caiet sarcini publicitate 2013

CAIET DE SARCINI – SPECIFICAŢII TEHNICE

Capitolul I Informații Generale 1.1.Autoritatea Contractantă Autoritatea Contractantă este Ministerul Sănătăţii. 1.2.Proiectul Ministerul Sănătăţii este beneficiarul unui Contract de Finanţare pentru proiectul „Elaborarea si implementarea unui sistem integrat de management al activităţilor si documentelor din cadrul Ministerului Sanatatii şi instituţiile subordonate, în scopul îmbunătăţirii eficacităţii organizaţionale” Proiectul beneficiază de fonduri în valoare de 10.864.159 lei lei fără TVA (din Fonduri Structurale, prin Fondul Social European prin PO DCA şi de la bugetul de stat). Proiectul este structurat pe trei activităţi principale:  Asigurarea infrastructurii software și hardware necesare pentru implementarea proiectului;  Optimizarea fluxurilor informaționale din cadrul Ministerului Sănătății prin implementarea unui sistem informatic modern;  Instruirea utilizatorilor și administratorilor de sistem.

1.3. Obiectivele proiectului Obiectivul general al proiectului este creşterea eficacităţii organizaţionale a Ministerului Sănătăţii prin implementarea de aplicaţii informatice moderne în sprijinul proceselor de luare a deciziilor şi gestionare a documentelor. Scopul proiectului constă în îmbunătăţirea proceselor de lucru din cadrul Ministerului Sănătăţii prin implementarea unui sistem modern de administrare a documentelor şi de optimizare a fluxurilor informaţionale ca urmare a corelării circuitului documentelor cu fluxurile existente în cadrul instituţiei solicitante şi al celor generate pe relaţia cu instituţiile subordonate Ministerului Sănătăţii (Direcţiile de Sănătate Publică, spitale, Centrul Naţional pentru Statistică şi Informatică în Sănătate Publică), respectiv cu instituţiile cu care acesta colaborează (CNAS).

1.4. Activităţile proiectului

scopul.vor fi editate 500 de afişe cu informaţii privind finanţatorul.vor fi realizate 100 bannere care vor fi postate in cadrul instituţiilor din subordinea solicitantului pe teritoriul tarii. 1000 memory stick care vor fi distribuite in cadrul seminarilor si conferinţelor organizate. Materialele informative vor fi oferite participanţilor la diferitele activităţi ale proiectului şi vor fi distribuite la sediile unităţilor vizate de proiect. . . În vederea asigurării vizibilităţii proiectului: . .va fi realizat un site pentru proiect care va putea fi accesat şi prin link -uri de pe site-urile instituţiilor implicate în proiect. altor instituţii publice relevante. . . .vor fi editate 1000 de broşuri cu informaţii privind finanţatorul. . obiectivele. activităţile şi rezultatele estimate ale proiectului.ro. obiectivele. B2. . Managementul proiectului. .vor fi publicate 10 anunţuri de presă într-un cotidian naţional.vor fi realizate 200 de autocolante care vor fi aplicate in locuri vizibile pe toate echipamentele achiziţionate prin proiect.vor fi realizate 1000 de flyere cu informaţii privind proiectul. care fac obiectul prezentului contract: Asigurarea vizibilităţii proiectului. A2. Instruirea utilizatorilor și administratorilor de sistem. activităţile şi rezultatele estimate ale proiectului. Asigurarea infrastructurii software și hardware necesare pentru implementarea proiectului. Optimizarea fluxurilor informaționale din cadrul Ministerului Sănătății prin implementarea unui sistem informatic modern. .fonduri-ue.vor fi realizate 10 roll-up-uri de promovare a proiectului care vor fi utilizate in cadrul conferinţelor de presa organizate. Descrierea detaliată a activității A2.A1. B1. scopul. 1000 de agende.vor fi realizate materiale promoţionale inscripţionate: 1000 de pixuri. 5 anunțuri la începerea proiectului și 5 anunțuri la închiderea proiectului cu menţionarea rezultatelor obţinute. . . finanţatorului şi Programului Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative se va desfăşura în conformitate cu prevederile Manualului de Identitate Vizuală pentru Instrumentele Structurale 2007-2013 în România (Obiectivul Convergenţă). B3.realizarea unui spot video privind proiectul și difuzarea acestuia la televiziuni naționale.vor fi realizate 1000 de mape care vor fi distribuite participanţilor la conferinţe si mese rotunde. Asigurarea măsurilor de informare și publicitate privind derularea proiectului.pe materialele elaborate în cadrul proiectului se vor include elementele obligatorii de identitate vizuală conform manualului de identitate vizuala. pe pagina de deschidere se vor afla link uri către www.

