You are on page 1of 3

Instructions for Recommendations Frequency of Attendance ● To determine the frequency of attendance by keeping a record of every parishioner attending. Each question is categorized to address each aspect of frequency issues and further involvement.

● Buy clipboards to place at the end of the each pew. A sample sheet is on this google doc with questions to ask attendees. https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0ArvIeWuT2UIYdGUzOEIyd3F3Yk5lTnRL V1VDSXdkZVE&usp=sharing ○ Clipboards are available at Walmart for $.96 each, you will need one per pew. Item number: GVR1476 ● Announce to attendees that they will need to sign in on this clipboard at every mass. ○ You will collect this data for one month, once in Fall 2013 and again in Spring 2014 during a typical month for attendance. ● Remove sheets every Monday, and replace with new forms. To help with this data collection, we suggest hiring a student worker or developing the position to be an internship. ● In hiring a student worker: ○ We suggest hiring a marketing student interested in marketing research, as it will largely involve data collection and analyzation. ● To develop an internship: ○ We have attached guidelines provided by the marketing department for an internship position. Organizations ● Designate the finance council to meet with student leaders twice a semester, once in the beginning and again at the end, to discuss budgetary and other financial allocation issues. Discuss the targeted budget and previous semester budgets, and compare differences at the end of the semester. ○ The student can be the student leader or a treasurer within the organization. ● During all semesters, all organizations will be required to record finances in an Excel spreadsheet. ○ We have created two files and will email it to the appropriate staff member. ○ One file, labeled “Organization Spreadsheet” will be given to each student leader or treasurer. Here is the template to use: https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0ArvIeWuT2UIYdFdCUkV4YjFjTD BXT3gtSFdqcEJZNFE&usp=sharing ○ The second file, labeled “Financial Analysis of Student Organizations” will be used to analyze each organization. Here is the template to use: https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0ArvIeWuT2UIYdEx0czZqWDVV Ukw1THVPbzM4dXpuLWc&usp=sharing ○ At the end of each semester, the organizational leader will submit their

spreadsheet, and meet with with the finance council. ○ You will copy and paste the appropriate cells from the student spreadsheet into the financial analysis spreadsheet, where we have created formulas for you to assess the effectiveness of the organization. ● After collecting data during the fall 2013 and spring 2014 semesters, create a budget for each group starting fall 2014. ● Continue to require the organizational leaders to meet with the finance council and complete the spreadsheet each semester. Customer Acquisition ● The intern/student worker will be in charge of social media outlets. ● Host a t­shirt design contest ○ Students in the church design different t­shirts to implement as the 2013­2014 St. Mary's shirts. ■ Give an incentive, this can be a free shirt or gift card to a local restaurant. ○ Put your top 5 or top 10 favorite designs on your facebook page. The designer of the shirt should be encouraged to have friends vote for their design. ○ Shirts will cost approximately $5 each to produce, and you would sell them for $10. C.C. Creations can produce these. ● Profile Picture Change Week ○ Have St. Mary’s members change their profile pictures for a week to bring customer awareness to customers who may not have heard of St. Mary’s before. ● Transportation ○ Facebook groups ■ Have a group leader that will be in charge of a group of freshmen that live in the dorms. ■ Group leaders will meet up with their freshman and walk with them to mass every Sunday. ■ The leaders will make the freshman accountable and the freshman may be more willing to go to mass if they already have a group to go with and sit by. ○ Bus route ■ Promote the fact that you are near bus route 15. ■ This will help with the parking issue and those who do not have their own transportation can use the bus Welcoming New Customers ● New organization ○ This could be a potential organization for members who want to make new members feel welcome ○ Have members of the welcoming committee wear the same t­shirts that new customers can easily spot.

The committee can design the t­shirts themselves Having the shirts say “New here? Talk to me” can help new customers feel welcomed ○ During mass, have the priest ask parishioners to greet someone they haven’t met before. ○ Have the priest welcome visitors after mass and answer any questions. This creates a deeper connection with the church. Complaint Solicitation ● Survey ○ A sample set of questions are attached and available at: ■ https://docs.google.com/document/d/1zar2nS_5XSMp­hR5UpIASG4uviTtI LfuOM08ymkADZc/edit?usp=drive_web Ultimate Goal: Create a culture for open communication

■ ■

Feel free to email us if you have any questions or would like direct links to any of the documents listed. Karli Ragan ­ ragan.kc@gmail.com Sam Naccarato ­ nacc16@tamu.edu Mike Jones ­ mjones2010@tamu.edu Lizzie Turk ­ lizzieturk@gmail.com