ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

A. Sistem 1. Pengertian Sistem Secara umum sistem adalah suatu kelompok atau kumpulan dari beberapa bagian tertentu yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem adalah suatu group dari elemen-elemen baik berbentuk fisik maupun bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sistem. Menurut Gordon B. Davis (1991), Sistem secara fisik adalah kumpulan dari elemen-elemen yang beroperasi bersama-sama untuk menyelesaikan sasaran tertentu. Menurut Raymond McLeod,Jr (1997), Sistem adalah sekelompok elemenelemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Jogiyanto HM (2001), Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan , berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur bertujuan menekan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang mempunyai tujuan luas. Definisi ini dapat diterima karena kenyataan suatu sistem dapat terdiri dari subsistemsubsistem. Subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, subsistem membentuk suatu satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran dari sistem dapat tercapai.

Dari pengertian sistem diatas dapat disimpulkan bahwa sistem harus memiliki komponen : 1. Kelompok dari bagian-bagian tertentu Artinya sebuah sistem harus memiliki lebih dari satu bagian. 2. Bagian yang saling berhubungan Seluruh bagian yang terdapat pada sistem harus mempunyai hubungan secara logika dengan bagian yang lain. 3. Tujuan umum guna mencapai sasaran Sebuah sistem dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Seluruh bagian akan bekerja lebih keras dan lebih banyak untuk mencapai sasaran dari sistem dibandingkan dengan sasaran dari bagian tersebut. 2. Prinsip Dasar Sistem Sistem, berdasarkan prinsip dasarnya secara umum terbagi dalam : 1. Sistem terspesialisasi, adalah sistem yang sulit diterapkan pada lingkungan yang berbeda. 2. Sistem besar, adalah sistem yang sebagian besar sumber dayanya berfungsi melakukan perawatan harian. 3. Sistem sebagai bagian sistem lain, sistem selalu merupakan bagian dari sistem yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih kecil. 4. Sistem berkembang, walaupun tidak berlaku bagi semua sistem namun hampir semua sistem berkembang.(Pohan dan Bahri., 1997) 3. Klasifikasi Sistem Suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Sistem Abstrak ( Abstract Sistem ) Sistem yang berupa pemikiran-pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : sistem teologia yaitu sistem yang berupa pemikiran – pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.

2. Sistem Fisik ( Phisik Sistem ) Sistem yang ada secara fisik atau dapat tampak secara fisik. Contoh : sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi. 3. Sistem Terbuka ( Open Sistem ) Merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lain. 4. Sistem Tertutup ( Closed Sistem ) Merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luar. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan pihak lainnya. 4. Karakteristik Sistem 1. Bagian-bagian Sistem ( Components ) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Suatu sistem baik besar maupun kecil pasti mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. 2. Batas Sistem ( Boundary ) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment ) Lingkungan luar dari sistem adalah segala sesuatu yang berada diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat menguntungkan atau merugikan sistem. 4. Penghubung Sistem ( Interface )

Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem yang satu dengan subsistem yang lainnya sehingga sumberdaya-sumberdaya yang ada dapat mengalir sesuai dengan sistem yang berjalan. 5. Masukan Sistem (input) Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem yang dapat berupa perawatan dan masukan sinyal untuk diolah menjadi informasi. 6. Keluaran Sistem (output) Kaluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna bagi pemakainya. 7. Pengolah Sistem ( Process ) Suatu sistem dapat memiliki suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri yang menjadi pengolahnya. Pengolah akan merubah masukan (input) menjadi keluaran (output). 8. Sasaran Sistem ( Goal ) Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective) agar sistem tersebut mempunyai kegunaan. Suatu sistem dikatakan berhasil bila dapat mecapai tujuan dan sasarannya. 9. Pengendalian ( Control ) Berfungsi sebagai pengendali atau pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem. Kontrol ini dapat berupa : kontrol pemasukkan data / input, kontrol pengoperasian dan kontrol pengeluaran data / output. Bagian yang terpenting dalam sistem adalah adanya sumber daya masukan (input) yang mengalir melalui elemen proses (transformasi) untuk diolah menjadi sumber daya keluaran (output). Suatu mekanisme kontrol yang akan mengawasi jalannya sistem tersebut untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut dapat mencapai tujuannya yang dihubungkan pada arus sumberdaya dengan memakai sumber lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari keluaran (output) sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme kontrol. Mekanisme kontrol membandingkan

sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan, dan mengarahkan sinyal pada elemen masukan (input) jika sistem operasi memang harus diubah. Hubungan masukan, proses, keluaran, kontrol dan tujuan dapat digambarkan sebagai berikut : tujuan

kontrol

masukan

proses

keluaraan

Bagian-bagian dari sistem yang dapat mengendalikan operasinya sendiri B. Informasi 1. Pengertian Data Data terdiri dari fakta–fakta dan angka–angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian–kejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. 2. Pengertian Informasi Menurut Gordon B.Davis (1991), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang penting bagi penerima dan punya nilai nyata dan dapat digunakan untuk mengambil keputusan baik sekarang maupun masa yang akan datang. Menurut Raymond McLeod, Jr (1997), Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

Menurut Jogiyanto HM (2001), Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah : 1. Data yang diolah menjadi bentuk–bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya. 2. Gambaran dari suatu kejadian–kejadian (even–even) dan kesatuan nyata. 3. Dapat digunakan untuk mengambil keputusan. 3. Kualitas Informasi Agar informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat bagi pengguna informasi, maka informasi hendaknya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : 1. Benar (akurat) artinya informasi yang dihasilkan mencerminkan keadaan yang sebenarnya, bukan hasil dari manipulasi data. 2. Tepat waktu, artinya informasi dapat disajikan tepat pada waktunya yaitu pada saat informasi tersebut dibutuhkan oleh pengguna. 3. Relevan, artinya informasi tersebut tepat guna bagi yang menerima atau pemakai informasi. 4. Lengkap, artinya informasi memberikan semua kebutuhan pengguna yang perlu diketahui. 4. Nilai Informasi Informasi merupakan elemen yang penting dalam merancang suatu sistem, karena pada dasarnya informasi mewakili seluruh sumber daya fisik yang terdiri dari sumber daya masukan (input), proses (transformasi) dan sumber daya keluaran (output). Dalam keadaan dunia yang tidak menentu informasi dapat mengurangi ketidakpastian dan mengubah kemungkinan-kemungkinan hasil yang diharapkan dalam sebuah situasi keputusan. Oleh karena itu informasi sangat bernilai dalam suatu pengambilan keputusan.

Informasi berbeda dalam mutunya disebabkan oleh penyimpangan atau kesalahan. Mutu informasi itu lebih penting dari pada jumlahnya, di pihak lain penyimpangan mudah menyesuaikannya. Menjadi masalah yang lebih sulit karena untuk menyesuaikannya tidak mudah, kesalahan itu disebabkan oleh : a. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat. b. Hilang atau tidak terolahnya data. c. Pemeriksaan atau pencatan data yang salah. d. Dokumen sejarah yang salah. e. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar. f. Kesalahan dilakukan dengan sengaja. C. Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi. (Jogiyanto H.M., 2001). 2. Komponen Sistem Informasi Menurut Burch dan Gary Grusdnitski sistem informasi terdiri dari beberapa komponen yang disebut dengan blok bangunan (building block) yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali/kontrol. 1. Masukan atau Input Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Model Merupakan kombinasi dari prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan.

3. Keluaran atau Output Keluaran merupakan hasil dari suatu sistem informasi yaitu informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manejemen serta semua pemakai sistem. 4. Teknologi Teknologi merupakan “kotak alat” dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu : teknisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat beroperasi. Software merupakan program yang membuat hardware bekerja dan memerintahkannya beroperasi sesuai dengan model. Hardware terdiri dari bermacam–macam alat yang dibutuhkan dalam sistem informasi, yaitu : alat-alat input, alat proses, alat output dan simpanan luar. 5. Basis data atau Database Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Pengendali atau Control Merupakan pengendalian dari sistem informasi karena sistem informasi cenderung dapat rusak, seperti : kegagalan dari sistem, kesalahan proses.

D. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

Gordon B. Davis (1991) berpendapat bahwa sistem informasi manajemen merupakan sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen, pengambilan keputusan dalam sebuah organmisasi.Gordon menegaskan bahwa sistem informasi manajemen selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer, sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi dan kumpulan dari sistem-sistem informasi. Sedang menurut Raymond Mc. Leod, Jr. (1996), sistem Informasi Manajemen didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal perusahaan atau sub unit di bawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah astu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan manajer maupun nonmanajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk pemecahan masalah. Menurut James A. F. Stoner (1991) Sistem Informasi Manajemen mengandung elemen-elemen fisik yaitu : 1. Perangkat keras komputer (hardware) 2. Perangkat lunak komputer (software) 3. Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan) 4. Prosedur 5. Petugas pengoperasian. Menurut George M. Scott (1986), SIM adalah kumpulan dari interaksi– interaksi sistem–sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.

Menurut Barry E. Cushing ( 1974), SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber–sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Menurut Frederick H. Wu (1984), SIM adalah kumpulan–kumpulan dari sistem – sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa SIM adalah : 1. Kumpulan dari interaksi sistem–sistem informasi; 2. menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. Jadi sistem informasi manajemen adalah suatu organisasi dan disatukan bila perlu dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik data yang bersifat ekstern atau intern untuk dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. E. Sistem Informasi Berbasis Komputer ( CBIS ) Menurut Raymond McLeod, Jr (1997), Sistem Informasi berbasis komputer terdiri dari 5 subsistem yaitu : a. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Adalah CBIS yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi diluar perusahaan. SIA bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan kecuali pesaing. SIA melaksanakan 4 tugas dasar pengolahan data yaitu : pengumpulan data, manipulasi data, penyimpana data dan penyiapan dokumen.

b. Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) Yaitu suatu sistem informasi berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Contoh dari SIM antra

lain : Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manufaktur, Sistem Informasi Keuangan dan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. c. Sistem Pendukung Keputusan ( DSS ) DSS menyediakan informasi pemecahan masalah maupun kemampuan komunikasi dalam memecahkan masalah terstruktur dan semi terstruktur. Informasi yang dihasilkan adalah dal;am bentuk periodik dan khusus, dan output dari model matematika dan sistem pakar. d. Sistem Otomatisasi Kantor Otomatisasi kantor mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang–orang di dalam maupun di luar perusahaan. Informasi otomatisasi kantor tiba lebih cepat dan dalam bentuk yang lebih baik dibanding dengan media lain. e. Sistem Pakar Sistem pakar memiliki potensi untuk memperluas kemampuan pemecahan masalah manajer melebihi kemampuan normalnya. Sistem pakar menawarkan keunggulan untuk perusahaan dan manajer yang menggunakannya.

Sistem Informasi Berbasis Komputer ( CBIS )

Sistem Informasi Akuntansi

Masala h Keputusan

Sistem Informasi Manajemen Informasi Sistem Pendukung Keputusan

Pemecahan masalah

Sistem Otomatisasi Kantor

Sistem Pakar

( Model CBIS ) F. Analisa Sistem 1. Pengertian Analisa Sistem Analisa sistem adalah panguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian dan komponennya mengevaluasi dengan maksud untuk mengidentifikasikan permasalahan-permasalahan,

kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Analisa sistem mempelajari interaksi-interaksi yang sepenuhnya rumit, tidak terdefinisi dan sukar, antarmanusia, kelompok manusia, komputer dan organisasi. Analisa sistem menggabungkan laporan surxey dan kebijakan pemakai menjadi spesifikasi yang relatif terstruktur dengan menggunakan model. 2. Tahap-tahap Analisa Sistem 1. Mengidentifikasi masalah yang ada pada perusahaan (identify) a. Mengidentifikasi penyebab masalah b. Mengidentifikasi titik keputusan

c. Mengidentifikasi personil-personil kunci 2. Memahami kerja sistem yang ada (understand) a. Menentukan jenis penelitian b. Merencanakan jadwal penelitian c. Membuat penugasan penelitian d. Membuat agenda wawancara e. Mengumpulkan hasil penelitian 3. Menganalisis sistem (analize) 4. Membuat laporan hasil analisis (report) 3. Alat bantu dalam Analisa Sistem Dalam menganalisa suatu sistem dibutuhkan suatu alat bantu untuk merepresentasikan sistem yang sedang dianalisa khususnya mengenai bagian, prosedur dan proses yang ada pada sistem tersebut. Alat bantu yang digunakan adalah : a. Bagan Alir Dokumen Bagan alir (flowchart) adalah bagan yang menunjukkan alir di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir ini digunakan terutama untuk mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses manusia maupun proses komputer dan aliran data (dalam bentuk keluaran dan masukan). Ada beberapa pedoman yang perlu diperhatikan dalam membuat bagan alir, yaitu : 1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman. 2. Kegiatan di dalam flowchart harus ditunjukkan dengan jelas. 3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhir. 4. Masing-masing kegiatan flowchart harus di dalam urutan yang semestinya.

5. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di halaman yang lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung. 6. Gunakanlah simbol-simbol flowchart yang standar. b. Bagan Alir Sistem Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan oleh sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir sistem : SIMBOL DOKUMEN Untuk menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer PROSES MANUAL Digunakan untuk menunjukkan kegiatan manual KETERANGAN

SIMPANAN OFF-LINE Digunakan untuk file non komputer yang diarsip urut angka (numerical)

N

A

Digunakan untuk file non komputer yang diarsip urut huruf (alphabetical)

Digunakan untuk file non komputer yang diarsip urut D tanggal (cronological)

KARTU PLONG Digunakan untuk menunjukkan input / output yang menggunakan kartu plong (punched card) PROSES Digunakan untuk menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer PENGURUTAN OFF-LINE Digunakan untuk menunjukkan pengurutan data di luar proses computer

PITA MAGNETIK Digunakan untuk menunjukkan menggunakan pita magnetik input / ouput

HARD DISK Digunakan untuk menunjukkan input / output yang menggunakan hard disk DISKETTE Digunakan untuk menunjukkan input /output menggunakan diskette DRUM MAGNETIK Digunakan untuk menunjukkan I nput /output menggunakan drum magnetik PITA KERTAS BERLUBANG Digunakan untuk menunjukkan input / output menggunakan pita kertas berlubang KEYBOARD Digunakan DISPLAY Digunakan untuk menunjukkan output yang ditampilkan di monitor GARIS ALIR Digunakan untuk menunjukkan arus proses untuk menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard

PENJELASAN Digunakan untuk menunjukkan penjelasan dari suatu proses

PENGHUBUNG (KONEKTOR) Digunakan untuk menunjukkan hubungan dengan halaman lain Digunakan untuk menunjukkan hubungan dengan bagian lain dalam satu halaman

