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GRUPO VIRTUAL L.A VENEZUELA G.V.L.A.

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AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Material recopilado y adaptado sobre : Auditoria Administrativa, Auditoria de Gestión Administrativa o Análisis de Gestión Administrativa y algunas consideraciones teóricas para la elaboración de la auditoria y el informe correspondiente.

Caracas, Mayo 2007. Lic. Secundino Camacaro

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
CAPITULO I CONSIDERACIONES PREVIAS ANTECEDENTES

Desde la más remota antigüedad y en el ámbito eclesiástico, se conoce
la figura de AUDITOR, a quien el Diccionario de la Lengua Española define como cada uno de los siete sacerdotes magistrados que forman el tribunal colegiado que ha de recibir las apelaciones contra las sentencias eclesiásticas pronunciadas en el territorio español. Revisor de cuentas colegiados. Dicho diccionario no admite el verbo Auditar, ni sus participio auditado; vocablos de uso tan generalizado, como erróneo. El venezolano común ha podido observar, con lastimosa frecuencia, la intervención de bancos, por parte de la Superintendencia de Bancos. Como puede apreciarse, siempre han existido las compulsas fiscalizadoras del comportamiento humano, en sus más disímiles formas; y, como veremos más adelante, desde aquellos remotos tiempos vemos aparecer las raíces de la auditoria, que vamos a estudiar en este texto. En sus primeros tiempos, la Auditoria se orientaba a verificar los resultados de las operaciones financieras y mercantiles de las empresas, así como al descubrimiento de posibles fraudes, errores u omisiones; hasta se le consideraba como formando parte integrante de la contabilidad misma. En la medida en que la administración se fue haciendo más compleja, se hizo cada vez más necesaria la auditoria, para fundamentar la toma de decisiones. Nunca antes se habían visto cambios tan profundos y de tanta trascendencia, como los que vemos hoy día en el ámbito venezolano, a consecuencia de la gran devaluación experimentada por el Bolívar; lo que amerita estudios y tratamientos muy especiales, que hacen inoperantes los antiguos procedimientos y exigen la adopción de nuevas tecnologías, tales como:    Nuevos equipos y maquinarias Automatización de muchos procedimientos Sistemas computarizados.
Autor: Lic. Secundino Camacaro

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Todo ello con la mira puesta en la reducción de costos, tiempo y esfuerzos. Dentro de esta manera fue que nació la Contabilidad; la cual, al correr del tiempo, fue evolucionando, y continúa perfeccionándose hoy día, hasta configurar un cuerpo doctrina, con técnicas y procedimientos perfectamente bien definidos y diferenciados; de tal manera que facilita la interpretación de sus registros, con la mayor claridad y fidelidad posibles; tanto a particulares, como a extraños. La Auditoria Contable es una revisión y análisis minuciosos, con espíritu crítico, de los registros y Estados Financieros de una organización; con la finalidad de dictaminar el grado de confiabilidad que ofrecen; considerando las leyes, principios y usos, que norman a tales registros. EVOLUCION HISTORICA. El expansionismo territorial inglés, que estableció colonias en diferentes lugares del mundo; en las cuales se constituyeron empresas poderosas, con sus principales dueños residieron en Inglaterra, hizo necesario la creación de medios idóneos para controlar a distancia estas inversiones. A tan efecto, ya para el siglo XV, era rutinario el envío de emisarios; quienes, en representación de los dueños de tales empresas, las visitaban periódicamente y efectuaban una revisión minuciosa de los registros de contabilidad; así como una verificación de los comprobantes respectivos, para, finalmente, preparar un informe completo, que mostrara a dichos señores dueños, cuál era la verdadera situación financiera de dichas empresas; así como el grado de fidelidad y de confiabilidad de la gestión de sus administradores. En sus origines, el auditor fue un agente fiscalizador, en representación de los intereses de los empresarios. Por esto, el acto de administrar justicia se le llama audiencia hoy día; llamándose también así al acto de oír alguna autoridad, las exposiciones, solicitudes o reclamaciones de las personas. Con el advenimiento de la Revolución Industrial y la consecuente proliferación de todo tipo de empresas, la Contabilidad y la Auditoria tomaron un gran impulso y se hicieron indispensables. CONCEPTO El doctor José Ruiz Rosa, emite el concepto siguiente:
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El análisis de gestión administrativa tiende a examinar globalmente varios puntos dentro de la empresa sometida a evaluación: • • • • • • • • • • • • • • • • Recursos Humanos: Valoración del equipo directivo. la coordinación. Estructura de la sociedad: Accionistas. Gerencia Administrativa. para evaluar el grado de eficiencia y de eficacia. Evaluación de Empleados y obreros. con el cual se están cumpliendo la planificación. Comunicaciones externas. Manejo de la Información. la dirección.AUDITORIA ADMINISTRATIVA "La Auditoria Administrativa o Análisis de Gestión Administrativa es el examen de la estructura administrativa o de sus componentes. Estado de los Archivos. para corregir las deficiencias que pudieran existir. Sistema de Información. la ejecución y el control de los objetivos trazados por la empresa. la organización. Gerencia de Operaciones Sistema Administrativo. Normas y Procedimientos. Controles en el procesamiento de datos. tendiendo al mejoramiento continuo de la misma. Autor: Lic. Políticas Administrativas implantadas. optimizando la productividad mediante la mejor utilización de los recursos disponibles. conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera administración" La auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organización y la valoración de las actuaciones de la empresa con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora. Comunicaciones internas. Secundino Camacaro Página 4 de 33 .

