UNIVERSITATEA DUNAREA DE JOS GALATI

FACULTATEA DE MECANICA
SPECIALIZAREA: IEI














ANALIZA SISTEMELOR ECONOMICE















TITULAR CURS,
ONICA MIHAELA-CRISTINA

























4
CAPITOLUL I

Analiza sistemelor - obiect de studiu
i metode de investigare

Perioada pe care o strbate n prezent economia rii noastre dovedete o dat n plus, c
orice tranziie n funcionarea sistemelor social-economice se face cu eforturi considerabile i de
regul, cu risip de resurse, pe fondul unor puternice dezechilibre.
n acest context, mutaii profunde se impun a fi operate i n domeniul managementului
firmelor care necesit abordarea sistemic a proceselor i fenomenelor, precum i a relaiilor de
management, n vederea descoperirii legitilor i principiilor care le guverneaz, a proiectrii de
noi sisteme, metode, tehnici i modaliti de conducere de natur s asigure creterea eficienei
utilizrii resurselor umane, financiare, materiale, informaionale etc.
Caracteristica managementului modern este situarea n centrul investigaiilor sale a
omului n toat complexitatea sa, prin prisma sarcinilor ce-i revin n strns interdependen cu
obiectivele, resursele i mijloacele sistemului n care este integrat. Efectul acestei abordri l
constituie analiza sistemic a relaiilor i proceselor de management, ce se reflect n caracterul
multidisciplinar al cunotinelor de conducere subordonat direct sporirii eficienei agenilor
economici.
Supravieuirea i dezvoltarea ntreprinderilor este condiionat de existena unui
management bazat exclusiv pe folosirea prghiilor economice, scopul tuturor deciziilor de
conducere fiind utilizarea eficient a resurselor i maximizarea profitului. Utilizarea unor
modele adecvate, alimentate cu date reale prin intermediul unui sistem informatic cu structur
cibernetic constituie o cale important n folosirea eficient a potenialului tehnico-economic al
firmelor, prin armonizarea obiectivelor cu resursele disponibile. n acest sens, se impune
efectuarea unor analize de sistem pentru relevarea i valorificarea complex a aspectelor
informaional-decizionale, precum i realizarea unor sisteme informaional-decizionale care s
permit identificarea din vreme a tendinelor majore i a factorilor perturbatori ce se manifest
n cadrul mediului n vederea adaptrii rapide i eficiente la schimbrile acestuia.


1.1. Introducere n problematica analizei sistemelor

Creterea complexitii proceselor i fenomenelor a impus intensificarea preocuprilor
privind perfecionarea metodelor i tehnicilor teoretice i practice de conducere a acestora, att
la nivel micro-economic ct i la nivel macro-economic. Aceste preocupri sunt nglobate ntr-o
tiin mai general, accea a managementului tiinific.
Conceptele de sistem i gndire sistemic reprezint, n acest context, rezultate
semnificative ale cercetrii tiinifice actuale. nlocuirea metodelor analitice, deosebit de utile
ntr-o serie de discipline n care descompunerea ntregului n pri componente era absolut
necesar pentru cunoatere (economie, medicin, biologie) cu abordarea sistemic, integratoare
a condus la o serie de rezultate valoroase pe plan teoretic i practic.
n orice sistem managerial se remarc deplasarea centrului de greutate al preocuprilor,
de la probleme pur tehnice i metode de conduit bazate pe intuiie, rutin i experien, ctre
metode care au n vedere relevarea aspectelor informaional-decizionale n cadrul unor abordri
formalizate, algoritmizate, susinute de tehnici informatice de vrf.
Dup o perioad de dezvoltare a informaticii, ciberneticii i cercetrilor operaionale,
disciplinele managementului tiinific au ajuns ntr-o situaie de criz din punct de vedere
5
teoretic i practic, confirmat de opiniile unor specialiti de prestigiu. Astfel, profesorul Bernard
Roy de la Universitatea din Paris specialist n modelarea matematic a deciziilor afirma c
cercetrile operaionale nu au realizat ceea ce se atepta de la ele. Specialistul n sisteme John
Gall (S.U.A.) considera c sistemele informatice sufoc inteligena i iniiativa uman cu efecte
negative imediate i de perspectiv asupra oamenilor i ntreprinderilor. Au existat i opinii mai
moderate i chiar optimiste expuse la diverse congrese internaionale privind "Practica
cercetrilor operaionale n ntreprinderi" (1978 Frana, 1980 Anglia) conform crora criza
modelrii matematice aplicate n ntreprinderi poate fi depit prin abordarea unei viziuni
sistemice, mai apropiat de nevoile reale ale beneficiarilor.
Specialistul elveian n management i informatic, Roland Besancet a fcut o analiz a
unor firme cu performane slabe, precum i a unora cu performane ridicate, i a dedus att
cauzele rezultatelor slabe ct i principiile generale ale bunei funcionri a firmelor eficiente. De
asemenea, a constatat i a afirmat c: "Metodele i tehnicile informaticii nu sunt suficiente
pentru ca o ntreprindere s funcioneze eficient. Obinerea unor rezultate bune este condiionat
n primul rnd de asimilarea metodelor de management de ctre conducerea firmei.
Metodologiile uzuale de analiz i proiectare a sistemelor informatice sunt concepute de obicei
mai mult ca un sistem de marketing al firmelor produc toare de calculatoare dect ca un mijloc
de a rezolva eficient problemele reale ale firmei".
Aceste opinii reflect existena unei crize n informatic, n cercetrile operaionale i
n general n managementul tiinific, criz de sedimentare a uriaei experiene teoretice i
practice acumulate n acest domeniu. Pentru depirea acestei crize trebuie fcute eforturi
sistematice pentru sintetizarea i preluarea a tot ceea ce este valoros n disciplinele
managementului tiinific, pentru fundamentarea unei teorii integratoare a conducerii.
Realizarea aceastei sinteze integratoare i revine analizei de sistem, care dup o practic
ndelungat este pe punctul de a deveni o disciplin matur cu rol de metodologie integratoare a
managementului tiinific denumit analiza sistemelor complexe.
n cadrul disciplinelor managementului, analiza de sistem reprezint un set de
metodologii complexe avnd la baz conceptul de sistem i metoda abordrii sistemice
orientate spre analiza i proiectarea sistemelor complexe n vederea mbuntirii
performanelor acestora.
Paul Licker (Universitatea Calgary) definete analiza de sistem ca o disciplin a
managementului resurselor informaionale aflat la confluena preocuprilor din domeniul
tiinei calculatoarelor, a tehnicii informaionale i a teoriei generale a sistemelor (TGS). El
afirm c analiza de sistem pornete de la necesitile informaional-decizionale ale
managerilor-utilizatori i pe baza principiului analizei structurale a sistemelor ndeplinete dou
funcii de baz:
1) realizeaz aa numitele aplicaii-utilizator necesare conducerii cu maxim
profitabilitate a activitii sistemelor analizate;
2) analiza de sistem se constituie ntr-o metodologie care s permit ntreinerea
resurselor informaionale ale sistemului pe baza unor analize economico-financiare de
tip cost-beneficiu n cadrul ciclului de via al sistemului n dezvoltare.
Dezvoltrile ulterioare teoretice, metodologice i practice au condus la apariia i
dezvoltarea unei noi profesii, aceea de analist de sistem. Rolul analistului de sistem i atribuiile
sale au evoluat de la simplu observator al unei situaii pentru un sistem existent pn la aceea de
diagnostician al sistemului investigat i de consultant al managerului n adoptarea celor mai
eficiente decizii, munca analistului fiind dublat de sisteme automate de asistare a deciziilor.
Astfel, putem defini analiza de sistem ca totalitatea metodelor tiinifice i euristice de
investigare, modelare, proiectare i de soluionare pe aceast baz a problemelor axate pe
abordarea sistemic a proceslor i fenomenelor din economie, tehnic, natur i societate.
6
Apariia i dezvoltarea analizei de sistem ca disciplin sistemic s-a datorat n bun
msur cazuisticii deosebit de diversificate a problemelor reale din practica economic cu care
se confrunt factorii decizionali din unitile economice. Acestea au condus la necesitatea
analizei, proiectrii i realizrii unor sisteme manageriale bazate pe tehnici informaionale de
vrf, cum sunt: sistemele-suport pentru asistarea deciziilor, sistemele expert, dezvoltarea
inteligenei artificiale etc.
n concluzie, se poate afirma c obiectul analizei de sistem l constituie studiul
sistemelor reale (economice, tehnice, financiar-bancare, social-politice etc.) la nivel
microeconomic sau macroeconomic, n vederea proiectrii sau reproiectrii unor sisteme mai
performante.


1.2. Abordarea sistemic a proceselor i fenomenelor din economie

Conceptul de sistem a aprut ntr-o form embrionar n filozofia antic greac.
Afirmnd c "ntregul este mai mult dect suma prilor componente", Aristotel a dat o prim
definiie noiunii de sistem. Lucrarea biologului german Ludwig von Berthalanffy (1950)
reprezint un nceput al teoriei generale a sistemelor (TGS) n care se definete sistemul ca o
reuniune de elemente interdependente care acioneaz mpreun n vederea realizrii unui
obiectiv comun prin utilizarea unui ansamblu de resurse materiale, informaionale, energetice i
umane.
Noiunea de sistem are un caracter relativ, n sensul c orice sistem poate fi descompus
n subsisteme i la rndul su, poate fi privit ca subsistem al unui sistem mai complex.
De exemplu, o ntreprindere poate fi descompus n sisteme (secii, ateliere, locuri de
munc) i la rndul ei, ntreprinderea poate fi privit ca un subsistem al unei ramuri sau al
economiei naionale.
Pe acest principiu, de descompunere a sistemului real n subsisteme, se bazeaz analiza
de sistem pentru a studia conexiunile dintre subsisteme n raport cu obiectivele lor i n funcie
de resursele existente, dup care sunt reintegrate ntr-un nou sistem, mai performant, a crui
reproiectare constituie obiectivul principal al analizei de sistem.
O clas important de sisteme o reprezint sistemele cibernetice, ce au ncorporat n
structura lor un subsistem de decizie/reglare, care le confer proprietatea de autoreglare i le
permite acestora s reacioneze la aciunea factorilor perturbatori interni/externi, i s-i pstreze
autocontrolul pe diferite perioade de timp.
n analiza oricrui sistem trebuie s se aib n vedere faptul c acesta nu poate fi
desprins de mediul cruia i aparine ca subsistem, i c un sistem nu funcioneaz dect ca un
subsistem n cadrul altui sistem, mai complex. Desprinderea unui sistem din mediul su poate fi
realizat numai ca o tehnic de abstractizare n funcie de scopul analizei. Existena unui sistem
are loc printr-un schimb permanent de substan, energie, informaii, tranzacii care mbrac
forma intrrilor i a ieirilor sistemului.
Cunoaterea unui sistem pe baza metodologiei analizei de sistem, nseamn studierea
intrrilor i a ieirilor sistemului, precum i a modalitilor concrete prin care intrrile se
transform n ieiri, deci funcionalitatea sistemului. Intrrile i ieirile unui sistem, analizate
ca raporturi cauzale ntre subsisteme, alctuiesc conexiunile structural-funcionale dintre
acestea. Studiul acestor conexiuni prezint interes pentru identificarea comportamentului
dinamic al sistemului.
Analiza de sistem i propune n cadrul sistemelor cibernetice investigarea complex att
a modului n care intrrile sunt transformate n ieiri ct i a blocului de reglare a activitii
sistemului. ncercnd o formalizare a conceptului de sistem, introducem urmtoarele notaii:
7
u - vectorul intrrilor (comenzi, informaii, decizii, resurse, fluxuri .a.);
y - vectorul ieirilor (produse, servicii, informaii, decizii etc.);
A - operatorul sistemului (modaliti de transformare a intrrilor n ieiri);
R - operatorul blocului de reglare.
n absena blocului de reglare, sistemul simplificat reprezint un sistem deschis, relaia
dintre intrrile i ieirile sistemului fiind ilustrat de modelul grafic din fig. 1.1.

A
u
y


Fig. 1.1. Modelul sistemului deschis

n acest caz, dac operatorul A acioneaz multiplicativ i este de tip matrice, relaia
dintre intrri i ieiri se poate scrie: y = A u.
Un exemplu sugestiv l ofer un sistem productiv modelat cu o funcie de producie
bifactorial. Considernd ca intrri cei doi factori de producie, K (capitalul) i L (fora de
munc ), operatorul A va fi reprezentat de forma analitic particular a unei funcii de producie,
iar ieirea y poate s reprezinte volumul sau valoarea produciei. Astfel, modelul matematic
poate fi scris sub forma: y = F (K, L), unde (K,L) R
+
x R
+
, iar = {(K, L) / () y a.. y
= F(K, L) }, reprezint mulimea combinaiilor admisibile de factori tehnologici.
n particular, modelul sistemului productiv poate fi reprezentat de o funcie de producie
de tip Cobb-Douglas, y = A K

L
1-
, n care parametri A R
+
i (0,1) se determin cu
ajutorul unor proceduri statistico-matematice i au o semnificaie economic cunoscut (
reprezint coeficientul de elasticitate al factorilor).
Analiza de sistem permite identificarea operatorului, deci a funciei de producie de un
anumit tip (Cobb-Douglas, Allen, Rowe-Sato, C.E.S. etc.), care arat, sub form analitic,
modul n care cei doi factori se pot combina pentru a rezulta o ieire y din sistem.
n cazul unui sistem cibernetic este necesar evidenierea blocului de reglare (operatorul
R), care are rolul de a compara ieirea efectiv a sistemului (y) cu o ieire dorit y
0
numit scop
sau obiectiv i n cazul existenei unei abateri semnificative, | y y
0
| > , impune luarea unei
decizii de modificare a vectorului de intrare (u). Modelul grafic al sistemului este ilustrat n
figura 1.2.









Cum u depinde de vectorul y se poate considera u = R y, n ipoteza c operatorul R
acioneaz multiplicativ. Relaia dintre intrarea i ieirea sistemului poate fi descris succesiv,
astfel:
y = A(u +u) y = A(u + R y) y = A u + A R y
(E - A R) y = A u, unde E este operatorul identic.
Asumnd ipotezele de inversabilitate necesare, avem:
y = (E - A R)
-1
A u
A
R
y u
u
Fig. 1.2 - Modelul sistemului cu bloc de reglare
8
sau, n cazul unor operatori scalari:
y = (1 / (1 - A R)) A u,
relaie cunoscut ca ecuaia reglrii, n care 1 / (1 - A R) cuantific aciunea blocului de
reglare, iar A cuantific aciunea sau funcionalitatea sistemului. n absena blocului de reglare
(R 0) se revine la cazul anterior y = A u.
n cazul unui sistem productiv, abaterile output-ului de la obiectivul sistemului se pot
datora unor factori perturbatori interni, cuantificabili pe baza analizei de sistem, respectiv a
operatorului A (cderea unor utilaje) sau a unor factori perturbatori externi (lipsa forei de
munc, fluctuaii imprevizibile n procesul de aprovizionare, blocaje financiare .a.).
Rolul analizei de sistem, sugerat de aceste exemple simple, l constituie studiul
sistemului actual, respectiv identificarea celor dou blocuri eseniale, modelate de operatorii A
i R sub aspect tehnic, economic, informaional-decizional precum i reproiectarea noului
sistem avnd n vedere criteriul de performan al acestuia.
n cadrul unei ntreprinderi productive, analiza de sistem se va concentra asupra unor
probleme de baz referitoare la sistemul de programare operativ a produciei, proiectarea unui
sistem eficient de revizii i reparaii care s permit funcionarea normal a sistemului
productiv, remodelarea sistemului de aprovizionare prin alegerea furnizorilor cei mai siguri i
eficieni, reglarea relaiilor financiare n vederea eliminrii blocajelor financiare, dimensionarea
corect a resurselor umane, studiul pieei etc.
n afara metodei de investigare bazat pe abordarea sistemic, analiza de sistem apeleaz
la metoda modelrii, metoda simulrii i la metode i tehnici specifice cum ar fi: tehnici de
investigare, hri i diagrame de flux, modele conceptuale, analize economice de fezabilitate,
metode de interviu i chestionar etc.


1.3. Principii generale ale analizei sistemelor

Bazat pe ideea c performanele sistemului pot fi permanent mbuntite printr-o
activitate de analiz i proiectare, metodologiile curente de analiz de sistem includ ca etape
importante, cunoaterea i analiza critic a sistemului existent, elaborarea proiectului pentru
noul sistem mbuntit i implementarea acestuia. Dac obiectul analizei de sistem l constituie
un sistem care se va construi, cunoaterea acestuia nseamn definirea ct mai precis a
obiectivelor i a caracteristicilor sale de funcionare care trebuie s fie atinse de sistemul
proiectat.
Ca urmare a experienei acumulate n plan teoretic i practic, s-au conturat o serie de
concluzii referitoare la necesitatea elaborrii unor metodologii complexe pentru analiza
sistemelor, sintetizate sub forma unor principii generale ale analizei complexe a sistemelor,
cum ar fi:
1. Tendina integratoare a analizei complexe a sistemelor
Analiza complex a sistemelor renun la abordrile unilaterale specifice disciplinelor
specializate i ncearc s utilizeze toate procedeele care se dovedesc eficiente n funcie de
condiiile concrete ale problemei care se studieaz i se rezolv; dificultatea cunoaterii
varietii de metode i tehnici pe care le ofer disciplinele managementului impun
policalificarea analitilor i lucrul n echip pentru a se valorifica avantajele deciziilor colective;
2. Orientarea activitii de analiz spre problemele cheie ale organizaiilor social-
economice care fac obiectul analizei: celelalte metodologii nu depesc faza abordrii
problemelor de eviden, prelucrare i stocare a informaiei, deoarece nsi structura acestor
metodologii nu permite rezolvarea problemelor informaional-decizionale care sunt vitale
pentru orice sistem. Pentru a evita risipa de inteligen i mijloace tehnice n aplicaii minore,
9
ineficiente, analiza complex a sistemelor consider ca un principiu, stabilirea obiectivelor sale
n funcie de problemele eseniale de organizare i funcionare eficient a sistemului, i
orientarea activitilor pentru soluionarea acestora;
3. Necesitatea unei activiti permanente de analiz complex a sistemelor
Analitii i beneficiarii analizei de sistem s-au obinuit cu caracterul ad-hoc al acestor
activiti, cu concentrarea eforturilor pentru analiza i proiectarea sistemelor ntr-un interval de
timp limitat ca urmare a unor stri necorespunztoare sau a unor necesiti fortuite de
mbuntire. Aceast viziune eronat i acest mod defectuos de a practica analiza de sistem a
condus la prerea practicienilor c analiza de sistem nu este absolut necesar i de cele mai
multe ori poate fi amnat. Contrar acestei viziuni, analiza complex a sistemelor se bazeaz pe
ideea c n orice sistem exist n permanen rezerve n ceea ce privete perfecionarea
organizrii i conducerii, a mbuntirii performanelor sale tehnice, economice, financiare,
informaional-decizionale;
4. Iniierea i coordonarea analizei complexe a sistemelor din interiorul
organizaiilor social-economice
De regul, analiza de sistem se realizeaz de ctre echipe din instituii de specialitate
(institute de nvmnt/cercetare, firme de consultan), deci din exteriorul sistemului analizat.
Prelucrarea de ctre astfel de echipe a problemelor concrete de organizare, conducere i
gestiune nu d rezultatele scontate cel puin din urmtoarele dou motive:
imposibilitatea obiectiv a analitilor de a cunoate ntr-un timp foarte scurt
problematica foarte complex a sistemelor n funciune;
fenomenul de respingere, lesne de neles din partea specialitilor aparinnd
sistemului analizat, care accept cu greu postura de "cobai" sau de "tutel".
Rezult c managementul modern trebuie s devin o preocupare sistematic i
permanent n interiorul sistemelor, a conducerii acestora.
5. Analiza complex a sistemelor trebuie conceput i practicat cu suplee
Exist o tendin spre rigiditate a teoriei i practicii analizei de sistem ce rezult din
dorina de a algoritmiza cu strictee utilizarea tehnicii de calcul i chiar comportamentul
utilizatorilor acestor echipamente. mpotriva acestor tendine exist trei obieciuni:
Omul nu gndete i nu acioneaz permanent n mod riguros, algoritmic, deci va
exista o incompatibilitate ntre gndirea natural, chiar cea mai logic i modelarea
informatico-matematic lipsit de suplee;
Tendina de diminuare a resposabilitii i iniiativei, precum i a posibilitilor de
valorificare a experienei i intuiiei care apare atunci cnd utilizatorii sunt
preocupai sau chiar obligai s respecte riguros prevederile soluiilor acestor
proiecte;
Proiectul de sistem bazat pe utilizarea informaional-decizional i informatic nu
mai poate funciona datorit unor defeciuni hardware i nu sunt prevzute procedee
informaional-decizionale elastice, de rezerv (tradiionale), caz n care funcionarea
sistemului este compromis (situaie rar).
Din aceste motive, ideea adoptrii unei viziuni suple, flexibile, este o idee de baz n
analiza complex a sistemelor.
6. Adoptarea unei organizri deschise, participative
Modelele sistemico-cibernetice se caracterizeaz prin folosirea unui limbaj propriu,
uneori inaccesibil celor care particip la diverse activiti, fapt ce poate conduce la crearea unei
atmosfere de nenelegere i chiar de ostilitate. Unii specialiti pun pe seama acestor rezerve
nereuitele informaticii i a metodelor de modelare matematic. Pentru a remedia aceste
deficiene, analiza complex a sistemelor propune adoptarea de ctre analiti a unui stil bazat pe
organizarea deschis, participativ, prin popularizarea problemelor informaional-decizionale
10
abordate, a performaelor tehnicii de calcul utilizate, a metodelor utilizate etc., ca o condiie
obligatorie a succesului acesteia.
7. Analiza complex a sistemelor trebuie s se extind de la reproiectarea sistemelor n
funciune la forme specifice de analiz i proiectare informaional-decizional pentru
sisteme viitoare, nc din faza de proiectare tehnologic a investiiilor.
8. n centrul preocuprilor analizei complexe a sistemelor trebuie s fie inclus, alturi de
sistemul informaional-decizional, sistemul resurselor i relaiilor umane care s valorifice
aspectele referitoare la comportament i motivaii individuale i colective, selecia profesional,
programele de instruire i recalificare profesional, relaiile din interiorul grupului i dintre
grupuri etc., toate aceste aspecte viznd mbuntirea funcionrii noului sistem proiectat.
9. mbinarea abordrilor formalizate cu intuiia i experiena decidenilor.
Algoritmizarea i formalizarea riguroas a metodologiilor de analiz de sistem
inclusiv n cadrul metodologiilor cu pronunat caracter informatic, nu trebuie s blocheze
valenele intuiiei i ale experienei profesionale acumulate ale factorilor decizionali.
Aceste principii constituie repere de baz care vin n sprijinul celor care abordeaz
probleme teoretice i practice complexe din domeniul analizei de sistem.


1.4. Integrarea analizei de sistem n ansamblul disciplinelor
managementului tiinific

Preocuprile privind managementul au izvort din necesitile practice de a mbunti
continuu procesul de coordonare a resurselor umane, materiale, informaionale i financiare, n
vederea atingerii obiectivelor organizaiei. Managementul firmei este o disciplin economic de
sintez cu caracter multidisciplinar al crui obiectiv l constituie studierea proceselor i a
relaiilor de management din cadrul lor, n vederea descoperirii principiilor i legitilor care le
guverneaz, a conceperii de noi sisteme, metode, tehnici i modaliti de conducere, care s
asigure creterea eficienei. Procesul de management asigur potenarea procesului de execuie
i conine faza previzional, faza de operaionalizare i faza de evaluare i interpretare a
rezultatelor.
Materia prim pe care se fundamenteaz fazele i funciile proceselor de management
este informaia, care servete la elaborarea deciziilor ca principal instrument de management.
Pe msura creterii complexitii proceselor i fenomenelor economice, a problemelor
informaional-decizionale cu care se confrunt factorii decizionali din cadrul ntreprinderilor, s-
au intensificat preocuprile teoretice i practice de gsire a unor soluii pentru perfecionarea i
creterea eficienei activitii manageriale. Aceste activiti s-au finalizat prin dezvoltarea
managementului tiinific, ca tiin a conducerii, care reprezint ansamblul proceselor prin
care elemente teoretico-metodologice ale tiinei managementului sunt operaionalizate n
practica economico-social. Din punct de vedere practic, se constat o tendin puternic de
reducere a managementului empiric desfurat exclusiv pe baza bunului sim i a experienei
managerilor, creterea ponderii instrumentarului tiinific de management pus la dispoziia
conductorilor, precum i o intensificare a aportului creativ de adaptare a acestui instrumentar la
condiiile concrete ale fiecrei situaii. Sistemul de management al firmei se poate defini ca
ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informaional i motivaional prin
intermediul cruia se realizeaz procesele i relaiile de management n vederea obinerii unei
eficiene sporite.
Poziia pe care o deine analiza de sistem n cadrul managementului tiinific,
conexiunile/interdependenele cu celelalte componente se reflect n dublul ei caracter.
11
n primul rnd, analiza de sistem este o disciplin economic de sintez. Caracterul
economic decurge din faptul c abordeaz probleme de natur economic, din ponderea mare pe
care o au conceptele i metodele economice pe care le folosete, precum i din menirea ei de a
crete eficiena economic a firmelor supuse analizei. De asemenea, este o disciplin de sintez
deoarece preia o serie de categorii economice i de metode de la alte discipline nrudite din
domeniul tiinei managementului.
n al doilea rnd, analiza de sistem are un caracter multidisciplinar, determinat de
integrarea sa n ansamblul disciplinelor managementului tiinific i de utilizarea unor concepte,
modele, metode i tehnici din alte discipline, pe care le adapteaz i le folosete ntr-o manier
sistemic specific, corespunztoare particularitilor condiiilor concrete ale analizei.
Principalele discipline ale managementului tiinific cu care analiza de sistem are
puternice conexiuni sunt: cercetarea operaional, cibernetica economic, informatica,
simularea, teoria deciziilor, statistica, psihosociologia organizrii, teoria general a
sistemelor .a.
Cercetarea operaional are ca obiect de studiu optimizarea lurii deciziilor n
problemele de organizare i de conducere a unitilor economice la diferite nivele, utiliznd n
acest scop modelarea matematic. Cercetarea operaional se caracterizeaz n primul rnd prin
procesul de elaborare a unor modele i a unor metode i tehnici de rezolvare, care sunt deosebit
de utile n analiza de sistem. Activitatea de modelare trebuie s se bazeze pe cunoaterea exact
a obiectivelor sistemului studiat i a realitii fenomenelor i proceselor din sistem, ceea ce
constituie de fapt una din etapele de nceput ale analizei de sistem. Modelele rezultate trebuie s
descrie ct mai exact realitatea (procesele, fenomenele i relaiile pe care le reprezint), pentru
ca deciziile luate pe baza lor, n noul sistem proiectat, s fie eficiente. Prin metodele i tehnicile
de modelare i de rezolvare a unor probleme din domenii specifice activitii firmelor
(programarea produciei, aprovizionare-desfacere, gestiunea stocurilor, revizii-reparaii,
marketing, .a.), puse la dispoziia analizei de sistem, cercetarea operaional constituie un
instrument de baz n analiza sistemic.
Un element esenial al analizei de sistem l constituie utilizarea unor metode i tehnici
ale teoriei deciziei i logicii decizionale n investigarea sistemului existent n identificarea
mecanismului informaional-decizional, precum i n luarea unor decizii eficiente privind
proiectarea noului sistem.
Teoria general a sistemelor (TGS), strns legat de cibernetic, sintetizeaz ideile
viabile ale diferitelor orientri n tiina organizrii i conducerii i definete cteva concepte de
baz utilizate n analiza de sistem, cum sunt cele de sistem, subsistem, conexiuni, structur
static/dinamic, mediu, frontier, comportament, micare, stare etc. O idee util, preluat de
analiza de sistem, este aceea c micrile ntr-un sistem se realizeaz prin interconectarea unor
fluxuri de materiale, de comenzi, de echipamente, financiare, umane i informaional-
decizionale. De asemenea, se consider c fluxurile informaional-decizionale, procesele
decizionale i feedback-ul (reglarea) au un rol central n mecanismul decizional al funcionrii
sistemului.
Aceste concepte i idei se regsesc ntr-un mod explicit sau implicit i n metodologiile
moderne de analiz i proiectare a sistemelor informaional-decizionale. Conceptele de flux
informaional i proces decizional sunt dominante n analiza de sistem, iar urmrirea proceselor
de transformare a intrrilor n ieiri (funcia de transfer) constituie scopul principal al analizei de
sistem. Urmrirea transformrilor se face prin descrierea explicit a proceselor informaional-
decizionale care constituie de fapt forma echivalent, neanalitic a funciei de transfer.
n practica analizei de sistem, odat cu analiza i proiectarea proceselor informaional-
decizionale se urmrete i mbuntirea lor dup criterii de optim, facndu-se apel la metodele
cercetrii operaionale i la tehnicile i facilitile oferite de informatic.
12
Cibernetica este tiina care se ocup cu studiul conducerii i reglrii sistemelor
complexe, avnd un pronunat caracter teoretic dar care cuprinde discipline specializate n
aplicaii, cum ar fi cibernetica tehnic, cibernetica economic, biocibernetica etc. O contribuie
important la perfecionarea metodelor de organizare i conducere a sistemelor, alturi de
metodele matematice i de informatic, a avut-o i utilizarea concepiei sistemico-cibernetice,
prin care orice seciune a realitii se poate defini ca un sistem n care se identific elemente,
procese, conexiuni, stri, mediu i obiective. O utilitate deosebit n analiza i proiectarea
sistemelor informaional-decizionale o au modelele cibernetico-economice care includ
subsistemul de reglare prin care se face o intervenie asupra intrrilor n sistem, n scopul
meninerii ieirilor la nivelul dorit. Scopul cercetrii cibernetico-sistemice a realitii social-
economice l constituie surprinderea i descrierea comportamentului sistemului prin gsirea
funciei de transfer i a mecanismului reglrii. Pentru analiza comportamentului sistemului n
ansamblul su, analiza de sistem a preluat conceptul de black-box prin care se face abstracie de
procesele sale interne, sistemul primind intrri din mediu pe care le prelucreaz i le transform
n ieiri.
Analiza de sistem apeleaz la modelarea cibernetic a proceselor i fenomenelor
economice ca tehnic de studiu realiznd, n funcie de scopul analizei, modele conceptuale,
procedurale, analitice, obiectuale, descriptive i normative ale realitii. Elaborarea noului
proiect de sistem se bazeaz pe o serie de metode, tehnici i algoritmi specifici informaticii i
vizeaz utilizarea eficient a suportului hard i soft prin utilizarea unor date i sisteme suport de
decizie pentru managementul tiinific. Analiza de sistem include studii i calcule de eficien
economic care vizeaz att paii de nceput ai analizei (studii de fezabilitate) ct i paii
terminali (sisteme audit).
Psihologia organizrii abordeaz n principal, influena factorilor psihologici i
sociologici n comportamentul decizional. Luarea deciziilor depinde nu numai de criterii
raionale ci i de tipul de comportament al decidentului (conservator, aversiune fa de risc, tip
"juctor"), precum i de relaiile cu ceilali membri ai grupului. n acest context, chiar dac sunt
utilizate metode, echipamente i tehnologii moderne, funcionarea eficient a sistemului depinde
n ultim instan de calitatea factorului uman i n mod deosebit de calitatea factorului
decizional. De aceea, analiza de sistem se ocup, prin metode specifice, de studiul relaiilor
individuale i de grup din cadrul sistemului. De asemenea, relevarea aspectelor psihologice de
selecie i promovare a resurselor umane, de investigare a relaiilor interpersonale i de grup, a
comportamentului agenilor economici, .a., constituie elemente importante ale analizei de
sistem. Organizarea acestor activiti multidisciplinare se materializeaz n cadrul analizei de
sistem printr-o succesiune logic de etape care formeaz metodologia de analiz i proiectare a
sistemelor. Aceste metodologii au o arie de cuprindere i investigare diferit n funcie de scopul
analizei i de mijloacele disponibile.
n sens restrns, analiza de sistem se orienteaz asupra aspectelor legate de culegerea,
stocarea, transmiterea i prelucrarea informaiilor ntr-un sistem fr a intra n proceduri de
analiz i rezolvare a problemelor decizionale aferente activitii manageriale.
n sens larg, analiza de sistem include alturi de aceste preocupri i pe cele privind
metodele de optimizare a problemelor decizionale, dezvoltarea unor metodologii cu
autonvare bazate pe utilizarea sistemelor expert i/sau pe utilizarea sistemelor suport de
decizie.





13
1.5. Metode ale analizei sistemelor economice

ntregul demers al metodologiilor analizei de sistem se bazeaz pe ideea existenei
posibilitilor de perfecionare i de ameliorare continu a performanelor oricrui sistem, printr-
o activitate de analiz a sistemlui existent i de proiectare a unui sistem mai performant. Pentru
atingerea acestui deziderat, analiza de sistem folosete un set de metode n vederea realizrii
etapelor specifice fiecrei metodologii de analiz i proiectare a sistemelor. Prin natura ei,
analiza de sistem apeleaz la metoda abordrii sistemice, care se bazeaz pe conceptele teoriei
generale a sistemelor i mbin logic etapa de analiz a sistemului cu cea de sintez, precum i
la o serie de metode specifice etapelor necesare elaborrii proiectrii noului sistem, cum ar fi:
a) Metoda modelrii, utilizeaz un ansamblu de tehnici statistico-matematice, tehnici
euristice i de modelare cibernetico-economic, n scopul determinrii unei reprezentri
izomorfe a realitii obiective. Modelul ofer o descriere simplificat i fundamentat a
sistemului sau a procesului pe care l reprezint, cu ajutorul unor reprezentri grafice, pe baz de
ecuaii, tehnici conceptuale etc., care faciliteaz analiza n vederea descoperirii unor relaii i
legiti foarte greu de gsit pe alte ci. Aceast metod se recomand pentru sisteme bine
structurate, deci pentru acele sisteme care nregistreaz modificri minime n timp, ale
parametrilor care le caracterizeaz.
b) Metoda simulrii este o tehnic de testare, evaluare i manipulare a unui sistem real
prin intermediul experimentrii pe calculator a unor modele matematice i logice n vederea
observrii i studierii dinamicii comportamentului sistemului n viitor. Simularea permite
analiza unor procese complexe, reproduse prin generarea unor evenimente similare celor care se
produc n realitate, n condiiile fixrii unor ipoteze care au la baz elemente tehnice i relaiile
dintre ele. Analiza de sistem, folosete simularea pentru a testa variantele de proiect n vederea
selectrii celei mai bune, pentru evaluarea performanelor noului sistem implementat, precum i
pentru analiza comportamentului unui sistem. Simularea necesit un volum mare de date i
poate dezvlui legturi ascunse sau imperfeciuni ale sistemului care se pot manifesta mai
trziu. Simularea se recomand n studiul problemelor decizionale complexe, care nu pot fi
soluionate prin modele analitice, sau atunci cnd experimentul direct pe sistemul real prezint
un nalt nivel de risc.
c) Metoda analizei-diagnostic are ca scop caracterizarea ct mai exact a strii
informaional-decizionale a sistemului, evidenierea aspectelor pozitive (puncte forte) dar i a
celor negative (disfuncionaliti), n vederea gsirii unor modaliti de intervenie pentru
mbuntirea performanelor sale. Dup aria problematic pe care o abordeaz, analiza-
diagnostic poate fi general, atunci cnd se are n vedere sistemul sau unitatea economico-
social n totalitate, i parial sau specializat, atunci cnd se analizeaz unul sau cteva din
domeniile de baz (diagnosticul tehnic, tehnologic, comercial, financiar-contabil, juridic etc.).
Un element esenial n analiza-diagnostic l constituie analiza documentelor i informaiilor n
vederea cunoaterii modului de funcionare a sistemului i a strii acestuia.
d) Metode de analiz i modelare a datelor - Procesul de modelare a datelor este
complex i include ca etap important analiza datelor obinute n urma investigrii sistemului.
Exist dou tehnici relevante de analiz a datelor:
analiza agregat care cu ajutorul unor tehnici statistice caut s obin grupri,
tendine i valori caracteristice, pentru a se putea face afirmaii credibile la nivel
agregat asupra setului de observaii. Modul de selectare a statisticilor depinde de
tipul de analiz ce trebuie fcut (parametric, neparametric), obiectivul analizei
(descrierea, deducerea cauzelor), comportamentul datelor, tipul lor, cunotinele i
experiena celor care trebuie s neleag rezultatele analizei;
14
analiza de caz, urmrete obinerea de exemple sau cazuri care se pot asocia cu
unele cazuri tipice sau deosebite care se pot repeta n anumite condiii. Cnd
accentul este pus pe situaii obinuite i anticipate, un caz care prinde esena i
stimuleaz gndirea este deosebit de valoros pentru proiectare. Alte cazuri pot s
evidenieze evenimente neateptate sau ntmplri critice. Analiza de caz are o
utilitate practic deosebit i se bazeaz pe obinerea de cazuri derivate care sunt
instructive i interesante.
Atunci cnd precizia este important i realizabil se recomand analiza agregat, iar n
situaii care trebuie rezolvate urgent i exist indicii sigure c se vor produce evenimente tipice
sau deosebite, se recomand folosirea analizei de caz. n fiecare situaie, statisticile sau cazurile
concretizeaz datele colectate, iar construcia modelului vizualizeaz statisticile i cazurile.
Obinerea proiectului logic de sistem necesit specificaii de proiectare conforme cu
cerinele exprimate n raportul de investigare a sistemului. Modelele sistemului fac legtura
ntre datele culese n timpul investigaiei i specificaiile de proiectare. Modelarea datelor
reprezint un proces complex prin care se obine o versiune simplificat a datelor colectate,
exprimat sub form de grafice, tabele, diagrame, text structurat etc.
Exist dou tehnici pentru modelarea datelor:
tehnica manual folosit att pentru tehnicile de modelare care utilizeaz
simboluri standard, ct i pentru cele care nu au simboluri standard i sunt n
principal sub form de text (dicionarele de date, pseudo-codul, limbajele
structurate, diagramele HIPO);
tehnica automat avnd ca scop trasarea automat a celor mai complexe
formulare, diagrame i hri cu ajutorul unui soft special pe calculator (Super-
Project-Manager, Excelerator .a.) capabil s reuneasc cteva tehnici de trasare, cu
un dicionar de date i cu un procesor de texte.
n afara acestor metode, analiza de sistem mai folosete:
e) metode i tehnici specifice de culegere a datelor individuale i de grup (interviu,
chestionar, Focus, Brainstorming, Delphi .a.);
f) metode psihosociologice de investigare a relaiilor interpersonale i de grup, a
comportamentului decizional, precum i de instruire, selectare i promovare profesional;
g) metode informatice, omniprezente n analiza i proiectarea unor sisteme mai
performante, n general, precum i pentru realizarea sistemelor expert i a sistemelor suport
pentru asistarea deciziilor, n special.
n atingerea obiectivelor sale, analiza de sistem folosete sau combin unele din aceste
metode pentru oricare din metodologiile utilizate. Alegerea celor mai potrivite modele i a
tehnicii de modelare corespunztoare, constituie un aspect important al muncii analistului.


1.6. Tendine actuale n metodologia analizei de sistem

Metodologiile de analiz de sistem au cunoscut n ultimele decenii o evoluie
ascendent, ncepnd cu cele care vizau raionalizarea problemelor de eviden i ajungnd la
cele orientate pe abordarea i soluionarea unor probleme informaional-decizionale complexe.
a) O prim clas de metodologii de analiz de sistem a fost reprezentat de
metodologiile pentru simplificarea formularisticii i ameliorarea evidenelor, care au avut ca
obiectiv principal mbuntirea circulaiei documentelor purttoare de informaii ntre diferitele
compartimente ale unui sistem, de la generarea documentelor i pn la arhivarea i n final
distrugerea lor, precum i reproiectarea structurii acestor documente dup criterii de eficien i
raionalitate.
15
Cele mai utilizate au fost: procedeul circuitelor orizontale (ASME) i procedeul
circuitelor verticale (SCOM), care au folosit tehnica de identificare a circuitelor, bazat pe
reprezentarea grafic a circuitelor i pe folosirea unor diagrame i simboluri specifice. Aceste
proceduri evideniaz carenele din munca administrativ (repetri inutile, controale excesive,
evidene multiple etc.) i permit verificarea operaiilor i a documentelor, precum i
simplificarea lor. Aceste metodologii se opresc la suprafaa analizei de sistem, urmrind doar
aspectele exterioare ale fluxului informaional, fr a analiza n profunzime procesele
informaional-decizionale.
Din aceast clas fac parte i procedeele bazate pe grilele de analiz informaional,
care aveau ca principal scop stabilirea informaiilor de intrare n sistem, necesare pentru
obinerea anumitor informaii sau documente de ieire cerute de beneficiar.
Pe baza acestor principii, IBM a elaborat metoda TAG (Time Automated Grid), n fapt o
automatizare a unei pri a procesului de analiz de sistem, care permitea crearea unei mini-baze
de date pentru sistemul analizat, precum i efectuarea mai rapid a unor operaii auxiliare
referitoare la stabilirea succesiunii temporale a utilizrii informaiilor, gruparea acestor
informaii pe cicluri, n funcie de frecvena i gradul lor de utilizare la obinerea unor informaii
de ieire i a unor documente. Metoda TAG face parte din metodologiile nedecizionale ale
analizei de sistem ns, fa de primele metodologii, prezint avantajul transferrii unor operaii
specifice muncii analistului spre execuia lor mai precis i mai rapid cu calculatorul.
b) A doua tendin o constituie dezvoltarea unor metodologii de analiz i proiectare
a sistemelor informatice, care abordeaz analiza i reproiectarea fluxurilor informaionale i a
procedeelor de prelucrare a datelor, n vederea utilizrii calculatoarelor n activitile de
management. La nceput, aceste metodologii nu au depit obiectivul identificrii i
reprezentrii circulaiei informaiilor n sistem, al evidenei, prelucrrii i stocrii datelor. n
mod firesc, aceste activiti trebuie s urmeze celor de analiz i proiectare informaional-
decizional, ns aceste metodologii nu au fost concepute n acest sens; ele pun n valoare
posibilitile calculatoarelor, inclusiv de a participa direct la analiza i proiectarea sistemelor.
Aspectele decizionale sunt abordate la nivelul cunoaterii unor reguli simple de decizie n
sistem, fr aprofundarea problemelor de baz ale mecanismului informaional-decizional.
Absolutizarea acestor activiti, necesare de altfel n analiza i proiectarea informaional-
decizional a sistemelor, a generat critici la adresa analizei de sistem din partea unor manageri i
specialiti neinformaticieni.
Un exemplu n acest domeniu l-a constituit sistemul ISDOS (Information Systems
Design and Optimization System), realizat la Universitatea din Michigan, care cuprindea un
ansamblu de metode de prelucrare a cerinelor informaionale i de corelare a acestora n
vederea proiectrii fiierelor sistemului informatic i a obinerii cererilor informaionale
necesare, conform unor arborescene descrise cu ajutorul grafurilor de tip ADC.
Un alt sistem, realizat de firma de consultan Hoskyns (SUA), a avut ca obiectiv
elaborarea automat a programelor pe calculator, pentru a reduce durata ciclului de analiz-
proiectare-programare prin preluarea activitii de elaborare a programelor de ctre calculator.
Preocupri similare pe linia dezvoltrii i perfecionrii acestor metodologii, au avut i
unele instituii i colective de cercetare romneti, care au fost finalizate cu rezultate notabile.
c) O clas superioar pe scara evoluiei metodologiilor de analiz de sistem o constituie
metodologiile de analiz i proiectare informaional-decizionale, care ofer analitilor de
sistem unele procedee pentru rezolvarea problemelor neacoperite de metodologiile anterioare.
Ideea fundamental a acestor metodologii o constituie prioritatea analizei proceselor
decizionale, finalizat prin proiectarea noului sistem, cu luarea n considerare a tuturor
aspectelor mecanismului informaional-decizional.

16
Metodologiile de analiz i proiectare informaional-decizionale se mpart n dou mari
grupe: metodologii ameliorative i metodologii constructive.
n general, metodologiile din ambele grupe au un grad ridicat de standardizare ns ele
se deosebesc considerabil i constituie elaborate-unicat din punct de vedere al terminologiei
utilizate i al etapizrii.
I. - Metodologiile ameliorative, se caracterizeaz prin faptul c analiza se desfoar
pornind de la sistemul informaional-decizional existent i folosind o serie de criterii, procedee
i tehnici specifice urmresc mbuntirea performanelor de funcionare, prin reproiectarea
sistemului. Metodologiile ameliorative cuprind, de regul, trei etape importante.
Prima etap, consacrat cunoaterii sistemului analizat, are n vedere identificarea
proceselor informaional-decizionale elementare care au loc n sistem, stabilirea succesiunii i a
conexiunilor n timp, precum i analiza n detaliu a structurii acestora.
Etapa a doua, consacrat proiectrii sistemului mbuntit, include analiza critic a
sistemului existent pentru identificarea disfuncionalitilor/imperfeciunilor i pentru elaborarea
celor mai bune msuri de remediere a acestora, dup criterii de raionalitate i eficien.
n ultima etap are loc implementarea sistemului proiectat i urmrirea funcionrii
acestuia pentru a se putea interveni rapid n vederea aducerii sistemului la nivelul
performanelor proiectate.
II. - Metodologiile constructive, se bazeaz pe ideea c sistemul informaional-
decizional al sistemului existent sau proiectat, trebuie construit pornind de la obiectivele
explicitate ale acestuia. O metodologie reprezentativ din clasa celor constructive o constituie
metodologia aval-amonte, care, ntr-o prim etap, elaboreaz n mod logic sistemul
informaional-decizional pornind de la definirea obiectivelor sistemului analizat (existent sau
proiectat).
n etapa a doua se determin, printr-un procedeu deductiv, necesarul de informaii care
strbate sistemul din aval spre amonte, pentru fiecare compartiment, pe baza unei analogii cu o
cascad informaional-decizional.
Ultima etap este destinat soluionrii unor probleme cu caracter tehnic privind dotarea
cu echipamente i mijloace administrative, precum i alegerii celor mai avantajoase procedee i
mijloace tehnice de realizare a sistemului proiectat.
Metodologiile ameliorative i cele constructive au n comun faptul c sunt axate pe
realizarea unor profunde analize ale proceselor informaional-decizionale, ns practica a artat
c metodele ameliorative se potrivesc pentru analiza i proiectarea sau reproiectarea sistemelor
existente, iar cele constructive sunt mai eficiente pentru elaborarea sistemelor informaional-
decizionale noi (n faza de proiect).
Nu trebuie s se considere c metodologiile de analiz i proiectare a sistemelor
informaional-decizionale sunt superioare celor pentru analiza i proiectarea sistemelor
informatice, deoarece primele au rolul de a furniza materiile prime de baz (informaiile)
necesare pentru utilizarea eficient a celorlalte.
n ultimii ani, ca urmare a experienei acumulate n plan teoretic i practic n domeniul
analizei de sistem, a aprut i s-a dezvoltat o nou clas de metodologii, denumit metodologii
conceptuale. Ele au fost elaborate pentru abordarea i soluionarea unor probleme
informaional-decizionale complexe, specifice sistemelor slab structurate sau chiar nestructurate
pentru care este dificil s se dea, de la nceput, o definire exact a problemelor studiate i a
obiectivelor urmrite. Fundamentul acestor metodologii l constituie modelarea conceptual a
sistemului cu ajutorul unor construcii logice care definesc elementele, fenomenele i procesele
sistemului, precum i legturile dintre acestea. Un rol important n acest tip de analiz l are
conceptul de definiie-rdcin (de baz), care conine o prim aproximaie a definirii
problemei studiate sau a sistemului studiat.
17
O definire a rdcinii sistemului este mai mult dect o simpl reformulare a obiectivelor
sistemului, ea incluznd i punctul de vedere al analistului n raport cu care se face descrierea
sistemului. Pe msura avansrii analizei, a obinerii de informaii, a creterii gradului de
cunoatere, se dau alte definiii de baz mai complete i mai precise, modelul rezultat pentru
problem sau sistemul analizat, fiind din ce n ce mai rafinat, mai conform cu realitatea pe care
o reprezint. Cum orice sistem poate fi descris din mai multe puncte de vedere (tehnic,
economic, informaional) rezult c este posibil existena mai multor definiii ale rdcinii
pentru unul i acelai sistem.
Analistul de sistem trebuie s aleag o anumit viziune asupra sistemului, proprie
percepiei sale, a sistemului su de valori i s exploreze implicaiile viziunii alese asupra
sistemului n cadrul unui proces complex de modelare. Modelele sistemelor care conin i
viziunea analistului asupra sistemului, concretizat ntr-o definiie-rdcin sunt denumite
modele conceptuale. Un astfel de model este dat de mulimea minim necesar de concepte la
un anumit nivel de detaliere al sistemului denumit nivel de rezoluie, cu care se poate descrie
un sistem definit de rdcina sa.
Creterea considerabil a complexitii structurale i funcionale a organizaiilor social-
economice, schimbrile majore intervenite n mediul devenit extrem de dinamic al acestora, au
condus la creterea extraordinar a volumului de informaii deinute i vehiculate la toate
nivelele ierarhice, complicnd tot mai mult procesul de selectare i de prelucrare a informaiilor
necesare funcionrii eficiente a mecanismului decizional. Aceste schimbri au condus la
mutaii importante n domeniul analizei de sistem, din care prezentm n continuare pe cele mai
semnificative:
a) Modelele organizaionale centralizate au fost nlocuite cu cele ce vizeaz structurile
organizaionale descentralizate, studiul sistemelor ierarhice oferind n acest sens calea abordrii
unor reele complexe;
b) Studiile strategiilor decizionale complexe i cercetrile prospective pe termen lung
iau locul abordrilor pe termen scurt. Cele mai profitabile firme sunt cele care apeleaz la
tehnologii informaionale de vrf n cadrul managementului sistemului;
c) Deciziile sunt luate din ce n ce mai mult pe baza informaiilor disponibile n baze de
date i a reelelor de calculatoare capabile s furnizeze predicii coerente ale evenimentelor
sistemelor n funcie de comportamentul acestora fa de mediu;
d) Dinamica dezvoltrii informaticii sub aspect hard i soft se repercuteaz asupra
cerinelor profesionale ale utilizatorilor care i desfoar activitatea n domeniile de baz ale
organizaiilor economice: contabilitate, marketing, producie, cercetare-dezvoltare .a. Aceste
schimbri se reflect n activitatea managerilor, analitilor de sistem, a programatorilor, a
utilizatorilor i chiar n nsi activitatea de analiz i proiectare a sistemelor. Prin facilitile de
calcul oferite, unitile de procesare a datelor devin din simpli executani ai unor proceduri de
calcul, "consilieri" ai managerilor, generarea de programe, proiectarea automat i sistemele
expert pentru decizii lund locul aplicaiilor clasice n sistemele informatice;
e) Tot mai multe sisteme sunt proiectate s funcioneze n timp real prin intermediul
reelelor de calculatoare cu soft adecvat pentru toate nivelele ierarhice ale sistemului analizat;
f) ntr-o serie de domenii de activitate au fost dezvoltate proiecte de sisteme scrise n
limbaje prietenoase care rezolv o serie de probleme conexe conducerii sistemului (procesare de
texte, pot electronic );
g) Analiza i proiectarea sistemelor informaional-decizionale iau forma unor
metodologii care cuprind faze, etape i subetape desemnate prin termenul de ciclu de via al
sistemului n dezvoltare. Analiza de sistem este privit ca un proces continuu al crui ciclu se
reia pe o treapt superioar atunci cnd sistemul existent nu mai face fa cerinelor actuale
i/sau nu mai este eficient din punct de vedere economico-financiar.
18
n acest context, pentru realizarea obiectivelor specifice fiecrei probleme abordate,
trebuie acordat o atenie deosebit selectrii celei mai potrivite metodologii de analiz i
respectrii unor cerine de baz, cum ar fi:
- detectarea imediat i precis a semnalelor emise n vederea declanrii analizei pentru
identificarea cauzelor care au generat perturbaii puternice n funcionarea sistemului (turbulena
mediului, ncheierea ciclului de via) i reproiectarea acestuia, prin respectarea riguroas a unui
program, evitnd astfel funcionarea ineficient sau chiar dispariia sa;
- analiza i proiectarea noului sistem, trebuie s se fac ncepnd cu aspectele i
problemele de la nivelul general ctre cele particulare, specifice unei anumite situaii;
- abordarea aspectelor logice naintea celor fizice, n cadrul efortului de analiz i
proiectare a sistemului;
- necesitatea atragerii i implicrii directe a utilizatorilor finali n munca efectiv de
analiz i proiectare a noului sistem;
- analiza modului n care sunt definite nodurile decizionale care satisfac cererile de
informaii necesare elaborrii deciziilor n cadrul procedurilor decizionale;
- asigurarea unui limbaj comun i a unui punct de vedere comun (consens) asupra
definirii problemelor i a soluionrii acestora, pe toat durata realizrii analizei de sistem, ntre
toi participanii (analiti, proiectani, utilizatori finali, manageri).
Unitatea economic poate fi considerat un hipersistem compus din sistemul productiv
(resurse materiale, resurse umane, procese tehnologice, fluxuri materiale), sistemul
informaional-decizional (procesele de culegere, transmitere, prelucrare, stocare a informaiilor
i a deciziilor la toate nivelele ierarhice) i sistemul relaiilor umane, care reflct
comportamentul uman individual i de grup din primele sisteme.
Cu excepia metodologiilor conceptuale care ofer o viziune mai complex asupra
activitilor umane, celelalte metodologii i concentreaz atenia asupra aspectelor
informaional-decizionale, tehnologice, financiare ale organizaiei i mai puin asupra celor care
au n vedere relaiile umane i implicaiile acestora n funcionarea sistemului.
Se impune astfel extinderea domeniului de investigaie al analizei sistemice prin
includerea n cadrul acesteia a sistemului productiv i a sistemului relaiilor umane, fapt care va
conduce la creterea eficienei metodologiilor de analiz i proiectare.
19
CAPITOLUL II

Concepte de baz ale analizei sistemelor

n analiza sistemelor se folosesc o serie de concepte de baz cum ar fi: sistem/subsistem,
stare, traiectorie, structur, conexiuni, obiective, mediu, procese, resurse, comportament,
funcionalitate, arhitectur etc., cu ajutorul crora analitii de sistem investigheaz modul de
funcionare a unor sisteme n vederea proiectrii sau a reproiectrii unor sisteme mai
performante.

2.1. Concepte sistemice utilizate n analiza i proiectarea sistemelor

Conceptul de baz al analizei sistemelor l constituie noiunea de sistem. Acest concept
este folosit n mod frecvent n diferite domenii de activitate existnd astfel: sisteme de afaceri,
sisteme politice, sisteme informatice, sisteme de producie, sisteme biologice, sisteme
educaionale etc. Toate sistemele au n comun faptul c sunt alctuite dintr-un numr de
elemente ce interacioneaz att ntre ele ct i cu mediul nconjurtor n vederea realizrii unui
obiectiv.
Prima definiie riguroas a conceptului de sistem aparine fondatorului TGS, Ludwig
von Berthalanffy, care considera c sistemul este o mulime de elemente ntre care exist
relaii sau raporturi nentmpltoare care interacioneaz n vederea realizrii unui obiectiv
comun, care poate fi o lege a naturii sau un obiectiv stabilit de ctre om.
Astfel, n domeniul economiei, ntreprinderea poate fi definit ca un sistem alctuit
dintr-o mulime de elemente (oameni, maini, materii prime, instalaii, energie, informaii etc.),
ntre care exist o serie de relaii tehnologice, economice, sociale, informaional-decizionale,
interumane etc. i care au ca obiectiv predeterminat realizarea unor produse i/sau servcii a cror
desfacere trebuie s asigure obinerea unui profit ce trebuie maximizat.
n general, pentru a putea defini un sistem din orice domeniu de activitate trebuie
stabilite elementele componente i conexiunile existente ntre elementele sistemului pe de o
parte i ntre sistem i mediu pe de alt parte, precum i obiectivele sistemului.
Un sistem, n absena obiectivului su reprezint doar o mulime de elemente
interconectate. La rndul ei, o mulime de elemente neconectate nu va avea relevan pentru
analiza sistemelor.
Realaiile dintre elemente includ i comunicaiile dintre ele i limiteaz comportamentul
acestora n cadrul sistemului. n acest sens, sistemul trebuie izolat pentru a putea scoate n
eviden restriciile care exist i care acioneaz i influeneaz comportamentul elementelor
din sistem. Identificarea acestora este dificil de realizat i depinde de observatorul sistemului,
care introduce un anumit grad de subiectivism numit principiul incertitudinii. Conform acestui
principiu, un acelai sistem poate fi descris n mod diferit de doi observatori diferii. Astfel, dac
un sistem tehnic poate fi descris la fel de ctre observatori cu nivele de pregtire apropiate, nu
acelai lucru se ntmpl atunci cnd ei sunt diferii din punct de vedere obiectiv sau subiectiv n
ceea ce privete viziunea pe care o au asupra sistemului.
n cazul sistemelor economice, mult mai complexe dect cele tehnice, gradul de
incertitudine cu care sunt percepute este mai ridicat i de aceea este necesar introducerea unui
factor al percepiei multiple a sistemului, care reprezint viziunea proprie analistului asupra
sistemului. n acest sens, n modelarea conceptual se introduce o definie de baz a sistemului,
care, pe lng reformularea obiectivului sistemului include i viziunea analistului n raport cu
care se face descrierea sistemului i care evideniaz caracteristicile eseniale ale acestuia.
20
Cum orice sistem poate fi descris din mai multe puncte de vedere (tehnic, economic,
informaional-decizional etc.), rezult c este posibil existena mai multor definiii-rdcin
pentru unul i acelai sistem. Analistul de sistem trebuie s aleag o anumit viziune asupra
sistemului, proprie percepiei sale, a sistemului su de valori i s exploreze implicaiile viziunii
alese asupra sistemului privit ca obiect al analizei n cadrul unui proces complex de modelare.
Elementele unui sistem sunt entiti de diferite tipuri i cu caracteristici diferite, cum ar
fi oameni, echipamente, procese de producie, tehnologii, organizare etc., implicate ntr-o
mulime de activiti specifice sistemului. Entitatea este un element de abstractizare a realitii
caracterizat prin atribute care o descriu i o definesc funcional. Elementele sistemului pot fi
ele nsele considerate ca sisteme n sensul definirii acestui concept.
n TGS exist o legitate, formulat de Churchmann, conform creia orice sistem poate fi
considerat n alte condiii ca subsistem, fapt ce evidenieaz caracterul relativ al acestor dou
concepte de baz n analiza sistemelor. Un sistem alctuit din unul sau mai multe elemente l
putem considera ca subsistem al unui sistem mai complex (hipersistem). Apare astfel problema
definirii unor elemente primare despre care s nu mai putem afirma c sunt sisteme sau
subsisteme, ci doar elemente componente ale unui sistem, iar n cellalt sens, apare problema
definirii unui hipersistem care s includ toate sistemele existente, iar el s nu fie inclus ntr-un
alt sistem de ordin superior. Este clar c rspunsul la cele dou probleme este negativ i c
numai n mod abstract, din necesiti practice de cercetare, vom considera existena acestor
cazuri - limit de sisteme.
n analiza sistemelor, descompunerea unui sistem n subsisteme se face pn la un nivel
de la care mai departe acest lucru nu mai este posibil sau faptul n sine nu mai este relevant i
nici util scopului analizei. Elementele la care ne oprim cu descompunerea sunt eseniale n
analiza de sistem i sunt numite sisteme-atomi, sau, utiliznd concepte TGS, black-boxes (cutii
negre).
Astfel, o ntreprindere productiv, considerat ca sistem n cadrul analizei, poate fi
descompus din punct de vedere structural n subsisteme care s reprezinte secii, ateliere, locuri
de munc, procese, activiti, operaii, iar din punct de vedere funcional, n subsisteme care s
reprezinte funciile de baz ale acesteia cum ar fi: studiul pieei, aprovizionare, producie,
desfacere, financiar-contabil, gestiunea calitii, revizii-reparaii etc.
Tehnica de descompunere a sistemelor n elementele lor componente, este numit
decompoziie funcional/structural i reprezint un instrument fundamental ce vizeaz
ndeosebi aspectele analitice din cadrul analizei de sistem. Descompunerea sistemului n
subsisteme se poate realiza cu ajutorul unor proceduri, n funcie de obiectivul sistemului (Goal
Analysis), sau de comportamentul acestuia (Behavioral Analysis).
Elementele-atomi ale unui sistem sunt conectate ntre ele n timp i spaiu, prin
intermediul unor fluxuri informaional-decizionale i a unor fluxuri de resurse materiale, umane,
tehnologice etc., ntr-o varietate de moduri, realiznd aa numitele relaii/conexiuni care pot fi
fizice, logice, temporale, cauzale, continue, tranzacionale, interne, externe etc. Legtura
(conexiunea) reprezint interaciunea dintre dou componente, evoluia uneia depinznd de
strile celeilalte. Observarea acestor conexiuni este n mod evident supus principiului
incertitudinii i depinde de nivelul i tipul de specializare al observatorului. Astfel, n timp ce
economistul va evidenia n special conexiunile financiar-contabile, informaticianul pe cele
referitoare la fluxurile informaionale, tehnicianul pe cele privind fluxurile tehnologice, analistul
de sistem are sarcina de a reliefa i analiza aspectele relevante ale tuturor tipurilor de conexiuni
existente n sistem.
n cadrul unui sistem pot s existe att conexiuni cu caracter intern ntre subsisteme, care
s reliefeze aspecte tehnologice, informaional-decizionale, financiar-contabile etc., ct i
conexiuni cu caracter extern care se manifest ntre subsisteme i mediul sistemului.
21
Un exemplu l constituie legturile interne dintre subsistemul de desfacere cu cel de
producie, precum i legturile externe ale subsistemului de desfacere cu beneficiarii sistemului.
Pentru un sistem productiv conexiunile ntre subsisteme trebuie analizate n funcie de:
- modul de interconectare a compartimentelor/subsistemelor;
- perioadele n care au loc schimburile de informaii ntre subsisteme;
- gradul de subordonare i modul de coordonare a subsistemelor;
- existena unor decizii flexibile n conducerea i funcionarea sistemului.
Conexiunea sistemului cu mediul su este reliefat de mulimea elementelor care
alctuiesc vectorul de intrare (input-uri) i vectorul de ieire (output-uri). Complexitatea
conexiunilor la nivel de sistem este dat de complexitatea rezultatului compunerii conexiunilor
interne, existente ntre elementele sistemului i ntre subsistemele acestuia, cu conexiunile
externe existente ntre subsisteme i mediu i respectiv, ntre sistem i mediul acestuia.
Conexiunile externe, eseniale pentru desfurarea normal a activitilor unei firme,
sunt materializate n special prin fluxurile de resurse materiale achiziionate de la furnizori, prin
fluxurile de produse i servicii livrate beneficiarilor, precum i prin fluxurile informaionale
recepionate din mediu sau transmise n mediu (pia, instituii guvernamentale, competitori).
Orice sistem este supus unor schimbri permanente n cadrul ciclului de via, care pun
n eviden conceptul de sistem dinamic. Aceast caracteristic provine din influena
schimbrilor asupra interaciunilor dintre elementele componente i a conexiunilor dintre sistem
i mediu, n vederea atingerii obiectivelor sale. Sistemul interacioneaz cu mediul su, care este
alctuit din elemente ce nu fac parte din sistem, dar care l pot influena. Distincia dintre sistem
i mediu este realizat de conceptul de grani/frontier, care la rndul ei poate fi considerat
un sistem format dintr-o mulime de elemente al cror comportament este exclusiv determinat
att de obiectivele sistemului ct i de comportamentul unor elemente vecine din mediu sau din
interiorul sistemului.
n timp ce grania unui sistem poate fi de natur fizic, este mai bine s se determine o
grani de tip cauz-efect. Dac un aspect al unui sistem este complet determinat de influene
din afara sistemului, atunci acel aspect este n afara granielor sistemului. n terminologia
sistemic, tot ceea ce este n afara granielor sistemului, dar care l poate influena, constituie
mediul sistemului.
Frontiera are un caracter relativ, deoarece poate fi definit n funcie de obiectivele
analizei de sistem, i unul subiectiv deoarece reflect punctul de vedere al analistului.
Delimitarea incorect sau prea restrictiv a frontierei poate s conduc la plasarea unor elemente
relevante ale sistemului n mediul acestuia i prin urmare, o serie de cauze, fenomene i procese
fiind excluse din domeniul analizei se poate ajunge la concluzii eronate.
De exemplu, s presupunem c firma A realizeaz anumite produse pe care firma B le
cumpr pentru a fi ncorporate n produsele sale pe care le va vinde pe pia. Fixarea frontierei
firmei A la nivelul ieirilor acesteia este eronat, deoarece, atunci cnd firma B se confrunt cu
dificulti privind desfacerea produciei pe pia, va solicita produsele firmei A n mod neritmic,
perturbnd activitatea acesteia. Conexiunea dintre cele dou firme este ilustrat n figura 2.1.
Elementele situate de-a lungul frontierei au memorie i inteligen proprie i sunt
capabile s reacioneze la influenele mediului asupra sistemului. Elementele aflate n
apropierea frontierei sunt mai predispuse de a fi influenate de mediu, n timp ce celelalte
elemente rmn mai mult sau mai puin neafectate, referitor la ceea ce sistemul realizeaz ntr-o
anumit perioad. Rolul elementelor de pe grania sistemului este de a facilita ca sistemul s
fac fa cu uurin influenelor din mediul su, care se manifest cu predilecie la nivelul
frontierei sale.


22
B A
y
b
y
a
frontiera sistemului A
Mediu/piata

Fig.2.1 - O delimitare restrictiv a frontierei

Gradul de cuplare/conectare al unui element este diferit de la element la element i
reflect modul n care comportamentul acestuia depinde de comportamentul celorlalte elemente
situate pe frontier sau n interiorul sistemului (fig. 2.2).

B
C
D
E
F
X
G
RANITA SISTEM
ULUI
A
Influente
din
MEDIU Element izolat
SISTEM
Element puternic
conectat

Fig.2.2 Conceptul de conectare a elementelor sistemului

Elementul A este puternic conectat iar comportamentul su este n totalitate determinat
i poate fi previzionat pe baza informaiilor referitoare la elementele B, C i D cu care este
conectat. Elementul C este liber-conectat deoarece este influenat de mediu i de
comportamentul elementului B, care la rndul lui este conectat doar cu mediul. Elementul X,
care nu este conectat cu nici-un alt element sau cu mediul, este un element izolat. Un element
puternic conectat nu va aparine graniei, dup cum elementele liber-conectate se afl numai pe
grania sistemului. Stabilirea gradului de conectare depinde de modul n care observatorul poate
s fac predicii asupra comportamentului fiecrui element. Un sistem este puternic conectat,
dac majoritatea elementelor sale sunt puternic conectate (depind de multe alte elemente din
sistem) i este slab conectat, dac conine mai multe elemente izolate, iar influenele reciproce
se manifest ntre cteva elemente care au un grad redus de cuplare. Predictibilitatea
comportamentului elementelor unui sistem i a conexiunilor dintre acestea este direct
proporional cu gradul de conectare a sistemului.
Astfel, pentru investigarea unui sistem puternic conectat este suficient cunoaterea unui
numr mic de elemente, n timp ce pentru stabilirea conexiunilor specifice care se manifest n
23
cadrul unui sistem slab conectat este necesar cercetarea detaliat a fiecrui element component.
Elementele aflate pe frontier sunt de asemenea predictibile, comportamentul acestora fiind
determinat pe baza investigrii legturilor existente ntre elementele respective cu alte elemente
din sistem i cu mediul.
Relaiile dintre elemente influeneaz scopurile sistemului i restricioneaz
comportamentul lor n realizarea obiectivului, precum i comportamentul sistemului n raport cu
mediul. Astfel, n interiorul unei societi comerciale i ntre aceasta i mediu, anumite relaii i
comportamente sunt permise, iar altele interzise, acestea fiind precizate n mod expres prin
legislaie, regulamente de organizare i funcionare, regulamente de ordine interioar, norme
metodologice, normative, decrete etc., sau presupuse n mod implicit prin respectarea unor legi
nescrise, cum ar fi modul de prezentare i aciune al unui funcionar care lucreaz cu publicul.
n privina obiectivelor sistemului, principiul incertitudinii acioneaz n sens invers
celui descris anterior. Este practic imposibil de a determina obiectivele sistemului doar din
interiorul lui fr a observa interaciunea cu mediul i comportamentul lui n acest caz.
Scopurile sistemului pot fi cunoscute numai din afara acestuia. De aici poate fi observat
interaciunea sistemului cu mediul i poate fi neles comportamentul elementelor sale. Aici este
esenial rolul analistului de sistem de a evidenia din exterior obiectivele generale ale sistemului,
el avnd experiena i instruirea necesar, precum i un punct de vedere neutru.
Deoarece scopurile nu sunt direct cunoscute de ctre elementele sistemului, afirmaii ale
unor elemente din sistem de tipul "scopul elementului E este x", sunt tratate doar ca ipoteze de
lucru n analiza de sistem. Obiectivele locale ale elementelor nu se nsumeaz pur i simplu
pentru a furniza obiectivul global. Atunci cnd managerul unei firme spune: "vom crete
vnzrile cu 10% n anul urmtor", aceast afirmaie reprezint doar o translatare a obiectivului
sistemului ntr-o directiv orientat spre nivelele inferioare ale sistemului.
Analistul de sistem are menirea de a evidenia n mod obiectiv scopul sistemului, pe
baza relaiilor din interiorul sistemului i a celor stabilite ntre sistem i mediu. Cunoaterea i
perfecionarea conexiunilor interne i externe ale sistemului constituie un obiectiv principal al
analizei de sistem n vederea mbuntirii performanelor sistemului analizat.
Performana reflect gradul de ndeplinire a obiectivelor sistemului i servete totodat
mecanismului de control prin care acesta aduce coreciile necesare pentru luarea deciziilor.
Orice sistem pentru a funciona n sensul atingerii obiectivelor sale are nevoie de
anumite resurse. Distribuia acestor resurse n cadrul sistemelor, n general nepredictibil, poate
fi unificat sau neunificat, iar resursele pot fi proprii sau atrase, completabile sau
necompletabile din afara sistemului. Distribuia lor poate mbrca forma unor puncte de
concentrare a acestora numite servere. Buna funcionare a sistemelor, creterea i dezvoltarea
acestora sunt determinate n mare msur de distribuia resurselor, de disponibilitatea lor n
spaiu i timp. Modul n care sunt distribuite i utilizate aceste resurse influeneaz direct
realizarea scopului sistemului.
De exemplu, ntr-un sistem productiv existena unui stoc de materii prime asigur
continuitatea procesului de producie i contribuie la atingerea scopului acestuia. Cum orice
produs necesit cheltuieli de stocare, supradimensionarea stocului poate conduce la diminuarea
profitului; de asemenea i n cazul lipsei de stoc pentru unul sau mai multe produse se aduc att
prejudicii financiare firmei ct i n ceea ce privete prestigiul/imaginea acesteia.
Managementul eficient al resurselor unui sistem reprezint un obiectiv important pe care
analiza de sistem i propune s-l evidenieze n proiectarea unor sisteme performante.




