TUGASAN 1 : PENGURUSAN GERKO, OLAHRAGA DAN PERMAINAN

UNIT 1/2(MODUL 1/2)

1.3 a) SISTEM FAIL DAN JENIS-JENISNYA Fail ialah proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau sesuatu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama. Bagi memudahkan simpanan fail, sistem fail diwujudkan. Sistem fail adalah sebahagian daripada pengurusan rekod yang melambatkan urusan penyusunan dan penyimpanan mengikut klasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan diperolehi dengan cepat apabila dikehendaki. Pengetahuan mendalam tentang sistem fail mustahak bagi memudahkan segala urusan dan menunjukkan fail-fail dapat disimpan secara sistematik. Ini memudahkan dalam urusan pengurusan pentadbiran. Antara tujuan diadakan sistem fail yang sistematik ialah memudahkan pencarian rekod tanpa membuang masa yang banyak dan memastikan maklumat dan rekod tidak hilang, mudah disediakan dan disimpan. Satu sistem fail yang sistematik seharusnya disediakan bagi sesebuah persatuan yang ditubuhkan di sekolah rendah atau sekolah menengah. Sistem fail yang sistematik dapat menambahkan kecekapan pentadbiran dan pengurusan sesebuah persatuan dan membuat rujukan apabila diperlukan. Terdapat perbezaan yang nyata dalam sistem fail antara sebuah sekolah dengan sekolah yang lain di mana ada sekolah yang menggunakan huruf singkatan tertentu, angka banyak yang banyak dan panjang atau sebaliknya, dimasukkan tahun dan sebagainya. Perbezaan sistem fail ini disebabkan setiap agensi, sekolah atau persatuan menggunakan sistem yang berbeza. Terdapat empat sistem fail utama yang digunakan oleh agensi, sekolah dan persatuan, iaitu 1. Pengelasan fail mengikut abjad - Perkataan kunci daripada judul digunakan dan disusun mengikut abjad. 2. Pengelasan fail mengikut perkara - Perkataan kunci daripada perkara utama.
1

TUGASAN 1 : PENGURUSAN GERKO, OLAHRAGA DAN PERMAINAN

UNIT 1/2(MODUL 1/2)

3. Pengelasan fail mengikut angka - Tiap-tiap item diberi nombor yang tertentu dan fail disusun mengikut nombor tersebut. 4. Pengelasan fail mengikut tempat atau kawasan - Perkataan kunci mengikut tempat dan kawasan. Walaupun sistem yang digunakan berbeza, beberapa ciri penting harus diikuti iaitu: a) Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan. b) Sistem fail yang digunakan tidak kompleks. Ia mudah dikendali dan difahami serta tidak mengelirukan. c) Sistem yang digunakan perlu sesuai dengan keperluan organisasi. Contohnya, sesebuah organisasi memerlukan sistem fail pusat dan sebaliknya. d) Sistem fail tersebut boleh diubahsuai jika perlu mengikut kehendak dan keadaan organisasi. Pengubahsuaian berkenaan bermaksud membesar dan mengecilkan sistem fail. e) Sistem fail berkenaan perlu melibatkan kos dan ruang yang seminimum mungkin. f) Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi.

Terdapat lapan keperluan terhadap sistem fail yang baik iaitu : Kepadatan Asesibiliti Ekonomi Keanjalan - Seboleh-bolehnya menggunakan ruang yang minima - Mudah untuk dirujuk - Menentukan sistem penyimpanan fail dengan kos minima - Bagi maksud pembesaran ruang di masa hadapan

TUGASAN 1 : PENGURUSAN GERKO, OLAHRAGA DAN PERMAINAN

UNIT 1/2(MODUL 1/2)

Lokasi

- Hendaklah diletakkan di tempat yang mudah dan segera diperoleh tanpa berlengah

Rujukan silang

- Supaya memberi kemudahan dalam mengesan lain-lain dokumen yang bersangkutan atau rekod dapat

dicari di Retention

bawah pelbagai tajuk. - Bagi membolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan.

Klasifikasi

- Untuk memberi kemudahan di dalam membuat rujukan.

Kod sistem sesuatu fail perlulah ditulis di bawah garisan selepas alamat dan logo sekolah. Kebiasaannya, ditulis dua kod fail, iaitu Ruj. Kami (rujukan kami) yang bermaksud kod fail pengiring. Kedua, Ruj. Tuan (rujukan tuan) bermaksud rujukan surat yang dihantar oleh agensi luar. Ini bermaksud surat yang ditulis ini bertujuan untuk menjawab surat terdahulu yang dihantar oleh agensi luar berkenaan, jika ada.

PERKARA LAIN MENGENAI SISTEM FAIL SAMPUL KECIL - Satu fail sementara dibuka apabila fail asalnya tidak ditemui. Fail sementara ini mengandungi satu tajuk sahaja. Apabila fail yang hilang ditemui, fail sementara ini ditutp dan dimasukkan ke dalam fail besar. Fail ini tidak aktif. KERTAS MINIT - Setiap fail seharusnya disediakan kertas minit. Kebiasaannya, kertas minit ini dikepil pada bahagian dalam helaian hadapan sesuatu fail. Surat-menyurat yang dihantar dan dimasukkan ke dalam fail dengan memberi nombor rujukan. Surat-

TUGASAN 1 : PENGURUSAN GERKO, OLAHRAGA DAN PERMAINAN

UNIT 1/2(MODUL 1/2)

surat yang dimasukkan ke dalam fail perlu direkod pada kertas minit mengikut urutan tarikh.

PENUTUPAN FAIL - Fail hendaklah ditutup apabila telah mengandungi 100 kandungan surat atau difikirkan tebal. Setelah sesuatu fail penuh dan ditutup. Fail baharu dibuka dengan menggunakan Jilid 2 dalam huruf roman dan nombor rujukan yang sama digunakan. Bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baharu (satu) dan seterusnya. Contoh menulis nombor fail ini ialah 02/04/06/ Jld.II / (01).