Evaluación Financiera y Económica. Productos secundarios. Estudio y Análisis de las políticas vigentes de la empresa. Comportamiento del Mercado. Mercadeo y Ventas.AUDITORIA ADMINISTRATIVA • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Planes y proyectos Organigrama. Presupuesto. Productividad. Estudios de mercado. Políticas en el objetivo de servicios Autor: Lic. Compras y suministros. Flujo de Caja. Publicidad. Compras nacionales. Productos principales. Compras en el exterior. Secundino Camacaro Página 5 de 33 . Inversiones en proceso. Volumen de ventas. Control de actividades. Políticas de precios. Análisis de los Estados Financieros. Protección de los Activos. Eficiencia de producción. Compromisos con proveedores Relación con organismos crediticios.

sobre todo. para que su cobertura encamine las tareas a logros específicos. toda vez que permite que se revele en qué áreas se requiere de un estudio más profundo. Compromisos con organismos oficiales. En resumen.AUDITORIA ADMINISTRATIVA • • • • • • • • Políticas en el objetivo social Políticas en el objetivo económico Políticas de información. la eficacia y la efectividad administrativa. funciones y procesos a Autor: Lic. competencia. Aporta soluciones para mejorar la eficiencia. Analiza las causas y efectos de situaciones riesgosas para la empresa. De la Organización: Determinan que el curso de la auditoria apoye la definición de la estructura. que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias. Políticas en emisión y control de políticas. De Productividad: Encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización. debe de establecer el marco para la consecución de los siguientes objetivos: • De Control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoria y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos. Área fiscal: Impuesto sobre la renta. Por sus características. la Auditoria Administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones. Secundino Camacaro • • Página 6 de 33 .causa – efecto que concilie en forma congruente los hechos con ideas. como superar obstáculos. En virtud de lo anterior. Seguridad Social. la Auditoria Administrativa: • • • • Permite medir la capacidad gerencial. un análisis . Ayuda a identificar problemas que afectan los sistemas administrativos. como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de las mismas y.

• De Calidad: Disponen que la auditoria tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos. • De Servicio: Representan la manera en que la auditoria puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes. el Licenciado en administración es el profesional en quien debe recaer en forma exclusiva la ejecución y validación de una auditoria administrativa o análisis de gestión administrativa. de sistemas. operacionales y financieras. • De toma de Decisiones: Traducen la puesta en practica y resultados de la auditoria en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.AUDITORIA ADMINISTRATIVA través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo. Por su preparación el Licenciado en Administración puede coordinar la implementación de todo tipo de estudio administrativo. particularmente su dominio del proceso administrativo. Asimismo. legales. y auditorias de calidad. Secundino Camacaro Página 7 de 33 . • De Cambio: Transforman a la auditoria en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización. Autor: Lic. integrales y de evaluación de desempeño. podrá formar parte de los equipos encargados de la aplicación de auditorias ambientales. esto es. o de cualquier otra índole. tecnológicas. Para que las acciones del licenciado en Administración se consideren congruentes y aceptables. evaluación o diagnostico integral. que no estará limitado por influencias internas o externas. para que produzca bienes y servicios altamente competitivos . CAPITULO II DEL PROFESIONAL De acuerdo con su perfil. • De Aprendizaje: Permiten que la auditoria se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. y de lo establecido en la Ley de Ejercicio de la Profesión. funcionales. al suscribir la realización de una auditoria deberá observar las siguientes Normas Generales de Auditoria: • Tener independencia de criterio.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA • • • • • • • • • • Poseer una adecuada formación y capacidad profesional para aplicar las técnicas requeridas en la auditoria. Secundino Camacaro • • • • Página 8 de 33 . por los auditados y por aquellos funcionarios que solicitaron la auditoria. enfatizando en las fortalezas y debilidades. sugerencias y recomendaciones deben de constituirse en una fuente de cambio que permita generar conocimiento y nuevas ideas para aprender. así como orden y disciplina en el trabajo. Tener el debido cuidado y la diligencia profesional al efectuar las auditorias. Los informes se elaboraran por escrito y serán revisados. Mantenerse actualizado con los conocimientos inherentes al desarrollo y la aplicación de las auditorias. pertinentes y viables de implementar. Obtener evidencias suficientes. Informar a las instancias competentes. Mantenerse alerta a situaciones que impliquen un posible fraude. validar las evidencias y emitir observaciones y sugerencias defendibles. en borrador. y elaborar los informes correspondientes. sobre los logros obtenidos. Las observaciones. La labor deberá ser cuidadosamente planificada. concisa y completa. clara. Los informes presentaran los daros en forma veraz. que permitan tener una base sólida y razonable para emitir opiniones. CAPITULO III CLASES DE AUDITORIA Autor: Lic. debidamente sustentados. oportunos y presentados puntualmente. abuso o actos ilícitos. componentes y relevantes. Los informes deben incluir una mención especial. objetivos. Las sugerencias y recomendaciones deberán n ser concretas. describirán los hallazgos de manera convincente. exacta y razonable. Los informes serán imparciales. supervisada y soportada por documentos de trabajo. sobre cualquier limitación en la ejecución de la auditoria. sencilla. El observar las normas permite que las auditorias aporten elementos completos y consistentes para respaldar los hallazgos.

Ella detecta cualquier procedimiento contraproducente. con una mayor eficiencia y productividad. viene a ser una técnica de análisis sistemática. recursos y. suprime desperdicios la perdida de tiempo y evalúa el grado de efectividad de los sistemas de control internos adaptados. la auditoria puede ser interna o externa. también llamada esta última operativa o análisis de gestión administrativa. sugiere nuevas ideas.AUDITORIA ADMINISTRATIVA Existen tres criterios de clasificación para el estudio de la auditoria. En forma sinóptica la clasificación de las distintas clases de auditoria será como sigue: Interna Interrelación Externa Clases de Auditoria Frecuencia Periódica Campo de acción Financiera administrativa u operativa Continua deliberada automática Es la auditoria administrativa. a saber: a. con que se lleva a cabo dicha auditoria. En atención a la periodicidad. Pone en evidencia las áreas de conflicto y los puntos de peligro dentro de la organización auditada. operativa o análisis de gestión administrativa la que nos interesa ya que es la que se lleva a efectos a fin de constatar el grado de efectividad y de conveniencia de la estructura organizacional y funcional de la empresa o entidad que se audita. c. a todos los niveles. la auditoria puede ser financiera o administrativa. Secundino Camacaro Página 9 de 33 . oneroso o muy lento que entrabe la fluidez con que deben salir las tareas y gestión empresarial. menos orientaciones como para evaluar la calidad de la Autor: Lic. b. Considerando su campo de actuación. esta puede ser continua o periódica. que sirve para evaluar la gestión gerencial. De acuerdo al grado de relación existente entre el auditor y la empresa u organización auditada. esfuerzo. resulta en extremo beneficiosa ya que permite ejecutar las labores y alcanzar los objetivos con el más mínimo tiempo.