4. Identifikasi Variabel dan Data Penelitian Dalam penelitian digunakan suatu variabel untuk mempermudah penelitian. Secara umum variabel dapat diartikan sebagai suatu informasi tertentu yang nilainya tidak tetap. Sedangkan suatu variabel memiliki suatu nilai tertentu yang disebut dengan data. Variabel penelitian adalah segala sesuatu yang menjadi obyek penelitian yang bersifat spesifik. Jenis klasifikasi variabel dan data penelitian dapat dikelompokkan sebagai berikut : a. Menurut skala pengukurannya. 1. nominal 3. interval 4. rasio b. menurut sifat fisik 1. kualitatif 2. kuantitatif : data yang berbentuk selain angka : data yang berbentuk angka : tidak ada tingkatan / jenjang : tidak mengenal nilai mutlak 2. ordinal : terdapat tingkatan / jenjang : mengenal nilai mutlak

c. menurut cara pengukurannya 1. diskrit : data hasil pencacahan 2. kontinu : data hasil pengukuran

d. menurut cara pengumpulannya 1. primer penelitian 2. skunder : data yang diperoleh secara tidak langsung pada obyek penelitian baik melalui literatur-literatur maupun studi pustaka. e. menurut sumber data 1. intern 2. ekstern pihak lain. 5. Metode pengumpulan data Kualitas data tidak hanya ditentukan oleh reliabilitas dan validitas dari alat ukurnya saja, tetapi juga ditentukan bagaimana cara pengumpulannya. Beberapa aspek dalam proses pengumpulan data yaitu : data apa yang dikumpulkan (what) dengan apa data itu dikumpumpulkan (with) darimana data akan dikumpulkan (where) kapan data tersebut dikunpulkan (when) bagaimana cara mengumpulkan data tersebut (how) : data yang diperoleh dari dalam instansi yang didapatkan : merupakan data yang diperoleh selain dari instansi baik dengan cara wawancara dan observasi. dari dokumen-dokumen, buku-buku maupun informasi-informasi dari : data yang diperoleh secara langsung pada obyek

Sedangkan dalam mengumpulkan data terdapa beberapa cara yaitu : a. Observasi b. Interview penelitian. : : pengumpulan data melalui pengamatan dan pencatatan pengumpulan data melalui tatap muka dan tanya jawab terhadap gejala/peristiwa yang diselidiki pada obyek penelitian. langsung dengan sumber data atau pihak-pihak yang berkepentingan dalam

c. Studi pustaka digunakan d. Survei

:

untuk mencari teori/konsep/generalisasi yang dapat landasan teori/kerangka dalam penelitian dan

sebagai :

membandingkan antara teori yang ada dengan fakta yang ada di lapangan. pengumpulan data melalui permintaan keterangan / jawaban kepada sumber data dengan menggunakan daftar pertanyaan / kuesioner / angket / sebagai alatnya.

Studi Kasus
Sistem Pengajian di Toserba Rame Sekali Jl. Anusopati 20 A Singosari

A. Latar Belakang Masalah Toserba Rame Sekali merupakan toko serba ada yang terletak dijalan Anusopati 20 A Singosari yang melakukan usaha dibidang penjualan barang – barang kebutuhan hisup sehari hari dan kebutuhan yang lain. Misalnya sabun, pakain, kursi dan sebagainya. Secara kesuluruhan toserba ini sudah lebih unggul dibanding toserba lian di Singosari. Satu hal yang masih perlu untuk dibenahi dari toserba ini adalah cara pembayaran gaji kepada para karyawannya yang masih melalui cara yang manual. Sehingga seringkali terjadi kesalahan dalam jumlah uang yang diterima dan buiasanya dalam jumlah digit atau selisih perhitungan jam lembur dan perhitungan yang lainya. Oleh karena itu perlu dibuat rancangan sistem yang nantinya bisa dibuat program aplikasi pengajian di toserba ini. B. Struktur Organisasi Karena fokus yang akan dibahas adalah sistem pengajian karyawan maka struktur yang ditampilkan adalah Bagian Personalia. Staf Personalia Kasir

Pengawas Bag Produksi Karyawan Bag Produksi

Pengawas Bag Kebersihan Karyawan Bag Kebersihan

Pengawas Bag Gudang Karyawan Bag Gudang

Pengawas Bag Kantor Karyawan Bag Kantor

Gambar Struktur Organisasi Bag. Personalia

Secara garis besar, sistem pengajian pegawai yang berlaku dapat dilihat pada gambar berikut ini : Staf Personalia Pengawas Departemen

Kartu Absen
Personalia menghitung jam kerja dan potongan gaji Pengawas mengumpulk an Absensi Absensi Karyawan dgn Kartu

2 1

3

Kasir menyerahkan gaji + kuintansi pd karyawan Arsip Data Karyawan

4 Kasir Karyawan

Gambar Sistem Pengajian Karyawan pada Toserba Rame Sekali

Karyawan

P.1

P.2 Perhitungan Jam Kerja

Staff Personalia

C. Analisa Arus Informasi dalam Sistem Presensi C.1.1. Level 0

C.1. Diagram Alir Prosedur : Proses Pengajian Karyawan

File Presensi

File Karyawan

P.1 Presensi

Gambar Level 0 Proses Pengajian Karyawan C.1.2. Level 1:Proses Absensi Karyawan
Karyawan

