P. 1
NotulenQ

NotulenQ

|Views: 3|Likes:
Published by Hendra Kumar

More info:

Published by: Hendra Kumar on Oct 01, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/19/2015

pdf

text

original

MANAGEMEN PENGARSIPAN DOKUMEN KEPENDUDUKAN DAN DIGITALISASI ARSIP MAKASSAR 26 – 28 SEPTEMBER 2013

HARI KEDUA, 27 SEPTEMBER 2013 Moderator : Selamat Pagi.., apa peserta sudah lengkap??? Teman-teman di IT bisa Gabung kedepan.., minta tolong teman-teman dari pinrang agar segera bergabung..,bagaimana dengan tugas yang semalam Makassar apa sudah kelar.., kemudian toraja.., dan tanah toraja serta pinrang..,oke sudah selesai. Kemarin kita berbicara tentnag beberapa hal yang pertama adalah bagaimana mengorganisir ruang arsip yang masih seperti ini, Kalau Bapak , ibu ruang arsipnya masih seperti itu saja, Belum ada pengorganisiran Maka lakukan langkah yang pertama dan kemarin, Yang dikelompokkan dengan tiga tahap, apa ditaruh dulu kemudian dipindahkan ke data penyimpanan. Data penyimpanan terbagi tiga, mana yang data luar, data aktif dan satu lagi sampah dan yang sampah langsung dibuang.kemudian data luar dibagi lagi sesuai dengan bidangnya, KTP, KK dan tingkatan. Dan data aktif terbagi tiga Kelahiran, Kematian Dan perkawinan dan seterusnya dibersihkan dan yang sampah langsung dibuang, kemudian tempat yang mau ditempati dibersihkan dulu, ditampung dulu dan raknya disusun dulu lalu kemudian baru dipindahkan. Dan proses ini hanya dipakai untuk menata arsip yang kering dan arsip yang seperti ini tidak disepelehkan dalam artian kemungkinannya terdafat formulir permohonan dan lain-lain.Data kabupaten atau dinas yang masih menyimpan formulir 101 yang sudah dipakai dijaman dahulu kala, yang tumpukang paling banyak dan sudah tidak memiliki tahun, yang arsip pernyataan.., apa masih ada.., bagaimana toraja???? Peserta Toraja : Moderator : Masih Ada Pak..  Makassar, Pinrang dan Enrekang???? Formulir 101 masih disimpang.., Alasannya apa masih disimpan.., mulai dari Makassar kenapa masih disimpang?? Masih Pak..  iya terima kasih.., dengan pengertian bahwa mengapa demikian masih disimpan bukan yang tidak punya tahun, tapi ini termasuk aktif dinamik dan in-aktif, oke jadi bisa ada pengurangan disitu dan ada penyusutan, karna ada batas waktu tertentu, jadi yang kami maksud formulir 101 itu dibawah 5 tahun.masih kita simpan dan tetap yang dibawah 5 tahun,bukan disimpan lagi tapi kita timbang. Baik terima kasih.., alasannya masih menyimpan karna biasanya ada yang datang dari daerah Pak, datang cari dan mempertanyakan kenapa data yang diluar dipakai tidak

Peserta Makassar :

Peserta Toraja :

sama dengan data, yang ada sama mereka, maka dari itu mengapa formulir 101 masih ada untk diperlihatkan ke masyarakat bahwa inilah yang dibawa oleh lurah , Terima kasih. Moderator : Peserta Toraja : Moderator : Peserta Makassar : Moderator : Oke.., kalau toraja pendudukx berapa???? Hampir 300rb penduduk Pak Oke hampir sekitar 300 pendudukx.., Kalau Makassar Berapa??? Hampir Sekitar 1 juta 800 sekian Pak..  Sekitar 1.800,000,- sekian jumlah penduduknya Makassar.., oke bagaimana dengan pinrang???? Oke.., mengapa disimpan data entri 5 tahun kalau pinrang Pak.., kebetulan pertimbangankantor.., jadi itu gudang yang ada dibelakang kantor dulu, itu tidak ditau nasibnya bagaimana pak??? Karna hanya capil yang kita pindahkan itu hari ke kantor baru. Kebetulan saya juga Tim Pengarsipan, Saya perhatikan ada gudang dibelakang kantor itu arsipnya pada numpuk dan bergabung dengan dinas lain. Dan susah juga Pak Karna waktu sangat sempit untuk memilah arsip tersebut, jadi untuk R.101 di Pinrang saya tidak tau kemana sekarang. Begitu Pak..  Itu.., bagus karna ada alasan pindahan(Pindah Kantor) kemudian hilang. Oke bagaimana dari Enrekang???? Ya jadi surat 101 dari Enrekang, hasil pencarian data, masih ikut di dinas sosial veteran, kependudukan dan berkairan dengan dinas sosial dan kami sudah dua kali pindah kantor dan itu belum ikut-ikut juga di pindahkan, jadi sampai sekarang belum ada keputusan mau dimusnahkan atau disimpan terus.Makasih Makassar masih menyimpan yang 5 tahun, toraja juga dan pinrang ada alasan pindah kantor dan enrekang juga sama.., itu lebih baik karna menurut saya itu tdk perlu lagi.., sudah dientri datanya sudah bertahun-tahun dan memakan tempat yang banyak dan pasti tidak terurus dan hanya ditumpuk. Belum lagi formulir yang kadaluarsa pasti disimpan juga. Dan pada hari ini kita akan belajar bagaimana cara mengklasifikasi code klasifikasi sudah dan kenyataannya sudah dan kita mau bicara mengenai peralatan kemudian cara pemusnahan dan memang tidak sembarang cara memusnahkan dan tidak dikerja secara manual, nanti ada tata cara pemusnahan. Dan yang diarsip umum disebut JRA, harus membuat JRA (Jadwal Referensi Arsip) tapi kemudian memang ini sudah menjadi istilah baku dan umum. Dan Ketika di permendaki arsip ini JRA diganti lagi menjadi JRD yaitu Jadwal Referensi Dokumen Umum,agar terjadi perbedaan sebelumnya, dan kita akan membicarakan bagaimana cara membentuk tim untuk pembuat dan pemusnah arsip atau dokumen. Apa yang mereka kerjakan dan apa yang mereka nilai sebelumnya, tanpa membuat jadwalnya, jadwal itu maksudnya, R101 itu jadwalx apa, jadi R101 itu sampai kapan

Peserta Pinrang :

Moderator :

Peserta Enrekang :

Moderator :

akan disimpan begitu pula dengan R202 berapa lama di simpan dan berapa lama bukti KTP untuk pemohon itu disimpan, itu nanti ada jadwal daftar yang baru untuk hal ini. Dan Tim nanti akan membuat daftar yang baru tapi, tidak diperbolehkan lebih dari aturan yang diperbolehkanatau sudah ada, dan hanya membuat listnya saja yang mana bisa dimusnahkan, misalnya yang harus dimusnahkan itu foto copy KK, KTP dan lain-lain kemudian hanya satu yang tidak bisa dimusnahkan yaitu akte lahir dan surat permohonan supaya jika terjadi suatu masalah dipengadilan biasanya meminta surat permohonan tersebut. Dan nanti ada jadwal kapan dimusnahkan arsip tersebut, apakah pada 50 tahun kedepan atau 100 tahun kedepan,karna sudah ada berapa kali perubahan data, apakah ini akan disimpan atau dimusnahkan nanti ada tindak lanjut dalam hal ini. Kuis Tebak kata Melakukan Pengelompokan Peserta.., Makassar, Toraja, Pinrang dan Enrekang.., Permainan tebak Kata untuk semua peserta.., permainan tersebut dimenangkan oleh peserta makassar. Moderator : Bagaimana dengan teman-teman IT apa servernya sudah siap, nanti siang kita akan berbicara khusus IT jadi para peserta bisa langsung praktek penggunaan server, karna kemarin berbicara mengenai konsep dan sekarang kita praktek menggunakan server tersebut, bagaimana dengan teman-teman IT. Oke setelah kita berbicara mengenai klasifikasi dan code klasifikasi maka kita akan bicara mengenai penataan, penataan dokumen hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil, berbicara mengenai penataan dokumen maka yang pertama diperhatikan yaitu kelengkapan arsip, kelengkapan arsip disesuaikan dengan jenis peristiwa kependudukan dan peristiwa penting atau sesuai dengan catatan sipil kemudian melakukan penggelompokkan arsip. Pengelompokkan arsip disini disesuaikan dengan klasifikasi peristiwa kependudukan, dan peristiwa penting, dan sebelum masuk ke penyimpanan arsip terlebih dahulu berbicara mengenai pengendalian dokumen, dimana pada pengendalian dokumen disini, terbagi lagi yaitu pertama mengenai penyimpanan arsip kemudian ahli media, pemeliharaan dan pelayanan dan penyusutan, yang pertama it penyimpanan dokumen hasil pendaftaran penduduk dan capil dilakukan terhadap dokumen yang bersifat inaktif,misalnya penyimpanan dilakukan melalui map karton, plastik dan lainlain. Sedangkan pengendalian ahli media hasil capil dilakukan dengan cara mengkonversi dokumen ke dalam format digital dan digital ini sendiri dapat dilakukan dengan cara dokumen scanning, fotographi digital,dll. Jadi berikutnya kita akan membahas tentang penataan arsip oleh pak kepala dinas, bagaimana pelampirannya dan permohonannya mengenai penyimpanan arsip diberbagai daerah

