CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY THIÊN - TTSOFT

158/16 Trần Huy Liệu, P15, Q.Phú Nhuận, TP.Hồ Chí Minh
Tel : (84-8) 3848 9975 * Fax : (84-8) 3848 9976
E-mail : contact@ttsoft.com.vn
Website : www.ttsoft.com.vn

PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1A
HƯỚNG DẪN CÁCH DÙNG CHUẨN
PHIÊN BẢN 3.0

PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1A ................................................................................................................................................. 1
1.

GIỚI THIỆU VÀ HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP THÔNG TIN BAN ĐẦU.............................................. 6

1.1

Giao diện làm việc và các thành phần chức năng chính ................................................................ 6

1.1.1

Menu chính............................................................................................................................................................. 6

1.1.2

Toolbar Nghiệp vụ - truy cập nhanh các chức năng nghiệp vụ. ....................................................... 6

1.1.3

Thanh hệ thống - hiển thị và cho phép điều chỉnh nhanh các tham số hệ thống...................... 6

1.2

Quản lý người dùng ......................................................................................................................................... 7

1.2.1

Thêm mới người dùng, nhóm người dùng ................................................................................................ 7

1.2.2

Phân quyền cho người dùng, nhóm người dùng .................................................................................... 7

1.3

Thiết lập thông tin doanh nghiệp ............................................................................................................. 8

1.4

Thiết lập chính sách kế toán ........................................................................................................................ 9

1.5

Thiết lập phần hành kế toán ...................................................................................................................... 11

1.6

Khai báo các danh mục đối tượng .......................................................................................................... 12

1.6.1

Thêm một khách hàng vào danh mục ....................................................................................................... 12

1.6.2

Sửa các thông tin trên danh mục................................................................................................................. 12

1.6.3

Hướng dẫn Import các Danh mục từ File Excel vào phần mềm....................................................... 13

1.7

Khai báo các kỳ hạch toán ........................................................................................................................... 15

2.

TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN........................................................................................................... 16

2.1

Đặc điểm sử dụng các tài khoản kế toán............................................................................................. 16

2.2

Chức năng quản lý, thiết lập hệ thống tài khoản ............................................................................ 16

2.3

Các thuộc tính của tài khoản ..................................................................................................................... 17

2.3.1

Số hiệu và Tên tài khoản ................................................................................................................................. 17

2.3.2

Loại tài khoản ...................................................................................................................................................... 17

2.3.3

Đối tượng theo dõi ............................................................................................................................................ 18

2.3.4

Chi tiết theo dõi .................................................................................................................................................. 18

2.3.5

Kiểu số dư của tài khoản ................................................................................................................................. 20

2.4

Hệ thống tài khoản mặc định của phần mềm ................................................................................... 20

2.5

Nhập số dư đầu kỳ .......................................................................................................................................... 23

2.5.1

Trình tự chung khi nhập số dư ...................................................................................................................... 23

2.5.2

Nhập số dư chi tiết của các tài khoản có số dư chi tiết theo đối tượng....................................... 23

2.6

Nhập Báo cáo Tài chính năm trước ........................................................................................................ 27

3.

PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ ................................................................................................................................ 28

3.1

Giao diện làm việc của màn hình chứng từ ........................................................................................ 28

3.2

Phân loại chứng từ.......................................................................................................................................... 29

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 3/67

3.2.1

Chứng từ................................................................................................................................................................ 29

3.2.2

Bút toán tự động ................................................................................................................................................ 29

3.3

Phân tích cụ thể các loại chứng từ.......................................................................................................... 29

3.3.1

Chứng từ thu tiền mặt (Phiếu thu) .............................................................................................................. 29

3.3.2

Chứng từ chi tiền mặt (Phiếu chi) ................................................................................................................ 29

3.3.3

Chứng từ thu tiền gửi ngân hàng (Báo có) .............................................................................................. 29

3.3.4

Chứng từ chi tiền gửi ngân hàng (Báo nợ) ............................................................................................... 30

3.3.5

Chứng từ hóa đơn phải thu............................................................................................................................ 30

3.3.6

Chứng từ hóa đơn phải trả ............................................................................................................................. 30

3.4

Hướng dẫn nhập chứng từ ......................................................................................................................... 30

3.4.1

Nhập phiếu thu ................................................................................................................................................... 30

3.4.2

Nhập phiếu chi .................................................................................................................................................... 32

3.4.3

Nhập báo nợ ........................................................................................................................................................ 34

3.4.4

Nhập báo có ........................................................................................................................................................ 35

3.4.5

Nhập hóa đơn phải thu ................................................................................................................................... 35

3.4.6

Nhập hóa đơn phải trả..................................................................................................................................... 36

3.4.7

Nhập phiếu kế toán & bút toán tự động.................................................................................................. 37

3.5

Chức năng lập nhanh chứng từ khi đang xem sổ kế toán .......................................................... 37

3.6

In chứng từ ......................................................................................................................................................... 38

3.6.1

In chứng từ phát sinh trong tháng .............................................................................................................. 38

3.6.2

In Bảng kê chứng từ .......................................................................................................................................... 39

4.

NHỮNG TIỆN ÍCH NÂNG CAO................................................................................................................... 40

4.1

Đổi thứ tự hạch toán tại màn hình sổ quỹ tổng hợp..................................................................... 40

4.2

Đổi thứ tự hạch toán tại màn hình tồn kho hàng hóa – vật tư ................................................ 41

4.3

Đánh lại số chứng từ hàng loạt ................................................................................................................ 41

4.4

Nghiệp vụ mẫu.................................................................................................................................................. 42

5.

XỬ LÝ NGHIỆP VỤ ĐỊNH KỲ ....................................................................................................................... 45

5.1

Khấu hao tài sản cố định .............................................................................................................................. 45

5.1.1

Lập thẻ TSCĐ, lập biên bản TSCĐ ................................................................................................................ 45

5.1.2

Lập bút toán Khấu hao TSCĐ ........................................................................................................................ 48

5.1.3

Kiểm tra Khấu hao TSCĐ: ................................................................................................................................ 49

5.2

Phân bổ CCDC/CPPB ...................................................................................................................................... 50

5.2.1

Lập thẻ Chi phí phân bổ .................................................................................................................................. 50

5.2.2

Lập bút toán Phân bổ chi phí trả trước ..................................................................................................... 52

5.2.3

Kiểm tra chi phí phân bổ ................................................................................................................................. 53

5.3

Tính lại giá xuất kho....................................................................................................................................... 54

5.3.1

Kiểm tra nhập xuất tồn .................................................................................................................................... 54

5.3.2

Tính lại giá xuất kho .......................................................................................................................................... 55

5.4

Khấu trừ thuế GTGT ....................................................................................................................................... 55

5.4.1

Khai báo tài khoản thuế được khấu trừ ..................................................................................................... 55

5.4.2

Kê khai hóa đơn mua vào, hóa đơn bán ra .............................................................................................. 56

5.4.3

Thiết lập mẫu chứng từ cho nghiệp vụ Khấu trừ thuế GTGT ............................................................ 57

5.4.4

Lập bút toán khấu trừ thuế GTGT ................................................................................................................ 58

5.4.5

Kiểm tra hạch toán và kê khai các hóa đơn GTGT ................................................................................. 59

5.5

Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã tiêu thụ ............................................................................ 60

5.6

Tính lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá ....................................................................................................................... 61

5.7

Lập tờ khai thuế TNDN ................................................................................................................................. 63

5.7.1

Tờ khai thuế TNDN tạm tính.......................................................................................................................... 63

5.7.2

Quyết toán thuế TNDN .................................................................................................................................... 64

5.8

Thực hiện các bút toán kết chuyển, chuyển số dư sang kỳ sau ............................................... 65

6.

XEM VÀ IN SỔ SÁCH BÁO CÁO ................................................................................................................ 65

6.1

Giao diện làm việc với hệ thống báo cáo ............................................................................................ 65

6.2

In sổ sách báo cáo ........................................................................................................................................... 66

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 5/67

1. GIỚI THIỆU VÀ HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP THÔNG TIN BAN ĐẦU
1.1 Giao diện làm việc và các thành phần chức năng chính
Khi khởi động và đăng nhập, giao diện làm việc của phần mềm 1A xuất hiện với các thành phần
sau:

1.1.1 Menu chính
Có các Menu chức năng sau:
-

Cơ sở dữ liệu - có các chức năng Tạo cơ sở dữ liệu, Mở cơ sở dữ liệu, Sao lưu/Phục hồi
dữ liệu, Cập nhật cơ sở dữ liệu, …

-

Nghiệp vụ - các nghiệp vụ kế toán: Số dư đầu kỳ các tài khoản, Lập chứng từ, Khấu
hao TSCĐ, Phân bổ chi phí trả trước, Bút toán kết chuyển cuối kỳ, Nghiệp vụ mẫu, Lập
tờ khai thuế TNDN, Nghiệp vụ cuối kỳ, …

-

Danh mục - các danh mục đối tượng sử dụng trong hạch toán: Nhân viên, Khách
hàng và đối tác, Hàng hóa, Tài sản cố định, …

-

Thiết lập - khai báo, tổ chức hệ thống kế toán: Thông tin doanh nghiệp, Chính sách kế
toán, Hệ thống tài khoản, Danh sách nghiệp vụ, Phần hành kế toán, Quản lý người
dùng, Điều chỉnh công thức các chỉ tiêu Báo cáo tài chính, …

1.1.2 Toolbar Nghiệp vụ - truy cập nhanh các chức năng nghiệp vụ.
1.1.3 Thanh hệ thống - hiển thị và cho phép điều chỉnh nhanh các tham số hệ thống.

-

Nhấn đôi chuột vào ô Kỳ làm việc để mở chức năng quản lý các kỳ hạch toán.

-

Nhấn đôi chuột vào ô Tỷ giá để khai báo tỷ giá.

1.2 Quản lý người dùng
Chức năng này giúp người quản trị có thể khai báo nhiều người dùng khác nhau và phân quyền
làm việc với dữ liệu cho mỗi người dùng theo ý muốn.
Trường hợp Doanh nghiệp có nhiều kế toán cùng làm việc trên một CSDL thì người quản trị có
thể dùng chức năng này để phân quyền cho mỗi kế toán viên được thao tác trên những nghiệp
vụ và chức năng nhất định.
1.2.1 Thêm mới người dùng, nhóm người dùng
Vào menu Thiết lập > Quản lý người dùng
-

Danh sách người dùng: nhấn Thêm hoặc nhấn chuột phải, chọn Thêm để thêm một
người dùng mới vào danh sách, khai báo đầy đủ thông tin trong cửa sổ Thêm người
dùng.

-

Nhóm người dùng: có thể gom nhóm cho số người dùng vừa tạo và đặt tên cho mỗi
nhóm để tiện việc quản lý và phân quyền.

Ví dụ: Doanh nghiệp có nhiều kế toán cùng làm việc với một phần hành thì có thể gom
những người này vào một nhóm để phân quyền một lần.
1.2.2 Phân quyền cho người dùng, nhóm người dùng
Tùy theo phân quyền cho người dùng hay nhóm người dùng mà chọn thẻ ở màn hình bên
trái cho đúng.
-

Ở thẻ Chức năng: cho phép phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa hay tất cả các quyền
làm việc với các chức năng của phần mềm.

-

Ở thẻ Nghiệp vụ: cho phép phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa hay tất cả các quyền
thực hiện các nghiệp vụ mà phần mềm hỗ trợ.

-

Ở thẻ Báo cáo: cho phép phân quyền Xem các báo cáo có trong phần mềm.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 7/67

Phân quyền cho người dùng

Phân quyền cho nhóm người dùng

1.3 Thiết lập thông tin doanh nghiệp
Thông tin doanh nghiệp dùng để in trên chứng từ, sổ sách. Thông tin này có thể chỉnh sửa
được.

