General Ledger Users Guide

Umum
1. Informasi Umum Istilah-istilah maupun fungsi yang akan digunakan seterusnya di dalam buku panduan maupun penggunaan program. Antara lain: Button: Tombol yang bisa di klik Ikon: Button yang isinya bisa berupa gambar dan teks atau hanya gambar saja Enable: apat digunakan untuk input atau klik !umunya dalam tampilan ber"arna# isable: Tidak dapat digunakan untuk input atau klik !umumnya dalam tampilan "arna abu-abu# $tatus Aktif%&on Aktif yang terdapat di dalam semua master berfungsi untuk menampilkan !Aktif# dan tidak menampilkan !&on Aktif# kode yang telah diinput ke dalam tabel pilihan 'ungsi sear(h !(ari# dapat diaktifkan dengan menekan tombol ') yang akan menampilkan tabel yang berisi pilihan-pilihan yang telah di input sebelumnya di menu master* biasanya kotak input berwarna kuning bila bisa di search CTRL+DEL bila ingin menghapus detail dari transaksi misalnya detail !urnal" penerimaan bank" dll# +. ,engenalan fungsi-fungsi ikon

-efresh: .enampilkan kembali informasi yang terakhir CTRL+R# 'ind: .enampilkan fungsi pen(arian informasi berdasarkan kriteria-kriteria yang telah dipilih CTRL+$ atau $%# /pen: .enampilkan informasi yang dipilih CTRL+& ' E(TER# &e": .enambah data CTRL+(# Edit: .elakukan edit data CTRL+E ' E(TER# elete: .enghapus data CTRL+D# 0an(el: .embatalkan proses input%edit data E)C*+E# $a1e: .enyimpan data CTRL+)# ,osting: .elakukan posting data transaksi CTRL+T# Un-,ost: .elakukan proses pembatalan posting data transaksi CTRL+U# ,rint: .en(etak transaksi yang telah di simpan CTRL++# ,eriode: Informasi periode yang berjalan

,enu ,aster
2. 3roup ,erkiraan

 4ode 3roup: 4ode untuk mengelompokkan group perkiraan 4eterangan: 4eterangan dari group perkiraan 5. $ub 3roup ,erkiraan

4ode $ub 3roup: 4ode untuk mengelompokkan sub group perkiraan 4eterangan: 4eterangan dari sub group perkiraan 4ode 3roup: Untuk mengelompokkan sub group yang bersangkutan ke dalam group perkiraan yang telah ada !Tekan ') untuk bantuan tabel 4ode 3roup#

). ,erkiraan

3roup: 4ode untuk 3roup perkiraan !') untuk tabel kode 3roup# $ub group: 4ode untuk $ub 3roup perkiraan !') untuk tabel kode $ub 3roup# 4ode ,erkiraan: 4ode untuk perkiraan 4eterangan: 4eterangan dari kode perkiraan Induk: 4ode perkiraan induk dari kode perkiraan yang bersangkutan. !') untuk tabel kode ,erkiraan# .odule: 4ode perkiraan akan ditampilkan sebagai kode default perkiraan untuk transaksi 6ournal%4as%Bank 7eader etail : .embedakan tipe kode perkiraan tersebut sebagai 7eader !induk# atau sebagai etail !salah satu bagian dari kode induk# ebit 0redit: .embedakan default jenis perkiraan tersebut apakah debit atau kredit

8. $ub ,erkiraan

4ode $ub ,erkiraan: 4ode untuk sub perkiraan !$upplier%0ustomer# 4eterangan: 4eterangan dari kode sub perkiraan

4ode Induk: 4ode induk sub perkiraan dari kode sub perkiraan !!') untuk tabel kode $ub ,erkiraan#

9. :okasi

4ode :okasi: 4ode lokasi perusahaan &ama ,erusahaan: &ama perusahaan Alamat: Alamat perusahaan 4ota: 4ota perusahaan

,enu Transaksi
;. ,enerimaan 4as

&o. <ou(her: &omor dokumen penerimaan kas !,enomoran dokumen adalah otomatis berdasarkan format yang dapat di set melalui menu Utility- efault $etting- o(ument# Tanggal: Tanggal transaksi iterima dari: Berisi informasi tentang nama indi1idu%perusahaan yang menyerahkan dana 4ode 4as: 4ode kas untuk penerimaan kas !') untuk menampilkan kode perkiraan kas tertentu yang sebelumnya telah di set di .aster ,erkiraan = .odule# 4ode $ub: 4ode sub perkiraan !') untuk menampilkan kode sub perkiraan# 4eterangan: 4eterangan umum tentang penerimaan kas 4ode ,erkiraan: 4ode perkiraan !') untuk menampilkan kode perkiraan# 6umlah: &ilai nominal penerimaan kas 4eterangan: 4eterangan yang lebih detail dari masing-masing kode perkiraan

4lik ikon ,rint untuk men(etak form ,enerimaan 4as

>. ,engeluaran 4as

&o. <ou(her: &omor dokumen pengeluaran kas !,enomoran dokumen adalah otomatis berdasarkan format yang dapat di set melalui menu Utility- efault $etting- o(ument# Tanggal: Tanggal transaksi ibayar kepada: Berisi informasi tentang nama indi1idu%perusahaan yang menerima dana 4ode 4as: 4ode kas untuk pengeluaran kas !') untuk menampilkan kode perkiraan kas tertentu yang sebelumnya telah di set di .aster ,erkiraan = .odule# 4ode $ub: 4ode sub perkiraan !') untuk menampilkan kode sub perkiraan# 4eterangan: 4eterangan umum tentang pengeluaran kas 4ode ,erkiraan: 4ode perkiraan !') untuk menampilkan kode perkiraan# 6umlah: &ilai nominal pengeluaran kas 4eterangan: 4eterangan yang lebih detail dari masing-masing kode perkiraan

4lik ikon ,rint untuk men(etak form ,engeluaran 4as

1?. ,enerimaan Bank

&o. <ou(her: &omor dokumen penerimaan bank !,enomoran dokumen adalah otomatis berdasarkan format yang dapat di set melalui menu Utility- efault $etting- o(ument# Tanggal: Tanggal transaksi iterima dari: Berisi informasi tentang nama indi1idu%perusahaan yang menyerahkan dana 4ode bank: 4ode bank untuk penerimaan bank !') untuk menampilkan kode perkiraan kas tertentu yang sebelumnya telah di set di .aster ,erkiraan = .odule# 4ode $ub: 4ode sub perkiraan !') untuk menampilkan kode sub perkiraan# 4eterangan: 4eterangan umum tentang penerimaan bank 4ode ,erkiraan: 4ode perkiraan !') untuk menampilkan kode perkiraan# $umber: $umber penerimaan berupa 0ash%Transfer%0ek%3iro. Untuk sumber (ek%giro* nomor dokumen "arkat baru dapat tampil jika sudah diinput di menu transaksi "arkat dan statusnya adalah (air !') untuk menampilkan nomor "arkat yang telah (air# 6umlah: &ilai nominal penerimaan bank 4eterangan: 4eterangan yang lebih detail dari masing-masing kode perkiraan

4lik ikon ,rint untuk men(etak form ,enerimaan Bank

11. ,engeluaran Bank

&o. <ou(her: &omor dokumen pengeluaran bank !,enomoran dokumen adalah otomatis berdasarkan format yang dapat di set melalui menu Utility- efault $etting- o(ument# Tanggal: Tanggal transaksi ibayar kepada: Berisi informasi tentang nama indi1idu%perusahaan yang menerima dana 4ode bank: 4ode bank untuk pengeluaran bank !') untuk menampilkan kode perkiraan kas tertentu yang sebelumnya telah di set di .aster ,erkiraan = .odule# 4ode $ub: 4ode sub perkiraan !') untuk menampilkan kode sub perkiraan# 4eterangan: 4eterangan umum tentang pengeluaran bank 4ode ,erkiraan: 4ode perkiraan !') untuk menampilkan kode perkiraan# $umber: $umber penerimaan berupa 0ash%Transfer%0ek%3iro. Untuk sumber (ek%giro* nomor dokumen "arkat baru dapat tampil jika sudah diinput di menu transaksi "arkat dan statusnya adalah (air !') untuk menampilkan nomor "arkat yang telah (air# 6umlah: &ilai nominal pengeluaran bank 4eterangan: 4eterangan yang lebih detail dari masing-masing kode perkiraan

4lik ikon ,rint untuk men(etak form ,engeluaran Bank

1+. @arkat !0ek dan 3iro#

&o. 3iro%0ek: &omor dokumen "arkat yang diterima dari indi1idu%perusahaan Tipe: Tipe "arkat yang diterima !0ek%3iro# Bank: &ama Bank yang menerbitkan "arkat tersebut Tgl Terbit: Tanggal "arkat dikeluarkan 6atuh Tempo: Tanggal jatuh tempo "arkat &ominal: &ominal dari "arkat Terima dari: Informasi dari indi1idu%perusahaan yang memberikan "arkat 4eterangan: 4eterangan umum dari "arkat $tatus: $tatus dari "arkat tersebut !Belum 0air%0air%Batal# Tanggal Batal%0air: Tanggal batal%(air "arkat tersebut. 6ika belum (air maka tanggal batal%(air adalah disable. Akan menjadi enable jika memilih status 0air atau Batal -eferensi: Akan menampilkan nomor dokumen dari transaksi penerimaan bank yang menerima "arkat ini. 6ika sudah dipilih di dalam transaksi penerimaan bank* maka nomor "arkat ini tidak bisa di edit%delete

>

12. 6urnal

&o. 6ournal: &omor dokumen journal !,enomoran dokumen adalah otomatis berdasarkan format yang dapat di set melalui menu Utility- efault $ettingo(ument# Tanggal: Tanggal journal 4eterangan: 4eterangan umum dari dokumen journal &o. -eferensi: &omor dokumen referensi. Atau dapat berupa nomor dokumen penerimaan % pengeluaran kas % penerimaan bank % pengeluaran bank yang telah di posting 4ode ,erkiraan: 4ode perkiraan !') untuk menampilkan kode perkiraan# 4ode $ub: 4ode sub perkiraan !') untuk menampilkan kode sub perkiraan# ebet: &ominal untuk debet 4redit: &ominal untuk kredit 4eterangan: 4eterangan yang lebih detail dari masing-masing kode perkiraan

1?

Utility
15. efault $ettings = $etting

1).

efault :okasi: efault untuk kode perusahaan efault ,enerimaan%,engeluaran 4as: efault untuk kode perkiraan kas efault ,enerimaan%,engeluaran 4as: efault untuk kode perkiraan bank efault $ub ,erkiraan: efault untuk kode sub perkiraan efault $etting = o(ument

&o. o(ument: memilih penomoran dokumen transaksi tertentu yang hendak di setting 0urrent 'ormat: 'ormat nomor dokumen yang sedang%sudah berjalan &e" 'ormat: 'ormat nomor dokumen yang baru%akan berjalan ,re1ie": .enampilkan hasil penomoran baru !klik button Apply 'ormat# 0ounter: 4husus format nomor (ounter o $tart: ,enomoran dimulai dari angka yang di input

11

 18.

igit :ength: ,anjangnya digit penomoran :eading Aero: Apakah perlu dia"ali angka ? atau tidak -eset By: ,enomoran akan reset kembali menjadi ? setelah .onth !Bulan#* Bear !Tahun#* &e1er !Tidak pernah di reset#. ianjurkan menggunakan .onth atau Tahun o Insert 0ounter: 4lik button ini untuk menampilkan format (ounter yang sudah di set ke dalam format penomoran dokumen Bear: 'ormat tahun yang bisa dimasukkan ke dalam penomoran dokumen .onth: 'ormat bulan yang bisa dimasukkan ke dalam penomoran dokumen o o o efault $etting = :aporan

:aba -ugi: efault laporan laba rugi berdasarkan format laporan yang dipilih !') untuk menampilkan format laporan :aba -ugi yang tersedia# &era(a: efault laporan nera(a berdasarkan format laporan yang dipilih !') untuk menampilkan format laporan &era(a yang tersedia#

1+

19. -eport $etup

I : 4ode :aporan es(ription: 4eterangan dari format laporan tersebut Type: Type laporan yang dihasilkan !&era(a%:aba -ugi# 7eader: 6udul laporan Tanggal a"al: 4lik ikon ini untuk menampilkan range tanggal a"al Tanggal akhir: 4lik ikon ini untuk menampilkan range tanggal akhir 4ode :okasi: 4lik ikon ini untuk menampilkan kode perusahaan &ama :okasi: 4lik ikon ini untuk menampilkan nama perusahaan $ort: 4lik ikon ini untuk melakukan proses sortir kolom Baris Baris: Urutan tampilan dari laporan 4eterangan: 7anya sebagai Informasi tentang baris laporan !tidak akan di(etak di laporan# TeCt: Teks yang akan mun(ul di dalam laporan Type: Tipe dari informasi yang akan ditampilkan o 4eterangan: .enampilkan teks o 7eader: ,engelompokkan sebagai le1el header%induk o etail: ,engelompokkan sebagai le1el detail%anak o Total: ,erhitungan total berdasarkan pengelompokkan o $ub 7eader: $ub total dari le1el header%induk o $ub etail: $ub total dari le1el detail%anak o DD 4et: .enambah spasi untuk keterangan o 4et EE: mengurangi spasi untuk keterangan o DD 6lh: .enambah spasi untuk total penjumlahan o 6lh EE: .engurangi spasi untuk total penjumlahan o 3aris 4et: .enampilkan garis untuk keterangan o 3aris 6lh: .enampilkan garis untuk total penjumlahan o Bold 4et: Tampilan tebal untuk keterangan o Bold 6lh: Tampilan tebal untuk total penjumlahan o -umus: .enampilkan hasil berdasarkan rumus yang dibuat ,erhitungan o Transaksi: Total angka berdasarkan dari transaksi saja o $aldo A"al: Total angka berdasarkan saldo a"al

12

o $aldo Akhir: Total angka berdasarkan saldo akhir ,erkiraan ari: .enampilkan range kode perkiraan !a"al# $ampai: .enampilkan range kode perkiraan !akhir# I : ,enamaan 1ariable yang dibutuhkan di dalam pembuatan rumus -umus: -umus yang dapat dibuat tersendiri berdasarkan I yang ada

1;. User .anagement

Username: &ama user ,ass"ord: ,ass"ord user es(ription: 4eterangan user Type: Tipe a((ount !User%3roup# 3roup: Termasuk ke dalam user group mana saja !klik button F untuk menambah dan button = untuk mengurangi# 0ompany $tru(ture: apat melakukan akses untuk kode lokasi mana saja !klik button F untuk menambah dan button = untuk mengurangi# Akses Tambahan: Akses tambahan yang bisa diperoleh dari menu yang tersedia

15

1>. 0hange ,ass"ord

/ld ,ass"ord: ,ass"ord lama &e" ,ass"ord: ,ass"ord baru 0onfirm ,ass"ord : 4onfirmasi pass"ord baru

+?. 0hange :okasi

.erubah kode perusahaan yang sedang aktif !default# menjadi kode perusahaan lain yang sebelumnya sudah di input di master lokasi

1)

+1. ,eriode .anagement .engatur status open atau (lose dalam periode selama 1 tahun. 6ika sudah (lose month maka semua transaksi tidak bisa diubah atau dihapus lagi. Akan bisa di akses jika dirubah menjadi status open. ianjurkan untuk tidak melakukan perubahanperubahan terhadap data yang sudah (lose month karena akan berpengaruh kepada saldo a"al maupun akhir masing-masing perkiraan.

18

++.

atabase .anagement .enu ini akan melakukan proses ba(kup database. $angatlah dianjurkan untuk melakukan proses ba(kup se(ara teratur. Umumnya dilakukan sebelum atau sesudah tutup periode dan pada pertengahan bulan. an untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. 7asil ba(kup database dapat juga di (opy ke dalam < sebagai (adangan.

19