HALLAZGOS DE AUDITORA Y COMUNICACIN DE HALLAZGOS

1. CONCEPTO: hallazgo de auditora, aquellas situaciones que revisten importancia relativa, para la actividad u operacin objeto de examen del auditor, que requiere ser documentada y debidamente comprobada. Son aquellos errores o irregularidades identificadas durante el examen de auditoria como resultado de la aplicacin de procedimientos de auditoria, los cuales deben ser comunicados a las personas comprendidas en las observaciones.

2. OBETIVOS DE LOS HALLAZGOS: Encontrar evidencia de errores, desviaciones en el control interno e irregularidades en la gestin y manejo de los recursos pblicos; los hallazgos de auditoria deben referirse especficamente a diversos aspectos de la administracin pblica, tales como la estructura de control interno, cumplimiento de leyes, etc. Su propsito es proporcionar informacin til y oportuna para la adopcin de medidas correctivas.

3. CUANDO SURGE EL HALLAZGO:

Los hallazgos surgen en el proceso de comparar lo que debera ser con lo que es. En este contexto, Descripcin de hallazgos de auditora, deber, responder a la pregunta: Qu estuvo o est mal? En el caso que el auditor determine que no existe control para un riesgo especfico. Tambin debe exponerse en esta seccin. Otra pregunta a responder es Por qu sucedi?, es decir, Cul fue la causa que generara ese nivel de exposicin? Asimismo, La identificacin de la causa permitir al auditor establecer con mayor claridad las recomendaciones que a su juicio, contribuirn a mitigar o eliminar el efecto. En ese momento ser necesario utilizar papeles de trabajo como medio que nos permita preparar el informe de las evidencias encontradas. En este punto resulta de suma utilidad precisar causas y efectos, as como cuantificar o valorar sobretodo los efectos negativos. Es importante identificar tambin los aspectos positivos con el propsito de balancear el efecto negativo del informe.

4. CARACTERISTICAS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORA: Los siguientes trminos constituyen las caractersticas fundamentales: Debe tener materialidad e importancia relativa, que merezca su comunicacin. Debe estar basado en hechos y evidencias relevantes que figuran en los papeles de trabajo. Debe cumplir con los objetivos definidos. Debe estar basado en una labor suficiente como para respaldar la conclusin y recomendacin resultante. Debe ser convincente a una persona que no ha participado en auditora y que es usuario del informe de auditora. Tal como se ha manifestado un hallazgo normalmente no es favorable a la entidad auditada. Por tanto, es importante determinar que la presentacin del hallazgo no conduzca a conclusiones errneas y que su contenido este plenamente sustentado y justificado por la labor efectuada.

5. ELEMENTOS DE LOS HALLAZGOS: Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una auditora, no siempre podra ser posible. Por lo tanto, el auditor debe identificar los siguientes elementos:

Condicin: Se refiere a la situacin actual encontrada por el auditor al examinar una rea, actividad, funcin u operacin, entendida como lo que es. La condicin identifica la naturaleza y extensin del hallazgo. Criterios: Representa la unidad de medida que permita la evaluacin de la condicin actual comprende tambin la norma trasgredida o incumplida (Ley D.S, resolucin directiva, instructivo, etc.) con lo cual el auditor mide la condicin del hecho o situacin. Este atributo establece la legitimad del hallazgo u observacin identificando el criterio de evaluacin, y responde a la pregunta bajo qu unidades de medida o bajo que norma legal se est evaluando la condicin?

 Efecto: Resultado adverso o potencial de la situacin encontrada Los requisitos. Causas: Es la razn bsica (o las razones) por lo cual ocurri la condicin, o tambin el motivo del incumplimiento del criterio de la norma. Su identificacin requiere de la habilidad y el buen juicio del auditor y, es indispensable para el desarrollo de una recomendacin constructiva que prevenga la recurrencia de la condicin. La identificacin der la causa de una condicin insatisfactoria es un prerrequisito para realizar recomendaciones provechosas que originen acciones correctivas. La causa debe ser bastante obvia o puede ser identificada mediante razonamiento lgico.

Atributos de los elementos del hallazgo

Ejemplo1: No se realizan conciliaciones bancarias y si se realizan se efectan con dos meses de retraso. Condicin o situacin encontrada o hallado Lo que es De la verificacin efectuada a la documentacin contable se pudo determinar la carencia de procedimientos de contrastacin de la informacin que se realiza en las conciliaciones bancarias entre dos fuentes distintas con el objeto de verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno y otro lado si se realizan con atraso de dos meses a ms. Criterio lo que debe de ser Norma infringida art.39 de la directiva de Tesorera aprobado por R.D N 0032006-EF-77.15 conciliaciones bancarias los saldos contables de la cuenta bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios, para seguridad de la entidad, en el caso de las subcuentas bancarias del tesoro pblico, los movimientos contables deben conciliarse adems en el rgano rector del sistema de tesorera aprobado por la Ley N 28693 p. el 22-03-06 art. 45 as mismo infringe las normas generales del sistema de contabilidad gubernamental aprobado por R.M. N 801-81 EF G/76 conciliacin de saldos.

Causa por qu sucedi La no realizacin de las conciliaciones bancarias en forma oportuna se debe a que no se cuentan con el soporte documentado respectivo (falta de extractos bancarias, libros y registros atrasados, no existencia de notas de cargo y abono, etc.)

Efecto diferencia entre lo que es y lo que debe ser Se pagaron cheque N 22545 por S/ 5,200.00 N 35425 por S/ 3,800.00 que no corresponde a ninguna cuenta corriente de la entidad ocasionando perjuicio econmico a la entidad por S/ 9,000.00.

Efecto diferencia entre lo que es y lo que debe ser

Posibilidad de perjuicio econmico al no contar con informacin oportuna que valide, y confirme transacciones de ingreso y salida de fondos, posibilidades de fraude o error con grave perjuicio a los fondos del estado.

Base legal Directiva N 006-97-CG/INT instructivo para la formulacin y comunicacin de hallazgos de auditoria Resolucin de Contralora N 112-97-CG (20-06-97) NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos de Auditoria Resolucin N 259-2000-CG. Modifican normas de auditoria gubernamental y dejan sin efecto directivos sobre la comunicacin de hallazgos y evaluacin de responsabilidad penal y civil (13-12-00)