SISTEM PENGURUSAN KUALITI PENGURUSAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN SMK KHIR JOHARI 35900 TANJONG MALIM PERAK DARUL

RIDZUAN

PROSEDUR KUALITI
PK 01 KAWALAN DOKUMEN

Tarikh Keluaran 4 Jan 2010

No Keluaran 01

No Pindaan 00

TANJONG MALIM bermula dari proses penyediaan hingga pelupusan Dokumen Kualiti berkenaan.2 3.1 3. SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Pengurus Kualiti Negeri di Unit Kepiawaian dan Dokumentasi Jabatan Pelajaran Perak dan Pengurus Kualiti SMK KHIR JOHARI. Prosedur Kualiti b. Surat Siaran dan Pekeliling Jabatan Pelajaran Perak vii. Falsafah Pendidikan Kebangsaan viii. DEFINISI DAN SINGKATAN Dokumen Kualiti : Dokumen yang menjadi rujukan semasa melaksanakan aktiviti. Pekeliling Perbendaharaan v. TANJONG MALIM. Surat Siaran dan Pekeliling Ikhtisas Kementerian Pelajaran Malaysia vi. OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan kaedah kawalan dokumen kualiti bagi memastikan semua dokumen yang digunakan dalam sistem kualiti dilaksanakan mengikut kaedah yang ditetapkan di bawah prosedur ini. didokumenkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti.3 3.2 1. Manual Kualiti ii. Surat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam iii. 2. Dokumen itu adalah : a. Akta Pendidikan Dokumen Terkawal Semua dokumen kualiti sama ada dalam bentuk bercetak atau bentuk ‘softcopy’ dan diberi nombor salinan terkawal. Dokumen dalaman yang terdiri daripada: i. Pengurus Kualiti Negeri dan Pengurus Kualiti Sekolah Tarikh Keluaran 4 Jan 2010 No Keluaran 01 No Pindaan 00 . RUJUKAN 3. Borang Kualiti ii. Wakil Pengurusan Pengawal dokumen yang akan mengawal dan memastikan dokumen terkini yang akan diedarkan oleh Pengurus Kualiti Sekolah didaftar dalam Senarai Edaran. 3.4 Manual Kualiti Prosedur Kualiti Lampiran Kualiti Dokumen Sokongan 4. Dokumen Sokongan yang terdiri daripada: i. Wakil Pengurusan (WP) akan memastikan Daftar Dokumen Induk serta dokumen yang telah dibatalkan tidak digunakan sebagai rujukan oleh anggota SMK KHIR JOHARI. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam ii. Lampiran Kualiti yang terdiri daripada: i. Carta Alir (Jika ada) c. Pekeliling Perkhidmatan iv.

Pegawai Pelajaran Daerah. Semua dokumen terkawal yang disediakan hendaklah didaftarkan dalam SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI dan SENARAI INDUK DOKUMEN SOKONGAN. Salinan ‘back-up’ disimpan di Unit Kepiawaian dan Dokumentasi Jabatan Pelajaran Perak dan SMK KHIR JOHARI. Dokumen Terkawal dalam simpanan Pengarah Pelajaran Perak.3 Penolong Pengarah Kepiawaian dan Dokumentasi Jabatan Pelajaran Perak dan Pengurus Kualiti Sekolah yang dilantik oleh Pengurusan sekolah untuk mengurus. iii. 3. Dokumen di Unit Kepiawaian dan Dokumentasi dan SMK KHIR JOHARI. Timbalan Pengarah Pelajaran. UKD KJA P PK PKS JKPK : Unit Kepiawaian dan Dokumentasi : Ketua Juru Audit Negeri Perak : Pengetua : Penolong Kanan : Pengurus Kualiti Sekolah : Jawatankuasa Pengurusan Kualiti 5. UKD dan PKS bertanggungjawab terhadap penyenggaraan SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI dan SENARAI INDUK DOKUMEN Tarikh Keluaran 4 Jan 2010 No Keluaran 01 No Pindaan 00 . TANJONG MALIM 6. Pemegang Dokumen Merujuk kepada nama pemegang dokumen seperti yang ada dalam Senarai Induk Edaran Terkawal Unit Kepiawaian dan Dokumentasi dan Sekolah Jawatankuasa Pengurusan Kualiti Guru-guru sekolah yang dilantik oleh Pengurusan Sekolah untuk mengurus dan menyediakan Dokumen Kualiti. Semua dokumen terkawal akan ditandakan sebagai DOKUMEN TERKAWAL pada muka depan dokumen tersebut UKD/PKS 7. 4. Unit Kepiawaian dan Dokumentasi dan Pengetua. ii. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TINDAKAN 1. TANJONG MALIM adalah seperti berikut: i. Dokumen tersebut diberikan nombor salinan terkawal 5. mengawal dan mengedar dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Pengurusan Kualiti. Ketua Sektor. Penggunalan dokumen kualiti oleh Jawatankuasa Teknikal yang terdiri daripada Penolong Kanan yang dilantik oleh UKD dan penyediaan oleh UKD serta kelulusan oleh Pengarah Pelajaran Perak. Semua dokumen kualiti perlu mempunyai salinan ‘back-up’ dalam bentuk CD dan ‘Hard Disk’. iv Manual Kualiti Prosedur Kualiti Lampiran Kualiti Dokumen Sokongan TANGGUNGJAWAB UKD/P/PK 2.

13. TANJONG MALIM. 9. No Keluaran dan No Pindaan untuk mempastikan dokumen terkini digunakan. Pindaan dokumen akan mengubah Tarikh Keluaran. BIL. Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi. 3. Dokumen hanya boleh diedarkan kepada pihak ketiga melalui salinan fotokopi dengan kebenaran UKD/P 10. 12. Permohonan pindaan ini hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk kelulusan. Dokumen-dokumen yang tidak diguna pakai akan dilupuskan mengikut pekeliling yang sedang berkuat kuasa. Semua dokumen terkawal adalah harta Unit Kepiawaian dan Dokumentasi Jabatan Pelajaran Perak dan SMK KHIR JOHARI. REKOD KUALITI JENIS REKOD Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti Borang Cadangan Pindaan Borang Rekod Pindaan Senarai Induk Dokumen Kualiti terkini TEMPOH 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun LOKASI Unit Kepiawaian dan Dokumentasi dan Sekolah Unit Kepiawaian dan Dokumentasi dan Sekolah Unit Kepiawaian dan Dokumentasi dan Sekolah Unit Kepiawaian dan Dokumentasi dan Sekolah Tarikh Keluaran 4 Jan 2010 No Keluaran 01 No Pindaan 00 . 4. ambil tindakan pembetulan (Rujuk PK 05 : Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur) 6.4 SOKONGAN untuk memastikan hanya dokumen terkini sahaja digunakan. 11. Satu salinan asal halaman lama yang terdapat pada pemegangpemegang dokumen akan dicap BATAL dan disimpan dalam fail berkaitan di Unit Kepiawaian dan Dokumentasi Jabatan Pelajaran Perak dan Sekolah 15. 8. 1. Pindaan yang diluluskan hendaklah direkodkan dalam Borang Rekod Pindaan 14. 2. Sebarang cadangan pindaan yang hendak dibuat pada dokumen terkawal hendaklah dipohon dengan menggunakan Borang Cadangan Pindaan. 16. Semua dokumen kualiti (termasuk dalam bentuk CD) diedarkan kepada pemegang-pemegang dokumen dengan mengisi dan menandatangani borang AKUAN PENERIMAAN DOKUMEN KUALITI.

3 tahun Unit Kepiawaian dan Dokumentasi dan Sekolah Tarikh Keluaran 4 Jan 2010 No Keluaran 01 No Pindaan 00 . Senarai Induk Dokumen Sokongan.5 5.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful