Konfidencial

Drejtorati i Auditimit Intern-BQK

NGA : Valbona Zeqiraj, DAB NPRMJET: Agron Dida, Shef i Auditimit TE: Gani Gerguri,Guvernator i BQK-se LENDA : AUDITIMI AD HOCK I ANULIMIT T TENDERIT PER PAJISJE HARDUERIKE (IT) DATA: 3 maj 2011
TEMA: AUDITIMI I ANULIMIT T TENDERIT PER PAJISJE HARDUERI KE TE T.INFORMATIVE

REF.NR. AI 9/2011

I.

HYRJA

Sipas krkess s U.D. Guvernatorit t BQK-s sht br ad hock auditimi i anulimit t tenderit Furnizimi me pajisje t Teknologjis Informative Serverave . Auditimi sht br me rastin e anulimit te ofertuesit fitues ASSECO SEE me vendimin e Bordit Ekzekutiv t BQK-s. Shqyrtimi pr anulim sht br pasi q sht pranuar ankesa nga Operatori Ekonomik PPC IT SOLUTIONS i cili po ashtu ka qen ofertues n kt tender.

II.

FUSHVEPRIMI

sht br ad hock auditimi i anulimit te tenderit Furnizimi me pajisje t Teknologjis Informative Serverave ku kan ofertuar katr (4) kompani konkurruese. Jan audituar dosjet e tenderve t ofruara nga katr (4) kompanit tenderuese. Jan audituar edhe korrespondencat ne mes te palve tenderuese, Banks Qendrore te Kosovs, dhe te OSHP-s. Pasi q jan rishikuar dhe analizuar mir t gjitha faktet e siguruara gjat procesit t auditimit jan dhn konstatimet e prcjella me gjetje dhe rekomandime nga ekipi auditues i BQK-se.

III.

OBJEKTIVAT

Auditimi ad hock i anulimit t tenderit Furnizimi me pajisje t Teknologjis Informative Serverave sht br me qllim q t ofrohet siguri e arsyeshme se : procesi i tenderimit sht br konform Ligjeve n fuqi dhe anulimi i tenderit ka qen i arsyeshm

IV. AKTIVITETET E KRYERA Ne kemi audituar procesin e tenderimit q nga inicimi i krkess deri te anulimi i ktij tenderi duke shqyrtuar t gjith materialin(dokumentacionin)e ofruar nga zyra e prokurimeve . Me dt.22/11/2010, Drejtori i Teknologjis Informative dhe Sistemeve ka br krkes me shkrim drejtuar zyrs s prokurimeve t BQK-s lidhur me furnizimin e pajisjeve harduerike pr IT.(Ref. A1) Me dt.24/11/2010, sht br krkes me procedur t prshpejtuar pr blerjen e pajisjeve harduerike te IT, me arsyetimin se duhet te shfrytzohet prania e stafit te ORACLE FLEXCUBE n BQK-s. Krkesa me procedur t prshpejtuar sht br duke u bazuar n nenet 34.2,a (iv) dhe nenit 44 te ligjit nr.2003/17 (LPP -Ligji i prokurimit publik) (Ref.A2). Me dt. 24/11/2010, sht br deklarata e nevojave dhe e prcaktimit t disponueshmris s fondeve n pajtim me nenin 8 t ligjit mbi prokurimin publik Nr.02/l-99, Rregullorja 2007/20 (Ref. A3). Me dt.27/11/2010 Zyra e prokurimit te BQK-s bn shpalljen e tenderit n gazetn ditore Koha Ditore .(Ref. A4) Nga dt.26-30/11/2010, Shefja e prokurimit te BQK-s i ka drguar krkesat me shkrim te gjitha kompanive te interesuara pr pjesmarrje ne tenderim.(Ref. A5) Me dt.26/12/2010 n prani t komisionit sht br hapja e tenderve lidhur me furnizimin me pajisje harduerike pr nevojat e IT. N kt komision kan
3

marr pjes tre antare : dy antar nga Zyra e Prokurimit Shefja e Prokurimit, dhe zyrtari i Prokurimit si dhe drejtori i DTIS- s BQK-s. 1.ASSECO.SE, = 84,102.71 (kane marre pjese ne hapje ) 2.COMTEL.P ENGINEE= 109,797.80 ( nuk kane marre pjese ne hapje) 3.PPC IT SOLUTIONS = 172,123.97 (kane marre pjese ne hapje) 4.PBC KOSOVA = 149.331.30 (nuk kane marre pjese ne hapje).( Ref.A6) Me dt.08/12/2010,sht br caktimi i komisionit pr vlersimin teknik t ofertave dhe n kt komision kan marr pjes: Dy zyrtar nga Drejtorati i DTIS, nj nga nga Drejtorati i Administrats. Sipas komisionit vlersues t gjitha kompanit tenderuese i plotsojn t gjitha kushtet e krkuara nga autoriteti kontraktues i BQK. ( Ref.A7) Komisioni pr vlersim rekomandon qe fitues te shpallet kompania ASSECO.SE me seli ne Prishtin, q ka ofruar tenderin e prgjegjshm me mimin me t ult. Nga gjithsej katr (4) kompanit ofertuese t gjitha kishin dorzuar tender t prgjegjshm. Prej t gjithave ASSECO SEE ka ofruar mimin me te lir prej 84,102.71 e q korrespondon edhe me kriterin pr dhnien e ksaj kontrate-tenderi i prgjegjshm me mimin me te ult.( Ref.A8). Komiteti i prokurimit n prbrje t katr antarve pas shqyrtimit t raportit t komisionit vlersues, pajtohet duke aprovuar propozimin e komisionit q fitues i ksaj kontrate t shpallet kompania Asseco SEE me seli n Prishtin cila kishte dorzuar tenderin e prgjegjshm me mim m t ult e q ishte edhe kriteri pr dhnien e ksaj kontrate. M datn 15/12/2010 n gazetn Koha Ditore sht publikuar njoftimi lidhur me fituesin e tenderit t blerjes s pajisjeve harduerike pr TI. (ASSECO.SEE). ( Ref.A10). Me datn 17/12/2010 sht nnshkruar kontrata nga zyrtari i prokurimit t BQK-s si dhe nga ana e fituesit t tenderit kompania ASSECO SEE ( Ref.A10a).

M datn 22/12/2010 kompania PPC IT Solutions ka parashtruar ankesn e saj ndaj przgjedhjes s fituesit ASSECO. Ankesa i sht drejtuar OSHP-s (Organit Shqyrtues t Prokurimit) me nr. t lnds 573/10 m datn 22/12/2010. (Ref. A12) Gjithashtu m datn e njjt 22/12/2010 kompania PPC IT Solutions ka parashtruar ankesn e saj ndaj przgjedhjes s fituesit ASSECO, ku kt her i sht drejtuar Bordit Ekzekutiv t Banks Qendrore t Kosovs. Ankesa n fjal nuk sht e protokolluar, por vetm e nnshkruar dhe e vulosur nga kompania PPC IT Solutions. (Ref A17). Me datn 23/12/2010 Shefi i Prokurimit t Banks Qendrore t Kosovs i drgon letr OSHP-s lidhur me ri adresimin e Ankess s PPC IT Solutions dhe krkon q ankesa ti drejtohet Bordit Ekzekutiv t BQK-s me arsyetimin se :Me aprovimin e Ligjit pr Bankn Qendrore t Kosovs nr.03/L-209 dhe hyrjes s tij n fuqi me datn 27 korrik 2010, qshtja e aktiviteteve t prokurimit sht e caktuar t rregullohet me rregulla t brendshm t BQK-s dhe se dispozitat e Ligjit mbi Prokurimin Publik nuk zbatohen pr BQK-n, e precizuar me nenin 73 t Ligjit pr Bankn Qendrore . (Ref.A13). M datn 23/12/2010, Shefi i Prokurimi t BQK-s i drgon nj email PPC IT Solutions lidhur me ri adresimin e ankess n vend t OSHP-s tek Bordi Ekzekutiv i BQK-s deri m datn 24/12/2010. (ref. A14) N baz t nenit 18.1 pika (c) t Ligjit pr Procedurn Administrative Nr.02/L28, kryetari i OSHP-s z. m datn 24.12.2010, merr kt: VENDIM PER KONSTATIMIN E JOKOMPETENCES LENDORE. Ktu thuhet se Organi Shqyrtues i Prokurimit Publik te Kosovs nuk ka kompetenca lndore pr shqyrtimin e ankess s parashtruar nga OE N.T.SH. PPC UT Solutions Prishtin, kundr njoftimit pr dhnie t kontrats OEAsseco SEE lidhur me ankesn e PPC IT Solutions lidhur me aktivitetin e prokurimit Furnizimi me pajisje harduerike t IT-s (Servera) me nr. prokurimi BQRK/10/086/121, t iniciuar nga Autoriteti Kontraktues Banka Qendrore e Republiks s Kosovs. Ankesa duhet ti drgohet pr shqyrtim Bordit Ekzekutiv t Banks Qendrore t Republiks s Kosovs. (Ref. A15 ) Po ashtu me datn 24/12/2011 Shefi i Prokurimi t BQK-s i drgon email kompanis fituese ASSECO SEE me t ciln shkres i behet me dije ksaj kompanie se BQK-ja ka pranuar ankesa nga Operatoret pjesmarrs per
5

tenderin n fjal dhe t mos merren hapa derisa ankesa t shqyrtohet. (Ref. A16). M datn 31/12/2010 Shefi i Prokurimi t BQK-s i drgon e-mail Drejtorit t DTIS, ku sipas krkess s U.D. Guvernatorit duhet t prgatitet nj raport lidhur me arsyeshmrin e ankess s br nga kompania PPC IT Solutions lidhur me tenderin Furnizim me pajisje t IT-s (Servera). (Ref.A18) M datn 05/01/2011 Drejtori i DTIS, i drgon raportin e Shefit t Prokurimi t BQK-s lidhur me ankesn e br nga PPC IT Solutions lidhur me tenderin Furnizim me pajisje t IT-s (Servera). (Ref.A18) M datn 21/01/2011 Shefi i Administrats, i drgon email U.D. Guvernatorit lidhur me ankesn ku citon: Duke u bazuar ne shkresen e Drejtorit DTIS lidhur me ankesn e operatorit ekonomik PPC IT une rekomandova Zyrn e Prokurimit t bj anulimin e tenderit me njoftimin e pjesmarrsve ne tender. (Ref. A18) Me datn 04/02/2011 Sekretari i Bordit Ekzekutiv njofton Shefin e Administrats pr Vendimin e Bordit Ekzekutiv t BQK-s pr anulimin e tenderit. (Ref.A19) Me datn 21/01/2011 Shefi i Administrats, nnshkruan anulimin e procesit t Prokurimit duke u bazuar n raportin e Drejtorit t TIS, ku citon t gjith pjesmarrsit n tender t njoftohen prmes e mailit pr anulim. (Ref. A20)

Me qllim t verifikimit t t gjitha dosjeve t ofruara nga kompanit ofertuese ne kemi audituar edhe kopjet shtes t ofruara nga kto kompani. Kopjet shtes hapen vetm n rast se ka paqartsi ose ne munges t ndonj materiali n dosjen origjinale. Po ashtu kemi intervistuar personat prgjegjs q ishin pjes e ktij procesi: Drejtorin e DTIS, ZKO, ZKA, Shefen e prokurimeve dhe zyrtarin e prokurimeve ,antart e komisionit vlersues.

V.

KONKLUZIONE

1) Krkesa pr procedur t prshpejtuar pr blerjen e pajisjeve harduerike te DTIS t br nga Drejtori i TIS-s me datn dt.24/11/2010, sht br me arsyetimin se duhet te shfrytzohet prania e stafit te ORACLE FLEXCUBE n BQK-s. 2) Sipas LPP-s neni 57.1 citohet Autoriteti kontraktues mundet q me shkrim t krkoj nga nj tenderues q t siguroj nj sqarim me shkrim mbi cilin do nga aspektet e tenderit t tij, n mnyr q t bhet ekzaminimi, vlersimi ose krahasimi i tenderve gj q nuk sht br nga ana e Autoritetit kontraktues-BQK kur sht vrejtur dokumenti me emrin BILL OF MATERIAL nga kompania tenderuese ASSECO. E njjta thuhet edhe n Rregulloren mbi Prokurimin t BQK-s (akoma t paaprovuar) neni 23.

