INFORME DE AUDITORA INTERNA DE CALIDAD

Cdigo F-GCM-07 Versin: 01 Fecha de versin: dd/mm/aa: 18/01/07 Fecha (dd/mm/a): 23/12/2010

Proceso Auditado: Gestin control y Mejora Auditor:

Maribel Rico Palacio / Profesional Universitaria Tesorera Nombre y cargo Personal Auditado Sergio de Cruz Gmez Vlez Cargo Jefe Control Interno (E)

DOCUMENTOS DE REFERENCIA UTILIZADOS (criterios de auditoria) P-GCM-03 Planificacin y Realizacin de Auditorias Internas, Gestin Control y Mejora, PGCM-08 Administracin del riesgo, P-GCM-09 Control Interno y los establecidos, por el estndar NTCGP 1000:2009 en los numerales 7.5.5 y los correspondientes y aplicables al capitulo 8 de medicin, anlisis y mejora, Manual de Calidad AMVA, Ley 87 de 1993, Ley 489 1998; Acuerdo 060 de 2000, MECI 1000: 2005, Decreto 2145 de 1999, Decreto 1826 de 1994, Decreto 1537 de 2001, Decreto 1599 2005; Decreto 2621 de 2006; decreto 2913 de 2007; Resolucin 000119 de febrero 28 2006, Gua Rol de las Oficinas de Control interno de la DAFP. DOCUMENTOS CONSULTADOS DURANTE LA AUDITORIA Formatos: F-GCM-04, F-CGM-08 Acciones correctivas, F-GCM-09 Acciones preventivas, FGCM-18, F-GCM-11, F-GCM-16.

Referencia: Borrador Informe Auditoria Interna S.G.C

HALLAZGOS DE LA AUDITORIA NO CONFORMIDADES ENCONTRADAS: Total: Ocho (7)

1. 2.

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5.

6. 7.

No se encontraron evidencias de campaas realizadas para el fomento de la cultura del Autocontrol incumpliendo en numeral 4.5 del P-GCM-09. Segn lo consignado en Acta No.1 Planeacin-Of.Control Interno-Coordinacin de Calidad los indicadores actuales no ofrecen la informacin necesaria para la toma de decisiones, por lo que se estableci la necesidad de reestructurarlos, a la fecha de la auditora esto no se haba realizado incumpliendo lo establecido en el numeral 8.2.3 de la norma NTCGP 1000:2009. No se evidencia informe de autoevaluacin de la gestin por procesos por rea organizacional presentado al Comit coordinador de control interno segn lo establecido en el numeral 4.8.5 del P- GCM-09. No hay evidencia de presentacin de informe sobre el estado de los riesgos al comit coordinador de control interno en contrava de lo establecido en el numeral 4.12.1 del P-GCM-09. Se incumple el numeral 8.5 de la Norma Mejora en cuanto n o fue posible encontrar evidencia de revisin gerencial del SGC al ao 2.009 de manera que permita asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del SGC evaluando sus oportunidades de mejora y ajustndolo. No se encontr evidencia respecto al monitoreo que se realiza a los indicadores de los procesos incumpliendo lo establecido en el numeral 4.14 del P-GCM-09. No se evidencia monitoreo y evaluacin a los acuerdos, compromisos y protocolos ticos establecidos incumpliendo en numeral 4.13 del P-GCM-09

OBSERVACIONES: Total: Dos (3) 1. Se encontr evidencia de la aplicacin del F-GCM-18 seguimiento a las campaas de Autocontrol . Sin embargo no es procedente la aplicacin de una encuesta que pretende evaluar el impacto de las campaas cuando stas no se han realizado. El formato debe ser aplicado para medir el impacto de las campaas y no para cumplir con el requisito. Se evidenci campaas planteadas pero sin implementar por lo que se recomienda iniciar su implementacin. 2. Se sugiere implementar el plan comunicacional que se tiene elaborado difundindolo a travs de la oficina de comunicaciones de la organizacin. 3. Segn el numeral 5.3 de MECI 1000:2005 y el Artculo 29 de la Resolucin 000119 del 28 de febrero de 2006 por medio de la cual se adopta el MECI en el AMVA el comit coordinador de control interno debe reunirse por lo menos cada dos meses y la metodologa actual no est garantizando el cumplimiento de esta periodicidad de reuniones. Es importante considerar que el decreto 1826 de 1994 establece una periodicidad de reuniones de al menos dos veces al ao por lo tanto se recomienda ajustar la Resolucin interna de manera que la entidad de cumplimiento a lo que all establece. En dicho Decreto se define tambin que el Comit debe contar con un reglamento interno y segn la auditora realizada no se cuenta con este instrumento. Referencia: Borrador Informe Auditoria Interna S.G.C

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA (FORTALEZAS, DEBILIDADES, ASPECTOS A MEJORAR) Las actividades observadas y realizadas en el Proceso permiten cumplir los objetivos establecidos: SI X NO Observacin: El proceso cumple con los requisitos exigidos por la NTCGP 1000:2009, en cuanto al control de registros de calidad tal como lo exige el requisito en el capitulo 4.2.4, sin embargo se est incumpliendo con la aplicacin de las herramientas de medicin, anlisis y mejora establecidos en el numeral 8 de la norma. Los recursos utilizados en el Proceso son los adecuados para cumplir los objetivos Si X NO __ FORTALEZAS: 1. Se evidencia un claro conocimiento del objetivo del proceso por parte del lder del proceso y su equipo de trabajo. 2. Se evidencia conocimiento de la poltica y objetivos de calidad por parte del lder del proceso y su equipo de trabajo. DEBILIDADES O ASPECTOS A MEJORAR: 1. Fortalecimiento del comit coordinador de control interno de tal manera que desempee el papel que le corresponde en cuanto a la autoevaluacin de la gestin por procesos y el estado de los riesgos. 2. Fortalecimiento de la cultura del Autocontrol 3. Reestructuracin de indicadores 4. Asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del Sistema de Gestin de Calidad a travs de las revisiones gerenciales. 5. Fortalecer el monitoreo a los indicadores de los procesos y a los acuerdos, compromisos y protocolos ticos

CONCLUSIONES:
Se cuenta con un proceso que en general se lleva a cabo de la manera como se tiene documentado maduro en la aplicacin de registros y en la definicin de la matriz de riesgos como fuente de informacin para la aplicacin de acciones preventivas, pero susceptible de mejorar en cuanto a las herramientas de mejora en especial en la definicin de indicadores y toma de acciones como resultado del anlisis de datos. Se percibe en la auditoria realizada compromiso del lder del proceso y su equipo de trabajo con el sistema de gestin de la calidad para aplicar las acciones correspondientes que conlleven a dar cumplimiento a los requisitos de la norma NTC GP1000 2009 aplicables al proceso. Visto Bueno: Jefe Control Interno

Referencia: Borrador Informe Auditoria Interna S.G.C