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UFCD

TCNICAS

6225

DE NORMALIZAO DOCUMENTAL

Tcnicas de normalizao documental

Objetivos:
- Reconhecer e aplicar as normas documentais.

Co te!"os: #
Normalizao

Principais normas - NP 5; NP 6; NP 7; NP 9; NP 13; NP 17; NP 950

Tipo de letra - Mancha de escrita - Mar inao - !ntrelinhamento e espaamento - "entra em #ertical e horizontal

T$cnicas de ela%orao de doc&mentao

# # #

"onceito e '&n(es dos doc&mentos "lassi'icao dos doc&mentos Tipos de doc&mentos - Te)tos e relat*rios - "artas+,'-cios

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- .o%rescrito - Nota de ser#io - Memorando - "om&nicado+"om&nicao+Nota in'ormati#a+/n'ormao - ,&tros doc&mentos

$ "i%e

&'No()*+i,*-.o///////////////////////////////// /2 1.1.Principais normas. .2 1.2.Tipo 20 1.2.1. Mancha de de

letra..

escrita.20 1.2.2.Marginao .21

Tcnicas de normalizao documental

1.2. .!ntrelinhamento espaamento21 1.2.".#entragem $ertical

horizontal.21

2'T0% i%*s

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"o%1)e t*-.o///////////////////'22 2.1.#onceito e %un&es dos documentos. 2" 2.2.#lassi%icao documentos..2' 2. .Tipos ' 2. .1.Te(tos relat)rios2' 2. .2.#artas*+%,cios ..22. . ..o/rescrito ." 2. .".0ota de e de dos

documentos.2

ser$io" 2. .'.Memorando .."1

"

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2. .1.#omunicado*#omunicao*0ota in%ormati$a*2n%ormao"3 2. .4.+utros documentos.'0

3ib+io4(*5i*///////////////////////////////////' 56

&'No()*+i,*-.o

&'&'6(i %i7*is

o()*s: N6 58 N6 68 N6 98 N6 :8 N6 &;8 N6 &98 N6 :5<

5uando se esta/elece uma regra a um uni$erso. 6 normalizao est7 em todo o lado e ser$e para limitar a di$ersidade de critrios.

'

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6 normalizao tem a sua origem na pala$ra norma. 6s normas so regras orientadoras8 adaptadas 9s necessidades8 :ue disciplinam a $ida do homem em sociedade.

6 e(ist;ncia8 a o/ser$<ncia e o cumprimento de normas contri/ui de %orma decisi$a para uma melhor $i$;ncia %acilitando a comunicao8 orientando os comportamentos8 etc.

=antagens da 0ormalizao !conomia >acilidade de %a/ricao -? mais /arato -? mais :ualidade

6s 0ormas podem ser@ 2nternacionais 0acionais Particulares

I te( *%io *is !la/oradas por um organismo internacional. !sta/elecem uni%ormizao de normas8 estipulando %ormatos8 dimens&es e pesos.

+/Aecti$o@ >acilitar a cooperao tcnica8 industrial e econ)mica entre os $7rios pa,ses e assegurar a coordenao das normas nacionais.

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2.6 B2nternational .tandardization 6ssociationC - 1D 6ssociao para a normalizao8 surgiu em 1- 0

!m 1-"4 criou-se a 2.+ B2nternational .tandardization +rganizationC8 desde 1-":ue Portugal mem/ro da 2.+. 6 organizao esta/elece as normas para os seus pa,ses mem/ros8 pre$alecendo essas so/re as normas nacionais.

0o <m/ito do mercado comum8 criou-se tam/m8 um organismo para a normalizao B#.!.0.C.

N*%io *is !la/oradas dentro de cada pa,s8 o limite a %ronteira. Ee%inem orienta&es com $ista 9 uni%ormizao de procedimentos e sempre eu poss,$el de acordo com as normas internacionais. 6 repartio da normalizao8 em Portugal8 est7 integrada na Eireco Feral de 5ualidade do Ministrio da 2ndGstria e !nergia. 6*(ti%1+*(es !ncontram-se dentro de cada organizao8 para %uncionamento interno.

O I6= e *s No()*s 6o(t141es*s # N6 6o 2P5 H 2nstituto Portugu;s da 5ualidade8 como organismo normalizador competelhe promo$er a ela/orao das normas Portuguesas8 actualiz7-las e garantir o seu aAustamento 9s normas da Inio !uropeia. 6ssegura a representao de Portugal em entidades !uropeias e internacionais rele$antes para a sua misso.

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6 compet;ncia da ela/orao de normas pertence 9s #omiss&es Tcnicas constitu,das por peritos de $7rias especialidades8 so/ a responsa/ilidade do 2nstituto Portugu;s da 5ualidade.

6s normas portuguesas so identi%icadas por um conAunto de letras e nGmeros@ .e %or uma norma portuguesa8 designa-se por 0P8 seguida de um nGmeroJ .e %or uma norma portuguesa :ue adoptou uma norma europeia8 designa-se por 0P !08 seguida de um nGmeroJ .e %or uma norma portuguesa :ue resultou de uma norma europeia :ue8 por sua $ez8 resultou de uma norma internacional8 designa-se por 0P !0 2..+8 tam/m seguida por um nGmero.

E>e)7+o "e No()*s 6o(t141es*s "e "o%1)e t*-.o e i 5o()*-.o: 0P1 H K0ormas Portuguesas H Eesignao e 0umeraoL 0P" H KPapel H 6plicao dos %ormatos da srie 6L 0P' H K+%,cio ou #arta H >ormato 6" BPrimeira P7ginaC 0P1 H K+%,cio ou #arta H >ormato 6" BP7gina de #ontinuaoC 0P4 H K.o/rescritos e Molsas H >ormatosL 0P3 H K+%,cio ou carta H >ormato 6'L 0P- H K!scrita dos 0GmerosL 0P10 H K>ichas e >icheiros H >ormatosL 0P14 H K>ormatos dos PapisL 0P20 H K.o/rescrito H #arta H >ormato 6"L 0P2" H #ai(as8 Pastas e #apas de 6r:ui$oL 0P 4 H K6rredondamento dos $alores numricosL

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0P42 H KInidade de medidaL 0P4- H K6rredondamento de 0Gmeros NigadosL 0P112 H K>otoc)pias H >ormatosL 0P11 H K0umerao Progressi$a das .ec&es de um EocumentoL 0P1 - H Kpu/lica&es peri)dicas H 6/re$iaturas dos T,tulosL 0P 1'" H K.,m/olos das grandezas e das Inidades de MedidaL 0P 0 H KMicroc)pias H Terminologia e Ee%ini&esL 0P-'0 H KTratamento da 2n%ormao H !scrita 0umrica das datasL 0P-'1 H K0umerao das .emanas do 6noL

N6 5 O5?%io o1 %*(t* e) 5o()*to A2 @2&< > 2:9 ))A B i)7(ess.o "* 7(i)ei(* 7C4i *

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Le4e "*:

6 H Margem lateral es:uerda M H ca/ealho H NogoJ 02P#J Matr,cula na #onser$at)rio do registo comercial # H !spao li$re para despachos e notas E H !ndereo ! H !spao em Mranco > H re%er;ncias F H 6ssunto O H te(to 2 H Margem in%erior H tele%oneJ moradaJ etc. P H Margem lateral direita

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N6 9 Sob(es%(itos e bo+s*s B 5o()*tos

0o %a/rico de so/rescritos atende-se aos %ormatos normalizados do papel :ue neles $ais ser inserido e tam/m 9s e(ig;ncias dos #TT8 tendo em $ista o tratamento mecanizado da correspond;ncia.

+s so/rescritos #1 e EN8 sendo de utilizao mais %re:uente8 merecem :ue se lhes conceda o de$ido desta:ue. FORMATO C6 @ti7o %o)e(%i*+A !ste %ormato tem as dimens&es 118" cm ( 1182 cm e $ulgarmente usado para e(pedio da correspond;ncia comercial. 6s empresas8 ao optarem por este tipo de so/rescrito8 t;m8 de acordo com as suas con$eni;ncias8 a possi/ilidade de escolher um entre os seguintes modelos@ #om Aanela .em Aanela

+ primeiro modelo e$ita ter de se repetir8 no so/rescrito8 o endereo dos destinat7rios8 desde o momento :ue se cumpram determinadas regras ao do/rar a carta.

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.eguindo a orientao da %igura8 a carta inserida no so/rescrito com Aanela dei(a $er8 por %ora8 o endereo do destinat7rio. 0o necess7ria a repetio da endereagem no so/rescrito. !ste %ormato utilizado para o en$io de todo o tipo de correspond;ncia8 desde o momento :ue no e(ceda determinado $olume. FORMATO DL @ti7o o5?%ioA + %ormato EN tem as seguintes dimens&es H 11 cm ( 22 cm. Q /astante utilizado pelas empresas8 mas a sua designao H tipo o%icio H deri$a essencialmente do seu uso estar associado 9 correspond;ncia o%icial. !(istem tam/m os modelos@ #om Aanela .em Aanela

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+ primeiro modelo8 para se tirar partido da Aanela8 re:uer :ue na do/ragem da carta haAa os cuidados A7 acima re%eridos8 dispensando-se8 contudo8 a do/ragem 9 es:uerda. + papel de carta e o papel de o%,cio8 modelos normalizados8 t;m8 normalmente8 Aunto 9 margem es:uerda8 traos :ue indicam os locais por onde de$e ser %eita a do/ragem.

OUTROS FORMATOS !m/ora os %ormatos anteriormente re%eridos seAam8 sem dG$ida8 os $ulgarmente utilizados8 no podemos dei(ar de mencionar outros a :ue8 por $ezes8 temos necessidade de recorrer. +s %ormatos M"8 M' e M1 so utilizados para conter remessas $olumosas dos %ormatos 6"8 6' e 618 respecti$amente.

1'

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+s %ormatos #"8 #' e #1 utilizam-se para conter remessas menos $olumosas dos %ormatos 6"8 6'8 e 618 respecti$amente.

N6 : Es%(it* "os !)e(os

Para %acilitar a representao e a leitura dos nGmeros e simultaneamente a%astar a possi/ilidade de erros de interpretao8 a 0ona #on%er;ncia Feral de Pesos e Medidas $otou uma srie de resolu&es tendentes a atingir a:uela %inalidade. 6 principal alterao a :ue essas resolu&es conduziram %oi a de se utilizarem sinais gr7%icos unicamente para separar a parte inteira da parte decimal. !sses sinais so o ponto e a $,rgula8 sendo o primeiro empregado nos pa,ses de l,ngua inglesa8 e o segundo8 nos restantes. 6 supresso de :ual:uer sinal gr7%ico destinado a di$idir um nGmero8 para %acilidade de leitura8 em grupos de tr;s algarismos8 e$ita a con%uso actualmente poss,$el8 :uando se utilizam simultaneamente8 na escrita de um mesmo nGmero8 o ponto e a $,rgula. +s grupos de tr;s algarismos sero separados por um espao em /ranco8 :ue ser7 igual ao ocupado por :ual:uer dos algarismos no caso da escrita dactilogra%ada8 e um pouco in%erior8 no caso da impresso. 6ssim8 por e(emplo@ 2& <<<D;2 e 2&<<<D;2

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representam sempre $inte e uma mil unidades e trinta e :uatro centsimos. #om a aplicao desta norma8 consegue-se8 sem es%oro8 o h7/ito natural de escre$er os nGmeros de acordo com as prescri&es :ue em seguida se apresentam. #omo se est7 ha/ituado a empregar um ponto na separao dos grupos de tr;s algarismos8 a pr)pria supresso desse ponto lem/rar78 no momento pr)prio8 o espao a pre$er para o inter$alo :ue se de$e dei(ar entre os re%eridos grupos. 6(i %?7ios 6 $,rgula e(clusi$amente destinada a separar8 nos nGmeros8 a parte inteira da parte decimal. +s nGmeros sero escritos em grupos de tr;s algarismos a partir das unidades8 :uer para a es:uerda8 :uer para a direita Bparte decimalC. !(emplos@ ;2 <2E 2& 2;9D25: ;2

+s grupos de tr;s algarismos8 tanto da parte inteira como da parte decimal8 se ela e(istir8 de$em ser separados por um espao igual ao ocupado por :ual:uer dos algarismos8 no caso da escrita dactilogr7%ica8 e um pouco in%erior8 no caso da impresso.

Portanto8 de$e escre$er-se@ & 2;9 ;E5D;29 6& e no &'2;9';E5D;29'6&

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nem &2;9;E5D;2966& nem to-pouco &:2;9:;E5D;29:6& etc. E>%e7-Fes +s princ,pios atr7s e(postos no se aplicam 9 parte inteira ou 9 parte decimal no caso de as mesmas serem %ormadas s) por :uatro algarismos8 sal$o :uando os nGmeros so escritos em coluna. !(emplos@ aC &2;9D;29 6& e &2 ;9;D296& /C 5 ;2&D<<; 2 & 265D<<5 ;5 ; 69:D<<2 & &< 265D<&< E5

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N6 &; Sob(es%(itos e bo+s*s B s1* i)7(ess.o e 1ti+i,*-.o

6 mecanizao introduzida pelos #TT no tratamento do correio re%lecte-se numa prestao de ser$ios com maior e%ic7cia. + utente8 para poder usu%ruir dos /ene%,cios proporcionados8 ter7 de8 no preenchimento dos so/rescritos8 cumprir as normas de%inidas pelos #TT. .endo importante o correcto preenchimento dos so/rescritos8 respeitando as zonas de endereagem e colocando de$idamente os c)digos postais8 indispens7$el ainda cumprir normas so/re@ >ormatos8 dimens&es Bcomprimento8 largura e espessuraC8 cor e peso !stado de conser$ao Ba correspond;ncia no de$e estar amarrotada8 nem rasgadaC 6 utilizao das zonas de endereagem clari%icada pela o/ser$ao da seguinte %igura@

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6 cor de$er7 ser /ranca ou /astante clara. + peso nunca de$e e(ceder os 20g. 6s dimens&es de$ero ter os seguintes $alores m7(imos e m,nimos.

0o sentido de garantir a con%idencialidade da correspond;ncia a en$iar8 as %olhas de$ero ser do/radas do seguinte modo@

Ti7o e ve+o7e DL

"e Dob(*4e) !m harm)nio8 no sentido de se poderem $er os dados do destinat7rio no caso do en$elope de Aanela8 mas impedindo :ue se consiga ler o resto do te(to pela transpar;ncia8 se o so/rescrito no %or totalmente opaco. Eo/rada so/re si mesma8 isto 8 sem dei(ar $er o te(to. 5uando a natureza da correspond;ncia o ditar8 ter7 de ser colocada uma %olha /ranca entre o en$elope e a primeira p7gina.

