Maestra en Administracin y Direccin de Proyectos

Gestin de los Costos del Proyecto

Determinar el Presupuesto

Sesin 2 Roger Vargas

Noviembre 2013
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Gestin de los Costos del Proyecto

La Gestin de los Costos del proyecto incluye los procesos necesarios para que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado. PROCESOS DE PLANEACION: 7.1 Planificar la gestin de costos 7.2 Estimar los Costos 7.3 Determinar el Presupuesto PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL 7.4 Controlar los Costos

7.3 Determinar el Presupuesto

Crear EDT 5.3 7.1 Planificar la gestin de costos Lnea base del alcance
Plan de gestin De costos

7.2 Estimar los Costos

Documentos del Proyecto Estimaciones del costo de las actividades Base de estimaciones

Desarrollar Cronograma 6.5

Cronograma del proyecto

Documentacin actualizada del proyecto

Planificar las Adquisiciones 12.1 7.3 Determinar el Presupuesto

Calendario de recursos Contratos Requerimientos de financiacin Lnea base de costo

Adquirir equipo del proyecto 9.2

Efectuar las Adquisiciones 12.2

Activo de los procesos de la organizacin

Planificar la Calidad 8.1

Empresa / Organizacin

7.3 Controlar los Costos

Desarrollar Plan para la Direccin del Proyecto 4.2

7.3 Determinar el Presupuesto

Suma costos estimados de las actividades o paquetes de trabajo para establecer una lnea base del costo total, a fin de medir el rendimiento del proyecto. La lnea base del costo incluye la reserva de contingencia.

7.3 Determinar el Presupuesto

Entradas
1. Plan de gestin de costos 2. Lnea base del alcance 3. Estimacin de costo de la Actividad 4. Base de las estimaciones 5. Cronograma del proyecto 6. Calendario de recursos 7. Registro de riesgos 8. Contratos 9. Activos de los procesos de la organizacin

Herramientas y Tcnicas
1. Costos agregados 2. Anlisis de reserva 3. Juicio de expertos 4. Relaciones histricas 5. Conciliacin del lmite de financiacin

Salidas

1. Lnea base de costo 2. Requerimientos de Financiamiento del proyecto 3. Actualizaciones a los Documentos del proyecto

7.3 Determinar el Presupuesto

.1 Plan de gestin de costo .2 Lnea Base del Alcance:

Enunciado del alcance EDT Diccionario de la EDT

7.3 Determinar el Presupuesto

.3 Estimacin de costos de la actividad:

Se suma el costo estimado de cada actividad dentro de un paquete de trabajo para determinar el costo estimado de cada paquete de trabajo

7.3 Determinar el Presupuesto

.4 Base de estimaciones:

Los detalles que sustentan las estimaciones de costos deben especificarse. Cualquier supuesto bsico, que se relacione con la inclusin o exclusin de costos indirectos en el presupuesto del proyecto, debe especificarse en la base de las estimaciones.

7.3 Determinar el Presupuesto

.5 Cronograma del proyecto .6 Calendario de recursos .7 Registro de riesgos

Costos de respuestas a los riesgos

Informacin relacionada sobre los productos o servicios contratados se utiliza para desarrollar el presupuesto.
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.8 Contratos

7.3 Determinar el Presupuesto

.9 Activos de los procesos de la organizacin:

Polticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales o informales, relacionados con la preparacin del presupuesto de costos. Herramientas para la elaboracin de presupuestos Mtodos para la preparacin de informes
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7.3 Determinar el Presupuesto

Costos Agregados:

Las estimaciones de costos de actividades se suman hasta el nivel de paquete de trabajo. Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman hasta el nivel Cuenta de Control (CAP). Las estimaciones de CAPs se suman hasta el proyecto.
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7.3 Determinar el Presupuesto

Anlisis de Reserva:

Puede establecerse tanto las:

Reservas para contingencias: para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, que pueden resultar de riesgos identificados en el registro de riesgos. Forma parte de la lnea base de costo. Reservas de Gestin: son presupuestos reservados para cambios no planificados al alcance y costo del proyecto. El Gerente de Proyecto debe obtener aprobacin antes de comprometer o gastar esta reserva. No forma parte de la lnea base de costo, pero si del presupuesto.

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7.3 Determinar el Presupuesto

Juicio experto

Juicio a partir de la experiencia en un rea de aplicacin, rea del conocimiento, disciplina, industria, etc. Se obtiene de una persona o grupo de personas con educacin, conocimiento, habilidades, experiencia o capacitacin especializada. Se puede obtener, pero no est limitado, de:

Interior de la organizacin Consultores Interesados, incluyendo a clientes Asociaciones profesionales o tcnicas Grupos de la industria

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7.3 Determinar el Presupuesto

Presupuesto Total del Proyecto

Cost Baseline

Reservas de gestin
1. Horas mano de obra (solamente) 2. Horas mano de obra (cierta categoria) 3. Costo mano de obra (horas y $) 4. Total mano de obra (overhead) 5. Costos de subcontratacin y materiales 6. Otros costos directos (ejem. Viajes) 7. Todos los costos del proyecto (Generales y administrativos) 8. Todos los costos del proyecto (incluyendo utilidad)

Presupuesto Presupuesto Cuenta Control No distribuido Work Packages Planning Packages

Responsabilidad

Corto Plazo Mediano Plazo Largo Plazo

1 4

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7.3 Determinar el Presupuesto

Conciliacin del Lmite de Financiamiento

El gasto de fondos debe conciliarse con los lmites de financiamiento establecidos sobre el desembolso de fondos para el proyecto. Una variacin entre los lmites de financiamiento y los gastos planificados, requerir en algunos casos, la reprogramacin del trabajo para regular dichos gastos. Esto puede realizarse aplicando restricciones de fecha impuestas para el trabajo en el cronograma del proyecto.

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7.3Determinar el Presupuesto

Lnea Base de Costos:

Presupuesto hasta la conclusin (BAC) aprobado y distribuido en el tiempo, que se utiliza para medir, monitorear y controlar el desempeo global del costo del proyecto. Se establece, sumando los presupuestos aprobados por periodos de tiempo y normalmente se representa como una curva S. En la tcnica de Gestin del valor ganado, se le conoce como Lnea base para la medicin del desempeo (PMB).

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Lnea Base del Desempeo del Costo Presupuesto por elemento EDT
CASA DE CAMPO

$5200

1. Estudios

2. Diseos

3. Construccin

4. Acabados

5. Gestin

$850

$200
3.1. Afirmado 3.2. Ed. reas de descanso 3.3. Ed. reas de recreacin 3.4. Habilitacin de otras reas

$200
Dorm. Padres Dorm. Hijos Dorm. Hijas

2.1. Maquetas

2.2. Planos

$100

$100

Cancha Frontn Cancha Tenis Piscina

5.1. Planeamiento

5.2. Control

$150

$50

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Lnea Base de Desempeo del Costo Acumulacin en el tiempo

PROYECTO CASA DE CAMPO FECHA VALORES ($) ACUMULADOS ($) 02-Ene 850 850 03-Ene 100 950 04-Ene 100 1,050 05-Ene 1,050 06-Ene 1,050 07-Ene 150 1,200 08-Ene 50 1,250

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Lnea Base de Desempeo del Costo Curva S

Valores acumulados

Tiempo
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Integracin de las Lneas Base del Proyecto

EDT

Lista de Actividades Estndar

RECURSOS Estndar Costes Estndares

ESTRUCTURA SLIDA DE INTEGRACIN ENTREGABLE-ACTIVIDAD-RECURSO/COSTE

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Integracin de las Lneas Base del Proyecto

EDT
ALCANCE LNEA BASE

Lista de Actividades Estndar

RECURSOS Estndar Costes Estndares EL EDT ES LA LNEA BASE DEL ALCANCE

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Integracin de las Lneas Base del Proyecto

EDT
ALCANCE LNEA BASE

Lista de Actividades Estndar

CRONOGRAMA LNEA BASE

RECURSOS Estndar Costes Estndares EL CRONOGRAMA ES LA LNEA BASE DEL TIEMPO Y HA SIDO CONSTRUIDO EN BASE AL EDT Y LOS RECURSOS ASIGNADOS
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Integracin de las Lneas Base del Proyecto

EDT
ALCANCE LNEA BASE

Lista de Actividades Estndar

CRONOGRAMA LNEA BASE

RECURSOS Estndar Costes Estndares

PRESUPUESTO LNEA BASE

EL PRESUPUESTO ES LA LNEA BASE DEL COSTE Y HA SIDO CONSTRUIDO SOBRE EL EDT Y EL CRONOGRAMA
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Integracin de las Lneas Base del Proyecto

EDT
ALCANCE LNEA BASE

Lista de Actividades Estndar

CRONOGRAMA LNEA BASE

RECURSOS Estndar Costes Estndares

PRESUPUESTO LNEA BASE

LAS TRES LNEAS BASES ESTN INTEGRADAS SLIDAMENTE

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7.3 Determinar el Presupuesto

Requisitos de Financiamiento del Proyecto:

Los requisitos de financiacin, totales y peridicos (p.e. trimestrales, anuales) se derivan de la lnea base de costo. Incluir los gastos proyectados ms las deudas anticipadas. A menudo, el financiamiento tiene lugar en cantidades incrementales que no son contnuas y que aparecen como peldaos. Los fondos totales necesarios son aquellos includos en la lnea base de costo, ms las reservas de gestin, si corresponde. Registro de riesgos Estimados de costos Cronograma del Proyecto
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Actualizaciones a los Documentos del proyecto

3. Pregunta de Certificacin PMP

Recin ha completado el grupo de procesos de iniciacin de un pequeo proyecto, y est prximo a iniciar el planeamiento cuando un interesado, le solicita el presupuesto del proyecto y la lnea base del costo. Qu le debera responder? A. El presupuesto se puede encontrar en el Acta de Constitucin, el cual ya est disponible. B. El presupuesto y la lnea base no estarn terminados y aceptados hasta que se terminen los procesos de Planeamiento. C. El plan para la Direccin del proyecto no contendr el presupuesto y la lnea base pues ste es un proyecto pequeo. D. Es imposible completar una lnea base del costo antes de que se cree y termine un Plan para la Direccin del proyecto.

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