EL COMPUTADOR SI TIENE QUIEN LE ESCRIBA

La columna de opinin escrita por Rudolf Hommes, presenta una problemtica actual: el uso generalizado de los sistemas informticos en los procesos y, por supuesto, la falla de los mismos. Pero es preciso definir lo que es un proceso, como un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultneamente) bajo ciertas circunstancias con un fin determinado. Es decir, es ese conjunto de actividades planeadas previamente de las cuales se espera alcanzar un fin determinado. Cuando se analiza la columna, es posible observar ciertos puntos importantes, los cuales se resaltan a continuacin El problema cultural por el cual las computadoras no se encuentran conectadas o no se comunican directamente en ciertas empresas. Cmo la falta de comunicacin entre las mismas afecta la productividad.

Parece que, a pesar de encontraros en pleno siglo XXI, las personas no confan en la informacin guardada de forma virtual, sino que por el contrario, se esfuerzan en que haya siempre un respaldo escrito. Si bien esto no est del todo incorrecto, me permito citar al autor: ..."Una razn para que esto suceda, es que los que disean los procesos y los sistemas no tienen en cuenta el tiempo que le hacen perder al usuario con sus procedimientos y con el falso sentido de seguridad que derivan que se procese y guarde informacin escrita que no se necesita." Parece entonces, que guardar informacin de manera escrita, proporciona un falso sentido de seguridad, lo cual yo veo traducido, como el desconocimiento en los equipos y las nuevas tecnologas. Si es necesario tener un respaldo fsico de cierta informacin, pero al almacenar una cantidad innecesaria de informacin escrita, hace que el flujo de la informacin sea lento, generando un efecto adverso: Se afecta la productividad laboral, pues al tener un flujo de informacin lento y emplear mayor nmero de equipos y de personal, se est haciendo un mal uso de los recursos, por ende, se puede decir que hay una falla grave de ingeniera. Pero si la empresa opta por comprar equipos, software, etc. Porqu no se utilizan de manera ptima en los procesos? Es muy probable que la organizacin quiera hacer uso adecuado de las nuevas tecnologas, pero posiblemente se ha pasado por alto un detalle importante, Son sus procesos los adecuados para la inclusin de estas tecnologas? La mayora de las veces, la respuesta es negativa, por ende, se hace Una sobreimposicin de sistemas electrnicos sobre procesos diseados. Cuando se impone el uso de un recurso a un proceso que era manejado de una forma muy distinta por los empleados, esto crea

rechazo y produce una mala utilizacin del tiempo. Para ejemplificar este punto se tomarn dos ejemplos muy comunes en las EPS del pas, con los que de seguro ms de uno est familiarizado. En una de las EPS ms exitosas del pas, se tiene un procedimiento muy extao a la hora de recibir la frmula una vez que la consulta con el mdico llega a su fin; ste enva por computador la orden con las remisiones y/o medicamentos respectivos para el paciente hacia una computadora ubicada en la recepcin, donde se encuentran las asesoras que atienden a los pacientes que estn llegando para cancelar sus citas, as que, para poder recibir la frmula se hace necesario esperar que dichas seoritas encuentren un espacio libre y tengan un nmero determinado de frmulas, para que empiecen a llamar nombre por nombre a los pacientes para que recojan su frmula. En un caso ideal e hipottico, si se quisiera evitar la molestia a los usuarios, las frmulas podran ser envadas a la farmacia, para slo tener que recoger los medicamentos o las rdenes de remisin a los especialistas, deberan ser enviadas a donde corresponde para su procesamiento, pero envs de esto, lo que tenemos es que debemos recoger dos tipos de papeles, para hacer dos filas diferentes. Evidentemente es un desperdicio de tiempo y a la vez, es insensible con el usuario, pues no se tienen en cuenta sus necesidades para nada, en este caso, el tiempo que se les hace perder. Otro ejemplo claro que ilustra la falta de comunicacin entre los computadores en las EPS es la no sincronizacin del software de historias clnicas con anteriores citas. Si bien es cierto que la informacin en la historia clnica debe ser actualizada (dependiendo de la regularidad con la que se visite al mdico), lo que no es posible de creer, es que el paciente vaya a todas las citas y sea necesario volver a agregar la misma informacin que se sabe es difcil que sea cambiante con regularidad: como las alergias. Esto sin duda, implica un desperdicio de tiempo tanto para la EPS como para el paciente mismo, debido a que el mdico no tiene suficiente tiempo de examinarlo y prcticamente lo que hace es mirar al paciente rpidamente, porque est concentrado en llenar la informacin del software. En ambos casos se ilustra el mal uso del recurso informtico (los computadores), en el primero prima la falsa seguridad de los documentos escritos entre dependencias (farmacia-mdico), y en el segundo es visible la falta de sincronizacin o el mal uso de los softwares. Sin embargo, la mayora de estos procesos eran llevados a cabo de forma escrita, se hace visible entonces la sobreimposicin del recurso informtico en el proceso, con las obvias consecuencias que esto conlleva. Es por esto que en la mayora de los casos se hace necesario una restructuracin de los procesos por parte de los ingenieros o el diseo de nuevos procesos con el fin de optimizar las operaciones.