You are on page 1of 13

Panduan Menggunakan Microsoft Outlook 1.

Membaca Email Untuk membaca email yang masuk, pilih email yang akan dibaca dengan melakukan dobel klik. Untuk mengetahui email yang belum dibaca nampak ikon amplop yang belum dibuka.

2. Membuat/mengirim email 2.1 Untuk mengirim email baru bisa digunakan berbagai cara: a. pada toolbar klik dua kali ikon yang bergambar amplop, atau b. klik filenewmail message, atau c. langsung ctrl ! 2.2 "da # $enis tu$uan pengiriman yaitu : To, Cc dan Bcc. %eskripsinya sbb: & To: tu$uan standar pengalamatan pesan. & Cc: singkatan dari Carbon Copy. 'ika "nda ingin mengirim pesan kepada seseorang, tetapi ingin $uga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat emailnya pada kolom (c selain pada kolom )o.

& Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. 'ika "nda ingin mengirim pesan pada 2 orang, pada ko*om )o dan pada kolom +cc, keduanya akan menerima email tetapi penerima yang ada di kolom )o tidak akan mengetahui ,blind- bahwa email $uga dikirim kepihak ke 2 ,+cc-. 2.# $ika email yang dibuat melampirkan file atau attachment, klik ikon bergambar paper clip atau klik insertfile

2.. untuk menentukan akan kemana pesan yang dikirim, ikuti: 1. /lik tombol pengalamatan ,addressing- ,)o, (c, or +cc-. 2. "lamat yang ditu$u, pada toolbar dobel klik ikon address book.

#. pilih nama kontak yang akan dikirimi email dan tempatkan nama pada pilihan to, cc atau bcc. .. /lik tombol O/. "nda akan kembali ke menu pesan0 New Mail Message dengan alamat email yang telah dipilih tadi. 1. Masukkan te2t pada halaman isian pesan. 3. 4etelah selesai mengetik pesan klik tombol Send, dan pesan akan segera dikirim.. 2.5 Menggunakan message rule Message Rule berguna untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai dengan aturan yang diinginkan. 'uga berguna untuk mengelompokkan email pada folder tertentu maupun untuk memblok email yang tidak kita inginkan , iklan, spam, pornografi, dsb-. Untuk mensetting Message Rule lakukan langkah berikut : 1. Pada folder *nbo2 klik menu Tools 2. /lik 5Rules and Alerts6 #. /lik tombol New .. Pilih aturan sesuai keinginan ,contoh 5 check message when they arrive6 -, akan memeriksa 7mail begitu tiba. 5. /lik Next 3. Pilih lagi sesuai aturan yang diinginkan , contoh 5 with specific word in the sendersaddress -, akan memeriksa kata8kata khusus pada alamat pengirim. 9. /lik kalimat 5specific word6 yang digaris bawah. :. *si sesuai dengan kata yang kita inginkan. ,Mis: "ndi;. /lik !e2t kemudian pilih 5 move it to the specified folder 6 ,akan memindahkan email ke folder tertentu1<. /lik specified, akan muncul window folder daripada Outlook 11. Pilih folder yang anda inginkan pada 5*nbo26 , sub folder-. 12. /lik Next = kemudian beri nama0$udul untuk message rule tadi

1#. /lik Finish "da kalanya kita tidak ingin menerima email tertentu yang mengganggu. Untuk memblokir suatu email yang tidak kita inginkan ,iklan, spam, pornografi, dsb - lakukan langkah berikut : 1. Pada folder *nbo2 klik Tools 2. /lik 5Rules and Alerts6 #. /lik tombol New .. Pilih aturan sesuai keinginan ,contoh 5 check message when they arrive6 -, akan memeriksa email begitu tiba. 1. /lik Next 3. Pilih with 5specific word in the body6 , akan mencek kata8kata yang ada pada isi pesan9. /emudian ketik0tambahkan kata8kata apa sa$a yang ingin "nda sensor0blok. :. /lik Next kemudian pilih0cek 5!elete it6 , akan langsung menghapus pesan bila tiba ;. /lik Next = kemudian beri nama0$udul untuk message rule tadi. 1<. /lik Finish Catatan: "ption yang ada pada massage rule dapat dipilih sesuai dengan aturan yang kita inginkan pada email yang dikirim maupun yang diterima. 2.6 Menggunakan Group "nda dapat mengirim email ke >roup tertentu, yang terdiri dari gabungan beberapa alamat email. ?al ini berguna untuk memudahkan pengiriman email ke banyak alamat sekaligus dalam satu >roup daripada menuliskan alamat email satu8 persatu. Untuk membuat >roup akan dibahas pada bab selan$utnya. Untuk mengirim ke >roup lakukan langkah berikut : 1. /lik 5)o6 pada pengiriman email. "kan muncul menu #ddress Book.

2. Pada kolom 5$how Names from the % 5 pilih kontak&group yang akan dikirimi email. #. /lik Ok dan $end 2.9 Mengirim Attachments !ile lampiran"

'ika "nda ingin menyertakan sebuah file atau lebih pada pesan "nda, seperti dokumen atau spreadsheet,lakukan langkah berikut: 1. +uat pesan baru beserta elamat emailnya. 2. 4etelah selesai mengetik pesan tekan tombol Insert pada toolbar. #. /lik File. .. (ari file yang ingin anda sertakan. 1. %obel klik pada file yang akan disertakan Catatan: *con #ttach 'ile ,gambar paperclip- merupakan $alan singkat untuk menyertakan file: 2.# Membalas/repl$ pesan /etika menerima dan telah membaca sebuah pesan ,emailkemungkinan "nda ingin langsung membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan hal tersebut lakukan langkah berikut : Standard Reply 1. Pada folder *nbo2 dobel klik email yang ingin "nda balas. 2. /lik tombol Reply . #. "lamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagian )o: .. /etik pesan anda pada body pesan. 1. /lik 4end. Reply To All @ungsi reply to all akan membalas pesan kepada semua penerima pesan yang ditu$u oleh pengirim pertama. Untuk melakukan ini : 1. /lik tombol reply to all.

2. 4emua penerima akan tercantum di bagian (o : dan semua alamat bagian (c akan tercantum pada bagian Cc. #. /etik pesan anda pada body pesan. .. /lik tombol send. 2.8 Out Of Office Assistant Ms Outlook menyediakan fasilitas autoreply) dimana Outlook akan otomatis membalas email yang datang. 'ika "nda berada diluar kantor atau sedang tidak ditempat, "nda bisa otomatis mengirim reply pesan ke orang yang mengirim "nda pesan, sehingga orang itu tahu bahwasannya "nda belum membaca pesan yang telah dia kirim. ?al ini kita lakukan dengan memanfaatkan fasilitas Outlook yang disebut 5Out Of Office Assistant 5. Untuk melakukannya lakukan langkah berikut : 1. /lick Tools pada toolbar. 2. /lik Out Of Office Assistant. #. 'endela "ut "f "ffice #ssistant akan muncul. /lik radio button disebelah A* am currently out of the office A dan ketik pesan yang ingin "nda sampaikan pada kotak yang tersedia. 1. pada menu )ools Bules and "lerts 2. pada kotak Bules and "lerts!ew Bule #. di bawah %tart !rom a blank rule, klik C&eck messages '&en t&e$ arri(e, dan kemudian click )e*t .. di bawah +&ic& con,ition s" ,o $ou 'ant to c&eck-, pilih sent onl$ to me centang dan pilih berbagai kriteria yang "nda inginkan )e*t 1. $ika kotak yang menginformasikan peraturan akan diterima untuk tiap pesan ynag diterima .es. 3. %i bawah +&at ,o $ou 'ant to ,o 'it& t&e message- , pilih repl$ using a speci!ic template, centang

9. dibawah langka& 2: E,it ,eskripsi, klik a speci!ic template :. pada kotak %elect a /epl$ Template, pada kotak 0ook 1n bo2, klik 2ser Templates in 3ile %$stem ;. pilih template 4pen 1<. 11. 12. 1#. klik )e*t. +isa dipilih kotak untuk untuk aturan auto reply klik )e*t. %ibawah langkah 1: %peci!$ a name !or t&is rule,

ketik nama auto8reply rule 3inis&. 2.15 6emakaian Si nature /ita $uga dapat menyertakan 5signature6 atau tanda tangan elektronik, biasanya ditempatkan pada bagian bawah email kita. 4ignature terlebih dahulu dibuat formatnya sehingga sewaktu mengirim email tidak perlu dilakukan berulang8ulang tetapi secara otomatis akan tertera pada bagian bawah email kita. Untuk melakukannya ikuti langkah berikut: 1. Pada Outlook klik menu Tools 2. Pilih Options #. Pilih !ail Format .. /emudian klik tombol 5$ignature +icker6 akan muncul window untuk mengedit 5signature6 1. Pilih New = masukkan nama untuk 5signature6 "nda. 3. /lik Next = /etik sesuai yang "nda inginkan, demikian $uga "nda bisa memilih warna dan bentuk dari font. ,. /lik Finish (atatan: pengirim. 4ignature biasanya berisi $abatan dan alamat pengirim e8mail, sehingga penerima dapat mengenal identitas

7. 6E)GE04088) 6E/%4)80 899/E%% B44:/808M8T EM810 Microsoft outook menyediakan fasilitas untuk menyimpan daftar nama kontak beserta keterangan8keterangannya. #.1 membuat data alamat kontak Untuk membuatnya ikuti langkah berikut: 1. pada toolbar, klik ikon yang bergambar address book, 2. klik filenew entrypilih new contactO/ #. isi data kontak .. $ika sudah selesai, klik sa"e and close #.2 membuat alamat group. %i microsoft outlook bisa mengelompokkan alamat email atau data kontakan dalam suatu grup. 4ehingga untuk mengirim email untuk ke suatu grup0kelompok orang tidak perlu mencari alamat kontak satu8 satu. Untuk membuat grup caranya: 1. +uka menu 5 Address #oo$6 2. /lik 3ile = pilih 5New %ntry6 #. Pilih 5New &istri'ution (ist 5 klik Ok .. )ulis nama dari >roup pada kolom yang tersedia , mis : "stronomi 2<<1 1. /emudian /lik tombol 5Select !em'er6 untuk memilih siapa sa$a yang masuk dalam >roup ini. 3. Pilih siapa sa$a dengan mengklik 2 kali pada nama atau mengklik tombol 5Add6 ,. /lik O$ :. /emudian klik 5Sa"e and )lose6

;. :80E)9E/ :E/<8 91 42T044: 4elain untuk pengelolaan email, Outlook $uga mempunyai fasilitas lain dalam pengelolaan $adwal aktifitas kita disebut 5 Calendar6. 4ama seperti /alender biasa, Calendar pada Outlook $uga berisi tanggal, bulan dan tahun ditambah dengan $amnya. /elebihan pada Outlook ini, Calendar dapat diisi, diedit dan ditambahkan informasi sesuai dengan kegiatan kita dan memberikan warn0peringatan pada kita apabila waktunya tiba. Untuk pengelolaan Calendar, lakukan langkah berikut : 1. Pada bagian 53ol,er 0ist6 klik 5Calen,er6 , maka akan muncul 2. /emudian pili& tanggal yang ada pada kalender , sebelah kanan -, akan muncul $am dibagian tengah berwarna kuning , kuning gelap menandakan waktu yang telah lewat-. #. /lik File, kemudian pilih New) kemudian pilih #ppointment , bisa dilakukan singkat dengan dobel klik pada $am yang diinginkan- akan muncul menu untuk #ppointment.

.. *silah kotak sub$ect rapat0ker$a, lokasi dan waktu sebagi isian minimal. "pabila diperlukan isilah lebih lengkap lagi seluruh fasilitas yang ada. 1. /emudian Sa"e * )lose, *ni adalah langkah yang penting, sebab apabila tidak dilaksanakan maka data rencana ker$a0rapat anda akan hilang dan tidak tersimpan dalam komputer. Cakukan berulang sesuai kebutuhan

5. %ETT1)G 42T044: Untuk setting akun email di microsoft outlook yang penulis coba untuk akun email Dahoo dan >mail di internet rumah. 4edangkan akun email students di kampus, semuanya berhasil dilakukan. )api untuk email yahoo dengan domain .com tidak gratis, untuk email Dahoo yang tidak memerlukan biaya harus menggunakan email Dahoo dengan domain selain .com misalnya yang penulis coba yaitu .co.id. /endala yang penulis temui ketika setting akun email selain students di kampus adalah tidak bisa mengirim email, namun untuk email students bisa dilakukan pengiriman dan penerimaan email. ?al ini ter$adi karena internet kampus dibatasi oleh firewall. Oke, kita mulai untuk setting akun email di Microsoft Outlook 2<<#. 8. .a&oo= 4ebuah 3 / E E software , .646s= - yang bisa diunduh dari http:00www.ypopsemail.com yang dapat menarik isi email DahooE ,misal: .com, .uk, or .id- ke dalam sebuah e8mail client yang dalam tulisan ini menggunakan M4 Outlook 2<<#. Untuk setting e8mail client yang lain dapat dilihat pada bagian F(onfiguring Mail (lientsF website diatas. 4etelah "nda meng8unduh DPOPsE, langkah selan$utnya adalah menginstalkannya ke dalam

komputer, dengan step !7G) 8 !7G) , tidak usah melakukan setting apa-apa terlebih dahulu-. 4etelah DPOPsE terinstall maka akan terdapat icon tray yang menandakan bahwa DPOPsE aktif dan siap untuk meng8unduh file8file e8mail DahooE "nda. Untuk anda yang menggunakan PBOGD 4erHer "nda harus menset bagian FPro2iesI dengan cara meng8klik kanan icon tray DPOPsE F(onfigureI, isikan sesuai dengan konfigurasi PBOGD 4erHer anda. 4etting M4 Outlook 2<<# : 1. Pilih option F)oolsI F7mail "ccountsI 2. Pada pilihan radio button, pilih F"dd new e8mail accountI !e2t #. Pilih opsi radio button FPOP# !e2t .. Pada bagian FUser *nformationI isikan !ama yang sesuai dengan DahooE mail account dan e8mail address DahooE 1. Pada bagian F+agian 4erHer *nformationI isikan : F*ncoming mail serHer ,POP#- dengan F129.<.<.1, dan isikan $uga Outgoing mail serHer dengan F129.<.<.1 3. Pada bagian FCogon *nformationI isikan FUser !ameI dengan id DahooE ,misal: iahJfi-, dan password e8mail DahooE 9. Calu klik tombol FMore settingsI :. Pada tab F"dHanceI besarkan F4erHer )imeoutsI sampai dengan 1< minutes ;. Pada tab FOutgoing 4erHerI berikan tanda centang FMy outgoing serHer ,4M)P- reKuires authentificationI, dan pilih radio button FUse same settings as my incoming mail serHerI klik O/

1<. )es account setting dengan mengklik tombol F)est "ccount 4ettingsI, apabila semua status F(ompletedI maka "nda sudah dapat meng8unduh semua file yang ada di DahooE e8mail 11. /lik tombol @inish catatan % .+"+s/ akan menarik semua e-mail yang ada pada .ahoo/ mail #nda) sehingga ketika #nda login melalui browser&online check mail 0mail.yahoo.com1) semua e-mail akan otomatis hilang dan pindah ke dalam komputer. B. Gmail Cangkah8langkah untuk setting >mail di Microsoft Outlook: 1. Masuk ke http:00www.mail.google.com dan login seperti biasa 2. 4etelah webmail google muncul, li&at po>ok kanan atas, ada menu %etting. /lik %etting. 3. "kan keluar menu Mail %etting ,bo2 warna orange-, /lik 53or'ar,ing an, 6465 4. "kan muncul submenu : 3or'ar,ing dan 646 9o'nloa, 1. Pada 646 9o'nloa, ? : 1. 6op %tatus, pilih @Enable 646 !or all mailA 2. '&en messages are accesse, 'it& 646, pilih @keep gmailBs cop$ in t&e bo*A, agar email di webmail tetap ada dan bisa di akses 6. )ekan tombol %a(e c&anges. 9. 4etting enable POP selesai, langkah terakhir adalah mensetup Outlook kita :. %owload program >mail (onfiguration untuk seting Outloook anda. 9. 4etelah selesai %ownload, run programnya ,pastikan 4utlook an,a ,i close ,ulu-

1<. 11.

4etelah selesai, buka Outlook anda, maka akan ada 4elesai

pesan bahwa ada setting account baru.

C. %tu,ents. Untuk setting outlook di akun email students bisa dilakukan langkah8langkah berikut: 1. buka )oolsemail accountsadd a new email accountne2t 2. pilih serHer type POP#ne2t #. isi nama, alamat email, password .. untuk incoming mail serHer isi dengan: pop.students.itb.ac.id 1. untuk outgoing mail serHer isi dengan: smtp.students.itb.ac.id 6. lakukan test account settings, $ika semuanya sudah komplet lakukan akun email tersebut sudah bisa digunakanne2t 9. finish

%E08M8T ME)C4B8 C?C

You might also like