You are on page 1of 58

Tinjauan Manajemen

Desember 2011

Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya Malang 2011

Lembar Pengesahan
1. 2. 3. 4. 5. 6. Jenis Berkas Nama Unit Nama Institusi Penanggungjawab Tim Penyusun Periode : Tinjauan Manajemen : Pusat Jaminan Mutu : Universitas Brawijaya : Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS. (Sekretaris PJM) : a) Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS. (Sekretaris PJM) b) Yudie Wiro Eko Setyawan, SSi. (Wakabid Pelayanan Umum)

: Desember 2011

Malang, 3 Januari 2012 Ketua PJM, Ttd Prof. Dr. Ir. Soebarinoto NIP. 194205271976031001

i

Daftar Isi

I.

Pelaksanaan ________________________________________________________ 1

II. Lingkup Pembahasan _________________________________________________ 1 III. Hasil dan Tindak Lanjut _______________________________________________ 2 3.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011 _____________________________2 3.2 Evaluasi Kepuasan Stakeholders dan Penanganan Keluhan ___________________________4 3.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPPA Siklus 3 ___________________________________6 3.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008 _________________6 3.5 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu _____________________________________7 3.6 Continual Improvement ______________________________________________________12 IV. Lampiran __________________________________________________________ 13 Lampiran 1. Daftar Hadir Tim PJM __________________________________________________13 Lampiran 2. SK Rektor tentang Tim PJM _____________________________________________15 Lampiran 3. Capaian Sasaran Mutu PJM _____________________________________________18 Lampiran 4. Daftar Keluhan dan Penanganan Keluhan Pelanggan PJM Tahun 2011 __________20 Lampiran 5. Daftar Temuan AIM UKPPA Siklus 3 untuk PJM _____________________________23 Lampiran 6. Stage 2 Assessment Report QMS ISO 9001:2008 ___________________________24 Lampiran 7. Notulen Rapat Rutin PJM Tahun 2011_____________________________________26

ii

I.

Pelaksanaan
Hari, tanggal Jam Tempat Peserta : Selasa, 20 dan 27 Desember 2011 : 13.30 s.d 16.00 WIB : Ruang PJM, Kantor Pusat Lantai 3 : Tim PJM (Lampiran 1)

II. Lingkup Pembahasan
2.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011 Sesuai dengan Surat Keputusan Rektor UB No.181/SK/2011 (Lampiran 2), tugas PJM adalah (1) Mengembangkan SPMI dan pelaksanaan auditnya, sehingga memenuhi persyaratan sertifikasi ISO 9001:2008; (2) Meningkatkan kualifikasi akreditasi program studi (APS); (3) Melaksanakan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) Program Hibah Kompetisi (PHK). Sasaran Mutu PJM disusun untuk tahun 2008 hingga 2011, merupakan beberapa indikator kinerja (key performance indicator/KPI) yang telah ditetapkan target-target capaiannya untuk setiap akhir tahun. 2.2 Evaluasi Kepuasan Stakeholders dan Penanganan Keluhan

Stakeholders PJM terdiri dari stakeholders utama dan stakeholders lain. Stakeholders utama adalah pimpinan UB (Rektor dan para Pembantu Rektor), sedangkan stakeholders lain
adalah pihak-pihak yang terkait dengan program dan kegiatan PJM, baik internal maupun eksternal. Keluhan yang terekam selama tahun 2011 dan tindak lanjutnya. 2.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPPA Siklus 3 Audit Internal Mutu (AIM) bagi unit kerja penunjang pelaksana akademik (UKPPA) Siklus 3, yang dilaksanakan menjelang Second Stage Assessment ISO 9001:2008. PJM merupakan auditee dalam AIM UKPPA Siklus 3 tersebut. 2.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008 Setelah AIM UKPPA Siklus 3, PJM juga menjadi auditee saat Second Stage Assessment ISO 9001:2008 dalam rangka sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 untuk seluruh unit kerja di UB. 2.5 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu Penyusunan program kerja merupakan agenda tahunan PJM untuk menetapkan program dan sub program (kegiatan) yang akan dijalankan di tahun 2012. Selain itu, sasaran mutu PJM berakhir di tahun 2011, sehingga tinjauan manajemen ini juga membahas penyusunan dan penetapan sasaran mutu PJM untuk tahun 2012 hingga 2014. 2.6 Continual Improvement Merupakan resume hasil tinjauan manajemen yang dapat dijadikan acuan untuk peningkatan kinerja dan pengembangan program PJM di tahun-tahun mendatang, khususnya dalam menetapkan program kerja dan sasaran mutu.

1

III. Hasil dan Tindak Lanjut
3.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011
Program Kerja PJM di tahun 2011, sesuai SK Rektor, terdiri dari tiga hal, yaitu pengembangan SPMI di UB, pendampingan akreditasi PS dan pelaksanaan Monevin PHK. Untuk itu, lingkup penjelasan selanjutnya sesuai dengan tiga hal tersebut. Pelaksanaan SPMI UB dalam rangka menyiapkan penjaminan mutu eksternal: akreditasi nasional, sertifikasi ISO 9001:2008 tentang Sistem Manajemen Mutu berbasis proses, sertifikasi ISO 17025 tentang Laboratorium dan Pelayanan Prima. Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya dalam membangun SPMI mempunyai model yang khas Universitas Brawijaya, yaitu sistem manajemen yang menggabungkan sistem penjaminan mutu Dikti, sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, sistem akreditasi, sistem Monev PHK Dikti dan sistem pelayanan prima. Dengan maksud jika penjaminan mutu eksternal dilakukan, SPMI UB telah siap melaksanakannnya tanpa harus menyiapkan secara tergesa-gesa (sistem manajemen mutu dan budaya mutu telah melekat pada semua unit kerja). Hasil implementasi SPMI Universitas Brawijaya yang telah dilaksanakan sejak tahun 2007 (dimulai dari audit internal mutu akademik siklus 1) sampai dengan tahun 2011 (audit internal mutu siklus 9 untuk Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) dan siklus 3 untuk Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA), telah berdampak baik dalam pelaksanaan manajemen mutu di setiap unit kerja, hal ini terbukti dengan diraihnya Pelayanan Prima terbaik (rangking I) pada 11 Agustus 2011 diantara Perguruan Tinggi terpilih di seluruh Indonesia yang penilaiannya dilakukan oleh KEMENDIKNAS. Pada tahun 2012 Universitas Brawijaya akan dinilai oleh KEMENPAN mewakili Perguruan Tinggi untuk dinilai sebagai nominasi dalam rangka mendapatkan penghargaan CITRA PELAYANAN PRIMA dari Presiden Republik Indonesia. Namun demikian hasil penilaian oleh KEMENDIKNAS pada 11 Agustus 2011 tersebut, ada kelemahan dalam implementasi Pelayanan Prima di UB, yaitu Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) yang nilainya masih kurang baik (74,44 bandingkan dengan nilai IKM Universitas Padjadjaran 80,40). Oleh karena itu perbaikan nilai tersebut harus ditingkatkan dengan jalan pelatihan tentang cara meningkatkan IKM di seluruh unit kerja dilingkungan Universitas Brawijaya. Selain mendapatkan penghargaan Pelayanan Prima, Universitas Brawijaya telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dan SNI ISO 9001:2008 untuk seluruh unit kerja sejak tanggal 14 November 2011 dengan nomor sertifikat JKT60003728. Assesment dilakukan oleh Lembaga LRQA pada tanggal 27, 28 Juni 2011, 11 sampai dengan 14 Oktober 2011 dan 17 sampai dengan 19 Oktober 2011. Sertifikasi ISO 17025 untuk Laboratorium Sentral Ilmu Hayati (LSIH) masih dalam proses penilaian. Sebagai bentuk evaluasi terhadap implementasi SPMI di UB, maka diadakan Audit Internal Mutu (AIM), hal ini juga merupakan hal yang disyaratkan oleh BAN-PT dan SMM ISO 9001:2008. AIM di UB dimulai pada akhir tahun 2007, dengan auditee atau teraudit hanya unit kerja pelaksana akademik (UKPA) saja, sehingga disebut Audit Internal Mutu Akademik (AIMA). AIMA bergulir sebanyak 7 siklus, yaitu siklus 1 tahun 2007, siklus 2 dan 3 tahun 2008, siklus 4 dan 5 tahun 2009, siklus 6 dan 7 tahun 2010. Selanjutnya di tahun 2011, mulai melibatkan unit kerja penunjang pelaksana akademik (UKPPA) dalam kegiatan audit internal, maka sejak tahun 2011 AIMA berubah menjadi AIM. Sejak tahun 2011 tersebut, bergulir dua macam siklus AIM yang berbeda, yaitu AIM UKPA yang melanjutkan siklus tahun sebelumnya, yaitu siklus 8 dan 9. Serta AIM UKPPA yang memulai dari siklus 1, 2 dan 3. Dalam pelaksanaan AIM, PJM dibantu oleh kelompok auditor internal UB yang saat ini jumlahnya mencapai 126 orang.

2

S2 dan S3 yang telah terakreditasi sampai dengan bulan Desember 2011 adalah 26. Komunikasi yang kurang optimal antara pimpinan unit kerja penerima PHK. Hasilnya 2 PS S1 mendapatkan nilai A. Oleh karena itu dibutuhkan kerja keras semua pihak untuk mempercepat jumlah Diploma dan PS yang diakreditasi. Hal ini terlihat dari lingkup audit yang diawali dari pembenahan organisasi. sehingga kegiatan yang bersifat institusional kurang berjalan dengan baik. rendahnya capaian indikator kinerja (baik utama maupun pendukung/ tambahan) menyebabkan reviewer internal memberikan nilai rendah. maka akan sangat mempengaruhi Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT). Dalam implementasinya. masing-masing 1 PS S2 mendapatkan nilai B dan C. dengan kemajuan yang bervariasi sesuai kendala dan keaktifan tim. dengan adanya AIM. sedangkan AIM secara keseluruhan telah mengantarkan UB memperoleh sertifikat SMM ISO 9001:2008. Namun masih ada ketidaksesuaian dengan perencanaan awal. telah berjalan lancar. menunjukkan bahwa semua pelaksana program hibah kompetisi telah memenuhi target skor minimal yang ditetapkan (skor 300). Sedangkan untuk PHK PKPD. Monitoring dan evaluasi internal (Monevin) PHK merupakan kegiatan evaluasi terhadap pelaksanaan PHK untuk menjaga agar pelaksanaan PHK konsisten terhadap perencanaannya.90%. walaupun masih ada beberapa kendala. Untuk PHK-I Tema B. 20 PS telah mengirim borang tersebut ke BAN-PT. Monevin PHK di UB menggunakan panduan berupa Manual Prosedur (MP) Monevin PHK. 18 PS S3 (naik 257%). UB telah mampu mendorong terciptanya paradigma budaya mutu di lingkungan UB. S2 dan S3 harus sudah terakreditasi. Berdasarkan penilaian yang diberikan oleh reviewer internal. hal ini ditunjukkan dengan kesungguhan tim pelaksana PHK dalam mencapai indikator kinerja program yang telah dijanjikan. peran pimpinan institusi masih perlu lebih dioptimalkan. 21 PS S2 dan 7 PS S3 dan pada bulan Desember 2011 menjadi 69 PS S1 (naik 209 %). Walaupun demikian. 45 PS S2 (naik 214 %). padahal salah satu syarat untuk bisa mengikuti AIPT adalah minimal 75% Diploma. Pendampingan akreditasi Program Studi telah menunjukkan hasil yang cukup baik. AIM UKPA juga membantu PS dan pengelola PS (fakultas dan jurusan) dalam mempersiapkan diri menghadapi akreditasi BAN-PT. Hal ini perlu komitmen pimpinan untuk membuat kebijakan yang dapat membantu pelaksanaan PHK dengan baik. 2. Selain itu. ada program hibah yang kinerjanya dinilai masih kurang yaitu PHK-I Tema B dan PHK PKPD. dari 46 PS yang didampingi telah menyusun borang akreditasi 44 PS. Misalnya. Dengan perkembangan pendirian PS baru yang cukup banyak dari yang semula Agustus 2010 sebanyak 33 PS S1. reviewer internal PHK. khususnya koordinasi yang kurang baik antar pimpinan PS dalam membantu pelaksanaan kegiatan. yang dilaksanakan oleh PJM. capaian kemajuan fisik kegiatan juga sangat rendah. Implementasi PHK di UB sudah baik. 4 PS S2 mendapatkan nilai A. panduan ini dipergunakan untuk kegiatan Monevin PHK On Going yang perlu diacu oleh pimpinan unit dan pelaksana penerima PHK. pengelola program hibah kompetisi serta PJM di lingkungan UB. PS S1. jadwal 3 . Beberapa kendala yang ditemui dalam pelaksanaan PHK antara lain: 1. Hasil analisis menunjukkan jumlah Diploma dan PS S1. khususnya terkait pembiayaan program. Sedangkan 1 PS S3 mendapatkan nilai A dan 3 PS S3 mendapatkan nilai B. bahkan kemajuan fisik beberapa program kegiatan masih 0%. Secara umum pelaksanaan program sudah sesuai dengan jadwal yang direncanakan. tupoksi dan dokumen hingga dapat ditingkatkan menjadi lingkup kinerja sesuai standar BAN-PT. sehingga menggunakan dana mandiri.Secara umum. Keterlambatan turunnya dana hibah. Proses kegiatan Monevin PHK Akhir Tahun 2011.

PJM telah melaksanakan program kerja dengan kerja keras dan penuh tanggung jawab. yaitu program bidang akreditasi nasional. Namun begitu. Hal ini.89 90.00 Rektor PR-1 PR-2 Pimpinan UB PR-3 Rerata Gambar 1. untuk memenuhi target yang ditetapkan dalam sasaran mutu.2 Evaluasi Kepuasan Stakeholders dan Penanganan Keluhan Pelaksanaan evaluasi kepuasan stakeholders PJM mengacu kepada Manual Prosedur Evaluasi Kepuasan Pelanggan PJM (00009 02016). telah ditetapkan bahwa standar minimal tingkat kepuasan. Capaian sasaran mutu PJM secara rinci dapat dilihat di Lampiran 3.00 Tingkat Kepuasan (%) 95. 3.67 85. Hal ini berdampak pada proses kegiatan berikutnya. Monevin PHK dan pendampingan akreditasi PS. 4 . 100. yaitu internal dan eksternal. Hasil rekapitulasi kuisioner tersebut diperoleh rata-rata tingkat kepuasan pimpinan sebesar 89. sedangkan untuk stakeholders lain adalah 75%. karena ini berarti PJM perlu dipertahankan keberadaan dan kinerjanya.17 90. untuk pimpinan adalah 85%. Secara keseluruhan. Evaluasi Kepuasan Pimpinan UB terhadap kinerja PJM diperoleh berdasarkan isian kuisioner kepuasan Rektor dan para Pembantu Rektor. Tingkat Kepuasan Pimpinan UB terhadap Kinerja PJM Kepuasan stakeholders lain dibagi menjadi dua bagian. hal ini disebabkan karena satu program tidak mencapai target. maka untuk Monevin Akhir Tahun 2011 ada perubahan sistem Monevin PHK dengan menambahkan checklist kegiatan Monevin dan checklist capaian indikator. rata-rata capaian sasaran mutu PJM di akhir tahun 2011 adalah 94%. khususnya capaian jumlah PS yang terakreditasi.kegiatan Monevin yang bergeser karena adanya keterlambatan penyerahan laporan oleh grantee. target capaian sasaran mutu tidak terpenuhi. Sesuai MP tersebut. capaian fisik dan serapan dana seperti pada Kerangka Acuan Monitoring dan Evaluasi Tahunan PHK-I Ditjen Dikti Tahun 2011 serta Panduan Monevin PHK-I Ditjen Dikti Tahun 2011. tetapi karena adanya kebijakan pimpinan UB yang menyebabkan rasio PS terakreditasi menjadi rendah.00 86. hal ini merupakan nilai yang sangat berarti bagi PJM. Menindaklanjuti hasil Monevin Tengah Tahun 2011 dan hasil Monev Dikti pada tanggal 17-18 Oktober 2011.00 Standar Minimal Tingkat Kepuasan 80.83 92. diperoleh dari rata-rata tingkat kepuasan unit kerja (UKPA dan UKPPA) terhadap pelaksanaan kegiatan/program PJM. misalnya: AIM. Untuk stakeholders internal.00 93.42%. bukan merupakan kurangnya kinerja PJM.

serta kompetensi fasilitator/fungsionaris PJM dalam menjalankan tugas. stakeholders eksternal juga merasakan bahwa layanan publik yang disediakan PJM sangat sesuai dengan kebutuhan untuk pengembangan SPMI di PTN dan PTS mitra.00 70. Masukan dan kritik yang didapat dari stakeholders eksternal terkait layanan yang diberikan PJM. Tingkat Kepuasan Stakeholders Internal PJM Sedangkan dari hasil rekapitulasi umpan balik stakeholders eksternal diperoleh tingkat kepuasan sebesar 93. Tingkat Kepuasan Stakeholders Eksternal PJM 5 .00 75.00 80. khususnya melalui kegiatan-kegiatan di lingkungan internal UB.00 90.42%.00 93.00 85.91 Standar Minimal Tingkat Kepuasan AIM Monevin PHK Refreshing KPM Kegiatan PJM Workshop SPMI-ISO Rerata Gambar 2. studi banding dan lain-lain untuk dapat mengimplementasikan SPMI di institusi masing-masing.00 Tingkat Kepuasan (%) 95. Nilai ini masih di atas standar minimal 75%.11 78. terdapat beberapa kritik dan masukan terhadap PJM yang perlu ada tindak lanjut dan perbaikan untuk masa mendatang.00 90. 99.00 87.96 100.00 70.00 75. Selain itu. Hal ini menunjukkan bahwa stakeholders internal (dosen dan karyawan) memberikan apresiasi yang baik terhadap kinerja PJM.00 65.42 84.00 88.00 80.00 85. 100.09 Tingkat Kepuasan (%) 95. magang.00 60. Masukan dan kritik yang perlu mendapat perhatian adalah dalam hal kerapian dan ketertiban manajerial.Dari hasil rekapitulasi umpan balikstakeholders internal diperoleh tingkat kepuasan sebesar 87. Namun demikian.00 95. terutama dalam hal sistem layanan dan sarana kegiatan. Hal ini menunjukkan bahwa stakeholders eksternal (khususnya PTN dan PTS) sangat membutuhkan bimbingan dalam bentuk pelatihan.85 Standar Minimal Tingkat Kepuasan Pelatihan Magang Studi Banding Rerata Jenis Layanan Gambar 3.59 93.85%.56 91. Nilai tersebut juga masih jauh di atas standar minimal tingkat kepuasan 75%.

Paling banyak keluhan tentang proses AIM. dan waktu untuk merespon temuan (klarifikasi). tetapi pada saat audit tidak ada bukti bahwa Prof. PJM telah berusaha untuk menindaklanjuti setiap keluhan yang masuk. bahwa AIM akan tetap dilakukan untuk semua unit kerja (UKPA dan UKPPA). 4. khususnya bagian PJM (Lampiran 6). yaitu menetapkan batas waktu penyerahan laporan hasil AIM dan batas waktu auditee untuk memberikan klarifikasi terhadap temuan AIM (Temuan 1). untuk segera dapat menyelesaikan keluhan tersebut (Lampiran 4).Berdasarkan kompilasi keluhan stakeholders yang direkam PJM sepanjang tahun 2011. sebagai berikut: 1. Wakabid AIM dan anggota juga menyiapkan evaluasi kompetensi auditor internal.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008 Berdasarkan Stage 2 Assessment Report untuk SMM ISO 9001:2008 Universitas Brawijaya. misalnya: ditemukan bahwa Prof. maka Wakabid AIM dan anggota serta Tim PJM yang lain sepakat. Ringkasan hasil audit tidak didukung oleh form borang klarifikasi. antara unit kerja yang sudah bagus dengan unit kerja yang kurang bagus. maka Wakabid AIM dan anggota telah melakukan kajian dan merumuskan program kerja dan sasaran mutu bidang AIM sesuai saran dari Auditor LRQA (dapat dilihat di bagian selanjutnya). Untuk memperbaiki temuan NC minor tersebut. Namun demikian. hanya dua yang masih belum selesai ditindaklanjuti. AIM yang akan datang akan dibedakan lingkupnya. 2. diperoleh satu ketidaksesuaian minor dan tiga observasi. namun kepuasan pada pegawai pada pelatihan yang dilakukan PJM tahun 2011 belum masuk dalam notulen rapat. Hal ini harus menjadi perhatian di tahun 2012. Diana Arfiati memenuhi syarat sebagai auditor internal. terdapat 27 keluhan terhadap pelaksanaan program kerja PJM. 3. Pertemuan rutin telah dilakukan setiap minggu dan berbagai hal telah dibahas. Tabel kompetensi auditor tidak diperbarui. dan Tindak lanjutnya tidak menyertakan adanya verifikasi tindakan. Pertimbangannya adalah untuk mengantisipasi menurunnya semangat dalam membudayakan mutu di semua unit kerja di UB. Dari 27 keluhan tersebut. baik yang sudah bagus terlebih lagi untuk yang masih kurang bagus. seperti juga hasil audit sebelumnya. yang nantinya akan digunakan untuk menetapkan para auditor internal yang layak dan tidak layak untuk melakukan AIM. 6 . Hasil tindak lanjut bisa dilihat dalam laporan audit siklus 3 yang telah di closed oleh auditor (Lampiran 5). Diana Arfiati adalah auditor untuk Fakultas Ekonomi di 15 Juni 2011. Status dan pentingnya area yang akan diaudit dapat dianggap sebagai masukan untuk program audit.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPPA Siklus 3 Sebagai tindak lanjut atas temuan AIM UKPPA siklus 3 telah dilakukan oleh masing-masing Wakil Bidang di PJM. Selain itu. Sebuah ketidaksesuaian minor terjadi dalam proses AuditInternal: Tidak ada persyaratan untuk memastikan waktu (deadline) pelaporan hasil audit. evaluasi tersebut juga diperoleh dari hasil umpan balik auditee terhadap auditor (Temuan 2). 3. Untuk itu. Mengenai diskriminasi dalam AIM (Temuan 4). yaitu perlu atau tidaknya AIM untuk unit kerja yang dianggap sudah sesuai persyaratan. 3.

Tim PJM YWES.5 Management Representative Evaluasi kepuasan pimpinan terhadap kinerja PJM Tinjauan manajemen (management review) Evaluasi kinerja Personil PJM.Sistem evaluasi kepuasan untuk stakeholders PJM (pimpinan.2 1.4 Bidang Pelayanan Umum Updating website: http://pjm.8 2. outsourching YWES. 3.3 1.ac. kemudian pada rapat pleno PJM tanggal 20 dan 27 Desember 2011 dilakukan finalisasi dan penetapan oleh seluruh tim PJM.7 2. outsourching YWES. bagi Ketua PS dan Tim V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V AK YWES WFA WFA.3 2. AIM.1 1. Tim PJM Wakabid Pelayanan Umum. Monevin PHK dan Akreditasi PS <insidental> Penyediaan Narasumber untuk Workshop/Seminar/Lokakarya <insidental> Fasilitasi Benchmark (Studi Banding dan Konsultasi) tentang SPMI <insidental> Magang <insidental> Sertifikasi Auditor Internal Mutu UB Pelatihan Menyusun Dokumen Akreditasi PS.10 V 7 .id Pengadaan Barang PJM Manajemen Aset PJM Administrasi Keluhan <insidental> Penyediaan Technical Assisstance (TA) dan Tenaga Ahli bidang SPMI. Tim PJM. Tim PJM.5 V V V V V V V V V V V V 2.4 1.2 2.9 V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V 2. outsourching YWES. stakeholders internal dan stakeholders eksternal) akan diperbaiki lagi sesuai kebutuhan dan kedalaman evaluasi. Wakabid Akreditasi Nasional 2.1 2. Wakabid AIM Wakabid Pelayanan Umum. Tim PJM.6 2. termasuk staf Update pemetaan kompetensi Tim PJM Menindaklanjuti Temuan Audit Internal dan Audit Ekternal (khusus untuk PJM) 2 2.5 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu Dalam menyusun Program Kerja PJM 2012 dan Sasaran Mutu PJM 2012-2014. Borang evaluasi kepuasan dan umpan balik akan diperbaiki dan dilakukan untuk siapa saja yang terlibat dalam kegiatan PJM (Temuan 3).ub. Kegiatan J a n P e b M a r A p r M e i J u n J u l A g t S e p O k t N o p D e s PIC/Peserta MR V V V V V V V V 1 1. Berdasarkan hasil rapat pleno PJM tersebut telah disusun Program Kerja PJM 2012 sebagai berikut: No. masingmasing Wakabid dan anggota diharuskan menyusun konsep terlebih dahulu.

LP3 & BAU V V Wakabid Pengembangan SPMI 3.5 V 3. serta evaluasi auditor internal mutu UB Workshop peningkatan kompetensi auditor UKPA & UKPPA Sosialisasi AIM UKPA Siklus 10 dan UKPPA Siklus 4 Refreshing AIM UKPA Siklus 10 dan UKPPA Siklus 4 V Wakabid AIM 4.3 3. peran dan fungsinya) Melakukan audit internal PJM Melakukan revisi atas temuan audit internal dan sosialisasi ke semua unit kerja+website UB Penyusunan konsep standar organisasi dan pembimbingan mahasiswa Pasca Sarjana (Pasca Sarjana. Komite Penjaminan Mutu) Pengembangan IT-based procedure (kerjasama dengan UPPTI) Standarisasi kualifikasi Dosen dan Tenaga Kependidikan (kerjasama dengan LP3 dan BAU) Evaluasi & Laporan kegiatan pengembangan SPMI UB V Wakabid Pengembangan SPMI Wakabid Pengembangan SPMI V V Wakabid Pengembangan SPMI Wakabid Pengembangan SPMI & MR Wakabid Pengembangan SPMI & Wakabid AIM V V Wakabid Pengembangan SPMI V V Wakabid Pengembangan SPMI & UPPTI V V Wakabid Pengembangan SPMI. penyusunan materi sosialisasi dan borang.4 V V 3. dokumentasi.No. Kegiatan Pelatihan Perancangan SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal Mutu PT untuk Stakeholder Eksternal Pelatihan Menyusun Dokumen Akreditasi PS untuk Stakeholder Eksternal J a n P e b V M a r V A p r M e i J u n J u l V A g t S e p V O k t N o p D e s V PIC/Peserta Wakabid Pelayanan Umum Wakabid Pelayanan Umum 2.2 V 3.12 V V 3 Bidang Pengembangan SPMI Melakukan review dan revisi SPMI UB yang ada (kelembagaan.4 V V V Wakabid AIM Wakabid AIM Wakabid AIM 8 .8 3.11 2.3 4.1 3.2 4. database) termasuk dokumen rekaman dan MP Mendampingi Evaluasi Kepuasan pelanggan UB Menguatkan GJM UJM dalam melakukan ED rutin dan pemutakhiran PDPT (survey profil.9 4 4. Fakultas.7 3.6 3.1 Bidang AIM Koordinasi perumusan ruang lingkup AIM.

PD-1.5 4. 5.2 Monitoring Pengembangan SIDEA V V V V V V V V V V V V 5. Tim Akreditasi PS dan Fakultas terkait Wakabid Akreditasi & Anggota. Tim Pengembang SIDEA dan PD-1 Wakabid Akreditasi & Anggota.3 Pelatihan Pengisian Dokumen Akreditasi (Buku IIIA.7 4. serta evaluasi auditor internal mutu UB Workshop peningkatan kompetensi auditor UKPA & UKPPA Sosialisasi AIM UKPA Siklus 11 dan UKPPA Siklus 5 Refreshing AIM UKPA Siklus 11 dan UKPPA Siklus 5 AIM UKPA Siklus 11 & Evaluasi Pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 5 & Evaluasi Pelaksanaan Pelaporan AIM UKPA Siklus 11 dan AIM UKPPA Siklus 5 Workshop Hasil AIM UKPA Siklus 11 dan AIM UKPPA Siklus 5 J a n P e b V M a r A p r M e i J u n J u l A g t S e p O k t N o p D e s PIC/Peserta Wakabid AIM V V V Wakabid AIM Wakabid AIM Wakabid AIM 4.15 4. PD-1& Sekretaris Program.16 V V V V V V V V V Wakabid AIM Wakabid AIM Wakabid AIM Wakabid AIM Wakabid AIM Wakabid AIM Wakabid AIM 5 Bidang Akreditasi Nasional Rapat Koordinasi Monitoring Ijin Program Studi (termasuk vokasi) dan Status Akreditasi Wakabid Akreditasi & Anggota. BAAK. IIIB dan ED).6 4. termasuk persiapan surveillance V V V 5. PD-1 dan PD-2 V V 9 .No.4 Rapat koordinasi Asesor Internal UB.11 4.8 Kegiatan AIM UKPA Siklus 10 & Evaluasi Pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 4 & Evaluasi Pelaksanaan Pelaporan AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPPA Siklus 4 Workshop Hasil AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPPA Siklus 4 Koordinasi perumusan ruang lingkup AIM. Tim EPSBED Wakabid Akreditasi & Anggota.10 4. Tim GJM.13 4. penyusunan materi sosialisasi dan borang.9 V Wakabid AIM 4.14 4. 4. Wakabid Pelayanan Umum.1 V V V V V V V V V V V V 5. Tim Asesor Pendamping UB.12 4. GJM.

Tim Asesor Pendamping UB.5 Penyusunan Dokumen Akreditasi (Buku IIIA. Nas& Anggota Wakabid Monevin PHK Wakabid Monevin PHK 5.1 Bidang Pelayanan Umum Evaluasi kepuasan stakeholder terhadap website PJM (persen jumlah orang yang 70 80 85 10 .1 1.No.1 7.7 5.6 5.10 V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V 6 6.3 Bidang ISO dan Akreditasi Internasional Surveillance ISO 9001:2008 ke1 Tahun 2012 Surveillance ISO 9001:2008 ke2 Tahun 2012 Akreditasi Internasional Pengembangan Public Service untuk awareness dan persiapan sertifikasi ISO 9001 perguruan tinggi (kerjasama dengan Wakabid Pelayanan Umum) Pendampingan dan Monitoring Sertifikasi ISO 17025 (Laboratorium Uji) In house training “Lead Auditor” ISO 9001:2008 V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V V Wakabid ISO & Akreditasi Internsl Wakabid ISO & Akreditasi Internsl Wakabid ISO & Akreditasi Internsl Wakabid ISO & Akreditasi Internasional.8 5.4 V V V V V V 7.6 V V V V V V V V V V V V V Sedangkan Sasaran Mutu PJM untuk 2012-2014 adalah sebagai berikut: No. Kegiatan J a n P e b M a r A p r M e i J u n J u l A g t S e p O k t N o p D e s PIC/Peserta PD-2 Wakabid Akreditasi & Anggota. bagi PS/vokasi yang telah siap Desk Evaluation Borang Akreditasi Visitasi PS Penyusun Akreditasi Pendampingan visitasi akreditasi Kompilasi data dan pelaporan Penyampaian Laporan kepada Rektor V V 5. Indikator Kinerja Baseline 2011 80 80 2012 80 80 Target Capaian 2013 85 85 2014 90 90 1 1.2 Management Representative Tingkat kepuasan pimpinan terhadap kinerja PJM (%) Tingkat kepuasan stakeholder selain pimpinan terhadap kinerja PJM (%) 2 2.1 6.9 5. Wakabid Pelayanan Umum Wakabid ISO & Akreditasi Internsl Wakabid ISO & Akreditasi Internsl 7.5 7. IIIB dan ED) (Konsinyering).2 7.2 Bidang Monevin PHK Monevin PHK Tengah Tahun 2012 Monevin PHK Akhir Tahun 2012 V V V V V V V V V 7 7. Tim Akreditasi PS dan Fakultas terkait Tim Asesor Pendamping UB Tim Asesor Pendamping UB Tim Asesor Pendamping UB Wakabid Akred. Nas& Anggota Wakabid Akred.

1 5.4 Kegiatan insidental terutama saat audit dan akreditasi Sesuai BANPT Manual prosedur softcopy Kelembagaan Komite Penjaminan Mutu (KPM) 126 80 80 0 na 80 22/53 75 ED UB. layanan pelatihan (persen jumlah orang yang memberikan tingkat kepuasan 80%) Baseline 2011 58 2012 70 Target Capaian 2013 80 2014 85 2.1 3.2 Indikator Kinerja memberikan tingkat kepuasan 80%) Tingkat kesesuaian hasil pengadaan barang PJM (%) Evaluasi kepuasan terhadap layanan Technical Assisstance (TA). 100% fakultas. layanan magang.2 5.3 Bidang Monevin PHK Tingkat kepuasan grantee terhadap pelaksanaan Monevin PHK (%) Jumlah grantee yang memenuhi skor Monevin PHK minimal 300 (%) Jumlah PHK yang dihentikan (%) 80 50 0 82 75 0 84 75 0 86 100 0 7 7. Monev 85 ED UB 100%fakultas & PS Konsep standar pengelolaan Lab. Narasumber. Monev rutin 3.1 Bidang ISO dan Akreditasi Internasional Penerapan ISO.1 4. layanan Studi Banding dan Konsultasi. berdasarkan Kepuasan pendampingan unit kerja.3 4. Peningkatan kinerja Lab.3 Bidang Akreditasi Nasional Ijin Operasional PS (unit/unit) Tingkat Kepuasan PS terhadap proses pendampingan akreditasi (%) Jumlah PS yang mengirimkan dokumen akreditasi ke BAN-PT 6 6. 2.No. Pemberian Informasi dan Workshop ISO (%) Akreditasi PS Internasional.3 Standarisasi kualifikasi SD Organisasi 3. berdasarkan Kepuasan Pendampingan.2 4.2 6.4 Bidang AIM Jumlah Auditor diseluruh Universitas (orang) Tingkat Kepuasan Auditee terhadap pelaksanaan AIM (%) Tingkat Kepuasan Auditor terhadap pelaksanaan AIM (%) AIM untuk Manajemen Laboratorium (%) 146 80 80 35 116/145 80 64/64 166 85 85 70 145/145 85 45/45 186 90 90 100 145/145 90 13/13 5 5.5 Implementasi SPMI di PS Pasca Sarjana 4 4. pemberian Informasi dan Workshop Akreditasi Internasional.2 Bidang Pengembangan SPMI Kepuasan pelanggan (%) Penguatan implementasi SPMI & peran GJM /UJM 70.3 80 82 85 87 3 3.4 Implementasi SPMI di laboratorium 3. temuan Audit & Surveillance.2 na 60 70 75 11 . Kesesuaian 70 75 80 85 7.1 6. 50% PS melalui SIDEA Konsep Standar Dosen Pengembang an IT-based procedure Penyusunan standar 80 ED UB 100%fakultas & PS Konsep Standar Ruang kuliah Peningkatan kepuasan pelayanan Lab.

No. temuan Audit & Surveillance. jumlah peminat layanan. berdasarkan Kepuasan pelanggan. Beberapa hasil rapat rutin bisa dilihat pada Lampiran 7. Indikator Kinerja capaian jumlah PS terakreditasi (%) Layanan Publik (pelatihan dan konsultasi ISO). sasaran mutu dan implementasinya.6 Continual Improvement Perbaikan secara berkelanjutan dilakukan secara terus menerus dengan jalan melakukan komunikasi internal atau rapat rutin setiap hari selasa.4 60 70 75 80 7. Membahas program kerja. mengevaluasi dan menindaklanjuti serta meningkatkan mutu secara berkelanjutan.5 80 85 90 95 3. berdasarkan Kepuasan pendampingan. Layanan Informasi dan pelatihan (%) Kinerja Bidang ISO dan Akreditasi Internasional sesuai penilaian pimpinan (%) Baseline 2011 na 2012 70 Target Capaian 2013 75 2014 80 7.3 7. 12 . dll (%) Sertifikasi ISO17025.

IV. Daftar Hadir Tim PJM 13 . Lampiran Lampiran 1.

14 .

Lampiran 2. SK Rektor tentang Tim PJM 15 .

16 .

17 .

%)* . Capaian Sasaran Mutu PJM No (1) 1 Indikator Target (2) UB menjalankan sistem penjaminan mutu yang didukung oleh keberadaan manual mutu dan implementasinya .Unit kerja tingkat fakultas yang mengembangkan SPM (unit.Pengujian Laboratorium ISO 17025 Implementasi Sistem Penjaminan Mutu di seluruh unit kerja dengan bukti laporan audit . & Jur. Fak. LSIH SPMI 12 100 42 100 19/19 (100) 40 SPMI 14 100 36* 100 17* (100) 49 100 PJM UB PJM LSIH UB LSIH 100 12 100 37 97 0 0 0 12 100 39 100 0 0 0 12 100 39 100 0 0 0 13 100 40 100 19 100 0 13 100 36 100 10 52 0 13 100 42 100 19 100 0 14 100 36 100 17* 100 0 2 3 18 . (PT) Lingkup Penerapan ISO di UB* . 3 Satker LSIH SPMI 12 100 40 100 11/19 (58) 20 4 satker. magang dan diklat dll. %) . 3 Satker LSIH SPMI 12 100 39 100 5/19 (26) 11 PJM.Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 .Unit kerja penunjang pelaksana akademik (unit.Lampiran 3. & Jur. %)* .Institusi yang dilayani PJM untuk studi banding.Unit kerja penunjang pelaksana akademik yang mengikuti Audit Internal Mutu (unit.Perbaikan Berkelanjutan ISO 9004 . LSIH SPMI 14 100 36 100 10/19 (52) 31 10 satker.%) .SPM yang dikembangkan di tingkat universitas .Unit kerja tingkat fakultas yang mengikuti Audit Internal Mutu (unit. %) . %) .Unit kerja tingkat jurusan yang mengembangkan SPM (unit. Fak.Unit kerja tingkat jurusan yang mengikuti Audit Internal Mutu (unit.Jumlah penerima hibah yang diputus Dikti Capaian 2008 (3) Target 2009 (4) Capaian 2009 (5) Target 2010 (6) Capaian 2010 (7) Target 2011 (8) Capaian 2011 (9) 100 SPM Akademik 12 100 37 97 1/19 (5) 6 SPMI 12 100 39 100 5/19 (26) 11 PJM.

000.080 88% Target 2010 (6) 20/32 11/11 0/21 1/12 A 1.154 (100) 94% 5 19 .-) Rata-rata capaian indikator Capaian 2008 (3) 16/29 2/5 7/17 0/10 B 1.500 Capaian 2009 (5) 16/33 7/9 0/21 1/9 A 1.800 86% Target 2011 (8) 24/32 15/12 4/21 3/13 A 1. secara terus menerus (xRp 1. S-3* Jumlah PS S-1 terakreditasi A untuk PS perpanjangan Jumlah PS S-1 terakreditasi B untuk PS baru Jumlah PS S-2 terakreditasi A Jumlah PS S-3 terakreditasi A Status AIPT PJM UB menerima dana tahunan peningkatan mutu internal serta akreditasi.15 21/29 4/38 4/47 2/23 A 2.000. S-2.No (1) 4 Indikator Target (2) Standarisasi Akreditasi PS S-1.7% Target 2009 (4) 29/32 7/9 7/26 0/10 A 1.200 93.600 Capaian 2010 (7) 18/33 7/9 0/21 1/9 A 1.750 Capaian 2011 (9) 70.

Nama Pelanggan HPT Unit Kerja PJM Tgl 10 Januari 2011 Bidang Layanan Pelaksanaan AIM Batch II Uraian Keluhan Merasa kurang mendapatkan informasi dari PJM terkait Pelaksanaan Audit sehingga Tingkat Kepatuhan hanya 15 % Status Keluhan Solusi Membuat email khusus atau YM yang bisa dihubungi sewaktu-waktu apabila ada pertanyaan Dilakukan pendampingan oleh anggota PJM perwakilan fakultas Dilakukan klarifikasi Perlu tambahan waktu hingga ada praktek visitasi yang dapat dilakukan Materi dikopikan ke setiap peserta Pemberitahuan jadual kegiatan dan narasi kegiatan dapat disampaikan lebih awal Dikirimkan undangan. PJM Pelaksanaan AIM Batch II Asesor pendamping AIM UKPPA Sekretariat New New Closed Closed 9. Bu Ani Marsoedi Dian tariningsih Khoidar Amirus Dewi Kusuma ningsih Pak Dawam FP Auditor2 PJM UB Malang UNMAS Denpasar UNIMAL Lampung UNIMAL Lampung Ka. Bu Endang Bu Endang Ketua PS Hubungan internasion al PJM PJM New Closed 5 Mei 2011 5 Mei 2011 New new Closed Closed 20 . Daftar Keluhan dan Penanganan Keluhan Pelanggan PJM Tahun 2011 No 1. 5. dan note mengenai hal yang perlu disiapkan agar bisa lebih optimal Surat Pemberitahuan diperawal Telah dipertimbangkan untuk audit kinerja berikutnya Asesor Pendamping diganti dengan Prof. 6. 3. PS S-2 FP Ilmu Tanah PJM 10 Januari 2011 14 Januari 2011 14 Januari 2011 14 Januari 2011 14 Januari 2011 14 Januari 2011 13 Februari 2011 5 Mei 2011 Pelaksanaan AIM Batch II PJM PJM PJM PJM Merasa tidak dihargai oleh auditee (FIB) Kurang tambahan waktu untuk visitasi Bahan Materi Pelatihan Pak Sony perlu diperbanyak Kurang informasi mengenai jadwal kegiatan dan narasi kegiatan Peserta kurang persiapan sehingga kurang optimal dalam mengikutio pelatihan Surat Pemberitahuan telat diterima HR sebaiknya based on PS (tingkat kesulitannya berbeda kalau yang seperti sekarang). 8. lebih baik seperti BAN PT Penilaian borang akreditasi yang dilakukan asesor memakan waktu yang terlalu lama (1 bulan) Pengurangan nilai karena kelengkapan MP tidak sama untuk tiap tim Auditor PJM tidak punya kopi dari disposisi rektor New New New New New Closed Closed Closed Closed Closed 7. 4. 11. Pak Joko 10. susunan acara. Surachman Dilakukan meta audit Surat disposisi harus digandakan Status Penanganan New Closed 2.Lampiran 4.

19. 16. PJM menyesuaikan jadwal pengembangan sistem sesuai kebijakan rektor tentang sertifikasi ISO 9001 pada bulan September 2011 Surat Permohonan maaf PR I atas kekurang telitian sekretariat PJM HR diambil di PJM 1) Sudah ada refreshing dan simulasi audit 2) Closing temuan dapat dilakukan saat AIM berikutnya 1) Selanjutnya akan dibalas dalam waktu 1 hari. PJM PJM Ketua PJM Ketua PJM New New Closed Closed 17. New New Closed Closed 20. Sosialisasi dilakukan secara terstruktur melalui Rapat Koordinasi PR I dengan PD Pendampingan dan memberikan template. Ketua Jurusan Fisika Rusdi Tjahjono Endang Arisoesilaningsih PR I dan PJM Sekretariat PJM 9 Juni 2011 20 Juni 2011 24 Juni 2011 Wakabid Pelayanan Umum PJM Sekretariat Wakabid AIM Kecewa telah datang pada rapat yang diundang PR I. Endang Arisoesilaningsih PJM 24 Juni 2011 Wakabid Pelayanan Umum New Closed 21 . PJM Ketua PJM New Closed 14. 2) sudah dibuat template. Jika sistem sudah baik baru kinerja.No 12. ternyata batal dan belum ada tindak lanjutnya Belum mendapat HR Monevin 1) Masih banyak variasi diantara auditor untuk membuat laporan AIM. 2) File yang dibuat Khaqim setahun New closed 18. 2) kasihan teraudit mencari auditor untuk melakukan verikasi atas temuan 1) Padatnya kegiatan PJM menyebabkan email tidak sempat dibalas hingga 3-8 hari. Keluhan segera dijawab minimal tanggal 13 Juni 2011 informal melalui email Audit dimulai dari pengembangan sistem. Ela Saparianti UJM THP Ela Saparianti UJM THP Ela Saparianti UJM THP PJM 7 Juni 2011 7 Juni 2011 7 Juni 2011 Ketua PJM PJM mengaudit sebatas memenuhi persyaratan dokumen Sosialisasi sasaran mutu universitas di level jurusan masih kurang Waktu instruksi penyusunan sistem SPMI terbatas New Closed 15. Nama Pelanggan Ela Saparianti Dosen THP Ela Saparianti Dosen THP Unit Kerja PJM Tgl 7 Juni 2011 7 Juni 2011 Bidang Layanan Ketua PJM Uraian Keluhan Dokumen SPMI UB edisi 2011 secara resmi belum diketahui Check list AIM UKPA Siklus 8 berbeda dengan isi manual mutu tahun 2010 New Status Keluhan Solusi Dokumen SPMI UB terlambat direvisi sedikit. untuk selanjutnya akan Closed Status Penanganan 13. terutama tentang sampul dan bisa didownload di website PJM Tidak ada perbedaan sama sekali.

Closed 23.No Nama Pelanggan Unit Kerja Tgl Bidang Layanan Uraian Keluhan lalu tidak mudah dilacak saat Khaqim tidak ada Mekanisme pembuatan status temuan menjadi Closed. Reviewr mendapat surat sebagai reviewer tapi tidak diundang refreshing. Fakultas Telah mengalokasikan anggaran banyak untuk pengembangan SMM sertifikasi ISO. bervariasi antar auditor. Langsung dikirim BAAK Status Keluhan dibriefing Solusi Status Penanganan 21. 26. ada yang mencari tanda tangan auditor untuk mengubah status closed. namun tidak ada kejelasan kontribusi pendanaan dari universitas. PJM tidak terlibat. Ada yang mengclosed temuan setelah perbaikan dan melaporkan pada atasan langsung. sehingga ada asesor yang belum dibayarkan setelah lebih dari sebulan visitasi berlalu. Endang Arisoesilaningsih & Aida PJM 24 Juni 2011 Wakabid AIM New Closing temuan bisa dilakukan pada saat AIM berikutnya Closed 22. 24.Djaelani sebagai Bendahara PJM. Sedangkan yang reguler belum. Dalam pengiriman Surveillance Akreditasi PS S2 Biologi. kasus PS S2 Biologi Reproduksi. Kegiatan banyak sedangkan publikasi terbatas Pelaksanaan monevin tidak sesuai kode etik reviewer. Surat Sudah dikirim ke Pak Djaelani Perlu Koordinasi lagi dengan PR II untuk menyeleseikan masalah oleh Pak Bisri dan Pak Bari Sudah ada alokasi bantuan operasional 15jt per Fakultas Dibentuk tim publikasi internal PJM melalui surat tugas tim publikasi PJM Untuk monevin selanjutnya akan ada klasifikasi reviewer berdasarkan kompetensi dan kesediaan Terlibat dalam menyiapkan rekomendasi perlunya surveillance akreditasi Closed Closed 25. Administrasi Publik dan Administrasi Bisnis. Marsoedi Mastuti PJM PJM 19 Juli 2011 9 Agustus 2011 PJM Wakabid Monevin new new Open Open 27. Mekanisme pembayaran asesor internal Akreditasi PS tidak jelas. Endang Arisoesilaningsih PJM 5 Juli 2011 Wakabid Akreditasi Nasional New Yang sudah dibayarkan pada asesor adalah program percepatan saja. Belum ada surat resmi pe-Nonaktif-an Drs. Program sertifikasi menjadi program universitas. Endang Arisoesilaningsih Setyawan dan Didik Suprayoga PJM UB 5 Juli 2011 28 Juni 2011 Pimpinan PJM New New Sudah diseleseikan. Endang Arisoesilaningsih PJMBAAK 5 Desember 2011 Wakabid Akreditasi new Closed 22 . karena reviewer melakukan Don’ts.

Melakukan sinkronisasi sistem manajemen mutu di UB dan di PJM 60 hari 10 Okt 2011 3. OB MM Pembekalan materi audit internal dan rekruitmen auditor internal baru. Sudah dilakukan updating matriks kompetensi auditor internal UB. Daftar Temuan AIM UKPPA Siklus 3 untuk PJM 1. . Perbaikan Manual Mutu PJM . Syaifuddin 3. Temuan (1) 1. khususnya dalam prosedur monitoring kemajuan penyusunan dokumen akreditasi PS.Akan dilakukan pelatihan menyusun dokumen akreditasi bagi PS-PS yang masuk dalam program pendampingan akreditasi pada tanggal 23. SMM di UB sudah diupayakan untuk sinkron Closed Closed Closed Closed 23 . Rekaman kegiatan ISO belum bisa ditunjukkan. Kemajuan pemahaman belum terekam dengan baik. 10 Okt 2011 10 Okt 2011 Telah dilakukan workshop Peningkatan Kompetensi Auditor Internal UB. Bidang yang diaudit (3) Uraian Ketidaksesuaian (4) Tindakan Perbaikan (5) Target Waktu Selesai (6) Verifikasi (7) Status Akhir (8) KTS/New MM Kompetensi personil yang mempengaruhi mutu produk. . Sinkronisasi sistem di UB dan unit kerja masih perlu diperbaiki (Kebijakan. Rekaman kompetensi auditor belum bisa ditunjukkan. . serta melakukan pemantauan berkala. Terutama pada aspek pencegahan. Perbaikan MP Pendampingan Akreditasi PS. .Lampiran 5. Tri Wahono 2. OB KTS/New MM MM Penyempurnaan matriks bisnis proses. pada tanggal 13 dan 17 Januari 2012. Ada prosedur untuk melaporkan hasil monitoring. 24 dan 30 April 2012 Tindakan korektif sudah ada di aktivitas masing-masing bidang. dan tertulis pada MP nya Efektifitas implementasi ISO 9001 dapat dilihat pada laporan hasil dan evaluasi AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPPA Siklus 4. Muhammad Bisri Soebarinoto Audit ke : 3 28 September 2011 Kategori Temuan dan Status Temuan (2) Auditor : Tanda tangan Ketua Auditor : Tanggal : Auditee : Tanda tangan Auditee : No.Membuat form untuk mengukur efektifitas implementasi ISO 9001:2008 di UB.Updating matriks kompetensi auditor internal UB. Kemajuan efektivitas implementasi ISO di UB belum terekam. sasaran mutu masih belum sinkron). 2. Auditor masih ada yang kurang mampu menjalankan tugas. 4. Penyempurnaan sistem penjaminan mutu akreditasi program studi.MP sudah direvisi. terutama tindakan koreksi dan pencegahan.

however attendant’s satisfaction on training conducted in PJM in 2011 was not captured in the minutes of meeting.Lampiran 6. The status and importance of the areas to be audited can be considered as an input to the audit program. it was found that Prof Dr Diana Arfiati was an th auditor to Fakultas Ekonomi in June 15 2011. There are room for improvement in PJM highlighted below: 1. Bisri. 2. and staff Audit trails and sources of evidence: Interview with management and staff. Routine meeting has been conducted every week and various matters have been discussed. however at the time of the audit there was no evidence that Prof Diana qualified as an internal auditor. Internal Quality Audit Accreditation . and to monitor and evaluate the fund and grants received for research purposes. There is a significant improvement on the development of quality assurance indicated by the number of internal audits commenced. M. The table of auditor competency was not updated. 3. 4.BAN PT monitoring PJM Program Y 2007-2012 Evaluation and conclusions: PJM mainly has three main tasks: to develop internal quality assurance. and the numbers of programs which has been accredited by the government with A classification. 24 . Stage 2 Assessment Report QMS ISO 9001:2008 Assessor: Assessment of: Dede Gunawan (ID 04315)/ Firdha Basbeth (New Assessor) Pusat Jaminan Mutu (PJM) Auditee(s): Prof Dr. maintain and improve university accreditation. A minor non conformity was raised to address issues in the process of Internal Audits (see findings log). as well as results of previous audits.

2011 to Faculty of Economy. Clause 8 8. The audit summary was not supported by the audit forms which define corrective actions and their causes. and time to response corrective actions are taken without undue delay.2 25 . and Follow-up activities were not including the verification of the actions. and June 17. The action plan consist of investigation of root cause problem and corrective action to be taken. Some evidences are: audit conducted in June 15.Assessment Findings Log .SUB REPORT ISO 9001:2008 Grade Status 1 Minor NC 2 New Finding 3 There was no requirements has been set to ensure that time to reporting audit result.2. 2011 to Jurusan Ekonomi Corrective Process Date Reference Action Review / aspect 4 5 6 7 Action plan has PJM 18 1110JKADGX/FBZ to be made by Oct 16 auditee and 11 send to LRQA within 90 days from closing meeting.

Dari data tersebut akan dilakukan pendampingan akreditasi secara optimal. SR. Rapat keluhan pengguna jasa layanan dengan mengundang PPID. HNU. MAS. Monev akreditasi tahun 2011 dilakukan setiap bulan. oleh sebab itu PJM harus lebih aktif lagi dalam memantau perkembangan LSSR Rapat Rutin Selasa. ISO Tahun ini PJM mempersiapkan sertifikasi ISO. BAPSI dan Humas hari Jum’at pukul 14. surveillence Kalo tahun ini assesment. BDP. PPTI. Notulen Rapat Rutin PJM Tahun 2011 NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Undangan Hadirin Uraian PPID LSSR : : : : : : : Bidang keluhan pengguna jasa layanan dibawah kendali PPID dan Humas dan akan launching oleh Rektor pada hari Rabu 5 Januari 2011. FIA dan FK. MB.d. Pada awalnya PJM diminta untuk terlibat aktif didalam persiapan akreditasi internasional namun untuk sementara kegiatan tersebut bukan prioritas utama PJM karena : Tahun 2011 PJM mempersiapkan akreditasi ISO untuk unit kerja PJM. Dalam penyusunan dokumen akreditasi PS diusulkan dana sebesar 25 s. LEF. Rekomendasi Perlu dijadwalkan sertifikasi asessor internal untuk persiapan akreditasi PS selama 3 hari pada bulan Februari dengan fasilitator SRU. Tahun ini persiapan akreditasi internasional AIM Berdasar dari audit sebelumnya maka laporan audit seharusnya diberikan kepada auditee sehingga dari kegiatan audit tersebut auditee mendapat masukan terhadap perbaikan kinerja unit kerja. Konsentrasi PJM pada akreditasi nasional diseluruh UB dengan program percepatan akreditasi.00 Ruang PJM-UB lt. YWES. 3 tahun sekali. dibutuhkan status setiap unit kerja yang ada di UB. Untuk peningkatan akreditasi UB maka PJM memerlukan data dari monev akreditasi.3 Kantor Pusat Anggota PJM SBR. SRU. Dengan demikian tugas tersebut masuk dalam program Wakabid Umum. Untuk persiapan ISO non akdemik belum di audit Untuk ISO : persiapan sertifikasi. PPID segera menyiapkan dokumen terkait persiapan ISO PJM belum menerima laporan kegiatan LSSR selama 2 minggu terakhir. THP FTP. AW. Dengan demikian. Auditor dan asessor internal UB seharusnya dibawah SPI dan ada anggota PJM yang masuk didalam strukutural SPI Rektor menitipkan pengusulan pendirian program studi baru. MAS dan BDP mewakili PJM dalam struktur PPID membantu untuk mengembangkan Complaint Handling Mechanism. AIM siklus ke-8 untuk UKPA sedangkan siklus ke-1 dan 2 AIM UKPPA dilakukan bulan Januari.00 -15. diharapkan bantuan kerjasama PJM dengan LP3. Mengusulkan ada wakil PPs untuk menjadi anggota PJM. Akreditasi Saat ini UB merintis untuk memenuhi standar akreditasi internasional. 30 jt rupiah per-PS. Asessor akreditasi internal UB diatur dan dipilih oleh PJM sesuai dengan kualifikasi yang telah ditentukan. surveillence baru bisa dilaksanakan tahun depan. EA. 4 Januari 2011 13.Lampiran 7. MSD. Unit kerja yang telah menyusun persiapan akreditasi Internasional adalah FE. Pertengahan bulan Januari 2011 draft proposal dana bantuan persiapan dokumen akreditasi harus sudah jadi. pengembangan sistem. BAN-PT meminta data akreditasi dan EPBED seluruh PS di UB pada pertengahan bulan Februari 2011. sertifikasi.00-selesai. Untuk akreditasi internasional FK telah didanai oleh HAPEC sehingga yang perlu difikirkan adalah pendanaan unit kerja lain yang sumber dananya dari internal UB. ATSH. Rapat pjm membahas tentang konsep akreditasi setelah acara Dies tanggal 5 Januari 2011 end 26 . JM dan Unti Ludigdo. JM.

3 Kantor Pusat Anggota PJM SBR. HNU end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Undangan Hadirin Uraian : : : : : : Rapat Rutin Selasa. MB. Uraian : Tindak lanjut MR sebelumnya Review AIM batch II 2010 Permintaan pelatihan dari Universitas Mahasaraswati (UNMAS) Persiapan percepatan akreditasi Hasil rapat Mengidentifikasi kinerja assessor akreditasi berdasarkan laporan PS untuk pendampingan percepatan akreditasi. BAPSI. EA. EA.00 Ruang PJM-UB lt. LEF. 11 Januari 2011 13. mendesak(sudah meluluskan tetapi belum diakreditasi dan PS yang mau meluluskan namun belum diakreditasi) Asessor pendamping yang ditunjuk untuk percepatan akreditasi adalah assessor yang ditetapkan berdasarkan SK Rektor dan ditambah dengan assessor akselerasi (penambahan tim monev akreditasi PJM dan assessor yang ditunjuk PJM ) Kriteria penetepan assessor akselerasi (assessor yang dtunjuk PJM dan Tim Monev) berdasarkan komitmen dari masing-masing assessor karena assessor tersebut sebagai evaluator secara kontinyu dengan pendekatan personal yang baing karena assessor merupakan penentu nilai akreditasi. PIC PS S1 Tanggal 20 Januari 2011 adalah SR. MB. MSD. Dana bantuan percepatan akreditasi akan dibagi menjadi 2 yaitu 20 Juta untuk PS dan 10 juta untuk tim pendamping dan tim monev. AW.00 Ruang PJM-UB lt. MSD. perpustakaan.00 -15. Mengirimkan borang kesediaan assessor kepada assessor yang telah ditetapkan. ATSH. PPTI) diberi 1 juta/biro sedangkan untuk fakultas-fakultas diberi 2 juta per fakultas. MAS.3 Kantor Pusat Anggota PJM SBR. MAS. Untuk tim pensuplai data (BAAK. 27 .NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Undangan Hadirin : : : : : : Rapat Rutin Selasa.30 PJM mengundang FIB (PD1) sebagai auditee dan diklarifikasi oleh LEF. PIC PS S2 Tanggal 27 Januari 2011 adalah SRU dan AW. YWES. SRU.00 -16. Status akreditasi yang perlu dipertegas maknanya adalah kadaluarsa(status akreditasi sudah tidak dapat digunakan). JM.00 WIB akan dilaksanakan Pelatihan Asessor Internal UB oleh Asessor BAN-PT (SRU. HNU. AW. PIC PS S1 Tanggal 21 Januari 2011 adalah JM dan BDP. BDP. 18 Januari 2011 13. SRU. HNU. LEF. AW. SR) Senin 17 Januari 2011 pukul 8. : Borang EPSBED menggambarkan penilaian tentang rencana-rencana yang akan dilakukan oleh PS guna mengontrol jalannya continues improvement dalam PS. YWES. ATSH. BAU. JM. BAK. BDP. Penetuan PIC sebagai pembuat alur scenario alur program percepatan : PIC PS S1 tanggal 17 Januari 2011 adalah SR dan MAS. Rekomendasi Tanggal 18 Januari 2011 hari Selasa pukul 12. SR.00 -15. SBR. Borang PS menggambarkan kondisi yang ada pada saat sekarang. JM. 10 dan 11 Februari 2011 akan dilakukan program percepatan EPSBED Anggota PJM akan mengikuti pelatihan Monevin PHK berjumlah 3 orang yaitu MSD. PIC PS S2 Tanggal 28 Januari 2011 adalah SR dan HNU. EPSBED : PIC EPSBED 10 Februari 2011 adalah JM dan EA EPSBED : PIC EPSBED S3 11 Februari 2011 adalah SR dan SRU Menyusun ulang jadwal dan fasilitator pelatihan Monevin PHK. SR. BDP.

Undangan rapat anggota SPI Rabu siang tanggal 2 februari 2011 untuk menjadi auditor. Peta potensi yang mendapat status A Ada kelemahan pengelolaan anggaran. AW. Monevin PHK 3 unit pasca PHK I diundang datang untuk klarifikasi. kalau usulan ada anggota PJM perwakilan anggota PJM.- Borang pengelola : menggambarkan kondisi keseluruhan terhadap rencana yang telah dibuat Keralistikan visi misi: kejelasan pentahapan dan strategi yang jelas mengenai program menuju visi misi dan juga dapat melihat butir mutu lain sebagai indiakator penunjang pengambilan keputusan. S2 dan S3. HNU. Monev kemajuan PS S1 dan tindak lanjut kegiatan program percepatan akreditasi memberikan motivasi. Perlu dibuatkan format laporan OTK UB sudah menyebutkan/mencantumkan LSSR +ISO UKPPA Pusat Informasi dan Keluhan (PIK) harus segera dimasukkan kedalam OTK Wakabid ISO sebaiknya berkoordinasi dengan wakabid AIM Rapat Rutin Selasa. Saat ini jumlah PS terakreditasi A sebanyak 25%. end 28 . Menjelaskan sistem penilaian setiap butir mutu dalam matriks penilaian.00 Ruang PJM-UB lt. Simon. sehingga total PS yang nantinya terakreditasi A adalah 75%. YWES. 1 Februari 2011 Pak tunggul presentasi teknis pelaksanaan audit ISO. Akhir tahun 2011 PS yang belum terakreditasi A ditargetkan 50% PS tersebut yang mendapat akreditasi A. namun belum dibukukan Seharusnya setiap kegiatan yang melibatkan seluruh PJM ada laporannya Memilih dan mengklasifikasikan MP yang masih relevan agar tidak ditemukan temuan. 28 Januari 2011 13. visit ke masing-masing fakultas dijadwalkan dan suratnya dibuat hari ini (28 Januari 2011) dalam rangka fasilitasi dan konsultasi Borang IIIA – IIIB. BDP. Dok IIIB sama untuk S1. masing-masing wakabid membuat laporan kegiatan selama satu tahun. Hari ini dikirim sms pemberitahuan 7 hari Audit Kegiatan beruntun. kegiatan audit UBAQA EA mengundurkan diri. EA. Training SPMI untuk institusi pada tanggal 16 – 20 Februari 2011. SRU. MB. ATSH. JM. end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Undangan Hadirin Uraian SPMI ISO PPID : : : : : : : Komite penjaminan mutu pasca sarjana dan SPI 23-25 Januari 2011 Dokumen sudah disusun. kendala monitor ISO 9001:2008 Selasa. MAS.3 Kantor Pusat Anggota PJM SBR. SR. Perkembangan penanganan keluhan pelanggan tidak mulus Ada keterlambatan respon terhadapa keluhan sehingga perlu ada review agar terjadi peningkatan respon Akreditasi Terima kasih atas dukungan tim akreditasi. Laporan tahunan belum disosialisasikan. Pembuatan statement dalam menilai harus berdasar pada fakta Penilaian dilakukan dengan men sinkronkan setiap borang yang ada. banyak (25) PS belum terakreditasi.00 -15. Tata pamong : mampu meng-handle kegiatan dan keterkaitan antar unit sehingga ujung tombaknya pada quality ensurence. MSD. LEF. .

SRU.00 Ruang PJM-UB lt. contoh membuat manual mutu.00 -15. Keberadaan MR. SRU. LEF. FPT dan FP. SR. FISIP dan PPS harus dilakukan tindakan terhadap rendahnya nilai UBAQA ada tindaklanjutnya Sejak hari ini digunakan istilah siklus.00 penjelasan audit ISO kepada UKPPA dengan mengundang auditee dan PR II Rabu dan Kamis. SR. tupoksi.00 WIB. lingkup audit. MSD. ISO Prosedur audit mengikuti AIM namun penerpandan materi disesuaikan dengan ISO Hal mendesak yang perlu dilakukan adalah audit karena statusnya urgen Perlu ada penjelasan awal /sosialisasi audit ISO agar auditee tidak mengulur waktu dalam mempersiapkan dokumen audit.00 Ruang PJM-UB lt.3 Kantor Pusat Anggota PJM SBR. FPIK. MSD. PR 1. audit internal. 8 Februari 2011: sosialisasi audit ISO kepada UKPPA UB. AW. Audit akan dilaksanakan pada tanggal 28 Februari 2011 HNU. 8 Januari 2011 14. JM. MONEVIN Monevin akreditasi diperlukan agar ada tindaklanjut dari kegiatan program percepatan akreditasi sehingga akreditasi UB dapat nilai maksimal. ATSH (2 hari : Selesai tanggal 3 Februari 2011) berkoordinasi guna pelaksanaan audit ISO non akademik. YWES. Membahas sistem nilai pada bobot ubaqa Pembahasan hasil AIM dari 2007 hingga 2010 yang akan dilaporkan kepada Rektor. HNU.00 – 12. UKPA yang selalu memperoleh nilai diatas 80 baik audit sistem maupun audit kepatuhan dari tahun 2007 hingga 2010 adalah FE.3 Kantor Pusat Anggota PJM SBR. Februari 2011 jam 11. dilaksanakan monevin akreditasi dengan mengundang PR I Selasa. MAS. AIM Nilai AIM disesuaikan dengan MP AIM Batch II. HNU.Selasa. 22 Pebruari 2011 13. dokumen. EA.00 -15. AW untuk menghadiri pelatihan ISO. AW. JM. BDP. ATSH. MB. ATSH. Jika audit sistem sudah mantap maka PJM UB hanya melakukan 1 kali audit dalam setahun sesuai dengan ketentuan ISO 29 . Rekomendasi Senin. LEF. EA. Auditee ISO untuk UKPPA berjumlah 19. MSD. MB. membuat audit internal. 23-24 Februari 2011 training sertifikasi auditor audit internal mutu pasca sarjana. Mempresentasikan visi SPMI UB dalam rangka sertifikasi ISO . Uraian : Berdasarkan rapat sebelumnya . Materi . BDP. MAS. 1 Pebruari 2011 13. AIPT dan sesecara keseluruhan. end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Undangan Hadirin Uraian : : : : : : Rapat Rutin Selasa. 1 Februari 2011 Pak tunggul presentasi teknis pelaksanaan audit ISO SBR Pengahargaan dari ILAH untuk PJM Peringkat UB di dunia berdasarkan webometrik turun. Fakultas Hukum. MB. Lingkup audit ISO : organisasi.NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Undangan Hadirin : : : : : : Rapat Rutin Selasa. YWES. Ada unit kerja yang belum mengumpulkan manual mutu. : Berdasar atas undangan dari Malcolm baldridge maka PJM akan mengirimkan SBR.

Pada bulan Maret ada undangan terakait Malcolm baldrige di Surabaya dengan biaya pendaftaran Rp.000. PS yang dimasukkan dalam penilaian Akreditasi minimal telah berdiri selama 2 tahun Penilaian 50 dinialai karena telah mngumpulkan akreditasi atau sedang meenyelesaikan. MAS.00 . Nilai blank jika tidak mengikuti program percepatan atau tidak terdaftar dalam EPSBED Kasus kenotariatan karena sudah mengumpulkan ke bant dengan borang lama. tidk divisitasi karena tidak ada dana. Rektor dan didampingi PR I memanggil PS. YWES.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SBR. Oleh sebab itu diambil nilai rata-rata dari masing PS yang termerger. sehingga lebih aplikatif Yang dipilih adalah orang yang lebih banyak meluangkan waktu di PJM Malcolm Yang dijakarta dipending saja. Uraian : Disposisi Rektor untuk Malcolm Baldrige : Rektor merekomendasikan hanya 2 orang saja.kebidanan karena permasalahan PS Kebidanan yang tidak memiliki dosen tetap Menagih laporan AIM batch II dengan menghubungi ketua auditor Wakabid aim menyelesaikan screening nilai UBAQA kemudian hari kamis di koreksi oleh wakabid AIM lalu di periksa oleh MR Yang belum mengumpulkan borang akreditasi akan diundang PJM tanggal Perlu ada kriteria mengenai “belum mengumpulkan borang akreditasi” pada program percepatan Wkabid aim : Modul pelatihan berubah karena ada borang baru dan ada antara contoh audit dengan modul berbeda contohnya adalah sistem koding Presentasi perbaikan modul baru karena ada masukan dari berbagai pihak sehingga perlu ada pelatihan mengenai modul tersebut. SR. mengingat . HNU. end NOTULEN Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa. LEF. YWES. Maju ke PR 1 meminta agar SBR berangkat bersama MB dan YWES Komponen penilaiannya AIM I 25% AIM II 45% EPSBED 5 % dan akreditasi 25% UBAQA dimasukkan kelompok jurusan yang lama Kedepan jadwal audit dan laporannya diselesaikan tepat waktu Standar pemberian hadiahnya adalah 10 besar Fakultas 10 besar Jurusan dan 5 besar PS baru. 30 . BDP. Yang ditunjuk untuk ke Malaysia adalah MB. Dimalaysia itu penting karena ada unsur studi bandingnya. namun materi pelatihan tidak sesuai dengan kebutuhan PJM UB. nilai 25 karena tidak mengumpulkan sama sekali.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt. Pertanian dan Peternakan. oleh sebab itu di UB kita telah memiliki Komite penjaminan mutu sehingga perlu diperhatikan mengenai tupoksinya. AW. EA. ATSH.- - Kurangnya pemahaman MR akan manfaat SPMI sehingga MR pada UKPA kurang memperhatikan Selasa 1 Maret 2011 minggu depan menanyakan ke Rektor mengenai kesediaan UB dalam pengiriman tim PJM dalam pelatihan ISO Malcolm Baldridge. Perlu diperhatikan penilaian akreditasi terhadap unit kerja yang telah mengirimkan dokumen ke BAN-PT Bagi unit kerja yang belum mengumpulkan harus segera dihub by phone.00 -15. Komite penjaminan mutu meminta refreshing SPMI Dikti meminta adanya komite Program magister dan program doctor. Persiapan ISO Bulan juli surveillance ISO untuk PJM Maret BAAK dan BAPSI Surveillance dan tidak bisa dibaltalkan Minggu ketemu bu maria dengan dihadiri PR 1 ntk membahas surveillance ISO Nilai AIM keluar setelah validasi dari ketua AIM dan MR Fak. setelah ada dana ternyata masa akreditasinya hamper habis. MB. MSD. SRU. sebaiknya tidak dinilai rendah karena ada merger di unit tersebut. sehingga effortnya patut dihargai lebih tinggi. Namun PJM akan mengusulkan 3 orang untuk studi banding Malcolm Baldrige dan Malaysia. 2 000. dan disyaratkan nilai diatas Kedepan untuk masing2 jurusan tidak lagi mendapatkan hadiah namun dana fresh untuk penunjang akreditasi sehingga parameternya adalah PS yang terakreditasi A akan mendapatkan dana fresh tersebut. 1 Maret 2011 Pukul : 13.

mau dilanjutkan audit internal namun agak beda sistem auditnya yang berupa saran perbaikan Besok ditelp masing2 unit kerja 19 unit kerja ada 3 5 yang dicoret karena tidak ada unit kerjanya Besok menggali menegetahui kendala2 unit kerja dalam menyusun dokumen.30 mengundang SPI koordinasi tentang pengembangan audit sitstem penjaminan mutu internal. Bari MAS tidak bersedia dan digantikan oleh Dr. Monevin Tugas banyak sekali. ISO Telah dibentuk tim sertifikasi ISO yang berfungsi untuk mempersiapkan sertifikasi ISO Intstusi. jurusan lama 10 besar . Pengumuman UBAQA akan ditindaklanjuti oleh Prof. MB dan SR bertemu rektor membahas hasil akreditasi dan UBAQA. AIM pada siklus tahun 2011 dan selanjutnya auditor tidak diperkenankan melakukan audit kepatuhan sebelum menyelesaikan audit sistem/ desk evaluasi Unit kerja yang telah menindaklanjuti borang tindakan koreksi merupakan tanggung jawab PJM pada audit pada siklus berikutnya sehingga PJM tidak memasukkan perbaikan tersebut pada laporan UBAQA pada siklus audit. awal juni Perwakilan UKPA yang ada di PJM mendorong Dekan dan MR untuk mempersiapkan AIM Untuk k FISIP akan dijawab melalui surat oleh MR. Herawati. Kedepan AIM dan ISO jadi satu.00 -15. Pendampingan dilakukan selama 2 minggu dan seharusnya sudah ada nilai kepatuhannya baru dilakukan audit. BDP.30 – 15. Dan yang sudah jg akan dipanggil karena harus segera dikirim Klo ada yang bagus akan dikirim april Dibuatkan timetable untuk mengundang maisng2 PS untuk membahas akreditasi didampingi PR I Penilaiannya tidak perlu dilaporkan karena akan berdampak psikologi. mengaudit isi.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SBR.Minimal 2 kali pernah terakreditasi sehingga akan disebut PS lama Fakultas ada 5 besar dan 1 diberi harapan. Pembentukan tim sertifikasi ISO UB. shg harus dipanggil. Meta audit UBAQA Dalam MP AIM dimuat tentang detail checklist. Meta audit : Jika nilai audit tidak sesuai dengan laporan temuan maka nilai audit yang digunakan adalah nilai yang diputuskan bersama. PS baru 5 juara dimasing2 kategori mendapat server dan sisanya untuk UKKPA yang kekurangan. 8 Maret 2011 Pukul : 13. AW digantikan PKH Dr. MR koreksi dokumen AIM Batch I dan Batch II 2011. Kamis SBR. Untuk memenuhi persyaratan ISO maka kedepan MR UB hanya ada ditingkat Rektorat yaitu PR I. PJM MSD LEF MSD MB. S. Uraian 8 Maret 2011. Uraian : MR sebelumnya Pengumuman UBAQA akan ditindaklanjuti oleh SBR. Diperlukankenaikan standar biaya 14. Audit belum siap unit kerjanya malah minta pendampingan. ATSH. AW. Hasil meta audit akan dikumpulkan paling lambat pada tanggal 11 Maret 2011.Hum.. Institusi lain bapsi dan baak harus diundang agar sesuai dengan tupoksinya Bapsi & baak akan diundang ketika rapat membahas kemajuan akreditasi. Sinta Hadiyantina SH. EA. UKPPA 5 besar. Semua SPI senin 7 maret 2011 end NOTULEN Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa. 31 .00 Tempat : Ruang PJM-UB lt. Asessement 1 juni Memperbaiki manual mutu secara substansi Mengaudit standar format. Akreditasi Yang blm msuk msh banyak. SRU. YWES. isi Menyiapkan lingkup audit mutu siklus 9 UKPA dengan mengaudit format.

LEF. SRU. Ilkom. BDP. MSD. Hanya 4 Program Studi yang layak untuk dikirim ke BAN karena nilai diatas 360. Uraian : LSSR masih dibawah PJM dahulu karena OTK masih dibahas. dengan adanya komunikasi dekan dan rektor maka diharapkan segala kendala2 yang ada tidak lagi menjadi kendala dimasa yang akan datang terkecuali kendala yang menyebabkan PS-PS tersebut tidak maju-maju database (80%).00 pelaksanaan meta audit terhadap Fakultas dipimpin oleh SBR end NOTULEN Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa. 15 Maret 2011 Pukul : 13. 22 Maret 2011 Pukul : 13. SDM (95%). YWES. MB. dana (50%).Rekomendasi 9 Maret 2011 pukul 13. ATSH. BDP.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt.00 -15. Pembelajaran meta audit ini bisa dimasukkan dalam pelatihan SPMI UB MSD koreksi nilai FISIP. sisanya dibawah 300. Pada audit yang akan datang maka jumlah auditor tergantung dari jumlah auditee yang ada pada jurusan dan fakultas Ada briefing ditingkat top managemen hingga ke bawah agar terjadi singkronisasi sehingga mudah dalam mencapai tujuan Diperlukan pelatihan Berdasarkan assessment sebelumnya maka perlu dibedakan proses pendampingannya sehinga dibedakan menjadi 2 yaitu biro dan non biro Membahas jadual pelaksanaan sertifikasi ISO end NOTULEN Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa. MSD. setelah audit perlu dilakukan meta audit namun kedalaman dan ketajaman metaaudit akan dibahas kemudian. Membahas persiapan raker Meta audit insyaallah bs diselesaokan Setelah meta audit. EA. setiap komponen masalah perlu difikirkan solusinya. PS dengan nilai antara 300 – 360 hanya 8 PS. YWES. hasilnya memprihatinkan. SR.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SRU. dalam report akreditasi ke rektor hendaknya jangan terlalu dibuat optimis sehingga permasalahan yang ada di akreditasi benar-benar tersampaikan kepada rektor dan dapat ditindaklanjuti.00 -15. dan asesor pendamping dapat terus berjalan secara efektif Perlu di fikirkan tentang mengakreditasi PS UB yang ada diluar kota (non domili) seperti yang ada di Jakarta dan kediri.Psikologi dan akan dikumpulkan paling lambat 24 Maret 2011 Akreditasi Laporan dari Akreditasi adalah telah membuat surat kepada Rektor tentang hasil akreditasi. administrasi EPSBED nya dan data EPSBED tidak update dan Izin (75%). ATSH. 32 . dengan harapan Dekan fakultas masingmasing lebih memperhatikan terhadap PS yang nilainya belum memnuhi target. jika hasil meta audit berkaitan dengan nilai maka perlu dibicarakan kompilasi penilaiannya Kamis hasil meta audit harus dikumpulkan.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt. Sosiologi. EA. Uraian : AIM prosedur audit diperbaiki. AW. AW.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SBR. Diskusi antara pak surachman dan pak bisri yaitu Rektor mengirim surat kepada setiap pimpinan Fakultas yang nilainya masih rendah / belum memenuhi target.

namun kalab mendapatkan SK dari dekan.00 25 maret 2011 menghadap rektor karena jika harus menunggu sampai ke tgl 30 maret 2011 terlalu lama. SK Kalab perlu mendapat perhatian karena banyak kalab yang memiliki SK tidak sesuai dengan aturan yang ada. bambang guritno dan ketua PJM hari jum’at jam 10. LEF. materi pak tri harus diperiksa oleh tim ISO PJM.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt. Perlu dipikirkan program khusus bagi fakultas untuk meningkatkan kinerja fakultas dan jurusan dan alokasi dana untuk itu sangat diperlukan untuk penelitian dan pengabdian. telah dibentuk tim organisasi dan tupoksi untuk membenahi benang kusut organisasi agar tidak terjadi tumpang tindih. keluhan yang bersifat kebijakan sulit diatasi. keluhan sudah lebih dari 3 ratus namun yang dapat diselesaikan kurang dari 50 %. seharusnya Kalab mendapatkan SK dari rektor. Diharapkan anggota baru berperan aktif dalam mengikuti pelatihan yang di adakan oleh PJM terkait dengan sertifikasi Auditor Internal UB. 29 Maret 2011 Pukul : 13. April akan ada pelatihan penanganan keluhan pelanggan yang akan dilaksanakan oleh PPID. Setelah audit. MM dan dokumen wajib diharapkan sistem ISO embedded dengan SPMI. end NOTULEN Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa. MSD. dengan SK baru maka ada 4 orang baru yang menggantikan anggota PJM lama. AW. end 33 . ASL.00 -15. perlu dilakukan pertemuan antara PPID dengan PJM guna membahas hambatanhambatan PPID. 5 tertinggi PS baru. maka perlu diperlukan peta masalah yang terbesar/paling banyak. Keluhan pelanggan proses penanggapan keluhan perlu disingkronisasi dengan pihak terkait agar proses penanggapannya dapat terkendali dengan baik. 23 maret 2011 singkronisasi materi pelatihan ISO. Minggu ini LLOYD akan mengirimkan penawaran harga.ISO para assessor PJM . DRM. memanggil PS yang asessornya keluar kota/negeri dan di bantu oleh SR dan SRU. kemudian dilaporkan ke PR I dan PR I akan menindaklanjuti ke LP3 untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. kesiapan unit kerja tidak sama dan sepadan sehingga perlu dilakukan training ISO Pelatihan ISO di perpustakaan pusat tanggal 25 maret 2011 pengenalan ISO. 12 tertinggi untuk PS. YWES Uraian : Review dari perkembangan baru.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : SR. EA. Hadiah UBAQA akan diberikan pada 5 Fakultas nilainya diatas 80. Perlu ada setting ulang perihal strukur organisasi PJM Karena ada kesalahan dalam SK baru maka akan ada SK baru dengan nomer yang baru. Penjelasan sejarah PJM. audit internal iso per unit kerja perlu dipersiapkan. menjelaskan data perkembangan Akreditasi PS UB sementara ini. 1dan 2 April 2011 training auditor sehingga diharapkan ada penambahan Auditor internal ISO berjumlah 14 orang. tahun 2011-2012 merintis laboratorium (LSSR). tapi sekarang prosedur SERDOS adalah dari DIKTI turun k Universitas dengan pedoman data ESBED. temuan PJM terbesar adalah Rasio dosen tetap untuk UB tak satupun unit kerja pelaksana akademik mendapat nilai 4. Sebelum pendampingan rata-rata PS belum menyelesaikan borang. PJM harus membentuk tim untuk membantu LSSR. setelah pendampingan. spanduk keluhan pelanggan perlu didokumentasikan. ada SK baru untuk masa kerja 2011/2012. HRW. SERDOS itu mengusulkan dosen ke DIKTI. SRU. Untuk persiapan ISO. Struktur organisasi. tupoksi dan SMM. Dan data ESBED tidak up date sehingga banyak data dari DIKTI yang tidak sesuai dengan Jumlah dan kondisi dosen yang ada. ATSH. setelah raker. semua sudah selesai namun belum maksimal nilainya problem pendampingan adalah banyak assessor external yang sibuk keluar negeri/kota sehingga program pendampingan menjadi terhambat/tidak berjalan efektif dan diperlukan pengganti . lingkup pelatihan perlu ditetapkan targetnya.

tim EPSBED .00 – 15. BAAK. HRW.NOTULEN Agenda : Rapat Rutin Hari/tgl : Selasa. 12 April 2011 training auditor internal ISO pukul 12. 5 April 2011 Pukul : 13. Dari AIM UKPPA masih banyak biro yang belum siap untuk di audit. seharusnya yang sudah mengirimkan ke ban mendapatkan uang finalisasi.00 Tempat : Ruang PJM-UB lt. SRU. penetapan tanggal Audit UKPPA yaitu : BAU : 25 April di Audit oleh BAPSI : 25 April LPPM : 25 April LP3 : 25 April SPI : 25 April LSIH : 25 April Auditor dibicarakan kemudian Data PS yang nilai dan habis masa ijin operasionalnya lebih dari 300 akan dipanggil distribusi dosen diperbaiki Karena banyak penempatan dosen yang sama merangkap di PS lain. akreditasi Jika tidak ditangani khusus maka akan berantakan akreditasi 2012 harus selesai diurus dan dibuatkan 15 april harus sudah ada nilai baru dari assessor dan direkap.00 Rektorat lantai III koridor PJM. menyusun distribusi auditor internal ISO 2011 UKPPA UB. LEF. PR I. MB. EA. PJM masih banyak utang jika ada sebaiknya dibagi seharusnya dana TPHK yang dibagi adalah yang udah membuat laporan atau yang telah mengumpulkan membuat surat ke seluruh brawijaya mengenai kesalahan penilaian UBAQA. BAAK.BDP. 12 April 2011 13. Mengundang PD I seluruh UB dan pasca. LP3. YWES.. seharusnya di buat MP ntuk audit internal ISO UKPPA Rekomendasi Selasa. Ka PS Pasca tidak memiliki sumber daya manusia sehingga tidak maksimal operator atau sumber daya manusia dimasing-masing fakultas harus dipaksa dengan mengundang dan menanyakan target. SRU. Berdasarkan rapat sebelumnya Kamis 7 April 2011 pukul 13.30 WIB di lantai 8 koordinasi ijin operasional . Selasa. Anggota PJM dan TW. sebaiknya ada peta “ siapa dan minta dibantu apa?” ada beberapa yang sudah diberangkatkan. 34 . LEF. Uraian : Penjelasan daftar Auditor Internal UKPPA siklus VIII oleh mas wiro. end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin Uraian : : : : : : : Rapat rutin Selasa. yang sudah finalisasi dapat uang. ASL. Kamis 14 April 2011 pukul 13. Mengundang PD I seluruh UB dan pasca. DRM. pak soni harus memantau per minggu. ATSH. MSD. AW. ATSH menjelaskan mengenai sistem audit ISO menjelaskan prinsip-prinsip manajemen mutu ISO 9001 Menjelaskan persyaratan standar SMM Nilai butir audit perlu dibuat dengan segera. HRW.00 -15.3 Kantor Pusat Undangan : Anggota PJM Hadirin : MB.00 WIB. DRM. EA. SR. permasalahan Ijin operasional harus segera diselesaikan.30 WIB di lantai 8 koordinasi ijin operasional . LP3. ASL. AW. SH.00 WIB. YWES. 12 April 2011 training auditor internal ISO pukul 12. MSD. dan itu juga harus di urus. tim EPSBED. PR I.

Audit sistem dilakukan dengan visitasi. AW. ASL. Prosentase penilaian untuk audit ISO UKPPA Manual Mutu 30%. nomor temuan harus sama dengan nomor dalam borang klarifikasi Prosedur audit adalah opening.Audit internal 10% Membuat MP audit internal mutu (borang-borang) UKPPA UB MP Penilaian Pengiriman surat pemberitahuan lingkup audit harus tercatat sesuai identitas penerima agar tidak terjadi kesalahfahaman ketika dilakukan audit. MP wajib. MP dan IK 50 % . BDP. Dokumen UKPPA untuk audit dikumpulkan ke PJM dalam bentuk soft copy 3 hari sebelum visitasi. - - Pendaftaran pelatihan SPMI harus dipastikan penutupannya guna mempersiapkan perencanaan pelatihan. audit dan closing meeting. 19 April 2011 14. Kategori temuan sama dengan audit UKPA yaitu KTS dan observassi. MSD. Rekomendasi Lingkup audit dan prosentase nilai internal mutu ISO akan dikirim melalui surat ke masing-masing UKPPA pada tanggal 13 April 2011 Audit SMM untuk UKPA (Fakultas dan Jurusan) akan dilakukan pada minggu pertama Mei end - NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin Uraian : : : : : : : Membenahi dokumen-dokumen PJM dan UB guna persiapan menghadapi audit external ISO. MP Wajib 10%. Manual Mutu PJM yang mengaudit internal adalah MB MP Pengendalian dokumen dan rekaman dilakukan oleh BDP MP pengendalian produk tidak sesuai adalah LEF MP tindakan korektif dan pencegahan diaudit oleh LEF MP audit internal PJM dilakukan oleh AW MP Keluhan pelanggan dan MP mengukur keluhan pelanggan diaudit oleh YWES MP profil PJM di audit oleh BDP MP layanan konsultasi PJM oleh YWES MP Pelatihan dan magang baik dari PJM maupun pihak luar yang akan berhubungan dengan PJM oleh AW MP Pendampingan akreditasi oleh MP pengadaan barang oleh MSD MP Monevin PHK oleh MSD Definisi-definisi dalam MP perlu diperjelas baik isi maupun sumbernya. Bidang yang diaudit adalah Manual mutu. LEF. SPMI. Anggota PJM MB. Jika ada nilai kurang dari maksimum artinya adalah KTS. MP dan IK. Semua dokumen dan MP akan dikendalikan oleh wakabid.00 WIB Rektorat lantai III koridor PJM. Pertanyaan untuk top manajemen Sejak kapan top manajemen berkomitmen dan menerapkan sistem manajemen mutu ? Bagaimana rekaman tinjauan manajemen dilakukan? Apakah ada SK tim implementasi ISO? Bagaimana program kerja implementasi pengembangan SMM? Apa manfaat yang diharapkan dari penerapan sistem SMM? Pertanyaan pada MR Bagaimana proses SMM dilakukan (jawabannya ada di program) menanyakan MM dan MP. Audit Internal.00 – 16.Uraian - Perlu diperjelas lingkup MP dan IK. H dan SH - 35 . Rapat rutin Selasa.

Anggota PJM MB. Rabu 4 Mei 2011 pukul 14. 3 Mei 2011 13. BDP. Output dari AIM UKPA 2010 : telah dipetakan berdasarkan permasalahan umum yang ada pada butir mutu UB baik Fakultas maupun Jurusan setiap unit kerja. Jabatan. Penjelasan sasaran mutu akreditasi. 36 . Penjelasan jadwal audit ISO stage 1 dan stage 2 dari auditor eksternal.00 melaporkan hasil AIM UKPPA kepada Rektor. Pembagian pendampingan implementasi SMM ISO 9001:2008.- Perlu di klarifikasi/diperjelas: yang sangat perlu dikendalikan dokumennya atau isinya dan bagaimana mengendalikan isi dokumen. AW. Rapat rutin Selasa.SRU.30 WIB Rektorat lantai III koridor PJM. Masa kerja. Agar data akreditasi valid dan terkontrol maka diperlukan surat pemberitahuan kepada masing-masing fakultas melaporkan setiap permasalahan akreditasi sehingga PJM mendapat informasi secara akurat.30 – 15. ASL. sehingga wakabid akreditasi perlu memikirkan teknis menyelesaikan permasalahan. Diperlukan rapat koordinasi Tim ISO guna menyiapkan dokumen Universitas Brawijaya. sehingga diperlukan pendampingan pada UKPPA Wakabid ISO : Sasaran mutu terkait dengan sertifikasi ISO UB. Rapat - - - - Rekomendasi Rabu 4 Mei 2011 tim ISO rapat konsolidasi ISO membahas dokumen universitas. Wakabid Pelayanan Umum mencatat berbagai kendala-kendala pelaksanaan pendampingan akreditasi. Setiap wakil bidang memiliki sasaran mutu dan program kerja yang akan melaporkan atau membahas kendala-kendala dan kemajuan program masing-masing bidang. dengan harapan PJM dapat melakukan tindakan preventif terhadap permasalahan yang ada. Hasil pendampingan akreditasi : 10 dari 40 PS telah selesai. Membuat borang audit internal UKPPA dan segera dikirim. Kelemahan umum dari AIM UKPPA adalah audit internal. Wakabid AIM : sasaran mutu terkait dengan AIM UKPA dan AIM UKPPA UB. Masa audit internal ISO UKPPA maksimal 2(dua) minggu dan tanggal 4 Mei 2011 semua auditor telah mengumpulkan laporan audit dan nilai. Audit internal ISO PJM akan dilakukan oleh TW. EA. MP Audit Internal ISO UKPPA perlu dibenahi kesesuaian prosedurnya agar aplikatif. MR mengusulkan format rapat baru : masing-masing ketua bidang menyampaikan hal-hal pokok berkenaan dengan tupoksi masing-masing bidang. Diperlukan rapat koordinasi Tim ISO guna menyiapkan dokumen Universitas Brawijaya. SH dan YWES. end - NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin Uraian : : : : : : : Berdasar pada rapat sebelumnya. H. Struktur organisasi PJM akan berdampak pada penerimaan honorarium Penerimaan honorarium berdasar pada Gaji pokok. LEF. Karena PJM akan menghadapi audit UKPPA maka PJM harus solid dalam melakukan persiapan dokumen dan audit internal. Diperlukan mekanisme pengendalian produk dan MP yang ada disesuaikan dengan mekanisme pengendalian produk. MSD. Rekomendasi Masa audit internal ISO UKPPA maksimal 2(dua) minggu dan tanggal 4 Mei 2011 semua auditor telah mengumpulkan laporan audit dan nilai. Absensi.

dari hasil penilaian audit tersebut diperoleh nilai akhir dari seluruh UKPPA. jadi mohon dilaksanakan dengan baik. formatnya akan diselaraskan dengan standar dokumen UB. EA. TW. EA Jika draft Visi-misi.30 . PPIK nantinya akan mengendalikan semua dokumen UB. Penjelasan jadwal sertifikasi ISO stage 1 dan stage 2 Pembacaan nilai AIM UKPPA Dok Visi misi. Untuk informasi : Visi-misi sudah selesai. MS. Untuk pertemuan pertama ini kami hanya mengundang tim inti dahulu untuk menyamakan persepsi mengenai persiapan UB menghadapi sertifikasi ISO baik stage 1 maupun stage 2. BAPSI. THP FTP) Hadirin : BS. 23-31 Mei 2011 melaksanakan AIM UKPPA. 4 Mei 2011 Pukul : 13. R. WSA Uraian : PR I Terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu. TD. Renstra minggu depan akan segera diserahkan ke Senat . Ada format baru untuk OTK dan Statuta. Renstra Fakultas dan Jurusan harus mengacu pada dokumen universitas.00 Tempat : Ruang Pertemuan Rektor Kantor pusat UB Lantai 7. SU. OTK. Checklist pertanyaan berkenaan dengan ISO harus segera dipersiapkan. Diusahakan UB memenuhi standar minimal terlebih dahulu WSA Pedoman pendidikan UB minggu depan akan selesai.- Melaporkan hasil AIM UKPA kepada Rektor dengan mendiskripsikan setiap kelemahan butir mutu UB pada unit kerja pelaksana akademik dengan tembusan kepada setiap UKPA UB. tim perumus sudah lembur beberapa hari ini bersama Rektor dan tim. statuta. BAAK. Berkenaan dengan reward. PR II. MB. MB Semua dok UB harap dikumpulkan di EA. BAU. Ada Unit yang nilai sangat bagus sekali dengan memperoleh nilai maksimal namun banyak unit kerja dengan nilai dibawah nilai rata-rata. Perpustakaan. Terima kasih. pertemuan hari ini akan membahas persiapan sertifikasi ISO Univesitas Brawijaya. SPI. pertengahan Mei seluruh dokumen harus sudah dikirim ke Jakarta. PJM. BAAK sudah menghabiskan banyak dana bahkan hingga mencari dana talangan. AW. ALA. Berdasarkan laporan PJM tentang AIM UKPPA. OTK. dan Program Kerja sudah ada yang baru hingga 2014. BAAK. Statuta dan Renstra. jika sudah mendapatkan Sertifikat ISO maka apa reward yang akan kami terima? Karena dengan persiapan ISO. OTK akan selesai minggu ini. Renstra UB sudah selesai sebaiknya segera diperbanyak dan di sosialisasikan ke Fakultas dan jurusan karena Visi-misi. PPIK. Humas akan mendapat alokasi dana yang sangat besar lebih dari hadiah yang telah dipersiapkan oleh PJM dalam AIM UKPPA. end NOTULEN Agenda : Rapat Konsolidasi Tim Sertifikasi ISO Hari/tgl : Rabu. OTK. Refreshing auditor internal UKPA : Rabu. MSD. ALA Untuk mempersiapkan Visi-misi. 1 Juni 2011 10 – 17 Juni Melaksanakan AIM UKPA 2011 siklus VIII Semua ketua bidang segera mengumpulkan sasaran mutu dan rencana kerja. EA PR I - 37 . ATSH. MB sudah menjelaskan tugas tim sertifikasi ISO. Undangan : Tim Sertifikasi ISO (PR I. Jur.15. BAK. Beberapa kali surveillance ISO kami masih belum merasakan efek positif secara signifikan dalam sistem manajemen. OTK dan Renstra mohon segera ditetapkan karena akan berpengaruh pada dokumen Fakultas dan Jurusan. MB Hari merupakan kali pertama berkumpulnya tim ISO. Statuta hari ini akan selesai.

Hari/tgl : Senin. OTK dan Renstra kepada Unit Kerja Pelaksana Akademik melalui pengiriman file dokumen kepada UKPA. PJM mengundang PS dengan nilai dokumen akreditasi 0 guna mencari solusi. OTK dan Renstra pertengahan Mei akan dikirim ke Jakarta. jika belum memenuhi syarat hendaknya tidak dikirim dulu. Pelaksanaan penelitian bisa melibatkan mahasiswa. Ada perubahan Visi misi pada buku pedoman pendidikan sastra jepang. Bagaimanakah sistem pendataan rasio dosen dengan mahasiswa? Solusi : CV dosen. Tim EPSBED Fakultas dan jurusan hingga saat ini telah melakukan koordinasi karena belum terlesesaikannya permasalahan data-data. Dosen tetap tidak harus dari dalam Fakultas namun jika dosen mengajar di fakultas lain maka harus sesuai dengan bidang keahliannya. pemantauan akreditasi dilakukan oleh PJM secara terus-menerus. ijazah. Satra Jepang : Untuk pendampingan sudah ada assesor internal Fakultas. Banyak data-data di Fakultas ada namun di jurusan tidak ada padahal home-basenya di jurusan. padahal idealnya dikelola oleh jurusan. Undangan : PJM. Beberapa anggota tim akreditasi telah memiliki overload tugas karena memiliki tugas lain yang sangat banyak sehingga ada penambahan anggota tim. Statuta. bulan agustus. standar sarana : masih menunggu dari Fakultas. Disamping itu. AW. Anggaran ternyata dikelola oleh Fakultas. jika nilainya belum memenuhi standar nilai yang berlaku hendaknya tidak dikirim ke PJM. mutu pendidikan di UB bisa terjaga. Semua dokumen Universitas harap diserahkan kepada Dr. Tim akreditasi PS juga sedang mengerjakan keuangan yang seharusnya pengelolaan keuangan tidak pada tingkat PS sehingga harus direkayasa seolah-olah PS mengelola keuangan sebagai contoh : pengelolaan gaji.00 Tempat : Ruang Pertemuan Rektor Kantor pusat UB Lantai 7. 9 Mei 2011 Pukul : 09. Sosiologi : Borang akreditasi telah disusun namun borang evaluasi diri belum selesai Data pada pengisian borang PS harus sesuai dengan data Fakultas. harapannya sistem data dapat dikendalikan lebih baik sehingga ketika akreditasi bisa mengakses data tanpa harus meminta lagi ke dosen terkait. Uraian : MB 46 PS di Brawijaya yang ikut percepatan akreditasi namun 9 di antaranya sudah mengirimkan borang. SR. ijazah dosen dll. SR.Kesimpulan Dilakukan sosialisasi jadwal dan dokumen audit untuk sertifikasi ISO 9001:2008 kepada PD1 UB. Sebenarnya Sastra Jepang punya banyak prestasi dan juara dalam berbagai lomba bahasa dll. seharusnya ada pada database bagian personalia. Harapannya. Dengan demikian diharapkan pengerjaan data fakultas lebih cepat dan minggu ini ditargetkan dapat menyelesaikan narasi. Padahal tahun ini lulus 38 orang. Banyak dosen kontrak. Jumlah dosen tetap masih belum memenuhi standar karena rata-rata dosen mengajar 22 sks.00-12. 38 . Endang Arisoesilaningsih guna review dokumen UB. Pengiriman dokumen Visi-Misi. THP Kegiatan akreditasi saat ini dipegang oleh Pak Harjoko. AW. Kesulitan data pendukung : penelitian Dosen. sebagian dosen masih menyelesaikan studi bahkan masih ada juga dosen S-1. Statuta. Sosialisasi dokumen Visi-misi. Sastra Jepang. Tim akreditasi Sosiologi. Targetnya adalah A. ada dosen dari fakultas lain. THP dan Kenotariatan Hadirin : MB. CV. end NOTULEN Agenda : Persiapan borang Akreditasi.

Melibatkan tim-tim kecil maupun besar. Masalah izin operasional harus segera diselesaikan. Perkembangan : sedang melengkapi data tentang penelitian data dosen. Uraian : MB Rapat hari ini tiap-tiap wakabid menjelaskan sasaran mutu yang telah dijanjikan karena untuk manual mutu.- - - Data penelitian belum semua terunggah sehingga harus mencari sendiri. Non domisili Kediri : 9 (S1) Non domisili Jakarta : 5 (S2). BDP.00 Tempat : Rektorat UB lantai III koridor PJM Peserta : Anggota PJM Hadirin : MB. S3 teknologi (industry) pertanian dalam proses gabung dengan FTP Karna dahulu masih menginduk ke Fak.3 ke DIKTI dan masih proses. ASL. Jika sudah selesai rencananya mengundang tim PJM. MSD. end NOTULEN Agenda : Rapat rutin PJM Hari/tgl : Selasa. tapi baru mengurus izin pada tahun 2011. KKI tidak mengizinkan Emergency Medicine FK. Tentang SK komunikasi dulu sudah mengirim tapi masih ada yang kurang 39 . dan seputar itu.30-16. harusnya 6. Rekomendasi Jika mengalami hambatan atau data yang kurang segera menghubungi dekan agar cepat terproses. Akreditasi : AW sudah bertemu dengan tim EPSBED untuk melihat izin operasional dan sudah melihat perkembangan akreditasi. assessor atau PJM. Pada bulan ini ditarget penyelesaian borang akreditasi Kenotariatan Borang akreditasi sudah lengkap. LEF. Sebaiknya melibatkan mahasiswa. semua pihak (tim-tim kecil maupun besar dalam jurusan) guna lebih memudahkan.Pertanian. Program studi update ( 10-05-2011): S1 : 74 S2 : 44 S3 : 16 D4 : 0 D3 : 17 Sp-1 : 13 Sp-2 : 0 Profesi : 3. SRU. EA. jika terdapat kendala maka segera menghubungi Dekan. padahal dia sudah menerima mahasiswa dan meluluskan mahasiswa selama 20 tahun. solusi : Tim akreditasi harus sering berkoordinasi dengan dekanat. AW. SR. DIKTI salah ketik nama ilmu sosiologi harusnya sosiologi. Ada PS perpajakan dan perencanaan pembangunan (FIA) yang sudah menerima mahasiswa pada tahun 2010. jika diperlukan dapat menghubungi PJM. Diusulkan ke PR 1 sebagai temuan yang harus ada solusinya. 10 Mei 2011 Pukul : 13. 3 (S3) Kenotariatan FH bermasalah karena home-base dosen kurang. S2 Keteknikan Pertanian FTP sudah mengirim form 1. ATSH. namun tidak sesuai dengan format baru.2. Jika kita membuka PS baru yang namanya tidak ada di daftar Prodi baru DIKTI maka saat mendaftar online di DIKTI akan diberi keterangan LO (learning outcome). DRM. harapannya data dapat diselesaikan bulan ini. Tim akreditasi lama banyak mengundurkan diri sehingga membentuk tim baru dengan anggota baru sehingga memerlukan adaptasi.

20082 Ilmu pertanian : 20082 Peternakan S2 ilmu ternak : home base dosen masih 5 orang S3 Ilmu Ternak : masih 0. Arif (EPSBED). Jika terjadi masalah antara lain hombase dosen bermasalah. tidak bisa online. 10 Mei 2011 08. Pendampingan implementasi SPMI ISO UKPA & UKPPA (stage I & II ) dilaksnakan bulan mei – oktober 2011. 20082. 20072. Penyampaian jadwal refressing pelatihan auditor internal di PPS. Karena S2 sipil belum memiliki home-base dosen maka tidak bisa diperpanjang dan harus diproses dulu. Peringkat 3 adalah SPI dan peringkat 4 adalah JPC. Pertanian PS yang belum melakukan pelaporan: S2 Ilmu Ekonomi Pertanian : 20091. Hal-hal yang perlu diperhatikan dlam pelaksanaan pendampingan UKPPA : Klarifikasi temuan. Dalam pelaksanaan audit perlu diperhatikan CROSS REFERENCE masing-masing klausul.ISO - PJM mengundang S3 Kajian wanita. pelaksanaan audit internal. harus dilampiri dengan format perubahan. Ada beberapa PS memerlukan proses perpanjangan khusus. Harapannya kita bisa mengurus ijin operasional PS tepat waktu. S3 kajian lingkungan dan pembangunan PPS guna memberi penjelasan tentang Ijin Opersional PS. Tanggal 23 . Kedokteran Untuk spesialis tidak bisa online. - Hukum Hukum belum melakukan Pelaporan karena ada dosen yang home-basenya keliru. 20062 Pengolahan Tanah dan Air : 20082. 20091 Sosiologi : 20082 Agronomi 20091. Sebelum pendirian PS harus memperhatikan waktu wajib lapor. SR. Mesin. Misal : program spesialis yang harus diajukan secara manual Profesi dokter memerlukan rekomendasi dari kolegium asosiasi profesi.00 Rektorat UB lantai III koridor PJM Anggota PJM MB. Apakah dimulai dari waktu menerima maba atau waktu terbitnya ijin. Pengajuan banyak yang belum diproses karena permasalahan home-base dosen. diharapkan tim AIM dan tim ISO segera melakukan koordinasi. Hukum kenotariatan Tim akreditasinya juga masih baru. Prosesnya masih nunggu ijin operasional. Home base dosen harus dimiliki. Pengairan : SK untuk Home Base dosen. S2 sipil : Belum punya home-base sehingga tidak bisa diperpanjang. end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin Uraian SR Pak Arif : : : : : : : Rapat Ijin Opersional Selasa. keberadaan Top Manajemen dan MR dan perbaikan atas temuan.00 – 12. peringkat 2 adalah Poliklinik. EA.17 Juni 2011 dan auditornya belum ditetapkan. LSIH tidak mendapat hadiah karena LSIH sudah mendapat bantuan dana ISO yang besar dari universitas. Perpanjangan ijin yang terakhir adalah 55 ijin PS yang diperpanjang. AIM siklus VIII UKPA tanggal 10 . di SK-nya) Teknik S2 Sipil. (belum ada daftar perubahan home base. 40 . 4 Besar UBAQA UKPPA : Peringkat 1 adalah BAK. mengajukan secara manual ke Jakarta.30 Mei 2011 PJM sudah harus sudah melaksanakan AIM siklus II UKPPA. Klausul nomer 7 dan nomer 8 dimasukkan dilingkup audit siklus VIII UKPA karena pada audit siklus sebelumnya belum masuk dalam ruang lingkup audit. Epsbed Ada beberapa PS yang ijin opersionalnya tidak bisa diproses dan akan menghambat proses akreditasi.

Perikanan NIDN (No Induk Dosen) untuk dosen tidak tetap bisa dibuat berdasar surat kontrak/ SK. Berdasarkan rapat terdahulu.Emergency medicine belum ada kolegiumnya. Mengirimkan surat rektor guna menyampaikan jadwal pendampingan. EA. 5 PS yang telah menyerahkan borang akreditasi ke Ban-PT akan di beri bantuan kepada tim pembuat borang PS sebesar Rp.00 WIB Gedung rektorat lantai 3 koridor PJM Anggota PJM SBR. sertifikat ditandatangani oleh PR II dan yang diundang PR II dan PR III. Tetapi kondisi di lapangan peraturan sarana dll belumj siap. Prosesnya cukup susah. 23 Mei 2011 pukul 08. PPS PSLP: Pelaporan. harusnya dimulai dari 20081 bukan 20082 Kajian wanita belum melaporkan laporan rutin dari awal berdiri. S2 Keperawatan dan Kebidanan. VOKASI Harus bekerja keras karena asih banyak yang belum punya ijin operasional. Terjadinya penambahan PS ini merupakan indicator dari kurang komitmennya Top manajemen terhadap quality plan.000. tinjauan manajemen . 18 Mei 2011 13. Audit Internal yang dikoordinasi oleh MR. Yang mengundang adalah PR I sebagai MR. Membahas Daftar ketidaksesuaian hasil tindakan koreksi dan pencegahan MP Monevin PHK Mohon di klarifikasi antara MP dan pelaksanaan bisnis sehingga seluruh borang yang ada di MP di gunakan sesuai dengan situasi lapangan. jadi tidak bisa diakui. Akreditasi Laporan hasil akreditasi masih belum ada perubahan. PS adalah tim auditor dari Komite Pasca Sarjana 41 . Perubahan nama PS : sebaiknya buat proposal baru. end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin : : : : : : Rapat rutin Rabu. Home base dosen PPS juga belum selesai karena berbagai masalah.30 WIB di PJM. Home base dosen untuk Sp tidak cukup. 2. membahas materi.. Harus ada perjuangan. Pada saat audit UKPA. Perlu tim lobi. DRM.000. Karena itu seharusnya perlu ada kekhususan. MP PJM tidak banyak perubahan namun ada penambahan borang Manajemen Review Membahas Jadwal Audit UKPPA siklus 2 tanggal 6 -13 Juni 2011. MP - Ada PS-PS yang sudah dekat dengan deadline sehingga harus dibuat program khusus dan segera mengundang PS-PS fakultas guna membahas akreditasi PS.30 – 16. dan mengumumkan hasil audit UKPPA hari Senin. Perlu ada “surat sakti”. walaupun kenyataannya dibutuhkan. Profesi dokter dan Ners. harus ada surat rekomendasi dari kolegium. Tapi tidak bisa menjadi dosen home-base. agar bisa terlaksana. SDH Uraian : Berdasar MR sebelumnya AIM UKPPA lebih mendesak dari pada AIM UKPA Rapat rutin Jadwal audit internal UKPPA telah telah disusun dan disetujui tim PJM. Diminta Dikti untuk dibuka. Definisi dalam MP masih harus disesuaikan dengan isi. MSD. LEF. Seharusnya ada quality plan sehingga semua produk dapat dikendalikan kualitasnya. lingkup AIM siklus II AIM UKPPA adalah : tindakan perbaikan AIM UKPPA siklus I. basis audit ditetapkan pada Fakultas dan melibatkan Ka. MSD. Dijelaskan oleh LEF. SRU.PS dimana tim untuk audit Fakultas adalah auditor internal SPMI PJM dan tim audit untuk Ka.

Membahas jadwal AIM UKPPA siklus II Refreshing auditor ISO AIM UKPA siklus VIII tanggal 31 Mei 2011 pukul 13. BDP.DRM. Sebaiknya PJM hanya mengundang auditor yang komitmen. HRW. Rekomendasi Mengajukan pendanaan sertifikasi ISO 9001:2008 sebesar 3 milyar rupiah. Rapat rutin Rabu. H. Pelaksanaan AIM UKPPA mundur karena adanya libur bersama. SRU. DRT. Dana tersebut diambil dari dana rektor bukan dana PJM karena kegiatan tersebut adalah kegiatan rektor. end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin : : : : : : Rapat rutin Selasa.30 . end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin Uraian ISO AIM : : : : : : : Sesuai dengan mandat Rektor yang menunjuk PJM sebagai koordinator pelaksanaan sertifikasi ISO 9001:2008. closing temuan. Sedangkan AIM UKPPA tanggal 6-14 Juni 2011. 10 – 17 Juni 2011 dengan auditee meliputi jurusan dan Fakultas. EA. BDP. 23 Mei 2011 pukul 08. LEF. baik prosedur pembagian HR dan lain. Lingkup audit siklus IX akan segera dirancang.Rekomendasi Mengundang 15 biro beserta BAAK dan Perpustakaan guna penjelasan sertifikasi ISO hari Senin. 24 Mei 2011 13. Keluhan Pelanggan PJM harus melakukan konsolidasi terkait keluhan pelanggan. auditor hendaknya segera mengirim borang temuan ke PJM dan auditee mengirim borang klarifikasi ke PJM melalui email.09.30 – 16. Segera dikirim borang kesediaan auditor AIM UKPA Siklus VIII kemudian direkap.30 – 16. 5 Juli 2011 13. ASL. Oleh sebab itu perlu dibuat pengajuan pendanaan kegiatan tersebut. ASL. ATSH. MSD.15 WIB Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM PJM SBR.00 dikoordinasi oleh ATSH. MSD. Membahas jadwal pelaksanaan AIM UKPA siklus VIII Setelah auditor selesai mengaudit auditee.lain terutama menanggapi keluhan dari banyak pihak Bertambahnya kegiatan PJM dalam membantu program rektor menuntut Diusulkan adanya sekretaris 1 dan sekretaris 2 Karena perkembangan SPMI sudah establish maka tidak tahu berbuat apa Konsolidasi tupoksi Persamaan persepsi mengenai laporan audit. Auditor dari komite pasca sarjana belum bisa digunakan sebagai auditor karena menurut pengamatan tentor sertifikasi auditor internal masih belum siap. EA. PJM mengalami kesulitan pos anggaran sehingga diharpkan wakabid bidang memilki rancangan anggaran 42 . YWES. ATSH. SRU.00 WIB Gedung rektorat lantai 3 koridor PJM Anggota PJM SBR. (perlu prosedur temuan perbaikan) MR lama perlu memberi masukan kepada MR baru Perkembangan PJM sangat cepat sehingga perlu adanya konsolidasi anggota PJM MR sudah merancang sistem sehingga sistem akan melekat pada masing2 wakil bidang.30 WIB Audit internal PJM mohon diselesaikan dan sasaran mutu segera dikumpulkan ke Wakabid Pelayanan Umum.

Kendala masalah keuangan harus segera dibenahi baik sistem maupun teknis. Rachman Budiono Prof. Trinil) dan sedang diperiksa. AW.PS membahas kesiapan akreditasi. end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin : : : : : : Koordinasi Kesiapan akreditasi Senin. Il mu Hukum Kenotariatan telah mengirim EPSBED namun ijin operasional masih kadaluarsa/ Kenotariatan belum menerima ijin operasional dari tim EPSBED UB. Ir. SR. FT membutuhkan data keuangan(pemasukan) untuk mengisi data borang akreditasi Perlu penjelasan dan pembahasan antara PD II fakultas dengan PR II agar ada panduan yang sama tentang pengelolaan keuangan (diusulkan ada pertemuan khusus) Status mahasiswa untuk kelas jauh masih belum ada kesepakatan kepemilikannya baik S1. Abd. Prof.30 – 16. Puguh Suryowardoyo Uraian : Berdasarkan MR Sebelumnya Perlu dilakukan pertemuan konsolidasi antara assessor dengan Ka. borangnya telah dikirim ke assessor (Prof. Surachman meminta Pak Arif untuk menelusuri status ijin operasional tersebut. Minggu depan akan dikunjungi DIKTI guna Pelayanan prima. Iwan Triyuwono Dr. Damanhuri Dr. Fakultas Pertanian Ijin operasional telah dikirim oleh Pak Arif (EPSBED) namun DIKTI mengirimkan kembali. S2. Temuan yang ada pada unit kerja lain bisa jadi menjadi temuan pada unit kerja lainnya Unit kerja telah dewasa dalam mensikapi temuan Temuan AIM harus dianalisis mengenai temuan open dan berapa lama opennya. FT PS Arsitektur lingkungan binaan. Luthfi Rayes Dr. Dawam M. S3 maupun double degree dan perlu diperjelas siapa yang menangani permasalahan tersebut. Ir. MB. 11 Juli 2011 13. EA Dr. SRU.15 WIB Gedung rektorat lantai 6 ruang pertemuan Assessor internal dan Ka. dan lingkup audit Pendanaan PPS dimintakan oleh PJM karena unit kerja kesulitan dalam meminta dana ke rektor Akreditasi Sebagian besar unit kerja telah mengisi borang dan sudah banyak yang tidak kosong. Mahasiswa diminta akan terlibat dalam ISO dan pelayanan prima Overload sehingga memerlukan tambahan ruang pelatihan dan rapat. sehingga harus dibuatkan program SPMI melihat lagi anggaran ntk Borang kinerja tidak perlu diunggah world wide untuk kepentingan UB agar tidak dicontoh universitas lain Laporan UBAQA tidak berdasarkan nilai namun sudah embedded dalam ISO dan hadiahnya dibagikan kepada seluruh unit kerja namun unit kerja yang terkena sampling akan mendapat hadiah lebih besar. Mengundang PR II. FK PDG dan MMRS nilai akreditasi dari assessor telah memenuhi standar untuk dikirim ke DIKTI Belum melampirkan Renop FK karena masih dibuat Sastra Jepang + Ilmu Kelautan akan meluluskan mahasiswa namun nilai akreditasi masih kurang 43 . Rini Astuti Moch. PS SBR. dan ada juga unit kerja di tidak aktif GJM perlu diberdayakan terkait dengan akreditasi dan perlu adanya pelatihan assessor Perlu adanya tindak lanjut dari temuan ISO. BAK dan PJM untuk mencari jalan keluar perihal pendanaan karena banyak keluahan dari unit kerja pelaksana ISO. Laporan AIM 2010 sudah didraft dan dibaca wakabid AIM tinggal pencetakan Skedul audit aim siklus 9 segera dipersiapkan. PS S2 Sosiologi FP diharapkan segera menyiapkan re-akreditasi karena sudah hampir habis masa berlakunya.

Kendala penyelesaian borang akreditasi Ketidak pahaman penyusun borang oleh sebab itu akan melaksanakan pelatihan pengisian borang akreditasi. SDM. MSD. teknologi informasi. HRW. akreditasi merupakan alat motivasi pelayanan prima. ATSH. ASL. SH. baik sarana prasarana maupun nonsarana prasarana Desain rapat hari ini berubah dengan rapat sebelumnya dimana wakabid harus melaporkan program kegiatan. Bidang layanan yang akan dinilai adalah fisik. keluhan pelanggan. Diusulkan ada pertemuan khusus antara PDII Fakultas Teknik dengan PR II mengenai panduan pengelolaan keuangan. sarana dan prasarana. Akan ada penilaian tentang pelayanan prima dari Kemenpan berkenaan dengan pelayanan prima yang akan dilakukan dalam waktu 1 minggu namun waktu dan lokasi penilaian dirahasiakan. YWES. Ada komentar : adanya pelayanan prima membuat biaya semakin naik. Jika top manajemen tidak ada maka akan dipimpin MR. 12 Juli 2011 Pukul : 13. diharapkan nantinya terintegrasi pada semua unit kerja. Pak Bambang : Pelayanan prima perlu proses. Harus ada pertemuan yang membahas mengenai status mahasiswa kelas jauh end NOTULEN Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa. AW. Perlu ada rangking PS-PS yang menjadi prioritas pendampingan. jika MR tidak ada maka dapat dipimpin oleh wakabid SPMI. Ir. SR.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : SBR. bukan sekedar dari eksternal (peraturan) tapi dari internal (kondisi setiap orang) Pak Tunggul : Apa ini bidang PJM? Pengelola bidang pelayanan prima pada awalnya dikelola PPID. Negeri Jakarta dan UB. PHK Pemaparan rencana kegiatan oleh MSD Direktur PHK telah menjadi PD II namun surat resmi pengunduran diri belum diterima oleh PHK. M Bisri. akan survey dan audit dalam waktu 1 minggu namun tidak . ISO. Ilmu politik tidak ada yang menggarap Sastra jepang sudah mengirim (ada di pak munawar) --check PKH masih menunggu renop PPS home base dosen kurang minta ijin ke fakultas Rekomendasi Pak Arif harus menelusuri status ijin operasional Fakultas Pertanian. MB. EA. PAN. Presentasi pelayanan prima oleh Prof. 44 . riset dan pelayanan masyarakat. Univ. Dr.Segera mengirimkan borang akreditasi bulan Juli Jika bermasalah dengan ijin operasional harap mengundang tim EPSBED dan BAAK Keteknikan pertanian masih revisi S2 ITP masih terus komunikasi dengan Pak Unti L. SBR Masing-masing bidang audit melaporkan kegiatan dan keluhan UB mempersiapkan pelayanan prima guna memperbaiki pelayanan. Kemenpan hanya 3 nominasi yaitu UI.30 – 16. Pelayanan prima pada AIM yang akan datang dapat menjadi ruang lingkup audit SPMI dan ISO. Anggaran telah displit berdasarkan bidang berbasis bidang kerja Pelayanan PRIMA Tim pelayanan prima Kemen. BDP. pendanaan dan keluhan. Akreditasi Penyelesaian borang akreditasi masih belum memuaskan karena sebagian permasalahan masih disebabkan oleh miskomunikasi jurusan dan fakultas. Perlu ada pengelompokan permasalahan Pendanaan akreditasi belum Perlu ada pelatihan persamaan persepsi penyusunan borang akreditasi Banyak pimpinan manajemen yang kurang paham dengan permasalahan akreditasi. MS. DRM.

Minggu depan MP pengiriman borang harus ditayangkan. HRW. Harus ada pemilahan antara PS yang harus dikirim 2011 atau tahun berikutnya karena akan berpengaruh pada kelengkapan data. Mengundang PD I. Hadiah untuk UKPPA yang diatas nilai 75 telah diusulkan. SRU : Permasalahannya adalah assessor banyak kerjaan sehingga perlu ada penjadwalan yang efektif. Rapat sebelumnya : membahas agenda dan permasalahan masing-masing bidang. LEF. ATSH. BDP.00 Mengundang PD I. Akreditasi Diperlukan komunikasi yang efektif antara ketua PS dan pendamping. Perlu ada persamaan persepsi mengenai manual mutu baik internal PJM maupun unit kerja lain. penguatan GJM/UJM. DRM. EA menjelaskan sistem dokumen. AW. Perlu dilakukan koordinasi dengan assessor yang benar-benar care dengan permasalahan akreditasi Seluruh assessor hendaknya diseleksi dan dipilih yang memiliki kokmitmen. Tim penyusun borang akreditasi harus benar-benar mengerti sehingga harus ada pelatihan pemahaman. Jika masa monev terlalu cepat/sering maka MP tersebut harus dirubah. ISO Rapat dengan PJM dan PRI dan PR II agar yang mebuat SPJ untuk ISO dan pendampingan adalah BAK. Permasalahan : Pelaksanaan koordinasi dengan PD II banyak tidak hadir dan jika hadir banyak yang tidak menyampaikan kebawah. alokasi anggaran. Asessor masing-masing unit kerja harus terlibat dalam pembuatan borang meskipun hanya sebagai pengarah karena tidak semua tim penyusun borang mengerti.30 – 16. Sesuai MP PJM.00 WIB Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM PJM SR. SRU. Monev akreditasi hendaknya dilakukan 2 bln sekali. didalam MP harus dicantumkan kewajiban PD I dalam pengisian borang akreditasi Berdasarkan kelemahan AIM Batch I dan II.BAAK. maka seharusnya tim akreditasi melakukan jadwal monev sesuai dengan MP. PD II dan GJM untuk rapat koordinasi memperbaiki ISO. end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin EA : : : : : : Rapat rutin Selasa. SH. PJM telah membicarakan pendanaan ISO namun dalam pelaksanaannya masih banyak kesulitan. YWES. Temuan ISO harus segera ditindaklanjuti. 19 Juli 2011 13. ASL. maka wakabid SPMI perlu membenahi sistem. Rapat koordinasi akreditasi dan ijin operasional harus mengundang kaur akreditasi di BAAK 45 . PS harus aktif dalam menangani borang akreditasi. EA. Dan diharapkan pendamping berperan aktif dalam proses pendampingan. Materi TW harus di screening PJM. Materi dari TW harus discreening ISO SPMI - Rekomendasi: Akreditasi Perlu monitoring yang lebih intensiveyang lebih konsen pada penyelesaian borang akreditasi Tim akreditasi manghadap ke PR I kemudian mengundang PD II untuk membahas pengelompokan permasalahan borang. SPMI Jum’at jam 09.AIM - Perlu ada penjelasan ke PD II mengenai penggunaan keuangan (Standar 6) Perlu dibuatkan MP Pengiriman borang akreditasi. Lingkup AIM 2011 siklus 9 adalah materi ISO dan standar 6 akreditasi. MSD. Setiap anggota PJM mohon mengingatkan unit kerjanya agar proses pelaksanaan akreditasi lebih cepat. EPSBED yang mengundang adalah PR I guna membahas permasalahan akreditasi.

PMKW telah membentuk tim penyusun borang dan membuat standar namun tidak berlanjut.PPS : - Dalam manual mutu topuksi anggota PJM perlu ditambahkan dengan pendampingan akreditasi pada masing-masing unit kerja. Pretest dan post-test berbeda dengan pelatihan sertifikasi auditor sebelumnya karena kompetensi auditornya sangat spesifik. Monevin PHK Mengirimkan surat permintaan interim. Diharapkan setiap unit kerja ada 2 perwakilan calon auditor ISO untuk memenuhi target jumlah auditor ISO. Mohon diklarifikasi mengenai ketiadaan monevin pasca PHK AIMYY]=== Lingkup AIM adalah implementasi ISO dan standar 6 BANT-PT 26 Juli 2011 presentasi rencana jadwal AIM siklus 9 2011 Rekomendasi Akreditasi 46 . Asessor yang tidak aktif harus digantikan dengan assessor yang aktif FISIP Sosiologi ada permasalahan yang tidak diketahui detail permasalahannya. IMHERE b1 batch 3 sudah hampir selesai. namun gap data dan masa pengumpulan borang terlalu jauh. Membutuhkan pendamping untuk mengarahkan tim penyusun borang. Target : Semua borang akreditasi akan dikirim pada bulan Juli. Borang laporan temuan hanya di lengkapi hingga pada kolom 8 (Uraian Ketidaksesuaian dan Saran) Perlu ada penjelasan detail ISO kepada unit kerja karena mereka banyak yang tidak memahami dengan materi sebagai berikut : Penjelasan temuan ISO Penjelasan klausul ISO Memperbaiki temuan ISO pada masing-masing unit kerja ATSH dan TW review manual mutu UB dan PJM Akan dilakukan pelatihan sertifikasi auditor ISO Sertifikasi mengingat perlunya penambagan jumlah auditor internal ISO. Teknik PS dan fakultas ada lose komunikasi/ berjalan sendiri-sendiri padahal data dalam borang saling berkaitan Data yang kosong harus segera dikejar baik oleh PS maupun tim penyusun borang. Perikanan MSP sudah divisit 3 minggu yang lalu. Pertanian Pengelolaan tanah dan air : bermasalah karena kebijakan pusat masih belum jelas akan ditutup atau tidak sehingga pengisian borang menunggu tahun ajaran baru agar memiliki data karena jika dipaksakan harus megisi borang pada tahun ini akan berdampak pada banyaknya borang yang kosong. artinya borang tersebut dapat dikirim. ISO Komitmen top manajemen fakultas belum maksimal sehingga perlu eksekutif briefing. MSD harus memantau dan mengingatkan unit kerja. Kedokteran PDG sudah siap kirim. Perlu pendampingan dalam menyusun borang akreditasi karena tim penyusun borang akreditasi selalu berganti. PKH Borang telah direvisi dan dikembalikan ke assesor (pak Djalal). Kenotariatan Masih dalam proses perbaikan setelah dikoreksi oleh assessor. Top manajemen sudah komitmen dengan mengumpulkan SPMI EA menjelaskan jadwal pelatihan SPMI 26 – 30 Juli 2011 akan ada pelatihan SPMI dari luar 14 orang dan 4 orang dari PJM Temuan AIM UKPA dan UKPPA dapat di closed oleh masing-masing unit kerja setelah temuannya diperbaiki. Jika ada permasalahan mohon dikoordinasikan dengan PD I. MMRS sudah menyelesaikan borang tinggal menunggu dari assessor. dalam menyelesaikan borang akreditasi. S2 dan S3 belum melaporkan statusnya sehingga PJM belum memiliki data tersebut. yang bermasalah adalah komitmen pimpinan. agar grantee mengirim laporan. Perlu ada pendekatan yang baik dengan assessor agar kesan pertama baik. Tim PJM yang ada diunit kerja masing-masing sebaiknya berberan aktif membantu kontribusi.

Monevin Sudah dilakukan penetapan kepala reviewer. YWES. SBR dan MB diminta tim monevin memberi masukan agar laporan dapat segera dikirim. DRM. SBR dan MB menghugungi PR I guna mempertemukan antara PD II Teknik dan BAAK membhas kele ngkapan borang akreditasi. 2 Agustus 2011 13. yang baru dan lama. Mendata ulang jumlah PS terbaru Fakultas. HRW. Ada kekurangan laporan EPSBED dan surat pemberitahuan kepada PS telah dikirim. I-MHERE batch I kamis 9. SH. Mengklarifikasi permasalahan unit kerja masing-masing.ISO - Diperlukan pelatihan pemahaman borang akreditasi bagi tim penyusun borang agar memiliki kualifikasi khusus.00 WIB Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM PJM SBR. prosentase yang baru dan dalam yang mendapat nilai A. TW. ATSH. Mohon masukan : PHK tema C kegiatannya bersambung . LEF diminta mengkonfirmasi Fakultas Kedokteran agar dapat didatangi. Ketua dan sekretaris PJM memberi saran untuk membuat janji dengan grantee kemudian meminta grantee mengumpulkan tim penyedia data sehingga seluruh kekurangan dapat didiskusikan bersama. 47 . ISO Pemaparan workshop penguatan GJM SPMI SMM ISO 9001 yang diarahkan pada audit Menjelaskan sistem dan simulasi audit kepada GJM (penguatan GJM) Menyampaikan temuan dan penjadwalan ulang pendampingan implementasi dokumen kepada UKPPA. dapat memanggil grantee.30 mengundang grantee. Membuat SK tim AIM : MB. Ada kekurangan yang diluar kemampuan UB sehingga harus menunggu proses DIKTI. Segera membuat MP berkaitan dengan akreditasi mulai dari perolehan data hingga penerimaan HR penyusun borang dan assessor mendapat data karena PJM susah mendapat.30 atau jum’at 8. end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin : : : : : : Rapat rutin Selasa. karena dalam jadwalnya tanggal 4 atau 5 Agustus 2011 seharusnya sudah dapat diselesaikan. tindakan selanjutnya adalah konfirmasi kepada PS yang bermasalah. ASL. AW. PJM. MB. rektorat. Akreditasi Kekurangan data akreditasi telah didata. SRU. MSD. apakah perlu visitasi ke lokasi atau hanya pemaparan saja? Selama ini reviewer belum pernah melakukan visitasi sehingga hanya berdasarkan laporan tertulis saja. Tanggal 19 Agustus ada desk evaluasi dari DIKTI sehingga mohon PS yang telah menyelesaikan borang akreditasi segera mengirimkan dokumennya. LEF. Pelayanan Prima Fokus pelayanan prima adalah pelayanan terhadap stakeholder (mahasiswa) MP yang ditarget sesuai waktu. Mengajukan pendanaan untuk pelatihan sertifikasi auditor internal ISO Eksekutif briefing bagi top manajemen pada tanggal 8 Agustus 2011 Monevin Workshop hasil monevin PHK 18 Agustus 2011 yang dihadiri oleh grantee TPHK-IMHERE.30 – 16. MR Sebelumnya Laporan dari setiap bidang bisnis PJM. AIM Lingkup Audit : implementasi ISO dan standar 6 Dalam refreshing Auditor perlu di beri pemberi pembekalan lebih mengenai lingkup audit agar lebih matang. sehingga sembari menunggu laporan. namun ada yang tidak bersedia sehingga reviewer cadangan otomatis masuk kecuali SRU karena tidak bersedia Reviewer menerima 2 dari 4 laporan grantee. Jurusan/PS untuk evaluasi AIPT. ATSH.

00. Akreditasi S1 FK tahun depan akan memiliki instrumen akreditasi FK (BAN-PT) tersendiri. HRW. MB dan AW belum melaporkan pelaksanaan pelatihan dari Malcolm Baldrige Membuat acara penyusunan dokumen SPMI FK UNRAM tanggal 17-21 Agustus 2011 Khusus SPI semua anggota harus ikut dalam pelatihan auditor. Disarankan setiap PT Membuat standart sendiri. profesi dokter. end NOTULEN Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa. YWES. Perlu dibuatkan database auditor untuk memudahkan dalam mengevaluasi kinerja auditor. sehingga kedepan akan ada monev khusus untuk penjaminan mutu perguruan tinggi. membahas kekurangan Akreditasi Senin 8 Agustus 2011 mengundang PS yang memiliki kekurangan dan meminta klarifikasi penyelesaian kekurangan. Wakabid Pelayanan Umum 48 . SH.00 bertemu PDI. dokter gigi dan akuntansi. Laporan kegiatan masing-masing bidang. Uraian : Monevin Kegiatan monevin sebaiknya melibatkan SPI. AW. Mendesign lingkup audit. Perlu ada pendekatan khusus dengan DIKTI terkait dengan permasalahan akreditasi.30. ASL. ISO Penguatan GJM tanggal 4-5 Agustus 2011 Koordinasi dengan LLOYD untuk menanyakan jadwal dan mengkonfirmasi unit yang akan diaudit pada stage II untuk UKPA. EA. Permasalahan akreditasi yang permasalahannya ada pada DIKTI perlu ada pendekatan khusus.Rekomendasi Monevin Koordinasi dengan LPPM selasa tanggal 9 Agustus 2011 pukul jam 13. BAAK. LEF.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : MB. AIM Lingkup audit siklus 9 2011 : PTK Siklus 8 Temuan ISO stage 1 bagi teraudit Implementasi dokumen MM berbasis 9001:2008 Audit kinerja standar 6 BAN-PT SPMI Perlu ada analisa jumlah auditor aktif. MR Sebelumnya SBR melaporkan kegiatan perancangan Penjaminan Mutu bersama dengan 57 Perguruan Tinggi. Dari 3200 PT di Indonesia hanya 150 PT saja yang memiliki penjaminan mutu internal . di audit sendiri sesuai dengan benchmark. jum’at 5 Agustus 2011 pukul 13. Akreditasi Senin 14. DRM. tim epsbed. ATSH. AIM Mendesign lingkup audit ISO agar lebih spesifik sehingga auditee dan auditor tidak rancu. Setiap rapat rutin bidang akreditasi membuat grafik perkembangan akreditasi. ISO Seluruh anggota baru harus ikut dalam refreshing auditor.30 – 15. 9 Agustus 2011 Pukul : 13. DIKTI akan membentuk tim monev penjaminan mutu dan reviewer SPMI. tertanggal 10 Februari 2010 Instrument baru ini untuk Program studi pendidikan dokter . Auditor yang tidak aktif sebaiknya tidak digunakan lagi. evaluasi diri. Perlu ada persamaan persepsi untuk anggota PJM agar dalam menyampaikan informasi kepada unit kerja tidak ada perbedaan.

Perlu ada simulasi visitasi hari jumat 19 Agustus 2011 Perlu dilakukan koordinasi dengan reviewer internal FK mengenai simulasi visitasi Lingkup monevin yang akan dilakukan oleh SPI adalah keuangan. SPI dan PHKI Rencana visit eksternal monev jenis PKPD kedokteran diperkirakan tanggal 19 -22 Agustus 2011. Komite penjaminan mutu seharusnya mengundang PJM untuk menyusun standar habis lebaran AIM Tim aim rapat hari kamis (LEF. ATSH. BDP. DMN.30 – 11. TW dan MB) membahas bobot audit dan Membahas implementasi klausul ISO dalam lingkup Audit siklus 9 Penjelasan AIM UKPA Siklus 9 2011 Tanggal 19 agustus 2011 pukul 9. EA. HR assessor dan PS yang telah divisit hendaknya segera didistribusikan. Perlu pendampingan terhadap bidang AIM mengingat pelakasanaan AIM siklus 9 sangat dekat. ATSH.30 – 14. GJM dan UJM. Tim akreditasi perlu berkoordinasi dengan LP3. pengadaan dan SDM Usulan PJM mengenai keterlibatan SPI dalam tim monevin akan dibahas pada rapat hari ini (16 Agustus 2011). SPMI Langkah awal pembenahan bidang SPMI : merevisi MP Kepuasan Pimpinan dan Satuan Kerja.Pengadaan barang yang diajukan PJM tidak semua disetujui termasuk lemari cabinet sehingga perlu mengusulkan kembali. BDP. MR. SH. Pemaparan sistem pelayanan PJM dengan mengunggah alur garis besar prosedur pada website PJM. : : : : : : Rapat rutin Selasa. Akreditasi Hasil monitoring 1 minggu tanggal 9 – 16 Agustus 2011 Berdasarkan monitoring mingguan : permasalahan Ijin operasional S1 telah selesai. Vokasi dan EPSBED guna membahas proses akreditasi. PD I. end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin SBR MB Hasil dari pertemuan di Bogor diharapkan semua PT dapat membuat sistem penjaminan mutu dengan memodifikasi standar sendiri. MB. Dokumen Universitas akan direview oleh TW. Reviewer I-MHERE sebaiknya hanya 2 mengingat salah satu dari tiga reviewer tidak aktif.00 WIB Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM PJM SBR. Jurusan. 22 Agustus 2011 workshop SPMI ISO-SMM 9001:2008 untuk anggota PJM sedangkan untuk UKPPA tanggal 23 Agustus 2011 Rapat PJM hari Selasa tanggal 23 Agustus 2011 diundur pada hari Rabu 24 Agustus 2011. 49 . HRW.30 – 15. 16 Agustus 2011 13. Monevin Laporan dari FK masih belum ada perkembangan.00 dan pukul 13. MP Kepuasan Pimpinan dan Satuan Kerja untuk jurusan belum selesai karena masih terlalu rumit. DRM. AW. Dalam laporan PHK I harus tercantum secara eksplisit hasil dan keberlanjutan programnya bagi universitas. Pelaksanaan proses akreditasi yang dilakasanakan LP3 perlu dilakukan monev. ASL. Konsolidasi PJM. Rekomendasi PJM mengundang SPI dan Sudarminto Setyo Yuwono untuk membahas integrasi SPI Membuat daftar evaluasi auditor HR reviewer hendaknya ditambahkan mengingat sudah 10 tahun belum ada peningkatan. MP Perlu ada kodenya Rapat rutin selasa merupakan rapat pleno PJM dengan tujuan utama adalah laporan dari kegiatan setiap bidang. namun permasalahan S2 dan S3 belum.30 dengan mengundang Fakultas. COMDEV dan OUTREACH harus segera diundang untuk melaporkan secara lisan capaian kegiatannya agar reviewer tidak perlu mereview laporan hardcopy maupun softcopy. MSD. YWES. membuat dan melaksanakan audit berdasarkan lingkup yang telah ditentukan secara internal.

30 – 16. EA. ISO Penjelasan jadwal asessment ISO stage II di UB. BDP. Pertanian : SRU dan ATSH FPIK : Surachman dan MSD FH : EA dan SH end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin : : : : : : Rapat rutin Selasa. Pembagian pendamping Fakultas/ Jurusan/ PS.00 WIB 50 . 13 September 2011 Pukul : 13. ATSH. MB. 4 Oktober 2011 13. AW. Kendala : pelaporan Laporan monevin sudah dikirim seminggu yang lalu. DRM.00 WIB Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM PJM SBR.ISO - Rencana audit seharusnya didesain pada awal tahun. HRW. ASL.30 – 16. Persiapan assessment 2 Untuk kepentingan AIM Siklus 9 Wakabid ISO dan Wakabid AIM demerger karena memiliki lingkup kerja yang sama. Wakabid Umum Penjelasan jadwal Pelatihan Trunojoyo tanggal 6. SU. end NOTULEN Agenda : Rapat rutin Hari/tgl : Selasa.00 WIB Tempat : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM Peserta : PJM Hadirin : AIM harus berorienstasi pada ISO. 1 Nopember 2011 : 13. dari hasil rekap PKPD : PHK PKPD Paling disoroti adalah kerjasama UNIMAL dan menurut auditornya adalah UNIMAL tidak komitmen Pelaporan kegiatan PHK harus segera dimiinta mengingat Monevin Akhir Tahun akan segera berakhir. 7 dan 8 Oktober 2011 end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul : Rapat rutin : Selasa. stage II yang akan dilaksanakan 3-13 Oktober Dokumen audit Standar 6 harus diserahkan ke PJM dalam bentuk CD atau via email (tidak diunggah) MB menjelaskan : Sistem pelaksanaan pelatihan auditor Jadwal Pelatihan auditor Jadwal AIM Siklus 9 Lingkup audit Manual Mutu Tindak lanjut : mohon menyampaikan lingkup audit pada masing-masing fakultas. YWES Monevin Dari 5 Hibah : Skor MP monevin dan sistem monevin mendapat penilaian yang sangat memuaskan sehingga pihak auditor tidak mengeluhkan permasalahan sistem monevin.30 – 16.

dikarenakan perbedaan cara pandang terhadap ISO Perlu adanya penguatan GJM di Fakultas agar dapat mengaudit akademik dan non akademik. FK ada 2 kali temuan yang sama. Saran : pemberitahuan monev lebih awal agar lebih siap. tetapi siklus AIM harus diselesikan dulu.Tempat Peserta Hadirin AIM - : Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM : PJM : SBR. Akreditasi Perkembangan PS. YWES 51 . MB. BDP. Akreditasi Tindak lajut dari rapat Senat : Perkembangan data rasio tiap fakultas perlu diupdate karena banyak dosen tugas belajar dan mahasiswa kelas jauh perlu didata.30 – 16. Koordinasi yang kurang. HRW. EPSBED. Usul : pelatihan dan pendampingan akreditasi untuk universitas lain. ASL. MB. Untar.00 WIB Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM PJM SBR. Perlu ada contoh/ template Management Review. penilaian Visitasi ke lokasi di perhutani Blitar Respon yg bagus dari pihak yang diajak kerja sama. AW. ASL. Usul : membuat leaflet tentang PJM. end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin ISO Temuan-temuan assesment II ISO sudah klasifikasikan oleh TW sehingga setiap unit kerja diharapkan dapat menindaklanjuti dari temuan-temuan tersebut. Pengendalian Rekaman yang dibuat oleh PJM (ATSH). HRW. Asesor. visitasi. khairun. Monevin PHK Membuat rencana kegiatan monevin akhir tahun (file excel) Komplain dari tim tema C terhadap reviewer : tim tema C kurang puas terhadap review dari Humas Pelatihan Perancangan SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal PT tanggal 6-10 Desember 2011 Calon peserta yang telah konfirm dari unmuh sidoarjo. Un nusa cendana. Unimor. PJM. ATSH. SU. BDP. Kepuasan Pelanggan. profil. SU. pendampingan akreditasi menggunakan sistem IT Diperlukan kerja sama dengan banyak pihak. ATSH. BAPSI.8 Nopember 2011 13. Khususnya untuk PS S-2 dan Laboratorium. Ketua auditor mendapat beban yang berat Melaporkan laporan temuan audit ke Dekan Mengundang PDI dan GJM untuk mengisi Borang Tindakan Koreksi dan perbaikan temuan atas ISO ISO LRQA telah mengirimkan laporan audit Merumuskan Predikat dalam sertifikat ISO “Provision of higher education academic services (under graduated and post graduated programme including academic supporting activities)” Training unit kerja yang belum ter sampling harus segera dilaksanakan Sebelum survellance unit kerja harus audit internal (otonomi fakultas dan jurusan untuk menyiapkan ISO) ATSH and TW: Siapkan Action plan dan tindak lanjut. EA. karena banyaknya kegiatan. Audit internal harus dilakukan sebelum surveillance pertama pada Bulan April. Surveillence bulan maret. DRM. PHKI Laporan Monevin: pendampingan. AW. info pelatihan dll : : : : : : Rapat rutin Selasa. Sasaran mutu dan renstra di FK jadi temuan. EA. DRM. YWES UKPPA sudah mengumpulkan semua laporan Banyak auditor yang menilai baik namun kesulitan dalam membuat laporan. BAAK Usulan : Borang AIM berasal dari standar Akreditasi untuk mempermudah penyusunan dokumen.

24 Nopember 2011 Revisi pengembangan materi Workshop SPMI berbasis ISO 9001:2008 paling lambat tgl 22 Nopember 2011 end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin AIM Komplain : HR auditor belum turun.00 di Rektorat lt 8. Sekaligus memberikan hasil temuan audit AIM dan Asessment ISO stage II Pelaksanaan workshop SPMI berbasis ISO 9001:2008 yang dilaksanakan pada tanggal 22 -23 Nopember 2011. MB. materi/modul perlu di persiapkan (ATSH) end : : : : : : Rapat rutin Selasa.00 WIB Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM PJM SBR. ISO Perubahan Pendamping : LEF mendampingi Poliklinik Monevin Membuat jadwal Monevin dan deadline Laporan monevin.Rekomendasi Undangan dari BSN di Istana Wakil Presiden tanggal 14 Nopember 2011 akan diwakili oleh SBR. YWES NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin : : : : : : Rapat rutin Selasa. MB.30 – 16. ATSH. 52 . SU. ASL. BDP. EA. Akreditasi dan sosialisasi AIM dan ISO hari Selasa pukul 11. AW.00 – 12. DRM. ISO Perubahan jadwal workshop SPMI berbasis ISO 9001 : 2008 menjadi tanggal 2 dan 3 Desember 2011. Harus ada pembeda nilai HR antara Auditor aktif dan tidak aktif. Ada uuditor Fakultas Hukum yang tidak dapat menyelesaikan laporan audit karena beliau Ibadah Haji sehingga laporannya akan di handle oleh MSD(ketua auditor) Ada Fakultas dan PS yang tidak diaudit karena auditee tidak membuat/mengirimkan dokumen Audit. HRW. Akreditasi Data akreditasi dan Ijin operasional PS harus tetap ter-update. Auditor yang hanya sekedar datang pada saat pembukaan dan penutupan hendaknya diberi bobot rendah. HRW. Kelompok Ketua Auditor menilai kinerja auditor dengan memberi bobot/prosentase keaktifan dan laporan. Perlu dibuat standarisasi HR auditor. ASL.00 WIB Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM PJM SBR. YWES Data AIM Beberapa ketua auditor belum menyerahakan laporan audit karena belum mendapat laporan audit dari auditor anggota sehingga diharapkan ketua auditor berkoordinasi dengan anggotanya. SU. ISO Perlu perbaikan manual mutu universitas --> 15 Nopember 2011 Pelatihan/Workshop SPMI berbasis ISO 9001:2008 akan dilaksanakan pada 23 . EA. 22 Nopember 2011 13. DRM. Pemantauan update data baru perlu ditingkatkan. ATSH. AW. BDP. Rekomendasi PJM berkoordinasi dengan PD I dan GJM membahas Monevin.15 Nopember 2011 13. Ketua auditor diharapkan menilai keaktifan anggotanya karena ada korelasi antara keaktifan dan jumlah HR yang diterima auditor.30 – 16.

AW. YWES - BAPSI - Pendampingan akreditasi PS belum maksimal karena PJM harus mendampingi 163 PS sedangkan dalam setahun ini PJM telah berhasil menyelesaikan 20 PS. MB. end PJM - NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin ISO Penyerahan sertifikat ISO 9001:2008 akan dilakukan pada saat Dies Natalis UB yang ke 49. MB. HRW. ATSH. Ada kendala : tenaga teknis yang kami latih selalu bergantiganti sehingga kesulitan dalam Kami mengusulkan adanya perikatan tenaga teknis mengenai pengisian database dengan memberikan HR khusus agar para tenaga teknis memiliki tanggung jawab Belum ada sistem yang tersentral sehingga bagian yang satu dengan yang lain tidak Data Fakultas.30 – 16. HRW. YWES 53 . EA. SIMPEG. end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin Akreditasi : : : : : : Rapat rutin Kamis. Klarifikasi peserta untuk kegiatan workshop UKPA dan UKPPA pada unit kerja yang belum tersampling.00 WIB Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM PJM SBR. hal itu terjadi karena terkendala dengan sulit mencari data yang valid. ASL. 29 Nopember 2011 13. SU. Kami telah membuat beberapa pelatihan untuk pengisian database yang diwakili oleh Fakultas namun belum mendapatkan respon positif. Diharapkan nantinya PPID merupakan sumber database dan memiliki wewenang memvalidasi data secara legal (ada form validasi). Perlu membuat action plan untuk menghadapi surveillance ISO LRQA. BDP. SIADO. Padahal harapan kami dengan adanya workshop tersebut ada tenaga teknis yang mengisi database dan bertanggungjawab pada setiap fakultas masing-masing. DRM.00 WIB Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM PJM SBR. DRM. LP3.Rekomendasi Auditor FT akan diundang pada hari Kamis 23 Nopember 2011 guna klarifikasi penyerahan laporan audit. : : : : : : Rapat rutin Selasa. ATSH. 25 Nopember 2011 13. ASL. Merevisi PIC kegiatan workshop ISO tanggal 2 dan 3 Desember 2011. sangat kurang sekali. AW. SIDEA. Rasio mahsiswa peminat dan pendaftar sangat bagus namun data jumlah Prof dan DR. Sebaiknya pelaksanaan AIM siklus 10 dan 4 dilaksanakan pada bulan Februari sehingga ada jeda waktu 1 bulan untuk proses perbaikan. Fakultas dan PS yang tidak mengirimkan dokumen audit akan harus dikirimi surat pemberitahuan. Harus ada asessor muda yang mendampingi PPID untuk memberi masukan dan mengarahkan proses pengumpulan data. EA. SELMA harus sinkron Program SIDEA sudah selesai. BDP.30 – 16. SU. Jika database UB tidak disiapkan sejak awal maka dapat dipastikan AIPT 2014 akan mengalami kesulitan mengingat data-data yang beredar banyak yang tidak valid (data antar unit kerja berbeda) dan tidak ada tim validitas data. harus disosialisasikan ke PJM dan dikaji kembali oleh PJM kemudian disosialisasikan ke asesor dan UKPA PPID perlu membuat Form validasi data.

kondisi ini akan mempersulit UB dalam sertifikasi AIPT mengingat penyelesaian permasalahan ini membutuhkan komitmen banyak pihak dan waktu panjang . PJM mengirim surat kepada Dekan Fakultas perihal informasi penambahan/pengurangan status PS. JPC. 20 Desember 2011 seluruh wakabid mempresentasikan Program Kerja dan Sasaran Mutu 2012 Sertifikat ISO 9001:2008 dari LLOYD telah final. Hasil temuan GJM berikut nilainya akan dilaporkan ke PJM. BDP.00 – 13. Rekomendasi Pelaksanaan Mangement Review pada Hari Sabtu. DRM. AW. LPPM. MB. Sedangkan jurusan dan PS yang telah diurveillance LRQA akan diaudit oleh Fakultas/GJM.00 di tempat yang belum ditentukan. HRW.00 – 11. oleh sebab itu dibentuk SIDEA agar mempermudah proses pengumpulan data dan mempercepat proses penyusunan dokumen akreditasi Komponen SIDEA meliputi instrumen akreditasi Diploma. end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin : : : : : : Rapat Koordinasi SIDEA Jum’at. Persiapan AIPT Syarat Pendaftaran Akreditasi PT : 75% PS terakreditasi Jumlah PS di UB naik 200% sehingga prosentase PS terakreditasi turun menjadi 27% Jumlah PS kadaluarsa 20 dan 85 PS belum terakreditasi. Dari 40 PS yang didampingi selama 1 tahun. BAPSI. 13 Desember 2011 13.Akreditasi Presentasi kurangnya data akreditasi dan pemenuhan persyaratan untuk pelaksanaan AIPT pada UB (MB). BAU.1 - - Selasa. akan diserahterimakan pada saat dies natalies UB tanggal 5 Januari 2012 Auditee pada siklus 10 adalah Fakultas. Perpustakaan. jurusan dan PS yang akan disurveillance ISO dan Fakultas yang telah disurveillance LRQA. 54 . Dasar dari pemberian dana APBN dan Monevin adalah berdasarkan performance Evaluasi kepuasan Rektor sebaiknya segera dibuat dan direalisasikan. PJM sebaiknya menginisiasi sosialisasi terhadap seluruh unit kerja. butir yang berkaitan dengan peningkatan animo mahasiswa diisi oleh BAK. SU.00 WIB Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM PJM. EA. Merevisi action plan dan sasaran mutu ISO selama satu tahun (ATSH)\ Pendanaan monevin semakin menurun namun dana APBN naik secara signifikan (dana APBN granted ratusan milyard. end NOTULEN Agenda Hari/tgl Pukul Tempat Peserta Hadirin : : : : : : Rapat rutin Selasa. ASL. BAAK. 23 Desember 2011 09. data tentang penelitian ditiap fakultas akan diisi oleh LP3. PS S-1. hanya 20 PS yang dapat mengirim dokumen akreditasi. Laporan tahunan PJM akan diberikan ke Rektor pada akhir bulan Desember Data akreditasi UB sangat lemah. UPPTI. contoh : butir tentang penjaminan mutu akan di isi oleh PJM. Hasil audit dari External harus diselesaikan dan dituangkan dalam manual mutu. pengguna lulusan diisi oleh JPC. BAK. YWES Brainstorming manajemen review PJM Pembukaan Brainstorming Management Review PJM sesuai klausul 5. PS S-2.00 WIB Gedung rektorat lantai 3 ruang PJM PJM SBR. LP3. PS S-3 dan AIPT Pengisian borang SIDEA harus ada pembagian tugas disesuaikan dengan tupoksi.30 – 16. PJM telah berjanji memberi dana pengganti operasional ISO di Fakultas sehingg PJM harus berjuang untuk memenuhi janji tersebut.6. PPIK. ATSH. Form lebar kepuasan sudah fix. 17 Desember 2011 pukul 09.

Rekomendasi Pertemuan berikutnya dilaksanakan pada awal Januari : menumpulkan RAB dan Prososal. Perlu ada workshop dan koordinasi antara kantor pusat dengan Fakultas/PS. end 55 . Tim SIDEA yang ada di Biro/Unit dapat dibantu tim lain yang ada didalam Biro/Unitnya sendiri.Setiap unit kerja wajib memiliki website untuk mempermudah input dan upgrade data. Harus dilakukan singkronisasi data Sumber Daya Manusia di tiap PS di Kepegawaian dengan Fakultas. diharapkan setiap unit kerja membuat RAB selama satu tahun. Pendanaan SIDEA harus segera dibuatkan proposalnya. linkdatabase akan dibuatkan oleh PPTI.