-

Vào menu Thiết lập > Thông tin doanh nghiệp: khai báo các thông tin của doanh nghiệp
(các thông tin này sẽ được hiển thị trên mẫu in chứng từ, báo cáo).

-

Nhấn nút Lưu để lưu lại các thông tin vừa khai báo.

1.4 Thiết lập chính sách kế toán
Mở Menu Thiết lập > Chính sách kế toán:
1. Chính sách kế toán
-

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Khai báo đơn vị tiền tệ sử dụng để hạch
toán kế toán.

-

Chế độ sổ kế toán và Báo cáo tài chính: tùy theo người dùng khai báo, thường
khai báo như sau:

-

o

Kỳ khóa sổ kế toán: cuối tháng

o

Kỳ kế toán năm bắt đầu từ tháng: 1

Các phương pháp kế toán áp dụng: tùy theo người dùng khai báo.

2. Kỳ bắt đầu sử dụng: là kỳ mà người dùng bắt đầu sử dụng nhập chứng từ phát sinh
trên phần mềm.

Lưu ý: thông tin Chính sách kế toán và Kỳ bắt đầu sử dụng chỉ được thiết lập một lần
khi khởi tạo dữ liệu, và không cho phép chỉnh sửa sau khi đã hoàn tất.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 9/67

3. Khai báo khác
Mở menu Thiết lập > Khai báo khác:
-

Số hiệu chứng từ: người dùng có thể tùy chọn cách phát sinh số chứng từ.

-

Tự động kiểm tra và hỗ trợ nhập liệu: người dùng có thể tùy chọn các chức năng
hỗ trợ của phần mềm.

-

Các giá trị mặc định
o

Định dạng thời gian trong phát sinh số phiếu: người dùng có thể tùy chọn
kiểu thời gian để phần mềm tự động phát sinh số phiếu theo quy tắc Dday-ngày, M-month-tháng, Y-year-năm.
Ví dụ: chọn định dạng là MM, khi phát sinh phiếu thu trong tháng 1, phần
mềm tự động lấy số chứng từ: PT-01001

o

Phần hành kế toán mặc định: có thể chọn một phần hành mặc định hoặc
bỏ trống thông tin này.

-

Mẫu in sổ sách báo cáo
o

Thư mục chứa mẫu in chứng từ, báo cáo: hiển thị đường dẫn đến thư mục
chứa mẫu in của phần mềm 1A. Người dùng có thể thiết lập lại đường
dẫn này trong trường hợp các mẫu in không hiển thị, bằng cách chỉ lại
đường dẫn thư mục template – thư mục này nằm trong thư mục cài đặt
phần mềm.

o

Thông tin quyết định: hiển thị thông tin quyết định mà người dùng chọn
để làm kế toán. Thông tin được sử dụng trên các mẫu in chứng từ và sổ
sách, báo cáo.

1.5 Thiết lập phần hành kế toán
-

Để phần hành kế toán trên màn hình làm việc hiển thị đầy đủ các chứng từ doanh
nghiệp cần sử dụng, vào Thiết lập > Phần hành kế toán để chỉnh sửa.

-

Tại cửa sổ Phần hành kế toán: đưa chuột đến phần hành Kế toán tổng hợp (được xem là
phần hành mặc định của phần mềm) và nhấn nút Thiết lập.

-

Cửa sổ Thiết lập phần hành kế toán – Kế toán tổng hợp được chia làm 2 phần:
o

Nghiệp vụ được sử dụng: hiển thị tất cả các nghiệp vụ hiện có trên cây phần hành
ở màn hình làm việc.

o

Nghiệp vụ chưa được sử dụng: các nghiệp vụ chưa được đưa ra cây phần hành ở
màn hình làm việc.

-

Để thêm một nghiệp vụ vào cây phần hành, thao tác như sau:
o

Trong khung Nghiệp vụ được sử dụng: muốn thêm nghiệp vụ vào nhóm nào thì
nhấn chuột vào nhóm đó.

o

Trong khung Nghiệp vụ chưa được sử dụng: nhấn đôi chuột vào nghiệp vụ muốn
thêm, hoặc chọn nghiệp vụ muốn thêm và nhấn nút chuyển sang trái.

Lúc này, nghiệp vụ muốn thêm sẽ chuyển sang Nghiệp vụ được sử dụng và nằm ở nhóm
nghiệp vụ mà người dùng mong muốn.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 11/67

-

Để loại bỏ (không sử dụng) một nghiệp vụ ở cây phần hành, thao tác như sau:
o

Trong khung Nghiệp vụ được sử dụng: nhấn đôi chuột vào nghiệp vụ muốn loại
bỏ, hoặc chọn nghiệp vụ muốn loại bỏ và nhấn nút chuyển sang phải. Khi đó,
nghiệp vụ bị loại bỏ sẽ hiển thị ở danh sách Nghiệp vụ chưa được sử dụng, thuộc
phân nhóm của nghiệp vụ đó.

1.6 Khai báo các danh mục đối tượng
Việc khai báo và sử dụng các danh mục đối tượng tương tự nhau, thực hiện khai báo danh
mục Khách hàng và đối tác dưới đây.
Vào menu Danh mục > Khách hàng và đối tác.
1.6.1 Thêm một khách hàng vào danh mục
-

Nhấn nút Thêm để thêm dòng mới trên danh mục, dấu nháy đợi sẵn ở ô Mã
khách hàng, nhập lần lượt Mã khách hàng, Tên khách hàng, …

-

Gõ Enter khi nhập xong một ô để chuyển sang nhập ô tiếp theo.

-

Nhấn nút Lưu để lưu các thông tin đã nhập.

1.6.2 Sửa các thông tin trên danh mục
-

Dùng phím Tab để di chuyển đến ô cần sửa.

-

Gõ Enter hoặc F2 để sửa ô này (sửa ngay trên danh mục).

1.6.3 Hướng dẫn Import các Danh mục từ File Excel vào phần mềm
Để import được danh mục từ file excel vào phần mềm thì file excel phải được lập theo dạng
chuẩn mà phần mềm quy định.
Các bước thao tác import dữ liệu vào danh mục (ví dụ danh mục hàng hóa) như sau:
-

Lấy file excel chuẩn từ phần mềm: vào Danh mục > Hàng hóa, mở ra màn hình Danh
mục Hàng hóa – Dịch vụ, nhấn chuột phải lên thanh tiêu đề của lưới và chọn Xuất dữ
liệu ra excel, lưu file excel chuẩn.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 13/67

-

Mở file excel chuẩn và nhập liệu vào file này (có thể copy dữ liệu từ file excel danh
mục hàng hóa đã có từ trước đưa vào file excel chuẩn theo đúng danh sách cột dữ
liệu trên file excel chuẩn).
Lưu ý:
-

Nhập đúng quy ước mã hàng, nhóm hàng và đơn vị tính của phần mềm.

-

Trường hợp doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo các nhóm và đơn vị tính khác
với nhóm hàng và đơn vị tính sẵn có trong phần mềm, thì người dùng phải khai
báo thêm trước khi Import danh mục từ excel như sau:
+

Thêm nhóm hàng: vào Danh mục > Nhóm hàng > Thêm

+

Thêm đơn vị tính: vào Danh mục > Đơn vị tính > Thêm

-

Sau khi đã hoàn tất nhập liệu vào file excel chuẩn, phải lưu và đóng file này.

-

Mở phần mềm, vào Danh mục > Hàng hóa, nhấn chuột phải lên thanh tiêu đề của
lưới, chọn Đọc dữ liệu từ excel.

-

Bước 1: Tại cửa số Đọc dữ liệu từ tập tin Microsoft Excel, ở ô Đường dẫn tập tin, chỉ
đường dẫn đến thư mục chứa file excel chuẩn đã nhập liệu.

-

Bước 2: Nhấn nút Đọc tập tin lên lưới.

-

Bước 3: Lúc này các mặt hàng có trong file excel chuẩn đã được hiển thị trên màn
hình, xóa dòng tiêu đề đầu tiên đang hiển thị trên lưới (nếu có).

-

Bước 4: Kiểm tra sự tương thích giữa giá trị trên các cột dữ liệu với tiêu đề cột, nếu có
sai lệch, cần điều chỉnh lại file excel chuẩn và thao tác lại. Nhấn nút Ghi dữ liệu để
tiến hành quá trình Import vào phần mềm.

1.7 Khai báo các kỳ hạch toán
-

Chức năng Kỳ kế toán sử dụng để khai báo và quản lý các kỳ làm việc.

-

Khi khởi tạo một CSDL mới, phần mềm tự động mở sổ cho kỳ đầu tiên làm việc với phần
mềm (thông tin do người dùng khai báo trong Thiết lập > Chính sách kế toán > Thẻ Kỳ
bắt đầu làm việc), các kỳ làm việc tiếp theo do người dùng tự mở sổ. Khi bắt đầu mỗi
năm tài chính người dùng cũng cần mở sổ các kỳ làm việc trong năm đó.

-

Thao tác mở sổ như sau: Vào Nghiệp vụ > Kỳ kế toán > nhấn nút Mở sổ kỳ mới: phần
mềm sẽ tự động mở sổ cho tất cả các kỳ làm việc còn lại của năm tài chính.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 15/67

2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN
2.1 Đặc điểm sử dụng các tài khoản kế toán
-

Tài khoản của phần mềm Kế toán 1A được thiết kế để phục vụ cho kế toán quản trị trong
doanh nghiệp. Tài khoản có các tính chất quan trọng là:

-

o

Tài khoản có thể được chi tiết theo đối tượng

o

Tài khoản có thể được chi tiết theo ngoại tệ

o

Tài khoản có thể theo dõi chi tiết số lượng

Các tính chất trên có thể được sử dụng kết hợp cho một tài khoản để đáp ứng yêu cầu
hạch toán chi tiết trong thực tế.

Ví dụ: tài khoản 131.Phải thu khách hàng ở các đơn vị có hoạt động xuất nhập khẩu, thì cần
có đồng thời cả 2 tính chất: chi tiết theo đối tượng (khách hàng) và theo ngoại tệ.
-

Vận dụng các tính chất của tài khoản cho phép người kế toán dễ dàng tổ chức hệ thống
tài khoản để đáp ứng các yêu cầu hạch toán của đơn vị.

-

Khi định nghĩa các tính chất cho các tài khoản, thì hệ thống chứng từ và sổ kế toán cũng
đã sẵn sàng cho việc nhập dữ liệu và in sổ chi tiết theo mẫu phù hợp mà không cần
chỉnh sửa.

2.2 Chức năng quản lý, thiết lập hệ thống tài khoản
Để xem và thiết lập nội dung hạch toán của các tài khoản, vào menu Thiết lập > Hệ thống tài
khoản.

-

Xem và sửa một TK: chọn 1 tài khoản ở danh sách bên trái, thì phần bên phải sẽ hiển thị
các thông tin về tài khoản đang chọn. Sửa trực tiếp thông tin tài khoản tại đây, sau khi
sửa cần nhấn nút Lưu.

-

Cách mở thêm tài khoản, tiểu khoản: chọn 1 tài khoản trên danh mục và nhấn nút Thêm
để tạo tài khoản cùng cấp, hoặc nút Thêm cấp con để tạo tài khoản con (tiểu khoản) của
tài khoản này.

-

Sắp xếp hệ thống tài khoản: Nhấn chuột vào nút

để bật chế độ sửa danh mục hệ

thống tài khoản, rồi dùng chuột kéo/thả tài khoản trên danh mục.

2.3 Các thuộc tính của tài khoản
2.3.1 Số hiệu và Tên tài khoản
Có thể đặt số hiệu và tên gọi tùy ý, nhưng các tài khoản trong bảng thì nên sử dụng số
hiệu và tên gọi theo quy ước của Chế độ kế toán.

2.3.2 Loại tài khoản
-

Dùng để phân loại các tài khoản cho mục đích xem một số bảng biểu kế toán theo
loại, không ảnh hưởng tới nội dung hạch toán của tài khoản.

-

Loại tài khoản “Tài khoản ngoài bảng” dùng để phân biệt các tài khoản ngoài bảng.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 17/67

2.3.3 Đối tượng theo dõi
-

Dùng để mở sổ chi tiết theo đối tượng cho tài khoản

-

Là danh mục các đối tượng chi tiết (ví dụ nhân viên, khách hàng, đối tác, … ), theo đó
sẽ mở các sổ chi tiết theo đối tượng để hạch toán. Một tài khoản chỉ mở sổ chi tiết
theo một danh mục đối tượng.

-

Trong phần mềm Kế toán 1A đã có các danh mục được sử dụng phổ biến trong thực
tế ở các doanh nghiệp, tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể tự bổ sung các danh mục
mới theo đặc thù kế toán. Để bổ sung danh mục mới thì vào menu Thiết lập > Đối
tượng quản lý. Tại danh sách các danh mục vừa xuất hiện, nhấn nút Thêm để tạo mới
một danh mục đối tượng, khai báo tên cho danh mục đối tượng mới này và nhấn
Lưu.

Lưu ý:
+

Ngắt mọi kết nối khác đến cơ sở dữ liệu trước khi thao tác thêm/sửa/xóa đối

tượng quản lý.
+

Tài khoản mở chi tiết theo đối tượng phải là tài khoản không có tài khoản con.

+

Trường hợp mở thêm các tài khoản con cho một tài khoản đang được khai báo là
có đối tượng, thì cần khai báo bỏ đối tượng chi tiết của tài khoản này.
Ví dụ: Tài khoản 142.Chi phí trả trước ngắn hạn cần mở các tài khoản con:
+

1421. Chí phí trả trước đang phân bổ.

+

1428. Chi phí trả trước ngắn hạn khác.

Sau khi mở các tài khoản con, thì tài khoản 142 cần thiết lập lại, bỏ không chi tiết
theo đối tượng nữa.

-

Cách mở sổ/bỏ sổ chi tiết đối tượng cho tài khoản: Để mở sổ chi tiết cho tài khoản
theo một danh mục đối tượng thì làm như sau:
o

Chọn tài khoản ở danh sách bên trái

o

Chọn danh sách ở ô Tên đối tượng (thuộc nhóm Đối tượng theo dõi) ở
phần thông tin tài khoản bên phải.

o

Nếu tài khoản đang có đối tượng chi tiết, mà muốn bỏ không theo dõi chi
tiết nữa, thì cần đặt con trỏ vào ô Tên đối tượng rồi dùng phím Delete xóa
trắng ô này.

2.3.4 Chi tiết theo dõi

-

Tài khoản có thể được theo dõi chi tiết theo đối tượng, chi tiết theo ngoại tệ, chi tiết
số lượng, hoặc đồng thời chi tiết theo nhiều yếu tố (đối tượng + ngoại tệ, đối tượng
+ số lượng).

-

Phụ thuộc vào khai báo ở ô Chi tiết theo dõi của tài khoản, kế toán 1A sẽ tự động
thực hiện các xử lý nghiệp vụ cần thiết như:
o

Nếu tài khoản được khai báo có theo dõi ngoại tệ, phần mềm sẽ tự động tính
tỷ giá ghi sổ khi lập bút toán liên quan tới tài khoản này (bút toán ngoại tệ) và
tự động tính lãi lỗ chênh lệch tỷ giá cho tất cả sổ chi tiết của tài khoản này khi
thực hiện chức năng Tính Lãi/Lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ .

o

Nếu tài khoản được khai báo có theo dõi số lượng (tài khoản Hàng tồn kho),
thì khi ghi sổ một bút toán liên quan tới tài khoản (chính là bút toán
nhập/xuất vật tư hàng hóa) phần mềm sẽ yêu cầu chỉ ra 1 kho, đồng thời với
các bút toán ghi Có (bút toán xuất kho vật tư hàng hóa) thì phần mềm sẽ tự
động tính giá xuất kho theo phương pháp lựa chọn.

-

Chi tiết theo dõi của tài khoản được chọn theo Bảng hướng dẫn khai báo ô Chi tiết
theo dõi cho tài khoản sau đây:

Bảng hướng dẫn khai báo ô Chi tiết theo dõi cho tài khoản
Chi tiết
Tính chất tài khoản
Diễn giải

Đối

Số

Ngoại

tượng

lượng

tệ

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Tài khoản thông thường, không mở sổ chi tiết
theo đối tượng.
(1111, 1331, 333111, 5158, 6358, …)
Tài khoản mở sổ chi tiết theo từng loại ngoại tệ.
(Ví dụ: 1112.Tiền mặt ngoại tệ)

sinh.
Tài khoản hàng tồn kho
(001, 002, 151, 152, 153, 155, 156, 157, …)

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

2. Không đối tượng, có
ngoại tệ

đối

tượng,

không ngoại tệ
4. Có đối tượng, có

(1122, 131, 311, 315, 331, 341, …)
Tài khoản mở sổ chi tiết theo đối tượng và theo
dõi chi tiết thanh toán bù trừ từng chứng từ phát

không ngoại tệ

3.

(1121, 141, 142, 154, 211,214, 242, ...)
Tài khoản mở chi tiết theo từng đối tượng và
từng loại ngoại tệ.

“Chi tiết số dư”
1. Không đối tượng,

Tài khoản mở sổ chi tiết theo đối tượng, nhưng
không theo dõi ngoại tệ.

Khai báo ở ô

ngoại tệ
5. Có đối tượng, có
ngoại tệ, có chứng từ
6. Có đối tượng, có số
lượng

Trang 19/67

2.3.5 Kiểu số dư của tài khoản
-

Không theo dõi số dư: các tài khoản này chỉ ghi nhận số phát sinh trong kỳ kế toán
mà không tính số dư và không kết chuyển số dư (nếu có) sang kỳ tiếp theo. Đây là
thuộc tính đặc biệt, sử dụng cho các tài khoản ngoài bảng.

-

Dư bên Nợ, Dư bên Có: luôn hiển thị số dư bên Nợ, hoặc bên Có theo khai báo. Nếu
khai báo hiển thị số dư bên Nợ, thì số dư nếu là giá trị bên Có sẽ được hiển thị số âm.

-

Dư bên Lớn: tùy vào thực tế phát sinh của tài khoản, dư bên nào thì hiển thị bên đó.

-

Dư 2 bên: tài khoản dư 2 bên (ví dụ các tài khoản công nợ).

2.4 Hệ thống tài khoản mặc định của phần mềm
-

Ngay sau khi cài đặt, trong phần mềm đã có một hệ thống tài khoản đầy đủ có thể sử
dụng ngay để hạch toán.

-

Hệ thống tài khoản này được tổ chức theo yêu cầu Chế độ kế toán và các yêu cầu kế
toán chi tiết phổ biến nhất trong thực tế. Người sử dụng chỉ cần kiểm tra lại nội dung
hạch toán của các tài khoản và điều chỉnh nếu cần thiết.

Nội dung hạch toán của các tài khoản quan trọng trong cấu hình CSDL quyết định 48
Nội dung hạch toán chi tiết
Số hiệu

Tên tài khoản

111

Tiền mặt
1111
1112

112

Tiền mặt VNĐ
Ngoại tệ
Tiền gửi NH

1121

Tiền gửi VNĐ

Số

Ngoại

Kiểu

Đối tượng

lượng

tệ

số dư

-

-

-

Nợ

-

-

-

-

-

-

-

-

Nợ

Các tài khoản tiền gửi

-

-

Nợ

-

Nợ

-

Nợ

Ghi chú
Tài

khoản

thông

thường
Nợ

Tự động tính tỷ giá
ghi sổ, CLTG

nội tệ
1122

Tiền gửi ngoại tệ

Các tài khoản tiền gửi
ngoại tệ

131

Phải thu KH

Khách hàng

Tự động tính tỷ giá
ghi sổ, CLTG

2 Bên

Tự động tính tỷ giá
ghi sổ, CLTG

133

Thuế

GTGT

được

-

-

-

Lớn

được

-

-

-

Nợ

-

-

-

Nợ

Nhân viên

-

-

Lớn

khấu trừ
1331

Thuế

GTGT

khấu trừ của HHDV
1332

Thuế

GTGT

được

khấu trừ của TSCĐ
141

Tạm ứng

Chi tiết theo từng

nhân viên tạm ứng
142

Chi phí trả trước ngắn

-

-

-

Nợ

Các khoản CPPB, các

-

-

Nợ

hạn
1421

Chi phí trả trước ngắn
hạn đang phân bổ

lô CCDC

Tự động phân bổ
theo thời gian hoặc
theo sản lượng

1428

Chi phí trả trước khác

-

-

-

Nợ

Khai báo theo mục
đích sử dụng của
người dùng

152

Nguyên vật liệu

Vật tư – hàng hóa

-

Nợ

Tự động tính giá
xuất kho

153

Công cụ, dụng cụ

Vật tư – hàng hóa

-

Nợ

Tự động tính giá
xuất kho

154

Chi

phí

SXKD

dở

dang

Đối tượng tính giá

-

Nợ

thành

Tự động tập hợp chi
phí

tính

giá

thành sản phẩm
155

Thành phẩm

Vật tư – hàng hóa

Vật tư – hàng hóa

Vật tư – hàng hóa

-

Nợ

Tự động tính giá
xuất kho

156

Hàng hóa

-

Nợ

Tự động tính giá
xuất kho

157

Hàng gửi bán

-

Nợ

Tự động tính giá
xuất kho

211

Nguyên giá TSCĐ

Tài sản cố định

-

-

Nợ

Tự động trích khấu
hao

phân

bổ

khấu hao
214

Hao mòn TSCĐ

-

-

-

242

Chi phí trả trước dài

Các khoản chi phí trả

-

-

Nợ

Tự động phân bổ

hạn

trước dài hạn, các lô
CCDC xuất dùng

311

Vay ngắn hạn

Các khoản tiền vay

-

Tự động tính CLTG

315

Vay dài hạn đến hạn

Các khoản tiền vay

-

Tự động tính CLTG

-

-

2 Bên

Nhà cung cấp

-

2 Bên

Tự động tính CLTG

Nhà cung cấp

-

2 Bên

Tự động tính CLTG

Thuế

-

-

-

2 Bên

Thuế GTGT

-

-

-

2 Bên

Thuế GTGT đầu ra từ

-

-

-

Lớn

phải trả
331

Phải trả người bán
3311

Phải trả người bán
hàng hóa dịch vụ

3312

Phải trả người bán
(hoạt động đầu tư)

333
3331
333111

bán HHDV
333112

đích xác định chỉ

Thuế GTGT đầu ra từ

-

-

-

Lớn

Thuế

GTGT

tiêu

của

BC

lưu

chuyển tiền tệ

bán TSCĐ
33312

Chi tiết cho mục

nhập

-

-

-

Lớn

-

-

-

khẩu
511

Doanh thu

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 21/67

5111

Doanh thu bán hàng

Vật tư – hàng hóa

-

-

Chi tiết doanh thu
theo từng mặt hàng

5112

Doanh thu bán các

Vật tư – hàng hóa

-

-

thành phẩm
5113

Doanh thu cung cấp

Chi tiết doanh thu
theo từng mặt hàng

Dịch vụ - công trình

-

-

dịch vụ

Chi tiết doanh thu
theo

từng

hợp

đồng, loại hình DV
hoặc

công

trình,

hạng

mục

công

trình.
515

Doanh thu tài chính

-

-

-

5152

Doanh thu tài chính

-

-

-

5158

Lãi chênh lệch tỷ giá

-

-

-

Tách riêng để tự
động tính lãi chênh
lệch tỷ giá

632
6321

Giá vốn hàng bán

-

-

-

Nợ

Giá vốn hàng hóa

Vật tư – hàng hóa

-

-

Nợ

Chi

tiết

giá

vốn

hàng bán theo từng
mặt hàng
6322

Giá vốn thành phẩm

Vật tư – hàng hóa

-

-

Nợ

Chi

tiết

giá

vốn

thành phẩm theo
từng mặt hàng
6323

Giá vốn dịch vụ

Dịch vụ - công trình

-

-

Nợ

Chi tiết giá vốn theo
từng hợp đồng, loại
hình DV hoặc công
trình,

hạng

mục

công trình.
635
6352

Chi phí tài chính

-

-

-

Chi phí lãi vay

-

-

-

Nợ
Tách riêng cho mục
đích tính chỉ tiêu
của BCTC

6357

Chi phí tài chính khác

-

-

-

6358

Lỗ chênh lệch tỷ giá

-

-

-

Tự động phát sinh
bút toán chênh lệch
tỷ giá

-

Ngay từ khi khởi tạo CSDL, người sử dụng đã lựa chọn Chế độ kế toán áp dụng, đồng
nghĩa với việc lựa chọn đồng bộ hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán và các báo cáo
tài chính.

-

Hệ thống tài khoản được thiết lập đồng bộ với các chỉ tiêu BCTC. Người dùng có thể chi
tiết hóa hệ thống tài khoản đã thiết lập theo các yêu cầu hạch toán, nhưng việc mở các
tiểu khoản phải đảm bảo trong phạm vi yêu cầu về hệ thống tài khoản của chế độ kế
toán lựa chọn.

-

Trường hợp bổ sung thêm tài khoản mà không có trong chế độ kế toán lựa chọn (ví dụ

mở thêm các tài khoản 151, 621, 622, 627, … trong hệ thống tài khoản theo QĐ48) thì sẽ
cần phải điều chỉnh lại công thức tính một số chỉ tiêu của các BCTC.
Lưu ý: Sau khi đã nhập các chứng từ vào phần mềm, muốn thay đổi chế độ kế toán, cần
làm các điều chỉnh sau:
o

Điều chỉnh hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán mới.

o

Điều chỉnh công thức tính các chỉ tiêu của BCTC.

o

Thay thế bộ biểu mẫu in chứng từ, sổ kế toán và các báo cáo kế toán.

2.5 Nhập số dư đầu kỳ
Chỉ phải nhập số dư đầu kỳ cho kỳ đầu tiên, là kỳ bắt đầu sử dụng phần mềm. Số dư đầu kỳ của
các kỳ tiếp theo do phần mềm tự động xác định, và chỉ được xem mà không được sửa trực tiếp.
Người dùng cần chuẩn bị số dư ban đầu các tài khoản, là số dư cuối của kỳ cuối cùng để chuyển
vào phần mềm. Tốt nhất là nên có Bảng cân đối tài khoản chi tiết (hiển thị tất cả các tài khoản
chi tiết) và các Bảng tổng hợp chi tiết các đối tượng của tài khoản của các tài khoản có chi tiết
như: công nợ khách hàng, hàng tồn kho, tiền gửi ngân hàng, tiền vay,…
2.5.1 Trình tự chung khi nhập số dư
-

Vào menu Nghiệp vụ > Số dư đầu kỳ các tài khoản.

-

Tại màn hình Số dư đầu kỳ các tài khoản, mở ô Chọn kỳ và chọn kỳ đầu tiên trong
danh sách, đây chính là kỳ bắt đầu sử dụng phần mềm theo khai báo ban đầu.

-

Lần lượt nhập số dư các tài khoản.

Lưu ý:
o

Chỉ cần nhập số dư các tài khoản chi tiết (tài khoản con), số dư tài khoản tổng
hợp (tài khoản cha) sẽ do phần mềm tự động tính.

o

Các tài khoản có chi tiết theo đối tượng, thì số dư sẽ hiển thị in đậm.

o

Số dư tài khoản khi nhập đúng và đủ sẽ có màu đen. Số dư có màu đỏ là số dư
nhập chưa đúng, hoặc chưa đủ số dư chi tiết.

2.5.2 Nhập số dư chi tiết của các tài khoản có số dư chi tiết theo đối tượng
-

Khi nhập số dư các tài khoản có đối tượng thì số dư tài khoản hiển thị in đậm và có
màu đỏ. Dấu hiệu này cho biết số dư tài khoản và số dư chi tiết theo các đối tượng
chưa bằng nhau do chưa nhập số dư chi tiết theo các đối tượng (số dư tài khoản phải
bằng tổng số dư chi tiết theo các đối tượng).

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 23/67

-

Để nhập số dư chi tiết, thì cần nhấn đôi chuột vào dòng số dư tài khoản hoặc chọn
dòng tài khoản và nhấn nút Chi tiết.

-

Tùy theo nội dung hạch toán của tài khoản, cửa sổ nhập chi tiết hiện ra khác nhau:
1. Tài khoản loại 1. Không đối tượng, không ngoại tệ. Tài khoản loại này không cần
nhập số dư chi tiết. Tiêu biểu là tài khoản 1111, 1331, 333, …

2. Tài khoản loại 3. Có đối tượng, không ngoại tệ. Tài khoản loại này có chi tiết theo
đối tượng, nhưng không chi tiết theo ngoại tệ và số lượng. Tiêu biểu là các tài
khoản 1121, 141, 142, 154, 211, 214, 242, …

Nhập số dư chi tiết các tài khoản loại 3: Nhấn Thêm để thêm dòng mới cho từng
đối tượng và nhập vào số dư chi tiết theo đối tượng. Các đối tượng sẽ được chọn
từ danh mục tương ứng với tài khoản, có thể là các tài khoản tiền gửi ngân hàng,
nhân viên tạm ứng, các thẻ CCDC, thẻ Chi phí trả trước, các Thẻ Tài sản cố định, …

3. Tài khoản loại 4. Có đối tượng, có ngoại tệ. Tài khoản loại này có theo dõi chi tiết
theo đối tượng và theo ngoại tệ. Tiêu biểu là tài khoản tiền gửi ngoại tệ 1122, các
tài khoản công nợ 131, 331 và các tài khoản tiền vay 311,315, 341,…

Nhập số dư chi tiết các tài khoản loại 4: Cần chuẩn bị số dư và phân loại theo từng
loại ngoại tệ (Ví dụ với TK131 thì cần lọc riêng các bảng kê công nợ khách hàng
theo đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán và theo ngoại tệ). Số dư được nhập lần
lượt theo từng loại tiền, từng đối tượng chi tiết như sau:
-

Ở lưới phía trên: Nhấn Thêm để thêm dòng mới cho từng loại tiền và nhập
vào số dư gộp của các đối tượng theo từng loại tiền. Nếu tài khoản có số dư 2
bên, thì nhập số dư cả 2 bên Nợ và Có.

-

Ở lưới phía dưới, nhấn nút Thêm để thêm dòng mới cho từng đối tượng và
nhập vào số dư, chi tiết theo đối tượng đó theo loại tiền đã chọn ở trên.

-

Số dư nhập vào gồm số nguyên tệ là các cột Nợ/Có và số quy đổi là các cột
Nợ(VND)/Có(VND). Tỷ giá sẽ do phần mềm tự tính bằng Số quy đổi/Số
nguyên tệ. (Trường hợp số dư theo tiền VND thì số nguyên tệ và số quy đổi
bằng nhau).

Ví dụ: công nợ USD của khách hàng có 2 khoản khách hàng trả trước là:
a) ANX Food Star Corp nợ 10.000 USD, quy đổi 169.500.000 đồng.
b) Maxi mart nợ 2.000 USD, quy đổi 31.784.000 đồng.
Thì nhập vào tổng dư bên có là 12.000 USD, quy đổi 201.284.000 đồng.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 25/67

4. Tài khoản loại 6. Có đối tượng, có số lượng. Là các tài khoản hàng tồn kho 152, 153,
155, 156, 157,… Số dư chi tiết hàng tồn kho được nhập theo từng tài khoản hàng
tồn kho.

Nhập số dư chi tiết tài khoản hàng tồn kho: Số dư hàng tồn kho được nhập lần
lượt cho từng mã hàng như sau:
-

Ở lưới phía trên, nhấn nút Thêm để thêm dòng mới cho mã hàng và nhập
vào số tiền tồn của mã hàng này.

-

Ở lưới phía dưới, nhấn nút Thêm để thêm dòng cho từng kho và nhập vào
số lượng và số tiền tồn của mã hàng này theo kho tương ứng. Trường hợp
không theo dõi nhiều kho, thì vẫn phải thêm 1 dòng với 1 kho chung, và
nhập vào kho này số lượng và giá trị tồn của mặt hàng.

2.6 Nhập Báo cáo Tài chính năm trước
Trên mỗi BCTC, mẫu biểu báo cáo có cột Số đầu năm. Cột này sẽ được người dùng khai báo khi
bắt đầu sử dụng phần mềm.
Thông tin cần nhập chính là từng dòng chỉ tiêu của các báo cáo tài chính năm trước, bao gồm:
-

Bảng cân đối kế toán

-

Bảng lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp)

-

Bảng lưu chuyển tiền tệ (gián tiếp)

-

Bảng kết quả hoạt động kinh doanh

Hướng dẫn thao tác:
-

Chọn kỳ đầu tiên khi khởi tạo dữ liệu (kỳ đầu tiên trong danh sách kỳ làm việc)

-

Vào menu Nghiệp vụ > Số liệu báo cáo kỳ trước, chọn báo cáo cần nhập và thực hiện
nhập số liệu cho từng dòng chỉ tiêu.

-

Nhập lần lượt cho các báo cáo có số dư.

-

Vào lại menu Nghiệp vụ > Số liệu báo cáo kỳ trước > Kỳ nhập số liệu báo cáo, chọn kỳ
và nhấn nút Khóa sổ.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 27/67

3. PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ
3.1 Giao diện làm việc của màn hình chứng từ

Màn hình này được xem là màn hình thao tác chính khi thực hiện hạch toán chứng từ.
-

Cây nghiệp vụ được phân loại Chứng từ - liệt kê nghiệp vụ do người dùng hạch toán;
Bút toán tự động - liệt kê nghiệp vụ do phần mềm tự động phát sinh.

-

Chứng từ sau khi được lập sẽ hiển thị ở màn hình này, tương ứng với loại nghiệp vụ
của chứng từ.

Lưu ý
-

Trên màn hình hiển thị chứng từ, ở cột đầu tiên của danh sách chứng từ, chứng từ có
biểu tượng màu đỏ là có hóa đơn mua vào, biểu tượng xanh là có hóa đơn bán ra,
cột HĐ (hóa đơn) liệt kê số lượng hóa đơn có trong chứng từ.

-

Trên mỗi nghiệp vụ liệt kê số lượng chứng từ đã được lập.
Ví dụ: nghiệp vụ Phiếu thu có 3 chứng từ.

-

Tại mỗi nghiệp vụ, phần mềm hỗ trợ chức năng In danh sách chứng từ và Đánh lại số
chứng từ.

