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Protocolo_Tecnicas_de_organizacion_de_Actos_UD_3.pdf

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TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS

Unidad Didáctica Nº3

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS

Unidad Didáctica Nº 3 La Documentación en el Protocolo

Formación Sin Barreras

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3.4. El saluda E. Solicitudes a la Casa del Rey A. Saludas y cartas E. Tarjetas E.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 I La invitación A) Formas de invitar B) La Confirmación C) ¿Cómo debe ser y qué datos debe incluir una invitación? D) La nota auxiliar a la invitación E) La Nota de Protocolo II La Lista de Invitados III La Correspondencia y otros documentos en protocolo A) La documentación en las relaciones con la Corona: Tipos de escrito A. El tarjetón E.1. Peticiones de derecho premial B) Documentos de carácter normativo C) La documentación en la ejecución de los actos D) Los Libros de Protocolo E) Documentos de presentación. 2/17 .1. Tarjetas y tarjetones.2.2. Las cartas Formación Sin Barreras Pág.

si fuera una invitación a título personal. se realiza a través de medios de comunicación u otro tipo de propaganda (carteles... etc. a aquellas personas sobre las que se tenga un especial interés en su asistencia (aunque se adjunte el tarjetón correspondiente). Formación Sin Barreras Pág. cuya invitación es general. El método más habitual para invitar a este tipo de actos es el de enviar una carta personalizada. publicidad.). carteles.. Aunque se trata de un medio para saludar.). periodistas de la moda. Este tipo de invitación va firmada de puño y letra por el que invita.. A) Formas de Invitar Las formas de invitar vienen marcadas por el tipo acto del que se trate: Actos abiertos: La invitación más usual para este tipo de actos es el envío de tarjetones o dípticos no personalizados que se dirigen a un grupo más o menos amplio a los que especialmente se dirige el mencionado acto (por ejemplo. también se puede recurrir al envío de un Saluda personalizado.) o poner en conocimiento un hecho.) señalando claramente el carácter abierto. o el cargo si fuera en razón a su representación. Igualmente. ponerse a disposición. en España se utiliza de forma habitual para este fin. megafonía callejera. 3/17 . un mayor interés. cese. ya sea por razones de interés o de espacio físico o de filosofía del acto. por que el invitado asista al acto. siendo lo aconsejable una antelación de diez a quince días.. figurando el nombre y apellidos. “entrada libre”. en algunos casos puede acompañarse de una nota o nota de protocolo con información o datos que resultan de interés para el invitado como el tipo de vestimenta a llevar. si fuera la presentación de una pasarela de moda. empresarios del sector. Igualmente. recurriendo al uso de frases como “abierto al público”. La invitación a los actos abiertos. Se invita a través de una invitación que.. todo ello escrito a mano si el acto tiene carácter privado o en letra de imprenta si es de otra índole. Actos limitados: Se trata de actos en los que el anfitrión quiere limitar la asistencia a un determinado grupo de personas. entrevistas. firmada por el que invita. .. Lo normal es que la invitación se envíe con una antelación mínima de siete días. estaría dirigido a diseñadores.. Para ello es conveniente en la invitación dejar un espacio en blanco para tales efectos. dípticos.... suele ser habitual el envío de una carta personalizada a un muy reducido número de personas con quienes el anfitrión tiene un especial interés en su asistencia.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 I La Invitación Las invitaciones constituyen el principal instrumento de comunicación para hacer llegar a un determinado grupo de personas e instituciones el deseo del anfitrión para que asistan a un acto o evento. reflejando de este modo una mayor deferencia y por tanto.. modelos. Otra forma más popular consiste en aprovechar la propaganda a través de los medios de comunicación (notas informativas. sin una finalidad expresa de invitar. comunicar un cambio (nombramiento. lugar reservado para zona de aparcamiento. Acompañará a esta carta personalizada un Tarjetón o díptico de invitación personalizado.

gracias a la confirmación se sabrá. si procediera. aproximadamente. el envío de Saluda. realizado de forma apremiante en un ordenador (sin llevar a imprenta) y enviada en correo urgente. f) para dar una información previa a los medios de comunicación. e) en la preparación de un almuerzo... se debe señalar una fecha límite y un teléfono donde realizarla. Dependiendo de la urgencia. b) la cantidad de regalos para los invitados (para encargar los necesarios o pocos más). La petición de confirmación no es nada baladí para la organización del acto.C. g) ante la asistencia al acto de prestigiosos personajes de ámbito nacional o internacional (no podemos engañar a uno de esos personajes diciendo que hemos invitado a 500 si sólo asistirán 25). por ejemplo de asistencia pública. B) La confirmación Lo normal. pues no podemos reservar un puesto de protocolo en la mesa presidencial a una persona que no va a venir. y en protocolo más. Cuando la organización de un acto solicite confirmación. confirmemos nuestra asistencia. aunque lo habitual es que se fije entre tres y cuatro días antes del acto. en este caso por respeto al invitado –que no está obligado a asistir– pues si su plaza queda vacía es muy notoria su ausencia. y la exposición de un número de teléfono. La fecha límite dependerá de las necesidades de protocolo.R. Actos ipso facto: Se trata de actos que se avisan con una antelación mínima debido al propio carácter de casi improvisación y rapidez en su organización. el envío de un telegrama.. Formación Sin Barreras Pág. Además. es que si nos han invitado a un acto limitado. h) para la colocación de presidencias. El uso de la confirmación debe de utilizarse de modo justificado. Son actos que no se pueden prever como por ejemplo un entierro. las formas de invitar a este tipo de actos varían desde el envío del tarjetón de invitación. no es obligatorio confirmar la asistencia. 4/17 .TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 Si el anfitrión tuviera interés en la asistencia al acto de medios de comunicación. a fin de tener tiempo suficiente para ordenar el protocolo o sustituir las posibles bajas. ya que para ciertos actos. a) el número de sillas necesarias para sentarse (con el fin de que no sobren en exceso o falten). la entrega de un premio. Esto es fundamental. y no depender de factores o datos no controlados que pueden dar al traste con la buen armonía del acto. c) la necesaria capacidad del local (para mantener el mismo salón o recurrir a uno más pequeño si el número de asistentes va a ser inferior al esperado d) si procede el saludo personalizado por parte del anfitrión. para encargar la comida precisa. En este sentido. esta petición. mediante las siglas S. pues la silla quedaría vacante y la organización en entredicho. o bien invitación por teléfono. el anfitrión pedirá expresamente la realización de esta confirmación a través del tarjetón de invitación que expresará. o poner el número de cubiertos que sea menester. se enviará un tarjetón de invitación al director del medio informativo y a los periodistas que estimemos oportuno. En este sentido. ya que todo tiene un porqué. la confirmación servirá al departamento de protocolo para conseguir una mayor eficacia en la organización del acto. En este sentido.

. Además. además de aparecer los anfitriones (Sus Majestades). Los elementos de una invitación son al menos los siguientes: I) Escudo o anagrama de la institución a la que pertenece la persona o autoridad que va a invitar. a qué hora y con ocasión de qué se hace.. en cambio. puesto que no es cortés aplicarse uno mismo el tratamiento. a dónde invita. se realiza en un tarjetón de alto gramaje.. Tampoco ni el “Señor”.M. prefiriendo el blanco o la gama de colores crema. 5/17 . Sin embargo. Siempre invita la persona o institución que organiza el acto.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 C) ¿Cómo debe ser y qué datos debe incluir una invitación? La invitación tradicional. Cuánto más se determine el punto más fácil será para los invitados. la colocación del nombre es decisión del propio anfitrión) de la persona que invita. Una institución por sí misma no invita. Presidente de la Región de Murcia IV) A qué se invita A la Cena de Gala. Lugar donde se celebrará el evento. II) Quien invita. Suele ser de colores claros. se usa la fórmula “y en su nombre. La letra debe tener un tamaño que facilite su comprensión y debe de quedar claro quién invita.). generalmente la máxima representación de la entidad u otro en su nombre. salvo que sea un sitio muy conocido (Puerta del Sol en Madrid. Sr. o si asiste un invitado de honor especial. que hace referencia al organizador real del acto (el Jefe de la Casa de S. como la Casa Real española. ni el “Don”. Sí se aplica.”. en las invitaciones de ciertas instituciones. explicación sucinta de dónde está el sitio. a qué invita. tales como etiqueta u otras recomendaciones.MM los Reyes y en su nombre el Jefe de la Casa de Su Majestad III) A quién invita se complace en invitar a Excmo. del tamaño de una cuartilla o media cuartilla. el tratamiento a la persona en cuyo nombre invitamos. Por ejemplo: SS. Lo ilógico y descortés es que invite una persona que previamente sabe que no asistirá En invitaciones sin representación se pone el cargo (si la invitación es institucional o de la empresa) y/o nombre (si va el cargo. pueden añadirse otros datos complementarios que sean de interés para el invitado.. Tanto el cargo como el nombre de quien invita no lleva tratamiento. sino que lo hace alguien en su nombre. Plaza de Formación Sin Barreras Pág. Y siempre el cargo más alto de la institución anfitriona que tenga prevista su asistencia.. si el acto tiene que ver con la propia institución. al acto.

VI) Asistencia de un personaje de rango muy superior..... lo normal es pedir a los invitados que lleguen con quince minutos de antelación).). c) existencia de zonas de aparcamiento. De cualquier manera hemos de ser muy prudentes.acto al que tiene prevista su asistencia SS. los Reyes de Bélgica Cuando se utiliza esta fórmula. hay que procurar que el tamaño de la letra de la persona que invita y de la persona que presidirá al menos sean iguales. g) duración estimada del acto. No obstante. V) Día y hora. más reducida y de diferente color.00 horas. 1998).el próximo 24 de septiembre a las 22. pues no podemos anunciar una asistencia que luego no se producirá (el mero hecho de invitar al Ministro no presupone que venga. 6/17 . en el reverso de la invitación o en otra tarjeta (más correcto) puede reproducirse un croquis simple que facilite la orientación. habrá que confirmarlo antes para poder decirlo en el tarjetón.. sobre el mismo tarjetón principal o en una tarjeta aparte. que se suele titular como Nota de Protocolo o Nota de interés. b) etiqueta que fije el anfitrión o vestuario recomendable si no existiera etiqueta alguna (si no se fija etiqueta se da libertad al invitado para que acuda vestido según su criterio). Nunca debe ser más pequeño el tamaño de la letra que se refiere al invitado de honor. .. El año puede omitirse pues se entiende que el día es el inmediato y no el del año siguiente. Además de estos datos.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 Cataluña en Barcelona. Y aunque lo tengamos muy confirmado.MM. pueden añadirse otros complementarios.. d) celebración de actos complementarios al término del acto principal e) la exigencia de confirmación previa. Formación Sin Barreras Pág.. Si las explicaciones escritas se consideraran insuficientes. etc. La decisión entre una fórmula u otra vendrá determinada por la extensión del texto a desarrollar. En éstas se pueden recoger cuestiones como las siguientes: a) advertencia de que se debe llegar con un tiempo de antelación (si son muchos los invitados y el acto empieza puntualmente.. debe advertirse que la invitación queda como recuerdo en muchos casos y. es bueno poner a continuación del texto de la invitación la data y el año (Madrid. . la experiencia aconseja utilizar expresiones como la que sigue: .que se ofrecerá en el Palacio de Oriente. f) determinación de la puerta por la que el invitado ha de acceder.. por ello. Este dato puede servir de tirón para animar a la asistencia.

. La libertad.... a las 11...R.00 horas... 7/17 ........... acto al que tiene prevista su asistencia el Excmo.. que se celebrará el próximo 24 de abril.. una posible nota auxiliar podría ser la siguiente: Formación Sin Barreras Pág.C.. Sr.. Tlfn: 91-1234567 Ultimamente.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 Ejemplo de una invitación: El Consejero de Justicia de la Comunidad Autónoma de Madrid Fulano Mengano Zutano se complace en invitar al (cargo o nombre del invitado) ......... que se envía a la vez y en un mismo sobre.......... lo habitual es recurrir a una segunda tarjeta (de color y tamaño distinto)......... y que éstas se especifiquen en la tarjeta auxiliar o Nota de Protocolo. En el ejemplo... 2003 Pza.. que permite anexionar mayor cantidad de datos relativos al acto... que antes se ha desarrollado... la práctica protocolaria está estableciendo que el tarjetón principal no indique ni la fecha ni la hora.. D) La nota auxiliar a la invitación Cuando las informaciones adicionales a la invitación son extensas o muy abundantes........... al acto de inauguración oficial de la nueva sede de la Consejería de Justicia.. Ministro de Justicia Madrid. s/n S..

30 h... A las 12.. Para ello deberán mostrar al personal encargado la invitación correspondiente.00 h.AA.Almuerzo ofrecido por la Consejería de Justicia en Casa Tío Pío 16. . la tarjeta auxiliar recoge simplemente el orden de los actos previstos por la organización: ORDEN DE LOS ACTOS 11..Breve concierto de la Coral Polifónica Madrileña 13.50 h. Presidente de la CC. se celebrará un acto institucional con intervenciones a cargo de las primeras autoridades. .. 12.. .Acto institucional en el Salón de Juntas.00 horas. Ministro de Justicia D. .30 horas estará preparado un almuerzo para los señores invitados en el Restaurante Tío Pío. s/n....Excmo.. junto a la Iglesia de Nuestra Señora. ..Se ruega a los señores invitados accedan al edificio con diez minutos de antelación y por la puerta que da a la Calle de La Virtud.00 h. En otras ocasiones. .TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 NOTA AUXILIAR .. sede de la Consejería de Justicia. antes del día 21 de abril .Los señores invitados que acudan en su vehículo propio.Excmo. Consejero de Justicia D. . Seguidamente se ofrecerá un aperitivo. .Es necesario confirmar previamente la asistencia en el número de teléfono 91-1234567....El nuevo edificio.Ilmo.. 8/17 . de Madrid D.Los actos con ocasión de la inauguración de la nueva sede de la Consejería de Justicia de la Comunidad de Madrid se celebrarán el próximo día 24 de abril. 12. Sr..15 h. Sr.30 h.... . podrán estacionarlo en la finca colindante a la Consejería. a las 11. Sr. .Según el programa previsto.Fin de los actos.Aperitivo 14.. Formación Sin Barreras Pág. tras una visita por las nuevas instalaciones..Recorrido por las nuevas instalaciones de la sede de la Consejería de Justicia. al que se accederá mostrando la invitación que se adjunta.. con las siguientes intervenciones: . está situado en la Plaza de la Libertad.

*Tanto la invitación como la nota de protocolo.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 Esta información adicional es muy interesante para el invitado. aunque no formen parte de alguno de los sectores a los que se dirige la ceremonia. que contribuyeron a la realización del hecho que motiva el acto o que con su política pueden jugar un papel determinante en su actividad. además de constar el programa del evento. es un trámite necesario para la realización de un acto. en caso de llevar. con un protocolo muy rígido. En actos muy solemnes. o bien. después de definir los objetivos y filosofía del acto. ayudando al éxito del acto. podrá acomodar su agenda. • Invitaciones corporativas. II La Lista de Invitados La confección de la lista de invitados. puede ser personal cuando haya que informar a un determinado invitado sobre su actuación en la ceremonia. en consecuencia. 9/17 . • Invitados oficiales. autoridades asistentes a un acto. . Igualmente. ya que. la nota se envía a un grupo concreto (premiados. A veces. invitados especiales o autoridades invitadas a un acto en el que. Es muy utilizada por la organización de un evento para evitar que los invitados que tienen prevista una intervención en el mismo o van a ser punto de atención del acto. de este modo. Aquellos que por relación profesional o personal del anfitrión se considera deban asistir.. Aquellas autoridades con competencias en la actividad principal del anfitrión. suele ser habitual enviar una nota de protocolo a nivel general. Cualquier lista de invitados debe contemplar los siguientes grupos: • Invitados principales. aquellas autoridades Formación Sin Barreras Pág. Aquellos a los que especialmente se dirige quienes se dedica.). podrá prevenir con antelación el tiempo de duración del acto y. el acto y a • Compromisos. se remiten en un sobre con el anagrama de la institución o entidad que invita o de la persona particular. E) La Nota de Protocolo Se denomina nota de protocolo al documento que se entrega a los invitados de honor. Los de su mismo ramo o actividad. se informa de los detalles y movimientos protocolarios previstos que deben realizar. sepan hacer y seguir el protocolo confeccionado. ya que éste necesita de aquellos para ser. Representaciones de los sectores más diversos de la sociedad. • Invitaciones sociales. Resulta más elegante imprimir la dirección en el sobre que colocar una etiqueta. Sin invitados no existe acto. y en actos donde todos los invitados tienen que participar directa o indirectamente en el acto.

Cargo. En este sentido. región. etc.. y señalando a cuál se le enviarán puntualmente las comunicaciones). .Atenciones protocolarias. . fax. y que el nombre del titular sea equivocado. conde. Familiares.Tratamiento. cuando esa persona ocupa varios cargos. donde el invitado se ordena por campos tales como tratamiento. Resulta menos grave enviar a una misma persona varias invitaciones. cargo.Nombre y apellidos. Ilustrísimo. . deportista.).Datos biográficos.Grupo al que se asigna (autoridad. Es necesario comprobarlo. apellidos. • Invitaciones personales. duque. • Trato incorrecto. Los representantes de los medios de comunicación. • Medios de Comunicación. pudiendo ser incluido en varios. comunidad autónoma. los errores más usuales en la confección de listados son los siguientes: • Duplicidad de nombres (o cargos). Tener actualizada la base de datos con la dirección correcta del invitado. . teléfonos. Formación Sin Barreras Pág. provincia. teléfono portátil. • Invitaciones internas. . etc. . ciudad. y si a pesar de todo nos equivocamos que sea por exceso y no por defecto. si fuera el caso).Orden protocolario. Señoría. dirección. habrá que tener en cuenta una serie de errores que. son usuales a la hora de gestionar la información en las tablas de datos.País. . .Efemérides.… No sólo es muy importante tener un cúmulo de información relativa a personas. . 10/17 . Asimismo. Las propias de régimen interior. localidad.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 que representan instituciones de primer orden en la comunidad donde residen y que representan a la colectividad. Otro error muy habitual es enviar la carta a un cargo. . amigos o próximos que asisten en virtud a una relación especial con el anfitrión. más o menos. • Domicilios incorrectos. correo electrónico. .Institución o empresa o similar. Todas aquellas personas que han colaborado en la plasmación del hecho que motiva el acto. si se desea que la actividad encuentre difusión generalizada. Aún así. bien por cambio. etc. Buena parte de los cargos públicos tienen su propio tratamiento: Excelentísimo.Teléfono.Título (si lo tuviera. . nombre. Reverendísimo. Estos listados se realizan en bases datos como Access o Excel. . • Cambio de titular.Profesión. • Colaboradores. Una buena base de datos deberá contener los siguientes campos: . siempre se deberá seleccionar por cual se le invita.Nombre y apellidos de su consorte y tratamiento. . fax.Dirección (tanto la institucional como la personal u otras si tuviéramos conocimiento de ellas. bien porque se haya producido un cese. sino que es muy importante gestionar bien esa información y mantenerla al día.

Si se solicitase audiencia para hacer entrega a la persona real de un obsequio o de una distinción. pueden llegar a realizarse. así como quienes son las personas que desean concurrir a la audiencia real. • Fallecidos. deben ser dirigidas al Jefe de la Casa de Su Majestad. además de invitar a esa persona. Formación Sin Barreras Pág.1. las solicitudes para que el Rey o un miembro de Su Familia acudan a un acto determinado. Real. Solicitudes a la Casa del Rey No suelen ser muy usuales. Del mismo modo. El escrito no debe tener una redacción complicada. Esta opción es muy impersonal. los interesados deben expresar con claridad los motivos que les mueven a solicitar la presencia regia en ese acto. inauguración de un recinto. Los motivos de la presencia regia pueden ser plurales: presidencia de un acto. Para ello. se seguirán otros pasos. sino que ha de ser sencillo y manifestar con toda claridad el motivo por el que se produce la solicitud. entrega de un premio. No obstante. El anfitrión debe de invitar a la máxima representación de una institución.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 bien por fallecimiento del anterior. ya que es de muy mal gusto para sus familiares.… Para evitar estos males. A) La Documentación en las relaciones con la Corona: tipos de escrito A. es normal caer en el error de creer que a un acto hay que invitar a todas las autoridades de la zona. En la organización de actos.. deberá invitar por cortesía también a la de mayor rango. La documentación del Protocolo. No puede invitar únicamente a una persona de inferior rango en esa institución o empresa. b) La solicitud de visita o asistencia a algún acto de cualquier miembro de la Familia Igualmente. • Selección correcta. Habrá que ser ecuánime en su selección. Grosso modo existen dos tipos de solicitudes: a) La solicitud de audiencia al Rey o a cualquier miembro de la Familia Real Esta solicitud se dirige al Jefe de la Casa de Su Majestad el Rey. es común que muchos organizadores opten por invitar al cargo. 11/17 . no implica que vayan a cubrir el acto. deberá ser señalado en el escrito. La invitación a un director de un medio o a un periodista en concreto. III La Correspondencia y otros Documentos en Protocolo Este capítulo es una síntesis del libro escrito por Francisco López-Nieto. sino que si quiere. donde se expone con claridad todo lo relacionado a la documentación que se utiliza en protocolo. a no ser que se trabaje para alguna alta institución del Estado.. • Medios de comunicación. • Exceso de autoridades. Comprobar que no se mandan invitaciones a personas que han fallecido. sin mencionar el nombre del titular.

D. Escrito de sucesión o rehabilitación de un título en ejecución de sentencia. en el que se contempla el estatuto de los miembros de la Corporación. Escrito de solicitud de rehabilitación de título nobiliario (R. Se clasificarían en tres clases: 1º. Escrito solicitando el reconocimiento de un título concedido por los monarcas de la rama tradicionalista otorgado por reyes españoles en territorios que pertenecieron a la Corona de España. menos de cuarenta años. Dentro de este grupo habría que hacer mención a las normas legales que emanan de las Comunidades Autónomas (Decretos de sus propios Consejos de Gobierno) y de las propias Entidades locales regulando la prelación de sus autoridades. En aquellos casos en los que la ley establece que los escritos de peticiones se dirijan al Rey. 12/17 . C) La Documentación en la ejecución de los actos Con esta expresión se quiere hacer referencia a aquellos documentos utilizados para la ejecución de un acto programado. actuará conforme estime oportuno. unas veces se dirigen a S. Escrito solicitando autorización para usar títulos extranjeros. en el supuesto de que el título haya permanecido en la situación de caducado. Estos casos son los siguientes: 1º. Escrito de oposición a la rehabilitación de un título 3º. A. Reglamentos de protocolo de las Entidades locales. celebración de sus actos públicos. 5º. Son los siguientes: Formación Sin Barreras Pág. Reglamentos de distinciones de las Entidades locales. concesión de honores. la Casa de Su Majestad el Rey. Cuando la persona en cuestión haya obtenido por sentencia judicial el reconocimiento a portar un determinado título. 4º.2. B) Documentos de carácter normativo El uso y la ley denomina a estos documentos decretos o reglamentos de protocolo.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 No es necesario expresar que. 2º. 8 de Julio de 1922). distinciones o símbolos de identidad. y otras. No siempre aparece regulado a quien debe ser dirigida. Reglamentos de Entidades locales regulando el establecimiento y uso de su escudo y bandera. 3º. el Rey. aludidos en el Reglamento de Organización por los que se regulan las distinciones de carácter honorífico que las Corporaciones locales pueden otorgar a los ciudadanos y Entidades. al Ministro de Justicia. el orden de prelación de los mismos y la celebración de actos públicos. éstos se dirigen expresamente a Su Persona.M. Peticiones de derecho premial Las peticiones que la ley prevé para formular peticiones sobre títulos nobiliarios. 2º. entre los que se incluyen los títulos pontificios. mencionados en el Reglamento de Organización.

seguidos del cargo o de la condición personal en virtud de la cual se certifica 2º.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 a) Comunicaciones. o que tienen que darse a conocer de forma global. en responsabilidad. se dirige a una persona/institución informándole de un acto público que puede ser de su interés. con su escudo o logotipo. d) Minutas. responde de su contenido. Es aquella documentación que se da a la autoridad que va a acudir al acto. si el documento tiene caducidad 4º.. la admisión de una persona en una corporación o entidad. donde se escribe el nombre y los apellidos de la persona que certifica. Lugar y fecha. pudiendo incurrir. La certificación puede ser personal. o en su nombre el Jefe o responsable de protocolo. b) Certificaciones. Son aquellos escritos en los que el organizador de un acto. De destacarse el nombre y los apellidos de la persona sobre la que recae el honor. calendarios de actos. Son documentos muy usados en protocolo y acreditan un nombramiento honorífico. Sello de la entidad u oficina correspondiente Puede añadirse al certificado el visto bueno de la persona que hace constar la legitimidad de la persona certificante. Utilizadas por el organizador para informar de los detalles que normalmente no aparecen previstos en el proyecto. para que disponga de antecedentes necesarios o convenientes relacionados con el acto. Cuerpo del escrito. precedido de la palabra “certifica” 3º. Documentación específica. Notas de protocolo. bajo la palabra y la firma de quien puede autorizarla. Formación Sin Barreras Pág. Programa de bolsillo. invitados en general. y que tienen como objeto anunciar a los comensales lo que va a ser servido e) Folletos en general. o la concesión de una distinción. 1º. Todo diploma ha de contener la denominación de la entidad que lo expide. también honorífica. profesional u oficial c) Diplomas. Todas las certificaciones son documentos solemnes en los que quien certifica. Listados de las personas que van a acudir al acto (autoridades. f) Documentos utilizados por los servicios de protocolo para funcionar en los actos.…) 2º. Comprende todo lo relativo a catálogos. Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua.. programas. Una certificación consta de las siguientes partes: 1º. invitados de honor. 3º. requisito que no es necesario. Firma de la persona que certifica 5º. Es un resumen del programa general del acto. 5º. y unas palabras alusivas al hecho o acto que el documento refleje. en su caso. y se completa el texto con la expresión del lugar y la fecha de expedición con las firmas de quienes expiden el documento. se trata de un documento o escrito en el que se da fe de la verdad de alguna cosa. 13/17 . Son tarjetones que se utilizan en los almuerzos. Programas referidos al acto que se entregarán a los invitados 4º. expresándose en letra. Encabezamiento.

. Todos ellos deben de tener una diligencia de apertura y otra de cierre. Saludas y Cartas E. Se pone el número de orden. precedido de la partícula “de”. y con la ciudad y el distrito postal en el extremo inferior de la derecha. en la que se hará constar que el libro ha sido utilizado en todas sus páginas por una sola cara (o por las dos).Tarjeta personal e individual para mujer con apellidos del marido: nombre y primer apellido de la mujer seguido del primer apellido del marido. en otra línea . que se utilizan para anunciar nuestra presencia o para acompañarlas a cualquier documento u objeto que se envíe a otra persona. numeradas de la primera hasta la que sea. dejando espacio para que la persona pueda escribir en el libro unas palabras.Tarjeta personal con domicilio: cualquiera de los textos anteriores.Tarjeta personal de matrimonio con apellidos propios: nombre y apellidos del marido en una línea. y que ha sido cerrado con la fecha que sea.Tarjeta personal de matrimonio con apellido del marido: nombre y apellidos del marido en una línea. así como la fecha de diligencia del registro. los méritos que han motivado la distinción.Tarjeta personal e individual para hombre: nombre y apellidos en una sola línea . precedido de la partícula “de”. el nombre de la persona agraciada. Tarjetas La tarjeta y el tarjetón son los documentos más utilizados en protocolo.1. con el domicilio y teléfono en el extremo inferior de la izquierda. profesionales o comerciales: a) las tarjetas personales pueden ser: .TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 D) Los Libros de Protocolo Los libros que pueden utilizarse en protocolo son muy diversos. Los libros más usuales en protocolo son los siguientes: a) Libro de firmas de Jefe de Estado b) Libro de firmas de visitantes ilustres c) Libro de Oro o Libro de Honor d) Libro de registro de distinciones. nombre y primer apellido de la esposa seguido del primer apellido del marido. Al final de la última página del libro figurará la diligencia de cierre. Por la primera. las circunstancias que concurren en ella. . de su condición.Tarjeta personal e individual para mujer: nombre y apellidos en una sola línea . la fecha de concesión y un extracto del acuerdo o resolución. Tarjetones. todo en una línea. Las tarjetas pueden ser personales. La diligencia va fechada y firmada por la persona que tenga a su cargo el libro. que se utiliza en las Cancillerías de las Órdenes civiles y militares. en las oficinas públicas que administran las medallas o distinciones. 14/17 . y que será utilizado para recoger las firmas de las personas a las que vaya destinada. se manifiesta que el libro consta de tantos folios. En cada página se hará referencia de la persona que firme. Las tarjetas más corrientes son las llamadas de visita. Formación Sin Barreras Pág. siendo su última hoja válida la que lleva el número tal. y nombre y apellidos de la esposa en otra línea. E) Documentos de presentación: Tarjetas. en las Corporaciones Locales y en las entidades privadas. de la fecha en que firma.

teléfono y fax. c) las tarjetas oficiales revisten las siguientes modalidades: .Tarjeta personal de miembro de una Orden nobiliaria: nombre y apellidos de la persona en una línea: expresión del grado de que goce en la orden.Tarjeta personal con título académico: nombre y apellido de la persona en una línea. mención del despacho colectivo.Tarjeta oficial destacando el organismo: denominación de éste en el centro de la tarjeta.Tarjeta oficial de cargo único: nombre y apellidos en una línea y cargo oficial en la segunda. en otra. . debajo. teléfono y fax en el extremo inferior derecha. el teléfono .Tarjeta personal del título de nobiliario: nombre y apellidos de la persona en una línea.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 . el nombre y apellidos del empleado. en el extremo inferior izquierdo. y debajo el título académico: en el extremo superior de la izquierda.Tarjeta profesional en despacho colectivo: nombre y apellidos de la persona en el centro de la tarjeta. domicilio. en el extremo inferior de la izquierda. y en el extremo inferior derecho. y en el extremo inferior de la derecha.Tarjeta personal de matrimonio con título nobiliario: corona correspondiente y debajo la denominación del título en plural. Cuando el acto se anuncia en otro tipo de impreso. denominación del puesto de trabajo en una segunda línea. el teléfono . en este caso. teléfono y fax. además. y en una tercera línea. en el extremo inferior derecha. debajo: puede llevar impresa la cruz correspondiente sobre el nombre. .Tarjeta profesional destacando el nombre de la empresa: denominación de la empresa en una línea. o sólo como invitación. en otra. en el extremo inferior de la izquierda. Formación Sin Barreras Pág. . 15/17 .2. el puesto de trabajo de la misma. en el extremo superior derecho. y. el título académico. señas. E. el puesto de trabajo. la denominación del título académico. además. domicilio de la misma en el extremo inferior izquierda. domicilio del organismo. puede evitarse la expresión del grado. . . Admite la variante de llevar impresa la corona correspondiente y debajo la denominación del título. en el extremo inferior izquierdo. debajo el nombre y apellidos de la persona.Tarjeta de empresa para el personal: denominación de la empresa en el centro. teléfono y fax. el domicilio. Puede ponerse en una única línea el cargo. y debajo. el domicilio. Puede llevar. debajo puesto de trabajo. Puede llevar. debajo nombre y apellidos del interesado. y denominación del título en línea inferior. unidad administrativa superior. por tratarse de acontecimiento que dure varios días. teléfono y fax. señas.Tarjeta profesional de una empresa: nombre y apellidos de la persona. .Tarjeta oficial de cargo múltiple: nombre y apellidos del funcionario. y debajo.Tarjeta de profesional liberal: nombre y apellidos de la persona. debajo. y en el extremo inferior de la derecha. a la vez. b) las tarjetas profesionales: . suelen hacerse tarjetones para cada uno de los actos concretos que se celebren. El tarjetón El tarjetón es un documento que se emplea como anuncio de un acto o como anuncio e invitación al mismo. .

2º. al que a veces acompaña. Se redacta hablando en tercera persona y se debe imprimir en papel blanco. profesionales y oficiales.3. pudiendo rogarse en ellos que se dé contestación. puede considerarse como una invitación más cumplida que el tarjetón. Resulta más elegante colocar la corona en el extremo. dándole el tratamiento adecuado. de buena calidad. Tarjetón para título nobiliario: en el extremo superior izquierdo se establece la denominación del título. No se deben redactar haciendo uso de fórmulas de cortesía que parezcan artificiales. Los tarjetones pueden ser del siguiente modo. Los saluda pueden exhibir escudos o logotipos que se hacen imprimir en la parte superior del escrito. Puede tener uso familiar. Tarjetón con nombre y apellido: el nombre y primer apellido se imprime en el extremo superior izquierdo. éste se pone en el encabezamiento y. Debe ser redactada con claridad. con tinta negra o de color oscuro. Su texto se coloca igual que para las tarjetas. En los tarjetones que se exprese una invitación. Existen también tarjetones polivalentes ya impresos. E. lugar. en el caso de que sea necesario hacer uso de ambos. se hace figurar el nombre completo de la persona autora del saluda. Encima de la denominación puede ponerse la corona correspondiente. Se remata escribiendo una despedida y la fecha. deben constar los datos referidos al acto. Saludas El saluda tiene un tamaño aproximado de 15 por 21 centímetros y puede ser sencillo o doble (yendo en este último caso la segunda hoja en blanco). Formación Sin Barreras Pág. Cuando se utiliza para invitar. día y hora del mismo. teniendo en cuenta que se escribe siempre en el extremo superior izquierdo y en el extremo superior derecho. pero sí con el respeto debido a la dignidad de la persona a la que se dirigen. y debajo la denominación simple del titulo.. con espacio en blanco para colocar el texto. Estas son sus modalidades: 1º. el primer apellido se imprime en el extremo superior izquierdo.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 Los tarjetones pueden ser personales. Los saludas pueden ser personales y figurará en ellos el nombre y apellidos de la persona que lo remite.50 centímetros) que contiene respuesta escrita a la invitación enviada por los anfitriones. Importante saber que este tipo de documento no lleva firma. y la expresión “etiqueta” u otra indicación relativa a la indumentaria. Tarjetón polivalente con expresión del cargo del anfitrión 3º. Pueden colocarse en los extremos inferiores dos inscripciones “SRC” (Se Ruega Contestación). 16/17 . Admite las mismas variaciones que las tarjetas 3º. que son utilizados por personas que tienen que hacer invitaciones con mucha frecuencia. Tarjetón de escaso tamaño (13 por 10. antes de la despedida convencional. y cuando sirva de invitación deberá contener los datos necesarios del acto que se trate. 1º. Tarjetón polivalente con el nombre de los anfitriones 2º. Tarjetón con un solo apellido. Cuando la persona que escribe un saluda está en posesión de un título oficial. los teléfonos para confirmar. poniendo a continuación la palabra “saluda”.

17/17 . por el mismo orden señalado para el saludo. Sr. V. Ilma. V. o sólo el cargo. la denominación de la entidad. D. Sra. Señoría Iltre.. Estimado amigo. Dª . La fecha se escribe en la parte superior derecha del papel. Iltre. La firma puede llevar antefirma. 2º. y siempre han de ir firmadas. Sr. D. primer apellido de quien escriba la carta.TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN DE ACTOS Unidad Didáctica Nº3 E. Sra. Respetado Sr. Sr. D. Honorable 5º. son las siguientes: Excelencia Excmo. El saludo habitual. Su redacción debe ser en primera persona. V. El texto ha de ser claro 7º. que van en consonancia con el sobre. 4º. 3º.I. Ilmo. Excma. V. Dª. en su caso.I. Las posibilidades. Querido amigo. es el siguiente: Excmo. es así: Le saluda respetuosamente y queda a sus órdenes Le saluda cordialmente y queda a su disposición Atentamente Le saluda cordialmente o reciba un cordial saludo Un saludo muy cordial Un afectuoso saludo Un abrazo (sólo con tratamiento de tú) Un fuerte abrazo (sólo con tratamiento de tú) 8º. V. en algunos casos. con sus abreviaturas.4.S.S. Hble. V. Dª. La dirección postal se acompaña del teléfono y. Igual que el membrete. Sr. Al destinatario siempre se le menciona con su tratamiento (honorífico sí lo tiene). al menos.. El membrete lleva el nombre de la persona que escribe. e orden de más o menos categoría. Formación Sin Barreras Pág. del número del fax. indicando el nombre y. Sr. Las cartas Las cartas pueden tener varios tamaños. carta: A continuación se expresan algunas precisiones relacionadas con la estructura de la 1º.. Sr. Sra.E. Iltre. Sra. acompañados a veces de un escudo o de un logotipo. Dª.E. D. Muy Sr. Querido Pepe 6º. éstos datos figuran ya impresos. La fórmula final de cortesía. Sr. más apto para invitar a una alta personalidad. Señoría Ilustrísima Ilmo. La carta es un documento más personal que un saluda y.. Hble. Mío. Distinguido amigo.

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