24
2.2. Activiti specifice sistemelor n raport cu tipurile de medii

Cunoaterea mediului ambiant, a factorilor de influen din mediu, a interdependenelor
dintre acetia i firm, are o importan deosebit pentru atingerea obiectivelor, n contextul
mutaiilor economice survenite n mediul firmelor n procesul tranziiei spre economia de pia.
O categorie important de factori cu impact semnificativ asupra firmei o reprezint
factorii economici, concretizai n principal prin prghiile economico-financiare, piaa intern
i piaa extern. Studiul pieei furnizeaz informaii relevante despre nivelul i structura cererii,
nivelul preurilor, concuren etc., pe baza crora conducerea firmei i poate fundamenta
deciziile referitoare la aprovizionare, producie i desfacere, precum i unele aspecte ale
strategiei generale. n cadrul prghiilor economico-financiare, cointeresarea material are un rol
important i se realizeaz n principal prin intermediul sistemului de salarizare i a profitului,
firmele fiind condiionate s se ncadreze n anumite limite cantitative controlate de instituiile
bancare i trebuind s respecte anumite modaliti de repartizare a profitului.
Din categoria factorilor de management exogeni, care influeneaz funcionalitatea i
eficiena firmei, fac parte mecanismul de planificare macroeconomic, sistemul de organizare a
economiei, modalitile de coordonare, mecanismele motivaionale i de control, calitatea
metodelor i tehnicilor manageriale etc. Planificarea macroeconomic are un pronunat caracter
orientativ, de previziune i corectare a unor eventuale disproporii, numrul de indicatori i
balane reducndu-se substanial fa de cel necesar n economia centralizat, ceea ce conduce la
creterea competiiei ntre firme ntr-un mediu dinamic care devine din ce n ce mai
concurenial. Sistemul de organizare, prin volumul i structura atribuiilor, responsabilitilor i
a deciziilor adoptate, precum i prin umrul relativ mare al verigilor ierarhice superioare
ntreprinderii, se pot constitui ntr-un factor blocant n calea descentralizrii manageriale
specifice economiei de pia.
Factorii tehnici i tehnologici au o influen direct asupra gradului de nzestrare
tehnic i a ritmului de modernizare a tehnologiilor de fabricaie i a produselor, cu implicaii
sensibile n managementul ntreprinderii.
Importana factorilor demografici este dat de poziia prioritar pe care o au resursele
umane, de calitatea i competena lor depinznd succesul activitilor desfurate de
ntreprindere.
Un factor socio-cultural l constituie nvmntul, care contribuie att la mbuntirea
structurii socio-profesionale ct i la formarea unei mentaliti specifice economiei de pia.
Managementul microeconomic este influenat i de factorii politici, prin impactul
acestora asupra fundamentrii strategiilor, politicilor i a deciziilor de realizare a obiectivelor
stabilite.
n condiiile accenturii crizei de materii prime i de resurse energetice, are loc o
diversificare i o cretere a complexitii interdependenelor dintre factorii naturali/ecologici i
unitile economice, fapt ce necesit utilizarea unor tehnici moderne de investigare i de analiz
pentru cunoaterea i valorificarea acestor interdependene de ctre managementul
microeconomic.
Cei mai semnificativi factori juridici sunt legile, decretele, hotrrile de guvern,
ordinele minitrilor etc. Trebuie remarcat faptul c ceilali factori ai mediului i exercit
influena prin intermediul unor acte normative sau reglementri, factorii juridici putnd fi
abordai ca un corolar al acestora, facilitnd sau mpiedicnd aciunea lor.
Expresia amplificrii interdependenelor cu mediul, o reprezint accentuarea caracterului
deschis al ntreprinderii privit ca sistem cibernetic, evideniat prin fluxurile de intrare
(materiale, informaionale, umane, energetice) i cele de ieire (bunuri materiale, servicii etc.)
25
prin care se conecteaz cu mediul ambiant.

Cunoaterea i valorificarea mediului constituie un obiectiv important al analizei de
sistem i totodat o premis pe baza creia se poate evalua i determina propriul comportament
al unitii economice, precum i modul n care aceasta i ndeplinete funciile sale economico-
sociale. Cunoaterea n detaliu, de ctre organismele de conducere a firmelor, a caracteristicilor
i a mutaiilor survenite n mediul ambiant este necesar, dac avem n vedere urmtoarele
aspecte:
analiza evoluiei mediului reprezint o condiie fundamental a satisfacerii unor
nevoi sociale de ctre o unitate economic i n acelai timp o condiie necesar de
supravieuire a acesteia prin elaborarea de strategii i politici fundamentate tiinific
prin valorificarea conexiunilor cu factorii din mediu;
analiza factorilor din mediul specific unitii economice permite asigurarea cu
resursele necesare n vederea funcionrii i dezvoltrii eficiente a acesteia;
cunoaterea evoluiei factorilor din mediu constituie o premiz pentru conceperea i
funcionarea eficient a unor subsisteme organizatorice i informaional-decizionale
care s satisfac necesitile i oportunitile prezente i de perspectiv ale mediului.

Mediul unui sistem cuprinde toate elementele aflate n afara granielor sale, dar care au
influene directe sau indirecte n stabilirea obiectivelor, obinerea resurselor necesare, adoptarea
i aplicarea deciziilor etc., menite s favorizeze sau s perturbe desfurarea normal a
activitilor sistemului considerat.
De exemplu, mediul unei firme productive este format din pia, bnci, instituii
guvernamentale, alte firme etc., cu care aceasta se afl n relaii economico-financiare (fig.2.3).


Sistem
(firma)
Piata
Banci
Institutii
guvernamentale
Alte firme


Fig. 2.3 - Mediul unei firme

n funcie de probabilitatea producerii evenimentelor putem considera:
medii deterministe/certe, n care probabilitatea producerii evenimentelor A
i
poate
fi maxim (evenimente certe), p(A
i
) = 1;
medii cu perturbaii/riscante, n care probabilitile de realizare a evenimentelor
sunt cunoscute, p(A
i
) = p
i
, p
i
= 1, 0
i
p ;
medii turbulente/incerte, n care probabilitile de realizare a evenimentelor sunt
necunoscute.
Majoritatea sistemelor economice reale au medii nedeterministe n care evenimentele se
26
produc cu probabiliti care sunt foarte greu de estimat.


Spre exemplu, dac pentru o firm, mediul este format din pia, bnci, alte firme i
instituii guvernamentale, atunci numai considerarea ctorva variabile specifice acestora, cum ar
fi: cererea de produse i servicii manifestat pe pia, oferta de bunuri i servicii a firmei
respective i a celorlalte firme, preurile bunurilor i serviciilor practicate de firm i de firmele
competitoare, politicile de mprumuturi i dobnzi practicate de bnci, legile i actele normative
n vigoare etc, arat n mod elocvent caracterul incert al mediului considerat.
Supravieuirea unui sistem n mediul su depinde de strategiile comportamentale
adoptate i de natura mediului. Sistemul i dezvolt strategii de cooperare cu unele elemente
din mediul su care sunt dependente de abilitatea sa de a-i organiza i controla propriul
comportament, precum i de calitatea estimrii variabilelor ce caracterizeaz mediul perturbat.
Cum fiecare sistem are elemente specializate n fundamentarea unor decizii de conducere,
rezult c elaborarea strategiilor de funcionare a sistemului n raport cu mediul su este n
ultim instan o problem decizional.
n mediile puternic perturbate, sistemele i definesc strategiile prin evaluarea
posibilitilor de aciune (a alternativelor) pe baz de observaii i analize complexe.
n cadrul sistemului decizional apare necesitatea estimrii probabilitilor pentru fiecare
stare a naturii i a probabilitilor de realizare a evenimentelor, precum i a adoptrii unor
decizii n condiii de risc i incertitudine. n acest sens, analiza de sistem va avea n vedere:
identificarea variantelor din care managerul o va selecta pe cea optim;
evidenierea strilor naturii i a probabilitilor aferente;
stabilirea strategiilor de aciune conform unor criterii (economice, tehnice, sociale,
ecologice) independente ca sens i cauzalitate, specifice sistemului;
evidenierea consecinelor rezultate prin alegerea unei strategii din punct de vedere
al unui criteriu i n condiiile realizrii unei anumite stri ale naturii;
stabilirea obiectivelor ca nivele ale consecinelor ce se urmresc a fi realizate din
punct de vedere al fiecrui criteriu n parte.
Sistemul i dezvolt acele elemente capabile s acumuleze informaii referitoare la
natura mediului i printr-un proces continuu de nvare are loc adaptarea acestuia la mediul su.
Monitorizarea mediului devine astfel una din atribuiile de baz ale oricrui sistem. n general
sistemele fac fa cu greu mediilor nedeterministe dar i celor puternic perturbate n care pot fi
distruse. Mediile puternic perturbate sunt accesibile sistemelor puternice, flexibile, bogate n
resurse i cu disponibiliti informaionale suficiente referitoare la mediu. Fiecare sistem are
ns anumite limite de supravieuire n raport cu mediul su, care este complex, nepredictibil sau
foarte greu predictibil.
Activitile sistemelor au loc n ntregime n cadrul granielor lor, iar n raport cu
resursele utilizate i cu mediul su se disting activiti de mentenan, de protecie, i de
dezvoltare.
a) Activitatea de mentenan (meninere, ntreinere) const n asigurarea realizrii de
ctre elementele sistemului a funciunilor adecvate scopurilor existente i implic:
capacitatea sistemului de a recunoate i de a sesiza situaia n care apare o anumit
problem/disfuncionalitate;
disponibilitatea informaiilor necesare i a tuturor resurselor (materiale, financiare,
umane, timp etc.) necesare identificrii unor anumite probleme specifice sistemului;
utilizarea unor procese de restaurare a conexiunilor dintre elemente afectate de
unele disfuncionaliti interne sau externe cauzate de mediul sistemului etc.
n unele sisteme exist subsisteme specializate care au caracter permanent n activitatea
27
de mentenan (subsistemul de revizii-reparaii, staiile de tip service, gestiunea bazelor de date).

b) Activitatea de protecie deriv din faptul c obiectivele subsistemelor componente
pot avea un caracter conflictual, competiional, cel puin din punct de vedere al caracterului
limitat al resurselor pe care i le disput n vederea atingerii propriilor obiective. Un sistem
poate reprezenta pentru un altul, mai dezvoltat, o simpl resurs, iar dac aceasta i este i
necesar apare n mod evident necesitatea dezvoltrii unei funcii de aprare. Activitatea de
protecie are loc la nivelul frontierei sistemului, iar n mediile puternic perturbate, cu multe
evenimente imprevizibile, efortul de protejare devine critic; dac frontiera este distrus, sistemul
devine vulnerabil i poate fi anihilat sau asimilat de un alt sistem mai dezvoltat.
Sistemele puternic cuplate au cele mai critice frontiere i ele pot fi distruse atunci cnd
anumite elemente-cheie ale activitii de protejare sunt afectate. Sistemele cu un grad mai redus
de cuplare, ndeplinesc mai bine funcia de aprare i sunt mai puin vulnerabile. n general,
sistemele se autoprotejeaz prin consolidarea elementelor de pe frontier i prin dezvoltarea
unor activiti de protecie pentru fiecare subsistem supus influenelor din mediu sau unor
sisteme vecine mai dezvoltate. Un sistem lipsit de aceast posibilitate de protecie devine practic
un sistem-resurs.
Astfel, ca activiti de protejare specifice unor subsisteme putem meniona:
- aprovizionarea ritmic cu resursele necesare, respectarea normelor de ncrcare i
utilizare a capacitilor de producie, pstrarea secretului privind tehnologiile de fabricaie,
reetele de fabricaie, inveniile, inovaiile etc., pentru subsistemul de producie;
- programe de pregtire profesional, creterea cointeresrii materiale, msuri privind
respectarea normelor de securitate i protecia muncii etc., pentru subsistemul resurselor umane;
- urmrirea respectrii termenelor de ncasare i de plat a facturilor, a mprumuturilor
de la bnci i a altor obligaiuni financiare etc., pentru subsistemul financiar-contabil;
- protecia datelor nregistrate, asigurarea securitii datelor etc., pentru subsistemul
informaional-decizional etc.
c) Activitile de cretere/dezvoltare se manifest n general la nivelul granielor
sistemului prin dezvoltarea unor elemente, sau prin adugarea de noi elemente i/sau conexiuni
att n interiorul ct i n exteriorul sistemului, n mediul acestuia. Un sistem are propria sa
organizare i se dezvolt pe baza unui schimb permanent de resurse, energie i informaii cu
mediul, stabilind relaii ntre elementele sale i cele din mediu. Creterea i dezvoltarea,
considerate ca activiti specifice ale funcionrii normale a oricrui sistem, conduc la
modificri de natur organizatoric, la dezvoltarea unor strategii de cooperare i implic
competiia i protejarea sa. Cnd resursele sunt insuficiente n raport cu nevoile sistemului,
competiia este puternic, iar cnd ele prisosesc, ea este mai puin acerb. n mediile bine
organizate toate resursele sunt structurate n sisteme i exist un fenomen de cooperare ntre
sisteme, n sensul c ntre ele au loc schimburi de resurse la echilibru numite tranzacii. Natura
echilibrului depinde de natura tranzaciilor, de influena mediului i de gradul de specializare a
sistemului. Meninerea echilibrului rezult din dezvoltarea i specializarea unor subsisteme pe
diferite funciuni (aprovizionare, producie, desfacere, marketing). Specializarea acestor
subsisteme este determinat pe de o parte, de obiectivele sistemului la realizarea crora ele vor
contribui, iar pe de alt parte, de legturile sistemului cu mediul su.
Studierea mediului ambiant i a multiplelor conexiuni dintre mediu i unitatea
economic faciliteaz cunoaterea dependenelor, a influenelor mediului asupra eficienei
economico-sociale a unitii economice respective, de care trebuie s se in cont n procesul de
management i de fundamentare a strategiilor sale. Abordarea dual a raportului mediu-unitate
economic faciliteaz eforturile de proiectare a unor sisteme economice eficiente, competitive.
Felul n care un sistem face fa mediului su depinde de modul n care este organizat, de
28
relaiile dintre elementele componente, adic de arhitectura sa.
2.3. Tipuri de arhitecturi ale sistemelor

n general, conceptul de organizare, cunoscut sub numele de arhitectura sistemului, se
refer la modul n care elementele unui sistem sunt interconectate pentru a face fa influenelor
din mediu n vederea atingerii obiectivului global. n funcie de complexitatea structural-
funcional a sistemelor i de modul n care reacioneaz la influena factorilor de mediu, se pot
defini urmtoarele tipuri de arhitecturi: simple, cibernetice, cu nvare, cu structuri
stratificate.
a) Sisteme cu arhitectur simpl (cu bucl primar)
Caracteristica principal a acestor sisteme o constituie structura lor simpl i faptul c
ntre sistem i mediul n care i desfoar activitatea au loc tranzacii elementare, n special
sub form de fluxuri de natur fizic (materiale, financiare, energetice). Bucla de aciune-reacie
implicat de tranzacia dintre sistem i mediu e numit bucl primar (fig. 2.4).


MEDIU
Interpretarea actiunii
SISTEM
Executa o actiune
Bucla
primara Actiune Reactie



Fig. 2.4 - Sistem cu arhitectur simpl

De exemplu, bucla primar poate fi reprezentat de finalizarea unui proiect de sistem
(aciunea) de ctre un agent economic (sistem) i de avizarea proiectului i achitarea
contravalorii prevzute n contractul de colaborare (reacia) de ctre beneficiar (mediu). Pentru
un astfel de sistem, starea de echilibru este atins n funcie de mrimea i puterea sa, ca
potenial economico-financiar, precum i de natura mediului cu care este interconectat.
Specific acestor sisteme este faptul c funcioneaz dup programe prestabilite, care nu
se pot adapta rapid la schimbrile de mediu. n general, sistemele slabe sub aspect
organizaional supravieuiesc numai n mediile deterministe i nu-i schimb comportamentul la
orice aciune a factorilor din mediu, avnd un grad mare de inerie comportamental. Pentru
astfel de sisteme, schimbrile brute, puternice ale principalilor factori de mediu cu care sunt
interconectate pot conduce la distrugerea lor.
Spre exemplu, o firm de comer de dimensiuni mici (ca cifr de afaceri, personal, spaii
de depozitare) care pltete chirie pentru suprafaa ocupat i care nu reuete s menin un
stoc optim pentru vnzare, va fi grav afectat (ajungnd chiar la faliment), n situaia n care n
mediu apar perturbaii puternice cum ar fi: creterea repetat a chiriilor, a preurilor de
achiziionare, a transportului, scderea cererii pentru produsele respective i a puterii de
cumprare etc.
29


b) Sistemele cibernetice (cu bucl secundar)
Sistemele cu arhitectur cibernetic, conin n afara buclei primare i o bucl secundar
(de control) care realizeaz conexiunea invers specific funcionrii acestor sisteme (fig. 2.5).
MEDIU
Receptare,
prelucrare
date
Date/inf.
SISTEM
Bloc de control
--------------------
Proces decizional
Bucla
primara
Decizii/comenzi
Informatii
(semnale)
Domeniul
continutului
procesului
(CE?)
Domeniul
procesului
(CUM?)
Domeniul actiunii
Domeniul analizei
Bucla secundara
(de control)


Fig. 2.5 - Sistem cu arhitectur cibernetic

Aceste sisteme se caracterizeaz prin faptul c ele conin, n afara fluxurilor de natur
fizic prezente n bucla primar, fluxuri informaionale i procese informaional-decizionale
care se manifest n bucla de control. Interaciunile specifice buclei primare au loc n domeniul
aciunii sau al realitii i pot fi caracterizate de volumul i tipul tranzaciilor dintre sistem i
mediu. Bucla de control arat cum poate fi coordonat comportamentul elementelor sistemului
de ctre subsisteme (celule) specializate n acest sens, pentru a contracara influenele negative
ale mediului asupra sistemului, prin adaptarea funcionrii sistemului la condiiile mediului su.
Celulele sesizeaz evenimentele produse n mediu, le analizeaz i declaneaz o informaie-
semnal ctre elementele specializate n elaborarea deciziilor. Blocul de control analizeaz
fiecare semnal pe baza unui program sau politici de aciune i ca urmare a unui proces
decizional, selecteaz aciunea/decizia cea mai eficient dup criteriile utilizate. Rezult c
sesizarea evenimentelor are loc n domeniul coninutului procesului (ce s-a ntmplat), iar
interpretarea evenimentelor i reacia invers ulterioar au loc n domeniul procesului (cum va
reaciona sistemul). Cele patru domenii (aciune, analiz, coninut, proces/execuie),
caracterizeaz orice sistem cibernetic i sunt puse n valoare atunci cnd sistemul trebuie s fac
fa mediului su, de cele mai multe ori puternic perturbat.
Chiar i un sistem cibernetic poate deveni vulnerabil i poate fi distrus n mediile
puternic perturbate datorit unor cauze cum ar fi:
nesesizarea la timp sau deloc, a unor evenimente din mediu, importante pentru
realizarea obiectivelor sistemului;
informaiile de tip semnal, culese din mediu i prelucrate, nu sunt orientate ctre
subsistemele informaional-decizionale adecvate;
aciunea-decizia nu este corect selectat sau este inadecvat situaiei reale n care se
afl sistemul etc.
Un sistem cibernetic poate s "citeasc" mediul su, s identifice situaia real creat la
un anumit moment i s aleag cea mai potrivit variant decizional, din cele care alctuiesc
programul decizional curent. Un sistem cibernetic nu-i poate schimba strategia, n timp ce
30
mediul su poate s-i schimbe tactica.
c) Sisteme cu nvare (cu bucl teriar)
Aceste sisteme au o arhitectur mai complex dect sistemele cibernetice i conin n
plus fa de acestea, o bucl teriar denumit i bucl a politicilor (fig. 2.6).
MEDIU
Receptare,
prelucrare
date
SISTEM
Bloc de control
Proces decizional
Bucla
primara
Decizii
Date/inf
Informatii
(semnale)
Politici
anterioare
folosite
Politica selectata
Domeniul
politicilor
Bucla secundara
(de control)
Bucla tertiara
(a politicilor)

Fig. 2.6 - Sistem cu nvare

Bucla teriar conine un bloc de memorare a politicilor folosite anterior, care sunt
analizate i n funcie de succesul/insuccesul aplicrii lor se d sistemului posibilitatea s-i
pstreze sau s-i schimbe programul de rspuns, respectiv politica folosit.
Schimbarea unei politici, folosite ntr-o anumit situaie concret, cu o alta din domeniul
politicilor, se face pe baza mbogirii experienei decizionale i a acumulrii de ctre sistem a
noi cunotine i informaii despre mediu, despre situaii i procese decizionale asemntoare
(similare), printr-un proces de nvare iterativ.
Politica selectat va avea efecte pozitive asupra blocului de control al procesului
decizional, n sensul c ea va conduce la alegerea rapid a deciziei optime, din punct de vedere
al cunotinelor acumulate pn la acel moment, pentru situaia dat.
Bucla teriar permite sistemului s se autoinstruiasc i s se reorganizeze periodic, n
special din punct de vedere informaional-decizional, pe baza celor mai recente cunotine
acumulate referitoare la ultimele tranzacii.
Acest lucru este limitat de mai muli factori restrictivi dintre care menionm:
perturbaiile din mediu i din sistem;
disponibilul de memorie pentru acumularea experienei trecute;
abilitatea i acurateea factorilor de decizie n a schimba politicile;
capacitatea de memorare i de explorare a unor politici noi etc.
n sistemele reale cele trei tipuri de bucle de reacie sunt asociate unor ageni economici
sau unor persoane (grupuri) cu funcii concrete n cadrul unei organizaii.
Astfel, pentru o ntreprindere productiv, bucla primar (a aciunii) este asociat
muncitorilor direct implicai n activitatea de producie, bucla secundar (de control) este
asociat managerilor, iar bucla teriar (a politicilor) este asociat administraiei (executivului).
d) Sisteme cu structuri stratificate
Pentru creterea performanelor unor sisteme cu nvare care funcioneaz n medii
nedeterministe (riscante sau incerte) puternic perturbate, se pot aduga nivele suplimentare de
control, complicnd arhitectura sistemului. Un astfel de sistem poate fi obinut prin adugarea
unei bucle de planificare i evaluare a rezultatelor sistemului (fig. 2.7).

31
MEDIU
SENZOR
1
SENZOR
2
SENZOR
3
SISTEM
DECIDENT
1
DECIDENT
2
DECIDENT
3
Tranzactii Control-
decizii
Politici-
decizii
Planificarea-
evaluarea
rezultatelor
1 2 3
4


Fig. 2.7 - Sistem cu structur stratificat

Buclele multinivel, specifice sistemelor cu structuri stratificate, reflect proprietatea de
conexiune invers n sensul c informaiile referitoare la activitile realizate sunt folosite pentru
selectarea aciunilor i deciziilor viitoare.
Bucla primar (I), reprezint interaciunea sistemului cu mediul, prin care are loc
schimbul de resurse. Intensitatea i eficiena tranzaciilor determin calitatea acestei bucle.
Bucla de control (II), transmite informaii despre activitile curente sau din trecut,
realizate n bucla I, prin intermediul blocului de control pentru a face posibile anumite
mbuntiri n funcionarea buclei principale. Eficiena buclei de control depinde de abilitatea
adaptrii noilor decizii asupra aciunii sistemului.
Bucla de politici (III), prin fenomenul de conexiune invers, aduce informaii referitoare
la valoarea politicilor precedente ctre unitatea de control-decizii de pe nivelul doi, pentru a
schimba o eventual politic inadecvat. Scopul acestei bucle este de a corecta diferenele dintre
strile realizate i cele ateptate, iar eficiena ei depinde de abilitatea decidentului de a schimba
deciziile n funcie de informaiile i judecile de valoare referitoare la politicile anterioare.
Bucla de nivel suplimentar (IV) are ca scop planificarea i evaluarea funciilor i a
rezultatelor obinute, de la nivelul sistemului pn la nivelele inferioare ale structurii
organizaionale.
n general, sistemele reale au o organizare multinivel, eficiena acestei arhitecturi
complexe depinznd de funcionarea corect i de eficiena fiecrei bucle.
O clas special de arhitecturi cu bucl teriar, care aparin domeniului inteligenei
artificiale i care soluioneaz probleme reale pentru care nu exist rezolvri algoritmice, o
constituie sistemele expert.
Cunoaterea obiectivelor i a arhitecturii unui sistem, evidenierea buclelor specifice
sunt activiti deosebit de utile n analiza i proiectarea sistemelor economice.





32
2.4. Problema controlului-reglrii n analiza sistemelor

Orice sistem poate fi descompus n subsisteme pn la un anumit nivel n care aceste
subsisteme pot fi uor manevrate i analizate. Acest lucru este important n special n analiza
unor sisteme economice deosebit de complexe. Descompunerea n subsisteme conduce la
problema comunicrii ntre subsisteme.
Astfel, un sistem S format din patru subsisteme poate s conin cel mult ase canale de
comunicare/conexiuni (fig. 2.8).


A B
C D
S


Fig.2.8 - Conexiunile unui sistem alctuit din patru subsisteme

Se poate arta c pentru "n" subsisteme, exist din punct de vedere teoretic maxim C
n
2

conexiuni. Deoarece numrul de conexiuni este foarte mare i cum nu oricare dou subsisteme
comunic ntre ele, n proiectarea sistemelor se pune problema reducerii numrului de conexiuni
pentru realizarea unei comunicri ct mai bune. Exist dou tehnici orientate n acest scop:
cluster analysis i decuplarea subsistemelor.
a) Tehnica de cluster analysis, const n stabilirea unor grupe de subsisteme dup
anumite proprieti, pstrnd legturile dintre ele i de a defini un singur canal de comunicare,
deci o singur conexiune ntre un grup i altul.
De exemplu, un sistem format din 7 subsisteme poate avea maxim C
7
2
21 = de
conexiuni n timp ce prin clasificarea acestora n dou grupe de cte 4 i respectiv 3 subsisteme
sunt necesare doar C C
4
3
3
2
1 10 + + = conexiuni (fig. 2.9).

Subst
1
Subst
2
Subst
3
Subst
4
Subst
5
Subst
6
Subst
7
CLUSTER A CLUSTER B


Fig.2.9 - Reducerea conexiunilor prin clasterizare

b) A doua tehnic const n reducerea gradului de coordonare cerut ntre dou
subsisteme prin decuplarea lor, fapt care n sistemele reale conduce la micorarea dependenei
funcionale dintre subsisteme. Un sistem puternic cuplat necesit coordonare i sincronizare
ntre subsistemele sale, deci un cost ridicat. Spre exemplu, decuplarea unui sistem productiv se
poate realiza prin:
33
crearea unor depozite de stocare;
utilizarea unor resurse flexibile care permit subsistemelor s fie relativ independente
i mai puin sensibile atunci cnd output-ul unui subsistem este input pentru un alt
subsistem;
standarde (specificaii sau costuri standard) care permit unui sistem s se planifice i
s funcioneze avnd nevoi reduse de comunicare cu celelalte subsisteme.
n figura 2.10 este ilustrat un exemplu de reducere a gradului de cuplare ntre dou
subsisteme productive prin crearea unui depozit de stocare a materialelor prin care sunt legate
funcional cele dou subsisteme.
Subst
1
Subst
2
Subst
3
grad inalt
de cuplare
produse/piese
finite
asambleaza
produsele
Depozit
de
stocare

Fig.2.10 - Reducerea gradului de cuplare ntre dou subsisteme

Procesul de decuplare confer subsistemelor un grad nalt de independen n
conducerea lor, ns la un anumit cost al mecanismului de decuplare.
Sistemele centralizate au o serie de avantaje (comunicare mai rapid, posibiliti mai
bune de modelare i optimizare), dar i unele dezavantaje (cost ridicat al coordonrii, posibiliti
reduse de a rspunde la perturbaii mari, uneori putnd chiar s se dezorganizeze).
Pentru ca un sistem economic s funcioneze efectiv trebuie s fie controlat, ceea ce
necesit comunicarea. Informaia furnizat trebuie s fie oportun, suficient detaliat i precis
i s poat fi transmis ntre un subsistem i altul pentru a fi utilizat ca baz a deciziilor de
control a strii sistemului. Mesajul transmis de la surs este codificat i prin intermediul
canalului de comunicaie ajunge la destinaie, fiind n prealabil recepionat i decodificat
(fig.2.11). Canalul poate fi supus unor distorsiuni/interferene aleatoare care altereaz coninutul
mesajului.

SURSA
CANAL DE
COMUNICATIE
DESTINATIE
Transmitere
codificata
Receptie
Decodificare
DISTORSIUNI

Fig.2.11 - Reprezentarea unui sistem de comunicare

n organizaiile cu structuri ierarhizate, mesajele transmise de la surs sunt filtrate pentru
ca doar cele importante s ajung la nivelele superioare. Filtrarea prezint riscul distorsionrii
informaiilor transmise, unele informaii importante fiind omise, iar altele, mai puin importante
despre subsisteme i evenimente particulare, avnd prioritate fa de cele efectiv necesare.
Un element important n conducerea sistemelor economice l constituie cunoaterea
scopului urmrit de sistem, acesta furniznd managerilor criteriile ce trebuie avute n vedere
pentru atingerea scopurilor propuse.
34
Orice sistem real funcioneaz dup un plan de activitate pe baza cruia se realizeaz
coordonarea tuturor activitilor subsistemelor componente i integrarea sistemului n mediul
su.
Controlul sistemului este un proces care presupune urmtoarele aciuni:
stabilirea scopurilor specifice sistemului;
realizarea planurilor detaliate i a bugetelor pentru atingerea performanelor cerute;
proiectarea i implementarea dispozitivelor de msurare (senzori) i a
echipamentelor de colectare a datelor n raport cu output-ul sistemului;
comunicarea informaiei;
evaluarea performanelor actuale i compararea lor cu standardele;
generarea unui semnal de intrare corector, necesar pentru reglarea sistemului.
Interaciunea cu mediul poate s perturbe funcionarea normal a sistemului i n acest
caz apar ca necesare o serie de aciuni corective. Abaterile de la plan se datoreaz unor
cauze/factori cum ar fi:
- schimbri neprevzute n mediul sistemului (creeterea exagerat a preurilor,
schimbri neateptate n fluxurile de materiale etc.);
- planuri incorecte datorate, spre exemplu, lipsei unor previziuni sau a unor previziuni
eronate privind cererea pentru un nou produs;
- ineficien funcional n cadrul sistemului (instalaii, utilaje i tehnologii nvechite,
calificare inferioar a forei de munc etc.)
- lipsa de motivare a forei de munc i/sau a managerilor/conducerii etc.
Sistemele au frecvent capacitatea de a se autoregla, proprietate explicat prin conceptul
de feed-back. Exist dou tehnici de control/reglare a sistemelor: controlul prin feed-back i
controlul de tip feed-forward (anticipativ).

a) Controlul sistemelor prin feed-back

Output-ul sistemului, privit ca informaie, se compar cu mrimea de ieire dorit
(proiectat) prin intermediul blocului de control i n cazul existenei unor abateri semnificative,
blocul de reglare genereaz un semnal de tip input i elaboreaz o decizie pentru corectarea
intrrilor i a procesului, n vederea obinerii output-ului dorit. Acest proces informaional este
numit feed-back, informaia fiind rentoars n sistem ca intrare. Modelul de baz al sistemului
include o bucl feed-back pentru reglarea i controlul sistemului, un set de input-uri i o ieire
(agregat/dezagregat), precum i un ansamblu de norme, standarde, bugete, planuri de
activitate pe baza cruia se realizeaz compararea ieirii (fig. 2.12).
n conducerea sistemelor cibernetico-economice un rol important l are cunoaterea
tipului buclei de reglare, a modului n care modificarea nivelului unei variabile de stare (cretere
sau scdere) influeneazoutput-ul sistemului, n sensul amplificrii sau a reducerii diferenei
dintre mrimile realizate i cele ateptate.

35
SISTEM
Bloc de
Reglare
Senzor
Bloc de control
Plan, Norme,
Standarde,
Bugete
Input Output


Fig.2.12 - Controlul sistemului prin feed-back

Atunci cnd pentru buclele inferioare se selecteaz o decizie, n raport cu un program
fixat, n vederea reducerii diferenelor respective, modul de manifestare a conexiunii inverse
formeaz un feed-back negativ. Specific pentru bucla de feed-back negativ este faptul c
ncearc s deplaseze mrimea unei variabile de stare ctre un nivel dorit, genernd aciuni n
direcia opus fa de diferena dintre valoarea dorit i cea real.
Un exemplu l constituie reglarea ritmului produciei pentru meninerea unui anumit
nivel al stocului de produse finite. Creterea (descreterea) nivelului stocului de produse finite
va determina prin intermediul buclei de feed-back negativ, o diminuare (sporire) a volumului
produciei.
Un dezavantaj al feed-back-ului negativ este c n unele situaii devine inoperant,
deoarece monitoriznd ieirile sistemului percepe abaterile dup producerea lor (nu le poate
anticipa).
A doua categorie de conexiuni inverse o constituie bucla feed-back pozitiv, care
acioneaz n sensul amplificrii unei schimbri n nivelul unei variabile de stare a sistemului, a
creterii abaterii dintre mrimile realizate i cele ateptate, schimbarea producndu-se n aceeai
direcie ca i schimbarea iniial. Cu alte cuvinte, feed-back-ul pozitiv se manifest atunci cnd
efectul nchiderii unei astfel de conexiuni este de acelai sens cu cel produs de factorul de
decizie.
Un exemplu de feed-back pozitiv l constituie creterea capitalului social al unei firme
prin reinvestirea periodic a unei pri din profitul obinut. Cum capitalul social nu poate s
creasc la nesfrit, efectele buclei pozitive nu sunt ntotdeauna benefice, deoarece se pot genera
modificri necontrolabile asupra variabilelor de stare.
Dac feed-back-ul negativ prin rolul lui stabilizator este caracteristic sistemelor care tind
s fac mediul mai predictibil, feed-back-ul pozitiv este specific sistemelor mai puin
controlabile, care fac ca mediul s devin mai puin predictibil i poate fi folosit n explorarea
mediului. Astfel, cnd perturbaiile sunt sub control, este important pentru sistem s se cerceteze
i s se cunoasc ce se poate ntmpla atunci cnd se produc anumite procese/fenomene.
Este evident c nu se poate atepta pentru a se vedea ce se va ntmpla n timp cu un
sistem, finalul putnd nsemna chiar dispariia sa. Pentru sistemele complexe, investigaiile
bazate pe simularea buclelor feed-back pozitive sau negative sunt deosebit de utile n studiul
predictibilitii sistemului, a evoluiei acestuia, precum i n modelarea i proiectarea unor
sisteme noi, mai stabile (adaptabile) la perturbaiile mediului i mai performante.

36
b) Controlul/reglarea anticipativ (feed-forward)

Exist tehnici care filtreaz datele irelevante transmise de la un sistem la altul, reducnd
numrul intrrilor sau cantitatea de informaii transmis altui sistem. De modul n care sunt
controlate intrrile unui sistem depinde varietatea comportamental a ieirilor. Controlul
intrrilor trebuie realizat prin intermediul unor elemente specializate, cu atribuii i
responsabiliti bine precizate, care s nu afecteze alte intrri de natur diferit i care nu sunt
necesare sistemului. Dac un element din sistem iese n afara controlului, atunci trebuie s
existe un mecanism care s rspund de acest control particular de stare, n mod independent i
fr a afecta alte elemente din cadrul sistemului sau alte subsisteme.
De exemplu, dac nivelul stocului unui reper iese din limitele (de control) normale,
atunci o persoan/main trebuie s fie capabil s readuc nivelul n limitele normale fr a
afecta celelalte repere. Acest lucru se poate realiza dac sistemul a fost proiectat astfel nct s
fie posibil luarea unor decizii privind fluxul de materiale i s existe responsabilitatea lurii
unor astfel de decizii.
Sistemele care funcioneaz pe baza unei conexiuni de tip feed-forward presupun o
monitorizare i o cuantificare permanent a intrrilor n sistem i a activitii acestora. Pentru
aceasta n arhitectura lor este inclus un bloc de monitorizare-predicie care are un rol predictiv n
asistarea i funcionarea sistemului (fig. 2.13).

SISTEM
Procese
productive
Bloc de
reglare
Norme
Standarde
Criterii
Bloc de
monitorizare-
predictie
Input
Output
Date/Inf
Cuantificari
(Indicatori)
Decizii de
corectare
Predictii
Analize-
Comparatii


Fig. 2.13 - Schema de control anticipativ (feed-forward)

Informaiile despre intrrile n sistem i datele obinute prin cuantificarea activitii
sistemului sunt recepionate de subsistemul de monitorizare-predicie care pe baza lor
elaboreaz predicii referitoare la output-ul sistemului pe perioade viitoare. Prediciile rezultate
sunt preluate de blocul de reglare, care pe baza unor analize i comparaii efectuate n raport cu
unele norme, standarde, criterii specifice activitii sistemului, elaboreaz decizii de corectare a
parametrilor de funcionare a sistemului atunci cnd aceste comparaii indic o posibil abatere
semnificativ. n felul acesta, prin punerea n valoare a posibilitilor de control-reglare
anticipativ a buclelor feed-forward se poate ajunge la mbuntirea sensibil a performanelor
sistemului.
37
Ca exemple de subsisteme care funcioneaz folosind conexiuni de tip feed-forward
pentru control-reglare putem meniona activitile subsistemului de marketing i de prospectare
a pieei n vederea planificrii produciei, subsistemul de aprovizionare-desfacere, subsistemul
de gestiune a stocurilor etc.


2.5. Proprieti generale i specifice ale sistemelor

Cunoaterea proprietilor generale i specifice ale sistemelor este deosebit de util n
analiza sistemelor n fazele de investigare, analiz, modelare i proiectare a noului sistem.
Urmtoarele proprieti caracterizeaz majoritatea sistemelor, inclusiv sistemele cibernetice.
I. Proprietile externe sunt generate de relaiile sistemului cu mediul avnd n vedere
caracterul netrivial al intrrilor i ieirilor.
1. Dinamicitatea sistemelor este o proprietate general a sistemelor n care timpul
reprezint un parametru de baz care surprinde transformrile ce au loc n interiorul sistemului
precum i pe cele care au loc ntre sistem i mediul su. Fiecare sistem (subsistem) are un timp
interior care i este specific i care este privit ca un timp invariant (timpul tehnologic, timpul
economic), n raport cu natura proceselor, fenomenelor i a conexiunilor interne i externe care
l caracterizeaz. Dup valorile pe care le ia variabila timp, se pot evidenia:
a) Sisteme discrete n care cunoaterea strii sistemului poate fi realizat la momente
discrete n timp, precizate cu un pas dat. Modelele sistemelor discrete sunt utilizate pe
calculator, n rezolvri numerice i pentru efectuarea unor analize periodice ale variabilelor de
stare. Testarea variabilei de stare (starea utilajului, a stocului etc.) se face la anumite intervale
(momente) de timp.
b) Sisteme continue a cror modele sunt mai apropiate de realitate i sunt folosite pentru
diferite studii calitative. Majoritatea sistemelor tehnice sunt sisteme continue. Un sistem descris
de modelul y = F(K, L; t) nu este un model dinamic numai prin simpla ataare a variabilei "t", ci
trebuie s aib o ecuaie de evoluie a variabilei de stare K
t
a crei semnificaie poate s fie
valoarea echipamentelor, utilajelor, existente ntr-un sistem productiv la momentul "t", ca de
exemplu:

K
t+1
= K
t
- K
t
+ PF
t
,
unde:
= coeficient de scoatere din funcie;
PF
t
= f(I
t
, I
t-1
, I
t-2
, ...) punerea n funciune la momentul "t" prin investiii anterioare.
2. Caracterul deschis/parial deschis al sistemelor: un sistem care are legturi cu
mediul prin cel puin o intrare i o ieire este considerat un sistem deschis, n timp ce absena
uneia din legturi (de intrare sau de ieire) determin caracterul parial-deschis al acestuia. n
absena ambelor legturi cu mediul, sistemul este izolat. Aceast proprietate caracteristic face
o distincie clar ntre sistemele biologice i cele economice care putndu-se organiza i sporesc
ordinea interioar i prin urmare i micoreaz entropia pe baza schimbului permanent de
substan, energie, informaii cu mediul lor. O cale de reducere a entropiei unui sistem
economic este de a reduce entropia din fiecare subsistem i/sau entropia legturilor dintre
subsisteme.
De exemplu, reducerea entropiei de legtur ntr-un sistem productiv se poate realiza
prin introducerea unor sisteme de lucru pe band sau n flux, iar n sistemele informatice prin
plasarea unor terminale n puncte importante de producere i culegere a informaiilor.

38
ntre gradul de organizare al unui sistem i nivelul entropiei exist o legtur direct:
sistemul economic este evolutiv i are tendina s-i creasc entropia dac nu este bine
organizat. Creterea strii entropice poate fi cauzat de introducerea progresului tehnic dac
personalul nu a fost instruit pentru a face fa noilor tehnologii, sau dac sistemul este complex
i controlul nu este bine organizat. De asemenea, exist o legtur direct ntre calitatea
deciziei i nivelul entropic al sistemului. n cazul sistemelor cibernetice i a celor cu
autonvare exist posibilitatea adoptrii unor decizii n funcie de caracterul dinamic al
sistemului i de entropia introdus de acestea. Este deci important i necesar ca informaiile
care stau la baza fundamentrii deciziilor s fie culese din punctele cu cea mai mic entropie.
Astfel, n unitile productive, terminalele trebuie amplasate n punctele n care au loc
transformri importante ale procesului de producie i n acelai timp, n care entropia este
minim, iar n unitile comerciale amplasarea acestora trebuie s se fac n punctele de
desfacere i la personalul de conducere care administreaz reelele de magazine.
3. Complexitatea sistemelor este o proprietate general care are un caracter obiectiv ce
ine de specificitatea sistemului analizat i unul subiectiv, generat de raportarea observatorului la
sistemul investigat, de felul n care analistul investigheaz acel sistem. Complexitatea poate fi
definit n funcie de un ansamblu de cauze i factori, cum ar fi:
numrul de elemente (subsisteme) componente;
comportamentul nedeterminist al subsistemelor componente;
posibilitatea de a rspunde unor perturbaii nedeterministe (interne/din mediu);
orientarea sistemelor spre realizarea unor multitudini de scopuri, concurente sau
chiar contradictorii.
4. Caracterul aleator al sistemelor: aceast proprietate este determinat de modalitatea
prin care un sistem i alege dintr-o mulime de stri posibile, o anumit stare. Alegerea unei
stri pentru evoluia sistemului depinde de structura sa intern, de obiectivele sale, de natura
interaciunilor interne i externe, de turbulena factorilor de mediu, de deciziile anterioare luate
pentru conducerea sa etc. Caracterul aleator este specific sistemelor de stocare, de ateptare, de
producie, de informare etc. n care intrrile n sistem, procesele/prelucrrile i ieirile din sistem
urmeaz diverse legi statistice (Poisson, exponeniale, normale etc.).
5. Autoreglarea, exprim capacitatea unui sistem de a reaciona cu mijloace proprii la
perturbaiile interne sau la cele din mediu. Aceast proprietate este caracteristic sistemelor
cibernetice care au n componena lor un sistem efector/activ (de exemplu, un sistem productiv
care transform un set de resurse n produse finite) i un bloc de reglare care poate fi un
subsistem al su (subsistemul de gestiune a calitii, financiar-contabil) sau un subsistem din
mediul su (piaa).
Astfel, pentru o ntreprindere, piaa reprezint blocul de reglare care asigur analiza
informaiilor i compararea parametrilor privind activitatea de producie i desfacere a
produselor, cu cei standard. Existena unor abateri semnificative conduce la generarea unor
decizii de reglare care acioneaz asupra intrrilor sistemului, producnd modificri de natur
material, energetic, informaional-decizional i care tind, n timp, la apropierea ieirilor
efective de cele standard.
6. O alt proprietate definitorie pentru sistemele cu autoreglare, o reprezint caracterul
informaional-decizional al acestora. Informaia reprezint elementul de baz al oricrui
proces de conducere indiferent de arhitectura sistemului. Complexitatea i diversitatea mediului
n care acioneaz agenii economici genereaz probleme a cror soluionare necesit elaborarea
i luarea unor decizii adecvate. Procesul decizional este o succesiune de cicluri procedurale,
fiecare avnd trei componente principale: decizia, aciunea i efectul (consecina). n cadrul
procesului decizional se pot evidenia att elemente raionale ct i elemente influenate de
rutin, de intuiie, de hazard, precum i de comportamentul decizional individual sau colectiv.
39
Ca form rafinat a informaiei, decizia reprezint opiunea pentru o anumit variant de aciune
(strategii, politici) din mai multe alternative posibile, care corespunde cel mai bine obiectivului
sistemului (scopului dorit).
n practica economic exist o mare diversitate de procese decizionale fiecare coninnd
cinci tipuri de activiti: ntmpltoare (bazate pe informaii culese nesistematic i pe reacii
spontane ale decidenilor presai de timp sau supui unui stres puternic), pe baz de rutin (n
cazul repetrii unor situaii decizionale similare sau a existenei unor analogii puternice cu cele
din trecut), pe baz de intuiie, pe baz de paradigme (prin utilizarea unor modele decizionale
eficiente), precum i pe baz de analiz sistemic, modelare i previziune (cele mai evoluate).
Analiza de sistem trebuie s porneasc de la situaia informaional-decizional a
sistemului existent i prin metodologiile specifice s o mbunteasc, acesta fiind de fapt un
obiectiv important al proiectului de sistem ce trebuie elaborat.
7. Caracterul antientropic al sistemelor cu structur cibernetic este legat n special de
posibilitatea perfecionrii conducerii i a reducerii gradului de dezorganizare intern a
sistemelor deschise prin ameliorarea proprietilor structurale i a celor informaional-
decizionale precum i prin intensificarea schimbului de informaii i a tranzaciilor cu mediul.

II. Proprieti structural-comportamentale i funcionale interne ale sistemelor
Aceste proprieti depind att de structura ct i de natura relaiilor, a
intercondiionrilor dintre subsistemele ce formeaz sistemul.
1. Accesibilitatea unei stri x
k
presupune existena unei intrri u
k
(x
o
,) pe intervalul
(t
o
,) care conduce sistemul din starea x
o
n starea x
k
. Detectabilitatea unei ieiri y
j
din starea x
k

este dualul acestui concept, i presupune obinerea unui output y
j
pornind de la starea x
k
.
2. Observabilitatea este proprietatea prin care, cunoscnd mrimile de intrare i de
ieire, se poate deduce succesiunea de stri (sau o parte din ele) prin care a trecut sistemul.
Cunoaterea strilor prin care a trecut sistemul se poate face:
cu ajutorul modelului, cunoscnd structura sistemului i interconexiunile sale;
cu ajutorul sistemului de urmrire, prin cunoaterea nivelului real al tuturor
parametrilor. Sistemul de urmrire trebuie astfel proiectat i implementat nct s
transmit att strile semnificative ct i pe cele rezultate n urma unor perturbaii.
De aceeea, intervalele i momentele de culegere i transmitere a datelor trebuie
alese astfel nct s asigure compatibilitate ntre observabilitatea dat prin model i
cea furnizat prin sistemul de urmrire. De asemenea, este necesar o corelare ntre
momentele de actualizare a datelor modelului i procesele ce au loc n sistem.
3. Controlabilitatea sistemului i a strilor: cunoscnd intrrile sau comenzile i
starea la un moment dat, se poate genera starea sistemului la momentul urmtor (toate ieirile
sau o parte din acestea). Un sistem este global controlabil dac exist pentru fiecare ieire o
clas de funcii de intrare ce genereaz aceast ieire. Cnd anumite ieiri nu pot fi determinate
aplicnd funcia de intrare sau comenzile admisibile, sistemul este parial controlabil.
4. Sensibilitatea, se refer la posibilitatea pe care o au componentele vectorului de stare
de a rspunde sau nu la anumite modificri ale intrrilor. Aceast proprietate este foarte
important pentru sistemele de conducere, care vor avea performane superioare cu ct
sensibilitatea lor este mai mare, existnd posibilitatea influenrii strilor prin comenzi.
Sensibilitatea poate fi mrit cu ajutorul unor tehnici de proiectare a sistemului de conducere.
5. Stabilitatea, reprezint proprietatea unui sistem de a reveni la o stare de echilibru,
avnd acelai set de valori ale vectorului de stare pe o perioad de timp, dup ce s-a nlturat
cauza intern (extern). Aceast proprietate face ca, la variaii mari ale intrrilor s corespund
variaii mici ale ieirilor. Dac un sistem, n evoluia sa, sufer o perturbaie, el iese din starea de
echilibru specific momentului respectiv, trecnd n timp la o alt stare, diferit de cea iniial.
40
Astfel, o investiie modific starea de echilibru existent, nscriind sistemul pe o
traiectorie de cretere. Dup o perioad de timp n care investiia este asimilat i pus n
funciune are loc un proces de refacere a strii de echilibru care va fi diferit de cea anterioar.
De fapt, sistemul se afl ntr-o stare de echilibru dinamic, care reprezint succesiuni ale unor
stri de echilibru statice.
6. Adaptabilitatea este proprietatea prin care sistemele rspund prin anumite ieiri la
anumite intrri date. Modificarea structurii interne a unor sisteme n contextul dat de aceast
proprietate se numete autoadaptabilitate.
7. Compozabilitatea i decompozabilitatea se refer la proprietatea unui sistem de a se
compune dintr-un numr finit de subsisteme i respectiv, de a se descompune n acelai mod.
Decompozabilitatea st la baza analizei de sistem, iar compozabilitatea la proiectarea noului
sistem. Aceste dou proprieti sunt eseniale n analiza i sinteza sistemelor.
8. Structurabilitatea definete necesitatea ca orice sistem s aib o mulime de
elemente componente intercorelate, deci o structur specific. Un sistem i menine structura ca
expresie a meninerii naturii calitative a sistemului (sisteme invariante structural). n cazul n
care sistemele rspund diferit prin valorile luate de strile lor n raport cu intrrile (comenzile) i
i modific structura n timp, avem sisteme variante structural.
9. Finitudinea este proprietatea sistemelor de a fi finite, n sensul c sistemele reale au
spaiile intrrilor, ieirilor i a strilor finite.
Utilizarea acestor proprieti n analiza de sistem permite definirea conceptual a unor
categorii de sisteme i alctuirea pe aceast baz a unor tipologii structurale i funcionale a
sistemelor.


2.6. Tipologii structurale i funcionale ale sistemelor

Un sistem ale crui procese i subsisteme nu sunt definite deoarece obiectivul cercetrii
nu necesit acest lucru, este numit sistem black-box. Pentru majoritatea sistemelor este ns
necesar s se identifice i s se defineasc procesele care au loc i semnificaia caracteristicilor
fiecruia. Un sistem poate s fie analizat n raport cu mediul su, cu caracterul activitilor
desfurate, cu natura conexiunilor, cu complexitatea sa, cu nivelul de predictibilitate etc.
a) Din punct de vedere al caracterului activitilor desfurate putem defini o prim
tipologie a sistemelor: sisteme deterministe i sisteme probabiliste (stochastice).
Un sistem determinist opereaz n conformitate cu un set de reguli bine precizate,
comportamentul su viitor putnd fi corect previzionat dac starea sa curent i caracteristicile
operaionale sunt cunoscute cu precizie.
De exemplu, sistemele mecanice, utilajele, echipamentele, instalaiile, programele pe
calculator etc. sunt sisteme deterministe al cror comportament se poate previziona.
Sistemele economice, inclusiv cele de afaceri, au un comportament nedeterminist,
generat de probabilitatea producerii unor evenimente perturbatoare interne (aprovizionare
neritmic, cderi ale utilajelor sau instalaiilor, revendicri ale salariailor etc.) sau a unora
externe (reducerea unor segmente de pia, apariia unor noi competitori, fluctuaii puternice ale
cererii etc.).
Un sistem probabilist este controlat de ansa evenimentelor de a se produce,
comportamentul su fiind dificil de previzionat datorit perturbaiilor aleatoare interne i din
mediu, la care este supus. Cnd sunt investigate astfel de sisteme nu exist certitudinea c
anumite ieiri vor putea fi obinute din intrri specifice i este dificil de precizat evenimentele
care se vor produce precum i influena acestora asupra proceselor interne.
41
b) Din punct de vedere al structurii comportamentale a conexiunilor interne se pot
evidenia sisteme cu structur deschis i sisteme cu structur nchis. Sistemele cu
structur deschis pun n eviden dependena funcional dintre intrri i ieiri (u y), precum
i influena perturbaiilor externe () asupra activitilor de baz (figura 2.14).
S
2
S
1
u d
y


Fig. 2.14 - Sisteme cu structur deschis

n astfel de sisteme exist un subsistem informaional (S
2
) care recepioneaz intrrile generale
(u) i produce o mrime informaional/decizie (d) cu care, mpreun cu perturbaiile externe
(), influeneaz subsistemul principal (S
1
), care produce ieirea general a sistemului (y).
Sistemele cu structur nchis pun n eviden, pe lng dependena funcional dintre
variabilele de ieire i cele de intrare (u y), conexiunea invers prin care intrrile sunt
influenate de natura ieirilor (y u). Dac aceast conexiune este prelucrat de unul sau mai
multe subsisteme nainte de a influena direct intrarea, suntem n cazul sistemelor cu reacie, a
cror structur general este ilustrat n figura 2.15.
S
1
S
2
S
3
u d y
z


Fig. 2.15 - Sistem cu structur nchis (cu reacie)

n sistemele cu reacie exist trei subsisteme distincte din punct de vedere funcional:
un subsistem de baz/activ (S
1
), care genereaz ieirea general a sistemului (y) pe
baza unor comenzi i decizii primite la intrare;
un subsistem de comand (S
2
), care recepioneaz intrarea general n sistem (u),
primete intrarea de reacie (z) i pe baza unor proceduri decizionale elaboreaz
decizia (d) destinat reglrii activitii subsistemului de baz;
un subsistem de reacie (S
3
), care colecteaz informaiile privind ieirea sistemului
(y), le prelucreaz i le transmite, sub forma variabilei z, subsistemului de comand.
Cnd ntr-un sistem nchis lipsete blocul S
3
, conectarea dintre ieire i intrare
devine direct i rezult un sistem automat.
42
Fiecare din cele dou tipuri de sisteme structurale (cu reacie, automat) poate avea, n
funcie de modalitatea concret n care subsistemul de comand (S
2
) compune conexiunea
invers cu intrarea n sistem, un comportament aditiv, multiplicativ (liniar, neliniar), un
comportament strategic global etc.
Aceste clase de sisteme deduse pe baza proprietii de structurabilitate dau posibilitatea
explicriii modului de funcionare a majoritii sistemelor din economie, tehnic, societate etc.
c) O alt tipologie poate fi obinut pe baza existenei proprietii de adaptabilitate a
sistemelor la mediu, caz n care putem evidenia sisteme neadaptive (convenionale),
caracterizate prin lipsa acestei proprieti, respectiv sisteme adaptive care la rndul lor pot avea
structur deschis sau structur nchis.
Sistemele adaptive au n componena lor un subsistem principal (S
1
), care poate fi cu
reacie, automat, cu structur nchis sau deschis, precum i un sistem de adaptare (S
2
), care
poate fi o entitate (bloc) de natur informaional avnd ca intrare vectorul criteriilor de adaptare
(C) i perturbaiile (
2
), iar ca ieire un vector de adaptare (A). Pentru subsistemul activ S
1
,
input-ul este format din compunerea vectorului de adaptare (A) cu vectorul de intrare (u), la care
se adaug influena perturbaiilor din mediu (
1
), iar output-ul su poate fi exprimat printr-o
funcie de adaptare de forma,

y = f
a
(u A)

Un astfel de sistem adaptiv cu structur deschis este specific sistemelor de conducere n
care decizia pe care o ia subsistemul de baz depinde de o mulime de criterii de decizie.
Sistemele adaptive cu structur nchis se deosebesc de cele cu structur deschis prin existena
unei conexiuni inverse prin care funcia de adaptare impune subsistemului de adaptare, pe baza
informaiilor asupra ieirii subsistemului de baz, s produc la ieire vectorul variabilelor de
adaptare (A) ca input pentru S
1
(fig. 2.16).


S
2
S
1
A
u
y
C
2
1


Fig. 2.16 - Sistem adaptiv cu structur nchis

n funcie de criteriile de adaptare utilizate, putem evidenia sisteme adaptive
convenionale, n care criteriile au o valoare fixat i sisteme optimale, n care criteriile
reprezint un obiectiv de optimizat. Aceste sisteme pot fi adaptive la intrri, atunci cnd i pot
realiza funcia de adaptare la mediu doar prin modificarea input-urilor, sau adaptive prin
structur, atunci cnd adaptarea la mediu este realizabil prin modificarea structurii
organizatorice, tehnologice, informaional-decizionale, de management etc.
43
d) O alt tipologie poate fi stabilit dup funcionalitatea intern i extern a
sistemelor, care se refer la corelaiile necesare ce trebuie s existe ntre subsistemele
componente i ntre acestea i mediul lor, n vederea atingerii obiectivelor stabilite. Din punct de
vedere al funcionalitii se pot evidenia sisteme concentrate, n care subsistemele componente
pot avea funcionaliti identice sau complementare n vederea atingerii unui scop unic i
sisteme distribuite, alctuite din subsisteme cu funcionaliti distincte care urmresc obiective
proprii, precise, dar care alctuiesc elemente (subobiective) ale unui obiectiv global (mai
general).
e) O tipologie distinct poate fi stabilit n funcie de urmtoarele tipuri de
conexiuni:
conexiuni de interaciune: sunt cele mai frecvent ntlnite tipuri de legturi i au
proprietatea de a se menine relativ stabile o perioad mai lung de timp, pstrndu-
i direcionarea la apariia sau dispariia unor elemente componente fr ca s
afecteze interaciunile dintre celelalte componente. Aceste conexiuni pot fi de
natur material, energetic, financiar, informaional, uman etc i corespunztor
felului lor, n sistemul respectiv coexist structuri de acelai tip;
conexiuni de generare: au un caracter temporar i apar n cazul n care dou sau
mai multe subsisteme interacioneaz n vederea realizrii unui obiectiv comun sau
a unui nou subsistem ncorporat n structura sistemului de referin (de exemplu,
cooperarea mai multor firme la realizarea unui proiect complex);
conexiunile de dezvoltare: sunt un caz particular al conexiunilor de generare i ele
implic schimbri eseniale, de ordin calitativ, n structura sistemului. Aceste
conexiuni sunt mai stabile i acioneaz pe perioade mai lungi dect cele de
generare i din acest motiv necesit metode i tehnici de investigare prospective ale
sistemului;
conexiuni funcionale: au caracter informaional i apar atunci cnd exist o
corelaie ntre subsistemele care ndeplinesc funciile proprii i care la rndul lor
reprezint condiiile de realizare a funciei ntregului sistem. De exemplu,
subsistemele unei ntreprinderi, prin funciile lor specifice contribuie la realizarea
funciei ntreprinderii (satisfacerea unei cereri pe pia). Corelarea subsistemelor se
face prin planul de fabricaie i regulamentul de organizare i funcionare care
specific coordonarea i subordonarea subsistemelor;
conexiuni de transformare: sunt un caz particular al celor de funcionare i au n
vedere aducerea unora din subsistemele componente dintr-o stare iniial ntr-o stare
final specific, dat sau nu. n acest caz subsistemele nu mai au funcionaliti
diferite, ele urmrind atingerea aceluiai obiectiv. n procesul de transformare aceste
conexiuni nu mai au un caracter stabil, ele depinznd de etapele procesului de
transformare i de o serie de restricii specifice sistemului;
conexiuni decizionale: au un caracter complex, fiind o combinaie a conexiunilor
de dezvoltare i a celor funcionale i se materializeaz pe baza unor principii,
metode sau modele de conducere. Aceste conexiuni sunt stabile pe perioada n care
se urmrete atingerea obiectivului i studierea lor este esenial pentru definirea
structurii informaional-decizionale a sistemului.

Pe baza acestor conexiuni, n analiza i proiectarea sistemelor se pot evidenia, n raport
cu structura lor, sisteme cu structur informaional-decizional ierarhic, neierarhic i
mixt.


44
Sistemele cu structur ierarhic sunt organizate din punct de vedere informaional-
decizional pe mai multe nivele ierarhice, subsistemele componente alctuind o arborescen.
Conexiunile specifice acestei structuri vizeaz legturile n ambele sensuri existente ntre
subsistemele de pe nivelele superioare cu cele de pe nivelele inferioare. ntre subsistemele de pe
acelai nivel exist doar legturi de informare (fig. 2.17).



S
1
S
2
S'
2
S''
2
S
3
S'
3
S''
3


Fig. 2.17 - Sistem cu structur ierarhic


Sistemele cu structur informaional-decizional neierarhic nu pot fi reprezentate
ca o arborescen, subsistemele componente fiind conectate direct sub form de reea (fig. 2.18).



S
1
S
2
S
3
S
4
S
5



Fig. 2.18 - Sistem cu structur neierarhic


Sistemele cu structur mixt sunt bazate pe reprezentarea arborescent i sunt alctuite
din subsisteme organizate pe nivele ierarhice, iar subsistemele aferente fiecrui nivel pot fi
formate din elemente aflate n structur neierarhic (fig. 2.19).

45

S
1
S
21
S
22
S
23
S
2
S'
21
S'
22
S'
23
S'
24
S'
2
S
3
S'
3
S''
3


Fig. 2.19 - Sistem cu structur mixt


Conceptele prezentate sunt deosebit de utile n analiza sistemelor i constituie elemente
de baz ale limbajului specific utilizat de analist n procesul de investigare, modelare i
proiectare a sistemelor economice.


2.7. Analiza structural i analiza funcional n proiectarea
sistemelor economice

Sinteza sistemelor are ca scop realizarea unor sisteme care trebuie s ndeplineasc o
serie de proprieti determinate aprioric. n timp ce analiza de sistem se refer la sisteme reale
existente, sinteza sistemelor se ocup de sisteme realizabile care pot fi transformate n sisteme
reale ntr-un viitor apropiat. n funcie de tipologia sistemelor prezentat anterior se disting dou
grupe de metode ale analizei de sistem: analiza structural i analiza funcional.

a) Analiza structural se bazeaz pe cercetarea detaliat a structurii sistemului, pe
analiza elementelor componente i a conexiunilor interne, fr s aib n vedere funciile
sistemului analizat.
Analiza structural urmrete realizarea urmtoarelor obiective:
definirea n cadrul sistemului global a subsistemelor componente;
stabilirea interaciunilor dintre subsistemele identificate i a rolului acestora n
cadrul structurii;
determinarea relaiilor de dominan i interdependen structural;
stabilirea factorilor care cauzeaz modificrile structurale i determinarea efectelor
acestora asupra diferitelor tipuri de structuri de sistem, precum i asupra
obiectivelor urmrite.

Analiza structural pornete de la o ordonare a structurii n raport cu o serie de criterii
cum ar fi: natura conexiunilor, evoluia n timp a structurii (dinamica structural),
funcionalitatea i rolul structurii fiecrui subsistem n cadrul sistemului analizat.


46
b) Analiza funcional se concentreaz n special asupra funcionalitii globale a
sistemului analizat, evideniind fiecare funcie n parte i fcnd abstracie de structura intern a
acestuia. n cadrul acestui tip de analiz se apeleaz la tehnici de descompunere a sistemului n
subsisteme dup funciile realizate, sau la gruparea lor dup o anumit funcie utiliznd tehnici
de "cluster analysis" care permit reducerea numrului de interfee (conexiuni) ntre subsisteme.
Analiza tipologic pe funciuni i departamente ale firmelor se poate realiza pe diferite
nivele (organizaia ca un ntreg, investiii, producie, aprovizionare-desfacere, financiar,
personal) i presupune efectuarea urmtoarei succesiuni de activiti prioritare:
elaborarea unei liste cu problemele prioritare ale nivelului analizat;
stabilirea criteriilor de alegere a soluiilor;
selectarea soluiilor posibile;
adoptarea deciziei de restructurare la nivelul organizaiei generale.
Avnd n vedere obiectivele specifice urmrite n cadrul analizei, metodele analizei de
sistem pot fi orientate ctre analiza structural i, respectiv ctre analiza funcional, analistului
revenindu-i sarcina slectrii tipului corespunztor de analiz.


2.8. Rolul analistului de sistem

Managerul i analistul de sistem sunt interesai n descompunerea organizaiei ntr-un
numr de subsisteme, fiecare avnd frontiere proprii i interfee distincte cu celelalte
subsisteme. Fiecare subsistem poate s fie integrat ntr-un sistem mai larg n conformitate cu
obiectivele globale ale sistemului. Analistul de sistem urmrete, pe baza unui studiu preliminar
al sistemului respectiv, includerea sa ntr-un anumit clas (tipologie) pentru a facilita
investigarea proprietilor sale specifice. Este sarcina analistului de a identifica graniele
sistemului n raport cu obiectivele sale i cu scopul analizei, de a evidenia subsistemele
componente, conexiunile dintre ele, precum i interaciunile dinamice ale sistemului cu mediul
su.
Analistul trebuie s cuantifice conexiunile externe ale sistemului cu mediul su (intrri,
ieiri), s defineasc mecanismul de control i reglare a sistemului i s asigure o funcionalitate
normal a sistemului n conformitate cu normele, standardele, programul de activiti etc. n
efectuarea analizei i n descrierea sistemului, analistul trebuie s in cont de necesitatea
creterii eficienei i a performanelor sistemului n atingerea obiectivelor, precum i de
posibilitile de adaptare i de autonvare ale modelului ce simuleaz sistemul.
n cadrul analizei de sistem, analistul trebuie s urmreasc realizarea urmtoarelor
obiective generale:
descrierea structurii i funcionalitii sistemului i a subsistemelor componente n
corelaie cu celelalte sisteme din mediul su n scopul cunoaterii proprietilor
generale i specifice, a caracteristicilor i a obiectivelor prezente i de perspectiv
ale acestora;
stabilirea celor mai accesibile modaliti practice, din punct de vedere al
beneficiarului, de mbuntire a structurii i/sau funcionalitii unor subsisteme
astfel nct pe ansamblul sistemului, acestea s-i ating obiectivele proprii mai
eficient dect pn atunci;
proiectarea i realizarea unor subsisteme noi i includerea acestora n sistemul
global existent (prin tehnici de sintez a sistemelor) n scopul creterii posibilitilor
acestuia de a-i atinge mai eficient obiectivele.

47

Analistul de sistem este preocupat i de comportamentul organizaiei care este deosebit
de complex, acesta trebuind s rezolve att conflictele de obiective care apar ntre subsisteme
(deoarece obiectivele subsistemelor pot fi n competiie i chiar contradictorii), ct i conflictele
de interese care apar ntre participanii la analiz i proiectare.
Un alt obiectiv important este de a face sistemul astfel nct s se poat adapta mediului
su. Acest lucru se poate realiza cu ajutorul sistemelor feed-back i feed-forward. n anumite
situaii se pot folosi i sisteme cu control preventiv, care sunt o parte intern a procesului i
cuprind politici i proceduri care constituie o component a sistemului de baz, n sensul c ele
exercit o msur a controlului intern (de exemplu, sistemul de control contabil).
Sistemele trebuie s fie proiectate astfel nct s fie flexibile i s le creasc
disponibilitatea i posibilitile de a nva i de a se adapta rapid la influenele factorilor
perturbatori din mediu.
48
CAPITOLUL III

Procesul de investigare a sistemului actual

Odat cu creterea dinamismului i a complexitii structural-funcionale a
ntreprinderilor i a mediului acestora, a amplificrii competenelor n utilizarea prghiilor
economice, corespunztoare unei economii de pia, sporete i lupta acerb pentru
supravieuire. n acest context o preocupare major a managerilor o constituie investigarea i
analiza sistemelor pe care le conduc, n vederea diagnosticrii rapide i precise a situaiei
existente, a evidenierii fenomenelor negative care se produc, precum i pentru adoptarea
msurilor i a deciziilor corespunztoare, n scopul creterii performanelor i a meninerii
sistemelor ntr-o permanent stare de competitivitate.


3.1. Rolul i obiectivele procesului de investigare n analiza de sistem

Un sistem informaional este asemntor oricrui alt sistem care se maturizeaz
nvnd, se dezvolt, se ntreine i se apr printr-o varietate de subsisteme specializate.
Obiectivele sistemului informaional sunt de a face informaiile disponibile la momentul i
locul oportun, pentru oameni potrivii, ntr-un mod corespunztor i la un cost convenabil. n
acest scop, sistemul informaional trebuie s realizeze urmtoarele tipuri de funcii:
de intrare: datele trebuie culese din mediu i din cadrul organizaiei i
transformate/prelucrate dac este necesar;
de stocare: datelor trebuie s li se asigure un format adecvat n vederea unei
stocri i regsiri eficiente;
de acces: informaiile stocate trebuie s fie uor accesibile i n acelai timp
protejate de intruziuni;
de ntreinere: informaia care se pierde/degradeaz trebuie nlocuit/corectat;
de distribuire: informaia se distribuie subsistemelor corespunztoare din cadrul
organizaiei sau din mediu n schimbul altor resurse.
Ciclul de via al unui sistem informaional recicleaz din urmtoarele motive:
- schimbri n nsui sistemul informaional (lipsa unei componente, pierderi de date,
schimbri n echipamente etc);
- schimbri la utilizatorii de informaii (diversificarea cererilor de informaii ce
conduc la intensificarea proceselor i la creterea uzurii echipamentelor, schimbri n
receptivitatea utilizatorilor, apariia unor noi utilizatori sau a unui nou fel de consumatori);
- schimbri n mediul sistemului informaional (satisfacerea unor noi cerine, creterea
competiiei, lipsa unor fonduri pentru dezvoltarea sistemului informaional, schimbri n
strategia corporaiei din care face parte etc.);
- schimbri n natura sistemului informaional (echipament nou disponibil, nvechirea
echipamentului existent, modificarea preurilor industriale i a tendinelor din tehnologie etc);
- performane slabe ale sistemului informaional (utilizarea incorect a sistemului sau
pentru alte scopuri dect cele propuse, lipsa de experien a utilizatorilor etc).
Pentru a mbunti activitatea unui sistem trebuie mai nti s-l cunoatem, deci
trebuie s-l cercetm pentru c altfel este dificil sau chiar imposibil s-l nelegem i s putem
determina ceea ce este greit. Deoarece cheia nelegerii este cunoaterea, responsabilitatea
major a analistului este de a investiga sistemul n ncercarea de a-l cunoate i de a identifica
disfuncionalitile i cauzele care le genereaz, n vederea mbuntirii performanelor sale.
49
De exemplu, scderea volumului produciei i al vnzrilor, nerespectarea contractelor
cu furnizorii i beneficiarii, pierderea unor clieni i chiar a unor piee de desfacere, scderea
productivitii muncii, scderea calitii produselor .a., reprezint disfuncionaliti pentru o
firm productiv, cu repercursiuni negative n atingerea obiectivelor i care afecteaz totodat
imaginea firmei. Aceste disfuncionaliti pot avea drept cauze: aprovizionarea neritmic,
lipsa de motivaie a personalului, creterea nejustificat a preurilor la materiile prime, un
management ineficient, lipsa unor resurse, ineficiena operaional a unor servicii etc.
Rolul procesului de investigare a sistemului const n fotografierea situaiei
existente, n identificarea activitilor i evenimentelor relevante pentru scopul urmrit, care
s faciliteze o analiz critic a modului n care funcioneaz sistemul actual, pentru a afla ce
trebuie mbuntit, unde i cum s se fac aceste mbuntiri, n vederea elaborrii
modelelor necesare construirii proiectului logic al noului sistem.
Procesul de cunoatere a sistemului se poate realiza prin utilizarea unor tehnici
specifice, cum ar fi: investigarea preliminar, studiul de fezabilitate i investigarea detaliat.
n literatura de specialitate nu exist un consens general n ceea ce privete denumirea
exact, natura i funciile acestor tehnici, ns indiferent de terminologia folosit, investigarea
sistemului are ca obiective distincte:
determinarea naturii problemei n cadrul granielor de studiu stabilite;
oportunitatea continurii efortului de analiz i de perfecionare a funcionrii
sistemului (eficacitatea costului);
stabilirea caracteristicilor i a obiectivelor sistemului, a funciilor sale i a naturii
relaiilor cu mediul su.
Investigarea preliminar a sistemului, n sensul c un efort lrgit pentru colectarea
datelor se amn pn la momentul definirii i evalurii unor aspecte importante ale analizei
sistemului, are ca obiective de baz:
definirea problemelor i a oportunitilor;
schiarea direciilor generale de proiectare structural-funcional a sistemului;
stabilirea granielor procesului de investigare i analiz;
evaluarea cerinelor de studiu suplimentar i recomandarea modului de continuare.
Dac problemele analizate sunt relativ cunoscute, atunci se poate continua cu
realizarea unui studiu de fezabilitate. n mod frecvent ns, analiza se continu cu
investigarea detaliat, aspectele de fezabilitate fiind abordate mai trziu. Investigarea
preliminar se finalizeaz cu o diagram de structur a obiectivelor.
Investigarea detaliat este destinat colectrii datelor necesare completrii diagramei
de structur conceput n investigaia preliminar, n scopul definirii proiectului final al
sistemului. Se culeg date att pentru sistemul existent i mediul su, ct i pentru noul sistem
propus i mediul acestuia. Investigaia detaliat continu pn cnd graficul de structur este
complet i sunt disponibile toate informaiile necesare proiectrii logice i fizice a sistemului.
Investigarea detaliat poate fi fcut adeseori avnd n vedere un prototip al
sistemului, definit n funcie de cerinele de baz ale utilizatorilor. Prototipul este o
tehnologie relativ recent de perfecionare progresiv a output-ului, care presupune analiza
fiecrui output i realizarea modificrilor necesare prin care s fie satisfcute ct mai bine
cerinele utilizatorilor. Prin utilizarea prototipului se evit culegerea datelor tradiionale,
aceasta limitndu-se la explicaii/comentarii i la decizii de proiectare privind fiecare proiect
care urmeaz i care se rafineaz iterativ, n funcie de obiectivele de dezvoltare i
perfecionare ale sistemului existent. n felul acesta prototipul servete la dezvoltarea rapid a
unor aplicaii i la formarea unor baze de cunotine pentru proiectarea sistemelor.
n esen, scopul investigaiei detaliate este de a colecta informaii n profunzime
despre funciile actuale sau propuse ale sistemului informaional-decizional, pe baza
obiectivelor detaliate n investigarea preliminar.
50
Studiul de fezabilitate se bazeaz pe o abordare inginereasc de rezolvare a
problemei, pe care o presupune definit, i ncearc s indice un cost i o durat pentru
fiecare variant existent de rezolvare a problemei. Soluia este de obicei o construcie bazat
pe module sau pri cunoscute, cum ar fi utilizarea facilitilor unor baze de date i a unui
generator de rapoarte, care faciliteaz estimarea costului de realizare a fiecrei variante prin
compararea cu soluiile anterioare acceptate pentru probleme similare.
Studiul de fezabilitate presupune existena mai multor variante de soluionare a
problemei, din care se va alege o variant de realizare a proiectului de sistem pe baza unor
factori de fezabilitate (realizabilitate), cum sunt:
fezabilitatea temporal a proiectului, n sensul de a avea suficient timp disponibil
pentru a asambla programul de realizare a variantei de proiect selectat;
fezabilitatea tehnic, n sensul de a avea disponibile calificrile i tehnologiile
necesare pentru realizarea proiectului;
fezabilitatea economic, n sensul de a avea resurse financiare suficiente pentru
construirea i punerea n funciune a proiectului.
Studiile de fezabilitate sunt mai valoroase cnd problemele i oportunitile sunt bine
nelese i cunoscute, altfel prognosticarea fezabilitii dup aceti factori devine incert i
riscant. O propunere de proiect dup ce a fost testat i acceptat preferenial altor
alternative, va fi evaluat mai n detaliu n cadrul studiului de fezabilitate.
Scopul studiului de fezabilitate este de a evalua un proiect n funcie de gradul de
satisfacere a cerinelor utilizatorilor, de eficiena folosirii resurselor implicate i de impactul
produs de implementarea noului sistem asupra performanelor unitii beneficiare.
Fiecare tip de investigare se finalizeaz cu rapoarte specifice care au un rol important
n prezentarea unor imagini ct mai reale despre sistemul analizat pentru cei implicai, din
interiorul sau din afara sistemului, n analiza i proiectarea noului sistem.