Dan berikutnya bagaimana melakukan pemeliharaan arsip dan melakukan pelayanan, jadi disini juga terdapat bagaimana pelayanan arsip, dan selanjutnya kita akan bahas bagaimana penyusutan dan pemusnahan arsip. Kemudian terkait dengan hal penataan arsip, dalam hal ini ada kepala dinas bertanggung jawab yang isinya terdapat beberapa pasal dan lampiranlampirannyalampiran pertama itu termasuk pembuatan code klasifikasi dan yang kedua disesuaikan dengan JRDnya, kemudian kita akan mematok tiap tahun pola klasifikasi dan JRD , agar orang bisa tau bahwa ini hanya bisa disimpan selama 3 tahun sudah bisa dimusnahkan atau dipindahkan kerak, kemudian dari kabupaten kelurahan dan kecamatan ini adalah tanggung jawab dinas, arsip-arsip dibawah ini kurang lebih tanggung jawab dinas, dan itu nanti dipindahkan ke dinas dulu sebelum memusnahkan atau membuang arsip tersebut, dan ini semua tanggung jawab dinas dan mereka hanya pencipta arsip, kecamatan juga adalah pembuat arsip tapi penanggung jawab ada di kepala dinas. Kepala dinas sebenarnya datang dari bupati, gubernur dari menteri, Dan terkait dengan penyimpanan arsip, yang penyimpanannya dilakukan didalam map folder dan box file / box dokumen, almari maupun rak dokumen yang statis maupun tidak bergerak. Setelah pukul 10 nanti kita akan membuat suatu kelompok dan menentukan lemari angkit yang tidak bergerak yang kita butuhkan berapa banyak dan berapa foldernya. Dan dalam pembagian lemari ini semua tau berapa masing-masing yang dibutuhkan dan yang akan diberikan tiap kabupaten, mudah-mudah semua sama rata agar tidak terjadi keirian dalam tiap kabupaten, tapi perdinas nanti ditentukan rak statis berapa banyak dan volemunya berapa panjang kali lebar dan tingginya, karna kemarin ini menjadi bentuk bantuan juga tapi kami tidak tau bagaimana menghitungnya berapa yang dibutuhkan. Kemudian kita mengarah ke ahli media dan ahli media ini merupakan cara penyimpanandokumen ke format digital dan ada berbagai cara lain lagi. Dalam hal terjadinya bencana, banjir, kebakaran yang bapak sampaikan kemarin ketika terjadi hal demikian misalnya pemidahan kantor dan sebagainya dan arsip tersebut hilang dengan alasan pindah kantor dan terkena bencana dan sebagainya, alternatifnya adalah dapat dilakukan pencetakan filter bukan foto copy ya pak, bu, setelah itu di scan dan diprint jadi kedepannyasisa print ulang. Kemudian dokumen yang kita terbitkan sebagaimana kita bicarakan hari ini memilki ruang lingkup yang sama dengan aslinya setelah penataan yang tadi. Sampai disini ada yang mau bertanya mengenai hal tersebut, jadi hanya di permendagri yang ada bagian ahlimedia yang ruang lingkupnya sama di aturan lain tidak ada, hanya di permendagri no 9 tahun 2012 pada pasal 16.oke Kita masuk ke pemeliharaan, ini sangat kwalitis ya, tapi nanti diprakteknya betul-betul harus dilaksanakan, bisa bapak, ibu daftar di servernya, tidak terlalu banyak yang dibicarakan karna ini sangat kwalitis. Pemeliharaan yang aktif merupakan kegiatan untuk menjaga kondisi fisik , agar informasinya tetap terjaga dengan baik. Kemudian ruang, ruagan ini sangat memungkinkan, ruang dan sarana penyimpangan berkas, harus ada ruang yang baik dan tempat yang baik , harus ada sarana, buku

pengendalian , komputer dan bapak, ibu juga harus punya scan dan punya server , karna nanti satu kertas, satu halaman saja kalau discan ini pemuatan kertas yang cukup besar discannya. Kemudian kita akan melihat berapa bapak, ibu butuhkan untuk yang diatas satu juta, berapa investasi yang ada dan berapa dana yang harus bapak, ibu siapkan untuk tahun depan. Saya cukup tertarik dengan tegal, mereka menganggarkan tiap tahun untk mengurus arsip selama lima tahun contoh tahun depan mereka anggarkan dana untuk mengurus, menata dan memindahkan arsip mulai dari tahun 80 sampai 85, tahun depan berikutnya dianggarkan untuk tahun 86 sampai 91 dan 92 sampai 97, dan sampai sekarang semua sudah bagus mereka kerjakan selama 5 tahun semua sudah beres. Lima kali lima , dua puluh lima tahun mereka urus dan ini bagus sekali, kekurangannya mereka tidak scan berkasnya , dan itu hanya mempermudah untuk pencarian berkas saja, misalnya adaorang yang mau cari data, dibuka komputernya muncul berkasnya langsung diambil saja. Tapi ketika nanti ada, masalah yang seperti kemarin dilaku produser hitam, ini siapa tau bapak ibu nanti harus memastikan ini discan semuanya, nanti kita kan memilih yang mana kita akan scan yang pertama registernya yang kedua kutipan foto copy kutipan aslinya, yang ketiga berkas yang nilainya sama dengan aktenya, dan bagian keempat dan kelima harus ditentukan atau kita tentukan yang tiga , atau tidak perlu yang lain cukup tiga saja , agar tidak banyak memakan waktu, dan tidak banyak membuang waktu. Nanti kita masuk keahli media sebentar, kita bahas dulu mengenai ruang arsip di solo, didalam ruang arsip harus menyediakan Ac tidak cukup hanya kipas angin, tidak cukup harus ada Acnya, misalnya yang kemarin saya ceritakan, tiap harinya cukup panas dan kipas anginnya tidak begitu bagus sehingga orang yang didalam ruangan jadi kepanasan dan mereka tiap hari amembuka jendela dan ketika hujan deras terjadi kemudian mereka tidak sempat menutup jendelah dan akhirnya air masuk sekali dua kali dan berkali-kali kemudian arsipnya menjadi rawang rusak dan memang sudah rusak dan semua arsip yang dekat jendela tidak terpakai lagi. Jadi harus ada kebersihan ruangan dan penggunaan alat pengamanan , pememliharan berkas R101 mencegahfoktor penyebab keruskan sitem penataan yang baik dan benar publikasi bapak dan ibu sudah tau kemudianpenggunaan server dan ahli media. Pemeliharaan dan pengamanan informasi dan pemberian kewenanagan kepada petugas, saya tidak tau apaka h semua punya bapak kabit atau kepala kabit, yang aktif bagaimana makassar, toraja masuk dibagian apa? Peserta makassar : Masuk di data dan Dokumen Moderator : Peserta Toraja : Moderator : Bagaimana dengan toraja Masuk di bagian Arsip Terus yang Lainnya dibagian mana.., ini penting lho, kalau tidak petugasnya tidak punya kewenangan yang pertama dia tidak berhak kesana dan kedua dia tidak mau tau, bagaimana toraja, ada berapa kabit disana

Peserta toraja : Moderator :

Ada pak Yang pertama capil,dapbut dan kabit dokumen, ada orangnya.., bapak kabit dokumen ya.., bapak kabit dokumen terbagi berapa, Terbagi tiga, penyusutan, pengawasan dan penyimpanan dokumen atau arsip Bagaimana dengan bagian pengawasan.., apa hari ini hadir ditempat Tidak hadir pak Itu sebenarnya masalah, bagiannya dia tapi tidak ikut, tapi tidak apa-apa karna ada perwakilan dari bapak, yang di pinrang?? Ada pak, kabit dari pengolahan dan pengawasan Bagaimana dari Enrekang??

Peserta Toraja : Moderator : Peserta Toraja : Moderator :

Peserta Pinrang : Moderator :

Peserta Enrekang : Kabit pengolahan data dan informasi Moderator : Yang membawahi kabit data, pengolahan data dan informasi, dan ini mempunyai berapa sesi,

Peserta Enrekang : Ada tiga Pak, yang pertama dokumentasi dan koreksi, kemudian yang kedua analisis data dan informasi, dan yang ketiga pengembangan aktivitas jaringan , Moderator : Yang pertama dokumentasi dan koreksi, yang kedua analisis data dan informasi, dan yang ketiga pengembangan aktivitas jaringan,blum ada arsi paris, jadi hal ini penting ya bapak dan ibu untuk memiliki arsi paris, tapi walaupun tidak memiliki arsi paris, tapi orang-orang kita sudah dilatih yang penting dia memilki kewenangan ini untukmengurusinitu, yang betul-betul dikasih kewenangan bahwa ini tugasmu, paling bagus tadi pinrang ada kabitnya yang mengurus hal itu. Di tps juga harus ada Kabit pengendalian penduduk, oke pembukuan arsip pengamanan, kemudian ada sangsi adminstrasi dan hukum ini nanti boleh dimasukkan di SK kepala dinas tentang arsip, jadi siapa yang berwenang untuk di SK kabit itu nanti disebutkan jadi jelas tugasnya, Kemudian yang pembuatan tim kita sudah punya, lalu sangsi administrasi dan hukum itu seperti apa di SK kepala dinas itu, per orangan itu minimal ya, pemilihan kabit, kalau boleh sampai balai kota, bupati juga. Perawatanadalah salah satu kegiatan untuk mempertahankan kondisi fisik kertas dan dokumenagar tetap baik, lalu kemudian ada perawatan berkas dan dokumen yang aktif, inaktif, dan kemudian yang hitam, dan yang hitam ini tidak bisa dimusnahkan, di dinas ada juga tapi tidak dimusnahkan. Mungkin bisa dilalui denan kegiatan pencegahan dengan perawatan, agar tidak terjadi kerusakan khususnya pada arsip yang memiliki informasi yang ada didalamnya, pencegahan bisa dilakukan dengan melakukan penyebaran kapur barus kapur dan penyedotan debu, dan melakukannya sebanyak-banyakx dua kali setahun. Apa ada yang pernah melakukan hal ini sebelumnya, makassar sudah rutin ya, bagaimana dengan peserta yanglaini, toraja, pinrang apa sudah pernah melakukan penyedotan debu, pemberian kapur barus,

bagaiman dengan Enrekang, belum pernah, artinya baru makassar yang pernah melakukan. Ini peralatan yang basah, yang dokumennya masih bisa dipegang, oke kita mau mengurus arsip yang msasih bagus seprti apa yang saya pegang saat ini, bapak ibu pasti memilki arsi ysang sudah tidak bisa dibuka karna kena air ayau sudah dimakan oleh rayab yang informasinya masih sangat penting, ada ya.., oke Kita tidak melatih bagaimana tapi kita akan ke antrit, tau antrit.., anri adalah arsip nasional, kitaa kan magang disana untuk mempelajari cara mendigitalkan arsip kuno, dan ini ternyata bapak ibu ada cara untuk hal itu, dan kita kan mempelajari hal itu diantrit, tapi belum tau kapan, karna masih perhitungan berapa hari dan berapa lama disana, dan disanan nanti betul-betul jadi magang, dan buka bercerita betul-betul kerja sebagai pegawai antrit, betul –betul menjadi magan, dan setelah itu akan ada petugas khusus mengenai hal itu. Vada yang mau berta Peserta Makassar : Terima kasih yang saya mau tanya mengenai ahli media tadi ,ahli media itu berhubungan dengan registrasi catatan sipil dengan pendukung, tadi bapak mengatakan kalau ahli media, jadi praktek misalnya kalau pendukungnya atau permohonannya saja , persoalan yang timbul meurut pemikiran saya, kalau yang aslinya masih ada dan pendukungnya sudah hilang, tentunya kita akan menggunakan ahli media itu. Kadang-kadang masyarakat pintar ketika materi real yang mereka pegang itu hilang, atau aslinya sama tadi tidak ada,hanya ahli media saja, artinya kita harus melihat pendukung persyaratannya, yang pertama dia masukkan, dan kalau hanya permohonan saja kami agak bingung juga, karna biasanya masyarkat mau mengganti tanggal dan bulan lahirnya, maka karna tidak ada aslinya pada ssat ini, mereka buat akte kelahiran baru dan dia ambil duplikatnya, jadi disitu masalahnya pak, Terima kasih Moderator : Tapikita sudah scan keputusannya pak, ini kutipan aktenya kita sudah scan bukti realnya juga, mengapa saya mengatakan bahwa buku lahirnya tidak begitu penting karna buku real ini tidak ada di tiga tempat satu di penyimpan, dibuku register di formulir permohonan kan ada tanggalnya pak, yang berada disudut kiri , itu bisa dicocokkan dan itu sudah langkap dengan hal ini tidak akan ada masyarakat lagi yang akan menipu, karna sudah ada entri data yang mereka buat sendiri, ini kan menghemat, tapi kalau makassar mau menambah, tidak masalah, didunia ini pak,maaf ya teman-teman pengurus petugas 97 , didunia ini yang paling sulit mengurus akte lahir terdapat di tiga negara yaitu, Jerman, jepang, indonesia, diperaturan presiden ada berpa persyaratan untuk mengurus akte lahir, satu ayo, surat nikah , surat keterangan lahir, KTP orang tua dan KK orang tua, itu peraturan presiden nomor ke 5 tahun 2008.

Sekarang kita bertanya kepada makassar, apa persyaratan pembuatan akte lahir

Peserta Makassar :

surat nikah, surat keterangan lahir , KK dan KTP orang tua, surat pengantar dari lurah, tidak menggunakan surat kuasa dan kalau bukan orang tuanya, bisa diganti dengan KTP pelapor saja, misalnya ada yang seperti ini, dia itu sudah berumur tapi surat keterangan lahirnya itu tidak ada, jadi kita masukkan ijazah sebagai pengganti surat keterangan lahirnya, selama mereka sudah memiliki ijazah, tapi kalau dia memiliki surat keterangan lahir, maka tidak akan dimintai ijazah, Tidak apa-apa ijazah dijadikan bahan pengganti suruat keterangan lahir, jadi ada delapan berkas yang harus disiapkan dalam mengurus atau membuat akte lahir, dan berkasnya akan ditambah ketika dia mengurus surat keterangan RT dan RW , karna masyarakat tidak mau tau persyaratan apa yang harus dibawa untuk mengurus akte tersebut, sedang administrasinya membutuhkan. Kalau diluar negeri pak, persyaratan hanya satu tidk hanya data diri saja, karna untuk apa meminta foto copy Ktpnya lagi, kalau data sebelumnya sudah ada di data base, karna ketika pemohon datang KTP dicek, setelah itu muncul data lengkap pemohon, anaknya sudah ada di KK belum, sudah ada.., ngapain diminta KK lagi. Dan sekarang dilakukan uji coba diyogja, persyaratan pembuatan akte lahir hanya satu, hanya surat dari bidang, dan tidak ada yang lain, hal seperti ini bisa memenuhi kuota pemerintah untuk renstra, mudah-mudahan ada kabupaten-kabupaten yang lain yang lebih berani.

Moderator :

Peserta Pinrang :

Terima kasih.., kalau disini hanya memiliki satu surat keterangan, konvensasinya lebih tinggi pak, jadi akan ada formulir yang didalamnya mencantum identitas pelapor tersebut, dengan seperti ini kita bisa cek, bahwa identitas ini sudah pernah membuat akte, sedangkan kalau hanya surat bidang saja, tidak akan menjelaskan mengenai sudah tidaknya sebelumnya pelapor ini membuat akte. Kalau yang biasa jadi masalah disini ketika hanya memiliki surat keterangan bisdang saja yaitu, ketika ada seorang kakek yang ingin menjadi bapak dari cucunya, yang seperti ketika data mereka ada sebelumnya dalam kk kemudian ingin menambahkan cucunya ke dalam KK dan ingin membuatkan akte lahir, ini sini kami akan kebingungan, karna mereka sendiri mengubah namanya ayah kemudian memfotocopy sendiri dan memberikan datanya kepada kami pak. Dan khasus ini akan merembes ke harta warisan nantinya pak. Oke saya akan jawab hal ini, dan ini berkaitan dengan pelayanan dibidang arsip, kan dia sudah punya biodata, tidak punya kartu keluarga,dan dia penduduk kota makassar tapi memiliki tanggal lahir, kita kan hanya melengkapi saja. Kita semua berharap semuanya harus baiik. intinya harus ada biodata dan kita akan mencari hubungan bapak ibunya itu bagaimana, dan minta bukti KTP bapak dan ibunya, kemudian cek, setelah itu kan sudah bisa diketahui. Dengan khasus seperti ini kan kita bisa cek buku nikahnya juga, jadi saya rasa itu tidak penting, dan tidak usah dipermasalahkan. Lagi pula pada jaman belanda dulu masalah seperti ini, hanya berlaku bagi orangorang yang tunduk peraturan hukum, jadi catatan sipil, harus selalui menyediakan surat pernyataan bahwa anak ini lahir tanggal sekian dirumah sakit mana dengan lakilaki atau pria bernama si B diluar pernikahan, data-data itu tapi misalkan belum, maka

Peserta Enrekang :

Moderator :

hanya berlaku pada orang-orang yang tunduk dengan hal itu, mencuriga itu bisa tapi masyarakat akan tidak merasa nyaman kalau dicurigai terus. Karna ada masyarakat yang tidak perlu dicurigai. Saya rasa hal seperti itu bukan masalah ya, dan tidak usah di permasalahkan. Bikin saja surat pernyataan biar bisa diarah kan ke jalur hukum ketika ada kasus yang demikian, lagi pula saya rasa masih banyak lagi masalah mengenai data TKI dan lain-lain tapi semua diarahkan untuk membuat surat pernyataan saja, biar ada bukti dalam hal pernyataan si pemohon. Baiklah kita istirahat 15 menit.