Capacidad para administrar. proporciona una misión de conjunto de la manera como ha sido manejada la empresa y si es conveniente o necesario introducir modificaciones o correctivos en procura de maximizar la eficiencia en el futuro. con conocimientos de causa. Planificar las operaciones. contabilidad. c. Dirigir y controlar los esfuerzos. Descubre hachos que ya han pasado. DIFERENCIA CON LA AUDITORIA FINANCIERA AUDITORÍA FINANCIERA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Evalúa hechos económicos. La auditoria administrativa califica la calidad de la administración de la organización. Nos dirá cuáles ejecutivos son eficientes y cuáles no. y. e. Nos señala los efectos. en Evalúa hechos gerenciales. Secundino Camacaro Página 10 de 33 . Autor: Lic. en lo atinente a: a. f. en absoluto. Detecta los problemas con la antelación. y con la mira puesta en el y plasma en los registros de futuro. pero siempre en el aspecto administrativo y procedimental. Le interesa mejorar las actuaciones en el futuro. Organizar al personal y equipos. aun términos monetarios. No informa cuales ejecutivos son eficientes y cuales no. b. pero sin hacer mención a sus causas. d. En pocas palabras evalúa la eficiencia y la habilidad de los ejecutivos para lograr alcanzar las metas propuestas por la organización. En conclusión la auditoria administrativa evalúa la eficiencia de la gerencia. Cumplir con los planes y metas propuestos.AUDITORIA ADMINISTRATIVA administración de la empresa y juzga el grado de eficiencia de sus gestiones empresariales. Tomar decisiones efectivas. ya consumados en proceso.

como son los de reducir los costos operativos. el cual debe estar redactado en forma tal que: • Establezca normativas claras de desempeño. Autor: Lic. Conocer oportunamente aquellas coyunturas favorables y ventajosas. a las cuales se les puedan sacar provecho. necesita: • Contar con algún método de evaluación y de revisión periódica.AUDITORIA ADMINISTRATIVA g. La Gerencia debe permanecer constantemente alerta a los cambios tecnológicos y científicos. Efectuar una evaluación de los desempeños de todo el personal. los proporciona la • • La base de sustentación para estos cambios Auditoria Administrativa justamente. dinámicas y más eficientes. al igual que constatar. Los problemas que analiza la Auditoria Administrativa generalmente son provenientes de dificultades de crecimiento y de adaptación al medio. Actuar con criterio económico. Secundino Camacaro Página 11 de 33 . si los planes y políticas generales de la organización se están cumpliendo a cabalidad. Los tiempos modernos exigen la adopción inmediata de técnicas y sistemas administrativos de avanzada. verificar el grado de eficiencia de los controles internos. a fin de adoptar y adaptar las innovaciones. al igual que el de cualquiera otra clase de Auditoria. que puedan ofrecer la eventualidad de alguna situación difícil o de inconveniencia. Por eso se dice que la Auditoria Administrativa es una disciplina procedimental para la evaluación de la Gestión Gerencial. originados por los avances tecnológicos y científicos. El fruto de la Auditoria Administrativa. que le permita detectar a tiempo aquellas áreas administrativas. habrá de ser el Informe. las pérdidas y los desperdicios. ENFOQUE ACTUAL Toda empresa u organización. Hoy día la gerencia necesita conocer el grado de confiabilidad que le merecen sus registros contables además que requiere precisar mejores sistemas de control interno.

y. Organización de la empresa. Sea oportuno. Si la Auditoria Administrativa se realiza cabalmente. analizará los aspectos de: • • • • Planificación de las actividades. Finalmente. Mida la eficiencia de los sistemas y procedimientos adoptados por la empresa.AUDITORIA ADMINISTRATIVA • • • • • • • • Despierte el interés de sus destinatarios. está en capacidad de informar si la empresa está bien gerenciada. con miras a evaluar su grado de eficiencia. Estimule a las personas a actuar. la Auditoria Administrativa. que analiza la Auditoria Administrativa. Las técnicas de investigación. con visión de futuro. que utiliza la Auditoria Administrativa resultan muy similares a las empleadas por la Auditoria Financiera con la diferencia de que en la Auditoria Administrativa estas técnicas se orientan hacia la investigación de todas las fases del funcionamiento administrativo de la empresa. Secundino Camacaro Página 12 de 33 . La información no monetaria. si ha logrado las metas presentes y si está en capacidad de alcanzar su desarrollo futuro. Dirección del personal. Autor: Lic. Sea objetivo y fácil de entender. eficacia y efectividad en cuanto al alcance de las metas y objetivos propuestos por la Gerencia de la organización. servirá de auto evaluación de los Ejecutivos de la empresa. y cuantifique la eficiencia administrativa de la organización. Haga sentir su influencia en las decisiones que se tomen. que logrará valiéndose de una serie de cuestionarios muy bien confeccionados. en función del logro de las metas y objetivos. Evalúe la efectividad de los controles administrativos. mediante la investigación de los procesos administrativos. Control interno de las operaciones.

esta no funcionará con eficiencia. para hacerle frente a las situaciones cambiantes de la dinámica del mundo competitivo moderno. así como también el grado de efectividad de los sistemas procedimientos y controles. permite conocer los "puntos débiles' para eliminarlos. Otra medición. Mediante investigaciones y análisis. Autor: Lic. La Auditoria Administrativa debe detectar. aquellas funciones que no se estén realizando eficientemente. con los logros alcanzados por la empresa. a la vez que se propondrán soluciones a los mismos. y los "puntos fuertes' para aprovecharlos al máximo. La Auditoria Administrativa ayuda a detectar los "puntos débiles" de las políticas administrativas de la empresa. Secundino Camacaro Página 13 de 33 . la Auditoria Administrativa mide la efectividad con que se está manejando la empresa. así como su capacidad para trabajar en equipo y organizadamente. lo cual permitirá ponerles correctivos a tiempo e igualmente permitirá conocer. para incrementar la eficiencia operativa. que comience donde ésta última termina. cuáles son los "puntos fuertes" que dará las opciones de estimular la actividad en esas áreas y así maximizar las utilidades del negocio. será la elaboración de un Informe. OBJETIVOS RESUMIDOS El objetivo principal de la Auditoria Administrativa es la evaluación del grado de eficiencia de la actividad gerencial en la empresa y de la medida en que se están alcanzando las metas y cumpliendo las políticas establecidas. adoptados por la organización. permite conocer las habilidades. para rectificar a tiempo. en el cual se detallarán los problemas detectados. al igual que cualquier otro tipo de Auditoria. o sea. si no funciona correctamente el sistema de control interno instalado en dicha empresa. lo antes posible. la imaginación y la agresividad de cada uno de los Ejecutivos de línea. Por muy bien seleccionado u entrenado que esté el personal de una empresa. lo cual puede evaluarse fácilmente. sumamente significativa.AUDITORIA ADMINISTRATIVA Lo ideal es que la Auditoria Administrativa se complemente con la Auditoria Financiera. Permite realizar una evaluación integral de toda la organización. mediante la comparación de las metas presupuestadas. En pocas palabras. es la constatación del logro de las metas propuestas. Su meta final.

la Auditoria Administrativa pretende evaluar capacidades técnicas ni científicas de ningún profesional. y de ninguna manera. en el desempeño de sus funciones dentro de las organizaciones. tanto en los niveles operativos. para aclarar conceptos y lograr la necesaria motivación. y así poder responder a las preguntas: • • ¿Como Planificar el Trabajo? ¿Que hace falta conocer de él? Autor: Lic.AUDITORIA ADMINISTRATIVA Se discutirá con la Alta Gerencia de la empresa auditada y. como colectivamente. orientada hacia la calidad gerencial. Secundino Camacaro Página 14 de 33 . La discusión oral del informe con la alta gerencia resulta en extremo beneficiosa e indispensable. Será siempre necesario verificar que es lo que. de todo el personal directivo. Para esto hará falta la observación y la confirmación de las informaciones proporcionadas por terceras personas. B. La Auditoria Administrativa fundamenta sus conclusiones en una serie de principios sobre los cuales basa también sus investigaciones y análisis. Evaluación: En ningún caso. en realidad. Pensar administrativamente: En el ejercicio de su profesión el Licenciado en Administración que ejerza como auditor administrativo ha de ubicarse siempre en el sitial de la gerencia y sentirse responsable de las funciones operacionales. como administrativos y gerenciales. más bien. Verificación: La Auditoria Administrativa no podrá realizar evaluación alguna. luego de intercambiar ideas y oír opiniones. a saber: A. a fin de poderse dar cuenta de cómo es que deberá actuarse. sin antes verificar la veracidad de las informaciones obtenidas. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES. para constatar si sus desempeños se ajustan a los sistemas y procedimientos establecidos y si cumplen con los controles internos establecidos. Su evaluación va. se ejecuta. utilizando para ello los procedimientos técnicos que veremos más adelante. C. tan individual. se tomarán las decisiones finales pertinentes.

de cómo se realice dicho trabajo. Secundino Camacaro Página 15 de 33 . el responsable. CAPITULO IV PLANIFICACION DE LA AUDITORIA Autor: Lic.AUDITORIA ADMINISTRATIVA • • ¿Cómo saber si el trabajo se realizó completo. con precisión y oportunamente? ¿De que manera evaluar el rendimiento? Es decir. pensar como si fuera el dueño. o el perdedor. el beneficiario.

José Ruiz Roa. resulta en extremo útil. en forma equilibrada y armónica. que estudiamos en este texto. que de ellas puedan derivarse. La práctica de la vida real confirma que el uso de un Cuestionario para efectuar la evaluación de los desempeños administrativos y operativos actuales. a fin de poder detectar los problemas de tipo administrativos u operativos. todo lo atinente al aparato organizativo de la empresa. debe involucrar saludablemente a los Ejecutivos en la realización de la Auditoria Administrativa. de modo que. para lograr los objetivos de la organización. Secundino Camacaro Página 16 de 33 . o de parte de ella. irregularidades y deficiencias. el cuestionario limita el tiempo requerido así como la cantidad de trabajo. Cada día resulta mas evidente el hecho de que la Administración de Empresas. sino que. al mismo tiempo lleva implícita una responsabilidad de tipo social y ético. se debe pensar en la evaluación de la habilidad de la Gerencia. La Filosofía de la Administración de hoy día hace referencia a la máxima eficiencia. De esta manera. mediante la Auditoria Administrativa. el personal entrevistado no pensará en posibles discriminaciones en su escogencia y de paso. Por eso resulta indispensable la evaluación de la Gestión Gerencial. se puedan proponer los correctivos más apropiados. no solamente implica una responsabilidad de tipo económica.AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTRODUCCION La planificación de la Auditoria Administrativa abarca varios puntos. así como los eventuales defectos. Por eso. De allí que se tenga que examinar ampliamente y de manera constructiva. en última instancia. al planificar cualquier tipo de Auditoria Administrativa. porque esto los hará Autor: Lic. El cuestionario. además. en lo atinente al justo aprovechamiento de todos los recursos con que cuenta la organización. partiendo del concepto emitido por el Dr. Esto exige que la Auditoria Administrativa sea planificada en atención a estos nuevos requerimientos. a fin de poder dar respuestas a todas las interrogantes. puesto que sirve de Patrón de Comportamiento y de orientación del trabajo de investigación. mayor eficacia y mejor efectividad para poder preparar a la empresa de hoy para el futuro.