3.2 Phân loại chứng từ
3.2.1 Chứng từ
-

Thu tiền mặt (Phiếu thu)

-

Chi tiền mặt (Phiếu chi)

-

Thu tiền gửi ngân hàng (Báo Có)

-

Chi tiền gửi ngân hàng (Báo Nợ)

-

Hóa đơn phải thu

-

Hóa đơn phải trả

-

Phiếu xuất kho

-

Phiếu nhập kho

-

Phiếu kế toán

3.2.2 Bút toán tự động
-

Xuất giá vốn

-

Khấu trừ thuế GTGT

-

Thuế TNDN tạm tính

-

Quyết toán thuế TNDN

-

Lãi/lỗ CLTG phát sinh

-

Kết chuyển cuối kỳ

3.3 Phân tích cụ thể các loại chứng từ
3.3.1 Chứng từ thu tiền mặt (Phiếu thu)
-

Thu nộp tiền của cá nhân hay khách hàng thanh toán tiền hàng

-

Rút tiền gửi ngân hàng về nộp quỹ công ty

3.3.2 Chứng từ chi tiền mặt (Phiếu chi)
-

Các hóa đơn chi phí văn phòng: điện thoại, nước, internet, tiếp khách, …

-

Chi mua hàng hóa bằng tiền mặt

-

Các chứng từ chi thanh toán tiền lương cho nhân viên

3.3.3 Chứng từ thu tiền gửi ngân hàng (Báo có)
-

Khách hàng thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp

-

Ngân hàng trả lại tiền chuyển khoản cho KH do sai tài khoản

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 29/67

3.3.4 Chứng từ chi tiền gửi ngân hàng (Báo nợ)
Là các khoản chi thông qua ngân hàng:
-

Chi đóng tiền BHXH, BHYT

-

Chi trả thanh toán cho khách hàng, nhà cung cấp

3.3.5 Chứng từ hóa đơn phải thu
-

Các hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ chưa thu tiền ngay.

-

Trên nghiệp vụ này hỗ trợ phát sinh tự động phiếu xuất kho (tự động lấy giá vốn).

3.3.6 Chứng từ hóa đơn phải trả
Là các hóa đơn mua hàng chưa thanh toán tiền mặt.
-

Phiếu nhập kho, xuất kho là các phiếu nhập hàng, xuất hàng, xuất, nhập vật tư, …

-

Phiếu kế toán, bút toán tự động gồm: Kết chuyển cuối kỳ, khấu trừ thuế GTGT, …

3.4 Hướng dẫn nhập chứng từ
3.4.1 Nhập phiếu thu
-

Nhập nghiệp vụ: Thu tiền bán hàng hóa, dịch vụ

-

Thực hiện các bước nhập chứng từ:
1. Tạo một phiếu thu mới bằng cách chọn Phiếu thu, nhấn nút Thêm.
2. Chọn lại ngày chứng từ và ngày ghi sổ (nếu cần).
3. Chọn đối tượng phiếu là khách hàng nhà cung cấp.
4. Chọn kho hàng nếu mặt hàng bán có theo dõi tồn kho.
5. Nhập nội dung cho phiếu.
6. Hạch toán chứng từ:
o

Thực hiện hạch toán nghiệp vụ này có dùng tài khoản doanh thu, khi ghi
sổ chứng từ, phần mềm phát sinh tự động phiếu xuất giá vốn.

o

Để phát sinh phiếu được thành công, cần thiết lập Bút toán giá vốn tự
động như hình. Vào menu Thiết lập > Bút toán giá vốn tự động.

7. Ghi sổ chứng từ.
8. Xem chứng từ liên quan của phiếu thu bán hàng (là phiếu xuất giá vốn).

Lưu ý
-

Khi nhập chứng từ có ghi nhận thông tin hóa đơn, cần:
o

Nhập bút toán thuế ở thẻ Bút toán. Khai báo TK thuế 1331 (hóa đơn
đầu vào) hoặc 333111 (hóa đơn đầu ra).

o
-

Nhập hóa đơn ở thẻ Hóa đơn, chứng từ kèm theo.

Số tiền thuế ở thẻ Bút toán và số tiền thuế ở thẻ Hóa đơn, chứng từ kèm
theo phải bằng nhau.

-

Khi nhập thông tin hóa đơn, cần phân loại hóa đơn hợp lý, gồm: mua vào
(1), mua vào (2),… Việc phân loại lấy theo nhóm hóa đơn khi xem Các bảng
kê hóa đơn (trong màn hình thuế GTGT).

-

Các thông tin hóa đơn là căn cứ để lập tờ khai thuế GTGT.

Màn hình nhập phiếu thu

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 31/67

Lưu ý
-

Trên phiếu xuất giá vốn không cho phép người dùng chỉnh sửa thông tin. Trường
hợp nếu cần chỉnh sửa, phải thực hiện trên phiếu phiếu thu (chứng từ gốc).

-

Khi khai báo Bút toán giá vốn tự động, nếu TK doanh thu ban đầu là TK 5111 phát
sinh TK giá vốn 6321, nhưng khi người dùng hạch toán chứng từ lại nhập TK doanh
thu 5113, thì khi ghi sổ chứng từ, phần mềm tự xoá phiếu xuất giá vốn trước đó.

3.4.2 Nhập phiếu chi
-

Nhập nghiệp vụ: Chi tiền công tác phí.

-

Thực hiện các bước nhập chứng từ:
1. Chọn nghiệp vụ Phiếu chi, nhấn Thêm để tạo phiếu chi mới.
2. Chọn lại ngày chứng từ và ngày ghi sổ (nếu cần).
3. Chọn đối tượng cho phiếu là khách hàng, nhà cung cấp hay nhân viên, … xác
định ngày chứng từ và ngày ghi sổ.
4. Nhập nội dung cho phiếu: nội dung cần nhập ngắn gọn.
Ví dụ: Dòng nội dung phiếu nhập: chi tiền công tác phí Hà Nội
5. Nhập ghi chú cho các dòng bút toán:
o

Tiền vé máy bay

o

Tiền điện thoại

6. Thực hiện hạch toán chứng từ gồm định khoản TK Nợ, TK Có, đối tượng đi
kèm cho các TK, nhập số lượng, đơn giá (nếu có) hoặc nhập giá trị tương ứng.
7. Nhập thông tin hóa đơn gồm ký hiệu và số hóa đơn, %VAT.
8. Nhấn Lưu và Ghi sổ chứng từ.
9. In Phiếu chi.

Lưu ý: Trường hợp chi mua hàng bằng tiền mặt, mẫu in gồm phiếu nhập kho và
phiếu chi.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 33/67

Khi xem sổ tiết cho TK 6422 - TK có hạch toán trong nghiệp vụ phiếu chi, báo cáo hiển thị như sau:

Mẫu in phiếu chi

3.4.3 Nhập báo nợ
-

Thực hiện nghiệp vụ: Đóng tiền BHXH, BHYT tháng 01/2012

-

Các thao tác nhập liệu làm tương tự như phiếu chi.
1. Chọn nghiệp vụ Báo nợ, nhấn Thêm tạo mới một phiếu báo nợ.
2. Chọn lại ngày chứng từ và ngày ghi sổ (nếu cần).

3. Chọn trương mục ngân hàng cho phiếu.
4. Nhập nội dung cho phiếu.
5. Thực hiện hạch toán chứng từ.
6. Nhấn Lưu và ghi sổ chứng từ.

Lưu ý: Nghiệp vụ này đi kèm mẫu Báo nợ của ngân hàng. Nếu người dùng muốn in
có thể in bằng mẫu Phiếu kế toán.

Màn hình nhập Báo nợ

3.4.4 Nhập báo có
-

Nhập nghiệp vụ khách hàng thanh toán tiền hàng.

-

Các thao tác nhập liệu tương tự như Phiếu báo nợ.

3.4.5 Nhập hóa đơn phải thu
-

Nghiệp vụ này ghi nhận tất cả hóa đơn bán hàng hóa chưa thanh toán tiền ngay. Khi
thực hiện nghiệp vụ này, phần mềm hỗ trợ phát sinh phiếu xuất giá vốn.

-

Các bước nhập liệu thao tác tương tự Phiếu thu bán hàng hóa.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 35/67

3.4.6 Nhập hóa đơn phải trả
-

Hạch toán các nghiệp vụ liên quan nhận mua hàng hóa, nguyên vật liệu. Tất cả
nghiệp vụ này thuộc loại hóa đơn phải trả cho khách hàng.

-

Thao tác như sau:
1. Chọn nghiệp vụ Hóa đơn phải trả, nhấn Thêm để tạo hóa đơn phải trả mới.
2. Chọn lại ngày chứng từ và ngày ghi sổ (nếu cần).
3. Chọn đối tượng khách hàng, nhà cung cấp.
4. Chọn kho để theo dõi tồn theo kho.
5. Hạch toán chứng từ: Mua hàng hóa
o

TK Nợ 156 / 152/ …

- Đối tượng Nợ là Vật tư hàng hóa

o

TK Có 3311

- Đối tượng Có là Khách hàng / Nhà cung cấp

6. Ghi sổ chứng từ.
7. In chứng từ với mẫu in là phiếu nhập kho.

Màn hình nhập Hóa đơn phải trả

Mẫu in phiếu nhập kho:

3.4.7 Nhập phiếu kế toán & bút toán tự động
-

Phiếu kế toán hỗ trợ người dùng nhập tất cả nghiệp vụ khác phát sinh trong kỳ,
ngoài những nghiệp vụ đã được thiết lập mặc định. Đây là phiếu hạch toán tổng hợp
tất cả nghiệp vụ phát sinh.

-

Thao tác nhập liệu chứng từ trên phiếu kế toán tương tự các nghiệp vụ khác.

-

Bút toán tự động các nghiệp vụ: kết chuyển cuối kỳ, khấu trừ thuế GTGT, thuế TNDN
tạm tính, … chứng từ của các nghiệp vụ này được phát sinh khi thực hiện chức năng
Nghiệp vụ cuối kỳ.

3.5 Chức năng lập nhanh chứng từ khi đang xem sổ kế toán
-

Ngoài cách lập chứng ở ngay màn hình đăng nhập, thì trong phần mềm còn có chức
năng Lập chứng từ dành riêng cho việc lập chứng từ mới. Chức năng này cho phép lập
chứng từ nhanh trong khi đang xem các sổ kế toán.

-

-

Sử dụng chức năng này như sau:
o

Nhấn phím F2, hoặc

o

Vào menu Nghiệp vụ, chọn Lập chứng từ

Tại cửa sổ Lập chứng từ vừa xuất hiện:

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 37/67

o

Dùng các phím mũi tên trên bàn phím để chọn loại chứng từ cần lập và nhấn
Enter.

-

o

Nhập vào ngày ghi sổ chứng từ và nhấn Enter.

o

Nhấn Enter để lập chứng từ mới.

Nhấn Esc để tắt chức năng Lập chứng từ.

3.6 In chứng từ
3.6.1 In chứng từ phát sinh trong tháng
-

Người dùng có thể in chứng từ phát sinh của tất cả nghiệp vụ hạch toán, bằng
cách nhấn nút

trên cửa sổ nhập chứng từ. Chọn mẫu in trong màn

hình Mẫu in chứng từ. Nhấn nút Xem để xem mẫu trước khi in.
-

Hướng dẫn cách đăng ký mẫu in cần dùng cho nghiệp vụ:
Ví dụ: Nghiệp vụ phiếu thu

o

Trên màn hình nhập liệu nghiệp vụ Phiếu thu, nhấn nút như hình:

o

Trên màn hình Thiết lập mẫu chứng từ - phiếu thu, nhấn nút Đăng ký mẫu in.

o

Trên màn hình Đăng ký mẫu in, thực hiện đăng ký mẫu in bằng cách: nhấn đôi
chuột trên mẫu in ở lưới bên phải để đưa mẫu in sang lưới bên trái, hoặc chọn
mẫu in ở lưới bên phải và nhấn phím di chuyển qua trái.

o

Muốn bỏ đăng ký mẫu in cho nghiệp vụ, thao tác: nhấn đôi chuột trên mẫu in
ở lưới bên trái để trả mẫu in sang lưới bên phải, hoặc chọn mẫu in ở lưới bên
trái và nhấn phím di chuyển qua phải.

3.6.2 In Bảng kê chứng từ
-

Vào cuối tháng, cần in Bảng kê chứng từ đã hạch toán, lưu kèm với chứng từ gốc.

-

Thao tác thực hiện:
o

Trên màn hình danh sách chứng từ, chọn nghiệp vụ cần in bảng kê chứng từ.

o

Nhấn nút In bảng kê chứng từ.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 39/67

4. NHỮNG TIỆN ÍCH NÂNG CAO
4.1 Đổi thứ tự hạch toán tại màn hình sổ quỹ tổng hợp
-

Chức năng Đổi thứ tự hạch toán tại màn hình xem tồn quỹ, hỗ trợ người dùng thao tác
kéo - thả để thay đổi thứ tự ghi sổ chứng từ trong cùng một ngày, nếu chứng từ xuất
quỹ (chi tiền) được hạch toán trước chứng từ nhập quỹ (thu tiền), dẫn đến tồn quỹ âm.

-

Để thực hiện chức năng, thao tác như sau:
o

Tại màn hình Sổ quỹ tổng hợp, lưới chi tiết bên dưới liệt kê tất cả chứng từ nhập
(thu), xuất quỹ (chi).

o

Tại vị trí chứng từ xuất (chi) dẫn đến tồn quỹ âm, nhấn chọn chứng từ và kéo thả
lên trước chứng từ cần thay đổi thứ tự.

Lưu ý: Chỉ có thể thực hiện đổi thứ tự cho các chứng từ hạch toán trong cùng ngày.

4.2 Đổi thứ tự hạch toán tại màn hình tồn kho hàng hóa – vật tư
-

Chức năng Đổi thứ tự hạch toán tại màn hình xem tồn kho, hỗ trợ người dùng thao tác
kéo - thả để thay đổi thứ tự ghi sổ chứng từ trong cùng một ngày, nếu chứng từ xuất
được hạch toán trước chứng từ nhập, dẫn đến tồn kho âm.

-

Thao tác tương tự như ở màn hình Sổ quỹ tổng hợp.

4.3 Đánh lại số chứng từ hàng loạt
-

Tiện ích này giúp kế toán đánh lại toàn bộ số hiệu của những chứng từ đã nhập liệu
trước đó, để đảm bảo sự liên tục số hiệu chứng từ trong một nghiệp vụ.

-

Thao tác như sau:
o

Tại màn hình Danh sách chứng từ, chọn nghiệp vụ cần thực hiện ở lưới danh sách
nghiệp vụ bên trái, ví dụ Báo nợ.

o

Nhấn nút Đánh lại số chứng từ.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 41/67

o

Nhập số vào ô Bắt đầu từ số, nhấn nút Thực hiện.

Khi đó phần mềm sẽ đánh lại toàn bộ số chứng từ trên nghiệp vụ Báo nợ bắt đầu
từ mã 1.

4.4 Nghiệp vụ mẫu
-

Trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp có 1 số nghiệp vụ được thường xuyên phát
sinh như phiếu lương, phiếu tạm ứng, phiếu chi tiền thuê nhà, phiếu chi tiền trả lãi vay,…
Để người dùng không mất nhiều thời gian lập phiếu cho mỗi tháng, phần mềm hỗ trợ
chức năng Nghiệp vụ mẫu.

-

Chức năng này cho phép người dùng thiết lập sẵn các chứng từ thường xuyên phát sinh.
Hàng tháng, khi thực tế phát sinh nghiệp vụ, chỉ cần vào Nghiệp vụ mẫu, chọn một
nghiệp vụ cần lập chứng từ, bấm nút Lập chứng từ. Phần mềm sẽ tự động phát sinh
chứng từ theo thiết lập sẵn. Người dùng chỉ việc chỉnh sửa một vài thông tin trên chứng
từ vừa được lập cho phù hợp (nếu cần).

-

Để tạo một nghiệp vụ mẫu, thao tác theo các bước sau:
1. Trên thanh toolbar, chọn Nghiệp vụ mẫu và khai báo đầy đủ các thông tin sau:
o

Mã nghiệp vụ, tên nghiệp vụ

o

Chứng từ kế toán: chọn loại chứng từ phù hợp với nghiệp vụ phát sinh.

o

Tự động ghi sổ: có thể tùy chọn tự động ghi sổ chứng từ hoặc không.

o

Thời điểm ghi sổ: có thể chọn thời điểm ghi sổ đầu tháng, cuối tháng hoặc ngày
làm việc.

o

Số ngày cộng thêm: người dùng có thể tùy chọn cộng thêm bao nhiêu ngày tùy ý
kể từ đầu tháng hoặc cuối tháng để chọn làm ngày ghi sổ.

Ví dụ: Tạo nghiệp vụ phiếu chi trả tiền thuê nhà, khai báo:
+

Thời điểm ghi sổ: đầu tháng

+

Số ngày cộng thêm: 10

Như vậy, hàng tháng chứng từ trên sẽ được phát sinh và có ngày ghi sổ là ngày 11
của tháng đó.

2. Bấm vào nút Thẻ nghiệp vụ, xuất hiện màn hình làm việc Chi tiết nghiệp vụ mẫu
o

Khai báo đầy đủ các thông tin của bút toán (TK nợ, có, đối tượng, số lượng, số
tiền,…)

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 43/67

-

Hàng tháng, muốn phát sinh chứng từ, người dùng chỉ cần vào Nghiệp vụ mẫu, bấm nút
Lập chứng từ và chỉnh sửa lại một số thông tin trên chứng từ vừa phát sinh theo ý muốn
(nếu cần), sau đó ghi sổ lại. Như vậy, chứng từ đã được lập một cách nhanh chóng và
hạn chế sai sót.
Lưu ý:
-

Chức năng Lập chứng từ ở màn hình Nghiệp vụ mẫu không xóa chứng từ cũ, tạo
chứng từ mới.

-

Người dùng nhấn nút Lập chứng từ bao nhiêu lần, thì phần mềm sẽ tạo ra bấy
nhiêu chứng từ.

-

Chứng từ sau khi được lập:

5. XỬ LÝ NGHIỆP VỤ ĐỊNH KỲ
5.1 Khấu hao tài sản cố định
-

-

Phần mềm hỗ trợ khấu hao TSCĐ theo các phương pháp:
o

Đường thẳng

o

Số dư giảm dần (khấu hao nhanh)

o

Theo sản lượng

o

Tính hao mòn

Khấu hao chi tiết từ đầu kỳ hoặc từ ngày biên bản (tính khấu hao theo ngày và phân bổ
số khấu hao theo ngày sử dụng cho các đối tượng chịu chi phí).

-

Tự động phát sinh và ghi sổ các bút toán khấu hao bằng công việc kết chuyển cuối kỳ.

5.1.1 Lập thẻ TSCĐ, lập biên bản TSCĐ
Trường hợp 1: Mua mới TSCĐ và đưa vào trích khấu hao
Thao tác theo các bước sau:
1. Khai báo TSCĐ
-

Vào Danh mục > Tài sản cố định, thêm TSCĐ mới. Chọn tài khoản nguyên giá và tài
khoản khấu hao phù hợp từng loại tài sản (Ví dụ: TK nguyên giá 2111/ TK khấu hao
2141).

-

Chọn ngày Bắt đầu sử dụng.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 45/67

2. Lập Phiếu chi mua TSCĐ: xem hướng dẫn lập phiếu chi.
3. Khai báo Biên bản TSCĐ
-

Ở màn hình Danh mục tài sản cố định, nhấn nút Thẻ tài sản, trong màn hình Thẻ tài
sản cố định nhấn nút Thêm biên bản. Khai báo các thông tin sau:
o

Ngày biên bản: là ngày lập biên bản.

o

Áp dụng: từ kỳ biên bản (áp dụng ngay từ kỳ lập biên bản, tính tròn kỳ) và từ
ngày biên bản (áp dụng từ Ngày biên bản, tháng đầu tiên sẽ tính khấu hao từ
ngày biên bản).

o

Nghiệp vụ TSCĐ: chọn Tăng do mua sắm / Tăng do XDCB hoàn thành

o

Loại biên bản: chọn Tăng tài sản

o

Phương pháp khấu hao: có thể chọn 1 trong 4 phương pháp như: đường
thẳng, số dư giảm dần, theo sản lượng, tính hao mòn; hoặc chọn không khấu
hao.

-

Ở thẻ Chi tiết biên bản:
o

Sau khi khai báo thông tin TSCĐ, nhấn nút Lấy dữ liệu để phần mềm tự động
cập nhật nguyên giá của tài sản theo chứng từ mua TSCĐ đã lập.

o

Nhập Thời gian sử dụng hữu ích còn lại (tính theo tháng), nhấn Lưu để phần
mềm tự động tính ra số khấu hao bình quân tháng.

-

Ở thẻ Chứng từ: Phần mềm tự động lấy thông tin chứng từ mua TSCĐ đã lập trước
đó.

-

Ở lưới Bút toán phân bổ khấu hao:
o

Nhấn nút Thêm bút toán. Khai báo TK phân bổ, đối tượng phân bổ (với các TK
phân bổ không theo dõi đối tượng thì không nhập ô này).

o

Hệ số phân bổ: Phần mềm phân bổ khấu hao theo công thức: Tỷ lệ(i) = Hệ
số(i)/Tổng (hệ số) (nếu chỉ phân bổ cho 1 đối tượng thì chọn 1).

-

Sau khi đã khai báo hoàn tất, nhấn nút Áp dụng.

Trường hợp 2: Tiếp tục khấu hao TSCĐ đã mua và đưa vào trích khấu hao trước đó
Thao tác theo các bước sau:
1. Khai báo TSCĐ: tương tự như bước 1 ở trường hợp 1
2. Nhập số dư ban đầu của tài sản theo giá trị còn lại
3. Lập biên bản điều chỉnh
-

Loại biên bản: Tăng do mua sắm

-

Ở thẻ Chi tiết biên bản
o

Nguyên giá: phần mềm tự lấy giá trị từ số dư ban đầu tài sản đã nhập.

o

Thời gian sử dụng hữu ích còn lại: nhập giá trị và nhấn Lưu để phần mềm tính
ra số khấu hao bình quân mỗi tháng.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 47/67

-

Ở lưới Bút toán phân bổ khấu hao:
o

Nhấn nút Thêm bút toán. Khai báo TK phân bổ, đối tượng phân bổ (với các TK
phân bổ không theo dõi đối tượng thì không nhập ô này).

o

Hệ số phân bổ: Phần mềm phân bổ khấu hao theo công thức Tỷ lệ(i) = Hệ
số(i)/Tổng (hệ số) (nếu chỉ phân bổ cho 1 đối tượng thì chọn 1).

-

Nhấn nút Áp dụng sau khi đã hoàn tất khai báo các thông tin cho biên bản.

5.1.2 Lập bút toán Khấu hao TSCĐ
Có thể lập bút toán Khấu hao TSCĐ theo 2 cách:
-

Ở màn hình Nghiệp vụ cuối kỳ, tích chọn vào chức năng Khấu hao TSCĐ, chọn kỳ và
nhấn nút Thực hiện.

-

Hoặc vào Nghiệp vụ > Khấu hao TSCĐ. Ở màn hình này, nhấn nút Lập c/từ khấu hao.

5.1.3 Kiểm tra Khấu hao TSCĐ:
-

Kiểm tra thông tin trích khấu hao TSCĐ: vào menu Nghiệp vụ \ Khấu hao TSCĐ, hoặc
nhấn nút TSCĐ trên thanh công cụ. Nếu các dòng thông tin khấu hao hiện màu đen
là đúng, nếu có màu đỏ cần kiểm tra lại các thao tác trước đó.

-

Kiểm tra chứng từ trích khấu hao TSCĐ: vào màn hình DS Chứng từ, chọn nhóm
nghiệp vụ Bút toán tự động, chọn nghiệp vụ Trích khấu hao.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 49/67

5.2 Phân bổ CCDC/CPPB
-

Dùng để thiết lập thông tin về các khoản chi phí trả trước cần phân bổ, tiến hành phân
bổ và kiểm tra giá trị phân bổ trong từng kỳ.

-

-

Phần mềm hỗ trợ phân bổ CCDC/CPPB theo các phương pháp:
o

Phân bổ theo thời gian

o

Phân bổ theo sản lượng

Tự động phát sinh và ghi sổ các bút toán phân bổ bằng Nghiệp vụ cuối kỳ.

5.2.1 Lập thẻ Chi phí phân bổ
1. Khai báo đối tượng chi phí phân bổ
-

Vào menu Danh mục > CCDC/CPPB để thêm mới CCDC/CPPB.

-

Nhập các thông tin:

-

o

Mã đối tượng, Tên đối tượng, Bộ phận quản lý

o

Tài khoản: 142/242

o

Loại thẻ: CCDC hoặc chi phí

o

Ngày bắt đầu phân bổ

Nhấn Lưu

2. Lập chứng từ ghi nhận phát sinh CCDC/CPPB
-

Định khoản Nợ 142 nếu CCDC được mua về và đưa vào phân bổ ngay.

-

Định khoản Nợ 153 nếu CCDC được mua về nhưng chưa phân bổ.

Lưu ý
Lập Phiếu xuất kho CCDC nếu chứng từ trước đó ghi nhận mua CCDC và hạch

-

toán vào TK 153.
Trường hợp chứng từ mua CCDC hạch toán vào TK ghi nhận chi phí phân bổ

-

(TK 142, 242) thì không thực hiện bước này.

3. Lập thẻ chi phí phân bổ
-

Vào Danh mục > CPPB/CCDC, chọn đối tượng cần thực hiện, nhấn nút Thẻ CPPB.

-

Màn hình Thẻ CPPB, khai báo các thông tin sau:
o

Thông tin lập thẻ: số phát sinh (CCDC mới mua hoặc chi phí mới phát sinh),
hoặc số dư (số dư được nhập từ Số dư đầu kỳ).

o

Phương pháp phân bổ: chọn phân bổ theo thời gian hoặc theo sản lượng.

o

Bút toán phân bổ: khai báo TK phân bổ, đối tượng phân bổ và hệ số phân bổ
được tính theo tỷ lệ cho từng đối tượng.

-

Nhấn nút Lấy dữ liệu để phần mềm tự động cập nhật giá trị của CPPB/CCDC vào ô
Giá trị ban đầu và Giá trị phân bổ còn lại.

-

Nhập Thời gian sử dụng/phân bổ và Thời gian phân bổ còn lại.

-

Nhấn nút Áp dụng để hoàn tất thao tác.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 51/67

4. Thực hiện phân bổ các chi phí
-

Vào chức năng Nghiệp vụ cuối kỳ, tích chọn ô Phân bổ các chi phí chờ phân bổ và
nhấn nút Thực hiện.

-

Phần mềm sẽ tự động phát sinh chứng từ Phân bổ chi phí trả trước, ghi nhận giá trị
phân bổ trong kỳ đã chọn.

5.2.2 Lập bút toán Phân bổ chi phí trả trước
Có thể lập bút toán Phân bổ chi phí trả trước theo 2 cách:
-

Ở màn hình Nghiệp vụ cuối kỳ, tích chọn vào ô Phân bổ các chi phí chờ phân bổ,
chọn kỳ và nhấn nút Thực hiện.

-

Hoặc vào menu Nghiệp vụ > Phân bổ chi phí trả trước, ở màn hình này, nhấn chọn
Lập c/từ phân bổ.

5.2.3 Kiểm tra chi phí phân bổ
-

Kiểm tra thông tin chi phí phân bổ: vào menu Nghiệp vụ > Phân bổ chi phí trả trước
hoặc nhấn nút CCDC/ CPPB trên thanh công cụ. Nếu các dòng chi phí phân bổ hiện
màu đen là đúng, nếu có màu đỏ cần kiểm tra lại thao tác trước đó.

-

Kiểm tra chứng từ Phân bổ chi phí trả trước: vào màn hình DS Chứng từ, chọn nhóm
nghiệp vụ Bút toán tự động, chọn nghiệp vụ Phân bổ chi phí trả trước.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 53/67

5.3 Tính lại giá xuất kho
5.3.1 Kiểm tra nhập xuất tồn
-

Màn hình Tồn kho hỗ trợ người dùng dễ dàng kiểm tra quá trình nhập, xuất chi tiết
theo từng mã hàng. Khi xem, người dùng cần khai báo một số bộ lọc: thời gian, kho,
nhóm hàng, tài khoản cần xem.

-

Ngoài ra, tiện ích Kiểm tra xuất kho âm (nếu có tích chọn) hỗ trợ người dùng kiểm tra
mã hàng nào có xuất âm kho sẽ không được đánh dấu tích ở cột Đúng, Nhấn
chuột vào tiêu đề cột này và chọn Lọc dữ liệu để lọc ra được tất cả các mã hàng bị
xuất âm kho.

-

Nhấn chuột vào một mã bị xuất âm kho và xem chi tiết nhập xuất ở phần Sổ chi tiết
hàng hóa bên dưới – sẽ dễ dàng phát hiện phiếu xuất nào làm âm kho. Thông
thường âm kho là do xuất trước, nhập sau hoặc xuất quá số lượng tồn có trong kho.

-

Điều chỉnh âm kho như sau:
o

Trường hợp nhập – xuất không cùng ngày, phải đổi ngày ghi sổ của phiếu nhập
hoặc phiếu xuất – thao tác: nhấn đôi vào phiếu cần đổi ngày để sửa.

o

Trường hợp xuất trước – nhập sau trong cùng ngày, sẽ thực hiện điều chỉnh
ngay tại màn hình xem Tồn kho bằng cách dùng chuột kéo phiếu nhập lên
trước phiếu xuất (hoặc kéo phiếu xuất xuống sau phiếu nhập).

-

Sau khi đổi thứ tự nhập xuất thì các mã hàng sẽ hết báo lỗi xuất âm kho, người dùng
cần tính lại giá xuất kho để đảm bảo giá vốn và giá trị tồn kho được chính xác.

5.3.2 Tính lại giá xuất kho
-

Chức năng này nằm ở màn hình Nghiệp vụ cuối kỳ, tích chọn Tính lại giá xuất kho,
chọn Kỳ và nhấn Thực hiện.

-

Khi đó phần mềm tự động tính lại giá xuất cho tất cả chứng từ trong kỳ và cập nhật
lại giá cho các phiếu xuất trước đó theo phương pháp tính giá đã khai báo.

5.4 Khấu trừ thuế GTGT
Phần mềm hỗ trợ chức năng tự động phát sinh bút toán khấu trừ thuế hàng tháng dựa trên số
liệu kê khai thuế - Theo tờ khai thuế GTGT & Bảng phân bổ thuế GTGT, mà không phụ thuộc
vào số dư tài khoản.
Qui trình thực hiện chức năng khấu trừ thuế GTGT:
1. Khai báo tài khoản thuế được khấu trừ.
2. Thực hiện kê khai hóa đơn mua vào, hóa đơn bán ra. Đồng thời kiểm tra Lập bảng kê
hóa đơn mua vào, bán ra.
3. Thiết lập mẫu chứng từ cho nghiệp vụ Khấu trừ thuế GTGT (thuộc nhóm nghiệp vụ
bút toán tự động).
4. Lập bút toán Khấu trừ thuế GTGT ở màn hình Nghiệp vụ cuối kỳ.
5. Kiểm tra hạch toán và kê khai các hóa đơn thuế GTGT.
5.4.1 Khai báo tài khoản thuế được khấu trừ
-

Nhấn nút chức năng Thuế GTGT trên màn hình.

-

Chọn nút Tài khoản thuế được khấu trừ.

-

Nhấn phải chuột trên màn hình, chọn Thêm. Khai báo tài khoản và thứ tự khấu trừ.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 55/67

5.4.2 Kê khai hóa đơn mua vào, hóa đơn bán ra
-

Mặc định phần mềm hỗ trợ chức năng Tự động kê khai hóa đơn vào kỳ hạch toán ở
menu Thiết lập > Khai báo khác

. Các hóa đơn mua

vào sẽ được tự động đưa vào thẻ Bảng kê HĐ mua vào.
-

Nếu không muốn phần mềm tự kê khai hóa đơn mua vào vào kỳ hạch toán chứng từ
thì bỏ chọn chức năng này, khi đó toàn bộ hóa đơn được hiển thị ở thẻ HĐ mua vào
chưa kê khai, người dùng tự kê khai vào kỳ báo cáo. Các bước kê khai như sau:
1. Chọn kỳ cần kê khai.
2. Nhấn chọn các hóa đơn (có thể nhấn giữ phím Ctrl/Shift và nhấn chuột để
chọn nhiều dòng).
3. Nhấn phải chuột chọn Kê Khai. Những hóa đơn này sẽ hiển thị ở thẻ Bảng kê
HĐ mua vào tại kỳ đang thực hiện.

-

Đối với các hóa đơn bán ra, phần mềm sẽ tự động đưa vào thẻ Bảng kê HĐ bán ra.

Lưu ý:
+

Các chứng từ có hạch toán bút toán thuế nhưng không kê khai thông tin hóa
đơn sẽ hiển thị ở thẻ Chứng từ chưa có hóa đơn.

+

Những hóa đơn khi kê khai chọn phân loại hóa đơn là điều chỉnh mua vào hay
điều chỉnh bán ra sẽ hiển thị ở thẻ Bảng kê HĐ điều chỉnh.

+

Những hóa đơn mua vào không thực hiện kê khai sẽ hiển thị ở thẻ HĐ mua vào
không kê khai.

+

Trên thẻ Bảng kê HĐ mua vào, bán ra có hỗ trợ người dùng xuất dữ liệu ra phần
mềm Hỗ trợ khai thuế thông qua nút chức năng

5.4.3 Thiết lập mẫu chứng từ cho nghiệp vụ Khấu trừ thuế GTGT
Thực hiện theo các bước sau:
1. Mở chứng từ Khấu trừ thuế GTGT (thuộc nhóm nghiệp vụ Bút toán tự động)

2. Thực hiện đăng ký tài khoản TK Nợ, TK Có mặc định như hình.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 57/67

5.4.4 Lập bút toán khấu trừ thuế GTGT
-

Ở màn hình Nghiệp vụ cuối kỳ, đánh dấu chọn vào ô Khấu trừ thuế GTGT và nhấn
Thực hiện. Phần mềm sẽ tính số tiền thuế khấu trừ trong tháng và tự động lập bút
toán khấu trừ thuế.

-

Trường hợp sử dụng nhiều tài khoản thuế được khấu trừ (ví dụ: 1331, 1332), thì các
bút toán khấu trừ được lập cho từng tài khoản theo thứ tự khai báo trong danh mục
Tài khoản thuế được khấu trừ.

5.4.5 Kiểm tra hạch toán và kê khai các hóa đơn GTGT
Tại màn hình chức năng Tờ khai thuế GTGT có các tiện ích để kiểm tra lỗi hạch toán và kê
khai thuế.
-

Các bảng kê hóa đơn có chức năng kiểm tra và đánh dấu những hóa đơn có một
trong các lỗi sau:

-

o

Lỗi định khoản thuế không phù hợp với loại hóa đơn

o

Lỗi chênh lệch giữa số tiền thuế của hóa đơn và số tiền bút toán thuế

o

Lỗi khai báo thông tin hóa đơn nhưng không khai báo TK thuế

Các hóa đơn lỗi sẽ hiển thị màu đỏ trên bảng kê hóa đơn và cần được sửa lỗi trước
khi lập tờ khai thuế. Có thể nhấn đôi chuột vào dòng hóa đơn này để sửa nhanh.

-

Kiểm tra các chứng từ chưa có hóa đơn: Thẻ Chứng từ chưa có hóa đơn ở màn hình
Tờ khai thuế GTGT hiển thị các chứng từ có định khoản vào các tài khoản thuế, nhưng
thiếu thông tin về hóa đơn thuế. Các chứng từ này cần được bổ sung thông tin về
hóa đơn GTGT trước khi lập các bảng kê hóa đơn cho tờ khai thuế.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 59/67

Kiểm tra số tiền bút toán thuế và số tiền thuế của hóa đơn.

-

5.5 Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã tiêu thụ
Thực tế tại một số doanh nghiệp, chi phí phát sinh cho việc mua hàng hóa tương đối nhiều, để
theo dõi và phân bổ chi phí này, phần mềm hỗ trợ chức năng phân bổ chi phí mua hàng tiêu
thụ.
Chức năng này được thực hiện vào cuối kỳ (dùng TK 1562) xác định giá trị cần phân bổ sau khi
đã trừ đi giá vốn hàng bán.
Cần thực hiện khai báo theo các bước như sau:
1. Hiển thị chứng từ hệ thống Phân bổ chi phí thu mua hàng ra cây nghiệp vụ làm việc.
2. Thiết lập TK dùng trong phân bổ chi phí mua hàng(TK 6328, 1562)
-

Thêm TK 6328 (hoặc TK khác, nếu cần) là cấp con của TK 632. Thiết lập tài khoản:
không theo dõi đối tượng.

-

Thêm TK 1562 (nếu cần) là cấp con của TK 156. Thiết lập tài khoản: không theo dõi
đối tượng.

3. Thiết lập TK cho phiếu hệ thống – Phân bổ chi phí mua hàng
-

Đăng ký 1 tài khoản Nợ mặc định duy nhất là 6328 (hoặc TK khác cùng thuộc tính).

-

Đăng ký 1 tài khoản Có mặc định duy nhất là 1562

4. Thực hiện chức năng Phân bổ chi phí mua hàng
-

Vào màn hình Nghiệp vụ cuối kỳ, chọn chức năng Phân bổ chi phí mua hàng cho
hàng đã tiêu thụ.

5. Kiểm tra phiếu Phân bổ chi phí thu mua hàng được phát sinh.

5.6 Tính lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá

-

Hạch toán ngoại tệ là một trong những nghiệp vụ phức tạp vì cần xác định tỷ giá ghi sổ,
tính chênh lệch tỷ giá và xác định khoản chênh lệch này là Lãi hay Lỗ, điều này đòi hỏi
người làm kế toán phải có kinh nghiệm và kỹ năng kế toán nhất định.

-

Trong kỳ khi có nghiệp vụ hạch toán liên quan đến ngoại tệ, người dùng ghi nhận tỷ giá,
nguyên tệ tương ứng, khi đó phần mềm ghi nhận đó là tỷ giá phát sinh.

-

Khi xem báo cáo sổ quỹ ngoại tệ, hỗ trợ xem cột tỷ giá tồn, tỷ giá này được điền ngay
vào bút toán ngoại tệ khi bạn lập chứng từ. Như vậy chức năng tự động lấy tỷ giá ghi sổ
sẽ luôn đảm bảo cho Sổ quỹ in ra không bị âm giá trị quy đổi tại mọi thời điểm.

-

Vào cuối kỳ, kế toán cần đánh dấu chọn chức năng Tính lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá phát sinh
trong kỳ ở nghiệp vụ cuối kỳ để phần mềm tự động tính số chênh lệch và lập bút toán
chênh lệch tỷ giá.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 61/67

-

Chức năng này thực hiện kiểm tra lại các bút toán lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá do người dùng
đã lập trong các chứng từ, tính ra các sai sót do nhập sai, tính sai, hoặc do thêm/sửa/xóa
các chứng từ, và tự động lập bút toán điều chỉnh. Như vậy đảm bảo cho số Lãi/Lỗ chênh
lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ kế toán luôn đúng với số tính được chi tiết theo chuẩn mực
kế toán.

5.7 Lập tờ khai thuế TNDN
5.7.1 Tờ khai thuế TNDN tạm tính
Mục đích: Tính số thuế tạm nộp, phải nộp theo QUÝ.

Thiết lập mẫu chứng từ cho nghiệp vụ Thuế TNDN tạm tính
-

Đăng ký tài khoản Nợ mặc định là một tài khoản cấp con duy nhất của 821 cần dùng
trong trường hợp này (ví dụ: 8211).

-

Tài khoản Có mặc định là một tài khoản cấp con duy nhất của 333 cần dùng trong
trường hợp này (ví dụ: 3334).

Thực hiện chức năng Thuế TNDN tạm tính
-

Vào menu Nghiệp vụ > Lập Tờ khai thuế TNDN tạm tính.
o

Chọn quý cần thực hiện

o

Nhấn nút Lấy dữ liệu để phần mềm tính các chỉ tiêu theo công thức thiết lập.

o

Nếu cần nhập bổ sung các giá trị khác không có công thức, nhấn phải chuột
chọn Lưu, các chỉ tiêu khác sẽ tự tính lại.

-

Nhấn nút Lập c/từ thuế, chứng từ Thuế TNDN tạm tính sẽ được phát sinh.

Lưu ý: Sau khi Lập c/từ thuế, các giá trị trên màn hình này sẽ được lưu và không thay
đổi theo sự thay đổi của chứng từ. Nếu muốn thực hiện lại, cần nhấn nút Lấy dữ liệu để
chấp nhận sự thay đổi.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 63/67

Kiểm tra chứng từ Thuế TNDN tạm tính phát sinh
-

Chọn kỳ cuối của Quý đã thực hiện.
Ví dụ: nếu Quý I, xem chứng từ của kỳ tháng 3

-

Chứng từ hiển thị trong nghiệp vụ Thuế TNDN tạm tính.

5.7.2 Quyết toán thuế TNDN
Quyết toán thuế chỉ được thực hiện cho năm, thao tác như sau:

Kiểm tra tờ khai quyết toán thuế TNDN để xác định số thuế phải nộp trong năm
-

Vào menu Nghiệp vụ > Lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN.

-

Tại màn hình Tờ khai quyết toán thuế TNDN:
o

Nhấn nút Lấy dữ liệu - phần mềm tự động lấy lên chỉ tiêu A1 - Lợi nhuận
trước thuế TNDN - chỉ tiêu này phải đúng như theo như báo cáo kết quả kinh
doanh.

o

Các chỉ tiêu khác do người dùng tự nhập, tương tự như lúc lập tờ khai này
trong phần mềm HTKK, để tính được ra số thuế GTGT phải nộp – chỉ tiêu C7.

Lập chứng từ Quyết toán thuế TNDN
-

Trong màn hình Quyết toán thuế TNDN, nhấn nút Lập c/từ thuế - phần mềm sẽ tự
động so sánh chỉ tiêu C7 với tổng số thuế tạm tính trong năm (theo các Tờ khai thuế
TNDN tạm tính đã lập trong năm), tính ra số chênh lệch, theo đó tự động lập bút
toán quyết toán thuế TNDN.

-

Kiểm tra số liệu: mở Bảng CĐPS, lúc này số dư Nợ TK 821 phải bằng số thuế phải nộp
trên tờ khai quyết toán thuế vừa lập (Trường hợp kết quả kinh doanh lỗ thì số dư TK
821 = 0).

Kết chuyển chi phí thuế TNDN
-

Vào Nghiệp vụ cuối kỳ > Thực hiện các bút toán kết chuyển – để kết chuyển chi phí
thuế TNDN vào kết quả kinh doanh (N911-C821), và kết chuyển lợi nhuận sau thuế
(N911-C4212).

5.8 Thực hiện các bút toán kết chuyển, chuyển số dư sang kỳ sau
Chứng từ sau khi đã hoàn tất nhập liệu, cần thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết
quả kinh doanh trong kỳ.
1. Vào Nghiệp vụ cuối kỳ, nhấn nút Thiết lập bút toán …
2. Đánh dấu tích vào những dòng thiết lập kết chuyển cần thực hiện.
3. Màn hình Công việc kế toán cuối kỳ, đánh dấu chọn vào các ô: Thực hiện
các bút toán kết chuyển, Tính và chuyển số dư sang kỳ sau.
4. Chọn kỳ thực hiện là Kỳ/Năm, nhấn Thực hiện.

Lưu ý: Trường hợp dữ liệu nhiều, nên thực hiện lần lượt từng kỳ và kết hợp kiểm tra số liệu
trước khi thực hiện kỳ tiếp theo để đảm bảo số liệu gọn gàng từng kỳ và không mất thời
gian thực hiện lại nhiều lần khi có xảy ra sai lệch ở một kỳ nào đó.

6. XEM VÀ IN SỔ SÁCH BÁO CÁO
6.1 Giao diện làm việc với hệ thống báo cáo
-

Có thể xem tất cả các báo cáo được phần mềm 1A hỗ trợ bằng cách Nhấn nút Báo cáo
trên Toolbar Nghiệp vụ.

-

-

Màn hình làm việc Hệ thống báo cáo được chia làm 2 phần:
o

Bên trái: lưới hiển thị dữ liệu báo cáo

o

Bên phải: danh sách báo cáo của phần mềm

Khi người dùng chọn 1 báo cáo ở danh sách, chọn các tham số xem báo cáo, Nhấn Đọc
dữ liệu thì dữ liệu của báo cáo sẽ được hiển thị trên lưới.

-

Có thể tìm nhanh một báo cáo bằng cách gõ tên của báo cáo cần tìm vào ô Tìm nhanh.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 65/67

-

Người dùng có thể chỉnh lại mẫu in báo cáo, thiết lập nội dung báo cáo hoặc ẩn cột
danh sách báo cáo bằng các nút ở phía trên, bên phải của màn hình.

6.2 In sổ sách báo cáo
-

Phần mềm hỗ trợ đầy đủ các mẫu báo cáo của Bộ tài chính. Có thể xem hệ thống báo
cáo bằng cách nhấn nút Báo cáo trên thanh công cụ.

-

Tại màn hình này, các báo cáo được phân loại theo từng nhóm chính:
1. Tờ khai thuế TNDN
2. Tờ khai thuế GTGT
3. Báo cáo tài chính
4. Sổ kế toán tổng hợp
5. Sổ kế toán tiền
6. Sổ kế toán công nợ
7. Sổ TSCĐ và CCDC
8. Sổ kế toán vật tư hàng hóa
9. Sổ kế toán bán hàng
10. Báo cáo chi phí - giá thành
11. Báo cáo lãi/lỗ

-

Chi tiết cho từng báo cáo, phần mềm hỗ trợ xem theo tham số Thời gian (Ngày, tháng,
Quý, Năm) và Tài khoản cần xem.

-

Đối với các báo cáo cần hiển thị dữ liệu chi tiết như Sổ chi tiết phát sinh theo đối tượng,
cần khai báo thêm tham số: Đối tượng, Tên gọi tương ứng.

-

Nút Xem báo cáo hiển thị mẫu biểu báo cáo cần in.

1A 3.0 – Hướng dẫn sử dụng

Trang 67/67

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful