Curso de Valorizao Tcnica Orientada para a Administrao Escolar Oeiras 5

Mdulo Contabilidade Pblica Aspectos Gerais/POC Educao Nova Gesto

Estruturao de uma Contabilidade Analtica obteno do custo de uma actividade escolar

augusto franco, ftima simes, luiz carvalho, m. amlia vasconcelos, m. paula toms, susana camilo

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ndice

contedos
Introduo Objectivos Metodologia Enquadramento Legal Contabilidade Analtica Tarefas/Classificao Mapas: Despesas Receitas Imputaes Amortizaes Finais Concluses Bibliografia

pgina
3 4 4 5 6 8 11 11 12 12 13 14 16

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Introduo

No mbito do mdulo de Contabilidade Pblica Aspectos Gerais/Poc Educao Nova Gesto, orientado pela Dra. Odete Ferreira Carvalho, inserido no Curso de Valorizao Tcnica Orientado para a Administrao Escolar, foi proposta a estruturao de uma contabilidade analtica referente a uma actividade escolar. A actividade seleccionada foi uma pea de teatro integrada no Projecto Educativo de Escola e no Plano Anual de Actividades. O trabalho pretende descrever todas as tarefas relacionadas com o projecto at exibio da pea. Para a sua exequibilidade torna-se necessrio um tratamento de custos e proveitos indispensvel para planear, oramentar, gerir e rentabilizar a actividade de forma a aprovar a sua viabilidade. Assim, construir-se- a respectiva contabilidade analtica. Far-se- um estudo de custeio bsico por antecipao (previso de custos) que servir como referncia oramental para a realizao de actividades futuras similares. O objectivo no apresentar um trabalho de conhecimentos tcnicos e cientficos profundos, uma vez que no possumos formao na rea, mas sim compilar alguns instrumentos que podero servir futuros utilizadores, enquanto agentes da Administrao Escolar.

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Objectivos

Analisar a importncia da Contabilidade Analtica; Descrever todas as tarefas inerentes actividade; Distribuir por cada tarefa os respectivos classificadores; Distribuir por cada tarefa o respectivo valor; Proceder imputao dos custos e dos proveitos do projecto; Comparar os proveitos com os custos directos; Proceder a amortizaes quando aplicvel; Analisar a viabilidade do projecto; Calcular o custo por aluno participante; Calcular o custo da prestao de servio aos utentes do espectculo.

Metodologia

Estruturao e planificao do trabalho; Diviso de tarefas; Consulta de legislao; Leitura e anlise de bibliografia; Partilha da informao obtida atravs de correio electrnico, telefone e reunies; Reunies para anlise, discusso e reflexo do trabalho produzido por todos os elementos que integram o grupo;

Reformulao do trabalho para elaborao do produto final; Reflexo conjunta dos resultados obtidos.

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Enquadramento Legal

A necessidade de uma gesto eficaz veio demonstrar a importncia da Contabilidade Analtica dos servios pblicos e privados, possibilitando a recolha de dados sectoriais e nacionais, em termos qualitativos e quantitativos, proceder a revises e alteraes, propiciar procedimentos mais adequados, permitindo instrumentos de previso e anlise mais correctos para os gestores. Em Portugal, em Fevereiro de 1977 foi publicado o primeiro Plano Oficial de Contabilidade POC/77, que ao longo do tempo foi alterado por diplomas legais. As especificidades e a diversidade dos servios na rea da educao, sobretudo, nas Escolas, justificaram a existncia de um plano para o sector da Educao, garantindo a consolidao das contas e a adopo de regras coerentes e clarificadoras. Assim, surgiu o POC para a Educao, atravs da Portaria n 794/2000, de 20 de Setembro, criando condies para a existncia de uma Contabilidade Pblica moderna, (oramental, patrimonial e analtica), tornando-se um instrumento essencial para os rgos de gesto. Posteriormente, o Decreto-Lei n26/2002 vem estabelecer o regime jurdico dos cdigos de classificao econmica das receitas e das despesas pblicas, bem como a estrutura das classificaes orgnicas aplicveis aos organismos que integram a administrao central.

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Contabilidade Analtica
A Contabilidade Analtica um sistema de informao de gesto que visa medir e analisar proveitos, custos e resultados. De acordo com a Portaria supra citada a contabilidade analtica um sistema obrigatrio e tem como objectivos: a) A obteno e justificao do custo () b) Obter informao do valor dos custos dos servios pblicos (..) comparar os proveitos directos com os custos directos e os proveitos directos com os custos totais () c) Calcular os custos proveitos e resultados d) Apoiar a adopo de decises (..) de prestao de servios e) Justificar a aplicao de receitas provenientes de entidades externas f) () g) Analisar a eficincia na utilizao dos recursos financeiros pblicos, obtendo-se informao se os objectivos previstos foram alcanados () h) Proporcionar ao gestor do ente pblico informao adequada que permita elaborar indicadores de eficincia eficcia e economia () i) Proporcionar informao adequada que permita a elaborao do mapa de demonstrao de custos por actividade 1 Assim, pretende medir a conformidade do desempenho com os planos definidos eficcia, bem como a deteco de desvios e avaliao da utilizao dos recursos economia e eficincia. Deste modo, imprimir correces numa actividade anloga a desenvolver no futuro. A Contabilidade Analtica corresponde classe 9 do POC-E, contabiliza o ano lectivo, no coincidente com o exerccio econmico. Sero analisados: Custo valor dos recursos utilizados na obteno de um objectivo; Proveito valor produzido ou criado (riqueza); Custos Directos valores directamente veiculados actividade; a sua imputao directa; Custos Indirectos valores que no esto directamente veiculados actividade; obrigam utilizao de critrios de repartio.

Captulo 2.8 POC-Edu, Portaria n 794/2000 de 20 de Setembro

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Classificao econmica das despesas pblicas 2

Agrupamentos Subagrupamentos Rubricas 01.00.00 Despesas com pessoal 02.00.00 Aquisio de bens servios 03.00.00 Juros e outros encargos 04.00.00 Transferncias correntes 05.00.00 Subsdios 06.00.00 Outras despesas correntes 07.00.00 Aquisio de bens de capital 08.00.00 Transferncias de capital 09.00.00 Activos financeiros 10.00.00 Passivos financeiros 11.00.00 Outras despesas de capital 12.00.00 Operaes extra-oramento

Classificao econmica das receitas pblicas 3

Captulo Grupo

Artigo

01.00.00 Impostos directos 02.00.00 Impostos indirectos 03.00.00 Contribuies para a segurana social, a caixa geral de aposentaes e a ADSE 04.00.00 Taxas, multas e outras penalidades 05.00.00 Rendimentos da propriedade 06.00.00 Transferncias corrente 07.00.00 Venda de bens e servios correntes 08.00.00 Outras receitas correntes 09.00.00 Venda de bens de investimento 10.00.00 Transferncia de capital 11.00.00 Activos financeiros 12.00.00 Passivos financeiros 13.00.00 Outras receitas de capital 14.00.00 Recursos prprios comunitrios 15.00.00 Reposies no abatida nos pagamentos 16.00.00 Saldo da gerncia anterior 17.00.00 Operaes extra-oramentais

2 3

Segundo o Dec. Lei 26/2002 de 14 de Fevereiro -Idem

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Tarefas /Classificao
As tarefas a realizar na prossecuo do projecto podem dividir-se, grosso modo, em quatro grandes fases: 1 Fase: Concepo e Organizao do projecto 2 Fase: Ensaios 3 Fase: Pea em Cena 4 Fase: Encerramento do projecto

1 Fase: Concepo e Organizao do projecto Tarefa Escolha dos responsveis pela pea: i) Director (professor responsvel - ndice 245) ii) Encenador (professor com formao em Teatro - ndice 205) iii) Tcnico de Luzes e Som (contratado) iv) Pessoa que trata dos cenrios (professor - ndice 188) Reunio com o Conselho Executivo para nomeao do professor do C.E. responsvel pelo Grupo de Teatro (vice-presidente 1hora semanalx10meses) Trabalhos de pesquisa da pea (alunos e responsveis) Escolha da pea de acordo com objectivos escolares anteriormente definidos Verificao ou alterao/adaptao do texto Seleco de alunos para integrarem o elenco da Pea (20 alunos) Estudo da publicidade a contratar Divulgao do Projecto na Escola e Comunidade envolvente Afectao de espaos fsicos (sala) para o Grupo Afectao de um computador para o Grupo Contactos com instituies para a aquisio de guarda-roupa e outros acessrios Contacto com entidades a publicitar o Projecto e a solicitar apoios (Cmara, Junta de Freguesia, Empresas de Mdia e Grande Dimenso e Associaes locais nomeadamente Associaes de Ocupao de Tempos Livres e Terceira Idade, Rdio e Jornal local) Obteno de patrocnios pblicos e privados Elaborao de brochura/ programa de teatro Classificador

01.01.03 01.01.05 01.01.07

02.02.01 02.01.20

02.02.09

08.01.99 02.02.17

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2 Fase: Ensaio Tarefa Ensaios (4 horas semanais do horrio do professor) Classificador 01.01.03 01.01.05 01.01.07 01.02.07 02.01.07 02.01.20 02.02.10 01.01.03 01.01.05 01.01.07 02.01.20 01.01.07

Contrato com tcnico de animao, tcnico de voz, conforme as necessidades da pea Levantamento das necessidades do guarda-roupa, maquilhagem, adereos, cenrios, som e luzes e respectiva obteno Deslocaes necessrias a essa obteno Prova e verificao do guarda-roupa

Emendas e ajustes no guarda-roupa Aulas de dana, de projeco de voz e de representao

3 Fase: Pea em Cena Tarefa Transporte do guarda-roupa, cenrios e outros adereos Verificao das condies da(s) sala(s) onde ser representada a pea Verificao da necessidade da realizao de um contrato de seguro Emisso de bilhetes pagos e convite Venda dos bilhetes Distribuio dos convites Requisio dos transportes necessrios Verificao da necessidade de refeies para o(s) dia(s) do espectculo Montagem de cenrios, luzes e som Ensaio geral da pea, com formato final a apresentar ltimas alteraes e ajustes Dia (s) do espectculo Florista Classificador 02.02.10 01.01.03 02.02.12 02.02.17 07.02.08 01.01.03 01.01.05 01.02.07 01.01.03 01.01.05 01.01.07 02.01.15

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4 Fase: Encerramento do projecto Tarefa Desmontagem de aparelhagens de som e iluminao e eventual transporte Desmontagem dos cenrios e respectiva entrega Limpeza do guarda-roupa Devoluo do guarda-roupa Limpeza e arrumao da sala de espectculo Pagamento de despesas (florista, guas, bombeiros, segurana policial,...) Concluso da contabilidade do evento e determinao de saldo final Arquivo de documentos e de materiais Elaborao do relatrio final e entrega no Conselho Executivo Classificador 01.02.07 02.02.02 02.02.10 02.02.02 02.02.18 01.01.03

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Mapas Despesas
Classificador Designao 01.00.00 Despesas de Pessoal 01.01.00 Remuneraes certas e permanentes 01.01.03 Pessoal do quadro 01.01.05 Pessoal alm quadro 01.01.07 Pessoal em regime de tarefa ou avena 01.02.00 Abonos variveis ou eventuais 01.02.06 Formao 01.02.07 Colaborao tcnica especializada 02.00.00 Aquisio de bens e servios 02.01.00 Aquisio de bens 02.01.01 Matrias-primas e subsidirias 02.01.04 Limpeza e higiene 02.01.05 Alimentao refeies 02.01.15 Prmios, condecoraes e ofertas 02.01.20 Material de educao, cultura e 02.02.00 Aquisio de servios 02.02.01 02.02.09 02.02.10 02.02.12 02.02.17 02.02.18 02.02.20 Encargos das instalaes Comunicaes Transportes Seguros Publicidade Vigilncia e Segurana Outros trabalhos especializado Valor

7.293,72
5.543,72
Limpeza e arrumao da sala de espectculo

1.750,00
550,00 1.200,00
Aulas de dana e colocao de voz

2.618,34
934,00
234,00 234,00 320,00 68,00

Empresa de Luz e Som

78,00 1.684,34 985,34

375,00 260,34 350,00

Alguns Tecidos e pinturas de rosto

699,00
120,00 225,00 125,00 229,00

Cabeleireira e Maquilhagem

Receitas
Classificador 07.00.00 07.02.00 07.02.08 08.00.00 08.01.01 08.01.99 Designao Vendas de bens e servios Servios Servios socias, culturais e desporto Outras receitas correntes Outras Outras Valor

1.650,00
1.650,00
1.650,00
7,5x220lugares

1.250,00
1.250,00
1.250,00

Cmara: 750 Outras Entidades 450

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Imputaes
Imputao da Ocupao dos Docentes
Vencimento Valor % N meses Valor em Euros 5.543,72 606,24 2.065,28 1.894,01 465,19 513,00
Indice 188 4h sem/35h=11,4%

01.00.00 01.01.00 01.01.03 01.01.03 01.01.05 01.01.05 01.01.05

Indice 245 1h sem/35h=O,028

Prof C.Ex. Director Encenador Cengrafo Funcionrio

2.165,14 1.811,65 1.661,41 1.661,41 450,00

Indice205 4h sem/35h=11,4%

2,80% 11,4% 11,4% 2,8% 11,4%

10 10 10 10 10

Indice 188 1h sem/35h=O,028

Imputao das Comunicaes/Internet/Fotocpias

V alor Valor % 0,2% 0,2% N meses 10 10

02.02.00 02.01.09 Fotocpias 02.02.09 Tel/Fax/Internet

7.835,00 5.182,00

Valor em Euros 260,34 156,70 103,64

Valor aproximado por defeito

4,5h/60=0,75=7,5% 3x90mn=4,5h 12hx5dias=60h 0,075x0,25=2%

Amortizaes
Amortizao da sala,espaos comuns e computador
V alor Valor % 0,8% 7,5% 2,0% N meses 10 10 10

02.02.00 02.02.01 Esp. Comuns 02.02.01 Ocupao sala 02.01.20 Computador

6x10^6x2,5%x10/100/10 Aquisioxamortizaoxsalaxms =1500 ms 4,5h/60=0,75=7,5% 3x90mn=4,5h 12hx5dias=60h

1.500,00 150,00 750,00

Valor em Euros 375,00 112,50 112,50 150,00

4,5h/60=0,75=7,5% 3x90mn=4,5h 12hx5dias=60h 0,075x0,25=2% 25% depreciao anual

6x10^6x2,5%x1/100/10 Aquisioxamortizaox salaxms =150 ms 4,5h/60=0,75=7,5% 3x90mn=4,5h 12hx5dias=60h

Quadros Finais
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CENTRO DE CUSTOS
Custos
Classificador Designao 01.00.00 Docentes e outro Formadores e Tcnicos 02.00.00 Bens Servios Servios Totais Directos 1.750,00 934,00 699,00 3.383,00 985,34 6.529,06 Indirectos 5.543,72 Reais 5.543,72 1.750,00 934,00 699,00 985,34 9.912,06

CENTRO DE PROVEITOS
Proveitos
Classificador

07.00.00 08.00.00

Designao Bilhetes Transferncia Oramental Donativos Totais

Directos 1.650,00 483,00 1.250,00 3.383,00

RESULTADOS
Custo Real 9.912,06 Proveitos 3.383,00 Resultado 6.529,06

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Concluso

A escolha desta actividade para a elaborao do trabalho, decorreu do facto de algumas Escolas dos elementos do grupo terem um Grupo de Teatro. Assim, poder constituir uma base de anlise futura para a execuo de projectos semelhantes. Esta contabilidade analtica feita, como se referiu no incio, por antecipao, pode assumir-se como oramento de custos e proveitos previstos, que aqui, propositadamente, no foram contemplados. A no existncia de custos e proveitos previstos, bem como a de um oramento pr-estabelecido, surgiu por a iniciativa da Pea Cena ser anterior e independente de oramento disponvel. Os custos reais do projecto so de 9 912,06, dos quais 3 383,00 so custos directos e 6529,06 so custos indirectos. Fizemos coincidir os proveitos com os custos directos pois estes so aqueles que necessariamente tm que ser pagos. Embora o resultado real obtido seja manifestamente negativo, podemos imput-lo ao servio prestado comunidade com a oferta de dois espectculos gratuitos alm do j contabilizado como pago. Assim, apresenta-se o quadro abaixo com os clculos dos custos referentes aos alunos participantes na actividade e os imputados ao servio prestado comunidade.

Custo real 9 912,06

Proveitos 3 383,00

Prestao de servio comunidade 6 529,06

Custo por aluno participante 3 383,00/20=169,15

Custo por utente do espectculo (2x 220=440) 6 529,06/440=aprox. 15

Do clculo apresentado conclui-se que o custo por cada aluno participante no projecto ao longo de 10 meses de 169,15, valor que nos parece razovel e aceitvel para uma iniciativa desta envergadura. O custo imputado a cada utente dos espectculos gratuitos de aproximadamente 15, valor tambm espectvel. Em casos futuros com custos reais mais elevados, para minorar os desvios finais, h sempre a possibilidade de levar a Pea Cena com mais um ou dois espectculos pagos, ou eventualmente recalcular o preo da venda dos bilhetes. Parece-nos, portanto, que o projecto, embora com custos reais finais que nos surpreenderam, pode ser vivel e quando necessrio auto custear-se.

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Conclumos que a elaborao deste trabalho permitiu-nos um estudo e aproximao das particularidades da contabilidade pblica, concretamente do POC-Educao, assuntos e matrias para alguns de ns totalmente desconhecidas. Esperamos que este trabalho possa contribuir com algumas modestas ferramentas que nos permitiro uma perspectiva utilitria futura, quando numa das nossas escolas surgir a iniciativa Pea Cena. Apesar da matria em causa ser extremamente tcnica e exigir uma formao especfica, ficmos despertos para abordar esta temtica com outro olhar, tendo sempre como indicadores o rigor e a transparncia que as contas pblicas devem merecer.

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Bibliografia

Azevedo, Domingos, Curso Regular de Contabilidade Analtica , Editora Rei dos Livros, 2002. Cravo, Domingos; Carvalho, Joo; Fernandes, Orlando; Silva, Susana; POC-Educao (Explicado), Editora Rei dos Livros, 2002. Carvalho, Joo Baptista da Costa; Martinez, Vicente Pina; Pradas, Lourdes Torres; Temas de Contabilidade Pblica, Editora Rei dos Livros, 1999. Lamelas, Jos Pereira; Sistema Uniforme de Contabilidade Analtica, Vislis Editores, 2004; 1 edio. Portaria n 671/2000 (2 srie). Decreto-Lei n 232/97 e 3 Setembro. Decreto-lei n 26/2002 de 14 de Fevereiro. Portaria n 794/2000 de 20 de Setembro.

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