C5 C2

O7 empresas :ue recorrem 9 utilizao de m7:uinas com o intuito de do/rar8 inserir e %ran:uiar a correspond;ncia8 de modo a acelerar o processo de e(pedio. OoAe em dia8 a utilizao e a tecnologia in%orm7tica proporcionam a realizao de eti:uetas em srie. !sta situao permite poupar muito tempo ao n,$el do en$io da correspond;ncia. + microso%t Rord8 Auntamente com o microso%t e(cel e o microso%t acess so alguns destes e(emplos. #om recurso a estas %erramentas poss,$el8 atra$s da impresso em srie8 criar cartas de %ormul7rio8 eti:uetas de endereo8 en$elopes8

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/em como e%ectuar a distri/uio de correio electr)nico e de %a(es em grande nGmero8 num curto espao de tempo8 desde :ue as moradas esteAam em suporte in%orm7tico. 6 impresso em srie permite criar cartas de %ormul7rio8 eti:uetas de endereo8 en$elopes8 /em como e%ectuar a distri/uio do correio electr)nico e de %a(es em grande nGmero.

6s %ormas mais comuns de remeter documentos dizem respeito ao en$io@ Gi* CTT Co((eio No()*+ Co((eio *,1+ *%io *+ B Q entregue em 2" horas e aplica-se a

correspond;ncia at 2 Sg. Co((eio (e4ist*"o H Permite con%irmar o en$io ao destinat7rio. Co) *viso "e (e%e7-.o H Permite con%irmar a entrega ao destinat7rio8 com recepo do compro$ati$o respecti$o. Co((eio *,1+ i te( *%io *+ H Q entregue at Co((eio ve("e dias Gteis na !uropa e ' dias no resto do Mundo e aplica-se a correspond;ncia at 2 Sg. *%io *+ o1 i te( *%io *+ H + en$elope ter7 de ser prcomprado8 mas dispensa pesagem ou selagem. 6esso*+)e te 6'M'6' @7o( ).o 7(H7(i*A H !ntregue ao destinat7rio por portador8 :uer este seAa um cola/orador da organizao ou um esta%eta e(terno Bneste caso8 em regra preenchido um %ormul7rio onde depois recolhida a assinatura do destinat7rioCJ 6o( 7(oto%o+o H !ntregue ao destinat7rio por portador8 :ue este seAa um cola/orador da organizao ou um esta%eta e(terno. !m am/as as situa&es8

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o destinat7rio ter7 :ue assinar um li$ro8 a%irmando ter rece/ido a correspond;ncia em causa. Gi* %o1((ie( H .er$io e(presso porta a porta8 nacional ou internacional H e(@ .!M B#TTC8 EON8 .eur8 >ede(8 etc. !(istem di$ersas situa&es em termos de prazos de entrega8 $olumes8 pesos8 modos de en$io e8 conse:uentemente8 preos. 6o( e %o)e "* H #orrespond;ncia entre 2 Sg e 20 Sg8 no caso dos #TT. 6o( %*)io *4e) H +s en$ios tam/m podero ser despachados por este meio8 podendo o peso ser superior a 2 Sg por $olume. N6 &9 Fo()*to "os 7*70is

6s $antagens da normalizao dos %ormatos de papel tornam-se e$identes ao aperce/ermo-nos dos /ene%,cios :ue proporcionam no %a/rico padronizado de pastas de ar:ui$o e de mo/ili7rio de escrit)rio. + %a/rico deste tipo de materiais passou a ser mais simpli%icado8 tendo em ateno a e(ist;ncia de %ormatos normalizados de papel.

Todas as empresas8 de uma maneira geral8 /ene%iciaram com os %ormatos normalizados de papel8 pois8 para alm das $antagens A7 assinaladas8 tornou-se mais %7cil8 mais r7pida e menos onerosa a impresso de documentos. 6s tipogra%ias possuem papel para impresso de acordo com os %ormatos normalizados.

Partindo do sistema mtrico8 o %ormato-/ase uma %olha de papel medindo 1 mT de 7rea B60C. + grande trun%o a proporo entre os lados do papel8 a mesma em todos os tamanhos do padro8 apro(imadamente igual a Braiz :uadrada de 28 igual

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a 18"1"2C8 :ue tem a propriedade de se manter :uando a %olha cortada pela metade ou do/rada.

.ucessi$os cortes de%inem a srie 6 de tamanhos 618 628 6 8 6"8 cuAas medidas so arredondadas na ordem dos mil,metros. Manter a mesma proporo entre di%erentes tamanhos8 propriedade ine(istente nos %ormatos tradicionais de papel8 %acilita a ampliao e reduo de um tamanho para o outro e a con%eco de %olhetos e /rochuras com duas p7ginas em cada %olha8 na :ual o tamanho do papel de$e ser8 na srie8 de uma ordem acima do tamanho da p7gina8 p.e(.8 %olhas 6 so do/radas para %azer /rochuras 6".

Medidas standard para cada formato (em mm): S0(ie A S0(ie 3 S0(ie C

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A< A& A2 A; A2 A5 A6 A9 AE A: A&<

3"1 U 113'-" ( 3"1 "20 ( '-" 2-4 ( "20 210 ( 2-4 1"3 ( 210 10' ( 1"3 4" ( 1-' '2 ( 4" 4 ( '2 21 ( 4

3< 3& 32 3; 32 35 36 39 3E 3: 3& <

1000 ( 1"1" 404 ( 1000 '00 ( 404 ' ( '00 2'0 ( ' 141 ( 2'0 12' ( 141 33 ( 12' 12 ( 33 "" ( 12 1 ( ""

C< C& C2 C; C2 C5 C6 C9 CE C:

-14 ( 12-4 1"3 ( -14 "'3 ( 1"3 2" ( "'3 22- ( 2" 112 ( 2211" ( 112 31 ( 11" '4 ( 31 "0 ( '4

C&< 23 ( "0

2"

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N6 :5< T(*t*)e to "* i 5o()*-.o B es%(it* 1)0(i%* "*s "*t*s

6s datas de$em ser escritas colocando os elementos pela seguinte ordem. ANO B MIS # DIA 6 representao de uma data so/ %orma inteiramente numrica ser7 %eita em algarismos. 2<<E<:;< 2<<E <: ;< +s elementos na representao numrica de uma data de$em separar-se por tra$ess&es8 por um espao ou no serem separados. !(emplos@ &:6<#<2#&2 &:E6 &< &5 &:E6&<&5

2'

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&'2'Ti7o "e +et(*

&'2'&'M* %J* "e es%(it*

6s caracter,sticas essenciais da letra so@ o seu tipo8 o tamanho8 a cor e alguns e%eitos especiais :ue lhe podem ser atri/u,dos.

!(emplos de tipos de letra@

No()*s 7*(* o esti+o e t*)* Jo "* +et(*:

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Itilizar %ontes com %7cil reconhecimento de caracteres. !(.@ =erdana8 6rial8 Oel$tica.

Ee$e-se procurar e$itar a con%uso entre os algarismos@ 8 '8 38 0.

&'2'2'M*(4i *-.o

No()*s 7*(* * )*(4i *-.o "*s 7C4i *s: Todas as p7ginas de$em respeitar a seguinte con%igurao@ do lado da lom/ada8 uma margem de cmJ nos restantes lados Bde topo8 margem cm. e(terior e %undo de p7ginaC8 entre 2 e

6 paginao de$er7 ser e%ectuada em todas as p7ginas8 em numerao 7ra/e8 a partir da p7gina de rosto.

6s margens e espaamento de$em ser su%icientes entre as manchas de te(to.

!$itar colunas de te(to muito estreitas ou pr)(imas entre si.

&'2';'E t(e+i J*)e to e es7*-*)e to

No()*s 7*(* o e t(e+i J*)e to e es7*-*)e to:

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+ processamento de te(to de$e ser e%ectuado8 em corpo 12 ou8 no m7(imo 1 Bp. e(. Times 12 ou 1 8 ou 6rial 12C8 com um espaamento VnormalW entre caracteres8 utilizando um entrelinhamento de espao e meio.

+ !spaamento de 1.' ou duplo %acilita a na$egao ao longo do te(to. !$itar linhas de te(to demasiado e(tensas Bacima de 40 caracteresC. + espaamento entre letras demasiadamente reduzido di%iculta a leitura. Ee$em utilizar-se %ontes proporcionalmente espaadas8 pois so mais leg,$eis :ue as mono-espaadas.

&'2'2'Ce t(*4e) ve(ti%*+ e Jo(i,o t*+

Q poss,$el centrar o te(to entre as margens laterais e entre as margens superior e in%erior numa p7gina.

#entrar o te(to horizontal e $erticalmente numa p7gina a %uno mais %re:uentemente utilizada para criar uma %olha de rosto para um documento.

0o Microso%t +%%ice Xord8 poss,$el escolher a partir de uma galeria de %olhas de rosto pr-desenhadas ou criar uma %olha de rosto manualmente8 centrando o te(to na p7gina. .e criar uma %olha de rosto manualmente8 centra o te(to entre as margens laterais e entre as margens superior e in%erior.

Exemplo de texto: Arial 12, espaamento 1,5

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A normalizao tem a sua origem na palavra norma. As normas so regras orientadoras, adaptadas s necessidades, que disciplinam a vida do homem em sociedade.

Exemplo de texto: Arial 12, espaamento Duplo

A normalizao tem a sua origem na palavra norma. As normas so regras orientadoras, adaptadas s necessidades, que disciplinam a vida do homem em sociedade.

Exemplo de texto: Times New Roman 13, espaamento 1,5

A normalizao tem a sua origem na palavra norma. As normas so regras orientadoras, adaptadas s necessidades, que disciplinam a vida do homem em sociedade.

Exemplo de texto: Times New Roman 13, espaamento Duplo

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A normalizao tem a sua origem na palavra norma. As normas so regras orientadoras, adaptadas s necessidades, que disciplinam a vida do homem em sociedade.

Exemplo de texto: Arial 12, Espaamento 1,5, Alinhamento es uerda

A normalizao tem a sua origem na palavra norma. As normas so regras orientadoras, adaptadas s necessidades, que disciplinam a vida do homem em sociedade.

Exemplo de texto: Arial 12, Espaamento Duplo, !usti"i#ado

A normalizao tem a sua origem na palavra norma. As normas so regras orientadoras, adaptadas s necessidades, que disciplinam a vida do homem em sociedade.

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2'T0% i%*s "e e+*bo(*-.o "e "o%1)e t*-.o

2'&'Co %eito e 51 -Fes "os "o%1)e tos

+s documentos so todos os papis contendo in%orma&es :ue aAudem a tomar decis&es8 comuni:uem decis&es tomadas8 registarem assuntos de interesse da organizao ou do indi$,duo. 5ual:uer in%ormao escrita8 o/Aecto ou %acto registado materialmente8 suscept,$el de ser utilizado para estudo8 consulta ou pro$a.

6 rapidez com :ue se processam as trocas comerciais8 a sua internacionalizao8 e as e(ig;ncias das no$as tecnologias in%orm7ticas t;m conduzido a uma crescente normalizao da documentao comercial. 0o caso dos documentos8 %ala-se em normalizao a prop)sito do processo tcnico de criao de normas :ue de%inem condi&es de ela/orao e preenchimento dos documentos. +s principais o/Aecti$os da normalizao dos documentos so@ Y Oarmonizao de conteGdosJ Y Pre$eno do erro no preenchimentoJ Y 6umento da segurana na circulao. +s documentos normalizados o/edecem a uma id;ntica estrutura8 conteGdo e dimenso8 permitindo8 por e(emplo8 a sua leitura )ptica com as naturais $antagens da, resultantes em matria de processamento e ar:ui$o.

Tcnicas de normalizao documental

6 estrutura dos documentos est7 directamente dependente do seu conteGdo8 pelo :ue no e(iste uma estrutura tipo para os documentos em geral.

2'2'C+*ssi5i%*-.o "os "o%1)e tos

5uanto 9 natureza@ Init7rios@ 6:ueles :ue se /astam a si pr)prios. #ont;m um conAunto completo de in%ormao. Processo ou Eossier@ #onAunto de doc. ordenados :ue dizem respeito ao mesmo assunto e :ue podem ser o/Aecto de $7rias utiliza&es. !(@ %actura 0o protegidos ou sem classi%icao@ .o de larga di%uso #on%idenciais@ .o o/Aecto de medidas restriti$as #omerciais@ Eestinam-se a %ins comerciais. #ient,%icos@ 2n%ormao cient,%ica ou did7ctica +%iciais@ 6 sua organizao tem como %uno au(iliar e assessorar a 6dministrao PG/lica. !(@ decretos

5uanto 9 >inalidade Posio@ +/Aecti$o de conser$ar ideias ou in%orma&es8 o doc. %unciona como %onte de in%ormao. !(@ registo de um hotel #irculao ou transmisso@ .er$em para %azer circular as ideias ou in%orma&es8 o doc. $e,culo de transporte. !(@ %actura8 letra.

Tcnicas de normalizao documental

2';'Ti7os "e "o%1)e tos

2';'&'Te>tos e (e+*tH(ios

Im

relat)rio

uma

%orma

de

comunicao

organizada8

%undamentada

comentada8 so/re um %acto ou conAunto de %actos ocorridos ou ainda a decorrer.

>unciona como elemento de in%ormao8 consulta ou pro$a e tem grande $alor na an7lise e soluo de pro/lemas concretos8 na transmisso e apresentao de resultados de ac&es de pes:uisa8 de inspeco e gesto8 /em como no apuramento de responsa/ilidades.

Ti7os "e (e+*tH(io >ormal * 2n%ormal 2nterno * !(terno Ee rotina * acontecimento espec,%ico

Sit1*-Fes e) K1e se 7o"e) *7(ese t*( (e+*tH(ios Eecorrer normal de um tra/alhoJ !(erc,cio de gestoJ !st7gios8 estudos

Tcnicas de normalizao documental

2n%rac&es8 acidentesJ =endasJ 2nspec&es8 re$is&esJ Participa&es em congressos8 con%er;ncias8 semin7riosJ 6nomalias8 a$ariasJ !studos de mercadoJ PeritagemJ Relat)rio de contas.

Est(1t1(* 0os relat)rios mais simples@ 2ntroduo8 desen$ol$imento do tema e concluso.

0os relat)rios mais comple(os@ #apa ou p7gina de t,tulo- t,tulo do relat)rio8 nome do autor8 nome dos destinat7rios8 data e re%er;ncia Bnalguns casosCJ Zndice - Ee$e conter todas as sec&es do relat)rio com re%er;ncia 9s p7ginas8 incluindo cap,tulos e su/cap,tulosJ Resumo - s,ntese geral para :ue o leitor tenha uma ideia geral do :ue trata o relat)rioJ 2ntroduo - 2ntroduzir o leitor para dentro do relat)rio. Ee%ine-se o o/Aecti$o do relat)rio Bpara :ue $ai ser$ir8 o :ue deu origemC. !(plica-se a %orma como $ai ser desen$ol$ido e e(plica-se a o ordenamento dos temas8 a metodologiaJ

"

Tcnicas de normalizao documental

#orpo de desen$ol$imento - 0arrao dos %actos8 apresentao de toda a %undamentao para as conclus&es e recomenda&esJ

#oncluso - Resumo de todas as ideias apresentadas. 0o podem aparecer dados no$os. 0um relat)rio muito longo8 no %im de cada cap,tulo de$e-se apresentar uma /re$e conclusoJ

Recomenda&es - .ugerir alternati$as 9 matria tratada. 6s recomenda&es de$em estar de$idamente argumentadas e %undamentadas.

6ne(os * 6p;ndice - documentos :ue podem $ir a completar a in%ormao do relat)rio. +s ap;ndices %uncionam como dados suplementares Bessenciais para completar os %actos narradosC e como %orma de actualizar o relat)rio. Floss7rio - Pode ser de termos tcnicos8 uma listagem de a/re$iaturas.

6gradecimentos - 0o %im. Podem tam/m $ir no in,cio a seguir ao ,ndice. Re%er;ncias in%ormao. Nista de material no pu/licado aos :uais %omos recolher

Mi/liogra%ia - Ni$ros ou outras %ontes de pes:uisa. 6pelido8 nome do autor8 nome do li$ro8 n[ de edioJ local8 editora8 ano.

Floss7rio - 5uando se trata de um relat)rio muito tcnico de$er7 conter um gloss7rio de termos.

Ninguagem 6 linguagem do relat)rio depende dos o/Aecti$os e do destinat7rio. Ee$e ser precisa8 e(acta - $eri%icar se est7 a usar a pala$ra certa no tra/alho certoJ Mre$e e concisa. !$itar constru&es comple(as. 5uanto mais simples8 mais e%icaz \ a comunicao e maior o seu alcanceJ

'

Tcnicas de normalizao documental

#lareza - no de$e dei(ar lugar a am/iguidades e ideias erradasJ !$itar pala$ras compridasJ Isar a $oz acti$a8 de$e dar-se a in%ormao pela positi$a por:ue agarra mais a ateno do leitorJ

Ee$e ser %eito na 1D pessoa do singular. 5uando realizado por $7rias pessoas na 1D pessoa do plural

.er concreto - usar termos pr7ticos8 e$itar termos inde%inidos Bum certo8 alguns...C

!$itar a g,riaJ >rases curtas. Par7gra%os curtos e %re:uentes. #ada no$a ideia um no$o par7gra%oJ

+ relat)rio de$e ser completo e no dei(ar espao a dG$idasJ Ee$e-se ter em conta a pontuao8 /em como a ortogra%iaJ 5uando criado por um grupo restrito8 utilizando pala$ras muito tcnicas8 no %im do relat)rio de$e-se criar um gloss7rio.

Tcnicas de normalizao documental

2';'2'C*(t*sLO5?%ios

A %*(t*

Est(1t1(* "e 1)* %*(t* O7 $7rios tipos de disposio8 $7rios estilos. 6 empresa opta por um estilo pr)prio e de$er7 seguir sempre o mesmo estilo. C*be-*+Jo o1 ti)b(e Q centrado ou 9 es:uerda Ee$er7 conter@ nome da empresa8 n[ de contri/uinte8 n[ de registo8 capital social8 endereo8 apartado postal8 n[ tele%one. >a(8 e-mail8 IRN... E "e(e-o "o "esti *tC(io #olocado 9 es:uerda Ee$e conter@ nome da empresaJ departamento8 seco8 a pessoa 9 ateno de :uem $ai a carta e o endereo. Re5e(M %i*s 2ndicao impressa :ue permitir7 identi%icar e localizar as cartas mais rapidamente. Q o espao onde $o ser indicadas@ o o D*t* Todas as cartas de$em ser datadas. Pode colocar-se do lado direito8 por /ai(o do destinat7rioJ 6s iniciais do remetente8 o n[ da comunicao B0* Re%DC +s mesmos elementos re%erentes a uma comunicao anterior do n* destinat7rio B=* Re%D@C

Tcnicas de normalizao documental

] es:uerda a seguir ao ca/ealho e alinhado com o destinat7rioJ 0o se usam a/re$iaturas ou %ormas numricas@ de$e ser8 por e(@ ' de 6gosto de 2000. Ee$e tam/m colocar-se o local antes da data@ Nis/oa8 ' de 6gosto de 2000

Ass1 to Trata-se de resumir o conteGdo da carta no menor n[ de pala$ras8 no dei(ando contudo8 escapar todos os %actores rele$antes para a posterior identi%icao da carta. Go%*tivo Q a %orma de cortesia com a :ual se inicia a carta. o o o o o I t(o"1-.o + primeiro par7gra%o da carta de$e identi%icar claramente@ 6 recepo de :ual:uer comunicao anterior Bcom re%er;ncia 9 dataCJ 5uem o remetenteJ 6 razo por:ue escre$e a carta. !(.mos .enhoresJ =. !(DJ !(.DJ .enhorJ #aro

Co(7o "* %*(t* #onstitu,do por %actos8 e(plica&es8 opini&es :ue desen$ol$em o assunto ordenados de %orma l)gica. 6*(C4(*5o "e e %e((*)e to

Tcnicas de normalizao documental

Q o modo de terminar a carta B%)rmulas %inaisC8

Assi *t1(* 6' S' 6notao na margem :ue podem dizer respeito a :ual:uer pormenor :ue8 por lapso8 no %oi inclu,do no corpo. A e>os !spao reser$ado para re%erir os documentos :ue acompanham a carta. Por cima do nome e cargo escritos por e(tenso.

I i%i*is i"e ti5i%*tiv*s Ee :uem redige e de :uem dactilogra%ou.

Ti7os "e %*(t*s %o)e(%i*is

C*(t* "e E %o)e "* Podemos ser$ir-nos de uma carta comercial para e%ectuar uma encomenda de produtos ou esta pode ser$ir para acompanhar a nota de encomenda*$enda.

6 nota de encomenda emitida pela empresa compradora H em documento com o seu tim/re8 especi%icando a :uantidade8 :ualidade e condi&es de transporte8 de entrega e de pagamento dos artigos a encomendar.

Tcnicas de normalizao documental

6 nota de $enda um documento emitido pela empresa $endedora H em documento com o seu tim/re -8 especi%icando :uantidade8 :ualidade e condi&es de transporte8 de entrega e de pagamento dos artigos a $ender.

+ o/Aecti$o o mesmo@ registar a encomenda de artigos H o :ue constitui o primeiro passo de um contrato compra e $enda.

"0

Tcnicas de normalizao documental

Exemplo de #arta de en#omenda:

Nis/oa8 21 de Maro de 200-

R!.20!T8 Nda. Praceta Nu,s de #am&es8 Note !8 n[ 10 1-00Nis/oa

!(mo. .enhores8

=imos por este meio proceder 9 encomenda dos seguintes produtos@

-re%D (( -re%D __

20 cai(as 10 cai(as

Preo unit7rio@.^ Preo unit7rio@.^

6 presente encomenda est7 suAeita 9 aceitao das condi&es ha/ituais de pagamento8 ou seAa8 0 dias a contar da data da %actura.

#om os melhores cumprimentos8 su/scre$emo-nos

MARTIFORD S' A'

"1

Tcnicas de normalizao documental

Alexandre $ieira 6le(andre =ieira

Eepartamento de apro$isionamento

"2

Tcnicas de normalizao documental

C*(t* "e Rese(v* Oa/itualmente8 uma carta de reser$a utilizada para con%irmar uma reser$a %eita por tele%one8 %ormalizando assim o contacto.

!lementos estruturais@ Eata de entrada e sa,da ou8 em alternati$a8 a data de partida pretendida Breser$a de hotelC. Eados de identi%icao de :uem reser$a e nGmero de pessoas. !speci%icao do :ue se pretende reser$ar. Pedido de con%irmao por escrito da reser$a. 6 %orma de pagamento H em especial se se tratar de pagamentos a serem %acturados a empresas8 de$endo8 nesse caso8 indicar-se o nGmero de contri/uinte da empresa :ue $ai e%ectuar o pagamento.

"

Tcnicas de normalizao documental

Exemplo de #arta de reser%a:

Nis/oa8 21 de Maro de 200-

O+T!N #2E6E! 20=2#T6 Rua do sol8 n[ "-"0 " 00---- Porto

Ass1 to: >ormalizao de reser$a de aloAamento

!(mo. .enhores8

=imos por este meio %ormalizar a reser$a pre$iamente acordada por $ia tele%one8 especi%icando as condi&es da mesma@

-Modalidade de aloAamento@ 6P6 -2 P6U -2 :uartos single -Eata de chec`-in@ 21 de Pulho de 200-Eata de chec`-out@ 2 de Pulho de 201-

.olicitamos %acturao 9 nossa empresa8 de acordo com o esta/elecido em anterior protocolo de cola/orao.

#om os melhores cumprimentos8 su/scre$emo-nos

""

Tcnicas de normalizao documental

MARTIFORD S' A'

&ar'arida (essa Margarida Messa

.ecretariado de 6dministrao

"'

Tcnicas de normalizao documental

A %*(t* "e e vioD t(* s7o(te e e t(e4* "e )e(%*"o(i*s

Est(1t1(*: !speci%i:ue correctamente o assunto H re%ira a :ue nota de

encomenda*$enda diz respeito ao en$ioJ >ornea detalhes so/re o en$io@ 2n%ormao so/re documentao ane(a ao en$io@ guia de remessa8 %actura8 conhecimento de em/ar:ue8 senha #on%irmao das condi&es de $enda* pagamento acordadasJ !ncerramento.

Relati$amente 9s mercadorias8 a carta de$e conter os seguintes elementos@ 6 sua descrioJ 5uantidade e :ualidadeJ Preo unit7rio acordado.

5uanto ao transporte8 de$e ter-se em conta@ 6 designao do meio de transporte a utilizar@ #ondi&es e local de entrega H en$ol$endo as despesas de %rete e o seguro de transporte. 5uanto ao pagamento8 a carta de$e mencionar@ #ondi&es especiais de pagamento Be(. descontosCJ >orma de pagamento Be(. che:ue8 letra8 transporte8 trans%er;ncia /anc7riaCJ

"1

Tcnicas de normalizao documental

Prazo de pagamento Be(. 08 108 -0 diasC.

"4

Tcnicas de normalizao documental

Exemplo de #arta de en%io de mer#adorias:

Nis/oa8 1' de 6/ril de 200-

6MM206R8 Nda.

Rua >erno Mendes Pinto8 n[ "'1 Note M aona 2ndustrial 1"00-034 Porto

Ass1 to: =ossa encomenda Re%.D 12 *200-

!(mo. .enhores8

6gradecemos a $* encomenda em ep,gra%e para os seguintes produtos@

-M7:uina de impresso

Re%D (((

:uantidade@10

!stes e:uipamentos sero en$iados ap)s a recepo do $alor correspondente B^C8 con%orme %actura pro%orma em ane(o.

#om os melhores cumprimentos8 su/scre$emo-nos

"3

Tcnicas de normalizao documental

MARTIFORD S' A'

Nuno )enri ues 0uno Oenri:ues

Eepartamento de Nog,stica

"-

Tcnicas de normalizao documental

A %*(t* "e Cob(* -*s 6$iso de rotina H nesta %ase limite-se a lem/rar ao seu cliente :ue o prazo acordado para e%ectuar o pagamento A7 %oi ultrapassado. 2ncumprimento do prazo de pagamento H se o cliente ha/itualmente cumpridor8 mas no e%ectuou o pagamento no prazo acordado8 pode estar a passar di%iculdades8 pelo :ue8 em nome do seu comportamento passado8 h7 :ue delicadamente a/ordar a situao8 en$iando uma carta onde se sugere aAuda e no se pressiona demasiado. 2ncumprimento do prazo de pagamento H o contencioso H :uando o incumprimento do prazo de pagamento A7 ultrapassou todas as %ases e no se o/ti$eram :uais:uer resultados8 h7 :ue en$iar uma carta em tom mais duro8 onde se pode chegar 9 ameaa de co/rana por meios Audiciais.

'0

Tcnicas de normalizao documental

Exemplo de #arta de #o*ranas:

Nis/oa8 ' de Paneiro de 200-

=.M8 comrcio e ser$ios8 unipessoal #alada da !strela8 n[ 12' '[ 1200-112 Nis/oa

!(mo. .enhores8

Ee %orma a encerrar as contas relati$as ao ano anterior8 solicitamos por esta $ia a li:uidao da %actura n[ "'14*20038 relati$a a transaco e%ectuada no ano anterior.

Punto ane(amos c)pia de solicita&es anteriores relati$as 9 li:uidao da mesma8 a :ual e(cedeu largamente o prazo de pagamento acordado B10 diasC.

6 no o/ser$ao do presente a$iso ter7 como conse:u;ncia Gltima a passagem do processo para o nosso departamento Aur,dico8 com as conse:u;ncias legais inerentes8 situao :ue gostar,amos de e$itar.

#ertos da $ossa compreenso8 com os melhores cumprimentos8 su/scre$emo-nos

MARTIFORD S' A'

'1

Tcnicas de normalizao documental

+l'a ,eres +lga Peres

Eepartamento >inanceiro

'2

Tcnicas de normalizao documental

C*(t* "e Re%+*)*-.o 0esta situao espec,%ica da carta de reclamao8 pretende-se reclamar8 ou seAa8 apresentar :uei(a contra uma situao incorrecta.

!strutura@ 2denti%icao do remetenteJ 2denti%icao do destinat7rioJ EataJ Resumo do assunto da carta Bnuma linha s) e em poucas pala$rasCJ #orpo da carta@ o o o o Eescrio da situao :ue le$ou ao en$io da cartaJ !(posio clara do :ue se pretende. 6ssinaturaJ Re%er;ncia a documentos em ane(o Bse %or necess7rioC.

C1i"*"os * te( Fuarde cuidadosamente uma c)pia Buma %otoc)pia da carta A7 assinadaC e8 se a entregar em mo8 pea :ue o destinat7rio a assine8 com a meno KRece/i em bbb*bbb*bbbL. .e se tratar de uma empresa ou outra entidade8 tam/m de$er7 ser carim/ada.

'

Tcnicas de normalizao documental

Exemplo de #arta de re#lama-o:

Nis/oa8 4 de >e$ereiro de 200-

>N!U2F6T!8 Nda. 6$. Poo UU28 1 "0 1 00-333 Nis/oa

!(mo. .enhores8

2n%ormamos a ocorr;ncia de um erro no apro$isionamento do material re:uisitado na nota de encomenda n[.

#om e%eito8 %oram solicitadas ( :uantidades relati$as 9 re%er;ncia sido remetidas apenas _ :uantidades da mesma mercadoria.

"'*ee8 tendo

Tal %acto resultou numa %alha de produo8 impedindo-nos de cumprir os prazos esta/elecidos com os nossos clientes.

Punto ane(amos c)pia da nota de encomenda8 solicitando a correco do erro e posterior en$io das :uantidades solicitadas8 com a maior /re$idade poss,$el.

#ertos da $ossa compreenso para os poss,$eis e%eitos do no cumprimento do solicitado8 aguardamos $ossa comunicao no sentido de recti%icar e Austi%icar o incumprimento.

'"

Tcnicas de normalizao documental

#om os melhores cumprimentos8 su/scre$emo-nos

MARTIFORD S' A'

!o-o A.e%edo Poo 6ze$edo

Eepartamento comercial

''

Tcnicas de normalizao documental

O O5?%io

+ o%,cio uma %orma de correspond;ncia :ue se utiliza no ser$io pG/lico.

Q por meio de o%,cio :ue@ Ima repartio se dirige a uma pessoa ou empresaJ Ima repartio se dirige a outra repartio.

6 redaco de um o%,cio o/edece a determinadas normas. 6lm da correco8 de$ese o/ser$ar@ Si)7+i%i"*"e: uso da linguagem simples8 e$itando-se %rases re/uscadas ou muito adAecti$adas. C+*(e,*: e(presso clara e l)gica do pensamento8 de modo :ue a mensagem possa ser entendida per%eitamente. Obje%tivi"*"e: a/ordagem directa do assunto8 e$itando-se pala$ras

desnecess7rias ou e(press&es :ue nada acrescentam ao te(to. Co %is.o: resumo do te(to ao essencial8 e$itando-se alongar muito o assunto.

+ o%,cio de$e ser digitado8 como toda comunicao :ue se %az entre reparti&es.

'1

Tcnicas de normalizao documental

Exemplo de o"/#io:

CNMARA MUNICI6AL DE LIS3OA

0ossa re%er;ncia@ Proc. +P 1-3* 2004

Eata@ 2004-0--1

+%,cio n[ "' 31

Ass1 to: E!M+N2cd+ E! !E2>Z#2+ ! #+0.TRIcd+ E! 0+=+ Rua 6m7lia Rodrigues8 "'8 1-00-0- Nis/oa

Relati$amente ao assunto acima mencionado8 e no uso da compet;ncia :ue me %oi su/delegada8 in%ormo =. !(a. Ee :ue nesta data %oi o%iciado 9 entidade a/ai(o mencionada8 a %im de emitir o respecti$o parecer@

MR2T+>!R8 Nda. Rua .ophia Mello Mre_ner8 n[ " 1 00-0- Nis/oa

#om os melhores cumprimentos

'4

Tcnicas de normalizao documental

6 #he%e de .eco

&aria da 0u. No%ais Maria da Nuz 0o$ais

'3

Tcnicas de normalizao documental

2';';'Sob(es%(ito

Eepois de escrita a carta8 esta de$e ser do/rada com as dimens&es do so/rescrito :ue a transportar7. !ste de$e ser preenchido de acordo com as normas correntes@

Margarida Silva Rua de Angola, 216 1900 099 !is"oa

#$%mo Sr% &residente da '(mara Municipal de !is"oa

B..C Ng. dos Paos Registar o nome e a morada do (e)ete te B :uem remete a cartaC no do #oncelho canto superior es:uerdo. ---- --Nis/oa Registar Bde acordo com o modelo acimaC o nome e a morada do "esti *tC(io B a:uele a :uem destinada a mensagemC8 no es:uecendo o c)digo postal8 seguido do nome da localidade. #olar o selo no canto superior direito. Ter cuidado de dei(ar em /ranco8 a toda a $olta do so/rescrito8 uma margem com cerca de um cent,metro8 no a ocupando com :ual:uer registo8 nem com a colagem do selo.

'-

Tcnicas de normalizao documental

2';'2'Not* "e se(vi-o

Tem uma redaco mais %ormal e implica uma responsa/ilizao do receptor. Parte de um superior hier7r:uico para os su/ordinados. Muitas $ezes emitida em duplicado8 de$ol$e-se o duplicado assinado pelo receptor com a indicao da hora e dia em :ue %oi rece/ida. +/edece a uma numerao.

!lementos@ 0[ 6ssuntoJ Ee e paraJ EataJ 6ssinaturas.

10

Tcnicas de normalizao documental

Exemplo de ordem de ser%io:

MARTIFORD S'A'

ORDEM DE SERGIO

0[ '14*200-

Ee@ #ristina >ilipe Para@ Nu,sa Ta/orda

Eepartamento de Recursos Oumanos .eco de Recrutamento

Ass1 to:

Por ordem e(pressa da direco-geral8 solicita-se a o/rigatoriedade de comunicao das datas de realizao das entre$istas pro%issionais de seleco com o m,nimo de uma semana de anteced;ncia 9 direco do departamento.

!sta norma entra em $igor a partir de hoAe.

Nis/oa8 ' de 6/ril de 200-

1ristina 2ilipe #ristina >ilipe

11

Tcnicas de normalizao documental

Eepartamento de Recursos Oumanos

12

Tcnicas de normalizao documental

2';'5'Me)o(* "o

0a

linguagem

comercial8

signi%ica

nota

ou

comunicao

ligeira

entre

departamentos de uma mesma empresa8 ou entre matriz e suas %iliais e $ice $ersa8 ou entre as %iliais. Q conhecido tam/m como comunicado interno B#2C.

+ memorando pode ainda indicar um li$ro de apontamentos8 ou notas8 com a %inalidade de registar %atos ou lem/retes.

0a terminologia Aur,dica8 signi%ica nota diplom7tica en$iada por um pa,s a outro8 com a e(posio sucinta so/re determinada :uesto.

Eispensa o uso de %ormalidades e(igidas em uma carta. Q uma comunicao r7pida e o/Aecti$a8 assemelhando-se a um /ilhete.

+ %ormato do memorando8 em geral8 de 21 cm de largura por 1' cm de altura Bou 1"3 m.m( 210 m.m.C. ! ainda pode ser interno ou e(terno. 0o 1[ caso dirigido a %uncion7rios de um mesmo )rgo ou departamento. 0o 2[ dirigido a pessoas alheias ao departamento.

!strutura@ 1C Tim/re 2C 0Gmero

Tcnicas de normalizao documental

C Remetente "C Eestinat7rio 'C 6ssunto 1C Nocal e Eata 4C Te(to 3C >echo -C 6ssinatura e #argo

Exemplo de memorando:

MARTIFORD S'A'

MEMORANDO

0[ '1*2010

Ee@ +lga Peres Para@ #ristina >ilipe

Eepartamento >inanceiro Eepartamento de Recursos Oumanos

Ass1 to: Processamento de $encimentos

1"

Tcnicas de normalizao documental

Relem/ramos a necessidade de instruo aos no$os cola/oradores da empresa :uanto 9s datas de processamento dos $encimentos8 para :ue estes possam entregar em tempo Gtil os reci/os de prestao de ser$ios.

6o dispor para :ual:uer esclarecimento

Nis/oa8 2 de Punho de 2010

+l'a ,eres +lga Peres

Eepartamento >inanceiro

1'

Tcnicas de normalizao documental

2';'6'Co)1 i%*"oLCo)1 i%*-.oLNot* i 5o()*tiv*LI 5o()*-.o

6s situa&es :ue do origem a circulares in%ormati$as so@ 6 a/ertura de uma sucursalJ 6 reno$ao das instala&esJ 6 introduo de no$os ser$ios ou acessi/ilidadesJ 6s mudanas de instala&esJ 6s altera&es de hor7rioJ 6 di$ulgao da situao %inanceira da empresaJ + recrutamento de algumJ + despedimento colecti$o.

!strutura@ !n:uadrar o acontecimento H se re%erir um melhoramento do ser$io da empresa8 de$e $alorizar o %acto e realar as $antagens para os clientes e cola/oradoresJ 2n%ormar pormenorizadamente em :ue consiste a mudanaJ !ncerrar com uma nota de optimismo8 se hou$er moti$o para congratula&es.

11

Tcnicas de normalizao documental

Exemplo de uma nota in"ormati%a

MARTIFORD S' A'

NOTA INFORMATIGA NO ;25L 2<<:

2n%ormam-se todos os %uncion7rios :ue8 de$ido ao atraso nas o/ras de remodelao na cantina da empresa8 esta encontrar-se-7 indispon,$el at ao %inal do pr)(imo m;s de +utu/ro.

.olicitamos desde A7 a $ossa compreenso.

6tentamente

3al%ador 3ousa Eepartamento de 5ualidade

14

Tcnicas de normalizao documental

2';'9'O1t(os "o%1)e tos

Ci(%1+*( 6 #ircular o meio de comunicao escrita8 utilizado por um )rgo ou por uma empresa para se dirigir a $7rios outros )rgos ou a $7rias pessoas8 so/re o assunto de interesses geral.

6 circular uma correspond;ncia multidireccional e8 por isso8 dela no consta o destinat7rio. + endereamento s) aparece no en$elope de encaminhamento. 5uando um +%,cio8 uma #arta ou um Memorando %orem dirigidos a mais de uma entidade ou pessoa8 sero denominados.

6 circular apresenta a seguinte estrutura ou es:uema gr7%ico

Ti)b(e: + tim/re ou ca/ealho a identi%icao do )rgo ou de empresa e(pedidor BaC e A7 $em impresso na %olha de papel utilizada.

N1)e(*-.o: 6 numerao8 seguida dos dois Gltimos algarismos do ano de e(erc,cio8 separados por /arra8 $em Aunto 7 margem es:uerda8 dois espaos duplos a/ai(o do tim/re8 ap)s a pala$ra KcircularL8 acompanhada do dia8 m;s e ano do e(erc,cio.

13

Tcnicas de normalizao documental

6(o%e"M %i*: !m determinadas circulares costuma-se indicar a proced;ncia BorigemC. 0esses casos8 Aunto 9 margem es:uerda8 dois espaos duplos da numerao8 $em do nome completo do .ector8 da .eco ou do ergo e(pedidor.

Ass1 to: + resumo do conteGdo da circular8 em todas as circulares8 $em Aunto 7 margem es:uerda8 dois espaos duplos a/ai(o da numerao ou da proced;ncia. Co te>to: + conte(to da circular constitu,do pela K2ntroduoL :ue consta da titulao do signat7rio da circular8 seguida da e(presso Kno uso de suas atri/ui&es8 Bou e(press&es semelhantesC e pela numerao dos itens da #ircular8 cuAa numerao $em rente 7 margem es:uerda8 mas os itens iniciam-se na posio do par7gra%o8 /em como a KintroduoL.

Assi *t1(*D

o)e e %*(4o:

6 assinatura do remetente da #ircular so/re o seu nome e cargo $em na posio do par7gra%o8 dos espaos duplos a/ai(o do conte(to ou da localidade e data8 caso essa seAa utilizada no %inal da #ircular.

I i%i*is "o si4 *tC(io e "o "i4it*"o(: 6s iniciais do remetente e do digitador $;m8 separados por /arra8 ao p da %olha.

1-

Tcnicas de normalizao documental

Exemplo de uma #ir#ular:

MARTIFORD S' A'

Nis/oa8 21 de Maio de 200-

!(mos. .rs.

Ee$ido 9 recente su/ida de preo das matrias-primas8 in%ormamos :ue %ormos o/rigados a re$er os nossos preos em 2f8 pelo :ue a partir do pr)(imo dia 1 de Punho de 200- entraro em $igor as no$as listas de preos.

6ssim8 apro$eitamos para $os remetermos as respecti$as listas8 :ue su/stituem todas as anteriores.

#ertos da $ossa compreenso8 apresentamos os nossos melhores cumprimentos.

6tentamente

!o-o A.e%edo Eirector #omercial

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Tcnicas de normalizao documental

ReK1e(i)e to E7-se o nome de re:uerimento a uma petio geralmente escrita8 segundo as normas legais8 dirigida a uma entidade o%icial8 da Austia ou da administrao.

2ntencionalidade comunicati$a - .olicitar algo a :ue se tem direito ou se Aulga ter@ +/ter in%orma&es so/re determinado assuntoJ .olicitar pro$id;nciasJ #on$ocar uma ou mais sess&esJ +/ter determinado documentoJ

+/edece a uma estrutura %ormal e lingu,stica8 normalizada por %ormul7rios dos ser$ios competentes. Ee$e@ .er preenchido com clareza e per%eioJ .er apresentado numa %olha /ranca8 ou %ormul7rio %ornecido para o e%eitoJ .eparar os di%erentes pontos do te(to por um espao em /ranco.

>re:uentemente o/edece a um te(to designado por KminutaL Bo modeloC e8 depois de preenchido8 o original %ica nos ser$ios competentes e a c)pia entregue ao re:uerente8 ap)s autenticao com o selo do esta/elecimento.

Est(1t1(*

Abe(t1(*

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Tcnicas de normalizao documental

=ocati$o ou destinat7rio* entidade a :uem se dirige Bparte superior direita da %olhaCJ

2ndicao do seu cargo ou %uno8 com a %orma de tratamento ade:uada* )rgo a :ue se dirigeJ

E %*"e*)e to @o1 te>to 7(i %i7*+A 2denti%icao o mais completa poss,$el do re:uerente@ nome completo8 nacionalidade8 pro%isso8 endereo8 n[ de M28 n[ de contri/uinteJ 6ssunto@ pedido e sua Austi%icaoJ pode ser %undamentado recorrendo a leis8 decretos8 portarias e outros documentos legaisJ Fe%Jo # 5H()1+* 5i *+D "o +*"o "i(eito "* 5o+J*:

Pedido de de%erimentoJ NocalJ EataJ 6ssinatura do re:uerente ou seu representante legal.

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Tcnicas de normalizao documental

Exemplo de re uerimento:

!(mo. .r. #he%e da Repartio de >inanas .er$io de >inanas de Nis/oa-"

M*(ti5o(D S' A'D empresa com sede na 6$enida da Ni/erdade8 n[ 1118 1 00- 11 Nis/oa8 02P# "''"''48 matriculada na D seco da #onser$at)ria de Registo #omercial de Nis/oa so/ o n[ 43 '118 com o capital social de '0 000 ^8 re:uer :ue =. !(a. .e digne emitir certido onde conste :ue a re%erida no de$edora 9 >azenda 0acional de :uais:uer impostos.

Pede de%erimento.

Nis/oa8 1" de 0o$em/ro de 2003

&anuel &artins Representante da !mpresa* Eirector Feral

Tcnicas de normalizao documental

4"

Tcnicas de normalizao documental

3ib+io4(*5i*

66 ==. )ormas &ortuguesas de *ocumenta+,o e informa+,o 0acional de Portugal* 2nstituo Portugu;s da 5ualidade8 2010 Morges8 Maria Poo8 Secretariado: uma vis,o pr.tica 8 Nidel8 200-

'- 8 Mi/lioteca

!strela8 !dite et% al, Sa"er escrever uma tese e outros te$tos, E. 5ui(ote8 2001 Nous8 6ires et al.8 -/cnicas administrativas, Porto !ditora8 2001 Moreira8 2sa/el8 'orrespond0ncia comercial, Nidel8 2010

Peb4(*5i*
2nstituto Portugu;s da 5ualidade http@**RRR.ip:.pt

4'