You are on page 1of 12

TEKNIK ANALISIS PERMASALAHAN – MENENTUKAN MASALAH PRIORITAS

Oleh: Hindri Asmoko1

Suatu hari di Kantor Pajak Kota Impian, Negeri Antah Berantah temenunglah Pak Ali di ruang kerjanya. Beliau adalah Kepala Kantor di Kantor Pajak Kota Impian tersebut. Pikiran Beliau sedang galau. Apa yang dipikirkannya? Setumpuk masalah terbayang dibenaknya. Diantara permasalahan tersebut adalah penerimaan pajak di kantornya sampai Semester Pertama tahun ini tidak mencapai target yang dibebankan Kantor Pusat. Kedua, serapan anggaran belanja kantornya sampai Semester Pertama tahun ini juga masih dibawah target yang diinginkan. Ketiga, gencarnya sorotan dari masyarakat tentang masih lemahnya pelayanan perpajakan di kantornya. Keempat, kemarin baru saja dapat laporan, bulan lalu tingkat keterlambatan pegawai cukup tinggi. Dan masih banyak lagi masalah lain di kantornya. Selain permasalahan di kantor, secara pribadipun Pak Ali juga tidak lepas dari adanya masalah. Di Kota Impian ini, Pak Ali tinggal seorang sendiri sementara keluarganya tidak ikut dan tinggal di ibukota Negeri Antah Berantah. Minggu lalu ketika menghubungi keluarganya anak kedua yang duduk di bangku SMP sedang sakit. Banyaknya masalah yang dihadapi baik di kantor maupun keluarganya tentunya mempengaruhi Pak Ali.

Gambaran kejadian di atas sering kita temui dalam kehidupan kita seharihari. Masalah selalu muncul dimana saja baik di kantor maupun di keluarga, baik di instansi pemerintah maupun di kantor-kantor swasta. Ilustrasi pada boks di atas merupakan gambaran permasalahan di kantor pemerintah. Di kantor swastapun masalah pasti ada. Pada suatu saat, bisa jadi seorang kepala kantor cabang dari

1

Penulis adalah Widyaiswara Muda pada Balai Diklat Kepemimpinan, Pusdiklat Pengembangan SDM, BPPK, Magelang

1

terdapat beberapa kemungkinan cara orang menghadapinya. ketika menghadapi masalah berusaha untuk menghindari dan lari dari masalah. Bahasan dalam tulisan ini merupakan kelanjutan dari tulisan sebelumnya yaitu “Membedah Kompetensi in-Depth Problem Solving and Analysis”. manajer/pemimpin perlu menentukan permasalahan mana yang menjadi prioritas untuk diselesaikan. Menghadapi banyaknya permasalahan yang datang secara bersamaan. tidak semua permasalahan mempunyai bobot yang sama. Ada tipe orang yang berusaha untuk menyelesaikan masalah tersebut semuanya. Tipe orang yang lain karena banyaknya masalah yang menghadang menjadi frustasi dan tidak berusaha menyelesaikan satupun masalah tersebut. Oleh karena itu. dan lain-lain. tulisan ini membahas bagaimana menentukan masalah prioritas. keterbatasan sumber daya yang dimiliki organisasi. bahwa tidak ada manajer atau pemimpin yang mampu menangani semua permasalahan yang muncul dalam kegiatan organisasi sehari-hari. Bagaimana seharusnya kita bersikap menghadapi berbagai masalah yang datangnya bersamaan tersebut? Banyaknya masalah yang mucul bersamaan akan lebih baik apabila kita mencoba membuat urutan prioritas masalah. Kedua. silahkan para pembaca untuk membaca artikel tersebut agar lebih mudah dalam mencerna tulisan ini. Oleh karena itu. Oleh karena itu. Urutan prioritas masalah ini akan mengarahkan kita dalam menyelesaikan masalah tersebut satu demi satu. adanya demo buruh atau karyawan yang meminta kenaikan upah/gaji. Misalnya: penjualan beberapa bulan ini mengalami penurunan. beberapa mesin produksi mengalami kerusakan. Ketiga. Masalah Prioritas Seperti yang telah penulis kemukakan dalam tulisan pertama yang berjudul Membedah Kompetensi in-depth problem solving and analysis. tetapi keterbatasan sumber daya yang dimiliki menyebabkan tidak ada satupun permasalahan yang dapat terselesaikan. 2 . Tipe orang yang lain lagi. Kenapa kita perlu menentukan masalah mana yang prioritas untuk diselesaikan? Alasannya adalah pertama.perusahaan besar menghadapi beberapa persoalan secara bersamaan.