Lanjutan dari break 15 menit Moderator : saya hampir setahun diruang arsip bertemu dengan debu, jamur rayab, dan lain-lain ditegal. Kemudian ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu pintu ruang arsip harus ditutup setelah jam kerja, menjaga agar tidak ada lagi yang masuk dan kemudian harus ada pemadam kebakaran minimal satu untuk berjaga-jaga jika terjadi sesuatu, dan periksa atap ruangan apa atapnya ada yang bocor atau tidak, misalnya dimanado ada beberapa atap bocor dan air masuk dan merusak beberapa berkas, kemudian dilarang membawa makan dan minuman dalam ruangan arsip, baik itu mengenai pemeliharaan ruang arsip, sebelum ke setting, apa yang perlu diperhatikan lagi dalam ruangan arsip, baikala h kalau bisa ada komputer diruang arsip arag lebih mudah untkuk mencari data, jadi yang dilakukan pertama kali itu, menscan data atau dokumennya dan memberikan code klasifikasi dan meinyimpan di tempat yang aman dan sudah terdaftar dalam data basenya, jadi pada saat pencarian dokumen atau berkas , hanya mencari didata base pada komputer petugas arsip, dan sistem ini mengurangi pemborosan kertas, Selanjutnya pemaparan slide, mengenai penyusutan dokumen, pemeliharaan dan perawatan dokumen: Penyusutan dokumen dilakukan dengan cara: Pemindahan dokumen inaktif dari desa/kelurahan atau nama lainnya, kecamatan atau nama lainnya, dan UPTD Kependudukan dan Pencatatan Sipil kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil berdasarkan jadwal retensi dokumen. Pemusnahan dokumen inaktif dilaksanakan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil berdasarkan daftar jadwal retensi dokumen. Pemeliharaan : Pemeliharaan berkas dan dokumen merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menjaga kondisi fisik maupun informasinya agar berkas atau dokumen tetap dalam kondisi baik, diperlukan adanya: 1. Ruang dan Sarana Penyimpanan Berkas dan Dokumen: • Penyediaan ruang penyimpanan berkas atau dokumen • Penentuan sarana penyimpanan berkas atau dokumen • Kebersihan ruang penyimpanan; dan

Penggunaan alat pengamanan

2. Pemeliharaan fisik Berkas dan Dokumen • Mencegah faktor penyebab kerusakan • Sistim penataan yang baik dan benar; • Fumigasi • Penggunaan kamper (thymol vapor) dan • Alih media 3 Pemeliharaan dan pengamanan informasi: • Pemberian kewenangan kepada petugas/pejabat • Pembakuan sistem pengamanan; dan • Sanksi administrasi dan hukum

pengelola;

Perawatan: 1. Perawatan merupakan suatu kegiatan mempertahankan kondisi fisik berkas dan dokumen agar tetap baik dan melakukan perbaikan tehadap yang rusak agar fisik dan informasinya tetap terpelihara. Perawatan berkas dan dokumentasi aktif, in-aktif, dan vital dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan retorasi terhadap terjadinya kerusakan khususnya terhadap fisik dan informasi yang terkandung didalamnya. Pemeliharaan Fisik Dokumen a) Dilakukan penebaran kapur barus secara merata kepada seluruh koleksi arsip yang ada, sedikitnya 1 (satu) kali dalam dua/tiga tahun; Dilaksanakan penyedotan debu (vacuum cleaner) kepada seluruh arsip sedikitnya 2 (dua) bulan sekali; dan Dilakukan fumigasi arsip kepada seluruh arsip sedikitnya 1 (satu) tahun sekali, sebanyak - banyaknya dua (2) kali setahun.

2.

3.

b)

c)

4.

Pemeliharaan lingkungan a) b) c) d) e) Senantiasa dilakukan control terhadap kebocoran pada ruang arsip; Dilakukan penyuntikan anti rayap pada lingkungan ruang arsip setidaknya 1 (satu) kali dalam dua/tiga tahun; Tidak diperkenankan menyimpan/meletakkan bahan yang mudah terbakar di dalam atau di sekitar ruang arsip; Tidak diperkenankan membawa makanan dan minuman atau makan/minum di ruang simpan arsip; dan Senantiasa mendeteksi/memeriksa apakah ada tikus dalam ruang arsip.

5

.Sirkulasi Udara: a) Suhu udara dalam ruang simpan berkas dan dokumen tidak boleh lembab dan panas; Efektifkan ventilasi udara untuk mengatur suhu ruangan; dan Dalam ruangan berkas atau dokumen dapat pasang atau mengunakan AC atau kipas angin.

b) c)

Setelah pertemuan hari ini sya berharap ada tindak lanjut dari bapak dan ibu mengenai managemen pengarsipan dokumen kependudukan dan capil, jadi ada ilmu yang bisa diterapkan di kota maupun di kabupaten masing-masing, oke mungkin hari ini kita bisa buat kelompok, mengenai apa tindak lanjut dari pertemuan hari ini, kami beri waktu untuk mendiskusikan hal tersebut dengan bapak dan ibu. Oke silahkan mengambil posisi kelompok masing-masing dan smbil menunggu temn-teman IT untuk menyetting servernya. Oke tern’

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->