EL PROCESO ADMINISTRATIVO CONTROL

PROFESOR: MARCO ANTONIO GARCIA REYES
MATERIA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ALUMNO:JOSUE GUTIERREZ PALLARES CUENTA: 1329407

El Proceso Administrativo Control

El Proceso Administrativo

Planificación
Metas Objetivos Estrategias Planes

Organización

Dirección

Estructura Administración de recursos humanos

Motivación Liderazgo Comunicación Comportamiento Individual de grupo

Control

Normas  Medidas Comparaciones Acción

El Proceso Administrativo .

CONTROL 1. es decir. organizativos. . a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito organizacional. humanos y grupales. el control se entiende no como un proceso netamente técnico de seguimiento. sino también como un proceso informal donde se evalúan factores culturales. INTRODUCCION El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique. puede ser entendida:  Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación. . organización y dirección. y lo que la precede.Definición de control El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

 Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa. También hay casos en que la palabra control sirve para diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total. . es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control detecta cualquier desvío de los patrones normales. como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. haciendo posible la debida regulación.

dirección. manipulación e inhibición. coerción. Regular. También hay otras connotaciones para la palabra control: Comprobar o verificar. Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción. refuerzo. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar). Hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un aspecto negativo. ¿Don de Inicia mos? ¿Qu e deci sión tom o? . limitación. Frenar o impedir. Comparar con un patrón.

IMPORTANCIA DEL CONTROL Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:   Crear mejor calidad Enfrentar el cambio    Producir ciclos más rápidos Agregar valor Facilitar la delegación y el trabajo en equipo .

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa. Evaluar. Mejorar.  y organizar.BASES DEL CONTROL Podríamos decir que el control se basa en la consecución de las siguientes actividades: Planear Hacer. los que facilitarán alcanzar la meta de esta. .  El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.

. El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información  La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas. En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son: . así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".PASOS DEL PROCESO DE CONTROL El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación. para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia. para diseñar sistemas de reinformación.

Tomar medidas correctivos .    Retroalimentación . Establecer normas y métodos para medir el rendimiento. Medir los resultados.

Principios de control  Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de control correspondiente. debe aplicarse antes de que se efectúe el error. con anticipación. necesita ser oportuno. de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas. es decir. .  De la oportunidad: El control. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.

. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos. en relación con las ventajas reales que este reporte.  De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente.  De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero.

 De excepción: El control debe aplicarse. reducir costos y a las tiempo. actividades delimitando excepcionales o representativas. preferentemente.  De la función controladora: ningún La función debe controladora por motivo comprender a la función controladora . a fin de adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control.

Según Terry (1999) Administración” Tipos de Control Libro “Principios de la PRELIMINAR CONCURRENTE RETROALIMENTACIÒN .

. procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. Control preliminar.

requeridas. en otras palabras. pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones supervisión directa. este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección. La forma mejor conocida del control concurrente es la . vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran. Control concurrente.

este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. Control de retroalimentación. Control de retroalimentación. este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. .

Áreas del control Las principales áreas de control en la empresa son:  Áreas de producción: Si la empresa es industrial. el área de producción es aquella donde se prestan los servicios. el área de producción es aquella donde se fabrican los productos. si la empresa fuera prestadora de servicios. los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes: .

       Control de producción Control de calidad Control de costos Control de los tiempos de producción Control de inventarios Control de operaciones Productivos Control de mantenimiento y conservación  Control de desperdicios .

la facturación. Los principales controles en el área financiera se presentan a continuación:  . entre otros. como el capital. los pagos. el flujo de caja.   Control de ventas Control de propaganda  Control de Costos Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los recursos financieros. Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos.

Control Control presupuestario de costos Área de recursos humanos: Es el área que administra al personal. los principales controles que se aplican son los que siguen: Controles Control Control de asistencia y retrasos de vacaciones de salarios .

informes Formas Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Mecanizados Gráficas y diagramas Proceso.Técnicas para el control Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:    Contabilidad Auditoria Presupuestos        Reportes. procedimientos. . etc. Gannt.

Métodos cuantitativos Redes Modelos matemáticos Investigación de operaciones Estadística        Cálculos probabilísticas . tiempos y movimientos. Estudio de métodos. etc. mano izquierda. Procedimiento hombre maquina. mano derecha etc.

 Reportes e informes: Se clasifican en Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.  Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes. audiovisuales y verbales Equilibrio entre la uniformada y la variedad Frecuencia de los reportes  Evaluación de la información . Para diseñar un informe se considera:  Concentración sobre las acepciones     Claridad y concisión Complementarse con presentaciones gráficas.

 Administración por objetivos  Principios generales de la administración por objetivos: La administración por objetivos constituye una especial actitud. que consiste en que los jefes superiores discuten en común con los jefes que dependen inmediatamente de ellos. la cuantificación de los objetivos y estándares que deben establecerse. . criterio o filosofía de la administración.

y sobre todo en la organización de la empresa. Se requiere como primer paso identificar las metas generales de la empresa en los términos más exactos que sea posible.      . Debe pedirse a cada jefe interior. en cada uno de los campos que lo están haciendo también sus subordinados. Descripción general del sistema  El requisito básico s que exista un pleno apoyo de la dirección o gerencia general. Es necesario convertir los objetivos en estándares. Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes generales. El jefe superior deberá ensayar la fijación de los estándares o metas. debidamente cuantificados. Ordinariamente deben operar por años. que fije sus propios estándares u objetivos.

podrá ocurrir que algunas metas esperadas deban reducirse. Durante el desarrollo de los programas en el año. Las decisiones adoptadas en estas juntas. o bien. no habrá problemas. lo que constituye retroalimentación. Cuando ambos jefes. Debe discutirse en cada uno de éstos lo que por ello ha sido señalado. pueden crear. modificar o ajustar los objetivos generales. superior o inferior coinciden en los estándares. que se puedan aumentar otras o ampliarlas. debe revisarse cada determinado tiempo lo que se ha podido obtener en los estándares prefijados y lo que se ha logrado. o hasta desecharse. Con los resultado de la revisión parcial antes mencionada.     . Finalmente la revisión permitirá preparar los nuevos estándares para el siguiente período.

entre otros. tiempos. Aunque son métodos diversos. Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica para este efecto las cartas o gráficas. relación de actividades. tienen elementos comunes que permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el término METRA (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades). costos. . las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica.  Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y más modernos avances en materia de técnicas de control planeación se encuentran. secuencias. Estas técnicas constituyen un método para controlar programas.

y mediante la estimación de tres tiempos. Consiste en un instrumento con bases en una red de actividades y eventos. que traducido al español significa Técnica de Evaluación y Revisión de Programas. . se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada. Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revió Technique.

. del cual difiere porque trabaja solamente con un tiempo probable de ejecución.con el fin de fijar el tiempo más conveniente de comportamiento en la duración de un proyecto. basado en experiencias previamente registradas. para lograr el mínimo costo posible. La técnica CPM: CPM(Critical Path Method: Método de la Ruta Crítica) es prácticamente igual al PERT.

deben obtener ser una distribuidos entre varios proyectos simultáneos. . parcialmente. para máxima eficiencia. La técnica RAMPS: Resource Allocation and Multi Project Schedulling: Programa de Proyectos Múltiples y Asignación de Recursos. Tiene por objeto programar la forma en que ciertos total o recursos limitados.

Existen dos tipos de auditorias: las externas y las internas. AUDITORIAS: El término auditoria va ligado a la detección de fraudes. Las auditorias tienen muchas aplicaciones importantes. desde validar la honradez y justicia de los estados financieros. . hasta proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales.

 Auditorias internas: Son realizadas por miembros d la organización. Auditorias externas: Es un proceso de verificación que implica la evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros de la organización. así como también los informes financieros con el objetivo de verificar si están completos y exactos. . Se revisan los activos y los pasivos. La auditoria es realizada por personal contable. Su propósito es ofrecer garantía razonable de que los activos de la organización están debidamente protegidos y de que los registros financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficiente para preparar los estados financieros.

se vuelve recursivo. reacciona negativamente.    . Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó. hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso. lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio. Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo. Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado. lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.Fallas en el proceso de control  Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones.