You are on page 1of 6

Fungsi Perencanaan (Planning) 1.

Pengertian dan tujuan perencanaan Sebelum kita membuat rumusan pengertian perencanaan, lebih baik kita perhatikan rumusan pengertian perencanaan dari beberapa ahli sebagai berikut :  Newman, perencanaan adalah pembuatan keputusan apa yang akan dilaksanakan / dikerjakan.  Louis A. Allen, perencanaan adalah penentuan serangkaian kegiatan atau tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.  Beishline, perencanaan menentukan apa yang harus dicapai, dimana, bagaimana hal tersebut harus dicapai, siapa yang harus bertanggung jawab dan mengapa hal tersebut harus dicapai. Kesimpulan rumusan pengertian perencanaan : Adalah perumusan tentang apa yang akan dicapai serta tindakan – tindakan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki dengan memperhitungkan kemampuan yang dimiliki. Jelasnya perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang dan usaha mencapainya dengan cara yang efektif dan efisien. Secara lebih rinci perencanaan mencakup kegiatan :  Mempelajari dan meramalkan masa depan  Menentukan sasaran / tujuan beserta fasilitas yang diperlukan dan memilih strateginya  Membuat kebijaksanaan  Membuat program kerja dan perhitungan waktu tiap kegiatan  Menentukan prosedur kerja dan cara berhubungan antara kerabat kerja  Menentukan rencana anggaran

Alasan dasar perencanaan  Untuk mencapai Protective Benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.  Untuk mencapai Positive Benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi. Manfaat perencanaan  Membantu management untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.  Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah – masalah utama.  Memungkinkan manager memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.  Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.  Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.  Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi.  Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.  Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.  Menghemat waktu, usaha dan dana. Prinsip – prinsip perencanaan

2.

tetapi tujuan tetap sama (the same of purpose). 3.Di samping unsur-unsur dan sifat-sifat yang dituntut dalam perencanaan. Macam – macam rencana (b) 4.  Fleksibel : berarti rencana itu harus dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan situasi dan kondisi yang selalu berubah. maka perencanaan yang baik harus didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut :  Membantu/mendukung terhadap tujuan manajemen. .  Dapat menyesuaikan/mengikuti perkembangan atau perubaan-perubahan dari situasi dan kondisi (flexibility).  Adanya pilihan-pilihan terutama pilihan terhadap unsur-unsur manajemen (alternative). rencana dibedakan menjadi empat macam. nama kegiatan apa yang harus dikerjakan.  How : menerangkan bagaimana cara . (a) Persyaratan suatu perencanaan Rencana harus mengandung unsure 5 W dan 1 H  What : menerangkan nama proyek. Dari hasil perencanaan ini ada bermacammacam dilihat dari berbagai sudut. Rencana harus bersifat rasional.  Why : menerangkan tentang alasan mengapa kegiatan tersebut dilaksanakan.  Merupakan arah yang dapat berubah.  Kontinyu : yakni suatu rencana dibuat sedemikian rupa sehingga kegiatan yang kita lakukan itu dapat berlangsung terus menerus dan berkelanjutan.  Who : menerangkan tentang siapa ( orangnya / organisasinya ) yang akan menjalankan kegiatan tersebut.  Dapat mengatasi saingan yang juga membuat perencanaan (strategy).  Where : menjelaskan dimana kegiatan / proyek itu harus dilaksanakan (menyatakan tempatnya)  When : menerangkan waktu bilamana kegiatan / proyek tersebut dilaksanakan. Hasil dari perencanaan adalah rencana. pragmatis dan kontinyu.  Mengisi atau memasuki setiap kegiatan di setiap tingkatan manajemen (pervasivity).  Rasional : berarti rencana harus dibuat berdasarkan data perhitungan yang matang dan masuk akal.  Pragmatis : berarti rencana itu harus berdaya guna atau mempunyai kegunaan bagi kepentingan masyarakat.  Merupakan kegiatan utama dan pertama dari seluruh kegiatan manajemen (primacy activity). fleksibel.  Terkandung penghematan-penghematan dan ketepatan (effisiency).  Merupakan faktor yang membatasi terhadap hal-hal yang ada manfaatnya (limiting factors). (a) Dilihat dari luas lingkupnya. langkah – langkah prosedur pelaksanaan serta anggaran yang digunakan agar proyek / kegiatan dapat berjalan lancar.

(b) Dilihat dari jangka waktunya. yakni rencana yang dirancang untuk memenuhi tujuan organisasi yang lebih luas dan mengimplementasikan misi yang memberikan alasab khas keberadaan organisasi. Dilihat dari sudut daerah/wilayah pelaksanaannya. rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu lebih dari 3 tahun.  Rencana jangka menengah (medium plan) yaitu rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu antara 1 sampai dengan 3 tahun.  rencana industri.  rencana daerah dan rencana antar daerah. rencana dibedakan :  rencana desa dan rencana antar desa. Rencana program (program plan). adalah rencana yang memberikan pola secara keseluruhan dari pekerjaan yang harus dikerjakan.  Rencana jangka pendek (short range plan). (c) Dilihat dari sudut materinya. Dilihat dari sudut umum/khusus. merupakan bagian-bagiannya dari rencana program.  Rencana khusus (specific plan) adalah suatu rencana yang dibuat secara terperinci. Menurut John AF. yaitu rencana yang menunjukkan ke arah mana rencana itu dipergunakan. Perencanaan strategis merupakan proses perencanaan jangka .  Rencana semesta (overal plan).    Rencana kebijaksanaan (policy plan). Type – type perencanaan (d) (e) 5.  Rencana relasi kerja (network plan).  rencana nasional dan rencana internasional. yaitu : (a) Rencana Strategis (Strategic Plan). yaitu rencana tentang apa dan bagaimana cara penyelenggaraan secara garis besar dan dengan data yang lengkap. yaitu rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu kurang dari satu tahun. ada 2 type rencana. Stonner dalam buku Management.  rencana pendidikan. rencana dibedakan menjadi tiga macam  Rencana jangka panjang (long range plan). adalah rencana yang memuat apa yang ingin dicapai dan cara pelaksanaannya secara jelas dan dibuat berdasarkan fakta mutakhir. Rencana operational (operational plan). yaitu rencana yang memuat kegiatankegiatan operational dan sasaran-sasaran yang akan dicapai. Rencana proyek (project plan).  rencana kota dan rencana antar kota. rencana dibedakan menjadi empat macam  Rencana umum (general plan) adalah rencana yang dibuat secaaa garis besar dan menyeluruh dari suatu kegiatan.  rencana keuangan. rencana dibedakan :  rencana kepegawaian.

arah penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian yang sudah ditentukan juga disertai dengan anggaran tertentu. Rencana – rencana tetap sangat membantu manager menghemat waktu tanpa perlu membuat rencana ulang terhadap pembuatan keputusan untuk situasi dan permasalahan yang sama. rencana ini dikembangkan untuk mencapai tujuan – tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai . memudahkan pengawasan. meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas yang menunjukkan langkah – langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan menentukan satuan / parameter anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah serta menunjukkan urutan dan waktu setiap langkah. Anggaran terutama merupakan peralatan koordinasi dan pengawasan kegiatan – kegiatan organisasi dan komposisi penting dari program dan proyek. dapat ditetapkan secara formal maupun muncul secara informal. merupakan pendekatan standar untuk penanganan situasi – situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang – ulang. dapat juga disertai anggaran bagi kegiatan yang diperlukan. memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan tanggung jawab.  Prosedur standar adalah suatu kebijaksanaan yang dilaksanakan dengan pedoman yang lebih rinci. Anggaran (budget). Manfaat prosedur standar adalah menghemat usaha managerial. mempunyai ruang lingkup yang terbatas. untuk mencerminkan nillai – nilai pribadi mereka ( pakaian seragam ) dan untuk menjernihkan berbagai konflik. dalam jangka waktu tertentu. Rencana – rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah ( dimodifikasi ) atau dihapuskan. adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan – kegiatan tertentu. . Ada 2 type rencana operasional. yaitu : (1) Rencana sekali pakai (single use plan). yang merinci pendapatan dan pengeluaran. seperti pembangunan gedung tertentu. memungkinkan penghematan personalia dan membantu kegiatan koordinasi. menimbulkan pengembangan methode – methode operasi yang lebih efisien. Type pokok rencana sekali pakai adalah :  Program.panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan – tujuan organisasi. merupakan batas bagi keputusan untuk menentukan apa yang dapat dibuat dan menutup apa yang tidak dapat dibuat. Kebijaksanaan dapat menyangkut masalah penting maupun masalah sederhana.  Proyek. adalah penguraian lebih terperinci bagaimana rencana – rencana strategis akan dicapai. adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian yang terpisah dari program. Kebijaksanaan secara formal muncul karena untuk meningkatkan efektifitas organisasi.  (2) Rencana – rencana tetap (standing plans). Wujud umum rencana tetap adalah :  Kebijaksanaan (policy) adalah pedoman umum pembuatan keputusan. Prosedur standar memberikan sejumlah instruksi yang terinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur. (b) Rencana Operasional (Operational Plan).

 Identifikasi hal – hal yang membantu dan yang menghambat tujuan – tujuan  Kembangkan rencana . Contohnya tata tertib siswa selama praktikum resep atau praktikum kimia. adalah pernyataan ( ketentuan ) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Bagian pembukuan / Akuntansi = mencatat rekening / pembelian pada faktur  Buku jurnal umum atau jurnal pembelian barang atas pembelian barangsecara kredit  Buku jurnal umum atau jurnal khusus pengeluaran kas bila pembelian secara kontan siapa petugas pembayaran : kepala bagian keuangan. 6. Langkah penyusunan perencanaan Menurut James AF Stoner dalam buku management.  Definisikan situasi saat ini. Empat langkah dasar penyusunan perencanaan adalah :  Tetapkan tujuan atau seperangkat tujuan. siapa petugas pembuat surat pesanan : petugas bagian pembelian dan untuk obat bius barang psikotropik ditanda tangani apoteker siapa petugas pencatat : kepala gudang mencatat di buku harian penerimaan barang dikartu stok. Pada hari / tanggal /  Who :  When : . Keempat langkah perencanaan ini dapat disesuaikan dengan semua kegiatan perencanaan pada semua tingkat di dalam organisasi atau perusahaan. siapa petugas pembelian : adalah kepala bagian pembelian siapa penerima barang : kepala gudang siapa suppier / pemasok barang : adalah para Pedagang Besar Farmasi yang terpilih karena harga lebih murah . Penerapan rencana Setelah kita mempalajari segala sesuatu yang berhubungan dengan rencana maka dibawah ini akan diberi contoh pembuatan rencana dengan menerapkan pertanyaan 5W + 1H   What Why : : nama proyek : rencana pengadaan barang di apotik tujuan : untuk mengisi barang yang sebagian besar telah terjual atau untuk menjaga keseimbangan persediaan barang dengan penjualan. para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan melainkan harus mematuhinya.rencana atau separangkat rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan 7. barang diantar sampai apotik tepat waktu dan lain – lain. Bila faktur sudah jatuh tempo dibayarkan oleh kasir setelah mendapat persetujuan kepala bagian keuangan / pemilik sarana apotik Bilamana / kapan pelaksanaan pembelian. syarat pembayaran lebih lama. Aturan ( Rules atau Regulations ). Dalam melaksanakan suatu aturan. bahwa perencanaan dapat dipadatkan menjadi empat langkah dasar.

kesiapan bagian pembukuan dan kesiapan bagian pembayaran : . yaitu kesiapan bagian gudang. Apakah didalam kota atau diluar kota atau harus di import sendiri Bagaimana metode / tehnis pelaksanaan pembelian  Tentukan nama.bulan tertentu dimana jumlah persediaan sudah berada pada posisi Buffer stock  Where  How : Dimana lokasi supplier / pemasok / PBF. jenis dan jumlah obat yang akan dipesan / dibeli sesuai gudang obat apotik atau informasi dari bagian peracikan obat atau penjualan bebas terhadap penolakan resep atau obat baru yang sering ditulis dokter tapi belum tersedia di apotik  Klasifikasi obat – obat yang akan dibeli sesuai dengan nama atau alamat PBF yang sudah diseleksi dengan perkiraan yang sudah dikonfirmasikan  Buatkan surat pesanan untuk tiap – tiap PBF yang sudah ditanda tangani oleh petugas yang berwenang  Surat pesanan dikirim atau dimonitor sampai barang datang pada saat dibutuhkan  Penerimaan barang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.