todo planificado cuidadosamente. al momento de iniciar la planificación de cualquier Auditoria de este tipo. Antes que nada. Por eso el Auditor debe primeramente presentar un plan de trabajo. de la situación que se va a confrontar. la cual debe concederle su aprobación.AUDITORIA ADMINISTRATIVA sentirse copartícipes de la misma y. las magnitudes y características lo cual ayudará a seleccionar la Metodología a utilizar. Este estudio permitirá visualizar mejor los problemas. Cargos y sus funciones Volúmenes de trabajo Autor: Lic. como de los objetivos que se persiguen. pudiendo estimar la duración y los recursos materiales. tanto de los métodos a ser utilizados. resultará sumamente cuesta arriba y surgirán dificultades. de lo contrario el trabajo. humanos y financieros que se requerirán. ESTUDIO DE LA SITUACION Antes de intentar efectuar cualquier Auditoria Administrativa resultará indispensable llevar a cabo un estudio preliminar. Este estudio preliminar permitirá al Auditor una visión panorámica de lo que va a hacer. así como conocer cuáles habrán de ser las áreas prioritarias. con problemas administrativos. bien elaborado. con fines de exploración. Secundino Camacaro Página 17 de 33 . que habrá de examinar. De allí que. es decir. este estudio preliminar resulte de una importancia vital. por lo tanto. El estudio preliminar identificará las áreas en conflicto. en su totalidad. y en qué forma. Este estudio puede orientarse hacia la obtención de la siguiente información: • • • • Organigramas Condiciones de trabajo de cada quien. que se harán acreedoras de un estudio minucioso en base al cual proponer las soluciones más convenientes. deberá contarse con el apoyo irrestricto de la Alta Gerencia. con clara definición de sus objetivos y de los recursos logísticos y de asistencia que necesitará. se sentirán inclinados a acatar sus resultados de manera práctica. Para ello podrán elaborarse varios cuestionarios uno para cada área funcional de la organización. basada en la más absoluta comprensión.

en cuya oportunidad también se aprovechará de hacer una presentación del personal que participará en el trabajo de Auditoria. de que no se trata de un "espionaje ni investigación policial".AUDITORIA ADMINISTRATIVA • • • • • • Reglamentos internos Informes que se preparan Estados Financieros Datos estadísticos Contratos Funcionamiento de cada dependencia Si la empresa es fabril la información se ampliará de la manera siguiente: • • • • • • Organización departamental Sus productos Sus procesos de fabricación Sus mercados Líneas de distribución de sus productos Almacenaje Gran parte de esta información. y mucho más. se procure obtener de ellos su buena voluntad y colaboración en el trabajo. Secundino Camacaro Página 18 de 33 . Autor: Lic. de manera de desterrar cualquier equivoco. En esta primera entrevista debe dejarse convencido a todo el personal de la empresa. de una vez. pues de ello dependerá el buen éxito del mismo. y que. y también se dará a conocer con claridad cuáles serán los propósitos de la misma. Es imperativo que todo esto quede muy claro y sea comprendido por todos y cada uno de los trabajadores de la empresa. sino de ayudarlos a mejorar sus condiciones de trabajo y optimizar su eficiencia operativa. se podrá obtener mediante entrevista personal con algunos Ejecutivos y empleados de la empresa.

por lo regular hay que auditar hasta dos años seguidos. secciones y funciones en particular. en el segundo caso. en la primera. un automercado.la máxima información posible. habrá que estudiar en cada uno el ciclo productivo completo. y tampoco. En conclusión. que nunca podrá ser lo mismo auditar una fábrica de muebles. o una finca agrícola o ganadera. habrá que planificarse su estudio. porque. en el caso de la hacienda. y mucho menos para la realización de la Auditoria Administrativa. y de qué tipo y extensión. o del hato. hasta que se recoge y vende la cosecha. según sea la complejidad de los problemas detectados. o del automercado. de este estudio preliminar el Auditor Jefe ha de obtener el marco de referencia. con las cuales guarde relación. Lo aconsejable es que se logre obtener en esta entrevista preliminar una visión de conjunto de todo el panorama administrativo y procedimental de la organización. ni para la planificación. Durante esta entrevista se revisarán las políticas y los procedimientos operativos de la empresa que se va a auditar. Cuando se detecte algún área conflictiva. en contraste con alguna nueva Tecnología. que permita detectar las áreas en conflicto. así como de cada uno de sus departamentos. habrá que esperar la oportunidad del final de la época de mayores ventas. sumamente importante.AUDITORIA ADMINISTRATIVA Esta entrevista debe planificarse y llevarse a cabo. así como sus interrelaciones y objetivos. que orientará y delimitará su trabajo Otro aspecto. Resultará muy saludable aclarar que no es posible dar pautas estándares procedimentales para la investigación preliminar. Al detectar algún problema. el Auditor debe "vender la idea" a los involucrados en el Autor: Lic. desde que se inicia la siembra. conjuntamente con las áreas de su entorno. hasta que destetan sus crías. Para ello bastará con tomar en consideración. puesto que. Secundino Camacaro Página 19 de 33 . cuáles habrán de ser las dependencias o funciones de la empresa. para planificar de que manera lo vamos a estudiar y con que extensión. considerada como un todo. Solamente así saldrá a la luz. como ya indicamos. o desde que las vacas "se enamoran''. es decir. que es de un año. para lograr obtener. tenemos que definirlo y concretarlo. de acuerdo a ese plan. es que en la entrevista preliminar. que merecerán estudio especial. En los casos de la mueblería.

para captar sus simpatías. pudiéndose efectuar evaluaciones administrativas u operativas. por qué y de qué manera lo hace? Para luego comparar los resultados que se obtienen. con los resultados que se esperaban obtener. El Auditor no debe dar por terminado este estudio preliminar. o no. su aceptación y su cooperación irrestricta. Secundino Camacaro Página 20 de 33 . la Auditoria Administrativa debe orientar sus investigaciones desde lo general. a lo particular. es decir que. desde el punto de vista de una visión de conjunto. o limitarse a sólo una parte de la misma. situaciones que corregir. dónde. y "llevarse bien con ellos". cómo. ya que de ello dependerá el buen resultado de la Auditoria Administrativa. Sintetizando un poco. hasta tanto no saber: • ¿Qué es lo que se hace ? • ¿Quién. y poder descubrir si existen. cuándo. y de qué manera se habrán de subsanar. etc. En todo caso. en todas las áreas Funcionales de la empresa.AUDITORIA ADMINISTRATIVA estudio. EXTENSION DE LA AUDITORIA La extensión de la Auditoria Administrativa vendrá determinada por las necesidades de la organización: Puede tener un alcance amplio. Autor: Lic. se concentrará luego en los detalles relevantes. podemos afirmar que la Auditoria Administrativa puede orientarse específicamente hacia los siguientes objetivos: • • • • • • • • Planificación de la organización Sistema de Contabilidad Actividad presupuestaria Mercadotecnia Investigación y desarrollo Producción Personal Sistemas de información.

