GRUPO TRÚPUT

2012

¿REUNIONES TÓXICAS o REUNIONES INTELIGENTES?

Muchas veces el enemigo más importante que tiene una empresa no es su competidor más agresivo. Es su modelo de gestión, y en él, ocurre con mucha frecuencia, que un elemento central es la práctica de malas reuniones, de lo que llamamos REUNIONES TÓXICAS que envenenan las relaciones interpersonales y la capacidad de obtener resultados, por la misma práctica de reunirse como elemento de dilución de las responsabilidades individuales, bajo el paraguas de lo políticamente correcto de “prácticas de buena comunicación”. Se ha instalado el supuesto de que las reuniones son un buen elemento de comunicación. Es cierto que en el ámbito empresarial nada motiva más a una persona que ser escuchada, que su pensamiento incide y es considerado en las decisiones significativas de la empresa. Pero eso no quiere decir que para que los empleados se sientan escuchados deben participar en reuniones con ese propósito. En sí mismas las reuniones no son ni buenas ni malas; bueno, realmente en sí mismas las reuniones empresariales son malas porque implican el empleo de recursos de la organización y no siempre la conexión entre el uso de ellos y el logro de los objetivos de la empresa están vinculados de modo directo y positivo. En muchas organizaciones, se logran éxitos a pesar de las reuniones que ocurren y su calidad. ¿Qué son las REUNIONES TÓXICAS? Tal vez en su empresa ocurren esas reuniones donde parece que no ocurre nada positivo, que estamos fundamentalmente destruyendo esfuerzo y tiempo. Las reuniones inútiles desmotivan y desgastan. En muchas oportunidades, las reuniones aparecen como situaciones confortables en las que se pasa bien, pero, tenemos que tener presente que nuestras zonas de confort son nuestras zonas de mediocridad. Seguramente en ese ámbito “cómodo” no estemos operando a

REUNIONES TÓXICAS o REUNIONES INTELIGENTES

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es el convencimiento que se va instalando de que no se puede hacer nada. Porque la comunicación es muy importante. por estar ahí. ¿Y si no qué hacemos? ¿Cuáles son los efectos de las REUNIONES TÓXICAS? Queda mucho menos tiempo para trabajar. Porque siempre se hizo así. para realizar actividades que realmente impacten positivamente en el logro de los resultados que se pretenden. ¿Por qué tenemos REUNIONES TÓXICAS? Porque hay que reunirse. ¿Qué podemos hacer? Resignarnos a los problemas que ahora sabemos que ocurren por la realización de REUNIONES TÓXICAS. Porque dos (o más) cabezas piensan más que una. debemos trabajar aún para sacar adelante las tareas que efectivamente tenemos que realizar. luego.GRUPO TRÚPUT 2012 nuestro máximo y por lo tanto nuestro aporte puede ser apenas satisfactorio o incluso deficiente. Porque somos un equipo. participó en alguna de esas reuniones donde está presente por alguna clase de compromiso pero está ausente intelectualmente pues su mente está lamentándose sobre lo que tiene que hacer y no puede. teniendo en cuenta que es una práctica generalizada que ocurre por todos lados y seguramente también le ocurre a nuestros competidores (“mal de muchos…”). Si gastamos nuestro tiempo y nuestro esfuerzo en la participación de reuniones de bajo aporte. es decir. REUNIONES TÓXICAS o REUNIONES INTELIGENTES Página 2 de 9 . Posiblemente Ud. que las reuniones son un mal ineludible de la actividad empresarial. Lo realmente tóxico de esta clase de reunión. todos lo hacen.

sobre ellas se hará un trabajo de efectividad para potenciar la relación resultados/energía empleada. requiera para su adecuada resolución el concurso de esfuerzo colectivo simultáneo. Su aporte no respalda el esfuerzo realizado. C. B.GRUPO TRÚPUT 2012 Otro camino es el de capacitarse en la metodología de REUNIONES INTELIGENTES con GRUPO TRÚPUT para implementar esta herramienta y lograr una potente ventaja competitiva. la facturación. Implantación de la metodología de REUNIONES INTELIGENTES. su frecuencia. Se determina cuáles son las reuniones habituales que se realizan en la organización. un gran número se atienden mediante procedimientos que se establecen para ejecutar decisiones previamente tomadas. así por ejemplo. Reuniones para revisar. Del análisis surge una clasificación en 3 grupos: A. La situación merece un estudio más profundo porque la conclusión no es clara. Se establecen medidas para conseguir los resultados que se pretendían pero no se lograban. 2. que es lo que se conoce como políticas o procesos de la empresa. cuáles son los asuntos principales y cuáles son los resultados producidos. Reuniones eliminadas. Proceso de REUNIONES INTELIGENTES 1. Su aporte justifica el esfuerzo de realizarlas.. las quejas. cómo se procesan los pedidos. Reuniones que se mantienen. etc. Auditoría de reuniones. Como concepto general se establece que la justificación que implica la realización de una reunión es que el asunto en cuestión. De los miles de asuntos que se suceden en una organización. están establecidos y los asuntos correspondientes se tratan según lo que corresponde y por quienes tienen REUNIONES TÓXICAS o REUNIONES INTELIGENTES Página 3 de 9 . se requiere seguramente una investigación presencial para concluir.

porque además más allá de un determinado número. Pero también es fácil de ver que la cantidad de involucrados debe ser apenas la necesaria para realizar el esfuerzo que se requiere para acelerar el coche. Y esa consulta o ayuda para resolver el tema puede implicar la realización de una reunión si lo que se necesita es el esfuerzo colectivo simultáneo. es un desperdicio convocar a más personas. qué hacemos? Si no está claramente definido qué sector de la empresa tiene la principal competencia en la cuestión. La persona encargada de resolver el tema (hacer funcionar el auto) no tiene los recursos necesarios y debe pedir ayuda a otros para resolver el tema. alguien debe tener la responsabilidad de establecer que sector debe resolver en dicha materia. si los necesarios deben brindar su aporte de forma simultánea. ya sea porque anteriormente nunca ocurrió nada similar o porque existen condiciones actuales que hacen que el caso sea único o singular. Una analogía puede ser útil: supongamos que el “asunto” es que el auto no arranca porque las luces quedaron encendidas y se descargó la batería.GRUPO TRÚPUT 2012 asignado dichas tareas. En este ejemplo simple queda claro que no sirve que los participantes den su esfuerzo de manera individual. REUNIONES TÓXICAS o REUNIONES INTELIGENTES Página 4 de 9 . Aquí se requiere una decisión:¿cómo tratamos ese asunto. De este modo se configura un par “asunto-responsable”. Si los tiene. y para ello debe convocar a una “reunión” porque necesita que los participantes brinden su esfuerzo simultáneamente: requiere que todos empujen el auto hasta que pueda arrancar. Hay asuntos o circunstancias que no “caen” en ninguna de las categorías que los hace objeto de un procedimiento previo. todos deben estar juntos y empujar al mismo tiempo. resuelve la cuestión y queda terminada la intervención por dicho asunto. entonces puede ocurrir que la persona asignada tenga los recursos suficientes para darle solución al tema o no. la interferencia entre varios conspira con la colaboración y se desperdicia el uso de los recursos. Si no los tiene puede ser que requiera consulta o ayuda de otros de la organización.

la celebración de reuniones que no tienen razón de ser. REUNIONES TÓXICAS o REUNIONES INTELIGENTES Página 5 de 9 . Quien convoca a una reunión para colectar el esfuerzo simultáneo de los participantes. no requiera ayuda en forma de reunión. Esta instancia es muy enriquecedora pues pone foco en la tendencia a repetir de modo rutinario sin cuestionamiento. debe responder de modo explícito si ha aprendido lo suficiente para que en la próxima ocurrencia de un caso similar al que disparó la convocatoria.GRUPO TRÚPUT 2012 3. Aprendizaje permanente.

puede resolverlo por si solo o puede requerir colaboración y apoyo de otros. Empleando un símil futbolístico. los colaboradores tienen. apoyo colectivo. Pero. Esta segunda circunstancia. ¿Esto significa que un asunto no debe tener dos o más responsables? Sí. Cada asunto tiene que tener un referente. —en una organización más o menos normal— la “obligación” de brindar su apoyo una vez que así se ha acordado. un responsable. o quien entienda que tiene la capacidad para atender el asunto (“el jugador que pide la pelota: mía”) (principio de voluntad) o quien es asignado por un jerarca (principio de autoridad). exactamente significa eso. será aquel que esté más cerca (principio de territorio o competencia). ¿y el trabajo en equipo? Quien tiene un asunto asignado del cual es responsable. REUNIONES TÓXICAS o REUNIONES INTELIGENTES Página 6 de 9 . según las circunstancias. En ocasiones el trabajo en equipo se constituye cuando se requiere la concertación de apoyos individuales para conseguir un resultado particular del asunto tratado. no implica en modo alguno la cesión de la responsabilidad sobre el tema en cuestión. El responsable es quien debe facilitar la operación del grupo para que cada quien pueda brindar su aporte de la mejor manera y que la interacción sea satisfactoria para el resultado y para los participantes. pero no adquieren responsabilidad en relación al logro de los resultados deseados en el ámbito del asunto tratado.GRUPO TRÚPUT 2012 REUNIONES INTELIGENTES ¿Qué hay que hacer? • Responsabilidad individual. su responsabilidad es en relación a la calidad del apoyo que dan. pero esto no debe ocurrir con la dilución de la responsabilidad que reposa en una persona específica. no puede haber ninguna pelota (“asunto”) que no tenga un jugador dedicado a su tratamiento.

Vamos a detallar los distintos aspectos: o Reconocimientos. Nos referimos aquí a actividades colectivas que tienen como objetivo el desarrollo de la cohesión social que se necesita en las organizaciones.GRUPO TRÚPUT 2012 • Solamente hay que hacer reuniones necesarias. Una analogía que puede resultar útil para apreciar este fenómeno es la situación en la que un grupo debe colaborar para mover un objeto muy pesado y frágil. lo que brinda cada participante está muy influido por los aportes de los demás. entonces es adecuado hacer una reunión con tal fin. se señala el reconocimiento que merece cada responsable por el tratamiento que le dio a los asuntos que tuvo bajo su responsabilidad. de este modo se logra el objetivo que no podría hacerse de otra forma. Si la persona encargada del asunto requiere el apoyo de otros para su solución y esta colaboración colectiva debe brindarse de modo simultáneo. en el ámbito de lo colectivo. entonces es conveniente que la interacción sea simultánea para facilitarla. De forma pública. esto es. sino que estos reconocimientos están destinados a la gestión de asuntos “sueltos”. La única justificación para la realización de reuniones de trabajo es la necesidad de esfuerzo colectivo simultáneo para el logro del resultado deseado. La propuesta es la realización de “reuniones” en las cuales se reconoce el trabajo realizado. cada uno teniendo en cuenta el efecto de los demás. Recordar aquí que no nos estamos refiriendo a la ejecución de procedimientos. de tareas que se realizan de acuerdo a una pauta pre-establecida. • Hay que hacer reuniones “no de trabajo”. se agradece la colaboración recibida y se comparten elementos de aprendizaje que puedan ser de interés común. REUNIONES TÓXICAS o REUNIONES INTELIGENTES Página 7 de 9 . todos hacen movimientos que deben estar coordinados. Aquí le corresponde la responsabilidad de ejecutar dicho reconocimiento al jefe del “reconocido” y no deben quedar merecimientos sin destacar. ¿En qué casos se requiere la simultaneidad del aporte de los colaboradores? Cuando las interacciones entre los colaboradores son necesarias para el aporte individual de cada uno.

reuniones cortas. Con carácter general. Desde el punto de vista del cultivo de las relaciones interpersonales que son vitales para la salud social de la organización. se continúa con la reunión hasta lograr el objetivo o llegar al tiempo de la convocatoria que no debe superar otro período (máximo de las reuniones 45 + 15 (pausa) + 45+15(varios) = 120 minutos: 2 horas). en la confección de nuevos o en incorporarse al conocimiento de la organización. Esta actividad colectiva es apropiada para compartir los conocimientos adquiridos que luego se podrán reflejar en el ajuste de los procedimientos actuales. • Reuniones intensas. para fijar ideas). o Aprendizaje. Luego de ese tiempo. es la oportunidad de aprender cosas nuevas: cómo aprovechar oportunidades y cómo resolver problemas. Los momentos REUNIONES TÓXICAS o REUNIONES INTELIGENTES Página 8 de 9 . Los responsables del tratamiento de los asuntos. las entrevistas personales son actividades mucho más potentes que las reuniones colectivas. esta reunión es la oportunidad para agradecer la colaboración a cada uno de los que contribuyeron.GRUPO TRÚPUT 2012 o Agradecimientos. debe hacerse una pausa con el objetivo de recuperarse luego de un período de atención profunda y tener un tiempo para hacer acciones secundarias. A los encuentros “uno a uno” les llamamos entrevistas. Básicamente son instancias de transferencia donde quien colabora le da alguna clase de apoyo al responsable de una tarea. en muchos casos requirieron el apoyo de otros para cumplir con su objetivo. • Más entrevistas y menos reuniones. ninguna reunión debe superar los 40-45 minutos (un medio tiempo de un partido de fútbol. es muy recomendable que el solicitante sea claro en su pedido para que el colaborador tenga la oportunidad de prepararse y disponer de lo necesario en el encuentro. La eficiencia del encuentro está muy relacionada con la preparación previa. Después de la pausa. El tratamiento de temas que no están contemplados en los procedimientos que habitualmente realiza la organización.

• Pregunta y respuestas. No es necesario. pero en la reunión debe desalentarse ese tipo de prácticas que le dan a las reuniones un estilo de “conversación en el living” y no de una intensa actividad que está compitiendo con otras acciones que son muy importantes. debe tener como objetivo hacer la reunión lo más breve posible y dispensar de la participación a quienes entienda que ya han aportado lo suficiente. En este artículo ponemos a su consideración algunas ideas y prácticas para que las considere y esté preparado para participar con su opinión. sus comentarios y experiencia en esta actividad.com/curso-reuniones-inteligentes/ REUNIONES TÓXICAS o REUNIONES INTELIGENTES Página 9 de 9 . ni es una buena práctica que todos se queden hasta el final de la reunión. Esperamos contar con su presencia activa. ¡Lo esperamos! Inscríbase en http://grupotruput. agradecerle e indicarle que puede dedicarse a sus temas.GRUPO TRÚPUT 2012 previos a las reuniones son los momentos para consumir bebidas. • Reuniones con entrada puntual y salida súbita. Es muy útil para enfocar el transcurso de la reunión hacer la pregunta de modo explícito: “Tengo que establecer un plan de acción para lograr tal resultado en relación al asunto x. Quien dirige la reunión. ¿qué les parece que hay que considerar? Nos interesaría mucho que pudiera participar en nuestro próximo curso de REUNIONES INTELIGENTES. generalmente el convocante. esperar a los impuntuales es duplicar la falta de respeto a los que han sido puntuales. En este sentido es muy apropiado. Las reuniones deben comenzar a la hora de la convocatoria. el sentido de urgencia debe estar presente: tensión positiva sin ser stress paralizante. Todo participante de una reunión debe saber cuál es la pregunta que la reunión debe servir para dar respuesta. y su aporte es la colaboración a la generación de esa respuesta. y necesito su colaboración en los aspectos h y j.

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