P.1.1 Karyawan Mencatat jam masuk pd kartu absen

P.1.2 Bekerja

P.1.3 Mencatat jam selesai pd kartu absen

Gambar Level 1 Proses Absen Karyawan

C.1.3. Level 1 : Proses Perhitungan Jam Kerja Karyawan
Staf Personalia P.2.1 Kalkulasi Jam Kerja P.2.1 Kalkulasi Gaji Kasir

Pengawas

File Absensi

Gambar Level 1 : Proses Perhitungan Jam Kerja Karyawan C.1.4. Level 1 : Proses Pengajian Karyawan
P.3.1 Pembayaran Gaji

Staf Personalia

Kasir

Gambar Level 1: Proses Pengajian Karyawan D. Arus Data Setelah Komputerisasi D.1.Data Flow Diagram (DFD) : Proses Pengajian Karyawan Setelah Ada Sistem Informasi D.1.1.Level 0 : Proses Pengajian Karyawan
Karyawan Nama Tanggal Lahir Pendidikan Alamat Agama 1.0 Dep. Personalia NIK Gaji Pokok Tangal Masuk Pot_Asuransi Sistem Informasi

Gambar : Level 0 : Proses Pengajian Karyawan

D.1.2. Level 1: Proses Pengajian Karyawan
Karyawan 1.1 Dep.Personalia Dep.Personalia

Karyawan

1.1 Data Entri

Gambar Level 1: Proses Pengajian Karyawan D.1.3. Level 2 : Proses Pengajian Karyawan
Karyawan Dep.Personalia 1.1.1 Tambah Data D1 Karyawan

1.1.2 Dep.Personalia Edit Data

D1

Karyawan

1.1.3 Hapus Data

D1

Karyawan

1.1.4 Lihat Data

D1

Karyawan

Gambar Level 2 : Proses Pengajian Karyawan

D.2.Data Flow Diagram (DFD ): Proses Perhitungan Gaji Karyawan Setelah Ada Sistem Informasi
Sistem Departemen D.2.1.Level 0 : Proses Perhitungan Gaji Karyawan Informasi Entri Data Personalia Karyawan

NIK Juml.Jam.Kerja Bonus Pot Gaji

Entri Gaji

Manajer

Tot.Jam.Lembur Tot.Upah.Lembur

NIK Juml.Jam.Kerja Bonus Pot Gaji

Gambar Level 0: Proses Perhitungan Gaji Karyawan D.2.2.Level 1 : Proses Perhitungan Gaji Karyawan
Sistem Informasi 3.1 Data Entri Departemen Personalia 3.2 Slip Gaji

Sistem Informasi

3.1.1 3.3 Perhitungan Gaji Laporan

Sistem Manajer Informasi

3.2.3 Slip Gaji

D1 Karyawan D1 Karyawan Gambar Level 1 : Proses Perhitungan Gaji Karyawan Karyawan D6 Gaji D2 Absen
i

D6

Gaji

D.2.3. Level 2 : Proses Perhitungan Gaji Karyawan
3.3.2 Laporan Gaji i

Manajer

D1 Karyawan D2 Absen D3 Jabatan D4 Bagian

D5

Potongan

Gambar Level 2 Proses Perhitungan Gaji Karyawan

D.3.Data Flow Diagram (DFD ) : Proses Absensi Karyawan D.3.1.Level 0 : Proses Absensi Karyawan
Karyawan Pengawas Sistem Informasi Departemen Personalia

Absensi

Data Entry

Data Raport

NIK Tanggal Jam_Masuk Jam_Keluar

NIK Tanggal Jam_Masuk Jam_Keluar Keterangan

Manager

Gambar Level 0 : Proses Absensi Karyawan D.3.2. Level 1 : Proses Absensi Karyawan
Karyawan Pengawas 2.1 Data entry 2.2 Laporan Sistem Informasi

Data entry

Departemen Personalia 2.3 D1 Karyawan Laporan D1 Karyawan Manajer Absen D2 D2 Absen

Karyawan

Pengawas

2.1.1 Inpu Data

Sistem Informasi

2.1.2 Grafik Kehadiran

Data entry 2.1.2 Edit Data D1 D2

Departemen Personalia Karyawan Absen

D.3.3. Level 2 : Proses Absensi Karyawan
D1 D2 Karyawan Absen 2.3.2 Laporan/Periode D1 D2 Karyawan Absen

2.3.2 Laporan/Bagian Manager

Gambar Level 2 : Proses Absensi Gaji Karyawan

A. Kamus Data Pada Kamus Data ( data dictionary ) ini, semua jenis data yang terlibat dalam proses yang terjadi, didefinisikan dan dikumpulkan dalam bentuk penyajian sperti berikut : File : Karyawan.Dbf Nama Field
NIK Nama

Tipe
Character Character

Lebar
5 20

Arti
Nomor Induk Karyawan Nama Karyawan

Alamat Status Sex Tgl_Lahir Pendidikan Agama Tgl_Msk_Kerja Kode_Jbtn Kode_bgn Gol Pot_SPSI Pot_Asuransi THR Bonus

Character Character Character Date Character Character Date Character Character Character Numeric Numeric Numeric Numeric

30 11 6 8 15 8 8 4 4 4 8 8 8 8

Alamat Karyawan Status Nikah Karyawan Jenis Kelamin Karyawan Tanggal Lahir Karyawan Ijazah Terakhir Karyawan Agama Karyawan Tanggal Masuk Kerja Karyawan Kode Jabatan Kode Bagian Golongan Potongan Iuran SPSI Karyawan Potongan Asuransi Karyawan Tunjangan Hari Raya Bonus Kerja Prestasi Karyawan

Tabel Kamus Data Karyawan File : Golongan.Dbf Nama Field
Gol Gaji_Pokok Asuransi Koperasi Tunj_Lembur

Tipe
Character Numeric Numeric Numeric 4 8 8 8

Lebar

Arti
Golongan Karyawan Gaji Pokok Karyawan Asuransi Koperasi Anggota Tunjangan Lembur Karyawan

Tabel Kamus Data Golongan

File : Bagian.Dbf Nama Field
Kode_bgn Nama_bgn

Tipe
Character Character

Lebar
4 20

Arti
Kode Bagian Karyawan Nama Bagian Karyawan

Tabel Kamus Data Bagian File : Jabatan.Dbf Nama Field
Kode_jbtn Nama_jbtn Tunj_jbtn

Tipe
Character Character Numeric

Lebar
4 20 8

Arti
Kode Jabatan Karyawan Nama Jabatan Karyawan Tunj Jabatan Karyawan

Tabel Kamus Data Jabatan File : Absensi.Dbf Nama Field
NIK Tgl_msk Kehadiran

Tipe
Character Date Character

Lebar
5 8 11

Arti
Nomor Induk Karyawan Tanggal Masuk Karyawan Kehadiran Karyawan

Tabel Kamus Data Absen E. Data Contoh NIK(1) : 0001

Nama Karyawan(2) : Drs. Ken Arok, M.Kom Alamat(3) : Jalan Pemuda 12 Singosari Agama(4) : Islam Jenis Kelamin(5) : Laki – laki Status(6) : Menikah Pendidikan(7) : Master ( S2 ) Tanggal Lahir(8) : 12 Mei 1970 Tanggal Masuk Kerja(9) : 2 Mei 1998 Jabatan(10) : Pimpinan Golongan(11) : IV C Bagian(12) : Produksi Gaji pokok(13) : Rp. 1.000.000 THR(20) Potongan SPSI(14) : Rp. 5.000 Total Gaji(21) : Rp Potongan Asuransi(15) : Rp. 10.000 Iuran Koperasi(16) : Rp. 20.000 Tunjangan Jabatan(17) : Rp. 30.000 Tunjangan Lembur(18) : Rp. 10.000 Bonus Prestasi(19) : Rp. 100.000 F. Desain Output ( Laporan ) G.1.Laporan Karyawan Per Bagian Laporan Karyawan Per Bagian

: Rp.

Toserba “ Rame Sekali “
Jl. Anusopati 20 A, Singosari
NIK 1 001 …… …… Nama 2 Drs.Ken Arok,M.Kom ….. ….. Alamat 3 Jl.Pemuda 20 Singosari …… …… Jenis Kelamin 5 Laki – Laki ….. ….. Agama 4 Islam ….. ….. Jabatan 10 Pimpinan ….. …..

Gambar Laporan Karyawan Per Bagian
Kegunaan Pemakai Pengisi Sumber Data Frekuensi Rumus Penyimpanan : : : : : : : Untuk mengetahui identitas karyawan perbagian / departemen Pimpinan Perusahaan Bagian Personalia Bagian Personalia Tergantung Keinginan dan Masalah Yang Ada 1 – 5 diambil dari Karyawan.dbf, 10 diambil dari Jabatan.Dbf

G.2.Laporan Karyawan Keseluruhan

Laporan Karyawan Per Bagian

Toserba “ Rame Sekali “
Jl. Anusopati 20 A, Singosari
NIK 1 001 …… …… Nama 2 Drs.Ken Arok,M.Kom ….. ….. Alamat 3 Jl.Pemuda 20 Singosari …… …… Jenis Kelamin 5 Laki – Laki ….. ….. Agama 4 Islam ….. ….. Jabatan 10 Pimpinan ….. …..

Gambar Laporan Karyawan Keseluruhan
Kegunaan Pemakai Pengisi Sumber Data Frekuensi Rumus Penyimpanan : : : : : : : Untuk mengetahui identitas karyawan perbagian / departemen Pimpinan Perusahaan Bagian Personalia Bagian Personalia Tergantung Keinginan dan Masalah Yang Ada 1 – 5 diambil dari Karyawan.dbf, 10 diambil dari Jabatan.Dbf

G.3.Laporan Presensi Kerja Laporan Karyawan Per Bagian

Toserba “ Rame Sekali “
Jl. Anusopati 20 A, Singosari
NIK 1 001 …… …… Nama 2 Drs.Ken Arok,M.Kom ….. ….. Bagian 12 Produksi …… …… Jabatan 10 Pimpinan ….. ….. Tanggal : 20 Pebruari 2006 Jam Lembur Jam Kerja ( Jam ) ( Jam ) 2 ….. ….. 8 ….. …..

Gambar Laporan Presensi Karyawan
Kegunaan Pemakai Pengisi Sumber Data Frekuensi Rumus Penyimpanan : : : : : : : Untuk Mengetahui prestasi dan kehadiran kerja karyawan Pimpinan Perusahaan Bagian Personalia Bagian Personalia Setiap Hari Kecuali Hari Libur dan Hari Besar 1 – 2 diambil dari Karyawan.dbf, 10 diambil dari Jabatan.Dbf, 12 diambil dari Bagian.Dbf

G. Perancangan Formulir H.1.Form Data Karyawan Identitas Karyawan
: : : : : : : : : : :

Toserba “ Rame Sekali “
Jl. Anusopati 20 A, Singosari
NIK Nama Tanggal Lahir Alamat Jenis Kelamin Agama Tanggal Masuk Kerja Pendidikan Status Menikah Jabatan Bagian 001 Drs. Ken Arok,M.Kom 12 Mei 1970 Jl. Pemuda 10 Singosari Laki – Laki Islam 2 Mei 1998 Master ( S2 ) Menikah Pimpinan Produksi

Gambar Desain Form Data Karyawan
Pengisi Formulir Pemakai Periode Masukan Frekuensi Rumus Penyimpanan : : : : : : Petugas Personalia Bagian Personalia Perusahaan Saat ada pegawai baru, atau saat membetulkan data pegawai Tidak tentu, biasanya hanya diperlukan pada saat awal komputerisasi Pada File Karyawan.dbf

H.2. Form Data Absen Karyawan
Absensi Karyawan

Toserba “ Rame Sekali
Jl. Anusopati 20 Singosari Tanggal Nama Jabatan Bagian NIK 0001 : 20 Pebruari 2006 : Drs. Ken Arok, M.Kom : Pimpinan : Produksi Jam Masuk Jam Keluar 08.00 16.00

Jam Lembur (Jam) 2

Jumlah Jam Kerja(Jam) 8

Gambar Desain Form Data Absen Karyawan

Pengisi Formulir Pemakai Periode Masukan Frekuensi Rumus Penyimpanan

: : : : : :

Petugas Pengawas Bagian Personalia Perusahaan Pada akhir jam kerja pegawai dalam satu hari Setiap Hari Absensi.Dbf

H.3. Form Data Golongan Karyawan

Toserba “ Rame Sekali
Jl. Anusopati 20 Singosari

INPUT D ATA GOL ONGAN
Golongan Gaji Pokok Iuran Kopersai Tunjangan Lembur : IV C : Rp. 1.000.000 : Rp. 20.000 : Rp. 10.000

Gambar Desain Form Data Golongan Karyawan
Pengisi Formulir Pemakai Periode Masukan Frekuensi Rumus Penyimpanan : : : : : : Bagian Keuangan Bagian Keuangan Tidak Tentu, jika ada perubahan golongan dari atasan Golongan.Dbf

H.4. Form Data Jabatan Karyawan

Toserba “ Rame Sekali
Jl. Anusopati 20 Singosari

INPU T D ATA J AB ATAN
Kode Jabatan Nama Jabatan Tunjangan Jabatan : 0001 : Pimpinan : Rp. 30.000

Gambar Desain Form Data Jabatan Karyawan
Pengisi Formulir : Bagian Keuangan

Pemakai Periode Masukan Frekuensi Rumus Penyimpanan

: : : : :

Bagian Keuangan Tidak Tentu, jika ada perubahan jabatan dari atasan Jabatan.Dbf

H.5. Form Data Bagian Kerja Karyawan

Toserba “ Rame Sekali
Jl. Anusopati 20 Singosari

INPU T D ATA B AGIAN
Kode Bagian Nama Bagian : 0001 : Produksi

Gambar Desain Form Data Bagian Kerja Karyawan
Pengisi Formulir Pemakai Periode Masukan Frekuensi Rumus Penyimpanan : : : : : : Bagian Keuangan Bagian Keuangan Tidak Tentu, jika ada perubahan bagian dari atasan Bagian.Dbf

H.6. Form Data Potongan Karyawan

Toserba “ Rame Sekali
Jl. Anusopati 20 Singosari

INPUT D ATA P OTONGAN
Kode Potongan SPSI Pot. Asuransi : 0001 : Rp. 5.000 : Rp. 10.000

Gambar Desain Toserba “ Rame Sekali “ Form Data Potongan Karyawan
Jl. Anusopati 20 Singosari Pengisi Formulir : Bagian Keuangan Pemakai : Bagian Keuangan Periode Masukan LAPORAN GAJI KARYAWAN potongan dari atasan : Tidak Tentu, jika ada perubahan NIK Frekuensi : Tanggal Rumus Gaji : Golongan Penyimpanan : Potongan.Dbf Kode Jabatan Kode Bagian H.7. Form Data Pengajian Karyawan Pebruari 2006 s/d 28 Pebruari 2006 Periode 1 Gaji Pokok Rp.1.000.000 Pot. SPSI Rp. 5.000 Pot.Asuransi Rp. 10.000 Iuran Koperasi Rp. 20.000 Tunj.Jabatan Rp. 30.000 Tunj. Lembur Rp. 10.000 Bonus Prestasi Kerja Rp. 100.000 THR Rp. Total Gaji Rp. 1.105.000

Gambar Desain Form Data Pengajian Karyawan
Pengisi Formulir Pemakai Periode Masukan Frekuensi Rumus Penyimpanan : : : : : : Bagian Keuangan Bagian Keuangan Akhir Bulan Setiap Bulan Total Gaji =(Gaji Pokok+Tunj2+Bonus+THR) – (Potongan2) Diambil dari Karyawan.Dbf,Bagain.Dbf, Jabatan.Dbf, Golongan.Dbf, Absen.Dbf

H. Perancangan Layar Masukan I.1.Data Karyawan

Toserba “ Rame Sekali
Jl. Anusopati 20 Singosari DATA KARYAWAN NIK Nama Alamat Agama Jenis Kelamin Status Kode Bagian Kode Jabatan Golongan
Prev Next First

: 0001 : Drs. Ken Arok, M.Kom : Jl. Pemuda 20 Singosari : Islam : Laki – laki : Menikah : 0001 : 0001 :4C
Last Browse Search Add Delete Exit

Gambar Desain Layar Masukan Data Karyawan I.2. Absen Karyawan
Absensi Karyawan

Toserba “ Rame Sekali
Jl. Anusopati 20 Singosari Tanggal Nama Jabatan Bagian NIK 0001 : 20 Pebruari 2006 : Drs. Ken Arok, M.Kom : Pimpinan : Produksi Jam Masuk Jam Keluar 08.00 16.00

Jam Lembur (Jam) 2

Jumlah Jam Kerja(Jam) 8

Prev

Next

First

Last

Browse

Search

Add

Delete

Exit

Gambar Desain Layar Masukan Data Absen Karyawan

I.3. Data Golongan Karyawan

Toserba “ Rame Sekali
Jl. Anusopati 20 Singosari

INPUT D ATA GOL ONGAN
Golongan Gaji Pokok Iuran Kopersai Tunjangan Lembur
Prev Next First

: IV C : Rp. 1.000.000 : Rp. 20.000 : Rp. 10.000
Last Browse Search Add Delete Exit

Gambar Desain Layar Masukan Data Golongan Karyawan I.4. Data Jabatan Karyawan

Toserba “ Rame Sekali
Jl. Anusopati 20 Singosari

INPU T D ATA J AB ATAN
Kode Jabatan Nama Jabatan Tunjangan Jabatan
Prev Next First

: 0001 : Pimpinan : Rp. 30.000
Last Browse Search Add Delete Exit

Gambar Desain Layar Masukan Data Jabatan Karyawan I.5. Data Bagian Kerja Karyawan

Toserba “ Rame Sekali
Jl. Anusopati 20 Singosari

INPU T D ATA B AGIAN
Kode Bagian Nama Bagian
Prev Next First

: 0001 : Produksi
Last Browse Search Add Delete Exit

Gambar Desain Layar Masukan Data Bagian Kerja Karyawan

I.6. Data Potongan Karyawan

Toserba “ Rame Sekali
Jl. Anusopati 20 Singosari

INPUT D ATA P OTONGAN
Kode Potongan SPSI Pot. Asuransi
Prev Next

: 0001 : Rp. 5.000 : Rp. 10.000
First Last Browse Search Add Delete Exit

Gambar Desain Layar Masukan Data Potongan Karyawan

I.7. Data Pengajian Karyawan

Toserba “ Rame Sekali
Jl. Anusopati 20 Singosari

LAPORAN GAJI KARYAWAN
NIK Tanggal Gaji Golongan Kode Jabatan Kode Bagian Periode Gaji Pokok Pot. SPSI Pot.Asuransi Iuran Koperasi Tunj.Jabatan Tunj. Lembur Bonus Prestasi Kerja THR Total Gaji

Gambar Desain Form Data Pengajian Karyawan Prev Next First Last Browse Search

1 Pebruari 2006 s/d 28 Pebruari 2006 Rp.1.000.000 Rp. 5.000 Rp. 10.000 Rp. 20.000 Rp. 30.000 Rp. 10.000 Rp. 100.000 Rp. Rp. 1.105.000
Add Delete Exit

Gambar Desain Layar Masukan Pengajian Karyawan

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful