You are on page 1of 14

Chapter 6 : Budgeting 6.

1 Definisi Bajet Satu bentuk kenyataan perancangan pengurusan Segala perancangan pengurusan akan dinyatakan dalam bentuk nombor Master Bajet bajet yang akan merumuskan segala aktiviti yang dirancang oleh sesebuah jabatan. Kegunaan dan Kelebihan Badgeting a) o o berlaku o o b) Sukar untuk mengukur pencapaian syarikat kerana tidak mempunyai alat penilaian yang jelas Tidak mampu mengukur pencapaian objektif Alat Komunikasi Dalam Organisasi Bajet yang disediakan oleh pengurusan akan disebarkan kepada kakitangan dalam organisasi seperti pengurus, penyelia dll. Sebagai panduan untuk membuat perancangan dan melaksanakan aktiviti utk mencapai sasaran. Seorang pengurus jg dapat mengetahui perancangan yang dibuat oleh pengurus di jabatan lain dengan melihat kepada perancangan yang telah dibuat oleh pengurus lain. Cth : Apabila pengurus jualan telah merancang sasaran jualan, maka jabatan pengeluaran boleh meramal kuantiti pengeluaran yang harus dikeluarkan. Alat Peruntukan/Pembahagian Sumber d) Bajet digunakan untuk memperuntukkan sumber kepada satu-satu proses pengeluaran kerana kekurangan sumber Menggunakan sumber dengan efektif dan sistematik Alat Mengukur Pencapaian Alat Perancangan Bajet menggalakkan pengurus untuk membuat persediaan yang mungkin akan berlaku pada masa akan datang. Syarikat yg tidak membuat persediaan bajet ialah Syarikat yg tidak mempunyai matlamat yang jelas Tidak dalam menjangka sebarang masalah yang mungkin

6.2

c)

Menyediakan petanda (benchmark) untuk mengukur pencapaian. Syarikat boleh tahu sama ada mereka mecapai target yang ditetapkan atau tidak khususnya yang melibatkan kos.

6.3

Master Budget (Belanjawan) Ialah belanjawan yang merumuskan semua aktiviti yang dirancang oleh sesebuah jabatan seperti sales budget, production budget, distribution budget dan financial budget. Belanjawan Operasi (Operating Budget) o o o Belanjawan yang berkaitan dengan aktiviti utama syarikat Fokus kepada penyediaan penyata pendapatan dan jadual sokongan (supporting schedule) Meliputi belanjawan spt belanjawan jualan, belian, COGS dan perbelanjaan operasi. Perancangan syarikat untuk mendapatkan sumber kewangan bagi membiayai operasi perniagaan. Terdiri daripada Cash Budget dan Balance Sheet Budget

Belanjawan Kewangan (Financial Budget) o o

6.4

Penyediaan Belanjawan Operasi a) Sales Budget Elemen asas dalam penyediaan belanjawan operasi Menganggar jualan pada masa akan datang menganggar hasil jualan dan tunai yang akan diperolehi Sebagai panduan untuk menyediakan belanjawan yang lain Hasil Jualan = Anggaran Kuantiti Jualan x Anggaran Harga Jualan Contoh : Berikut adalah anggaran jualan badi empat suku tahun 2004 bagi Syarikat Guru Jaya di mana harga jualan adalah RM25.00 seunit Tahun 2004 Suku Pertama Suku Kedua Suku Ketiga Suku Keempat Unit 3,000 4,000 5,000 7,000

Jumlah 19,000 Syarikat menganggarkan akan menerima 60% jualan dalam bentuk tunai dan selebihnya 40% akan diterima pada suku tahun berikutnya. Oleh itu, belanjawan jualan adalah seperti berikut. Suku 1 Jualan: Unit Hasil Cash 60% suku semasa 40% suku berikut Jumlah 45,000 45,000 Production Budget 60,000 30,000 90,000 75,000 40,000 115,000 105,000 50,000 155,000 285,000 120,000 405,000 3,000 75,000 4,000 100,000 5,000 125,000 7,000 175,000 19,000 475,000 Suku 2 Suku 3 Suku 4 Jumlah

b)

Disediakan selepas belanjawan jualan disediakan Membantu syarikat untuk menganggar jumlah pengeluaran yang sepatutnya bagi memenuhi permintaan. Membantu syarikat utk mengawal inventori selalunya syarikat akan menetapkan satu kadar tetap bagi inventori akhir untuk digunakan sekiranya terdapat pengeluaran tambahan yang dilakukan secara tiba-tiba
Units Need to be Produced = Sales Units + Ending Inventory Beginning Inventory

Contoh Sykt Guru Jaya : Katakan sykt memerlukan nilai inventori akhir ialah 10% daripada unit jualan pada suku berikutnya. Oleh itu, jadual belanjawan pengeluaran adalah seperti berikut Suku 1 Sales Ending Inventory Total Beginning Inventory Production Unit 3,000 400 3,400 3,400 Suku 2 4,000 500 4,500 (400) 4,100 Suku 3 5,000 700 5,700 (500) 5,200 Suku 4 7,000 1,000 8,000 (700) 7,300 Jumlah 19,000 2,600 21,600 (1,600) 20,000

c)

Direct Materials Budget

Sytk perlu buat perancangan untuk membeli bahan mentah yang diperlukan bagi memenuhi kuantiti pengeluaran Selalunya sykt akan membeli bahan mentah lebih dari kuantiti bahan mentah yg dperlukan dalam pengeluaran utk atasi @ cover permintaan yg tidak dijangka
Direct Materials Required = Direct Materials for Current Production + Direct Materials Ending Inventory -

Direct Materials Beginning Invento

Contoh : Katakan Sytkt Guru Jaya memerlkan 0.2Kg bahan mentah diperlukan utk setiap produk. Harga bahan mentah ialah RM7.00/KG. Syarat bayaran bahan mentah ialah 70% dalam bulan belian dan 30% dalam bulan berikutnya. Sykt juga akan memerlukan 5% bahan mentah darapada jumlah bahan mentah yang diperlukan pada bulan berikutnya. Berikut adalah Belanjawan Belian Bahan Mentah. Suku 1 Production Units Rate of Use (KG) Unit Used (KG) Ending Inventory Raw Material Required Beginning Inventory Unit Purchase Purchases Price Per Unit (RM) Total Purchase (RM) Payment Term : 70% Current Month (RM) 30% Next Month 3,533 4,072 1,514 5,199 1,745 7,286 2,228 20,090 5,487 3,400 0.2 680 41 721 721 7.00 5,047 Suku 2 4,100 0.2 820 52 872 (41) 831 7.00 5,817 Suku 3 5,200 0.2 1,040 73 1,113 (52) 1,061 7.00 7,427 Suku 4 7,300 0.2 1,460 100 1,560 (73) 1,487 7.00 10,409 Jumlah 20,000 0.2 4,000 266 4,266 (166) 4,100 7.00 28,700

Total Payment 3,533 5,586 6,944 9,514 25,577 * Katakan jumlah bahan mentah yang diperlukan pada suku ke5 ialah 2,000 KG * RM1.435 seunit (RM28,700 20,000 unit) d) Direct Labor Budget Membuat anggaran kos buruh langsung yang akan terlibat, jumlah masa penggunaan buruh untuk setiap unit produk dan kadar upah sejam.

Total Direct Materials Cost

Number of Hours

Wages Rate Per Hour

Contoh : Katakan Stkt Guru Jaya memerlukan 15 minit (0.25 jam) dengan kadar RM5 sejam. Oleh itu, Belanjawan Buruh Langsung adalah seperti berikut:Suku 1 Production Units Rate of Use (Hours) Hours of Used Wage Rate (RM) 3,400 0.25 850 5.00 Suku 2 4,100 0.25 1,025 5.00 Suku 3 5,200 0.25 1,300 5.00 6,500 Suku 4 7,300 0.25 1,825 5.00 9,125 Jumlah 20,000 0.25 5,000 5.00 25,000

Total Cost (RM) 4,250 5,125 * RM1.25 seunit (RM25,000 20,000 unit) e) Overhead Budget

Terdiri daripada kos berubah overhead dan kos tetap overhead Fixed Overhead : Gaji penyelia pengeluaran dan susut nilai mesin Variable Overhead : Buruh tidak langsung dan bahan mentah tidak langsung Contoh : Katakan kos berubah overhead Sykt Guru Jaya ialah RM1.50 bagi setiap jam penggunaan buruh langsung dan kos tetap setiap suku ialah RM10,000 termasuk susut nilai mesin RM2,200. Belanjawan Overhead adalah seperti berikut:Suku 1 Production Units Variable Overhead Rate (RM) Variable Overhead Cost (RM) Fixed Overhead (RM) Depretiaiton (RM) Cash Payment (RM) 3,400 1.50 Suku 2 4,100 1.50 Suku 3 5,200 1.50 Suku 4 7,300 1.50 2,737.50 10,000 (2,200) Jumlah 20,000 1.50 7,500 40,000 (8,800)

1,275.00 1,537.50 1,950.00 10,000 (2,200) 10,000 (2,200) 10,000 (2,200)

9,075.00 9,337.50 9,750.00

10,537.5 38,700.00 0

* Berubah : RM0.375 seunit (RM7,500 20,000 unit) * Tetap : RM2.00 (RM40,000 20,000 unit) f) Sales and Adminstrtion Expenses Budget Merupakan kos yang terlibat selain daripada kos pengeluaran spt perbelanjaan pemasaran, komisen jurujual dll

Contoh : Katakan perbelanjaan jualan dan pentadbiran Sykt Guru Jaya ialah RM2.30 bagi setiap unit yang dijual (berubah) dan RM6,000 bagi setiap suku (tetap). Semua perbelanjaan dibayar dalam tempoh perbelanjaan (in the quarter inccured). Oleh itu, Belanjawan Jualan dan Pentadbiran adalah seperti berikut:Suku 1 Sales Unit Variable Sales & Admin Expenses Rate Variable Sales & Admin Expenses (RM) Fixed Sales & Admin Expenses (RM) Total Sales & Admin Expenses (RM) 3,000 2.30 6,900 6,000 12,900 Suku 2 4,000 2.30 9,200 6,000 15,200 Suku 3 5,000 2.30 11,500 6,000 17,500 Suku 4 7,000 2.30 16,100 6,000 22,100 Jumlah 19,000 2.30 43,700 6,000 67,700

6.5

Penyediaan Pro-Forma Penyata Pendapatan Berdasarkan segala maklumat yang dinyatakan dalam Belanjawan Operasi, maka Pro-Forma Penyata Pendapatan adalah seperti berikut:RM Sales COGS : Finished Goods Beginning Inv. Cost of Goods Manufactured : Beginning Inventory RM + Purchase Materials Available for Use - Ending Inventory Materials Used in Production Direct Labor Variable Overhead Fixed Overhead Cost of Goods Manufactured - Finished Good Ending Inventory* COGS 0 28,700 28,700 (700) 28,000 25,000 7,500 40,000 100,500 (5,025) (95,475) 0 RM RM 475,000

Gross Profit Operating Expenses : Sales and Adminstration Other Expenses : Interest

379,525 (67,700) (1,600)

Ner Income 310,225 * Jumlah stok akhir barang siap ialah 1,000 unit dengan harga seunit ialah RM5.025 (bahan mentah RM1.40, buruh langsung RM1.25, overhead berubah RM0.375 dan overhead tetap RM2.00) 6.6 Belanjawan Kewangan Memberi maklumat tentang aliran masuk dan keluar tunai. Terdiri daripada 4 bahagian yg utama iaitu penerimaan, pembayaran, lebihan atau kurangan dan pembiayaan o o o Penerimaan : Terdiri daripada semua sumber tunai sesebuah syarikat. sumber utama tunai ialah jualan Pembayaran : Merupakan aliran keluar tunai seperti belian aset, bayaran kepada pemiutang, perbelanjaan am dll Lebihan atau kurangan tunai : Lebihan bermakna sykt tidak memerlukan pinjaman untuk menmpung kos operasi syarikat. Kurangan memerlukan syarikat mencari dana untuk menampung kos operasi sykt. Kadang-kadang sykt menetapkan jumlah tunai minimum yang harus dipegang dalam sykt. Katakan jumlah minimum yg ingin dipegang oleh sykt ialah RM50,000 tetapi sykt hanya ada RM30,000. Jadi, sykt tersebut memerlukan RM20,000 daripada sumber luaran seperti pinjaman dll Pembiayaan : Sykt terpaksa mendapatkan pinjaman dadi sumber luaran utk membiayai kurangan.

Berdasarkan kepada maklumat Sykt Guru Jaya yang telah disediakan, Belanjawan Tunai boleh disediakan dan berikut adalah andaian yg akan dibuat:o o o o o Tunai awal ialah RM20,000 Sykt menetapkan untuk memegang RM50,000 sebagai nilai minimum tunai yg harus ada dalam sykt. Sykt akan mengambil pinjaman dengan kadar faedah 8% setahun Pinjaman akan dibayar pada penghujung tempoh Sykt membeli mesin pada suku pertama dengan kos RM25,000

Oleh itu, Belanjawan Tunai adalah seperti berikut:-

Opening Balance + Cash Received from cust. = Cash from operation (a) (-) Payment Raw materials Direct labor Factory overhead Operating expenses Purchase of assets Total Payment (b) =Balance befor loan (a-b) (-) Minimum cash =Surplus / (Deficit) (d) Loan Payment : Principal Interest (40,000x8%/2) Surplus / deficit (e) Closing cash balance (c+d+e)

Suku 1 20,000 45,000 65,000 3,533 4,250 9,075 12,900 25,000 54,758 10,242 50,000 (39,758) 40,000 40,000 50,242

Suku 2 50,242 90,000 140,242 5,586 5,125 9,338 15,200 35,249 104,993 50,000 54,993 (40,000) (1,600) (41,600) 63,393

Suku 3 63,393 115,000 178,393 6,944 6,500 9,750 17,500 40,694 137,699 50,000 87,699 137,699

Suku 4 137,699 155,000 292,699 9,514 9,125 10,538 22,100 51,277 241,422 50,000 191,422 241,422

Jumlah 20,000 405,000 425,000 25,577 25,000 38,701 67,700 25,000 181,978 494,356 50,000 444,356 40,000 (40,000) (1,600) (1,600) 241,422

6.7

Penyediaan Pro-Forma Kunci Kira-Kira (Balance Sheet) Berdasarkan kepada maklumat yang Sykt Guru Jaya, beriut adalah Balance Sheet sykt RM Current Asset Cash Finish Goods Inventory Account Recevable Fixed Assets Machine Accumulated Depreciation Total Assets Liability Account Payable Equity Capital 20,000 3,122 25,000 (8,800) 16,200 333,347 241,422 5,025 70,000 317,147 RM RM

Retained Earnings Total Liability and Equity

310,225

330,225 333,347

6.8

Penyediaan Master Budhet untuk Firma Perdagangan Firma perdagangan adalah perniagaan yang menjual baranga siap tetapi tidak dikeluarkan oleh sykt tersebut mendapat barang dari sumber luaran Berikut adalah proses penyediaan Belanjawan a) Sales Budget o Berikut adalah anggaran jualan Sykt Guru Jaya bagi empat suku tahun 2004. Tahun 2004 Suku Pertama Suku Kedua Suku Ketiga Suku Keempat Jumlah o Unit 3,000 4,000 5,000 7,000 19,000

Harga jualan ialah RM25.00 seunit dan menganggar 60% daripada jualan adalah jualan tunai dan selebihnya diperolehi pada suku berikutnya. Oleh itu, berikut adalah Belanjawan Jualan bagi Sykt Guru Jaya Suku 1 Suku 2 4,000 100,000 60,000 30,000 90,000 Suku 3 5,000 125,000 75,000 40,000 115,000 Suku 4 7,000 175,000 105,000 50,000 155,000 Jumlah 19,000 475,000 285,000 120,000 405,000

Jualan: Unit Hasil Cash 60% suku semasa 40% suku berikut Jumlah b) Purchase Budget o Katakan harga belian seunit produk ialah RM10.00 di mana 80% akan dibayar dalam suku semasa dan 20% dibayar pada suku berikutnya. 45,000 45,000 3,000 75,000

Units Need to Purchase

Sales Units

Ending Inventory

Beginning Inventory

Suku 1 Jualan Ending Inventory Beginning Inventory Unit Purchased Purchase Price Payment : 80% Current Period 20% Next Period Total Payment 27,200 27,200 3,000 400 3,400 34,000

Suku 2 4,000 500 (400) 4,100 41,000 32,800 6,800 39,600

Suku 3 5,000 700 (500) 5,200 52,000 41,600 8,200 49,800

Suku 4 7,000 1,000 (700) 7,300 73,000 58,400 10,400 68,800

Jumlah 19,000 1,000 20,000 200,000 160,000 25,400 185,400

c) Sales and Administration Expenses Budget o Berikut adalah belanjawan perbelanjaan jualan dan pentadbiran Suku 1 Jualan Variable SA Rate Variable SA (RM) Fixed SA (RM) Total SA (RM) 3,000 2.30 6,900 6,000 12,900 Suku 2 4,000 2.30 9,200 6,000 15,200 Suku 3 5,000 2.30 11,500 6,000 17,500 Suku 4 7,000 2.30 16,100 6,000 22,100 Jumlah 19,000 2.30 43,700 24,000 67,700

d) Penyediaan Pro-Forma Penyata Pendapatan RM Sales COGS : Finished Goods Beginning Inventory Purchases Cost of Goods Available For Sale Ending Inventory Cost of Goods Sold Gross Profit Operating Expenses Sales and Administration Depreciation 67,700 8,800 (76,500) 0 200,000 200,000 (10,000) 190,000 285,000 RM 475,000

Other Expenses Net Income

(1,340) 207,160

* Jumlah inventori akhir ialah 1,000 unit dan kos seunit ialah RM10. Oleh itu, jumlah kos akhir inventori ialah RM10,000 (RM10 x 1,000 unit) e) Belanjawan Tunai o Katakan tunai awal syarikat ialah RM20,000 dan menetapkan nilai minimum tunai ialah RM50,000 untuk setiap suku tahunan. Jika syarikat mengambil pinjaman, maka kadaar faedah ialah 8%. Pinjaman tersebut akan dibayar pada penghujung suku sekiranya syarikat mampu. Syarikat juga membeli mesin yang bernilai RM25,000 pada suku pertama. Oleh itu, belanjawan tunai adalah seperti berikut:Opening Balance + Cash Received from cust. = Cash from operation (a) (-) Payment Purchases of finish goods Operating expenses Purchase of assets = Balance before loan (a-b) (-) Minimum cash = Surplus / (Deficit) (d) Loan Loan Payment Principal Interest Surplus / (Deficit) from expenses (e) Closing Cash Balance (c+d+e) Suku 1 20,000 45,000 65,000 27,200 12,900 25,000 65,100 (100) 50,000 (50,100) 51,000 51,000 50,900 Suku 2 50,900 90,000 140,900 39,600 15,200 54,800 86,100 50,000 36,100 (35,000) (1,020) (36,020) 50,080 Suku 3 50,080 115,000 165,080 49,800 17,500 67,300 97,780 50,000 47,780 (16,000) (320) (16,320) 81,460 Suku 4 81,460 155,000 236,460 68,800 22,100 90,900 145,560 50,000 95,560 145,560 Jumlah 20,000 405,000 425,000 185,400 67,700 25,000 278,100 329,340 50,000 129,340 51,000 (51,000) (1,340) (1,340) 145,560

f) Penyediaan Pro-Forma Kunci Kira-Kira RM Current Asset Cash 145,560 RM RM

Finish Goods Inventory Account Recevable Fixed Assets Machine Accumulated Depreciation Total Assets Liability Account Payable Equity Capital Retained Earnings Total Liability and Equity

10,000 70,000 25,000 (8,800) 16,200 241,760 14,600 20,000 207,160 227,160 241,760 225,560

6.9

Flexible Budget Kaedah yang lebih baik untuk mengukur pencapaian syarikat kerana kaedah ini mengambil pelbagai tingkat pengeluaran dalam proses penyediaan belanjawan. Berbeza dengan Master Budget yang hanya menggunakan satu tingkat pengeluaran untuk mengukur pencapaian syarikat. Contohnya : Syarikat Putera menganggar kos berubah dan kos tetap pengeluaran dalam kuantiti pengeluaran antara 5,000 unit hingga 9,000 adalah seperti berikut:Kos Berubah Pengeluaran Jualan & Pentadbiran Kos Tetap Pengeluaran Jualan dan Pentadbiran RM3,000 RM2,500 RM2.00 seunit RM0.70 seunit

Harga jualan ialah RM80.00 seunit dan flexible budget bagi Sykt Putera adalah seperti berikut. Activity Level Sales Revenue Variable Costs : Production Sales and Adminintration Contribution Margin 10,000 3,500 26,500 14,000 4,900 37,100 18,000 6,300 47,700 5,000 40,000 7,000 56,00 9,000 72,000

Fixed Costs : Production Sales and Administration Operating Income Katakan master budget sykt berada pada tahap keluaran 9,000 unit tetapi tahap keluaran sebenar 7,000 unit. Oleh itu, variance adalah seperti berikut. Actual Activiti Level Sales Revenue Variable Costs : Production Sales and Administration Contribution Margin Fixed Costs : Production Sales and Administration Operating Income 4,000 3,200 42,500 3,000 2,500 42,200 1,000 (P) 700 (P) 200 (P) 15,400 4,900 49,700 18,000 6,300 47,700 2,600 (N) 1,400 (N) 2,000 (P) 7,000 70,000 Master Budget 9,000 72,000 Variance 2,000 (N) 2,000 (N) 3,000 2,500 21,000 3,000 2,500 31,600 3,000 2,500 42,000

Flexible Budget disediakan untuk mengukur struktur dan mengawal kos sykt khususnya kos berubah.

Daripada jadual di atas, dapat dilihat variance kos berubah ialah 4,000 (N) (2,600 + 1,400) dan pihak pengurusan sykt tidak akan membuat penilaian kerana kos sebenar lebih rendah daripada yang dirancang (budget). Walaupun pun kos berubah sebenar (actual) adalah lebih rendah drpd yang dirangcang, namun mungkin terdapat sebarang kesilapan atau kelemahan dalam proses pengeluaran. Tetapi, mungkin terdapat kesilapan atau sesuatu yang tidka baik kepada sykt kerana perbandingan dibuat antara tahap pengeluaran sebenar 7,000 unit dengan tahap pengeluaran master budget 9,000 unit walaupun sykt merasakan bahawa mereka berjaya mengurangkan kos khususnya kos berubah. Namun begitu, keadaan sebenar tidak akan diketahui sama ada kos dapat dikawal dengan baik atau tidak sehinggalah sykt membuat analisis atau pengukuran pencapaian terhadap kos yg terlibat dalam proses pengeluaran.

Oleh itu, analisis variance perlu disediakan untuk melihat dengan lebih jelas kos yang terlibat. Flexible Budget Variance menggunakan tingkap aktiviti pengeluaran yang sama untuk melihat variance dan Activity Level Variance menggunakan perbezaan tahap aktiviti dan variance disebabkan oleh perbezaan dalam tahap aktiviti. Actua l (a) Activiti Level Sales Revenue Variable Costs : Production S&A Con. Margin Fixed Costs : Production S&A Operating Income 4,000 3,200 42,500 3,000 2,500 31,600 3,000 2,500 42,200 1,000 (P) 700 (P) 1,000 (P) 700 (P) 300 (P) 15,400 4,900 49,700 14,000 4,900 37,100 18,000 6,300 47,700 1,400 (P) 4,000 (N) 2,600 (N) 1,400 (N) 1,400 (N) 2,000 (P) 7,000 70,000 Variance Budget Budget in Flexible (b) (c) Budget (a-b) 7,000 56,000 9,000 72,000 Variance in Level Activity (b-c) Total Variance

2,000 (N) 2,000 (N)

14,000 (P) 16,000 (N) 2,000 (N)

12,600 (P) 10,600 (N)

10,900 (P) 10,600 (N)

Perbandingan yg ditunjukkan dalam jadual di atas menunjukkan variance pendapatan operati islah 300 (P) yang disebabkan oleh flexible budget 10,900 (P) dan variance tahap aktiviti 10,600 (N). Ini menunjukkan bahawa sykt berada pada tahap kecekapan kerana variance Flexible Budget adalah lebih tinggi daripada variance Tahap Aktiviti.