o deben. Autor: Lic. También podrá centralizarse alguna. de las funciones básicas gerenciales. políticas. En todo caso. ello seria indicativo de una falta de iniciativa y de capacidad de su mas alto nivel gerencial. procedimientos. programas y objetivos. si se presentan diariamente los mismos problemas operativos. Secundino Camacaro Página 21 de 33 . puesto que. Mientras que. la extensión de la Auditoria Administrativa también vendrá determinada por la relación UTILIDAD-COSTO. en forma rutinaria. deben evaluarse los planes. estrategias. por EJEMPLO: Si la empresa ha perdido clientela con algún competidor mas avanzado y mejor organizado. tales como: • • • Planificación Organización Control. en el sentido restrictivo de: • • • • • • • • • Ventas Investigación de mercados Distribución de los productos Publicidad Inventarios Compras Mano de obra Relaciones industriales Seguridad Industrial. orientarse hacia los distintos niveles gerenciales de la organización. normas. Las investigaciones también pueden. seria señal de ineficiencia de ejecutivos de niveles bajos Por otra parte. o algunas. etc.AUDITORIA ADMINISTRATIVA Pudiendo especializarse aún más.

Por EJEMPLO: Si se tratara de auditar el procedimiento de compras de alguna empresa pequeña. un par de semanas. simple y llanamente. Podría suceder perfectamente que una Auditoria. que había sido planificada para ser realizada en unos dos meses. incluso de fuera. la Auditoria Administrativa de la totalidad de la empresa. del número de personas que participen en tal Auditoria. claro está. y los cambios experimentados muy rápidos. En general. la Auditoria Administrativa NO se justificaría. CAPITULO V TÉCNICAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Autor: Lic. todo Gerente sabe que. puesto que si los costos resultaran mayores. o sumamente especializados. En cambio. lo cual no sólo encarecería el trabajo. por causa de haberse descubierto alguna situación imprevista y en extremo compleja. se tenga que prolongar hasta seis. En cambio. Finalmente es conveniente señalar que la clase y extensión de la Auditoria Administrativa vendrá determinada por la calidad operativa de la Administración de la empresa. podría durar pocos días. dependiendo. la Auditoria Administrativa debe realizarse con más frecuencia. y los cambios poco frecuentes. dependiendo también del tamaño del grupo y de su capacidad y experiencia. cuyos conocimientos escapan por completo a la formación de los Auditores. podría tardar meses. En algunas Auditorias. de la eficacia de su sistema de control interno y de las características particulares de la organización. Secundino Camacaro Página 22 de 33 . pero. y hasta un año. sino que también lo demoraría notablemente. los problemas se presentan en forma completamente inesperada e impredecible. Desde luego que la extensión de la Auditoria Administrativa será la determinante de su duración y costo. en las cuales se tengan que analizar procedimientos de alta tecnología. si la empresa fuera muy grande. cuando los intereses involucrados NO sean muy elevados. Por lo demás. la Auditoria Administrativa puede realizarse con una frecuencia mucho menor. será necesario consultar expertos. la utilidad generada por la Auditoria Administrativa debe superar a sus costos. cuando los intereses en juego son demasiado cuantiosos. que la utilidad.AUDITORIA ADMINISTRATIVA En todo caso. como también de la profundidad de las investigaciones y análisis. en la vida real.

a fin de comprender (con Autor: Lic. Al respecto ya la experiencia ha establecido métodos y procedimientos sistemáticos. Secundino Camacaro Página 23 de 33 . que tenga que estudiar. se tiene que planificar previamente todo el trabajo de investigación que se tendrá que realizar. para saber qué se tendrá que hacer primero. la más extensa y laboriosa es la de "Recabar la información". ya comprobadas. técnicas estándares procedimentales. cuándo. qué viene después y en qué orden de prioridades.AUDITORIA ADMINISTRATIVA ORIENTACIÓN Cualquiera sea el problema o fenómeno. la cual se logra mediante los siguientes procedimientos: • • • • Revisión de documentos contables. que podríamos resumir en los siguientes pasos: • • • • • • • • Definir con precisión el problema Planificar un programa de trabajo Formular hipótesis. mediante registros idóneos Clasificar técnica y sistemáticamente tal información Estudiar y analizar dicha información Sacar conclusiones válidas Proponer soluciones razonadas. para la recopilación de la información requerida. existen. De todas estas etapas o pasos. así como la manera más apropiada de analizarla e interpretarla. para que la Auditoria Administrativa se realice eficientemente. En definitiva. para luego verificarlas Recabar información. por fortuna. analizar o investigar. administrativos y estadísticos Observación o reconstrucción de los hechos Encuesta mediante cuestionarios Entrevistas personales bien dirigidas.

para el estudio de determinadas áreas o funciones. Secundino Camacaro Página 24 de 33 . ajeno al personal de Auditoria. tanto humanos. hasta obtener una visión panorámica de lo que se tendrá que hacer. Puede suceder que. sobre las cuales fundamentar las recomendaciones más apropiadas. que se tendrán que estudiar y con que extensión. luego de comprobar su veracidad. tratando de hacer una clasificación de la información que se obtenga. y cuánto tiempo será necesario para ejecutar el trabajo. así como recursos. El momento más oportuno para el estudio. que eventualmente se descubran. como materiales y financieros. para poder apreciar de qué se trata. para solucionar los problemas o conflictos. La necesidad de tal estudio. En la práctica. y así poder hablar luego de costos. qué será lo que se tendrá que investigar. finalmente. mediante breves conversaciones con las personas involucradas. sacar conclusiones. Cómo habrá de iniciarse dicho estudio. en cuanto a las funciones y a las áreas en cuestión. o del definitivo. El plan ha de ajustarse a los objetivos de la Auditoria Administrativa de que se trate. Esta investigación preliminar debe proporcionar al Auditor Administrativo información suficiente en relación con los aspectos más importantes: • • • • • Los libros y documentos a examinarse y evaluarse. Con qué extensión deben analizarse. Primeramente se tendrá que efectuar un estudio inicial.AUDITORIA ADMINISTRATIVA objetividad. y tomando notas respecto a las funciones y áreas. se debe siempre tratar de evaluar el desempeño a fin de saber si las funciones administrativas Autor: Lic. se requiera la participación de algún profesional especializado. circunscritos a las áreas involucradas en cada caso entrevistando a las personas mejor informadas. cuál es la realidad de lo que ocurre y. El estudio preliminar se efectuará por funcionarios. toda esta información se suele conseguir. así como observando la situación "en el terreno". Ya se trate del examen preliminar. y a las circunstancias imperantes. con qué recursos y en cuanto tiempo.

a fin de dar cumplimiento al trabajo planificado. en el tiempo que se ha previsto. Conocer de la salud económica de la empresa. y de qué manera tendrá que integrarlos y coordinarlos. CAPITULO VI INFORME INTEGRAL El Informe integral se relaciona con la elaboración de un instrumento que permitirá: • • Señalar la situación financiera y organizativa. Secundino Camacaro Página 25 de 33 . o si alguna de ellas amerita algún tipo de rectificación. El estudio preliminar debe informar al Auditor cuáles habrán de ser los recursos y acciones necesarios. Autor: Lic.AUDITORIA ADMINISTRATIVA se están realizando con eficiencia y economía.

se sugiere el siguiente: I. Estructura de la sociedad Accionistas.AUDITORIA ADMINISTRATIVA • • • Conocer de los resultados reales en comparación con los presupuestados. Tomar decisiones. tomo. organismo en done fue registrado. fecha. Gerencia Administrativa. Gerencia de Operaciones Autor: Lic. Gaceta Oficial. etc. Incluir en la información: Número de registro. Secundino Camacaro • • • • • Página 26 de 33 . decreto. independientemente de los aspectos que el auditor desee cambiar o ampliar. datos relativos a su publicación en prensa. documento constitutivo. Registro de Información Fiscal y Número de Información Tributaria. Recuento del acta. INTRODUCCIÓN • • Origen del nombramiento del instructor del Informe. circunscripción judicial correspondiente. Como contenido del informe integral de la Auditoria Administrativa. conocido también como Análisis de Gestión Administrativa. indicar si las actas han sido registradas en libros y ante la autoridad respectiva. estatuto o gaceta con la cual se constituyó. Saber acerca del nivel de solvencia de la sociedad. Periodo o lapso de tiempo que cubre el informe. modificaciones posteriores o cambios ocurridos en los estatutos o instrumentos legales que reglamentan al organismo ocurridos en el periodo y de expresa importancia. II. INFORMACIÓN GENERAL • • • Nombre de la empresa. organismo o institución (mencionar abreviatura).

EXAMEN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN. Valoración del equipo directivo. Comunicaciones internas y externas Manejo de la información: Si es mecanizada analizar manuales y procedimientos. EVALUACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS: • • • • • • Evaluación del Recurso Humano. Actas de Asamblea y Junta Directiva. Estado de los archivos. IV. Documentos. controles internos en el procesamiento de los datos y medidas de seguridad.AUDITORIA ADMINISTRATIVA • Visión. personas que tienen acceso y medidas de control interno para el manejo de los mismos. Secundino Camacaro Página 27 de 33 . Uso del correo electrónico. Emisión de Documentos. Precauciones contra virus y contra correo no deseado. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA: • • • Estrategias Normas y procedimientos aplicados. III. Autor: Lic. personas autorizadas para manejar la información. V. • • • • • • Verificar e informar sobre uso de los libros de la empresa y folio utilizado hasta el momento informado. Contratos o correspondencia que se considere conveniente informar. Evaluación de Empleados y obreros. Políticas implantadas: Estudio y Análisis de las políticas vigentes de la empresa. Misión y Objeto de la empresa u organismo.

Verificar control que se ejerce sobre los activos y protección de los mismos. Compras en el exterior. Autor: Lic. Políticas en emisión y control de políticas. Controles que se ejercen sobre las actividades que realiza la empresa y su efectividad. EVALUACIÓN FINANCIERA Y ECONÓMICA: • • • • Análisis de los Estados Financieros y verificación aleatoria de los saldos del mismo. Análisis del Estado de Ingresos y Egresos. Planes y proyectos aprobados especificando parte realizada y parte pendiente. Medidas de control que se ejercen sobre el manejo del efectivo y de las cobranzas. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE ADQUISICIONES • • • Compras y suministros. V. Secundino Camacaro Página 28 de 33 . Especificar si se han cumplido aspectos administrativos aprobados por la Asamblea o Junta Directiva. Verificar organigrama y si cumple su objetivo. Compras nacionales. VI.AUDITORIA ADMINISTRATIVA • • • • • • • • • • Políticas en el objetivo de servicios Políticas en el objetivo social Políticas en el objetivo económico Políticas de información. Verificar si el sistema administrativo es el mas apropiado para la empresa.

