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L'AACC a élaboré ce modèle de grille budgétaire utilisable dans le cadre d'un appel d'offres portant sur un colloque, afin de faciliter

à l'acheteur institutionnel l'identification des postes inhérents à ce type de manifestations. Cette grille budgétaire n'est ni ferme, ni exhaustive, les postes peuvent être modifiés ou complétés en fonction des besoins spécifiques de chaque donneur d'ordre ou des idées proposées par l'agence d'événement. Il s'agit d'un modèle pour un colloque ponctuel, qui n'a pas vocation à se substituer aux BPU conçus pour un accompagnement événementiel sur la durée.

MODELE BUDGET COLLOQUE
Les actions/supports/outils doivent être chiffrés en LIVRABLES (chaque agence est libre de modifier et/ou de compléter les fonctions des intervenants agence pour chaque poste) Montant en € Montant en € HT TTC 1. Conception générale, définition du cadre global. Inputs stratégiques et création. Recommandations de moyens logistiques et techniques, validation de la faisabilité du projet. Sous total 1 2. Recherches d'une location de salle
Etude et analyse des besoins, recherches de sites : disponibilité, configurations possibles Repérages Etude des coûts de location et des prestations annexes fournies par le site Analyse des avantages/inconvénients Analyse des coûts X jour(s) directeur logistique X jour(s) chef de projet logistique

Sous total 2 3. Editions, documents de communication : conception, rédaction (hors impression)
Création de l'identité visuelle de l'événement et de ses déclinaisons graphiques Invitation / Programme (format en cm, nombre de pages) Dossier d'accueil des participants (X pages, X exemplaires) - chemise du dossier - résumé d'intervenants - biographies - autres contenus Badges (personnalisés / presse) Signalétique et ses déclinaisons Fiches pour séance questions/réponses Exécution des documents au format de chaque support Réalisation de la synthèse de débats - Actes (plénières et X ateliers) X jour(s) concepteur/rédacteur X jour(s) directeur conseil X jour(s) chef de projet senior X jour(s) directeur logistique X jour(s) chef de projet logistique

4. Inscription participants, gestion, relances

Sous total 3

Constitution de la base de données participants : intégration et uniformisation des fichiers fournis (hors saisie complémentaire), dédoublonnage Conception, réalisation de la plateforme d'inscription en ligne - licence et mise en place pour l'événement (import de la base de données, formulaire d'inscription, hébergement, maintenance) - personnalisation spécifique du formulaire pour les ateliers - intégration du programme du colloque - enquête en ligne - paiement et ligne et facturation - demande de visa - envoi de mails (pré-invitation, invitation, confimation, relance, attestation de présence, remerciements etc) Conception des contenus des mails - pré-invitation - confirmation participation + informations pratiques - remerciement + information actes, synthèses etc Gestion des inscriptions et confirmations : listings, étiquettes, suivi des inscriptions, reporting Relances participants (téléphoniques ou mail) Gestion logistique des intervenants : contacts, suivi, identification des besoins, informations pratiques Intégration dans la plateforme de slides, infos pratiques, synthèses de débats, photos, vidéos etc) X jour(s) directeur logistique X jour(s) directeur conseil X jour(s) chef de projet logistique X jour(s) chef de projet senior

5. Conception, réalisation documents audiovisuels et de dynamisation
Interview audio (comprenant tournage, montage, équipe technique) Interview vidéo (comprenant tournage, montage, équipe technique) Reportage vidéo ou micro trottoir (comprenant tournage, montage, équipe technique) Infodécor Rédaction du synopsis, corrections, modifications Séquençage pour l'événement ou pour le web Vote électronique (conception, mise en place, location boîtiers) Questions par SMS Conception, réalisation du kit d'animation (diaporama, masque powerpoint, slides et adaptations) X jour(s) directeur conseil X jour(s) chef de projet senior X jour(s) directeur de production

Sous total 4

6. Equipement et production technique (salle non équipée)

Sous total 5

MODELE BUDGET COLLOQUE
Les actions/supports/outils doivent être chiffrés en LIVRABLES (chaque agence est libre de modifier et/ou de compléter les fonctions des intervenants agence pour chaque poste) Salle plénière
X micros + sonorisation Ecran (format) en location Vidéoprojecteur, optique et support, distributeur et écran de retour scène Eclairage scène traditionnel sans automatique Enregistrement débats audio sur CD Rom Post-productiion audio pour mise en ligne sur le web X PC + câbles Installation technique, vérification, techniciens son, lumière, vidéo, infographiste Mobilier Location, livraison, installation, démontage Captation vidéo Post-production vidéo et séquençage pour mise en ligne sur le web

Montant en € HT

Montant en € TTC

Par salle d'atelier
X micros + sonorisation Ecran (format) en location Vidéoprojecteur, optique et support, distributeur et écran de retour scène Eclairage scène traditionnel sans automatique Enregistrement débats audio sur CD Rom Post-productiion audio pour mise en ligne sur le web X PC + câbles Installation technique, vérification, techniciens son, lumière, vidéo, infographiste Mobilier Location, livraison, installation, démontage Captation vidéo Post-production vidéo et séquençage pour mise en ligne sur le web Frais de régie et frais de vie des techniciens…, transport Repérage, préparation, montage, exploitation, démontage X jour(s) régisseur général X jour(s) directeur de production X jour(s) chef de projet senior

7. Scénographie spécifique
Conception, plans d'implantation Décor scénique Autres X jour(s) régisseur général X jour(s) directeur de production X jour(s) chef de projet senior

Sous total 6

Sous total 7 8.Personnel d'accueil/vestiaire, sécurité, nettoyage
Hôtesses d'accueil Personnel vestiaire Personnel sécurité Prestation nettoyage X jour(s) directeur logistique X jour(s) chef de projet logistique

Mobilier d'accueil

9. Mobilier accueil, vestiaire, autres

Sous total 8

Mobilier vestiaire Autres mobilier (diffusion publications etc) X jour(s) directeur logistique X jour(s) chef de projet logistique

9. Restauration
Café d'accueil Pause Déjeuner Open bar Repas intervenants Repas équipe Création d'office Location de benne Autres (cocktail de clôture, dîner…) X jour(s) directeur logistique X jour(s) chef de projet logistique

Sous total 9

10. Journalistes animateurs
Identification et proposition de journaliste animateur Préparation, briefing, suivi, répétition avec les intervenants, transmission des messages clés, articulations des discours Gestion logistique du (des) journaliste(s) en cas d'un colloque en province ou à l'étranger X jour(s) directeur conseil

Sous total 9

MODELE BUDGET COLLOQUE
Les actions/supports/outils doivent être chiffrés en LIVRABLES (chaque agence est libre de modifier et/ou de compléter les fonctions des intervenants agence pour chaque poste)
X jour(s)chef de projet senior X jour(s) chef de projet logistique

Montant en € HT

Montant en € TTC

11. Accompagnement experts, intervenants, modérateurs
Identification et proposition d'intervenants et experts

Sous total 10

Contact intervenants/experts, préparation, répétition, suivi de l'intervention de chacun et articulations des intervenants / experts en lien avec le journaliste animateur ou modérateur Kit d'animation des séances ( hors conception graphique du masque ; voir point 5) Conception, rédaction du conducteur général de l'événement et de chaque séance identifiant les temps de parole et éléments clés de contenus de chaque intervention Récupération des slides finalisés des intervenants, vérification et éventuelles suggestion de corrections Gestion logistique et suivi des intervenants avec identification de ses besoins, courriers informations pratiques et utiles (contact, plan d'accès, coordonnées hôtel, lieu de l'événement, remboursement frais etc) X jour(s) directeur conseil X jour(s) chef de projet senior X jour(s) chef de projet logistique

12. Traduction
Traduction langues Traduction langue des signes et/ou vélotypie X jour(s) chef de projet logistique

Sous total 11

13. Retransmission internet de la captation vidéo (voir point 6)
Liaison Internet (matériel, encodage, technicien, ligne IP ou Numeris) Retransmission X jour(s) directeur de production X jour(s) chef de projet senior

Sous total 12

13. Reportage photo

Sous total 13

Reportage photos avec livraison d'un CD photo (libre de droit) incluant les photos en basse définition + les "planches contact" X jour(s) photographe X jour(s) chef de projet pour brief, encadrement, contrôle, choix

14. Bilan de la manifestation
Conception, édition du questionnaire de satisfaction (ou questionnaire en ligne) Analyse des réponses (quanti et quali) Saisie des participants présents et non pré-inscrits Bilan des inscriptions/participations Rédaction du bilan de la manifestation X jour(s) directeur conseil X jour(s) chef de projet senior X jour(s) chef de projet logistique

Sous total 13

Sous total 14 15. Frais d'exploitation (talkies...), frais de régie et bureau de production, frais de vie équipe (restauration, hébergement, transport …), coursiers, déplacements, repérages… Sous total 15 16. Droits SACEM et SDRM Sous total 16 Sous total frais techniques Honoraires agence (en nombre de jours identifiés ou en forfait). Management, coordination, pilotage du projet et post-production. Management et pilotage général du
Direction du projet global. Conseil permanent, recommandations, définition du plan d'action, des étapes de travail, de moyens humains, des outils. Management et coordination des équipes. Directeur conseil / directeur de projet base X jours Pilotage opérationnel du projet. Co-animation des équipes avec le Directeur Conseil. Supervision et planning de travail. Préparation et co-animation des réunions de travail internes et externes (ODJ et CR, mise à jour des "to do list") Chef de projet senior base X jours Conception de l'ensemble des principes logistiques inhérents à l'événement. Suivi de la réalisation. Management des équipes logistiques. Directeur Logistique, base X jours Suivi de l'ensemble des postes logistiques de l'événement Chef de projet Logistique, base X jours Coordination et suivi de l'ensemble des postes liés à la production technique de l'événement. Suivi financier. Management des équipes techniques (régisseur, assistants…). Post-production de l'événement. Directeur de Production, base X jours

Sous total honoraires de coordination, pilotage, suivi et conduite de projet Marge de gestion et d'administration du projet de x % (hors moyens humains) SOUS TOTAL EVENEMENT

MODELE BUDGET COLLOQUE
Les actions/supports/outils doivent être chiffrés en LIVRABLES (chaque agence est libre de modifier et/ou de compléter les fonctions des intervenants agence pour chaque poste) Frais postaux (éventuels) Assurances spécifiques liées à l'événement Hôtellerie : base X chambres intervenants (TTC) + parking + remboursement frais train intervenants TOTAL EVENEMENT Montant en € HT Montant en € TTC