ระบบบัญชีสำำหรับเงินสด

เงินสด
เงินสดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนที่ใช้ง่ายจ่ายคล่องจึงต้องมีการควบคุมอย่างรัดกุมที่สุด ทั้ง
ในด้านเงินสดรับและเงินสดจ่าย เนื่องจากสามารถนำาไปแลกเปลี่ยนเป็นประโยชน์อย่างอื่นได้ทันที
ระบบบัญชีที่ดีควรมีวีการตรวจสอบให้พบข้อผิดพลาดได้ทันทีที่เกิดการทุจริต
เงินสดตามคำานิยามของมาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 25 หมายถึง เงินสดในมือและเงินฝากธนาคารทุก
ประเภทแต่ไม่รวมเงินฝากประเภทที่ต้องจ่ายคืนเมื่อสิ้นระยะเวลาอันกำาหนดไว้ ดังนั้นเงินสดรับอาจ
เป็นธนบัตร เหรียญกษาปณ์ เช็คที่ลูกค้านำามาชำาระด้วยตนเอง หรือพนักงานเก็บเงินไปรวบรวมมา
ธนาณัติหรือเช็คที่ส่งมาทางไปรษณีย์ เป็นต้น การรับเงินสดในรูปแบบและด้วยวิธีการที่ไม่เหมือน
กันทำาให้การออกแบบฟอร์มเอกสารเพื่อบันทึกรายการที่เกิดขึ้นและวิธีปฏิบัติในการรับเงินแตกต่าง
กัน
เงินสดจ่ายในธุรกิจขนาดใหญ่มักจะมีรายการจ่ายเงินเป็นจำานวนมาก หากไม่มีการควบคุม
ให้รัดกุมแล้วอาจก่อให้เกิดการทุจริตได้ง่าย ธุรกิจส่วนใหญ่จึงได้กำาหนดให้มีการจ่ายเงินเป็นเช็ค
เพื่อให้สามารถติดตามและตรวจสอบได้ หากเกิดปัญหาหรือข้อผิดพลาดขึ้นภายหลัง แต่เนื่องจากยัง
มีบางรายการที่กิจการอาจต้องจ่ายเป็นเงินสด เพราะเป็นรายจ่ายที่มีจำานวนน้อยทำาให้ไม่คุ้มค่าใน
การออกเช็คและไม่สะดวกในการใช้จ่ายแต่ละครั้ง
วัตถุประสงค์ของระบบบัญชีสำำหรับเงินสด
รายการที่เกี่ยวกับเงินสดแบ่งเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 3 ประเภท
1. การรับเงินสด
2. การจ่ายเงินสด
3. รายจ่ายที่จ่ายจากเงินจ่ายย่อยหรือเงินสำารองจ่าย
ในการวางระบบบัญชีสำาหรับรายการเกี่ยวกับเงินสดนั้น จะต้องพิจารณาถึง การเก็บรักษา
ตัวเงินสด แบบฟอร์มหรือเอกสารต่าง ๆ และบัญชีต่าง ๆ เมื่อมีการรับหรือจ่ายเงินสด หลักสำาคัญใน
การวางระบบบัญชีและกำาหนดวิธีการเกี่ยวกับเงินสดคือจะต้องไม่ให้บุคคลเดียวกันทำาหน้าที่ในการ
รับจ่ายเงินสดและบันทึกรายการ ทั้งนี้เพื่อให้การตรวจสอบซึ่งกันและกัน
ห้างสรรพสินค้าขนาดใหญ่ซึ่งอยู่อาคารที่มีหลายชั้น จะกำาหนดให้มีพนักงานรับเงินคนหนึ่งทำา
หน้าที่รับเงินจากพนักงานขายหลาย ๆ คนในชั้นเดียวกัน พนักงานขายแต่ละคนจะเป็นผู้ทำาใบขาย
เองและนำาใบขายนั้นพร้อมทั้งเงินไปให้พนักงานรับเงิน พนักงานรับเงินจะเป็นผู้จดบันทึกจำานวน
เงินที่ได้รับลงในเครื่องบันทึกเงินสด พร้อมทั้งพิมพ์จำานวนนั้นในใบขาย พนักงานขายจะเป็นผู้นำา

เงินทอนและใบขายซึ่งทำาหน้าที่เป็นใบเสร็จรับเงินมาให้แก่ลูกค้า จากนั้นลูกค้าจะนำาใบเสร็จรับเงิน
ไปยังแผนกบรรจุหีบห่อเพื่อแสดงหลักฐานการจ่ายเงินและขอรับสินค้า
กิจการภัตตาคารซึ่งขายอาหารและเครื่องดื่ม คล้ายกับการขายเงินสดของร้านขายปลีกทั่วไปใน
ภัตตาคารบางแห่งพนักงานบริการจะเป็นผู้เขียนใบสั่งอาหารซึ่งจะมอบให้แผนกประกอบอาหารไว้
เพื่อเป็นหลักฐานในการนำาอาหารออกไปให้แก่ลูกค้า ก่อนจะออกจากร้านจะมีพนักงานรับเงินอยู่
ประจำาซึ่งจะคิดเงินค่าอาหารทุกจานจากสำาเนาใบสั่งอาหารที่ได้รับจากพนักงานบริการ และบันทึก
ลงในเครื่องบันทึกเงินสด เมื่อลูกค้ารับประทานอาหารเสร็จแล้วพนักงานบริการจะนำาบิลจากเครื่อง
มาส่งให้ลูกค้าเพื่อชำาระเงิน และเมื่อสิ้นวันพนักงานตรวจสอบภายในจะไขกุญแจเพื่อนำาม้วน
กระดาษในเครื่องบันทึกเงินสดไปตรวจสอบกับรายงานที่พนักงานการเงินจัดทำาขึ้นพร้อมทั้งตรวจ
สอบหลักฐานใบสั่งอาหารทุก ๆ ใบ ที่แผนกประกอบอาหารส่งมา
ส่วนในกิจการประเภทซูเปอร์มาเก็ตนั้นมักจะกำาหนดให้ลูกค้าเลือกหยิบสินค้าได้เอง และ
นำาไปชำาระเงินที่พนักงานรับเงิน ซึ่งเป็นผูค้ ิดเงินโดยใช้เครื่องบันทึกเงินสด บันทึกจำานวนเงินที่ได้
รับและออกใบเสร็จเงินให้ลูกค้าแต่อย่างไรก็ตามการทุจริตอาจเกิดขึ้นได้ถ้าพนักงานรับเงินคิดค่า
สินค้าตำ่ากว่าความเป็นจริง ซึ่งอาจควบคุมภายในด้วยการตรวจนับสินค้าคงเหลือเป็นประจำาเพื่อ
คำานวณค่าขายที่ควรจะเป็นและนำามาเทียบกับเงินสดรับ ถ้าธุรกิจใหญ่ ๆ อาจใช้บาร์โค้ท เพื่อ
ควบคุมสินค้าคงเหลือ และง่ายในการตรวจเช็ค
ผังแสดงรายการเงินสดรับจากการขายปลีก จะเป็นการสรุปวิธีการที่กล่าวมาข้างต้น
วิธีปฏิบัติในกำรใช้เครื่องบันทึกเงินสดส่วนใหญ่มีวิธี ดังต่อไปนี้
1. ให้รหัสประจำาตัวพนักงาน และในการบันทึกค่าขายแต่ละครั้งนั้นจะต้องใส่รหัสลงไปด้วย
2. ออกใบเสร็จรับเงินให้แก่ลูกค้าแต่ละคน
3. ภายในเครื่องจะมีม้วนเทปกระดาษบันทึกจำานวนเงินที่ได้รับแต่ละครั้งไว้ทั้งหมด พร้อมรหัส
พนักงาน เมื่อสิ้นวันพนักงานผู้มีหน้าที่ตรวจสอบเงินสดรับจะเปิดเครื่องและนำามาตรวจสอบกับเงิน
ที่ได้รับ
เงินสดรับชำำระหนี้จำกลูกค้ำ
ในกรณีที่ขายสินค้าหรือบริการไปแล้วและเรียกเก็บเงินในภายหลัง การรับชำาระเงินอาจเป็นโดยลูก
หนี้มาชำาระด้วยตนเองหรือส่งเงินมาชำาระหนี้ทางไปรษณีย์ หรือให้พนักงานของบริษัทไปเรียกเก็บ
เงินในภายหลัง ซึ่งวิธีการแต่ละอย่างก็จะแตกต่างกันไป
1. การรับเงินสดโดยลูกหนี้มาชำาระหนี้เองมีวิธีปฏิบัติได้หลายวิธีดังต่อไปนี้
1.1 ใช้ตน้ ฉบับใบกำากับสินค้าหรือใบส่งของแทนใบเสร็จรับเงิน เมื่อมีการขายก็จะออกใบกำากับ
สินค้าไปก่อน และเก็บต้นฉบับใบกำากับสินค้าไว้เพื่อใช้แทนใบเสร็จรับเงินเมื่อได้รับชำาระเงินจาก
ลูกค้าก็จะนำาต้นฉบับใบกำากับสินค้าไปพิมพ์ในเครื่องบันทึกเงินสดเพื่อแสดงถึงจำานวนเงินที่รับ

