită DatăExpirare. De exemplu. se poate insera câmpul «Companie» în loc de a tasta numele fiecărei companii. adresă.

Din acest fișier de date. Documentul îmbinării de corespondență nu .). în funcție de salutul ales. faceți clic pe Potrivire câmpuri în grupul Scriere & inserare câmpuri din fila Corespondență. se poate utiliza "Pentru" în loc de "Dragă. coloana Nume se potrivește acum cu Prenume. de exemplu. Titlurile coloanelor din fișierul de date sunt listate în dreapta. Iulian Calinov Jr. se poate selecta coloane din fișierul de date care se potrivește cu elementul din stânga. corespunzătoare fiecărui element din adresă sau întâmpinare. Word caută coloana care se potrivește cu fiecare element. se poate selecta un format de nume formal (Dl. Dar Word nu a potrivit alte elemente. În imagine. poate fi nevoie să mapați câmpurile îmbinării de corespondență din Word la coloanele din fișierul de date.Câmpul Linie de întâmpinare poate include unul sau mai multe câmpuri de nume. În lista din dreapta. Identificator unic și Al doilea nume nu se potrivesc. De exemplu. În imagine. în întâmpinare. Se deschide caseta de dialog Potrivire câmpuri. Word nu poate potrivi Prenume. Este în regulă faptul că Titlu de politețe. Elementele unei adrese și întâmpinări sunt listate în stânga. în adresă. Pentru a mapa câmpurile. Word a potrivit automat coloana Nume de familie din fișierul de date cu Nume de familie." Maparea câmpurilor de îmbinare de corespondență la fișierul de date Pentru a vă asigura că Word poate găsi o coloană din fișierul de date. Se poate particularizat conținutul fiecăruia dintre aceste câmpuri compuse.

apoi selectați câmpul din sursa de date care corespunde cu câmpul necesar pentru îmbinarea de corespondență. selectați elementele de adresă pe care doriți să le includeți și formatele pe care le doriți.trebuie să utilizeze fiecare câmp. faceți clic acolo unde se inserează câmpul. Tastarea conținutului și adăugarea câmpurilor În documentul principal. formatul de nume și punctuația. . este posibil ca Word să nu fi găsit unele dintre informațiile de care are nevoie pentru blocul adresă. adresă și alte informații Faceți clic Bloc adresă. va apărea în documentul îmbinat ca un substituent gol — de obicei o linie necompletată sau un câmp ascuns. În caseta de dialog Inserare bloc adresă. Adăugați oricare dintre următoarele: Bloc adresă cu nume. Selectați formatul de linie de întâmpinare. Faceți clic pe săgeata din dreptul (nu s-a potrivit). Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri. apoi faceți clic pe OK. Utilizați grupul Scriere și inserare câmpuri din fila Corespondență. Linie de întâmpinare Faceți clic pe Linie de întâmpinare. Dacă adăugați un câmp din fișierul de date care nu conține date. care include salutul.

dacă sursa de date nu conține prenumele sau numele unui destinatar. în grupul Scriere şi inserare câmpuri. apoi selectați câmpul din sursa de date care corespunde cu câmpul necesar pentru îmbinarea de corespondență. de exemplu. Faceți clic pe OK. Pentru mai multe opțiuni pentru inserarea de câmpuri individuale în document. chiar și în cazul în care câmpurile din sursa de date nu au aceleași nume ca și câmpurile de adresă. efectuați următoarele acțiuni: În fila Corespondenţă. este posibil ca Word să nu fi găsit unele dintre informațiile de care are nevoie pentru linia de întâmpinare. Notă Dacă se inserează un câmp din lista Câmpuri bază de date și se comută ulterior la o sursă de date care nu conține o coloană cu același nume. Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri. faceți clic pe Câmpuri bază de date. Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri.Selectați textul care doriți să apară în cazurile în care Microsoft Word nu poate interpreta numele destinatarului. apoi selectați câmpul din sursa de date care corespunde cu câmpul necesar pentru îmbinarea de corespondență. faceți clic pe câmpul pe care îl doriți. faceți clic pe săgeata din dreptul Inserare câmp pentru îmbinare. În caseta Câmpuri. numărul de telefon sau suma unei contribuții dintr-o listă cu donatori. apoi faceți clic pe numele câmpului. Pentru a adăuga rapid un câmp dintr-un fișier de date în documentul principal. efectuați una dintre următoarele acțiuni: Pentru a selecta câmpurile de adresă care le vor corespunde câmpurilor din sursa de date. faceţi clic pe Inserare câmp pentru îmbinare. În caseta de dialog Inserare câmp pentru îmbinare. Câmpuri particularizate de la persoanele de contact Outlook Singurul mod de a include câmpuri persoană de contact particularizate în documentul principal este pornirea îmbinării de corespondență din Outlook. Faceți clic pe săgeata din dreptul (nu s-a potrivit). faceți clic pe Câmpuri adresă. Întâi. Pentru a selecta câmpuri care obțin întotdeauna date direct dintr-o coloană a fișierului de date. cum ar fi prenumele. Faceți clic pe Inserare. configurați o vizualizare a persoanelor de contact care include câmpurile care se . apoi faceți clic pe Închidere. este posibil ca Microsoft Word să nu fi găsit unele dintre informațiile de care are nevoie pentru a insera câmpul. Faceți clic pe săgeata din dreptul (nu s-a potrivit). Câmpuri individuale Se pot insera informații din câmpuri individuale. Word nu va insera informațiile din acel câmp în documentul îmbinat. ci doar numele companiei.

apoi faceți clic pe Listă numere telefon. În meniul Instrumente. indicați Vizualizare curentă. faceți clic Îmbinare corespondență. alegeți caseta de dialog Selector de câmp.vor utiliza în îmbinare. Configurarea unei vizualizări a persoanelor de contact care include câmpuri particularizate În Persoane de contact Outlook. O săgeată roșie mică vă ajută să amplasați câmpurile în locația pe care o doriți. Dacă ați selectat persoane de contact individuale pentru includere în îmbinare. faceți clic pe Numai persoanele de contact selectate. apoi faceți clic pe Selector de câmp. porniți îmbinarea de corespondență. în meniul Vizualizare. Word va deschide automat și se poate termina îmbinarea. Pentru a include toate persoanele de contact vizibile în acest moment în vizualizare. Apoi. După adăugarea tuturor câmpurilor particularizate în vizualizare. Pentru a include toate . selectați persoane de contact individuale apăsând pe SHIFT și făcând clic pentru a selecta un interval sau apăsând CTRL și făcând clic pentru a selecta persoane. Faceți clic pe un titlu de coloană. faceți clic pe numele de câmp din titlul coloanei în vizualizare Listă telefonică și glisați-l în afara titlului coloanei. Executarea îmbinării de corespondență Outlook În Persoane de contact Outlook. selectați Câmpuri definite de utilizator în folder. nu faceți clic pe nicio persoană de contact. Glisați câmpul pe care doriți să îl adăugați din caseta de dialog în titlurile coloanelor. După alegerea setărilor pe care le doriți. Pentru a elimina un câmp care nu doriți să fie inclus în îmbinarea de corespondență. În lista verticală din partea de sus a casetei de dialog Selector de câmp. Notă Se poate adăuga un câmp nou în caseta de dialog Selector de câmp făcând clic pe Nou în partea de jos.

faceți clic pe Terminare și îmbinare. Catalog Creați un singur document care conține un catalog sau o listă de adrese. Trebuie utilizată îmbinarea de corespondență. apoi faceți clic pe Trimitere mesaje de poștă electronică. Document nou Generați documente îmbinare. Poștă electronică Generați documente îmbinate pentru mesaje de poștă electronică. care se pot edita individual în Word. Altfel. Etichete de corespondență Configurați etichete de adrese pentru corespondență în masă. faceți clic pe Toate pers. Plicuri Configurați plicuri pentru corespondență de masă. Faceți clic pe OK. Pentru a genera un document principal nou pentru îmbinare. în grupul Scriere & inserare câmpuri. Pentru a salva persoanele de contact și câmpurile pe care le-ați selectat. . faceți clic Câmpurile pers. faceți clic pe săgeata de lângă Inserare câmp pentru îmbinare. de contact în vizualiz. Selectați orice opțiune de îmbinare: Scrisori tip Pregătiți o serie de scrisori pentru corespondență în masă. Când doriți să terminați îmbinarea în Word. Datele se salvează într-un document Word ca date delimitate prin virgulă. în fila Corespondență. astfel încât să se reutilizeze. Dacă ați configurat Lista telefonică pentru a afișa numai câmpurile care se utilizează în îmbinare. apoi faceți clic pe Răsfoire pentru a salva fișierul. Imprimantă Trimiteți documente îmbinate direct la imprimanta implicită. faceți clic pe Document nou. Note Nu se pot tasta manual caracterele pentru câmpuri de îmbinare («« »») și nu se poate utiliza comanda Simbol din meniul Inserare. Altfel. de contact în vizualizarea curentă. faceți clic Toate câmpurile Persoană de contact pentru ca toate câmpurile persoană de contact să fie disponibile în îmbinare. Linia Subiect este completată cu textul tastat în caseta de dialog Îmbinare corespondență cu persoane de contact din Outlook. curentă. în fila Corespondență din grupul Terminare. faceți clic Document existent și faceți clic Răsfoire pentru a localiza documentul de utilizat ca document principal.persoanele de contact vizibile în acest moment în vizualizare. apoi faceți clic pe câmpurile pe care doriți să le adăugați în document. bifați caseta de selectare Fișier permanent. Când se deschide documentul în Word.

Formatarea datelor îmbinate Programele pentru baze de date și foi de calcul. Nu se afectează îmbinarea. Codul câmpului cuprinde caracterele câmpului. apoi să faceți clic pe Comutare în coduri de câmp în meniul de comenzi rapide. . cum ar fi fonturile și culorile. Treceți prin fiecare document îmbinat utilizând butoanele Înregistrarea următoare și Înregistrarea anterioară din grupul Examinare rezultate. Asigurați-vă că selecția include parantezele unghiulare (« ») care înconjoară câmpul.). stochează informațiile tastate în celule ca date neprelucrate. rezultatele câmpurilor înlocuiesc codurile de câmp. efectuați oricare dintre următoarele acțiuni în grupul Examinare rezultate din fila Corespondență: Faceți clic pe Examinare rezultate. dar pentru a afișa rezultatele trebuie să faceți clic cu butonul din dreapta pe codul câmpului.În cazul în care câmpurile de îmbinare apar între paranteze. Pentru a examina.) în loc de rezultate de câmp (rezultate câmp: Text sau reprezentări grafice inserate într-un document atunci când Microsoft Word îndeplineşte instrucţiunile asupra câmpurilor. Formatarea aplicată în Access sau Excel. se îmbină datele neprelucrate fără formatarea aplicată. se poate termina îmbinarea. La îmbinarea informațiilor dintr-un fișier de date într-un document Word. După examinare. nu se stochează împreună cu datele neprelucrate. atunci Microsoft Word afișează coduri de câmp (cod de câmp: Text substituent care arată unde va apărea informaţia specificată de sursa de date. cum ar fi { MERGEFIELD Localitate}. la fel cum ați formata orice text. Pentru a formata datele dintr-un document. Examinarea îmbinării Se pot examina documentele îmbinate și se pot efectua modificări înainte de a termina îmbinarea. Începutul paginii Examinarea și terminarea îmbinării După adăugarea câmpurilor la documentul principal. elementele dintr-un câmp care generează rezultatul unui câmp. Când imprimaţi documentul sau ascundeţi codurile de câmp. selectați câmpul de îmbinare de corespondență și formatați-l. se pot examina rezultatele îmbinării. cum ar fi Microsoft Office Access și Microsoft Office Excel. tipul câmpului şi instrucţiuni.

pe care îl specificați după numărul înregistrării. cu un sfârșit de pagină între fiecare copie a documentului. Terminare îmbinare Se pot imprima documentele îmbinate sau se pot modifica individual. în grupul Terminare. apoi pe Editare documente individuale. pe care îl specificați după numărul înregistrării. doar copia care este vizibilă în mod curent sau un subset al setului. în grupul Terminare. Alegeți dacă se imprimă tot setul de documente. Salvarea documentului principal . Modificare copiilor individuale ale documentului În fila Corespondenţă. Imprimarea documentelor îmbinate În fila Corespondenţă. Se pot imprima sau modifica toate documentele sau doar un subset.Examinați un anumit document făcând clic pe Găsire destinatari. în care se poate filtra lista sau se pot debifa destinatari pentru înregistrările pe care nu doriți să le includeți. faceţi clic pe Terminare şi îmbinare. apoi pe Imprimare documente. faceţi clic pe Terminare şi îmbinare. Alegeți dacă editați întregul set de documente. doar copia care este vizibilă în mod curent sau un subset al setului. Notă Faceți clic pe Editare listă destinatari în grupul Pornire Îmbinare de corespondență din fila Corespondență pentru a deschide caseta de dialog Îmbinare corespondență destinatari. Word salvează copiile pe care doriți să le editați într-un singur fișier.

Începutul paginii . Documentul principal devine un document Word standard. Dacă faceți clic Nu. se poate salva și conexiunea la fișierul de date. documentul se deschide cu informațiile din prima înregistrare îmbinată. vi se va solicita să alegeți dacă informațiile din fișierul de date se îmbină din nou în documentul principal.Rețineți că documentele îmbinate pe care le salvați sunt separate de documentul principal. Este bine să se salveze documentul principal în sine pentru a se utiliza la altă îmbinare de corespondență. Dacă faceți clic pe Da. conexiunea dintre documentul principal și fișierul de date se întrerupe. La salvarea documentului principal. Câmpurile se înlocuiesc cu informații unice din prima înregistrare. La următoarea deschidere a documentului principal.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful