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PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS www.pcm.gob.pe Av. Miraflores 878, Miraflores Central telefnica (51) 1- 610-9800 1era.

Edicin: 2,500 Ejemplares Hecho el depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per: N 2007-050335 Impreso por: Editorial e Imprenta Diskcopy EIRL

La manera como una entidad se organiza para realizar actividades y cumplir con sus funciones, repercute de manera significativa en los resultados y logros que dicha entidad alcanza. De ese modo, si una entidad y quienes trabajan en ella, no tienen claros sus objetivos o cuales son las responsabilidades de cada trabajador y cada rea, es muy probable que su desempeo sea deficiente, porque hay tareas que se dejan de hacer o se duplican esfuerzos o se invierte tiempo en tareas que no es necesario realizar. Los documentos de gestin permiten a las entidades pblicas gestionarse o administrarse de una manera ordenada, planificada y eficaz, tanto en su aspecto organizacional como en el relacionado con el cumplimiento de los objetivos y metas a su cargo. La Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros pone en sus manos el Manual para la elaboracin del Reglamento de Organizacin y Funciones ROF con el fin de ayudar a su entidad en el proceso de elaboracin del ROF. El ROF constituye una de las herramientas ms importantes para la adecuada gestin administrativa de una entidad pblica, como documento que ordena las funciones a su cargo , conteniendo su estructura orgnica as como las funciones generales y especficas de cada uno de sus rganos y unidades orgnicas, debiendo a su vez, tener una vigencia que permita consolidar la estructura organizacional y fortalecer las capacidades institucionales, por ello, deben evitarse las modificaciones que conlleven a cambios significativos o generalizados en la organizacin, que puedan afectar negativamente la gestin y resultados. La Secretara de Gestin Pblica se encuentra a servicio de las entidades pblicas para brindarles la asesora tcnica que les permita elaborar el ROF con el objetivo de generar estructuras organizacionales dinmicas y flexibles que mejoren la gestin institucional. En ese sentido, esperamos que el presente manual para la elaboracin del ROF, contribuya al mejor desempeo de su entidad. Secretara de Gestin Pblica Presidencia del Consejo de Ministros Mayo 2007

Presentacin

Presentacin

Criterios importantes a tener en cuenta


ROF de los Gobiernos Regionales. Las Direcciones Regionales son rganos dependientes de las Gerencias Regionales correspondientes, su organizacin, funciones, personal y trmites debern desarrollarse en el respectivo documento de gestin ROF, CAP o TUPA del Gobierno Regional, sin que requieran de opinin del Sector.

ROF de las Universidades Pblicas. Las Universidades Pblicas podrn aprobar sus ROF por resolucin del mximo rgano de la Entidad, para lo cual deber contar un Informe Tcnico Sustentatorio elaborado por el rgano de planeamiento o de quien haga sus veces, al que se refiere el artculo 33 del Decreto Supremo N 043-2006-PCM. No requieren contar con la aprobacin del Ministerio de Educacin.

De las oficinas de sistemas. Las oficinas de informtica y sistemas podrn configurar un rgano de asesoramiento siempre que asuman las funciones de racionalizacin y procesos de la entidad.

INTRODUCCIN
CAPTULO I. QU ES UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES? 1. Aspectos Generales ..........................................................................................................9 2. Marco Legal ....................................................................................................................24 3. Actores involucrados .......................................................................................................24 CAPTULO II CMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES? ... Paso 1 Identificar funciones y estructura orgnica segn el marco legal ............................40 Paso 2. Identificar funciones y estructura orgnica segn la estrategia institucional..........41 Paso 3. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgnica .....................44 Paso 3.1 Revisar el ROF vigente..................................................................................45 Paso 3.2 Aplicar Cuestionario en la entidad ..............................................................47 Paso 4 Definir las funciones y la estructura orgNica de la entidad....................................52 Paso 4.1 Elaborar Matrices Comparativas.................................................................52 Paso 4.2 Definir las funciones generales y especficas de la organizacin.................55 Paso 4.3 Definir el tipo de organizacin ms adecuada............................................63 Paso 4.4 Elaborar la Matriz de funciones y reas del proyecto de ROF .....................72 Ideas bsicas Paso 4 ...................................................................................................... Paso 5 Disear el organigrama de la entidad .....................................................................56 Paso 6. Anlisis final de viabilidad del Proyecto de ROF......................................................84 Paso 7. Elaborar el documento de proyecto de ROF ...........................................................85 CAPTULO III CMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES? Paso 1. Elaboracin del Informe Tcnico Sustentatorio ......................................................94 Paso 2. AprobaciN del ROF ..............................................................................................97 Paso 3. DifusiN del ROF..................................................................................................102 Anexos .............................................................................................................................104

INDICE

Anexo 1. Cuestionario para la Identificacin de la Organizacin Actual ............................104 Anexo 2A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin General para los Ministerios ...111 Anexo 2B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel nacional ...................114 Anexo 2C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel nacional.......................117 Anexo 3A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin General para Gobiernos Regionales .........................................................................................................................118 Anexo 3B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel regional ...................124 Anexo 3C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel regional .......................126 Anexo 4A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin General para Gobiernos Locales ..............................................................................................................................130 Anexo 4B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel local.........................132 Anexo 4C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel local ............................132 Anexo 5. Ejercicio prctico de aplicacin de los pasos y matrices del Manual ...................137 Anexo 6. Funciones vinculadas a los Sistemas Administrativos..........................................152 Anexo 7. lineamientos para la elaboracin y aprobacin de ROF ......................................152 Bibliografa ......................................................................................................................171

INTRODUCCIN
El Reglamento de Organizacin y Funciones ROF constituye una de las herramientas ms importantes para una adecuada gestin administrativa de las entidades del sector pblico. El presente Manual tiene por finalidad ayudar a las entidades del sector pblico en el proceso de elaboracin de sus ROF, para lo cual recoge lo sealado en el Decreto Supremo N 043-2006-PCM - Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF, y propone una metodologa para la aplicacin de los mismos. En ese sentido, el Manual: - Proporciona a las entidades los conceptos bsicos que les permitirn conocer mejor las implicancias de un Reglamento de Organizacin y Funciones como instrumento de gestin de la organizacin. - Gua paso a paso en el anlisis de las funciones y la estructura de la organizacin para definir los contenidos de su nuevo ROF. - Orienta a las entidades en la elaboracin del Informe Tcnico Sustentatorio y en el proceso de aprobacin de sus ROF. De seguirse cada uno de los pasos del presente Manual, se asegura que la entidad analice todos aquellos aspectos que tienen influencia en su accionar y por ende, en su organizacin, a fin de alcanzar sus objetivos y cumplir con su misin institucional. En ese sentido, el Manual contiene una metodologa de trabajo que permite revisar las distintas fuentes de informacin que pueden influir en la estructura organizacional de la entidad, de acuerdo a lo siguiente:

NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIN GENERAL

NORMAS VINCULADAS A SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

ROF

ESTRATEGIA INSTITUCIONAL

REALIDAD: ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIN

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En efecto, un ROF debe contemplar no slo el marco legal que explica la razn misma de ser de la entidad y da origen a sus funciones, sino tambin las prioridades o la estrategia institucional que haya sido ideada por la entidad o el sector al que pertenece, para afrontar dichas responsabilidades. No se puede dejar de lado en este anlisis a la realidad, es decir las posibilidades concretas que tiene una entidad para hacer todo o parte de lo que las normas le asignan como responsabilidades, as como la informacin que surge de analizar las transformaciones que en el ejercicio mismo de las funciones ha sufrido la organizacin formal. El Manual propone una metodologa de trabajo a travs de pasos y ejemplos prcticos que facilitan el proceso de anlisis de la informacin, mediante la elaboracin de matrices que recogen informacin del marco legal, de la estrategia institucional, del ROF vigente y del estado actual de la organizacin; as como de matrices comparativas que las consolidan para obtener un panorama completo de las funciones que debe realizar y poder optar por la organizacin ms adecuada para la entidad. Al respecto, es importante tener en cuenta que las matrices as como los pasos que se proponen en el Manual, generan la informacin necesaria para formular el Informe Tcnico Sustentatorio que, de acuerdo con los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones, Decreto Supremo N 043-2006-PCM, toda entidad debe presentar a la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros o a su propia Gerencia u rgano de decisin, segn el tipo de entidad, a fin de justificar las modificaciones a su ROF y obtener el informe previo favorable que le permita proceder a la aprobacin de dicho instrumento de gestin. Para la identificacin de funciones y reas de la organizacin, se proceder a elaborar cuatro matrices que contendrn informacin respecto a las funciones generales y especficas a cargo de la entidad y de sus respectivos rganos y unidades orgnicas, segn las cuatro fuentes de informacin antes mencionadas. Matriz 1. Funciones y reas segn el marco legal Matriz 2. Funciones y reas segn la estrategia institucional Matriz 3. Funciones y reas segn el ROF vigente Matriz 4. Funciones y reas segn la organizacin actual

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De la consolidacin de dichas matrices se obtendr la Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin, que constituir el insumo bsico para la determinacin por parte de la entidad de sus funciones y de la estructura organizacional ms adecuada para el cumplimiento de las mismas

MATRIZ 1

MATRIZ 2

MATRIZ 3

MATRIZ 4

MATRIZ 5 A

Asimismo, del anlisis que realice la entidad sobre la informacin consignada en la Matriz 5A se desprendern las funciones generales y especficas, as como los rganos y unidades orgnicas que formarn parte de la nueva organizacin, y que debern ser plasmados en el proyecto de ROF. Con el objeto de recoger dicha informacin y facilitar la redaccin del documento de ROF, el Manual propone una matriz final Matriz 6. Funciones y reas que sern incluidas en el Proyecto de ROF que especificar adems para cada funcin general de la entidad y conjunto de funciones especficas de los rganos que la conforman, el marco legal que las sustenta. Las Matrices 5A y 6 sern utilizadas para la presentacin del Informe Tcnico Sustentatorio que deber ser presentado a las instancias correspondientes a fin de justificar la nueva organizacin de la entidad, segn lo sealado en el Decreto Supremo N 043-2006-PCM. Una vez definida la nueva estructura organizacional de la entidad, el Manual pretende guiar en el proceso administrativo que deber permitir a la entidad pblica lograr la aprobacin de su proyecto de ROF en el marco de lo dispuesto en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF.

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Ahora, iniciaremos la ruta del Manual

Y nosotros, con mucho gusto les acompaaremos en todo su recorrido

Observemos dnde nos encontramos.

CAPTULO 1

Qu es un Reglamento de Organizacin y Funciones?

MANUAL PARA ELABORAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ROF

CAPTULO 2

Cmo elaborar un Reglamento de Organizacin y Funciones?

CAPTULO 3

Cmo se aprueba un Reglamento de Organizacin y Funciones?

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En este primer captulo desarrollaremos algunos conceptos generales que nos permitirn entender qu es un Reglamento de Organizacin y Funciones y cul es su utilidad, as como definir conceptos especficos vinculados con dicho instrumento de organizacin.

1. Aspectos Generales
1.1 Qu es el Reglamento de Organizacin y Funciones?
El Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) es un documento tcnico normativo de gestin institucional que contiene la organizacin formal de una entidad pblica, es decir, contiene su estructura orgnica as como las funciones generales y especficas de cada uno de sus rganos y unidades orgnicas. A diferencia de un reglamento propiamente normativo, es decir, aqul que desarrolla lo regulado por una ley sustantiva (por ejemplo, el Reglamento de la Ley General de Pesca), un ROF es un reglamento de tipo administrativo o de organizacin que ordena las funciones y actividades a cargo de cada entidad pblica. Tengamos en cuenta los siguientes conceptos clave:

NUEVOS CONCEPTOS

Competencia: mbito de actuacin material (salud, educacin, defensa, etc.) o territorial (nacional, regional o local) de la entidad en su conjunto, establecido conforme un mandato constitucional o legal.

Funcin: Es el conjunto de acciones o tareas que le corresponde realizar a la entidad y a sus rganos y unidades orgnicas de manera particular.

Objetivos: Describen el propsito que pretende alcanzar la entidad para el cumplimiento de su labor institucional en el marco de sus competencias y funciones.

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CAPITULO 1

Qu es un Reglamento de Organizacin y Funciones?

Por qu se dice que el ROF es un documento tcnico normativo de gestin?

El ROF es un documento: R Tcnico, dado que es el resultado del proceso de planeacin organizacional en el cual una entidad define el modelo de organizacin que mejor le conviene para el cumplimiento de sus funciones y objetivos. R Normativo, porque constituye una norma de carcter pblico y de obligatorio cumplimiento para la entidad. R De gestin, ya que es una gua administrativa para la entidad y su personal, sobre cmo se han asignado las funciones y responsabilidades en su interior.

Veamos para qu es til un ROF: El ROF es un instrumento til para diferentes actores: R Para la entidad - Presenta una visin de conjunto de la entidad y de los rganos y unidades que la componen. - Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los rganos y unidades orgnicas que la componen, evitando duplicidades e identificando responsables. R Para el personal de la entidad - Permite al personal que trabaja en la entidad identificar qu atribuciones y responsabilidades le corresponde a cada uno de los rganos y unidades orgnicas en los que labora, de modo tal que oriente su labor al cumplimiento de tales funciones. 10

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- Facilita la integracin del personal nuevo al contar con un documento que lo orienta sobre el quehacer de los rganos y unidades de la entidad. R Para otras entidades pblicas - Al delimitar los campos de actuacin de las entidades pblicas, contribuye a una mejor coordinacin entre stas al facilitar la bsqueda respecto de con quin coordino y sobre qu materias. R Para quienes ejercen control sobre la entidad - Facilita la labor de quienes ejercen algn tipo de control sobre la entidad al identificar a los rganos responsables del cumplimiento de las funciones encomendadas a la entidad.

Cmo se vincula el ROF con los instrumentos de gestin de la administracin pblica?


El ROF no es un documento aislado del resto de instrumentos de gestin con los que cuenta una entidad pblica.

El ROF se encuentra estrechamente ligado a cada uno de los instrumentos de gestin con los que cuenta una entidad pblica. Para comprender mejor esta interrelacin es bueno diferenciar los siguientes instrumentos:

Los instrumentos de gestin vinculados con la parte organizacional de una entidad, tales como el ROF, el Manual de Organizacin y Funciones (MOF) , el Cuadro de Asignacin de Personal (CAP), entre otros.

Los instrumentos vinculados con el planeamiento del logro de metas y objetivos a cargo de una entidad, tales como los Planes Estratgicos Sectoriales (Ministerios), los Planes Estratgicos Institucionales y/o Planes de Desarrollo Institucional (entidades pblicas, Gobiernos Regionales y Locales), los Planes de Desarrollo Concertados, entre otros.

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Tengamos en cuenta los siguientes conceptos clave:


Instrumentos de Gestin: Son documentos con los que cuenta una entidad para gestionarse o administrarse de una manera ordenada, planificada y eficiente, tanto en su aspecto organizacional como en el relacionado con el cumplimiento de los objetivos y metas a su cargo. CAP: Es un documento de gestin institucional que contiene el nmero de cargos o puestos de trabajo definidos y aprobados de la entidad, para cada una de las unidades orgnicas aprobadas en la estructura orgnica vigente prevista en su ROF. MOF: Es un documento que describe las funciones especficas de cada uno de los cargos o puestos de trabajo contenidos en el CAP, a partir de la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el ROF.

NUEVOS CONCEPTOS

R Interrelacin del ROF con los instrumentos de gestin organizacionales El ROF es el insumo que necesitan los otros documentos para que puedan ser formulados. En efecto, solamente un vez que se tiene definida la organizacin interna de la entidad, es decir, establecidos los niveles jerrquicos as como asignadas las funciones y responsabilidades entre los rganos y unidades orgnicas, se puede, a travs del CAP, establecer los cargos necesarios para llevar a cabo tales funciones as como, mediante el MOF, establecer las funciones particulares de cada cargo.

R Interrelacin con los instrumentos de planeamiento El ROF es la herramienta que sirve (o debera servir) para identificar qu rganos de la entidad son los responsables de cumplir con las metas establecidas en los instrumentos de planeamiento. En ese sentido, el ROF no es un instrumento aislado del proceso de toma de decisiones de una entidad sino que la organizacin y distribucin de funciones plasmadas en el ROF, como norma de organizacin, debe facilitar tambin la identificacin de responsables sobre el alcance de resultados concretos a cargo de la entidad. Es decir, si bien en el ROF no se hace referencia a metas ni a prioridades

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de la entidad como lo hacen los instrumentos de planeamiento, s debe haber una correspondencia entre rganos responsables de cumplir determinadas funciones y el cumplimiento de metas concretas.

1.2 Qu debemos entender por una organizacin?


Una organizacin es el ente social creado intencionalmente para el logro de determinado fin, mediante el trabajo humano y la utilizacin de recursos materiales (tecnologa, equipos, maquinaria, instalaciones, etc.). Una organizacin dispone de una estructura jerrquica conformada por rganos y unidades orgnicas, orientados al cumplimiento de funciones o fines y caracterizados por una serie de relaciones tales como: poder, control, divisin del trabajo, comunicacin, liderazgo, entre otros.

Qu caractersticas presenta una organizacin pblica?

Una organizacin pblica presenta ciertas caractersticas particulares que la diferencian de otro tipo de organizaciones. As tenemos: a) Son creadas por un mandato constitucional o legal Las organizaciones pblicas slo pueden existir si son creadas por mandato de un dispositivo legal o constitucional. Presta atencin a los siguientes ejemplos:

Ejemplo 1 Los organismos constitucionalmente autnomos (Defensora del Pueblo, Jurado Nacional de Elecciones, etc.) son creados por mandato de la Constitucin Poltica y mediante una ley orgnica se formaliza su existencia.

Ejemplo 2 Los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales son creados en el marco de lo establecido en la Constitucin Poltica y en la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y Ley Orgnica de Municipalidades, respectivamente.

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b) Son entidades formales Las organizaciones pblicas para funcionar adecuadamente requieren contar con una estructura orgnica formal conformada por diferentes rganos y unidades orgnicas encargados de cumplir funciones especficas vinculadas, tanto con la misin de la organizacin, como con aspectos administrativos de su funcionamiento. c) Sus objetivos estn orientados a satisfacer el inters pblico Si bien los objetivos por los que se crean las organizaciones pblicas pueden variar entre una y otra, todas tienen en comn el que sus objetivos trascienden el propio inters o beneficio de la organizacin, dado que estn orientadas a satisfacer el inters de la sociedad en su conjunto o de un grupo social en particular. Revisemos los siguientes ejemplos:

Ejemplo 1 La Defensora del Pueblo es un organismo autnomo que tiene como finalidad defender los derechos constitucionales de la persona y la comunidad, as como supervisar el cumplimiento de los deberes de la administracin estatal y prestacin de los servicios pblicos (satisface el inters de la sociedad en su conjunto).

Ejemplo 2 El Instituto Nacional de Investigacin Agraria es un organismo pblico descentralizado del Ministerio de Agricultura que tiene como finalidad el promover la innovacin tecnolgica agraria y agroindustrial en el sector agrario (satisface el inters de un grupo social en particular).

Ejemplo 3 Los Gobiernos Locales tienen por finalidad representar a su localidad, promover la adecuada prestacin de los servicios pblicos locales y el desarrollo integral sostenible de su circunscripcin (satisface el inters de un grupo social en particular).

d) Sus funciones estn reguladas por el ordenamiento jurdico Las funciones a cargo de las organizaciones pblicas no pueden ser creadas por ellas mismas sino que son determinadas por las normas sustantivas que regulan su actuacin, tal y como veremos con mayor detalle en el paso 1 del Captulo II. e) Sus recursos son pblicos Los recursos de una entidad provienen de los recursos que todos los ciudadanos y las ciudadanas aportan:

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- de manera directa, por ejemplo a travs del pago de tasas por determinados trmites que hace una municipalidad, o - de manera indirecta, a travs del pago de tributos con los que se asignan recursos a las entidades pblicas para su funcionamiento. f) Su actuacin est sujeta a control Dado que las organizaciones pblicas son creadas para el cumplimiento de determinados fines y a travs de recursos pblicos, su actuacin est sujeta a diferentes tipos de control.

Cules son esos tipos de control?

Clases de control
Control gubernamental
A cargo de la Contralora General de la Repblica, busca prevenir y verificar la correcta, eficiente y transparente utilizacin y gestin de los recursos y bienes del Estado, supervisando la legalidad de los actos de las organizaciones pblicas sujetas a su control.

Control judicial
Mediante procesos judiciales se fiscaliza que en los procesos administrativos en los que intervienen las organizaciones pblicas as como en el ejercicio de sus funciones, no se cometan arbitrariedades ni excesos de poder frente al administrado (acciones de inconstitucionalidad, acciones contencioso administrativa, etc.).

Control poltico
A cargo del Congreso de la Repblica, mediante el cual fiscaliza la actuacin de una determinada entidad pblica.

Control social
A cargo de la sociedad civil, se ejerce a travs de asociaciones de consumidores, c o l e g i o s profesionales, audiencias pblicas, etc.

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Es importante conocer los principios que rigen la forma de organizarse de una entidad? S, es importante. La Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley 27658, hace mencin a algunos de estos principios: R Legalidad de las funciones Las funciones y actividades que realice la Administracin Pblica, a travs de sus dependencias, entidades y organismos, debe estar plenamente justificada y amparada en sus normas. Las funciones a cargo de las organizaciones pblicas, las contenidas en sus normas de organizacin y funciones, deben estar amparadas en normas sustantivas, no pueden ser creadas por ellas mismas. R Evitar duplicidades Las dependencias, entidades, organismos e instancias de la Administracin Pblica no deben duplicar funciones o proveer servicios brindados por otras entidades ya existentes. Se debe evitar duplicar funciones entre entidades por un tema de eficiencia ya que no tiene sentido asignar recursos a dos entidades para que realicen las mismas funciones o presten los mismos servicios, cuando dichos recursos podran ser utilizados en servicios o funciones no atendidos. R Principio de especialidad En el diseo de la estructura orgnica pblica prevalece el principio de especialidad, debiendo integrarse las funciones y competencias afines. Al respecto, la especialidad puede darse: - En razn de la funcin a cumplirse. As, las funciones o tareas similares no deben ser ejercidas por ms de un rgano al interior de la entidad. - En relacin con el mbito territorial en el cual una funcin va a ejercerse. As, una misma funcin puede ser ejercida por ms de un rgano pero en mbitos territoriales diferentes con lo cual no habra superposicin de funciones sino especializacin en razn del territorio.

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R Asignacin de competencias: Una entidad debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de su desempeo y el grado de cumplimiento de sus funciones, en base a una pluralidad de criterios de medicin. Recordemos que los trminos competencia y funcin son conceptos diferentes. As, las competencias se refieren al mbito material y territorial en el cual una entidad va a poder ejercer sus funciones. De all que sea importante tener claro cul es el mbito de competencia de cada entidad.

Adems de los criterios y principios recogidos en la Ley Marco de Modernizacin del Estado, existen otros principios organizacionales que deben tomarse en cuenta

S existen otros principios organizacionales. As tenemos: R Simplificacin de funciones: Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. R Del objetivo: Toda y cada una de las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos para los que fue creada la entidad. R Jerarqua: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr los objetivos de la entidad en el marco de sus funciones, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el ms alto nivel hasta el ms bajo. R Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. R Amplitud o tramo de control: Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportarse a una misma autoridad o ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientemente. 17

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R Coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre deben mantenerse en equilibrio coordinando su labor entre ellas de modo tal de evitar compartimentos estancos. R Continuidad: Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, esta requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las nuevas realidades que vayan surgiendo.

1.3 Qu entidades deben contar con un ROF?


No todas las entidades conocidas como pblicas estn sujetas a la elaboracin de un ROF en el marco de lo sealado en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF aprobados por Decreto Supremo N 043-2006-PCM, de aqu en adelante Lineamientos. En ese sentido, las entidades que requieren un ROF son aquellas organizaciones que por las competencias y funciones conferidas por las normas ejercen actividades de manera permanente. Asimismo establece que aquellas organizaciones que fueron creadas con el objeto de responder a necesidades coyunturales, como puede ser el caso de algunos programas, proyectos o comisiones que fueron constituidos para una razn especfica y un tiempo determinado, no requieren de un ROF. Lo importante para determinar si una entidad requiere o no contar con un ROF no es la denominacin formal que tenga, sino que su naturaleza responda a los criterios definidos en los Lineamientos.

Tengamos presente lo siguiente:

En el caso particular de los Gobiernos Regionales y Locales, considerando que su organizacin viene establecida en las respectivas Leyes Orgnicas, se sujetarn a los Lineamientos en aquellos aspectos que corresponda.

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En ese sentido, son entidades que requieren contar con un ROF, de acuerdo con los Lineamientos: - Los Ministerios y sus Organismos Pblicos Descentralizados, incluyendo los Reguladores, y dems entidades del ejecutivo con calidad de pliego presupuestario. - El Poder Judicial, el Ministerio Pblico, el Jurado Nacional de Elecciones, la Oficina Nacional de Procesos Electorales, el Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil, el Consejo Nacional de la Magistratura, la Defensora del Pueblo, la Contralora General de la Repblica, el Tribunal Constitucional, la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras de Fondo de Pensiones y el Banco Central de Reserva del Per. - Los Gobiernos Regionales, los Gobiernos Locales y sus Organismos Pblicos Descentralizados - As como toda organizacin que cumpla con funciones de carcter permanente, es decir que haya sido creada por norma con rango de Ley que le otorga personera jurdica, siempre que la norma no establezca un plazo determinado de vigencia o que la entidad haya sido creada para atender una necesidad temporal cuya culminacin o desaparicin conlleve a la de la entidad, de acuerdo a lo dispuesto en los Lineamientos.

Hay organizaciones que cumpliendo lo antes sealado y son excluidas por los Lineamientos?

S. Los Lineamientos excluyen expresamente del mbito de su aplicacin a organizaciones que si bien cumplen con lo antes sealado (ejercen una actividad permanente y son reconocidas como entidades pblicas), su naturaleza y funciones son reguladas por organismos especializados, tal es el caso de: - Las Empresas del Estado cuya regulacin, y por ende su ROF, debe ser regulado y revisado por el FONAFE, al ser ste ltimo el titular de las acciones de las empresas del Estado.

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- Las Empresas Municipales, cuyas acciones son de titularidad del Gobierno Local, siendo el Directorio de cada empresa municipal el encargado de aprobar su organizacin de acuerdo con las normas que regulan la forma empresarial que cada empresa haya adoptado. - Las Universidades Pblicas, cuyos ROF deben ser regulados y revisados por la Asamblea Nacional de Rectores, salvo en lo que compete las reas administrativas, para las cuales se aplica lo mencionado en los Lineamientos. Es importante tener en cuenta lo siguiente:

En el caso de los Gobiernos Regionales , la normatividad no les confiere la facultad de crear Organismos Pblicos Descentralizados, por lo que el Manual no hace mencin a estos. Los Programas y Proyectos que cumplan con las caractersticas previstas en los Lineamientos para ser calificados como tales deben aprobar un instrumento distinto denominado: Manual de Operaciones.

1.4 Cundo una entidad debe reformular su ROF?


La modificacin o actualizacin de un ROF se puede producir en los siguientes supuestos: a) Por un proceso de reorganizacin de la entidad aprobado conforme a ley R La reorganizacin de una entidad implica una transformacin o cambio en la finalidad por la cual fue creada, lo que supone una modificacin a su Ley de creacin. R De esta manera, la estructura orgnica preexistente a dicho cambio que responda a otros objetivos, debe adecuarse a la nueva finalidad. R La necesidad de reorganizacin de una entidad se produce por una decisin del Poder Ejecutivo o del Poder Legislativo reflejada a travs de un cambio en la Ley de creacin de la entidad. Un ejemplo de

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reorganizacin es el caso de la fusin de dos o ms entidades pblicas, ya sea cuando se fusionan para crear una nueva entidad o cuando una entidad es absorbida por otra existente. b) Por mandato legal que obliga a una entidad a crear un nuevo rgano o unidad orgnica en su interior, o ajustar sus funciones para incluir o dejar de hacer cierta actividad R Supone una reestructuracin parcial de la entidad por mandato de un dispositivo legal que la obliga a crear un nuevo rgano o unidad orgnica para cumplir las nuevas funciones encomendadas (es el caso por ejemplo de las normas de Contralora de la Repblica que obligan a las entidades a contar con un rgano de control). R O una modificacin simple de las funciones para adecuarla al cambio que se ha producido en las normas sustantivas. R La transferencia de funciones en el marco del proceso de Descentralizacin esta incluida en este supuesto. c) Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad que permitan cumplir con mayor eficiencia su misin y funciones R Este supuesto no implica un cambio en la finalidad o razn de ser de la entidad, es decir no implica una reorganizacin. R Supone la reestructuracin de una entidad en el sentido de redefinir su estructura orgnica de modo que pueda cumplir de una mejor manera con sus objetivos, sin implicar un cambio en su finalidad o razn de ser. R A travs de una reestructuracin se busca la optimizacin o simplificacin de los procesos de la entidad, ya sea priorizando determinadas funciones o reasignndolas entre sus rganos de una manera ms eficiente. R La reestructuracin de una entidad puede ser total, por ejemplo cuando decide cambiar su modelo organizacional o, puede ser parcial, cuando reestructura nicamente determinadas reas de la entidad. R La reestructuracin de una entidad se da por mandato de la mxima autoridad de la entidad.

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Revisemos los siguientes conceptos clave:


Reestructuracin: Una entidad entra en un proceso de reestructuracin cuando se redefine su estructura orgnica sin que ello implique un cambio en su finalidad o razn de ser. Reorganizacin: Una entidad entra en un proceso de reorganizacin cuando se produce una transformacin o cambio en la finalidad por la cual fue creada.

NUEVOS CONCEPTOS
2. Marco Legal
Cada entidad pblica es responsable del proceso de elaboracin de su ROF y debe tener en cuenta que dicho proceso debe sujetarse a los criterios y disposiciones establecidos en: R La Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley N 27658, que contiene el marco general sobre el diseo y estructura de la Administracin Pblica de los diferentes niveles de gobierno. R Los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF, aprobados mediante Decreto Supremo N 043-2006-PCM, contiene el marco especial que las entidades de los diferentes niveles de gobierno deben seguir para la elaboracin y aprobacin de su ROF. R Otras disposiciones que establezca la Secretara de Gestin Pblica. El mbito de aplicacin de las normas que regulan el instrumento del ROF est dado en los Lineamientos. En ese contexto, participan en la elaboracin y

Es importante tener en cuenta lo siguiente:

Las normas emitidas por el Instituto Nacional de Administracin Pblica (INAP) respecto a la elaboracin del ROF constituyeron por mucho tiempo el marco normativo referencial de las entidades pblicas. Sin embargo, dicho marco normativo qued implcitamente derogado por el Decreto Supremo N 74-95-PCM., situacin que ha sido ratificada por el Decreto Supremo N 043-2006-PCM.

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aprobacin del ROF diferentes rganos al interior de la entidad y, dependiendo de la entidad de la que se trate, rganos externos a esta para su aprobacin: a) Actores que participan en su elaboracin R rgano a cargo de las funciones de planeamiento, racionalizacin o quien haga sus veces: Es el rgano responsable de formular el proyecto de ROF y de elaborar el Informe Tcnico Sustentatorio que justifique las modificaciones al documento de ROF propuestas. En algunas entidades, ser la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, o la que haga sus veces, la que se har cargo de esta tarea. b) Actores que participan en su aprobacin R rgano de Asesoramiento: Es el responsable de dar el visto bueno legal al proyecto de ROF, adems de emitir el Informe Legal con el proyecto de dispositivo legal aprobatorio. R Titular de la entidad: Se encarga de aprobar el proyecto de dispositivo legal visado por el rgano de asesoramiento. R rgano responsable de emitir el Informe Previo: Es responsable de verificar que el proyecto de dispositivo legal del ROF se ajuste a lo dispuesto por la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley 27658 y por los Lineamientos. Segn cada tipo de entidad, esta responsabilidad estar a cargo de un rgano distinto, de acuerdo al siguiente detalle:

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RGANOS QUE INTERVIENEN EN LA ELABORACIN Y APROBACIN DE UN ROF Elabora Proyecto de ROF (Informe Tcnico Sustentario) Visa Proyecto Aprueba de ROF Proyecto de (Informe legal) ROF Emite Informe Previo para aprobacin de ROF Secretara de Gestin Pblica de la PCM Secretara de Gestin Pblica de la PCM Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces Gerencia General Gerencia General Oficina de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Local o la que haga sus veces Oficina de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Regional o la que haga sus veces

ENTIDAD

Ministerio

OPD Nacional

Organismos Constitucionalmente Autnomos Gobierno Regional Gobierno Local

rgano responsable de las funciones de planeamiento, racionalizacin, o quien haga sus veces

rgano de Asesora Titular de la Jurdica o Entidad quien haga sus veces

OPD Local

Direcciones Regionales Sectoriales

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Recuerda:
1. El ROF es un documento tcnico normativo de gestin, contiene la organizacin formal de una entidad pblica, y por lo tanto ordena las funciones y actividades a cargo de cada entidad. 2. El ROF es un instrumento de gestin muy importante, sirve para evitar duplicidad de funciones e identificar responsables. 3. El ROF no es un documento aislado, est relacionado con los instrumentos de gestin, ya sea con los de organizacin o con los de planeamiento de una organizacin pblica. 4. Cada organizacin pblica tiene caractersticas que la definen como tal. Ejemplo: Son creadas por un mandato constitucional o legal Estn orientadas a satisfacer el inters pblico Sus recursos son pblicos, etc. 5. Las organizaciones pblicas tienen distintos tipos de control. Ejemplo: Control gubernamental. Control jurdico. Control social, etc. 6. El ROF es necesario para las entidades pblicas de carcter permanente, con ciertas excepciones contempladas en los Lineamientos, como las universidades pblicas y empresas municipales. 7. Una entidad puede reformular su ROF: Por un proceso de reorganizacin o reestructuracin de la entidad. Por un mandato legal. Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad. 8. Cada entidad para elaborar su ROF debe sujetarse a las disposiciones legales vigentes: La Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley N 27658 y los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF, aprobados mediante Decreto Supremo N 0432006-PCM.

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Observemos dnde nos encontramos.

CAPTULO 1

Qu es un Reglamento de Organizacin y Funciones?

MANUAL PARA ELABORAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ROF

CAPTULO 2

Cmo elaborar un Reglamento de Organizacin y Funciones?

CAPTULO 3

Cmo se aprueba un Reglamento de Organizacin y Funciones?

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En este segundo captulo desarrollaremos los pasos que una entidad debe seguir para elaborar su proyecto de ROF, siguiendo una secuencia lgica para el anlisis de la informacin que servir de insumo para su elaboracin. Los pasos del ROF permitirn a la entidad responder a preguntas tales como Qu tengo que hacer? Qu estoy haciendo? De qu manera me organizo para hacerlo mejor?, entre otras.

Paso1. Identificar funciones y estructura orgnica segn el marco legal


1. Qu tengo que hacer?

4. Identificar funciones y reas segn marco legal

PASO 1. IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGNICA SEGN EL MARCO LEGAL

2. Identificar mi base legal

3. Elaborar Matriz 1 segn el marco legal

1.1 Qu tengo que hacer?


El primer paso para elaborar el proyecto de ROF es que la entidad identifique qu es lo que tiene que hacer como institucin, para lo cual deber referirse al marco legal vigente que determina la razn de ser de la entidad.

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CAPITULO II

Cmo elaborar un Reglamento de Organizacin y Funciones?

Este paso permitir identificar los cambios en la normativa que tienen implicancias en la organizacin y funciones de la entidad y que hasta ese momento no haban sido contemplados en el documento de ROF, y tal vez tampoco en la organizacin misma. La revisin de las normas legales que determinan el accionar de la entidad constituye uno de los pasos ms importantes que debe darse para la formulacin del nuevo ROF. Esto permitir a la entidad responder a la pregunta: Qu tengo que hacer?

Es decir, permitir identificar las razones para las cuales fue creada la entidad, las mismas que permitirn identificar las funciones generales que le corresponde cumplir as como asignar funciones especficas a los rganos y unidades orgnicas que la componen.

Tengamos presente:

Las entidades pblicas son como administradores de los marcos legales en los cuales se desempean los/as ciudadanos/as y las personas jurdicas. Por eso las funciones que se incluirn en el ROF deben provenir de normas sustantivas que son las que determinan qu es lo que una entidad debe hacer en una determinada actividad social o econmica. Las funciones generales de la entidad pblica estn dadas mayormente por las normas, y en algunos casos estas sealarn ciertas funciones especficas que debern ser cumplidas por los rganos y/o unidades orgnicas que la conforman, teniendo adems efectos sobre la estructura orgnica de la entidad.

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Tengamos en cuenta los siguientes conceptos:


Funciones Generales: Conjunto de acciones que debe realizar la entidad conducente a alcanzar los objetivos y metas de su gestin administrativa. Estas provienen por lo general de las normas sustantivas vinculadas a la entidad. rgano: Son las unidades de organizacin que conforman la estructura orgnica de la entidad (rganos de lnea, de apoyo, de asesoramiento, etc.)

NUEVOS CONCEPTOS

Funciones Especficas: Conjunto de acciones que deben realizar los rganos y unidades orgnicas que conforman la entidad, acorde con sus funciones generales y conducente a alcanzar los objetivos y metas de la entidad.

Unidad Orgnica: Es la unidad de organizacin en que se dividen los rganos contenidos en la estructura orgnica de la entidad (oficinas, gerencias, direcciones, etc.).

Estructura Orgnica: Constituye el reflejo de la capacidad de una entidad de organizarse internamente, mediante la divisin del trabajo y la asignacin de funciones y responsabilidades entre sus rganos y unidades orgnicas as como coordinando su labor.

rea: Se refiere a los rganos y unidades orgnicas de una entidad.

1.2 Identificar la base legal de la entidad

Cules son las normas que regulan la actuacin de una entidad pblica?

El conjunto de normas que regulan la actuacin de las entidades pblicas, se encuentran clasificadas en tres grandes grupos:
NORMAS SUSTANTIVAS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS NORMAS DE APLICACIN GENERAL las que a su vez definen: Funciones misionales Funciones administrativas Funciones de aplicacin general.

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R Normas sustantivas En este grupo de normas se encuentran aquellas que definen el mbito de competencia de una entidad pblica as como las normas que le atribuyen funciones vinculadas con el cumplimiento de su finalidad o razn de ser: funciones misionales. A continuacin presentamos algunas normas sustantivas: Normas sustantivas La Constitucin Poltica, define el mbito de competencia de los organismos y poderes autnomos (por ejemplo la Defensora del Pueblo, el Ministerio Pblico, el Tribunal Constitucional, entre otros), as como de las regiones y municipalidades. Asimismo, establece atribuciones a cargo de determinados funcionarios pblicos. La Ley del Poder Ejecutivo establece las competencias de cada uno de los Ministerios y regula su organizacin. Regulaciones Sectoriales que comprenden a las leyes de creacin de los Ministerios, las cuales precisan el mbito de su competencia y de sus Organismos Pblicos Descentralizados, as como leyes y reglamentos sectoriales que complementan las funciones y atribuciones asignadas al interior de tales entidades (como por ejemplo la Ley General de Educacin en el caso del Ministerio de Educacin, la Ley General de Aguas, en el caso de los Ministerios de Salud y Agricultura, etc.) Convenios Internacionales que establecen funciones o atribuciones a cargo de entidades pblicas vinculadas con la materia del convenio. La Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales establece el mbito de competencia de los Gobiernos Regionales, las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgnica. La Ley Orgnica de Municipalidades establece el mbito de competencia de los Gobiernos Locales, las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgnica. La Ley de Bases de la Descentralizacin establece las competencias de cada uno de los niveles de gobierno.

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R Normas sobre sistemas administrativos Son aquellas normas emitidas por el rgano rector de un sistema administrativo. Como sabemos, un sistema administrativo est conformado por la suma de normas, rganos y procesos destinados a proporcionar el soporte administrativo que toda entidad pblica requiere para funcionar, y sin el cual no podra cumplir con los fines para los que fue creada. En el ordenamiento jurdico peruano existen varios sistemas administrativos, cada uno de los cuales cuenta con un rgano rector y con varias ramificaciones conformadas por las diferentes oficinas al interior de las entidades pblicas, responsables de cumplir con las funciones vinculadas con el sistema administrativo: funciones administrativas o de apoyo. Presentamos algunos de los principales Sistemas Administrativos:

Sistemas Administrativos Sistema Nacional de Presupuesto - rgano rector: Direccin Nacional de Presupuesto Pblico (DNPP) del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF). - Principales normas: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28112; Ley del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411; Directivas anuales emitidas por la DNPP en relacin a la programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin de los presupuestos de las entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local. Sistema Nacional de Tesorera - rgano rector: Direccin Nacional de Tesoro Pblico (DNTP) del MEF - Principales normas: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28112; Directivas para el ao fiscal emitidas por la DNTP dirigidas a las entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local. Sistema Nacional de Endeudamiento - rgano rector: Direccin Nacional del Endeudamiento Pblico del MEF

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- Principales normas: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28112, Ley General del Sistema Nacional de Endeudamiento, Ley 28563 Sistema Nacional de Contabilidad - rgano rector: Direccin Nacional de Contabilidad del MEF - Principales normas: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28112; Ley del Sistema Nacional de Contabilidad, Ley 24680; Instructivos Contables, Resolucin de Contadura N067-97-EF/93.01; Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Pblico, Resolucin N029-200-EF/93.01. Sistema Nacional de Inversin Pblica - rgano rector: Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico (DGPM) del MEF - Principales normas: Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica, Ley N 27293; y su Reglamento, Decreto Supremo N 157-2002-EF; Directiva General del Sistema Nacional de Inversin Pblica, Directiva 004-2002EF/68.01; Directiva del Sistema Nacional de Inversin Pblica para Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, Directiva N 004-2005-EF/68.01, modifica Directiva N 004-2003-EF/68.01 Sistema Nacional de Control - rgano rector: Contralora General de la Repblica - Principales normas: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora de la Repblica, Ley 27785; Reglamento de los rganos de Control Institucional, Resolucin de Contralora N 114-2003-CG. Sistema Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - rgano rector: Consejo Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CONSUCODE - Principales Normas: Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, D.S. N 083-2004-PCM y su Reglamento; D.S. N 084-2004-PCM.

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Sistema de Personal del Empleo Pblico: - rgano rector: Actualmente es la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM) (*) hasta que se constituya el Consejo Superior del Empleo Pblico (COSEP) - Principales normas: * Ley Marco del Empleo Pblico, Ley N 28175 * Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico, Decreto Legislativo 276 y su Reglamento D.S. N 005-90-PCM * Ley que regula la publicacin de la Declaracin Jurada de Ingresos y Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores pblicos del Estado, Ley N 27482 y su Reglamento, Decreto Supremo N 080-2001-PCM * Leyes que definen regmenes especiales de Carrera No estn bajo la competencia de la PCM materias como las referidas a pensiones, remuneraciones, entre otras salariales. Sistema Nacional de Informtica - rgano rector: Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica de la Presidencia del Consejo de Ministros - Principales normas: Reglamento de Organizacin y Funciones de la Presidencia del Consejo de Ministros Sistema Nacional de Defensa Judicial - rgano rector: Consejo Nacional de Defensa Judicial - Principales normas: Ley que crea el Consejo Nacional de Defensa Judicial, Decreto Ley 17537; Reglamento del Decreto Ley N 17537, D.S. 002-2000JUS.

Slo se ha hecho referencia de manera general a algunas de las normas por cada sistema administrativo mencionado, cada entidad debe revisar las normas reglamentarias, complementarias y modificatorias correspondientes

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Tengamos presente:
La Ley de Bases de la Descentralizacin establece que los sistemas administrativos del Estado referidos al presupuesto, tesorera, contadura, crdito pblico, inversin pblica, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de gobierno.

R Normas de aplicacin general En este tercer grupo de normas ubicamos a aquellas que asignan funciones a ms de una entidad pblica sin que estn referidas a ningn sistema administrativo en particular, sino ms bien vinculadas a diferentes materias que deben tomarse en consideracin: funciones de aplicacin general. A continuacin algunas normas de aplicacin general: Normas de aplicacin general
Normas ambientales: Ley del Sistema Nacional de Gestin Ambiental y su Reglamento; Ley del Sistema Nacional de Evaluacin de Impacto Ambiental, Ley del Medio Ambiente, entre otras. Son normas que asignan funciones a las entidades con competencias en materia de medio ambiente y recursos naturales referidas a la proteccin del medio ambiente en las actividades que se encuentran bajo su sector o jurisdiccin. Normas sobre cooperacin internacional: Ley de Cooperacin Internacional, Decreto Legislativo 719; Reglamento de la Ley de Cooperacin Internacional, Decreto Supremo N 015-92-PCM. Normas sobre defensa nacional y civil: Ley del Sistema de Seguridad y Defensa Nacional, Ley 28478; Ley del Sistema de Defensa Civil, Decreto Ley 19338; Reglamento del Sistema de Defensa Civil, D.S. 005-88-SGMD Normas sobre acceso a la informacin pblica: Texto nico Ordenado de la Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica; Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, D.S. 072-2003-PCM.

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Cmo identifico las normas que me asignan competencias y funciones?

Para ello debemos tener en cuenta lo siguiente:

1ero. Cada entidad debe revisar el conjunto de normas sustantivas y de aplicacin general, incluyendo las regulaciones sectoriales. 2do. Respecto de las funciones vinculadas con los sistemas administrativos, tal y como se menciona ms adelante, se deber recoger las funciones contenidas en el Anexo 6 que recogen las funciones que deben ser incluidas en los ROF por Sistema Administrativo.

Normas que deben ser revisadas segn tipo de entidad Cada entidad deber identificar el marco legal aplicable a su accionar e identificar qu funciones y criterios organizacionales se desprenden del mismo y que debern verse reflejados en su ROF. De esa manera, se proceder a recoger en un Cuadro de Normas aquella informacin relevante, la misma que para efectos prcticos se recomienda sea clasificada segn temas principales que competen a la entidad. Por ejemplo, se podr elaborar un cuadro de normas relacionadas con las competencias ambientales que la normatividad le confiere a una entidad, con las competencias sanitarias, entre otras. Con el objeto de guiar a las entidades en este paso, presentamos una propuesta de las principales normas sustantivas y de aplicacin general en los Anexos 2A, 3A y 4A, as como de aquellas vinculadas a los sistemas administrativos del Estado que atribuyen funciones a los Ministerios, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales y que deberan ser revisadas para la elaboracin del Cuadro de Normas de la entidad, la misma que deber ser complementada por cada entidad.
Ver anexo 5

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En el caso de los Sistemas Administrativos, cada ente rector de Sistema ha definido las funciones que deben ser incluidas en los ROF de las entidades

Las cuales garantizan que estas podrn interpretar y aplicar correctamente las normas contenidas en sus respectivos marcos normativos.

Del mismo modo, los Organismos Constitucionalmente Autnomos 1 (OCA) y los Organismos Pblicos Descentralizados (OPD) de los Ministerios y de los Gobiernos Locales debern proceder a identificar las normas que les asignan funciones y tienen efectos sobre su estructura organizacional y proceder a elaborar su Cuadro de Normas.

Tengamos presente:
En el proceso de revisin de normas se debe asegurar que se cuente con todas las modificaciones y/o derogaciones que estas hayan podido sufrir.

Tengamos presente:
Es importante revisar las siguientes normas: - Ley de Prudencia y Transparencia Fiscal, Ley 27245 - Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28112 - Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley 27658 - Las Leyes anuales del Presupuesto General de la Repblica

Organismos Constitucionalmente Autnomos: Poder Judicial, Ministerio Pblico, Jurado Nacional de Elecciones, Oficina Nacional de Procesos Electorales, Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil, Consejo Nacional de la Magistratura, Defensora del Pueblo, Contralora General de la Repblica, Tribunal Constitucional, Superintendencia de Banca y Seguros y Banco Central de Reserva del Per.

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Cuadro de Normas vinculadas a los Sistemas Administrativos

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
SISTEMA NACIONAL
NORMAS QUE ASIGNAN RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES NIVEL NACIONAL M OPD OCA NIVEL REGIONAL GR NIVEL LOCAL GL OPD

Ley 28112 - Ley 28411 Directivas para la programacin, Directivas para la formulacin y PRESUPUESTO programacin, formulacin y ejecucin del ejecucin del presupuesto de presupuesto de los los pliegos del Gobierno pliegos de los Nacional para cada ao fiscal Gobiernos Regionales ENDEUDAMIENTO Ley 28112 - Ley 28563 Ley 27293 - D.S. 157-2002-EF Directivas emitidas por la Direccin Directivas emitidas por la General de INVERSIN Direccin General de Programacin PBLICA Programacin Multianual del Multianual del Sector Pblico para el Sector Pblico para Gobierno Nacional el Gobierno Regional
INFORMTICA CONTABILIDAD

Directivas para la programacin, formulacin y ejecucin del presupuesto de los pliegos de los Gobiernos Regionales

Directivas emitidas por la Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico para el Gobierno Local

Resolucin Ministerial N 206-2004-PCM - Resolucin Ministerial N 179-2004-PCM - Resolucin Ministerial N 224-2004-PCM - otras

Ley 28112 - Ley 24680 - Resolucin Contadura N 067-97-EF/93.01 otras Ley 28112 Directivas Directivas emitidas emitidas por la Directivas emitidas por la por la Direccin Direccin TESORO PBLICO Direccin Nacional de Tesoro Nacional de Tesoro Nacional de Pblico para pliegos del Pblico para el Tesoro Pblico Gobierno Nacional Gobierno Regional para Gobierno Local Ley 28175 - Decreto Legislativo 276 - D.S. 005-90-PCM - Ley 27482 PERSONAL - Ley 27588 - otras Sub capitulo II, Decreto Ley 17537 D.S. 002- Capitulo II, Titulo DEFENSA Titulo II Ley JUDICIAL (1) 2002-JUS VII Ley 27867 27972 CONTROL Ley 27785 - Resolucin de Contralora No. 114-2003-CG
(1) Aquellas entidades que no cuentan con un Procurador Pblico al interior de su entidad recurren al de su sector, en el caso de las OPD del Gobierno Nacional o, al de su Gobierno Local o Regional en el caso de algunas municipalidades y OPD del nivel local.

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1.1 Elaborar Matriz 1 segn el marco legal e identificar funciones y reas segn el marco legal
Una vez identificada la normatividad y los aspectos que deben ser tomados en cuenta para la definicin de las funciones y estructura orgnica de la entidad, se proceder a elaborar la siguiente matriz, que distinguir entre Funciones Generales, Funciones Especficas y reas (rganos o unidades orgnicas) de la entidad segn lo sealado en las normas: Matriz 1. Funciones y reas segn el marco legal
#L: Es el cdigo que se le asigna a las funciones generales contenidas en las normas que regulan la actuacin de la entidad. Dicha codificacin ser til al momento de elaborar la Matriz Comparativa por Funciones y reas por Fuentes de Informacin.

FUNCIONES GENERALES

FUNCIONES ESPECFICAS rgano Funcin


Unidad Orgnica

Funcin

1L

2L

En esta matriz se har mencin a rganos y unidades orgnicas slo si las normas revisadas sealan su creacin, de lo contrario, nicamente se incluir informacin respecto a funciones generales y funciones especficas. Asimismo, y a fin de reflejar lo dispuesto en la normatividad vigente se recomienda representar grficamente la estructura organizacional que se haya podido identificar luego del anlisis de las normas, con el objeto de compararla con lo sealado por las fuentes de informacin que se analizarn en los siguientes pasos. Para la representacin grfica se recomienda referirse al Paso 5 que seala los conceptos bsicos para la elaboracin de organigramas

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Paso2. Identificar funciones y estructura orgnica segn la estrategia institucional


1. Cul es la estrategia para cumplir con la misin Institucional?

5. Elaborar Matriz 2 de funciones y reas segn la estrategia institucional

PASO 2. IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGNICA SEGN LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL

2. Revisar documentos de planeamiento institucional

4. Identificar como se traducen en funciones y reas de la entidad

3. Identificar estrategia, prioridades y objetivos

R Si bien el ROF tiene un carcter de permanencia, toda reformulacin del mismo debe tomar en consideracin la estrategia institucional (que suele ser de corto o mediano plazo) que la entidad haya definido para el logro de su finalidad y el cumplimiento de sus funciones. El objetivo de este anlisis es asegurarse que las responsabilidades otorgadas a los rganos y unidades orgnicas, as como la misma estructura organizacional propuesta, contribuyan y no interfieran en el desarrollo de los objetivos y las estrategias. R Por ello, es conveniente que se incluya como parte del anlisis institucional y antes de definir la estructura de la organizacin as como las funciones que esta ejercer, la revisin de los documentos de planeamiento elaborados por la entidad o aquellos que puedan influir en su accionar (por ejemplo algunos planes o polticas sectoriales). En efecto, la elaboracin de todo documento de planeamiento se ha basado en la identificacin de las responsabilidades de la entidad (competencias y funciones) as como de sus problemas, traducindose en la definicin de estrategias para cumplirlas y superarlos respectivamente. Es importante que el ROF tome en consideracin

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estos aspectos, ya que la forma en que la entidad decida organizarse contribuir o no a hacer frente a dichas responsabilidades y posibles problemas identificados. R En ese sentido, el manual propone en los Anexos 2B, 3B y 4B una lista de documentos de planeamiento que se recomienda sean revisados por las entidades de los tres niveles de gobierno, los mismos que contiene informacin relacionada a: - Lineamientos de polticas (nacionales, sectoriales o institucionales) - Misin, Visin y Objetivos Estratgicos - Prioridades Estratgicas de desarrollo institucional - En el caso de las entidades a las que les estn siendo transferidas competencias en el marco del proceso de descentralizacin, el proyecto de ROF debera incluir las nuevas funciones as como de ser necesario, los nuevos rganos y/o unidades orgnicas o la reestructuracin de las mismas que conllevar la transferencia de las competencias. Para ello, las entidades que transfieren incluyen en sus planes de transferencia sectorial las funciones que corresponde incluir en el ROF de las entidades que reciben la nueva funcin, y corresponde a la entidad receptora establecer el rgano que se har responsable de sta. - Problemas as como oportunidades, entre otros. R Definir la Misin, Visin y Objetivos de la entidad Un paso importante para que la entidad defina su estrategia de intervencin, es decir la manera en la que tiene previsto cumplir con el objeto para el cual fue creada, es identificar claramente su misin, visin y objetivos institucionales, como puntos de partida para la definicin de su organizacin. La Misin de la entidad constituye la razn de ser o propsito para el cual fue creada la organizacin que permite distinguirla de las dems, por ejemplo en sus objetivos, clientes o usuarios, productos o servicios y su responsabilidad frente a la sociedad. La Misin debe ser entendida por todos los integrantes de la organizacin por eso su definicin debe ser clara y sencilla, y debe responder a las

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siguientes preguntas: qu, para qu y cmo, en relacin con las funciones principales que debe realizar. La Visin es la imagen objetivo de la organizacin con respecto a sus responsabilidades establecidas en las normas. Los Objetivos describen el propsito que pretende alcanzar la entidad para el cumplimiento de su labor institucional en el marco de sus funciones y competencias. R Como resultado de la revisin de los documentos de planeamiento de la entidad se deber elaborar una matriz que permita identificar los siguientes aspectos: Las funciones que debe cumplir la organizacin con el fin de ser ms eficiente en su gestin y alcanzar los objetivos que se ha trazado, en particular sus rganos y unidades orgnicas. Sealar la necesidad de crear o eliminar algn rea (rgano o unidad orgnica) de la entidad, a fin de llevar adelante la estrategia institucional. Verificar que la misin, visin y objetivos institucionales estn acorde con las competencias y funciones que la ley seala para la entidad. Dicha matriz, para fines prcticos, podr ser subdividida segn temas principales de intervencin de la entidad, por ejemplo, temas ambientales, administrativos, entre muchos otros. Matriz 2. Funciones y reas segn la estrategia institucional
FUNCIONES ESPECFICAS rgano Funcin
Unidad Orgnica

Definida la Misin, la Visin y Objetivos, la entidad tendr mayor claridad para la definicin de sus funciones generales y especficas, as como sobre la mejor manera de estructurar su organizacin.

FUNCIONES GENERALES

Funcin

1E

#E: Es el cdigo que se le asigna a las funciones generales que se deriven de la Estrategia Institucional definida en los Documentos de Planeamiento. Dicha codificacin ser til al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin.

2E

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Para reflejar las consideraciones de la estrategia institucional se podr representar grficamente la estructura organizacional que se haya podido identificar luego del anlisis de los documentos de planeamiento (bosquejo de organigrama), con el objeto de compararla con lo sealado por las normas (Paso 1) y las fuentes de informacin que se analizarn en los siguientes pasos. Para la representacin grfica se recomienda referirse al Paso 5 que seala los conceptos bsicos para la elaboracin de organigramas

Paso3. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgnica

5. Elaborar Matrices 4, 4A y 4B de funciones y reas segn la organizacin actual

1. Qu hacer actualmente como organizacin? 2. Revisar el ROF vigente

PASO 3. IDENTIFICAR EL ESTADO ACTUAL DE LAS FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGNICA


3. Elaborar la Matriz 3 de funciones y reas segn el ROF vigente

4. Aplicar cuestionario al personal de la entidad

3.1 Qu hacer actualmente como organizacin?


Si bien la normatividad seala las funciones que competen a las entidades pblicas, es decir, sealan el fin que persiguen y para el cual fueron creadas, suele suceder que con el paso del tiempo las entidades vean la necesidad de incluir, ampliar o variar sus funciones y/o reas con el objeto de lograr una mayor eficiencia en su labor que permita el logro de sus objetivos.

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En algunos casos, estas nuevas funciones y reas se traducen en aspectos positivos ya que permiten cumplir mejor con la misin de la institucin y en otros casos, si bien estas persiguen la finalidad de hacer ms eficiente el accionar de la entidad, pueden tener el efecto contrario, o estar duplicando funciones al interior de la misma entidad o con otras entidades pblicas. Existen dos fuentes de informacin para identificar las acciones que viene realizando la entidad a travs de sus diversos rganos y unidades orgnicas: el ROF vigente y el personal de la entidad.

3.2 Revisar el ROF vigente


El ROF vigente debera reflejar la manera como la entidad tena previsto hacer frente a los objetivos que se haba trazado para el logro de las funciones que por norma le han sido conferidas. Por ello, ciertos aspectos de la estructura orgnica vigente as como las funciones definidas, podran ser retomados en el nuevo proyecto de ROF. Sin embargo, tambin puede suceder que la estructura organizacional contenida en el ROF no est actualizada, que el ROF comprenda funciones que en realidad no corresponde cumplir a la entidad, que establezca niveles jerrquicos o interrelaciones entre sus rganos que parecen no haber dado buenos resultados, que no defina o delimite claramente responsabilidades, entre otros, que son necesarios identificar para tomarlos en cuenta o corregirlos en el proyecto de nuevo ROF. En muchos casos no ser necesario modificar completamente la organizacin, por lo que es importante analizar el ROF vigente. En otros casos, este anlisis permitir identificar las disfunciones incentivos negativos, problemas organizacionales, etc. de la organizacin, al compararlas con las necesidades que se han ido creando por la definicin de nuevas funciones y rganos como resultado de modificaciones normativas.
La modificacin el ROF resulta de la necesidad que tiene la entidad de reestructurarse o reorganizarse, a fin de cumplir mejor con sus funciones asignadas.

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3.3 Elaborar la Matriz 3 de funciones y reas segn el ROF vigente


Se recomienda, a fin de verificar la consistencia de la informacin contenida en el ROF vigente, recoger las funciones generales y especficas, as como la estructura orgnica definida en ste, de acuerdo al siguiente formato. El objetivo es establecer si las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas de la organizacin contribuyen efectivamente al logro de sus funciones generales, las mismas que en teora fueron definidas conforme a la normatividad que sustenta la existencia de la entidad.

Tal y como se ha sealado para la elaboracin de las Matrices 1 y 2, para fines prcticos se recomienda subdividir la matriz segn los temas principales de intervencin de la entidad, por ejemplo, temas ambientales, administrativos, entre muchos otros.

Matriz 3. Funciones y reas segn el ROF vigente


FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECFICAS rgano Funcin
Unidad Orgnica

#R: Es el cdigo que se le asigna a las funciones generales que figuran en el ROF vigente. Dicha codificacin ser til al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin

Funcin

1R

2R

Sobre la base de la informacin recabada en los pasos 1 y 2, se proceder a contrastar los bosquejos de organigramas determinados, es decir del marco legal y los documentos de planeamiento, con el organigrama del ROF vigente. La finalidad es: identificar algunos de los cambios necesarios en este ltimo para adecuarse a lo que seala la normatividad, en caso no estuviera acorde,

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evaluar posibles cambios en la estructura, a fin de implementar la estrategia institucional que permita tener una organizacin ms eficiente en el cumplimiento de sus funciones.

3.4 Aplicar Cuestionario en la entidad


Toda organizacin cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal: La formal es la estructura explcita y oficialmente reconocida por la entidad. La estructura informal es la resultante de la forma de conduccin y el poder relativo de los individuos que componen la organizacin, no en funcin de su ubicacin en la estructura formal, sino en funcin de influencia sobre otros miembros. Por ello, es necesario conocer las funciones que vienen cumpliendo en la prctica los diferentes rganos y unidades orgnicas de la entidad, a fin de identificar nuevos mecanismos de interrelacin que pudieran ser tomados en cuenta en la elaboracin del proyecto de ROF o que debieran ser corregidos. Con el objeto de lograr una adecuada reorganizacin o reestructuracin de la entidad, y no slo que las modificaciones en cuanto a funciones y estructura se incluyan en el documento del ROF, sino que efectivamente en la prctica esta tenga lugar, es necesario lo siguiente: Conocer la organizacin actual de la entidad, es decir cmo vienen operando los rganos y unidades orgnicas de la institucin, tanto los que resultan de la estructura formal como de la informal, as como las funciones que cada rea viene cumpliendo (aunque estas no correspondan al ROF vigente). Identificar si existen nuevas funciones que hayan sido asumidas, y determinar, en caso stas no contravengan a las normas y a las competencias de la entidad, si sern o no incluidas en la redefinicin de la organizacin. Conocer aquellas actividades y tareas que podran estarse duplicando para el cumplimiento de una misma funcin, o que no se vienen cumpliendo siendo parte de las competencias de la organizacin.

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Conocer la manera en que se interrelacionan las diferentes dependencias (niveles jerrquicos formales e informales) de la entidad, a fin de verificar si ello apoya o dificulta el cumplimiento de las funciones y misin de la entidad.
Para ello, en Anexo 1 se propone un Cuestionario que deber ser completado por el personal de la organizacin.

Bsicamente por los responsables de los rganos y unidades orgnicas de la entidad, y si es necesario, por personal identificado como clave en la organizacin.

Como resultado del procesamiento del cuestionario, los responsables de elaborar el proyecto de ROF obtendrn informacin que les permitir sustentar las modificaciones que tengan previsto realizar en las funciones de la entidad o en la organizacin misma, al poder identificar lo siguiente: P Las funciones que vienen efectivamente cumpliendo los rganos y unidades orgnicas de la entidad y si ello contribuye adecuadamente al logro de la misin de la entidad. P Las funciones que por distintas razones (falta de tiempo, estrategia institucional, normatividad incompleta, etc.) se estn dejando de lado. P Si existe duplicidad de funciones en la entidad misma o con otras entidades pblicas. P Las lneas jerrquicas dentro de la organizacin y la toma de decisiones. P Si existe una estructura organizacional informal y en cunto esta difiere de la formal. P Indicios respecto a si la reconversin (reestructuracin o reorganizacin) de la organizacin ser fcil o compleja de llevar a cabo considerando el estado actual de la misma. P Lo que efectivamente la entidad est en capacidad de hacer comparativamente con lo que se supone debe hacer (marco legal).

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3.5 Elaborar Matrices 4, 4A y 4B de funciones y reas segn la organizacin actual


Como resultado del Paso 3.4 se elaborarn las siguientes matrices: P La Matriz 4 recoger las funciones generales y especficas, as como la estructura orgnica que reflejen el estado actual del funcionamiento de la entidad (estructura formal como informal). Tal y como se ha sealado para la elaboracin de las dems Matrices, para fines prcticos se recomienda subdividir la matriz segn los temas principales de intervencin de la entidad, por ejemplo, temas ambientales, administrativos, entre muchos otros. Esta Matriz, junto con las Matrices 1 a 3 forman parte de la Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin, que es parte del Informe Tcnico Sustentatorio previsto en los Lineamientos. Matriz 4. Funciones y reas segn la organizacin actual
FUNCIONES ESPECFICAS rgano Funcin
Unidad Orgnica

FUNCIONES GENERALES

Funcin

1A

2A

#A: Es el cdigo que se le asigna a las funciones generales que han sido sealadas por el personal de la entidad en los Cuestionarios que recogen su organizacin actual. Dicha codificacin ser til al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin.

El personal que responda al cuestionario tendr la tarea de: - identificar de acuerdo a las fuentes de informacin que estime pertinente las funciones generales a las cuales se vincula la labor del rgano o unidad orgnica en el que trabaja, - definir las funciones especficas a las que el rea contribuye, as como las actividades y tareas que aquellas implican.

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Una vez elaborada la matriz, se proceder a representar grficamente la estructura actual de la entidad, de acuerdo a lo recogido en los cuestionarios, la misma que podr contrastarse con los bosquejos de organigramas elaborados en los pasos 1, 2 y el organigrama vigente de la entidad. Para la representacin grfica se recomienda referirse al Paso 5 que seala los conceptos bsicos para la elaboracin de organigramas. R La Matriz 4A permitir procesar la informacin de los cuestionarios, la misma que ser de gran utilidad al momento de definir las funciones de la entidad as como la nueva organizacin materia del proyecto de ROF. Matriz 4A. Informacin sobre la organizacin actual de la entidad
Funcin General vinculada
Cd. Funcin Tipo

rgano
Denomi nacin Funcin Especfica Denomi nacin Funcin Especfica

Unidad Orgnica
Actividades o tareas relacionadas rea que supervisa el cumplimiento reas involucradas

1A 2A

Esta matriz (4A) ayudar a resaltar las relaciones que existen entre las diversas reas para el cumplimiento y supervisin del cumplimiento de cada una de las funciones y de las actividades o tareas que estas conllevan. Con esta informacin se podr trazar la estructura orgnica real, es decir la que funciona en la prctica, auque esta no corresponda al ROF vigente, pero que reflejar la manera de interrelacionarse de las diferentes reas de la entidad.

Cd #A: Se refiere a las funciones generales sealadas por el personal en los cuestionarios.

Denominacin: Se refiere al nombre que lleva el rgano o la unidad orgnica dentro de la entidad. Ejemplo: Direccin de Planeamiento y Presupuesto, Oficina de Inversiones, etc.

NUEVOS CONCEPTOS

Tipo: Los tipos de rganos pueden ser de Alta Direccin, Consultivos, de Control Institucional, de Asesoramiento, de Apoyo, de Lnea y Desconcentrados.

Actividades o tareas relacionadas: Permitir definir mejor la funcin especfica del rgano o unidad orgnica al momento de redactar el nuevo documento de ROF.

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rea que supervisa el cumplimiento: Se refiere al rgano o unidad orgnica que supervisa el accionar del rea, permitiendo identificar los niveles jerrquicos en la organizacin.

reas involucradas: Se refiere a los rganos o unidades orgnicas que contribuyen a que se cumpla la funcin, actividad o tarea de la unidad en cuestin y/o a quin beneficia el cumplimiento de las mismas, permitiendo identificar las dinmicas de trabajo y el modo de interrelacionarse dentro de la organizacin.

R La Matriz 4B recoger informacin relacionada a aquellas funciones generales o especficas que de acuerdo a la opinin del personal no se vienen cumpliendo en la entidad y que son materia de sus competencias, as como las razones de ello. Este anlisis permitir a la entidad conocer qu es lo que debe hacer y no est haciendo, as como sus limitaciones en materia de tiempo, presupuesto, entre otros, que harn que en algunos casos sea necesario priorizar funciones y tal vez formular estrategias que les permitan en un plazo razonable cumplir con todo lo que las normas les encargan. Matriz 4B. Funciones que no se vienen cumpliendo
Funcin General vinculada
Cd. Funcin No se cumple por (Marcar X): falta de tiempo falta de recursos Indefinicin de responsabilidades Por estrategia institucional Otros: rgano Funcin a cargo Especfica

rgano
No se cumple por (Marcar X): falta de tiempo falta de recursos Indefinicin de responsabilidades Por estrategia institucional Otros:

Unidad Orgnica
Unidad Funcin Orgnica a Especfica cargo No se cumple por (Marcar X): falta de tiempo falta de recursos Indefinicin de responsabilidades Por estrategia institucional Otros:

Finalmente, de la aplicacin del cuestionario tambin se podr obtener informacin respecto a si existen funciones y/o actividades que se vienen duplicando dentro de la entidad, as como las duplicidades de funciones con otras entidades pblicas.
La verificacin de este ltimo aspecto ser parte del Informe Tcnico Sustentatorio necesario para el proceso de aprobacin de la propuesta de ROF.

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Paso4. Definir las funciones y la estructura orgnica de la entidad


1. Elaborar las Matrices Comparativas 5 y5A por fuentes de informacin

4. Elaborar Matriz 6 de funciones y reas del proyecto de ROF

PASO 4. DEFINIR LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA ORGNICA DE LA ENTIDAD

2. Definir las funciones generales y especficas de la organizacin

3. Definir el tipo de organizacin ms adecuada para la entidad

Paso 4.1 Cmo elaborar Matrices Comparativas? R Sobre la base del anlisis normativo, de la estrategia institucional, del ROF vigente y de los resultados del cuestionario, se proceder a consolidar la informacin incluida en las matrices en una nica comparativa que proporcionarn a la entidad informacin respecto a lo que debe hacer y lo que efectivamente hace. Esto permitir a la entidad ir identificando problemas como: - Duplicidad de funciones, entre los rganos y unidades orgnicas de la misma entidad y con otras entidades pblicas. - Duplicidad de funciones, entre los rganos y unidades orgnicas de la misma entidad y con otras entidades pblicas. - Funciones ejercidas por diferentes rganos o unidades orgnicas que por su afinidad podran ser ejercidas por una sola. - Funciones reguladas pero que no son ejercidas por ninguna rea. - Funciones que son ejercidas pero que no tienen amparo en la legislacin sustantiva. 50

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De ese modo se podr elaborar una matriz comparativa de las funciones generales identificadas de acuerdo a las cuatro fuentes de informacin analizadas, y se podr verificar su consistencia, tal como lo muestra la siguiente matriz.

Matriz 5. Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de Informacin


FUNCIONES GENERALES
Cd.
1L 2L 3L 4L 5L

Marco Legal

Cd.
1E 2E 3E 4E 5E

Estrategia Institucional

Cd.
1R 2R 3R 4R 5R

ROF vigente

Cd.
1A 2A 3A 4A 5A

Organizacin Actual

Finalmente, como resultado del anlisis del marco legal de la estrategia institucional, del ROF vigente y de la organizacin actual de la entidad, se proceder a elaborar una matriz comparativa de todas las funciones y reas en base a dichas fuentes de informacin. El resultado constituir el insumo bsico sobre el cual la entidad proceder a identificar las funciones y la estructura organizacional que contendr su nuevo ROF.

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Estrategia I nstitucional
Funcin Especfica de UO Cod. FG vinculada rgano rgano rgano Cod. FG vinculada Unidad Orgnica Cod. FG vinculada Unidad Orgnica Funcin Especfica de UO Funcin Especfica de UO Funcin Especfica de rgano Funcin Especfica de rgano Funcin Especfica de rgano

Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin


ROF vigente Organizacin actual
Unidad Orgnica Funcin Especfica de UO

Marco Legal

Tipo de rgano

Cod. FG vinculada

rgano

Funcin Especfica de rgano

Unidad Orgnica

Alta Direccin Consultorios Control Institucional De Asesoramiento De Apoyo De Lnea Desconcentrados

Como resultado de este paso, y del anlisis de esta Matriz, la entidad identificar y/o definir: Sus funciones generales y especficas Los rganos y unidades orgnicas que se harn cargo de las mismas Las relaciones de coordinacin entre stas y otras entidades.

Toda esta informacin deber ser plasmada en la Matriz 6. Funciones y reas a ser incluidas en el Proyecto de ROF de acuerdo a lo especificado en el Paso 4.3 del Manual.

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Esta matriz facilita la preparacin del Informe Tcnico Sustentatorio al que hace mencin el Decreto Supremo 043-2006-PCM.

Paso 4.2

Definir las funciones generales y especficas de la organizacin

La Matriz 5A es una suerte de consolidado de todas las funciones que encontramos en el ordenamiento jurdico; es decir, de las que estn previstas y se realizan, de las que an estando previstas no se realizan y de las que no estn planificadas y sin embargo se vienen ejerciendo. Esta informacin constituye el insumo que se requiere para analizar y determinar los contenidos del ROF propuesto, convirtindolos en funciones generales y especficas. Con esta informacin se redactar el contenido de la Matriz 6, en la que se reflejar cmo se expresan las funciones, se podr verificar que no existan vacos normativos (funciones que no se cumplen, pese a estar previstas en las normas sustantivas), y se podr definir la estructura ptima para la entidad, lo cual ser materia del siguiente paso (Paso 4.3).
La Matriz 5A sirve tambin para analizar la brecha entre lo que se debera hacer y lo que se est haciendo (capacidad efectiva de la entidad).

Cmo identificar adecuadamente las funciones de una entidad?

La mejor manera, es tomando en cuenta los dos criterios que presentamos a continuacin:

1er Criterio: Funciones Generales


Las funciones generales sealan a grandes rasgos el conjunto de acciones que debe realizar la entidad a fin de alcanzar sus objetivos institucionales. En ese sentido, y sobre la base de la informacin contenida en la Matriz 5A. Matriz Comparativa de funciones y reas por fuentes de informacin, los responsables de la elaboracin del ROF debern preguntarse lo siguiente: P De acuerdo a la misin institucional, Cules seran las grandes lneas de accin que debe cumplir la entidad para lograr sus objetivos (definindose temas de intervencin), de manera consistente con las competencias de la entidad y lo sealado por la normatividad vigente? P Cul sera la mejor manera de afrontar esos temas y cumplir con los objetivos que se tracen alrededor de ellos? Es decir qu acciones
Estas acciones se vern traducidas en actividades y tareas de sus distintos rganos y unidades orgnicas.

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generales deber realizar la entidad para alcanzarlos. Es necesario que la entidad tenga claramente identificada la base legal que sustenta todas y cada una de las funciones generales que sern incluidas en el proyecto de ROF, con excepcin de las relativas a los sistemas administrativos. 2do Criterio: Funciones Especficas Las funciones especficas sealan el conjunto de acciones (actividades o tareas) cuyo ejercicio est reservado a un determinado nivel jerrquico (rgano o unidad orgnica). Estas acciones deben estar acorde con las funciones generales de la entidad y ser conducentes a alcanzar los objetivos institucionales. Por ello, una vez definidas las funciones generales, se debern determinar sus implicancias en distintas materias (direccin, control, asesoramiento, apoyo, etc.), as como en aspectos operativos. En ese sentido, las funciones especficas reflejan la forma en que se operativizan las funciones generales para cada rgano y unidad orgnica. Para redactar las funciones especficas, debemos basarnos en la informacin contenida en la Matriz 5 y preguntarnos lo siguiente:

P De acuerdo a las funciones generales definidas, cuales seran los temas especficos de intervencin que permitiran dar cumplimiento a las mismas? P De acuerdo a la misin de la entidad, sus funciones generales y las pautas normativas, qu rganos o unidades orgnicas deben ser puestos en marcha para asegurar el cumplimiento de la labor de la entidad, y cules seran sus funciones especficas? P Qu elementos operativos, administrativos, logsticos, materiales u otros deben existir a fin de permitir contar con las condiciones adecuadas para dar cumplimiento a las funciones generales de la entidad, y cmo stos se traduciran en rganos, unidades orgnicas y funciones especficas en la organizacin? 54

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Tengamos presente
R Las funciones especficas que se definan para los rganos y unidades orgnicas deben guardar una estricta y clara relacin al menos con una de las funciones generales de la entidad. R Las funciones especficas de las unidades orgnicas se vinculan al menos con una de las funciones especficas del rgano al cual se encuentran adscritas.

Recordemos siempre que la entidad debe tener claramente identificada la base legal que sustente su propuesta de Funciones Especficas.

Qu aspectos se deben tener en cuenta para la definicin de las funciones especficas por rganos y unidades orgnicas?
Antes de definir las funciones especficas debemos considerar lo siguiente: P Las funciones que se definen para cada uno de los rganos o unidades pueden darse en cualquier nivel jerrquico de tipo estratgico, tctico u operativo, con la condicin de respetar la secuencia jerrquica, es decir que las funciones de una dependencia no sobrepasen o superen a las funciones de su nivel inmediatamente superior, sino que se desplieguen a partir de stas. P Las funciones debern expresarse en forma clara y precisa, inicindose con verbos en infinitivo que refieran a actuaciones cada vez ms operativas, enumerndose slo aquellas que puedan cumplirse efectivamente y no las que se estime que podran eventualmente llevarse a cabo. P Cuidar que las funciones de la unidad orgnica sean congruentes con las funciones que persigue el rgano del que depende, el mismo cuyas funciones debern guardar estricta relacin con las funciones generales de la entidad, debiendo estar estas ltimas orientadas a la consecucin de la misin y objetivos de la entidad. P Las funciones asignadas a un mismo rgano o unidad orgnica deben ser

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afines, compatibles y/o complementarias. P Cuando una funcin sea de coordinacin entre dos rganos o unidades o ms, sta deber especificarse en los dos.

Tengamos presente
Si una norma especfica o de aplicacin general asigna funciones a una entidad o funcionario de esta sin especificar el rgano responsable de la misma, estamos dando la flexibilidad suficiente para que la misma entidad se encargue de designar el rgano o unidad responsable de cumplir dicha funcin. Es necesario, por lo tanto, recordar que la funcin regulada en las normas sustantivas o de aplicacin general sea debidamente asignada de modo tal que seale claramente al responsable encargado de cumplirla al interior de la entidad.

Qu consideraciones se debe tener para la descripcin y redaccin de las funciones?


Se debe tener en cuenta lo siguiente: P Se deber procurar que la descripcin de cada funcin no exceda un prrafo de tres lneas. P Se deber evitar el uso de adjetivos calificativos. P Se iniciar la descripcin de cada funcin con un verbo en infinitivo. P Se deber ser muy cuidadoso en la seleccin de los verbos que definan las funciones de los distintos niveles jerrquicos de la entidad.

A continuacin, el manual propone, a manera de ejemplo, una lista de los verbos que podran ser utilizados en la redaccin de funciones generales y especficas, segn a qu rgano estn orientadas:

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VERBOS COMUNES POR TIPO DE RGANO (*)


APOYO Abastecer Actualizar Administrar Apoyar Asistir Cautelar Conducir Controlar Coordinar Desarrollar Difundir Dirigir Efectuar Ejecutar Elaborar Emitir Evaluar Visar Verificar Suscribir Supervisar Registrar Recopilar Proponer Visar Promover Sistematizar Programar Proponer Producir Opinar Planificar Lograr Conducir Controlar Coordinar Desarrollar Dictar Dirigir Disear Disponer Ejecutar Emitir Establecer Participar Formular Concertar Organizar Establecer Brindar Integrar Emitir Autenticar Informar Compendiar Asesorar Identificar Asesorar Aprobar Formular Identificar Imponer Participar Planificar Promover Proponer Supervisar Vigilar F ormular Absolver Apoyar Evaluar ASESORAMIENTO LNEA

ALTA DIRECCIN

CONSULTIVO

Apoyar

Presidir

Absolver

Aprobar

Proponer

Asesorar

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Asesorar

Refrendar

Emitir

Asistir

Representar

Proponer

Concertar

Supervisar

Conducir

Suscribir

Conocer

Visar

Coordinar

Delegar

Designar

Dirigir

Establecer

Evaluar

Expedir

Fomentar

Formular

Informar

(*) Es importante tener en claro que la seleccin de verbos propuesta segn los tipos de rganos es indicativa, no necesariamente exclusiva. Es decir, los verbos de una categora pueden ser usados en otra si el caso lo amerita.

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P Al definir una funcin se deber tener cuidado de no utilizar ms de un verbo que tenga el mismo significado. Para facilitar la estandarizacin de los trminos se ha elaborado una lista de los verbos ms usados, as como su significado en el contexto de las normas de organizacin y funciones del sector pblico.

Son verbos sinnimos:


Supervisar , controlar , verificar , vigilar

Se utilizan para funciones que imp lican:


Ejercer la inspeccin superior en trabajos realizados por otros . Asegurar que existen condiciones para que se cumpla algo que realiza un tercero. Calificar la calidad o el cumplimiento de lo realizado por otro Estar a cargo, como responsable principal. Hacer planes o proyectos . Ayudar a otras personas o reas en la realizacin de una tarea que es responsabil idad principal de ella . Juntar y organizar informacin y hacerse cargo de su integridad . Iniciar o dar empuje a una tarea o proceso procurando su logro. No supone la ejecucin directa de la actividad (supone hacer alguna actividad previa a la principal que permita que otros la lleven a cabo o dar las condiciones para que otros la lleven a cabo) Tomar decisin sobre algo (poltica pblica, proceso administrativos, etc.) Hacer o preparar proyectos, polticas pblicas, informes que sern aprobados por otro . Hacer gestiones para que los involucrados logren determinado resultado . Determinar o resolver por comn acuerdo con otros involucrados . Enterar, dar noticia de algo de manera oficial .

Velar por, garantizar

Evaluar Conducir, dirigir , liderar Planear, planificar Apoyar , colaborar

Recopilar , compilar, compendiar

Promover, impulsar, fomentar

Definir

Formular , elaborar

Coordinar, armonizar

Concertar , acordar , convenir, concordar Informar , comunicar

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P La tendencia de la redaccin debe ser sencilla para su fcil lectura, evitando en lo posible el uso excesivo de palabras para describir un mismo verbo. Por ejemplo:
Decir
Prestar asesoramiento Brindar apoyo Lograr la recopilacin Establecer la coordinacin

Puede decirse
Asesorar Apoyar Recopilar Coordinar

P Cuando se emplee el uso de determinados verbos que suponen una interrelacin con algn otro rgano, unidad orgnica u entidad, deber especificarse al momento de redactar a cul de ellos se hace referencia. Esto otorga claridad al objetivo de la funcin y evita posibles malos entendidos. A continuacin algunos ejemplos:

Funcin (tarea)
Absolver consultas de carcter jurdico

Verbo usado
Absolver

Pregunta
A quin?

Respuesta
A las unidades orgnicas

Redaccin
Absolver consultas de carcter jurdico que formulen las unidades orgnicas del Ministerio. Proponer al Ministro las disposiciones legislativas o reglamentarias que juzgue convenientes. Coordinar con el Ministerio de Relaciones Exteriores la celebracin de convenios para la promocin y proteccin de inversiones y convenios para evitar la doble tributacin

Proponer las disposiciones legislativ as o reglamentarias que juzgue convenientes Coordinar la celebracin de convenios para la promocin y proteccin de inversiones y convenios para evitar la doble tributacin

Proponer

A quin?

Al Ministro

Coordinar

Con quin?

Ministerio de Relaciones Exteriores

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Paso 4.3

Definir el tipo de organizacin ms adecuada

Una vez definidas las funciones generales y especficas que debe cumplir la entidad, se deber proceder a agruparlas de la manera ms adecuada para el cumplimiento eficiente de la misin y de los objetivos institucionales. Para este fin, debemos definir la estructura orgnica de la entidad y asignar funciones por rganos y por unidades orgnicas. Para ello, sobre la base del anlisis de la Matriz 5A, y considerando las normas que sealan la creacin de determinadas reas en la entidad, se proceder a definir el tipo de estructura organizacional que se aplicar en la entidad as como los rganos y unidades orgnicas que la conformarn.

Este paso es primordial ya que la estructura que la entidad elija para organizarse definir la interrelacin entre las diferentes reas (incluyendo las relaciones de poder) y marcar la dinmica de su trabajo.

Qu tipos de estructuras organizacionales existen?


El diseo de la estructura de la organizacin requiere un anlisis previo de las ventajas, inconvenientes y aplicacin de cada una de las alternativas posibles.

Para ello, presentamos a continuacin los tipos o formas de organizacin interna ms comunes.

Estructura Lineal La Estructura Lineal est basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados (la estructura militar es un buen ejemplo). Sus caractersticas son las siguientes: 60

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P Entre el superior y los subordinados existen lneas directas y nicas de autoridad y responsabilidad. P Las lneas de comunicacin se establecen con rigidez y tienen slo dos sentidos: uno orientado hacia arriba que lo une al cargo superior y representa la responsabilidad frente al nivel ms elevado y otro orientado hacia abajo que lo une a los cargos directamente subordinados y representa su autoridad sobre los niveles inferiores. P Permite una clara delimitacin de responsabilidades y un control sencillo de las mismas ya que el poder y las decisiones estn claramente centralizados. Sin embargo, la rigidez e inflexibilidad de la organizacin lineal dificulta la innovacin y la adaptacin de la misma a nuevas situaciones o condiciones externas; asimismo impide la especializacin de la organizacin puesto que involucra a todos los jefes en la mayor cantidad de asuntos posibles en la organizacin.

Estructura funcional La Estructura Funcional es la ms usada en las entidades pblicas y aplica el principio funcional o principio de la especializacin de funciones para cada tarea. Se caracteriza por: P Separar, distinguir y especializar la labor de la entidad. P La divisin de responsabilidades se establece mediante una especializacin del trabajo por reas similares. P Fomenta la creacin de profesionales en las diferentes funciones con un alto grado de especializacin y experiencia en las mismas. P Se establece una jerarqua funcional en la que las actividades se coordinan segn reglas, normas, polticas y procedimientos estandarizados. P Este tipo de estructura permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o funcin y no en las dems tareas secundarias, as mismo que cada cargo reporte ante expertos en su campo de especializacin.

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El punto dbil de la estructura funcional es que puede suceder que la ausencia de una autoridad lineal dificulte para los cargos superiores, el control de los cargos inferiores. Esto trae por consecuencia una posible prdida de la unidad de mando y dificultades al momento de delimitar responsabilidades.

En la prctica, la mayora de entidades de la administracin pblica ha adoptado una combinacin entre la estructura funcional y la lineal, tambin conocida como piramidal.

Estructura matricial o por proyectos En esta estructura, especialistas de diferentes partes de la organizacin se unen para trabajar en proyectos especficos. Es decir, resulta de la participacin de una o ms unidades funcionales en el desarrollo de proyectos dentro de una misma estructura organizacional. Sus caractersticas son: P Tiene un sistema de autoridad doble, uno que nace de la relacin funcional y otro del proyecto institucional especfico. Por lo general, para evitar doble mando, el director de proyecto suele responder ante el director general. P Suele utilizarse en aquellas entidades que necesitan respuestas a los cambios rpidos. Por ello, se decide la participacin de quienes poseen los conocimientos, es decir los expertos, y la cabeza del proyecto y no slo de la autoridad funcional. P Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario y favorece el intercambio de experiencias entre especialistas para lograr una mejor calidad tcnica. Sin embargo, puede suceder que se produzca cierta confusin acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitacin de autoridad; asimismo, en algunos casos da lugar a una lucha por el poder entre el responsable del rea funcional y el responsable del proyecto especfico.

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Estructura Territorial o Geogrfica La Estructura Territorial o Geogrfica suele aplicarse cuando una entidad, de acuerdo con sus funciones, debe atender demandas de servicios en el mbito nacional y territorial. Se caracteriza por: P Tener una organizacin estructurada en unidades que, adems de su sede central, tengan jurisdiccin en diferentes zonas territoriales. P Basarse en un sistema de direccin que otorga un alta grado de autonoma a sus unidades territoriales. Esto con el fin de asegurar su operatividad y flexibilidad para adaptarse a cada realidad territorial, teniendo como marco las polticas generales y los lineamientos establecidos por el nivel central.

Cmo definir la estructura organizacional ms adecuada para la entidad?


Para este fin, se debe manejar tres aspectos. - Primero, conocer el concepto de Estructura Organizacional. - Segundo, revisar los elementos clave para su diseo - Tercero, aplicar los criterios pertinentes para su desarrollo. A continuacin, se desarrollan estos aspectos de manera detallada: 1ero.- La estructura organizacional Es la organizacin formal en la que se establecen los niveles jerrquicos y se especifica la divisin de funciones, la interrelacin y coordinacin que deben existir entre los diferentes rganos y unidades orgnicas de una entidad a efectos de lograr sus objetivos.

Organizarse internamente constituye el reflejo de la capacidad de toda entidad para la divisin del trabajo y la asignacin de funciones y responsabilidades.

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2do.- Los elementos clave para el diseo de una estructura organizacional La Departamentalizacin, la Cadena de Mando y el Tramo de Control son aspectos muy importantes que se deben tener en cuenta al momento de disear la estructura organizacional.

Departamentalizacin.Proceso que consiste en agrupar funciones y/o tareas en conjuntos especializados en el cumplimiento de ciertos tipos de actividades (rganos o unidades orgnicas).

La calidad de una organizacin depende mucho de la calidad de la departamentalizacin, y en consecuencia, de la adecuada delegacin de funciones y autoridad para el desarrollo de las mismas.

NUEVOS CONCEPTOS

Cadena de mando.Es la lnea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organizacin hasta el eslabn ms bajo y define quin informa a quin.

Permite contestar las preguntas de los empleados tales como: A quin acudo si tengo un problema? Ante quin soy responsable?, etc.

Cadena de mando.Tramo de control.- Determina el nmero de niveles y responsables en la organizacin

3ero.- Criterios para el diseo de una estructura organizacional P Contar con una misin y objetivos institucionales claramente definidos as como con una estrategia para su consecucin. P Toda responsabilidad deber ir acompaada por una autoridad correspondiente claramente identificada. Cada empleado debe ser responsable ante una sola persona. P Mantener una adecuada delimitacin del mbito de accin de la autoridad dentro de la organizacin evitar problemas de comunicacin, falta de control administrativo y fuga de responsabilidades. P Una divisin adecuada del trabajo evitar duplicidad de funciones.

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Tengamos presente
Es importante que las entidades se organicen para hacer ALGO (cumplir sus funciones); por ende, el tamao y modelo de organizacin deben reflejar la mejor forma de organizarse y no ser simplemente una forma de justificar y mantener los recursos con los que ya cuenta.

Qu tipos de rganos puede contener la estructura de la entidad?


De acuerdo a lo sealado en la normatividad vigente, las entidades debern o podrn contar con los siguientes tipos de rganos en su estructura organizacional, los mismos que a su vez podrn estar compuestos o no de unidades orgnicas: rganos de Alta Direccin.- Este rgano configura el primer nivel organizacional de la Entidad, est integrado por el rgano que constituye la mxima autoridad de la Entidad; es decir los Consejos Consultivos (cuando corresponda) y la Secretara General o quien haga sus veces. Sus asesores no constituyen unidades orgnicas. rganos Consultivos.- Son por lo general comisiones u otros espacios de consulta en las que se convoca a especialistas o representantes de grupos con un inters determinado para que emitan su opinin o recomendacin sobre materias previamente determinadas. Sus opiniones o recomendaciones no son vinculantes para la entidad (no son obligatorias) y sus miembros participan adhonorem. rgano de Control Institucional.- Es el rgano conformante del Sistema Nacional de Control, cuyo responsable guarda dependencia funcional y administrativa con la Contralora General de la Repblica, siendo esta ltima quien determina las funciones del rgano. Segn las caractersticas de la Entidad y la complejidad de los procesos, el rgano de Control Institucional podr constituir unidades orgnicas, lo cual debe justificarse en el Informe Tcnico Sustentatorio a que se refiere el Decreto Supremo N 043-2006-PCM, debiendo considerarse la naturaleza, complejidad y volumen de funciones as como acreditar la opinin previa favorable de la Contralora General de la Repblica. 65

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rganos de Asesoramiento.- Son los encargados de brindar asesora a las entidades en determinados conocimientos especializados. La normatividad establece que las entidades contarn con los siguientes rganos de asesoramiento: Una Oficina de Asesora Jurdica y Una Oficina de Planeamiento y Presupuesto. Este ltimo tiene a su cargo las materias de Planeamiento, Presupuesto, Racionalizacin y Cooperacin Tcnica Internacional. Asimismo, con la justificacin correspondiente mediante el Informe Tcnico Sustentatorio, atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamao de la entidad. Las funciones previstas para el segundo rgano podrn ser desagregadas o asignadas a otro. rganos de Apoyo.- Los rganos de apoyo son aquellos que brindan soporte al quehacer de la Entidad, concentran las acciones de coordinacin y ejecucin de los sistemas de gestin. La normatividad establece que las entidades contarn con una Oficina General de Administracin como rgano de apoyo a cargo de las siguientes materias: Contabilidad y Finanzas, Adquisiciones, Administracin de Personal y Sistemas. Asimismo, con la justificacin correspondiente mediante el Informe Tcnico Sustentatorio, atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamao de la entidad, las funciones previstas para este rgano podrn ser desagregadas o asignadas a otro. rganos de Lnea.- Son aquellas unidades tcnico normativas que: - formulan y proponen las normas y acciones de poltica de alcance nacional sobre la materia de su competencia y supervisan su cumplimiento. - ejecutan actividades que permiten dar cumplimiento a las funciones especficas de la entidad. Segn el tipo de entidad, podrn estructurarse a travs de Direcciones Nacionales, Direcciones Generales o Direcciones, segn corresponda. La creacin de estos rganos y de sus unidades orgnicas se decidir de acuerdo con la naturaleza, complejidad y volumen de funciones a cargo y su disponibilidad presupuestal y siempre que se encuentren debidamente justificadas en el Informe Tcnico Sustentatorio. 66

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rganos Desconcentrados.- Son rganos de la entidad con funciones especficas, asignadas en funcin de un mbito territorial determinado. Actan en representacin y por delegacin de esta dentro del territorio sobre el cual ejercen jurisdiccin.

Tengamos presente
1. Las Mesas y Grupos de Trabajo y los Comits Tcnicos son estructuras temporales que se dan en forma peridica preestablecida para cumplir con un objetivo definido; estn compuestas por quienes prestan servicios en distintas reas de entidades pblicas. Son de carcter temporal y realizan encuentros de trabajo concreto, por lo que no debern ser considerados en la estructura de la entidad, con independencia de la denominacin formal que las normas le reconozcan. 2. Las Comisiones son estructuras de carcter no permanente, que tienen objetivos temticos precisos, por un plazo determinado y son producto de la voluntad poltico institucional, por lo que no deben figurar en la estructura de la organizacin, con independencia de la denominacin formal que las normas le reconozcan.

En qu casos se justifica la creacin de rganos o unidades orgnicas?


La entidad debe ser muy cautelosa al determinar la necesidad de crear nuevas reas en su organizacin, ya que estas implican la contratacin de personal adicional y, por ende, la necesidad de ampliar sus mecanismos de control interno o expandir su administracin para darles el apoyo que requieran, entre otros. A continuacin se proponen algunos criterios generales que justificaran la creacin de rganos y/o unidades orgnicas en la entidad: P Si la labor de la entidad implica la ejecucin directa de actividades que requieren un nmero significativo de personas, la agrupacin de funciones o actividades para formar nuevas reas en la organizacin (rganos o

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unidades orgnicas) es necesaria cuando el accionar de la entidad se amplia ms all del tamao que pueda gerenciar con eficacia una sola persona. P Si la labor de la entidad no implica la ejecucin directa de actividades que requieren un nmero significativo de personas, la divisin deber hacerse en funcin a las tareas que se tiene previsto realizar y que si bien se interrelacionan tienen naturalezas tan distintas y requieren tal especializacin, que ameritan que estn a cargo de reas distintas. De manera ms especfica, los Lineamientos sealan que la creacin de unidades orgnicas slo se justifica, dependiendo del tipo de entidad, cuando: P Un rgano de lnea, de apoyo o de asesoramiento de la entidad cuenta con ms de 15 personas, en cuyo caso se evaluar la necesidad de crear una o ms unidades orgnicas adscritas a dicho rgano.
Ignorar estos criterios al crear rganos, puede conducir a generar problemas de control de persona, de administracin, entre otros

P La carga administrativa que conlleva la funcin que gener la creacin de uno de los rganos de la entidad justifica la creacin de una unidad orgnica. P Se establece, por la naturaleza de las funciones a desarrollar, la necesidad de independizar ciertos servicios o tareas.

En qu casos se justifica la creacin de rganos desconcentrados?


Una entidad podra requerir crear un rgano desconcentrado cuando la naturaleza de sus actividades requiere una presencia territorial que no puede ser asumida con efectividad por motivos de distancia. En ese supuesto, se podrn crear rganos subordinados a la entidad con facultades especficas para resolver sobre la materia y mbito territorial que se determine. La jurisdiccin de un rgano desconcentrado no requiere responder a la demarcacin poltico administrativa del territorio sino a otros criterios como la economa de escala de las operaciones, la demanda por servicios y, en algunos casos, la necesidad de presencia territorial de la entidad en razn de la naturaleza esencial de sus funciones para el ejercicio de los derechos ciudadanos.

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Paso 4.4

Elaborar la Matriz de funciones y reas del proyecto de ROF

Como resultado de los Pasos 1 a 4.3 y, en particular, del anlisis que se realice a la Matriz 5A, la entidad habr identificado y/o definido sus funciones generales y especficas, as como los rganos y unidades orgnicas que se harn cargo de las mismas. Esta informacin deber ser plasmada en el siguiente formato (Matriz 6) a fin de facilitar la redaccin del documento de ROF. Esta matriz incluir para cada funcin general lo siguiente: La entidad y conjunto de funciones especficas de los rganos que la conforman. La referencia al marco legal que las sustenta, sealndose el nmero de la norma sustantiva. De ser necesario, el (los) artculo(s) o disposicin(es) en cuestin. Matriz 6. Funciones y reas que sern incluidas en el Proyecto de ROF

FUNCIONES GENERALES
Sustento Legal

FUNCIONES ESPECFICAS

Sustento Legal Tipo de Unidad Funcin Artculo/ Funcin rgano rgano Artculo/ Funcin Orgnica Norma Norma (*) Disposicin Disposicin

(*) La Matriz se subdividir segn el tipo de rgano que se haga cargo de las funciones especficas que se desprenden de las funciones generales de la entidad, estos pueden ser rganos de Alta Direccin, Consultivos, de Control Institucional, de Asesoramiento, de Apoyo, de Lnea y Desconcentrados.

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Ejemplo: De la funcin general del Ministerio de Transporte y Comunicaciones vinculada con la conservacin del medio ambiente, se desprenden las siguientes funciones especficas: Establecer y mantener actualizado un Registro nico de las unidades de transporte terrestre de materiales y/o residuos peligrosos.

Paso 5 Disear el organigrama de la entidad


Este paso guiar a la entidad en la elaboracin de su organigrama organizacional de la siguiente manera: P Respondiendo a preguntas clave, P Sealando criterios de diseo de organigramas P Revisando ejemplos de estos segn la estructura organizacional que se adopte.

a)Qu es un organigrama?
Es la representacin grfica de la estructura orgnica de la entidad y refleja en forma esquemtica: La posicin de los rganos que la conforman, P Los niveles jerrquicos P Los canales formales de comunicacin P Las lneas de autoridad, as como sus respectivas relaciones.

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b)Cul es la importancia de un organigrama?


Un organigrama es de vital importancia para toda entidad, porque: P Constituye una fuente autorizada de informacin sobre cmo estn dispuestos los rganos y/o unidades orgnicas de una entidad. Tambin ilustra qu relaciones existen entre aquellos de acuerdo con el tipo de funcin o actividad que desempean. P Indica la relacin de jerarqua que guardan entre s las principales reas de una entidad, permitiendo detectar con precisin las fallas de control que pudieran existir. P Facilita al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la organizacin. P A travs de anlisis peridicos de los organigramas se puede detectar cundo, por ejemplo, el espacio de control de un rgano o unidad excede a su capacidad o nivel. P Permite identificar relaciones de dependencia confusa. Estas se dan cuando se crean rganos y/o unidades orgnicas sin estudiar previamente su ubicacin; como consecuencia, en el momento de representarlos grficamente se descubren dos (o ms) lneas de comunicacin.

Es importante que los organigramas de la entidad estn debidamente actualizados.

c) Cules son los requisitos fundamentales de un organigrama?


Para el buen entendimiento y funcionalidad de un organigrama, es necesario cumplir con los siguientes requisitos: Precisin.- Tanto los rganos, las unidades orgnicas y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerrquicos. Para no saturarlo de informacin, no debe comprender a los trabajadores. Vigencia.- Es importante que los organigramas reflejen la situacin presente y por ello sean constantemente actualizados, de all que sea aconsejable indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualizacin, as como el nombre de la unidad responsable de su elaboracin.

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Uniformidad.- Para facilitar la lectura de un organigrama es recomendable uniformizar el empleo de las lneas y figuras utilizadas.

d)Qu pasos se deben seguir antes de disear un organigrama?


Estos datos se encuentran en la Matriz 6.

Lo primero que se debe hacer para elaborar un organigrama es recopilar la informacin bsica que requiere su contenido. Dicha informacin debe responder a las siguientes preguntas: Cules son los rganos y unidades orgnicas que integran la entidad? Cul es el nivel jerrquico que estos ocupan en la estructura orgnica y qu relaciones de coordinacin existen? Dicha informacin no slo ha sido debidamente recopilada en los pasos previos que anteceden la elaboracin del organigrama (Pasos del 1 al 4), sino tambin clasificada y concentrada en matrices para su manejo gil y claro; por lo que su diseo debe ser muy sencillo, basndose en la Matriz 6. Funciones y reas que sern incluidas en el Proyecto de ROF.

e) Qu criterios de diseo se deben considerar?


Tanto las figuras utilizadas para representar las reas (rganos y unidades orgnicas) de una entidad, as como las lneas de conexin empleadas para indicar las relaciones existentes entre ellos, constituyen los elementos esenciales que componen el diseo de un organigrama. A continuacin, se sealan algunas de las principales reglas o criterios que existen al respecto: Forma de la Figura.- Si bien pueden utilizarse varios tipos de figuras para elaborar un organigrama (rectngulo, crculo, cuadro, elipse), se recomienda usar un solo tipo para simbolizar los diferentes tipos de rganos y unidades orgnicas que integran una entidad. Sin embargo, dada la facilidad de diseo de las figuras de trazo horizontal, se recomienda utilizarla la figura del rectngulo. Dimensin de la figura.- Aunque suele relacionarse el tamao de la figura con la importancia del rgano, no es necesaria la reduccin progresiva de sus

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dimensiones para establecer diferencias de nivel jerrquico, estas diferencias se establecen por la posicin de las unidades en el grfico.
Ejemplo de dimensin de las figuras Incorrecto Correcto

Ubicacin de las figuras.- Cuando se ubiquen las figuras al interior del organigrama, se debe considerar los tres niveles jerrquicos existentes en toda entidad:
NIVELES ORGANIZACIONALES NIVELES JERRQUICOS ALTA DIRECCIN RGANOS DE LINEA RGANOS DE ASESORAMIENTO Y ORGANOS DE APOYO Unidades orgnicas de rganos de asesoramiento y de apoyo.

1 NIVEL

2 NIVEL

3 NIVEL

Unidades orgnicas de rganos de lnea

A partir de ello se recomienda que el esquema del organigrama sea de la siguiente manera: En la parte Superior, a los rganos de la Alta Direccin y rganos Consultivos. En la parte Intermedia, a los rganos de Apoyo y Asesoramiento y sus respectivas unidades orgnicas (asesora legal, planeamiento, presupuesto, etc.) En la parte Inferior, a los rganos de lnea y sus unidades orgnicas.

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Tengamos presente
P El rgano de Control Institucional, de conformidad con lo establecido por las normas emitidas por la Contralora General de la Repblica, se ubica en el mayor nivel jerrquico de la entidad, por lo que debe graficarse en la parte superior del organigrama. P La Procuradura Pblica, en el caso de las entidades que cuenten con este rgano, tambin debe graficarse en la parte superior del organigrama, dada su dependencia funcional y normativa con el Consejo de Defensa Judicial.

Despacho Ministerial

rgano Control

Procuradura Pblica

Lneas de conexin.- Las lneas que unen las figuras representadas en el organigrama representan las diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgnica. A continuacin, se proporcionan criterios especficos con el objeto de uniformizar su presentacin. Relacin Principal de Autoridad (relacin lineal).- Es aquella que implica una relacin de subordinacin entre los rganos y unidades orgnicas que los conforman. A continuacin veremos ejemplos diversos con los criterios a tener en cuenta durante su realizacin. Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que en este caso se pone de relieve solo uno de los componentes de la relacin de autoridad, descuidndose el elemento ascendente o sea relacionado con la relacin de responsabilidad.

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Incorrecto

Correcto

El diseo debe disponerse de modo que todas las unidades orgnicas que dependen de un superior queden ligadas a l por una sola lnea.

Incorrecto

Correcto

Deben rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos injustificados.

Incorrecto

Correcto

No deben adelgazarse las lneas de autoridad a medida que se descienda a los sucesivos niveles ya que no es necesario proporcionar una visin cuantitativa de la autoridad por medio de dicho procedimiento. Es la posicin relativa de los rganos y unidades orgnicas lo que finalmente marca las lneas de autoridad.

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Incorrecto

Correcto

Otras recomendaciones: Para evitar el cruce de dos lneas, se recomienda ensayar diferentes colocaciones hasta encontrar la que permita suprimir los cruces, o por lo menos reducirlos al mnimo. La lnea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes. Cada uno de los tipos de nexos especiales representados deber aparecer explicado en la leyenda del organigrama. Relacin de Coordinacin.- La relacin de coordinacin es aquella que tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas unidades de la organizacin, que podr darse entre unidades del mismo o diferente nivel jerrquico. Este tipo de relaciones suele representarse por medio de lneas largas de trazo discontinuo, como se puede apreciar en el siguiente ejemplo.

(.) RELACIN DE COORDINACIN

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Relacin con los rganos Desconcentrados.- Es conveniente disponer los rganos desconcentrados en el ltimo nivel del organigrama. Entre esta ltima representacin y el grfico de la dependencia, deber trazarse una lnea de eje que permita establecer la distincin entre ambos, como se ve a continuacin:

O.D. .

SEPARACIN CON LOS ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS

Relacin con los Organismos Pblicos Descentralizados.- La relacin de este tipo de rganos, es una relacin de autoridad lineal o directa, ya que dependen del rgano de ms alta jerarqua de la entidad, su colocacin se plasma al final de los niveles jerrquicos, despus de anotar una lnea discontinua. Se caracterizan por contar con personalidad jurdica y patrimonio propio.

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O.P.D.

SEPARACIN CON LOS ORGANISMOS PBLICOS DESCENTRALIZADOS

Relacin con las Comisiones.- Las Comisiones sern representadas en la estructura organizacional slo y nicamente si cumple funciones de carcter permanente en la entidad. De acuerdo al tipo de comisiones, stas pueden clasificarse en: P Comisiones Consultivas. Debera aparecer despus del rgano del que depende, utilizando el rectngulo de trazo discontinuo. P Comisiones Interinstitucionales. Son aqullas integradas por los representantes de diversas entidades pblicas y que tienen por objeto coordinar acciones determinadas. Cuando se requiera incluirlas en el organigrama de la entidad que las engloba, deber colocarse en un recuadro general de trazo discontinuo que est ligado por una lnea de coordinacin, dispuesta perpendicularmente a la autoridad de la misma. Por ejemplo, si estamos ante el organigrama del titular de un ministerio, para los casos mencionados, debera verse as:

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COMISIONES
Despacho Ministerial Comisin Consultiva

Comisin Interinstitucional

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Para finalizar el tema del diseo de un organigrama, revisemos cules son sus ventajas y desventajas.

Ventajas del Organigrama Permite apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la entidad.

Desventajas del Organigrama La desventaja considerada ms desfavorable es que con frecuencia indican la organizacin como era antes y no como actualmente es, ya que muchas entidades olvidan actualizarlos, descuidando el dinamismo de la organizacin, lo cual hace que un organigrama sea obsoleto o incluso perjudicial .

Muestra quin depende de quin.

Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de la organizacin, sus puntos fuertes y dbiles. Sirve como historia de los cambios y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo en la entidad. Indica al personal, y en particular a los de nuevo ingreso, la forma en que deben integrarse a la organizacin.

Representa nicamente las relaciones formales entre los rganos que integran las entidades pblicas.

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Paso 6 Anlisis final de viabilidad del Proyecto de ROF


En este acpite se dar pautas para que la entidad verifique si la propuesta de ROF 2 ser o no viable. Para ello se debern responder las siguientes preguntas : P Todos los procedimientos administrativos contemplados en el TUPA estn considerados en las funciones previstas? Ser posible, bajo la nueva estructura, asignar e identificar a los responsables de resolver dichos procedimientos administrativos? P Es posible tercerizar algunas de las labores de los rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad? De ser posible, se har un anlisis comparativo de las ventajas y riesgos de hacerlo, se analizarn las previsiones que puedan ser tomadas para minimizar los ltimos y se compararn los costos de realizar dichas tareas con y sin tercerizacin de la labor. Si se optara por tercerizar, este anlisis deber ser incluido en el Informe Tcnico Sustentatorio. P La nueva organizacin representar un cambio sustantivo en el Cuadro de Asignacin de Personal? Si la respuesta es afirmativa, se deber elaborar un borrador de CAP que se incluir en el Informe Tcnico Sustentatorio. P Cunto cuesta la nueva organizacin? Elaborar un cuadro comparativo de los gastos de operacin de la estructura vigente y la propuesta. P Puede ser financiada y con qu recursos? Por excepcin, en caso que la nueva estructura orgnica represente un mayor gasto corriente para la entidad, deber incluirse la sustentacin del financiamiento de este, as como la proyeccin de gasto corriente con un horizonte de tres aos.
2 Se considera necesario el anlisis dada la falta de congruencia que suele existir entre las funciones previstas y la realidad de las capacidades de las entidades. Otros motivos, son la falta de personal para cubrir las responsabilidades y la necesidad de realizar una prueba de coherencia entre los instrumentos.

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Paso 7 Elaborar el documento de proyecto de ROF


Los pasos anteriores han permitido definir las funciones que competen a la entidad, as como identificar el modelo de organizacin que mejor se ajuste a sus funciones. En este paso se deber elaborar el documento del Proyecto de ROF, de acuerdo con lo que establecen los Lineamientos, y sobre la base de la informacin contenida en la Matriz 6. Contenidos del documento de ROF propuesto El ROF contendr ttulos, captulos y artculos teniendo en cuentas los siguientes rubros: En los Anexos 2C, 3C y 4C se presentan ejemplos de estructura y redaccin de ROF para Ministerios, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales que tienen por objeto guiar en el proceso a las entidades. Titulo Primero: De las Disposiciones Generales En este rubro se detallar la naturaleza jurdica, las relaciones de dependencia y funciones generales de la Entidad, de acuerdo con las precisiones siguientes: Naturaleza Jurdica, entendida como las caractersticas de la personera jurdica de la Entidad, conforme a las disposiciones legales de organizacin y funciones. Entidad de la que depende, de ser el caso y el tipo de dependencia que existe con ella, ya sea funcional, tcnica y/o administrativa. Jurisdiccin, estableciendo el mbito territorial sobre el que ejerce sus competencias la entidad. Funciones Generales, entendidas como el conjunto de acciones que debe realizar la entidad con el fin de alcanzar los objetivos y metas de su gestin misional y administrativa. Estas provienen por lo general de las normas sustantivas que debe administrar la entidad. Base legal, se refiere a las normas sustantivas que establecen las funciones de a entidad. Titulo Segundo: De la Estructura Orgnica En esta seccin se incluir una descripcin ordenada jerrquicamente de los rganos y unidades orgnicas de la entidad. Es necesario codificar la estructura

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orgnica de tal forma que sea posible visualizar fcilmente las cadenas de mando, tramos de control (niveles de jerarqua) y las relaciones de dependencia al interior de la organizacin. Esta descripcin de la estructura orgnica debe coincidir con su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo de los rganos y unidades orgnicas, como a su nivel jerrquico. Slo se detallar la estructura de la entidad, incluyendo el tercer nivel organizacional si lo hubiere, indicando los siguientes tipos de rganos: rganos de Alta Direccin rganos Consultivos

rgano de Control Institucional rganos de Asesoramiento rganos de Apoyo rganos de Lnea rganos Desconcentrados Asimismo, en este ttulo se desarrollarn captulos por cada uno de los tipos de rganos indicados, as como, subcaptulos de ser el caso, a fin de representar a las respectivas unidades orgnicas. En ese sentido, se describirn las funciones especficas para cada rgano y unidad orgnica as como la interrelacin y necesidad de coordinacin de los mismos con otras reas o entidades pblicas, de acuerdo al esquema contenido en los Anexos 2C, 3C y 4C.
Aclaremos algunos conceptos

Funcin y atribucin es lo mismo? No. En el lenguaje utilizado en el ROF se recomienda referirse nicamente a funciones. Es muy comn que se utilice en la redaccin de los ROF indistintamente la terminologa atribucin o funcin para referirse al conjunto de acciones que debe realizar un rgano o unidad orgnica para el cumplimiento de la misin de la entidad. Sin embargo, si nos referimos a la definicin de dichos trminos, encontramos que la funcin est referida a la estructura orgnica mientras que la atribucin a las personas, es decir a aquellos que ocupan cargos en la estructura orgnica, lo cual no es materia de un ROF.

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Funcin: Es el conjunto de acciones o tareas que le corresponde realizar a la entidad y a sus rganos y unidades orgnicas de manera particular, a fin de cumplir con la misin y objetivos de la entidad.

Atribucin: Facultad concedida expresamente a quien ejerce un cargo, para resolver o tomar decisin sobre cualquier acto administrativo dentro de su competencia y en el ejercicio de sus funciones.

NUEVOS CONCEPTOS
Las denominaciones de los diferentes rganos y unidades orgnicas creadas o reformuladas, debern expresar con claridad y en forma sinttica lo relevante de su contribucin al logro de la misin de la entidad. Asimismo, al final del listado de funciones especficas de un rgano o de una unidad orgnica deber agregarse la frase siguiente: Otras que le delegue la Alta Direccin o le sean asignadas por la legislacin sustantiva.

Tengamos presente

R Es incorrecto sealar en el ROF, por ejemplo, son funciones del Director General, ya que no se debe hacer mencin en este (a la persona) a los cargos adscritos a cada rea, sino nicamente a los rganos y/o unidades orgnicas de la entidad. R Sin embargo, existe una excepcin en el caso de los niveles de la Alta Direccin en los que se podra asimilar un cargo al funcionamiento mismo de determinado rgano, por ejemplo: - En el caso de los Ministerios, la Alta Direccin estar conformada entre otros por un Ministro y un Viceministro, siendo estos ltimos asimilados a rganos de la entidad. - En el caso de los Gobiernos Regionales y los Gobiernos Locales, las normas asignan funciones especficas al Presidente Regional y al Alcalde respectivamente.

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Titulo Tercero: De las relaciones interinstitucionales Se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con otras entidades de la Administracin Pblica cuyos objetivos sean concurrentes o complementarios a los fines que persigue la Entidad. Anexo Contendr el Organigrama de la entidad correctamente diseado.

Recomendaciones Generales R Una vez que se cuente con el proyecto de ROF, se sugiere someterlo a una revisin final, al interior de la organizacin (responsables de los rganos y unidades orgnicas), a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la necesaria, est completa y corresponda a la realidad. De paso, se procede a comprobar que no tenga contradicciones y/o deficiencias. R Es conveniente que el ROF sea elaborado con la participacin de las reas que tienen responsabilidad de realizar las funciones. R Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de los rganos de mando, se recomienda que estos no tengan ms de seis unidades orgnicas subordinadas. R La utilidad del ROF radica en la veracidad de la informacin que contiene, por lo que es necesario mantenerlo actualizado a travs de revisiones peridicas.

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Recuerda:
Para elaborar un ROF debemos seguir los siguientes pasos: 1. El paso 1, nos indica empezar identificando las funciones y la estructura orgnica segn el marco legal. La entidad debe revisar las normas legales (Sustantivas, Sobre Sistemas Administrativos y normas de Aplicacin General) que determinan su existencia. Cada entidad deber identificar el marco legal y las funciones y criterios de organizacin que se desprenden del mismo, aplicable a su accionar, y que debern verse reflejados en su ROF. Cada entidad deber hacer un cuadro de normas relacionados con las competencias ambientales y sanitarias que le competen. Identificada la normatividad se proceder a elaborar una matriz que sealar funciones generales, funciones especficas y reas de la entidad segn lo sealado en las norma.

2. El paso 2, consiste en identificar las funciones y la estructura orgnica segn la estrategia institucional. Es conveniente que se incluya un anlisis institucional de los documentos de planeamiento elaborados por la entidad (antes de definir la estructura de la organizacin y sus funciones), as las responsabilidades otorgadas a los rganos y unidades orgnicas no interferirn en el desarrollo de los objetivos y estrategias. Luego se deber elaborar una matriz identificando: las funciones, determinar un rea responsable de la estrategia institucional, verificar que la misin, visin y objetivos institucionales estn acordes con las competencias y funciones que la ley seala para la entidad.

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3. El paso 3, es para identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgnica. Existen 2 fuentes de informacin para identificar las acciones que viene realizando la entidad y ver si el ROF ha sufrido modificacin alguna: el ROF vigente y el personal de la entidad. El ROF vigente. La modificacin del ROF resulta de la necesidad que tiene la entidad de reestructurarse a fin de cumplir con sus nuevas funciones que le hayan sido asignadas. En muchos casos no ser necesario modificarlo completamente por lo que es importante analizar el ROF vigente. Personal de la entidad. Debe aplicarse un cuestionario a los responsables de los rganos y unidades orgnicas de la entidad, y de ser necesario, al personal identificado como clave en la organizacin, as los responsables de elaborar el proyecto de ROF podrn sustentar las modificaciones.

4. El paso 4, consiste en definir las funciones y la estructura orgnica de la entidad. Primero, sobre la base del anlisis normativo, de la estrategia institucional, del ROF vigente y los resultados del cuestionario, se elaborar una matriz comparativa de todas las funciones, lo cual ser el insumo bsico que tendr la entidad para plantear su nuevo ROF. Segundo, se definen las funciones generales y especficas de la organizacin, la matriz 5A ayuda a consolidar todas las funciones. Para describir y redactar las funciones, cuidar que cada funcin no exceda un prrafo de 3 lneas, evitar el uso de adjetivos calificativos, iniciar la descripcin de cada funcin con un verbo en infinitivo, usar una redaccin sencilla, etc. Si la entidad considera conveniente crear nuevas reas en su organizacin, debe ser muy prudente, pues implicara la contratacin de personal adicional y por lo tanto, la necesidad de ampliar sus mecanismos de control interno.

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5. El paso 5, indica disear el organigrama de la entidad. El organigrama refleja la posicin de los rganos que lo conforman, niveles jerrquicos, y facilita al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la organizacin. Son requisitos fundamentales de un organigrama: precisin, vigencia y uniformidad. El organigrama refleja la posicin de los rganos que lo conforman y los niveles jerrquicos, y facilita al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la organizacin. Para disear un organigrama es necesario recopilar informacin bsica sobre los rganos y unidades orgnicas, niveles jerrquicos y las relaciones de coordinacin existentes. Las figuras y lneas de conexin empleadas para disear un organigrama, deben seguir criterios especficos, con el objeto de uniformizar su representacin. Un organigrama permite: apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo de la entidad y muestra quien depende de quien. La desventaja de un organigrama es que con frecuencia olvidan actualizarlo.

6. El paso 6, consiste en analizar la viabilidad del Proyecto de ROF. La entidad debe verificar que la propuesta de ROF es posible de implementar.

7. El paso 7, en este paso se deber elaborar el documento de Proyecto de ROF. El Proyecto de ROF deber contener ttulos, captulos y artculos. * Ttulo Primero. De las disposiciones generales (detallar la

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naturaleza jurdica, las relaciones de dependencia y funciones generales de la entidad) * Ttulo Segundo. De la estructura orgnica (descripcin ordenada jerrquicamente de los rganos y unidades de la entidad, descripcin que debe coincidir con el organigrama). * Titulo Tercero. De las Relaciones Interinstitucionales (facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con otras entidades pblicas). 8. Se recomienda: Despus de contar con el Proyecto de ROF, hacer una revisin final al interior de la entidad para verificar que la informacin sea la necesaria, est completa, corresponda a la realidad y comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias. El ROF debe elaborarse con la participacin de las reas que tienen responsabilidad de realizar las funciones. Es necesario someter el ROF a revisiones peridicas para mantenerlo actualizado.

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Observemos dnde nos encontramos.

CAPTULO 1

Qu es un Reglamento de Organizacin y Funciones?

MANUAL PARA ELABORAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES ROF

CAPTULO 2

Cmo elaborar un Reglamento de Organizacin y Funciones?

CAPTULO 3

Cmo se aprueba un Reglamento de Organizacin y Funciones?

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Manual para elaborar el ROF

En este tercer y ltimo captulo del Manual desarrollaremos los pasos finales que la entidad pblica deber seguir para aprobar el proyecto de ROF, los mismos que consideran los requerimientos establecidos en el Decreto Supremo N 043-2006-PCM en materia de la sustentacin tcnica de la propuesta de ROF y del proceso de aprobacin de la misma por las instancias competentes.

Paso1. Elaboracin del Informe Tcnico Sustentatorio


El Proyecto de ROF, para su aprobacin, deber ser acompaado de un Informe tcnico que sustente la consistencia y viabilidad de la nueva organizacin propuesta. La informacin bsica para elaborar dicho informe se obtendr al aplicar los pasos contenidos en el Captulo II. El Informe Tcnico Sustentatorio consta de tres secciones principales de acuerdo al siguiente esquema:

Justificacin

Anlisis de la consistencia

Efectos presupuestales

Seccin 1
Justificacin Tiene como objeto sustentar la necesidad de la existencia de la nueva estructura y de la creacin de los nuevos rganos cuando corresponda, as como justificar la normativa que sustenta la modificacin del ROF vigente. Para ello ser necesario elaborar e incluir la siguiente informacin, la misma que resulta de la aplicacin de los pasos del presente Manual:

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CAPITULO III

Cmo se aprueba un Reglamento de Organizacin y Funciones?

Anlisis funcional que incluye: - La identificacin de las nuevas funciones establecidas en el ROF propuesto as como de aquellas que han sido suprimidas o modificadas en relacin con el ROF vigente y sustento legal de cada una de estas funciones. Las entidades del Gobierno Nacional debern presentar esta informacin en el formato correspondiente de la Ficha Tcnica publicada en el portal electrnico de la Presidencia del Consejo de Ministros. - El sustento tcnico de la inclusin, modificacin o supresin de cada una de estas funciones, segn corresponda. Anlisis Estructural que incluye: - Las razones que sustentan la creacin de cada uno de los nuevos rganos y unidades orgnicas, cuando corresponda. Para estos efectos, debe desarrollarse una explicacin detallada de por qu las nuevas funciones no pueden ser asumidas por los rganos existentes - El organigrama vigente - El organigrama propuesto. Paso 1. Identificar funciones y estructura orgnica segn el marco legal Paso 2. Identificar funciones y estructura orgnica segn la estrategia institucional Paso 3. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgnica Paso 5. Disear el Organigrama de la entidad Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin Matriz 6. Funciones y reas que sern incluidas en el Proyecto de ROF Reglamento de Organizacin y Funciones vigente

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Anlisis de la no duplicidad de funciones con nfasis en las funciones generales de la Entidad y en las de sus rganos de lnea, en relacin con otras entidades del sector pblico que realizan funciones o actividades similares o que persiguen fines iguales o semejantes. Paso 1. Identificar funciones y estructura orgnica segn el marco legal Paso 3.2. Aplicar Cuestionario en la entidad En caso que la nueva estructura represente cambios sustantivos en el Cuadro de Asignacin de Personal, se incluir el borrador del nuevo CAP. Paso 6. Anlisis de la viabilidad del proyecto de ROF De ser necesario, se incluir un acpite explicando la simplificacin y optimizacin de procesos, con detalle y justificacin de cada uno y su especializacin. Cuando se haya previsto la tercerizacin de determinadas labores de los rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir la identificacin de los rganos responsables de la supervisin de las actividades tercerizadas. Paso 6. Anlisis de la viabilidad del proyecto de ROF

Seccin 2
Anlisis de la consistencia En esta seccin del informe se debe sustentar la coherencia entre la estructura orgnica propuesta y los objetivos institucionales contemplados en documentos de planeamiento de carcter multianual y otros instrumentos que expresen las polticas sectoriales, regionales o locales. Paso 2. Identificar funciones y estructura orgnica segn la estrategia institucional

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Seccin 3
Efectos presupuestales Esta seccin del informe deber sustentar la coherencia entre la estructura orgnica propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad con un horizonte de tres aos. Para ello se incluir la siguiente informacin: Cuadro comparativo de los gastos de operacin de la estructura vigente y la propuesta. Cuando se haya previsto la tercerizacin de determinadas labores de los rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir el anlisis costo beneficio que sustenta esa decisin. Por excepcin, en caso que la nueva estructura orgnica represente un mayor gasto corriente para la entidad, deber incluirse la sustentacin del financiamiento de ste, as como la proyeccin de gasto corriente con un horizonte de tres aos. Paso 6. Anlisis de la viabilidad del proyecto de ROF

Paso 2

Aprobacin del ROF

De acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos, existe un proceso bsico para la aprobacin del ROF que tiene particularidades en funcin de los grados de autonoma que la legislacin reconoce para las entidades. Para describirlo se ha elaborado el flujo del proceso correspondiente a los tres grandes grupos de entidades que requieren contar con un ROF. En esencia el proceso de aprobacin, a su vez, tiene los siguientes pasos, una vez culminada su elaboracin y la del Informe Tcnico Sustentatorio: Visacin de la propuesta de ROF y del Informe Tcnico Sustentatorio por el rgano que los elabor (o cuya unidad orgnica fue responsable de hacerlo). Visacin de la Oficina de Asesora Jurdica o la que haga sus veces para verificar que se cumplen los dispositivos legales correspondientes (Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado y por los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF).

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Remisin del proyecto de ROF al rgano o entidad que revisar que este se ajuste a los Lineamientos previstos en el Decreto Supremo N 043-2006PCM acompaado del Informe Tcnico Sustentatorio, la que podr solicitar mayor informacin o emitir un Informe Previo. Si el Informe Previo es favorable se proceder a su aprobacin y promulgacin mediante el dispositivo legal que corresponda segn el tipo de entidad.

Particularidades del proceso de aprobacin segn tipo de entidad


Para la aprobacin de los ROF de los Ministerios y Organismos Pblicos Descentralizados Nacionales se ha considerados adems que: Corresponde a la Secretara General del Ministerio del Sector revisar que no exista duplicidad de funciones entre las entidades del sector. Una vez hecho esto, se remitir el proyecto de ROF, el Informe Tcnico Sustentatorio y el proyecto de dispositivo (Decreto Supremo) correspondiente a la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros. La Secretara de Gestin Pblica verificar que el proyecto de ROF propuesto as como los informes tcnicos remitidos, se ajustan con lo dispuesto por los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF y por la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado. Para ello la SGP emitir un Informe Previo favorable o solicitar las modificaciones correspondientes a la entidad. Si el Informe Previo es favorable, se proceder a tramitar la aprobacin del correspondiente Decreto Supremo.

Observa la ruta que deben seguir los Ministerios y Organismos Pblicos Descentralizados a nivel nacional para aprobar sus ROF

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Proceso de Aprobacin de ROF para Ministerios y Organismos Pblicos Descentralizados Nacionales


Visacin del rgano que lo elabor Revisin por Secretara General

Proyecto de ROF

Visacin de Asesora Jurdica

Enva a SGP - PCM

Ministerios

Informe Tcnico Sustentatorio Solicita ms informacin o propone modificaciones


Aprobacin SGP PCM

Elaoacin de Proyecto de ROF Decreto Supremo aprobado el ROF

Informe Favorable

Proyecto de ROF

Visacin del rgano que lo elabor

Visacin de Asesora Jurdica

Aprobacin del Titular de OPD

Revisin por Sec. Gen. del Ministerio del Sector Solicita ms informacin o propone modificaciones

Enva a SGP - PCM

Informe Tcnico Sustentatorio

OPD Nacional

Elaoacin de Proyecto de ROF por OPD Decreto Supremo aprobado el ROF

Informe Favorable

Aprobacin SGP PCM

Solicita ms informacin o propone modificaciones

Para la aprobacin de los ROF de los Gobiernos Regionales y Locales, as como de los Organismos Pblicos Descentralizados Locales se ha considerados adems que: Corresponde a la Gerencia Regional o Municipal, segn corresponda, revisar que no exista duplicidad de funciones entre las entidades y rganos a su cargo y que los documentos propuestos se ajustan con lo dispuesto por los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF y por la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado. La Gerencia Regional o Municipal segn corresponda emitir un Informe Previo favorable o solicitar las modificaciones correspondientes al rgano que elabor la propuesta o al titular del Organismo Pblico Descentralizado Local. Si el Informe Previo es favorable, se remitir el proyecto de ROF, el Informe Tcnico Sustentatorio y el proyecto de dispositivo (Ordenanza Regional o Municipal) correspondiente a la Presidencia Regional o al Despacho del Alcalde para su consideracin y remisin al Consejo Regional o Concejo Municipal, a fin de someterlo a su aprobacin.

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A continuacin, un cuadro con la ruta que deben seguir los gobiernos regionales y locales para aprobar sus ROF

Proceso de Aprobacin de ROF para los Niveles Regional y Local


Proyecto de ROF Visacin del rgano que lo elabor Visacin de Asesora Jurdica o la que haga las veces

Informe Tcnico Sustentatorio

Revisin por Gerencia Regional o Local

Aprobacin

GR y GL

Elaboracin de Proyecto de ROF por la OPP o el que haga las veces

Solicita ms informacin o propone modificaciones

Ordenanza Regional u Ordenanza Municipal

Enva al Consejo Regional o Concejo Municipal

Enva a Presidencia Regional o Despacho del Alcalde

Informe Favorable

Proyecto de ROF Visacin del rgano del OPD que lo elabor Visacin de Asesora Jurdica o la que haga las veces en el OPD Revisin por Gerencia Regional o Local

Solicita ms informacin o propone modificaciones

Informe Tcnico Sustentatorio

OPD Local

Aprobacin

Elaboracin de Proyecto de ROF por el OPD Ordenanza Regional u Ordenanza Municipal

Aprobacin del Titular de OPD Informe Favorable

Enva al Consejo Regional o Concejo Municipal

Enva a Presidencia Regional o Despacho del Alcalde

Para la aprobacin de los ROF de los Organismos Constitucionalmente Autnomos se ha considerado adems que una vez visados los documentos de acuerdo con el procedimiento general corresponder al Titular de la Entidad su aprobacin, mediante la Resolucin que corresponde a lo establecido en su respectiva Ley Orgnica.

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Proceso de Aprobacin de ROF para Organismos Constitucionalmente Autnomos

Organismos Constitucionalmente Autnomos

Proyecto de ROF Visacin del rgano que lo elabor

Informe Tcnico Sustentatorio

Visacin de Asesora Jurdica o el que haga lsa veces

Aprobacin del Titular

Resolucin que aprueba (segn ley)

Elaoacin de Proyecto de ROF

Solicita ms informacin o propone modificaciones

Paso 3

Difusin del ROF

Una vez aprobado el ROF, es de suma importancia que ste se difunda entre todo el personal de la entidad para que conozcan la nueva estructura organizacional que se les aplicar. Asimismo, la versin electrnica del documento deber ser puesta a disposicin del pblico en general a travs de la pgina Internet de la entidad para su libre acceso a la informacin organizacional de la entidad.

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Manual para elaborar el ROF

Recuerda:
Para aprobar un ROF debemos seguir los siguientes pasos: 1. Paso 1. Elaboracin del Informe Tcnico Sustentario. El proyecto de ROF para su aprobacin deber ser acompaado de un Informe Tcnico Sustentario el cual consta de tres secciones: Seccin 1. Justificacin (para sustentar la existencia de la nueva estructura y de la creacin de los nuevos rganos, as como la justificacin normativa que respalda la modificacin del ROF). Seccin 2. Anlisis de la consistencia (se sustenta la coherencia entre la estructura orgnica propuesta y las necesidades contempladas en documentos de planeamiento). Seccin 3. Efectos Presupuestales (debe sustentar la coherencia orgnica propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad con un horizonte de 3 aos). 2. Paso 2. Aprobacin del ROF Las entidades, a su vez, deben seguir los siguientes pasos: Visacin de la propuesta de ROF y del Informe Tcnico Sustentario por el rgano que lo elabor. Visacin de la Oficina de Asesora Jurdica, que verificar si cumple con los dispositivos legales vigentes. Remisin del proyecto de ROF al rgano que revisar que se ajuste a los lineamientos previstos en el DS No 046-2006-PCM. Si el informe es favorable se proceder a su aprobacin y promulgacin. 3. Paso 3. Difusin del ROF Aprobado el ROF, este debe difundirse en todo el personal de la entidad para que conozcan la nueva estructura organizacional. La versin electrnica debe ser puesta a disposicin del pblico en la pgina web de la entidad.

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Anexo1
Cuestionario para la Identificacin de la Organizacin Actual
El objetivo del presente cuestionario es identificar realmente cules son las distintas funciones de la entidad y cmo se desarrollan stas a travs de la labor del personal que la conforma. Para ello, es necesario contar con una descripcin de las funciones que realizan los rganos y unidades orgnicas actualmente existentes (no slo en el ROF sino en la prctica), la manera en que se organizan para cumplir con ellas, as como los procesos que intervienen para el cumplimiento de estas responsabilidades. El personal deber llenar el cuestionario considerando las funciones y actividades que realmente realiza para cumplir con las tareas que le han sido asignadas, aunque ello no corresponda a lo sealado en el ROF, a la descripcin de puestos considerada en el MOF o a los Trminos de Referencia de sus contratos. Este cuestionario busca identificar tanto la estructura organizacional y las funciones formales como las informales, a fin de evaluar su pertinencia y de ser el caso, recoger toda la informacin en el nuevo ROF. DESCRIPCIN DE FUNCIONES, ACTIVIDADES Y PROCESOS

I. Aspectos Generales
A. Identificacin en la organizacin Ttulo del puesto: ___________________________________________________________ Nombre del Ocupante: ______________________________________________________ Ttulo del Puesto del Jefe Inmediato: __________________________________________ rgano y/o unidad orgnica a la que est asignado: _____________________________

Puesto: Nombre de su posicin (de la misma forma en que est descrito en el Cuadro de Asignacin de Personal, en el caso del personal nombrado o designado, o en los Trminos de Referencia, en el caso de los consultores).

rgano o unidad orgnica rea dentro de la entidad a la que usted est asignado.

NUEVOS CONCEPTOS

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ANEXOS

B. Ubicacin en la estructura orgnica El cuadro puede ser modificado a fin de reflejar claramente su ubicacin en la estructura organizacional de la entidad, aunque esta no corresponda en la prctica a lo sealado en el ROF vigente. Asimismo, deber sealarse las unidades orgnicas o puestos a su cargo, de ser el caso.

USTED

Nmero de rganos, unidades orgnicas y/o personas (puestos) a su cargo segn corresponda. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

II. Objetivos
A. Objetivo Principal / Propsito del rgano o unidad orgnica a su cargo: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ______________________________________________________ B. Objetivos principales de las unidades orgnicas a su cargo, o de ser el caso de los puestos que ocupan las personas a su cargo: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ______________________________________________________ C. Sealar con cul(es) de las funciones generales de la entidad o funciones especficas del rgano del que depende, estima usted que se vinculan las funciones que cumple el rgano o unidad orgnica a su cargo segn corresponda. _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ ______________________________________________________

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III. Funciones Especficas Asignadas


A. Principales Responsabilidades del rea a su cargo

Agrupe las actividades (o tareas) de la o las dependencias a su cargo por temas de responsabilidad, y elabore una lista por orden de importancia (de mayor a menor). Para cada tema de responsabilidad resalte las tareas especficas que sean requeridas para realizar la actividad. (Nota: No incluir aquellas tareas que requieran menos del 5% de su tiempo, a menos que considere que sean extremadamente importantes para tener un entendimiento integral de su actividad). Esta informacin puede diferir a lo sealado en el ROF.

NUEVOS CONCEPTOS

Funcin Especfica Conjunto de acciones (actividades o tareas) afines cuyo ejercicio est reservado a un determinado nivel jerrquico rgano o unidad orgnicaresponsable del logro de los objetivos y metas de la entidad.

Actividad Conjunto de acciones que forman parte de las responsabilidades a cargo de un rgano o unidad orgnica, as como de los puestos que stos engloban, en el marco de sus funciones especficas.

Tarea Serie coordinada de elementos de trabajo e instrucciones que sirven para obtener un resultado identificable y definible.

Funciones especficas y actividades bajo su responsabilidad


1. 1.a. 1.b. 1.c 2. 2.a. 2.b. 2.c. 3. 3.a 3.b. 3.c 4.

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B.Principales responsabilidades de las unidades orgnicas o del personal a su cargo


Si la persona que llena el cuestionario tiene a su cargo uno de los rganos de la entidad, en el siguiente cuadro deber completar la informacin relacionada a las funciones que cumplen las unidades orgnicas a su cargo, en el caso de existir alguna. Si quin llena el cuestionario es el responsable de una de las unidades orgnicas, en ese caso, deber sealar las funciones que cumple el personal a su cargo. Esta informacin puede diferir a los sealado en el ROF.

Funciones especficas y actividades de las unidades orgnicas o del personal bajo su responsabilidad

1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5.

C.Cules son los procesos que se realizan en su rea? Cul es su grado de participacin en dichos procesos?
Describir los procesos e indicar cmo o en qu punto del proceso, las tareas que el rgano o unidad orgnica a su cargo realiza, contribuyen para el adecuado desarrollo del mismo: participacin. Sealar los puntos del proceso donde se toman las decisiones, quin es el responsable de tomarlas, con quin se coordina y a quin se le rinde cuentas respecto al desarrollo del proceso.

Proceso
Actividad o conjunto de actividades relacionadas entre s, que se desarrollan en una serie de etapas secuenciales, y que transforman insumos agregando valor, a fin de entregar un resultado especfico, bien o servicio a un destinatario, cliente externo o interno, optimizando los recursos de la organizacin de la entidad.

NUEVOS CONCEPTOS
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Descripcin del Proceso 1: ____________________________________________________ Participacin: _________________________________________________________________ reas involucradas: __________________________________________________________ Toma de decisiones: ___________________________________________________________ Responsable: _________________________________________________________________ Coordinacin de las actividades: _______________________________________________ Nivel de control: _____________________________________________________________ Descripcin del Proceso 2: ___________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ D. Existen funciones, actividades o tareas que deberan ser realizadas pero que no son llevadas a cabo en el rgano o unidad orgnica a su cargo? S NO

Si la respuesta es s, sealar cules son esas funciones, tareas o actividades, as como la razn por la cual no se estn cumpliendo: 1. Funcin o Actividad: __________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar): _____________________________________ b) Por falta de presupuesto (explicar): _________________________________ c) Por no definicin de responsabilidades (explicar): _____________________ d) Por estrategia institucional (explicar): _______________________________ e) Otros (explicar): _______________________________________________ f) Sealar a qu rea le correspondera cumplir con la funcin:_____________ 2. Funcin o Actividad: __________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar): _____________________________________ b) Por falta de presupuesto (explicar): _________________________________ c) Por no definicin de responsabilidades (explicar): ______________________ d) Por estrategia institucional (explicar): _______________________________ e) Otros (explicar): _______________________________________________ f) Sealar a qu rea le correspondera cumplir con la funcin: ____________

3. Funcin o Actividad: __________________________________________ a) Por falta de tiempo (explicar): _____________________________________ b) Por falta de presupuesto (explicar): _________________________________ c) Por no definicin de responsabilidades (explicar): ______________________ d) Por estrategia institucional (explicar): _______________________________ e) Otros (explicar): _______________________________________________ f) Sealar a qu rea le correspondera cumplir con la funcin: _______________

4. Funcin o Actividad: ______________________________________

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E.

Existen funciones que viene realizando la entidad y que se duplican con otras entidades pblicas? Si la respuesta es afirmativa sealar de qu funcin se trata y cual es la entidad que la viene cumpliendo.

Funcin: _____________________________________________________________________ Entidad: ___________________________________________________________________ Funcin: _____________________________________________________________________ Entidad: _____________________________________________________________________ Funcin: _____________________________________________________________________ Entidad: _____________________________________________________________________

V.

Comentarios Adicionales:

Incluya cualquier otro aspecto de su trabajo que considere importante para tener un entendimiento completo del mismo, y que no ha sido cubierto en este cuestionario.

_____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________

Firma

Fecha

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Anexo2A
Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin General para los Ministerios
NORMAS SUSTANTIVAS
Norma
La Constitucin Poltica Nos dice -

Funciones
Que por ley se determina las funciones de los Ministerios. - Que los Ministros son responsables por sus propios actos y por los actos presidenciales que refrenda. Cules son las responsabilidades y funciones especficas del Ministro y del Vice-Ministro.

Efecto en la Estructura orgnica

- Que la Alta Direccin est conformada por el Ministro, el Vice-Ministro y puede contar con Asesores especializados. En los Ministerios que tengan a su cargo ms de un sector, puede haber un Vice-Ministro para cada uno de ellos, debiendo el Ministro delegar en uno o varios de ellos la supervisin de los rganos de asesora y apoyo. - Que cada Ministerio puede contar con una Comisin Consultiva, cuya organizacin y funciones es determinada por ley. - Que en cada Ministerio puede haber Comisiones, Juntas y otros rganos integrados por representantes de diversos sectores o instituciones encargados de asesorar, supervigilar, orientar, coordinar o en general, realizar las polticas o acciones correspondientes a algn rea del Sector. - Que el rgano de Control Institucional (denominado por la Ley el Poder Ejecutivo Oficina de Inspectora Interna) es el encargado de programar y ejecutar las actividades de Control de conformidad con las normas del Sistema Nacional de Control. - Que la Oficina de Planificacin y Presupuesto, se encarga de formular bajo la direccin del Ministro la poltica del sector o sectores y coordinar la formulacin del presupuesto del Ministerio y de los organismos pblicos descentralizados del nivel nacional. - Que las funciones de asesora y apoyo estn a cargo de Oficinas. Cada Ministerio determina las que le corresponde de acuerdo a sus funciones y necesidades no pudiendo prescindir de una oficina de Asesora Jurdica, de Administracin y de Comunicaciones. - Que las Direcciones Generales son los rganos tcnico - normativos o de lnea que formulan y proponen las normas y acciones de poltica de alcance nacional sobre la materia de su competencia y supervisan su cumplimiento, entre otras funciones a su cargo.

La Ley del Poder Ejecutivo Nos dice

Cules son las funciones generales del conjunto de Ministerios: Formular en coordinacin con los Gobiernos Regionales, las polticas sectoriales de su competencia. Dictar las normas sectoriales de alcance nacional en los asuntos de su competencia Supervisar y evaluar la ejecucin de las polticas sectoriales Supervisar y controlar a las instituciones pblicas descentralizadas de su sector. Las funciones generales a cargo de cada uno de los Ministerios.

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Norma

Funciones
En el caso de los Ministerios descentralizables: - Cules son las funciones vinculadas con el proceso de descentralizacin en cuanto a las competencias exclusivas del Gobierno Nacional y a la transferencia de funciones a los Gobiernos Regionales y Locales. - Que las Direcciones Regionales Sectoriales son responsables de la implementacin y ejecucin de las polticas nacionales sectoriales y regionales sectoriales en el mbito regional. - La ley de creacin de cada Ministerio que recoge y precisa el mbito de competencia de cada Ministerio - Leyes y reglamentos sectoriales que atribuyen diversas funciones. - Cada Ministerio debe revisar todos los Convenios Internacionales que le atribuyen funciones e incorporarlas en su matriz. En el caso de Ministerios con competencias ambientales: - Cules son las competencias vinculadas con el Sistema Nacional de Gestin Ambiental Sectorial, el Sistema Nacional de Informacin Ambiental, Sistema Nacional de Evaluacin de Impacto Ambiental, entre otros instrumentos de gestin ambiental.

Efecto en la Estructura orgnica


- Que las Direcciones Regionales Sectoriales estn bajo la direccin del Sector y de la Gerencia Regional correspondiente ante quienes dan cuenta de su gestin.

Las normas sobre descentralizacin (LOM, LOGR, Ley Bases de la Descentralizacin) Nos dicen

- En el caso de la ley de creacin de cada Ministerio, dicha norma determina su estructura.

Las Regulaciones Sectoriales (*) Nos dicen

Convenios Internacionales Nos dicen

- Cada Ministerio debe revisar todos los Convenios Internacionales que se le aplican e identificar aquellos que puedan afectar su estructura orgnica.

- Que en el caso de Ministerios con competencias ambientales deben contar con una unidad ambiental o la que haga sus veces.

Las normas ambientales Nos dicen

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NORMAS DE APLICACIN GENERAL


Norma
Normas sobre cooperacin internacional Nos dicen Normas sobre Defensa Nacional y Defensa Civil Nos dice Normas sobre Acceso a la Informacin Pblica Nos dicen

Funciones
- Las funciones vinculadas con la cooperacin tcnica internacional

Efecto en la Estructura orgnica


- Que debe existir una dependencia competente para el manejo de la cooperacin tcnica internacional

- Las funciones vinculadas con el Sistema de Seguridad y Defensa Nacional.

- Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional que dependen de la ms alta autoridad de su institucin o la que haga sus veces

- Las funciones vinculadas con el acceso a la informacin Pblica,

- Que debe haber una oficina responsable de garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica de la entidad

REGULACIONES SECTORIALES Cada Ministerio, as como sus OPD debern identificar en su matriz cada una de las normas sectoriales que les atribuyen funciones, indicando las funciones identificadas. Por ejemplo, entre las regulaciones sectoriales que no podra dejar de revisar el Ministerio de Agricultura se encuentran:

La Ley Orgnica para el Aprovechamiento Sostenible de los Recursos Naturales Ley de reas Naturales Protegidas Ley sobre Conservacin y Aprovechamiento Sostenible de la Diversidad Biolgica Ley Forestal y de Fauna Silvestre Ley de Promocin del Manejo Integrado para el Control de Plagas Ley Marco de Sanidad Agraria Ley de Promocin de la Inversin en la Amazona Ley de Prevencin de Riesgos Derivados del Uso de la Biotecnologa

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Anexo2B
Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel nacional

DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO NACIONAL Acuerdo Nacional Documento resultado de un proceso de concertacin para la gobernabilidad democrtica, suscrito el 22 de julio del 2002 por los principales partidos polticos, las organizaciones religiosas, las Qu es? organizaciones ms representativas de la sociedad civil y el Gobierno, en torno a polticas de largo plazo tendientes a lograr el desarrollo sostenible del pas a travs de metas e indicadores de cumplimiento. Contiene 31 polticas de Estado dirigidas a alcanzar cuatro objetivos principales: 1) Democracia y Estado de derecho; 2) Equidad y justicia Qu contiene? social; 3) Competitividad del pas; y, 4) Estado eficiente, transparente y descentralizado. Quin lo debe Ministerios - OPD OCA revisar? - D.S. 105 -2003-PCM, Precisa que el Presidente de la Repblica preside el Acuerdo Nacional e institucionaliza el Foro del Acuerdo Base Legal Nacional. Polticas Sectoriales/ Planes y Estrategias Nacionales Sectoriales Polticas Sectoriales: Documentos que contienen declaraciones que cada Ministerio efecta respecto de alguna materia o rea de relevancia en su sector, cuyos efectos son de alcance nacional. Pueden estar contenidas en un dispositivo legal o en algn Plan sectorial. Planes y Estrategias Sectoriales: Documentos que formulan cada Ministerio sobre una problemtica particular materia de su competencia de alcance nacional que por su relevancia requiere ser enfrentada de una manera planificada y mediante la identificacin de objetivos concretos. Por citar algunos ejemplos: - Ministerio de Salud: Las 11 estrategias que integra intervenciones y acciones priorizadas dirigidas a la reduccin de la morbi-mortalidad materna e infantil y a la reduccin de las deficiencias nutricionales - Ministerio de Agricultura: Plan Nacional de Desarrollo Forestal Lineamientos y objetivos generales a alcanzarse Ministerios OPD

Qu son?

Qu contienen? Quin lo debe revisar? Base Legal

- Decreto Legislativo 560, Ley del Poder Ejecutivo - Ley de creacin de cada Ministerio Plan Estratgico Sectorial Multianual (PESEM) Documento elaborado por cada uno de los Ministerios y algunos OCA en el marco de los lineamientos de la poltica general de Gobierno y conforme con lo dispuesto por la Direccin General de Programacin Qu es? Multianual del Sector Pblico, que contiene objetivos y acciones estratgicas a ser cumplidas en un nmero determinado de aos por las dependencias integrantes de cada una de dichas entidades.

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Manual para elaborar el ROF

Qu contiene?

a) Rol Estratgico del sector b) Diagnstico General, situacin y perspectivas del sector c) Prioridades y orientaciones sectoriales d) Diagnstico de los programas principales e) Lineamientos de Poltica por Programas f) Objetivo general por programa g) Objetivos especficos por subprogramas h) Actividades/Proyectos prioritarios e) Recursos proyectados para cada ao del plan f) Indicadores de seguimiento y evaluacin h) Responsables (Instituciones) Ministerios OCA OPD - Universidades

Quin lo debe revisar?

- R. M. 084-2001-EF (Directiva para la formulacin de los PESEM y los PEI para el perodo 2002-2006) Base Legal - R.M. N 0715-2003-EF (Directiva para la reformulacin de los PESEM para el perodo 2004-2006) Plan Estratgico Institucional (PEI) Es similar al PESEM, pero difiere de este por tener un alcance institucional a nivel de cada Pliego Presupuestario. La suma de los PEI refleja a mayor detalle los objetivos estratgicos contemplados en el Qu es? PESEM y responden a cmo la entidad aporta en alcanzar las metas que se ha fijado el sector al cual pertenece. PEI 2002-2006: 1. Diagnstico 1.1 Caracterizacin general 2. Perspectivas a mediano y largo plazo 2.1 Visin y Misin 2.2 Prioridades Qu contiene? 2.3 Lineamientos de poltica 3. Programacin multianual 3.1 Objetivos estratgicos generales 3.2 Objetivos estratgicos especficos 3.3 Acciones permanentes o temporales 3.4 Programacin Multianual de inversin pblica Quin lo debe Ministerios - OPD - OCA - Universidades pblicas revisar? - R. M. 084-2001-EF, (Directiva para la formulacin de los PESEM y los PEI para el perodo 2002-2006) Base Legal - R. D. 004-2003-EF, (Aprueba Directiva para la reformulacin de los Planes Estratgicos Institucionales 2004-2006) Plan de Transferencia Sectorial del Quinquenio (2005-2009) Documento aprobado por el Consejo Nacional de Descentralizacin (CND) que contiene la Propuesta de transferencia de funciones de los Qu es? Ministerios descentralizables a los Gobiernos Regionales y Locales observando un perodo de cinco (5) aos. a) Estructura y esquema de funcionamiento del sector en un esquema descentralizado. b) Competencias y funciones sectoriales por nivel de gobierno Qu contiene? (nacional, regional y local) de acuerdo a las leyes vigentes. c) Clasificacin de las funciones a ser transferidas. d) Programacin anualizada de transferencia de funciones

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Quin lo debe revisar?

Ministerios Gobierno Regional Gobierno Local

- Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin - Ley 27972, Ley Orgnica de Municipalidades - Ley 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales Base Legal - Ley 28273, Ley del Sistema de Acreditacin - Decreto Supremo N 080-2004-PCM, Reglamento de la Ley del Sistema de Acreditacin Plan Anual de Transferencia de Competencias Sectoriales a los Gobiernos Regionales y Locales Documento aprobado anualmente mediante Decreto Supremo con el voto aprobatorio del ..... como resultado de la evaluacin, articulacin Qu es? y coordinacin de los Planes Anuales de Transferencia que realiza el CND con los sectores. Las funciones que se transferirn a los Gobiernos Regionales y Qu contiene? Locales, as como las acciones y cronogramas a desarrollar con tal fin. Quin lo debe Ministerios - Gobierno Regional Gobierno Local revisar? - Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin - Ley 27972, Ley Orgnica de Municipalidades - Ley 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales Base Legal - Ley 28273, Ley del Sistema de Acreditacin - Decreto Supremo N 080-2004-PCM, Reglamento de la Ley del Sistema de Acreditacin

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Anexo2C
Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel nacional
De conformidad con lo establecido, el contenido bsico del ROF de un Ministerio es el siguiente:

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE UN MINISTERIO TTULO I De las Disposiciones Generales En este Ttulo se indica: - La naturaleza jurdica del Ministerio, es decir, se indica que es una entidad del Poder Ejecutivo y ente rector del Sector correspondiente. Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar el Ministerio para lograr su misin y objetivos establecidos en las normas sustantivas. Las principales normas sustantivas debern ser indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales.

Derivan de las normas sustantivas que regulan al Ministerio (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. 6

TTULO II De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas En este Ttulo se describe: - La estructura orgnica del Ministerio - Las funciones especficas para cada tipo de rgano que conforma la estructura orgnica, as como de las unidades orgnicas que los integran. - La interrelacin interna y externa de cada uno de los rganos y unidades orgnicas del Ministerio. El presente Ttulo se desarrolla a travs de captulos y subcaptulos, de ser el caso. Asimismo, nicamente para el caso de los rganos de Lnea se debe indicar, antes de describir sus funciones especficas, las principales normas sustantivas de las que se derivan. Captulo I: Estructura Orgnica Captulo II: Alta Direccin Captulo III: rganos Consultivos Captulo IV: rgano de Control Institucional Captulo V: rganos de Asesoramiento Captulo VI: rganos de Apoyo Captulo VII: rganos de Lnea

Se derivan de las normas sustantivas que regulan al Ministerio (Paso 1e identificadas en la Matriz No. 6 )

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Captulo VIII: rganos Desconcentrados TTULO III Del Rgimen Laboral y Econmico En este ltimo Ttulo se indica el rgimen laboral del Ministerio conforme a Ley, as como las fuentes de las que provienen sus recursos. ANEXO: Contiene el organigrama del Ministerio que refleja su estructura orgnica

A continuacin, se desarrolla a modo de ejemplo parte del Captulo IV y VII de la estructura de ROF propuesta, correspondiente a los rganos de Asesoramiento y rganos de Lnea, respectivamente.

TTULO II De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas


Se establece la interrelacin interna, especificndose a quin debe asesorar.

CAPTULO IV rganos de Asesoramiento De la Oficina de Asesora Jurdica Artculo x.- La Oficina de Asesora Jurdica es el rgano de asesoramiento encargado de proporcionar asesora jurdica a la Alta Direccin as como a los dems rganos del Ministerio.
Se introduce al rgano indicando de qu se encarga.

Se hace referencia slo al verbo recopilar, evitndose incluir innecesariamente a otros verbos sinnimos como por ejemplo escribir 'recopilar y compendiar'. 6

Artculo x.- Son funciones especficas de la Oficina de Asesora Jurdica: a) Asesorar a la Alta Direccin y a los rganos del Ministerio en los aspectos jurdico-administrativos que le sean consultados. b) Formular y proponer, en coordinacin con los rganos de Lnea del Ministerio, los proyectos relacionados con la normatividad sectorial. c) Recopilar la legislacin relacionada con el Sector. d) () e) Las otras funciones especficas que le delegue la Alta Direccin o que le sean dadas por las normas sustantivas. De la Oficina de Planeamiento y Presupuesto Artculo x.- La Oficina de Planeamiento y Presupuesto es el rgano de asesoramiento encargado de asesorar a la Alta Direccin en la formulacin y evaluacin de la poltica sectorial. Realiza los estudios de
Se establece la interrelacin externa, especificndose con quin se debe coordinar.

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Manual para elaborar el ROF

Se describe cada funcin especfica a travs de verbos en infinitivo.

base para la planificacin, formula y evala la ejecucin de los planes, presupuestos, programas y proyectos; orienta y programa la cooperacin tcnica internacional, realiza acciones de racionalizacin, y coordina con los rganos competentes de los Gobiernos Regionales u rganos que lo sustituyan los aspectos relativos a las Polticas Sectoriales. Artculo x .- Son funciones especficas de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto: a) Proponer a la Alta Direccin la poltica, planes, programas y proyectos sectoriales, presupuestos y acciones de racionalizacin y modernizacin administrativa del Ministerio. b) Elaborar y mantener actualizado el diagnstico del sector, as como los estudios e informes tcnicos y de Gestin. c) Formular y evaluar el Presupuesto del Ministerio y los Planes Estratgicos. d) Gestionar lneas de financiamiento externo y/o interno. e) Conducir las acciones de Cooperacin Tcnica Internacional. f) Proponer estudios e instrumentos normativos de racionalizacin y modernizacin administrativa g) Elaborar la Memoria Anual del Ministerio y evaluar la de sus Organismos Desconcentrados. h) Las otras funciones especficas que le delegue la Alta Direccin o que le sean dadas por las normas sustantivas. Artculo x.- La Oficina de Planeamiento y Presupuesto para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgnicas: Oficina de Presupuesto Oficina de Planificacin Oficina de Racionalizacin Artculo x.- Son funciones especficas de la Oficina de Presupuesto: a) Formular, dirigir y controlar el proceso presupuestario, en concordancia a la poltica, planes y programas sectoriales. b) Elaborar y evaluar el presupuesto del Ministerio. c) Dirigir las actividades de control de estadstica presupuestal, implementando progresivamente mtodos de sistematizacin y mecanizacin de la informacin. d) Elaborar documentacin e informacin presupuestal establecida en las normas que emita la Direccin Nacional de Presupuesto. e) Emitir los informes tcnicos y absolver las consultas relacionadas a su mbito de competencia. Artculo x.- Son funciones de la Oficina de Planificacin ()

Al final de las funciones especficas asignadas a cada rgano, se deja abierta la posibilidad que puedan ejercer otras funciones especficas siempre que cuenten con el debido respaldo normativo y/o de la autoridad superior

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CAPTULO VII rganos de Lnea De la Direccin General de .. Artculo x.- La Direccin General de . es un rgano de lnea de mbito nacional encargado de coordinar, proponer y evaluar con la Alta Direccin del Ministerio y dems rganos del Ministerio, la poltica nacional y las normas de alcance nacional en materia de supervisando su cumplimiento. Artculo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se derivan las funciones especficas de la Direccin General de . son: - Ley '..' y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N xxx - Ley '..' y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N xxx - Ley '..' - Ley ''..'' y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N xxx - Ley '''' Artculo x.- Son funciones especficas de la Direccin General .. las siguientes: a) Coordinar, proponer y evaluar la poltica nacional en materia de . b) Realizar estudios y proponer normas a la Alta Direccin en materia de . c) Proponer y evaluar en coordinacin con los Gobiernos Regionales las polticas nacionales en materia . i) Coordinar y promover programas nacionales de , en coordinacin con entidades pblicas y privadas, y los Gobiernos Regionales. j) Las otras funciones especficas que le delegue la Alta Direccin o que le sean dadas por las normas sustantivas. Artculo x.- Son unidades orgnicas de la Direccin Nacional de . : La Direccin de .. La Direccin de .. Artculo x.- Son funciones especficas de la Direccin de ()

Se indica la base legal sustantiva del rgano de lnea.

En caso las Direcciones Generales cuenten con unidades orgnicas stas se denominan Direcciones. No es necesario especificar la base legal de las unidades orgnicas.

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Anexo3A
Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin General para Gobiernos Regionales
NORMAS SUSTANTIVAS
Norma
Constitucin Poltica Nos dice

Funciones
- Que los Gobiernos Regionales tienen autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia. - Que le corresponde, dentro de su jurisdiccin, la coordinacin y ejecucin de los planes y programas socio-econmicos regionales, que apoyan a los Gobiernos Locales, as como que sus funciones especficas se establecen por ley orgnica. - Que la defensa de los asuntos e intereses de los Gobiernos Regionales y su representacin en juicio est a cargo de Procuradores Pblicos que integran el Sistema de Defensa Judicial del Estado.

Efecto en la Estructura orgnica


- Que la estructura de las Regiones se establece por ley orgnica. - Que el Presidente y el Consejo de Coordinacin Regional son las mximas autoridades de la Regin.

Ley del Poder Ejecutivo Nos dice

Ley de Bases de la Descentralizacin Nos dice

- Que como parte de sus funciones, est el promover la participacin ciudadana as como promover y mantener relaciones de cooperacin tcnica y financiera con organismos internacionales. - Cules son sus competencias exclusivas y compartidas (las que debern ser incorporadas en la matriz que elabore cada Gobierno Regional). - Cul es su misin y finalidad - Cules son sus competencias constitucionales, exclusivas y compartidas (las que debern ser incorporadas en la matriz que elabore cada Gobierno Regional). - Cules son las funciones y atribuciones del Consejo Regional, de los Consejeros Regionales, del Presidente Regional, del Vicepresidente Regional. - Que las funciones administrativas se desarrollan por las Gerencias Regionales

- Que el Gobierno Regional es ejercido por el rgano ejecutivo de la Regin

Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales Nos dice

- Que el Consejo Regional es el rgano normativo y fiscalizador integrado por el Presidente Regional, el Vicepresidente Regional y los Consejeros. Cuenta con una Secretara para el ordenamiento de su trabajo. - Que la Presidencia Regional es el rgano ejecutivo que se organiza en Gerencias Regionales (Desarrollo Econmico; Desarrollo Social; Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial; Infraestructura; Recursos Naturales y Gestin del Medio Ambiente), coordinadas y dirigidas por una Gerencia General. - Que los rganos de lnea, apoyo,

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Norma

Funciones
indicando las funciones sectoriales a cargo de cada Gerencia Regional. Que son competentes para crear mecanismos que promuevan la inversin as como para otorgar concesiones y celebrar cualquier otra modalidad contractual que contribuyan a su desarrollo. Las normas y disposiciones que pueden dictar. Cuales son sus funciones generales (normativa, planeamiento, etc.). Cuales son sus funciones especficas por materias (educacin, cultura, salud, poblacin, etc.)

Efecto en la Estructura orgnica


asesoramiento y control los determina cada Gobierno Regional de acuerdo a los lmites presupuestales asignados. - Que el Consejo de Coordinacin Regional es el rgano consultivo y de coordinacin con las Municipalidades. - Que el control gubernamental a nivel regional est a cargo del rgano Regional de Control Interno, conforme al Sistema Nacional de Control. - Que el Procurador Pblico Regional es el encargado de la defensa judicial de los intereses del Estado a nivel del Gobierno Regional

- Que las Direcciones Regionales Sectoriales son responsables de la implementacin y ejecucin de las polticas nacionales sectoriales y regionales sectoriales en el mbito regional.

- Que las Direcciones Regionales Sectoriales estn bajo la direccin del Sector y de la Gerencia Regional correspondiente, ante quienes dan cuenta de su gestin.

Normas ambientales: Nos dicen

- Cules son las competencias vinculadas con el Sistema Nacional de Gestin Ambiental Sectorial, el Sistema Nacional de Informacin Ambiental y otros instrumentos de gestin ambiental.

- Que deben contar con una unidad ambiental.

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NORMAS DE APLICACIN GENERAL


Norma
Normas sobre cooperacin internacional Nos dicen Normas sobre Defensa Nacional y Defensa Civil Nos dice Normas sobre Acceso a la Informacin Pblica Nos dicen

Funciones
- Las funciones vinculadas con la cooperacin tcnica internacional

Efecto en la Estructura orgnica


- Que debe existir una dependencia competente para el manejo de la cooperacin tcnica internacional

- Las funciones vinculadas con el Sistema de Seguridad y Defensa Nacional.

- Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional que dependen de la ms alta autoridad de su institucin o la que haga sus veces

- Las funciones vinculadas con el acceso a la informacin Pblica,

- Que debe haber una oficina responsable de garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica de la entidad

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Anexo3B
Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel regional
DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO REGIONAL Plan Estratgico Institucional (PEI) El PEI, junto con el Presupuesto Institucional del Gobierno Regional, constituyen los instrumentos de planeamiento y presupuestacin que materializan los compromisos del Estado a nivel regional. Qu es? Se articulan con el Plan de Desarrollo Concertado y el Presupuesto Participativo. Es decir, los objetivos institucionales que se definen al interior de cada Gobierno Regional deben tender al logro de los objetivos estratgicos del mbito territorial definido en el Plan de Desarrollo Concertado Regional. a) Misin b) Objetivos especficos c) Actividades y proyectos Gobierno Regional - Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin - Ley 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales - Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto Participativo - Resolucin Directorial N 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo.

Qu contiene? Quin lo debe revisar?

Base Legal

Plan de Desarrollo Concertado Regional (PDCR) Es un documento de planeamiento regional: - Concertado, permite a travs de la interaccin de mltiples actores sociales, identificar los intereses, problemas y potencialidades de desarrollo de la Regin y, en consecuencia, determinar objetivos y acordar acciones destinadas a resolver los problemas y aprovechar las potencialidades. - Participativo, porque reconociendo la multiplicidad de actores y roles de todo el grupo social, permite la participacin de quienes no detentan el mandato popular en la toma de decisiones y en la ejecucin conjunta de las acciones destinadas a alcanzar los objetivos. - Flexible, porque el proceso y sus productos deben tener la capacidad de adaptarse a los cambios polticos, sociales y econmicos que afecten a la Regin. - Multianual, porque su vigencia y el establecimiento de objetivos son de mediano y largo plazo.

Qu es?

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Qu contienen?

Contenido mnimo: a) Visin regional b) Diagnstico c) Objetivos estratgicos d) Acciones concertadas e) Los recursos e indicadores Gobierno Regional - Gobierno Local - Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin - Ley 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales - Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto Participativo - Resolucin Directorial N 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo

Quin lo debe revisar?

Base Legal

Plan de Paz y Desarrollo Instrumento de Gestin que permite articular y compatibilizar las acciones del gobierno central, gobiernos regionales y locales para que conjuntamente con la empresa privada concerten acciones orientadas a promover el desarrollo, la paz social y las reparaciones colectivas a las vctimas de la violencia poltica en las circunscripciones territoriales establecidas (Plan de Paz y Desarrollo San Martn, Huanuco, Pasco, Junn y la provincia de Padre Abad). 1. Diagnstico, Objetivos, Metas y Estrategias 2. Programas (de infraestructura bsica, de desarrollo humano, de apoyo al desarrollo productivo, de fortalecimiento institucional y de competitividad regional). Gobierno Regional - Gobierno Local - Marco Programtico de accin del Estado en materia de paz, reparacin y reconciliacin nacional, D.S. 062-2004PCM

Qu es?

Qu contiene? Quin lo debe revisar? Base Legal

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Anexo3C
Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel regional
De conformidad con lo establecido en la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales, Ley N 27867y, en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo N xxx-PCM en la parte pertinente, el contenido bsico del ROF de un Gobierno Regional es el siguiente:
No es necesario que se especifique cada una de las competencias exclusivas o compartidas otorgadas por la Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales, las funciones que de ellas se derivan son incluidas en el ROF.

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE UN GOBIERNO REGIONAL


Derivan de las normas sustantivas que regulan a los Gobiernos Regionales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. 6

TTULO I De las Disposiciones Generales En este Ttulo se indica: - La naturaleza jurdica del Gobierno Regional, es decir que tiene personera jurdica de derecho pblico con autonoma poltica, econmica y administrativa en las materias de su competencia. - Las Funciones Generales, es decir el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar el Gobierno Regional para lograr su misin y objetivos establecidos en la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y dems normas sustantivas que se le aplican. Las principales normas sustantivas debern ser indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales del Gobierno Regional. TTULO II De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas En este Ttulo se describe: - La estructura orgnica del Gobierno Regional - Las funciones especficas para cada tipo de rgano que conforma la estructura orgnica, as como de las unidades orgnicas que los integran. - La interrelacin interna y externa de cada uno de los rganos y unidades orgnicas del Gobierno Regional. El presente Ttulo se desarrolla a travs de captulos y subcaptulos de ser el caso. Asimismo, nicamente para el caso de los rganos de Lnea se debe indicar, antes de describir sus funciones especficas, las principales normas sustantivas de las que se derivan.

Derivan de las normas sustantivas que regulan a los Gobiernos Locales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. 6

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Manual para elaborar el ROF

Captulo I: Estructura Orgnica Captulo II: Alta Direccin Captulo III: rganos Consultivos y de Coordinacin Captulo IV: rgano de Control Institucional Captulo V: rganos de Apoyo y Asesoramiento Captulo VI: rganos de Lnea Captulo VII: rganos Desconcentrados TTULO III Del Rgimen Laboral y Econmico En este ltimo Ttulo se indica el rgimen laboral del Gobierno Regional conforme a Ley, as como las fuentes de las que provienen sus recursos. ANEXO: Contiene el organigrama del Gobierno Regional que refleja su estructura orgnica

A continuacin, se desarrolla a modo de ejemplo parte del Captulo IV y VII de la estructura de ROF propuesta, correspondiente a los rganos de Asesoramiento y rganos de Lnea, respectivamente.
TTULO II De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas CAPTULO IV rganos de Asesoramiento De la Gerencia de Asesora Jurdica Artculo x.- La Gerencia de Asesora Jurdica es el rgano de asesoramiento encargado de proporcionar asesora jurdica a la Alta Direccin as como a los dems rganos del Gobierno Regional. Artculo x.- Son funciones especficas de la Gerencia de Asesora Jurdica: a) Absolver las consultas de carcter legal que le formule el Consejo Regional, la Presidencia y dems rganos del Gobierno Regional. b) Opinar y asesorar sobre la aplicacin de las normas legales emanadas del Gobierno Nacional con implicancias en los Gobiernos Regionales. c) Recopilar la legislacin relacionada con las funciones

Se establece la interrelacin interna, especificndose a quin debe asesorar

Se introduce al rgano

Se evita el uso innecesario de palabras. Decir: 'Opinar' y no 'Emitir opinin

Se hace referencia slo al verbo recopilar, evitndose incluir innecesariamente a otros verbos sinnimos como por ejemplo escribir 'recopilar y compendiar'

Manual para elaborar el ROF

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municipales. d) () e) Cumplir con otras funciones que le delegue la Alcalda o que le sean dadas por las normas sustantivas.
Se establece la interrelacin externa, especificndose con quin se debe coordinar.

De la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Artculo x.- La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto es el rgano de asesoramiento encargado de administrar las acciones correspondientes a los procesos de planeamiento, presupuesto, racionalizacin, estadstica y cooperacin tcnica. Artculo x .- Son funciones especficas de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto: a) Formular el Proyecto de Presupuesto Participativo anual del Gobierno Regional. b) Supervisar y controlar los avances de la ejecucin de los proyectos de inversin c) Coordinar el desarrollo y aplicacin de la estrategia de lucha contra la pobreza extrema con las Municipalidades de la Regin. d) () e) () f) Las otras funciones que le delegue la Alcalda o que le sean dadas por las normas sustantivas. Artculo x.- La Gerencia de de Planeamiento y Presupuesto para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgnicas: Sub Gerencia de Presupuesto Sub Gerencia de Planificacin Sub Gerencia de Estadstica

Al final de las funciones especficas asignadas a cada rgano se deja abierta la posibilidad que puedan ejercer otras funciones especficas siempre que cuenten con el debido respaldo normativo y/o de la autoridad superior.

Se describe cada funcin especfica a travs de verbos en infinitivo.

Artculo x.- Son funciones especficas de la Sub Gerencia de Presupuesto: a) Formular, dirigir y evaluar el Proceso Presupuestario Institucional y el participativo, en concordancia a la poltica, planes y programas sectoriales. b) Monitorear el cumplimiento de las metas de los ingresos propuestos y proponer medidas correctivas en caso necesario. c) Coordinar y ejecutar con las unidades orgnicas competentes el anlisis de costos operativos de los servicios pblicos que presta la municipalidad. d) ()

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Manual para elaborar el ROF

Artculo x.- Son funciones de la Sub Gerencia de Planificacin () CAPTULO VII rganos de Lnea De la Gerencia de Desarrollo Econmico Artculo x.- La Gerencia de Desarrollo Econmico es un rgano de lnea de mbito regional que le corresponde ejercer las funciones especficas en los sectores industria, comercio, turismo, artesana, pesquera, minera, energa e hidrocarburos y agricultura. Artculo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se derivan las funciones especficas de la Direccin General de . son: - Ley Orgnica de Gobiernos Regionales, Ley N 27867 - Ley de Bases de la Descentralizacin, Ley N 27783 - Ley '..' y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N xxx - Ley '..' Artculo x.- Son funciones especficas de la Gerencia de Desarrollo Econmico las siguientes: a. Elaborar, dirigir y proponer a la Alta Direccin, las polticas sectoriales regionales en concordancia con las polticas nacionales y de desarrollo regional. b. Supervisar y evaluar la calidad de los servicios pblicos sectoriales del mbito de su competencia, prestados en la Regin. c. Promover polticas y estrategias de promocin de la produccin regional en el marco del aprovechamiento sostenible de los recursos naturales. d. () e. Las otras funciones que le delegue el Presidente Regional o que le sean dadas por las normas sustantivas. Artculo x.- Son unidades orgnicas de la Gerencia de Promocin del Desarrollo Econmico: La Su Gerencia de .. La Sub Gerencia de .. Artculo x.- Son funciones especficas de la Sub Gerencia de ()

Se indica la base legal sustantiva del rgano de lnea.

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Anexo4A
Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin General para Gobiernos Locales
NORMAS SUSTANTIVAS
Norma
Constitucin Poltica Nos dice

Funciones
- Que las municipalidades son los rganos de gobierno local con autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su competencia. - Cules son sus competencias constitucionales. - Que el Gobierno Local promueve la participacin ciudadana as como promueve y mantiene relaciones de cooperacin tcnica y financiera con organismos internacionales. - Cuales son las competencias exclusivas y compartidas a cargo del Gobierno Local (las cuales deben ser incorporadas en la matriz de cada Municipalidad). - Cul es la finalidad de los Gobiernos Locales. - Cules son las atribuciones del Consejo Municipal y del Alcalde. - Cules son las atribuciones y obligaciones de los regidores. - Cul es el rol de las municipalidades provinciales. - Cules son las competencias y funciones especficas, con carcter exclusivo o compartido, de las municipalidades provinciales y distritales. - Cules son las funciones del Consejo de Coordinacin Local Provincial y del Consejo de Coordinacin Local Distrital. - Cules son las funciones de la Junta de Delegados Vecinales y Comunales. - Que los Gobiernos Locales son competentes para promover el desarrollo integral local as como la participacin vecinal y para otorgar concesiones para la ejecucin y explotacin de

Efecto en la Estructura orgnica


- Que al Consejo Municipal le corresponden las funciones normativas y fiscalizadoras. - Que a la Alcalda le corresponden las funciones ejecutivas.

Ley de Bases de la Descentralizacin Nos dice

Ley de Bases de la Descentralizacin Nos dice

- Que el Consejo Municipal ejerce funciones normativas y fiscalizadoras, estando conformado por el Alcalde y los regidores. - Que la Alcalda es el rgano ejecutivo del Gobierno Local, siendo el Alcalde la mxima utoridad administrativa. - Que los rganos de Coordinacin estn conformados por el Consejo de Coordinacin Local Provincial, el Consejo de Coordinacin Local Distrital y la Junta de Delegados Vecinales. - Que las Municipalidades Provinciales cuentan con un Consejo de Coordinacin Local Provincial como rgano de coordinacin y concertacin; y, en el caso de las Municipalidades Distritales, con un Consejo de Coordinacin Local Distrital. - Que la Junta de Delegados Vecinales es el rgano de coordinacin integrado por representantes de las agrupaciones urbanas y rurales que integran el distrito dentro de la provincia. - Que la administracin municipal adopta una estructura gerencial la cual comprende a: la Gerencia Municipal, al rgano de Auditoria Interna (rgano de Control Institucional), la Procuradura Pblica Municipal, la Oficina de

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Manual para elaborar el ROF

Norma

Funciones
obras de infraestructura o servicios pblicos locales. - Que corresponde a cada Municipalidad organizar la administracin de acuerdo con sus necesidades y presupuesto.

Efecto en la Estructura orgnica


Asesora Jurdica y la Oficina de Planeamiento y Presupuesto. Los dems rganos de lnea, apoyo y asesora los establecen cada Gobierno Local.

Normas ambientales: Nos dicen

- Cuales son las competencias vinculadas con el Sistema Nacional de Gestin Ambiental Sectorial, el Sistema Nacional de Informacin Ambiental y otros instrumentos de gestin ambiental.

- Que deben contar con una unidad ambiental

NORMAS DE APLICACIN GENERAL


Norma
Normas sobre cooperacin internacional Nos dicen Normas sobre Defensa Nacional y Defensa Civil Nos dice Normas sobre Acceso a la Informacin Pblica Nos dicen

Funciones
- Las funciones vinculadas con la cooperacin tcnica internacional

Efecto en la Estructura orgnica


- Que debe existir una dependencia competente para el manejo de la cooperacin tcnica internacional

- Las funciones vinculadas con el Sistema de Seguridad y Defensa Nacional.

- Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional que dependen de la ms alta autoridad de su institucin.

- Las funciones vinculadas con el acceso a la informacin Pblica,

- Que debe haber una oficina responsable de garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica de la entidad

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Anexo4B
Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel local
DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO LOCAL
Plan de Desarrollo Local Concertado (PDLC)
Es un documento de planeamiento local: -Concertado, permite a travs de la interaccin de mltiples actores sociales, identificar los intereses, problemas y potencialidades de desarrollo local y, en consecuencia, determinar objetivos y acordar acciones destinadas a resolver los problemas y aprovechar las potencialidades. - Participativo , porque reconociendo la multiplicidad de actores y roles de todo el grupo social, permite la participacin de quienes no detentan el mandato popular en la toma de decisiones y en la ejecucin conjunta de las acciones destinadas a alcanzar los objetivos. - Flexible, porque el proceso y sus productos deben tener la capacidad de adaptarse a los cambios polticos, sociales y econmicos que afecten a la Municipalidad . - Multianual, porque su vigencia y el establecimiento de objetivos son de mediano y largo plazo. Contenido mnimo: a) Visin Local b) Diagnstico c) Objetivos estratgicos concertados d) Acciones concertadas e) Los recursos e indicadores Gobierno Local - Ley 27972, Ley Orgnica de Municipalidades - Ley 27783, Ley Bases de la Descentralizacin - Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto - Resolucin Directorial N 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo . El PDI, junto con el Presupuesto Institucional del Gobierno Local, constituyen los instrumentos de planeamiento y presupuestacin que materializan los compromisos del Estado a nivel local. Se articulan con el Plan de Desarrollo Concertado y el Presupuesto Participativo. Es decir, los objetivos institucionales que se definen al interior de la institucin deben tender al logro de los objetivos estratgicos del mbito territorial definido en el Plan de Desarrollo Concertado Local. EL PDI, equivale al Plan Estratgico Institucional del Gobierno Regional. a) Misin b) Objetivos especficos c) Actividades y proyectos Gobierno Local Gobierno Regional - Ley 27972, Ley Orgnica de Municipalidades - Ley 27783, Ley Bases de la Descentralizacin - Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto - Resolucin Directorial N 010-2004 - EF/76.01, Instructivo para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo. - R. M. 084-2001-EF (Directiva para la formulacin de los PES EM y los PEI para el perodo 2002-2006)

Qu es?

Qu contiene?

Quin lo debe revisar?

Base Legal

Plan de Desarrollo Institucional (PDI)

Qu es?

Qu contienen? Quin lo debe revisar?

Base Legal

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Manual para elaborar el ROF

Anexo4C
Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel local
De conformidad con lo establecido en la Ley Orgnica de Municipalidades, Ley N 27972 y, en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo N xxx-PCM en la parte pertinente, el contenido bsico del ROF de un Gobierno Local es el siguiente:
No es necesario que se especifique cada una de las competencias exclusivas o compartidas otorgadas por la Ley Orgnica de Municipalidades, las funciones que de ellas se derivan son incluidas en el ROF.

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE UNA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL TTULO I De las Disposiciones Generales En este Ttulo se indica: - La naturaleza jurdica de la Municipalidad, es decir, se indica a qu Gobierno Local pertenece, mencionndose que tiene personera jurdica de derecho pblico con autonoma poltica, econmica y administrativa en las materias de su competencia. - Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar la Municipalidad para lograr su misin y objetivos establecidos en la Ley Orgnica de Municipalidades y dems normas sustantivas que se le aplican. Las principales normas sustantivas debern ser indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales de la Municipalidad.

Derivan de las normas sustantivas que regulan los Gobiernos Locales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz No. 6

Se derivan de las normas sustantivas que regulan a los Gobiernos Locales (Paso 1) y que se identifican en la Matriz 6

TTULO II De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas En este Ttulo se describe: - La estructura orgnica de la Municipalidad. - Las funciones especficas para cada tipo de rgano que conforma la estructura orgnica as como de las unidades orgnicas que los integran. - La interrelacin interna y externa de cada uno de los rganos y unidades orgnicas de la Municipalidad. El presente Ttulo se desarrolla a travs de captulos y subcaptulos de ser el caso. Asimismo, nicamente para el caso de los rganos de Lnea se debe indicar, antes de describir sus funciones especficas, las principales normas sustantivas de las que se derivan.

Manual para elaborar el ROF

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Captulo I: Estructura Orgnica Captulo II: Alta Direccin Captulo III: rganos de Coordinacin Captulo IV: rgano de Control Institucional Captulo V: rganos de Asesoramiento Captulo VI: rganos de Apoyo Captulo VII: rganos de Lnea Captulo VIII: rganos Desconcentrados TTULO III Del Rgimen Laboral y Econmico En este ltimo Ttulo se indica el rgimen laboral del Gobierno Local conforme a Ley, as como las fuentes de las que provienen sus recursos. ANEXO: Contiene el organigrama del Gobierno Local.

A continuacin, se desarrolla a modo de ejemplo parte del Captulo IV y VII de la estructura de ROF propuesta, correspondiente a los rganos de Asesoramiento y rganos de Lnea, respectivamente.

Se establece la interrelacin interna, especificndose a quin debe asesorar

TTULO II De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas CAPTULO IV rganos de Asesoramiento De la Gerencia u Oficina de Asesora Jurdica

Se introduce al rgano

Se evita el uso innecesario de palabras. Decir: 'Opinar' y no 'Emitir opinin

Artculo x.- La Gerencia de Asesora Jurdica es el rgano de asesoramiento encargado de proporcionar asesora jurdica a la Alta Direccin as como a los dems rganos de la Municipalidad. Artculo x.- Son funciones especficas de la Oficina de Asesora Jurdica: a) Absolver las consultas de carcter legal que le formule el Consejo Municipal, la Alcalda y dems rganos de la Municipalidad.

Se hace referencia slo al verbo recopilar, evitndose incluir innecesariamente a otros verbos sinnimos como por ejemplo escribir 'recopilar y compendiar'

b) Opinar sobre la aplicacin de las normas legales emanadas del Gobierno Nacional con implicancias en los Gobiernos Locales. c) Recopilar la legislacin relacionada con las funciones municipales. d) ()

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e) Cumplir con otras funciones que le delegue la Alcalda o que le sean dadas por las normas sustantivas. De la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto Artculo x.- La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto es el rgano de asesoramiento encargado de administrar las acciones correspondientes a los procesos de planeamiento, presupuesto, racionalizacin, estadstica y cooperacin tcnica.
Al final de las funciones especficas asignadas a cada rgano se deja abierta la posibilidad que puedan ejercer otras funciones especficas siempre que cuenten con el debido respaldo normativo y/o de la autoridad superior.

Artculo x .- Son funciones especficas de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto: a) Dirigir, programar supervisar y evaluar los procesos de planeamiento, presupuesto, estadstica y de cooperacin internacional. b) Elaborar y proponer a la Alta Direccin proyectos de normas en materia organizacional e instrumentos de gestin. c) Conducir y supervisar el Proceso Presupuestario Institucional y el Participativo en coordinacin con el Consejo de Coordinacin Local Provincial. d) () e) () f) Las funciones que le delegue la Alcalda o que le sean dadas por las normas sustantivas. Artculo x.- La Gerencia de de Planeamiento y Presupuesto para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgnicas: Sub Gerencia de Presupuesto Sub Gerencia de Planificacin Sub Gerencia de Estadstica Artculo x.- Son funciones especficas de la Sub Gerencia de Presupuesto: a) Formular, dirigir y evaluar el Proceso Presupuestario Institucional y el participativo, en concordancia a la poltica, planes y programas sectoriales. b) Monitorear el cumplimiento de las metas de los ingresos propuestos y proponer medidas correctivas en caso necesario. c) Coordinar y ejecutar con las unidades orgnicas competentes el anlisis de costos operativos de los servicios pblicos que presta la municipalidad. d) () e) () Artculo x.- Son funciones de la Sub Gerencia de Planificacin ()

Se describe cada funcin especfica a travs de verbos en infinitivo.

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CAPTULO VII rganos de Lnea De la Gerencia de Promocin del Desarrollo Econmico Artculo x.- La Gerencia de Promocin del Desarrollo Econmico es un rgano de lnea de mbito local encargado de coordinar, proponer y evaluar con la Alta Direccin y dems rganos de la Municipalidad, la poltica nacional y las normas de alcance nacional en materia de supervisando su cumplimiento. Artculo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se derivan las funciones especficas de la Direccin General de . son: - Ley Orgnica de Municipalidades, Ley N 27972 - Ley de Bases de la Descentralizacin, Ley N 27783 - Ley '..' y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N xxx - Ley '..' Artculo x.- Son funciones especficas de la Gerencia de Promocin del Desarrollo Econmico las siguientes: a. Disear un Plan Estratgico de Desarrollo Econmico Provincial. b. Dirigir y supervisar la simplificacin de los procedimientos de otorgamiento de licencias y autorizaciones de funcionamiento. c. Supervisar la administracin de los mercados de propiedad municipal. d. () e. Las otras funciones que le delegue la Alcalda o que le sean dadas por las normas legales.

Se indica la base legal sustantiva del rgano de lnea.

Artculo x.- Son unidades orgnicas de la Gerencia de Promocin del Desarrollo Econmico: La Su Gerencia de .. La Sub Gerencia de .. Artculo x.- Son funciones especficas de la Sub Gerencia de ()

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Anexo5
Ejercicio prctico de aplicacin de los pasos y matrices del Manual

Para realizar un ejemplo que aclare el cmo se hace cada una de las matrices contenidas en el Manual para elaborar el ROF, se ha tomado como muestra algunas de las normas que le asignan competencias y funciones en materia ambiental al Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento, en adelante Ministerio. PASO 1 Elaboracin de cuadro de normas sustantivas y transversales El siguiente cuadro contiene las principales normas sustantivas que le asignan competencias y funciones al Ministerio en materia ambiental. Se ha identificado con una flecha nicamente las funciones que se tomarn como ejemplo para desarrollar la Matriz 1.

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CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS


MINISTERIO Funciones Norma (Materia ambiental) Promover la produccin limpia en el desarrollo de los proyectos de inversin a travs de acciones normativas (art. 77) . Coordinar y consultar con las autoridades sectoriales con competencia ambiental y con las autoridades de los gobiernos regionales y locales, con el fin de armonizar sus polticas, evitar conflictos o vacos de competencia y responder con coherencia y eficiencia a los objetivos y fines de la Ley General del Ambiente y del Sistema Nacional de Gestin Ambiental (art. 58.2) . Ley General Obligaciones en materia de acceso a la informacin (art. 42): del - Establecer mecanismos para la generacin, organizacin y Ambiente, sistematizacin de la informacin ambiental , relativas a las reas Ley 28611 o actividades a su cargo. - Facilitar el acceso directo a la informacin ambiental que se le requiera, que se encuentre en el mbito de su competencia, sin perjuicio de adoptar las medidas necesa rias para cautelar el normal desarrollo de sus actividades . - Establecer criterios o medidas para validar o asegurar la calidad e idoneidad de la informacin ambiental . - Entregar a la autoridad ambiental nacional la informacin que le solicite por considerarla necesaria para la gestin ambiental Ley del Sistema Aprobar los estudios de impacto ambiental y Nacional de expedir certificaciones ambientales Evaluacin del Impacto - Efectuar la funcin de seguimien to, supervisin y control de Ambiental, la evaluacin de impacto ambiental, aplicando las sanciones Ley 27446 administrativas a los infractores . - Informar al CONAM y a la autoridad sectorial correspondiente bajo responsabilidad de cualquier dao o Ley Marco infraccin a la legislacin ambiental de la cual tengan del Sistema conocimiento en el cumplimiento de sus funciones. Asimismo Nacional de () (art. 35) Gestin - Incorporar el uso de instrumentos econmicos orientados a Ambiental, incentivar prcticas ambientales adecuadas, de conformidad con Ley 28245 el marco normativo presupuestal y normativo correspondiente (art. 20). Reglamento - Dictar las medidas necesarias para minimizar y controlar los de la Ley impactos ambientales negativos, en el ejercicio de sus funciones Marco del vinculadas con el desarrollo de infraestructura de vivienda as como con la regulacin del desarrollo urbano (art. 11) . Sistema Nacional de Gestin Ambiental; - Realizar acciones dirigidas a implementar el Sistema de D.S. 008- Gestin Ambiental Sectorial, de conformidad con las 2005-PCM disposiciones reglamentarias correspondientes, las que tienen en cuenta aspectos relativos a los impactos ambientales , su magnitud, ubicacin y otros elementos especficos del sector (art. 52). Promover y establecer planes de descontaminacin y recuperacin de ambientes degradados, los que deben contar con la opinin tcnica de la autoridad de salud (art. 62) . Establecer y aprobar programas de adecuacin y manejo ambiental para facilitar la adecuacin de una actividad econmica a obligaciones ambienta les nuevas (art. 60).

Efecto en la estructura orgnica

Hace referencia a las autoridades sectoriales con competencias ambientales. Debo definir a qu rgano le asigno esta funcin

Hace referencia a autoridades nacionales y sectoriales con competencias ambientales. Debo definir a qu rgano le asigno esta funcin

Los Ministerios en general Debo definir a qu rgano le asigno esta funcin

Hace referencia al Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento en general. Debo definir a qu rgano le asigno esta funcin

Hace referencia a las entidades con competencias ambientales. Debo definir a qu rgano le asigno tales funciones

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- Promover a travs de guas la adopcin de los sistemas de manejo de residuos slidos que mejor respondan a las caractersticas tcnicas de cada tipo de residuo, a la localidad geogrfica en la que sean generados, la salud pblica, la seguridad del medio ambiente, la factibilidad tcnica econmica y que conduzcan al establecimiento de un sistema de manejo integral de residuos slidos (art. 21) . Hace referencia a las entidades Ley General - Sistematizar y poner a disposicin del pblico la informacin sectoriales de Residuos obtenida en el ejercicio de sus funciones vinculadas a la gestin Slidos; Ley Debo definir a qu rgano le de residuos slidos (art. 35). 27314 asigno tales funciones - Publicar una relacin de las sustanc ias y productos peligrosos, considerando los impactos negativos generados en la salud pblica y el ambiente (Cuarta Disposicin Complementaria, Transitoria y Final). - Remitir al CONAM un informe anual sobre el manejo de residuos slidos generados por las actividades comprendidas en el mbito de su competencia (art. 35) . Regular y fiscalizar la gestin y el manejo de los residuos slidos generados por la actividad de la construccin (ar t. 7.1). Emitir opinin tcnica favorable, junto con DIGESA, como un requisito para la aprobacin de proyectos de infraestructur as de transferencia, tratamiento y disposicin final de residuos de mbito de gestin municipal y de gestin no municipal que se construyan fuera de las instalaciones productivas, concesiones de extraccin o aprovechamiento de recursos naturales (art. 69) . - Emitir opinin tcnica favorable, junto con DIGESA, sobre la modificacin de las caractersticas y del perodo de vida til de la infraestructura de residuos slidos contenida en el proyecto aprobado por la Municipalidad Provincial respectiva (art. 74) . - Regular, fiscalizar y sancionar las actividades, procesos y Ley que regula el operaciones en lo referente a la produccin, almacenamiento, transporte embalaje, manipulacin, utilizacin y reuti lizacin de materiales terrestre de y residuos peligrosos en las actividades bajo su competencia materiales y (art. 4). residuos peligrosos; Ley 28256 - Proponer al CONAM los requisitos para la elaboracin de los Decreto Legislativo PAMA, as como el trmite para su aprobacin y supervisin correspondiente (art. 51). 757 - Emitir normas que regulan la generacin de ruidos de las Reglamento actividades, equipos y maquinarias que generen ruidos en la de construccin, planeamiento y edificacin ( art. 22 a , Cuarta Estndares Disposicin Final). Nacionales - Fiscalizar el cumplimiento de las normas que regulen la de Calidad generacin de ruido de las actividades que se encuentren bajo su Ambiental competencia (art. 22). para Ruido; - Aprobar otras normas tcnicas que considere necesario para D.S. 085cumplir con lo establecido en el reglamento de estndares de 2003-PCM calidad ambiental para ruido (Cuarta Disposicin Final) . Reglamento de la Ley General de Residuos Slidos; D.S. 0572004-PCM Hace referencia al Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento. Debo definir a qu rgano le asigno tales funciones

Hace referencia en general a las entidades responsables de las actividades econmicas que generen tales residuos. Debo definir a qu rgano le asigno esta funcin

Hace referencia a los Ministerios en general. En el caso del Ministerio de Vivienda se refiere a los ruidos generados en las actividades de Construccin, planeamiento y edificacin. Debo definir a qu rgano le asigno tales funciones

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Matriz 1. Funciones y reas segn el marco legal Una vez identificada la normatividad sustantiva que respalda y justifica cada una de las funciones que se asignarn en el ROF, se debe proceder a realizar la Matriz 1 diferenciando claramente las funciones generales y especficas por tipo de rgano y unidad orgnica (Ver pg. 15 del Manual).
FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECIFICAS
rgano Funcin Unidad Orgnica Funcin

Oficina de Medio Ambiente?

4 (*)

Promover la conservacin del medio ambiente y el cumplimiento de la normatividad ambiental en las actividades bajo la competencia del Ministerio (1) Direccin Nacional de Construccin? (3)

Realizar las funciones relacionadas con la gestin y el manejo de residuos slidos generados en las actividades, bajo competencia del Ministerio sealadas en la Ley General de Residuos Slidos y dems normas complementarias( 2). Aprobar los estudios de impacto ambiental (EIA) y expedir certificaciones ambientales.

Tengamos presente
1. De la matriz de normas sustantivas elaborada, se pudo desprender la funcin general No. 4 relativa a la conservacin del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio. Dicha funcin general podr ser complementada y/o mejorada en la medida que se vayan realizando las siguientes matrices y tengamos ms informacin con la cual trabajar. 2. Dado que varias de las normas sustantivas revisadas establecen ms de una funcin a cargo de la entidad y, a fin de no hacer del ROF un documento innecesariamente extenso, al momento de su redaccin se puede simplificar en una sola funcin varias de ellas tal y como se ha hecho en el ejemplo resaltado. Lo importante es que las funciones reguladas en las normas sustantivas se hayan asignado a un responsable encargado de cumplirlas. 3. Toda vez que las normas sustantivas no identifican necesariamente al rgano encargado de ejercer la funcin asignada, es a la entidad a la que le

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corresponde hacerlo, se puede determinar en esta primera matriz a cul rgano o unidad orgnica se le asignar provisionalmente las funciones identificadas en las normas sustantivas, tal y como se ha hecho en el ejemplo resaltado. En la medida que se vayan realizando los siguientes pasos del Manual, se podr tener ms informacin para determinar si es el rgano idneo para cumplir o no las funciones asignadas. (*) Se le ha asignado el nmero (4) a esta funcin general, partiendo que ya se identific en relacin con otras normas sustantivas otras funciones generales.

PASO 2 Identificar funciones y estructura orgnica segn estrategia institucional Como siguiente paso se debe proceder a identificar la estrategia institucional que ha sido definida para el logro de la finalidad y cumplimiento de las funciones del Ministerio. Para ello se ha tomado como ejemplo su Plan Estratgico Institucional 2005 (ver pgina 41).

Matriz 2. Funciones y reas segn estrategia


FUNCIONES GENERALES
4

FUNCIONES ESPECIFICAS
rgano Oficina del Medio Ambiente (2) Funcin - Formular e impulsar la aplicacin de los instrumentos reguladores para evaluar, controlar y mitigar los impactos negativos al ambiente, generados por actividades sectoriales. - Establecer mecanismos participativos para la elaboracin de normativa ambiental. - Fomentar polticas de equilibrio ambiental en el desarrollo de las actividades del Sector. Unidad Orgnica Unidad de Gestin, Investigacin e Impacto Ambiental Funcin - Elaborar e incentivar estudios e investigaciones as como la aplicacin de tecnologas ambientales en actividades sectoriales, para la recuperacin ambiental en zonas urbanas en estado de degradacin (3).

Promover e impulsar el desarrollo equilibrado de las actividades sectoriales para preservar el medio ambiente. (1)

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Tengamos presente
1. La funcin general se desprende del objetivo general sealado en el PEI respecto al medio ambiente. 2. A partir de los objetivos especficos y estrategias contenidos en el PEI, se han formulado dos funciones asignndoselas por su contenido a la Oficina del Medio Ambiente y a una de sus unidades orgnicas. En la medida que se vayan realizando los siguientes pasos del Manual, se podr tener ms informacin para verificar si tales funciones se asignaron al rgano o unidad ms idnea. 3. Es necesario resaltar la vinculacin directa que existe entre las funciones especficas asignadas a cada rgano o unidad orgnica con las funciones generales de la entidad, siendo estas ltimas el marco o gua de las primeras. Es decir, debe haber una vinculacin o nexo entre las funciones especficas y las funciones generales tal y como se puede apreciar en la Matriz 2. Parte correspondiente del PEI que se tom como muestra para elaborar la Matriz 2

Objetivos

Generales
- Incrementar la produccin habitacional, reducir los costos de adquisicin y facilitar la adquisicin de viviendas. - Propiciar el ordenamiento territorial de la poblacin y las actividades en el mbito priorizado, as como el desarrollo integral y calidad ambiental de las ciudades que lo conforman. Medio Ambiente: - Promover e impulsar el desarrollo equilibrado de las actividades sectoriales para preservar la calidad del medio ambiente.

Especficos Medio Ambiente:


Formular e impulsar la aplicacin de los instrumentos reguladores para evaluar, controlar y mitigar los impactos negativos al ambiente generados por actividades sectoriales. Elaborar estudios e incentivar el desarrollo de investigaciones, la aplicacin de tecnologas ambientales en actividades sectoriales para la recuperacin ambiental en zonas urbanas en estado de degradacin.

Estrategias Medio Ambiente:


- Establecer mecanismos participati vos para la elaboracin de normativa ambiental. - Fomentar polticas de equilibrio ambiental en el desarrollo de las actividades del Sector. - Establecer mecanismos de participacin ciudadana en la formulacin de instrumentos de evaluacin ambiental para actividades del Sector. - Establecer convenios que impulsen el desarrollo de iniciativas ambientales a travs de los propios Gobiernos Locales.

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PASO 3 Identificar el estado actual de las funciones y estructura orgnica A fin de identificar las acciones que en materia ambiental viene realizando el Ministerio a travs de sus diversos rganos y unidades orgnicas, se debe proceder a revisar el ROF vigente as como aplicar el cuestionario a la entidad. Paso 3.1: Revisin del ROF vigente Matriz 3: Funciones y reas segn el ROF vigente (*)
FUNCIONES GENERALES
4 Coordinar con los diversos sectores, gobiernos regionales y locales, la generacin de programas y proyectos de desarrollo del hbitat y conservacin del medio ambiente urbano (1).

FUNCIONES ESPECIFICAS
rgano Direccin Nacional de Vivienda (Viceministerio de Vivienda y Urbanismo) Direccin Nacional de Urbanismo (Viceministerio de Vivienda y Urbanismo) Funcin Unidad Orgnica Funcin Aprobar los estudios de impacto ambiental en el mbito de su competencia conforme a la legislacin vigente (2). - Aprobar los estudios de impacto ambiental en el mbito de su competencia conforme a la legislacin vigente. - () Direccin Aprobar los estudios Nacional de de impacto ambiental Construccin en el mbito de su (Viceministerio competencia conforme de a la legislacin Construccin y vigente. Saneamiento) Oficina del - Formular, proponer, Medio evaluar y actualizar la Ambiente (3) normatividad ambiental del Sector. - Llevar el registro de las entidades autorizadas para la elaboracin de Estudios de Impacto Ambiental (EIA) respecto de las actividades del Sector.

Unidad de Polticas, Estrategias y Normas

a ) Elaborar una base de datos y estadsticas ambientales para la formulacin de la normativa ambiental sectorial en coordinacin con la Oficina General de Estadstica e Informtica. b) () Unidad de - Promover la Gestin, investigacin a travs Investigacin de programas, estudios e Impacto y proyectos sectoriales Ambiental para proteger y conservar el medio ambiente en el mbito nacional. b) Llevar el registro de empresas consultoras ambientales autorizadas para la elaboracin de los EIA. (...)

Manual para elaborar el ROF

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Tengamos presente
1. Se ha tomado como funcin general aquella contenida en el ROF vigente que de manera explcita hace referencia a la conservacin del medio ambiente. Dicha funcin podra complementarse en el nuevo ROF con la funcin general, resultado de las matrices anteriores. 2. La funcin referida a la aprobacin de EIA contemplada en la Ley Sistema Nacional de Evaluacin de Impacto Ambiental y que est debidamente contenida en la Matriz 1, en el ROF vigente es asignada a cada Direccin del Ministerio de acuerdo con la actividad que se encuentre bajo su competencia.

3. El ROF vigente nos seala una serie de funciones ambientales a cargo de la Oficina del Medio Ambiente y de sus unidades orgnicas, las mismas que debern corroborarse en la prctica a travs de la aplicacin del cuestionario. Paso 3.2 Aplicacin del cuestionario en la entidad Una vez que se tengan los resultados del cuestionario, se deber proceder a realizar una Matriz en la que se indique las funciones especficas que en la prctica vienen ejerciendo cada una de las reas de la entidad. (ver pgina 44). Respecto de la funcin general, que en nuestro ejemplo se refiere a la conservacin del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio, aqulla deber ser identificada por el jefe de cada rea a la que se le aplique la encuesta, que en este caso sera el jefe de la Oficina de Medio Ambiente. Este ltimo podr recoger la funcin general contenida en el ROF vigente por estimar que es la que efectivamente se da. Sin embargo, en otros casos, el jefe del rea podr proponer una funcin general que a su parecer sea ms acorde con las funciones especficas que en la prctica realizan.

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Manual para elaborar el ROF

Matriz 4: Funciones y reas segn la organizacin

FUNCIONES ESPECFICAS
Funcin Unidad Orgnica Funcin

FUNCIONES GENERALES
- Proponen, coordinan y evalan la poltica ambiental (1). Unidad de Gestin, Investigacin e Impacto Ambiental

rgano

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Formular y Oficina del Medio proponer la Ambiente aplicacin de polticas y normas ambientales as como supervisar y controlar el impacto ambiental de las actividades del Sector (1) .

Evalan y aprueban a las instituciones pblicas y privadas que se dedican a la elaboracin de estudios ambientales (2) .

Del cuestionario resalt, a modo de ejemplo, que:

El jefe de la Oficina de Medio Ambiente seal como funcin general una funcin que no est contemplada entre las funciones generales del ROF vigente. 2. En la prctica la Unidad de Gestin, Investigacin e Impacto Ambiental viene ejerciendo una funcin que no est contemplada en el ROF actual, pero que si tiene amparo en las normas sustantivas. Para tal efecto se deber decidir si la misma, dada su importancia para los fines de la entidad, se formaliza incorporndola en el nuevo ROF. 3. Adems de los supuestos sealados en la Matriz, pueden surgir otros tales como: duplicidad de funciones, funciones reguladas en las normas sustantivas que no son ejercidas por ningn rgano o unidad orgnica, entre otros. De all la utilidad de realizar la Matriz 4.

1.

141

PASO 4 Elaboracin de Matrices Comparativas Matriz 5: Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de informacin
A continuacin se elabora la Matriz 5, resumen de las funciones generales identificadas en cada una de las fuentes de informacin analizadas (Matriz 1: Marco legal; Matriz 2: Estrategia Institucional; Matriz 3: ROF vigente; y, Matriz 4: Organizacin actual). Ver pgina 52.

FUNCIONES GENERALES
Cd. 1L 2L 3L Coordinar con los diversos sectores, gobiernos regionales y locales la generacin de programas y proyectos de desarrollo del hbitat y conservacin del medio ambiente urbano. Marco Legal Cd. Estrategia Institucional Cd. ROF vigente Cd. Cuestionario

4L

Promover la conservacin del medio ambiente y el cumplimiento de la normatividad ambiental en las actividades bajo la competencia del Ministerio.

4E

Promover e impulsar el desarrollo equilibrado de las actividades sectoriales para preservar el medio ambiente.

4R

4C

Formular y proponer la aplicacin de polticas y normas ambientales, as como supervisar y controlar el impacto ambiental de las actividades del Sector.

5L

Tengamos presente

1. Se puede apreciar que las funciones generales 4L, 4E y 4C pueden ser resumidas en una sola funcin que complementara la funcin general contenida en el ROF vigente (4R). A modo de ejemplo dicha funcin general podra ser: Formular y proponer la aplicacin de polticas y normas ambientales que promuevan la conservacin del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio.

142

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Cd.

FUNCIONES GENERALES Funcin

4A

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4B

Formular y proponer la aplicacin de polticas y normas ambientales que promuevan la conservacin del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del Ministerio. Coordinar con los diversos sectores, gobiernos regionales y locales la generacin de programas y proyectos de desarrollo del hbitat y conservacin del medio ambiente urbano .

A continuacin, se ha elaborado la matriz comparativa que consolida la informacin de las matrices anteriores. El objetivo es que dicha matriz se complete debidamente para cada tipo de rgano, de modo tal que puedan resaltarse los posibles problemas, tales como funciones reguladas pero no ejercidas por ningn rgano, duplicidad de funciones, entre otros (ver pgina 54).

Matriz 5A. Matriz comparativa de funciones y reas por fuentes de informacin

Tipo de rgano Cd.


Unidad Orgnica rgano Funcin Especfica Cd. F.G. Funcin Especfica

ROF vigente

Organizacin actual
Unidad Orgnica Funcin Especfica

F.G.

rgano

DE LNEA

DE LNEA

143

Funcin Especfica Direccin - Aprobar Nacional de los estudios Construccin de impacto (Viceministerio ambiental en de el mbito de Construccin y su Saneamiento) competencia, conforme a la legislacin vigente. Direccin - Aprobar Nacional de los estudios Vivienda de impacto (Viceministerio ambiental en de Vivienda y el mbito de Urbanismo) su competencia, conforme a la legislacin vigente.

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Unidad de Polticas, Estrategias y Normas Oficina del Proponen, Medio coordinan Ambiente y evalan la poltica ambiental. - Aprobar los estudios de impacto ambiental en el mbito de su competencia, conforme a la legislacin vigente - Formular, proponer, evaluar y actualizar la normatividad ambiental del Sector. - Llevar el registro de las entidades autorizadas para la elaboracin de EIA. Unidad de Gestin, Investigacin e Impacto Ambiental - Elaborar una base de datos y estadsticas ambientales para la formulacin de la normativa ambiental, en coordinacin con la Oficina General de Estadstica e Informtica (2). - Promover la investigacin a travs de programas, estudios y proyectos sectoriales para proteger y conservar el Unidad de Gestin, Investigacin e Impacto Ambiental Evalan y aprueban a las instituciones pblicas y privadas que se dedican a la elaboracin de estudios ambientales.

DE LNEA

Direccin Nacional de Urbanismo (Viceministerio de Vivienda y Urbanismo)

Oficina del Medio Ambiente

DE LNEA

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DE LNEA

Tengamos presente

Manual para elaborar el ROF

La matriz comparativa va a permitir observar entre otros aspectos:

1. Si la funcin identificada en las normas sustantivas y asignada en la Matriz 1 a la Oficina de Medio Ambiente, es recogida en las otras matrices, verificando as a quin se le asign formalmente (ROF vigente) o de lo contrario si nadie la viene ejerciendo dicha funcin. 2. Si cuando se hace referencia a algn rgano u unidad orgnica con el cual se debe coordinar, en la parte de la matriz en que se menciona a ste ltimo rgano se incluye entre sus funciones la funcin respecto de la cual se debe coordinar con l.

Se aconseja mantener a cada rgano y unidad orgnica en la misma ubicacin en cada matriz (misma fila).

FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL Funcin General


4A

rgano/ Unidad Orgnica

Funcin Especfica

Direccin Nacional de Construccin

Unidad de Polticas, Estrategias y Normas

4A

Oficina General de Estadstica e Informtica

4A

Aprobar los estudios de impacto ambiental en el mbito de su competencia conforme a la legislacin vigente . Elaborar una base de datos y estadsticas ambientales para la formulacin de la normativa ambiental en coordinacin con la Oficina General de Estadstica e Informtica. Coordinar con la Oficina de Medio Ambiente la ela boracin de una base de datos y estadsticas ambientales para la formulacin de la normativa ambiental.

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Anexo 6
Funciones vinculadas a los Sistemas Administrativos
FUNCIONES DEL RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL El rgano de Control Institucional tiene como misin, promover la correcta y transparente gestin de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, as como el logro de sus resultados, mediante la ejecucin de acciones y actividades de control para contribuir con el cumplimiento de los fines y metas institucionales.

SON FUNCIONES DEL RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DE TODAS LAS ENTIDADES PBLICAS (Art. 28 Resolucin Contralora N 114-2003-CG)

a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la entidad, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control, as como ejercer el control externo por encargo de la Contralora General. b) Efectuar auditoras a los estados financieros y presupuestarios de la entidad, as como a la gestin de la misma, de conformidad con las pautas que seale la Contralora General. c) Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones de la entidad, que disponga la Contralora General, as como las que sean requeridas por el Titular de la entidad. Cuando estas ltimas tengan carcter de no programadas, su realizacin ser comunicada a la Contralora General por el Jefe del OCI. d) Efectuar control preventivo sin carcter vinculante, al rgano de ms alto nivel de la entidad con el propsito de optimizar la supervisin y mejora de los procesos, prcticas e instrumentos de control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinin que comprometa el ejercicio de su funcin, va el control posterior. e) Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la Contralora General, as como al Titular de la entidad y del Sector cuando corresponda, conforme a las disposiciones sobre la materia. f) Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad, se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisin o de incumplimiento, informando al Titular de la entidad para que adopte las medidas correctivas pertinentes. g) Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios y servidores pblicos y ciudadanos sobre actos y operaciones de la entidad, otorgndole el trmite que corresponda a su mrito y documentacin sustentatoria respectiva. h) Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la Contralora General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para el efecto. i) Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad, como resultado de las acciones y actividades de control, comprobando su materializacin efectiva, conforme a los trminos y plazos respectivos. Dicha funcin comprende efectuar el seguimiento de los procesos judiciales y administrativos derivados de las acciones de control. j) Apoyar a las Comisiones que designe la Contralora General para la ejecucin de las acciones de control en el mbito de la entidad.

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k) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgnicas y personal de sta. I) Formular y proponer el presupuesto anual del rgano de Control Institucional para su aprobacin correspondiente por la entidad. m) Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le formule la Contralora General. n) Otras que establezca la Contralora General. o) Adicionalmente al cumplimiento de las funciones asignadas, el rgano de Control Institucional ejerce las atribuciones que le confiere el Artculo 15 de la Ley.

ADICIONALMENTE, SON FUNCIONES DE LOS RGANOS DE CONTROL SECTORIAL (Art. 29 Resolucin Contralora N 114-2003-CG)

a) Evaluar e informar al Titular del Sector, dentro del mbito de su competencia, sobre el cumplimiento de los planes, programas y metas del Sector, en concordancia con los lineamientos y disposiciones impartidas por la Contralora General. b) Evaluar e informar al Titular del Sector, dentro del mbito de su competencia, sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a las entidades y rganos desconcentrados comprendidos en el Sector. c) Coordinar, integrar y consolidar la informacin de los rganos de Control Institucional de las entidades y rganos desconcentrados comprendidos en el Sector sobre los informes de control emitidos, el cumplimiento de sus planes anuales de control, as como la informacin que deban emitir en virtud de encargos legales o por disposicin de la Contralora General. Dicha funcin se realizar siempre dentro de un contexto de colaboracin racional, evitndose la superposicin de funciones. d) Informar a la Contralora General sobre el funcionamiento y situacin operativa de los rganos de Control instituidos en los rganos desconcentrados de su Sector.

ADICIONALMENTE, SON FUNCIONES DE LOS RGANOS DE CONTROL REGIONAL (Art. 29 Resolucin Contralora N 114-2003-CG)

a) Evaluar e informar al Presidente Regional, dentro del mbito de su competencia, sobre el cumplimiento de los planes, programas y metas del Gobierno Regional, en concordancia con los lineamientos y disposiciones impartidas por la Contralora General. b) Evaluar e informar al Presidente Regional, dentro del mbito de su competencia, sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a las entidades y rganos desconcentrados comprendidos en la Regin. c) Coordinar, integrar y consolidar la informacin de los rganos de Control Institucional de las entidades y rganos desconcentrados comprendidos en la Regin sobre los informes de control emitidos, el cumplimiento de sus planes anuales de control, as como la informacin que deban emitir en virtud de encargos legales o por disposicin de la Contralora General. d) Informar a la Contralora General sobre el funcionamiento y situacin operativa de los rganos de Control instituidos en los rganos desconcentrados de su Regin.

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Anexo 7
Lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones ROF
(Decreto Supremo N 043-2006-PCM)
Aprueban Lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF por parte de las entidades de la Administracin Pblica DECRETO SUPREMO N 043-2006-PCM EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA CONSIDERANDO: Que, la Ley N 27658 - Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, declara al Estado peruano en proceso de modernizacin con la finalidad de mejorar la gestin pblica y establece que las normas referidas a organizacin del Estado requieren de la opinin tcnica previa de la Secretaria de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros. Que, resulta de necesidad aprobar los criterios necesarios para ordenar la estructura de organizacin de las entidades de la Administracin Pblica, siendo indispensable contar con disposiciones respecto del proceso de elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF. Que, es conveniente actualizar la normativa aplicable en relacin con el Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF, documento de gestin cuya elaboracin debe realizarse sobre la base de criterios de simplicidad y flexibilidad en un contexto de uso racional de los recursos pblicos. Que, la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros ha cumplido con elaborar y proponer los lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF por parte de las entidades de la Administracin Pblica. De conformidad con la Ley N 27658 y el Decreto Supremo N 094-2005PCM; DECRETA: Artculo 1.- Aprobacin Aprubense los Lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF por parte de las entidades de la Administracin Pblica, los que constan de cuatro (4) ttulos, treinta y siete (37) artculos y cinco (5) disposiciones complementarias.

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Artculo 2.- Sistemas Administrativos La Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros, previa coordinacin con los entes rectores de los Sistemas Administrativos, aprobar las funciones correspondientes a tales sistemas que deben estar contenidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones de las entidades. Artculo 3.- Derogacin Derguese la Directiva N 005-82-INAP/DNR - Normas para la Formulacin del Reglamento de Organizacin y Funciones de los Organismos de la Administracin Pblica, aprobada por Decreto Supremo N 002-83-PCM y la Directiva N 002-95-INAP-DNR, Lineamientos Tcnicos para formular los documentos de gestin en un marco de modernizacin administrativa, aprobada por Resolucin Jefatural 109-95-INAP/DNR. Artculo 4.- Refrendo El presente Decreto Supremo ser refrendado por el Presidente del Consejo de Ministros. Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintin das del mes de julio del ao dos mil seis. ALEJANDRO TOLEDO Presidente Constitucional de la Repblica PEDRO PABLO KUCZYNSKI GODARD Presidente del Consejo de Ministros LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y APROBACIN DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - ROF

TTULO I Normas generales CAPTULO I Del objeto, finalidad y alcance CAPTULO II De las disposiciones generales para la elaboracin y aprobacin del ROF TTULO II CAPTULO I Del contenido y elaboracin del reglamento de organizacin y funciones CAPTULO II De los rganos y unidades orgnicas CAPTULO III De los rganos y unidades orgnicas que ejercen funciones de Sistemas Administrativos CAPTULO IV Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales y Universidades Pblicas

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TTULO III Aprobacin del reglamento de organizacin y funciones TTULO IV De las normas para proyectos, programas y comisiones Disposiciones Complementarias

TTULO I NORMAS GENERALES CAPTULO I DEL OBJETO, FINALIDAD Y ALCANCE Artculo 1.- Objeto Establecer los lineamientos generales que todas las entidades del Sector Pblico indicadas en el artculo 3 deben seguir para la elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones, en adelante ROF. Artculo 2.- Finalidad Generar la aprobacin de un ROF que contenga una adecuada estructura orgnica de la entidad y definicin de sus funciones y las de los rganos que la integran, acorde con los criterios de diseo y estructura de la Administracin Pblica que establece la Ley N 27658 - Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, con el objetivo de priorizar y optimizar el uso de los recursos pblicos e identificar las responsabilidades especficas de las entidades pblicas y sus unidades orgnicas, asignadas por el ordenamiento jurdico aplicable en cada caso. Artculo 3.- mbito Las siguientes entidades de la Administracin Pblica se sujetan a lo dispuesto en la presente norma: a) En el Gobierno Nacional: Ministerios, Organismos Pblicos Descentralizados u otros Organismos Pblicos con calidad de pliego presupuestal adscritos a la Presidencia del Consejo de Ministros o a los Ministerios, con independencia de la denominacin formal que las normas les reconozcan. b) El Poder Judicial, el Ministerio Pblico, el Jurado Nacional de Elecciones, la Oficina Nacional de Procesos Electorales, el Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil, el Consejo Nacional de la Magistratura, la Defensora del Pueblo, la Contralora General de la Repblica, el Tribunal Constitucional, la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras de Fondo de Pensiones y el Banco Central de Reserva del Per. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS c) Las Universidades Pblicas, excluyendo su estructura funcional de enseanza (facultades, rectorado, etc.) que se rigen por lo dispuesto en las normas especiales de la materia y las disposiciones previstas por la Asamblea Nacional de Rectores.

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d) Los Gobiernos Regionales y los Gobiernos Locales debern aplicar los presentes lineamientos en todos aquellos aspectos no contemplados o que no se opongan a lo que establecen la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y la Ley Orgnica de Municipalidades, respectivamente. Los Organismos Pblicos Descentralizados de los niveles regional y local, con independencia de la denominacin formal que las normas les reconozcan, se sujetan a lo dispuesto en la presente norma. Los presentes lineamientos no son de aplicacin a las Empresas que conforman la actividad empresarial del Estado, las que se rigen por la Ley General de Sociedades y las normas especiales que emita el FONAFE para las empresas que se encuentran bajo su mbito. Artculo 4.- Normas para programas, proyectos y comisiones La definicin de las funciones y, de ser el caso, la estructura orgnica de los programas y proyectos se aprueba mediante un Manual de Operaciones de acuerdo con lo previsto en la presente norma. Las funciones especficas a nivel del cargo o puesto de trabajo sern contempladas en el Manual de Organizacin y Funciones (MOF) de la Entidad. Las Comisiones Multisectoriales no admiten estructura orgnica. Las Comisiones Multisectoriales permanentes pueden contar con un Reglamento Interno aprobado por la Comisin. Artculo 5.- Definiciones Para la adecuada aplicacin de los lineamientos se debe considerar las siguientes definiciones: REA Se refiere tanto a rganos como a unidades orgnicas de una Entidad. ATRIBUCIN Facultad conferida expresamente a quien ejerce un cargo para resolver o tomar decisin sobre cualquier acto administrativo dentro de su competencia y en el ejercicio de sus funciones. CUADRO PARA ASIGNACIN DE PERSONAL - CAP Documento de gestin institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la Entidad, sobre la base de su estructura orgnica vigente prevista en su ROF. COMPETENCIA mbito de actuacin material o territorial de la entidad en su conjunto, establecido de acuerdo a un mandato constitucional y/o legal. EFICIENCIA Agilizar la toma de decisiones y la asignacin de responsabilidades. ENTIDAD Incluye a las sealadas en los incisos 1 al 7 del artculo I del ttulo preliminar de la Ley N 27444-Ley del Procedimiento Administrativo General. Deber entenderse por entidades a aquellas organizaciones que cumplen con funciones de carcter

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permanente; es decir, que han sido creadas por norma con rango de Ley que les otorga personera jurdica. ESTRUCTURA ORGNICA Es un conjunto de rganos interrelacionados racionalmente entre s para cumplir funciones preestablecidas que se orientan en relacin con objetivos derivados de la finalidad asignada a la Entidad. FACULTAD Derecho conferido para realizar cierta accin. FUNCIN Conjunto de acciones afines y coordinadas que corresponde realizar a la entidad, sus rganos y unidades orgnicas para alcanzar sus objetivos. FUNCIN GENERAL Conjunto de acciones que debe realizar la entidad conducente a alcanzar los objetivos y metas de su gestin administrativa. Estas provienen de las normas sustantivas vinculadas a la entidad. FUNCIN ESPECFICA Conjunto de acciones que deben realizar los rganos y las unidades orgnicas, conducentes a alcanzar los objetivos de la entidad y las metas de su gestin administrativa. JERARQUA Es la lnea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organizacin hasta el eslabn ms bajo; tambin conocida como cadena de mando. NIVEL ORGANIZACIONAL Es la categora dentro de la estructura orgnica de la Entidad que refleja la dependencia entre los rganos o unidades orgnicas de acuerdo con sus funciones y atribuciones. NIVEL JERRQUICO Refleja la dependencia jerrquica de los cargos dentro de la estructura orgnica de la Entidad. RGANOS Son las unidades de organizacin que conforman la estructura orgnica de la Entidad. Se clasifican de acuerdo a lo establecido en los presentes lineamientos. PROGRAMA Los Programas son estructuras funcionales creadas para atender un problema o situacin crtica, o implementar una poltica pblica especfica, en el mbito de competencia de la entidad a la que pertenece. PROYECTO Se refiere a un conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o varios objetivos siguiendo una metodologa definida, para lo cual se le asigna

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un equipo de personas, as como otros recursos cuantificados en forma de presupuesto, que prev el logro de determinados resultados y cuya programacin en el tiempo responde a un cronograma con una duracin limitada. Solo se crean para atender actividades de carcter temporal. REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - ROF Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de la Entidad orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las funciones generales de la Entidad y las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas y establece sus relaciones y responsabilidades. RACIONALIZACIN DE PROCESOS Actividad de sistematizacin que conlleva a la identificacin, anlisis, armonizacin, diseo, mejoramiento, simplificacin o supresin de procesos para alcanzar mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos de la Entidad. SISTEMA ADMINISTRATIVO Los Sistemas Administrativos son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos mediante los cuales se organizan las actividades de la Administracin Pblica y que tienen por finalidad asegurar el cumplimiento eficaz de los objetivos de las entidades a travs de la utilizacin eficiente de los medios y recursos humanos, logsticos y financieros. UNIDAD ORGNICA Es la unidad de organizacin que conforma los rganos contenidos en la estructura orgnica de la entidad. CAPTULO II DE LAS DISPOSICIONES GENERALES PARA LA ELABORACIN Y APROBACIN DEL ROF Artculo 6.- Obligatoriedad de los Lineamientos Las entidades de la Administracin Pblica indicadas en el Artculo 3 deben formular su respectivo ROF sujetndose a los presentes lineamientos; bajo responsabilidad del titular del rgano responsable a que se refiere el artculo siguiente. Artculo 7.- rgano responsable de la formulacin de los documentos de gestin institucional La conduccin del proceso de elaboracin y formulacin del ROF de las entidades estar a cargo del rgano responsable de las funciones de planeamiento, racionalizacin o quien haga sus veces. Artculo 8.- De la supervisin y evaluacin del cumplimiento Corresponde a la Secretara General de los Ministerios, la Gerencia Regional y la Gerencia Municipal supervisar el cumplimiento de las disposiciones previstas en estos lineamientos tanto en su entidad como en las entidades adscritas a sta,

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cuando las tuviere. TTULO II CAPTULO I DEL CONTENIDO Y ELABORACIN DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES Artculo 9.- De la naturaleza del ROF El Reglamento de Organizacin y Funciones es el documento tcnico normativo de gestin institucional de una entidad que establece: a) La estructura orgnica de la entidad. b) Las funciones generales y especficas de la entidad y de cada uno de sus rganos y unidades orgnicas. c) Las relaciones de coordinacin y control entre rganos, unidades orgnicas y entidades cuando corresponda. Artculo 10.- De los criterios para la elaboracin del ROF Para la elaboracin del ROF se deber observar los siguientes criterios de diseo y estructura de la Administracin Pblica: a) Observar las disposiciones sobre creacin, organizacin y funciones contenidas en las normas que regulan el proceso de modernizacin y descentralizacin del Estado. b) Disear la organizacin con criterios de simplicidad y flexibilidad que permitan el cumplimiento de los fines de la Entidad con mayores niveles de eficiencia y una mejor atencin a los ciudadanos. c) Observar el principio de especialidad conforme al cual se debe integrar las funciones afines y eliminar posibles conflictos de competencia y cualquier duplicidad de funciones entre sus rganos y unidades orgnicas o con otras entidades de la Administracin Pblica. La especialidad se da: i. En razn de la tarea a cumplir: las tareas o funciones similares no deben ser ejercidas por ms de un rgano al interior de la entidad; ii. En relacin con el mbito territorial en el cual se ejerce una funcin: una misma funcin puede ser ejercida por ms de un rgano pero en mbitos territoriales diferentes y claramente delimitados. d) Observar el principio de legalidad de las funciones. Las funciones y actividades que realice la Administracin Pblica a travs de sus dependencias, entidades y organismos deben estar plenamente justificadas y amparadas en las normas sustantivas y reflejarse en sus normas de organizacin y funciones.

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e) Todas las funciones y competencias que las normas sustantivas establecen para una entidad, deben ser recogidas y asignadas a algn rgano de sta. f) Cuidar la coherencia entre asignacin de competencias y rendicin de cuentas. Una entidad debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de su desempeo y el grado de cumplimiento de sus funciones, sobre la base de criterios de medicin que tiendan a ser objetivos. g) La estructura orgnica de una entidad debe guardar equilibrio entre las necesidades de jerarquizacin de la autoridad y de coordinacin entre rganos. Para ello, los niveles organizacionales y jerrquicos de la entidad deben desarrollarse considerando los rganos que se encuentren debidamente justificados conforme al Informe Tcnico Sustentatorio que elabore la Entidad y hasta el tercer nivel organizacional slo en los casos en que esto fuere necesario; tal como se establece a continuacin:

NIVELES ORGANIZACIONALES 1 NIVEL

NIVELES JERRQUICOS ALTA DIRECCIN RGANOS DE RGANOS DE ASESORAMIENTO Y RGANOS DE APOYO Unidades orgnicas de rganos Unidades orgnicas de rganos de asesoramiento y de apoyo. de lnea

LNEA

2 NIVEL

3 NIVEL

Las unidades orgnicas del tercer nivel deben ser excepcionales y siempre que se encuentren debidamente justificadas conforme al Informe Tcnico Sustentatorio que elabore la Entidad de acuerdo con lo establecido en el Artculo 29. Artculo 11.- Funciones por nivel jerrquico Son funciones de cada nivel jerrquico, sin que esta enumeracin sea taxativa, las siguientes: ALTA DIRECCIN: dirigir la entidad, supervisar sus actividades, reglamentar y aprobar polticas pblicas, en general ejercer las funciones de direccin poltica y administrativa de la entidad. RGANOS DE ASESORAMIENTO: Orientar la labor de la entidad y de sus distintos rganos mediante actividades tales como: planificacin, presupuesto, organizacin, asesora jurdica. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS RGANOS DE APOYO: Ejercer las actividades de administracin interna que permiten el desempeo eficaz de la entidad y sus distintos rganos en el cumplimiento de las funciones sustantivas. Entre estas funciones pueden incluirse las de contabilidad, recursos humanos, sistemas de informacin y comunicacin, gestin financiera, gestin de medios materiales, servicios auxiliares. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS

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RGANOS DE LNEA: Formular, ejecutar y evaluar polticas pblicas y en general realizar las actividades tcnicas, normativas y de ejecucin necesarias para cumplir con los objetivos de la entidad en el marco de las funciones que las normas sustantivas atribuyen a sta. RGANOS DESCONCENTRADOS: Son rganos de la entidad con funciones especficas, asignadas en funcin de un mbito territorial determinado. Actan en representacin y por delegacin de sta dentro del territorio sobre el cual ejercen jurisdiccin Artculo 12.- Del contenido del ROF El ROF contendr ttulos, captulos y artculos teniendo en cuenta los rubros y metodologa que se detallan a continuacin: a) Ttulo Primero de las Disposiciones Generales En este ttulo se desarrollar: - Naturaleza Jurdica; entendida como las caractersticas de la personera jurdica de la Entidad conforme a las disposiciones legales de organizacin y funciones. - Entidad de la que depende; de ser el caso y el tipo de dependencia que existe (funcional, tcnica y/o administrativa); - Jurisdiccin; estableciendo el mbito territorial sobre el que ejerce sus competencias la entidad. - Funciones Generales de la Entidad; es decir, el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar la entidad para cumplir su misin y objetivos establecidos. - Base Legal; que se refiere a las normas sustantivas que establecen las funciones de la entidad. b) Ttulo Segundo: De la estructura orgnica En este ttulo se desarrollar la estructura orgnica de las entidades, incluyendo los casos en que se ha previsto por excepcin el tercer nivel organizacional, indicando los siguientes tipos de rganos: - rganos de Alta Direccin rganos Consultivos rgano de Control Institucional - rganos de Asesoramiento - rganos de Apoyo - rganos de Lnea - rganos Desconcentrados. Asimismo, se desarrollarn captulos por cada una de las categoras de rganos

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indicados as como subcaptulos de ser necesario. En esta parte se detallar la estructura organizacional, las funciones generales, las funciones especficas; as como la interrelacin interna y externa de cada uno de los rganos y unidades orgnicas de la Entidad comprendidas hasta el tercer nivel organizacional en los casos en que ste haya sido previsto. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS A cada tipo de rganos de la entidad le corresponde un cdigo, que se desagregar en sus rganos y unidades orgnicas, de acuerdo con el siguiente detalle: - rganos de Alta Direccin: Cdigo 01 y se desagrega en rganos 01.1, 01.2 y siguientes y sus unidades orgnicas 01.1.1, 01.1.2 y siguientes en el primer caso y 01.2.1, 01.2.2 y siguientes. - Sucesivamente y de la misma forma corresponden los Cdigos 02 a los rganos Consultivos, 03 al rgano de Control Institucional, 04 a los rganos de Asesoramiento, 05 a los rganos de Apoyo, 06 a los rganos de Lnea y 07 a los rganos Desconcentrados. En el ROF no debe hacerse referencia a los cargos ni al nivel o rango de quienes encabezan los distintos rganos y unidades orgnicas de la Entidad. c) Ttulo Tercero: De las Relaciones Interinstitucionales En este ttulo se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con otras entidades de la Administracin Pblica cuyos objetivos sean concurrentes o complementarios a los fines que persigue la Entidad. d) Anexo Organigrama de la Entidad que refleje la estructura orgnica de la misma. Artculo 13.- Determinacin de funciones Las funciones que cumplen las entidades y cada uno de sus rganos y unidades orgnicas se derivan del marco legal sustantivo en el que se establece sus competencias por lo que su determinacin en el ROF se deber realizar de acuerdo a los siguientes criterios: a) Las funciones que se determinen deben permitir que los rganos cumplan con lo dispuesto en las normas sustantivas, los sistemas administrativos y las normas de aplicacin general, cuando sea el caso: i) Las funciones de los rganos de lnea deben ser el resultado del anlisis realizado en el Informe Tcnico Sustentatorio a que se refiere el Artculo 29. ii) Las funciones que se derivan de los sistemas administrativos recogen lo dispuesto por los rganos rectores de stos segn lo dispuesto en el Artculo 23. iii) Las funciones que se derivan del proceso de descentralizacin, cuando sea el caso, se incorporan segn lo dispuesto por el Artculo 27. iv) Las funciones especficas asignadas a cada rgano se derivan de las funciones

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generales definidas para la entidad. Las funciones correspondientes a las unidades orgnicas se derivan de las funciones definidas para el rgano del que dependen. En todos los casos las funciones derivadas deben ser homogneas y concordantes con aqullas de las cuales se derivan, siguiendo una secuencia jerrquica. b) Las funciones asignadas a un mismo rgano o unidad orgnica deben ser afines, compatibles y/o complementarias. c) Cuando se trate de funciones de coordinacin entre rganos, deber especificarse dicha funcin en cada uno de ellos. d) Cuando se trate de funciones de coordinacin interinstitucional, deber especificarse la institucin con la que aqulla se realiza. CAPTULO II DE LOS RGANOS Y UNIDADES ORGNICAS Artculo 14.- Alta Direccin La Alta Direccin de las entidades configura el primer nivel organizacional de la Entidad, est integrada por: a) El rgano que constituye la mxima autoridad de la Entidad. b) Los Viceministerios en el caso de los Ministerios. c) El rgano que constituye la ms alta autoridad administrativa de la Entidad. d) Los Consejos Consultivos, cuando corresponda. e) El rgano de Control Institucional. Los Asesores de la Alta Direccin no constituyen unidades orgnicas sino equipos de trabajo asignados a rganos de sta. Artculo 15.- Consejo Directivo La configuracin del Consejo Directivo de una Entidad slo procede en aquellos casos previstos por la Ley. Si la Ley no norma los integrantes y su nmero, as como sus funciones y dems caractersticas, stos se debern establecer en el ROF. De ser este el caso, el nmero de miembros del Consejo Directivo no podr exceder de cinco (5). Artculo 16.- Consejos Consultivos Las funciones de los Consejos Consultivos de los Ministerios constituidos por Ley deben estar establecidas en el ROF. Sus miembros pueden ser designados por la propia Ley que los crea, mediante el mecanismo previsto por ella o por el Titular de la Entidad. Ejercen el cargo de forma ad-honorem. Los Consejos Consultivos no pueden tener unidades orgnicas y, en caso de requerir una secretara tcnica, el ROF deber sealar el rgano o unidad orgnica que ejercer dicha funcin. Artculo 17.- De la mxima autoridad administrativa En toda entidad debe estar definida la mxima autoridad administrativa, que

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forma parte de la Alta Direccin y acta como nexo de coordinacin entre sta y los rganos de asesoramiento y de apoyo. En los Ministerios esta funcin es ejercida por la Secretara General; en los Gobiernos Regionales por la Gerencia Regional y en los Gobiernos Locales por la Gerencia Municipal. En los organismos pblicos descentralizados la mxima autoridad administrativa se denominar Secretara General, salvo que mediante norma legal se le asigne una denominacin distinta. La denominacin de gerencia solamente se acepta para el caso de aquellas entidades que prestan servicios y ejecutan obras y se estructuran bajo el criterio de organizacin empresarial. Artculo 18.- De los rganos de Asesoramiento Las entidades contarn con rganos de asesoramiento denominados Oficina para atender las siguientes funciones: a) Asesora Jurdica. b) Planeamiento y presupuesto, incluyendo las actividades de racionalizacin y cooperacin tcnica internacional. Atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamao de la entidad, las funciones contempladas en el inciso b) podrn ser desagregadas o asignadas a otro rgano. Artculo 19.- De los rganos de Apoyo Las entidades contarn con una Oficina General de Administracin como rgano de apoyo a cargo de por lo menos las siguientes materias: Contabilidad y Finanzas, Adquisiciones, Administracin de Personal y Tecnologa de la Informacin. Atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamao de la entidad, las funciones correspondientes a estas materias podrn ser desagregadas o asignadas a otro rgano. Artculo 20.- Constitucin de rganos de asesoramiento y apoyo adicionales De forma excepcional, se podr admitir la creacin de otros rganos de asesoramiento y de apoyo adicionalmente a los sealados en los Artculo 18 y Artculo 19; siempre que la necesidad haya sido debidamente sustentada en el informe a que se refiere el Artculo 29. Artculo 21.- De los rganos de Lnea Los rganos de lnea son aquellas unidades tcnico normativas que formulan y proponen las normas y acciones de poltica de alcance nacional sobre la materia de su competencia y supervisan su cumplimiento. Los rganos de lnea se estructuran de la siguiente forma: - Direcciones Nacionales.- Corresponde en el caso de aquellas entidades que cuenten con rganos que califican como ente rector de un Sistema Administrativo creado por una norma con rango de Ley.

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- Direcciones Generales.- Corresponde en el caso de Ministerios, con excepcin de la Presidencia del Consejo de Ministros y RREE, en cuyo caso corresponder la denominacin de Secretara. - Direcciones.- Corresponde en el caso de aquellas entidades que no se encuentren en ninguno de los supuestos anteriores. Excepcionalmente, en las entidades en las cuales el Secretario General ejerce las funciones del Viceministro, puede utilizarse la denominacin de Secretara para denominar a los rganos de lnea. Artculo 22.- Criterios para la creacin de unidades orgnicas Los criterios que justifican la creacin de unidades orgnicas son alternativa o concurrentemente los siguientes: a) Si un rgano de la entidad cuenta con ms de 15 personas. b) Si la carga administrativa que conlleva la funcin que gener la creacin de uno de los rganos de la entidad justifica la creacin de una unidad orgnica. c) Si se establece, por la naturaleza de las funciones a desarrollar, la necesidad de independizar ciertos servicios o tareas. La ocurrencia de al menos uno de estos factores es necesaria para la creacin de unidades orgnicas. Sin embargo, ser asimismo necesario evaluar las circunstancias del caso especfico as como la justificacin incluida en el Informe Tcnico Sustentatorio a que se refiere el Artculo 29. CAPTULO III DE LOS RGANOS Y UNIDADES ORGNICAS QUE EJERCEN FUNCIONES DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Artculo 23.- De las funciones derivadas de los Sistemas Administrativos Los rganos vinculados a los Sistemas Administrativos ejercern las funciones previstas en la normatividad aplicable al sistema, as como aqullas que les sean asignadas de acuerdo con el ROF de la Entidad. Los entes rectores de los sistemas administrativos establecen las funciones que las entidades debern realizar para cumplir con las disposiciones de estos sistemas en sus respectivos mbitos. Los entes rectores no podrn requerir la creacin de rganos o unidades orgnicas para el cumplimiento de las funciones de los sistemas administrativos ni predefinir la ubicacin de stas, con excepcin del rgano de Control Institucional que se rige por lo establecido en la Resolucin de Contralora N 114-2003-CG. Las entidades incorporan en sus ROF dichas funciones, asignndolas a los rganos que correspondan de acuerdo con su estructura. Artculo 24.- rgano de Defensa Judicial Para la defensa judicial de los derechos e intereses del Estado, los Ministerios y

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dems entidades expresamente autorizadas conforme a ley contarn con un rgano de defensa judicial. Las funciones de las procuraduras pblicas son determinadas por el Consejo de Defensa Judicial del Estado y debern estar consignadas en el ROF. Artculo 25.- rgano de Control Institucional El rgano de Control Institucional es el rgano que conforma el Sistema Nacional de Control. Su jefe guarda dependencia funcional y administrativa con la Contralora General de la Repblica. Las funciones del rgano de Control Institucional son determinadas por la Contralora General de la Repblica. Considerando las caractersticas de la Entidad y la complejidad de los procesos, el rgano de Control Institucional podr constituir unidades orgnicas. Esta creacin deber justificarse en el Informe Tcnico Sustentatorio a que se refiere el Artculo 29. Para ello, deber tomarse en consideracin la naturaleza, complejidad y volumen de funciones, el nmero de cargos del rgano de Control Institucional y acreditarse la opinin previa favorable de la Contralora General de la Repblica. CAPTULO IV GOBIERNOS REGIONALES, GOBIERNOS LOCALES Y UNIVERSIDADES PBLICAS Artculo 26.- De la Estructura Orgnica de Gobiernos Regionales y Locales La estructura orgnica y denominacin de los rganos en el caso de los Gobiernos Regionales o Locales se rigen por lo establecido en su respectiva Ley Orgnica. Para todo lo dems se aplicar las disposiciones contenidas en la presente norma. Para la organizacin de los Gobiernos Regionales y Locales prevalecer el enfoque territorial, velando por la integracin de las funciones y actividades sectoriales que tengan sinergias positivas en su ejecucin. Artculo 27.- Funciones derivadas del proceso de descentralizacin Las entidades del Poder Ejecutivo que por efecto del proceso de descentralizacin prevean la transferencia de funciones a los Gobiernos Regionales o Locales debern incluir en su Plan Sectorial de Transferencia las funciones generales y especficas que las entidades receptoras de funciones debern incorporar en sus reglamentos de organizacin y funciones para el adecuado ejercicio de cada funcin. Corresponde a las entidades receptoras definir el rgano o unidad orgnica responsable de realizar las funciones acreditadas y aprobar las modificaciones a sus correspondientes ROF. TTULO III APROBACIN DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES Artculo 28.- De la necesidad de aprobar el ROF Se requiere la aprobacin del ROF en los siguientes casos:

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a) La creacin de una nueva entidad. b) La fusin de entidades. c) Por efecto de la transferencia de funciones en el marco del proceso de descentralizacin. d) Por existencia de un proceso de reorganizacin de la Entidad aprobado conforme a Ley. e) Por modificacin del marco legal sustantivo que conlleve una afectacin de la estructura orgnica o modifique total o parcial las funciones previstas para la entidad. f) Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad con la finalidad de cumplir con mayor eficiencia su misin y funciones. Artculo 29.- Del Informe Tcnico Sustentatorio La aprobacin del ROF deber ampararse en un Informe Tcnico Sustentatorio, el cual contendr lo dispuesto en los artculos siguientes. Para el caso de las entidades del Gobierno Nacional, el Informe Tcnico Sustentatorio deber incluir la Ficha Tcnica publicada en el portal electrnico de la Presidencia del Consejo de Ministros. Artculo 30.- Del Informe Tcnico Sustentatorio por modificacin El Informe Tcnico Sustentatorio que sustente la modificacin del ROF incluir la siguiente informacin: Seccin 1. Justificacin Esta seccin del informe debe sustentar la necesidad de la existencia de la nueva estructura y funciones de la Entidad. Para ello, se incluir la siguiente informacin: a) Anlisis funcional: (i) Identificacin de las nuevas funciones establecidas en el ROF propuesto as como de aquellas que han sido suprimidas o modificadas en relacin con el ROF vigente y sustento legal de cada una de estas funciones y (ii) Sustento tcnico de la inclusin, modificacin o supresin de cada una de estas funciones, segn corresponda. Las entidades del Gobierno Nacional deben presentar la informacin sealada en (i) en el formato correspondiente de la Ficha Tcnica publicada en el portal electrnico de la Presidencia del Consejo de Ministros. b) Anlisis de Estructura: (i) Razones que sustenten la creacin de cada uno de los nuevos rganos y unidades orgnicas, cuando corresponda. Para estos efectos, debe desarrollarse una explicacin detallada de por qu las nuevas funciones no pueden ser asumidas por los rganos existentes; (ii) El organigrama vigente; y, (iii) el organigrama propuesto. c) Anlisis de no duplicidad de funciones, con nfasis en las funciones generales de la Entidad y en las de sus rganos de lnea, en relacin con otras entidades del sector pblico que realizan funciones o actividades similares o que persiguen fines iguales o semejantes. d) En caso de que la nueva estructura implique cambios sustantivos en el Cuadro de Asignacin de Personal, se incluir la propuesta del nuevo CAP. Se entiende por cambios sustantivos el incremento, reduccin o reubicacin interna de al menos

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quince por ciento (15%) del personal de la entidad. e) De ser el caso, se incluir un acpite en el cual se explique la simplificacin y optimizacin de procesos, con detalle y justificacin de cada uno y su especializacin. f) Siempre que se establezca la posibilidad de tercerizar determinadas labores de los rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir la identificacin de los rganos responsables de la supervisin de las actividades tercerizadas. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS Seccin 2. Anlisis de consistencia En esta seccin del informe se debe sustentar la coherencia entre la estructura orgnica propuesta y los objetivos institucionales contemplados en documentos de planeamiento de carcter multianual y otros instrumentos que expresen las polticas sectoriales, regionales o locales. Seccin 3. Efectos presupuestales En esta seccin del informe se debe sustentar la coherencia entre la estructura orgnica propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad con un horizonte de tres aos. Para ello se incluir la siguiente informacin: a) Cuadro comparativo de los gastos de operacin de la estructura vigente y la propuesta. b) Cuando se haya previsto la tercerizacin de determinadas labores de los rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir el anlisis costo beneficio que sustenta esa decisin. c) Por excepcin, en el caso en que la nueva estructura orgnica represente un mayor gasto corriente para la entidad, deber incluirse la sustentacin del financiamiento de ste as como la proyeccin de gasto corriente con un horizonte de tres aos. Artculo 31.- Del Informe Tcnico Sustentatorio por modificacin parcial Cuando la modificacin parcial del ROF no represente cambios en la estructura orgnica o en el presupuesto aprobado de operacin y funcionamiento para la entidad mayores a un cinco por ciento (5%) en el ejercicio presupuestal vigente, el Informe Tcnico slo versar sobre lo contenido en los incisos a) de la seccin primera y a) de la seccin tercera del Artculo 30. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS Artculo 32.- Del Informe Tcnico Sustentatorio por creacin de nueva entidad o fusin Cuando la aprobacin de ROF se sustente en la creacin o fusin de entidades, el Informe Tcnico Sustentatorio incluir la siguiente informacin: Seccin 1. Justificacin a) Base Legal mediante la que se crea la Entidad

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b) Anlisis funcional: Identificacin de funciones previstas en la normatividad sustantiva que da origen y sustento a las funciones establecidas en el ROF propuesto y su base legal. Las entidades del Gobierno Nacional deben presentar esta informacin en el formato correspondiente de la Ficha Tcnica publicada en el portal electrnico de la Presidencia del Consejo de Ministros. c) Anlisis estructural: (i) El organigrama propuesto; y ii) el organigrama vigente, en los casos de fusin. d) Anlisis de no duplicidad de funciones, con nfasis en las funciones generales de la Entidad y en las de sus rganos de lnea, en relacin con otras entidades que realizan funciones o actividades similares o que persiguen fines iguales o semejantes. e) La propuesta de Cuadro de Asignacin de Personal. f) Siempre que se establezca la posibilidad de tercerizar determinadas labores de los rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir la definicin de los rganos responsables de la supervisin de las actividades tercerizadas. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS Seccin 2. Plan de implementacin En esta seccin del informe se deben describir las actividades previstas para la organizacin de la nueva entidad, incluyendo el cronograma de ejecucin, la organizacin del trabajo para llevarlas a cabo, el costo de las actividades de implementacin (inversin, gasto operativo, etc.) y las metas intermedias y finales con las cuales se har el seguimiento del plan. El plan de implementacin no podr exceder de dos aos. Seccin 3. Efectos presupuestales En esta seccin del informe se debe sustentar la coherencia entre la estructura orgnica propuesta y el financiamiento solicitado para la entidad con un horizonte de tres aos. Para ello, se incluir el cuadro comparativo de los gastos de operacin de la estructura vigente y la propuesta en el caso de las entidades que se originan en una fusin y nicamente el cuadro de costos de operacin previsto cuando se trate de una entidad nueva. Artculo 33.- Del Informe Previo a la Aprobacin del ROF Los Reglamentos de Organizacin y Funciones de las Entidades requieren de un informe previo favorable para su aprobacin. El objetivo del informe previo es la verificacin del cumplimiento de los requisitos tcnicos previstos en la presente norma y en la Ley de Modernizacin de la Gestin del Estado y dems normativa vigente. La solicitud a la Entidad encargada de la emisin del Informe Previo deber acompaarse de la siguiente documentacin: - El proyecto de ROF. - El proyecto de dispositivo legal aprobatorio del ROF.

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- El Informe Tcnico Sustentatorio. El proyecto de ROF, el Informe Tcnico Sustentatorio y el proyecto de dispositivo legal aprobatorio deben estar debidamente visados por el rgano responsable de su elaboracin y el rgano de asesora jurdica de la entidad o el que haga sus veces. a) En el mbito del Poder Ejecutivo i) Corresponde a la Secretara General de cada Ministerio aprobar el Informe Tcnico Sustentatorio y supervisar que no exista duplicidad de funciones entre las entidades del sector. Una vez hecho esto, se remitir el proyecto de ROF, el Informe Tcnico Sustentatorio y el proyecto de Decreto Supremo correspondiente a la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros. ii) La Secretara de Gestin Pblica verificar que el proyecto de ROF propuesto, as como los informes tcnicos remitidos, se ajusten a lo dispuesto por los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF y por la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado. La Secretara de Gestin Pblica podr solicitar a la entidad ms informacin, la realizacin de las modificaciones que corresponda o emitir un Informe Previo favorable. En este ltimo caso, se proceder a tramitar la aprobacin del correspondiente Decreto Supremo. b) En el mbito Regional: i) Corresponde a la Gerencia General del Gobierno Regional revisar que no exista duplicidad de funciones entre los rganos de la entidad y entre sta y las dems entidades pblicas que actan en su circunscripcin. Una vez hecho esto, se remitir el proyecto de ROF, el Informe Tcnico Sustentatorio y el proyecto de Ordenanza Regional correspondientes a la Presidencia Regional para que sean sometidos a la aprobacin del Consejo Regional. ii) La Gerencia General del Gobierno Regional verificar que el proyecto de ROF propuesto as como los informes tcnicos remitidos se ajusten a lo dispuesto por los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF y por la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado y emitir el Informe Previo. c) En el mbito Municipal: iii) Corresponde a la Gerencia del Gobierno Local revisar que no exista duplicidad de funciones entre los rganos de la entidad y entre sta y las dems entidades pblicas que actan en su circunscripcin. Una vez hecho esto, se remitir el proyecto de ROF, el Informe Tcnico Sustentatorio y el proyecto de Ordenanza Municipal correspondiente al gobierno Local para que sean sometidos a la aprobacin del Concejo Municipal. iv) La Gerencia del Gobierno Local verificar que el proyecto de ROF propuesto y los informes tcnicos remitidos se ajusten a lo dispuesto por los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF y por la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado y emitir el Informe Previo.

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Artculo 34.- De la aprobacin del ROF La aprobacin del ROF de las entidades se realizar de acuerdo al siguiente esquema
Institucin
Ministerios, Organismos Pblicos Descentralizados y otros Organismos Pblicos con a clidad de pliego presupuestal adscritos a la Presidencia del Consejo de Ministros o a los Ministerios, con independencia de la denominacin formal que las normas les reconozcan Poder Judicial, Ministerio Pblico, Jurado Nacional de Ele cciones, Oficina Nacional de Procesos Electorales, Registro Nacional de

Dispositivo Legal
Por Decreto Supremo

Por Resolucin del Titular

Identificacin y Estado Civil,


Consejo Nacional de la Magistratura, Defensora del Pueblo, Contralora General de la Repblica, Tribunal Constitucional, Universidades Pblicas, Superi ntendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones y el Banco Central de Reserva del Per RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS Gobierno Regional Por Ordenanza Regional Municipalidades Por Ordenanza M unicipal Organismos Pblicos Descentralizados de Gobiernos Locales Por Ordenanza Municipal
(*)

Artculo 35.- De la publicacin de ROF Las entidades del Gobierno Nacional, los Gobiernos Regionales y las Municipalidades provinciales debern cumplir con publicar el dispositivo legal aprobatorio, el texto ntegro de su ROF y el organigrama institucional en el Diario Oficial El Peruano. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS La publicacin del ROF deber realizarse tambin en el portal electrnico de las entidades dentro de los 5 das calendarios siguientes a la fecha de publicacin en el Diario Oficial El Peruano; bajo responsabilidad de los funcionarios designados conforme a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. Las Municipalidades Distritales remitirn el texto ntegro de su ROF y el organigrama institucional, as como el de sus Organismos Pblicos Descentralizados si los tuvieren, al Consejo Nacional de Descentralizacin para su publicacin en el portal electrnico de ste. TTULO IV DE LAS NORMAS PARA PROYECTOS, PROGRAMAS Y COMISIONES Artculo 36.- Contenidos mnimos para el Manual de Operaciones Los programas y proyectos contarn con un manual de operaciones en el que se consignar por lo menos la siguiente informacin: a) Descripcin del programa o proyecto, incluyendo el objetivo, la descripcin de ste y la identificacin de entidades, rganos o unidades orgnicas ejecutoras que tienen responsabilidades respecto del programa o proyecto. b) Organizacin del programa o proyecto: organizacin, funciones y responsabilidades. c) Procesos principales tales como programacin y aprobacin de actividades, ejecucin de recursos, proceso de coordinacin, desembolsos, segn corresponda.

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d) Procesos de supervisin, seguimiento y evaluacin: supervisin tcnica, informes (financieros, registros contables, de progreso), auditorias, inspeccin y supervisin, segn corresponda. Artculo 37.- Contenido mnimo para el Reglamento Interno de Comisiones Multisectoriales Las Comisiones Multisectoriales creadas con una vigencia mayor a doce (12) meses o en razn de un encargo permanente aprobarn un Reglamento Interno consignando, respecto del rgimen de sesiones: i) periodicidad, ii) qurum, iii) reglas de votacin y iv) reglas de aprobacin de acuerdos. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Primera.- Directivas La Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros se encuentra facultada para emitir directivas complementarias en materia de ROF y de CAP, as como de otros documentos de gestin. Las disposiciones que se dicten al amparo de la primera disposicin final del Decreto Supremo N 080-2004-PCM deben cumplir con las disposiciones legales vigentes que regulen los documentos de gestin y con las directivas complementarias que apruebe la Secretara de Gestin Pblica. Segunda.- Normas de adecuacin Las entidades comprendidas en la presente norma se adecuarn progresivamente a sus disposiciones de acuerdo para lo cual debern presentar ante la entidad encargada de la elaboracin del Informe Previo, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 33 del presente Reglamento, el proyecto de ROF de acuerdo con el siguiente calendario. Las entidades que no tuvieran ROF aprobado a la fecha de publicacin del presente Decreto Supremo, debern presentar su proyecto de ROF en un plazo no mayor de tres meses contado desde la fecha de entrada en vigencia de la presente norma. Las entidades cuyo ROF vigente fue aprobado con posterioridad al 31 de diciembre de 2004 debern presentar su proyecto de ROF, en un plazo que no exceder de 12 meses contado desde la fecha de entrada en vigencia de la presente norma. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS Las entidades cuyo ROF vigente fue aprobado con posterioridad al 31 de diciembre de 2004 debern presentar su propuesta de ROF a la entidad encargada de la elaboracin del Informe Previo, en un plazo que no exceder de 12 meses contado desde la fecha de entrada en vigencia de la presente norma. La Secretara de Gestin Pblica publicar y actualizar el Organigrama Oficial del Poder Ejecutivo que incluye a las entidades que lo conforman atendiendo al cumplimiento de los requisitos en cada caso con independencia de la denominacin formal prevista en sus normas de creacin.

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Tercera.- Modificacin del CAP Las entidades debern presentar su proyecto de CAP para su aprobacin, en un plazo mximo de 3 meses contados a partir de la entrada en vigencia de su ROF. Cuarta.- Rgimen laboral El rgimen laboral de las entidades pblicas es el establecido en el Decreto Legislativo N 276 y sus normas modificatorias y complementarias, salvo que mediante ley expresa se haya establecido la aplicacin del rgimen laboral de la actividad privada. En tanto se apruebe el nuevo rgimen laboral del empleo pblico, el ROF de cada Entidad incluir en una disposicin complementaria el rgimen laboral al que su personal est sujeto Quinta.- De las Universidades Pblicas Las Universidades Pblicas debern tomar en cuenta las disposiciones establecidas en estos lineamientos nicamente para la conformacin de los rganos y unidades orgnicas con responsabilidades administrativas. Corresponde a la Secretara General del Ministerio de Educacin la emisin del Informe Previo a que se refiere el Artculo 33.:

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