care să conducă la atingerea obiectivului vizat prin această achiziţie. Capitolul II. Contractul de Finanţare şi „Manualul de identitate vizuală PODCA”. 10 roll-up. Evenimentele vor fi monitorizate şi evaluate prin prisma numărului de participanţi. de calitate pentru derularea activităţilor de informare şi publicitate prevăzute în Cererea de Finanţare a Proiectului. rezultatele aşteptate ale proiectului. cu respectarea prevederilor din Cererea de Finanţare. asigurarea vizibilităţii continue şi mediatizarea derulării proiectului şi a rezultatelor acestuia. finanţatorului şi Programului Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative asigurată prin: 10 anunţuri publicate. . Scopul contractului Achiziţionarea de servicii calificate. a populației generale cu privire la proiect. respectiv:    informarea grupului ţintă. a feedback-ului participanţilor şi a apariţiilor în presă (evaluare cantitativă şi calitativă). Contractul de achiziţie 1. 1000 agende inscripţionate. beneficiariilor direcţi şi indirecţi. a prevederilor Contractului de Finanţare şi a regulilor stabilite în „Manualul de Identitate Vizuală PODCA”. beneficiarii direcţi şi indirecţi informaţi corespunzător cu privire la finanţator şi la obiectivele. 500 afişe.se va organiza o conferinţă pentru lansarea proiectului la care vor fi prezenţi reprezentanţi ai instituţiilor vizate de proiect. 1000 de mape. 2. Contractarea de bunuri şi servicii se va realiza cu respectarea prevederile OUG 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie publică. Obiectivul contractului Obiectivul general al contractului îl reprezintă realizarea activităţilor de informare şi publicitate. 2 conferinţe organizate. .Materialele de informare şi publicitate vor fi trimise Autorităţii de Management pentru aprobare înainte ca acestea să fie utilizate în cadrul proiectului. 1000 memory stick.se va organiza o conferinţă finală de analiză şi diseminare a rezultatelor proiectului. activităţile. Materialele vor putea fi tipărite doar după acceptul de la AM PO DCA. 1000 broşuri.  vizibilitatea asupra proiectului. aportul Uniunii Europene la realizarea proiectului. 100 bannere. 1000 pixuri inscripţionate. a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii cu modificările şi completările ulterioare. Rezultate anticipate:  grupul ţintă. 200 autocolante. 1 spot video (20 difuzări). . 1 site Web. 1000 flyere. optimizare search engine. a recomandărilor pentru viitor.

Furnizorul va stabili conceptul şi graficul de implementare al activităților de informare și publicitate. Serviciile ce se vor achiziţiona în cadrul prezentului contract 3. însemnele şi cerinţele din Manualul de identitate vizuală PODCA. Planificarea activităților de informare și publicitate. Toate materialele vor include. Planificarea activităților de informare și publicitate se va realiza în concordanță cu elementele descrise la capitolul II-punctul 4 Organizare şi Metodologie.Materiale promoţionale/livrabile: Acţiunile vor consta. în mod obligatoriu. Se vor avea in vedere urmatoarele aspecte: .1. Livrabilele acestui contract vor fi proprietatea exclusivă a AC. Furnizorul trebuie să ia în considerare. materiale informative şi publicitare (broşuri. care va fi informată prin intermediul anunţurilor şi comunicatelor de presă. 3. 2. 3. Atât temele/mesajele transmise grupurilor ţintă (beneficiari direcți și indirecți. design.grupul ţintă.Aspect Grafică Mesajul transmis . grup principal . în cadrul contractului. termenele exacte pentru fiecare livrabil. detalierea acţiunilor şi produselor de publicitate care vor fi utilizate în cadrul acestui proiect. în funcţie de termenele reale de implementare ale proiectului. mape etc. prevederile din următoarele documente: „Cererea de Finanţare a Proiectului”. obligatoriu. fără a se limita la concept. grup secundar – populaţia generală. vor fi agreate între AC şi Furnizor. Graficul de implementare trebuie să ţină seama de graficul de implementare a proiectului. „Contractul de Finanţare” cu toate modificările ulterioare şi „Manualul de Identitate Vizuală PODCA”. beneficiarii direcţi şi indirecţi. inclusiv întocmirea graficului de implementare.). Conţinutul informativ al materialelor promoţionale va fi transmis și aprobat de către AC. realizare. populația generală) cât şi conţinutul şi forma materialelor promoţionale vor fi agreate împreună cu AC. afişe.2. În elaborarea strategiei de implementare a activităților de informare și publicitate.Audienţa ţintă: 1. distribuţie. Graficul de implementare va fi orientativ. difuzarea de produse promoţionale.