Análisis de inversiones en proceso. ANALISIS SOBRE EL MANEJO DE RECURSOS: • • • • • Recursos Humanos. VII. ANÁLISIS SOBRE EL COMPORTAMIENTO DEL MERCADO. Metas y objetivos que no se cumplieron en la programación y planificación de actividades económicas. Publicidad. Recursos económicos y financieros. • • • • • • Mercadeo y Ventas. Productividad Eficiencia de producción Productos principales Autor: Lic. Recursos físicos. Flujo de caja. Secundino Camacaro Página 29 de 33 . Otros aspectos de carácter contable. Compromiso de la empresa u organismo con los acreedores. Recursos tecnológicos Recursos informativos. VI. Estado económico de la sociedad en base a los índices de solvencia. financiero o económico de importancia que merezca ser informado. Estudios de mercado. Análisis de otros índices financieros.AUDITORIA ADMINISTRATIVA • • • • • • • • Análisis del presupuesto y si cumple los objetivos previstos.

Ley Orgánica del Trabajo y su Reglamento. Secundino Camacaro Página 30 de 33 . económicos y contables del organismo correspondiente. las Ordenanzas Municipales y los Estatutos que rigen en la Empresa. Ley de Impuesto Sobre la Renta. INCE. Comportamiento del Mercado.. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: • • • • • Hacer un considerando de cada una de las deficiencias o puntos de interés tratados en las partes anteriores del informe. Comercio electrónico. Relación con organismos crediticios oficiales cumplimiento de acuerdos con los mismos. Seguro Social Obligatorio. Ley de Impuesto a los Activos Empresariales. relacionado con los puntos anteriores. Cualquier observación o asunto que considere necesario informar. Hacer resumen de cada denuncia. Código Orgánico Tributario. Sugerir y recomendar las acciones que consideren necesarias y convenientes para la buena marcha de los asuntos administrativos. DIAGNOSTICO SOBRE LA ACCION CONTRALORA: • Emitir opinión razonada si los administradores han cumplido con los deberes que le imponen las leyes: C6digo de Comercio. VIII. Autor: Lic. gestión realizada y resultados de las mismas. Denuncias hechas ante el comisario de la persona jurídica objeto del informe. etc. Resumen de las denuncias en proceso o pendientes. Ley de Política Habitacional. Ley de Impuesto al Valor Agregado. Volumen de ventas. y privados y • • Denuncia de accionistas. socios. IX. miembros o personas interesadas ante los organismos competentes. proceso.AUDITORIA ADMINISTRATIVA • • • • • Productos secundarios Políticas de precios.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA X. Secundino Camacaro Página 31 de 33 . ANEXOS: • • • Documentos que se considere necesario anexar para aclarar cualquier asunto referido a una situación o información en particular. documento o relación o informe que contenga información que se considere importante. Cualquier otro. FEDERACIÓN DE COLEGIOS DE LICENCIADOS EN ADMINISTRACIÓN DE VENEZUELA RESOLUCIÓN DN-20-EP Autor: Lic. Copia de auditoria contable o estudio económico que hayan sido realizados por asesores o expertos contratados.

Secundino Camacaro Página 32 de 33 . a los fines consiguientes. los elementos fundamentales en el contexto que pone de relieve las múltiples funciones. en razón de lo cual: EL DIRECTORIO NACIONAL DE LA FEDERACIÓN DE COLEGIOS DE LICENCIADOS EN ADMINISTRACIÓN DE VENIEZUELA. BENITO GOMEZ Presidente Autor: Lic. El Directorio Nacional Lic. específicamente en lo referente a la normativa a cubrir en el proceso de Análisis de Gestión Administrativa y con fundamento en la carencia de un instrumento que regule al Analista de Gestión en su actuación profesional. dentro de un marco conceptual sólido. actividades y tareas que se ejecutan en los diversos niveles de la estructura organizativa. a los quince (15) días del mes de noviembre de dos mil tres (2003). el Manuel de Normas de Gestión Administrativa. CUARTO: Los Licenciados en Administración.AUDITORIA ADMINISTRATIVA El Directorio Nacional de la Federación de Colegios de Licenciados en Administración de Venezuela. RESUELVE: OFICIALIZAR EL USO DEL MANUAL DE NORMAS DE ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (AGAD) PRIMERO: La consistencia teórica metodológica es imprescindible para el Análisis de Gestión Administrativa (AGAD). deben acatar las disposiciones contenidas en las Normas de Análisis de Gestión Administrativa. TERCERO: Los Colegios están en la obligación de darle amplia y suficiente divulgación al contenido de las Normas de Análisis de Gestión Administrativa. en respuesta a la inquietud manifestada por los Licenciados en Administración en el ejercicio liberal o independiente de la profesión. QUINTO: Los Colegios y los Licenciados en Administración quedan sujetos a las medidas disciplinarias de defensa gremial y de ética profesional por la no sujeción a la reglamentación emanada del gremio. SEGUNDO: El Manual de Normas de Análisis de Gestión Administrativa permite presentar. En Caracas. EN USO DE LAS FACULTADES QUE LE CONFIERE EL ESTATUTO DE LA FEDERACIÓN DE COLEGIOS DE LICENCIADOS EN ADMINISTRACIÓN EN SU ARTÍCULO 7. PARÁGRAFO ÚNICO. en la postura crítica y aplicación de los conocimientos científicos de las actividades propias del Licenciado en Administración permite implantar las reglas básicas que el analista de gestión debe seguir de manera estricta en la ejecución de su trabajo.

Técnicas para la toma de decisiones. WILLIAM H. RUIZ ROA. Caracas. España. Director General Lic. Editorial Deusto. J. Antonio. México. Diccionario de Administración y Finanzas. Código de Ética Profesional. Barcelona 1999. Secundino Camacaro Página 33 de 33 . BIBLIOGRAFIA • • • • • • CONLAE. J.R y NORTON D. NECTTY DIAZ DE MARTINS Director de Estudios e Investigación Lic. PEÑA A. Editorial Océano. 1994.M. Ernesto. BLANCA COLMENARES Director de Finanzas Lic. Deportes y Recreación. Autor: Lic. 1992. MERCADO. El Análisis de Gestión Administrativa. KAPLAN.AUDITORIA ADMINISTRATIVA Lic. México. FERNÁNDEZ A.. Limusa México 1999 ROSENBERG. La Auditoria Administrativa. ENRIQUE RODRÍGUEZ Vicepresidente Lic. ¿cómo medir el rendimiento de la empresa?. GUSTAVO ROMERO Director de Cultura.