3.2. Etapele procesului de investigare

Cu excepia celor care fac parte din sistem este practic imposibil ca cineva s obin
cunotine sau informaii directe, nemijlocite, despre elementele i relaiile sistemului. Pe de
alt parte, din interiorul sistemului este dificil specificarea exact a obiectivelor sistemului.
n fiecare caz, cunoaterea se obine n mod indirect prin examinarea sistematic a
experienelor, a practicii relevante privind sistemul i mediul su. Examinarea sistematic
implic faptul c metodele analistului pentru observarea sistemului trebuie s fie obiective,
repetabile i fr contradicii. n felul acesta, dac analistul examineaz n mod sistematic
aceeai cale, dar cu alte metode, trebuie s obin aceleai rezultate.
n procesul de investigare, analistul trebuie s considere toate experienele relevante
ale sistemului i mediului su, iar investigaia analistului trebuie s se bazeze pe cunoaterea
experienei personalului care ncearc s realizeze obiectivele propuse ale organizaiei. Pe
baza metodelor de observare aplicate experienelor relevante rezult un set de fapte
importante referitoare la evoluia sistemului. Cunoaterea apare din examinarea acestor fapte
care stau la baza elaborrii unor modele de analiz a sistemului.
Lucrnd din afara sistemului, analistul construiete modele ale sistemului pe baza
experienei utilizatorilor dar i a propriei cunoateri acumulate n domeniul specific (fig.3.1).
De exemplu, dac analistul tie deja cum se utilizeaz sistemul informatic pentru
aprovizionare, atunci faptul c cineva nu tie s obin o anumit situaie privind furnizorii,
arat analistului unde rmne problema n suspensie: fie nu a fost fcut instruirea persoanei
privind modul de utilizare a sistemului de programe, fie nu corespunde modul real de folosire
cu cel indicat n manualul de utilizare a sistemului informatic.
51
Modelul sistemului
Simulare
Experienta utilizatorilor
Investigatie pe teorie bazata

Fig.3.1 - Procesul de construire a modelului

Analistul trebuie s examineze i experiene care nu vizeaz direct activitatea uman
(funcionarea echipamentelor, cantitatea de materiale prelucrat, durata prelucrrii fiierelor),
dar i unele aspecte privind costurile i eficiena activitilor desfurate n organizaie.
Procesul de investigare este de tip cibernetic, n sensul c este dirijat printr-o politic
i reacioneaz la mediul su reprezentat de sistemul investigat, iar investigaia este condus
prin bucle feedback aflate ntr-un sistem cibernetic. Procesul de investigare realizeaz trei
funcii majore: detectarea/sesizarea unei cerine pentru schimbare, selectarea i filtrarea
informaiilor i luarea unor decizii pe baza acestora i a politicilor de proiect, i aciunea
sau investigaia propriu-zis n conformitate cu deciziile luate (fig.3.2) /45/.


INVESTIGATIE
DETECTARE
DECIZIE
POLITICI
DE
PROIECT
Nevoi
Nevoia pt. schimbare
(esecuri,turbulenta mediului,
schimbari de resurse)
Schimbare
Raspuns
Investigatie
(scop,durata,urgenta,
costuri,calificari..)
SISTEM


Fig.3.2 - Stabilirea unei investigaii


Paii procesului de investigare

Pasul 1: Sesizarea unei cerine pentru schimbare, ca rezultat al verificrilor fcute
de un subsistem specializat, care poate s detecteze un semnal de funcionare incorect sau de
reducere a performanelor sistemului datorit unor cauze, cum ar fi:
defeciuni sau avarii interne care necesit activiti de ntreinere;
modificri n natura conexiunilor/interaciunilor dintre sistem i mediu, datorate
de obicei schimbrii utilizatorilor sau a nevoilor acestora, fapt ce impune
dezvoltarea sistemului prin adugarea sau intensificarea unor funcii;
turbulena din mediu, care implic dezvoltarea unor activiti de protecie pentru a
menine integritatea sistemului;
52
schimbri n natura, disponibilitatea sau popularitatea unor resurse utilizate, ceea
ce necesit meninerea unui anumit gen de nlocuire etc.
Dei percepiile bazate pe sugestiile utilizatorilor sau pe expertize sunt adecvate, ele
pot s nu fie sesizate ntr-un mod unitar, riguros i n consecin nevoia de schimbare se poate
dezvolta fr s se fundamenteze pe date, sau va fi motivat dup ce se va produce o
disfuncionalitate major. Pentru a se evita astfel de disfuncionalitti se recomand o
verificare periodic prin care s fie evaluate att performanele sistemului ct i percepiile
utilizatorului. n caz contrar, o problem poate s rmn neobservat pn cnd se
acutizeaz.
Pasul 2: Fixarea limitelor investigaiei i a obiectivelor sale: dac investigaia este
dictat de o verificare obinuit sau de un eec al sistemului se emite o cerere pentru servicii,
pe baza creia va avea loc o ntrevedere ntre analist i client pentru a conveni asupra modului
de colaborare. Cu aceast ocazie se ntocmete un dosar al proiectului, care specific
legturile dintre executant i beneficiar, natura problemei, limitrile de resurse i obiectivele
investigaiei. Aceste limite sunt fixate n funcie de politicile executantului i de eficacitatea
acestora. Astfel, o politic poate fi limitarea investigaiei preliminare, n sensul de a folosi
numai persoanele cu experien, sau de a da prioritate cererilor n raport cu numrul de
utilizatori afectai de aceeai problem, dificultatea problemelor, rangul organizaiei
solicitante etc.

Pasul 3: Decizia privind tehnicile de investigare folosite, se ia n funcie de timpul
afectat pentru cercetarea sistemului, de personalul disponibil i de amploarea investigaiei.
Atunci cnd n procesul de investigare se ating zone sensibile, se folosete o metod de
observare indirect (se iau interviuri organelor executive superioare). Aceast decizie este
important, datorit costurilor ridicate implicate n colectarea datelor i a creterii pericolului
de contaminare a datelor, care poate s apar n eventualitatea investigrii unor persoane, att
n investigaia preliminar, ct i n cea detaliat.

Pasul 4: Obinerea acordului pentru colectarea datelor de la factorii decizionali de
pe diferite nivele ierarhice. Dosarul proiectului trebuie s specifice: de unde, cnd i cum pot
fi colectate datele, ce tehnici se folosesc i ce categorii de persoane trebuie intervievate.

Pasul 5: Asigurarea credibilitii privind obiectivele investigaiei, se realizeaz de
ctre analist prin respectarea urmtoarelor condiii: documentarea fiecrei decizii, crearea
unui climat de nelegere cu clienii i cu respondenii, evitarea de a face promisiuni privind
noul sistem sau pe care nu le poate onora, concluzionarea observaiilor pentru manageri i
executiv i solicitarea unor mbuntiri din partea acestora, obinerea permisiunii de a folosi
timpul i resursele sistemului, precum i de a nu-i declina responsabilitatea sau de a ascunde
adevratul scop al investigaiei.

Pasul 6: Selectarea echipei de investigare, are n vedere calificrile necesare i
disponibilitatea persoanelor de a fi instruite i de a aciona n conformitate cu calificarea
cerut. Pentru proiecte complexe, selectarea echipei (10-20 persoane) este o decizie pe
termen lung, care implic proceduri de desemnare a persoanelor i de stabilire a
responsabilitilor pe fiecare activitate, n funcie de calificrile necesare.
Liderul de proiect poate s fie un analist, secondat de un tehnician din partea
beneficiarului. Dup ce se aprob dosarul proiectului, managerul de proiect face
desemnrile de sarcini specifice investigaiei, avnd n vedere recomandrile clientului,
cerinele de eantionare statistic, legturile ce se pot stabili cu respondenii, calificrile
personalului i politica executantului.
53
Etapele procesului de investigare

Datele observate sunt nregistrate i apoi analizate pentru a obine noi cunotine, care
mbogesc teoria privind sistemul respectiv. La rndul ei, teoria va influena observarea,
nregistrarea i analiza datelor necesare dezvoltrii unui model al sistemului (fig.3.3.).

TEORIE
asupra sistemului
OBSERVARE
INREGISTRARE
observatii/date
ANALIZA
datelor
SISTEM
MODELUL
sistemului
Granita investigarii
(bazata pe teorie)


Fig.3.3 - Etapele procesului de investigare a unui sistem

Etapa I-a. Procesul de observare
O sarcin major a analistului n procesul de observare este limitarea cercetrii la
aspectele relevante ale sistemului i ale mediului su. Observrile se fac numai n cadrul
granielor stabilite ale sistemului. Criteriile majore n observare sunt ncrederea n datele
culese, validitatea i utilitatea acestora. Datele trebuie s fie nregistrate i apoi analizate.
Rezultatul este un set de afirmaii care scot n eviden cum lucreaz sistemul, ce
trebuie mbuntit, unde se ajunge cu aceste mbuntiri i cum se fac aceste mbuntiri.

Etapa II-a. Procesul de colectare a datelor presupune urmtoarele activiti (fig.3.4):
definirea obiectivelor investigaiei;
determinarea informaiilor necesare pentru realizarea obiectivelor investigaiei;
selectarea punctelor de colectare a datelor;
colectarea propriu-zis a datelor;
organizarea datelor colectate;
evaluarea datelor i a efortului de colectare n funcie de obiective.
Definirea obiectivelor investigaiei se face ntr-o manier top-down, pe baza unui
chestionar ce are n vedere:
nivelul de cunoatere a componentelor i a limitelor fiecrui obiectiv;
definirea testelor pentru verificarea atingerii obiectivelor;
activitile majore, resursele necesare i calificrile aferente personalului implicat
n atingerea obiectivelor;
estimarea duratei de realizare a fiecrui obiectiv.
Definirea obiectivelor investigaiei este important deoarece influeneaz modul de
desfurare a proceselor de observare, culegere, nregistrare i analiz a datelor.
54
CLIENT
1
Definirea
obiectivelor
investigatiei
2
Determinarea
informatiilor
necesare
6
Evaluare
date
5
Organizarea
datelor
colectate
3
Determinarea
punctelor de
colectare
4
Colectare
date
Nevoi
Constatari Obiective
Obiective Informatii
necesare
Date
colectate
Organizare
date
SURSE
DE
DATE
Date
brute
Sondaje
(Anchete)
Experienta
ANALIST
Investigarea
datelor
Date
O
R
G
A
N
I
Z
A
R
E
A

Fig.3.4 - Procesul de colectare a datelor

Selectarea punctelor de colectare a datelor
Un punct de colectare a datelor este un element din sistem care trebuie observat i
poate fi: o persoan, o activitate, un proces sau o informaie.
Numrul punctelor de colectare depinde de gradul de acuratee dorit i de mulimea de
experiene necesare i este direct proporional cu precizia dorit a unei caracteristici i invers
proporional cu gradul de omogenitate al acestor puncte.
Selectarea punctelor de colectare a datelor are n vedere precizarea locurilor cu
entropie minim i a momentelor de timp la care trebuie s se fac observarea.
O problem dificil o constituie evaluarea costurilor privind observarea i colectarea
datelor, care depinde sensibil de numrul punctelor de colectare, de eficiena tehnicilor de
colectare, precum i de completitudinea i acurateea datelor colectate printr-o tehnic dat.
De exemplu, o firm n care fiecare angajat execut lucrrile sale n mod diferit de
ceilali, necesit mult mai mult investigare dect o firm n care toi sau majoritatea
angajailor lucreaz n acelai fel.

Colectarea datelor
Construirea modelelor, depinde esenial de calitatea datelor colectate. De obicei,
datele se colecteaz dintr-o submulime de elemente ale sistemului denumit eantion, iar
selectarea acesteia se numete eantionare, care poate fi reprezentativ sau nereprezentativ.
Pentru a reduce probabilitatea ca elemente importante ale sistemului s fie omise din
eantion, crescnd astfel reprezentativitatea, se poate folosi tehnica stratificrii prin care
eantionul sistemului se obine selectnd aleator elemente din fiecare submulime disponibil.
De exemplu, persoanele pot fi clasificate dup funcii, vechime, departament, sex i
alte scheme de stratificare; activitile pot fi stratificate dup prioriti, grad de dificultate,
importan, timp i loc; informaia poate fi stratificat dup cod, tip, format etc.
55
De regul, n practic, se folosesc urmtoarele tipuri de eantionare nereprezentativ:
dirijat, ad-hoc i forat.
n eantionarea dirijat (progresiv/secvenial) se include n mod ntmpltor un
element n eantion i pe baza observrii lui se selecteaz elementul urmtor. n acest mod,
eantionul depinde esenial de elementul iniial, ceea ce poate constitui o limitare puternic.
n eantionarea ad-hoc analistul intervieveaz persoanele disponibile pentru
observare la acel moment, observ comportamentul acestora sau selecteaz informaii de la
faa locului care par interesante. Metoda este rapid, ieftin i nu necesit o calificare
deosebit, ns trebuie evitat, deoarece datele includ i influene ale analistului care pot vicia
concluziile. n situaii deosebite, n care activitile prezint riscuri foarte mari i doar
anumite persoane pot fi intervievate, se utilizeaz eantionarea forat.
Procesul de colectare a datelor are n vedere urmtoarele consideraii:
a) Efectuarea unei reclame privind efortul de observare i de colectare a datelor
Faptul c cei intervievai privesc cu nencredere i team scopul investigaiei poate
forma o piedic n colectarea de date complete i exacte. Formele obinuite de opoziie sau de
alterare a datelor ntlnite la persoanele intervievate sunt: agresiunea, devierea i evitarea.
Agresiunea poate lua forma abuzului verbal, a lipsei de cooperare, sau a falsificrii
directe a datelor pentru a crea o anumit imagine.
Devierea ia de regul forma blamrii noului sistem i se poate manifesta ca team c
acesta va face munca i mai dificil, iar oamenii vor fi concediai.
Evitarea (sustragerea) se ntmpl atunci cnd angajatul nu faciliteaz colectarea de
date reale despre experiene relevante care ar putea fi folosite la cunoaterea sistemului.
Pentru reducerea opoziiei i a ostilitii se recurge la efectuarea unei reclame
adecvate privind obiectivele investigaiei, obinerea acordului de la persoanele intervievate,
implicarea direct a managerilor n procesul de investigare etc.
b) Crearea i pregtirea instrumentelor de colectare a datelor
Colectarea datelor este o activitate destinat nu numai strngerii datelor dar i
informrii. Se face o planificare care trebuie s specifice cum, de ctre cine, i cu ce
instrumente va fi realizat investigaia. Datele sunt colectate cu instumente specifice adecvate
situaiei (interviu, agenda, chestionar etc.) care trebuie proiectate i pretestate.
Un proces de colectare a datelor bine proiectat, condus de un lider cu experien i
cuplat cu o bun instruire i un control de calitate constant poate s asigure succesul ntregii
aciuni, deoarece toate deciziile de proiectare ulterioare se bazeaz pe calitatea acestor date.
c) Stocarea i ntreinerea datelor
Deoarece datele culese pot fi identificate i folosite mpotriva sistemului de ctre
competitori sau angajai lipsii de scrupule iar perioada relativ mare de investigare poate
favoriza acest aspect, trebuie avute n vedere aspecte privind securitatea stocrii i
transmiterii datelor, pstrarea anonimatului persoanelor intervievate, securitatea formularelor
utilizate etc. Conducerea unei investigaii ncepe cu stabilirea obiectivelor investigaiei i se
termin cu livrarea datelor bine organizate i sigure care au legtur cu obiectivele urmrite.
d) Pregtirea datelor pentru analiz
Datele obinute trebuie s fie copiate, rezumate i transferate imediat dup colectare
sau chiar n timpul colectrii lor, pentru a menine securitatea n caz de accidente. Rezumatele
dau indicaii privind dificultile aprute n procesul de investigare i permit luarea unor
msuri din mers, pentru urgentarea culegerii datelor n anumite puncte de colectare.

Organizarea datelor colectate
nainte de organizarea datelor este necesar s fie sesizate datele incorecte, cele care
lipsesc, precum i cele care provin din surse nvechite (neactualizate) datorit intervalului
mare de timp scurs de la colectarea datelor pn la nregistrarea lor n baza de date.
56
Organizarea datelor are n vedere proiectarea unei bazei de date care s asigure:
- meninerea datelor ntr-o form viabil prin actualizare periodic;
- asigurarea securitii datelor pe diferite nivele de acces;
- asigurarea unui acces facil n funcie de tipul de prelucrri;
- micorarea redundanei datelor pentru utilizri n scopuri multiple.

Evaluarea datelor n funcie de obiective
O evaluare preliminar a datelor colectate este necesar avnd n vedere atingerea
obiectivelor investigaiei i obinerea acordului utilizatorilor acestora i n acelai timp are ca
scop i verificarea rapoartelor ce vor fi editate pentru diferite nivele de decizie care trebuie s
confirme acurateea procesului de colectare a datelor i utilitatea lor n procesul decizional.
Ansamblul datelor rezultate din procesul de investigare trebuie verificat n sensul ca el
s satisfac cerinele prelucrrilor i ale modelelor n care vor fi utilizate. Definirea prea
restrictiv sau prea larg a ariei de cuprindere a acestor date determin reluarea pailor din
procesul de colectare a datelor. De asemenea, utilizarea unor prototipuri care realizeaz
simularea ieirilor pentru diferite componente ale sistemului, permite identificarea ariei de
cuprindere a datelor de intrare i a tipurilor acestora. Nendeplinirea acestor cerine determin
o reiterare a procesului de colectare a datelor.

Etapa III-a. Analiza datelor colectate
Analiza datelor colectate are ca scop imediat abstractizarea datelor n vederea
reprezentrii acestora sub form de modele, care vor fi utilizate n proiectarea noului sistem.
Cele mai relevante tehnici de analiz a datelor sunt analiza agregat i analiza de caz.
Analiza agregat apeleaz la tehnici ale statisticii matematice ce cuantific printr-o
serie de indicatori (de estimare a parametrilor, de repartiie a datelor, de centrare a datelor,
estimatori de mprtiere etc.) caracteristicile datelor, pe baza crora se stabilesc legturile
ntre diferite variabile, se deduc cauzele unor fenomene i tendinele acestora etc.
Analiza de caz se bazeaz pe obinerea de cazuri/situaii derivate din datele
investigate, care se pot asocia unor cazuri tipice sau extraordinare. Cazurile pot s identifice
evenimente neateptate care au survenit n funcionarea sistemului i care, n anumie condiii,
se pot repeta. Studiile de caz permit analistului s descopere acele condiii care conduc la
producerea unor evenimente deosebite n funcionarea sistemului i chiar la eecul acestuia.
De asemenea, pe baza lor se pot face unele predicii n legtur cu producerea unor astfel de
evenimente.
Analiza datelor contribuie la proiectarea bazat pe cunoatere prin transformarea
datelor despre sistem n proiecte coerente, relevante i utile. Cunoaterea sistemului depinde
nu numai de starea sistemului observat ci i de perturbaiile introduse prin procesul de
observare, meninerea acestora la un nivel minim fiind un obiectiv al analistului.
Proiectarea bazat pe cunoaterea sistemului are succes numai dac informaiile
colectate de analist provin exclusiv din observare i nu din alte surse (fig.3.5).
Proiectarea logic depinde, att de posibilitile de cunoatere ale sistemului analizat,
ct i de nivelul cunotinelor de proiectare ale analistului. Deoarece datele colectate n
timpul investigaiei sunt bazate pe experiene/fapte reale, proiectarea logic reflect numai
evenimentele investigate din sistem. Se dorete ca proiectarea bazat pe cunoatere s
produc proiecte independente de analist, proiecte care s nu depind de metodele,
cunotinele sau puterea acestuia. Realitatea arat c proiectarea bazat pe cunoatere este un
ideal. Analitilor, ca i arhitecilor, le place s-i pun amprenta pe proiectele realizate i atta
timp ct analiza de sisteme este o art i conine o parte din personalitatea analistului, ne
putem atepta la semnturi din partea acestora, chiar n proiectarea logic.

57

Conducere/control
la nivel inalt
Analiza
eficientei
Raport de eficienta
OBSERVARE ANALIZA
IMPLEMENTARE
SISTEM
Raport asupra
cunoasterii sistemului
Directionarea
proiectarii
Specificatii
de
proiectare
Resursa de
informare
Perturbatii
Impotrivire
Schimbari


Fig.3.5 - Proiectarea bazat pe cunoatere


3.3. Tehnici de investigare a sistemului

Tehnicile de colectare a datelor, ncepnd cu simplul dar costisitorul interviu pn la
complexul dar relativ ieftinul chestionar se pot clasifica n dou clase majore: tehnici
controlate i tehnici necontrolate (figura 3.6.).
Tehnicile controlate restricioneaz activitile persoanelor observate i colecteaz
informaii direct de la ele. Aceste tehnici sunt formate la rndul lor din dou grupe:
observarea la faa locului (n sistem) i observarea de laborator.
Observarea pe loc include analiza activitii i analiza de protocol, care n esen
este observarea pe loc cuplat cu un interviu al actorului n timpul executrii activitii.
n observarea de laborator executanii sunt observai ntr-un mediu controlat lucrnd
asupra sarcinilor care pot fi asemntoare cu cele pe care le vor executa mai trziu.
Tehnicile necontrolate se mpart la rndul lor n trei clase majore: individuale, de
grup, i informaionale.
Tehnicile individuale colecteaz date de la fiecare individ despre activitatea lui, ideile
exprimate i utilizarea de informaii, prin raportarea n timp real sau prin raportarea
retrospectiv. Raportarea n timp real implic de obicei agenda zilnic, iar cea retrospectiv
poate s fie personal (interviuri i incidente critice raportate la indivizi n prezena unui
analist) sau impersonal (rspunsuri la chestionare).
Tehnicile de grup includ ntlniri/edine personale (Focus, Brainstorming) sau
impersonale (Delphi).
Tehnicile informaionale constau n principal din urmrirea formatelor i analiza
documentaiei (n special a formatelor i rapoartelor).






58





























3.3.1. Tehnici de observare direct

Procesul de observare a muncii se poate face cu o serie de tehnici, ncepnd cu cele
complet impersonale bazate pe calculator i terminnd cu cele de analiz de protocol, extrem
de personale i interactive. n cazul tehnicilor de observare direct, procesul de observare este
afectat de urmtoarele tipuri de efecte i anume:
a) Efecte datorate observatorului: se refer att la intruziunea observatorului n
funcionarea sistemului aflat sub observare, ct i la efectele asupra executantului, care
tiindu-se observat execut altfel activitatea;
b) Efecte de eantionare: apar fie datorit selectrii unui numr prea mic de puncte de
observare sau a unor eantioane nereprezentative, fie datorit omiterii unor evenimente
importante prin alegerea eronat a momentelor de observare. De exemplu, dac activitatea de
aprovizionare a unei secii se face la nceputul fiecrei luni, atunci observarea acestei
activiti la sfrit de lun are puin relevan.
c) Efecte de limitare a observrii, datorate alegerii eronate a subiectelor observate sau
a schemei de observare, care nu este adecvat pentru obiectivul analizei: ignor elemente,
legturi, probleme sau evenimente relevante care afecteaz funcionarea sistemului.
Cele mai frecvent utilizate tehnici controlate de observare direct sunt: analiza
activitii, analiza de protocol, i observarea de laborator.


CONTROLATE
NECONTROLATE
INDIVIDUALE
DE GRUP INFORMATIONALE
n sistem
- Analiza activitii
- Analiza de protocol
n laborator
Analiza
documentelor
Urmrirea
documentelor
Indirecte
Delphi
Directe
(reuniuni)
Focus
Brainstorming
RETORSPECTIVE IN TIMP REAL
Interviu
Incidente critice
Chestionar
Fig.3.6 - Clasificarea tehnicilor de colectare a datelor

Agenda/jurnal
59
3.3.1.1. Analiza activitii

Analiza activitii este o tehnic de observare orientat spre o persoan sau grup de
persoane care lucreaz la o activitate ce face parte dintr-o lucrare complex. Se recomand
pentru activiti bine definite i pentru care sunt precizate modalitile de realizare. O atenie
deosebit trebuie acordat selectrii persoanelor observate.
De exemplu, prin alegerea celor mai buni/slabi executani nu se poate aprecia corect
nivelul mediu al muncii sau nu se pot descoperi erorile care intervin n realizarea sarcinii.
Factorii majori pentru obinerea unor date corecte i relevante sunt: instruirea
observatorului, selecterea i pregtirea executantului, proiectarea i utilizarea corect a
schemei de observare (lista elementelor ce trebuie observate cum ar fi: numele activitii,
momentele de ncepere i de terminare a activitilor, numrul i tipul de erori observate n
unitatea de timp, succesiunea predefinit a activitilor etc.).
Scopul acestei analize este de a descrie fiecare activitate n raport cu: durata i
frecvena realizrii ei, modul curent de executare a ei, dificultile i locurile nguste ntlnite,
numrul i tipurile de erori, materialele i informaiile necesare pentru execuie, interaciunea
cu celelalte activiti, informaiile necesare pentru realizarea activitii etc.
Analiza activitii se poate realiza i automat, observatorul uman fiind nlocuit de
calculator. Observarea automat este condiionat de cunoaterea precis a parametrilor
activitii aflate sub observare i este limitat de performanele programului utilizat.
Avantajele observrii automate sunt ncrederea, operativitatea i probabilitatea redus
de a face erori, iar ca dezavantaje se pot meniona costul ridicat al software-ului utilizat i
limitarea observrii numai la elementele care au fost programate s fie observate i analizate.
Scopul acestei analize este de a descrie fiecare activitate n raport cu: durata i
frecvena realizrii ei, modul curent folosit pentru executarea activitii, dificultile i
locurile nguste ntlnite, numrul i tipurile de erori, materialele i informaiile necesare
pentru execuie, interaciunea cu celelalte activiti, informaiile intrate, stocate i ieite
necesare pentru realizarea activitii etc. Aceast tehnic se aseamn cu cele de normare a
muncii, ns aici accentul este pus pe determinarea i creterea eficienei procedeelor de lucru
existente i care sunt folosite de salariaii observai.


3.3.1.2. Analiza de protocol

Analiza de protocol combin caracteristicile interviului cu cele ale analizei activitii
prin observarea i intervievarea executantului n timpul realizrii activitii. Aceast tehnic
se folosete pentru a identifica sarcinile uoare / dificile din punct de vedere al executantului
i pentru a stabili comportamentul acestuia n timpul realizrii sarcinilor. De asemenea, se pot
descoperi tipurile de decizii i momentele cnd sunt luate deciziile critice, opiunile fcute n
timpul desfurrii procesului, sursele de eroare sau de dificultate, cauzele care conduc la
ntrzieri n realizarea activitii, precum i atitudinea executanilor fa de activitile pe care
le au de realizat. n cadrul analizei de protocol, spre deosebire de interviu, executanii descriu
ceea ce fac ca observatori-participani, observ i nregistreaz propriul lor comportament, ei
fiind familiarizai cu cerinele realizrii sarcinii.
Este important s se neleag descrierea oficial a activitii observate, ns analiza
de protocol descoper i unele activiti neoficiale, deseori mai eficiente i din acest motiv
este recomandabil ca analiza de protocol s precead analiza activitii.



60
3.3.2. Tehnici de investigare individuale

3.3.2.1. Tehnica interviului individual

Realizarea unui interviu necesit urmtoarele activiti: investigarea, reprezentarea i
interpretarea. Investigarea urmrete proiectarea unui set de ntrebri pentru interviu,
conform scopurilor colectrii datelor, reprezentarea se refer la culegerea i nregistrarea
informaiilor obinute n timpul interviului, iar interpretarea evalueaz validitatea i
ncrederea datelor colectate.
Un interviu se poate desfura n timp real sau retrospectiv i conine urmtorii pai:
1. preluarea cererii clientului;
2. determinarea bazei de eantionare i crearea listei de intervievai;
3. crearea planului de interviu;
4. pregtirea / aranjarea interviului;
5. conducerea / dirijarea interviului;
6. analiza datelor colectate.
Aceti pai sunt ilustrai n diagrama din figura 3.7.
Interviul poate fi considerat un sistem cu intrri, prelucrri i ieiri. Informaiile care
circul prin sistem se refer la: agenda de preocupri, date despre populaia organizaiei i
rspunsurile la interviu.

1
Primirea
cererii
clientului
2
Generare
lista
intervievati
3
Generare
plan
interviu
4
Pregatire
interviu
5
Realizare
interviu
CLIENT
Cerere
Date
populatie
Agenda
de
preocupari
Obiective
organizatie
Lista
nume
Plan
interviu
Date brute
6
Analiza
datelor
de
interviu
FORMULARE
INTERVIU
PLAN
INTERVIU
B
Cerere
Raport
investigare
A
DOCUMENTARE
PROIECT
O
R
G
A
N
I
Z
A
T
I
E
Agenda
Intervievati
Intrebari Raspunsuri
C
Intebari
Intrebari
Date
interviu
Cerere


Fig.3.7 - Diagrama unui interviu
61
Agenda de preocupri deriv din obiectivele cercetrii i este de fapt o list de
probleme importante care trebuie s fie rezolvate. n agend se precizeaz ce date trebuie
culese, locul de unde se culeg, frecvena actualizrii lor, precum i unele cerine specifice
atingerii obiectivelor invesigaiei.
De exemplu, dac scopul investigaiei este de a determina prelucrrile necesare ntr-un
departament, agenda de preocupri va conine ca probleme: ce date sunt necesare n acest
scop, ce informaii sunt disponibile n mod curent, persoanele care pot furniza aceste
informaii, precizia i corectitudinea lor, ncrcarea cu sarcini n departament i frecvena
actualizrii informaiilor.
Datele despre populaia organizaiei reprezint baza de eantionare din care sunt
selectate punctele de colectare (angajai individuali). Stabilirea volumului eantionului
depinde att de anvergura i complexitatea problemei ce trebuie investigat, ct i de
disponibilitatea resurselor umane, financiare i de timp de care se dispune n perioada
respectiv. Pentru a obine un eantion cu unele limitri asupra reprezentativitii, analistul
poate folosi organigrama organizaiei, cartea de telefon sau tatele de salarii.
Eforturile de intervievare se abat puternic de la studiile tiinifice cu privire la
validitatea eantionrii statistice deoarece durata interviului i timpul disponibil al
persoanelor intervievate sunt limitate.
Rspunsurile la interviu sunt obinute direct de la cei intervievai i trebuie
nregistrate corect ca date brute / primare. Fluxul de date creat n timpul interviului conine:
planul interviului, agenda interviului, datele brute i raportul asupra interviului.
Planul interviului este de fapt o list de ntrebri pertinente, inteligibile, clare, uor de
interpretat i de rspuns, generate de analist direct din agenda de preocupri.
Agenda interviului conine lista persoanelor care trebuie intervievate, momentul i
locul interviului, precum i un indicator care arat dac interviul a avut loc n realitate.
Datele brute / primare sunt transcrieri ale rspunsurilor la lista de ntrebri din planul
interviului.
Din analiza i prelucrarea sumar a datelor brute se obine un raport asupra campaniei
de interviuri, n care pot s apar, dac sunt necesare, unele detalii, informaii de identificare,
fragmente sau comentarii din interviu.
Crearea planului de interviu se face avnd n vedere alegerea unui format adecvat
pentru interviu, redactarea ntrebrilor cu maxim inteligibilitate i conciziune pentru a
facilita rspunsuri corecte din partea respondenilor, precum i translatarea preocuprilor i
intereselor n ntrebri oportune.
Exist trei formate generale pentru planurile de interviu, i anume: nestrucrurat,
semistructurat i structurat.
Formatul nestructurat, este folosit n principal n munca preliminar i se
caracterizeaz prin faptul c n cadrul su nu exist o anumit ordine la ntrebrile puse.
Exist o tendin fireasc de abatere de la subiect, favorizat de cunoaterea insuficient a
structurii problemei de ctre analist i de faptul c respondenii sunt experi n crearea de
avantaje pentru ei i de dificulti pentru reporter. n cazul utilizrii acestui format, abilitatea
reporterului const n a asculta rspunsurile la ntrebrile generale i n a direciona
conversaia spre subiectul analizat.
n interviul semistructurat, de obicei ntrebrile sunt puse ntr-o ordine fixat, dar sunt
urmrite i nserate unele ntrebri suplimentare acolo unde analistul simte nevoia c trebuie
s obin mai multe informaii.
Avantajul major este c ntrebrile importante sunt ntotdeauna puse i acestea conduc
la noi ntrebri care pot fi urmrite n timp.
n formatul structurat, interviul se desfoar dup un set specific de ntrebri puse
ntr-o ordine predeterminat, iar rspunsurile devin mai clare i mai complete pe msura
62
primirii lor la ntrebrile urmtoare. Intervievatorul este prezent tot timpul pentru a clarifica
ntrebrile. Analistul poate s revin mai trziu pentru a pune ntrebri. Scopul interviului
structurat este de a colecta cantitatea maxim de date legate de specificul subiectului analizat.
Avantajele interviului structurat sunt viteza, claritatea i volumul de informaii colectate.
Interviurile structurate i semistructurate se mpart n trei categorii generale:
a) de tip plnie(funnel), n care interviul ncepe cu ntrebri de ordin general care se
restrng n mod graduat ctre particular, dup cum progreseaz interviul, concentrndu-se pe
un singur subiect. Acest tip de ntrebri se folosete n interviurile n care respondenii sunt
nesiguri de subiectul interviului i trebuie s fie instruii cum i n ce termeni s rspund;
b) de tip evantai (fan), n care ntrebrile devin treptat mai generale, mai lungi i
mai profunde n rspunsuri, n timpul interviului. Aceast structur se folosete cnd se
intervieveaz specialiti care au cunotine precise i detaliate n domeniu;
c) de tip mixt (flip-flop), n care la nceput ntrebrile se ngusteaz i apoi devin din
ce n ce mai generale spre sfrit. Aceast structur de interviu se folosete pentru factori de
decizie de pe diferite trepte ierarhice ale sistemului analizat, precum i la persoane care au
anumite cunotine generale i de detaliu valide, asupra procesului studiat.
O alt preocupare major o constituie formularea clar, concis i uor de rspuns a
ntrebrilor, care s faciliteze primirea rspunsurilor. ntrebrile se pot formula ntr-o manier
deschis sau nchis, subiectiv sau proiectiv.
Rspunsul la o ntrebare deschis poate s fie incoerent i lung, n special dac
respondentul este nesigur de sensul termenilor folosii n ntrebare. Alternativa la ntrebrile
deschise este folosirea ntrebrilor nchise, care limiteaz numrul de rspunsuri posibile i
ajut respondentul s dea rspunsuri scurte i precise.
De obicei, o ntrebare este redactat n mod subiectiv, avndu-se n vedere persoana
care trebuie s rspund. Uneori persoanele ezit s rspund sau dau rspunsuri care nu
inspir ncredere la ntrebri despre ei nsi. n astfel de situaii se recomand reformularea
ntrebrii ntr-un mod proiectiv, la nivel general sau de grup. n acest caz, respondentul poate
s dea rapid rspunsul, proiectndu-l asupra grupului, sau poate s se sustrag considernd c
nu este persoana indicat s dea un astfel de rspuns. Multor ntrebri le poate lipsi claritatea
i inteligibilitatea. Principalul mod de a mbunti planul de interviu este ca analistul s
redacteze ntrebrile avnd n vedere urmtoarele criterii:
fiecare cuvnt s aib o semnificaie precis, care trebuie s fie aceeai att pentru
respondent, ct i pentru analist;
ntrebarea s fie neambigu, clar, inteligent, s poat s primeasc un rspuns;
respondentul s cunoasc i s fie abilitat s dea rspunsul corect;
respondentul s fie capabil s gseasc termeni proprii prin care s rspund la
ntrebare, iar analistul s poat s neleag clar acel rspuns.
n cadrul unui interviu se pot folosi urmtoarele tipuri de ntrebri: ntrebri de prob,
cu care se ncepe interviul i se ncearc stabilirea unei legturi cu respondentul; ntrebri
conductoare/de ghidare, a cror formulare conin rspunsul i cer doar confirmarea lui;
ntrebri bazate pe un criteriu, care au legtur direct cu obiectivele investigaiei, de
exemplu, frecvena medie de realizare a unei activiti; ntrebri ajuttoare/suplimentare,
care expliciteaz ntrebrile anterioare i creaz un context favorabil pentru obinerea unor
rspunsuri mai precise la ntrebrile-criteriu; ntrebri de verificare, ce reprezint reformulri
ale unei ntrebri-criteriu, prin care, n cazul primirii unor rspunsuri diferite se ncearc
aflarea rspunsului corect; ntrebri de completare, care permit trecerea de la un subiect la
altul, sau relaxarea respondentului, acestea avnd de regul un caracter personal.
Pregtirea interviului const n principal n rezolvarea problemelor incluse n agenda
interviului i are n vedere elaborarea unei liste cu persoanele care trebuie intervievate,
momentul i locul interviului, precum i un indicator care arat dac interviul a avut loc.
63
Conducerea interviului
Principalele aspecte pe care analistul trebuie s le aib permanent n vedere cnd
conduce un interviu sunt:
a) raportul analist-respondent: este esenial n interviu i reprezint componenta
major care-l deosebete de cercetarea pe baz de chestionar. Stabilirea unui raport favorabil,
prin care se pot evita rspunsuri ezitante i apariia de tensiuni, confuzii i ostiliti, se poate
obine prin explicarea scopului interviului i a agendei de urmat. Analistul trebuie s fie
politicos i sensibil la nevoile respondentului, s nu permit ntreruperi i lipsa de concentrare
din partea acestuia, i s foloseasc termeni pe care respondentul s-i neleag.
b) empatia: reprezint sentimentul respondentului c analistul nelege problemele lui
i felul n care muncete. Empatia apare n mod firesc atunci cnd respondentul constat c
analistul l ascult i poate s-l neleag. Analistul trebuie s evite monopolizarea
conversaiei, s se ajung la discuii contradictorii, sau s dea calificative privind munca sau
rspunsurile date de respondent. Far empatie, respondenii vor fi limitai n rspunsurile lor
i chiar neprietenoi.
c) ascultarea activ: analistul este un asculttor activ dac d feedback-ul la
respondent i n acelai timp l ghideaz prin moduri corespunztoare de interaciune.
Un asculttor pasiv permite respondentului s rspund n voia soartei i nu este sigur
c a primit rspunsuri clare i corecte la toate problemele. Tehnicile ascultrii active includ:
sintetizarea, parafrazarea, reflectarea i ncurajarea.
Sintetizarea nseamn realizarea unui rezumat al rspunsurilor primite pn la un
moment dat. Acesta permite respondentului s verifice percepia analistului fa de
rspunsurile sale, s fie sigur c rspunsurile sunt complete i s clarifice rspunsurile pentru
care exist o posibilitate de completare.
Parafrazarea nseamn interpretarea i rescrierea rspunsurilor. Aceasta permite
respondentului s constate c rspunsurile sale se aud ca la ceilali i n acelai timp, pot fi
corectate erorile sau unele interpretri greite. Parafrazarea este o modalitate excelent ca
respondentul s verifice interpretarea rspunsurilor sale de ctre analist.
Reflectarea este similar parafrazrii ns analistul trebuie s pun accent, s asculte
i s reflecteze asupra percepiilor i sentimentelor exprimate de respondent, mai degrab
dect pe fapte.
Alt tehnic de ascultare activ este ncurajarea respondentului de a da rspunsuri,
fapt care arat respondentului c este ascultat i c ceea ce spune este foarte important. n
acest fel se stabilete un climat favorabil ntre analist i respondent. Ascultarea activ permite
respondentului s simt c exist un circuit cu linii de comunicare deschise, c este ascultat.
Tehnicile de ascultare activ dau feedback-ul i testeaz calitatea informaiilor
primite. Respondentul nu poate s spun ntotdeauna precis ce este n mintea lui, o varietate
de fore modelnd cuvintele sale. Analistul trebuie s fie capabil s adapteze instrumentele
ascultrii active la aceste fore, pentru a nelege realitatea neexprimat prin cuvinte.
d) tcerea respondentului: nu nseamn ignoran, aa cum presupun unii
intervievatori, ci formularea rspunsului poate ntrzia datorit unor cauze cum ar fi:
rspunsul este complicat sau respondentul ncearc s fac un calcul mintal;
respondentul are o reinere de teama unei aparente incompetene sau nu poate s-
i aminteasc datorit modului n care a fost formulat ntrebarea;
respondentul nu a sesizat c i s-a pus o ntrebare i se abine s fac o declaraie.
n astfel de situaii analistul nu trebuie s fac presiuni asupra respondentului, sau s
aduc completri la rspunsuri, ci trebuie s-i acorde timpul necesar de gndire sau s
reformuleze ntrebarea.
e) mnuirea ostilitii: relaia cu intervievaii care i manifest o ostilitate deschis
sau tacit fa de interviu, analist, computere sau tehnologie este dificil.
64
n cazul ostilitii deschise, cea mai bun tehnic de atenuare sau de eliminare a
acesteia este ascultarea activ cu foarte mult reflecie. Analistul trebuie s expun repede
cauzele acestor simminte, s calmeze respondentul i s continue cu ntrebrile. Dac
analistul ascult activ i convinge respondentul c este ascultat i c analistul are propriile
scopuri, atunci exist ansa de a atinge obiectivele interviului.
Pentru persoanele care manifest o ostilitate tacit, analistul poate folosi intr-un fel
moderat, confruntarea, pentru a abate atenia respondentului de la aversiunea fa de interviu
i de a menine controlul asupra interviului, fr a face presiuni asupra respondentului n
ceea ce privete munca i relaiile sale cu organizaia.
O tehnic mai dificil este de a afla sau de a presupune problemele persoanei ostile i
de a face promisiuni pentru rezolvarea lor. Persoanele ostile pot fi evitate nainte de a fi
intervievate, n special n cazul eantionrii dirijate. Nu toate interviurile se ncheie cu succes,
dar analistul trebuie s tie ce a greit i s evite greelile similare pe viitor.
f) locul interviului: interviul trebuie realizat n mediul de lucru al respondentului n
afar de cazul n care zona este nociv, periculoas, zgomotoas, public, etc.
g) nceperea i terminarea interviului: deschiderea interviului trebuie s fie
prietenoas, analistul trebuie s prezinte compania, studiul, obiectivele lui i agenda pentru
interviu. Nu trebuie fcute promisiuni. Analistul ncheie interviul cu un rezumat al interviului
mulumind respondentului pentru colaborare.
h) motivarea rspunsurilor: n general, respondenii sunt motivai s rspund veridic
i complet la ntrebri dac se respect condiiile:
intervievatorii sunt precii, calmi, oneti, interesai, politicoi i rspund prompt
la ntrebrile lor;
ntrebrile sunt clare, inteligibile, raionale;
respondenii se simt confortabil, sunt ascultai activ i au sentimentul c sunt
implicai;
i) nregistrarea interviului: se poate face cu tehnic special, dar este mai bine s se ia
notie, deoarece :
multe persoane se simt intimidate i i pun probleme de secret i ncredere cnd
sunt nregistrate;
n afara mediului perfect acustic, magnetofonul este inadecvat i se pot pierde
multe rspunsuri datorit calitii slabe a nregistrrilor;
utilizarea benzii diminueaz posibilitile intervievatorului de a interveni n
conducerea interviului;
dei reascultarea rspunsurilor poate crete precizia i acurateea lor, aceasta
dubleaz timpul cheltuit pentru ascultarea respondentului.
O categorie special de interviu individual o constituie interviul prin telefon, care se
face pentru a reduce costurile de deplasare. Cel mai important dezavantaj este imposibilitatea
de a analiza reaciile non-verbale. Analistul conduce interviul printr-o interaciune limitat,
mai puin prietenoas, bazat pe tonul vocii i pe documente cu mai multe rspunsuri posibile
pentru fiecare ntrebare. Oboseala i erorile de ascultare i transcriere sunt mult mai probabile
i frecvente.
O alt problem important care trebuie s stea n atenia analistului o consituie
eficacitatea interviului. Intervievarea este costisitoare i se apreciaz la un cost echivalent a
3-4 ore-om pentru un interviu. Problema eficienei apare ca rspuns la ntrebarea dac
interviul obine date folositoare i ajut la nelegerea corect a sistemului studiat.
Factorii care tind s reduc eficacitatea interviului sunt: facilitarea social, teama de
evaluare, presupunerile respondenilor i intervievarea analistului.
65
Facilitarea social, nseamn c sarcinile respondentului pot s par mai uoare dect
sunt n realitate, sau acesta s le realizeze mai bine n prezena altor persoane. Aceast
situaie poate n mod evident s afecteze rezultatele analizei.
Teama de evaluare, se ntmpl cnd respondentul simte c este evaluat i ncearc s
creeze o impresie ct mai bun, intervievatorul avnd puine anse s descopere c acest
comportament nu este tipic (obinuit). Furnizarea unor informaii, de ctre respondeni,
bazate pe presupuneri ale acestora referitoare la ceea ce ncearc analistul s dovedeasc ar
nsemna un dezastru pentru interviu, deoarece datele obinute nu ar mai fi exacte i de
ncredere. Analistul poate s evite acest lucru prin explicarea obiectivelor i a procesului de
culegere a datelor, eliminnd astfel ideile preconcepute pe care le pot avea respondenii.
Problema intervievrii analistului apare atunci cnd analistul d rspunsuri sau
completeaz rspunsuri pentru respondent. Analistul poate s evite aceste situaii ascultnd
activ, folosind n mod corespunztor tcerea, sau oferind nivele potrivite de completare.
Un interviu este indispensabil pentru obinerea informaiilor de pe nivelele inferioare
(post de lucru, loc de munc), unde un format impersonal, cum ar fi cel din chestionar, ar fi
nesigur i neclar. Interviul este n acelai timp mai flexibil i mai complet dect chestionarele,
putnd fi utilizat ntr-o varietate mai larg de situaii.
Descrierea unei activiti din memorie (n cazul chestionarului) nu este att de precis
ca n cazul observrii ei directe, iar implicaiile acelei activiti asupra persoanei nu pot fi
observate direct n orice moment.
Alegerea atent a respondenilor, crearea unui plan de interviu i a unui format
corespunztor, asigur validitatea i ncrederea n datele colectate, att ct este posibil.
Interviul nu este eficient din punct de vedere al costului pentru colectarea unei mari
cantiti de date dintr-o arie geografic extins sau pentru obinerea rapid a unor date
complete. Se recomand s fie folosit pentru culegerea informaiilor de la manageri i despre
unele evenimente critice, iar pentru activitile obinuite trebuie s fie folosite alte tehnici de
observare, de regul cele bazate pe chestionar.

Analiza datelor colectate
Rspunsurile la interviu sunt obinute direct de la cei intervievai i trebuie
nregistrate corect ca date primare/brute. Datele brute sunt transcrieri ale rspunsurilor la
ntrebrile din planul interviului. Din analiza i prelucrarea sumar a datelor brute se obine
un raport al interviului, n care pot s apar unele detalii, informaii de identificare,
fragmente sau comentarii din interviu etc. Analiza datelor colectate are ca scop imediat
abstractizarea datelor n vederea reprezentrii acestora sub form de modele, care vor fi
utilizate n proiectarea noului sistem. Cele mai frecvent utilizate tehnici de analiza datelor din
interviu sunt analiza agregat i analiza de caz.


3.3.2.2. Tehnici de chestionar

Aceste tehnici pot fi considerate ca interviuri fr intervievator, n care respondentul
noteaz rspunsurile n absena investigatorului. Multe aspecte sunt similare cu cele de la
interviu ns exist i diferene care fac mai dificil crearea planului de ntrebri i
interpretarea rspunsurilor. Pentru reuita unei astfel de investigaii, procesul general trebuie
s se desfoare dup urmtorii pai (fig.3.8):
a) Stabilirea clar, concis a scopului investigaiei, astfel nct toi participanii la
realizarea investigaiei s-l neleag n acelai fel;
b) Stabilirea bazei de eantionare, din listele unitii economice (cri de telefoane,
fiiere, hri, tate de plat, liste de clieni sau furnizori etc);
66
c) Extragerea din baz a unui eantion reprezentativ, al crui volum este de 510 %
din volumul bazei, cu ajutorul unui procedeu de selecie;
d) Formularea ntrebrilor, proiectarea i tiprirea chestionarelor
Preocuparea major n formularea ntrebrilor este de a facilita obinerea de
rspunsuri corecte i rapide. n general, un rspuns incorect poate proveni din urmtoarele
motive: ntrebarea nu a fost corect tiprit, ntrebarea a fost ambigu sau imprecis, nu a fost
suficient spaiu pentru scrierea rspunsului, respondentul nu a cunoscut rspunsul sau nu a
dorit s dea rspunsul exact, etc. Practica a demonstrat c cele mai bune rspunsuri se
primesc la ntrebrile care necesit doar bifarea rspunsului corect.

1
Manuirea
cererilor
clientilor
2
Generarea
bazei de
esantionare
4
Generare
format
chestionar
3
Selectare
esantion
5
Posta:
.expedieri
.primiri
CLIENTI
ORGANIZATIE
Cereri
Date
populatie
Preocupari
Scop
organizatie
Lista
expedieri
posta
Formulare
in alb
Informatii
identificare
CHESTIONAR B
Intrebari
RESPONDENTI
6
Analiza
raspunsurilor
Formular
necompletat
Chestionar
completat
Chestionare completate
DOCUMENTARE
PROIECT
A
Cerere
Raport
investigare
Cereri
C DATE-VAL
Analiza-val
Raspunsuri
val


Fig.3.8 - Procesul de investigare bazat pe chestionar

Chestionarul trebuie structurat, n sensul asignrii diferitelor seciuni ale structurii sale
la anumite subiecte. De asemenea, chestionarul trebuie proiectat astfel nct s fie suplinit
lipsa analistului, care poate s orienteze rspunsurile sau s cear completri, prin:
stabilirea unei ordini (succesiuni) a ntrebrilor care s nu permit respondentului
s sar sau s omit unele ntrebri;
fixarea seciunilor cu cele mai importante ntrebri la nceput, pentru a evita
rspunsurile incorecte datorate oboselii respondentului;
evitarea filtrrii, a folosirii instruciunilor complexe prin care se poate sri peste
mai multe ntrebri, deoarece se pot produce confuzii.
Chestionarul trebuie s conin n partea de nceput un paragraf n care se prezint pe
scurt scopul investigrii, iar la sfrit un alt paragraf prin care se motiveaz respondentul s
rspund i s returneze chestionarul.
e) Expedierea chestionarelor la respondenii poteniali n plicuri care conin alte
plicuri preadresate i timbrate pentru a asigura returnarea chestionarelor primite.
67
f) Colectarea rspunsurilor primite. Eantionul de respondeni este limitat de o serie
de factori care nu pot fi controlai, cum ar fi: lipsa de timp sau de motivaie a respondenilor,
pierderi de pn la 5% a chestionarelor expediate prin pot n ambele sensuri etc. O rat de
rspunsuri este inacceptabil pentru mai puin de 40% pentru expedieri prin pot sau de 75%
pentu cele realizate direct cu mijloacele firmei. Rspunsurile primite formeaz un val.
Majoritatea cercetrilor pe baz de chestionar necesit dou sau mai multe valuri
pentru a crete rata rspunsurilor. Deoarece multe din chestionarele primite sunt anonime, la
fiecare val (iteraie) se trimit chestionare la ntregul eantion (pe hrtie colorat diferit), iar
respondenii sunt rugai s ignore chestionarele dac au dat deja un rspuns. Ratele de
rspuns mici sau inacceptabile pot fi anticipate prin crearea unui mic eantion aleator, format
din respondenii poteniali, care pot fi telefonai i ntrebai despre chestionar.
g) Analiza datelor din chestionare
Fiecare val de rspunsuri primit este analizat separat i apoi toate valurile sunt reunite
pentru realizarea unor analize statistice. Metodele statistice utilizate se stabilesc n funcie de
scopul cercetrii, de necesitile beneficiarilor cercetrii, de mijloacele tehnice de prelucrare
de care se dispune, de experiena echipei etc. Se pot utiliza centralizrile, gruprile statistice
dup diferite criterii, valorile medii pe total i pe grupe, indici de dinamic, ritmuri de
cretere etc. Pe baza prelucrrilor statistice i a analizei rspunsurilor primite, precum i a
extinderii rezultatelor obinute i a semnificaiei indicatorilor determinai asupra ntregii baze
de eantionare se elaboreaz raportul de investigare.
Avantajele majore ale utilizrii chestionarelor se refer la costul redus pentru un
rspuns, care reprezint 510 % din costul unui rspuns prin interviu, i la posibilitatea
prelucrrii i interpretrii rapide a datelor cu ajutorul tehnicilor moderne de calcul.
Ca dezavantaje ale utilizrii tehnicii chestionarului se pot meniona urmtoarele:
durata relativ mare (cteva sptmni) de realizare a unei investigaii;
imposibilitatea de a pune ntrebri ce necesit rspunsuri mai lungi;
necesitatea de a cunoate natura rspunsurilor naintea investigaiei;
lipsa de control privind cine rspunde i cine nu, i de ce, la ntrebri foarte
precise etc.
Utilizarea chestionarului se recomand pentru grupuri mari i numai dup ce toate
rezultatele au fost strnse prin interviuri, pentru a se colecta un volum mare de date cu scopul
de a face afirmaii calitative de ordin general (spre exemplu, Clienii sunt........, Salariaii
doresc..........).


3.3.2.3. Tehnica agendei

Tehnica agendei (jurnalului) constituie un compromis ntre tehnica de interviu, care
este costisitoare ns obine informaii n profunzime i tehnica de chestionar, care este
insuficient controlat ns obine informaii la un cost mai redus. Aceast tehnic utilizeaz
conceptul de executant-observator prin care se urmrete propriul comportament i se
nregistreaz aspectele importante ale activitii pe care o desfoar executantul la diferite
momente n timp. n mod normal nu suntem buni observatori ai propriului comportament i
n acele momente activitatea noastr este mai puin eficient datorit scderii concentrrii
asupra realizrii activitii. n acelai timp ns i observatorii externi, chiar dac elaboreaz o
schem corect de observare, pot s nu o utilizeze corect. Deoarece tehnica agendei se
bazeaz pe folosirea executanilor ca observatori, analitii trebuie s-i instruiasc n vederea
completrii corecte a agendelor. Scopul utilizrii acestei tehnici este de a valorifica avantajele
participanilor - observatori care neleg i pot s observe mai bine modul n care ei execut
propriile activiti.
68
Procesul general pentru tehnica agendei nu difer mult de folosirea chestionarului cu
excepia instruirii executanilor - observatori i conine urmtorii pai (fig.3.9.):
Pas 1: se determin obiectivele observrii, care de regul se refer la durata, frecvena
i volumul activitilor sau datelor;
Pas 2: crearea bazei de eantioane i selectarea eantionului;
Pas 3: crearea unor proceduri fezabile de auto-observare sub form de liste de
verificare a unor activiti sau de relatare nregistrat a faptelor i a datelor, n funcie de
frecvena i durata evenimentelor, complexitatea obiectivelor investigaiei, abilitatea i
percepia executantului-observator, precum i de ct de bine nelegem sistemul observat;
Pas 4: proiectarea agendei, care este format din agenda propriu-zis, instruciunile
pentru completarea agendei, informaii utile pentru asisten i plicul de napoiere a agendei
completate. Agendele pot avea diferite formate, proiectate att n funcie de destinaia lor
(observarea activitii unei persoane, observarea unuia sau a mai multor evenimente
multiple), ct i de modul de observare i de prelucrare a datelor (manual, pe calculator) ;
Pas 5: distribuirea agendelor, colectarea datelor pe o perioad de observare de 1 - 4
sptmni stabilit n funcie de obiectivele investigaiei, colectarea agendelor;
Pas 6: analiza i rafinarea rspunsurilor primite, precum i ntocmirea unui raport
asupra ntregului efort de culegere a datelor prin tehnica agendelor.
Datele de intrare necesare ntr-un efort de agenda includ: agenda de preocupri,
organigrama unitii, liste ale organizaiei i agendele completate.
Datele de ieire (rezultatele) se refer la: schema de auto-observare, formularul
agendei, instruciunile i listele de distribuire a agendei.
Schema de auto-observare este prototipul agendei i indic ce se va observa, frecvena
observrii i ce caracteristici ale evenimentului vor fi nregistrate.
Agendele se utilizeaz cnd este necesar colectarea unui volum mare de date pentru
un singur fenomen sau tip de eveniment, sau pentru descoperirea frecvenei i a cauzelor unor
evenimente. Dac evenimentul nu este corect neles, dac observatorul nu sesizeaz c s-a
produs un eveniment important sau nu-l poate descrie consistent i complet, validitatea
observrii este redus i apar posibiliti de eroare, confuzie i nencredere.
n cazul nelegerii i a observrii corecte a evenimentelor, costul unei agende bine
proiectate este la jumtate dintre cel al unui interviu i cel al unui chestionar. Datele obinute
prin tehnica agendei sunt mai puin costisitoare fa de cele culese prin tehnici de observare
directe.

69
1
Manuirea
cererilor
clientilor
2
Crearea
bazei de
esantionare
3
Generarea
obiectivelor
observarii
4
Selectare
esantion
5
Crearea
procedurilor
de
auto-observ.
CLIENTI
ORGANIZATIE
Cereri
Liste
Preocupari
Scop
organizatie
Baza
de
esantionare
Obiective
6
Proiectarea
agendelor
7
Distribuire
si
colectare
agende
Proceduri
Distribuire liste
RESPONDENTI
8
Analiza
raspunsurilor
AGENDE RETURNATE C
AGENDE B
Formulare
agenda
Formulare
agenda
Intrebari
Proceduri
Cereri
Raport
investigare
A DOCUMENTARE PROIECT

Fig.3.9 - Procesul de observare bazat pe tehnica agendei


3.3.3. Tehnici de observare n grup

Cele mai cunoscute tehnici retrospective de observare n grup sunt: interviul de grup,
brainstorming-ul i tehnica Delphi. Aceste tehnici se concentreaz pe evenimente trecute i
au rolul de a valorifica efectul sinergetic i de interaciune din cadrul grupului.
Tehnicile de grup sunt diferite ca pregtire i mod de lucru de cele individuale,
interaciunea de grup putnd s aduc unele avantaje, cum ar fi:
membrii grupului pot s-i dezvolte mai bine propriile idei sau s descopere noi
idei, ascultnd ideile altora;
grupul asigur o abstractizare a problemei prezentate i o verificare a validitii
afirmaiilor fcute n mod individual;
grupul poate s evalueze mai bine o situaie general asupra problemei, evitnd
astfel speculaiile generate de o observare insuficient a realitii;
Interaciunea de grup are i unele dezavantaje poteniale cum ar fi:
- o nou abordare a problemei poate s nu conduc la rezultate mai bune;
- situaia colectiv poate s inhibe conversaia sau s genereze conflicte;
- declaraiile negativiste pot s elimine ideile bune;
- speculaiile pot s domine discuiile, ndeprtndu-se de realitate.



70
3.3.3.1. Interviul de grup

Interviul de grup (Focus group) se utilizeaz cnd problema nu este suficient de bine
neleas de persoane individuale, nu exist posibilitatea culegerii informaiilor necesare pe
baz de interviuri individuale sau de chestionare, este posibil reunirea grupului ntr-un
anumit loc i moment de timp i grupul poate s gseasc soluii pe care persoane individuale
nu le pot da. Ideile referitoare la problema analizat sunt expuse, discutate, evaluate i
dezvoltate la nivelul grupului (6-12 persoane), sub ndrumarea unui lider de grup. Liderul de
grup trebuie s tie cnd s lase grupul liber i cnd s intervin pentru a obine n acest fel
ct mai multe informaiii i idei. Participanii sunt selectai n funcie de calificare, de munca
pe care o desfoar i de experiena avut n grup.
Interviul de grup poate s includ i chestionare pentru culegerea datelor individuale
cu scopul de a se obine mai rapid date. Analistul trebuie s pregteasc ntrebrile, agendele
i participanii la fel ca la interviu. Obiectivele investigaiei trebuie s fie foarte clar
prezentate, trebuie s se asigure securitatea opiniilor exprimate i condiii de lucru ct mai
confortabile, iar participanii trebuie tratai ca experi.
Aducerea unui consultant cu experien n funcionarea grupurilor ca lider de grup, iar
analistul s participe ca observator, avnd grij ca edina s nu fie excesiv animat sau
controlat de ctre acesta, constituie o condiie de baz n reuita acestui tip de interviu.
Costurile asociate interviului de grup sunt mai mici dect cele pentru interviurile
individuale ns are dezavantajul timpului de pregtire mai mare i a gsirii unui interval de
timp n care participanii din grup s fie simultan disponibili.


3.3.3.2. Tehnica Brainstorming

Brainstorming-ul este o tehnic prin care, se urmrete generarea ct mai multor idei
privind soluionarea unei singure probleme, prin valorificarea efectului sinergetic din grup.
n desfurarea unei reuniuni de brainstorming trebuie respectate urmtoarele reguli:
programarea sesiunii/reuniunii la momente i n locuri bine alese;
crearea unui climat favorabil exprimrii, acceptrii i valorificrii oricrei idei;
evitarea oricrei ncercri de evaluare a ideilor n timpul edinei;
ncurajarea participanilor de a emite idei noi pe baza celor deja exprimate;
nregistrarea exact i complet a discuiilor i a ideilor emise.
O sesiune/reuniune de brainstorming conine urmtoarele etape:
a) Pregtirea: se definete problema i se delimiteaz aspectele problemei n discuie,
se aleg participanii (5-12 specialiti n domeniu) i conductorul grupului.
b) Discuiile: conductorul reuniunii anun problema, regulile de desfurare a
reuniunii i fixeaz durata acesteia (1-2 ore). Se descrie succint problema pus n discuie i
grupul trebuie s sugereze soluii pertinente pentru soluionarea ei. Fiecare idee rezultat n
urma discuiilor este sintetizat de conductorul sesiunii i apoi nregistrat. Discuiile sau
comentariile negativiste sau obstrucioniste sunt descurajate.
c) Selectarea i evaluarea ideilor: La sfritul reuniunii, participanii evalueaz n
mod individual valoarea i eficiena fiecrei idei (note de la 1 la 5). Pe baza acestui punctaj i
a propriilor aprecieri privind eficiena fiecrei idei, colectivul de specialiti selecteaz cele
mai valoroase idei n vederea aplicrii lor.
ntr-o variant de brainstorming, beneficiarul analizei consult lista de soluii, le
stabilete prioritile i alege primele 2-3 soluii ca teme pentru sesiunile urmtoare, care vor
avea ca obiectiv generarea modalitilor de realizare a soluiilor propuse.
71
De exemplu, dac pentru eliminarea ntrzierii raportrii situaiei lunare privind
aprovizionarea, soluia propus a fost culegerea zilnic a datelor n timpul lunii, atunci
aceast soluie genereaz o nou problem: cum, cnd i de unde pot fi colectate aceste date.
Aceste tehnici au ca avantaj generarea unui numr mare de soluii ntr-un timp scurt
pentru rezolvarea unor probleme cu un grad relativ sczut de complexitate, iar ca dezavantaj
lipsa unei concentrri asupra realitii, fapt ce conduce la generarea unor soluii nerealiste.


3.3.3.3. Tehnica Delphi

Tehnica Delphi este orientat pe consultarea unui grup de specialiti (cteva
zeci/sute) alei n funcie de experiena lor n rezolvarea unor probleme dintr-un domeniu.
Este o tehnic de chestionar iterativ, n care opiniile exprimate sunt adoptate prin vot i apoi
returnate participanilor pentru gndire i emiterea de idei noi. Iteraiile se repet pn cnd
nu mai pot fi generate idei noi. Tehnica Delphi se poate aplica dac problema este bine
definit i exist tehnica de calcul adecvat pentru prelucrarea rapid a rspunsurilor.
Metodologia de desfurare a acestei tehnici de investigare conine trei etape, i anume:
a) Pregtirea i lansarea investigaiei: se delimiteaz problema investigat, se
proiecteaz chestionarul, se selecteaz specialitii i se distribuie chestionarele specialitilor.
b) Desfurarea propriu-zis a investigaiei: presupune completarea i colectarea
chestionarelor, prelucrarea i analiza rspunsurilor primite. Dac nu se obine un acord de cel
puin 50% al opiniilor exprimate, atunci sunt distribuite alte chestionare ce conin: sinteza
rspunsurilor anterioare, mediile i abaterile standard pentru setul de respondeni, precum i
ntrebri suplimentare necesare pentru lmurirea unor aspecte importante. Respondenii sunt
rugai s-i reconsidere rspunsurile n funcie de aceste elemente i de aspecte ale problemei
pe care iniial le-au neglijat. Procesul e reiterat pn cnd rspunsurile de la o rund la alta se
circumscriu unei tolerane prestabilite sau se ajunge la un consens n cadrul grupului.
c) Valorificarea datelor investigaiei, cuprinde analiza, sinteza i interpretarea datelor
culese n vederea adoptrii celei mai bune decizii de ctre factorii decizionali. Succesul
aplicrii acestei tehnici depinde de mai muli factori, din care menionm: definirea i
delimitarea clar a problemei investigate, modul de ntocmire al chestionarelor, timpul
acordat pentru formularea rspunsurilor, calitatea participanilor la investigaie, cointeresarea
acestora etc. Tehnica Delphi are ca avantaje obinerea consensului i a unei expertize
distribuit pe zone largi la un cost relativ mic, precum i computerizarea colectrii i analizei
datelor. Ca dezavantaje pot fi menionate cele inerente tehnicilor de chestionar, precum i
unele dificulti privind interpretarea consensului statistic general al opiniilor experilor.


3.3.4 Tehnici de investigare informaionale

Un sistem de informare conine informaiile i mediul/suportul pe care este
nregistrat informaia. Toate informaiile despre sistem sau mediu sunt codificate prin
simboluri, ele nsele reprezentnd elemente fizice. Legtura dintre informaii i mediul de
nregistrare este complex i se refer la faptul c informaiile pot fi nregistrate i pot avea
un suport permanent sau temporar, pot fi editabile sau nu pe diverse nivele (caracter, cmp,
nregistrare, fiier, ecran), mediile pot s fie reproductibile, transportabile, disponibile sau nu
n orice moment, fixe sau expandabile etc. Cunoaterea acestor legturi este necesar n
vederea proiectrii fizice a sistemului informaional.


72
3.3.4.1. Tehnici de analiz a documentelor

Analiza documentelor are n vedere att urmrirea fluxului formularelor n cadrul
compartimentelor ct i coninutului acestora. Obiectivul urmririi formularelor este de a
descrie fluxul informaiilor n funcie de volum, tipuri, momente i durate de prelucrare,
persoanele implicate n prelucrare, locurile nguste, necesarul de informaii suplimentare etc.
Analiza documentelor este o descriere static a acestora prin care se evidenieaz
coninutul rapoartelor i al formularelor, sursele de informaii pentru fiecare cmp, cantitatea
de informaii, probabilitatea de eroare n anumite cmpuri de date, tipurile de caractere,
numrul de rapoarte i de formulare generate, destinaiile lor etc. Dup familiarizarea cu
coninutul documentelor, analistul trbuie s intervieveze managerii pentru a determina
utilitatea fiecrei informaii i pentru a stabili legturile ntre ele necesare proiectrii logice.
Un dezavantaj al acestei tehnici este numrul foarte mare de formulare i rapoarte
utilizate n orice firm, precum i faptul c o parte dintre ele nu sunt standardizate. Exist
astfel riscul de a selecta pentru analiz, documente care conin surse de informare eronate i
care ar avea influene negative asupra rezultatului analizei. De asemenea, un alt dezavantaj l
constituie faptul c analiza static a documentelor are legturi cu sistemul existent i mai
puin cu proiectarea noului sistem.
Analiza documentelor se recomand s fie fcut periodic, mpreun cu interviuri, cu
urmrirea documentelor i acolo unde este posibil cu analiza de protocol i cu simularea,
pentru a standardiza i cataloga toate formularele i rapoartele utilizate n cadrul firmei.
n cadrul firmelor care au implementate sisteme de conducere orientate pe baze de
date, conceptul de dicionar de date faciliteaz analiza documentelor.


3.3.4.2. Tipuri de diagrame utilizate n analiza i
diagnoza sistemelor

Pentru investigarea sistemului, analistul trebuie s aleag cele mai potrivite tehnici de
modelare a unei situaii date pentru a evidenia procesele de baz i dependenele funcionale
ale sistemului, legturile logice de prelucrare a informaiei, fluxul de materiale, amplasarea
departamentelor i repartizarea muncii, valoarea i corectitudinea unor modele cunoscute, s
defineasc datele prin utilizarea caracteristicilor dicionarului de date.
Diagramele sunt utilizate pentru a detalia modul n care funcioneaz sistemul sau
pentru a clarifica unele divergene aprute ntre proiectani i utilizatori. Cele mai obinuite
diagrame folosite pentru realizarea acestor obiective sunt: diagrame de proces, diagrame ale
legturilor logice (flux de date, de documente, diagrame PERT/CPM), diagrame ale fluxului
de materiale, diagrame ale legturilor funcionale, diagrame pentru modele, dicionare i
structuri de date.
Diagramele de proces se concentreaz asupra proceselor informaionale, modelnd
transformrile pe care trebuie s le suporte datele pentru a deveni informaii utile pentru
sistem. Ele reprezint un instrument compatibil cu programarea logic stucturat i includ:
schemele logice de sistem, schemele logice de program, tabelele decizionale, arborii
decizionali i hrile Nassi - Schneiderman [NS].
Aceste diagrame sunt n esen instrumente logice integrate apropiate de proiectarea
logic i arat transformrile matematice i logice la care sunt supuse datele i logica ce st la
baza fundamentrii acestor transformri.
a) Schema logic de sistem prezint ntr-o singur diagram controlul i fluxul de
date, precum i unele fluxuri importante de materiale, n special mediile care sunt suport
pentru date. Structurile de control difer de structurile logice n dou moduri.
73
O prim deosebire const n faptul c structurile de control sunt structuri liniare.
O alt diferen const n faptul c n structurile de control, n orice moment, un
singur proces are controlul printr-o activitate specific, n timp ce fluxul de date stabilete
dependenele logice, datele existnd simultan n mai multe procese.
O implicaie imediat cel puin din punct de vedere teoretic este c utiliznd tehnicile
structurate se pot descoperi procesele care au creat mediul ce favorizeaz producerea unor
erori. Schemele logice de sistem folosesc simboluri i tehnici de trasare standard i ntr-o
oarecare msur se aseamn cu diagrama fluxului de date, ns structurile de date sunt
reprezentate de obicei ca fiiere sau grupuri de date.
b) Un echivalent al pseudocodului l constituie schema logic de programare prin
intermediul creia se poate crea un model dinamic al oricrui proces i care poate s
evidenieze fluxul de control dintre activiti.
Schemele logice de sistem i de programare sunt folosite n explicitarea funcionrii
sistemului existent i pentru identificarea locurilor nguste. Totui, pentru proiectarea logic a
sistemului, pseudocodul echivalent este mai compact i mai puin confuz dect schema logic
de programare. n figura 3.10 este ilustrat schema logic echivalent a acestui pseudocod
pentru procesul de verificare a vnzrilor unei firme.
De exemplu, pseodocodul pentru proiectarea logic a procesului de verificare a
vnzrilor unei firme se poate reprezenta astfel:












c) Tabelele decizionale modeleaz structura IF - THEN - ELSE pentru o singur
decizie complex, iar pentru construirea lor trebuie ndeplinite urmtoarele ipoteze:
toate condiiile posibile ale mediului trebuie s fie cunoscute;
toate activitile considerate necesare s fie realizabile;
legtura dintre condiii i activiti s fie anterior fixat;
Formatul tabelelor decizionale nu este standard ns n general trebuie s includ
urmtoarele pri:
- descrierea condiiilor relevante din mediul decizional n funcie de combinaii de
factori presupui independeni (vrst, sex, poziie fa de sistem etc.);
- un set relevant de aciuni posibile din care putem alege pe cea care satisface
condiiile specificate;
- matricea conexiunilor, care indic ce condiii trebuie satisfcute pentru alegerea
fiecrei aciuni posibile.


DO WHILE MORE VNZTORI
DO WHILE MORE PRODUSE
EXAMINE VNZRI - OBIECTIVE
IF VNZRI > OBIECTIVE
THEN DO PERFORMAN-BUN
ELSE REDUCE OBIECTIVE CU 10 %
IF OBIECTIVE < 2 ARTICOLE
THEN PRINT RAPORT
ENDIF
ENDIF
ENDDO
ENDDO

74
START
Mai sunt
vanzatori
?
Mai sunt
produse
?
Examineaza
urmatorul
vanzator
STOP
Vanzarile
>
Obiectivele
?
Obiective sub
2 articole
?
Examineaza
produsul
urmator
Examineaza raportul
vanzari : obiective
Reduce obiectivele
cu 10%
RAPORT VANZARI
Indica
"Performanta buna"
DA
NU
DA
NU
DA
NU
DA
NU


Fig. 3.10 - Schema logic de program pentru procesul de vnzare

n timp ce pe fiecare coloan din matricea conexiunilor exist o singur aciune, pe
fiecare linie pot exista mai multe aciuni, deoarece din ipotezele programrii structurate
fiecrei condiii trebuie s-i corespund o activitate distinct, nefiind permis concurena.
Un exemplu de tabel decizional utilizat pentru acordarea unui mprumut de ctre o
banc este ilustrat n figura 3.11.
75
Condiiile includ limitele valorice ale mprumutului, nivelul salariului i vrsta (sub
sau peste 50 de ani). Setul de aciuni posibile indic ratele difereniate ale dobnzilor, iar
matricea conexiunilor arat ce condiii trebuie s ndeplineasc cel care mprumut pentru a
beneficia de o anumit rat a dobnzii.

mprumut 50 milioane mprumut > 50 milioane
Salariu 2 mil. Salariu > 2 mil. Salariu 2 mil. Salariu > 2 mil. Dobnda
< 50 50 < 50 50 < 50 50 < 50 50
10% x
15% x x
20% x x
25% x
30% x

Fig. 3.11 Structura tabelului decizional pentru acordarea
unui mprumut

Utilitatea tabelelor decizionale este limitat deoarece descriu doar decizii individuale,
ns poate fi crescut fie prin gruparea deciziilor individuale, fie prin folosirea tabelelor
decizionale la generarea tuturor condiiilor i aciunilor ce trebuie incluse n schema logic de
programare i prin codificarea acesteia ntr-un limbaj pentru a fi utilizat pe calculator.
d) Arborii decizionali reprezint un alt mod de exprimare a coninutului unui tabel
decizional, cele dou instrumente fiind n esen echivalente i utilizate n modelarea static a
unei decizii complexe. n timp ce tabelul decizional pune accent pe ce aciune trebuie fcut
dac e ndeplinit o anumit condiie, arborele decizional evideniaz structura condiiilor,
realizarea evenimentelor i luarea deciziilor i este format din urmtoarele elemente:
rdcina, care este punctul din care ncepe citirea arborelui;
noduri decizionale, care semnific deciziile ce pot fi luate n funcie de anumite
condiii. Spre deosebire de tabel, arborele decizional permite divizarea deciziilor
complexe n decizii simple i luarea independent a fiecrei decizii n parte;
noduri intermediare, din care se ramific variante posibile pentru fiecare decizie;
noduri finale, care conin descrieri ale consecinelor pentru deciziile luate.
Liniile care unesc nodurile arborelui indic variante posibile de urmat, din care, ca i
la diagramele fluxului de control, numai una poate fi activ la fiecare moment n timp. Spre
deosebire de acestea ns, controlul nu "curge" ntr-un arbore decizional, deoarece doar n
mod aparent lum o serie de decizii secveniale n timp. n realitate mai nti culegem datele
despre mediu i apoi lum toate deciziile simultan.
n figura 3.12 este ilustrat un arbore decizional pentru lansarea unui produs pe pia,
cu sau fr testarea acestuia, pe baza unui studiu de marketing.
Acest arbore decizional prezint schematic elementele succesiunii decizionale i
probabilitile asociate variantelor considerate. Primul moment decizional const n a testa
sau nu, noul produs (nodul decizional D1) innd seama de costul i durata studiului de
marketing. Urmtorul moment decizional se refer la variantele de lansare sau nu a
produsului (nodurile D2, D3, D4), dup cum s-a ales la primul moment decizional i dup
cum s-a realizat una din strile naturii (favorabile sau nefavorabile) n cazul alegerii variantei
de testare (nodul I1). Nodurile intermediare I2, I3, I4 precizeaz strile de succes sau de
insucces n cazul lansrii produsului, iar nodurile finale F1 F9 descriu consecinele posibile
asociate fiecrei alternative.
76
I1
D2
D1
D3
I2
I3
I4
D4
F2
F1
F3
F4
F5
F8
F6
F7
F9
succes
insucces
succes
succes
insucces
insucces
nu lanseaza
nu lanseaza
nu lanseaza
l
a
n
s
e
a
z
a
l
a
n
s
e
a
z
a
l
a
n
s
e
a
z
a
T
e
s
t
e
a
z
a
N
u

t
e
s
t
e
a
z
a
F
a
v
o
r
a
b
i
l
N
e
f
a
v
o
r
a
b
i
l
85%
15%
35%
65%
70%
30%
5
0
%
5
0
%


Fig. 3.12 - Arbore decizional pentru lansarea unui produs

e) Diagramele Nassi-Schneiderman [NS], combin cele mai bune caracteristici ale
schemelor logice, diagramelor de program i ale tabelelor decizionale ntr-un formular grafic
care completeaz abordarea structurat pentru proiectarea logic. Diagrama NS este o
exprimare grafic compact de programare structurat n care fiecare structur are un simbol
geometric unic n care este cuprins o procedur. Aceast diagram se aseamn cu o schem
logic de program i pe lng aspectul grafic are i avantajul c ne permite s urmrim
structura unui set secvenial de condiii aa cum se obinuiete la arborele decizional.
n timp ce arborele decizional este un model static al unei decizii complexe, diagrama
NS este un model dinamic al unei proceduri.
Tabelele decizionale, arborii decizionali i diagramele NS au ca dezavantaje
neccesitatea de a le planifica n avans, o oarecare nesiguran i dificultate n desenarea lor,
precum i o prezentare bidimensional voluminoas. Aceste dezavantaje pot fi depite prin
utilizarea unor pachete grafice computerizate. Cu excepia tabelelor i arborilor decizionali,
care reprezint numai structura IF-THEN-ELSE, celelalte diagrame de proces sunt pn la un
anumit punct echivalente i depind de presupunerea c fiecare condiie trebuie cunoscut n
avans i de faptul c sunt considerate importante numai deciziile care pot fi luate n timpul
utilizrii procedurii. De aici rezult necesitatea efecturii unei analize atente pentru folosirea
77
cu ncredere a diagramelor de proces i recomandarea ca ele s fie utilizate n proiectarea
fizic mai degrab dect n proiectarea logic. n figura 3.13 este ilustrat o diagram NS
pentru verificarea vnzrilor unei firme.
DO pentru fiecare vinzator
DO pentru fiecare produs
EXAMINE raportul vanzari : obiective
Vanzari > Obiective
?
DA NU
Reduc obiectivele
cu 10%
DA NU
Indica
Performanta buna
Obiective < 2
articole
?
Tipareste
RAPORT

Fig.3.13 - Diagrama Nassi-Schneiderman

Diagrame ale legturilor logice. Aceste reprezentri sunt frecvent folosite n analiza
de sistem i includ, n funcie de scopul urmrit, diagrama fluxului de date, diagrama fluxului
de documente i diagramele de tip PERT sau CPM.
Spre deosebire de diagramele de proces, care arat legturile de control ntre procese,
diagramele fluxului de date i cele ale fluxului de documente analizeaz logica datelor i a
elaborrii documentelor, i evideniaz dependenele logice ntre elementele i procesele
sistemului n raport cu obiectivele urmrite. Deoarece legturile dintre date formeaz logica
structurii sistemului informaional, aceste diagrame sunt ale dependenelor logice i
reprezint baza analizei pentru subsistemele resursei de informare. Aceast afirmaie este
ntrit i de faptul c legtura dependenei datelor permite analizei logice top-down s
porneasc de la obiectivele sistemului, iar obiectivele resursei de informare sunt exprimate n
funcie de date.
a) Diagrama fluxului de date ( DFD ) este un model dinamic care arat legturile
logice dintre procese, ce sunt impuse de transformrile la care sunt supuse datele prin
realizarea proceselor respective. Aceasta nseam c dinamica sistemului este datorat
legturilor inerente n schimbarea datelor, DFD ilustrnd aceste legturi directe i artnd
modul n care fluxurile de date pun n legtur procesele i stocurile de date.
Analistul trebuie s testeze toate legturile descoperite n timpul investigrii
sistemului pentru a putea elimina apoi toate procesele i legturile de date nenecesare. Aceste
diagrame exprim structura subsistemului, deoarece fiecare proces este considerat un
subsistem. n fig.3.14 este prezentat DFD pentru procesul de aprovizionare n vederea
elaborrii rapoartelor lunare i a raportului la sfrit de an, care evideniaz o legtur direct
nenecesar ntre cele dou tipuri de rapoarte.
Din aceast diagram rezult particularitatea dependenei logice a legturilor dintre
datele necesare, a modului n care elaborarea situaiei finale la sfrit de an privind
aprovizionarea depinde de fluxul lunar de date, precum i necesitatea eliminrii dependenei
directe dintre cele dou tipuri de rapoarte.
78
Elaborare
situatie
lunara
Elaborare
situatie
anuala
Date lunare
Raport
lunar
Raport
date anuale
Dependenta eliminata
(fluxul datelor lunare)
Situatie la sfirsit
de an
DATE ANUALE ACTUALIZATE
Date anuale
Acces la date
anuale actualizate
A


Fig.3.14 - Diagrama fluxului de date pentru procesul de aprovizionare

b) Diagrama fluxului de documente este similar diagramei fluxului de date, ns
arat numai circulaia informaiilor i dependenele logice referitoare la operaiile specifice
documentelor utilizate ntr-o unitate economic. Pentru fiecare operaie (tiprire, completare,
prelucrare, verificare, arhivare etc.) se asociaz un simbol i din analiza documentului rezult
un model, sub form de diagram, care sintetizeaz circuitul i toate prelucrrile la care este
supus documentul respectiv.
c) Diagramele PERT i CPM, dei nu se refer la date, se folosesc n managementul
unui proiect complex i arat dependenele logice i tehnologice dintre activitile acestuia,
cu ajutorul relaiilor de preceden. Ipotezele specifice alctuirii unei diagrame CMP constau
n faptul c fiecrei activiti i se acord o durat fix, iar dac activitatea A precede
activitatea B, atunci activitatea B nu poate s nceap dect dup terminarea activitii A.
Pentru construirea diagramelor PERT se modific doar ipoteza privind duratele
activitilor, acestea fiind considerate variabile aleatoare independente care urmeaz diferite
legi de distribuie specifice procesului modelat. n ambele diagrame, activitile pot fi
reprezentate pe noduri sau arce, dar se prefer reprezentarea activitate - arc deoarece d o
imagine foarte clar i sugestiv a desfurrii n timp a proiectului. Aceste diagrame sunt
deosebit de utile n conducerea proiectelor complexe, pe baza descompunerii lor n activiti
i a stabilirii duratelor activitilor i a dependenelor logice i tehnologice dintre acestea.
Diagramele fluxului de materiale includ: graficele de distribuie a muncii, hrile de
aranjare a departamentelor, i diagramele de distribuie a formularelor. Aceste diagrame
schimb accentul de la instrumentele de modelare conceptual, logic, la cele materiale,
fizice, care trebuie s fie alocate, schimbate, transportate i stocate. Ele arat legturile de
producie de natur fizic.
Aceste diagrame evideniaz fluxul de materiale, care nsoete, precede sau urmeaz
informaia, pe faze de producie n cadrul sistemului de producie i a celorlalte sisteme cu
care are legturi directe. Ele se folosesc atunci cnd fluxul de materiale are un rol important
pentru sistemul proiectat (programarea operativ a produciei, aprovizionare, desfacere etc.).
Diagramele legturilor funcionale exprim relaiile dintre funciile sistemului i ale
subsistemelor i sunt folosite de analiti pentru a stabili dependenele funcionale dintre
subsisteme, modul n care trebuie corelate subsistemele pentru a satisface obiectivele
sistemului. n aceast categorie sunt incluse: diagramele de structur, diagramele HIPO,
diagramele Warnier-Orr i diagramele conceptuale. Ele pot fi combinate cu diagrame de
proces i chiar cu elemente din diagramele fluxurilor de date ntr-o diagram a obiectivului
79
global. Analistul poate s utilizeze aceste diagrame nc din faza de investigare preliminar i
pn la sfritul implementrii proiectului fizic.
Diagramele de structur i diagramele HIPO (Hierarchy Input Process Output),
ultimele implicnd pseudocodul pentru detalierea logicii procesului, ilustreaz modul n care
subsistemele i paseaz controlul i i mpart datele ntre ele. Diagrama HIPO este o
completare logic, funcional pentru diagrama de sistem. Deseori aceste diagrame sunt
folosite mpreun cu diagrame de fluxuri de date i de proces pentru a implica fluxurile de
date i de control, care nu sunt ns detaliate n mod explicit.
n urma investigrii sistemului rezult o organigram de structur a obiectivelor care
trebuie analizat i modificat pn cnd fiecrui obiectiv i se poate identifica o funcie, caz
n care obiectivele sunt bine precizate din punct de vedere logic i n realitate. Scopul final al
analizei este de a construi i implementa un sistem format din subsisteme care s ating
obiectivul dorit prin realizarea funciei asociate.
Procesul de stabilire a obiectivelor sistemului, de identificare a funciilor i a
subsistemelor care le realizeaz, reprezint esena proiectrii structural-funcionale i se poate
modela cu ajutorul diagramelor legturilor funcionale. Ele arat att legturile logice ct i
legturile fizice ntre subsisteme i dau o indicaie asupra modului n care lucreaz sistemul.
a) Diagramele de structur rezult din analiza funcional-structural i pot s
reprezinte obiective, funcii sau subsisteme n funciune. Ele pot fi reprezentate ca proiect
funcional utiliznd notaia similar organigramelor sau ca structur operaional utiliznd
linii radiale. Aceste notaii faciliteaz distincia dintre funcie i operaie.
n figura 3.15 este ilustrat structura funciilor de procesare a unui text n care nu se
indic ordinea funciilor sau modul n care o funcie coordoneaz alte funcii /45/.


















Figura 3.16 arat diagrama de structur pentru funcionarea sistemului de prelucrare a
unui document /45/. Aceast diagram ne arat c dup primirea documentului se intr ntr-
un ciclu repetitiv de verificare manual i apoi de editare dup care documentul este fie
arhivat fie distrus. Diagrama nu ne indic ns cum tim cnd se termin un ciclu, cte cicluri
se fac, cum alegem ntre arhivarea sau distrugerea documentului, sau care este viteza de
realizare a acestor funcii. O prezentare mai detaliat a operaiilor este furnizat de
diagramele de proces care descriu fiecare subsistem.


Procesare
text
Programeaz
documentele
surs
Transcrie
documentele
surs
Distribuie
documentul
procesat
Intreine
starea
documentului
Fig. 3.15 Reprezentarea funcional pentru procesarea textului
80






















b) Diagramele HIPO reprezint o mixtur ntre diagramele de structur i diagramele
de proces care evideniaz ierarhia, procesele i legturile input-output dintre subsisteme,
precum i conexiunile dintre subsisteme i mediu. n figura 3.17 se d un exemplu de
diagram HIPO pentru revizuirea unui document /45/.
























Prelucrare
document
Primire
document
Verificare
document
Verificare
manual
document
Editare
document
Manipulare
document
Arhivare
document
Distrugere
document
i
sau
Fig. 3.16 - Diagrama de structur pentru prelucrarea unui document
Revizuire document
APELAT DE :
Procesare document
APELURI PENTRU :
Revizuire manual a documentului
Editare document
INTRARI :
Nume document
Documentul tastat (introdus)
IESIRI :
Document editat
PROCES :
Tastarea documentului; Nume document
DO Revizuire-Manual-Document
IF Exist-Revizuiri
THEN DO Editare-Document
ENDIF
OBSERVATII :
Revizuirile se stabilesc prin documentaia de revizuire manual
Fig. 3.17 - Exemplu de diagram HIPO
81

Diagrama HIPO este uor de vizualizat i include seciuni care conin informaii
referitoare la:
ierarhie: ce modele controleaz i ce modele invoc un anumit model;
intrri: ce date sunt necesare ca intrri din alte sisteme sau din mediu;
proces: procesul logic i prelucrrile din modelul respectiv;
ieiri: ce date sunt considerate ca ieiri pentru alte subsisteme sau mediu;
observaii: comentarii asupra obiectivelor, funciilor sau proceselor.
ntr-o diagram HIPO se pot indica urmtorele elemente: felul n care lucreaz o
funcie sau un subsistem, ce se lucreaz i cu ce are legatur, ce resurse sunt necesare, ce date
sunt folosite n tranzacii cu alte sisteme, unele observaii de proiectare ale analistului .a..

c) Diagramele Warnier-Orr, ilustreaz n form de structur-arbore, legturile
funcionale dintr-un proiect. Aceast diagram evideniaz structurile i funciile proceselor,
i poate fi extins, ca i diagrama HIPO, la proiectarea fizic prin continuarea analizei la
nivelul operaiilor fizice. Simbolistica utilizat n diagramele Warnier-Orr deriv din
programarea structurat i include ca elemente: succesiunea (dat prin ordinea vertical),
alternativa (alegerea dintr-o list vertical), numrul de iteraii (un numr sau o variabil) i
negarea unei condiii (o bar deasupra condiiei).
d) Diagramele conceptuale sunt utilizate pentru ilustrarea modelelor conceptuale i a
interaciunilor dintre activiti, proceduri, informaiile de intrare i cele de ieire, punnd n
eviden activitile de baz. Un exemplu de diagram conceptual l constituie crucea
maltez care conine urmtoarele componente (figura 3.18) /45/:
axa N: conine lista activitilor A
1
, A
2
, , A
n
, ce definesc procesul analizat;
axa V: evideniaz datele de intrare I
1
, I
2
, , I
n
, necesare procedurilor de
prelucrare;
























Axa V
Axa E
A
n

.
.
.
.
.
.
A
2
A
1
Axa N
X
X
I
m
I
2
I
1 E
1
E
2
E
s
Activiti
Proceduri
Intrri
Ieiri
X X P
1
P
2
.
.
.
P
k
Axa S
Fig. 3.18 - Crucea maltez
.
.
.
.
.
.
.
.
.
X
82

axa S: cuprinde totalitatea procedurilor de prelucrare P
1
, P
2
, . . . ,P
k
;
axa E: indic ieirile E
1
, E
2
, . . . , E
s ,
sub form de informaii prelucrate din fiecare
procedur.
Fiecare X din matricea N-V indic ce informaii sunt prelucrate de fiecare activitate.
n exemplul prezentat, cei doi X indic faptul c activitile A
1
i A
2
primesc informaia I
2
.
n mod similar, fiecare X din matricea S-V indic ce informaii sunt preluate de
fiecare procedur pentru a fi prelucrate i pentru a genera alte informaii. n exemplul dat,
informaia I
2
este preluat i prelucrat de procedura P
1
, rezultnd informaia prelucrat E
2
.
Un X n matricea N-E arat ce informaii sunt produse n urma executrii unei
activiti. n exemplul dat, E
1
rezult n urma executrii activitii A
1
.
Crucea maltez este complet atunci cnd se umplu cu X-uri toate csuele matricelor
N-V i N-E, care reliefeaz fluxul informaional relativ la modul de legtur dintre activiti.
Matricele S-E i S-V se obin din analiza procedurilor care prelucreaz date primare sau date
rezultate din alte proceduri.
Pentru a corela axa N cu axa S (activitile cu procedurile), analistul trebuie s pun i
s dea rspuns la o serie de ntrebri privind procesul de prelucrare a informaiilor, precum i
pentru a semnala existena sau lipsa unor informaii coerente, indicate de numrul de X-uri
din aceeai coloan.

Diagrame ale modelrii i structurii datelor. Modelele de date sunt eseniale pentru
tehnicile de analiz a sistemelor structurate i ele ntregesc lista de diagrame utilizate de
analiti. Pentru a nelege corect diagrama fluxului de date, care arat legturile dinamice
cauzate de fluxul de date, trebuie cunoscute mai nti legturile statice dintre date. Acestea
sunt exprimate prin modele de date, care arat apartenena fiecrei date la un grup sau la un
articol de date i, n general, cum trebuie tratat fiecare dat n raport cu celelalte.

a) Dicionarul de date, include o list de articole i o descriere a datelor n funcie de
urmtoarele elemente: structura lor (legtura static dintre articole), nume, cod, tip, valoare i
limitele admisibile, frecvena i scopul utilizrii, modul de acces, mediul de memorare, ciclul
de via, unde i cnd sunt utilizate.
Majoritatea managerilor bazelor de date construiesc pe baz de rutin dicionare de
date simple pentru fiecare fiier creat. Exist ns i posibilitatea generrii automate a
acestora cu ajutorul unor sisteme computerizate (EXCELERATOR, PSL/PSA) care preiau
informaiile de intrare necesare din proiectul logic unde dicionarele de date sunt exprimate
ca definiii ale elementelor de date. Intrrile n dicionarul de date pot s fie articole de date
simple sau structuri complexe de mulimi de valori. Unitatea cea mai mic este un element de
dat care are o singur valoare n orice moment de timp.
b) Structurile de date sunt compuse dintr-un numr de elemente de date i pot fi
simple sau complexe. Stocurile de date sunt structuri tipice de date ca i fluxurile, ns sunt
mai complexe dect acestea i conin serii de fluxuri de date.
Majoritatea notaiilor pentru structurile de date se bazeaz pe logica programrii
structurate i sunt recomandate structurilor secveniale, alternative sau repetitive. Structurile
de date sunt definite n funcie de substructuri simple, care la rndul lor pot fi definite n
funcie de caracteristicile datelor pe care le conin.
c) Pachetul modelrii logice este rezultatul major al fazei de proiectare logic i
include diagrame de structur, dicionare de date, diagrame HIPO i un set de diagrame ale
fluxului de date, fiecare tratnd un aspect diferit al proiectrii logice.
Diagramele de structur arat structura subsistemelor la fiecare nivel i se obine
printr-o analiz top-down a scopurilor, utiliznd proiectarea funcional-structural. Funciile
83
sunt descrise n diagrama HIPO care d detalii asupra legturilor fiecrui proces cu diagrama
fluxului de date n care este inclus, indicnd input-urile i output-urile pentru fiecare proces.
Dicionarul de date definete fiecare termen care apare n descrierea subsistemului,
precum i fiecare condiie menionat n diagrama fluxului de date care exprim elementele i
legturile subsistemelor. Procesele sunt elemente sau entiti, iar fluxurile de date reprezint
legturile dintre ele. Procesele reprezentate de diagrama fluxurilor de date pot fi detaliate n
diagrame HIPO i pot fi descrise n pachetul logic de proces care const din :
procesul logic pentru fiecare subsistem logic ;
diagrama de sistem ( flowchart ), a sistemului existent ;
diagramele de sistem (flowchart-urile), ale sistemelor fizice care trebuie s fie
meninute nemodificate.
n mod obinuit procesul logic este exprimat prin pseudocod. Pentru procese
specifice, cum ar fi: o decizie complex unic, se recomand tabelele decizionale sau arborii
decizionali; pentru reprezentarea grafic a proceselor complexe, se recomand diagramele NS
i diagramele de sistem (flowchart), iar pentru reprezentarea simultan a structurilor logice i
a proceselor, se recomand diagramele Warnier-Orr. n cadrul diagramelor de structur
proiectarea logic nseamn coordonarea subsistemelor pn la nivelul cel mai de jos
(inferior) al diagramei, nivel care reprezint modulele de lucru i care au ca sarcin principal
prelucrarea informaiilor. Proiectarea fizic a procesului poate fi realizat mai trziu.
De exemplu, n logica procesului este suficient s se scrie:


fa de mai complexul proces fizic, care ar putea fi descris astfel :




deoarece constantele folosite reprezint factori n proiectarea fizic.
Aceasta nseamn c este atributul proiectanilor fizici s decid cum s fie citite
datele i cum s introduc parametrii prin subrutine, astfel nct s nu fie necesar
modificarea modulelor. Procesul de parametrizare este un element de proiectare fizic,
deoarece se preocup de modul cum sunt accesate datele ca opus la ce date se leag cu ce
procese , care este un element de proiectare logic.


3.4 Raportul de investigare preliminar

3.4.1 Rolul i obiectivele raportului de investigare preliminar

Investigaia preliminar ncepe pe baza formulrii unei cereri de asisten de ctre un
client potenial i se termin cnd analistul a neles destul despre natura problemei pentru a o
putea defini, pentru a indica scopul investigaiei, pentru a stabili graniele/limitele studiului,
pentru a detalia la un nivel nalt scopul structurrii noului sistem propus i pentru a putea
satisface nevoile de informare ale utilizatorilor (fig.3.19). Aceste elemente sunt incluse n
raportul de investigare preliminar (RIP) i justific recomandrile analistului de a continua
cu un studiu de fezabilitate sau cu o investigaie detaliat, sau de a opri imediat cercetarea.
Investigaia preliminar se desfoar dup un program bine stabilit n care se are n
vedere att stabilirea granielor sistemului, ct i investigarea sistemului i a interfeei
acestuia cu mediul su.
IF VOLUM-VANZARI > 5000
THEN COMISION-VANZARI = VOLUM-VANZARI * 0.10
ELSE COMISION-VANZARI = VOLUM-VANZARI * 0.075,
Calculeaz COMISION-VANZARI ca PROCENT * VOLUM-VANZARI ,
84
Determinarea granielor sistemului analizat se face n mai multi pai, astfel:
se studiaz toate departamentele care fac parte din organizaie;
se adaug elementele care reprezint intrri din subsistemele adiacente;
se adaug elementele cu influene puternice din mediul extins al sistemului
(furnizori, beneficiari);
se adaug elementele cu funcii de control din departamentele selectate ca
subsisteme i care se intercondiioneaz cu sistemul studiat;
se repet pasul anterior pn cnd se obin informaii suficiente pentru construirea
unei structuri arborescente;
se elimin subsistemele inaccesibile, cele care nu au limite definite sau cele care
nu aparin sistemului investigat (sunt respinse structural de sistem).
De remarcat faptul c graniele sistemului includ graniele proiectului, iar acestea
includ graniele sistemului implementat. Deoarece studiul sistemului nu trebuie fcut ntr-un
mod simplist, prin desprinderea lui de contextul general, investigaia preliminar trebuie s
aib ca obiectiv i investigarea interfeei sistemului cu mediul su.

Cerere pentru
asistenta
INVESTIGARE
PRELIMINARA
RIP
Preocupari generale
bazate pe experienta
"Problema"
Preocupari specifice
bazate pe principii
derivate
"Formularea problemei"

Fig.3.19 - Elaborarea raportului de investigare preliminar

Rezultatul investigaiei preliminare l constituie, raportul de investigare preliminar,
care presupune:
definirea naturii i a scopului problemei /oportunitii;
cunoaterea obiectivelor sistemului;
determinarea cerinelor de natur informaional-decizional ale utilizatorilor;
scrierea i prezentarea raportului.
Aceste obiective sunt atinse prin utilizarea unor tehnici de analiz i proiectare
structural-funcional. Raportul de investigare preliminar are ca obiective specifice:
a) Documentarea asupra ipotezelor formulate de analist privind procesele specificate
i rezultatele investigaiei preliminare i servete la:
prezentarea metodelor folosite de culegere a datelor n vederea creterii
credibilitii, i a eliminrii suspiciunilor prin argumentarea pe baze statistice a
concluziilor formulate;
prezentarea concluziilor i relevarea faptului c acestea depind de particularitile
i acurateea datelor colectate;
instruirea beneficiarului privind tehnicile de colectare i de analiz a datelor.
b) Ofer o baz de discuie a problematicii noului sistem pentru analist i beneficiar
cu scopul lurii unor decizii. n acest sens raportul de investigare preliminar trebuie s
includ:
termenii de referin privind scopul analizei, documentele analizate, modul n care
au fost colectate datele (interviuri, chestionare, observri directe). Termenii
tehnici trebuie s fie clar definii i eventual evitai dac nu se pot explica;
evidenierea cauzelor care au condus la delimitarea i la definirea imprecis a
subsistemelor;
85
descrierea clar a surselor de date, n special cnd concluziile sunt formulate pe
baza experienei analistului i mai puin pe baza datelor colectate;
obiectivitatea formulrii i argumentrii concluziilor i a recomandrilor.
c) Stabilirea etapelor de analiz i de proiectare a noului sistem, fapt ce semnific
avizarea raportului de ctre unitatea beneficiar.
Principalele recomandri fcute de ctre analist n raportul de investigare preliminar
pot avea n vedere:
oprirea imediat a activitilor de investigare i de analiz dac se constat c
sistemul funcioneaz corect / performant. n acest caz, declanarea investigaiei s-
a bazat pe o informaie eronat sau inadecvat situaiei reale;
amnarea activitilor de analiz i proiectare dac tehnologia solicitat nu este
disponibil, nu exist fonduri pentru achiziionarea ei, nu este disponibil
personalul necesar, sau problemele semnalate nu sunt suficient de acute pentru a
necesita revizuirea sistemului;
extinderea obiectivelor i a activitilor de analiz dac investigaia preliminar
nu a acoperit aspectele eseniale, precum i creterea corespunztoare a bugetului
alocat;
continuarea activitilor cu obiectivele iniiale sau cu reorientarea obiectivelor.
Direciile de aciune trebuie stabilite pe baza unor negocieri ntre prile implicate n
analiza i proiectarea noului sistem. Raportul de investigare preliminar trebuie s
evidenieze att avantajele, ct i dezavantajele fiecrei alternative posibile, decizia
aparinnd beneficiarului viitorului sistem.


3.4.2. Coninutul i modul de prezentare al raportului de
investigare preliminar

Raportul de investigare preliminar trebuie s conin urmtoarele elemente:
1) Definirea problemei investigate care poate fi o oportunitate, o problem nou
aprut, sau o disfuncionalitate semnalat. Formularea clar, precis a problemei necesit
explicitarea ei sub urmtoarele aspecte: spaio-temporal, anvergur, costuri necesare, ipoteze
de lucru, performanele tehnice, tehnologice i economico-financiare ale sistemului analizat;
2) Scopul proiectului propus pentru ndeplinirea obiectivelor problemelor sesizate;
3) Dimensiunea, limitele, restriciile i alte ipoteze de lucru au n vedere zonele
funcionale ale sistemului investigat. Dimensiunea problemei este dat de subsistemele
implicate, funciile ce trebuie examinate, modalitile de prelucrare utilizate, perioada de timp
referit, tipul de personal implicat etc. Limitele analizei se refer la resursele disponibile, la
permisiunea de a efectua investigaia (analistul poate primi acceptul de a intervieva o singur
persoan ntr-o anumit zi), sau la unele restricii de realizare (investigaia trebuie fcut
ntr-o anumit perioad, interviurile se pot efectua numai dup terminarea programului etc.);
4) Cerinele de documentare rezultate n urma analizei. Analiza cerinelor deriv din
obiectivele sistemului investigat i presupune determinarea cerinelor organizatorice,
informaionale i procedurale ale beneficiarilor, definirea unei liste de prioriti privind
cerinele informaional-decizionale, precum i evidenierea cerinelor procedurale ale
organizaiei. Analistul are sarcina de a analiza cererile preliminare ale utilizatorilor, de a
cunoate opiniile i ideile acestora, de a evalua i de a selecta cerinele semnificative.
Cerinele organizatorice au n vedere precizarea activitilor proiectului, alocarea
resurselor i evidenierea structurii financiare. O diagram a structurii organizatorice poate s
stabileasc ntr-un mod sugestiv responsabilitile n cadrul sistemului.
86
Cerinele informaionale evideniaz conectivitatea sistemului cu elementele din
mediu i sunt folosite pentru a proiecta graniele sistemului i interfeele acestuia cu mediul,
precum i pentru a construi diagrama fluxului informaional pe baza datelor observate.
Cerinele procedurale se refer la necesitile operaionale ale noului sistem i sunt
deosebit de utile n proiectarea fizic deoarece au n vedere restricii operaionale cum ar fi:
volumul, costul, securitatea i acurateea datelor, viteza, redundana, gradul de acces,
confidenialitatea, precum i ieirile fizice sub form de rapoarte.
Raportul de investigare preliminar expliciteaz obiectivele organizaiei, rolul
informaiei n atingerea acestor obiective, precum i procedurile folosite pentru realizarea lor.
Cerinele de documentare impun o distincie clar ntre percepiile i dorinele
utilizatorilor i cerinele reale ale sistemului. Lista dorinelor este important n analiza
cerinelor, ns dorinele nu se identific cu cerinele reale ale sistemului n ansamblul su.
5) Recomandri ale analistului, n sensul continurii analizei cu investigaia detaliat
sau cu un studiu de fezabilitate, sau de a se opri cercetarea imediat.
6) Documentaia - suport, realizat sub form de modele, fragmente de interviuri,
formulare i rapoarte pentru conducerea proiectului, conine urmtoarele elemente:
agenda care a generat activitatea de analiz;
lista persoanelor intervievate i a documentelor analizate;
programul de interviu i lista ntrebrilor pentru interviu;
mostre de formulare, rapoarte i documente de intrare care vor fi analizate n
investigarea detaliat;
diagramele de flux de date pentru nivelele ierarhice superioare;
organigramele i diagramele de structur ale funciilor sistemului.
Documentaia-suport are i rolul de a asigura transferul de informaii n cazul n care
cei ce realizeaz investigaia detaliat nu au participat n etapa de analiz preliminar.
Un aspect important l constituie modul de prezentare a raportului de investigare
preliminar, n vederea aprobrii acestuia i a continurii activitii de analiz i proiectare a
noului sistem, prin realizarea unor forme de prezentare atractive.


3.5. Studiul de fezabilitate

3.5.1 Rolul i obiectivele studiului de fezabilitate

Deseori n practica economic apare necesitatea fundamentrii unor decizii majore
privind selectarea variantelor de realizare a unor proiecte complexe care antreneaz
importante resurse materiale, umane, financiare i de timp. Aceste decizii se pot lua pe baza
unor studii de fezabilitate care ofer informaiile sintetice necesare factorilor decizionali.
Studiul de fezabilitate are menirea de a maximiza nivelul cunoaterii, "know-how-ul",
de a estima anticipat dac proiectul propus va angaja mai multe resurse bneti dect cel n
funciune sau dect celelalte proiecte definite ca alternative, precum i de a minimiza riscul
pe care organizaia i-l asum prin adoptarea unui proiect.
ntre studiul de fezabilitate i investigaia preliminar exist cteva deosebiri
importante pentru analiti i beneficiari din care menionm:
a) n timp ce investigaia preliminar este o abordare "top-down", orientat pe
obiective i bazat pe analiz, studiul de fezabilitate este o abordare "botom-up", orientat pe
soluii existente i bazat pe construcie.
b) Studiul de fezabilitate presupune cunoscut structura funciilor necesare pentru a
satisface un obiectiv, efortul major constituindu-l identificarea, amplasarea i asamblarea
87
funciilor printre modulele aflate n jurul unui nucleu. Deoarece fiecare modul este bine
cunoscut, adugarea lui la sistem arat aportul su la mbuntirea funcionrii sistemului
lrgit. Estimarea costurilor de obinere a unei soluii depinde de ct de bine, rapid i eficient
pot fi modulele asamblate i testate. Pe de alt parte, investigaia preliminar urmrete s
defineasc aceast structur de funcii de sus n jos, ncepnd cu obiectivul sistemului.
c) n timp ce investigaia preliminar caut s defineasc problema, studiul de
fezabilitate este orientat spre indicarea gradului de fezabilitate al unui numr de variante de
proiect care sunt comparate n funcie de anumii factori de fezabilitate.
De exemplu, variantele se pot compara avnd n vedere durata de realizare, tehnologia
i calificrile necesare, beneficiile estimate, precum i costurile implicate n realizarea lor.
Studiile de fezabilitate sunt mai valoroase atunci cnd problemele i oportunitile
sunt clare, bine definite i cunoscute, altfel prognosticarea fezabilitii dup aceti factori
devine incert i riscant. Ele ofer o imagine clar a situaiei reale, a potenialului economic
i a poziiei pe care o deine pe pia agentul economic, n contextul n care i desfoar
activitatea n funcie de principalele oportuniti care-i sunt accesibile.
n acest sens, studiul de fezabilitate poate s nlesneasc deciziile de plasare a
capitalului de la investitori strini i autohtoni, i n acelai timp, s reduc riscul i s
garanteze obinerea unor profituri sigure i atractive. La nivel macroeconomic, studiul de
fezabilitate reprezint un instrument util n fundamentarea politicii de restructurare i
privatizare a economiei naionale.


3.5.2 Etapele studiului de fezabilitate

Echipa care realizeaz studiul de fezabilitate trebuie s aib competenele necesare
pentru elaborarea indicatorilor de msurare a eficienei sistemului, documentarea i
proiectarea sistemului, estimarea efectelor directe i a celor indirecte ale implementrii noului
sistem, elaborarea unor prognoze pentru stabilirea performanelor i a riscului, planificarea i
conducerea sistemelor complexe, ct i pentru elaborarea de rapoarte pentru conducere,
inclusiv elaborarea i prezentarea studiului de fezabilitate.
n cazul existenei unor riscuri speciale asociate proiectului, datorate utilizrii de
tehnologii complexe, baze de date distribuite, soft nou etc., pentru diminuarea probabilitii
de eec se vor coopta n echip pe lng analiti, specialiti cu experien n domeniu,
persoane din departamentul vizat al beneficiarului, precum i experi sau consultani externi.
Pentru estimarea corect a eficienei proiectului i luarea unor decizii viabile este
necesar ca analistul (echipa) s ia n calcul i eventualele schimbri ce pot s apar n evoluia
activitii sistemului i a mediului acestuia. n acest sens, se pot construi dou variante ale
proiectului, una pesimist i alta optimist, n care toate estimrile sunt luate n sens
nefavorabil i respectiv, favorabil. Pe baza acestor date noi se reface analiza i se obine
marja de influen posibil a elementelor de risc i incertitudine asupra rentabilitii
proiectului. n acest scop se poate folosi i analiza senzitivitii soluiei (variantei de proiect
alese), n care calculele se refac succesiv, modificnd pe rnd cte un element, iar apoi o
combinaie selectiv de elemente. Se poate stabili astfel ce influen are asupra rentabilitii
proiectului, modificarea unui element (creterea preului anumitor resurse, modificarea
cursului valutar, creterea salariilor etc.), sau a unui grup de elemente.
Echipa care realizeaz studiul de fezabilitate trebuie s aib n vedere obiectivele i
limitele sistemului, dar i cerinele utilizatorilor, pentru a evita alocarea incorect a unor
resurse importante, consultnd n acest scop documentaia referitoare la investigarea unui
sistem similar.
88
Realizarea studiului de fezabilitate implic un volum considerabil de munc pentru
culegerea de informaii prin intervievarea managerilor de la diferite nivele ierarhice, pentru
studiul simptomelor sistemului prin analiza-diagnostic, precum i pentru studierea
activitilor conexe care pot afecta rezolvarea problemei. Rezultatul studiului de fezabilitate l
constituie raportul studiului de fezabilitate, care poate folosi ca input-uri i unele studii de
prefezabilitate. Avizarea raportului reprezint n fapt acordul conducerii pentru o propunere
de proiect de sistem. Documentele elaborate sunt arhivate pentru o eventual utilizare ntr-o
faz viitoare a proiectului. Analistul trebuie s fie flexibil i s accepte unele modificri
justificate ale proiectului i s fie capabil s evalueze rapid i corect consecinele oricrei
modificri, sau s aduc argumente credibile mpotriva unor modificri ale proiectului pe
care le consider nefondate. Studiul de fezabilitate st la baza planului de proiectare a
sistemului (fig.3.21).
O problem dificil care trebuie soluionat o constituie determinarea costurilor i a
beneficiilor aferente proiectului de sistem. Cuantificarea eficienei proiectului n plan
apropiat are n vedere costul funcionrii sistemului, facilitile oferite pentru utilizatori,
viteza de rspuns la cererile utilizatorilor, acurateea rspunsurilor, timpul necesar dezvoltrii
sistemului, termenul de recuperare a investiiei etc. n plan deprtat, cuantificarea eficienei
se refer la estimarea gradului de satisfacere a clienilor, productivitatea muncii n sistem,
satisfacerea profesional a celor implicai, climatul de munc etc.
Analistul trebuie s fac o estimare ct mai bun a costurilor i beneficiilor implicate
de fiecare variant. Dac un cost poate fi identificat ca fiind real sau probativ, iar mrimea lui
poate fi estimat i demonstrat, atunci el se numete cost tangibil. n mod opus, un cost
intangibil este un cost care se presupune c exist, mrimea lui poate fi estimat cu un grad
ridicat de imprecizie, dar nu i demonstrat. n acest sens, majoritatea beneficiilor sistemului
proiectat sunt intangibile i ele se refer la posibilitatea creterii productivitii personalului
angajat, la creterea comenzilor de bunuri i servicii sau la orientarea unor noi clieni ctre
sistemul respectiv, ca urmare a mbuntirii calitii produselor i a serviciilor prestate. O
mare parte a beneficiilor devin intangibile ca urmare a efectului de propagare a conexiunilor
imediate pe care le genereaz sau n care sunt angrenate, ca urmare a efecturii de ctre
unitatea beneficiar a unor cheltuieli de dezvoltare a sistemului.
Costurile directe trebuie s fie estimate ct mai precis i se refer la cheltuielile legate
de proiectarea, dezvoltarea i operarea / funcionarea subsistemelor care fac obiectul analizei,
iar costurile indirecte sunt cele asociate unor susbsisteme conexe celor investigate.
Costul dezvoltrii unui sistem se poate produce o singur dat, deci este nerecursiv
i include cheltuielile cu analiza i proiectarea sistemului, angajarea personalului, investiii
imobiliare, achiziionarea de instalaii, de utilaje, de tehnic de calcul etc. Meninerea,
ntreinerea i funcionarea noului sistem vor antrena costuri continue, deci recursive, cum ar
fi cele referitoare la ntreinerea utilajelor, plata personalului, ntreinere soft i hard, prestri
de servicii etc.
n estimarea ct mai corect a costurilor trebuie avut n vedere o judicioas
partiionare a acestora pe grupe distincte. Principalele categorii de costuri evideniate ntr-un
studiu de fezabilitate sunt:
costurile cu personalul, care include salariile i costurile adiionale (beneficii,
pensii, concedii medicale i de odihn, contribuii la asigurri sociale, pregtirea
personalului etc). n studiul de fezabilitate, analistul trebuie s estimeze proporia
de timp pe care fiecare angajat o afecteaz dezvoltrii i/sau operrii sistemului,
pentru a determina componenta recursiv/nerecursiv a costului legat de personal;
costurile cu echipamentele, care include costurile de achiziionare / nchiriere,
precum i pe cele legate de repararea i meninerea lor n stare de funcionare;
costurile cu materialele consumabile;
89
Comitet de
conducere
Echipa de SF
.max. KNOW-HOW
.min RISC
Consultanti
UTILIZATORI
STAFF
Personal de
conducere
DP
SF
Evaluarea
echipei SF
Contribuie
Influenteza
intocmirea
Constituie
o baza pt:
Alege si
pregateste
A
p
r
o
b
a
r
e
Realizeaza
Increderea dorita
pt studiu
Reprezinta
input-uri
pt
b
a
z
a

p
t
:
PLAN PROIECT
Schema proiectului
de sistem sau a
prototipului
RAPORT
DE
FEZABILITATE
AVIZARE
confirmare
APS
Baza pt
decizia
conducerii
(managerului)
DA
NU
s
e
r
v
e
s
te
p
t
s
e
r
v
e
s
t
e

p
t
creste
poate duce
la
Obiectivele SF
.cuantif. efic.
.prognoze
.planuri
.Obiective
.Limite-restrictii
.Resurse
.Autoritati
.Responsabilitati
.Date-tinta
Factori de
risc inalt
.sensibilitate
.incredere
.nefamiliaritate
.diversitate
.variabilitate
Afecteaza
alegerea
Programe pilot
sau prototipuri
pt sistemul
cerut
Livreaza
(furnizeaza)
Planul de
conducere a
proiectului daca
e autorizat
Proiect
daca e
autorizat

Fig.3.21 - Diagrama studiului de fezabilitate

costul creterii sau descreterii obligaiilor fa de sistem; de exemplu, un sistem
mbuntit de plat poate s conduc la respectarea termenelor de plat ale
90
clienilor, la reducerea creditelor acestora fa de sistem, precum i la creterea
ctigului din dobnzi ca rezultat al mbuntirii fluxului monetar;
alte categorii de costuri, care includ costuri diverse legate de secretariat, mobilier,
administraie, cldur, etc. i care pot fi incluse n una din categoriile anterioare.
De asemenea, se poate estima i un cost de oportunitate, care este dat de cea mai bun
alternativ care urmeaz i care nu a fost considerat.
n analiza variantelor se folosesc dou metode de comparare a costurilor estimate i
anume, fie pentru valoarea iniial, fie pentru valoarea final a fiecrei variante de proiectare.
n momentul n care costurile de funcionare ncep s creasc sensibil, sistemul i ncheie
practic ciclul de via, fiind necesar o reiterare a analizei de sistem (figura 3.22 ).


Costuri
Costuri
de
dezvoltare
Costuri de
functionare
(operare)
t t
*
Costuri initiale


Fig.3.22. - Diagrama evoluiei costurilor sistemului

n studiul de fezabilitate, analistul este preocupat nu numai de estimarea costurilor i a
veniturilor, relativ la sistemul existent i la variantele luate n considerare, ci i de schimbrile
ce au loc n nivelul costurilor i al veniturilor, pe baza unei prognoze referitoare la evoluia
posibil a activitii viitoare a sistemului.
Stabilirea obiectivelor i a orientrilor sistemului trebuie s se bazeze pe o judicioas
fundamentare macroeconomic i s in seama de starea tehnic i tehnologic a dotrii sale,
de volumul i valoarea potenialului angajat, precum i de structura cererilor specifice
activitii sale. De asemenea, se pot analiza posibilitile concrete de realizare a tehnologiilor
i proceselor tehnologice, capacitile de producie pe sortimente i calitate, asigurarea cu
resurse (materii prime i personal instruit), implicaiile ecologice asupra mediului, costurile
estimate i sursele de finanare pentru activitile viitoare etc.

Analiza economico-financiar reprezint capitolul cel mai important al studiului de
fezabilitate prin care se stabilete, pe baza informaiilor disponibile la acel moment, eficiena
economic a proiectului selectat. Analiza se face cu ajutorul metodologiei cost-beneficiu prin
care se fundamenteaz eficiena proiectelor i se evalueaz unitatea economic beneficiar
din punct de vedere economico-financiar.
Dac analiza financiar vizeaz exclusiv activitatea unitii economice, analiza
economic evidenieaz i influena unor factori din mediul specific n care aceasta i
desfoar activitatea. Analiza economic determin rentabilitatea, fezabilitatea i viabilitatea
unui proiect din punct de vedere al economiei naionale n funcie de beneficiul social
corespunztor tuturor resurselor angajate pentru realizarea lui, indiferent de cine contribuie la
91
constituirea acestora sau cine beneficieaz de rezultatele proiectului. Ca urmare, apar
diferene n sfera de cuprindere i specificul calculrii indicatorilor, dei acetia sunt comuni
ambelor tipuri de analiz.
Raportul de fezabilitate se ncheie att cu recomandri ctre managerii sistemului,
privind soluia cu cel mai nalt grad de fezabilitate i modul n care acetia trebuie s
acioneze pentru transpunerea ei n practic, ct i cu unele anexe care cuprind detalii care s
justifice aceste aciuni.


3.5.3 Precizri metodologice privind ntocmirea
studiului de fezabilitate pentru o firm

Studiul de fezabilitate cuprinde conform prevederilor urmtoarele elemente n cazul
nfiinrii unei sociati comerciale:
1) prevederea general a societii;
2) modul ei de construire;
3) indicatoriii economici i financiari principali;
4) starea tehnico-economic a firmei;
5) poziia firmei pe piaa intern i extern;
6) principalele obiective structurate ale firmei pe anii viitori.
Studiul de fezabilitate poate fi depus, atunci cnd se nfiineaz o societate comercial
la instituiile prevzute de legislaia n vigoare.
Vom aborda n continuare n mod succint punctele 3, 4, 5 i 6.

3. Principalii indicatori economici i financiari sunt:
- producia marf vndut i ncasat pe anii anteriori (minim trei ani);
- cifra de afaceri ;
- valoarea adugat ( producia net + amortizarea + diferena de stocuri de
producie neterminat);
- beneficiul total brut;
- vrsminte din beneficiu i impozite;
- beneficiu folosit pentru autofinanare;
- nivelul estimat al beneficiului pentru plata dividentelor.

4. Evaluarea strii tehnice i economico-financiare a firmei se face pe baza unui
sistem de indicatori ce pot fi grupai n trei categorii: potenialul tehnico-
economic, rezultatele economico-financiare, eficiena utilizrii potenialului
economic.
a) Potenialul tehnico-economic are n vedere indicatori de capaciti de producie, de
mijloace fixe (la valoarea de inventar i valoarea rmas ), a investitorilor n curs de execuie,
a mijloacelor circulante, a potenialului uman, a capacitii de cercetare dezvoltare, a
potenialului financiar.
Exemplu: Indicatorii de evaluare a potenialului uman au n vedere numrul de
salariai, structura lor, fondul de salarii pe an n curs, cheltuielile cu asigurrile sociale.
Capacitatea de cercetare-dezvoltare se poate exprima prin numrul de salariai n acest sector,
fondul destinat cercetrii, cheltuieli pentru cercetare, raportul dintre aceste cheltuieli i
valoarea produciei.



92
Potenialul financiar poate fi dimensionat i evaluat cu ajutorul urmtorilor indicatori:
patrimoniul net cuprinde:
- elemente active formate din: mijloace fixe la valoarea rmas, mijloace
circulante, creane certe, alte active;
- elemente pasive alctuite din: obligaii certe ctre personalul unitii i organul
ierarhic superior, credite bancare, credite pentru furnizori i investiii etc.
Patrimoniul net (exprimat ca diferen ntre activ i pasiv) poate fi apreciat din punct
de vedere material din elementele ce l compun: active fixe, active circulante, investiii,
disponibiliti lichide, creane. Activele fixe raportate la cele circulante exprim capacitatea
tehnic a unitii i aceasta, corelat cu profitul raportat la mijloacele circulante, furnizeaz
informaii asupra modului cum a fost folosit aceast capacitate tehnic n procesul de
producie. Patrimoniul net poate fi cercetat i din punct de vedere valoric ca sum de
finanare regsindu-se n: capitolul social propriu subscris, fonduri de stimulare i consum
beneficii.
b) Rezultatele economico-financiare
Pentru evaluarea acestor rezultate se folosesc urmtorii indicatori:
cifra de afaceri ce reprezint veniturile totale ale unitii;
valoarea adugat ce se determin prin scderea din producia global evaluat la
preurile cu ridicata, a cheltuialilor cu materii prime, materiale, combustibil,
energie i a serviciilor aferente;
beneficiul total realizat;
vrsminte din beneficiu i impozite;
beneficiul folosit pentru autofinanare i profitul;
c) Eficiena utilizrii potenialului economic
Se calculeaz cu ajutorul urmtorilor indicatori:
cheltuieli la 100.000 lei producie marf fabricat, structurat pe principalele
componente (cheltuieli cu materiale, energie, combustibil);
eficiena utilizrii mijloacelor de producie (fixe i circulante) care poate fi
estimat de o serie de indicatori, cum ar fi:
- cifra de afaceri la 100.000 lei;
- producia marf fabricat la 100.000 lei;
- valoarea adugat;
- beneficiu brut de producie;
- viteza de rotaie a mijloacelor circulante;
- rata mijloacelor circulante.
eficiena utilizrii forei de munc avnd n vedere productivitatea muncii n
beneficiul brut i net;
rata rentabilitii ce mbrac diferite forme n funcie de profilul unitii:
- rata rentabillitii economice: R
e
= P
b
/ K
t
,
unde: P
b
= profit brut; K
t
= capital total;
- rata rentabilitii financiare: R
f
= P
n
/K
p
,
unde: P
n
= profit net; K
p
= capital propriu;
- rata rentabilitii mijloacelor fixe i circulante: R
d
= B/(M
f
+M
c
),
unde: B = beneficiul brut; M
f
= mijloce fixe; M
c
= mijloace circulante;
- rata rentabilitii capitalului social: R
c
= B / K
s
;
- rata rentabilitii veniturilor: R
v
= B/ S
pq
,
unde: p - preuri ; q produse.


93
5. Poziia firmei fa de pia
Se au n vedere n acest scop pieele de desfacere i cele de aprovizionare.
Pieele de desfacere cuprind:
capacitatea pieelor interne i externe, care poate fi cuantificat printr-o serie de
indicatori, cum ar fi:
- volumul cererii (cantativ, valoric, numr de utilizatori);
- volumul desfacerilor i al vnzrilor ;
- ponderea volumului vnzrilor pe diferite piee externe;
- cursul de revenire (calculat ca raport ntre preul complet intern de export n
lei pe unitatea de produse i preul obinut pe piaa extern);
- gradul de acoperire a capacitilor de producie (raportul ntre volumul
produciei contractate i capacitatea existent).
Piaa de aprovizionare
n studiul acesteia se va face analiza pieelor de aprovizionare interne i externe n
dinamic (pe trei ani) la principalele categorii de resurse (maini, utilaje, materii prime,
materiale, combustil, energie), precum i analiza tendinei preului de aprovizioanre pentru
categoriile menionate.

6. Strategia de ajustare a firmei are n vedere:
- strategia de pia a firmei, obiective, politicile de pre, orientri ctre segmentele
de pia posibile pentru apovizionare i desfacere;
- dezvoltarea firmei prin noi investiii;
- ci de modernizare a firmei: retehnologizare, perfecionare de personal, cercetare
tiinific;
- restrngerea activitii firmei, dac este cazul, i ce se poate realiza prin
disponibilizarea de fonduri sau for de munc;
- precizarea surselor financiare pentru realizarea politicii de restructurare:
autofinanarea, contracte i credite interne i externe, emisiuni de titluri, subvenii.
Raportul studiul de fezabilitate cuprinde urmtoarele anexe: bilanul contabil, pe baza
cruia s-a fcut analiza firmei, bilanul contabil pe anul anterior, precum i contul de profit
i pierderi pe anul anterior.
Investigarea sistemului actual reprezint, n concluzie, o etap iniial, de maxim
importan n analiza i diagnoza sistemelor. Ea dezvolt o mare varietate de metode i
tehnici avnd ca obiectiv identificarea i diagnosticarea ct mai obiectiv a situaiei existente,
moment de referin pentru modelarea sistemului i elaborarea proiectului unui nou sistem,
mai performant.
94
CAPITOLUL IV

Procesul de modelare n analiza
sistemelor economice

Procedeul de baz folosit de analiti n efortul lor pentru a crete nelegerea noastr
despre procesele i fenomenele care au loc ntr-un sistem, n scopul creterii eficienei i a
mbuntirii performanelor sale, l constituie procesul de modelare. Acest proces este
necesar pentru obinerea unor modele deosebit de utile, n special cnd nu este posibil
realizarea unor experimente de laborator, pentru evaluarea sistemului, a performanelor sale,
precum i pentru analiza variaiilor comportamentale care fac dificil conducerea sa.


4.1. Conceptul de model: definiii, proprieti, exemple

Abordarea sistemic a proceselor de conducere pentru obinerea unei eficiene maxime
n atingerea obiectivelor sistemului, necesit o investigare atent i minuioas a sistemului n
scopul reprezentrii lui prin modele.
Modelul este o reprezentare izomorf a realitii obiective i constituie o descriere
simplificat, riguroas i fundamentat n sensul structurrii logice a sistemului, fenomenului,
sau procesului pe care l reprezint, care faciliteaz descoperirea unor legturi i legiti foarte
greu de gsit pe alte ci.
La baza procesului de modelare se afl existena unei analogii ntre entitatea din
realitatea modelat (sistem, subsistem, fenomen, proces etc.) i model. Dac lum n considerare
mulimea tuturor obiectelor {O}, n care putem defini submulimea obiectelor naturale {N},
submulimea obiectelor fizice realizate de oameni {A} i mulimea obiectelor conceptuale
(concepte tehnice, tiinifice etc.) {C}, se spune c orice element x O este analog cu alt
element y O dac sunt ndeplinite condiiile:
a) x i y au proprieti comune sau chiar identice;
b) exist o coresponden ntre pri ale lui x i pri ale lui y, sau ntre proprieti ale
acestor pri.
Pe baza acestor condiii se observ c relaia de analogie este adevrat i pentru orice
pereche de elemente (x,y), x A C i y O. Relaia de analogie este ntotdeauna simetric i
reflexiv, iar uneori este i tranzitiv, caz n care stabilete o relaie de echivalen ntre
elementele unor mulimi. Cu aceste proprieti analogia st la baza procesului de modelare. n
felul acesta, un obiect x A C modeleaz un alt obiect y O dac x y (x este analog cu y)
i dac relaia de analogie este i tranzitiv.
Sistemul ce trebuie modelat reprezint sistemul de baz sau baza (R) iar sistemul care
acioneaz ca model (rezultatul modelrii) este modelul (M).
Definiie: M este un model pentru R, dac M i R satisfac proprietile:
1. M i R sunt (ambele) sisteme;
2. Pentru fiecare element x R exist cel mult un element x
'
M;
3. Pentru orice relaie p ntre elementele din R exist cel mult o legtur corespunztoare
p', meninut ntre elementele corespondente din M;
4. Pentru fiecare set de elemente {x'
1
, x'
2
, ..., x'
n
} puse n legtur printr-o relaie p' n
M, elementele corespondente {x
1
, x
2
, ..., x
n
} din R sunt puse n legtur de relaia p din R,
corespunztoare relaiei p' din M.
95
n figura 4.1 sunt ilustrate grafic aceste proprieti.
Prima condiie arat c att modelul ct i baza sunt sisteme, cu elemente, legturi i
obiective. Condiiile 2 i 3 arat c M are cel mult tot attea elemente, respectiv legturi, ct i
baza, deci M este o reprezentare simplificat a bazei. Ultima condiie face modelul folositor,
impunnd ca tot ceea ce este adevrat n model s fie adevrat i n baz. Aceast condiie are o
evident legtur cu funcia suport de decizie a modelelor, concluziile pe care le tragem utiliznd
modelul M, le putem translata asupra bazei R, care este mult mai complex.

x'
1
M (MODEL)
x'
2
P'
x
1
x
3
x
4
x
2
p
2
p
1
R (BAZA)


Fig. 4.1 - O definiie a modelului


Totui, puine modele sunt perfecte, majoritatea conin erori, sarcina analistului fiind
identificarea i corectarea erorilor (modelele mai intuitive i mai simple sunt mai uor de
corectat). Cele mai importante dintre proprietile modelrii, utilizate n analiza sistemelor
sunt: nonsimetria, reflexivitatea, tranzitivitatea, nontransferabilitatea, reducerea complexitii,
nonpartiionarea, i irelevana.
1. Nonsimetria: simularea se face ntr-o singur direcie, dac A modeleaz B, atunci B
nu poate modela A.
2. Reflexivitatea: din definiia modelului (cele 4 condiii), rezult c orice sistem este
propriul lui model.
3. Tranzitivitatea: dac A este un model al lui B, iar B este un model al lui C, atunci A
este un model i al lui C. De exemplu, un desen al unei brci de plastic (machet) este un model
al brcii care se va construi. Prin extensie, putem construi un ir de modele din ce n ce mai
simplificate (reducerea complexitii) ale sistemului real. Prin aceast proprietate, specificaiile
proiectului fizic modeleaz sistemul real. Modelarea fiind reflexiv i tranzitiv are asociat o
relaie de preordine, deci este mai puternic dect analogia.
4. Nontransferabilitatea (neidentitatea) modelelor: dou sau mai multe modele ale
aceleiai baze nu sunt n mod necesar echivalente sau comparabile. Ele pot s reprezinte diferite
aspecte ale sistemului i fr alte informaii este dificil de ales ntre mai multe modele.
5. Reducerea complexitii: este un avantaj pe care l ofer modelarea i care se
realizeaz fie, prin gruparea elementelor similare sau cu aceleai proprieti fie, prin eliminarea
elementelor irelevante sau cu proprieti irelevante. Obinerea unor modele cu complexitate
redus este un deziderat al procesului de modelare n analiza sistemelor economice.
96
6. Non-partiionarea: este proprietatea care nu permite divizarea unui sistem n
subsisteme (pri) fr a ine seama, pe de o parte, de conexiunile stabilite ntre ele, iar pe de alt
parte, de conexiunile stabilite ntre ele i sistemul global. Deoarece un model al unei pri dintr-
un sistem de baz, nu este n mod necesar un model al ntregii baze, n ciuda simplitii sale, nu-l
putem examina i spera s cunoatem funcia ntregului sistem.
De exemplu, s presupunem o diagram a activitilor de facturare, reprezentat sub
forma unei diagrame-flux de materiale, n care se modeleaz numai partea de nceput i cea de
sfrit a acestui proces (fig. 4.2). Sunt omise anumite operaii (transmiterea prin pot a
facturilor etc.) precum i legtura dintre aceste pri, crendu-se astfel impresia c documentul
de intrare este acelai cu cel de ieire. Evident aceast legtur este fals i deci modelul nu este
conform cu realitatea, datorit unei partiionri incorecte a sistemului de facturare.
CLIENT
Prelucrare
facturi
Verificare
facturi
CASIER
Elaborarea de
rapoarte pentru
conducere
MANAGER Expediere
raport
Factura


Fig. 4.2 - Partiionarea incorect a sistemului de facturare

Deoarece s-a creat un sistem unic din pri nelegate direct i s-au legat elemente i
procese ale modelului neconforme cu realitatea (documente care intr cu facturi care pleac), s-a
invalidat ntregul sistem.
7. Irelevana, arat c orice model al unui sistem real modeleaz att baza sistemului ct
i unele elemente, procese i conexiuni irelevante care, mpreun cu baza alctuiesc o baz
lrgit a sistemului. Deoarece tot ceea ce este adevrat n model este adevrat i n baza lrgit
artificial, este dificil s se dovedeasc falsitatea modelului n acest fel. Analistul are sarcina de a
reduce la minim irelevana prin alegerea unei baze reale unice care s conin un numr ct mai
redus de elemente, procese i conexiuni irelevante/neeseniale. Deoarece utilizatorii tind s
trateze modelele ca baze reale este important pentru instruirea lor s cunoasc sistemele de baz.
Modelele ajut dar nu spun totul despre sistemul modelat.
Aceste proprieti stabilesc limitele de utilitate ale modelelor. Ele pot s conin
imperfeciuni i totui s aib valoare sau, dimpotriv, s fie perfecte dar puin valoroase.
Un model are o structur format dintr-un set de presupuneri /ipoteze pe baza crora se
pot deduce logic anumite concluzii, folosind eventual unele definiii. S considerm, spre
exemplu urmtorul model cunoscut n teoria economic:
Presupuneri:
Toate firmele ncearc s-i maximizeze profiturile;
Curba venitului marginal a oricrei firme intersecteaz curba costului marginal n
partea superioar;
Curbele venitului marginal i costului marginal ale oricrei firme sunt constante.
Concluzie: Fiecare firm produce acel output care corespunde punctului de intersecie
a celor dou curbe.
n acest model sunt incluse n mod implicit definiiile unor termeni de baz ca: profit,
cost marginal, venit marginal.
97
Presupunerile trebuie s caracterizeze tipul de realitate (domeniul) pe care se
intenioneaz s se aplice modelul. Ele nu trebuie s fie o reprezentare exact a realitii, ci doar
o abstractizare rezonabil a acesteia, adic s conin numai acele aspecte ale realitii
considerate relevante. Astfel, prima presupunere este suficient de rezonabil, dei nu toate
tipurile de firme ncearc s-i maximizeze profitul. Dac presupunerile sunt suficient de realiste
pentru scopul analizei, chiar dac ele nu reprezint exact i complet realitatea, se pot trage
concluzii care pot fi aplicate cu succes n realitate.
Modelele ipotetice sunt create pentru realizarea unor experimente intelectuale, pentru
izolarea unor variabile importante i determinarea naturii acestora, sau sunt utilizate drept
criteriu pentru evaluarea strii curente a sistemului. Astfel, modelul economic al concurenei
perfecte poate fi utilizat ca un standard pentru analiza performanei unei piee reale.
Dei presupunerile conin uneori construcii ipotetice (abstracii ale realitii) sau se
refer la elemente care nu sunt observabile n mod direct (funcia de utilitate), ele sunt extrem de
folositoare pentru a ajunge la concluzii care au relevan n realitate i pot fi folosite pentru
explicare, predicie i control. Deci nu toate presupunerile trebuie n mod necesar s se refere sau
s corespund la elemente observabile. O presupunere ntr-o teorie poate s fie n acelai timp o
concluzie a unei alte teorii de nivel mai nalt. Aceast structur ierarhic de modele constituie de
fapt baza pe care economia, ca disciplin, se dezvolt n mod sistematic.
Obinerea concluziilor pe baza presupunerilor dintr-un model se face printr-un proces
deductiv n care aspectele de realism sau adevr empiric ale presupunerilor sau concluziilor sunt
irelevante. Prin urmare, testul de consisten logic, validitatea deduciei, nu garanteaz adevrul
empiric al concluziei sau semnificaia acesteia.
Limbajele folosite n formularea presupunerilor, ca i n procesul deductiv pentru
obinerea concluziilor, includ: limbajul natural, limbajul matematic, reprezentrile geometrice i
limbajele de programare pe calculator. Alegerea limbajului depinde de cerinele problemei, de
facilitile pe care le ofer, de complexitatea modelului, precum i de experiena i uurina
analistului n folosirea acestuia. Unele limbaje nu sunt potrivite pentru analiza interaciunilor
simultane a unui numr mare de variabile, ns un model cu un numr foarte mare de variabile
nu este n mod necesar mai valoros dect unul cu mai puine variabile.
Valoarea unui model este dat de semnificaia problemelor la care intenioneaz s
rspund (scopul modelului) i de calitatea rspunsurilor pe care le d. Nu se poate afirma c un
model este mai realist sau mai potrivit dect altul, dac nu se specific ntrebrile la care poate s
rspund fiecare. Generalitatea unui model depinde de tipurile de ntrebri la care modelul este
destinat s rspund. Din punct de vedere al modului de construire a modelelor economico-
matematice utilizate n procesele economice din ntreprinderile industriale, exist mai multe
tipuri de modele i anume: descriptive, normative, procedurale i conceptuale.


4.1.1. Modele descriptive

Modelele descriptive au ca principal obiectiv reproducerea unor proprieti ale
sistemului modelat i ofer posibilitatea gsirii unor soluii acceptabile, ns uneori pot s apar
i unele probleme (dezavantaje) cum ar fi:
timpul necesar elaborrii unor astfel de modele poate s fie prea mare i din acest
motiv decizia luat pe baza lor poate s devin tardiv;
avantajul adus de obinerea unei soluii mai bune prin implementarea unui model
descriptiv poate s nu justifice costul elaborrii lui.

98
Modelele descriptive nu conin variabile de control, ns ele stau la baza construirii
modelelor normative. n procesul de elaborare a acestor modele, trebuie descoperite legturile
cauzale dintre variabilele controlabile i cele necontrolabile pe de o parte, i dintre acestea i
rezultatele sistemului, pe de alt parte. Pe msura creterii complexitii structurii sistemului i a
conexiunilor sale, crete i gradul de dificultate al procesului de modelare a sistemului.
Realizarea unor analize i experimente cu ajutorul unor modele descriptive ofer
posibilitatea stabilirii modificrilor care afecteaz sau mbuntesc performanele sistemului.
Din tipologia modelelor descriptive vom meniona cteva grupe structurale mai des
ntlnite n practica economic.
a) Modelele descriptive ale proceselor tehnologice i de producie: acestea descriu
succesiunea seciilor (instalaiilor) i a operaiilor care alctuiesc procesul tehnologic al fiecrui
produs, duratele acestora, necesarul de materii prime i materiale, consumurile specifice,
coeficienii de ncrcare a instalaiilor de pe fluxul tehnologic, cantitatea de produse intrat i
ieit din fiecare secie, cantitatea de produse finite etc. Un exemplu sugestiv al unui astfel de
model este ilustrat n figura 4.3.
TURNATORIE LBC LBR FOLII
Necesar
total
2296,22 t
Aliaj MM
2140 t
(1,0730) (1,0763)
Banda
pt. LBR
1988,1 t
Banda
pt. FOLII
1833,2 t
(1,0845)
Folii
groase
1000 t
(1,8322)

Fig.4.3. Modelul descriptiv al unui proces tehnologic

Modelul descrie succesiunea seciilor, input-urile i output-urile (fel, cantitate) pentru
fiecare secie i coeficienii de ncrcare a seciilor care alctuiesc fluxul tehnologic necesar
pentru obinerea produsului finit "folii groase". Pe baza acestui model se poate calcula necesarul
total de materiale pentru obinerea unei anumite cantiti planificate de produs finit, pondernd
succesiv cantitatea planificat cu coeficienii de ncrcare a seciilor de pe fluxul tehnologic.
n acest exemplu, pondernd succesiv cantitatea de 1000 t cu coeficienii de ncrcare,
trecui n parantez pentru fiecare secie, se obine un necesar total de materiale de 2296,22 t.
O categorie similar cu astfel de modele o constituie modelele descriptive gen
arborescen care, cu ajutorul unui graf, descriu structura tehnologic a produsului.
Arborescena reprezint descompunerea produsului n componentele sale, conform reetei de
fabricaie i cu precizarea normelor de consum, pe attea nivele cte sunt necesare pentru ca
ultimul nivel s indice resursele materiale necesare. Pe baza acestor modele se pot construi baze
de date care s conin toate datele necesare, algoritmii i procedurile cu ajutorul crora s se
poat calcula necesarul de resurse i costurile aferente pe fiecare nivel, subprodus sau pe produs.
O alt categorie de modele din aceast grup structural, cu largi aplicaii n domeniul
productiv, o reprezint modelele descriptive gen list, din care menionm: fia tehnologic a
produsului, care specific pentru fiecare produs, subansamblu i reper, cantitile de materii
prime i materiale necesare, tipul de manoper, operaiile care trebuie efectuate, duratele lor pe
tipuri de utilaje etc.; reetele tehnologice, care descriu componentele, cantitile, modul de
combinare a acestora i operaiile necesare pentru obinerea unor produse; graficele Gantt, care
ilustreaz sub form grafic, succesiunea n timp a unei liste de activiti condiionate logic .a.
b) Modelele informaional-decizionale, abordeaz aspectele informaional-decizionale
i cuprind dou categorii de modele: prima categorie include organigrama structurii
organizatorice a unitii, diagramele informaional-decizionale i modele de tip aval-amonte,
care au ca scop descrierea reelei informaional-decizionale; a doua categorie include modele ale
logicii matematice, modele ale teoriei deciziei, respectiv modelul general al procesului
decizional i arborele decizional, care descriu structura procesului decizional.
99
n aceast categorie pot fi considerate i modelele de eviden financiar-contabil, care
reflect rezultatele activitii pe perioada trecut i constituie baza lurii unor decizii pentru
perioada viitoare.
c) O grup structural distinct de modele descriptive, cu aplicabilitate relativ
restrns n economia romneasc, o reprezint modelele relaiilor umane din unitile
productive, comerciale, bancare, administrative etc. Activitatea de modelare a relaiilor
umane ntmpin unele dificulti legate de condiiile observrii, obiectul observrii
(persoane, grupuri, relaii ntre persoane i grupuri) i msurarea rezultatelor observrii.
Pentru culegerea datelor se folosesc tehnici de tip interviu i chestionar. Relaiile
interpersonale i de grup pot fi evideniate cu teste sociometrice, modele pentru descrierea
comunicrii ntre persoane/grupuri i cu modele de simulare a relaiilor umane.
O categorie important o reprezint modelele care utilizeaz tehnici de investigare
specifice n scopul stabilirii relaiei dintre motivaie (interese, trebuine, idealuri) i
comportament. Alte modele descriptive au n vedere selecia i promovarea personalului (teste
de inteligen, de aptitudini, de performan), stilul de conducere al managerilor,
comportamentul personalului n activitatea economic etc.
d) O grup structural deosebit de prolific o reprezint modelele informatice care sunt
complexe i cuprind, n funcie de domeniul vizat, modele hardware, modele de tip software de
baz, modele de tip sofware de aplicaii i modele de organizare a datelor (fiiere, bnci i baze
de date, baze de cunotine), toate avnd prezent o component descriptiv. Pentru a facilita
elaborarea modelelor descriptive se pot construi sisteme expert care s includ n baza de
cunotine toate modelele existente pe domenii de activitate i cu ajutorul unor tehnici specifice
s-i mbogeasc aceast baz prin achiziionarea de noi cunotine, n scopul selectrii pe baza
proprietilor de analogie, a celui mai potrivit model pentru situaia considerat.


4.1.2. Modele normative

Aceste modele au o tipologie divers i sunt utilizate ntr-o varietate de forme n diferite
domenii de activitate. n timp ce modelele descriptive au ca obiectiv reproducerea unor
proprieti ale sistemului modelat, modelele normative urmeaz s fie utilizate pentru a pune n
aplicare reguli ct mai eficiente de decizie care s conduc la creterea performanelor sistemului
analizat. Practic, modelarea descriptiv se ntreptrunde cu modelarea normativ i pentru
majoritatea modelelor economico-matematice domin trsturile descriptive (ceea ce exist) sau
cele normative (ceea ce dorim s fie) i n mod corespunztor, modelele pot s fie n principal
descriptive, respectiv, normative. Modelul normativ este o rafinare a modelului descriptiv,
acestuia fiindu-i asociat un set de variabile i reguli precise, exprimate de obicei prin relaii
matematice.
Modelarea normativ se folosete atunci cnd exist modele descriptive pentru problema
cunoscut sau dac problema este bine definit i structurat pentru a permite exprimarea setului
de reguli prin relaii matematice. Modelele normative au avantajul obinerii unor soluii optime
sau acceptabile mult mai rapid i mai puin costisitor dect n cazul utilizrii experimentului
pentru problemele complexe. De exemplu, dac ne referim la un proces decizional i notm cu:
V = { V
1
, V
2
, ..., V
m
} mulimea variantelor;
N = { N
1
, N
2
, ..., N
r
} mulimea strilor naturii;
C = { C
1
, C
2
, ..., C
n
} mulimea criteriilor;

{ } X = x , i = 1, m ; j = 1, n ; l = 1, r ,
ijl
mulimea consecinelor, atunci
aceti vectori reprezint un model descriptiv al procesului decizional.
100
Dac asociem acestor vectori o regul precis, ca de exemplu regula Laplace (pentru
stri ale naturii echiprobabile) de maximizare a utilitilor sintez,

=
r
l
l
i
i
U
r
1
1
max , unde utilitile sintez sunt date de relaia,
, m 1, = i ; r 1, = l ,
u k
=
U
l
ij j
n
1 = j
l
i

iar, k
j
reprezint coeficientul de importan al criteriului C
j
, atunci acest model devine un model
normativ pentru determinarea variantei optime n cazul unui proces decizional.


4.1.3. Modele procedurale

Existena unei anumite crize n rezolvarea problemelor pe baza modelrii matematice a
fost semnalat de unii specialiti prezeni la cel de-al IV-lea Congres European de Cercetare
Operaional (Anglia, 1980). Unele metode de optimizare bazate pe modelele normative devin
rigide n ncercarea de a gsi soluia optim, se ndeprteaz de realitatea economic i nu
rspund cerinelor practice, oblignd analistul s acorde mai mult atenie i timp procesului de
modelare. Astfel, o cauz major a manifestrii acestei crize o reprezint dificultile de a
identifica toate tipurile de legturi eseniale ntre elementele sistemului, de a evidenia relaiile
cauzale care descriu comportarea n timp a variabilelor i a sistemului, precum i de a descrie cu
precizie complexitatea acestora prin relaii matematice. Neconsiderarea unor relaii importante
ntre elementele sistemului (inclusiv a celor de decizie) ca i gradul redus de aproximare cu care
sunt descrise unele conexiuni (prin ipoteze simplificatoare) n cadrul modelelor, au condus la
obinerea unor rezultate necorespunztoare i la limitarea aplicabilitii acestora n rezolvarea
unor probleme practice complexe. Exist situaii n care modele perfecte/complete ale sistemului
nu se pot aplica n practic datorit dimensiunilor i a complexitii prea mari, care fac ca soluia
s nu poat fi obinut n timp util sau care nu pot fi rezolvate cu tehnicile disponibile.
Aceste dificulti au condus la reprezentarea conexiunilor sub forma unor proceduri,
care din punct de vedere matematic reprezint o serie de operaii elementare a cror succesiune
de execuie poate fi stabilit prin algoritmi care se pot converti uor n programe pe calculator. n
felul acesta unele inconveniene pot fi evitate cu ajutorul modelrii procedurale.
Pentru cunoaterea i folosirea legilor care guverneaz fenomenele sistemului studiat
sunt necesare o serie de aciuni care pot fi sintetizate astfel:
stabilirea unor legi descriptiv-calitative pe baza observrii fenomenelor sub aspect
cauzal, descriptiv-calitativ;
determinarea legilor cantitative care guverneaz sistemul pe baza observrii
fenomenelor sub aspect cantitativ, a analizei datelor colectate i n conformitate cu
unele msurtori efectuate;
adoptarea unor decizii n scopul satisfacerii nevoilor umane i urmrirea efectelor
(implicaiilor) acestora n vederea perfecionrii deciziilor viitoare.
Aceste aspecte pot fi sintetizate i folosite n construirea unor modele economico-
matematice care sunt dependente de informaiile obinute (date, coeficieni sau parametri care
intervin n restricii, sau funciile care devin o legitate).
Modelarea procedural se caracterizeaz prin acordarea unui rol principal algoritmului i
unuia secundar modelului i se poate realiza, fie printr-o modelare general care s surprind
toate cazurile posibile, fie folosind modelarea pe tipuri de probleme, cnd se alege o clas de
probleme des ntlnite n practic pentru care se elaboreaz un algoritm specific de rezolvare.
101
n funcie de precizia cu care sunt msurate mrimile care caracterizeaz procesul
analizat, de dimensiunea i complexitatea problemelor, de natura datelor de intrare (exacte,
stochastice, vagi) metodele folosite n luarea deciziei se vor baza pe algoritmi exaci sau pe
algoritmi euristici. Deoarece metodele euristice sunt aplicate frecvent, se pune problema
descoperirii regulilor de baz folosite pentru a le perfeciona i a le sistematiza ntr-un algoritm.
Unii autori susin c euristica reprezint un ansamblu de metode care permit obinerea
unor soluii bune, n sensul c ele nu respect riguros toate condiiile iar abaterile fa de acestea
sunt greu de evaluat, ns pot fi acceptate dup criteriul operativitii cu care au fost obinute i
al respectrii unui numr minim de cerine considerate prioritare. O regul este considerat bun
dac soluia obinut are o abatere acceptabil fa de soluia exact i dac folosete resursele de
calcul n limitele disponibile ca durat, memorie etc.


4.1.4. Modele conceptuale

Metodologiile de analiz de sistem bazate pe modelarea conceptual abordeaz sistemele
reale prin construcii logice asociate elementelor componente, conexiunilor dintre ele i
activitilor desfurate n cadrul sistemului, considerate relevante.
Un model conceptual este format dintr-un set de concepte care alctuiesc modelul
formal, la care se adaug o anumit viziune a analistului asupra realitii investigate referitoare
la sistemul modelat. Modelele conceptuale reprezint de fapt un limbaj specializat cu ajutorul
cruia sunt descrise aspectele calitative eseniale ale sistemelor reale, indiferent de gradul lor de
complexitate. Ele pot s precead alte tipuri de modele i sunt utilizate pentru probleme slab sau
prost structurate, sau chiar nestructurate (instabile, cu multe modificri) pentru care este dificil
sau imposibil de elaborat alte tipuri de modele.
n afara acestui avantaj, modelele conceptuale sunt utile n analiza de sistem deoarece:
clarific (precizeaz) viziunea analistului asupra sistemului analizat;
definete structura i logica sistemului prin ilustrarea conceptual, simbolic, pe care
o ofer;
constituie o premiz pe baza creia se poate realiza activitatea de proiectare a noului
sistem.
Limbajul utilizat n cadrul modelelor conceptuale face apel la o serie de concepte
fundamentale din teoria general a sistemelor sau derivate din acestea, din care menionm:
a) Procesul de transformare, care este reprezentat de mulimea activitilor necesare
pentru transformarea intrrilor sistemului n ieirile dorite. Din acest punct de vedere, orice
model conceptual trebuie s conin cel puin un proces de transformare.
De exemplu, un sistem productiv/de servire poate fi modelat ca un proces de
transformare a unei cereri manifestate pe pia n produse/servicii care s satisfac aceste cereri.
b) Gradul de conectivitate, reflect dependena logic surprins de model ntre
activitile sistemului n procesul de transformare.
De exemplu, activitatea de transformare a materiilor prime n produse finite trebuie
precedat de activiti ca: stabilirea sortimentului i a cantitii de produse finite, pregtirea
forei de munc, aprovizionarea cu materii prime i materiale etc., care s asigure desfurarea
normal a fluxului tehnologic care definete procesul studiat.
Dependena sau conectivitatea activitilor poate fi relevat pe baza unor premise
teoretice, pornind de la fluxul tehnologic, sau apelnd la cunotinele unor experi, consilieri etc.
Una dintre cele mai importante conectiviti n analiza de sistem este cea informaional-
decizional.
102
c) Obiectivul (scopul) sistemului modelat se afl ntr-o legtur direct cu rezultatele
dorite ale proceselor de transformare pe care le include sistemul real i din punct de vedere
practic reprezint nsi raiunea acestuia de a exista, finalitatea sa. Astfel, asigurarea ritmic
cu resursele necesare desfurrii continue a procesului de producie, urmrirea operativ a
stocurilor, reducerea stocurilor supranormative, urmrirea consumurilor specifice etc.,
reprezint obiective specifice ale modelrii subsistemului de aprovizionare.
d) Performana modelului/sistemului este un indicator care cuantific gradul de
ndeplinire a obiectivelor propuse ale sistemului. Informaiile obinute pe baza indicatorilor de
performan sunt folosite pentru efectuarea unor aciuni de control n cadrul unor proceduri de
luare i verificare a deciziilor n vederea stabilirii coreciilor necesare pentru mbuntirea
modelului. Totalitatea acestor proceduri formeaz mecanismul de decizie-control pentru
mbuntirea performanei sistemului.
De exemplu, dac obiectivul sistemului l constituie satisfacerea unei cereri exprimate pe
pia, atunci performana sistemului poate fi dat de nivelul de satisfacere a segmentului de
pia, cuantificabil prin determinarea ponderii deinute de sistem pe acea pia. Pe baza acestui
indicator se pot adopta deciziile pentru mbuntirea calitii produsului, a activitilor de
promovare i de vnzare a produsului (reclam, studii de pia) etc.
e) Graniele sistemului delimiteaz un cadru mai mult sau mai puin restrns, n funcie
de scopul analizei, n care se iau aciunile de decizie-control i sunt definite de limitele pn la
care activitile i elementele sistemului rspund mecanismului decizional.
f) Nivelul/gradul de rezoluie al modelului reflect gradul necesar de detaliere a
sistemului conform procedurii de analiz structural (descompunere) i depinde de obiectivele
urmrite i de resursele disponibile.
g) Resursele (materiale, financiare, umane, de timp) sunt necesare atingerii obiectivelor
sistemului i se afl sub controlul procedurilor decizionale.
h) Viziunea observatorului asupra realitii (conceptul W). Mulimea conceptelor
enumerate i exemplificate reprezint modelul formal al sistemului. Acelai sistem poate fi
descris n mod distinct de observatori diferii, percepia fiecruia fiind influenat mai mult sau
mai puin de factori obiectivi, subiectivi i de incertitudine. De aceea este necesar introducerea
unui factor al percepiei multiple care reprezint viziunea proprie analistului ce observ sistemul.
Obiectivul sistemului poate fi nlocuit printr-o aa numit definiie-rdcin (de baz),
care este mai mult dect o simpl reformulare a obiectivului, ea nglobnd i viziunea analistului
n raport cu care se face descrierea sistemului. Un acelai sistem poate avea mai multe definiii
de baz, ca expresie a multitudinii punctelor de vedere din care poate fi abordat, fiecare
observator avnd "W"-ul su propriu. Analistul trebuie s aleag o anumit definiie de baz i
prin procesul de analiz-modelare s exploreze toate implicaiile practice ale viziunii alese.
Modelele conceptuale sunt modele formale care conin i viziunea analistului asupra
sistemului concretizat n definiii-rdcin; ele sunt date de numrul minim de concepte cu care
se poate descrie un sistem definit de rdcina sa pentru un anumit nivel de rezoluie i servesc la
definirea frontierei, la precizarea interconexiunilor i a elementelor (subsistemelor) relevante ale
sistemului. Modelele conceptuale apar ca o construcie logic asociat unei mulimi de
interaciuni specifice sistemelor cu activitate uman care ofer un mijloc de analiz a oricrei
probleme (situaii) indiferent de contextul organizaional. Activitile specifice fiecrui
subsistem implic o aciune efectiv i de aceea n limbajul de modelare conceptual sistemele i
subsistemele analizate sunt reprezentate prin verbe.
Modelul este o descriere a unei situaii-problem prin care se evideniaz varietatea
fizic structural (folosind chiar un limbaj matematic) i mulimea interaciunilor care determin
comportamentul sistemului.
103
Procesul de modelare conceptual a unui sistem real se desfoar n mod iterativ pn la
atingerea nivelului de rezoluie dorit i urmrete parcurgerea etapelor ilustrate n figura 4.4.

SISTEM
SET DE IPOTEZE
(deduse direct
prin observare)
LIMBAJE DE MODELARE
UTILIZATE
OBSERVARE
(stare si comportament)
CRITERII
DE
VALIDAR
E
FORMULARE
MODEL
(versiuni)
ALTE IPOTEZE
CONSTRUCTIVE
TESTARE
MODEL
MODEL
ACCEPTAT
NU



Fig. 4.4 - Procesul de modelare conceptual

Dup n iteraii se obine varianta final a modelului conceptual, n conformitate cu
nivelul de rezoluie dorit i cu setul de ipoteze i de criterii utilizate.
De exemplu, un model conceptual pentru o ntreprindere industrial poate fi construit
plecnd de la urmtoarea definiie de baz:
O ntreprindere productiv desfoar o activitate profitabil pe termen lung dac
utilizeaz tehnologii adecvate n scopul satisfacerii cererii clienilor, n cadrul unor restricii de
resurse productive.
Modelul conceptual al unei ntreprinderi productive conine ntr-o prim faz
urmtoarele subsisteme:
subsistemul de marketing, care are n vedere dezvoltarea ativitilor de prospectare a
pieelor n scopul adaptrii produciei la nevoile sociale reale i la tendinele de
dezvoltare ale acestora;
subsistemul tehnologic, care urmrete dezvoltarea unor tehnologii i a produciei n
scopul realizrii unor produse i servicii competitive cerute pe pia;
subsistemul de planificare i control a afacerilor, care urmrete realizarea de
produse fezabile, eficiente / profitabile i vandabile;
subsistemul de producie, care se ocup cu realizarea efectiv a produselor n
condiii de eficien;
subsistemul de desfacere / comercial, care se ocup cu vnzarea produselor i
prestarea unor servicii destinate satisfacerii unor nevoi concrete pe pia.
104
n figura 4.5 este ilustrat un model conceptual pentru o firm productiv.

Prospectarea
pietii
Dezvoltare
tehnologii si
productie
Vanzari
produse/servicii
Planificare si
control afaceri
Productie
Piete si produse
desirabile
Produse
fezabile
Vanzari
(scop, performanta)
Nevoile
pietii
(cererea)
Produse
Scopuri productive
performante


Fig.4.5 - Model conceptual general pentru o firm productiv

Fiecare subsistem este caracterizat la rndul su printr-o definiie de baz i apoi detaliat
la nivel de activiti i interconexiuni relevante, corespunztor gradului de rezoluie ales.
Pentru exemplul considerat, modelul conceptual la nivel detaliat al subsistemului de
producie este ilustrat n figura 4.6.

Convertirea fluxurilor
materiale in
produse
Planificarea
si controlul
productiei
Controlul
disponibilitatilor
de resurse productive
Aprovizionarea
cu utilitati si
resurse productive
Controlul calitatii
produselor
Calitatatea
informatiilor
monitorizate
Control proces
Fluxuri materiale si
informationale cerute
Resurse materiale
utilitati
Actiuni
de
mentenanta
Planificare
produse
Cereri disponibilitati
Strategii de mentenanta
si cereri de resurse


Fig.4.6 - Model conceptual pentru subsistemul producie
105
Fiecare model conceptual va fi derivat i dezvoltat de la o definiie de baz care arat ce
este sistemul respectiv i va desemna mulimea de activiti pe care sistemul trebuie s le
desfoare pentru atingerea obiectivelor sale. Apoi, fiecare activitate va fi detaliat la rndul ei,
ntr-un numr de nivele pornind de la propria sa definiie i n funcie de o viziune-sintez a
analistului i a fiecruia din managerii implicai n analiza sistemului (figura 4.7).
u
w
v
x
x
1
x
3
x
2
x'
2
x
v
2
x''
2
x
iv
2
x'''
2
nivel 1
nivel 2
nivel 3


Fig. 4.7 - Detalierea activitilor unui sistem pe nivele de rezoluie

Procesele modelate prin analiza de sistem se preteaz mai greu abordrilor n sensul
optimizrii, de aceea modelarea conceptual are n vedere determinarea acelui rang al viziunii
asupra sistemului, pe baza unui numr ct mai mare de modele echivalente, care s ofere cea
mai relevant imagine asupra situaiei existente.


4.1.4. Modele obiectuale

Modelarea bazat pe obiecte are la baz un mod de gndire abstract asupra problemelor
din lumea real.
Spre deosebire de metodele clasice de analiz i modelare bazate pe structur, funcii i
date, analiza i modelarea orientat pe obiecte este diferit i ea const n analiza unor obiecte
discrete din lumea real, proiectarea unor obiecte model a acestei realiti i apoi implementarea
acestora. Filozofia orientat pe obiecte are la baz urmtoarele concepte importante i anume:
identificarea obiectelor, clasificarea lor, motenirea, definirea polimorfismelor i ierarhizarea
obiectelor.
Identificarea obiectelor const n recunoaterea lor i izolarea unor entiti din
lumea real, ca obiecte bine definite. Realitatea este abstractizat prin entiti de
tipuri i caracteristici diferite (oameni, instalaii, utilaje, materii prime, procese,
organizare etc.) care o descriu i o definesc funcional. Fiecare entitate are asociate o
serie de atribute i se afl ntr-o anumit stare cnd atributele iau valori numerice
specifice.
Obiectele sunt constituite din anumite categorii de date i din ansamblul operaiilor
permise asupra acestora. Operaiile reprezint toate activitile care se pot efectua asupra unei
entiti i sunt nglobate n metodele de gestionare a datelor specifice fiecrui obiect.
Operaia poate fi privit ca un proces asupra entitii alese, iar metoda ca o specificaie a
modului cum este executat acest proces.
De exemplu, dac obiectul este reprezentat de un utilaj, operaiile permise asupra lui
sunt: achiziionarea, punerea n funciune, ntreinerea, repararea, modernizarea, nchirierea,
casarea.
Identificarea obiectelor, recunoaterea i izolarea lor ca entiti reale bine definite se
realizeaz printr-un proces care separ esenialul de neesenial.
106
Clasificarea obiectelor const n gruparea lor n clase, avnd drept criterii atributele
eseniale ale entitilor i operaiile comune care se execut asupra datelor i
entitilor.
Un exemplu l constituie clasa tipurilor de conturi dintr-o banc. Clasa reprezint o
implementare a fiecrui tip de obiect, ea specificnd structura datelor i metoda pentru
implementarea fiecrei operaii. n esen, o clas precizeaz structura datelor i modul de
implementare a operaiilor permise pentru fiecare obiect pe care l conine.
Clasificarea obiectelor utilizeaz, la rndul ei, conceptul de ncapsulare.
ncapsularea realizeaz contopirea datelor ce caracterizeaz diferite atribute ale unui
obiect, cu operaiile care se efectueaz asupra lui.
Prin procesul de ncapsulare se separ ceea ce este particular de ceea ce este general
(localul de global) i se combin datele cu prelucrrile necesare. Prin acest proces se ascund
utilizatorului detaliile implementrii obiectelor.
De exemplu, n cadrul unui sistem de aprovizionare pentru o ntreprindere, furnizorii i
datele aferente acestora pot s constituie un obiect ncapsulat, iar ca operaii permise se pot
considera: ncheierea de contracte/comenzi, lansarea acestora, urmrirea derulrii contractelor,
elaborarea, urmrirea i prelucrarea unor documente specifice aprovizionrii (avize de expediie,
facturi, note de intrare-recepie etc.), urmrirea obligaiilor contractuale fa de furnizori .a.
Motenirea este conceptul pe baza cruia se pot stabili submulimile de clase (de
obiecte) ce posed trsturi distincte, transmise de la nivelul claselor, precum i
unele caracteristici asimilate de la alte clase cu care sunt nrudite. Prin urmare,
motenirea permite transferarea unor trsturi (proprieti) de la o clas la alta.
De exemplu, n cazul sistemului de revizii i reparaii, clasa mijloacelor fixe amortizabile
transmite unele caracteristici existente n normative (durata medie de funcionare, planificarea pe
baza ciclurilor de reparaii) clasei instalaiilor care are i caracteristici proprii (oprirea complet
pentru revizii periodice, continuitatea procesului tehnologic) i care sunt preluate de utilajele i
echipamentele componente. Acestea, la rndul lor, au unele caracteristici proprii, cum ar fi:
oprirea pentru intervenii n afara perioadelor de revizie, planificarea reparaiilor conform
normativelor republicane sau normelor interne, regimul de funcionare, calculul amortizrii etc.
Un alt exemplu l constituie clasa conturilor dintr-o banc care transmite anumite
caracteristici (cod cont, tip cont, valoare cont, data maturrii, nume client etc.) clasei conturilor
clienilor individuali i aceasta transmite o parte din aceste caracteristici clasei conturilor
expirate /25/.
Ierarhia pune n eviden direciile n care se motenesc proprietile. Ierarhia poate
s fie simpl, atunci cnd motenirea se transmite de la o clas pe o singur direcie,
sau multipl, dac motenirea se transmite pe direcii diferite din una sau mai multe
clase /25/.
ntr-o ierarhie de clase obinute prin motenire, o metod poate avea forme diferite de la
un nivel la altul, specifice nivelului respectiv.
Polimorfismul este proprietatea care ne arat c o aceeai operaie poate s aib sens
diferit pentru obiecte sau clase de obiecte diferite. Aceste operaii pot fi reunite n
metode pe clase de obiecte i apoi particularizate. Pe baza acestei proprieti, fiecare
clas poate s rspund ntr-un mod propriu, specific, la fiecare operaie inclus ntr-
o metod.
De exemplu, dac ne referim la problema aprovizionrii unei ntreprinderi productive i
considerm clasa "Produse finite pentru care s-au stabilit sarcini de plan i norme de consum"
i clasa "Produse finite pentru care nu exist sarcini de plan i norme de consum", atunci
operaia de calcul a necesarului de aprovizionat reprezint un polimorfism deoarece metoda de
107
calcul depinde de tipul de produse finite. Astfel, pentru prima clas, necesarul de aprovizionat se
determin pe baza unui algoritm (propriu) specific, n timp ce pentru cea de a doua clas,
necesarul de aprovizionat se determin pe baza consumurilor medii din anii anteriori.
n mod similar, dac se consider clasa "Materii prime i materiale" i clasa "Piese de
schimb", operaia de calcul a necesarului de aprovizionat reprezint un poliformism, deoarece
metodele folosite pentru a realiza aceeai operaie sunt diferite pentru cele dou tipuri de obiecte
considerate.
Motenirea atributelor i a operaiilor, ncapsularea mpreun n fiecare obiect a datelor
specifice i a metodelor de gestionare a datelor care includ i procedurile de prelucrare,
reprezint principalele caracteristici ale obiectelor.
Un alt exemplu l constituie operaia de pensionare pentru clasa angajailor i cea a
executivului, care reprezint un polimorfism deoarece metoda depinde de tipul clasei: executiv
sau angajai obinuii. Caracteristicile personalului (sex, vechime etc.) definesc metoda de
pensionare, ea fiind motenit de toi angajaii, dar pentru personalul executiv metoda este
diferit i aceasta poate modifica la rndul ei metoda de pensionare a angajailor obinuii.
Tehnica de modelare pe obiecte presupune elaborarea urmtoarelor tipuri de modele:
a) Modelul pe obiecte static care are ca scop reprezentarea structurii claselor de obiecte.
n timpul elaborrii acestui model se realizeaz un proces de abstractizare prin care se separ
esenialul de neesenial, un proces de ncapsulare prin care se separ localul de global, i un
proces de combinare a datelor cu procedeele de prelucrare i de ierarhizare a acestor obiecte.
De exemplu, pentru linia de asamblare putem defini urmtoarele clase de obiecte:
- clasa indicatorilor, ce are ca atribute: posturile de lucru, ntreaga linie, iar ca operaii: formule
de calcul a acestor indicatori i comparri cu anumite valori admisibile date;
- clasa posturilor de lucru, ce are ca atribute: numrul postului, timpul disponibil pe post,
timpul de ocupare al postului, iar ca operaii: calcularea indicatorilor specifici postului,
compararea acestora cu valori date aprioric, alocarea activitilor pe post;
- clasa activitilor, ce are ca atribute: nodul de nceput, nodul de sfrit, durata activitii,
coeficientul de importan, iar ca operaii: cutare, selectare, alocare, tergere.
Aceste clase pot fi mprite n subclase. De exemplu, dac ne referim la clasa
activitilor, avem subclasa activitilor alocate i subclasa activitilor nealocate i aceasta din
urm poate fi divizat n subclasa activitilor candidate i subclasa activitilor condiionate. n
mod asemntor, clasa posturilor de lucru cuprinde subclasa posturilor deja alocate i nealocate.
b) Modelul dinamic urmrete evidenierea relaiilor temporale. Modelul opereaz cu
evenimente i stri ce exprim valoarea unui atribut prin care se identific apariia unor noi
evenimente.
Modelul dinamic se construiete pe baza diagramei de tranziie a strilor i a diagramei
de trasare a evenimentelor.
Diagrama de trasare a evenimentelor evideniaz clasele i evenimentele ce stabilesc
conexiunile dinamice ntre aceste clase.
Diagrama de tranziie a strilor arat, pentru fluxul de evenimente ataate unei clase,
modul n care obiectele trec dintr-o clas n alta.
c) Modelul funcional este caracteristic fazei de proiectare i are un triplu rol i anume:
de a descrie funciile apelate de operaiile din modelul static pe obiecte;
de a arta aciunile realizate de modelul dinamic, aciuni care opereaz asupra
atributelor din modelul obiect;
de a evidenia restriciile care acioneaz n cadrul modelului obiect, static i dinamic.
n faza de proiectare se vor detalia caracteristicile acestui model.

108
4.2. Rolul modelelor n analiza de sistem

Pentru a caracteriza un model trebuie s rspundem la anumite ntrebri care implic
unele consideraii n legtur cu ceea ce nseamn explicarea, predicia i controlul.
Ce nseamn c un anumit fenomen (proces) este explicat printr-un model? Care este
legtura dintre explicaie i predicie? Dac un model face predicii, poate fi folosit i pentru
explicaii sau control?
Importana acestor ntrebri a fost semnalat ntr-un eseu asupra metodologiei
economice a lui Friedman, care a adus un argument puternic mpotriva testrii teoriei pe baza
presupunerii realismului ei. Friedman afirm c validarea empiric a presupunerilor prin ele
nsele este irelevant, deoarece dac concluzia se verific prin acurateea prediciilor atunci
teoria ca un ntreg este valid. Hempel i Oppenheim au propus urmtoarele condiii logice
pentru ca un model s ofere o explicaie adecvat:
1. Fenomenul (procesul) empiric de explicat trebuie dedus n mod logic din setul de
presupuneri utilizate pentru explicaie;
2. Presupunerile (ipotezele) modelului trebuie s conin legile generale necesare pentru
obinerea logic a fenomenului. O lege, n acest context, nseamn o relaie de legtur care nu a
fost respins prntr-o testare empiric i care este n general conform cu teoria. n scopul
acceptrii unui model pentru scopuri explicative este necesar ca anumite presupuneri ale sale s
fie testate i convertite n legi. Altfel, fr legi, cel mai bun model poate s sugereze explicaii
nereale;
3. Setul de presupuneri trebuie s aib coninut empiric, adic din el s se poat deduce
cel puin o propoziie care poate fi testat prin experimente sau observri (aceast condiie se
regsete n mod implicit n prima condiie deoarece ea descrie un fenomen empiric);
4. Propoziiile empirice din setul de presupuneri trebuie s fie confirmate de toate
dovezile relevante disponibile, ceea ce nseamn c trebuie s fie "adevrate".
Hempel i Oppenheim au prezentat conceptul de explicaie a unui model sub forma unei
diagrame (fig. 4.8.) care conine: condiiile (C
i
) care descriu faptele relevante n explicarea
fenomenului studiat, legile generale ale economiei (L
i
) care formeaz nucelul modelului, precum
i descrierea fenomenului empiric ce a fost observat i care trebuie explicat.


C C C
L L L
m
n
1 2
1 2
, ,...,
, ,...,

Deducie logic
E Descrierea fenomenului
empiric ce trebuie explicat

Fig. 4.8. Diagrama explicaiei tiinifice

Pentru ilustrarea acestei diagrame putem considera un exemplu semnificativ. n S.U.A.,
dup reluarea fabricaiei de automobile n 1946, pentru mainile vndute ca maini uzate s-au
obinut preuri mai mari dect pentru modele similare de maini noi. Pentru explicarea acestui
fenomen, care este contrar modelelor de preuri normale, vom enuna condiiile existente i
legile generale care au favorizat apariia lui (setul de presupuneri):
C
1
- Productorii au stabilit preurile la mainile noi dar nu i la cele vechi;
C
2
- La preurile fixate pentru mainile noi, cererea a fost mai mare dect oferta;
C
3 -
Comercianii au transformat mainile noi n maini puin uzate prin rularea lor
pe distane scurte;
109
C
4
- Comercianii de maini noi au avut i loturi de maini uzate;
L
1
Firmele/comercianii exploateaz oportunitile pentru a le crete profiturile;
L
2
- Legea cererii arat c la orice nivel al preului unui produs, exist consumatori
care i permit s cumpere acel produs dac le este necesar.
Distincia dintre explicaie i predicie este uor de realizat: dac fenomenul a fost
observat i dac legile i condiiile sunt date ulterior, atunci avem explicaie, iar dac fenomenul
se deduce din condiii i legi nainte de a fi observat, atunci avem predicie. Astfel, condiiile
pentru explicaie sunt potrivite i pentru predicie. Dac este posibil s se fac predicii corecte
fr ca s fie ndeplinite toate condiiile logice, atunci modelul creat nu are puterea de a explica
fenomenul respectiv. Puterea predictiv pe care o are modelul, apare i din unele relaii de
legtur necunoscute dintre variabilele modelului i unele variabile neincluse n model.
Folosirea unui model pentru control, necesit determinarea modului n care trebuie s
schimbm una sau mai multe variabile pentru a obine o anumit modificare a sistemului. n
mod evident utilizarea modelului pentru control implic procesul de predicie, deoarece trebuie
s prezicem c dac schimbm anumite variabile de control, atunci anumite modificri se vor
produce. n general, pentru control este preferabil s se utilizeze modele care furnizeaz att
explicaii valide ct i predicii corecte. Dac se folosesc modele care furnizeaz predicii corecte
fr explicaii, schimbrile introduse n variabilele de control pot altera unele relaii
fundamentale (de baz) necunoscute care au condus anterior la predicii corecte, ducnd n felul
acesta la predicii mai puin precise n continuare.
Pentru a nelege rolul modelelor n explicaie, predicie i control este necesar s
cunoatem cteva din limitele lor de aplicabilitate.
Exist o tendin fireasc de a formula modele ct mai generale, care s aib relevan
pentru toate firmele din economie, mai degrab dect de a formula modele particulare la nivel de
firm. Este evident ns faptul c cu ct un model este mai general, cu att mai puin sunt
detaliate implicaiile lui despre orice aspect particular. Cu alte cuvinte, un model general trebuie
s fac abstracie de un numr de variabile care justific diferena dintre firme (sisteme) pentru a
se ajunge la concluzii care se pot aplica la toate unitile relevante.
Astfel, pentru a se rspunde la multe ntrebri, de obicei se construiesc mai multe modele
de generalitate variat. Rspunsul la ct de general trebuie s fie un model se poate obine numai
prin referire la generalitatea ntrebrilor la care trebuie s rspund modelul respectiv.
n cadrul analizei de sistem, obinerea proiectului logic al sistemului necesit specificaii
de proiectare conforme cu cerinele exprimate n raportul de investigare. Modelele sistemului fac
legtura ntre datele culese n timpul investigaiei i specificaiile logice relativ compacte i
limitate. Cele mai vizibile produse ale analizei de sistem sunt diagramele, tabelele, graficele,
textul structurat (descrieri-fotografii) care ncearc s surprind realitatea investigat, s dea o
imagine coerent i logic a acesteia prin care s orienteze proiectanii i implementatorii
sistemului. Pentru un analist modelarea nseamn, n primul rnd, selectarea datelor obinute n
cursul investigaiei preliminare i dup aceea, rezumarea datelor n formulare folosite pentru
crearea diagramelor i tabelelor, precum i elaborarea pe baza datelor disponibile a modelelor i
documentelor necesare. Modelarea servete urmtoarelor scopuri:
ca mijloc de comunicare ntre persoane a cror roluri, funcii i pregtire difer
considerabil;
necesitii de a reprezenta resursele informaionale ntr-un mod sistematic;
pentru pregtirea datelor necesare i crearea reprezentrilor ce pot fi folosite direct
n proiectare.
Aceste scopuri sunt atinse prin funciile de comunicare, documentare i de suport-
decizional al modelelor.
110
a) Rolul de comunicare al modelelor apare ca necesar deoarece att gama de interese ct
i limbajul specializat utilizat n diverse domenii (computere, tehnologii de producie,
contabilitate) afecteaz interaciunea dintre specialiti cu preocupri i posibiliti de exprimare
diferite i conduc la o divizare sever ntre grupuri de profesionaliti (proiectani de sistem,
clieni, utilizatori, manageri, operatori) i chiar n cadrul aceluiai grup. Astfel:
- proiectantul sistemului este preocupat de eficiena, modularitatea, flexibilitatea i
claritatea sistemului i argumenteaz n funcie de eficiena n funcionare, viteza i uurina de a
face schimbri i predicii precum i de implicaiile rezultate din schimbri;
- programatorul este preocupat de elegana, viteza i durata codificrii cu un limbaj
cunoscut i argumenteaz n funcie de claritatea codului de scriere (a limbajului), uurina de a
urmri i de a ntreine sistemul;
- operatorul este preocupat de ncrederea n sistem i de nivelul su de instruire n
folosirea sistemului i argumenteaz pentru un sistem uor de neles i care reduce la minim
posibilitatea de a face confuzii sau erori n interpretare;
- utilizatorul este interesat ca sistemul s fie inteligibil, prietenos i folositor i dorete ca
n fiecare moment s tie ce urmeaz s fac i s fie asistat ca s-i fac munca;
- managerul este interesat de eficacitatea costului, de sigurana i uurina de manevrare
a sistemului i argumenteaz ca sistemul s-i uureze munca, s nu necesite mult ntreinere i
s aduc un profit semnificativ, .a.m.d.
Exist astfel nevoia unui limbaj comun, n care s fie exprimate conceptele utilizate,
deoarece pentru ca sistemul s funcioneze corect, toate persoanele implicate trebuie s fie ntr-o
nelegere perfect. Cercetrile au artat c n timp ce implicarea utilizatorului este de valoare
variabil, nenelegerea cerinelor sale poate s conduc la eecul sistemului. Rolul principal
pentru evitarea acestui eec l are analistul care trebuie s descrie sistemul difereniat, pentru
fiecare grup interesat (implicat) care vede sistemul n mod diferit.
Pe de alt parte, fiecare actor (proiectant, programator, operator, utilizator, manager)
vede sistemul n mod diferit i este puin probabil ca s fie satisfcut de o definiie a sistemului
dac elementele de care este preocupat nu sunt descrise complet i n termeni pe care s-i
neleag. Astfel, programatorul vede sistemul sub form de modele, codificri, baze de date;
operatorul are n vedere schemele, formularele, succesiunea procedurilor; utilizatorul vede
sistemul prin prisma datelor de intrare care trebuie asigurate; clienii vd sistemul ca o "cutie
neagr" complex; managerul are preocupri privind asigurarea salariilor, a condiiilor de lucru
i a dotrii corespunztoare .a.m.d.
n concluzie, o descriere complet poate s fie considerat incomplet din punctul de
vedere al fiecruia dintre actori. Acetia vor prezenta sugestii de mbuntire pe care le vor
argumenta pe baze diferite (economice, factori umani), care pot fi deseori ntr-un dezacord total.
Astfel, dac utilizatorul are puine cunotine despre calculator, el trebuie s aib un dezvoltat
sim intuitiv pentru a sesiza cnd este greit o procedur; programatorul poate s argumenteze
c nu exist nici o modalitate ca o anumit funcie s poat fi programat pe baza instrumentelor
disponibile; managerul poate s argumenteze pe baza rutinei, experienei i a viziunii de
ansanblu pe care o are c o astfel de abordare a sistemului nu poate s funcioneze .a.m.d.
Este sarcina analistului s medieze sugestiile i punctele de vedere ale fiecrui grup i s
negocieze cererile acestora aflate ntr-un dezacord general i care nu pot fi schimbate.
n aceast varietate de preocupri i stiluri de argumentare deseori n contradicie,
modelarea ajut s avem o baz comun de comunicare.
Modelele au avantajul prezentrii unor imagini clare, simple, intuitive pentru conducere,
personalul de exploatare, utilizatori i implementatori, care elimin vocabularul relativ rigid i
specializat i pune bazele unor discuii profitabile.
111
Rolul de comunicare al modelelor ajut analistul s concilieze punctele de vedere opuse
ale actorilor. Diferenele datorate lipsei unui limbaj comun, dezacordurile n ceea ce privete
punctele de vedere, stilul i valoarea argumentrii, pot fi reduse sau chiar eliminate prin
selectarea i prezentarea unor modele corespunztoare.
b) Rolul de documentare al modelrii se realizeaz prin organigrame, grafice,
diagrame (de flux, fizice sau de date), tabele care se obin i se neleg mai uor i care exprim
sintetec idei care tind s devin rapid oficiale pe baza modelului. Modelul, ca document, are n
vedere urmtoarele funciuni:
- asigur exprimarea corect, oficial a faptelor (realitii);
- constituie un set de standarde pentru munc (modul de lucru);
- ilustreaz punctele de vedere ale celor implicai n munca de analiz i proiectare;
- reprezint o procedur de conducere pentru manageri n ceea ce privete mecanismul
aprobrii/confirmrii unor lucrri, raportarea realizrilor i suportul de discuii pentru negocieri.
Deoarece dou modele corecte ale aceluiai sistem pot s difere foarte mult, alegerea
unui model orienteaz ntr-o anumit direcie toat munca de proiectare ulterioar. Este
important ca documentul de modelare (diagrame, tabele, grafice, organigrame) s reprezinte
corect punctul de vedere al analistului, adic un set de standarde prin care este vzut sistemul.
Descrierea sistemului n scopul modelrii depinde de categoriile i instrumentele
disponibile pentru observator, de importan special fiind:
- frecvena observrii sistemului (continuu, periodic, ocazional);
- precizia (fineea) observrii, care poate fi mai brut sau mai fin i poate fi dat de
unitatea de msur folosit (de exemplu, numrul documentelor prelucrate zilnic fa de numrul
documentelor de un anumit tip prelucrate zilnic) ;
- dac observatorul face sau nu parte din sistem ceea ce are implicaii directe asupra
modului de concepere a modelului.
De asemenea, este important structura timpului de observare. Astfel, un proces
continuu necesit o observare continu pentru a putea fi evaluat, un proces periodic trebuie
observat la momente discrete potrivite, dar nu foarte rare, pentru a putea sesiza tendinele, iar un
proces aleator poate s nu fie observat dac se folosete sistematic dar rar, observarea.
Un rol important al modelului ca document este asistarea n managementul proiectrii,
deoarece:
indic cine, cnd i ce gndete i oficializeaz rezultatele nelegerilor ntre actori;
reprezint o dovad (fotografie) a realizrilor unui anumit analist;
indic pn unde a progresat munca i cum se poate continua.
Astfel, rolul de documentare al modelelor se concretizeaz prin oficializarea rezultatelor
modelrii, fixarea unei direcii de aciune privind proiectarea, precum i prin stabilirea
principalelor jaloane (puncte de referin) i documente necesare procesului de proiectare a
noului sistem.
c) Rolul de suport-decizional al modelului reiese din legtura ntre concepte i
realitatea unui sistem care funcioneaz, sau n particular, modelul servete ca suport-decizional
pentru analiti. Pentru luarea unor decizii putem supune modelul unor teste (ntrebri de tipul
"what-if", "ce se ntmpl dac?") pe baza crora rezult tipurile de decizii pe care poate s le
adopte analistul, inclusiv reproiectarea n cazul depistrii unor locuri nguste.
Astfel, n figura 4.9 este ilustrat, printr-o diagram a fluxului de date, proiectul logic al
unei pri din sistemul de facturare. Considernd c procesele: 1 - "Verificarea documentelor de
plat", 2 - "Obinerea raportului privind starea clientului", 3 - "Actualizarea strii clientului",
reprezint exact activitile de facturare, putem supune acest model unui set de ntrebri "what-
if", ca de exemplu:
112
- ce se ntmpl dac procesul 3 se ncetinete?
- ce se ntmpl dac procesul 2 conine anumite erori?
- ce se ntmpl dac un client reclam precizia calculelor dintr-o factur de plat?
Aceste ntrebri exprim dilemele proiectantului: ce se ntmpl dac modific
proiectul?; ce implicaii va avea aceast schimbare asupra celorlalte componente ale sistemului?
Proiectanii i analitii afl rspunsurile la aceste ntrebri i dileme cu ajutorul modelului.
Dac adugm modelului informaii despre eficien, flux i ncredere putem trage
concluzii despre eficiena i eficacitatea modelului.
De exemplu, prin adugarea cifrelor trecute pe figur (n paranteze), care indic viteza
fluxului de prelucrare, procesul 3 necesit ca 400 de facturi s fie expediate zilnic prin pot, sau
50/or. Deoarece procesul 3 primete zilnic 410 facturi, iar din datele de investigare se tie c un
funcionar, chiar cu ajutorul calculatorului, poate s expedieze cel mult 20 de facturi pe or,
rezult c acest proces este un loc ngust i prin urmare se poate lua decizia de reproiectare a
sistemului de facturare.

1
Verificare
documente
de plata
2
Obtinere
stare/doc.
client
3
Actualizare
stare/doc.
client
A Plata-AUDIT-urmarire
B Coduri-alerta
C Documente clienti
Documente clienti
expediate prin posta
Detalii de
expediere
Raportare
plati
Mesaje alerta
Nume
Client
Situatie
Client
CLIENT
Doc de
plata
Refuzuri
Document client
Documente
clienti
(410)
(420)
(10)
(410)
Documente
corecte
(400)


Fig. 4.9 - Rolul suport de decizie al modelelor

Folosirea modelelor pentru a trage concluzii n procesul de proiectare este o tactic
valoroas dar insuficient deoarece n final va trebui s testm implementarea proiectului n
condiii reale. Pentru a folosi modelele ca suport de decizie n procesul de proiectare este necesar
s fie respectate urmtoarele condiii:
113
analitii s fie capabili s elaboreze corect modelele din date;
s existe posibilitatea refacerii rapide i cu acuratee a modelului folosind tehnica de
calcul;
analitii s fie capabili s perfecioneze, s nlocuiasc sau s renune la modelele
care nu rezist testelor "what-if";
analitii s fie dispui s accepte critici, s asculte, s fie receptivi i s rspund la o
serie de ntrebri de tipul "what-if" asupra modelului;
analitii s fie capabili s aleag i s construiasc cele mai potrivite modele pentru
reprezentarea realitii, suficient de clare i uor de neles;
analitii s fie instruii n folosirea modelelor ca suport de decizie precum i a
instrumentelor noi aprute i folosite de profesioniti n luarea deciziilor de
proiectare (Excelerator, Super Major Project).

Modelele exprim n forme limitate i sistematizate datele colectate i pe baza lor sunt
create specificaiile logice ale sistemului. Modelarea este un proces de simplificare a datelor din
care rezult modele limitate prin consistena, completitudinea i validitatea lor. Modelele sunt
folositoare deoarece pot fi evaluate mai uor dect o mas de date, reprezint o baz pentru mai
multe analize sistemice i pot fi utilizate direct n proiectarea sistemului.
n procesul de proiectare, modelele faciliteaz comunicarea ntre participani, asigur
conversia unor termeni vagi i abstraci n forme mai concrete i mai vizibile i arat progresul
ce trebuie fcut de la ceea ce exist la ceea ce proiectul trebuie s realizeze. Prin rolurile lor
modelele sprijin analitii n obinerea proiectelor logice.


4.3. Etapele procesului de modelare

n multe privine este dificil de a prezenta o metodologie de dezvoltare a modelelor,
deoarece alegerea instrumentelor i a cilor specifice n care fiecare analist se apropie de
problema sa, reprezint partea tiinei care este "art". Totui se pot prezenta paii eseniali
implicai n construirea modelului, care descriu aspecte de relevan general, i anume:
Pas 1. Definirea problemei, se face avnd n vedere structura sistemului (tehnologic,
informaional-decizional, relaiilor umane etc.) i necesit:
izolarea fenomenelor, a proceselor i observarea comportamentului acestora n
scopul de a le nelege i de a le putea controla;
formularea ntrebrilor la care analistul dorete s rspund modelul su (cauzele
fenomenelor, modul n care se produc i se manifest, legturile cu alte modele etc.);
stabilirea unui cadru general pentru nceperea cercetrii i identificarea variabilelor
de interes major.
Pas 2. Formularea modelului preliminar, implic construirea de ctre analist a setului
de presupuneri necesare explicrii fenomenului studiat i obinerea unor concluzii preliminare
care se refer n general la natura relaiilor dintre variabile.
Pas 3. Colectarea datelor empirice: modelul preliminar stabilete un cadru teoretic
general necesar pentru determinarea datelor relevante care trebuie colectate n vederea estimrii
parametrilor i a restriciilor din formele funcionale obinute ale modelului.
Pas 4. Estimarea parametrilor i a formelor funcionale se poate face cu o varietate
de tehnici statistice cantitative sau calitative. Pentru modelele pe calculator aceste estimri pot fi
fcute prin interogri i observri directe.

114
Pas 5. Testarea preliminar a modelului, reprezint o testare brut a acestuia folosind
aceleai date ca la estimare. Probabilitatea invalidrii modelului prin aceast procedur este
relativ redus, ns dac modelul nu este confirmat n aceste mprejurri favorabile, se poate
economisi timp prin modificarea i retestarea imediat a modelului.
Pas 6. Testarea suplimentar a modelului, se execut conform unor proceduri speciale
care pe baza modelului i a unor noi date colectate realizeaz predicii asupra fenomenului
studiat. Datele trebuie s fie complet diferite de cele folosite n estimrile iniiale sau n testarea
preliminar a modelului. De obicei toate datele se culeg o dat, deoarece aceast activitate este
costisitoare i consumatoare de timp, ns analistul va utiliza o parte din date pentru estimarea
parametrilor, iar cealalt parte pentru testarea prediciilor fcute de model.
Pas 7. Acceptarea sau respingerea modelului const n faptul c dac prediciile sunt
conforme cu probele empirice disponibile, atunci modelul nu poate fi respins i este inclus n
domeniul de cunoatere al disciplinei pn cnd alte probe devenite disponibile arat c modelul
este inadecvat. Dac modelul este respins pe baza testelor atunci ciclul se reia de la pasul 2.
Modelele ne ajut s exprimm i s testm sistemele reale (de baz) fr construirea lor.
Deoarece regulile de construire fac ca modelele s fie mai simple dect sistemele pe care le
reprezint, studiul lor se poate face cu un efort mai redus. Modelele sunt n mod firesc exprimri
incomplete ale sistemelor reale, ns analitii hotrsc gradul de incompletitudine, limitarea
aspectelor irelevante etc. Deoarece invaliditatea este ameninarea major pentru utilitatea
modelelor, instruirea analitilor pune accent pe colectarea corect a datelor i pe alegerea celor
mai potrivite tehnici de analiz.
Cnd se dispune de o cantitate suficient de date investigate, procesul de modelare
include urmtoarele etape importante: abstractizarea datelor, analiza datelor reduse,
reprezentarea sub form de modele a datelor organizate sistematizat (fig. 4.10).

Etapa 1: Abstractizarea nseamn reducerea i organizarea unui mare volum de date
ntr-un mod sistematic prin:
a) selectarea datelor eseniale, potrivite scopului propus, din mulimea de date
disponibile;
b) reducerea acestor date ntr-un mod consistent i de ncredere;
c) meninerea datelor ntr-o form utilizabil i accesibil pentru beneficiarul noului
sistem.
a) Selectarea datelor este important numai dac au fost colectate date potrivite scopului
analizei, deoarece nu se poate face o alegere rezonabil din date imprecise, insuficiente sau
irelevante. Asigurarea c au fost colectate date corecte este important n fazele planificrii
proiectului logic. Selectarea datelor se face n funcie de natura i complexitatea sistemului
(procesului) care se modeleaz, de scopul modelrii, de destinaia modelului, de instrumentele
de modelare i de analiz disponibile (inclusiv cele statistice), precum i de experiena celor care
elaboreaz modelul.
b) Reducerea datelor selectate la proporii care s permit dirijarea lor se face prin
agregarea cerinelor utilizatorilor sau prin generarea unui numr mai mic de cerine de tip
utilizator, care pe baza facilitilor de natur informaional (baze de date, sisteme expert) pot s
satisfac un numr ct mai mare de cereri informaionale ale utilizatorilor.
Cele mai uzuale procedee de reducere a datelor selectate sunt: catalogarea,
categorisirea, caracterizarea prin statistici, i studii de caz.
De exemplu, s presupunem c avem colectate informaiile privind preferinele pentru
formatul de ecran pentru un sistem informatic de gestiune a stocului de la 17 manageri.

115
Deoarece nu se poate face o analiz numeric pentru a obine "media" formatului de ecran din
cele 17 afirmaii, se apeleaz la clasele de preferin pentru formatele de ecran.
Cerinele distincte a patru manageri pentru proiectarea formatului de ecran au fost
urmtoarele:
M-1: dorete ecranul organizat astfel nct pe rnduri s fie materialele, iar pe coloane,
datele despre fiecare material;
M-2: dorete ca pe un ecran s apar toate datele pentru un anumit material i s fie uor
de citit i de interpretat;
M-3: dorete s vad datele privind discrepanele dintre nivelul stocului i ritmul de
epuizare a stocului, sau dintre cantitile comandate i cele primite;
M-4: doreete s cunoasc cerinele de spaiu, spaiul liber i fluxul de materiale.
b1) Catalogarea: de exemplu, din datele culese sub form de comentarii de la diferii
manageri pe care i intereseaz diferite aspecte i caracteristici ale unei probleme, se poate crea
un catalog al preferinelor n care se descrie fiecare tip de cerere, eliminnd mult din comentarii
i evideniind factorii prin care se deosebesc rspunsurile. Se creeaz astfel un catalog, care
include o tabel de atribute, n care regsirea se poate face uor dup orice atribut.
n exemplul considerat, catalogul preferinelor poate s descrie succint fiecare tip de
cerere, astfel:
A: produsul prin atribut-tabel;
B: atribute pentru regsirea unui anumit material;
C: situaii de excepie pentru atribute;
D: agregarea spaiului i atributele fluxului de materiale.
b2) Categorisirea, merge un pas mai departe dect catalogarea n sensul c datele
asemntoare sunt grupate ntr-o aceeai categorie i n acelai timp se contorizeaz numrul de
elemente intrate n catalog pe fiecare categorie de date.
Astfel, dac patru manageri rspund la fel ca managerul M-1, trei ca M-2 i ase ca M-3,
atunci putem reduce datele referitoare la cei 17 manageri la: M-1 : 5; M-2 : 4; M-3 : 7; M-4 : 1.
b3) Caracterizarea prin statistici sau judeci de agregare, se poate face dac
majoritatea datelor sunt similare sau dac tendinele aprute permit caracterizarea datelor n
ansamblu. Datele anterioare, pot fi agregate n trei categorii:
X = {M-1(5)}; Y = {M-2(4)}; Z = {M-3(7) M-4(1)} i pot fi reduse la afirmaiile:
X (tabel) = 5/17 (29%); Y (regsirea prin cod materiale) = 4/17 (24%); Z (analize detaliate) =
8/17 (47%).
Aceasta nseamn c aproape jumtate din cerine favorizeaz analize detaliate, iar
restul, mprit aproape n mod egal, celelalte dou tipuri de cerine.
b4) Exemplificarea prin studii de caz, const n obinerea de cazuri tipice ca
reprezentative ale datelor. Astfel se poate considera un manager care dorete o situaie
general complet a materialelor din stoc i un altul care solicit doar aspecte specifice despre
anumite materiale sau care dorete s detecteze unele anomalii care pot s apar n stoc.
Nici-unul din aceste cazuri tipice nu va reprezenta de fapt situaia oricrui manager,
ns fiecare din aceste seturi de date reduse surprinde ntr-un anumit sens, esena informaiilor
particulare cerute. Alegerea nivelului de reducere a datelor depinde de cerinele analizei
datelor i a etapelor de reprezentare.
c) Meninerea datelor abstracte ntr-o form accesibil utilizatorului se poate face prin:
- nregistrarea i pstrarea lor pentru utilizri viitoare (prin recitirea lor analistul nelege
mai bine experiena utilizatorilor, pot fi citate n raportul final etc.);
- protejarea lor prin parole sau chei de acces mpotriva distrugerii, alterrii sau corupiei
(pot fi identificate echipe, departamente, organizaii);
116
- actualizarea lor prin alte interviuri sau prin consultarea unor documente noi pentru a-i
menine utilitatea.
Etapa 2: Analiza datelor investigate:
Pentru a putea nelege, caracteriza i sintetiza mai bine datele colectate i abstractizate
se pot utiliza diferite tehnici de analiz, cele mai relevante fiind analiza agregat, care caut
grupri, variabile caracteristice i tendine care s caracterizeze toate datele i analiza de caz,
care se preocup cu gsirea de cazuri tipice sau neobinuite din date, pentru discuie.
a) Analiza agregat apeleaz la tehnici statistico-matematice pentru a determina o serie
de indicatori (medie, dispersie, covarian etc.) cu ajutorul crora se pot caracteriza datele
observate, se pot deduce cauzele unor fenomene, se stabilesc legturi ntre diferite caracteristici,
sau se poate verifica dac diferenele dintre grupe sunt semnificative.
Dei tehnicile statistice adaug precizie, ncredere i un ajutor substanial n
sistematizarea analizei, nu este ntotdeauna bine s le folosim pentru a face afirmaii la nivelul
datelor agregate. Pentru a putea face astfel de afirmaii, s-a demonstrat c funcia de agregare
trebuie s fie senzitiv (la orice variaie a argumentului trebuie s corespund o variaie a
funciei), noncatastrofic (o variaie mic a argumentului s nu determine variaii exagerate ale
funciei) i noncompensatorie (variaiile orict de mari ale unei variabile/indicator nu
compenseaz o variaie neglijabil a unei alte variabile/indicator). Dac nu sunt folosite tehnici
statistico-matematice, ncrederea noastr depinde de credibilitatea persoanei care face afirmaia,
de propria noastr intuiie i de ali factori necontrolabili.
Alegerea tehnicilor statistice depinde de tipul de analiz ce trebuie fcut (statistica
parametric, dac se ocup de valori, sau neparametric dac se ocup de frecvenele valorilor),
obiectivul analizei (descrierea, deducerea sau explicarea cauzelor), tipul datelor (nominale,
ordinale, tip "interval", numerice), comportamentul datelor, cunotinele i experiena celor care
trebuie s neleag rezultatele analizei (audiena). Pe baza agregrii datelor se pot face afirmaii
succinte asupra datelor abstractizate prin care se evalueaz, se prioritizeaz i se coreleaz ntre
ele elemente de date.
b) Analiza de caz const n obinerea din datele investigate a unor cazuri sau exemple,
care se pot asocia, fie unor cazuri obinuite sau extraordinare, fie unor ntmplri sau
evenimente neateptate sau critice. Aceste cazuri sau evenimente sunt deosebit de instructive i
interesante pentru procesul de proiectare. Cnd accentul este pus pe situaii obinuite i
anticipate, un exemplu (caz) care prinde esena i stimuleaz gndirea este foarte util n
proiectare. Descoperirea cazurilor care conduc la eecul sistemului satisface scopurile
investigaiei n care cea mai mare parte a proiectului este predeterminat.
Scrierea i folosirea studiilor de caz necesit sensibilitate, tact i abilitate din partea
analistului. Un studiu al unui caz poate s fie insuficient pentru ca acesta s se repete dac datele
sunt n mare msur variabile (turbulena mediului), dac descrierea lui este incorect, sau dac
evenimentul critic nu se repet din alte motive. Dac sunt bine selectate, cazurile ajut la
nelegerea unor situaii sau evenimente deosebite nainte de se produce de ctre conducerea
superioar, interesat n a obine rapid o vedere general pe baza unui caz bine selectat, precum
i de ctre conducerea tehnic, interesat de detaliile tehnice i de dificultile unor evenimente
deosebite.
Analiza agregat se recomand n situaiile n care precizia este important i realizabil,
iar analiza de caz, n situaii urgente i dac sunt indicii sigure c se vor produce evenimente
obinuite sau deosebite. n fiecare caz, statisticile sau cazurile concretizeaz datele, iar modelul
construit le vizualizeaz. Analiza de caz poate servi i la obinerea unor predicii.

117
ABSTRACTIZARE
- Selectare date
- Reducere date
- Mentinere date
ANALIZA REPREZENTARE
Date
investigate
Date
reduse
MODELE
Date
organizate
sistematizat
Etapa 1
Etapa 3 Etapa 2


Fig.4.10 - Etapele procesului de modelare

Etapa 3: Reprezentarea datelor sub form de modele.
Dup ce analiza datelor este complet, analistul trebuie s reprezinte datele abstractizate
sub form de modele (diagrame, hri, grafice etc.) ce vor fi folosite n proiectarea sistemului.
Instrumentele de modelare folosite n analiza de sistem se pot caracteriza dup mai multe
criterii i anume:
a) dup forma fizic modelele pot fi sub form de desene, text sau modele fizice (schie,
tabele, texte, diagrame, machete tridimensionale etc.);
b) dup codurile folosite n reprezentare (setul de simboluri care completeaz modelul),
putem considera: limbajul natural, tabele, grafuri, reele, schie, diagrame. Alegerea codului
depinde de obinuina analistului, de scopul modelului i de limitele a ceea ce fiecare cod poate
s reprezinte (exprime);
c) dup atributele i articolele reprezentate n model, analitii sunt preocupai s exprime
prin model: coninutul bazei (un proces, un raport, o aciune); fluxul de informaii, de control, de
materiale din cadrul bazei; structura bazei (structura autoritii, distribuia n spaiu i timp,
dependenele logice) .a.;
d) dup modul de reprezentare a timpului modelele pot fi: statice (vizualizeaz o stare la
un moment dat, de exemplu, diagramele de structur), dinamice (reflect schimbrile n timp ale
sistemului) i asincrone (ignor complet timpul, de exemplu, diagrama fluxului de date).
n alegerea instrumentelor de modelare, n afara acestor criterii de clasificare, analistul
trebuie s aib n vedere i existena unor atribute care se refer la modul de obinere i de citire
a lor, evidenierea unor aspecte specifice cum ar fi: precedene, prioriti etc.
Principalele tipuri de modele utilizate n analiza de sistem sunt:
flowchart-urile (de sistem, de program, de proces), diagramele de fluxuri (de date,
de materiale, de documente), graficele Gantt i graficele ADC, care sunt utilizate
pentru a modela dinamic sau asincron fluxurile de materiale, fluxurile de date i
fluxurile de control existente n cadrul sistemului analizat;
graficele/hrile de structur sunt modele statice care reprezint "fotografii" sau
stri ale sistemului la momente n timp, care descriu ntr-un mod grafic structura
sistemului, legturile logice ntre elementele sale, precum i contribuia fiecruia la
performana elementelor de nivel mai nalt de care este legat prin structur. Cele mai
obinuite grafice de structur sunt: graful de structur modulat, arborele decizional,
tabelul decizional, diagramele HIPO, graful de distribuia muncii, organigramele,
dicionarele de date etc.;
118
modelele de logic a procesului, care descriu cu limbajul natural, limbajul
structurat, limbajele de programare sau pseudocodul, modul de funcionare a unui
proces.
Tehnicile funcional-structurale moderne de analiz i proiectare a sistemelor sunt, n
esen, o consecin a interaciunii dintre dinamismul diagramei fluxului de date i a
expresivitii logice a grafului de structur.
n construirea modelelor analistul se poate folosi de anumite metode generale care
depind de complexitatea sistemului studiat i de cunotinele acumulate n urma observrii
sistemului. Cele mai cunoscute i utilizate metode generale de construire a modelelor sunt:
a. Metoda direct se aplic atunci cnd structura sistemului este simpl i clar pentru a
putea fi neleas printr-o examinare atent a acestuia. Uneori este posibil ca s se determine
uor modelul dar variabilele i constantele din model s fie necontrolabile sau imposibil de
evaluat i n acest caz este necesar s se modifice modelul;
b. Metoda gsirii unor modele asemntoare se folosete n cazul sistemelor ce au o
structur complex, iar reprezentarea lor simbolic este mai puin evident;
c. Metoda de analiz a datelor este folosit n cazul n care structura sistemului nu este
clar dar poate fi dedus din analiza datelor ce descriu modul de funcionare a sistemului;
d. Metoda experimentrii se utilizeaz atunci cnd analiza datelor nu ne permite s
stabilim care este influena variabilelor individuale asupra performanei sistemului i n acest caz
este necesar s recurgem la experimente;
e. Metoda unei realiti artificiale/simulate se aplic atunci cnd nu exist sau nu pot
fi obinute suficiente date pentru descrierea sistemului iar experimentarea pe sistem poate s
conduc la pagube mari sau la distrugerea lui. n acest caz se construiete o situaie
experimental relativ complex care este n acelai timp cea mai simpl situaie care satisface
anumite condiii.
Modelele sistemului se pot obine prin proceduri manuale, care includ: abloane,
diagrame pretiprite, simboluri, pseudocodul, limbaje structurate etc. sau prin proceduri
automate, ce folosesc un soft specializat (Excelerator, Super Project Manager) care include un
dicionar automat de date, graful de decizie, procesoare de cuvinte, pseudocodul, proceduri de
trasare automat etc. cu ajutorul crora pstreaz controlul i simplific legturile complexe
existente n sistem.
Cele mai bune rezultate n modelarea automat au fost obinute pentru diagrame, arbori
decizionali, grafuri CPM, grafuri PERT, grafuri GANTT; hri HIPO, flowchart-uri etc. Prin
utilizarea tehnicilor automate, modelele obinute devin mult mai uor manevrabile i se pot testa
i analiza rapid cu calculatorul. La aceste avantaje se pot aduga i facilitile specifice oferite de
pachetele de grafic pe calculator.


4.4. Criterii de evaluare, selectare i testare a modelelor

4.4.1. Criterii de evaluare a modelelor

Sub aspectul deciziei de proiectare i a eficienei economice a implementrii modelelor,
analistul trebuie s aib n vedere un cadru general pentru evaluarea acestora. Vom prezenta pe
scurt cteva dintre cele mai importante criterii de evaluare a modelelor:
a) Valoarea ateptat a modelului arat ct de valoros se ateapt s fie modelul n
anumite situaii, avnd ca subcriterii valoarea instructiv a modelului, precum i economiile care
rezult din deciziile care se iau mai rapid i mai bine pe baza modelului.
119
b) Costurile iniiale arat ct de scump este implementarea modelului ntr-o anumit
situaie avnd n vedere costul de dezvoltare a modelului (de cumprare sau de nchiriere), costul
de adaptare i costurile pentru obinerea/culegerea datelor iniiale.
c) Structura modelului este considerat bun n funcie de acceptarea ei de ctre
manageri i au ca subcriterii: completitudinea, adaptabilitatea, uurina testrii, uurina
nelegerii i robusteea modelului.
c1) Completitudinea modelului arat msura n care utilizatorii reprezentativi ai
modelului consider c modelul permite explicit (intern - prin structur i parametri) sau
implicit (extern - prin date de intrare subiective), tratarea tuturor fenomenelor importante i
relevante pentru o anumit problem investigat. Completitudinea presupune ca toate elementele
i conexiunile relevante din baz, din punct de vedere al obiectivului/scopului urmrit, s fie
incluse n model. Deoarece modelul trebuie s simplifice baza (realitatea) i cu ct este mai
complet cu att este mai greu de construit, de rezolvat i de neles, acest criteriu este relativ.
Analitii sunt cei care hotrsc gradul de completitudine al modelului i limiteaz aspectele
irelevante pe care le includ n model. Deseori n practic un model incomplet poate fi mai uor
de neles i de rezolvat i deci mai util dect unul mai complet. Testarea modelului pentru
completitudine se face pe baza rspunsurilor la urmtoarele ntrebri:
- Este fiecare element relevant din baz reprezentat n model ?
- Dac nu, elementele eliminate sunt ntr-adevr irelevante ?
- Care este valoarea modelului fr aceste elemente ?
c2) Uurina de nelegere a modelului arat ct de bine i de repede poate s neleag
un utilizator obinuit logica general a modelului.
c3) Adaptabilitatea modelului arat uurina cu care se pot schimba valorile parametrilor
i structura modelului ca rspuns la noile condiii n care se utilizeaz modelul, fr a diminua
performanele acestuia.
c4) Uurina de testare se refer la posibilitile existente n scopul validrii modelului
pentru o aplicaie curent.
c5) Robusteea modelului arat msura n care este posibil s se obin informaii de
ieire corecte (rezultate), cnd datele de intrare n model depesc un anumit ordin.
d) Caracteristicile de utilizare arat ct de uor se poate utiliza modelul i are drept
subcriterii: uurina de comunicare i de control, volumul de date de intrare, timpul de rspuns,
costurile de execuie/rulare etc.
Uurina de comunicare arat ct de uor este pentru utilizator s neleag i s
introduc datele cerute de model i s interpreteze rezultatele obinute.
Uurina controlului arat ct de uor se poate controla modelul de ctre utilizator,
n sensul c acesta trebuie s tie ce schimbri sunt necesare n datele de intrare n model
pentru a obine anumite modificri ale ieirilor.
Costurile de rulare arat ct de scump este o rulare a modelului pentru un singur
set de valori de intrare.
e) Contextul de utilizare arat gradul (extensia) pn la care condiiile specifice n care
se utilizeaz modelul favorizeaz acceptarea lui de ctre manageri i are n vedere: domeniul
problemei analizate, tipul de decizie considerat, importana i complexitatea problemei,
corespondena ntre limitele problemei referite n model i cele considerate de manager,
frecvena de utilizare, nivelul utilizatorilor n cadrul organizaiei, numrul de manageri a cror
particularitate este cerut pentru a utiliza modelul etc.
f) Validitatea modelului reprezint criteriul major de evaluare a modelului. Un model
care nu este valid nu este conform cu realitatea i conduce la concluzii incorecte (eronate)
referitoare la performanele sistemului.
120
Principalele cauze care pot provoca o invaliditate a modelului sunt:
includerea n model, ca urmare a unor investigaii superficiale, a unor elemente
i/sau conexiuni care nu au coresponden n baz;
alegerea eronat a modelului datorit nerespectrii unor reguli cauzate de lipsa unei
experiene i a unei instruiri insuficiente a analistului, presiunea timpului sau proasta
organizare i planificare a activitilor;
colectarea unor date irelevante rezultate dintr-o proast investigare a sistemului .a.
O importan semnificativ o are istoria validrii modelului care arat ct de mult a fost
validat modelul n trecut i se refer la validarea structurii i a parametrilor inclui n model,
precum i la istoricul utilizrii cu succes a acestuia. Testarea validitii modelului se face pe baza
rspunsurilor date de analist la urmtoarele ntrebri:
Este realizat corespondena fiecrui element din model cu unele elemente din baz
i a fiecrei legturi din model cu anumite legturi din baz?
Concluziile care se pot desprinde din model despre baz, sunt adevrate n realitate?
g) Consistena modelului reflect gradul n care au fost prezentate elementele
componente ale procesului modelat prin relaiile dintre ele. Analitii pot testa consistena unui
model pe baza urmtoarelor ntrebri:
Este fiecare element din model bine defint?
Exist ambiguiti ntre elementele modelului sub aspectul conexiunilor logico-
funcionale?
Este modelul construit conform regulilor de modelare?
Modelele trebuie construite astfel nct s nu conduc la confuzii logice n privina
descrierii realitii, iar analitii nu trebuie s le considere ca instrumente pentru a studia sensuri
ascunse sau unele ambiguiti care intereseaz.

h) Calitatea modelului, prin care reprezentm fenomene i procese a cror evoluie
dorim s o direcionm i s o inem sub control, este dat de respectarea urmtoarelor cerine
principale: coerena, corectitudinea, consistena, eficiena, completitudinea i utilizabilitatea
modelului.
Coerena modelului este dat de compatibilitatea relaiilor matematice i/sau logice care
reprezint n mod abstract dependenele calitative i cantitative dintre mrimile fizice ale
procesului studiat.
Corectitudinea este proprietatea modelului de a nu deforma caracterul real al relaiilor
reprezentate, singurul criteriu de apreciere fiind compararea rezultatelor obinute pe model cu
rezultatele cunoscute ale procesului modelat, n condiii similare celor experimentate pe model.
Eficiena este calitatea modelului de a da rspunsuri corecte i rapide problemelor de
care este interesat utilizatorul, la un cost acceptabil, deci cu un efort de construire i utilizare
considerabil mai mic n raport cu efectele economice ale utilizrii acestuia.
Utilizabilitatea eficient constituie nsi finalitatea modelului i are n vedere existena
unui compromis ntre necesitatea realizrii unui model ct mai complet i posibilitile reale de
utilizare a modelului, determinate de capacitatea i viteza de calcul pentru obinerea rezultatelor
n timp util.
Este evident c datorit complexitii proceselor reale, n construirea modelelor trebuie
adoptat o anumit limit de detaliere, reinnd elementele eseniale i principalele dependene
dintre ele. De aceea modelul va fi totdeauna o reprezentare simplificat a realitii care s
permit aciuni bazate pe raionament asupra procesului modelat.
n faa unor sarcini cognitive complexe i dificile se apeleaz deseori la euristici care
simplific aceste sarcini.
121
4.4.2. Criterii de selectare a modelelor

Construirea propriu-zis a modelului se face pe baza cunoaterii detaliate a realitii
sistemului (procesului) studiat i const, fie n selectarea i aplicarea unuia din gama extrem de
variat de instrumente clasice de modelare cunoscute, puse la dispoziie de teorie, fie n
elaborarea unor modele noi.
Atunci cnd analistul este nevoit s elaboreze modele noi, acestea pot fi obinute pe dou
ci, i anume:
prin combinarea de metode i modele clasice, ceea ce necesit o bun cunoatere a
teoriei i a realizrilor practice din domeniu de ctre analist, precum i o abilitate
deosebit a acestuia;
prin realizarea de modele originale, care reclam profunda cunoatere a realitii
ce trebuie modelat, precum i solide cunotine matematice, imaginaie i talent din
partea analistului.
n primul caz, frecvent ntlnit n practic, analistul se orienteaz n alegerea
instrumentelor de modelare n funcie de caracteristicile acestora ca i de cerinele specifice
analizate. n astfel de situaii, corespondena dintre realitate i intrumentul de modelare ales
depinde de unele standarde i de tradiia n domeniul analizat, de experiena i abilitatea
analistului. Cele mai importante criterii pentru evaluarea instrumentelor de modelare sunt:
completitudinea reprezentrii, uurina modificrii proiectului, uurina cu care modelul va fi
neles de utilizatori, valoarea modelului pentru proiectanii fizici i utilizatori. Desigur, nu se pot
alege ntotdeauna intrumentele de modelare specifice. Analistul trebuie s in cont de toate
aceste considerente, astfel modelul nu poate fi complet, bine neles i corect folosit.
n selectarea instrumentelor de modelare, analistul trebuie s se bazeze pe urmtoarele
criterii:
completitudinea reprezentrii (cerina modelului de a cuprinde totalitatea
elementelor componente i a relaiilor dintre ele);
uurina nelegerii i a citirii modelului;
valoarea rezultatelor obinute de model;
existena unor teste de potrivire (care s indice corespondena dintre model i baz);
existena unor teste de validare a modelului.
n afara cerinelor de evaluare i de selectare a instrumentelor de modelare, analistul
trebuie s aib n vedere i urmtoarele consideraii:
caracteristicile bazei: tipurile de structuri reprezentate, procesele care se modeleaz,
dac se consider sau nu timpul;
caracteristicile instrumentelor de modelare: ce pot ele s reprezinte, uurina lor
pentru reprezentare i testare, tradiia lor;
existena unor teste care s arate ct de complet, de adecvat sau de valid este
modelul;
consideraii practice referitoare la validarea modelului, rezultatele obinute pn
acum, uurina citirii, a modificrii i a nelegerii modelului de ctre proiectanii
fizici etc.
Modelele ne ajut s exprimm i s testm sistemele de baz fr construirea lor
efectiv, obinnd economie de timp i de efort n studiul lor. Deoarece modelele sunt exprimri
incomplete ale bazei, iar invalidarea diminueaz utilitatea lor, analitii sunt preocupai de
colectarea unor date corecte, de limitarea gradului de incompletitudine i a aspectelor irelevante,
precum i de alegerea celor mai potrivite tehnici de analiz.

122
4.4.3. Testarea i implementarea modelelor

n general, testarea modelelor este o operaie foarte greu de realizat i devine din ce n ce
mai dificil pe msura creterii complexitii acestora. Exist cteva tehnici de testare prin
programare pe calculator, care pot s ajute proiectanii de modele din punct de vedere logic.
De exemplu, diagramele fluxului de date pot fi sistematic verificate pentru validitate cu
privire la cererile de date logice. Totui, un model logic nu poate fi verificat cu teste fizice.
n procesul de modelare al unui sistem real complex se creeaz, de regul, un pachet de
modele. Sunt cunoscute puine proceduri sistematice pentru testarea corectitudinii modelelor n
special pentru consisten.
In primul rnd, fiecare model trebuie verificat n mod detaliat din punct de vedere al
sintaxei. Apoi, fiecare pachet de modele trebuie verificat ntr-un mod top-down. Aceasta
nseamn c se fac verificri pentru a vedea dac:
fiecare modul din harta de structur are asociat propria diagram;
este detaliat fiecare diagram a fluxului de date coninut n harta HIPO;
sunt precizate input-urile i output-urile pentru fiecare proces;
sunt menionate n dicionarul de date toate fluxurile de date, procesele i entitile
externe.
Testarea fluxului de date ntr-un model presupune verificarea logic a fluxului de
informaii. Aceasta nseamn c pentru fiecare proces se verific dac output-urile sale sunt
generate unic numai din anumite combinaii ale input-urilor i dac fiecare input este necesar
pentru a genera cel puin un output al procesului.
Scopul acestei testri este de a avea certitudinea c atunci cnd pachetul de modele se
implementeaz n structura real indicat, fiecare output al unui proces se obine (depinde)
numai din input-urile strict necesare la care se adaug valoarea generat de proces. Logica
procesului poate fi testat n acelai mod top-down dei logica detaliat poate fi dificil de
urmrit.
Aa cum s-a artat n paragraful precedent, dup formularea modelului se face o testare
preliminar a acestuia, cu ajutorul acelorai date care s-au folosit pentru determinarea relaiilor
sale funcionale. Dac rezultatul testrii este negativ, modelul va fi supus unor analize
minuioase i vor fi fcute modificrile necesare pn cnd modelul va fi confirmat prin aceast
testare. Dac rezultatul testrii este pozitiv, modelul este supus unor teste suplimentare, care
const n efectuarea pe baza unor noi date colectate a unor predicii asupra comportrii
sistemului sau a procesului studiat.
Cea mai simpl modalitate de testare a modelului se poate face folosind date pentru
cazuri particulare n care soluia este cunoscut. Cnd acest lucru nu este posibil, rezultatele
obinute pe baza modelului sunt comparate cu cele provenite din observarea situaiilor reale
similare. Dac rezultatele (prediciile) obinute pe baza modelului se abat semnificativ de la
probele empirice (datele reale) disponibile, atunci modelul este respins i se va examina cu
atenie tot procesul de modelare.
Dac rezultatul testrii este favorabil modelul este acceptat i se trece la implementarea
modelului n situaia real. Implementarea reprezint confruntarea modelului cu situaia real i
presupune experimentarea sa ntr-o prim faz. O modalitate este ca experimentarea modelului
s se fac direct prin aplicarea pachetului de modele la situaia real concret i prin constatarea
nemijlocit a eficienei sale descriptiv-normative. La experiment trebuie s participe toi cei care
sunt implicai n mod direct sau indirect n elaborarea modelului (analiti, proiectani,
programatori), n utilizarea lui (utilizatori, operatori) sau din punct de vedere al rezultatelor
obinute prin implementarea modelului (manageri, beneficiari).
123
Acest gen de experimentare se poate realiza pentru un numr redus de situaii reale
(ntreprinderi), deoarece implic riscuri i pierderi poteniale considerabile, ns ofer
posibilitatea stabilirii precise i rapide a coreciilor necesare pentru mbuntirea modelului.
Cealalt modalitate este de a experimenta pachetul de modele pe baza unor scheme de
simulare, ceea ce presupune generarea unor situaii posibile ale sistemului (variante) i analiza,
cu ajutorul modelelor, a consecinelor acestor variante asupra indicatorilor de eficien ai
sistemului modelat. Sunt observate i analizate rezultatele obinute prin simularea diferitelor
scheme de experimentare i dac este necesar, se fac modificrile care se impun n modele.
n aceast faz, prezena utilizatorului este important n vederea obinerii unor rezultate
practice bune i a validrii modelelor. Pentru validarea modelului se analizeaz curba de evoluie
a fiecrei variabile de ieire i dac aceasta nu difer semnificativ de curba cunoscut a valorilor
reale, atunci modelul este acceptat. Interpretarea rezultatelor necesit i analiza unor indicatori
statistici (media, dispersia, mediana etc.) asociai variabilelor de ieire din model.
124
CAPITOLUL V


Procesul de proiectare n analiza
sistemelor


Procesul de proiectare reprezint cea de-a treia etap important n analiza de sistem, ea
urmnd etapelor de investigare i de modelare a sistemului. Obiectivul principal al acestei etape
l constituie obinerea unui proiect al sistemului cu ajutorul unor tehnici de proiectare specifice
care sunt utilizate n funcie de natura i complexitatea sistemului analizat, de nivelul de
cunoatere i de experiena analistului n domeniul considerat, ct i de resursele materiale,
financiare i de timp disponibile. Proiectul sistemului este rezultatul unei analize i a interpretrii
modelelor sistemului actual n vederea implementrii noului sistem mai performant.


5.1. Principiile i scopurile proiectrii

Analitii interpreteaz modelele conform pregtirii i experienei lor pentru a obine
specificaiile logice de sistem, care descriu n detaliu funciile sistemului ce trebuie realizate i
care vor sta la baza fundamentrii deciziilor de proiectare. Aceste specificaii sunt independente
de implementare n sensul c ele nu precizeaz cum se vor construi funciile sistemului sau cum
vor lucra ele n realitate.
Procesul de proiectare conine dou etape, i anume: proiectarea logic, prin care se
detaliaz ce trebuie s se construiasc i precizeaz specificaiile logice ale sistemului, respectiv,
proiectarea fizic, prin care se arat cum trebuie s fie construite aceste specificaii i cum s
funcioneze sistemul n mediul real, n funcie de resursele disponibile. Principiile i scopurile
proiectrii care orienteaz ambele etape sunt foarte generale i nu depind de sistemul la care se
aplic sau de tehnicile de proiectare utilizate. Acestea sunt:
a) Economicitatea, are n vedere realizarea unor proiecte ct mai reduse posibil. Aceasta
nseamn ncluderea n proiect a unui numr ct mai mare de elemente, date, procese i limitarea
numrului de module incluse n harta de structur, prin agregarea unor activiti i procese
similare, fr ca s fie diminuate eficiena i posibilitile de realizare a obiectivelor urmrite.
b) Simplitatea, presupune nlocuirea exprimrilor i a proiectelor complexe cu altele
simplificate. De regul, soluia de proiectare cea mai simpl este i cea mai bun, avnd n
vedere resursele utilizate i eficiena estimat a acesteia.
c) Structurarea, urmrete mprirea sistemului n subsisteme funcionale distincte care
conin un numr limitat de elemente i de procese puternic intercorelate. Partiionarea sistemului
se face n funcie de scopurile subsistemelor i de posibilitile de corectare a obiectivelor locale
astfel nct s se asigure atingerea obiectivelor globale ale sistemului.
d) Principiul de proiectare black-box impune considerarea i tratarea fiecrui subsistem,
numai pe baza intrrilor i a ieirilor sale prin care se intercoreleaz cu alte subsisteme, fr a
presupune ceva detaliat despre funcionarea lui intern. n felul acesta, se evit necesitatea
reproiectrii ntregului sistem n eventualitatea apariiei unor schimbri n orice subsistem.
e) Principiul top-down reprezint abordarea de baz pentru analiza de sistem structurat
i asigur claritatea necesar n elaborarea proiectului, n urmrirea modului de funcionare,
precum i n adaptarea relativ rapid i uoar a proiectului la perturbaiile din mediu.
125
f) Transportabilitatea are n vedere realizarea unor proiecte care s nu considere nici o
presupunere referitoare la mediul n care va funciona noul sistem. n felul acesta sistemul
proiectat este relativ independent fa de mediu, poate s fie implementat i poate s funcioneze
corect ntr-o varietate de medii. Costul transportabilitii reprezint transformarea suplimentar a
proiectului n conformitate cu unele cerine particulare/speciale ale mediului. Aceste cerine nu
sunt incluse n proiect datorit dificultilor de amplasare i de modificare ulterioar a acestora.
g) Transparena nseamn proiectarea unor sisteme astfel nct procedurile de operare
s fie uor de neles i de utilizat, fr ca operatorul s fie nevoit s fac cereri de informare
suplimentare, n afara celor obinuite din sistem, reducnd n acest fel rolul instruciunilor
clasice de utilizare.
h) Confortabilitatea folosirii sistemului presupune existena unei interfee ntre sistem
i utilizator care s faciliteze adaptarea rapid a utilizatorului, uurina utilizrii sistemului i
crearea unei stri de confort operatorului n timpul utilizrii sistemului.
De obicei, confortabilitatea se asigur prin realizarea unor sisteme prietenoase ("user
friendly") pe baz de "menu-uri" i "help-uri" care permit selectarea uoar a funciilor i pun la
dispoziia utilizatorilor informaiile necesare.
Aceste principii au un caracter orientativ i ne indic cum trebuie fcut proiectarea, ns
nu ne arat ce trebuie s se proiecteze. Principiile i scopurile care ghideaz ambele etape ale
proiectrii sunt foarte generale i se aplic n proiectarea oricrui sistem indiferent de natura sa.


5.2. Proiectarea logic a sistemelor

Creterea complexitii proceselor i fenomenelor economice, dependena
performanelor sistemului de influenele perturbaiilor din mediu, conceperea i exercitarea
procesului de management ntr-o manier care s valorifice potenialul mediului, au condus la
formularea de ctre manageri a unor probleme din ce n ce mai dificile la care doresc s obin,
n timp util, rspunsuri acceptabile care s le diminueze riscul. n acelai timp, utilizatorii
formuleaz cereri tot mai precise care s le mreasc gradul de ncredere i confort n utilizarea
sistemului. Aceste cerine au implicaii i consecine imprevizibile n procesele de analiz i
proiectare a sistemelor economice i fac tot mai dificil munca analistului, n condiiile
existenei limitate a unor resurse tehnice, financiare, informaionale, umane etc.
n aceste condiii, analistul trebuie s-i reevalueze i s-i adapteze efortul de analiz i
proiectare n raport cu noile cerine pentru a obine proiecte de sistem ct mai performante.
Astfel, activitatea de proiectare a analistului se poate realiza mai eficient, avnd n
vedere:
creterea gradului de participare a managerilor i a utilizatorilor n diferite activiti
necesare elaborrii proiectelor;
antrenarea tuturor resurselor disponibile n vederea reducerii duratei de realizare a
proiectului;
selectarea celei mai adecvate tehnici de proiectare pentru realizarea proiectului n
situaia considerat.
Se cunosc patru abordri majore pentru proiectarea logic i anume: proiectarea logic
bazat pe model, proiectarea logic bazat pe component, proiectarea bazat pe prototip i
proiectarea bazat pe obiecte.
n general, proiectarea logic este simultan bazat pe model i pe component.


126
5.2.1. Proiectarea logic bazat pe model

Proiectarea logic bazat pe model este n mod inerent o abordare "top-down" i are n
vedere construirea unui model general sau a unui set de modele pentru sistem, care se rafineaz
treptat prin testri repetate. Prin aceast tehnic de proiectare se urmrete elaborarea setului de
specificaii logice prin cercetarea atent, critic a modelelor sistemului.
Proiectarea logic bazat pe model necesit realizarea urmtoarelor activiti:
investigarea sistemului existent i colectarea datelor specifice funciilor i
obiectivelor sale curente;
construirea unui set iniial de modele logice ale sistemului existent;
examinarea sistematic a modelelor pentru a descoperi i elimina locurile nguste,
contradiciile logice, violarea unor principii de proiectare, ineficacitatea;
dezvoltarea i perfecionarea modelelor pe baza acestor examinri i evaluri;
cnd nici o mbuntire logic major nu se mai poate descoperi, modelele obinute
sunt considerate complete.
Pentru realizarea acestor activiti, analistul se folosete att de cunotinele sale
teoretice (privind dinamica sistemelor, modelarea, informatica, analiza datelor, legile informaiei
etc.), ct i de cele practice (cunoaterea unor tipuri specifice de sisteme de aprovizionare, de
programare operativ a produciei, de stocare, de ateptare, contabile, de revizii-reparaii etc.).
Cu alte cuvinte, analistul trebuie s cunoasc despre sisteme n general i apoi s
foloseasc aceast cunoatere, prin experiena i abilitatea proprie, la specificul sistemului
proiectat n vederea elaborrii setului de modele. Acestea reprezint de fapt tiina i arta
analistului de sistem de a construi modele.
Analistul examineaz modelele logice obinute, supunndu-le la o serie de teste pe baza
utilizrii legilor informaiei i anume:
a) Legea conservrii informaiei: se cerceteaz dac fiecare ieire din procesul modelat
poate fi generat numai prin combinaia intrrilor la proces. n caz contrar, procesul este
inteligent i corespunde unui sistem cu nvare;
b) Legea utilizrii informaiei: se analizeaz dac fiecare intrare este necesar, n
sensul de a contribui la cel puin o ieire a procesului. n caz contrar, intrarea nu este necesar i
se elimin din specificaiile logice;
c) Legea fluxului logic de date: se analizeaz dac fiecare ieire a unui proces este
disponibil i utilizabil nainte de a fi examinate i prelucrate toate intrrile. n caz afirmativ,
acele ieiri nu depind n totalitate de intrri i procesul considerat este fie un proces inteligent, fie
unul ineficient, care prelucreaz informaii nenecesare. Aceast lege ne asigur c ieirile
procesului sunt utilizabile numai dup ce au fost prelucrate toate intrrile.
Principiile generale de proiectare se aplic n cazul specificaiilor logice direct asupra
modelelor. Astfel: economicitatea, impune includerea sub aspect logic a unor procese
asemntoare ntr-unul singur; structurarea, presupune reducerea numrului de procese
considerate numai la cele care sunt n realitate legate nemijlocit ntre ele; transportabilitatea,
nseamn c analistul termin proiectarea logic la un nivel la care sunt necesare informaii reale
detaliate despre mediul de funcionare specific sistemului etc.
Deoarece modelele reprezint chiar o parte a proiectului logic, ele trebuie s fie corect
construite i interpretate. n acest sens, modelele trebuie s reprezinte funciile specifice ale
sistemului, termenii folosii trebuie s fie adecvai naturii sistemului, iar modelele trebuie s
conin tranzaciile specifice sistemului (adugri, tergeri, modificri, rapoarte, activiti
obinuite sau deosebite etc.).

127
Proiectarea logic necesit cunoaterea acestor aspecte pentru a putea supune proiectul
logic la un al doilea set de teste i de a reflecta asupra unor ntrebri cum ar fi:
Sunt tratate toate tipurile de tranzacii presupuse, specifice sistemului?
Sistemul se poate restabili n urma unor erori pe care este posibil s le fac?
Sistemul poate s reziste la tipurile de aciuni pe care mediul su le poate genera?
Prin aceste ntrebri, care se refer la situaii generale i nu necesit cunoaterea detaliat
a mediului real, analistul verific dac toate componentele funcionale sunt prezente pentru tipul
de sistem proiectat. Pentru situaii deosebite, proiectul logic specific doar c exist o procedur
care afecteaz proiectarea fizic, iar implicaiile de a nu avea o astfel de procedur se pot evalua
mai trziu. Cunoaterea de ctre analist a sistemelor specifice intr n joc n timpul fazei a doua a
proiectrii logice model. Cnd analistul este convins c proiectul este logic n conformitate cu
principiile de proiectare i pe deplin funcional n raport cu experiena sa referitoare la sisteme
de acelai tip, atunci proiectul logic bazat pe model poate fi considerat complet.


5.2.2. Proiectarea logic bazat pe componente

Aceast tehnic reprezint o abordare cumulativ, n sensul c proiectul este construit
din "buci" nu dintr-un ntreg care se rafineaz. Acest gen de abordare se folosete de obicei n
realizarea proiectelor pentru care prile componente se pot stabili prin experien i fiecare
component poate s funcioneze ntr-un mod relativ independent de celelalte.
Proiectarea bazat pe componente nu este n mod necesar o abordare "bottom-up"
(abordare ascendent). Lista componentelor ce trebuie selectate depinde de experiena
analistului acumulat despre sistemele standard din domeniul studiat. Componentele sunt
obinute dintr-un model de prelucrare a informaiilor (diagrama fluxului de date) care include:
intrrile, procesele, ieirile, la care se adaug datele i graniele proiectului. Pe baza acestor
componente se poate construi i apoi perfeciona modelul sistemului. O list extins de
componente poate de asemenea s cuprind: proceduri, comunicarea datelor, securitatea
datelor, baza de date, restabilirea dup "dezastre" (cderea sistemului), proiectarea ecranelor
.a., drept componente distincte. Utilizarea strategiilor de dezvoltare succesive (software-ul
dezvoltat pentru utilizatorii finali) presupune livrarea majoritii componentelor "la cheie".
Proiectarea logic bazat pe componente necesit examinarea urmtoarelor condiii
pentru completitudinea proiectului logic:
toate intrrile definite s fie prezente, disponibile, corecte i precise;
fiecare ieire dorit s fie creat (s existe n realitate) atunci cnd este necesar;
toate datele s fie definite i justificate ntr-un mod semnificativ;
fiecare proces trebuie s funcioneze corect astfel nct s produc efectiv ieirile
dorite din intrri;
grania sistemului trebuie s fie protejat de erori, de infiltrri sau pierderi de date.
Proiectarea logic bazat pe componente se folosete de un singur model general obinut
din prelucrarea datelor, cu ajutorul cruia sunt proiectate componentele noului sistem (intrri,
ieiri, date, procese, granie).
a) Proiectarea intrrilor se concentreaz asupra coninutului intrrilor i are n vedere
ca toate intrrile s fie disponibile, corecte, precise i n structura necesar, la momentele n care
sunt cerute de procesul de prelucrare. ntrebrile care stau la baza proiectrii intrrilor sunt:
Este fiecare intrare efectiv disponibil atunci cnd este necesar pentru calcule?
Este fiecare intrare disponibil corect, iar dac nu, ce tipuri de erori apar de obicei?
Este fiecare intrare disponibil n structura cerut?
128
Proiectarea intrrilor (crearea unei liste de intrri) se ghideaz dup aceleai principii ca
i ntreaga proiectare i anume: economicitatea (nu se cer mai multe intrri dect sunt absolut
necesare), simplitatea (intrrile simple sunt mai bune dect cele complexe), black-box (nu
trebuie s tim cu precizie cum arat intrrile, ce coduri sau ce valori se folosesc n realitate).
b) Proiectarea ieirilor este mai important dect proiectarea intrrilor pentru
specificaiile logice, deoarece tehnica de proiectare este n esen top-down, sau bazat pe
obiective. n acest caz, obiectivele sunt reprezentate de ieirile dorite. Proiectarea bazat pe ieiri
impune mai nti cercetarea ieirilor cerute i apoi, pornind de la ieiri, se determin intrrile
necesare. Ieirile sunt formate, n general, din diferite tipuri de date, indicatori, rapoarte, fiiere,
grafice, tabele, formulare (n alb, completate parial sau total), ecrane etc.
c) Proiectarea datelor presupune definirea i justificarea datelor i se ocup, n
principal cu proiectarea accesului la date n cadrul fiierelor de date. Proiectarea accesului este
parial determinat de organizarea datelor n fiiere, care poate fi:
intrinsec, atunci cnd accesul se subnelege din mediul pe care sunt memorate
datele (organizarea intrinsec asigur un acces intrinsec direct la o carte i intrinsec
secvenial pe o band;
extrinsec, atunci cnd datele sunt accesate dup o regul, un proces sau un
algoritm, ntr-un mod independent de suportul pe care sunt memorate datele
(random, indexat, indexat-secvenial, list de legturi etc.).
Organizarea datelor se determin de obicei independent de proiectarea logic i se poate
face pe baz de cheie (dac exist identificatori unici), sau pe baza unor proceduri realizate n
funcie de specificul datelor.
Proiectarea datelor are n vedere modalitatea prin care identificatorii se asociaz cu
structura datelor care evideniaz dependenele logice, punnd n legtur datele nsi.
Diagramele legturilor dintre entiti specific aceste legturi i ajut la proiectarea
datelor, fiind cunoscute legturile logice. Datele sunt stocate n baze de date, organizate n
funcie de modul de prelucrare i utilizare a acestora.
O consideraie important a proiectrii datelor o reprezint dependena logic i are n
vedere ca proiectarea structurii de date s se fac astfel nct elementele lor s se coreleze logic
i funcional. Acest aspect al proiectrii este cunoscut sub numele de normalizare i const n
reducerea descrierii datelor la o descriere "normal", utiliznd un format standard.
d) Proiectarea proceselor are n vedere stabilirea tipurilor de prelucrri necesare pentru
a satisface cerinele de output ale fiecrui proces. Proiectarea trebuie fcut astfel nct fiecare
proces s funcioneze corect i s produc rezultatele dorite din intrrile proiectate, ntr-un timp
limitat. n acest scop, trebuie considerate urmtoarele aspecte:
se determin cerinele care se pot obine i cele care nu se pot obine prin prelucrarea
datelor cu caracter stabil (se fac liste acoperitoare de activiti pentru a evita
reproiectarea bazei de date de fiecare dat cnd este necesar o nou activitate);
formularea precis a cerinelor, determinarea exact a prelucrrilor necesare pentru
evitarea calculelor inutile i pentru obinerea rapid a ieirilor dorite;
se determin dac fiecare ieire poate fi calculat efectiv din intrrile disponibile.
proiectarea interfeei dintre utilizatori i date care s faciliteze specificarea a ceea ce
acetia doresc n timpul utilizrii sistemului.
O preocupare important n proiectarea procesului este de a se stabili modul de folosire a
condiiilor de eroare i de securitate a datelor la grania sistemului.
e) Proiectarea granielor trebuie realizat astfel nct sistemul s poat s fie protejat de
infiltrri de date false, de pierderi de date i de erori, un rol important n acest sens revenind
conducerii punctelor de intrare i de ieire a datelor.
129
O atenie deosebit n proiectarea granielor trebuie acordat preocuprilor privind:
protejarea sistemului, n sensul de a nu permite intrarea unor date eronate/inutile n
sistem sau ieirea unor date corecte (cu excepia celor la care se renun intenionat);
integritatea datelor, are n vedere calitatea datelor aduse n sistem, validarea i
acurateea lor, sursele de date, sigurana acestora.
Asigurarea calitii datelor de intrare n sistem presupune efectuarea unor verificri
privind: ordinul de mrime al codurilor, credibilitatea valorilor (ncadrarea ntr-un interval),
respectarea formatului, evitarea introducerii de erori, acccesul, autoritatea utilizatorilor etc.
Pentru datele care ies din sistem, verificrile se refer la: controlul destinaiei, controlul
fiierelor, asigurarea dublurii i a unor proceduri de salvare a sistemului n diverse situaii.
Performanele sistemului obinut prin proiectarea logic bazat pe componente, depinde,
pe de o parte, de posibilitile individuale ale componenetelor, de modul lor de interconectare,
de influenele reciproce care se genereaz n cadrul sistemului, iar pe de alt parte, de modul
concret n care proiectul logic este transpus ca proiect fizic al sistemului.


5.2.3. Proiectarea orientat pe obiecte


Proiectarea bazat pe obiecte este o tehnic de proiectare relativ nou i a aprut din
necesitatea nelegerii mai exacte a cererilor formulate de beneficiari, din dorina perfecionrii
activitilor de analiz i de proiectare, precum i datorit claritii i a uurinei relative cu care
se pot realiza, ntreine i dezvolta produsele-program aferente proiectului de sistem.
Dezvoltarea acestei tehnici de proiectare a fost facilitat de realizrile spectaculoase
obinute n domeniul dezvoltrii hardware i n domeniul limbajelor de programare, ca i de
perfecionarea metodelor i tehnicilor de analiz-proiectare i de realizare a produselor-program.
Proiectarea orientat pe obiecte se bazeaz pe modelarea obiectual valorificnd, dup
caz, tipurile de modele obiectuale utilizate n modelarea sistemului (modele obiect statice,
dinamice i funcionale) i proprietile acestora.
Motenirea atributelor i a operaiilor, ncapsularea n fiecare obiect a datelor specifice i
a metodelor de gestionare a datelor care includ i procedurile de prelucrare, reprezint
principalele caracteristici ale modelelor obiectuale.
Proiectarea orientat pe obiecte necesit realizarea urmtoarelor activiti de baz:
analiza structurii obiectelor i stabilirea pe aceast baz a claselor de obiecte pe care
trebuie s le conin proiectul;
stabilirea pentru fiecare clas a structurii datelor necesare, a operaiilor permise i a
metodelor de implementare a lor;
precizarea modalitilor de implementare a proprietii de motenire i analiza
modului n care aplicarea acestui concept va afecta clasele i metodele utilizate;
crearea unei interfee ct mai prietenoase pentru utilizator.

Proiectarea orientat pe obiecte trebuie s identifice obiectele, clasele i responsabilitile
acestora nainte de a se ncepe proiectarea n interiorul fiecrei clase/obiect.
Responsabilitatea unui obiect const n realizarea pe baza unei metode a tuturor
activitilor pe care trebuie s le desfoare acel obiect pentru celelalte obiecte.
Responsabilitatea unei clase reprezint capacitatea de a rezolva complet i corect cererile
primite prin metode proprii sau de a le transfera unei clase cu care colaboreaz i care poate s le
rezolve.
130
Sistemul proiectat este alctuit din subsisteme formate din grupuri de clase cu
responsabiliti diferite, bine definite. Acestea pot s colaboreze pentru a satisface cererile,
serviciile i obiectivele la nivel de grup, subsistem sau sistem.
Proiectarea orientat pe obiecte are o serie de avantaje din care menionm:
elimin neconcordanele ntre fazele de analiz, proiectare i implementare, care
apar frecvent n celelalte tipuri de proiectare;
asigur o stabilitate mai mare a sistemului proiectat la perturbaii puternice, n raport
cu abordrile clasice de proiectare;
ofer posibilitatea unor realizri multiple ale obiectelor i chiar a sistemelor
proiectate;
asigur realizarea proiectului ntr-o perioad mai scurt i de calitate mai bun,
datorit concepiei bazate pe utilizarea obiectelor i nu a datelor;
reduce la maximum dependena sistemului proiectat de mediul n care se
implementeaz;
faciliteaz colaborarea i comunicarea ntre manageri, proiectani, specialiti,
utilizatori etc.
Proiectarea bazat pe obiecte are o aplicabilitate practic tot mai larg datorit acestor
avantaje i a faptului c furnizeaz elementele de referin necesare construirii unor proiecte
complexe de conducere a sistemelor care apeleaz la rezultatele de vrf ale informaticii.



5.2.4. Proiectarea pe baz de prototip

Aceast tehnic este relativ nou i face posibil reducerea semnificativ a costurilor i a
perioadei de dezvoltare prin crearea unui prototip n faza de nceput a proiectrii, care trebuie
aprobat de utilizator. Necesitatea dezvoltrii i utilizrii unui prototip al sistemului, apare atunci
cnd sistemul ce trebuie proiectat reprezint o noutate absolut, cnd tehnologia disponibil
bazat pe modele nu este familiar pentru utilizator, sau cnd avantajele proiectului nu sunt
suficient de evidente sau de convingtoare pentru utilizator. ntr-o astfel de situaie, folosirea
prototipului d posibilitatea testrii viitorului proiect, fr angajarea tuturor resurselor necesare
dezvoltrii unui nou sistem. Prototipul reprezint construirea unei variante iniiale de lucru a
produsului final, care dup ce este discutat i aprobat este supus unui proces de rafinare
succesiv i de cretere a eficienei pentru a putea fi pus n aplicare (fig. 5.1.).

CREARE
RAFINARE
PROTOTIP
ANALIST
Instrumente
folosite
UTILIZATOR
PRODUS
FINAL
Aprobare
Comentarii
critice


Fig.5.1. - Construirea prototipului
131
Principalele caracteristici ale procesului de proiectare pe baz de prototip sunt
urmtoarele:
este iterativ, datorit rafinrii succesive a prototipului;
este nedeterminist, prin faptul c nu exist un plan fixat de activiti care trebuie s
fie ndeplinit pentru obinerea produsului final;
este condus de utilizator, deoarece el este cel care pe baza percepiilor i a cerinelor
sale, decide ce aspecte/pri ale prototipului funcioneaz corect i cnd le avizeaz.
Schimbrile care intervin n cerinele i percepiile utilizatorului necesit eforturi i
costuri relativ mici pentru actualizarea proiectului n faza de nceput a proiectrii. Aceste
schimbri contribuie la clarificarea concepiei utilizatorului privind proiectul sistemului, iar cnd
prototipul este avizat n toate detaliile sale, costurile obinerii unui sistem performant devin mai
controlabile.
Un scop major n utilizarea prototipului este de a evalua un cost mai ridicat i un grad de
incertitudine mai mare la nceputul proiectrii n schimbul obinerii unui control mai bun n
fazele urmtoare.
Utilizarea prototipului n procesul de proiectare prezint unele avantaje din care putem
meniona:
faciliteaz i sporete comunicarea dintre analist i utilizator, n termeni convenabili
utilizatorului. Acest fapt este posibil datorit perspectivei create utilizatorului de a
vedea i utiliza produsul destinat lui n situaii care se apropie de condiiile reale de
funcionare;
constituie un suport pentru acorduri bine documentate, pentru o abordare mai
corect i mai precis (sigur) a proiectrii, precum i pentru o colaborare mai bun
ntre analist i utilizator;
ofer faciliti de experimentare i posibiliti rapide i uoare de modificare i
ajustare pentru adaptarea mai bun a proiectului viitorului sistem la mediile extrem
de turbulente;
creterea moralului i a ncrederii utilizatorului prin cooptarea i implicarea direct a
lui, precum i prin considerarea intereselor sale n toate fazele de proiectare;
eliminarea unor erori majore de proiectare nc din faza iniial i asigurarea unui
control mai riguros asupra costurilor din fazele urmtoare dac sistemul va fi
implementat;
asigur o mai bun separare (distincie) ntre proiectul logic i proiectul fizic,
deoarece funciile logice sunt folosite mai mult sau mai puin doar n fazele de
nceput ale construirii prototipului;

Aceast tehnic are i unele dezavantaje i anume:
comunicarea dintre utilizator i analist poate s fie ineficient dac este prelungit n
mod exagerat (dac nu exist un control asupra scopurilor acestor conversaii,
perioada de realizare a prototipului este mare, sau prototipul nu este avizat);
dac utilizatorul i analistul nu abordeaz n mod onest prototipul i nu ajung la un
acord, disensiunile pot s degenereze i s compromit elaborarea proiectului;
renunarea la prototip, dac rezultatele obinute sunt mai slabe dect cele scontate,
dac este prea dificil de implementat, sau costurile nu mai pot fi controlate;
exist un numr mic de utilizatori care pot fi implicai n utilizarea prototipului,
diferii ca pregtire, responsabilitate, grad de informare etc., din care analistul
selecteaz pe cel cu care va colabora, ceea ce poate s conduc la un prototip
nereprezentativ, ineficient, neclar, neatractiv etc.
132
Deseori n aplicaiile practice, prototipul se folosete numai pentru anumite pri ale
sistemului (formate de ecrane, rapoarte, proceduri de intrare a datelor) n timp ce alte aspecte
care sunt complet sau parial transparente pentru utilizator sunt abordate n modul de proiectare
tradiional (managementul bazei de date, comunicarea protocolului, securitatea datelor, etc.).
Criteriile care trebuie avute n vedere pentru construirea prototipului ntr-un anumit
domeniu sunt: costul construirii primului prototip, eficiena funcionrii lui, precizia
instrumentelor i a procedurilor necesare, componena echipei pentru stabilirea, organizarea i
operarea proiectului.
Tehnica utilizrii prototipului, are rezultate bune dac utilizatorii sunt bine informai,
colaboreaz uor i informeaz exact analistul asupra modului n care doresc s lucreze cu
datele, n special dac cunosc structura, precizia i comportamentul datelor pe care le au.
Procesul de proiectare pe baz de prototip are urmtorii pai (fig. 5.2.):
obinerea acordului de elaborare a prototipului (pe baz de contract);
selectarea echipei de construire a prototipului (analist, utilizatori, programator);
investigaia preliminar necesar pentru stabilirea funciilor logice majore i a
structurii datelor asociate acestora;
construirea prototipului iniial de ctre analist cu ajutorul unor instrumente de
proiectare (limbaje de programare, generatoare de ecrane, manager de baze de date);
analistul prezint prototipul i nva utilizatorul cum s-l foloseasc. Echipa
analizeaz experiena utilizatorilor, iar acetia indic aspectele pozitive i negative i
pot chiar s recomande o alt abordare;
analistul rafineaz/perfecioneaz prototipul i planific o alt demonstraie. Acest
pas se repet pn cnd prototipul se apropie destul de bine de produsul dorit de
utilizator i este avizat de acesta;
implementarea imediat a prototipului existent (n special dac este utilizat de un
numr mic de ori), sau dup o dezvoltare mai extins pe baza a noi date.
Deoarece utilizatorii sunt implicai nc din faza de nceput n dezvoltarea propriilor
produse, ei sunt deseori motivai s foloseasc instrumentele de construire a prototipului i s
participe la construirea produselor dorite i apoi s le ntrein. Activitile programatorului sunt
realizate dup aprobarea prototipului.
Un analist de sistem care hotrte, ca lider de proiect, s foloseasc tehnica prototipului,
trebuie s aib n vedere urmtoarele probleme:
care sunt cele mai adecvate i mai profitabile aspecte referitoare la ntreinerea
sistemului informaional care pot fi abordate prin tehnica prototipului;
ce tehnici trebuie utilizate pentru realizarea prototipului;
cum se va realiza prototipul i ce se va ntmpla cu el;
selectarea celor mai potrivite persoane i instrumente pentru elaborarea prototipului.


133
Identifica
specificatii
functionale
1
Plan
prototip
ANALIST
2
ANALIST
Rafineaza
prototip
A PROIECT LOGIC
Criterii de
proiectare
Schimbari Specificatii
Specificatii-prototip B
Date
Prototip
Specificatii
3
4
4
UTILIZATOR
ANALIST
ANALIST
5
UTILIZATOR
ANALIST
Avizare
UTILIZATOR
Cerinte
Caracteristici
prototip
Comentarii
critice
Caracteristici noi
Comentarii-critici
Specificatii finale
PROGRAMATORI
Specificatii
finale
Dispune
de
prototip
Finalizare
prototip


Fig.5.2 - Procesul de proiectare pe baz de prototip


Cele mai cunoscute tehnici utilizate pentru realizarea prototipului sunt:
a) proiectarea bazat pe scenarii, prin care se determin cerinele utilizatorilor n
funcie de anumite scenarii de producie. Aceast tehnic se recomand cnd anumite ieiri sunt
cerute pentru anumite intrri specifice i tinde s fie condus prin formate de ecrane. De aceea,
uneori, se numete "generatoare de ecrane" sau "manager de dialog";
b) utilizarea de limbaje speciale ce au ca principal scop generarea rapid a unor
aplicaii pe baza recomandrilor formulate de utilizatori. Astfel de limbaje sunt denumite
generatoare de aplicaii (generatorul LAMP pentru aplicaii de birou, generatoarele de aplicaii
orientate pe program ADF i CICS realizate de IBM, procesoarele spreadsheet etc.);
c) soft reutilizabil, se folosete atunci cnd aplicaiile noi au aceeai structur cu alte
probleme de dimensiuni mai mici care au fost rezolvate i pentru care exist un set de rutine
incluse n soft. Exist cteva generatoare de aplicaii care lucreaz n acest mod, n special cele
bazate pe menu-uri, fiecare menu selectat referindu-se la o subrutin;
d) tehnica simplificrii ipotezelor are ca scop reducerea ciclului de dezvoltare a
softului i urgentarea aplicrii acestuia de ctre utilizator. n acest sens, analistul i
programatorul consider unele ipoteze simplificatoare, bine documentate, referitoare la munca
dificil de programare, care fac posibil dezvoltarea rapid a softului. Aceste ipoteze vor fi
reluate i rezolvate complet mai trziu, dup aprobarea proiectului iniial de ctre utilizator;
e) tehnica bazat pe limbaje de specificaii executabile este orientat pe limbaje care
documenteaz ceea ce este necesar/cerut fr a programa procedurile i fr a preciza cum se vor
realiza acestea. Limbajele de specificaii executabile (GIST, RSP, OBJ, PSLAIR1, USE)
construiesc modele ale proceselor care pot fi apoi interpretate n mod direct de soft la
implementarea procesului.

134
Succesiunea de prototipuri construite poate servi ca tehnic de analiz a cerinelor
utilizatorului, dar i ca documentare pentru procesul de analiz-nvare necesar pentru
nelegerea aplicaiei de ctre analist.
n situaiile n care problemele referitoare la eficien, erori, securitate, ntreinere i
portabilitate (capacitatea de a trece produsul de pe o main pe alta) au fost rezolvate, ultima
versiune a prototipului poate fi considerat produsul final livrat. Translatarea prototipului ntr-un
produs operaional se poate face manual sau automat. Atunci cnd prototipul este creat ntr-un
limbaj de specificaii executabile, cu ajutorul unor limbaje cu scopuri speciale sau cu
generatoare de aplicaii, translatarea este fcut automat n timpul dezvoltrii prototipului.
n timp ce n metodologiile standard de proiectare, utilizatorii sunt folosii doar ca surse
de informare, iar rezultatele pot fi observate dup o perioad ndelungat, n proiectarea bazat
pe prototip, utilizatorii sunt implicai activ n construirea prototipului, iar rezultatele sunt rapid
obinute i evaluate de ctre analist i programator.
Utilizarea acestor factori, implicarea utilizatorului i feedback-ul rapid al rezultatelor,
sunt maximizate prin tehnica de proiectare recent aprut i care este bazat pe conceptul de soft
pentru utilizatorul final (fig. 5.3.).


Utilizare
instrumente
de
dezvoltare
1
UTILIZATOR
UTILIZATOR
Cerere
Asistenta
Specificatii
Experiente
Interpretare
specificatii
2
UTILIZATOR
Recurge
la IRU pt
codificari
dificile
3
UTILIZATOR
Specificatii
vechi
Specificatii
A
SPECIFICATII-
UTILIZATOR
Specificatii
PROGRAMARE
IRU
Specificatii Comentarii
Rezultate
B BAZA DE DATE A FIRMEI
Specificatii
editate


Fig. 5.3. Dezvoltarea softului pentru utilizatorul final


Pornind de la necesitatea realizrii unei aplicaii i de la specificul acesteia, utilizatorul
poate s opteze pentru folosirea sau adaptarea unei tehnici de dezvoltare tradiionale, sau s i
dezvolte propriul lui soft. Opiunea de a dezvolta un soft propriu depinde de mediile de
dezvoltare disponibile, de pregtirea utilizatorului i de unele consideraii economice (timpul
disponibil, costuri etc.).
Cele mai importante aspecte ale unei aplicaii realizate de utilizatori se refer la:
obinerea datelor de intrare, modelarea datelor i suportul-decizional, interogarea bazei de date,
generarea rapoartelor i analize statistice ale rezultatelor obinute.
135
Deoarece utilizatorii finali controleaz softul n toate fazele de dezvoltare, ei se
familiarizeaz i nva mai uor instrumentele de proiectare i contribuie la reducerea
cheltuielilor directe i a celor de ntreinere i utilizare, ns nu se tie dac pe termen lung aceste
economii sunt nsemnate.


5.3. Proiectarea logic i implicaiile ei n proiectarea fizic
a unui sistem

Proiectele de sistem reprezint rezultatul interpretrii modelelor cu scopul de a le folosi
apoi n luarea deciziilor privind implementarea sistemului. Proiectarea are dou faze:
proiectarea logic i proiectarea fizic.
Proiectarea logic detaliaz ce se dorete s se construiasc i se face naintea proiectrii
fizice, deoarece reconstruirea unor sisteme fizice care nu funcioneaz sau funcioneaz prost
este foarte costisitoare. Proiectarea logic este limitat la decizii independente de implementare.
Limitele proiectrii logice le simim atunci cnd deciziile pe care trebuie s le lum necesit
cunoaterea mediului real de funcionare a sistemului proiectat. Rezultatul proiectrii logice l
constituie proiectul logic al sistemului.
Proiectarea fizic se rsfrnge asupra specificaiilor din mediul real de funcionare i
precizeaz cum trebuie s fie construite i s funcioneze componentele sistemului n mediul
real. Deoarece mediul real este turbulent, ntotdeauna vor exista diferene importante ntre
concepia iniial a proiectului i sistemul ce trebuie implementat, ceea ce necesit modificri ale
proiectului. Prin urmare, deciziile care se iau pentru anumite elemente i legturi trebuie
amnate ct mai trziu posibil.
Este evident faptul c la nceput nu exist certitudinea c proiectul fizic va funciona
foarte bine. Proiectul logic este util numai dac proiectanii l vor interpreta, folosind
instrumentele disponibile, ntr-o form fizic ce va funciona mai trziu.
Exist o varietate de moduri de implementare fizic a proiectelor logice, ns decizia
alegerii unui mod trebuie amnat pn cnd se poate lua pe baza cunoaterii mediului real de
funcionare.
O schem general a activitilor de baz necesare pentru procesul de proiectare n
vederea readucerii sistemului la parametri optimi de funcionare este ilustrat n figura 5.4.

136
Mentenanta
resursei informationale
Audit-ul
perceptiei
utlizatorului
Elaborare
proiect logic
Elaborare
proiect fizic
Implementarea
noului sistem
Investigare
preliminara+
RIP
Investigare
detaliata
Studii de
fezabilitate
Crearea proiectului
noului sistem
Organizare
date si rapoarte
Asamblare
date
Scrierea
specificatiilor
logice


Fig.5.4 - Activitile de baz n proiectarea sistemului



5.3.1. Rolul specificaiilor logice de sistem

O activitate de baz n proiectarea logic o constituie crearea specificaiilor logice de
sistem, ca rezultat al interpretrii informaiilor disponibile culese i reprezentate sub forma unor
colecii de date i modele.
Specificaiile logice reprezint un rezumat important al activitii de proiectare logic a
sistemului care reflect i viziunea analistului asupra sistemului investigat i au ca scop (fig.5.5):
interpretarea datelor culese i a modelelor obinute ntr-o form utilizabil i
inteligibil n vederea proiectrii sistemului n funcie de structura i funcionarea
logic a acestuia;
exprimarea cerinelor analistului i a celorlalte persoane din organizaie (manageri,
proiectani, utilizatori) sub forma unui portofoliu a muncii lor, care indic
personalitatea analistului (competen, calificare, instruire, ambiie);
consolidarea i unificarea gndirii i a opiniilor participanilor prin armonizarea
punctelor de vedere divergente care apar n stabilirea direciilor de proiectare;
comunicarea cerinelor i a scopurilor exprimate tuturor celor care au
responsabiliti n proiectarea noului sistem.
Importana specificaiilor rezult din rolul acestora n activitile de conducere i
ntreinere a resursei informaionale: implementarea, funcionarea, conducerea i evaluarea
sistemului.

137

Proces
de
specificare
U
tiliz
a
to
r
U
tiliz
a
to
r
U
tiliz
a
to
r
E
x
p
r
i
m
a
r
i
c
e
r
i
n
t
e
Specificatii
Interpretare
C
o
m
u
n
i
c
a
t
e

l
a
Proiectanti,
Manageri,
Implementatori,
Utilizatori
Operatori
Informatii
Model
Model
Model
C
o
n
s
o
l
i
d
a
r
e


Fig. 5.5. Rolul specificaiilor logice

Implementarea sistemului const n punerea n practic a specificaiilor logice i are n
vedere:
corelarea modulelor din punct de vedere a funciilor logice realizate;
crearea interfeei dintre module conform standardelor de intrare/ieire;
ordinea n care modulele sunt codificate, testate i implementate;
calitatea datelor i destinaia rapoartelor;
cerinele fiierelor i ale bazei de date (numr, coninut, tipuri de date, tipuri de
acces, tipuri de nregistrri etc.);
ordonanarea activitilor de implementare, instalare i de instruire specifice
sistemului considerat.
n timp ce specificaiile logice arat cum depind unul de altul elementele sistemului,
specificaiile fizice, obinute din cele logice n faza urmtoare, arat efectiv, cum este realizat
codificarea programelor, cum sunt create fiierele i rapoartele, cum sunt preluate i conduse
informaiile n cadrul sistemului. Proiectul fizic deriv direct din specificaiile logice ale
sistemului.
Funcionarea sistemului depinde de specificaiile logice, care evideniaz anumite
aspecte de natur logic ale funciilor sistemului (legturi ntre intrri i ieiri, consideraii
asupra volumului de date i a frecvenei lor, decizii de actualizare i de ntreinere, modul de
operare), precum i de specificaiile fizice care n mod cert sunt mai importante pentru operatori.
Conducerea sistemului are n vedere preocupri care deriv tot din specificaiile logice.
Consideraiile referitoare la personal (definirea activitilor, organigrama de structur a
personalului pe departamente, standarde de performan etc.), instruire (prioriti de instruire,
tipul instruirii, succesiunea instruirii) i planificare (prioriti de ntreinere i actualizare, cerine
de avizare, participarea utilizatorilor), depind n mod evident de structura logic a sistemului.
Interpretarea i transpunerea corect a specificaiilor logice pot s conduc la
ndeplinirea ateptrilor scontate pentru viitor, n ciclul de via al noului sistem, referitoare la
ntreinere, noile interfee ale sistemului, realocarea de funcii n cadrul firmei etc., nsoite de
reorganizarea corespunztoare de personal calificat.
Evaluarea sistemului se face pe baza specificaiilor logice i fizice. Specificaiile fizice
au n vedere volumul, frecvena, acurateea i eroarea informaiilor. Specificaiile logice conin
rareori indicatori necesari pentru evaluarea sistemului, ns arat modul n care sunt corelate
elementele resursei de informare i evideniaz unde i cnd funcioneaz aceste legturi.
138

De exemplu, dac specificaiile arat c prelucrarea poate s nceap numai dup ce s-a
strns un numr suficient de mare de facturi, acest fapt ne ajut s observm ct de bine este
satisfcut acest criteriu i cnd este rezonabil testarea pentru prelucrarea facturilor.
De asemenea, detaliile legturilor logice, cum ar fi succesiunea de intrri-ieiri sau de
invocri de module, ne ajut s descoperim de unde provine ineficiena.
Utilizarea specificaiilor logice mbrac forme diferite n funcie de specificul muncii
persoanelor care le folosesc. Astfel:
a) managerul proiectului consider specificaiile logice ca pe nite standarde care trebuie
urmrite i care se completeaz odat cu implementarea fizic i le utilizeaz ca s specifice
structura obiectivelor de implementat. Managerul de proiect vede specificaiile ca pe un
document n continu evoluie n timpul fazei de analiz, iar dup aceasta, ca pe un model
structurat de desfurare a muncii. Schimbarea specificaiilor necesit acordul lui, iar costul
crete dac schimbarea se produce ntr-un stadiu mai avansat;
b) proiectantul sistemului le folosete pentru precizarea funciilor care trebuie ndeplinite
prin proiectare i a standardelor conform crora se efectueaz i se evalueaz proiectarea. De
asemenea, sesizeaz obiectivele majore ale managementului resursei de informare i transform
specificaiile logice n specificaii fizice pe baza unei bogate experiene n domeniul hard i soft;
c) implementatorii sistemului (analiti, programatori, instructori) le au n vedere pentru
implementarea sistemului ntr-un mod independent de codificare i testare, pentru generarea
datelor de intrare i pentru obinerea scopurilor funcionale ale procedurilor;
d) managerul de sistem le folosete pentru stabilirea responsabilitilor, a standardelor
logice ale performanelor i a procedurilor de verificare. Managerul trebuie s menin sistemul
n funciune avnd n vedere specificaiile logice i fizice. El stabilete cine este responsabil, n
ce mod i pentru ce activitate, pentru a detecta eventualele erori i pentru a putea evalua corect
performanele sistemului.
ntreinerea resursei de informare are n vedere o serie de activiti specifice cum ar fi:
creterea, prin crearea de noi elemente (de exemplu, adugarea de module noi
pentru testarea parolelor);
restaurarea unor elemente (de exemplu, eliminarea posibilitilor de intrare
neautorizat n sistem prin implementarea unor parole hard);
nlocuirea unor elemente cu altele mai performante (de exemplu, includerea
parolelor ntr-o subrutin mrind astfel viteza de acces);
regenerarea unor elemente devenite inutilizabile (de exemplu, recreerea tabelei de
parole dac ea a devenit public).
Specificaiile logice sunt evaluate pe baza urmtoarelor criterii: claritate (prevenirea
unor interpretri incorecte), validitate (s se afle ntr-o relaie corect cu resursa de informare i
cu modelele pe care le dezvolt), completitudine fa de modele, nivelul de organizare
(concordan cu obiectivele sistemului), flexibilitate (o schimbare n implementare s nu necesite
reproiectarea lor), transparen pentru utilizatori, uurina implementrii, multitudinea de
variante prezentate cu evidenierea aspectelor legate de cost-beneficii, mecanismul de alegere,
efectul alegerilor etc.
Avizarea specificaiilor logice de ctre utilizator permite trecerea la etapa de elaborare a
proiectului fizic i necesit urmtorii pai: revizuirea proiectului n vederea aprobrii
coninutului specificaiilor (se face o prezentare la care particip utilizatorii, analitii, managerii),
parcurgerea punct cu punct a proiectului ntr-o edin tehnic la care particip numai
proiectanii n vederea nelegerii coninutului su, a gsirii i a eliminrii erorilor, semnarea
specificaiilor logice de ctre executant i beneficiar n vederea demarrii proiectului fizic.
139
Specificaiile logice se adreseaz tuturor nivelelor implicate n procesul de proiectare a
sistemului i odat cu avizarea lor, lucrarea poate fi cosiderat ncheiat din punctul de vedere al
analistului.


5.3.2. Decizii de proiectare

Specificaiile logice reprezint documentul pe baza cruia se iau deciziile de oprire sau
de continuare a fazelor care urmeaz proiectrii logice. Specificaiile includ recomandri privind
proiectarea fiierelor, managementul frontierei (include interfee pentru utilizator) i prelucrrile
pe care proiectanii fizici le folosesc pentru a estima timpul i costul necesar pentru efortul de
dezvoltare. De asemenea, pe baza lor se iau decizii referitoare la implementarea proiectului logic
ntr-o form fizic, instalarea i operarea sistemului, angajarea i instruirea utilizatorilor.
Deciziile de implementare reflect dependena proiectrii fizice de proiectarea logic,
avnd n vedere urmtoarele aspecte:
nevoia de rapoarte complexe impune achiziionarea unui generator de rapoarte sau
codificarea manual (greoaie) a acestora;
un proiect complex poate s necesite crearea unui manager pentru baza de date;
cerinele de la grania sistemului pot s impun utilizarea unui anumit limbaj de
programare care s faciliteze validarea datelor, n special pentru surse nesigure;
protecia datelor poate s necesite un hardware specializat pentru transmiterea
datelor, instalaii, spaii i condiii speciale de lucru etc.
Deciziile de instalare i operare provin din specificaiile logice ntr-un mod indirect,
majoritatea proiectelor logice sugernd succesiunea i programarea n timp a activitilor,
reflectate n final n proiectul fizic. Astfel, validarea datelor de intrare se face naintea
prelucrrilor, suporturile de date trebuie identificate i montate nainte de a ncepe rularea etc.
Deciziile despre utilizatori au n vedere consideraii legate de personal i de instruirea
acestora. Structura funcional a sistemului este deseori reflectat de abilitatea menu-ului
consultat de utilizatori i care depinde de atenia pe care i-o acord proiectantul logic. Un proiect
cu operare rezonabil se poate obine prin consultarea opiniilor utilizatorilor despre nevoile lor
de informare. O cretere inutil a complexitii proiectului logic poate s conduc la un sistem
"neprietenos", greu de neles i de utilizat. Nevoia de instruire a utilizatorului i de manuale de
utilizare reflect complexitatea proiectului din punct de vedere funcional.
Proiectele logice trebuie structurate astfel nct s reflecte funcionalitatea sistemului.
Dac utilizatorul nu tie s selecteze din menu ce are de fcut n continuare, atunci proiectul
trebuie refcut. Urmtoarele aspecte sugereaz deciziile de proiectare logic:
a) n fiecare moment, scopul i funcia sistemului trebuie s fie suficient de simple i
clare pentru ca utilizatorul s le neleag i s tie ce s cear sistemului s fac pentru a le
satisface. n caz contrar, vor fi posibile erori n funcionare;
b) dac pentru a lua o anumit decizie, proiectantul logic trebuie s tie ceva important
despre cum va lucra sistemul n mediul de funcionare, atunci aceast decizie aparine
proiectantului fizic;
c) utilizatorul trebuie s se simt confortabil cnd sistemul execut o anumit funcie.
Un sistem relativ simplu, bine structurat, transparent i "prietenos", va necesita un efort
redus pentru implementare, puin timp pentru instruire i va nregistra o oponen redus din
partea utilizatorilor n raport cu un alt sistem care nu satisface aceste criterii.
Proiectanii fizici trebuie s in cont de consideraiile funcionale i s proiecteze
sistemul n "apropierea" proiectului logic.
140
5.3.3. Legturi cu proiectarea fizic

Urmtoarele domenii de proiectare fizic rezult direct din proiectul logic: ecranele i
formatele de intrare, rapoartele de ieire, bazele de date, procedurile de securitate i control,
procesoarele.
a) Proiectarea formularelor de intrare (input).
Proiectarea logic precizeaz sursa de informaii i structura logic a datelor pentru
fiecare proces. Pentru fiecare punct n care un flux de date intersecteaz frontiera sistemului,
proiectantul fizic are de creat un formular sau un format. Datele intr n sistem prin intermediul
unor documente, formulare sau terminale, structura logic a datelor dictnd formatul fizic.
Proiectarea formularelor i a ecranelor se face pe baza respectrii principiilor de
structur (ecranele i formularele trebuie corelate logic pentru a satisface cerinele de structur),
transparen (completarea acestora trebuie s fie evident), simplitate (codificrile simple sunt
preferate celor complicate), "prietenie" (s ajute n cazul apariiei unor erori).
b) Proiectarea raportului.
Crearea unui raport folositor, care s informeze corect, este dificil deoarece
specificaiile logice corespunztoare sunt de regul incomplete, nu specific suportul de
raportare, ceea ce necesit eforturi suplimentare pentru ajustarea datelor la un anumit suport.
Astfel, dac este disponibil un generator de rapoarte, proiectantul fizic este limitat de
formatul standard pentru tabele, iar dac raportul se codific manual, proiectantul fizic poate s
schimbe cerinele logice pentru a se ncadra mai bine n pagin. De asemenea, rapoartele pe
ecrane standard pot fi inhibate, iar proiectul logic trebuie s conin comunicarea cu utilizatorul
i unele funcii de control ("Press C to continue" etc.).
Atunci cnd sunt necesare suporturi de output speciale (imprimante, ecrane, dischete),
acestea cresc costul proiectului i reprezint decizii dificile de proiectare fizic, iar proiectarea
logic poate deveni infezabil.
c) Proiectarea bazei de date este un domeniu complex n care apar multe probleme a
cror rezolvare necesit decizii de proiectare fizic.
Managerul bazei de date este de obicei un program care controleaz accesul la date n
cadrul aplicaiei, scutind programatorii de necesitatea definirii tipurilor i a structurii datelor n
cadrul programelor. Managerul poate s permit utilizatorilor s-i salveze unele probleme i
soluiile de rezolvare a acestora pentru reutilizare, editare, includere ntr-un raport, sau s le
distribuie altor utilizatori printr-o reea de pot electronic.
Administratorul bazei de date controleaz modul n care sunt definite cmpurile,
nregistrrile, fiierele i revizuiete aceste definiri mpreun cu programatorii i cu analitii de
sistem n vederea perfecionrii bazei de date.
Deoarece bazele de date sunt normalizate, redundana este minim i deseori este
eliminat necesitatea actualizrii programelor la fiecare schimbare a sistemului fizic.
Mediul bazei de date face de asemenea posibil accesarea direct a datelor de ctre
utilizatori, iar generatoarele de rapoarte fac legtura ntre cerinele logice i limitele fizice ale
sistemului.
Dei mediile bazelor de date sunt cel puin parial computerizate, conceptul de control de
date impus de un administrator de date poate fi folosit chiar n medii manuale. Un aspect al
acestuia l constituie managementul formularelor care are preocupri privind coninutul,
formatul, revizuirea i eliminarea formularelor demodate, proiectarea i ntreinerea unui
repertoar de formulare etc.
Un aspect final n proiectarea bazei de date include proiectarea sau specificarea
echipamentelor fizice necesare pentru stocarea i accesarea datelor (discuri, dischete, benzi).
141
d) Proiectarea securitii i controlului.
Pe msur ce fluxul de date intr, circul i apoi prsete sistemul, consideraiile de
frontier devin probleme de proiectare fizic i necesit:
crearea i ntreinerea unei liste de pasword-uri i coduri de acces;
dezvoltarea, ntreinerea i testarea unor planuri de restabilire manual i automat a
sistemului dup dezastre;
elaborarea unor algoritmi simpli, robuti, uor de folosit pentru ntreinerea
integritii fiierelor;
dezvoltarea unor proceduri care s asigure c datele nu pot fi accesate sau folosite
dect de cei care au acest drept etc.
Astfel de probleme reprezint scopurile unor subsisteme care pot fi proiectate
independent de obiectivele sitemului. De exemplu, subsistemul de management al bazei de date,
permite administratorului bazei de date ca printr-un terminal on-line, s specifice i s modifice
domeniul de verificare a datelor de intrare.
Deseori ns, cerinele fizice specifice unui sistem pot s impun crearea i utilizarea
unui subsistem unic de securitate i control.
e) Proiectarea procesoarelor:
Procesoarele sunt proceduri software sau manuale. Un procesor este echivalentul fizic al
unui proces logic i prin urmare, fiecare proces logic se va regsi ca un procesor n cadrul
proiectului fizic final al sistemului.
Procesele pot fi din punct de vedere logic identice ns procesoarele pot s difere foarte
mult, de exemplu, din punct de vedere al vitezei de prelucrare. Decizia de a avea un astfel de
procesor se face n timpul proiectrii logice, iar decizia referitoare la ce fel de procesor s se
construiasc, aparine proiectrii fizice i depinde de tehnologia existent, de timpul i de banii
disponibili.
Deoarece proiectarea logic nu poate s anticipeze cu precizie frecvena, costul, volumul
i viteza prelucrrii informaiilor, estimarea necesarului de echipament nu se poate face numai
pe baza ei, consideraiile reale aprnd n timpul proiectrii fizice.
Dac implementarea sistemului este imposibil, exist dou alternative:
1) Anularea ntregii activiti, ceea ce conduce la pierderi de 10-15% din bugetul
proiectului (contravaloarea proiectului logic) sau mai mari, dac s-au materializat mai din vreme
unele decizii de proiectare fizic referitoare la angajarea unor resurse care s-au dovedit inutile n
timpul implementrii. Experiena ctigat poate fi folosit n viitor pentru proiecte similare.
2) Refacerea proiectului logic: pentru aceast alternativ exist trei variante:
a) limitarea graniei de investigare la domeniile strict necesare pentru implementare.
Aceasta nseamn o proiectare de dimensiuni mai reduse, mai ieftin i mai uor de
implementat, bazat pe o cunoatere mai aprofundat a mediului de implementare;
b) reproiectarea logic a sistemului astfel nct implementarea s fie mult mai practic.
Aceast variant este n mod normal infezabil, deoarece proiectarea logic, din punct de vedere
teoretic, nu trebuie s considere n primul rnd cerinele de implementare. n practic, totui, se
ncearc s se fac o proiectare logic ct mai aproape de implementarea fizic;
c) reverificarea proiectului logic pentru obinerea unor simplificri funcionale,
reducerea complexitii i mbuntirea structurii n scopul evitrii unei proiectri fizice
complexe, nerealizabile. De asemenea, exist posibilitatea ca unele specificaii logice s fie
inexacte/incomplete sau ca proiectanii fizici s aib soluii complicate, nepractice pentru ele.
De exemplu, unele consideraii de vitez i securitate pot s fac anumite funcii
nepractice n realitate, ns prin refacerea specificaiilor de vitez i securitate se poate reduce
numrul de funcii i timpul de procesare.
142
Specificaiile logice sunt legate de proiectarea fizic ntr-un mod mult mai direct, astfel:
proiectarea input-ului rezult n cele din urm n formularele de input; a output-ului, n
formulare de raportare; a datelor, n crearea bazei de date; a frontierelor, n mecanismul de
securitate i control; a procesului, n selecia de procesoare i de hardware; toate acestea
evideniind componentele majore ale oricrei resurse de informare.


5.4. Managementul proiectului

Proiectul reprezint nucleul ciclului de via al unui sistem care se dezvolt i
funcioneaz de cele mai multe ori n medii turbulente i cu resurse limitate.
Managementul proiectului necesit coordonarea eforturilor tuturor persoanelor implicate
n scopul realizrii unor produse viabile ntr-un timp limitat. n acest sens, un rol important l au
liderii de proiect i analitii de sistem, care sunt implicai n toate fazele de conducere a
proiectului: planificarea, monitorizarea, controlul, managementul resurselor umane, analiza
cost-beneficiu, redactarea documentaiei proiectului.


5.4.1. Planificarea proiectului

Proiectul poate fi considerat ca o organizaie temporar de resurse limitate, de natur
uman, material, financiar, tehnic, informaional etc., estimate n avans, angajate ntr-o serie
de activiti conform unui program n vederea realizrii unui produs sau sistem pentru un client.
Rezultatele unui proiect se concretizeaz nu numai ntr-un sistem care funcioneaz
eficient ci i n obinerea unor efecte benefice referitoare la: interaciunea dintre oameni,
proceduri, software i hardware; instruirea utilizatorilor; crearea unor planuri de manoper;
elaborarea unor planuri financiare etc. Datorit limitelor de timp, de resurse i a unor aspecte
politice n relaiile cu clientul, planificarea proiectului este o etap important i include:
selectarea proiectului; prognozarea necesarului de resurse tehnice, financiare i umane;
stabilirea lucrrilor i a manoperei aferente, organizarea proiectului.
a) Selectarea proiectului se face pe baza unor criterii relevante de fezabilitate care se
refer la posibilitatea realizrii proiectului la timp, n cadrul resurselor bugetare disponibile i cu
tehnologia existent. De regul, durata proiectului i resursele sunt dificil de estimat, iar
proiectele care necesit cheltuieli enorme i durate prea lungi sunt considerate infezabile i sunt
respinse. Din punct de vedere al executantului, selectarea proiectului presupune colectarea i
prioritizarea cererilor primite de la clieni, valorificarea experienei acumulate n domeniu,
resursele disponibile, planul de afaceri, bugetele proprii etc.
b) Planificarea resurselor financiare, umane i tehnice:
Planificarea resurselor financiare este o activitate extrem de important i de dificil care
const n identificarea i estimarea tuturor cheltuielilor directe i indirecte care alctuiesc bugetul
proiectului. n scopul acoperirii unor cheltuieli neprevzute i pentru a obine o estimare mai
realist a bugetului, deseori managerii proiectului mresc unele cheltuieli directe (cresc timpii de
munc productiv, manopera etc.). Bugetul proiectului poate fi ilustrat sub forma unei diagrame
(pe perioade sau cumulat) pentru a se putea evidenia diferenele dintre cheltuielile reale i cele
prevzute n buget, pe fiecare perioad.
Planificarea resurselor umane are n vedere ca oamenii cei mai potrivii s fie disponibili
la locurile i la momentele cerute pentru realizarea activitilor proiectului. Instrumentele de
baz pentru acest fel de planificare sunt graficele de tip Gantt care arat cnd i ce lucrri trebuie
143
s fie executate. Aceste grafice ajut i la determinarea costurilor privind manopera pe tipuri de
calificri / specializri.
Planificarea resurselor tehnice include hardware-ul i software-ul specializat necesare
realizrii proiectului, precum i resursele existente care trebuie s participe i la realizarea altor
proiecte sau lucrri de producie. O problem dificil pentru firmele cu resurse de calcul reduse
o constituie suprasolicitarea acestora att pentru sarcinile curente de producie ct i pentru cele
de dezvoltare a proiectului.
Programarea resurselor tehnice poate fi ilustrat sub form de grafice Gantt n care sunt
indicate termenele de raportare intermediare i cele de livrare pentru fazele de analiz i
proiectare a sistemului, dezvoltare software, procurare i instalare hardware, relaii cu clienii,
managementul proiectului, dezvoltarea programului etc. (fig.5.6).

I F M A M I I A N D I O S
Planificare
Analiza sistem
RIP
Proiectare sistem
RFP
Raportare
Selectare furnizori
Programare
Planificare facilitati
Instruire functionare
Pregatire facilitati
Legenda
termen livrare
timp
termen raportare
intermediara
Faze
proiect

Fig. 5.6 - Graficul Gantt pentru programarea resurselor

Pentru planificarea proiectului se pot folosi metodele drumului critic (CPM, PERT) care,
pe baza estimrii duratelor i a cunoaterii dependenelor logice ale activitilor, determin
durata minim de realizare a proiectului (drumul critic), precum i rezervele de timp, termenele
minime i maxime de ncepere i de terminare pentru fiecare activitate necritic.
n general, planificarea resurselor este critic deoarece majoritatea proiectelor au o
durat mare de realizare i turbulena inerent mediilor organizaionale fac dificil garantarea
respectrii planurilor rigide.
c) Planificarea lucrrilor i a manoperei necesare pentru realizarea proiectului se poate
face tot pe baza graficelor Gantt care conin informaii suficiente pentru estimarea bugetului i
pentru stabilirea manoperei necesare pentru fiecare tip de lucrare.
Planificarea manoperei implic stabilirea lucrrilor, asigurarea cu personal calificat
corespunztor lucrrilor, atribuirea de sarcini, motivarea i instruirea personalului.
O modalitate practic este de a diviza ntregul efort de proiectare pe tipuri de calificri,
pe baza listelor de lucrri selectate din diagramele de structur a activitilor. Cunoscnd tipurile
de calificri necesare pentru fiecare lucrare, pot fi estimate manopera i costurile aferente pentru
fiecare tip de activitate, iar prin nsumarea acestora se poate obine o bun estimare a cerinelor
144
de personal i a costurilor la nivel de proiect. Dup stabilirea planului de lucrri i a structurii
lucrrilor, a drumului critic i a costurilor estimate, planificarea proiectului se ncheie cu
atribuirea lucrrilor pe persoanele calificate corespunztor.
Atribuirea sarcinilor se poate face n funcie de urmtorii factori: mrimea i
complexitatea proiectului, metodologiile utilizate pentru dezvoltarea unor subsisteme,
calificrile specifice cerute, personalul disponibil, resursele disponibile, consideraii de ncrcare
a personalului, consideraii de testare i de integrare n echip etc.
Proiectele de dimensiuni mari sunt mai flexibile dect cele de dimensiuni mici n raport
cu atribuirea sarcinilor, deoarece exist persoane competente disponibile crora le pot fi
redistribuite i alte sarcini.
d) Organizarea proiectului se poate face ntr-o varietate de moduri, cel mai obinuit
fiind managementul matriceal, care folosete o schem n form de matrice n care se precizeaz
disciplinele, lucrtorii, responsabilitile, fazele proiectului, iar lucrtorii raporteaz
responsabilului de disciplin i acesta mai departe, liderului de proiect. n felul acesta munca
este concentrat asupra realizrii proiectelor fr ca managerii administrativi s fie sufocai cu
detalii, oferindu-le acestora posibilitatea conducerii simultane a mai multor proiecte.
Dezavantajul acestui stil de management este c responsabilii de discipline pot s piard
contactul cu lucrtorii i cu munca acestora.
O alt modalitate este de a forma echipe specializate semipermanente care s lucreze
pentru proiecte pe termen lung. Aceast modalitate ofer posibilitatea unei concentrri totale pe
termen lung a resurselor umane pentru un anumit scop, muli dintre lucrtori urmnd s fie
implicai n ntreinerea i funcionarea sistemului, fapt ce asigur o via mai lung proiectului.
Dezavantajele const n faptul c, dup o perioad mai lung de timp, lucrtorii pot s
devin plafonai, dezinteresai sau nemotivai, iar interesele materiale i carierele lor
profesionale au de suferit, n special dac proiectul nu se repet sau este anulat.
Planificarea proiectului se termin atunci cnd toate elementele planului au fost
considerate i proiectul poate efectiv s nceap. Planul de proiect cuprinde urmtoarele
elemente: domeniul de proiectare; limitrile sau restriciile de proiectare i anumite
presupuneri; obiectivele i subobiectivele proiectului, valorile specifice ale acestora care trebuie
realizate i modul de msurare a acestor valori; lista de lucrri ale proiectului, care rezult din
obiective i din diagramele de structur a activitilor; planul oficial al proiectului, care include
rezumatul acestuia, programarea activitilor, necesarul de resurse, responsabilitile pentru
conducerea proiectului, ipoteze privind funcionarea n perioada de dezvoltare, modul n care
sistemul va fi construit, testat, instalat, evaluat i ntreinut, modul de instruire i operare;
metodologia de dezvoltare a sistemului, care detaliaz modul n care proiectul este dezvoltat,
condus, organizat, controlat i pus n funciune, responsabilitile pentru fiecare activitate i cine
are autoritatea s delege aceste responsabiliti.


5.4.2. Monitorizarea proiectului

Dup demararea proiectului, responsabilitatea major a liderului de proiect este s
urmreasc dac proiectul se dezvolt n timp conform planului. Vzut ca sistem cibernetic cu
feed-back, proiectul are pri componente care sesizeaz mediul i care corecteaz
comportamentul su conform planului (fig. 5.7.) Monitorizarea proiectului implic revederea
progreselor nregistrate de proiect n raport cu valorile critice ale termenelor, ale costurilor i ale
produsului care trebuie realizat, precum i ale politicilor utilizate. Monitorizarea proiectului este
o funcie de raportare i se poate face pe baz de rapoarte i/sau ntruniri.
145
Rapoartele provizorii, finale, sau cele n situaii de excepie, documenteaz progresele
nregistrate n realizarea proiectului i compar situaia curent cu cea planificat din punct de
vedere al cheltuielilor, activitilor i termenelor corespunztoare perioadei de raportare.
Aceste rapoarte sunt adresate conducerii unitii i evideniaz diferenele dintre
rezultatele planificate i cele realizate. Ele includ grafice PERT pariale cu activiti actualizate,
diagrame ale manoperei detaliate, grafice cu cheltuielile planificate i cele realizate pe perioada
de raportare, precum i unele rezumate care pot fi folosite pentru analiza situaiei.

Mediul
proiectului
Monitorizare
proiect
(analize-comparatii)
Activitatile
proiectului
PLAN
Decizii de
proiectare
Implicatii pt
proiect
Directive
Opozitie
la
schimbari
Schimbari
Informatiii
critice


Fig. 5.7. Sistemul cibernetic de monitorizare a proiectului

ntrunirile urmresc informarea managerului de proiect, a beneficiarilor, a utilizatorilor,
a analitilor i a programatorilor despre stadiul realizrii proiectului n vederea revizuirii
proiectrii logice i fizice, precum i a predrii sistemului proiectat.
ntrunirile se pot desfura ntr-o varietate de forme n timpul realizrii proiectului i pot
avea ca obiective:
analiza strii proiectului n vederea scrierii documentaiei;
informarea beneficiarului privind stadiul dezvoltrii proiectului, costurile i
termenele actuale, deciziile de proiectare care pot afecta costurile i termenele;
aspecte de natur tehnic privind fazele de lucru i responsabilitile, n special dac
planul iniial al proiectului a fost schimbat;
prezentarea unor explicaii privind: constatri rezultate din investigare, proiectarea
logic i fizic, modulele, subsistemele i sistemele care au fost realizate;
revizuirea unor aspecte tehnice ale proiectului;
instruirea utilizatorilor i familiarizarea lor cu eventualele modificri ale sistemului;
semnarea documentelor i livrarea oficial a sistemului proiectat pentru utilizatori.


5.4.3. Controlul proiectului

Scopul monitorizrii progreselor nregistrate de proiect este de a pregti schimbrile care
se impun n planul proiectului, atribuirea sarcinilor i a responsabilitilor atunci cnd apar
abateri pe parcursul desfurrii lui. Schimbrile pot fi consecinele unor evenimente care se
dezvolt lent, ns n mod obinuit ele sunt rezultatul unor crize ale proiectului, care pot fi
generate de urmtoarele cauze:
a) Crize provocate de beneficiari, care pot s cear schimbarea specificaiilor
proiectului, schimbarea programrii activitilor proiectului sau s se opun acelor schimbri pe
146
care managerul proiectului le consider necesare. Aceste crize pot s fie generate de perturbaii
puternice ale mediului sau pot s exprime conflicte de personalitate care pot s conduc la eecul
proiectului. n general, sursele acestor crize sunt variate i nu toate pot fi anticipate.
b) Problemele de productivitate, care apar n timpul desfurrii proiectului i crora nu
li se acord atenia cuvenit i care pot s degenereze n crize. Scderea productivitii poate s
aib drept cauze: o planificare rudimentar a software-ului, apariia unor conflicte de
personalitate i de interese ntre membrii grupului conductor, oboseala i suprancrcarea cu
sarcini a acestora, neinformarea la timp a conductorilor de proiect n cazul livrrii unor produse
defecte sau insuficient testate, insuficienta instruire a lucrtorilor i chiar a liderului de proiect
etc. Problemele de productivitate pot fi anticipate ntr-o oarecare msur prin raportri frecvente
i detaliate ale realizrii proiectului.
c) Problema politicilor de proiectare greit alese sau direcionate, se refer la acordarea
unor prioriti reduse activitilor necesare realizrii acestuia, abandonarea prematur a
proiectului, refuzul sau ntrzierea accesului la unele resurse importante, selectarea unor politici
riscante care supraexpun proiectul i i diminueaz statutul, importana i flexibilitatea etc.
De obicei, problemele de politici trebuie prevenite din vreme cu semnale de avertizare,
ns conducerea proiectului nu este ntotdeauna pregtit pentru recepionarea i interpretarea
corect a acestor mesaje, ceea ce poate s conduc la generarea unei crize.
d) Planificarea necorespunztoare, care poate s conduc la apariia unei crize prin
nerespectarea termenelor de realizare a activitilor proiectului.
Criza poate fi generat i de unele cauze, cum ar fi: ntrzierea sau anularea comenzilor
de hardware, nelivrarea la timp a sistemelor de operare, numrul exagerat de mare al absenelor
personalului, imposibilitatea adaptrii bugetului la cerinele reale etc.
Unele crize pot fi evitate sau anticipate prin respectarea principiilor de planificare a
proiectului, care permit realizarea unor estimaii realiste n medii cu perturbaii puternice.
Planul proiectului nu trebuie s fie rigid, ci flexibil, s se poat schimba n timp ca
rspuns la mediul su i prin urmare trebuie conceput ca un sistem cibernetic cu nvare. Un
astfel de sistem pentru controlul proiectului este ilustrat n fig. 5.8.

Monitorizarea
proiectului
Evaluarea
proiectului
Mediul
proiectului
Activitatile
proiectului
Plan Politici
Decizii de
proiectare
Politica
proiectului
Implicatii pentru proiect Rezultate planificate
Opozitie
la
schimbari
Schimbari
Directive Planuri noi
Informatii
critice



Fig. 5.8 - Sistem cibernetic cu nvare pentru controlul proiectului

n aceast schem, a doua celul reprezint un senzor care are rolul de a observa
valoarea i comportarea n timp a proiectului, iar celula de control modific planul conform cu
politicile avute n vedere de conducerea unitii de resurs informaional. n felul acesta, n
timp ce personalul unitii de resurs informaional este receptiv la schimbrile mediului
147
conform cu planul proiectului, conducerea acesteia direcioneaz liderii proiectului s schimbe
planurile proiectului n funcie de politici.
Ca alternative de control ale proiectului, exist urmtoarele modaliti generale de
rspuns la aceste crize:
a) Ignorarea lor - aceast filozofie se recomand pentru mediile placide, cu perturbaii
minime, deoarece controlul este plasat n bucla feed-back i nu permite sistemului s nvee cum
s depeasc crizele.
b) Redirecionarea sau conducerea prin excepie - care ncearc s corecteze problemele
aprute conform cu politicile fixate. Aceast abordare d cele mai bune rezultate n mediile
perturbate n care rspunsul vine dup ce problema a fost observat i nainte ca ea s devin
grav i s nu mai poat fi corectat. n mediile puternic perturbate, redirecionarea se face n
funcie de competena politicilor i de posibilitatea detectrii i a corectrii rapide n faze
incipiente a problemelor aprute.
c) Conducerea pentru meninerea proiectului - este inspirat din coala de inginerie de
software i este util pentru managerii care doresc ca proiectul s fie meninut. Aceast abordare
necesit cunoaterea exact a modului n care funcioneaz proiectul i a metodelor care trebuie
aplicate pentru depirea problemelor aprute.
d) Schimbarea planului proiectului - este necesar ca rspuns la fiecare criz declanat
de creterea costurilor peste estimrile iniiale, de lipsa unor surse reale de suplimentare a
bugetului pentru proiect, probleme de personal, apariia altor oportuniti etc. Pe de alt parte,
prea multe schimbri pot s conduc la scderea ncrederii beneficiarului n planul proiectului i
chiar la renunarea realizrii lui. Controlul proiectului necesit schimbarea politicilor i
redistribuirea resurselor dup ce a avut loc o criz important, accentul fiind pus pe controlul
resurselor financiare, deoarece costurile muncii i costurile tehnologice sunt de prim ordin.
Datorit interesului crescnd n domeniul ingineriei software-ului, aproape jumtate din
munca de dezvoltare se investete, n medie, n specificaii de software, dezvoltare i testare, iar
o parte similar se cheltuie dup ce proiectul a fost realizat pentru a ntreine hardware-ul i
software-ul utilizat.


5.4.4. Managementul resurselor umane ale proiectului

Deseori, cele mai dificile probleme de management ale unui proiect sunt cele referitoare
la resursele umane. n sprijinul acestei afirmaii se poate invoca rezultatul unor cercetri care
indic faptul c oamenii sunt atrai mai mult de domeniile tehnologiei i caut s se deprteze de
problemele de personal. n plus, analitii de sistem primesc destul de rar o instruire specific
pentru managementul resurselor umane.
Complexitatea procesului de management este dat nu numai de multitudinea i
diversitatea activitilor proiectului, care trebuie realizate i armonizate, ci i de diferenierile
impuse de modul de alocare a resurselor, resursa uman fiind cea care exprim cel mai sugestiv
specialitatea managementului ca tip de activitate uman.
Cele mai importante aspecte pe care le vizeaz managementul resurselor umane sunt:
selectarea i redistribuirea personalului implicat n proiectare;
motivarea i instruirea personalului n scopul creterii eficacitii muncii
managerilor;
cum s ajute personalul s se realizeze din punct de vedere profesional i
spromoveze ntr-un mediu dominat de proiect;
cum s fie direcionat i controlat munca programatorilor etc.
148
Fiecare din componentele de baz ale managementului proiectului: planificarea,
organizarea, asigurarea cu personal, direcionarea i controlul, conin aspecte de conducere a
resursei umane (fig. 5.9).
Astfel, liderul proiectului planific lucrrile ce urmeaz s fie realizate, le descrie i
precizeaz suficiente detalii care s permit alegerea personalului corespunztor pentru fiecare
lucrare. Apoi organizeaz lucrrile n uniti de lucru i selecteaz personalul necesar pentru
realizarea fiecrei lucrri, fie prin angajarea de noi salariai, fie prin redistribuirea celor existeni.
n continuare, liderul de proiect direcioneaz activitatea personalului n realizarea
lucrrilor specifice, furniznd informaiile necesare care s permit obinerea rezultatului
ateptat. Acest proces presupune totodat elaborarea unei liste de activiti i asigurarea
instrumentelor necesare pentru realizarea acestora. Procesul se ncheie cu controlul activitilor
desfurate n vederea meninerii ritmului de lucru planificat i a canalizrii eforturilor ctre
scopul propus.

ORGANIZARE
PERSONAL
DIRECTIONARE
CONTROL
PLANIFICARE
Planificarea manoperei,
a calificarilor si a
proiectului
Politici de instruire
Proiectarea muncii
Dezvoltarea sistemului
Metodologii
Feedback
Mobilitatea personalului
Leadership
Motivarea,
Atribuirea lucrarilor,
Leadership
Selectarea, instruirea
si redistribuirea
personalului

Fig. 5.9 - Aspecte ale resurselor umane n managementul proiectului


Selectarea personalului este condiionat de existena unor resurse umane suficiente i
se face n funcie de calificarea, de factorii de personalitate i de aptitudinile celor implicai n
munca de proiectare. De asemenea, trebuie s se in seama i de disponibilitatea lor numai n
acele faze ale proiectului n care sunt implicai, de coeziunea i climatul ce rezult prin alctuirea
echipei, de capacitatea fiecruia de a fi instruit i de a lucra n mediul pe care liderul
intenioneaz s-l construiasc.
Motivarea i instruirea personalului sunt aspecte importante legate de oportunitatea
construirii unui proiect valoros. Motivarea influeneaz comportamentul salariailor i este
alctuit din dou categorii de factori:
motive personale, interne, resimite ca expresie a nevoilor umane i care pot genera
anumite tensiuni;
149
stimulente sau factorii motivaionali, care sunt externe persoanelor i fac parte din
mediul de munc creat de manageri n scopul orientrii i ncurajrii salariailor spre
o munc eficient.
Sarcina managerului, n calitate de lider de proiect, este de a identifica i activa motivele
reale ale salariailor pe baza crora s proiecteze un sistem eficient de motivare a personalului,
n vederea asigurrii unei munci performante. Managerul trebuie s furnizeze feed-back-ul
asupra performanelor, s sesizeze realizrile valoroase, s valorifice oportunitile de acces la
cele mai bune tehnologii existente i s se bazeze pe o conducere orientat pe realizrile obinute
i pe delegarea responsabilitii, mai degrab dect pe unele intervenii dure.
Instruirea trebuie s fac parte din planul de pregtire profesional i de planificare a
carierelor pe termen lung, liderul de proiect tiind, de regul, ce instruire necesit fiecare
muncitor. Cursurile referitoare la tehnicile noi de dezvoltare a sistemelor, limbajele de
programare, management, contabilitate, finane i la alte domenii specifice proiectului pot fi mai
valoroase pentru firm, ns ele sunt vzute de salariai ca recompense importante. Instruirea
motiveaz salariaii deoarece le asigur creterea accesului la tehnolgiile nalte care se schimb
rapid i pe care doresc s le cunoasc.
Asigurarea unei concordane ntre interesele profesionale, de carier, ale personalului
cu proiectele la care particip, constituie un alt aspect important al managementului resurselor
umane. Un rezultat nedorit al muncii de proiectare este obinerea unui set nestructurat de
calificri i experiene ale lucrtorilor, provenite din realizarea unei succesiuni de proiecte.
Aceasta nseamn c instruirea personalului se face avnd n vedere scopul realizrii
proiectului i mai puin interesele profesionale individuale. Mobilitatea personalului depinde de
natura proiectelor pe termen lung sau scurt la realizarea crora a participat, de nivelul de
pregtire, de reputaia ctigat, de cunotinele i experienele anterioare acumulate.
Prin natura lor proiectele pe termen scurt genereaz uneori dificulti pentru muncitori n
ceea ce privete continuitatea muncii i limiteaz oportunitile pentru consultan i instruire,
iar experiena ctigat tinde s devin superficial. n acelai timp, deoarece deseori
desemnarea ca lider de proiect se face pe baza evalurii performanelor muncitorilor pe care i-a
condus, pentru proiectele pe termen scurt aceast apreciere devine mai puin elocvent.
Aceste consideraii i determin pe muncitori s-i vad carierele lor profesionale doar ca
o succesiune de asigurri pe termen scurt. Liderul de proiect trebuie s aib n vedere aceti
factori i s practice un management bazat pe principii care s susin planificarea carierelor i
s asigure realizrile profesionale ale personalului care execut proiectul. Astfel, dei instruirea
se face n beneficiul firmei, pentru a pstra personalul trebuie avute n vedere i intersele de
carier ale acestora, iar atribuirea de sarcini trebuie s se fac pe baza recunoaterii progresului
realizat de fiecare muncitor. Liderul de proiect trebuie s cunosc tehnicile de evaluare a
performanelor, iar planificarea carierei trebuie s fie inclus n performan.
Un alt aspect important al managementului resurselor umane l reprezint conducerea
activitilor de programare. Deoarece proiectele necesit ntr-o mare msur munc de
programare este necesar i important o revizuire a principiilor de management n special n
ceea ce privete supravegherea programatorilor.
n timp ce analitii descompun problemele n elemente i caut soluii prin proiectarea
unor structuri mai bune cu aceste elemente, programatorii elaboreaz programe pe baza unor
schie i n consecin au nevoie de acces fizic i intelectual la tehnologia de programare
existent. Deoarece exist o ofert limitat de tehnologie, programatorii sunt dornici s nvee i
s o depeasc, nevoile de asociere ale programatorilor n aceast competiie reducndu-se
simitor. Din acest punct de vedere se poate spune c un management bun al programatorilor
trebuie s se concentreze asupra tehnologiilor i s evite munca n echip a acestora.
150
O alternativ ar fi ca managerii s-i ajute pe programatori s dezvolte relaii profesionale
ntre ei.
Ambele puncte de vedere nu sunt corecte deoarece managementul proiectului necesit
att munca n echip ct i expertize tehnice, n proporii pe care managerul de proiect dorete s
le afle. n plus, conform tendinei recente de implicare a utilizatorului n dezvoltarea propriului
sistem, liderul de proiect poate s determine personalul utilizatorului s lucreze pentru proiect i
chiar s-i acorde unele responsabiliti n executarea proiectului.
Dac se folosete tehnica prototipului, programatorii trebuie s fie supravegheai, iar
utilizatorul trebuie instruit astfel nct s stpneasc concepte de calculatoare i de programare
care s-i permit s poarte discuii cu programatorii.


5.4.5. Analiza cost-beneficiu a proiectului

Costurile i beneficiile reale ale unui proiect sunt greu de estimat i dificil de argumentat
n special pentru a convinge pe beneficiar. n timpul fazei de programare logic analitii se
concentreaz asupra dependenelor logice dintre funciile pe care trebuie s le ndeplineasc noul
sistem i mai puin asupra costurilor i beneficiilor implicate de implementarea fizic a
proiectului.
Managementul poate fi vzut ca un sistem cu nvare (fig. 5.10), pentru proiectele de
ntreinere a resursei de informare (IRM), care necesit informaii din sistem i din mediul
acestuia pe baza crora s poat lua decizii n momentele importante ale proiectrii, astfel:
a) n planificarea muncii, sunt necesare estimri ale costului i beneficiului total pentru a
justifica nceperea efortului de analiz i proiectare;
b) pentru nceperea proiectului trebuie cunoscute costurile iniiale;
c) investigaia preliminar necesit estimri ale costurilor investigaiei detaliate;
d) pe baza specificaiilor logice de proiectare trebuie fcut o estimare a costurilor de
terminare i a economiilor rezultate din reducerea costurilor prin proiectare, pentru a lua decizia
de continuare cu proiectarea fizic;
e) pentru terminarea proiectului, n special dac proiectul este prematur abandonat.


Mediul
de
functionare
Evaluarea
sistemului
din mers
Evaluarea
din mers
a IRM
Implementare
Schimbari
de
proiect
Schimbari
de management
a proiectului
Evaluari
cost-beneficiu
Evaluari
cost-beneficiu
Schimbari
Rezistenta
Specificatii
Analize
cost-beneficiu
Directive,
politici,
proceduri
Analize
cost-beneficiu
a proiectului



Fig. 5.10 - Managementul proiectelor ca sistem de nvare


151
n contextul analizei de sistem, deciziile luate de analist sunt n mare parte bazate pe
dependene logice (ce depinde de ce) i pe unele consideraii de factori umani (cine poate s
fac), sau etice (ce se cuvine s fac). Deciziile bazate pe analize cost-beneficiu sunt n multe
situaii restricionate i formeaz un subset al responsabilitilor analitice.
Deoarece este dificil de luat decizii corecte n momentele critice din fazele de nceput ale
proiectrii sistemului, proiectarea fizic este ntrziat ct de mult este posibil.
Odat cu stabilirea setului complet de funcii ale sistemului se poate face i o estimare a
costurilor i beneficiilor, inclusiv a celor considerate intangibile i care nu se pot evidenia n
situaii contabile.
Analiza cost-beneficiu trebuie s aib n vedere costurile directe (salarii, materiale
consumabile, servicii, costul de achiziie sau de nchiriere pentru soft i hard), costurile indirecte
(costuri pentru instruire analiti, programatori i utilizatori, costuri aferente timpului consumat
pentru ntruniri i interviuri ale personalului, costuri pentru publicitate i secretariat) i costurile
intangibile (costul instructorilor i a timpului n care personalul i ntrerupe munca pentru a fi
instruii, utilizarea suboptim n perioada imediat dup instruire care reduce productivitatea i
crete costurile, costurile de oportunitate etc.). Costurile intangibile (nemsurabile) trebuie s fie
luate n calcul la estimarea costului total al proiectului, care se face n cadrul raportului de
investigaie detaliat. De multe ori costurile intangibile sunt ignorate sau subestimate,
considerndu-se doar estimrile costurilor directe i a celor indirecte, fapt ce conduce la
diminuarea substanial a costului real al proiectului.
Obiectivul tradiional al unui sistem informaional a fost reducerea sau eliminarea unor
costuri, prin reducerea personalului, prin redistribuirea lucrrilor pe categorii inferioare de
munc sau prin rutinizarea muncii complexe. n ultimul timp acest obiectiv a fost afectat de dou
tendine:
a) considerarea valorii informaiei ca o marf;
b) considerarea sistemului informaional ca o component de producie care poate s
sporeasc valoarea informaiei.
Un proiect se poate justifica nu numai pe baza reducerii costurilor ci i prin valoarea pe
care o poate aduga la produsele firmei i/sau prin transferul costurilor de funcionare spre
categorii mai uor controlabile (de exemplu, transferul unor sarcini de la executiv la funcionari).
Sistemul informaional trebuie s asigure servicii n cadrul firmei i s valorifice unele
produse i servicii informatice pe pia. Aceast activitate presupune evaluarea datelor i a
produselor informatice disponibile pe pia, identificarea proprietarilor i a cumprtorilor
poteniali, stabilirea unor politici privind vnzarea i cumprarea lor (drept de proprietate, limite
i distribuia profitului, administrarea lor, asigurarea secretului i a proteciei lor), legalitatea
activitii, organizarea vnzrilor etc.
Componentele de baz ale fundamentrii unei decizii economice referitoare la
continuarea sau nu a proiectului includ: costul total (fluxul de lichiditi bneti), beneficiul total
(consecinele), ratele de cost i beneficiu (rata de recuperare a investiiei), precum i costurile i
beneficiile intangibile (imaginea firmei, confortul n utilizarea produsului etc.).
n analiza costurilor trebuie s se in seama att de momentul n care proiectul necesit
cea mai mare cheltuial, ct i de momentul n care vor fi recuperate cheltuielile totale
actualizate n raport cu rata inflaiei. Costurile i beneficiile proiectului urmeaz curbe diferite n
timp i trebuie corectate cu rata inflaiei pentru a putea fi comparate la momente specifice.
n general, beneficiile apar dup doi ani ns principala condiie care trebuie ndeplinit
este ca valoarea actual a beneficiilor s depeasc valoarea net actual a costurilor ntr-un
punct de rentabilitate cuprins ntre doi i cinci ani. Deseori o cerin mai restrictiv este impus
asupra intervalului n care apare punctul de rentabilitate.
152
Tehnica de analiz cost-beneficiu bazat pe valoarea net actual consider numai
costurile i beneficiile tangibile. Valoarea net actual ne arat valoarea efectului n timp i
totodat dac aceast valoare depete costurile sau, cu alte cuvinte, dac banii sunt cheltuii
eficient pentru a obine beneficii.
Exemplu:
S considerm un proiect pentru care costurile de proiectare sunt estimate la 120 000$ n
primul an, la 80 000$ n anul doi, iar n anii urmtori celelalte costuri sunt de 10 000$ pe fiecare
an. Producia va ncepe n anul doi, cu beneficii estimate la 40 000$ pentru acest an i la 90 000$
n fiecare an, ncepnd din anul trei. Pentru o rat anual de devalorizare a dolarului de 5%,
tehnica de analiz cost-beneficiu bazat pe valoarea net actual cumulat indic un punct de
rentabilitate n anul cinci pentru proiectul analizat (tabel 5-1).
Aceste rezultate indic faptul c proiectul prezint o valoare pozitiv a profitului cumulat
ncepnd cu anul cinci al ciclului de dezvoltare, fiind ineficient n primii patru ani.
Tehnica bazat pe valoarea net actual poate fi completat cu analiza senzitivitii
punctului de rentabilitate n funcie de cheltuielile specifice considerate.
Acest tip de analiz are n vedere eficacitatea investiiei i poate s rspund unor
probleme de risc cum ar fi:
stabilirea perioadei n care vor fi recuperate costurile proiectului pentru o rat a
inflaiei dat;
care este rata inflaiei pentru recuperarea costurilor proiectului ntr-o anumit
perioad;
n ce moment i care este cheltuiala maxim necesar nregistrat;
implicaiile estimrii incorecte a inflaiei asupra proiectului.


Tabel 5.1 - Valoarea net actual cumulat a proiectului
An Costuri Beneficii Valoare
net
Rat
devalorizare
5%
Valoare
actual
Valoare
actual
cumulat
1 120 000 0 -120 000 0,9500 -114 000 -114 000
2 80 000 40 000 -40 000 0,9025 -36 100 -150 100
3 10 000 90 000 80 000 0,8573 68 684 -81 516
4 10 000 90 000 80 000 0,8145 65 160 -16 356
5 10 000 90 000 80 000 0,7737 61 896 45 540
6 10 000 90 000 80 000 0,7351 58 808 104 348
7 10 000 90 000 80 000 0,6983 55 864 160 212



Spre exemplu, s presupunem o ntrziere a lucrrilor proiectului n primul an, n valoare
de 20 000$, care se vor executa n anul urmtor n care preurile produselor realizate vor scdea,
iar beneficiul va fi redus cu 10 000$. De asemenea, printr-o suplimentare anual a cheltuielilor
de perfecionare i reclam cu 10 000$ se estimeaz obinerea unui beneficiu anual suplimentar
de 30 000$. Rezultatele obinute pentru acest caz sunt ilustrate n tabelul 5.2.
153
Din rezultatele prezentate n tabelul 5.2 se observ c ipotezele fcute au condus la
devansarea punctului de rentabilitate cu un an mai devreme, ns valoarea maxim nregistrat a
cheltuielilor a crescut la 158 175$ n anul doi i a sczut pentru ceilali ani.

Tabel 5.2 - Valoarea net actual cumulat a proiectului cu ipoteze modificate
An Costuri Beneficii Valoare
net
Rat
devalorizare
5%
Valoare
actual
Valoare
actual
cumulat
1 100 000 0 -100 000 0,9500 -95 000 -95 000
2 100 000 30 000 -70 000 0,9025 -63 175 -158 175
3 20 000 120 000 100 000 0,8573 85 730 -72 445
4 20 000 120 000 100 000 0,8145 81 450 9 005
5 20 000 120 000 100 000 0,7737 74 370 86 375
6 20 000 120 000 100 000 0,7351 73 510 159 885
7 20 000 120 000 100 000 0,6983 69 830 229 715


O alt abordare a analizei cost-beneficiu are n vedere eficiena cheltuielilor ocazionate
de realizarea proiectului, care se poate enuna matematic astfel:

(Beneficiu - Cost) / Cost > R,

unde, indicatorul R reprezint rata de recuperare a investiiei i are o valoare predeterminat.
Dac banii pot fi cheltuii mai eficient n alte moduri, atunci este posibil s se renune la
finanarea investiiei privind realizarea proiectului.
n general, analitii ncearc s stabileasc dac fondurile necesare pentru realizarea unui
proiect conduc la creterea beneficiilor cu eficien maxim, pe baza comparaiilor cu dobnzile
bancare, cu rata de recuperare a investiiilor pentru proiecte similare, sau cu rata general de
recuperare a investiiilor la nivel de firm pe o anumit perioad din trecut.
Spre exemplu, rata de recuperare a investiiei pe primii cinci ani, pentru primul caz, se
calculeaz astfel:

R = (310 000 - 230 000) / 230 000 0,345

iar rata de recuperare anual a investiiei R
i
, va fi:

R
i
= (1,345)
1/5
- 1 0,0611

Cu alte cuvinte, investind fondurile cu cel puin 6,11% se poate asigura o utilizare
eficient a acestora pe perioada de cinci ani.
Desigur, extinderea perioadei poate s schimbe valoarea acestui indicator. Astfel, pentru
o perioad de ase ani, se obine:

R = (400 000 - 240 000) / 240 000 0,66
154
iar rata anual de recuperare a investiiei va fi:

R
i
= (1,66)
1/6
- 1 0,0881

sau de 8,81% profit anual pe perioada de ase ani.
Deoarece majoritatea proiectelor bazate pe soft au o via real util de 3-6 ani, decizia
conducerii n ceea ce privete eficiena acestei investiii va fi dificil.
Valoarea unei investiii, pentru proiecte de complexitate crescut, poate s fie modificat
i n funcie de consecinele pe care le are asupra unor factori cum ar fi imaginea firmei, poziia
firmei pe pia, eficiena conducerii, calitatea i organizarea muncii, profesionalismul, relaiile
cu salariaii, furnizorii i beneficiarii etc.
O alt abordare se bazeaz pe analiza valorii adugate care examineaz diagramele
fluxurilor de date i ncearc s determine valoarea specific pe care o adaug sistemul
informaional la produsele firmei n fiecare pas de prelucrare. Valorile specifice adugate se
refer la creterea vitezei, o mai mare acuratee, creterea ncrederii n deciziile luate, reducerea
erorilor i mbuntirea calitii datelor, creterea vitezei de acces la mai multe date etc.
Conceptul de valoare adugat are n vedere urmtoarele aspecte:
determinarea componentelor care dau valoare produselor firmei i a modului n care
resursa informaional le poate influena;
atribuirea unor valori n funcie de intensitatea acestor influene i calcularea valorii
adugate datorate schimbrilor n resursa informaional.
Un sistem informaional adaug valoare, fie dac prin prelucrarea informaiilor pe care le
primete din mediu le crete calitatea, acurateea, oportunitatea, consistena, completitudinea i
gradul de ncredere, fie dac poate s faciliteze accesul clientului la fiecare produs, schimbul
efectiv (produsul s fie complet controlat de ctre client) i ntreinerea produsului.
Sistemul informaional are implicaii directe i n procesele de control i de
fundamentare i luare a deciziilor, cu consecine pozitive n procesul de management. El ajut la
identificarea i definirea mai precis a problemelor i a contextului n care trebuie adoptate
deciziile, precum i n activitile predecizionale de motivare a deciziilor i de stabilire a
regulilor i a procedurilor de luare a deciziilor.
Sistemul faciliteaz colectarea datelor i dezvoltarea modelelor statice i dinamice,
utilizate att ca suport pentru proiectare ct i pentru evaluarea i selectarea alternativelor.
Un rol important l are n elaborarea deciziilor, n realizarea aciunilor selectate, n
evaluarea eficacitii alternativelor selectate i a procesului general de luare a deciziilor.
Valoarea total adugat depinde de evaluarea probabilistic a fiecrei faze a proceselor.
n esen, abordarea valoare-adugat const n examinarea diagramei fluxului de date i
stabilirea unei pri din valoarea total adugat pentru fiecare proces pe baza unor probabiliti,
care depind de experiena i intuiia analistului privind comportamentul datelor i al oamenilor.
Datorit naturii lor intuitive, calculele valorii-adugate sunt reluate frecvent n timpul
proiectrii logice. n fazele de nceput se folosesc doar diagrame de nivel nalt i se fixeaz cifre
brute pentru fiecare proces, care se rafineaz n timpul proiectrii odat cu procesele.
Aceast abordare poate fi utilizat n toate fazele proiectrii logice i nu se limiteaz doar
la proiectarea unei fezabiliti economice iniiale.
Abordrile valoare-adugat i cost-beneficiu sunt dou modaliti diferite de a calcula
valoarea unui proiect; teoretic, ele reflect aceeai realitate, ns practic ele joac roluri diferite.
Analiza cost-beneficiu se folosete la nceputul activitii de proiectare. Odat cu
creterea complexitii proiectelor este din ce n ce mai dificil s se fac estimri rezonabile ale
costurilor i beneficiilor, n special ale celor intangibile care devin din ce n ce mai importante.
155
n consecin, calculele cost-beneficiu au devenit mai neclare i mai nesigure.
Abordarea valoare-adugat depinde de asemenea ntr-o oarecare msur de imprecizia
acestor cifre, ns ea nu se bazeaz pe costurile proiectului n sine, ci se concentreaz asupra
analizei raionale a proiectului inspectnd proiectul logic i presupunnd c problemele tehnice
sunt rezolvabile. n felul acesta este mai oportun i mai puin "pseudo-precis".
n timpul fazelor de proiectare fizic se pot introduce corecii ale costurilor i se pot
examina n detaliu procesele pentru a asocia cifre mai exacte prilor care au constituit cauza
erorilor.
Conceptul de valoare-adugat poate fi combinat cu o analiz cost-beneficiu pentru a
demonstra c anumite aspecte ale efortului de proiectare nu merit s fie fcute sau, dimpotriv,
vor avea beneficii importante.
Analiza valorii-adugate se concentreaz de asemenea asupra tranzaciilor dintre
subsisteme, analiza economic cost-beneficiu tinznd s fie ignorat.


5.4.6. Documentaia proiectului

La terminarea fiecrei faze de dezvoltare a proiectului, liderul de proiect redacteaz un
raport care detaliaz activitile, constatrile i rezultatele acelei faze, precum i planurile pentru
fazele urmtoare, document ce va fi supus spre avizare de ctre beneficiar.
Documentaia se elaboreaz la momente specifice n timpul realizrii proiectului, fie ca
urmare a directivelor managerului, fie conform cu prevederile metodologiilor de dezvoltare
utilizate, care n general sunt proceduri bazate pe documentaie.
Documentaia poate fi considerat ca un fiier de istoric a ceea ce s-a fcut i s-a
ntmplat n timpul realizrii proiectului i are urmtoarele roluri suplimentare:
ndeplinirea obligaiilor contractuale fa de beneficiari prin furnizarea de ghiduri
pentru utilizator, manuale de conducere i de operare a sistemului, precum i a
documentaiei de ntreinere;
construirea de legturi ntre fazele succesoare ale proiectului;
constituirea unei baze pentru acorduri i negocieri ntre beneficiar i conducerea
unitii informaionale;
asigur parcurgerea pailor stabilii prin metodologia de dezvoltare a sistemului;
reprezint o procedur pentru procesele de proiectare i evaluare.
Metodologiile tind s genereze relaii puternice ntre beneficiari i executani i au rolul
de a regla/adapta i ghida dezvoltarea proiectului. Anumii pai nu se pot considera ncheiai
pn cnd documentaia aferent nu este disponibil (ghidul utilizatorului, manualul de operare,
manualul de ntreinere a sistemului).
Documentele de proiectare (diagramele de flux, diagramele de structur, raportul de
investigare preliminar, specificaiile logice) au un coninut specific sistemului proiectat i un
format impus de metodologia utilizat, iar dup terminarea proiectului se folosesc numai dac
este necesar reluarea proiectrii.
Documentaia proiectului legalizeaz relaiile i acordurile dintre beneficiar i resursa de
informare (executant) i conine rezumatele proiectului, planurile proiectului i modificrile
aprobate, precum i alte documente care oficializeaz acordul privind programarea proiectului i
livrarea produselor.
Proiectul genereaz documentaia i poate fi considerat ca un sistem de informaii care
conduce propria documentaie (fig. 5.11).

156
1
3
2 4 6
5
UTILIZATOR
U
T
I
L
I
Z
A
T
O
R
Specificatii
logice
Specificatii
hard
Documentare
hard
Specificatii
proceduri
Materiale de
instruire
Proceduri
de
operare
Specificatii
soft
Manuale
tehnice & soft
Manuale
de
operare
Cerinte
utilizator
Proiectare
logica
Proiectare
fizica
Dezvoltare
proceduri
Achizitionare
hard
Dezvoltare
soft
(achizitionare)
Implementare
si
instalare


Fig. 5.11 - Proiectul ca sistem de conducere a documentaiei


Documentaia constituie un ghid pentru realizarea procedurilor de testare i verificare a
proiectului oferind informaii referitoare la modul n care s-a ajuns la un acord privind
obiectivele sistemului, ce s-a presupus c trebuie s fac sistemul i cum realizeaz acest lucru,
matricea proiectului etc. n mod obinuit, documentaia proiectului, exceptnd unele metodologii
speciale de dezvoltare a sistemului, trebuie s conin:
cererea pentru servicii;
domeniul, restriciile, obiectivele i rezumatul proiectului;
planul proiectului iniial, a celui revizuit i analiza cost-beneficiu;
documentaia proiectului logic al sistemului (investigaia preliminar, investigaia
detaliat, modelele de baz i specificaiile logice);
documentaia proiectului fizic al sistemului (harta muncii, pseudocodul i
diagramele de structur);
documentaia de testare (datele i procedurile de testare);
documentaia sistemului (ghidul utilizatorului, procedurile de instalare, formularele
operaionale, manualul de ntreinere a sistemului);
specificaii pentru dimensionarea sistemului (estimare trafic, capacitate, prelucrri);
specificaii pentru ecrane, documente de intrare, rapoarte i fiiere;
documentaia necesar pentru administratorul bazei de date care definete cerinele
de date;
procedurile de evaluare a sistemului;
propunerile i ofertele n cazul achiziionrii de soft i hard;
formularele pentru autorizarea cheltuielilor fcute de firm;
notele i corespondena referitoare la proiect.
157
Documentele elaborate la terminarea fiecrei faze conin raportul de investigare
preliminar, raportul de investigare detaliat sau specificaiile proiectrii logice, proiectele
detaliate la terminarea proiectrii fizice i rapoartele proiectului final.
Raportul final nu conine rezultate detaliate, deoarece acestea se gsesc n manualele
sistemului, ns rezum rezultatele din celelalte documente ale proiectului, detaliaz strile de
terminare ale proiectului i prognozeaz consideraiile de funcionare ale sistemului.
n general, raportul final trebuie s conin urmtoarele elemente:
a) Rezumatul proiectului n care se specific cheltuielile, produsele livrate precum i
unele consideraii i preocupri legate de managementul proiectului.
b) Strile de terminare a execuiei proiectului prin care se indic starea operaional a
fiecrei componente a proiectului, munca ce mai este de fcut peste cea prevzut n contract,
rezultatele testrii, nevoia pentru continuarea sprijinului acordat de executant.
c) Prognoze sau precizri privind modul de funcionare a proiectului, care se refer la
cerinele de ntreinere i actualizare, estimri iniiale ale eficienei i eficacitii, preocupri i
unele recomandri pentru funcionare.
d) Terminarea proiectului, care are preocupri speciale privind redistribuirea
personalului, evaluarea eficienei i a eficacitii proiectului n raport cu metodologia selectat
de dezvoltare a sistemului, consideraii de arhivare, consideraii ale relaiilor legale i de
marketing n scopul vnzrii sistemului proiectat unor beneficiari interesai.
Dup acceptarea i livrarea produsului la beneficiar, sunt analizate o serie de probleme
referitoare la eficiena real a proiectului, modul de ntreinere a lui, dac proiectul a fost bine
condus, dac metodologia de dezvoltare a sistemului a fost adecvat, ce trebuie fcut ca
dificultile avute s nu se mai repete etc., n scopul monitorizrii eficacitii proiectelor i a
mbuntirii metodologiilor proprii de dezvoltare a sistemelor.
Prezentarea proiectului pentru predare la utilizator are n vedere informarea
beneficiarului c lucrarea a fost terminat i c odat cu aprobarea ei, executantul este eliberat de
responsabilitile de dezvoltare i de autoritatea unilateral de a schimba sistemul.
Pentru prezentare, fcut de obicei de liderul de proiect, trebuie asigurat un climat
favorabil i sunt invitai s participe toi cei implicai n proiectarea i utilizarea sistemului.
Raportul final se distribuie invitailor naintea ntrunirii, iar dac acest lucru nu a fost
posibil, cel mai trziu la nceputul prezentrii se distribuie participanilor un rezumat al
proiectului. Prezentarea trebuie s evite detalierea aspectelor tehnice de funcionare a sistemului
i s se concentreze pe informaii i aspecte de interes major pentru utilizator i pentru
perspectivele proiectului. Se pot folosi date pentru testare pentru a demonstra eficiena i
eficacitatea sistemului i pentru a ntri ncrederea utilizatorilor. Prezentarea trebuie s
urmreasc informarea corect i complet a beneficiarului privind resursele umane i tehnice
necesare, care trebuie s fie disponibile pentru utilizarea eficient a sistemului.
La succesul prezentrii i avizrii proiectului poate s contribuie i folosirea celor mai
atractive mijloace de prezentare audio i vizuale.
Dup aprobarea proiectului nceteaz natura contractual a proiectului i se ncearc
stabilirea unor relaii i a unor impresii reciproce pozitive.
Proiectul constituie componenta de baz din ciclul de via al dezvoltrii sistemului n
care analiti special instruii conduc procesele de creare, testare, implementare, instalare i
funcionare a noului sistem, mai performant.
Documentaia proiectului este important pentru control, raportul final i prezentarea
oral pentru predare consfinind terminarea proiectului i nceperea utilizrii de ctre beneficiari
a sistemului proiectat.
158
CAPITOLUL VI


Metodologii de analiz i proiectare
a sistemelor din economie

Lrgirea spectrului problemelor, creterea complexitii lor, sporirea incertitudinii datorate
naturii i percepei multiple a fiecrei probleme, au condus la schimbri importante n evoluia
metodologiilor, n sensul adaptrii acestora la structura problemelor i a deprtrii de tehnicile
clasice de soluionare. tiina managementului a fost n mare msur preocupat cu dezvoltarea de
tehnici, de obicei bazate pe limbaje de modelare orientate pe matematic, pentru rezolvarea
problemelor care au tendine de repetare.
Deoarece fiecare problem poate fi considerat unic datorit condiilor concrete, a
legturilor i dependenelor particulare i a percepiilor multiple ale observatorilor, nu este
rezonabil s se considere c se pot elabora, n avans, tehnici care s garanteze soluionarea
corespunztoare a problemei. Tehnicile bazate pe modelele matematice devin deseori prea rigide i
prea limitate pentru a face fa diversitii i complexitii problemelor din lumea real. Atunci
cnd nu exist incertitudini referitoare la ceea ce este necesar s se fac ntr-un proces de proiectare
pot fi utilizate metodologii de sistem bazate pe limbajul matematic.
Pe de alt parte, o metodologie pune la dispoziie un set structurat de linii directoare n
cadrul crora analistul poate s-i adapteze ntr-un mod coerent conceptele pe care le utilizeaz n
procesele de investigare, modelare i proiectare, orientndu-se dup modul n care progreseaz
analiza i dup natura aspectelor cu care se confrunt n soluionarea problemei.
Prezentarea metodologiilor sub form de linii directoare ofer o flexibilitate considerabil
n utilizarea lor i faciliteaz creterea anselor analistului de a soluiona corespunztor problema
analizat.
Experiena acumulat din programele de cerecetare teoretic, ct i din soluionarea unor
probleme din practica economic, a condus la conturarea unor noi metodologii de analiz i
proiectare a sistemelor, care vin n sprijinul analitilor pentru obinerea unor rezultate mai
performante. Cele mai reprezentative metodologii actuale de analiz i proiectare a sistemelor sunt:
metodologiile de analiz-diagnostic, metodologiile informaional-decizionale i metodologiile
conceptuale. Aceste metodologii sunt elaborate-unicat i folosesc concepte din teoria general a
sistemelor pentru relevarea aspectelor predominant informaional-decizionale, ns ele se deosebesc
prin terminologie i prin etapizare.


6.1. Metodologii de analiz-diagnostic

6.1.1. Caracteristicile analizei-diagnostic

Metoda analizei-diagnostic (A.D.) deriv din metodele de stabilire a unui diagnostic
medical i urmrete descrierea structurii i funcionalitii unui sistem economic, caracterizarea ct
mai exact a strii sale informaional-decizionale, evidenierea aspectelor pozitive (puncte forte) i
a celor de disfuncionalitate (puncte slabe), n vederea formulrii globale a unor strategii i
modaliti de intervenie pentru mbuntirea performanelor sale, lund n considerare i influena
factorilor perturbatori din mediul n care i desfoar activitatea. Aceast metod se recomand
s precead efortul de analiz de sistem detaliat.
159
Analiza diagnostic se caracterizeaz prin faptul c se realizeaz ntr-o perioad relativ
scurt i nu caut soluii de detaliu ci soluii cu caracter global sub forma unor recomandri de
soluii-cadru, precum i a unui program de aciune ce va include viitoare analize detaliate. Din acest
punct de vedere analiza-diagnostic se aseamn cu studiile preliminare generale sau de oportunitate
ale metodologiilor moderne folosite pentru realizarea analizei de sistem.
Datorit caracterului de investigare complex a cunotinelor multiple pe plan teoretic i
metodologic aplicativ pe care le presupune, analiza-diagnostic trebuie efectuat de specialiti
externi policalificai.
n cazul efecturii acestei analize cu personal propriu (autodiagnostic) exist riscul afectrii
caracterului obiectiv al analizei, unii manageri nereuind s-i impun o atitudine neutr, viciind
caracterul obiectiv sau ngreunnd analiza prin intermediul relaiilor de subordonare ierarhic.
Analiza i diagnosticul trebuie individualizate i adaptate n mod riguros la cerinele,
particularitile, posibilitile i necesitile sistemului analizat, fiind interzise soluiile prefabricate.
Experiena internaional n utilizarea analizei-diagnostic a artat c o analiz intern atent a
punctelor forte i slabe ale unei organizaii este condiia esenial pentru elaborarea unei strategii de
succes. Numai n acest fel oportunitile pot fi exploatate la maximum i impactul factorilor
perturbatori poate fi minimizat. Analiza-diagnostic reprezint un punct de plecare i n acelai timp
etapa de baz n fundamentarea unor decizii strategice economico-sociale. Succesul unei strategii
poate fi asigurat prin respectarea urmtoarelor condiii:
adaptarea strategiei la mediul concurenial cruia i aparine organizaia, prin
exploatarea oportunitilor care se ntrevd i prin minimizarea impactului pericolelor
majore;
formularea strategiei astfel nct s faciliteze att exploatarea oportunitilor sesizate,
ct i competenele deosebite pe care le posed organizaia;
respectarea strategiei alese.
Analiza punctelor forte, a punctelor slabe, a oportunitilor i a "ameninrilor" este
cunoscut n literatura de specialitate anglo-saxon sub numele de analiza diagnostic sau analiza
SWOT (Strengths - Weaknesses - Opportunities - Threats).
Punctele forte reprezint resursele, aptitudinile i alte avantaje pe care organizaia le posed
iar concureni si nu le au, n activitatea de acoperire a nevoilor unei piee reale sau poteniale.
Punctele forte pot s existe n domeniul resurselor (materiale, financiare, umane), conducerii pieei,
imaginii firmei, relaiilor furnizori-cumprtori etc.
Punctele slabe reprezint limitri sau deficiene n ceea ce privete resursele, aptitudinile i
competenele i aduc prejudicii serioase performanelor organizaiei.
Oportunitile reprezint situaiile favorabile existente n mediul n care firma i desfoar
activitatea.
Ameninrile sunt reprezentate de situaiile nefavorabile aprute n mediul ambiant al firmei
(ptrunderea pe pia a unui nou concurent, dezvoltarea prea lent a pieei, creterea puterii
clienilor sau furnizorilor, schimbrile tehnologice, modificarea regulamentelor etc.) i constituie
principalele impedimente n atingerea unei situaii favorabile dorite.
Pe de o parte, factorii interni i de mediu pot fi percepui n mod diferit de diverse firme, iar
pe de alt parte, ceea ce este perceput ca fiind oportunitate sau punct forte de managementul unei
firme, poate s reprezinte o ameninare sau un punct slab pentru o alt firm. De asemenea, ntr-o
perspectiv mai ndeprtat, anumite oportuniti sau puncte forte, se pot transforma n ameninri
sau n puncte slabe. De aceea, inituiia i experiena managerilor este deosebit de important n
efectuarea analizei, iar pe de alt parte diagnoza trebuie mbinat cu prognoza.
Analiza-diagnostic a unei organizaii vizeaz att constatarea reuitelor, a avantajelor i a
oportunitilor care trebuie extinse i valorificate, ct i a dificultilor i a punctelor vulnerabile a
cror aciune trebuie diminuat sau eliminat prin elaborarea de politici corespunztoare.
16O
Analiza-diagnostic poate avea nivele de detaliere i obiective diferite i se poate referi la
perioade de timp scurte, medii sau lungi. Dup sfera de cuprindere pe care o abordeaz, analiza-
diagnostic poate fi general, atunci cnd se are n vedere sistemul sau unitatea economico-social
n ansamblu, i parial sau specializat, n cazul n care sunt analizate doar anumite probleme sau
subsisteme ale organizaiei.


6.1.2. Domeniile analizei diagnostic (SWOT)

Analiza diagnostic reprezint fundamentul informaional de identificare a punctelor forte,
punctelor slabe, oportunitilor, ameninrilor i a cauzelor care le-au generat. Ea se bazeaz pe
investigarea aspectelor economice, tehnice, sociologice, juridice i manageriale i se concretizeaz
prin formularea recomandrilor pentru valorificarea punctelor forte i a oportunitilor, precum i a
celor de eliminare sau atenuare a punctelor slabe i a pericolelor. n continuare prezentm cele mai
relevante date pe domenii i probleme investigate la nivelul unei societi comerciale.

1. Domeniul financiar

n acest domeniu se culeg date necesare pentru a calcula o serie de indicatori i indici
financiari:
a) Indicatori privind profitabilitatea:
- Profitul brut (total venituri - total cheltuieli): ilustreaz capacitatea firmei de a obine
profit;
- Profit net (profit brut - impozit pe profit): arat nivelul profitului care poate fi folosit
pentru dezvoltare i stimulare;
- Marja profitului (cifra de afaceri - costurile variabile ale produselor vndute): msoar
marja pentru acoperirea costurilor fixe i asigurarea unui profit;
- Randamentul activelor totale (profit net/total active): msoar rata profitului net fa de
total active;
- Randamentul capitalului depus de ac?ionari (profit net/capital total al acionarilor):
msoar rata profitului fa de capitalul propriu al acionarilor.

b) Indicatori de cretere a firmei:
- Indicele de creere a vnzrilor (cifra de afaceri n anul curent/cifra de afaceri n anul de
baz) : arat procentul de cretere a vnzrilor;
- Indicele de cretere a profitului (profit brut anul curent/profit brut anul de baz): arat
procentul anual de cretere a profitului;
- Indicele dividendelor pe aciuni (total dividende/total aciuni): arat mrimea
dividendelor pe aciune;
- Indicele pre/ctig pe aciune (preul pieei pe aciune/ctigul pe aciune) : creterea
acestui indice evideniaz tendina de cretere a firmei i de scdere a riscului n cazul
cumprrii de aciuni la aceast firm.

c) Indicatori i indici privind lichiditile:
- Total disponibiliti n cas i banc (disponibiliti n cas + disponibiliti din banc) :
msoar lichiditile firmei i capacitatea de a face pli n numerar;
- Indicele obligaiilor curente (active curente/datorii curente) : arat msura n care o
firm i poate onora obligaiile pe termen scurt;
161
- Indicele lichiditii (active curente - stocuri, datorii curente): arat msura n care o firm
i poate onora obligiile fr a se baza pe vnzarea stocurilor.

d) Indicatori i indici privind finanarea firmei prin datorii:
- Credite totale pe termen scurt sau lung (valoarea total a creditelor pe termen scurt sau
lung) : arat nivelul de ndatorare a firmei pe termen scurt sau lung;
- Indicele datoriei fa de total activ (datorie total/total active): msoar procentul din
capitalul total procurat prin credite;
- Indicele datoriei fa de capitalul propriu (datoria total/capitalul total al acionarilor):
msoar proporia n care capitalul social este asigurat de credite i din depunerile
acionarilor.

e) Indicatori i indici privind imobilizrile de capital:
- Indicele mrimii stocurilor de produse finite (total stocuri produse finite/cifra de
afaceri): msoar nivelul stocurilor de produse finite n raport cu cifra de afaceri. Se
compar cu media industriei;
- Perioada medie de recuperare a vnzrilor ((suma datorat de debitori/cifra de
afaceri/365)) - msoar durata medie n zile de recuperare a banilor din vnzri;
- Valoarea facturilor emise i nencasate (valoarea total a facturilor nencasate): arat
datoriile clienilor fa de firm.

f) Indicatorii privind aspectele financiare ale firmei arat oportunitile i pericolele
financiare ale mediului ambiant, din care menionm: nivelul ratei dobnzii, nivelul
impozitului pe profit, nivelul altor impozite i taxe, situaia economic i financiar a
firmelor debitoare, blocajul economic.

2. Domeniul comercial

n acest domeniu se culeg informaii referitoare la:
- nivelul produciei livrate i al stocurilor de produse finite i de materii prime;
- gradul de dezvoltare a marketingului pentru furnizarea de informaii ct mai complete
privind clienii, concurenii, distribuitorii i furnizorii firmei;
- folosirea metodelor de previziune n domeniul vnzrilor;
- studierea corespunztoare a nevoilor consumatorilor nainte de proiectarea i fabricarea
unui nou produs;
- necesitatea firmei de a-i lrgi sau restrnge activitatea, de a intra sau de a iei de pe
anumite segmente de pia;
- elaborarea de studii comparative ntre orientrile firmei i ale principalilor concureni
privind calitatea produselor, preul de vnzare, reeaua de distribuie, formele de promovare;
- suficiena fondurilor prevzute pentru activitile de marketing;
- orientarea firmei privind alegerea raional a furnizorilor;
- folosirea celor mai adecvate forme de depozitare i aprovizionare a locurilor de munc cu
materii prime;
- elaborarea de studii privind posibilitatea de reducere a cheltuielilor de transport pentru
materiile prime;
- cota de pia a firmei i a principalilor concureni;
- intrarea unor noi concureni pe pieele unde acioneaz firma.


162
3. Domeniul produciei

n acest domeniu se culeg date i informaii privind:
- gradul de ndeplinire a planului produciei fizice;
- gradul de utilizare a capacitii de producie;
- nivelul stocurilor de producie neterminat;
- realizarea indicatorilor privind indicatorii calitii;
- raionalitatea procesului tehnologic i a fluxului tehnologic;
- eficacitatea formelor de organizare a produciei n secii i ateliere;
- eficacitatea transportului intern;
- gradul de organizare a activitilor de ntreinere, reparaii, gospodrire energetic,
asigurarea cu scule i aparate de control;
- corelarea capacitii de producie cu cererea;
- corelarea capacitii diferitelor verigi organizatorice;
- pricipalele posibiliti de cretere a gradului de folosire a capacitilor de producie;
- eficiena sistemului de control al calitii produselor;
- aplicarea n cadrul firmei a gestiunii calitii;
- existena unor programe de mbuntire a calitii.

4. Domeniul resurselor umane

n acest domeniu se culeg informaii i date referitoare la:
- realizarea planului privind necesarul de personal i nivelul productivitii muncii;
- realizarea prevederilor privind ctigul mediu;
- indicatorii fluctuaiei i micrii forei de munc;
- respectarea concordanei dintre categoria medie a lucrrilor i nivelul mediu al calificrii
muncitorilor;
- existena unor cursuri de calificare i a unui program de promovare a personalului;
- raionalitatea activitii de selecie a personalului;
- calitatea condiiilor de munc n secii i ateliere.

5. Domeniul cercetrii-dezvoltrii

n acest domeniu se culeg date i informaii referitoare la:
- ponderea produselor noi i modernizate n totalul produciei;
- ponderea produciei fabricate cu tehnologii noi sau modernizate;
- numr de invenii, inovaii i raionalizri propuse i aplicate;
- ponderea i nivelul de calificare a personalului antrenat n activitile de cercetare-
proiectare, invenii, inovaii i raionalizri;
- suficiena informaiilor i resurselor financiare pentru desfurarea eficient a activitilor
de cercetare-dezvoltare;
- pregtirea organizaiei pentru asumarea de riscuri n acest domeniu;
- gradul de informare a organizaiei asupra licenelor, patentelor i mrcilor comerciale
existente n industria n care activeaz;
- nivelul tehnic, tehnologic i introducerea de noi tehnologii n firmele concurente.




163
6. Domeniul managerial

n acest domeniu se culeg informaii privind funciile managementului referitoare la:
a) Previziune : misiunea, scopurile i obiectivele firmei; strategia firmei pe grupe de
produse; rezultatele unor studii de prognoz n domeniul economic, tehnologic, social, politic;
punctele forte i slabe ale concurenilor; alocarea resurselor; folosirea unor metode i tehnici
specifice previziunii.
b) Organizare: structura organizatoric a firmei i documentele de consemnare a acesteia;
respectarea principiilor de proiectare i funcionare a structurii organizatorice; raionalitatea
sistemului informaional; folosirea unor metode, tehnici i instrumente de raionalizare a structurii
organizatorice i a sistemului informaional.
c) Coordonare: integrarea deciziilor pe verticala sistemului managerial; corelarea deciziilor
pe orizontala sistemului managerial; folosirea unor metode pentru coordonare eficient.
d) Antrenarea (implicarea) personalului: stilul de management folosit; principiile i
complexitatea sistemului de acordare a stimulentelor; nivelul moralului managerilor i al
executanilor; folosirea unor metode i tehnici specifice antrenrii personalului.
e) Control-evaluare: sistemul de control financiar; sistemul de control al vnzrilor;
sistemul de control al stocurilor; sistemul de control al calitii produselor; sistemul de control al
costurilor de produce; gradul de relevan i operativitate a informaiilor de control. Totodat se
culeg unele informaii privind capacitatea managerial a firmelor concurente.
Prin compararea sistematic a punctelor forte i slabe, a oportunitilor i ameninrilor
identificate n analiza diagnostic se poate determina situaia n care se afl organizaia i se pot
alege modalitile strategice de aciune. n mod concret acestea se refer la asimilarea de noi
produse, modernizarea produselor existente, introducerea de noi tehnologii, diversificarea
produciei, specializarea, integrarea pe vertical sau orizontal, lrgirea relaiilor de cooperare,
creterea gradului de concentrare a firmei, constituirea de societi mixte, fuziunea cu alte
organizaii etc. n urma comparrii pot rezulta patru modaliti strategice de aciune (fig. 6.1).





















Fig. 6.1. - Graficul analizei-diagnostic
Oportunitatile
mediului
Amenintarile
mediului
Puncte
slabe
Puncte
forte
Cadranul 2

Strategii de redresare
Cadranul 1

Strategie agresiva
Cadranul 3

Strategie defensiva
Cadranul 4

Strategie de diversificare
164
Cadranul 1 reprezint cea mai favorabil situaie, cnd organizaiei i se ivesc mai multe
oportuniti i are puncte forte care o ndreptesc s valorifice oportunitile respective. n aceast
situaie se recomand o strategie de dezvoltare agresiv.
Cadranul 2 prezint o firm creia i se ivesc oportuniti nsemnate, pe care nu le poate
valorifica din cauza slbiciunii interne. n acest caz se va aborda o strategie de redresare n vederea
eliminrii punctelor slabe.
Cadranul 3 reprezint situaia cea mai puin favorabil, n care firma este relativ slab i
trebuie s fac fa unor ameninri majore din partea mediului. n acest caz se impune examinarea,
prin intermediul analizei diagnostic, a posibilitilor de reducere a volumului sau de redirecionare
a activiii sau vnzrilor pe o anumit pia. n acest caz se recomand o strategie defensiv.
Cadranul 4 reprezint situaia n care o firm cu numeroase puncte forte ntlnete un
mediu nefavorabil. n aceast situaie, strategia va folosi punctele forte existente pentru a-i crea
oportuniti n alte domenii de activitate sau pe alte piee i se recomand utilizarea unei strategii
de diversificare.


6.1.3. Etapele-cadru ale analizei-diagnostic

Analiza-diagnostic urmrete ndeplinirea urmtoarelor activiti:
- depistarea aspectelor favorabile care merit s fie extinse sau generalizate;
- prevenirea fenomenelor productoare de dezechilibre structurale sau de tulburri
funcionale;
- gsirea cilor de remediere a eventualelor dezechilibre, deficiene i dificulti puse n
eviden cu ocazia analizei, innd seama de concuren i de obiectivele restructurrii
i privatizrii;
- pregtirea etapelor urmtoare de perfecionare a organizrii i conducerii unitii social-
economice considerate;
- stabilirea nivelului (gradului) de organizare a unitii social-economice respective
(starea de sntate);
- precizarea direciilor de dezvoltare n domeniul organizrii i conducerii (starea de
vitalitate).

Etapele-cadru ale analizei-diagnostic sunt urmtoarele:
Etapa 1 - pregtirea diagnosticului, este o etap pregtitoare n care au loc o serie de
contacte preliminare ntre analiti, conducerea unitii i viitorii colaboratori, n scopul stabilirii
necesitii i oportunitii analizei-diagnostic i a crerii i asigurrii unui climat de ncredere i
nelegere reciproc ntre participani. n aceast etap se consider urmtoarele activiti:
- definirea problemelor i a obiectivelor de urmrit prin analiza-diagnostic;
- formarea echipei de analiz n care, pe lng analitii-consultani externi sunt inclui i
specialiti din cadrul fiecrui subsistem analizat;
- stabilirea metodelor de abordare, a necesarului de materiale auxiliare (agende,
chestionare etc.);
- efectuarea unor investigaii preliminare pentru stabilirea necesarului de date;
- stabilirea planului concret de aciune.
Aceast prim etap se ncheie cu elaborarea unui grafic al aciunii i cu obinerea
acordului din partea beneficiarului privind modul de lucru, termenele, persoanele implicate etc.


165
Etapa 2 - de analiz-evaluare, conine o serie de investigaii analitice finalizate printr-un
studiu-raport de diagnostic, care cuprinde planul de msuri i soluiile propuse. Analiza
documentelor i a informaiilor disponibile permite cunoaterea detaliat i precis a funcionrii
sistemului i a strii acestuia. Pe baza analizei detaliate se pot elabora diferite scenarii credibile de
evaluare. Realizarea acestei etape necesit parcurgerea urmtorilor pai:
p
1
) culegerea datelor, verificarea, sistematizarea i gruparea datelor prin diferite tehnici
statistice, inclusiv prin reprezentri grafice (mai sugestive i mai uor de neles de beneficiari);
p
2
) interpretarea datelor, analiza critic a rezultatelor, discutarea punctelor critice cu
beneficiarul n vederea punerii de acord cu rezultatele obinute din analiza datelor;
p
3
) valorificarea analizei prin elaborarea unor recomandri care trebuie s fie bine justificate
i argumentate pentru a fi acceptate de beneficiar;
p
4
) elaborarea studiului final sau a raportului final de evaluare, care conine planul de
msuri i soluiile propuse, avizate de beneficiar.
Etapa 3 - de post-diagnostic, are n vedere implementarea soluiilor propuse i evaluarea
rezultatelor, avnd ca scop principal verificarea eficienei reale a soluiilor implementate.
Programul de desfurare a unei analize-diagnostic este ilustrat n figura 6.2.
Analiza-diagnostic se ncheie cu elaborarea unui raport final care conine urmtoarele
seciuni:
rezumatul principalelor probleme abordate;
scurt istoric i descrierea succint a unitii social-economice i a sectorului de care
aparine;
politica de marketing, de vnzri i piaa specific unitii analizate;
activiti de aprovizionare, producie i desfacere;
probleme specifice de organizare, conducere i personal;
politici de dezvoltare (investiii realizate, necesare);
probleme financiar-contabile;
analiza avantajelor/punctelor forte, a punctelor slabe, a riscurilor i a oportunitilor;
dreptul de proprietate (teren, cldiri, aspecte juridice);
informaii i surse financiare;
cadrul economic i politic, n special n ceea ce privete oportunitatea investiiilor
pentru investitorii strini.
Fiecare seciune poate s conin o defalcare specific a subobiectivelor n funcie de scopul
analizei, de mijloacele i resursele pe care analitii de sistem le au la dispoziie.
Soluiile propuse de echipa de analiti n raportul final pentru problemele analizate, vor fi n
mod evident dependente de sursele de date utilizate i de informaiile primite de la conducerea
unitii social-economice n timpul desfurrii analizei-diagnostic.

166
Din rapoarte/
documente
Interviuri
Chestionare
Fig. 6.2. Programul de desfasurare a unei analize diagnostic
Solicitare
(initiativa)
Formarea echipei si
organizarea actiunii
Contacte preliminare
cu intreprinderea
Definirea problemei si stabilirea
programului actiunii diagnostic
Pregatirea intreprinderii
Investigarea domeniului si
culegerea datelor
Culegerea directa prin tehnici specifice
(observari, inregistrari)
Sistematizarea datelor, reprezentarea si
descrierea sistemului
Confirmarea realitatii datelor
Analiza critica si relevarea
punctelor tari si slabe
Elaborare recomandari
Documentare si experienta
de specialitate
Avizare de principiu
Elaborare raport diagnostic
Colaborare si actiuni viitoare
Planificarea interventiei
Redactarea raportului
final
Prezentarea si avizarea analizei diagnostic

167
6.1.4. Utilizarea analizei-diagnostic n probleme speciale

Analiza-diagnostic se poate efectua periodic pentru a testa starea i performanele
sistemului sau la solicitarea expres a a managerului atunci cnd se constat o diminuare a
performanelor, unele disfuncionaliti, perturbaii externe puternice etc. De asemenea, analiza-
diagnostic se poate face pentru stabilirea perspectivelor unei uniti social-economice sau pentru
evaluarea acesteia, n cazul apariiei unor evenimente specifice economiei de pia cum ar fi:
participarea la burs, vnzarea parial a unor active, schimbarea capitalului, emisiuni de noi titluri
de proprietate sau de aciuni, lichidarea firmei n caz de faliment etc.
n cazul evalurii unei firme principalele etape ale analizei-diagnostic au n vedere
pregtirea raportului-diagnostic (conine bilanul i contul de profit i pierderi pe ultimii 2-3 ani,
proiectarea chestionarelor i a altor tehnici de colectare a datelor, pregtirea personalului pentru a
participa activ la colectarea datelor), analiza i evaluarea strii firmei i a funcionrii acesteia pe
baza documentelor i a informaiilor existente i redactarea raportului de evaluare.
Beneficiarii principali ai unor astfel de rapoarte de evaluare sunt de regul societile
comerciale care scot la vnzare active, persoanele juridice sau fizice participante la tranzacii,
instituiile i organismele publice, cumprtorii de valori mobiliare (aciuni, obligaiuni), instanele
judectoreti etc. n acest caz, obiectivul global al analizei-diagnostic este reflectat n raportul de
evaluare elaborat de echipa de analiti de sistem, care conine urmtoarele elemente:
- prezentarea metodelor de evaluare utilizate n analiz i justificarea alegerii lor;
- descrierea scenariilor de evaluare (pesimiste, cele mai probabile, optimiste), precum i a
condiiilor de baz i a ipotezelor tehnico-economice corespunztoare;
- specificarea principalelor surse de date i informaii utilizate, explicitarea calculelor i a
rezultatelor obinute;
- prezentarea concluziilor i a recomandrilor formulate n funcie de scopurile analizei i
de opiunile beneficiarului.
n procesul de restructurare a societilor comerciale, analiza-diagnostic reprezint o etap
important prin care se urmrete mbuntirea activitilor, a rezultatelor economico-financiare i
creterea lichiditilor. n acest context analiza-diagnostic cuprinde urmtoarele elemente:
a. analiza structurii de afaceri a societii comerciale, care are n vedere analiza
activitilor de cercetare-dezvoltare (capacitatea de dezvoltare), aprovizionare (structura
furnizorilor), producie (concepia produselor i a produciei), marketing (canale de distribuie,
servicii pentru clieni, publicitate) i de management (sisteme decizionale);
b. analiza ndeplinirii obiectivelor privind vnzrile, care include analiza de pia i analiza
concurenei;
c. analiza costurilor, care se refer la structura costurilor i la principalii factori care
determin costurile;
d. analiza profitului, care are n vedere profitul din activitatea realizat, rezultatul obinut pe
perioada considerat i fluxul de lichiditi;
e. analiza structurii financiare, se refer la cerinele de finanare i la sursele de finanare
utilizate.
Analiza-diagnostic poate fi utilizat i n analiza strategic pentru poiectarea variantelor de
restructurare raional a societilor comerciale i n acest caz urmrete:
- reliefarea punctelor forte i a punctelor slabe;
- evidenierea oportunitilor i a riscurilor;
- determinarea factorilor-cheie de succes;
- stabilirea programului de aciuni.

168
n managementul resurselor umane, analiza-diagnostic poate fi considerat simultan:
un proces complex prin care sunt evideniate legturile cauz-efect i care solicit un
nivel superior de calificare a resurselor umane;
un rezultat ce semnific un bilan previzional care cuprinde msuri imediate i de
perspectiv;
un instrument prin care se face un "examen anatomic i fiziologic" n vederea
proiectrii unor soluii pentru perfecionarea i organizarea conducerii;
o prim etap n creterea fiabilitii sistemelor de organizare i conducere a
ntreprinderii. Celelalte etape au n vedere proiectarea unor soluii de organizare i
conducere, implementarea soluiei acceptate, ntreinerea soluiei de organizare i
conducere.
De asemenea, analiza-diagnostic poate fi utilizat cu succes i n managementul crizelor.
Principalele cauze de intrare n criz a unei societi comerciale sunt urmtoarele:
cererea regresiv a produselor pe piaa intern;
reducerea posibilitilor de export prin devalorizarea continu a monedei naionale,
creterea costurilor, sporirea taxelor vamale, concurena prin dumping etc;
fluctuaii de conjunctur defavorabile n propria ramur de activitate i n celelalte
ramuri din care fac parte clienii de baz;
schimbri ale tehnologiei de producie;
modificri ale legislaiei privind societile comerciale, protecia mediului, regimul
inveniilor strine;
creterea preurilor la materiile prime, combustibili, energie, transport, piese de schimb;
lichiditi insuficiente (criza de lichiditi) datorate capitalului propriu redus, politicii
dobnzilor ridicate, finanrii interne a desfacerii etc.;
utilizarea unor metode de organizare i de management necorespunztoare;
planificarea afacerilor pe termen mediu i lung pe baza unei cercetri superficiale;
lansarea n proiecte mari fr evaluarea corespunztoare a riscurilor etc.
Diagnosticarea crizelor are n vedere stabilirea nivelului la care se manifest criza (micro,
macroeconomie), durata crizei (scurt, lung) i determinarea principalelor cauze care au generat
criza. Atunci cnd cauzele crizei provin din interiorul organizaiei trebuie analizate n mod
amnunit punctele slabe i domeniile susceptibile de mbuntire din cadrul acesteia.
De exemplu, lipsa de lichiditi poate fi cauzat de: criza de expansiune (dezvoltare prea
rapid); criza de restrngere, care duce la scderea brusc a cifrei de afaceri datorit unor produse
mai bune i mai ieftine lansate de firmele concurente (PC-uri, echipamente performante de
birotic); crize datorate influenelor negative provenite de la partenerii de afaceri (apariia unor
insolvabiliti n lan n perioade de recesiune economic).
Pentru depirea crizei trebuie elaborat din vreme un plan de criz pentru a se putea
aciona potrivit situaiei concrete create printr-o serie de msuri ce trebuie luate n domeniile:
- desfacere: publicitate, vnzri speciale, produse/servicii noi, ajutoare de finanare;
- personal: disponibilizri, transferuri, eliminarea sporurilor de salarii, reducerea
programului de lucru;
- reducerea costurilor: reducerea consumurilor de materiale, selectarea unor furnizori mai
convenabili, renegocierea preurilor, reducerea costurilor fixe;
- asigurarea lichiditilor: urgentarea ncasrii creanelor, creterea capitalului prin
emiterea de aciuni, creterea capitalului depus de asociai, noi mprumuturi;
- cooperare i fuzionare: extinderea colaborrilor n vederea consolidrii poziiei pe pia,
cooperare mai strns cu diveri parteneri n aprovizionare, cercetare-dezvoltare etc.

169
Dac nu exist un plan de criz sau acesta este inadecvat situaiei concrete, se formeaz un
stat major, format din efi de sectoare, manageri i specialiti n domeniu, cruia i revin
urmtoarele sarcini:
obinerea informaiilor necesare pentru aprecierea ct mai exact a situaiei reale;
analiza - diagnostic a situaiei concrete pentru recunoaterea cauzelor reale ale
declanrii crizei;
elaborarea rapid a unui plan de aciune pentru rezolvarea crizei;
impulsionarea deciziilor i urmrirea rezultatelor printr-un control cost - beneficiu.
Managementul crizei presupune elaborarea unui plan de aciune n conformitate cu cauzele
crizei, realizarea ntocmai a programului de aciune pentru depirea crizei i urmrirea rezultatelor.
Un management modern poate s previn i chiar s mpiedice apariia crizelor printr-o planificare
previzional a activitilor i o dirijare a profiturilor, printr-o organizare de tip controlling, precum
i printr-un control al investiiilor i costurilor pe termen scurt i mediu.
Prevenirea crizei este n mod evident mult mai eficient dect terapia crizei.


6.2. Metodologii informaional-decizionale de analiz i proiectare a
sistemelor economice

6.2.1. Caracteristicile metodologiilor informaional-decizionale

Principalele caracteristici structurale i funcionale ale unei uniti economice pot fi
sintetizate prin considerarea sistemelor ce constituie componentele de baz ale acesteia i anume:
a. sistemul productiv/logistic, care cuprinde resursele materiale i umane, procesele
tehnologice, tehnologiile de fabricaie i fluxurile materiale ce se genereaz n cadrul sistemului;
b. sistemul informaional-decizional, care este o component a sistemului de management
(alturi de sistemul organizatoric i cel de metode i tehnici de management) i include totalitatea
datelor i informaiilor, a procedurilor de prelucrare a acestora, circuitelor i fluxurilor
informaionale, precum i a proceselor necesare elaborrii i fundamentrii deciziilor menite s
asigure suportul informaional-decizional la toate nivelele de conducere n vederea ndeplinirii
obiectivelor programate;
c. sistemul relaiilor umane, ce acoper domenii incluse n managementul resurselor umane
i are n vedere motivaiile personale i de grup, evaluarea, perfecionarea i promovarea
personalului, perfecionarea raporturilor conductor-subordonai, mbuntirea relaiilor patronat-
sindicate, aspecte psihosociologice etc.
Metodologiile de analiz sistemic i ndreapt cu precdere preocuprile asupra sistemului
informaional-decizional al unitii economice, ignornd sau considernd ntr-o mic msur
aspecte relevante ale celorlalte sisteme, inclusiv problema relaiilor umane din sistem.
Includerea n domeniul de investigare i a celorlalte sisteme va conduce la posibilitatea
studierii i rezolvrii globale a tuturor problemelor cu care se confrunt unitile economice.
Metodologiile informaional-decizionale au ca scop perfecionarea activitilor sistemului
analizat conform cu obiectivele sale de baz, n timp ce metodologiile de proiectare a sistemelor
informatice, fr a ignora acest scop, urmresc n primul rnd introducerea i folosirea eficient a
tehnicii de calcul. Din acest motiv, cele dou tipuri de metodologii nu trebuie contrapuse, ele se
completeaz reciproc, n sensul c proiectarea sistemului informatic trebuie realizat pe baza
concluziilor obinute dup o analiz informaional-decizional complet.


17O
n acelai timp este necesar ca n etapele de analiz i proiectare, metodologiile
informaional-decizionale s aib n vedere corelarea aspectelor relevante cu cerinele de soft i
hard ale sistemului studiat.
Metodologiile informaional-decizionale se axeaz pe problemele majore ale sistemelor
economice, identific i analizeaz fluxurile informaional-decizionale existente, le optimizeaz i
pe aceast baz se proiecteaz un nou sistem cu performane superioare. De asemenea, aceste
metodologii au n vedere abordarea integrat a aplicaiilor care asigur funcionarea unitii
economice, utiliznd tehnici i metode de analiz i sintez a sistemelor. Deoarece se bazeaz pe o
abordare sistemic complex, multidisciplinar, aceste metodologii necesit folosirea unor
specialiti (analiti, proiectani, programatori), precum i munca n echip.
Metodologiile informaional-decizionale sunt structurate n raport cu obiectul de studiu n
dou clase distincte:
a) metodologii ameliorative, care pe baza analizei sistemului existent identific
imperfeciunile urmrete creterea performanelor sale prin reproiectare, folosind n acest scop o
serie de criterii i tehnici de mbuntire;
b) metodologii constructive, care se pot aplica i sistemelor existente dar sunt specifice
pentru sistemele definite/prefigurate doar prin obiectivele sale. Ele urmresc proiectarea unui nou
sistem eficient, plecnd de la informaiile de ieire deduse din obiectivele de baz ale sistemului i
pun un accent deosebit pe analiza decizional a proceselor.
Caracteristicile de baz, comune, ale celor dou tipuri de metodologii sunt: organizarea
minuioas a activitilor din cadrul analizei, primatul obiectivelor sistemului i orientarea analizei
ctre realizarea acestora, focalizarea preocuprilor asupra proceselor informaional-decizionale i a
conexiunilor dintre ele, precum i faptul c aceste metodologii se menin la nivelul unor prescripii
practice i mai puin teoretice, avnd un pronunat caracter aplicativ.
Totodat, aceste metodologii au i particulariti specifice care le deosebesc esenial. Astfel,
n timp ce metodologiile ameliorative in seama de obiective prin aplicare unor criterii de
raionalitate n analiza critic a sistemului existent, metodologiile constructive elaboreaz reeaua
informaional-decizional pornind direct de la obiectivele sistemului, fapt ce permite o reflectare
mai exact a acestora n procedurile informaional-decizionale care se construiesc.


6.2.2. Metodologiile ameliorative

Metodologiile ameliorative pornesc de la analiza situaiei existente a organizaiei
economice, pe baza creia se pot realiza mbuntiri succesive finalizate prin construirea unui nou
proiect al sistemului cu performane superioare. Aceste metodologii, frecvent utilizate n practic,
au un evident caracter operaional i se definesc prin etape, subetape i pai de analiz i proiectare,
care se vor descrie succint n continuare.
Etapa 1. Studii preliminare, este etapa prin care ncepe analiza informaional-decizional
a strii sistemului, denumit uneori i analiz-diagnostic sau studiu de oportunitate.
Pas 0. Rezolvarea unor probleme organizatorice:
Se precizeaz importana actului oficial de colaborare care expliciteaz decizia conducerii
unitii beneficiare privind nceperea aciunii de analiz i proiectare a sistemului. Prin acest act se
stabilesc: componena colectivelor de analiz i proiectare, responsabilul ntregii aciuni, atribuiile
i responsabilitile fiecrei persoane, relaiile cu personalul unitii, programul de aciune,
obiectivele analizei de sistem formulate de beneficiar etc. Deoarece de multe ori se propun
obiective formulate ambigue, o prim sarcin a analistului este s redefineasc riguros obiectivele
i n funcie de ele s delimiteze corect graniele investigaiei.

171
Pas 1. Cunoaterea general a sistemului economic:
n acest pas se culeg o serie de informaii utile privind dinamica principalilor indicatori
tehnico-economici i financiar-contabili (cifra de afaceri, randamentul capitalului, profitul brut,
profitul net, creterea lichiditilor), indicatori din domeniul produiei (indicatorii calitii, gradul
de realizare a planului produciei fizice, gradul de utilizare a capacitilor de producie), din
domeniul comercial (nivelul produciei livrate, nivelul stocului de produse finite i de materii
prime, cota de pia a firmei), din domeniul resurselor umane (nivelul productivitii muncii,
fluctuaia forei de munc, calitatea condiiilor de munc), din domeniul cercetarii-dezvoltrii
(ponderea produselor noi i modernizate, ponderea produciei fabricate cu utilaje noi/modernizate,
invenii/inovaii propuse i aplicate), precum i din domeniul managerial (previziuni, organizare,
coordonare, antrenarea personalului, control-evaluare).
Informaiile obinute ofer o imagine sintetic a activitilor sistemului economic n special
din punct de vedere al perspectivelor sale de dezvoltare i sunt necesare pentru realizarea unei
analize detaliate ulterioare.
Acest pas include i stabilirea unor relaii de colaborare ntre personalul unitii beneficiare
i echipa de analiz-proiectare, care s faciliteze realizarea obiectivelor.
Pas 2. Analiza structurii organizatorice a unitii economice:
O astfel de analiz are ca rezultat elaborarea unei organigrame a relaiilor ierarhice din
cadrul unitii economice i poate fi inclus, mpreun cu alte date colectate n pasul anterior, ntr-
un formular care sintetizeaz structura i caracteristicile generale ale unitii.
Pas 3. Definirea subsistemelor componente ale sistemului analizat, a aplicaiilor sau
grupelor de activiti ce aparin fiecrui subsistem:
n acest pas sunt utilizate metode de structurare a sistemului dup criterii instituionale,
teritoriale, funcionale, de organizare etc., n scopul definirii principalelor subsisteme componente
necesare din punct de vedere al analizei. Pentru o ntreprindere industrial se pot identifica
urmtoarele subsisteme: aprovizionarea tehnico-material, producia, desfacerea produselor,
investiii, cercetare-dezvoltare, personal, financiar-contabil etc.
Criteriile utilizate n definirea subsistemelor trebuie s in seama de dimensiunea,
complexitatea i specificul sistemului analizat, de profunzimea i obiectivele analizei, de resursele
materiale, financiare i de timp disonibile, de gradul de relevan al subsistemelor evideniate etc.
n cadrul fiecrui subsistem trebuie stabilite grupele de activiti sau aplicaii ce formeaz unitatea
operaional, precum i procesele complexe ce pot fi identificate prin obiective i proceduri
specifice subsistemului investigat (analiz funcional).
De exemplu, utiliznd procedeul de decompoziie structural-funcional pentru subsistemul
de revizii-reparaii pot fi puse n eviden urmtoarele aplicaii:
evidena fondurilor fixe din dotare;
planificarea anual a reparaiilor i reviziilor generale;
planificarea necesarului de piese de schimb;
programarea lunar a reviziilor i reparaiilor;
evidena financiar-contabil a lucrrilor de revizii i reparaii.
Procednd n mod similar, subsistemul de aprovizionare-desfacere se poate structura n
urmtoarele aplicaii:
fundamentarea (calculul) necesarului de aprovizionat;
planificarea aprovizionrii i a desfacerii;
urmrirea derulrii contractelor cu furnizorii i beneficiarii;
gestiunea stocurilor de materii prime, materiale, produse finite etc.
Stabilirea principalelor subsisteme, grupe de activiti i aplicaii finalizeaz n fapt
cunoaterea unitii economice de ctre echipa de analiti.
172
Pas 4. Selectarea aplicaiilor necesare pentru proiectarea noului sistem:
Necesitatea unei astfel de decizii este datorat att limitrilor de resurse (umane, financiare,
dotare ealonat cu echipamente, timp), ct i unor necesiti practice de realizare treptat a unor
modificri. Decizia aparine conducerii unitii beneficiare, n general selectndu-se pentru prima
urgen cca. 20-25% din aplicaiile identificate, celelalte alctuind un portofoliu pentru realizarea
unor viitoare analize de sistem.
Pas 5. Estimarea i ealonarea eforturilor necesare desfurrii analizei de sistem:
Realizarea acestui pas revine n exclusivitate echipei de analiti, care va ine seama de
restriciile de tip cost-durat privind activitile, exprimate de conducerea unitii. Se vor utiliza
metode analiz drumului critic, timp-cost/resurse pentru a obine costul total estimat al eforturilor
de analiz i programul calendaristic al lucrrilorprezentat sub forma unui grafic.
Pas 6. Elaborarea studiului de oportunitate al analizei de sistem:
Studiul elaborat reprezint diagnosticul informaional-decizional al analizei, care, fr s
anticipeze prematur soluii la nivelul ntregului proiect, formuleaz numai unele propuneri de
organizare i desfurare a analizei de sistem, pe baza datelor culese i a materialelor elaborate n
paii anteriori.
Un studiu de diagnostic cu rezultat negativ poate s conduc la oprirea analizei pentru
aplicaia respectiv, reactivnd o alt aplicaie din portofoliu, sau chiar la anularea ntregii aciuni
de analiz de sistem.
Prima etap se ncheie cu avizarea de ctre beneficiarul studiului de analiz i proiectare a
documentelor elaborate, a concluziilor i a propunerilor formulate n studiul preliminar.

Etapa 2. Studii operaionale
Obiectivul acestei etape l constituie cunoaterea n detaliu, de ctre echipa de analiti, a
caracteristicilor informaional-decizionale ale fiecrei aplicaii selectate n prima etap pentru
analiz.
Pentru fiecare aplicaie n parte sunt prezentate n detaliu aspecte legate de modul n care se
desfoar n prezent procesele de elaborare a informaiilor, circulaia i prelucrarea lor, precum i
mecanismul de luare a deciziilor.
Echipa de analiti trebuie s aib un rol activ n cunoaterea sistemului existent,
implicndu-se efectiv n cunoaterea proceselor studiate la nivelul fiecrei aplicaii.
Fiecare proces este descris printr-o simbolistic adecvat cu ajutorul creia s se poat
descifra procesul respectiv pentru a fi supus unei analize critice n vederea mbuntirii sale.
Analistul de sistem trebuie s neleag n detaliu obiectivele aplicaiei i comportamentul
informaional-decizional al personalului care asigur funcionarea aplicaiei astfel nct s fie n
msur s execute el nsui activitile analizate.
Aceasta reprezint de fapt metodologia de esfurare a studiilor operaionale la nivelul
fiecrei aplicaii.
Etapa de studii operaionalese compune din dou subetape puternic corelate.
Subetapa 2.1. Releveul informaional-decizional al situaiei existente
Pas 1. Adoptarea unor msuri organizatorice, vizeaz largirea echipei de analiz prin
cooptarea unor factori de decizie sau specialiti din compartimentele analizate i asigurarea
condiiilor necesare desfurrii n bune condiiuni a analizei (dotare, documentare, precizarea
relaiilor dintre analiti i personalul unitii beneficiare etc.).
Pas 2. Redetalierea sistemului n aplicaii sau grupe de activiti
n acest pas sunt reluate constatrile fcute n prima etap privind subsistemele i aplicaiile
care fac n continuare obiectul analizei, n scopul redetalierii acestora n grupe de activiti i
aplicaii ct mai echilibrate.

173
Pas 3. Releveul de ansamblu
Acest pas const n stabilirea provizorie a fluxului informaional-decizional pentru fiecare
aplicaie, att prin descompunerea acesteia n activiti ce consum timp i resurse specifice, ct i
prin discuii directe ntre analist i responsabilii de aplicaii.
Pentru reprezentarea grafic a circuitului informaional-decizional, analistul de sistem
construiete o organigram a grupei de activiti, care are forma unei grile cu dubl intrare i
folosete o simbolistic adecvat. Fiecare coloan reprezint o activitate productiv, informaional-
decizional sau mixt, iar fiecare linie indic executantul direct al activitii respective.
Simbolurile specifice utilizate asigur reprezentarea distinct a tipurilor de activiti a
blocurilor de decizie, a tipurilor de operaii sau documente, a relaiilor de preceden etc.
Pas 4. Releveul informaional-decizional detaliat
Fiecare activitate din organigram este reluat i unei analize detaliate n urma creia se
obine un nou document analitic denumit fia activitii, care conine: denumirea i codul
activitii, momentul efecturii activitii, numrul mediu de operaii pe unitatea de timp, scopul
activitii etc. Cu acest prilej se expliciteaz logica proceselor decizionale identificate i se descriu
procesele informaionale sub toate aspectele (generare, suport informaional, comunicare, resurse
necesare, durate operaii etc.). Pentru fiecare fi se nregistreaz observaii critice referitoare la:
inexistena prelucrrii sistematice a informaiilor i documentelor, lipsa unor evidene statistice,
existena unor aciuni i documente improvizate, existena unor decizii nefundamentate, existena
unor circuite informaional-decizionale redundante sau paralele avnd aceeai finalitate, modul de
prelucrare a informaiilor i de organizare a sistemului de informare etc.
Pas 5. Semnalarea interdependenelor cu alte aplicaii i sisteme
n acest pas se pune problema corelrii releveelor detaliate efectuate pentru fiecare aplicaie
n vederea eliminrii interferenelor care pot apare n special ntre aplicaiile aceluiai subsistem.
Acest lucru este posibil prin programarea unor consftuiri periodice la intervale scurte de timp, care
asigur o comunicare continu ntre analiti i responsabilii de aplicaii, o informare reciproc i o
colaborare mai bun ntre analiti, precum i executarea unui control riguros pe faze de execuie de
ctre responsabilul echipei de analiz.
Subetapa 2.2. Definitivarea obiectivelor sistemului
Scopul principal ale acestei subetape const n formularea unor prime concluzii asupra
descrierilor efectuate privind subsistemele i aplicaiile analizate n vederea redefinirii obiectivelor
sistemului analizat. Reformularea obiectivelor se refer att la obiectivele generale ale sistemului,
deduse din conexiunile n care se afl cu mediul su, ct i la obiectivele specifice situaiei
existente, ale subsistemelor i aplicaiilor, deduse printr-o procedur de decompoziie ierarhic i
prin analiza tendinelor manifestate n cadrul acestora.
Definitivarea i formularea precis a obiectivelor este esenial pentru mersul analizei
ulterioare i trebuie s se fac pe baza unei analize critice atente, printr-un dialog continuu ntre
analiti i conducerea unitii beneficiare.
Aceast etap se finalizeaz prin redactarea unui raport care conine un rezumat al
concluziilor rezultate din studiile operaionalei propuneri ce vizeaz continuarea analizei de
sistem. Raportul se supune avizrii conducerii i specialitilor din unitatea beneficiar.

Etapa 3. Proiectarea noului sistem include la rndul ei dou subetape corespunztoare
gradului de rezoluie al soluiilor, de principiu i de detaliu, elaborate.
Subetapa 3.1. Elaborarea soluiei de principiu (de ansamblu)
n aceast subetap se face o analiz critic aprofundat a fiecrei aplicaii n parte, att la
nivel de ansamblu ct i pe activiti componente, bazat pe releveul sistemului existent i pe
informaiile i observaiile critice obinute n etapele anterioare.

174
n acest scop se folosesc criterii de raionalitate cu ajutorul crora se aprofundeaz
constatrile critice i se contureaz soluia de ansamblu, iar n subetapa urmtoare se formuleaz
soluia de detaliu a proiectului.
Definirea i utilizarea unor criterii de raionalitate, izvorte din practica analizei de sistem,
constituie o caracteristic a metodologiilor ameliorative i faciliteaz ptrunderea cunoaterii n
intimitatea proceselor informaional-decizionale. Aceste criterii nu sunt formulate riguros, au un
caracter relativ putnd fi completate i se refer la:
- compararea obiectivelor fiecrei aplicaii cu obiectivele generale ale sistemului n vederea
eliminrii celor neconcordante sau contradictorii i a activitilor corespunztoare acestora. n acest
scop se poate utiliza conceptul de graf bipartit, n care o mulime de noduri reprezint obiectivele
sistemului, iar cealalt mulime reprezint obiectivele aplicaiilor, concordana dintre ele fiind
reprezentat prin arce. n acest fel, nodurile izolate, care semnific obiective particulare ale
aplicaiilor, pot fi eliminate;
- respectarea principiului excepiei, prin care se asigur eliminarea informaiilor care nu
aduc elemente funcionale noi fa de strile cunoscute sau previzionate;
- asigurarea informaiei de control (feed-back), n sensul c o nou decizie necesit
informaii de control privind realizarea deciziilor anterioare, pentru reglarea sistemului;
- asigurarea nregistrrii unice a informaiilor n scopul utilizrii multiple a acestora, prin
proiectarea unor sisteme informatice integrate i a unor baze de date adecvate/unice;
- verificarea calitii informaiilor utilizate (pertinente, claritate, exactitate, acuratee,
oportunitate etc.);
- justificarea necesitii fiecrei activiti la nivelul fluxului informaional n scopul
eliminrii celor redundante;
- repartizarea corect a activitilor pe compartimente i pe responsabili lund n
considerare experiena, specificul activitii, aspecte ergonomice, psihosociale .a.;
- efectuarea activitilor la momente optime n cadrul rezervelor de timp, determinate n
funcie de intercondiionrile dintre activiti prin utilizarea metodelor ADC;
- definirea corect i complet a problemei decizionale, alegerea celor mai potrivite criterii
i metode de modelare i de adoptare a deciziilor;
- examinarea eficienei medii i a profitabilitii soluiilor propuse cu ajutorul unor
indicatori specifici, .a.m.d.
Utilizarea criteriilor de raionalitate vizeaz mbuntirea soluiilor conturate prin
efectuarea analizei critice la nivelul organigramei grupelor de activiti, pe baza creia se poate
elabora schema general a soluiei de ansamblu, care trebuie corectat cu proiectul informatic al
noului sistem.
Soluia de ansamblu poate fi reprezentat sub forma unui studiu tehnico-economic ce va fi
supus spre avizare conducerii unitii beneficiare.
Subetapa 3.2. Elaborarea soluiei de detaliu, reprezint faza propriu-zis de proiectare i
const ntr-o tratare mai detaliat a constatrilor obinute n subetapa anterioar. Sunt analizate i
definitivate fluxurile informaional-decizionale ale noului sistem prin aplicarea concret, riguroas
a criteriilor de raionalitate la nivelul activitilor.
n acest fel, pentru fiecare activitate pot fi puse n eviden eventualele deficiene constatate
precum i soluiile propuse de echipa de analiz, care constituie elemente importante ale proiectului
de detaliu. Reproiectarea sistemului poate s conduc la modificarea, apariia sau dispariia unor
atribuii i sarcini individuale, aceste implicaii mergnd chiar pn la nivel de compartimente.
n paralel cu elaborarea soluiei de detaliu se face i o analiz informatic a sistemului care
include: analiza de ansamblu i detalierea soluiei informatice; analiza surselor de date; analiza
detaliat a problemelor, scrierea programelor i testarea lor etc.

175
Aceast subetap se ncheie cu redactarea proiectului informaional-decizional al noului
sistem care conine pe lng documentele elaborate, texte explicative, calcule de eficien i
elemente specifice proiectului informatic (surse de date, programe, exemple de control, instruciuni
de utilizare etc.).
Dup avizarea proiectului noului sistem, se trece la experimentarea acestuia (utiliznd de
obicei tehnica funcionrii n paralel cu vechiul sistem) i apoi la implementarea i funcionarea n
regim normal a noului sistem, echipa de analiz i proiectare asigurnd asistena necesar i
service-ul de specialitate conform clauzelor contractuale.
Metodologiile ameliorative au i unele dezavantaje din care amintim:
- durata relativ mare necesar pentru cunoaterea sistemului actual, faciliteaz creterea
riscului apariiei unor modificri pe parcurs n sistem, ceea ce poate conduce la elaborarea unui
proiect pentru o situaie care nu mai este actual;
- caracterul provizoriu, mai puin riguros al criteriilor de raionalitate conduce la un anumit
grad de empirism al metodelor de analiz critic i de proiectare informaional-decizional;
- lipsa unei adaptabiliti la schimbrile imprevizibile ale mediului.
Dei au aceste deficiene, rezultatele obinute n analiza i proiectarea unor sisteme
informaional-decizionale la nivel de ntreprindere (aprovizionare-desfacere, programarea operativ
a produciei, revizii-reparaii, gestiunea stocurilor, investiii, cercetare-dezvoltare etc.), confirm
utilitatea practic deosebit a metodologiilor ameliorative.


6.2.3. Metodologii constructive

Cea mai reprezentativ metodologie de tip constructiv este metoda aval-amonte elaborat
de A. Delville, care a afirmat c fundamentul pe care trebuie construit sistemul de elaborare,
circulaie i prelucrare a informaiei o reprezint activitile materiale care concretizeaz obiectivele
ntreprinderii. Acesta este de fapt principiul fundamental al metodei, care este remarcabil prin
originalitatea i claritatea ideilor, precum i prin posibilitile sale de aplicare n practic.
Etapele-cadru ale acestor metodologii au n vedere: delimitarea domeniului investigat i
releveul proceselor de baz ale sistemului analizat; stabilirea necesarului de informaii i a
principalelor prelucrri ale acestora pentru fiecare proces de baz; implementarea sistemului
proiectat sub aspect informatic. n continuare prezentm succint principalele etape i pai dup care
se desfoar o metologie de analiz i proiectare de tip constructiv.

Etapa 1. Analiza informaional a unitii economice poate fi declanat datorit uneia
sau mai multora dintre urmtoarele cauze:
- crearea, modificarea sau suprimarea unor activiti tehnice prin nfiinarea unei firme,
lansarea n fabricaie a unui nou produs, desfiinarea prin comasarea a unor firme etc;
- modificarea unor condiii interne/externe care influeneaz organizarea informaional-
decizional (noi dispoziii legale, reorganizri, apariia/dispariia unor piee, creterea competiiei,
schimbarea strategiei, embargou etc.);
- existena unor defeciuni n organizarea informaional-decizional (decizii ineficiente,
informare incomplet i cu ntrziere la diferite nivele, cheltuieli mari cu aparatul tehnico-
administrativ, pierderi de informaii .a.);
- schimbri n natura resursei de informare (nvechirea echipamentului existent, apariia
unor noi echipamente, tehnologii i faciliti informatice, schimbarea preurilor etc.);
- timp relativ ndelungat de la efectuarea ultimei analize informaional-decizionale etc.


176
Prima etap conine urmtorii pai:
Pas 1. Delimitarea domeniului investigat, depinde de efectivele de analiti disponibili, de
timpul afectat analizei, principiile metodologice specifice domeniului investigat, obligaiile legale
i contractuale, opiniile unor manageri etc. Pentru delimitarea domeniului, A. Delville compar n
mod sugestiv reeaua informaional cu un nvod i stabilete trei nivele de analiz i proiectare
informaional: problema iniial sau zona restrns (ochiuri rupte), zona lrgit (include i
ochiurile foarte slbite) i zona foarte extins (include i ochiuri puin slbite). Practic, n acest pas
se stabilesc aplicaiile i subsistemelor care vor fi supuse analizei.
Pas 2. Stabilirea obiectivelor analizei, derivate din obiectivele organizaiei, la nceput ntr-o
form general (de exemplu, "Problema reorganizrii reviziilor i reparaiilor"), apoi, pe msura
aprofundrii analizei, reformulate mai riguros i n detaliu (de exemplu, "Proiectarea unui sistem
automat pentru conducerea i organizarea reviziilor i reparaiilor").
Pas 3. Determinarea proceselor de baz ale organizaiei, reprezint un pas important al
primei etape, procesele de baz fiind definite ca activiti care necesit pentru desfurarea lor
normal o serie de informaii rezultate din efectuarea unor procese decizionale.
De exemplu, aprovizionarea, producia, stocarea, desfacerea, transportul, ntreinere i
reparaii etc., sunt considerate procese de baz pentru o ntreprindere productiv.
Identificarea proceselor de baz se face prin aplicarea repetat a unei ntrebri-tip ("de ce?")
prin care s se justifice unele procese informaional-decizionale, avnd n vedere i perspectiva
dezvoltrii unitii economice. Tehnica uzual de reprezentare a proceselor de baz este graful
ADC care red succesiunea logic a proceselor i specific totodat, compartimentele funcionale
de care aparin.
Pas 4. Estimarea frecvenelor caracteristice ale proceselor de baz: de exemplu, pentru
"fabricaie": numrul/cantitatea de produse finite n unitatea de timp; pentru "stocare": numrul i
cantitatea de materiale ce intr i ies din gestiune .a.m.d.
Pas 5. Analiza critic a proceselor de baz identificate ncheie prima etap i presupune
colaborarea echipei de analiti cu specialiti de profil din domeniile analizate.

Etapa 2. Construirea "cascadei informaionale"
Ideea central a acestei metodologii este construirea cascadei informaionale pe baza
analogiei dintre procesele de baz (tehnologice) i cele administrative (informaional-decizionale)
care au loc ntr-o ntreprindere, cu un sistem hidraulic n cascad n care, bazinelor de acumulare le
corespund procesele administrative, cderilor de ap le corespund transmiterile de informaii iar
turbinelor, puse n micare de cderile de ap, le corespund procesele de baz.
Proiectarea reelei informaionale echivaleaz cu construirea cascadei informaionale
plecnd din aval spre amonte, determinndu-se n acest fel cerinele informaionale i procesele
administrative care genereaz informaiile respective. Limitele aval sunt reprezentate de procesele
de baz de la care se ncepe proiectarea reelei, indiferent dac aparin sau nu domeniului analizat,
iar limitele amonte sunt determinate de procesele de baz care mai pot fi analizate n funcie de
resursele i timpul disponibil. Pentru fiecare proces de baz se ntocmete o fi de analiz, care
conine subsistemul care execut procesul analizat, informaiile necesare pentru desfurarea
normal a procesului i procesele de baz sau administrative care le genereaz. Apoi, urmrind
ntreaga reea din aval spre amonte, se analizeaz procesele identificate i se ntocmete pentru
fiecare proces cte o nou fi n care se vor nscrie i informaiile rezultate, determinnd n final
fluxul informaional i procesele administrative (decizionale) necesare.
Procesul de analiz - proiectare are un caracter constructiv, n sensul c analitii elaboreaz
soluiile pe baza unor criterii de raionalitate i eficien, sunt evideniate procedeele existente n
scopul prelurii n noul sistem a celor viabile, descrierea sistemului existent se face n paralel cu
proiectarea noului sistem, n acest fel rezultnd substaniale economii de timp.
177
De asemenea, n echip sunt cooptai specialiti din subsistemul analizat, cooperarea
analiti-specialiti fiind o caracteristic a metodei aval-amonte.
Specific metodei lui Delville este faptul c dei recomand identificarea i proiectarea
proceselor administrative (decizionale), nu detaliaz mecanismul decizional i nu utilizeaz
procedee moderne de modelare a deciziilor.

Etapa 3. Rezolvarea unor probleme cu caracter tehnic privind dotarea cu
echipamente i a unor aspecte administrative
Obiectivul principal al acestei etape l constitue selectarea mijloacelor necesare pentru
implementarea soluiei proiectate care necesit: inventarierea soluiilor posibile privind dotarea,
stabilirea criteriilor de selecie, eliminarea succesiv a soluiilor dezavantajoase, determinarea
soluiei optime de dotare sub aspect hard i soft.
Proiectul noului sistem poate primi retuuri sau poate fi necesar chiar reluarea analizei de
la etapa anterioar datorit implicaiilor ce apar prin alegerea unei soluiii de dotare.
Lucrrile de analiz i proiectare se ncheie prin elaborarea unui raport final care, dup
avizarea lui de ctre conducerea unitii beneficiare, va declana operaiunile de implementare a
noului sistem informaional-decizional i de funcionare n regim normal a acestuia.
Metodologia aval-amonte pune n valoare importana proceselor de baz construind
ntreaga reea informaional-decizional pe baza acestora i evideniaz, pe de o parte,
interdependena dintre componentele sistemului informaional-decizional, iar pe de alt parte, rolul
resurselor i al timpului disponibil n delimitarea amploarei analizei.
Dezavantajele acestei metodologii se datoreaz faptului c unele procese de baz nu sunt
strict necesare sau nu reprezint ntotdeauna obiective importante ale construirii sistemului, iar
procesele decizionale nu sunt tratate n detaliu. n consecin metoda lui Delville a fost amendat n
sensul considerrii obiectivelor ntreprinderii, n locul proceselor de baz, ca puncte de plecare ale
analizei i proiectrii informaional-decizionale, deci ca limite aval.
Definirea criteriilor i obiectivelor unui sistem este o operaie dificil i complex, iar
detalierea acestora capt o importan deosebit din punct de vedere decizional n cadrul acestei
metodologii. Obiectivele unui sistem se stabilesc n general sub forma unor indicatori sau
parametri-scop, n funcie de amploarea i nivelul de detaliere a aciunii, de gradul de organizare a
proceselor etc. Stabilirea obiectivelor ridic o serie de probleme specifice referitoare la relaiile
dintre parametri-scop, ierahizarea acestora dup importan, compatibilitatea obiectivelor propuse,
agregarea i descompunerea lor, dinamica i actualizarea lor etc., care sunt eseniale n ceea ce
privete corectitudinea alegerii obiectivelor i eficiena procesului decizional n ansamblu.
Criteriile de decizie reprezint puncte de vedere prin care se delimiteaz temporar diverse
aspecte eseniale ale realitii economice complexe pentru a facilita analiza ei. De exemplu, pentru
alegerea unei variante de software, criteriile pot fi: costul, durata de realizare/achiziionare,
calitatea, eficiena, uurina de nelegere i utilizare a software-ului etc. Unui criteriu i corespund
mai multe niveluri, fiecare nivel putnd s reprezinte un obiectiv posibil pentru acel criteriu.
Nivelurile pot fi date sub form explicit (durata realizrii software-ului este de trei luni),
sau implicit, prin optimizarea unei funcii pe o mulime finit sau infinit de valori posibile ale
acestora (maximizarea eficienei). Dup cum nivelurile iau valori numerice sau calificative, sunt
ntr-un numr limitat sau pot lua orice valoare ntre dou limite, criteriile i obiectivele
corespunztoare pot fi cantitative/calitative, respectiv discrete/continue.
Criteriile pot fi divizate n subcriterii pentru a detalia elementele necesare unei analize i
pentru a crea posibilitatea defalcrii obiectivelor n subobiective, sau pot fi grupate n criterii-
sintez n vederea obinerii unei imagini de ansamblu a procesului decizional; similar, pe baza
principiilor analizei structural-funcionale, asupra obiectivelor se pot efectua aceleai operaiuni.

178
n procesele decizionale n care se urmresc mai multe obiective simultan, o atenie
deosebit trebuie acordat compatibilitii obiectivelor, proprietate legat de independena
criteriilor care ofer posibilitatea considerrii acestora ca subcriterii ale unui criteriu-sintez.
Importana relativ a criteriilor considerate este dat pe de o parte de coeficienii de
importan acordai de decident fiecrui criteriu (caracter subiectiv), iar pe de alt parte, de
posibilitatea ca nivelurile corespunztoare unui criteriu s varieze ntre limite mai mult sau mai
puin deprtate (importana "ecart").
Deoarece factorul timp poate s modifice obiectivele, criteriile i importana lor relativ pe
perioada de analiz i proiectare a sistemului, este necesar o analiz judicioas a lor pentru a
minimiza actualizrile necesare acestor elemente de baz ale procesului decizional n scopul
obinerii unor soluii viabile pe un orizont maxim de timp.
Aceast metodologie bazat pe mecanismul aval-amonte n proiectarea reelei
informaional-decizionale pornind de la obiectivele organizaiei se continu cu analiza problemelor
decizionale. n analiza i proiectarea informaional-decizional nu trebuie s fie ignorate obiectivele
individuale ale decidenilor, cunoaterea i explicitarea acestora avnd o importan deosebit n
formularea obiectivelor procesului decizional. De asemenea, n stabilirea importanei criteriilor i
obiectivelor trebuie avute n vedere i aspecte psihosociologice specifice, trecerea de la obiectivele
individuale la cele de grup sau invers, exercitnd o puternic influen asupra decidenilor.
Detalierea procesului decizional este asemntoare celei din metodologiile ameliorative i
n esen const n urmtoarele: identificarea unui proces decizional ca necesar prin mecanismul
aval-amonte i verificarea dac procesul respectiv se desfoar i n sistemul existent; proiectarea
logicii procesului n vederea obinerii unei structuri ct mai raionale i mai eficiente; preluarea a
ceea ce este bun n mecanismul decizional existent i optimizarea celorlalte elemente cu ajutorul
metodelor moderne de modelare decizional. Analiza decizional se concretizeaz n fie care
detaliaz fiecare operaie decizional, ajungnd pn la stabilirea modelelor, algoritmilor de calcul,
codificrilor propuse etc. Fiele de detaliere, care descriu mecanismul informaional-decizional
adoptat, mpreun cu diagramele complexe aval-amonte constituie proiectul informaional-
decizional care st la baza elaborrii proiectului informatic al noului sistem.
Dup finalizarea analizei i elaborarea proiectului informaional-decizional se trece la
etapele urmtoare care vizeaz experimentarea, implementarea i funcionarea n regim normal a
noului sistem.
Experimentarea noului sistem se realizeaz de regul pe aplicaii sau subsisteme, pentru a
verifica dac sistemul proiectat funcioneaz efectiv, n scopul asimilrii procedurilor de utilizare
de ctre operatorii i beneficiarii si i de a minimiza riscurile implementrii sistemului.
Experimentarea se poate face n vitro, prin simularea tuturor situaiilor posibile (variante), a
criteriilor, a variabilelor decizionale i a proceselor decizionale care au loc, urmat de analiza
consecinelor asupra indicatorilor de eficien ai sistemului. Cnd rezultatele obinute sunt bune se
poate trece la experimentarea n vivo, prin aplicarea direct n practica ntreprinderii, de regul
parial, a unor subsisteme sau aplicaii i prin constatarea modului de funcionare i a eficienei
organizaiei.
Cel mai obinuit procedeu de experimentare, care nu perturb funcionarea normal a
sistemului n special cnd proiectul este necorespunztor, const n funcionarea n paralel a
vechiului i noului sistem, pe o perioad dependent de caracteristicile i amploarea sistemului
proiectat, ns suficient de mare pentru a permite tragerea unor concluzii semnificative.
Un alt procedeu, mai puin concludent, const n experimentarea unor aplicaii la scar
redus (tehnica pilotului), concluziile extrapolndu-se apoi la nivelul ntregului sistem.
Exist i posibilitatea trecerii directe de la vechiul la noul sistem, dar n acest caz se
recomand mult pruden datorit riscurilor mari la care este expus organizaia.

179
Un alt mod de experimentare l reprezint jocurile de ntreprindere, care urmresc
cunoaterea detaliat a proiectului i a modului de funcionare a noului sistem. Astfel, printr-un
proces de nvare graduat, participanii capt abilitate, ndemnare i experien n conducerea
sistemului, pornind de la ideea c acestea se dobndesc pe baz empiric prin practicare, nvnd
din propriile greeli i succese. Jocul urmrete studiul aprofundat al mecanismului structural-
funcional i a celui informaional-decizional, n scopul mbuntirii proiectului.
Implementarea noului sistem, cuprinde o serie de msuri din partea beneficiarului i a
proiectantului, necesare pentru trecerea de la faza de proiectare/experimentare la faza de aplicaie
practic i reprezint n fapt o experimentare n vitro la nivelul ntregului sistem. n aceast faz
trebuie urmrite problemele informaional-decizionale, gradul de adaptabilitate a personalului la
proiectul implementat, atitudinea acestuia fa de noul sistem, aspecte psihosociologice etc.
Etapa final, funcionarea n regim normal a sistemului, semnific desfurarea activitilor
conform prevederilor proiectului i cuprinde: analiza rezultatelor, meninerea parametrilor la
nivelul proiectat, perfecionarea sistemului prin intervenii de rutin, ncheierea ciclului de via al
sistemului i declanarea unei noi aciuni de analiz i proiectare.
Pe parcursul perioadei de exploatare n regim normal echipa de analiti poate s asigure
asistena i service-ul de specialitate, n funcie de opiunea beneficiarului.


6.3. Metodologii conceptuale de analiz i proiectare a
sistemelor economice

Metodologiile conceptuale utilizate n analiza i proiectarea sistemelor economice se
bazeaz pe modelarea conceptual i sunt orientate pe elaborarea unor sisteme ce cuprind aspecte
ale inteligenei artificiale (sisteme expert, sisteme-suport pentru decizii .a.). n cadrul acestor
metodologii, sistemele reale ale activitii umane sunt descrise de modele conceptuale care conin
i viziunea analistului asupra sistemului, concretizat n definiii de baz (rdcin). Un model
conceptual reprezint n esen un elaborat logic format dintr-un numr minim de concepte care
alctuiesc modelul formal al unui sistem definit de rdcina sa, la un anumit nivel de rezoluie.
n analiza sistemelor, modelele conceptuale sunt deosebit de utile n definirea granielor i
clarificarea viziunii asupra sistemului analizat, definirea structurii i logicii sistemului, precizarea
subsistemelor i a interconexiunilor relevante, precum i ca ilustrare simbolic pe baza creia s se
proiecteze noul sistem. n continuare sunt prezentate succint etapele-cadru ale principalelor
metodologii conceptuale i anume: metodologia Jenkins (1967), metodologia RAND (Quande,
Boucher, 1968) i metodologia Checkland (1979).


6.3.1. Metodologia Jenkins

Aceast metodologie, avnd mai mult o valoare "istoric" i un caracter aplicativ relativ
limitat, este utilizat n analiza i proiectarea sistemelor care exist n realitate i evideniaz
caracterul ierarhic al obiectivelor n scopul mbuntirii performanelor economice realizate.
Prima etap, de analiz a sistemului existent, conine urmtoarele activiti importante:
formularea ct mai precis a problemelor i a restriciilor; definirea sistemului, a granielor i a
mediului acestuia; organizarea activitilor de analiz-proiectare; stabilirea principalelor obiective
ale sistemului i a celor specifice mediului, care au implicaii asupra evoluiei sistemului; stabilirea
unor criterii economice cu caracter general; colectarea datelor relevante n concordan cu
obiectivele sistemului i ale mediului.
18O
Etapa de analiz se continu cu etapa de proiectare a noului sistem, care include:
proiectarea noului sistem i efectuarea unor predicii privind evoluia acestuia; simularea prin
diverse tehnici a proiectului de sistem i a mediului n scopul mbuntirii funcionrii sistemului
i a creterii performanelor sale; analiza fezabilitii noului sistem.
n etapa de implementare are loc testarea i verificarea performanelor sistemului cu date
reale, de ctre analitii care au elaborat proiectul n colaborare cu specialitii beneficiarului. De
asemenea, n aceast etap se definitiveaz i documentaia pentru utilizatori.
Ultima etap se refer la funcionarea noului sistem n regim normal i are n vedere
controlul periodic al rezultatelor, meninerea parametrilor sistemului la nivelul proiectat, evaluarea
performanelor i unele msuri de mbuntire a funcionrii sistemului.


6.3.2. Metodologia RAND

Aceast metodologie se bazeaz pe definirea sistemului analizat n care acesta este
reprezentat printr-o colecie de entiti (materii prime, echipamente, oameni, procese, organizare
.a.m.d.) ntre care exist intercorelaii n scopul realizrii unor obiective compatibile.
Prima etap, de definire conceptual, are n vedere urmtoarele activiti: formularea i
delimitarea ct mai precis a problemelor sistemului; selectarea obiectivelor ce trebuie atinse de
noul sistem i a criteriilor necesare pentru stabilirea valorilor pe care le pot lua obiectivele;
formularea ipotezelor de lucru specifice fiecrei probleme.
Etapa de investigare a sistemului existent const n realizarea urmtoarelor activiti:
stabilirea proceselor i evenimentelor relevante care trebuie supuse analizei; colectarea datelor
necesare analizei i estimarea costului acestora; estimarea probabilitilor de realizare a
evenimentelor, precum i elaborarea unor variante posibile de atingere a obiectivelor selectate.
Urmtoarea etap, de evaluare a soluiei, presupune ca activiti importante: elaborarea
unui model conceptual/matematic n conformitate cu ipotezele de lucru, analiza rezultatelor
obinute pe baza simulrii numerice a modelului, evaluarea consecinelor adoptrii diferitelor
strategii asupra sistemului (analiza cost-beneficiu), analiza sensitivitii rezultatelor n funcie de
diverse ipoteze de lucru.
n etapa de intrepretare, pe baza unor judeci de valoare, sunt evideniai toi factorii
cuantificabili/necuantificabili care influeneaz atingerea obiectivelor, se interpreteaz
incertitudinea real a faptelor i evenimentelor fa de cea statistic i se face un studiu comparativ
al concluziilor obinute pe baza analizei n raport cu judecile rezultate din metodele empirice.
n ultima etap, de validare, are loc testarea i mbuntirea soluiei pe baza unor
experimente realizate de echipa de analiz mpreun cu specialiti n domeniu din partea
beneficiarului.
Aa cum rezult din prezentarea succint a etapelor caracteristice, aceast metodologie
aplicabil sistemelor reale existente, se bazeaz pe definirea sistemului i pe existena unei
compatibiliti ntre obiectivele acestuia.









181
6.3.3. Metodologia Checkland

Aceast metodologie reprezint o modalitate modern de analiz a sistemelor care, spre
deosebire de celelalte metodologii inginereti bazate pe modele de optimizare, este orientat ctre
modele/procese cu nvare i se recomand n cazul problemelor slab structurate, pentru care nu se
poate aplica optimizarea, sau nestructurate, n care se manifest multiple variaii structural-
funcionale ale parametrilor de stare.
n abordrile clasice ale sistemelor bine structurate este rezonabil s se dezvolte un model al
unui anumit proces productiv i apoi s fie perfecionat i validat pe baza datelor colectate despre
acel proces.
n metodologia Checkland, modelul sistemului folosete urmtoarele concepte de baz:
frontiera sistemului, elementele componente, obiective/scopuri, conexiuni, cuantificatori ai
performanelor, mecanisme de control-monitorizare, proceduri de luare a deciziei, gradul de
rezoluie pe nivele ierarhice .a.
Pe baza conceptelor din teoria general a sistemelor i utiliznd modelarea conceptual,
aceast metodologie abordeaz n principal sistemul de activiti umane, care include mai multe
subsisteme de activiti (aprovizionare, producie, desfacere etc.) interconectate prin relaii i
dependene logice, precum i subsistemul social format din persoane i relaii interpersonale.
Modelele conceptuale ale sistemului de activiti umane sunt construcii logice ale
percepiilor relevante asupra unei situaii-problem, care nglobeaz i viziunea analistului asupra
problemei analizate.
n cazul organizaiilor manageriale, pentru problemele slab structurate este util s se
identifice cea mai adecvat viziune i s se realizeze mai multe modele, fiecare reprezentnd o
anumit viziune proprie.
Metodologia Checkland conine apte etape i pornete de la necesitatea investigrii
sistemului de activiti umane pentru depistarea unor situaii-problem, n scopul adoptrii unor
decizii de mbuntire a activitii i a performanelor sale (fig. 6.3).
a) Primele dou etape sunt abordate n paralel i au n vedere cercetarea situaiei sistemului
real i respectiv, formularea structurat a problemelor identificate pentru a fi soluionate.
Cercetarea ncepe cu "fotografierea" situaiei existente a sistemului real (problema
nestructurat) pentru a releva disfuncionalitile i elementele care genereaz dificulti n
funcionarea acestuia, fr ca analistul s-i impun propriul punct de vedere asupra situaiei
investigate. Apoi se face o investigare detaliat a situaiei (problemelor) pentru a evidenia
elementele care provoac schimbri, dependenele cauzale, factorii determinani care influeneaz
procesele, elementele afectate de astfel de schimbri continue n timpul procesului, precum i
legturile dintre structura i funcionalitatea sistemului, dubletul structur-funcionalitate
desemnnd climatul sistemului.
n continuare, analitii definesc elementele de structur referitoare la intrrile i ieirile
fizice ale sistemelor i proceselor, modelul formal i cel informaional al comunicaiilor, structura
rapoartelor, nivelele ierarhice etc.
Descrierea situaiei-problem este posibil prin elaborarea i dezvoltarea unor definiii-
rdcin care vor sta la baza formalizrii modelului conceptual.
b) Rezultatul etapei a doua l constituie formularea structurat a situaiei privind sistemul
analizat (problema structurat).
Dei analitii au propria lor viziune asupra problemelor investigate, n aceast etap ei
trebuie s adopte o atitudine obiectiv i ct mai neutr fa de sistemul analizat, pentru a diminua
riscul alegerii subiective a subsistemelor i a problemelor considerate relevante, precum i a
modalitilor de soluionare a acestora n etapele urmtoare.

182
De exemplu, pentru o ntreprindere care realizeaz produse din aluminiu destinate pieei
interne/externe folosind o serie de materii prime i materiale de la mai muli furnizori, cercetarea
sistemului se bazeaz pe o serie de ntrebri (folosind tehnici de tip interviu sau chestionar)
referitoare la natura produsului finit (tip, domeniu, standarde, calitate), natura cererii i
caracteristicile clienilor (intern, extern, volum, frecven, buni/ri platnici), relaiile cu alte firme
(materiale, informaionale, de colaborare, de concuren), restriciile provenite din interaciunea cu
mediul (felul competiiei, segmentarea pieei, tipuri de produse, restricii de transport),
interaciunile interne (restricii de personal, restricii financiare, performanele ateptate) etc.































Dac viziunea analistului asupra sistemului se axeaz pe performanele produselor, atunci o
definiie-rdcin pe baza creia se poate construi un model conceptual, n scopul realizrii unui
sistem cu performane relevante este urmtoarea:
ntreprinderea urmrete realizarea unui sistem care s funcioneze efectiv i eficient
pentru transformarea materiilor prime ntr-o gam de produse finite care s satisfac cererile
clienilor i n acelai timp, s asigure realizarea performanelor ateptate (profitul) innd cont
att de restriciile proprii (interne) ct i de cele care provin din mediu.
c) n etapa a treia, de selectare a subsistemelor relevante, analistul i poate exprima propria
viziune asupra situaiei investigate folosind n acest sens limbajul de modelare pentru construirea
definiiilor-rdcin pentru subsistemele i procesele considerate relevante.
Cercetarea
situaiei reale
(1)
Formularea
problemei
(2)
Selectarea
subsistemelor
(3)
Construirea
modelului conceptual
(4)
Comparare model
cu situaia real
(5)
Definirea
schimbrilor fezabile
(6)
Implementare
proiect
(7)
Fig. 6.3 - Etapele metodologiei Checkland
L
u
m
e
a

r
e
a
l

a

u
t
i
l
i
z
a
t
o
r
u
l
u
i

-

L
i
m
b
a
j

n
a
t
u
r
a
l

-

A
n
a
l
i
z
a

s
i
s
t
e
m
i
c

a

s
i
t
u
a

i
e
i

r
e
a
l
e










-

L
i
m
b
a
j
u
l

s
i
s
t
e
m
e
l
o
r

-

183
n alegerea subsistemelor relevante, analistul trebuie s in seama de domeniul posibil al
activitilor fiecrui subsistem, exprimat prin intermediul proceselor de transformare de tip intrare-
ieire, precum i de punctele de vedere diferite prin care pot fi descrise astfel de procese, de ctre
persoanele responsabile cu activitile respective.
n exemplul considerat, sistemul poate fi structurat n urmtoarele subsisteme relevante:
- subsistemul de evaluare a cererilor de produse i servicii pe termen scurt i lung;
- un subsistem care s asigure, s menin i s dezvolte toate resursele necesare astfel
nct cererea s fie satisfcut complet i la timp;
- subsistemul de producie, care asigur transformarea materiilor prime n produse finite;
- un subsistem care s asigure un control global al funcionrii ntregului sistem.
Fiecare subsistem este caracterizat la rndul su de o definiie de baz, n concordan cu
definiia-rdcin a sistemului nsui. Astfel, modelul conceptual pentru subsistemul de control
global poate fi construit pornind de la urmtoarea definiie de baz:
Subsistemul de control necesit definirea politicilor i strategiilor de urmat, a activitilor
cu rol decizional i a msurilor de performan, crearea fluxurilor informaionale adecvate,
stabilirea sarcinilor i asigurarea resurselor necesare realizrii acestor sarcini, n scopul atingerii
obiectivelor individuale ale tuturor subsistemelor n concordan cu obiectivele generale ale
sistemului.
d) n etapa a patra are loc construirea efectiv a modelului conceptual al sistemului, care
const n transformarea logic a definiiei-rdcin n activiti formale pe care sistemul trebuie s
le execute i care-i confer acestuia individualitate, specificitate i eficien. Pentru fiecare
definiie-rdcin (subsistem) se construiete cte un model conceptual, care conine un numr
minim de activiti formale, corespunztor primului nivel de rezoluie fixat de analist. Pe baza
modelelor se definitiveaz setul de ntrebri care vor fi puse utilizatorului noului sistem, n vederea
detalierii procesului de analiz.
Astfel, pentru fiecare activitate formal inclus n modelul conceptual se face o investigaie
detaliat, utiliznd tehnici de tip interviu sau chestionar, bazat pe un set de ntrebri referitoare la
existena activitii n realitate, modul n care este realizat n prezent, calitatea activitii i a
execuiei, persoana cea mai indicat s o execute, cine rspunde de ea, conexiunile activitii i
forma lor cu alte activiti, relaiile dintre executani etc. Activitile pot fi divizate n subactiviti
avnd n vedere rolul fiecrei activiti, interdependenele dintre ele i scopul analizei. Se obine
astfel un model conceptual corespunztor nivelului al doilea de rezoluie.
Practica a artat c un model conceptual este bine definit de cca 10-12 activiti i respectiv,
de cel mult 80 de subactiviti, n funcie de gradul de detaliere propus de analist.
Direcia n care se dezvolt modelul conceptual depinde de situaia existent (natura
problemelor) i de rspunsurile primite la astfel de ntrebri. ntrebrile sunt adresate direct
(interviu) sau indirect (chestionar) managerilor i responsabililor de activiti i pot fi reiterate,
conform metodologiei cu nvare, pn cnd analistul consider c a reuit s selecteze sistemele
relevante i s obin toate rspunsurile corecte i necesare.
n scopul perfecionrii modelului conceptual al sistemului se face o analiz comparativ a
modelelor conceptuale obinute pentru fiecare subsistem, n raport cu definiiile-rdcin ale
subsistemelor i sistemului, precum i cu nivelele de rezoluie considerate, care conduce la anumite
modificri ale modelelor. Procesul de rafinare a modelului conceptual continu pn cnd devine
clar rolul fiecrei activiti i a interdependenelor dintre ele.
Modelele conceptuale, derivate din definiiile-rdcin, includ i viziunea analistului asupra
situaiei reale i nu pot fi validate ca modelele clasice ale cercetrii operaionale. De regul, un
model conceptual se poate valida, fie pe baza informaiilor obinute de la modelele formale
implementate pe sisteme similare, fie prin transformarea lui ntr-un model formal sau n alt tip de
model adecvat structurii sale, cu ajutorul technicilor de modelare cunoscute.
184
Pentru exemplul considerat, modelul conceptual al sistemului, alctuit din cele patru
subsisteme selectate ca relevante n etapa anterioar, este ilustrat n fig. 6.4.















































Plan de
programare a
produciei
control
Achiziionarea
de mat. prime
Eviden
mat. prime
Program de
ordonanare
Obinerea de
mat. prime din
magazii proprii
Control
calitate
Proces de
producie
Analiza
performanelor
Mijloace de
producie intern
disponibile
Cumularea
costurilor de
producie
Emiterea ordinelor
de comand a
produciei
Control
flux de
producie
Cererea pe
termen scurt
Cererea
prognozat pe
termen lung
Sinteza cererilor
(totale)
Cunoaterea
tendinelor de
dezv. ind.

Cererea acceptat
i realizabil
Decizii privind asig.
mijlloacelor pt.
satisfacerea cererii
Cunoaterea
facilitilor tehnice
externe disponibile
Asigurarea
serviciilor
disponibile
Planificarea
achiziiei de
mijloace tehnice
Asigurarea
disponibilului
de manoper
Dobndirea de
noi mijloace de
producie
Decizii privind
strategia de
ntreinere
Plan de
intreinere a
sistemului
Efectuarea
intreinerii
Cunoaterea
mijloacelor de
producie disponibile
Controlul
activitii de
intreinere
Definirea mrimilor de
performan apropiate de
cele ateptate
Analiza
performanelor globale
Politici de
personal
Implementarea
strategiilor de
personal
Dezvoltarea
strategiilor de
perfecionare a
personalului
Strategii de
mbuntire a
performanelor Rapoarte asupra
performanelor
Cunoaterea
restriciilor locale
Decizii privind
responsabilitile
Asigurarea funcionrii
subsistemelor de control
n funcie de restricii
Control al
performanei
Subsistemul de control global
Subsistem de producie
Subsistem de evaluare a cererilor
Subsistem de
asigurare meninere i
dezvoltare a
resurselor
restricii
restricii
Fig. 6.4 Modelul conceptual al sistemului considerat
185
e) n etapa a cincea are loc comparearea modelelor conceptuale elaborate cu situaia real
a sistemului, urmrindu-se att evidenierea aspectelor relevante i a celor dorite, puse n valoare de
modele, ct i testarea lor.
n lumea real analistul investigheaz ce este sistemul i cum acioneaz componentele sale
n diferite alternative de funcionare a sistemului. Spre exemplu, dac analistul stabilete ca rspuns
la ntrebarea "ce face sistemul" c agentul economic dorete s investeasc o sum de bani,
indentificarea i selectarea alternativelor ca i detalierea pe diferite nivele a activitilor n
subactiviti se face rspunznd la un set de ntrebri "cum?" (fig.6.5).
































Aceste ntrebri pot s apar doar la acelai nivel de rezoluie al modelului conceptual i
sunt introduse ca o restricie la definiia-rdcin. n acest sens, modelul conceptual reprezint un
set interconectat de ntrebri "cum?" la un anumit nivel de rezoluie, utilizat pentru compararea
ulterioar a modelului cu lumea real. Pentru comparare se pot folosi cteva metode i tehnici din
care, considerate mai relevante, amintim: metoda interviului, metoda chestionarului, tehnica
reconstruciei cronologice i tehnica suprapunerii modelelor.



Investirea unei
sume de bani
(A) S cunoatem
suma disponibil
(B) S identificm
alternativele de investire
(C) S cunoatem
alternativele, posibilit-
ile de returnare i
condiiile asociate
(D) S selectm
acele alternative care
sunt mai profitabile
(E) S facem
investiia n alternativa
selectat
CUM ?

A. S depunem n depozite la o banc;
B. S cumprm certificate sau obligaiuni;
C. S cumprm aciuni;
D. S cumprm terenuri, locuinte etc.
Setul de ntrebri CUM
n procesul de selectare
Setul de ntrebri CUM
la urmtoarele trepte
de detaliere pentru o
alternativ selectat
Fig. 6.5 - Selectarea i detalierea alternativelor
186
Metoda interviului este folosit pentru compararea modelului conceptual elaborat cu
dorinele i cu cerinele exprimate de manageri, utilizatori i responsabilii de activiti i const
ntr-o discuie general privind natura sistemului i a organizaiilor implicate. Metoda se poate
folosi dac utilizatorii sunt familiarizai cu limbajul metodologiei analizei de sistem .
A doua metod, bazat pe chestionar, poate s fie sintetizat prin prezentarea rezultatelor
obinute sub forma unui tabel care conine: lista activitilor incluse n modelul conceptual, dac
activitatea exist sau nu n realitate, criteriile de evaluare a performanelor, schimbrile propuse i
cele acceptate pentru mbuntirea performanelor, evidenierea avantajelor i a beneficiilor pentru
modul actual i cel propus de funcionare .a. (figura 6.6).



















A treia metod const n reconstruirea cronologic a secvenei de evenimente coninute n
modelul conceptual i apoi compararea acestei secvene cu ceea ce se ntmpl n realitate n
sistemul actual.
A patra metod, suprapunerea modelelor, are n vedere structurarea modelului conceptual
ntr-o manier care s reflecte, ct mai exact posibil, actuala situaie a sistemului.
Prin suprapunerea descrierii fcute (modelul individual) cu cea existent (activitatea
primar real), diferenele dintre cele dou descrieri devin evidente. n acest fel putem observa ce
activiti se afl pe nivele diferite de rezoluie. De asemenea, suprapunerea pune n eviden
deosebirile ce apar n activitile considerate relevante. Analiza rezultatelor acestei etape se face n
limbajul natural folosit de ctre utilizatori.
Indiferent de caracteristicile lor, aceste modele urmresc obinerea de informaii ct mai
precise privind att legturile dintre model i situaia real, concordana dintre activitile
modelului i cele din realitate, mecanismul intercondiionrii activitilor din model i din sistemul
real, ct i modalitile concrete de mbuntire a performanelor sistemului.
f) Ultimele dou etape abordate n cadrul acestei metodologii urmresc definirea
schimbrilor fezabile necesare pentru elaborarea noului sistem i respectiv, adoptarea deciziilor de
rezolvare a problemelor sau de mbuntire a situaiei, prin implementarea proiectului noului
sistem. n acest sens, pe baza informaiilor obinute n etapele anterioare, echipa de analiti trebuie
s formuleze, cu atenie, pruden i precizie, recomandrile privind schimbrile structurale i
funcionale ale sistemului, considerate realizabile i n acelai timp, dorite i acceptate de
beneficiarii sistemului.

Fig. 6.6 Metoda de comparare bazat pe chestionar
Lista activitilor
incluse n model
Criterii de
evaluare
Ce schimbri sunt
acceptate pentru
mbuntirea situaiei
Evidenierea beneficiilor
prin modul actual i cel
propus
Activitatea
Exist sau nu n
realitate
Mecanismul
actual
Msuri de
evaluare a
performanei
Schimbri
propuse pentru
mbuntiri

Comentarii
187
i n aceste etape se poate da o definiie de baz i se poate construi un model conceptual
care faciliteaz finalizarea analizei de sistem. Fiecare ce va fi convertit n cum-uri realizabile i
dorite de utilizatori. De exemplu, pentru implementarea unui set de schimbri se poate da
urmtoarea definiie de baz:
O organizaie are un sistem managerial propriu pentru implementarea efectiv a unui set
de schimbri agregate n structura existent a proceselor, care sunt acceptabile att pentru
organizaie ct i pentru sucursalele sale apropiate, n scopul minimizrii perturbaiilor
legate de situaiile sociale existente.
Pornind de la acest definiie de baz se poate dezvolta un model conceptual, de tipul celui
ilustrat n fig. 6.7, n vederea implementrii setului de schimbri fezabile acceptate de beneficiar.

























Un mijloc important de realizare a acestei etape l constituie percepia multipl a rolului,
obiectivelor i naturii organizaiei. Problema perceperii unui singur concept pentru comparare,
atunci cnd exist percepii multiple, cuprinde trei stadii (faze) i anume:
I. Descompunerea spectrului organizaiei (rol, natur, obiective) considernd percepia
specific fiecrui analist care poate fi izolat i ncorporat n definiia sistemului. Prin tehnica
interviului sunt reliefate punctele de vedere diferite (W
1
, W
2
, ..., W
n
) ce vor servi la formularea
definiiei-rdcin a sistemului.
II. Modelarea logic a definiiei-rdcin a sistemului activitii umane. n acest stadiu,
plecnd de la definiia de baz i avnd n vedere scopul organizaiei, are loc dezvoltarea modelelor
conceptuale i alegerea acelor activiti dorite de organizaie i totodat realizabile.
III. Reconstituirea percepiilor diferite printr-un proces de remodelare, n scopul obinerii
unui singur model al sistemului care s fie n consens cu modelul activitilor primare (de baz). n
acest stadiu sunt desemnate acele activiti de baz pe care trebuie s le desfoare organizaia
pentru a-i atinge obiectivele.
Cunoaterea structurii
actuale a procesului i a
schimbrilor propuse
Identificarea activitilor
necesare pt. realizarea
schimbrilor propuse
Aloc resursele pentru a
implementa activitile
necesare
Identific schimbrile de
structur
Planificarea etapelor
necesare n ordinea n care
se succed i transpunerea
lor din stadiul prezent n
cel dorit.
Centralizeaz rspunsurile i ia
decizii de control pentru a
asigura implementarea cu
costuri eficiente
Ia cunotin de ateptrile
organizaiei i raporteaz
acest lucru
Identificarea problemei, a
procedurii i a personalului
necesar
Controleaz activitile
planificate n scopul
propus
Considerarea treptat a
restriciilor ce pot interveni
din alegerea soluiei
Fig.6.7 Modelul conceptual pentru implementarea schimbrilor
188
Activitile de baz (primare) sunt acele activiti n care limitele sistemului rezultant pot
coincide, n principiu, cu limitele organizaiei. Astel, o definiie-rdcin a unei activiti primare
poate s constituie o declaraie a scopurilor i obiectivelor organizaiei. n acest context, prezint
interes punerea n eviden a subsistemelor relevante.
De exemplu, modul n care trei analiti parcurg cele trei stadii din puncte de vedere diferite
pentru elaborarea unui model conceptual unic al aceluiai sistem, n consens cu activitile de baz,
este ilustrat n figura 6.8.







































Validarea modelului activitilor de baz presupune mai nti verificarea existenei acestor
activiti n realitate (organizaie) i n caz afirmativ, trebuie s se precizeze cine este responsabilul
activitii i care este factorul de decizie.

o o o
o o o
o o o
o o o
o o o
o o o
Sistemul activitilor
debaz (consens local)
Sistemul activitilor de
baz (consens global)
RD1
A
1
S
1
w
1
,...., w
n

RD1(S
1
) = W
1

RD2(S
2
) = W
2

RD3(S
3
) = W
3

Stadiul 1
Stadiul 3
w
1
,...., w
n

A
2
S
2
A
3
S
3
w
1
,...., w
n

Activiti
dorite
Model al activitilor
primare
Stadiul 2
o o o
o o o
o o o
RD2
Testare model
o o o
o o o
o o o
RD3
o o o
o o o
o o o
o o o
o o o
o o o
Model n consens cu
activitile primare
Sistemul real
Fig.6.8 - Construirea modelului n consens cu activitile de baz
189
Validarea modelului nu se realizeaz prin ntrebri puse managerilor datorit dezacordului,
a neconcordanei dintre limbajul analistului i cel al managerului i n plus, de multe ori, managerii
omit n mod intenionat s enune unele din activitile a cror responsabilitate o au. n acest sens se
poate utiliza metoda hrilor organizaionale (organigramele). Fiecare model se construiete avnd
n vedere setul de ntrebri :
- care sunt intrrile ce determin desfurarea activitii?
- care sunt activitile rezultate?
- ce ieiri se genereaz dac nu exist astfel de activiti ?
- ce activiti suplimentare se desfoar n sistem i care sunt ieirile lor?
- ce intrri suplimentare sunt necesare dac se execut ntregul set de activiti ?
- ce restricii se impun asupra activitilor?
- care este sursa intrrilor?
- cine primete ieirile (destinatarul)?
Pe baza acestui chestionar se obine un model de tipul celui ilustrat n fig. 6.9.




















Dac suprapunem modelul individual cu activitatea de baz (primar) putem observa ce
activiti se afl pe trepte diferite de rezoluie. Suprapunerea pune n eviden deosebirile care apar
n ceea ce privete activitile relevante. Informaiile de intrare/ieire servesc pentru a putea verifica
legtura cu modelul general. Acest procedeu de validare este relevant pentru reprezentarea
activitilor curente. Acceptarea unei activiti de ctre beneficiar trebuie fcut n sensul
semnificaiei pe care o va avea n viitor mai degrab dect al existenei sale curente.
Acest mod de analiz corespunde cu restructurarea organizaional i se axeaz pe analiza
informaional-decizional a sistemului. Limitele sistemului definesc domeniul asupra cruia are
controlul factorul decizional.
Implementarea proiectului noului sistem este n esen similar celorlalte metodologii,
echipa de analiti asigurnd, mpreun cu specialitii unitii beneficiare, asistena de specialitate
necesar. Este de remarcat faptul c n afara aspectelor eseniale ale funcionrii noului sistem, o
atenie deosebit este acordat aspectelor psihosociologice, reaciilor i gradului de adaptabilitate a
factorului uman fa de schimbrile incluse n cadrul proiectului.

Dependen logic
A5 A1
A2
A7
A4
A3
A6
Legend:
Activitate A
I

Genereaz informaii
Intrri
primare
Fig.6.9 - Model conceptual construit pe baza chestionarului
Intrri secundare
Restricii
19O
Un exemplu de utilizare a acestei metodologii la nivel macroeconomic l constituie
realizarea unui proiect privind sistemul informaional de control a creterii economice la nivel de
jude, avnd n vedere planul de dezvoltare general a economiei naionale propus de guvern.
Proiectul poate fi dezvoltat pe baza unui model conceptual de tipul celui ilustrat n figura 6.10.





































De multe ori, managerii constat c, dup o anumit perioad performanele noului sistem
nncep s scad. Acest fapt se datoreaz dinamicii sistemului i a mediului su a modificrilor
survenite n condiiile de utilizare a modelului.
Din punct de vedere practic este necesar ca analistul s urmreasc n mod riguros
comportarea modelului pentru a constata din timp abaterile n raport cu modificrile survenite n
sistem i n mediul su n scopul stabilirii coreciilor necesare.


Politica
economic
Alte politici
socio-demografice
cultur-educaie
Comitetul de
planificare
Planul de
dezvoltare al
judeelor
Plan naional
Formularea modelului
economic pentru
dezvoltarea judeului X
Dezvoltarea unor
modele relevante
pentru jude
Modificarea
planului de
dezvoltare
Formularea
unor prioriti
de INVESTITII
Raport privind politicile i
prioritile de modificare a
planului i dezvoltrii n
modele de planificare
Prioriti de
INVESTITII
Ieire
Raport privind
performanele
Ieire
Plan de dezvoltare
modificat
Ieire
Restricii
Intrri
Fig. 6.10 - Model conceptual pentru dezvoltarea unui jude
191
O condiie esenial pentru obinerea unor rezultate bune pe o perioad ct mai lung dup
implementarea proiectului noului sistem o constituie actualizarea modelului conceptual la intervale
de timp stabilite, pe baza intuiiei analistului, n funcie de schimbrile care intervin n
caracteristicile sistemului i a mediului acestuia.
Metodologia Checkland, ca de altfel i celelalte metodologii conceptuale, se poate utiliza
att la nivel microeconomic, ct i la nivel macroeconomic n vederea realizrii i implementrii
unor proiecte conceptuale de conducere a sistemelor economice.


* *
*

Departe de a epuiza problematica vast a metodologiilor de analiz i proiectare a
sistemelor economice, cele cteva direcii de abordare propuse i dezvoltate, constituie repere
teoretice i aplicative, care vin s completeze unele aspecte ale proiectrii i conducerii eficiente a
sistemelor economice la diferite niveluri.
Analiza sistemelor, ca tiin multidisciplinar, reprezint un complex de metodologii
bazate pe concepte i idei preluate din disciplinele managementului tiinific cu ajutorul crora se
analizeaz sisteme reale i se construiesc proiecte pentru mbuntirea performanelor acestora.
Selectarea metodologiei adecvate trebuie s se fac n funcie de caracteristicile i
obiectivele sistemului investigat, de scopul analizei i de profilul analistului de sistem. Rezultatele
analizei de sistem depind de nivelul de pregtire profesional i de calitile psihosociologice ale
analistului de sistem, de modul n care stpnete metodologia selectat i de nsi performanele
acesteia.
Implicarea mai puternic a analizei de sistem, alturi de celelalte discipline ale
managementului tiinific, n activitatea practic la nivel micro sau macroeconomic n noul context
economic, politic i social, va contribui cu siguran la o mai profund cunoatere a mecanismelor
economiei de pia, evideniindu-se i mai clar rolul analistului de sistem n acest tip de economie.


Bibliografie selectiv


1. Bdescu, A. Consideraii privind metodele i modelele de evaluare a
firmei n contextul analizei sistemelor, Revista SCCECE,
nr. 3, 4, A.S.E., Bucureti, 1996.
2. Bdescu, A.,
Dobre, I.
Modelarea deciziilor economico-financiare, Editura
CONPHYS, Rmnicu-Vlcea, 2001
3. Boldur - Lescu, Gh.,
Ciobanu, Gh.,
Bncil, I.
Analiza sistemelor complexe, Editura tiinific i
Enciclopedic, Bucureti, 1982.

4. Checkland, P.B. System Thinking, System Practice, John Willey & Song,
1993.
5. Chiri, N., Scarlat, E. Cibernetica sistemelor economice, Editura ASE, Bucureti,
2003
6. Clarke, T.R.,
Prins, A.C.
Contemporary Systems, Analysis and Design, Wadsworth
Publishing Company, California, 1988.
7. Davis, W.,
Yen, D.
The Information Consultants Handbook Systems Analysis
and Design, CRC Press, Hardorar, 1999.

8. Findeisen, W.
Edward, S.Q.
The Metodologhy of System Analysis: An Introduction and
Overview, n Handbook of System Analysis-Overview of
Uses, Procedures, Applications and Practice, vol. I, John
Wiley&Sons, New York,1995 (pg.117-147).
9. Hartulari, C. Analiza sistemelor industriale i comercial bancare-Studii
de caz, Societatea Autonom de Informatic, Bucureti,
1997.
10. Hugh, J.,M.,
Edward, S.,Q.
Handbook of System Analysis-Overview of Uses,
Procedures, Applications and Practice, vol. I, John
Wiley&Sons, New York,1995.

11. Hugh, J.,M.,
Edward, S.,Q.
Handbook of System Analysis-Craft Issues and Procedural
Choices, vol. II, John Wiley&Sons, New York,1995.

12. Hugh, J.,M.,
Edward, S.,Q.
Handbook of System Analysis- Cases, vol.III, John Wiley
& Sons, New York,1995

13. James, M. Principles of object oriented analysis and design, Prentice
Hall Englewood Cliff, New Jersey, 1995.

14. Licker, S.P. Fundamentals of Systems Analysis with Application
Design, Boyd & Fraze Publishing Company, Boston, 1987.

15. Pun, M. Analiza sistemelor economice, Editura ALL, Bucureti,
1997.

16. Pun, M.,
Bdescu, A.,
Hartulari, C.,
Albu, C.
Analiza sistemelor economice-Studii de caz, Editura
MATRIX-ROM SRL, Bucureti, 1998.

17. Pun, M.,
Hartulari, C.,
Bdescu, A.

Analiza i diagnoza sistemelor economice, Editura ASE
Bucureti, 2001.


18. Spircu, C.,
Loptan, I.
Analiza, proiectarea i programarea orientat spre obiecte,
Editura Teora, 1995.

19. Warren, E.W. Generating and Screening Alternatives, n Handbook of
System Analysis-Craft Issues and Procedural Choices, vol.
II, John Wiley&Sons, New York,1995 (pg.217-244).

20. William, S.,
David, C., Yen
The Information System Consultants Handboock, by CRC
Press LLC, USA, 1999.

21. Wilson, B. Systems concepts, Methodologies and Applications, John
Willey & Sons, 1984.