Seorang manajer yang memberikan tingkat perhatian yang sama pada setiap masalah hanya akan menyelesaikan pekerjaan sedikit sekali. Masalah yang berada pada daftar peringkat terbawah biasanya selesai dengan sendirinya atau dapat ditangani oleh orang lain. kebanyakan masalah hanya sedikit memerlukan perhatian manajer. seberapa intensif. demikian sebaliknya. dan sejauh mana harus terlibat dengan permasalahan tersebut. Faktor lainnya adalah keseriusan masalah tersebut. Bahkan bila keputusan kemudian ternyata keliru. Untuk menentukan masalah prioritas tentunya perlu diketahui faktor-faktor yang menyebabkan suatu masalah adalah masalah prioritas. Akan tetapi. 3 . Beberapa faktor perlu dipertimbangkan untuk menentukan masalah prioritas. Untuk menghindari terhenti dalam rincian yang kecil-kecil. Bila salah satu masalah memburuk. mengoreksinya relatif mudah dan tidak mahal. Manajer perlu menyadari bahwa sejumlah besar masalah yang menghabiskan waktu dapat dihindari bila masalah tadi diabaikan saja. maka masalah itu pindah ke prioritas yang lebih tinggi dalam daftar.menentukan masalah prioritas dapat membantu seorang manajer menentukan seberapa cepat. kemudahan penanganan. Suatu permasalahan yang cepat berkembang menjadi lebih besar harus mendapat prioritas untuk diselesaikan. tetapi ada juga yang tidak berkembang. Suatu permasalahan ada yang cepat berkembang lebih besar. Suatu masalah yang berdampak besar bagi organisasi tentu menjadi prioritas utama untuk diselesaikan. Keseriusan berhubungan dengan dampak masalah tersebut terhadap organisasi. Diantara faktor tersebut adalah pertama. Faktor kedua adalah seberapa besar urgency dari masalah tersebut. Faktor ketiga adalah pertumbuhan dari masalah itu sendiri. Oleh karena itu manajer harus membuat peringkat masalah menurut kepentingannya. manajer yang efektif dan efisien hanya menggunakan teknik pembuatan keputusan formal untuk masalah yang benar-benar memerlukannya.

Ketiga faktor tersebut adalah urgency. seriuosness. and growth atau yang sering disingkat Matriks USG. Berikut uraian dari masing-masing mattriks tersebut.Penentuan masalah prioritas Untuk lebih mudah kita menganalisis permasalahan yang menjadi prioritas. Alat analisis yang lain adalah Matriks Komparasi. Semakin tinggi dampak masalah tersebut terhadap organisasi maka semakin serius masalah tersebut. Dampak ini terutama yang menimbulkan kerugian bagi organisasi seperti dampaknya terhadap produktivitas. Matriks USG Alat pertama yang dapat digunakan untuk menentukan permasalahan prioritas adalah dengan menggunakan Matriks USG. Bagaimana mendesaknya dilihat dari waktu yang tersedia? 3. terdapat beberapa alat analisis yang dapat digunakan. Urgency berkaitan dengan mendesaknya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut. orang. Semakin mendesak suatu masalah untuk diselesaikan maka semakin tinggi urgensi masalah tersebut. Diantara alat analisis tersebut adalah matriks urgency. dan growth. untuk menentukan suatu masalah yang prioritas. Semakin cepat berkembang masalah tersebut maka semakin tinggi tingkat pertumbuhannya. Bagaimanakah perkiraan yang terbaik mengenai kemungkinan berkembangnya masalah? Pada penggunaan Matriks USG. Bagaimana gawatnya masalah dilihat dari pengaruhnya sekarang ini terhadap produktivitas. sumber daya atau sumber dana. Kepner dan Tragoe (1981) menyatakan pentingnya suatu masalah dibandingkan masalah lainnya dapat dilihat dari tiga aspek berikut: 1. terdapat tiga faktor yang perlu dipertimbangkan. seriousness. dan / atau sumber dana dan daya? 2. Seriousness berkaitan dengan dampak dari adanya masalah tersebut terhadap organisasi. keselamatan jiwa manusia. 4 . Growth berkaitan dengan pertumbuhan masalah.

3. silahkan menyesuaikan dengan kondisi riil yang ada di kantornya. Permasalahan yang dihadapi Kantor Pajak Kota Impian antara lain: 1. Apa sebenarnya masalah prioritas yang dihadapi di Kantornya Pak Ali? Sebelum menentukan masalah prioritas. penulis akan memberikan ilustrasi. kita buat daftar masalah terlebih dahulu. seriuosness.Suatu masalah yang cepat berkembang tentunya makin prioritas untuk diatasi permasalahan tersebut. maka semakin tinggi skor untuk masing-masing unsur tersebut. masalah tingginya tingkat keterlambatan pegawai dan masalah rendahnya pelayanan. Kita coba untuk membahas satu persatu. Bagaimana menentukan urutan prioritas permasalahan di atas? Dengan menggunakan Matriks USG. Dengan 5 . kita mencoba untuk menganalisisnya dari tiga unsur USG tersebut yaitu urgency. yang paling cepat harus ditangani adalah masalah tidak tercapainya penerimaan pajak. faktor urgency. Penyerapan anggaran sampai dengan Semester I tahun ini di bawah yang diinginkan. Contoh berikut diambil dari gambaran kasus yang ada pada boks di awal tulisan ini. Semakin tinggi tingkat urgensi. masalah rendahnya penyerapan anggaran. maka perlu menetapkan kriteria untuk masing-masing unsur USG tersebut. Untuk lebih jelasnya penggunaan Matriks USG ini. Terakhir. atau pertumbuhan masalah tersebut. 4. para pembaca yang ingin mencoba mempraktikkan penentuan masalah prioritas di kantor masing-masing. Misalnya penggunaan skor skala 1-5. Tingginya tingkat keterlambatan pegawai. Penerimaan pajak pada Semester I tahun ini di bawah target yang ditetapkan oleh Kantor Pusat. Angka-angka yang penulis contohkan hanya suatu asumsi. Image masyarakat mengenai pelayanan masih rendah. Misalnya dari keempat masalah tersebut. Umumnya digunakan skor dengan skala tertentu. Pertama. dan growth. Setelah itu. 2. serius. Untuk mengurangi tingkat subyektivitas dalam menentukan masalah prioritas.

Permasalahan Tidak tercapainya target penerimaan pajak Semester I Rendahnya penyerapan anggaran sampai dengan Semester I Rendahnya image masyarakat mengenai pelayanan Tingginya tingkat keterlambatan pegawai Nilai Skor U 5 3 4 4 Kedua. Dengan kondisi ini maka nilai seriuosness (S) untuk masing-masing masalah adalah sebagai berikut: No.kondisi ini maka nilai urgency (U) untuk masing-masing masalah adalah sebagai berikut: No. faktor growth. 3. yang paling tinggi tingkat pertumbuhan masalahnya adalah masalah tidak tercapainya penerimaan pajak. 2. Terakhir. Setelah itu. 2. masalah rendahnya pelayanan dan masalah penyerapan anggaran yang tidak tercapai. yang paling tinggi dampaknya terhadap kinerja organisasi adalah masalah tidak tercapainya penerimaan pajak. 1. Misalnya dari keempat masalah tersebut. 4. Dengan kondisi ini maka nilai growth (G) untuk masing-masing masalah adalah sebagai berikut: 6 . Terakhir. masalah rendahnya pelayanan dan tingginya tingkat keterlambatan pegawai. 3. faktor seriuosness. masalah penyerapan anggaran yang tidak tercapai. 4. Permasalahan Tidak tercapainya target penerimaan pajak Semester I Rendahnya penyerapan anggaran sampai dengan Semester I Rendahnya image masyarakat mengenai pelayanan Tingginya tingkat keterlambatan pegawai Nilai Skor S 5 4 4 3 Ketiga. 1. Setelah itu. masalah tingginya tingkat keterlambatan pegawai. Misalnya dari keempat masalah tersebut.

dan masalah 7 . 1. selanjutnya kita dapat menggabungkan ketiga faktor tersebut.No. Permasalahan Tidak tercapainya target penerimaan pajak Semester I Rendahnya penyerapan anggaran sampai dengan Semester I Rendahnya image masyarakat mengenai pelayanan Tingginya tingkat keterlambatan pegawai Nilai Skor G 5 3 4 4 Setelah kita analisis masing-masing faktor U. Rendahnya image masyarakat mengenai pelayanan 4. Tingginya tingkat keterlambatan pegawai 5 5 5 15 I 3 4 3 10 IV 4 4 4 12 II 4 3 4 11 III Berdasarkan Tabel 1 diatas. Rendahnya penyerapan anggaran sampai dengan Semester I tahun ini 3. Tabel 1 Matrik USG Total Skor Urutan Prioritas No. masalah rendahnya image masyarakat mengenai pelayanan sebesar 12. Tabel 1 di bawah ini mengikhtisarkan hasil penggabungan ketiga faktor di atas. masalah rendahnya penyerapan anggaran sampai dengan Semester I tahun ini sebesar 10. 3. 1. maka total skor masalah tidak tercapainya target penerimaan pajak Semester I tahun ini sebesar 15. S. dan G seperti pada uraian di atas. 2. 4. Tidak Permasalahan tercapainya target U S G penerimaan pajak Semester I tahun ini 2.

Berikut contoh bentuk matriks komparasi.tingginya tingkat keterlambatan pegawai sebesar 11. urutan prioritas permasalahan pada Kantor Pajak Kota Impian adalah sebagai berikut: 1. Untuk menentukan masalah prioritas. 2. Membuat kerangka matriks komparasi. Matriks tersebut sering kita kenal dengan Matriks Komparasi. dampak masalah terhadap pencapaian tujuan organisasi. mendesaknya waktu yang diperlukan untuk menangani masalah tersebut. Tidak tercapainya target penerimaan pajak Semester I tahun ini. Rendahnya penyerapan anggaran sampai dengan Semester I tahun ini. tingkat pertumbuhan masalah. 3. Dengan demikian. Permasalahan yang lebih sering menang dalam penandingan ini akan menjadi masalah prioritas. Diantara faktor tersebut misalnya tingkat urgensi masalah. Untuk memudahkan kita dalam menandingkan antar masalah dapat digunakan suatu matriks. Setelah itu menuliskan semua msaalah pada sumbu vertikal dan horisontal. Langkah-langkah dalam membuat Matriks Komparasi adalah sebagai berikut: 1. dan sebagainya. Pada prinsipnya Teknik Komparasi dilakukan dengan menandingkan satu masalah dengan masalah lain secara langsung. Penandingan suatu masalah dengan masalah lain tentunya harus memperhatikan berbagai faktor. Rendahnya image masyarakat mengenai pelayanan. 8 . 4. Teknik Komparasi Cara kedua yang dapat digunakan untuk menentukan permasalahan prioritas adalah dengan teknik komparasi. Tingginya tingkat keterlambatan pegawai. kita ambil masalah yang mempunyai total skor paling tinggi. kemudahan dalam penanganan.

Permasalahan Masalah A Masalah B Masalah C Masalah D Masalah Masalah Masalah Masalah Total A B C D Skor Urutan Prioritas 2. Lebih lanjut lihat pada contoh Matriks Komparasi di Tabel 2. Isi kolom urutan prioritas sesuai urutan total skor. demikian selanjutnya diurutkan sesuai urutan total skor tersebut. ketika dibandingkan dengan masalah lain tidak pernah menang maka total skor sama dengan 0. Rendahnya image masyarakat mengenai pelayanan. 9 . b. Contoh: Masalah tidak tercapainya target penerimaan pajak (A) ditandingkan dengan masalah rendahnya penyerapan anggaran (B). Demikian seterusnya untuk seluruh penandingan antar masalah. 3. maka urutan masalah prioritas adalah sebagai berikut: a. c. 5. Lihat hasilnya urutan prioritas ini pada Tabel 2. maka total skor sama dengan 3. kita dibandingkan dengan masalah lain menang 3 kali. Tingginya tingkat keterlambatan pegawai. Berdasarkan hasil penjumlahan skor pada Tabel 2. 4. Misalnya pada Tabel 2. yang lebih penting adalah masalah tidak tercapainya target penerimaan pajak maka pada kotak diagonal kita tuliskan A. Menandingkan antara masalah yang satu dengan masalah yang lainnya pada sisi kanan diagonal dengan memberi tanda huruf urutan masalah tersebut bila masalah tersebut lebih penting. Tidak tercapainya target penerimaan pajak Semester I tahun ini. Jumlahkan secara horisontal setiap permasalahan dan tuliskan pada kolom total skor. Total skor yang paling tinggi menempati masalah prioritas pertama. masalah tidak tercapainya target penerimaan pajak. Masalah rendahnya penyerapan anggaran.

Langkahlangkah menggunakan matriks komparasi dengan model alternatif yang lain ini sebagai berikut: 1. Rendahnya penyerapan anggaran sampai dengan Semester I tahun ini. Menjumlahkan tanda (+) secara horisontal dan masukan pada kolom total horizontal (+). 2. Tuliskan semua masalah yang berhasil diidentifikasi pada sumbu vertikal dan horisontal. Membuat matriks komparasi. Menandingkan antara masalah yang satu dengan masalah yang lainnya pada sisi kanan diagonal dengan memberi tanda (+) bila suatu masalah lebih penting dan memberi tanda (-) bila masalah tersebut kurang penting. 3. Tabel 2 Matriks Komparasi Total Skor Urutan Prioritas Permasalahan A Tidak tercapainya target penerimaan Semester I tahun ini B Rendahnya penyerapan pajak A B C D A A A 3 I anggaran sampai dengan Semester I tahun ini C Rendahnya masyarakat pelayanan D Tingginya tingkat image mengenai A C D 0 IV A C C 2 II keterlambatan pegawai A D C 1 III Bentuk matriks komparasi juga dapat dibuat dengan model lain.d. 10 .

4. Tabel 3 Matriks Komparasi (Model Lain) Total Permasalahan A B C D Horisontal (+) A Tidak tercapainya target penerimaan pajak Semester I tahun ini B Rendahnya penyerapan anggaran + + + 3 sampai dengan Semester I tahun ini C Rendahnya image masyarakat - - 0 mengenai pelayanan D Tingginya pegawai Total Vertikal (-) Total Horisontal (+) Total Urutan Prioritas 0 3 3 I 0 0 0 IV 1 1 2 II tingkat keterlambatan + 1 0 1 0 1 III Berdasarkan Tabel 3. 11 . Jumlahkan hasil penjumlahan vertikal dan horisontal dan masukan pada baris total. Tidak tercapainya target penerimaan pajak Semester I tahun ini. urutan masalah prioritas pada contoh di atas adalah: a. b. 5. Rendahnya image masyarakat mengenai pelayanan. Menjumlahkan tanda (-) secara vertikal dan masukan pada baris total vertikal (-). 7. Pindahkan hasil penjumlahan pada total horizontal (+) di bawah baris total vertikal (-). Lihat contoh pada Tabel 3 di bawah ini. Hasil penjumlahan pada baris total yang mempunyai nilai tertinggi adalah urutan prioritas masalah. 6.

Tregoe. C. Edisi Terjemahan. d. Rendahnya tingkat penyerapan anggaran sampai dengan Semester I tahun ini.c. Manajer Yang Rasional. Tingginya tingkat keterlambatan pegawai. dan Benjamin B. 1981.H. 12 . Daftar Rujukan Kepner. Jakarta: Penerbit Erlangga.