3) Komisioni vlersues i BQK-s ka konstatuar se t gjith ofertuesit jan t prgjegjshm dhe pas ksaj Komiteti i Prokurimit shpall fituesin e tenderit kompanin ASSECO. Komiteti i prokurimit pas shqyrtimit t raportit t komisionit vlersues, pajtohet duke aprovuar propozimin e komisionit pr vlersim teknik q fitues i ksaj kontrate t shpallet kompania Asseco SEE me seli n Prishtin cila kishte dorzuar tenderin e prgjegjshm me mim m t ult e q ishte edhe kriteri pr dhnien e ksaj kontrate. 4) Me datn 17/12/2010 sht nnshkruar kontrata nga Prfaqsuesi i kompanis fituese ASSECO SEE dhe Zyrtarja e Prokurimeve t BQK-s. N kontrat gjendet i bashkangjitur dokumenti Specifikimi Teknik i cili plotson krkesat e parashtruara nga Autoriteti Kontraktues (BQK).

5) M datn 22/12/2010 kompania PPC IT Solutions ka parashtruar ankesn e saj ndaj przgjedhjes s fituesit ASSECO SEE. Ankesa i sht drejtuar OSHP-s (Organit Shqyrtues t Prokurimit) me nr. t lnds 573/10 m datn 22/12/2010. (Ref. A12). M datn 23/12/2010, Shefi i Prokurimi t BQK-s i drgon nj e-mail kompanis PPC IT Solutions lidhur me ri adresimin e ankess n vend t OSHP-s tek Bordi Ekzekutiv i BQK-s me arsyetimin se :Me aprovimin e Ligjit pr Bankn Qendrore t Kosovs nr.03/L-209 dhe hyrjes s tij n fuqi me datn 27 korrik 2010, shtja e aktiviteteve t prokurimit sht e caktuar t rregullohet me rregulla t brendshme t BQK-s dhe se dispozitat e Ligjit mbi Prokurimin Publik nuk
7

zbatohen pr BQK-n, e precizuar me nenin 73 t Ligjit pr Bankn Qendrore . 6) Kompania ofertuese PPC IT Solutions e cila ka br ankesn lidhur me tenderin Furnizimi me pajisje harduerike t TI-s (Server) . Kjo ankes sht br kundr rekomandimit t autoritetit kontraktues pr dhnjen e kontats Operatorit Ekonomik ASSECO SEE me arsyetimin se :operatori ekonomik Asseco SEE nuk ka ofruar ashtu si sht krkuar ne dosjen e tenderit .

7) Raporti i prgatitur ana nga e Drejtorit t DTIS lidhur me ankesn e br nga operatori ekonomik PPC IT Solutions q ka t bj me tenderin e furnizimit me pajisje t IT-s sht br sipas shkress s Zyrtares s Prokurimeve krkuar nga U.D. Guvernatori. Ky raport i DTIS i cili nuk prmban detaje rreth mangsive n dosjen e tenderit t kompanis fituese ASSECO SEE sht nnshkruar nga Drejtori i Administrats (Ref.A18). 8) Ne dosjen tenderuese te kompanis fituese ASSECO.SE prve specifikimit teknik qe sht krkuar nga drejtorati i TIS- s BQK-se sht prezantuar edhe dokumenti BILL OF MATERIAL. Ky material shtes nuk gjendet i bashkangjitur ne dosjet e tri kompanive tjera tenderuese.

9) Gjat verifikimit t dosjeve t ofruara nga kompanit ofertuese kemi ardhur n konkluzion se ka raste kur kompania ofertuese n kopjet shtes ka futur letra t bardha (t pashkruara). N rastin konkret njra kopje ka 13 faqet e para t shkruara , ndrsa 77 faqet pasuese jan t zbrazta dhe kopja tjetr ka 13 faqet e para t shkruara , ndrsa 84 faqet pasuese jan t zbrazta. (Ref. X1 dhe X2)

VI.

GJETJET: 1) Me rastin e anulimit t tenderit t kompanis ASSECO SEE me arsyetim e dhn nga Drejtori i DTIS se ekzistojn dokumente kontradiktore n ofert nuk sht krkuar me shkrim nga ana e BQK-s arsyetimi prej kompanis ASSECO pr dokumentin e bashkangjitur BILL OF MATERIAL. 2) Anulimi i tenderit nga Autoriteti kontraktues sht br me arsyetimin se tenderuesi fitues nuk i prmbush krkesat e specifikimit teknik, prkundr faktit se nga ana e Komisionit vlersues t gjith ofertuesit kan qen t prgjegjshm dhe nga ana e Komitetit t Prokurimit shpallet fitues kompania ASSECO SEE. Gjat intervists me Drejtorin e DTIS, ai gojarisht ka deklaruar se ankesa nga ana e kompanis PPC IT Solutions sht br bazuar n materialin me emrtimin BILL OF MATERIAL e cila gjendet ne kuadr t SPECIFIKIMIT TEKNIK n faqet 65, 66, 67. BILL OF MATERIAL edhe pse sht pjes e SPECIFIKIMIT TEKNIK nuk sht shqyrtuar fare nga komisioni vlersues i cili ka pas pr detyr vlersimin e specifikimeve teknike n dosjen e tenderit.

3) Me rastin e prpilimit t kontrats mbi Furnizim me pajisje harduerike t Teknologjis Informative Server Autoriteti Kontraktues sht bazuar n Nenin 8 t Ligjit mbi Prokurimin Publik Nr. 02/l-99, Rregullorja 2007/20 sipas t cils nnshkrimi i kontrats nga ana e Shefes s Prokurimit sht i plotfuqishm. 4) Prkundr faktit se Zyrtari i Prokurimit t BQK-s ka krkuar nga OSHP q ankesa e br nga Operatori Ekonomik PPC IT Solutions ti riadresohet Bordit Ekzekutiv t BQK bazuar n Ligjin pr Bankn Qendrore t Kosovs, Rregulla e prokurimit t BQK s konform Ligjit pr Bankn Qndrore t Kosovs asokohe nuk ka qen e aprovuar nga Bordi Ekzekutiv i BQK-s.

5) Bazuar n ankesn e br nga kompania PPC IT Solutions sht br auditim i Deklarats detale mbi faktet dhe argumentet dhe jan analizuar vrejtjet t cilat i ajo deklarat i prmban. N deklaratn e lartprmendur nuk ka referenc konkrete se n cilin material t ofruar kompania Asseco SEE jan gjetur vrejtje. N deklaratn gjendet tabela me kolonat Te krkuara nga AK dhe
9

te ofruara nga OE-Asseco SEE n t cilat kolona nuk jan shkruar sakt produktet si gjenden n krkesn e br nga BQK-ja dhe n materialin BILL OF MATERIAL t cilit po i referohet ankuesi. 6) N shkresn e br nga Drejtori i Drejtoratit t Teknologjis Informative dhe Sistemeve , lidhur me ankesn Furnizimi me pajisje t TI-s (Servera) t br nga kompania PPC IT Solutions citohet : Ankesa e kompanise ne fjale eshte e drejte sepse komisioni teknik ka vlersuar ofertn teknike dhe ne te cdo gje eshte prezentuar sic kemi krkuar ne. Kjo ankese eshte bere ne materialin shtese qe ka qene prezent ne dosjen e oferts, ne te ciln eshte bere e qarte se produktet qe do te liferohen nuk perputhen me ato te krkuara. Fakti qe ekzistojn dokumente kontradiktore ne oferte, mbeshtet ankesen e bere. Ne nje situat te njejte, DTIS do te kishte bere ankese te ngjashme mbi liferimin e produkteve te ndryshme dhe nuk do ti kishte pranuar ato.(Ref. A20) . Meqense shkresa e lartprmendur nuk paraqet detale konkrete se cilit material shtes n dosjen e tenderit t ofruar nga kompania Asseco SEE i referohet DTIS, ather ne intervistuam Drejtorin e DTIS, i cili gojarisht deklaroi se ankesa nga ana e kompanis PPC IT Solutions sht br bazuar n materialin me emrtimin BILL OF MATERIAL e cila gjendet ne kuadr t SPECIFIKIMIT TEKNIK n faqet 65, 66, 67. 7) Me qllim q t merret mendim profesional lidhur me materialin shtes Bill of material n t cilin gjenden detaje t specifikimeve teknike tw pajisjeve t ofruara nga ASSECO SEE mbi t cilat sht br ankesa nga kompania PPC IT Solutions, sht kontaktuar personi i autorizuar pr Kosov, Maqedoni dhe Shqipri i kompanis prodhuese HP-Hewlett-Packard t. Nga ai kemi marr kt prgjigje si vijon:As I could understand their question, they want explanation if R3, Bill of material is document that describes completely technical specification of the equipment. So our answer should be that R3 Document (Bill of Materials) is describing and specifying complete offered technical specification, and based on this we can confirm that offered specification is not fully compliant with the requested technical specification. (Ref.A21) 8) Gjat auditimit t dosjeve t tenderve prve dosjeve origjinale jan audituar edhe kopjet shtes t ofruara nga kompanit ofertuese. Kemi gjetur se kompania PBC KOSOVA ka ofruar dosjen origjinale n prmbajtje prej 100 faqeve prderisa n dy kopjet shtes ka futur letra t bardha t pashkruara. N
10

njrin zarf t kopjes shtes ka futur 13 faqet e para t shkruara , ndrsa 77 faqet pasuese jan t zbrazta dhe n zarfin tjetr ka futur 13 faqet e para t shkruara , ndrsa 84 faqet pasuese jan t zbrazta ( Ref. nr. X1 dhe X2)

VII.

REKOMANDIMET:

1) T aprovohen sa m shpejt q sht e mundur Rregullat pr Prokurim t BQK-s me qllim q n t ardhmen mos t ket vakum ligjor lidhur me procedurat e prokurimit.

2) Rekomandohet q nse gjat vlersimit teknik t tenderve ka paqartsi lidhur me dosjen e tenderit t ofruar nga ofertuesit - Autoriteti kontraktues t krkoj nga tenderuesit q t plotsojn dokumentacionin e ofruar apo t sqarojn pika t caktuara konform Rregullave t prokurimit n BQK neni 23 apo - Konform LPP-s neni 57.1 t krkohet nga nj tenderues q t sigurohet sqarim me shkrim mbi cilin do nga aspektet e tenderit t tij, n mnyr q t bhet ekzaminimi, vlersimi ose krahasimi i tenderve 3) Rekomandohet q komisioni vlersues pr vlersimin e tenderve t marr n shqyrtim komplet dokumentacionin e ofruar nga tenderuesi q ka t bj me specifikat teknike t krkuara. 4) Rekomandohet q n t ardhmen me qllim t verifikimit komplet t dosjes s ofruar nga kompanit tenderuese , t analizohet prmbajtja e kopjeve shtes. 5) Rekomandohet q pas ktij rasti menaxhmenti t rishikoj pozicionin q ka kompania ofertuese ASSECO SEE (ish Pronet) n BQK kur kihet parasysh fakti se kompania n fjal sht zhvilluese e Sistemit Elektronik t Kliringut Ndrbankar, Sistemit t Regjistrit t Kredive T Kosovs dhe Softuerit t Statistiks ku sipas kontrats edhe i mirmban kto sisteme. Kt fakt se kompania e njjt ka zhvilluar dhe mirmban njkohsisht tri sistemet brenda BQK-s, Auditimi i Brendshm e ka paraqitur si shqetsim n raportin ref. IA 28/2009 Ad hock auditimi i kontrats me Pronet ku konstatuar si vijon: vet koncentrimi i t njjts kompani mbshtetse pr t tri sistemet aplikative (RKK, SEKN dhe Softuer Statistikor) paraqet rrezik bazuar n praktikat m t mira pr diversifikimin e rrezikut dmth sht koncentrim i madh n nj kompani t vetme.

11

6) Rekomandohet q t njoftohet me shkrim kompania PBC KOSOVA nprmjet zyres s prokurimeve se sht zbuluar se kompania n fjal ka ofruar n kopjen e materialit shtes fleta t bardha (bllanko) si sht prshkruar te gjetja nr.8, prandaj,ti trhiqet vrejtja q n t ardhmen t jen m t kujdesshm n prgatitjen e materialit ofertues dhe mos t ndodh q t hasim n kopje bllanko(bardha) .

12