Furnizorul va prezenta propunerile sale şi va pune la dispoziţia AC mostre pentru produsele descrise la pct. cu 5 zile lucrătoare înainte de începerea producţiei. certificată pentru perioada octombrie – decembrie 2012 de către instituţii autorizate.2. Biroul Român de Audit al Tirajelor . difuzat la nivel naţional.  opţiuni culoare: alb-negru. populaţia generală.BRAT).2.3 .  perioada de difuzare: publicarea anunţurilor în presă se va face în ziua următoare datei transmiterii anunţului de către AC sau la o altă dată stabilită de aceasta.  profil publicaţie: social. 3. independente.  poziţie în publicaţie: nepreferenţial. 5 la începerea și 5 la închiderea proiectului cu menționarea rezultatelor obținute. indirect.3. de audit (ex.  apariţii anunţ: 10  media lunară de vânzări pe apariţie să fie mai mare de 30.  nr. 3. anunţuri: 10. Produsele finite nu vor fi acceptate în condiţiile în care nu sunt îndeplinite absolut toate cerinţele menţionate la descrierea detaliată a fiecărui produs/serviciu în parte sau dacă nu corespund întru totul cerinţelor din Manualul de Identitate Vizuală PODCA și in cazul in care nu prezinta acelasi nivel de calitate cu mostrele acceptate de AC.2.  machetă: model transmis de AC. propuneri care vor fi analizate în funcţie de calitatea executiei şi concordanţa cu obiectivele de promovare ale proiectului şi de impactul asupra publicului ţintă.- Culori utilizate Originalitate Toate materialele elaborate vor fi avizate de către echipa de management din cadrul Ministerului Sănătăţii. care va respecta întocmai conţinutul şi forma textului. Publicarea a 10 anunţuri de presă. conform cerinţelor de mai jos:  publicare într-un cotidian central.12.  elementele grafice vor respecta întru totul cerinţele Manualul de Identitate Vizuală PODCA. AC va fi notificată asupra publicării anunţurilor.  suprafaţa anunţului: minim 10X15 cm  opţiuni chenar: cu chenar.  informaţia ce va fi inclusă în anunţuri (conţinutul) va fi redactată de către Autoritatea Contractantă şi transmisă Furnizorului.000 exemplare. Spot video . 3.  publicul ţintă: personalul din sistemul sanitar şi din autorităţile centrale și locale şi.2.1.2.  în ofertă se va indica denumirea ziarului/ziarelor.

Pentru aceasta. prin planul de difuzare.000 exemplare. ofertantul va prezenta alocarea difuzărilor pe televiziuni a spotului video. tip vedere sau portret.. Se solicită prezentarea a două propuneri creative de broșură privind acest proiect Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA în privința respectării regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil.Tiraj: 1000 exemplare.2.format: 21 cm x 10 cm. 3.suport pentru copertă: hârtie lucioasă 120 g/mp.4 Flyer Specificaţii tehnice/ Criterii de acceptanta: . la televiziuni cu acoperire naționale și monitorizate.hârtie lucioasă de 120 g/mp.tiraj: 1.finisare: capsare.5. .3.2.Distribuție la Ministerul Sanatatii și unitățile din subordine.Distribuție la Ministerul Sanatatii și unitățile din subordine. .Număr de difuzări: 20 . Autorități Publice Centrale și Locale. . . ofertantul va realiza efectiv spotul. vizibilitate maximă pentru tema proiectului.Ofertantul va realiza conceptul si îl va supune spre aprobare Beneficiarului.policromie față/verso. Se solicită prezentarea a două propuneri creative de flyer privind acest proiect Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA în privința respectării regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil. 3. .suport pentru interior: hârtie lucioasă 120 g/mp. . . cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC. În urma aprobării conceptului. . Conceptul va respecta legislația în vigoare privind corecta informare a publicului. Broşură Specificaţii tehnice/ Criterii de acceptanta: .Ofertantul va asigura.culori: policromie faţă/verso (4+4).Ofertantul va produce și difuza 1 spot video privind proiectul.dimensiuni: format A4 (210 x 297 mm). . .2.număr de pagini: 6 file inclusiv copertă.Ofertantul va pune la dispoziția AC în mod transparent rapoarte privind implementarea acestei activități precum și impactul acesteia. cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC. Nivelul de prezență va trebui să fie de cel puțin 50% în perioada de audiență maximă. 3. . Afiș . . Autorități Publice Centrale și Locale. Ofertantul trebuie să aibă acces la surse acreditate de monitorizare a audienței și să demonstreze calitatea prestării serviciilor de monitorizare a difuzării. . .

Distribuție la Ministerul Sanatatii.print policromie full color. Autorități Publice Centrale și Locale. cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC. . acesta va fi inlocuit cu unul nou. .cantitate: 100 exemplare. 3. Autorități Publice Centrale și Locale.culoare: policromie faţă .8 m . .Specificaţii tehnice/ Criterii de acceptanta: .7 Roll-Up Specificaţii tehnice/ Criterii de acceptanta: .tiraj: 500 exemplare.sistem retractabil din aluminiu .2.Distribuție la Ministerul Sanatatii și unitățile din subordine.suport: hârtie 130 g/mp. cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC.culori: policromie faţă.Cantitate: 10 bucăți . Se solicită prezentarea a două propuneri creative de afiș privind acest proiect Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA în privința respectării regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil. material frontlit indoor . .Garantie: minim un an – furnizorul va utiliza materiale necesare si ambalarea corespunzatoare pe perioadele transportului. .dimensiuni: 460 x 680 mm. .2. pentru a asigura integritatea fizica a produselor pe toata perioada de desfasurare a proiectului. Se solicită prezentarea a două propuneri creative de banner privind acest proiect Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA în privința respectării regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil.dimensiuni: 2. calitate fotografică.Dimensiune grafica: 85 x 200 cm.picioare din aluminiu . .expunere: orizontal .suport: frontlit-poliplan 340g/mp .bara de sustinere a printului formata din 3 parti .6 Banner Specificaţii tehnice/ Criterii de acceptanta: .geanta de transport .Distribuție la Ministerul Sanatatii și unitățile din subordine.5 m x 0. Se solicită prezentarea a două propuneri creative pentru roll-up privind acest proiect . In cazul deteriorarii produsului in perioada de implementare a proiectului. 3.

.Hartie autocolanta . 3. Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA în privința respectării regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil. .cu buzunar din ştanţă. .policromie fata.Distribuție la Ministerul Sanatatii și unitățile din subordine.2.2. . cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC. cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC.plastifiat lucios.Personalizare policromie. Se solicită prezentarea a două propuneri creative de mapă privind acest proiect Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA în privința respectării regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil. cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC.2. . Autorități Publice Centrale și Locale.culori: policromie. .Cantitate: 200 bucăți. .2. 2 pozitii .Distribuție la Ministerul Sanatatii și unitățile din subordine.8 Mapă Specificaţii tehnice /Criterii de acceptanta: . 3. 3.Material: plastic. 3.dimensiuni: A4 (210 x 297 mm).Culoare: Alba . Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA în privința respectării regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil. Autorități Publice Centrale și Locale. .11 Agenda .suport: carton lucios 300g/mp.Distribuție la Ministerul Sanatatii și unitățile din subordine.9 Autocolante Specificaţii tehnice /Criterii de acceptanta: .Dimensiuni: 90x50 mm . . Autorități Publice Centrale și Locale. .10 Pix .tiraj: 1000 bucăţi.Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA în privința respectării regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil.

Găzduirea web a website-ului proiectului va fi asigurată de Ministerul Sănătății Cerințe website: . Se solicită prezentarea a două propuneri creative website. . va oferi informații actualizate privind derularea activităților proiectului.carton 300 gr/mp.Distribuție la Ministerul Sanatatii și unitățile din subordine. . administrarea. va constitui un suport pentru diseminarea rezultatelor proiectului. nedatată.Interior minim 100 file . cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC. 2 pozitii . . 3.Interfata: minim USB 2.Format 145x205 mm.Website-ul va cuprinde prezentarea proiectului.Vor fi avute in vedere urmatoarele caracteristici: Aspect Accesibilitate Manevrabilitate Mobilitate .Capacitate: 8 GB. întreținerea și suportul tehnic al website ului proiectului.Personalizare policromie. . 3.3 Realizarea unui website al proiectului Servicii asigurate de Ofertant: crearea. cantitatile care vor trebui distribuite pentru fiecare destinatie finala in parte vor fi stabilite impreuna cu AC.Distribuție la Ministerul Sanatatii și unitățile din subordine. .2.Coperta policromie fața personalizată cu elementele obligatorii de identitate vizuală PODCA și ale proiectului.0 . Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA în privința respectării regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil. Autorități Publice Centrale și Locale. Autorități Publice Centrale și Locale. Se solicita conceptie si executie grafica conform Manual Identitate Vizuala PODCA Se solicita aprobarea AM PODCA în privința respectării regurilor de vizibilitate pentru acest livrabil..12 Memory Stick .

care are ca rezultat afişarea tuturor paginilor care conţin textul căutat şi link către acestea. schimbarea pozelor etc.ro ). . Acest form va prelua datele de identificare (nume. prenume.ms. împreună cu datele de identificare se vor transmite automat la o adresă de mail care poate fi modificată de către beneficiar prin intermediul modulului de administrare. la secţiunea cont act. e-mail) ale destinatarului cât şi mesajul respectiv.Prima pagină a website-ul va conține link-uri către:  Uniunea Europeană . . .Motor intern de căutare în site (pentru căutare cuvinte cheie).ro).Prima pagină a website-ul va conține va conţine un contor pentru numărul de vizitatori şi sau de afişări.ro).Se va obtine aprobare a AM PODCA în privința respectării regurilor de vizibilitate.Website-ul trebuie să respecte o linie de design corespunzătoare cu cerintele Manualului de Identitate Vizuală PODCA.Îmbinarea elementelor grafice Structură Originalitate Securitate Eficiența motorului de cautare . Mesajul. anunţuri.În cadrul website-ului va exista posibilitatea transmiterii de mesaje (cereri de informaţii. .ro ).fseromania. reclamaţii etc.) prin intermediul unui form personalizat.  Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative (www.Fondul Social European in Romania ( www. Website-ul va permite accesarea modulului de administrare folosind un protocol securizat şi prin intermediul unui cont cu username şi password. Organizarea a două conferințe .  Guvernul României ( www.ro ). toate drepturile de autor vor reveni în întregime Ministerului Sănătății. la secţiunile respective cu salvare în baza de date). . sugestii. Structura site-ului:  Prima Pagină  Prezentare Proiect  Activitățile proiectului  Documente de suport  Informații media  Contact 3. modificarea datelor de contact.4.Posibilitatea administrării prin intermediul website-ului (adăugarea de ştiri.  Ministerul Fondurilor Europene (www.fonduri-ue. . .  Ministerul Sănătății ( www.fonduriadministratie.gov.După realizarea website-ului.

În acest sens.invitarea şi asigurarea participării reprezentanţilor mass media (invitarea şi asigurarea participării personalului din sistemul sanitar vor fi în atribuţia Autorităţii Contractante). audienţă.pentru cei 42 de participanti din afara Bucurestiului.asigurarea serviciilor de fotografiere. Servicii solicitate: . .pentru cei 42 de participanti din afara Bucurestiului. . reprezentanți mass-media (42 participanți din afara Bucureștiului. hotelul va trebui sa dispuna de sală de conferințe cu o capacitate de minim 75 persoane. dacă este cazul (microfoane. În acest sens.). . . .întocmirea şi distribuirea mapelor – minim 75 exemplare. situat într-o zonă cu acces facil la mijloacele de transport în comun (metrou.pregătirea suporturilor cu numele persoanelor care vor lua cuvântul.montarea bannerelor în spaţiile în care se desfăşoară conferinţa.montarea bannerelor în spaţiile în care se desfăşoară conferinţa.asigurarea suportului logistic. Toţi cei 42 de participanţi vor fi cazaţi în acelaşi hotel. Servicii solicitate: . se va asigura: transport din localitatea de domiciliu la locatia de cazare si cazarea cu micul dejun inclus. Conferinţa va fi organizată în acelaşi hotel în care se va face cazarea. . fotografii preluate în timpul evenimentului şi orice alte aspecte relevante pentru evaluarea impactului acţiunilor efectuate. tramvai). tramvai). . autobuz. situat într-o zonă cu acces facil la mijloacele de transport în comun (metrou.elaborarea comunicatului de presă şi transmiterea lui spre avizare Autorităţii Contractante. materialele folosite. categoria 3*.1 Conferinţă pentru lansarea proiectului pentru minim 75 invitați reprezentanţi ai instituţiilor vizate de proiect. . 3. .2 Conferinţă finală de analiză şi diseminare a rezultatelor proiectului.Prestatorul va asigura organizarea a două conferințe in Bucuresti una pentru lansarea proiectului. videoproiector/retroproiector etc. Toţi cei 42 de participanţi vor fi cazaţi în acelaşi hotel. a recomandărilor pentru viitor pentru minim 75 invitați reprezentanţi ai instituţiilor vizate de proiect.3.invitarea şi asigurarea participării reprezentanţilor mass media (invitarea şi asigurarea participării personalului din sistemul sanitar vor fi în atribuţia Autorităţii Contractante).3. .asigurarea suportului logistic. dacă este cazul (microfoane. 3. . care va include informaţii despre program.pregătirea suporturilor cu numele persoanelor care vor lua cuvântul.întocmirea raportului complet al conferinţei. cealaltă la finalizarea proiectului. persoane din sistemul sanitar). videoproiector/retroproiector etc.). Conferinţa va fi organizată în acelaşi hotel în care se va face cazarea. acoperirea media. . . autobuz.invitarea reprezentanților presei. persoane din sistemul sanitar). se va asigura: transport din localitatea de domiciliu la locatia de cazare si cazarea cu micul dejun inclus. . categoria 3*. hotelul va trebui sa dispună de sală de conferințe cu o capacitate de minim 75 persoane. reprezentanți mass-media (42 participanți din afara Bucureștiului.

întocmirea şi distribuirea mapelor – minim 75 exemplare.elaborarea comunicatului de presă şi transmiterea lui spre avizare Autorităţii Contractante. care va include informaţii despre program.Comentarii pe marginea Caietului de sarcini privind executia cu succes a activitatilor. respectiv alocarea resurselor umane per activitate cu indicarea responsabilităților concrete. audienţă. echipa de proiect.descrierea cât mai detaliată a activităţilor propuse de ofertant pentru prestarea serviciilor solicitate.un rezumat al abordarii propuse pentru implementarea contractului si descrierea metodologiei propuse.asigurarea serviciilor de fotografiere. ore alocate pe tip de activități. cunoştinţe. o descriere a implicării fiecărui asociat în prestarea serviciilor solicitate. .1. a rezultatelor şi efectelor aşteptate şi estimate ale fiecărei activităţi.2. .descrierea contribuţiilor ofertantului. în termeni de resurse umane specializate.Explicarea riscurilor si supozitiilor privind executia contractului si a strategiei de minimizare/evitare a riscurilor.detalierea modalității de implementare a fiecărei activități. . Organizare şi Metodologie Prestatorul trebuie sa îsi definească organizarea si metodologia de implementare a contractului.invitarea reprezentanților presei.. Prezentarea acesteia în oferta trebuie sa întruneasca urmatoarele cerinte: 4. cu indicarea oricăror etape / stadii considerate ca esenţiale. Metodologia de prestare a serviciilor Metodologia de prestare a serviciilor constituie acea parte a propunerii tehnice care prezintă strategia propusă de ofertant pentru prestarea serviciilor solicitate prin specificaţiile tehnice incluse în documentaţia de atribuire. .întocmirea raportului complet al conferinţei. .Opinii asupra aspectelor principale ce vizeaza atingerea obiectivelor contractului si îndeplinirea rezultatelor asteptate.în cazul în care oferta este depusă de o asociere. fotografii preluate în timpul evenimentului şi orice alte aspecte relevante pentru evaluarea impactului acţiunilor efectuate. 4. materialele folosite. . a modului de colaborare între asociaţi în . etc necesare pentru ducerea la îndeplinire în cele mai bune condiţii a activităţilor şi obţinerea rezultatelor. . în special a obiectivelor si a rezultatelor asteptate. 4. Rationament de presatare a serviciilor: . acoperirea media. . . . pe care le va prezenta în oferta tehnica. Metodologia trebuie să cuprindă minimum următoarele informaţii: .

descriere a strategiei de monitorizare a percepției publice privind acest proiect. precum şi a resurselor umane alocate pe activităţi. . precum şi o descriere detaliată a serviciilor ce vor fi subcontractate. a legăturilor şi relaţiilor dintre activităţi şi secvenţialitatea acestora. în special echipamente IT si accesul la Internet.4.descrierea oricăror aranjamente de subcontractare a unei părţi a serviciilor solicitate.vederea executării contractului. Toate documentele proiectului si toate comunicarile (scrise sau verbale) din cadrul proiectului vor avea loc numai în limba româna. 4. dotarea corespunzatoate din punct de vedere logistic. conform metodologiei de prestare a serviciilor. a modului în care activităţile respective sunt reflectate în rapoarte. Logistica necesară derulării activităților contractului Prestatorul trebuie sa se asigure ca toti expertii dispun de logistica corespunzatoare. Prestatorul va fi raspunzator pentru suportul si dotarile care sunt necesare expertilor sai în îndeplinirea sarcinilor prevazute. inclusiv prin delimitarea sarcinilor şi responsabilităţilor individuale în prestarea serviciilor.3 Planificarea activităţilor şi Graficul de îndeplinire a acestora Graficul de prestare a serviciilor constituie acea parte a propunerii tehnice care prezintă calendarul propus de ofertant pentru prestarea serviciilor solicitate prin specificaţiile tehnice incluse în documentaţia de atribuire. Vor fi avute in vedere urmatoarele: -Metodologia de lucru propusă -Grafic implementare optimizat -Soluții inovative de informare și publicitate -Solutie de securitate website -Soluții optimizare timpi proprii/acces la baza de date de încărcare Graficul trebuie să includă un calendar cât mai detaliat al activităţilor ce vor fi derulate în cadrul contractului. cu indicarea etapelor / stadiilor esenţiale. Prestatorul trebuie sa asigure. Graficul de prestare al serviciilor va fi prezentat în format Microsoft Project sau în format compatibil . pe toata perioada de derulare a contractului. Calendarul propus trebuie să se încadreze în termenele indicate prin specificaţiile tehnice cuprinse în documentaţia de atribuire. . asigurarea unui răspuns/abordare adecvată în caz de mesaje negative astfel încât să se asigure creșterea vizibilității și încrederii în proiect. a interacţiunii dintre ofertant şi subcontractor/i. . pentru expertii implicati în desfasurarea activitatilor din prezentul caiet de sarcini. Pentru întâlnirile . 4.descriere concretă a input-urilor și output-urilor (așteptărilor).mpp.

• va pune la dispoziţia operatorului economic câştigător toate informaţiile / documentele relevante existente. 5. după atribuirea contractului. necesare derulării unor activităţi din cadrul proiectului. Rapoartele întocmite vor acoperi toate activităţile Proiectului şi vor puncta toate rezultatele obţinute de către Ofertant. în scopul derularii contractului. o întâlnire preliminară cu operatorul economic câştigător. activităţile operatorului economic şi va semnala operatorului economic câştigător. • se va conforma solicitărilor transmise de AC. • va furniza la timp informaţii şi date referitoare la serviciile prestate în scopul îndeplinirii contractului. Beneficiarul va asigura spatiul corespunzator. prin intermediul managerului de proiect.3 Ofertantul este obligat la prezentarea riscurilor/supozițiilor și a modului de minimizare/evitare a acestora – cerinta este oblogatorie 6. conform cerinţelor din caietul de sarcini. • va monitoriza. • este responsabil pentru activitatea personalului şi pentru prestarea serviciilor de calitate. orice abatere de la contract. Ofertantul va întocmi rapoarte pe întreaga perioada de derulare a contractului. conform cerinţelor prezentului caiet de sarcini.2 Responsabilităţile Prestatorului: • va răspunde de execuţia la timp a obligaţiilor contractuale şi de calitatea serviciilor. . • va asigura personal calificat corespunzător pentru a duce la bun sfârşit sarcinile conform cerinţelor prezentului caiet de sarcini. pentru a detalia modalitatea de lucru pe parcursul derulării contractului. Raportarea Contractul va fi monitorizat în concordanţă cu legislaţia naţională şi europeană în vigoare. 5. • va informa de urgenţă AC şi managerul de proiect de orice eveniment sau circumstanţe ce împiedică execuţia la timp şi cu eficienţă a sarcinilor sale. • va realiza toate cerinţele contractuale respectând şi aplicând cele mai bune practici în domeniu. în vederea atingerii obiectivelor propuse.1 Responsabilităţile Autorităţii Contractante (AC): • va organiza. prin intermediul managerului de proiect desemnat. • toate activităţile vor fi realizate cu aprobarea în prealabil a AC. Monitorizarea şi evaluarea contractului vor avea la bază rapoartele întocmite de ofertant pe parcursul implementării activităţilor. Responsabilităţile părţilor 5.organizare între Autoritatea Contractanta si Prestator. 5.

recomandări. 7. respectiv finalizare a proiectului care vor include informaţii despre programe. cu posibilitatea de prelungire în cazuri excepționale si justificate de catre Autoritatea Contractantă.  Rapoarte ad-hoc – la solicitarea Beneficiarului. la solicitarea justificata a Autoritatea Contractantă.) pentru perioada următoare. De asemenea.  Raport privind modul de implementare și impactul difuzării spotului video la televiziuni naționale.  Raport final -trebuie să furnizeze o descriere amănunţită a modului în care au fost realizate obligaţiile ofertantului şi să includă detalii de natură tehnică. în termenul stabilit de aceştia. riscuri. materialele folosite. Ofertantul trebuie să producă documentaţie relevantă adiţională.  Rapoartele conferințelor de lansare. Ofertantul va opera modificări în rapoarte. Durata contractului Durata estimată a contractului este până la data de 06 noiembrie 2014. Se vor specifica obligatoriu progresele realizate în derularea proiectului. soluţii aplicate pentru îndreptarea acestora. activităţile şi acţiunile desfăşurate. dar fără a depăşi durata maximă de implementare aprobată a proiectului. în termen de maxim 5 zile lucrătoare de la data primirii acestora. Toate documentele trebuie transmise în limba română. care au fost livrabilele produse pentru diverse activităţi/subactivităţi. precum şi planificarea activităţilor (acţiuni. Predarea şi aprobarea Rapoartelor Toate rapoartele întocmite în limba română și vor fi transmise spre aprobare Autorităţii Contractante. raportul final va include și un raport de evaluare a impactului achiziţiei serviciilor de publicitate pentru acest proiect. aspecte financiare. atât în format electronic şi pe hârtie. livrabile etc. acoperirea media. resurse. dacă este necesar și dacă Autoritatea de Management a PO DCA o permite. . dificultăţi întâmpinate în etapa respectivă. AC va aproba rapoartele sau va prezenta observaţiile sale în termen de maxim 15 zile lucrătoare de la data depunerii (20 de zile lucrătoare pentru raportul final). necesare în documente strategice precum şi alte rapoarte. financiară şi administrativă. Extinderea se poate efectua numai prin încheierea unui act adiţional la contractul de achiziţie publică. corespunzător observaţiilor AC.Ofertantul are obligaţia de a întocmi următoarele rapoarte:  Rapoarte intermediare trimestriale– în termen de maxim 10 zile de la sfârşitul fiecărei perioade prezentând detaliat activitatea desfăşurată. audienţă. cum ar fi: rapoarte explicative sau de sprijin. fotografii preluate în timpul evenimentului şi orice alte aspecte relevante pentru evaluarea impactului acţiunilor efectuate. resurse utilizate. rezultate realizate.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful