PK07 – Pengurusan Mesyuarat

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI KE ARAH MS ISO 9001:2008 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI JOHOR

SEKTOR JAMINAN KUALITI JABATAN PELAJARAN JOHOR

PK07 PENGURUSAN MESYUARAT

Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 1

Menentukan agenda. Tarikh dan tempat mesyuarat. Masa mula dan masa dijangka tamat. c. Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 . TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN RUJUKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN A. 3. Pencatat Minit : Guru yang mencatat minit mesyuarat. e. 5. 3. Menentukan kertas kerja yang disediakan untuk perbincangan (sekiranya ada). b. Menghantar surat jemputan mesyuarat yang mengandungi maklumat berikut: a. f.Keluaran 03 | Pindaan 00 Muka Surat | 2 . OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam. DEFINISI Sila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPSK) Pengerusi : Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi mengendalikan mesyuarat. Setiausaha / Urus Setia : Guru yang mengurus hal ehwal mesyuarat dan mencatat minit mesyuarat. SKOP Prosedur ini digunakan oleh semua sekolah rendah dan menengah di negeri Johor dalam mengendalikan mesyuarat di mana kehadiran ahli mesyuarat tidak kurang 2/3 dan ketidakhadiran adalah atas sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan.PK07 – Pengurusan Mesyuarat 1. 2. d. Jenis pakaian (Jika perlu). masa dan tempat mesyuarat. PK07/1 : Surat Panggilan Mesyuarat Kertas Kerja 2. Agenda mesyuarat.1 Manual Kualiti. SEBELUM MESYUARAT Pengerusi/ Setiausaha/Urus Setia 1. 2 Tahun 1991. RUJUKAN 3. Nama pengerusi. 4. Nama jawatankuasa. Setiausaha/Urus Setia 3.2 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. tarikh. PK07/1 : Surat Panggilan Mesyuarat Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti.

f. Keputusan-keputusan yang dibuat. Perkara-perkara berbangkit. Tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh organisasi. Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 . c. PK07/3 : Minit Mesyuarat PK07/4 : Rekod Edaran PK07/5 : Borang Maklum Balas Fail Mesyuarat Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan merujuk PK 15 – Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur. 3. Mengumpul dan menyatukan maklum balas dalam tempoh 2 minggu. TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT Setiausaha/Urus Setia 1. Agenda mesyuarat hendaklah disusun di dalam bentuk seperti berikut: a. Catatan Minit Mesyuarat PK07/2 : Senarai Kehadiran C. Menyediakan catatan minit mesyuarat seperti berikut: a. 2. SEMASA MESYUARAT Setiausaha/Urus Setia /Pencatat Minit 1. e. d. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu.Keluaran 03 | Pindaan 00 Muka Surat | 3 . d. Pembentangan kertas-kertas kerja / fokus mesyuarat.PK07 – Pengurusan Mesyuarat Pengerusi/ Setiausaha/Urus Setia 4. Senarai kehadiran mesyuarat. Perutusan Pengerusi. Perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat. b. bilik Agenda Mesyuarat Setiausaha/Urus Setia 5. Penutup. Menyedia minit mesyuarat. b. c. Mengedar minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam tempoh 1 minggu kepada semua ahli mesyuarat. Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti. B. Hal-hal lain. Memastikan kemudahan-kemudahan mesyuarat berfungsi dengan baik.

PK07 – Pengurusan Mesyuarat 6.Keluaran 03 | Pindaan 00 Muka Surat | 4 . Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 . BIL. 1 2 3 4 REKOD KUALITI JENIS REKOD PK07/1 Surat panggilan mesyuarat PK07/3 Minit mesyuarat yang diluluskan PK07/5 Maklum balas keputusan mesyuarat pelaksanaan TEMPOH 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun LOKASI Bilik Penyimpanan Fail Bilik Penyimpanan Fail Bilik Penyimpanan Fail Bilik Penyimpanan Fail Kertas kerja yang dibentangkan (sekiranya ada) Hak Cipta Terpelihara © Sektor Jaminan Kualiti.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful