You are on page 1of 25

Ako ... 5 djeaka napravi 5 snjegovia za 5 minuta onda e ... 10 djeaka napraviti 10 snjegovia za __ minuta.

POSLOVNO KOMUNICIRANJE U MENADMENTU


6. O sastancima (I. dio)
GFOS, Menadment 2011/12.

to je sastanak ?

"prvi korak" u abecedi

menadmenta

Sastanak je dio kulture svakodnevnog ivota.

Sastanci su neizbjeni u poslovnom i osobnom ivotu.

Sastanci se organiziraju radi:


Razmjene miljenja,ideja

Razjanjavanja nejasnoa
Dogovora o zajednikim aktivnostima

Prednost sastanka pred drugim oblicima dogovaranja


- osjeaj zajednike vizije - kontinuirano usporeivanje postignutoga - razmjenjivanje informacija - trenutni povrat informacija - pojanjavanje odgovornosti - brzo rjeavanje problema - jaanje tima
7

Postoji vie vrsta sastanaka, i o tome o kojoj je vrsti sastanka rije ovisi:

uloga voditelja,
uloga sudionika i nain voenja sastanka.

1. Vrste sastanaka prema broju


sudionika
vrlo mali (do 30)

mali (30-50) srednji (50-100) veliki (100-200) vrlo veliki (vie od 200)

o nain rada ovisi o broju sudionika o sastanci s veim brojem sudionika imaju informativni ili manifestacijski karakter o sastanci s manjim brojem sudionika su uinkovitiji za rjeavanje problema
10

2. Vrste sastanaka prema broju i vrsti sudionika


Konzultacije utvruju se i rjeavaju problemi
Timski dogovor (kolegij, konzilij) sastanak strunjaka u kojem su kratke rasprave i daju se operativni zadaci Sjednica temeljita priprema, vei broj sudionika, analiziraju se problemi i iznose miljenja, materijali se ranije dostavljaju Konferencija, savjetovanje, simpozij, kongres skup vee grupe ljudi u svrhu rasprave o nekom problemu i donoenja zakljuaka Sabor, skuptina, konvencija prikaz aktualnih problema irem broju ljudi.
11

3. Vrste sastanaka prema nainu rada

a) formalni sastanci propisano je tko sudjeluje, koliko lanova b) neformalni sastanci nemaju strogo propisana pravila

12

4. Vrste sastanaka prema ciljevima

Informativni sastanci I tip: informiranje podreenih od strane rukovodstva Informativni sastanci II tip: prikupljanje informacija od podreenih Redovni-obvezni sastanci: ukljuuju ravnopravnu diskusiju i polemiku.
13

Eksplorativni-timski sastanci Svrha je dolaenje do novih spoznaja. Mogu nalikovati procesu znanstvenog rada
(izbor i definiranje problema, definiranje ciljeva istraivanja, postavljanje hipoteza, identifikacija i operacionalizacija varijabli, utvrivanje nacrta, razrada metoda prikupljanja podataka, obrada podataka, analiza i pisanje izvjetaja).

14

Do ideja se moe doi na vie naina, od kojih su poznatiji: oluja ideja (brainstorming),
zapisivanje misli (u krug, svatko zapie 2-3 misli), morfoloka analiza (definira se problem, analiziraju

prijanja iskustva i prikupljaju podaci, poredbenom analizom prijedloga dolazi do rjeenja).

15

Poslovni sastanci

Poslovni sastanci su specifini jer se njima pokree poslovna aktivnost, trae se mogunosti primjene teorijskih spoznaja u praksi.

17

Vrste poslovnih sastanaka:


sastanci strunog tima (operativno radni)

inicijativni sastanci na poetku izrade projekte ili


planova

redovni sastanci tijekom realizacije nekog

periodini kontrolni sastanci

projekta

izvanredni sastanci zbog nastale situacije ili


problema
18

Sastanci unutar tvrtke su jedan od najuestalijih oblika razmjene

informacija i sredstvo komunikacije


zaposlenih.

Uinkoviti sastanci = bri razvoj

19

Dobri i loi sastanci


Lo tijek sastanka
I______I_______________________I_________ Priprema Tijek sastanka Kontrola izvrenja odluka

Dobar tijek sastanka


I___________I___________I_________________ Priprema Tijek sastanka Kontrola izvrenja odluka
20

Tijek poslovnih sastanaka

I. priprema sastanka

II. sastanak
III. analiza sastanka

21

Priprema sastanka

22

Tehnika priprema za sastanak


Utvrditi mjesto,vrijeme i trajanje sastanka: tko, to, zato, kada, gdje i za koga se organizira sastanak.

Utvrditi imena, prezimena i funkcije sudionika


Rezervirati prostoriju i lokaciju za sastanak

Odraditi zapisniara, njegovog zamjenika i osobu koja e primati sudionike


Osigurati predah za kavu, ruak ili veeru Na vrijeme poslati pozivnice i programe-pismeni Pripremiti tehnika pomagala
23

Materijale treba poslati na vrijeme tako da se sudionici sastanka mogu unaprijed pripremiti za diskusije. Vrijeme odravanja sastanka mora biti usklaeno s obvezama pozvanih.

24

Poziv treba uputiti svima ili istaknuti na oglasnoj ploi. Dobro je organizirati sastanke isti dan u tjednu (ili mjesecu), u isto vrijeme i u istoj prostoriji.

25