Brief: PLAN ORGANIZARE EVENIMENT  Client: ..................  Produs: ................  Domeniu de activitate: ........................

 
Stimate client,   în scopul de a vă oferi cele mai bune servicii, care să corepundă nevoilor şi ateptărilor Dumneavoastră,  vă  rugăm  să  completați  în  linii  mari  acest  brief  de  agenție.  În  urma  verificării  informațiilor  primite  de  la  Dumneavoastră  vom  concepe  o  strategie  de  abordare  şi  organizare  a  evenimentului  pe  care  vi‐l  vom  înainta  spre analiză.  

A. Descriere eveniment  Se va lăsa necompletat de către client   în  viziunea  organizatorului:  concept,  desfăzurare,  scopuri  urmărite,  cum  se  integrează  în  activitățile  clientului,  i.e.  aduce  clienți,  contracte,  sporeşte  vizibilitatea,  creşte  awareness‐ul,  are  rol  de teambuilding, are scop caritabil etc.  A.1. nume eveniment :   ‐ clientul este rugat să ofere cel puțin o explicație minimală a scopului urmărit prin eveniment  ‐ propuneri de nume pentru eveniment vor fi dicutate împreună cu echipa de organizare  A.2.  calendar  de  bază:  timp  de  proiectare  eveniment  +  timp  de  desfăşurare  +  timp  de  followup (date estimate si dorite de client vor fi confruntate cu propunerile organizatorilor)  A.3. Cost esențial: bugetul estimat ca investiție în organizarea şi desfăsurarea evenimentului  A.4. Public țintă: care e publicul principal căruia doreste să i se adreseze clientul?  A.5. Tip proiect: client + organizator, organizator sau parteneriat  A.6. Scopul evenimentului (sintetizat într‐o singură propoziție) 

 

 dacă este cazul.   ‐  cum  vor  fi  contactați. persoane de contact pentru  ambele părți. Procentual participare client şi organizator dacă se aplică.2.3. Invitații mass‐media pentru cronica evenimentului.4.1.1.1.1.   B.     .  conferințele.6.2.2.  invitați şi  convinşi  să  participe?  (se  va  completa  de  catre  organizator  în urma obținerii unui profil minimal al participanților din partea clientului)  B.2.2.  B.1. Sponsori  B. Cine participă? (public estimat)  B.  Arhitectură  eveniment  (sugestii  despre  cuprinsul  evenimentului. Când are loc?  B.  (se  va  completa  de  către organizator)        B. Parteneri media. comunicare telefon/mail etc.1.  calendar  primar  de  desfăşurare  a  pregătirii  evenimentului  şi  desfăşurării  propriu‐zise. prezentări şi aplicații etc.  activități practice. dacă da. Organizator.7. dacă este cazul. dacă da.  B. Client.1.1.  evenimentede  divertisment  din  perioada în care se consideră că va avea loc evenimentul descris. Parteneri existenți sau doriți.1. Participanți: (tipologia acestora în viziunea clientului):  (datele vor fi completate ulterior şi de organizator)  ‐ cum sunt selectați.  Plan  de  desfăşurare.  momente  incluse.  B. tip de comunicare:întâlniri + frecvență.1  Se  vor  lua  în  calcul:    concertele. cine şi care este scopul acestuia:  B.1.(procedura de selecție a participanților)  ‐ de ce sunt selectați?.  B.1.1. cine şi care este scopul acestuia:  B.  evenimente  care  premerg şi  care  continuă  evenimentul.5.)  B.

  stabiliri.  Motivația  selectării:  perioadei.  cine  anunță    .  pregătire  locație.3.  eveniment  lansare.1.  eveniment  comemorativ. (se va completa de către organizator)  B.  aniversare. Timeline de eveniment   B.  eveniment  presă.3.3.2.  există elemente surpriză care să incite participantul?).  botez.  Condiții  meteo  prospective.  caritabil.3. dacă da.  În  cazul  în  care  scopul  evenimentuli  nu  se  regăseşte  în  lista propusă de noi.  cine  se  ocupă  de  întreținere  invitați. (clientul este rugat să motiveze)  B.  Există  persoane  care  nu  vor  participa  din  cauza  alegerii  momentului  evenimentului?  (se va completa de către organizator)  B.  selecție  locație.  ce ținută.  invitații.        a.  cine  se  ocupă  de  primire  invitați.  furnizare.  (clientul  este  rugat  să  îşi  aleagă  componentele  evenimentului  prin  enumerarea  lor  mai  jos.  lansare  concept  nou.  lunii.  în  cazul  în  care  acestea  ar  putea  afecta  evenimentul  în  desfăşurarea acestuia.3.  Interdicții  şi  facilități  ridicate de aceste alegeri. există costuri ridicate de participare.2.  pregătire. Dacă este vorba de un scenariu.  primire  apeluri  participanți.  petrecere  burlaci/burlăcițe.  vizită  externă/oficială.  urmând  ca  echipa  organizatoare să detalieze aceste componente)  ‐  pregătire  (întâlniri.  eveniment  monden.2.2.   ‐  desfăşurare  (cine  se  ocupă  de  locație.  prelegere.  Scopul:  Prezentare  concept‐produs. care.  premii.4.îndrumări  de  transport şi  de  cod  al  evenimentului:  cum  se  ajunge.  nuntă.  teambuilding.  divertisment.  cine  se  ocupă  de  furnizare. Care sunt componentele evenimentului?  B.  eveniment  fashion.1.2.2.  segmentului  orar.montare. influențează acestea interesul publicului țintă pentru evenimentul propus?   B.  zilei.nominalizări. participanțiisunt invitați cu/fără familie.  linie  de  ajutor  pentru  participanți.  care  e  ‚sentimentul’  dinainte  de  eveniment. Interferează acestea cu evenimentul?         b.  aderări. cum se vede acesta în desfăşurarea lui ca:   (clientul  este  rugat  să  ofere  succint  propria  viziune  despre  eveniment. vă rugăm să ataşați ma jos şi opțiunile dumneavoastră)  B.  verificare  invitații.  cine  cronometrează  evenimentul.

 se va completa de către  organizator în urma consultării prealabile cu clientul. motivând alegerile făcute)  Online:  bannere. inserturi presă.2.  cine  închideevenimentul. spațiu bufet/masă.  promovare  sponsori  şi  parteneri.  B. logistică etc. după eveniment).  momentele  cheie  ale  evenimentului.  mijloace  de  mobilier  necesare.2.lounge.  întâlnire  internă  de  evaluare  a  evenimentului  şi  stabilirii  punctelor  forte  şi  slabe.  solicitaredirectă/indirectă  de  feedback.3.  mijloace  de  prezentare. spații toalete.  standuri.  spațiu  filtru  intrare. cine se ocupă de locație. bază de date invitați. transport   (organizatorul va definitiva lista personalului în funcție de bugetul şi cerințele evenimentului)    . spații parcare. divertisment. spațiu dans.  B. Amplasament   (Clientul  este  rugat  să  ofere  cateva  detalii  despre  tipul  de  spațiu  considerat  adecvat  evenimentului)  Ex.2. localizare clădire.2. tip de acces.  ‐  followup  (mulțumiri  participanți şi  invitați  media. ghidare.  (organizatorl  îşi  rezervă  dreptul  de  a  propune ajustări ulterioare.2.  scenă.3.  B.  elemente  necesare  pentru  divertisment  etc.3. promovare virală. spațiu muzică. spațiu respiro.2.  Resurse  materiale:  (vă  rugăm  selectați  din  lista  propusă  suporturile  media  dorite):  Offline: bannere.  cine  se  ocupă  de  relația  cu  furnizorii  externi  în  timpul  evenimentului. newsletter.  servicii  de  cattering. personal organizator. Componente şi resurse  B. invitații. efecte de curierat.  implicarea  unei  comunități  online.  mijloace  audio+vizuale.2.  spațiu  prezentare.  elemente  de  înfrumusețare/decorațiuni  florale.2.  advertoriale.  inserturi  presă  online. microsite.  cine  se  ocupă  de  PR  eveniment  şi  relație  cu  media  la  fața  locului.  mediatizare  a  evenimentului).2. localizare.1.  invitații  media. servire. listă cerințe clienți. Resurse umane (vă rugăm selectați din lista propusă)  Personal client. spații  pentru copii.  spațiu  spectatori.  social  media  buzz. pază. WOM etc.3.  spațiu  logistic.3.  Spațiu  public  vs.

4.3.4.7.3.  dacă  există  şi  care  sunt    (Clientul  este  rugat  să  ofere  detalii  despre  eventualele sale cerințe speciale.6.  invitați  media.  Costuri  externe:  furnizori  (se  va  completa  de  către  echipa  organizatoare  după  stabilirea detaliilor mai sus menționate)  B.2.2.    Costuri  interne:  care  sunt.  Plan  de  economie  (Clientul  este  rugat  să  specifice  care  sunt  cheltuielile  considerate  de  evitat?)  B.  public  media.2.  invitați  de  prestigiu.  care  este  gradul  de  fezabilitate?  (se  va  completa de către echipa organizatoare după stabilirea detaliilor mai sus menționate)  B. Eveniment – sidebars  (detalierea  planului  de  eveniment şi  timpii  de  desfăzurare  se  vor  realiza  în  urma  informațiilor  obținute din partea clientului)    . Acestea vor fi analizate împreună cu echipa de organizare)  B.  B.5.  public  larg.  Selecție  furnizori:  ce  furnizori  dedicați  există.4.  Alte  resurse.  Care  sunt  resursele  țintă?  (tipologia  acestora  în  viziunea  clientului  –  componentă  de  reamintire în vederea definitivării unui profil de public)  Clienți.  Care  sunt  costurile  estimative  ridicate  de  fiecare  element  din  secțiunea  anterioară?  (se  va completa de către echipa organizatoare după stabilirea detaliilor mai sus menționate)  B.4.4.1. predicțiireferitoare la participarea acestora. care sunt criteriile de selecție?  B.  invitați  onorifici.  cine  le  suportă.1.4.  participanți.  ce  furnizori  sunt  selectați  prin  oferte.  C.  Costuri  posibile  (se  vor  stabili  de  către  echipa  de  organizare  după  evaluarea  bugetului  clientului)  B.  cine se ocupă de selecție.2. invitați pe categorii.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful

Master Your Semester with Scribd & The New York Times

Special offer: Get 4 months of Scribd and The New York Times for just $1.87 per week!

Master Your Semester with a Special Offer from Scribd & The New York Times