ชำาระวันที่และผู้รับเงิน
1.2 ออกใบเสร็จรับเงิน เป็นแบบฟอร์มของกิจการ โดยเฉพาะและมีการให้เลขที่ไว้ล่วงหน้า โดยจัด
ทำาขึ้น 3 ฉบับ ดังนี้
ฉบับที่ 1 ต้นฉบับให้ลูกค้า
ฉบับที่ 2 สำาเนาส่งให้แผนกบัญชีลูกหนี้เพื่อลงบัญชีลูกหนี้ย่อย
ฉบับที่ 3 เป็นสำาเนาที่ติดอยู่กับเล่มและใช้ลงรายงานการรับเงินประจำาวัน
1.3 ในกรณีที่มีการผ่อนชำาระเป็นงวด ๆ บางกิจการอาจทำาสมุดคู่สอบให้กับลูกค้าในขณะที่มีการรับ
เงินแต่ละครั้งก็จะนำาสมุดคู่สอบนี้กับบัญชีลูกค้าไปพิมพ์ลงในเครื่องบันทึกเงินสด ซึ่งในการพิมพ์
ครั้งเดียวก็จะปรากฏจำานวนที่พิมพ์ 3 แห่ง คือ ในสมุดคู่สอบ บัญชีลูกค้าและม้วนกระดาษซึ่งอยู่ใน
เครื่องบันทึกเงินสด
กรณีลูกค้ามาชำาระเองแต่เป็นการจ่ายด้วยเช็ควิธีการปฏิบัติก็จะเหมือนกัน ซึ่งจะช่วยให้โอกาสที่
ผู้รับเงินนำาเงินไปใช้ส่วนตัวน้อยลง เพราะโดยปกติผู้สั่งจ่ายจะเขียนเช็คในนามของกิจการและควร
จะระบุให้มีการเขียนเช็คขีดคร่อมด้วย
2. การรับชำาระหนี้ที่เป็นเช็คทางไปรษณีย์ ควรจะกำาหนดให้ลูกค้าชำาระหนี้ที่เป็นเช็ค เพื่อป้องกัน
การทุจริตและผิดพลาดให้น้อยลง และควรกำาหนดให้มีบุคคลในการเปิดและคัดเลือกจดหมายให้
เป็นหน้าที่ของบุคคลสองคนเป็นอย่างน้อย โดยมีวิธีการปฏิบัติดังนี้
2.1 แผนกรับ – ส่งไปรษณีย์ จะเป็นผู้เปิดซองจดหมาย และทำารายงานการรับเงินทางไปรษณีย์ ขึน้ 2
ฉบับ แล้วนำาส่งให้หัวหน้าแผนกการเงินพร้อมทั้งเงินที่ได้รับและเซ็นชื่อรับจึงส่ง
ฉบับที่ 1 ให้หัวหน้าแผนกการเงินไว้ทำารายงานการรับเงินประจำาวัน
ฉบับที่ 2 ส่งให้ผู้ตรวจสอบภายใน
2.2 หัวหน้าแผนกการเงินจะออกใบเสร็จรับเงินขึ้น 3 ฉบับ
ฉบับที่ 1 ต้นฉบับส่งให้แผนกรับ – ส่งไปรษณีย์เพื่อส่งให้ลูกค้า
ฉบับที่ 2 สำาเนาส่งให้แผนกบัญชีลูกหนี้ ลงบัญชีลูกหนี้ย่อย
ฉบับที่ 3 สำาเนาไว้ที่แผนกติดอยู่ในเล่ม
3. การรับชำาระหนี้โดยผ่านทางพนักงานเก็บเงิน วิธีนี้กิจการจะส่งพนักงานเก็บเงินไปยังที่อยู่ของ
ลูกค้า โดยมีวิธีการปฏิบัติดังนี้
3.1 หัวหน้าแผนกการเงินจะนำาใบกำากับสินค้าฉบับที่มีลายเซ็นของลูกค้า พร้อมทั้งใบเสร็จรับเงิน
มอบให้พนักงานเก็บเงินซึ่งทำาขึ้น 3 ฉบับและให้พนักงานเก็บเงินเซ็นรับเอกสาร
3.2 เมื่อได้รับชำาระเงินจากลูกค้าพนักงานเก็บเงินจะเซ็นรับเงินและมอบใบเสร็จรับเงินต้นฉบับให้
ลูกค้า
3.3 เมื่อสิ้นวัน พนักงานเก็บเงินจะนำาเงินสดที่ได้เก็บมาส่งให้หัวหน้าแผนกการเงินพร้อมทั้งคืน
เอกสารรายที่เก็บไม่ได้ เมื่อหัวหน้าแผนกการเงินตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว จะเซ็นรับในรายการรับ

ชำาระหนี้โดยพนักงานเก็บเงินซึ่งทำาขึ้น 2 ฉบับ
ฉบับที่ 1 ส่งให้แผนกการเงิน
ฉบับที่ 2 ส่งให้ผู้ตรวจสอบภายใน
ส่วนใบเสร็จรับเงินที่เหลืออีก 2 ฉบับ มอบให้กับแผนกต่าง ๆ ดังนี้
ใบเสร็จรับเงินฉบับที่ 2 สำาเนาส่งให้แผนกบัญชีลูกหนี้ลงบัญชีลูกหนี้ย่อย
ใบเสร็จรับเงินฉบับที่ 3 สำาเนาใช้ลงรายการรับชำาระหนี้โดยพนักงานเก็บเงิน
ผังแสดงเงินสดรับจากพนักงานเก็บเงิน จะเป็นการสรุปวิธีการข้างต้น
เงินสดรับจากการกู้ยืมและการขายหุ้น
ในกิจการขนาดเล็กโดยปกติจะมีทะเบียนผู้ถือหุ้นแสดงจำานวนหุ้นที่ขายได้ เพื่อบอกให้ทราบว่าหุ้น
ที่ออกไปและมีผู้ซื้อหุ้นนั้นเป็นจำานวนเท่าใด ใบหุน้ จะมีการให้เลขหมายเรียงไว้ล่วงหน้า และให้ผู้มี
อำานาจเซ็นชื่อร่วมกันอย่างน้อยสองคน ถ้ามีการคืนใบหุ้นเก่าเนื่องจากการโอนหุ้น ต้องมีการขีดฆ่า
หรือประทับตรา “ยกเลิก” และเก็บไว้เป็นหลักฐาน และให้มีการทำาทะเบียนผู้ถือหุ้นแต่ละราย เพื่อ
รับรองว่าตนได้ซื้อหุ้นของกิจการไว้เป็นจำานวนดังกล่าวจริง ทั้งนี้เพื่อป้องกันการทุจริตเกี่ยวกับการ
ขายหุ้น
ในกิจการขนาดใหญ่อาจจ้างธนาคารหรือสถาบันการเงินเป็นนายทะเบียน โดยให้เป็นผู้ร่วมเซ็น
ใบหุ้นก่อนที่จะนำาออกจำาหน่ายด้วย ซึ่งเท่ากับเป็นการป้องกันการยักยอกเงินสดที่ได้รับจากการขาย
หุ้น เพราะทางธนาคารหรือสถาบันการเงินจะเป็นผู้รวบรวมเงินจากการขายหุ้นทั้งหมดเพื่อส่งให้
กิจการ
เงินสดที่ได้รับจากการกู้ยืมอาจได้รับจากการที่กิจการออกตั๋วสัญญาใช้เงิน การรับรองตั๋วเงินหรือ
การนำาตั๋วเงินรับไปขาดลด ซึ่งรายการเหล่านี้จะต้องมีการอนุมัติโดยคณะกรรมการหรือเจ้าหน้าที่
ระดับสูง สำาหรับเงินสดที่ได้รับเป็นหน้าที่ของแผนกการเงิน และให้แผนกบัญชีมีหน้าที่บันทึก
รายการพร้อมทั้งให้มีการตรวจสอบงานซึ่งกันและกัน
การตรวจสอบเงินสดรับ
เงินสดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนที่มีความสำาคัญมาก และก่อให้เกิดการทุจริตได้ง่าย ดังนั้นจึงควรมีวิธี
การปฏิบัติที่รัดกุมและตรวจสอบอย่างสมำ่าเสมอเพื่อจะได้ทราบตัวผู้กระทำาผิดในทันที ซึ่งมีวิธีการ
ปฏิบัติเกี่ยวกับเงินสดรับดังนี้
1. เมื่อสิ้นวันหัวหน้าพนักงานรับเงินจะต้องจัดทำารายงานการรับเงินประจำาวัน ซึ่งแสดงแหล่งที่มา
ของเงินสดรับแต่ละแหล่งตามที่กล่าวมาข้างต้น
2. เงินสดที่ได้รับมานำาฝากธนาคาร และส่งสำาเนาใบนำาฝากธนาคารให้แก่ผู้ตรวจสอบภายในกรณีที่
นำาเงินฝากธนาคารไม่ทันในวันนั้นให้เก็บรักษาไว้ที่ปลอดภัยและนำาฝากธนาคารทันทีในวันรุ่งขึ้นผู้
ตรวจสอบภายใน

3. ผูต้ รวจสอบภายในจะมีหน้าที่ตรวจสอบรายงานการรับเงินประจำาวันกับหลักฐานต่อไปนี้
1. เทปจากเครื่องบันทึกเงินสดพร้อมกลับรายงานเงินสดรับค่าขายสด ซึ่งจะแสดงจำานวนค่าขาย
เงินสดทั้งหมด และรายงานขายซึ่งได้รับจากพนักงานขายโดยตรง
2. รายงานการรับชำาระหนี้จากแผนกรับ – ส่งไปรษณีย์
3. รายงานการรับชำาระหนี้โดยลูกหนี้นำามาชำาระเอง
4. รายงานการรับชำาระหนี้โดยพนักงานเก็บเงิน
การตรวจสอบข้างต้นจะเปรียบเทียบกับสำาเนาใบนำาฝากเพื่อให้แน่ใจว่าเงินสดที่ได้รับทั้งหมดใน
แต่ละวันเป็นจำานวนที่ถูกต้องและได้นำาไปฝากธนาคารครบถ้วนแล้ว
หลักสำาคัญในการตรวจสอบเงินสดรับ คือ ดูว่าใบเสร็จรับเงินทุกฉบับที่ใช้ไปแล้วนั้นได้ใช้ไปโดย
เรียงตามลำาดับเลขที่และนำากลับมาลงบัญชีครบถ้วนโดยไม่มีฉบับใดขาดหายไป ถ้ามีฉบับใดขาด
หายไปจะดูได้จากสมุดหรือทะเบียนคุมใบเสร็จรับเงินซึ่งจะบอกให้ทราบว่ าพนักงานรับเงินคนใด
เป็นผู้เบิกใบเสร็จรับเงินเล่มใดเลขที่เท่าใดไปใช้
การบันทึกรายการเงินสดรับ
การบันทึกรายการเงินสดรับมีวิธีปฏิบัติอยู่หลายวิธีด้วยกัน ดังต่อไปนี้
1. วิธีที่เคยปฏิบัติมาแต่เดิม คือใช้การเขียนจะบันทึกในสมุดรายวันเงินสดรับและผ่านไปแยก
ประเภท การลงรายการในสมุดเงินสดรับอาจใช้รายละเอียดจากใบเสร็จรับเงินแต่ละใบก็ได้แต่ถ้าใน
วันหนึ่งมีการรับเงินหลายรายการควรสรุปยอดใบเสร็จรับเงินทั้งหมดลงในรายการรับเงินประจำาวัน
และใช้ยอดรวมจากรายงานนี้ไปลงในสมุดเงินสดรับ
2. ใช้เครื่องจักรลงบัญชีวิธีนี้การลงบัญชีครั้งเดียวสามารถบันทึกบัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ย่อยและ
รายงานที่ส่งให้ลูกหนี้จะทำาได้พร้อมกันในการลงรายการแต่ละครั้ง
3. ใช้สำาเนาใบกำากับสินค้าแทนบัญชีลูกหนี้ย่อยแต่ละราย เมื่อมีการชำาระหนี้ทั้งหมดก็จะนำาใบกำากับ
สินค้านั้นออกจากแฟ้มลูกหนี้ไปเก็บไว้ในแฟ้มใบกำากับสินค้าที่ชำาระเงินแล้ว
ผังแสดงการควบคุมเงินสดรับเมื่อสิ้นวัน จะเป็นการสรุปวิธีการควบคุมเงินสดรับ
การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดรับ
หลักสำาคัญในการควบคุมภายในเงินสดรับ สรุปได้ดังนี้
1. ควรใช้เครื่องบันทึกเงินสดและกำาหนดให้ผู้มีหน้าที่ถือกุญแจโดยเฉพาะ และเปิดเครื่องเพื่อนำา
เทปภายในเครื่องไปตรวจสอบเมื่อสิ้นวันแต่ละวัน
2. ควรมีการออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่ได้รับเงิน
3. เงินที่ได้รับในแต่ละวันนำาฝากธนาคารทันทีและนำาสำาเนาใบสำาเนาฝากแนบไว้กับรายงากรรับเงิน
ประจำาวัน ในกรณีที่ได้รับเช็คที่มิได้ขีดคร่อมจะต้องทำาการขีดคร่อมเช็คนั้นทันที

4. หัวหน้าแผนกการเงินต้องทำารายงานการรับเงินประจำาวัน จากแหล่งต่าง ๆ ส่งให้ผู้ตรวจสอบ
ภายในหรือสมุห์บัญชีพร้อมกับสำาเนาใบนำาฝากธนาคาร
5. ในกรณีที่ส่งพนักงานไปเก็บเงินยังที่อยู่ของลูกหนี้ ควรมีควบคุมเอกสารที่ใช้ในการเรียกเก็บเงิน
ทั้งใบรับเงินและใบส่งของที่ลูกค้าเซ็นรับแล้ว ซึ่งหากไม่ได้รับชำาระในวันนั้นจะต้องเรียกเก็บ
เอกสารกลับคืนจากพนักงานเก็บเงิน
6. ในกรณีได้รับชำาระหนี้เป็นเช็คลงวันที่ล่วงหน้าควรจัดทำาทะเบียนเช็คลงวันที่ล่วงหน้าซึ่งควรจะ
เป็นคนละคนกันกับบุคคลที่ถือเช็ค และหากมีการนำาเช็คฝากเข้าธนาคารจะต้องมีการลงนามใน
ทะเบียนเช็คก่อน
7. ใบเสร็จรับเงินควรมีเลขที่เรียงลำาดับไว้ล่วงหน้าทุกฉบับ จัดเก็บในที่ปลอดภัย และทำาทะเบียนคุม
เพื่อให้ทราบจำานวนคนเหลือ และการเบิกใช้แต่ละครั้งให้มีการลงนามไว้เป็นหลักฐาน
ใบเสร็จรับเงินที่ใช้แล้วทุกฉบับจะต้องตรวจสอบให้มีการลงบัญชีครบถ้วน และฉบับใดที่มีการ
ยกเลิกต้องมีสำาเนาครบทุกฉบับพร้อมต้นฉบับ
นอกจากที่กล่าวมาแล้วข้างต้น แหล่งที่มาของเงินสดอาจเกี่ยวข้องกับสินทรัพย์อื่น ๆ เช่น ลูกหนี้
สินค้าคงเหลือ และสินทรัพย์ถาวร ซึ่งพอจะสรุปการควบคุมภายในได้ดังนี้
1. การให้ส่วนลดและการจำาหน่ายหนี้สูญจากบัญชี จะต้องให้มีการอนุมัติรายการก่อนเพื่อป้องกัน
การนำาเงินสดที่เก็บได้จากลูกหนี้ไปใช้ส่วนตัว
2. ควรมีการยืนยันยอดลูกหนี้อย่างน้อยเดือนละครั้ง เพื่อป้องกันการทุจริตที่เรียกว่า Lapping คือ
การยักยอกเงินที่ได้รับชำาระแล้วไปใช้ก่อน และลงบัญชีลูกหนี้คลาดเคลื่อนอยู่ตลอดเวลา
3. มีระบบการควบคุมสินค้าคงเหลือที่รัดกุมเพื่อป้องกันการนำาสินค้าไปขาย โดยมีบัญชีคุมสินค้า
และตรวจนับสมำ่าเสมอ ถ้าเป็นการขายปลีกควรจะมีรายงานของพนักงานขายซึ่งตรวจสอบได้ว่า
สินค้าที่ขายไปได้ออกบิลขายและรับเงินถูกต้อง
4. มีระบบการควบคุมสินทรัพย์ถาวร หากสินทรัพย์ใดเลิกใช้งานแล้วและจะขายต้องปฏิบัติตามวิธี
การที่กำาหนดไว้ เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นราคาขายที่เหมาะสมและได้รับเงินครบถ้วน
5. ผูต้ รวจสอบภายในหรือสมุห์บัญชีควรมีการตรวจสอบเงินสดรับจากแหล่งที่มาอื่น ๆ เช่น
ดอกเบี้ย เงินลงทุน และเงินให้กู้ยืม เพื่อให้แน่ใจว่าจำานวนเงินที่ได้รับนั้นถูกต้อง
เงินสดจ่าย
การจ่ายเงินสดสามารถปฏิบัติได้ 2 วิธี คือ การจ่ายด้วยเช็ค และการจ่ายด้วยเงินสดย่อย ซึ่งแต่ละวิธีมี
แนวทางการปฏิบัติดังนี้
วิธีจ่ายด้วยเช็ค
ธุรกิจที่มีการควบคุมภายในที่ดีควรจะใช้ระบบใบสำาคัญสั่งจ่าย เพื่อควบคุมรายการจ่ายเงินโดย
กำาหนดให้มีการจ่ายด้วยเช็ค นอกจากการจ่ายเงินจำานวนเล็กน้อยให้จ่ายด้วยเงินสดย่อย ซึ่งมีแผนก

ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเงินสดจ่ายดังนี้
แผนกบัญชีเจ้าหนี้
* ตรวจสอบเอกสาประกอบการจ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายแต่ละรายการ เช่นใบกำากับสินค้า
หรือบิลเก็บเงินจากผู้ขายตรวจสอบกับใบสั่งซื้อ ใบรับของเพื่อพิจารณาปริมาณสินค้า ราคา รวมทั้ง
เงื่อนไขการชำาระเงินถ้าเป็นการจ่ายเงินเดือนค่าแรงตรวจสอบสอบกับสมุดเงินเดือนและค่าแรง
เป็นต้น เมื่อเห็นว่าถูกต้องตรงกันจัดทำาใบสำาคัญจ่ายขึ้น 3 ฉบับ
ฉบับที่ 1 ให้แผนกการเงินเพื่อทำาเช็คจ่าย
ฉบับที่ 2 ให้แผนกบัญชีเพื่อลงบัญชีย่อยค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
ฉบับที่ 3 เก็บไว้ที่แผนก บันทึกในทะเบียนใบสำาคัญจ่ายและเก็บเข้าแฟ้มเรียงตามเลขที่
* เมื่อมีการจ่ายเงิน ให้เขียนเลขที่เช็ค และวันที่ในเช็คลงในทะเบียนใบสำาคัญจ่าย
แผนกการเงิน
• เขียนเช็คสั่งจ่ายสำาหรับใบสำาคัญจ่ายที่ได้รับอนุมัติให้การจ่ายเงินแล้ว โดยลงวันที่ เลขที่เช็ค และ
จำานวนเงิน
• ลงรายการเช็คเหล่านั้นในทะเบียนเช็คหรือสมุดเงินสดจ่าย สิ้นเดือนรวมยอดลงบัญชีแยกประเภท
ทั่วไป
• ส่งเช็คไปให้ผู้มีอำานาจเซ็นสั่งจ่ายพร้อมทั้งใบสำาคัญจ่าย
• เมื่อถึงกำาหนดจ่ายและได้จ่ายเงินแล้วประทับตรา “จ่ายเงินแล้ว” ลงในใบสำาคัญจ่ายและเอกสาร
ประกอบการจ่ายทุกฉบับ
เงินสดย่อย
รายจ่ายทุกรายการต้องจ่ายเป็นเช็ค นอกจากจะมีการจ่ายค่าใช้จ่าย เล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จา่ ยเป็นเงินสด
เรียกว่า เงินสดย่อย การเก็บหลักฐาน คือ ใบเสร็จรับเงินไว้กับใบสำาคัญเงินสดย่อยนั้นด้วยเมื่อมีการ
เบิกชดเชย เงินสดย่อยแต่ละครั้งจะต้องทำาใบสรุปยอดรายจ่าย (12-10) การเบิกเงินทดแทนเงินสด
ย่อยแต่ละครั้งจะทำาให้เงินในมือผู้รักษาเงินสดย่อยเท่ากับที่กำาหนดไว้เสมอ
การควบคุมภายในเงินสดจ่าย
1. เอกสารต่าง ๆ ทีน่ ำามาใช้ประกอบการจ่ายเงินจะต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าแผนกของแต่ละ
แผนกที่เกิดรายจ่ายเสียก่อน
2. แผนกบัญชีเจ้าหนี้จะต้องตรวจสอบเอกสารต่าง ๆ ให้ถูกต้องและครบถ้วนก่อนทำาใบสำาคัญจ่าย
3. ผูอ้ นุมัติการจ่ายเงินครั้งสุดสำาหรับใบสำาคัญสั่งจ่าย ควรเป็นเจ้าหน้าที่ชั้นผู้ใหญ่
4. ใบสำาคัญสั่งจ่ายที่จ่ายเงินแล้ว ควรเก็บเข้าแฟ้มไว้และประทับตรา “จ่ายเงินแล้ว” ลงบนใบสำาคัญ
จ่ายและเอกสารประกอบทุกใบ

5. ควรแยกหน้าที่ในการทำาใบสำาคัญสั่งจ่าย การเขียนเช็คและการเซ็นสั่งจ่ายเช็คออกจากกันและผู้
เซ็นเช็คควรลงนามร่วมกันสองคน
6. เช็คที่มีผู้มีอำานาจเซ็นสั่งจ่ายแล้วควรมีการควบคุมไว้เป็นอย่างดี
7. เช็คและใบสำาคัญสั่งจ่ายทุกใบควรพิมพ์เลขที่ล่วงหน้าสำาหรับเช็คที่เสีย ประทับตรา “ยกเลิก”
และเก็บไว้ในเล่มเพื่อตรวจสอบ
8. ไม่ควรจ่ายเช็คเงินสดหรือผู้ถือ และควรขีดคร่อมเช็คทุกรายการ
9. ถ้าจำาเป็นต้องจ่ายเช็คลงวันที่ล่วงหน้า จะต้องทำาทะเบียนคุมเพื่อตรวจเช็ควันถึงกำาหนดจ่ายและ
ระมัดระวังยอดเงินธนาคารให้มีพอจ่ายได้
10. มีการทำางบกระทบยอดเงินสดรับและจ่ายที่ลงบัญชีไว้กับรายงานของธนาคาร
11. ให้มีการหมุนเวียนสับเปลี่ยนหน้าที่บ้าง และกำาหนดอำานาจหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจน
12. ควรมีการประกันความซื่อสัตย์ของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับเงินสดในจำานวนที่คุ้มกับเงินที่อยู่ใน
ความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคน
การบันทึกรายการเงินสดจ่าย
1. วิธีที่ใช้ปฏิบัติงานแต่เดิม คือ เขียนด้วยมือ ตามวีนี้ลงรายการในสมุดเงินสดจ่าย
2. ใช้สมุดเงินสดจ่ายที่เรียกว่า ทะเบียนเช็ค ใช้เมื่อมีการจ่ายเงินทุกรายการด้วยเช็ค
3. วิธีลงบัญชีด้วยเครื่องจักร วิธีนี้สามารถลงทะเบียนเช็คและบัญชีเจ้าหนี้ย่อมได้พร้อมกัน
4. ใช้ใบสำาคัญสั่งจ่ายแทนบัญชีเจ้าหนี้
5. วิธีลงบัญชีเกี่ยวกับเงินสดย่อย
รายงานที่ฝ่ายจัดการต้องใช้ในการควบคุมเงินสด
1. รายงานยอดเงินสดคงเหลือประจำาวัน เพื่อที่หัวหน้าแผนกการเงินใช้พิจารณาถึงฐานะการเงิน
แต่ละวัน
2. งบประมาณเงินสดสำาหรับระยะเวลาสั้น ๆ จากรายงานนี้ฝ่ายจัดการจะได้ประเมินจำานวนเงินสดมี
เพียงพอหรือไม่ เพื่อได้พิจารณาแหล่งเงินทุกมาสำารองในยามฉุกเฉิน
สินทรัพย์ถาวร
สินทรัพย์ถาวร หมายถึง สินทรัพย์ที่กิจการมีไว้เพื่อใช้งานมิได้มีไว้เพื่อขายหรือเปลี่ยนแปลงเป็น
สินค้าที่จะขาย และเป็นสินทรัพย์ที่มีอายุการใช้งานเกินกว่า 1 ปี ได้แก่ ที่ดนิ อาคาร เครื่องจักร
เครื่องมือ เครื่องตกแต่งสำานักงาน อุปกรณ์สำานักงาน สุกรพ่อพันธุ์แม่พันธุ์ ในกิจการเลี้ยงสุกรเพาะ
พันธ์ขายลูกสุกร ฯลฯ
อัตราส่วนของสินทรัพย์ถาวรเมื่อเทียบกับสินทรัพย์อื่น ๆ อาจแตกต่างกันตามลักษณะของกิจการ

เช่น ในกิจการที่ทำาอุตสาหกรรมการผลิต อาจมีอัตราส่วนของสินทรัพย์ถาวรมากกว่ากิจการที่ทำา
กิจการซื้อสินค้ามาเพื่อขายไป
กระบวนการควบคุมสินทรัพย์ถาวร
การควบคุมสินทรัพย์ถาวรแบ่งออกได้เป็น 3 ระยะ ดังต่อไปนี้
ระยะแรก เริ่มตั้งแต่การจัดหาสินทรัพย์ใช้ในการดำาเนินงาน ซึ่งจะต้องมีการทำางบประมาณ
สินทรัพย์ถาวร และมีการจัดซื้อที่มีการควบคุมภายในที่ดี
ระยะที่สอง เริ่มตั้งแต่เมื่อได้สินทรัพย์มาไว้ในครอบครองแล้ว ซึ่งจะต้องมีการจัดหมวดหมู่ให้รหัส
ทำาบัญชีคุมสินทรัพย์ ทำาการประกันภัย กำาหนดวิธีการคิดค่าเสื่อมราคาและควบคุมค่าใช้จ่ายต่าง ๆ
เกี่ยวกับสินทรัพย์ถาวรและตรวจนับสินทรัพย์ถาวรเมื่อสิ้นงวด
ระยะที่สาม คือ เวลาทีเ่ ลิกใช้สินค้าทรัพย์นั้น ซึ่งจะต้องมีการขออนุมัติจำาหน่ายและกำาหนดวิธีการ
จำาหน่าย
การได้มาซื้อสินทรัพย์ถาวรมีวัตถุประสงค์เช่นเดียวกับระบบบัญชีสำาหรับการจัดซื้อ แต่เนื่องจาก
สินค้ามีราคาสูงกว่าสินค้าที่ซื้อมาขายตามปกติ จึงต้องใช้วธิ ีที่รัดกุมยิ่งขึ้น ดังนัน้ การขออนุมัติการ
จัดซื้อในสินทรัพย์ถาวรที่มีมูลค่าสูง จึงมักจะมีคณะกรรมการที่ประกอบด้วยผู้บริหารระดับต่าง ๆ
ในการพิจารณาอนุมัติการจัดซื้อสินทรัพย์ถาวรนั้น ๆ
วัตถุประสงค์ในการวางระบบบัญชีสำาหรับสินทรัพย์ถาวร
1. การจัดซื้อสินค้าทรัพย์ถาวรได้มีการอนุมัติอย่างถูกต้อง และวิธีการจัดซื้อเป็นไปตามกฎระเบียบที่
กำาหนดไว้
2. การบันทึกรายการสินทรัพย์ถาวรเป็นไปอย่างถูกต้องครบถ้วน ในราคาต้นทุนและมีการบันทึก
การคำานวณค่าเสื่อมราคาอย่างเหมาะสม
3. มีการควบคุมสินทรัพย์ให้ปลอดภัยจากการทุจริตและความเสียหายทั้งปวง ทั้งในขณะที่ใช้งาน
และเมื่อเลิกใช้
วิธีการปฏิบัติในระบบบัญชีสำาหรับสินทรัพย์ถาวร
การควบคุมสินทรัพย์ถาวรซึ่งได้แบ่งเป็น 3 ระยะข้างต้น มีวิธีการปฏิบัติในแต่ละระยะ ดังนี้
การทำางบประมาณสินทรัพย์ถาวรและการอนุมัติการเสนอซื้อ
การทำางบประมาณเป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งทางการบริหารที่ใช้ในการวางแผนการดำาเนินงานล่วง
หน้า และควบคุมรายงจ่ายของกิจการ ดังนั้นการจัดทำางบประมาณสินทรัพย์ถาวร แผนกต่าง ๆ จะ
เป็นผู้จัดทำาเพื่อแสดงความต้องการในการจัดซื้อสินทรัพย์มาใช้งานเพิ่มเติมหรือทดแทนของเดิม
นอกจากนี้การทำางบประมาณสินทรัพย์ถาวรยังช่วยในการติดตามและเปรียบเทียบเพื่อให้เห็นว่าราย
จ่ายที่เกิดขึ้นจริงในการจัดซื้อสินทรัพย์นั้นอยู่ในวงเงินงบประมาณที่ได้กำาหนดไว้สำาหรับแต่ละ
แผนกหรือไม่ ซึ่งการจัดซื้อสินทรัพย์ถาวรชนิดใดต้องพิจารณาถึงความต้องการใช้และผลตอบแทน

ที่จะได้รับจากการลงทุนในสินทรัพย์นั้น รวมถึงแหล่งเงินทุนที่มีอยู่ในปีงบประมาณแต่ละปีมีเพียง
พอหรือไม่
ในการจัดซื้อสินทรัพย์ถาวร ควรกำาหนดอำานาจในการอนุมัติการเสนอซื้อของผู้บริหารในแต่ละ
ระดับให้ชัดเจน เช่น
หัวหน้าแผนกมีอำานาจอนุมัติในจำานวนเงินตั้งแต่ 0 – 5,000 บาท
ผู้จัดการฝ่ายมีอำานาจอนุมัติในจำานวนเงินตั้งแต่ 5,001 – 20,000 บาท
กรรมการผู้จัดการมีอำานาจอนุมัติในจำานวนเงินตั้งแต่ 20,001 - 100,000 บาท
คณะกรรมการบริษัทมีอำานาจอนุมัติในจำานวนเงินมากกว่า 100,000 บาทขึ้นไป
การกำาหนดอำานาจอนุมัติเช่นนี้นอกจากจะเป็นระบบการควบคุมภายในที่ดีแล้ว ยังเป็นการลดภาระ
งานของผู้บริหารระดับสูงที่ไม่ต้องพิจารณาอนุมัติรายการเสนอซื้อที่มีรายการไม่สูงมากนัก และ
ทำาให้การปฏิบัติงานในการเสนอซื้อเป็นไปด้วยความรวดเร็วยิ่งขึ้น
การจัดซื้อและการคำานวณราคาต้นทุน
- จัดซื้อสินทรัพย์ถาวรภายในวงเงินที่ได้ตั้งงบประมาณไว้
- มีการกำาหนดนโยบายไว้ล่วงหน้าพร้อมวิธีการปฏิบัติไว้ในคู่มือการปฏิบัติงาน
- กำาหนดรูปแบบวิธีการจัดซื้อที่เหมาะสม เช่น ให้มีการสอบราคา ถ้าสินทรัพย์มีราคาสูงมากอาจใช้
วิธีการยื่นซองประมูล ซึ่งการคัดเลือกผู้ขายไม่จำาเป็นต้องเสนอราคาตำ่าสุด แต่ควรพิจารณาถึงความ
สามารถของผู้ขายในการดำาเนินงานต่อไปในอนาคตเพราะถ้าผู้ขายไม่ปฏิบัติตามสัญญาแล้ว กิจการ
อาจจะได้รับความเสียหาย
- กำาหนดหลักเกณฑ์ในการแบ่งแยกรายจ่ายฝ่ายทุนหรือค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน
โดยปกติรายจ่ายที่ทำาให้ประสิทธิภาพในการใช้งานสินทรัพย์เพิ่มขึ้นถือเป็นรายจ่ายเพื่อการลงทุน
จะเป็นต้นทุนสินทรัพย์นั้น กิจการบางแห่งอาจกำาหนดจำานวนเงินขั้นตำ่าที่จ่ายไปให้ถือเป็นรายจ่า
เพื่อการลงทุน ซึ่งหากจำานวนเงินที่จ่ายไปตำ่ากว่าที่กำาหนดไว้ถือเป็นค่าใช้จ่ายประจำา
ส่วนลดรับที่ได้รับจากการซื้อสินทรัพย์นั้นให้นำามาหักออกจากต้นทุนสินทรัพย์ หรืออาจรับรู้เป็น
รายได้อื่น ๆ เนื่องจากส่วนลดที่ได้รับมีจำานวนที่ไม่มีสาระสำาคัญ
ในกรณีสินทรัพย์ที่กิจการเป็นผู้สร้างขึ้นเอง การคำานวณต้องทุนของสินทรัพย์ได้มาจากจำานวน
วัตถุดิบ ค่าแรง และค่าใช้จ่ายโรงงานที่เกิดขึ้นซึ่งควรเป็นจำานวนที่ไม่แตกต่างจากที่ซื้อจากบุคคล
ภายนอกและแผนกผลิตส่งรายละเอียดต้นทุนให้แผนกบัญชีเพื่อบันทึกรายงการในบัญชีย่อย
สินทรัพย์และบัญชีคุมยอดสินทรัพย์รวมทั้งแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง
การจัดหมวดหมู่และรหัสของสินทรัพย์
เมื่อได้สินทรัพย์มาจะต้องมีการให้หมวดหมู่และรหัสของสินทรัพย์ เพื่อให้ง่ายในการติดตามและ

ตรวจเช็ค จึงเป็นวิธีการควบคุมลำาดับแรกที่กิจการจะต้องมีการจัดทำาเมื่อได้สินทรัพย์นั้นมา ดัง
ตัวอย่างต่อไปนี้
ที่ดิน รหัส 121
ที่ดินที่ใช้เป็นสถานที่ก่อสร้างโรงงาน รหัส 121.1
ที่ดินที่ใช้เป็นสถานที่ก่อสร้างสำานักงาน รหัส 121.2
ที่ดินที่ใช้เป็นสถานที่ก่อสร้างบ้านพักพนักงาน รหัส 121.3
อาคาร รหัส 122
อาคารโรงงาน รหัส 122.1
อาคารสำานักงาน รหัส 122.2
อาคารบ้านพักพนักงาน รหัส 122.3
อุปกรณ์ รหัส 123
เครื่องจักสายการผลิตที่ 1 รหัส 123.1
เครื่องจักรสายการผลิตที่ 2 รหัส 123.2
เครื่องตกแต่งสำานักงาน รหัส 123.3
โต๊ะ – เก้าอี้ในสำานักงาน รหัส 123.4
สำาหรับสินทรัพย์ที่มีปริมาณมากในแต่ละประเภท เช่น อุปกรณ์สำานักงาน อาจมีสินทรัพย์หลาย
รายการ เป็นต้นว่า เครื่องคำานวณเลข โต๊ะ เก้าอี้ คอมพิวเตอร์ ควรจะมีการให้รหัสสินค้าทรัพย์แต่ละ
ชิ้นเพื่อสามารถระบุได้ว่าเป็นสินทรัพย์ชิ้นใด การให้รหัสขึ้นอยู่กับจำานวนสินทรัพย์ถ้าสินทรัพย์มี
จำานวนมากและคาดว่าจะมีการขยายกิจการในอนาคต การให้รหัสอาจใช้วิธีการกำาหนดตัวเลขหลาย
ๆ หลักโดยให้แต่ละหลักบอกหมวดหมู่ใหญ่ และย่อยลงไปตามลำาดับ และติดป้ายสินทรัพย์ทุกชิ้น
ไว้เพื่อสะดวกในการค้นหา และการตรวจนับสินทรัพย์ จะทำาให้ทราบได้ว่าสินทรัพย์ที่มีอยู่เท่ากับที่
บันทึกไว้ตามบัญชีหรือไม่ มีชิ้นใดหายไป
การทำาบัญชีสินทรัพย์ถวาร
- เมื่อได้สินทรัพย์แผนกบัญชีจะเป็นผู้บันทึกบัญชีสินทรัพย์ทุกชิ้น และบันทึกในทะเบียนสินทรัพย์
ถาวร ซึ่งจัดทำาขึ้นสำาหรับสินทรัพย์แต่ละประเภทและบันทึกตามวันที่ที่ได้รับสินทรัพย์
- พนักงานบัญชีบันทึกบัญชีสินทรัพย์ทั้งบัญชีคุมยอดซึ่งแสดงเฉพาะหมวดหมู่ใหญ่ ๆ ของ
สินทรัพย์ และบัญชีย่อยซึ่งแสดงรายละเอียดของสินทรัพย์แต่ละชิ้น ซึ่งควรจะไม่ใช้บุคคลคน
เดียวกัน

บัญชีย่อยมีความจำาเป็นมากจะแสดงหลักฐานของสินทรัพย์โดยละเอียด จะช่วยให้การประมาณค่า
เสื่อมราคาทำาได้ใกล้เคียงความจริงยิ่งขึ้น บัญชีย่อยจึงควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งต่อไปนี้
1. ชื่อสินทรัพย์
2. เลขรหัสประจำาสินทรัพย์
3. ที่ตั้งของสินค้า
4. ผูผ้ ลิตหรือผู้ขาย
5. ระยะเวลารับประกัน
6. ราคาซื้อ
7. ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นที่นำามาบันทึกเป็นต้นทุนราคาต้นทุน
8. รายละเอียดค่าเสื่อมราคาและค่าซ่อมแซม
- อายุการใช้งานโดยประมาณ
- ราคาเศษซาก
- อัตราค่าเสื่อมราคา
- ค่าเสื่อมราคาแต่ละงวด ค่าเสื่อมราคาสะสม
- ค่าซ่อมแซม รายละเอียดการซ่อม
- รายละเอียดอื่น ๆ
รายละเอียดเหล่านี้สามารถนำามาใช้ในการพิจารณาซื้อสินทรัพย์ใหม่ การคิดค่าเสื่อมราคาและแบ่ง
ค่าใช้จ่ายลงไปแผนกที่ใช้สินทรัพย์นั้น การกำาหนดความรับผิดชอบในสินทรัพย์แต่ละชิ้นในการ
ดูแลสินทรัพย์ ซึ่งหากสินทรัพย์มีราคาไม่มากนักอาจไม่จำาเป็นต้องแสดงรายละเอียดครบทุกข้อที่
กล่าวไว้ข้างต้น
ถ้าสินทรัพย์ขนาดใหญ่ มีส่วนประกอบหลายชิ้น และส่วนประกอบมีอายุการใช้งานไม่เท่ากันและ
สามารถแยกราคาต้นทุนของชิ้นส่วนแต่ละชิ้นส่วนแต่ละชิ้นได้อย่างถูกต้องแล้ว ควรแยกบัญชีย่อย
สำาหรับชิ้นส่วนแต่ละชิ้นด้วย เพื่อให้การคำานวณค่าเสื่อมถูกต้อง เช่น คอมพิวเตอร์ กับโปรแกรม
สำาเร็จรูปทางการบัญชี เป็นต้น
การควบคุมค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการใช้สินทรัพย์ถาวร
1. ค่าเสื่อมราคา การคิดค่าเสื่อมราคาเป็นนโยบายทางการบัญชีที่ต้องกำาหนดให้แน่นอน ซึ่งจะคิดค่า
เสื่อมวิธีใดขึ้นอยู่กับลักษณะการใช้สินทรัพย์นั้น ซึ่งจะดูรายละเอียดได้จากบัญชีย่อยของสินทรัพย์
แต่ละชนิด ในกิจการขนาดเล็กอาจไม่จำาเป็นต้องมีบัญชีย่อยสินทรัพย์ถาวร เพราะมีสินทรัพย์ถาวร
จำานวนน้อย อย่างไรก็ตามข้อความที่จำาเป็นจะต้องมีเพื่อใช้ในการคำานวณภาษีเงินได้คิดค่าเสื่อม
ราคาประจำาปี และตัวเลขต่าง ๆ ที่จำาเป็นต้องใช้ในการลงบัญชีเมื่อจำาหน่ายสินทรัพย์นั้นจะใช้
ทะเบียนสินทรัพย์ถาวรซึ่งใช้ได้ครั้งละ หลาย ๆ ปี

2. การควบคุมค่าจ่ายในการซ่อมแซม มีวัตถุประสงค์เพื่อ
2.1 เพื่อทราบจำานวนต้นทุนที่เพิ่มขึ้นในการดำาเนินงาน ซึ่งเกิดจากการใช้สินทรัพย์ไม่เต็ม
ประสิทธิภาพ
2.2 เพื่อประโยชน์ในการวางแผนและควบคุมต้นทุนค่าซ่อมแซม
ค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมรวมถึงการซ่อมแซมตามปกติและการจัดทำาตารางการตรวจซ่อมเป็นระยะ
ๆ ที่กำาหนดไว้ล่วงหน้า ทั้งนี้เพื่อป้องกันการผลิตหรือการดำาเนินงานหยุดชะงัก
2.3 การประกันภัย เป็นการบริหารความเสี่ยงและเพื่อมิให้ต้องรับภาระเกี่ยวกับอันตรายต่าง ๆ ที่จะ
เกิดกับสินทรัพย์ภายหลัง และการจำาแนกรายจ่ายของงวดนี้เป็นค่าใช้จ่ายของแผนกต่าง ๆ เพื่อใช้ใน
การหาผลการดำาเนินงานประจำางวด
การจัดทำาทะเบียนกรมธรรม์ประกันภัย จะช่วยให้ติดตามค่าทดแทนจากบริษัทประกันภัยได้ถูกต้อง
และตรวจสอบกรมธรรม์ใดที่ยังไม่หมดอายุจำานวนเท่าใด และคำานวณค่าเบี้ยประกันภัยประจำางวด
และค่าเบี้ยประกันภัยจ่ายล่วงหน้าได้สะดวกยิ่งขึ้น
การตรวจนับสินทรัพย์ถาวร
มีวัตถุประสงค์เพื่อป้องกันการทุจริต และแก้ไขข้อผิดพลาดทางการบัญชีที่เกิดจากการในบันทึก
รายการโอนหรือจำาหน่ายสินทรัพย์ออกจากบัญชี การตรวจนับสินทรัพย์จะบ่อยเพียงใดขึ้นอยู่กับว่า
สินทรัพย์นั้นมีมูลค่ามาก หรือเคลื่อนย้ายได้ง่ายหรือไม่ แต่ควรจะทำาอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง
การตรวจนับสินทรัพย์ถาวร อาจทำาการตรวจนับสินทรัพย์ก่อนแล้วจึงทำารายงานการตรวจนับ
สินทรัพย์หรือทำารายการสินค้าทรัพย์ทั้งหมดที่มีอยู่ในบัญชีก่อนแล้วจึงทำาการตรวจนับการตรวจ
นับก็เพื่อบันทึกรายการสินค้าทรัพย์ทั้งหมดที่ตรวจนับโดยเรียงตามลำาดับของรหัสสินทรัพย์ และ
รายงานลักษณะและสภาพของสินทรัพย์ รายงานนี้จะนำามาเปรียบเทียบกับยอดคงเหลือในบัญชี ถ้า
ยอดคงเหลือไม่เท่ากันการปรับปรุงรายการต้องได้รับการอนุมัติการปรับปรุงรายการก่อน แล้วจึง
ปรับปรุงทั้งบัญชีคุมยอดและบัญชีย่อย
การจำาหน่ายจ่ายโอนสินทรัพย์ถาวร
สินทรัพย์แม้ว่าจะไม่สามารถใช้งานได้แล้วก็ตาม การจำาหน่ายออกจากบัญชีต้องได้รับอนุมัติจากเจ้า
หนี้ที่ที่รับผิดชอบโดยเฉพาะ ซึ่งควรมีการจัดทำาใบขออนุมัติจำาหน่ายสินทรัพย์ออกจากบัญชีและให้
แผนกบัญชีเก็บไว้เป็นหลักฐาน
จุดสำาคัญที่ต้องระวัง คือ สินทรัพย์หากมีการขายให้บุคคลภายนอก ราคาที่ซื้อขายต้องเป็นราคาที่
เหมาะสมของสินทรัพย์นั้น
รายงานสำาหรับฝ่ายจัดการ
รายงานที่จะเป็นประโยชน์ในการควบคุมสินทรัพย์ถาวรมีดังต่อไปนี้

1. รายงานค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงเปรียบเทียบกับประมาณการ เพื่อป้องกันการใช้จ่ายเกินงบประมาณ
2. รายงานการซ่อมแซมและบำารุงรักษาซึ่งควรรายงานตามหน่วยที่รับผิดชอบ เพื่อติดตามการดูแล
เอาใจใส่สินทรัพย์
3. รายงานกำาไรหรือขาดทุนในการจำาหน่ายสินทรัพย์เพื่อแสดงถึงกาประมาณอายุการใช้งานและ
ประสิทธิภาพการใช้สินทรัพย์
4. รายงานต้นทุนทั้งหมดของสินทรัพย์ที่ใช้ในแต่ละแผนก เพื่อพิจารณาการลงทุนซื้อสินทรัพย์ใหม่
5. รายงานการจัดสรรค่าเสื่อมราคาเป็นค่าใช้จ่ายของแต่ละแผนกเพื่อวิเคราะห์ต้นทุนได้
ระบบบัญชีเกี่ยวกับเงินเดือนและค่าแรง
ระบบบัญชีเกี่ยวกับเงินเดือนและค่าแรง เป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำาคัญ เนื่องจากการทุจริตและความ
ผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น โดยเฉพาะในกิจการที่มีขนาดใหญ่ซึ่งมีพนักงานในจำานวนมาก คือ การจ่าย
เงินเดือนหรือค่าแรงด้วยจำานวนไม่ถูกต้องมากเกิดความเป็นจริง การจ่ายให้กับพนักงานที่ไม่มีตัว
ตนหรือไม่ได้ทำางานจริง และการจ่ายเงินโดยไม่มีการคำานวณภาษีหรือลงรายการหักต่าง ๆ ไว้ผิด
พลาด เป็นต้น
ระบบบัญชีเกี่ยวกับเงินเดือนและค่าแรง
ระบบบัญชีเกี่ยวกับเงินเดือนและค่าแรง เป็นระบบที่ว่าด้วยการควบคุม และการบันทึกรายการเงิน
เดือนและค่าแรง ค่าล่วงเวลา เงินช่วยเหลือต่าง ๆ รวมทั้งการหักภาษี ณ ที่จา่ ย เพื่อนำาส่งให้แก่หน่วย
งานราชการต่อไป
พนักงานแบ่งเป็น 2 ประเภท
1. พนักงานเงินเดือนประจำา รายได้ = เงินเดือนคงที่ – วันมาทำางานสาย, การขาดงาน
2. พนักงานค่าจ้างรายวัน ได้ผลตอบแทนเฉพาะวันที่มาทำางาน
วัตถุประสงค์ของระบบบัญชีเกี่ยวกับเงินเดือนและค่าแรงอาจสรุปได้ดังนี้
1. เพื่อควบคุมให้การจ่ายเงินเดือน และค่าแรงเป็นการจ่ายให้แก่พนักงานแต่ละคน โดยถูกต้องและ
เป็นไปตามระเบียบปฏิบัติของกิจการ
2. เพื่อให้การหักภาษี ณ ที่จ่ายถูกต้องตามที่กฎหมายกำาหนด และนำาไปชำาระได้ทันกำาหนดเวลาของ
ทางราชการ
3. เพื่อให้มีระบบการตรวจสอบซึ่งกันและกัน อันจะช่วยป้องกันการทุจริตและผิดพลาด
วิธีการปฏิบัติเกี่ยวกับบัญชีเงินเดือนและค่าแรง
ก่อนที่จะกล่าวถึงวิธีการเกี่ยวกับเงินเดือนและค่าแรง จะต้องทราบก่อนว่ามีหน่วยงานใดบ้างที่
เกี่ยวข้องเพื่อใช้เป็นแนวทางในการวางระบบบัญชีได้อย่างถูกต้อง และต้องป้องกันการทุจริตที่อาจ

เกิดขึ้นได้ ซึ่งแผนกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องมีด้วยกันดังต่อไปนี้
1. แผนกบุคลากร
2. แผนกผลิต
3. แผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรง
4. แผนกบัญชีต้นทุน
5. แผนกบัญชีเจ้าหนี้
6. แผนกการเงิน
ทั้งนี้ในแต่ละกิจการอาจจะมีหน่วยงานที่เกี่ยวข้องมากกว่าหรือน้อยกว่า 6 แผนก ที่กล่าวมาข้างต้น
ก็ได้ ทั้งนี้ขนึ้ อยู่กับลักษณะการประกอบธุรกิจ ขนาดขององค์กร เป็นต้น
วิธีการปฏิบัติของแผนกบุคคล
แผนกนี้มีหน้าที่งานที่เกี่ยวข้องกับระบบบัญชีเงินเดือนและค่าแรงดังนี้
- มีหน้าที่ในการรับสมัคร คัดเลือก บรรจุ และกำาหนดอัตราค่าจ้าง
- เก็บรวบรวมประวัติพนักงาน
- เก็บรวบรวมเวลาการทำางานของพนักงานแต่ละคนในวันหนึ่ง ๆ ซึ่งรวมทั้งเวลาทำางานตามปกติ
และการทำางานล่วงเวลา การมาปฏิบัติงานของพนักงาน ขาดงาน มาสาย เพื่อจัดเก็บเป็นประวัติของ
พนักงานแต่ละคน
- นำาเวลาการทำางานของพนักงานแต่ละคนมาคำานวณเป็นค่าจ้างแรงงาน
- ควบคุมเวลาการทำางานให้เป็นไปตาม พรบ. แรงงาน
วัตถุประสงค์ของแผนกนี้เพื่อรวบรวมเวลาการทำางานของพนักงาน ควบคุมเวลาการทำางานเป็นไป
ตามข้อบังคับตาม พรบ. แรงงาน ซึ่งทำาให้สามารถคำานวณค่าแรงเป็นไปอย่างถูกต้องตามเวลาที่
ทำางานจริง และคำานวณค่าล่วงเวลาที่ต้องจ่ายสำาหรับการทำางานเกินกว่าเวลาที่ทำาปกติ ดังนั้นการ
สรุปเวลาการทำางานของพนักงานต้องแสดงรายละเอียดเวลาการทำางานปกติและการทำาล่วงเวลาซึ่ง
จะต้องจ่ายค่าแรงในอีกอัตราหนึ่ง ในกิจการที่มีการจ่ายค่าแรงตามจำานวนงานที่ทำาได้หรือทำาเสร็จ
ใบบัตรลงเวลาจะแสดงรายละเอียดปริมาณงานที่ทำาเสร็จไว้ด้วย เพื่อแผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรง
จะได้ใช้คำานวณเงินค่าแรงได้ถูกต้อง
ในกรณีที่จ่ายค่าแรงเป็นเงินเดือนประจำา การจดเวลาการทำางานสามารถนำามาใช้เพื่อคำานวณค่าล่วง
เวลา และหากกิจการใดมีนโยบายหักเงินเดือนหากพนักงานคนใดมาสายหรือขาดงาน ในกรณีเหล่า
นี้การจดเวลาการทำางานจึงเป็นสิ่งที่จำาเป็นและสำาคัญในการคำานวณต้นทุนการผลิตสินค้า หรือเป็น
ค่าใช้จ่ายในการคำานวณกำาไรขาดทุนได้อย่างถูกต้อง

วิธีการปฏิบัติของแผนกผลิต
- รวบรวมเวลาทำางานของคนงานแต่ละคนที่อยู่ในแผนกจากสมุดจดบันทึกเวลาทำางาน
- จัดส่งเวลาการทำางานที่รวบรวมไว้ให้แผนกบุคลากร เพื่อเปรียบเทียบกับบัตรลงเวลาเข้า – ออก
- เมื่อแผนกบุคลากรเห็นว่าถูกต้องตรงกันและคืนกลับมาแล้ว จะส่งให้แผนกบัญชีต้นทุนเพื่อลง
บัตรต้นทุนงานสั่งทำากรณีเป็นต้นทุนงานสั่งทำา หรือลงในต้นทุนการผลิตสำาหรับระบบบัญชีต้นทุน
ตน
แผนกผลิตเมื่อรวบรวมสมุดจดเวลา ทำางานของพนักงานแต่ละคนได้แล้วจะส่งให้แผนกบุคลากร
เพื่อเปรียบเทียบกับบัตรลงเวลาไป – กลับ ของคนงานแต่ละคนในแต่ละวันเมื่อตรงกันแล้วจะนำา
ข้อมูลจากบัตรลงเวลาไปลงในสมุดจดสรุปเวลาทำางาน ในสมคดจดเวลานี้ควรจะแสดงเวลาการ
ทำางานปกติและเวลาพิเศษออกจากกัน เพื่อสะดวกในการคำานวณค่าแรงหลังจากนั้นส่งสมุดจดเวลา
ให้แก่แผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรง และบัตรจดเวลาให้แผนกต้นทุน เพื่อแผนกต้นทุนจะได้
คำานวณเงินเดือนและค่าแรงของงานต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง สำาหรับกิจการที่ใช้ระบบต้นทุนตอน
หัวหน้าแผนก หรือผู้ควบคุมงานจะรายงานการทำางานของพนักงานในแต่ละแผนกหรือแต่ละช่วง
การผลิตเพื่อรวบรวมต้นทุนค่าแรงที่เกิดขึ้นในแต่ละช่วงในการคำานวณต้นทุนผลิตต่อไป
วิธีการปฏิบัติของแผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรง
- เมื่อได้เวลาการทำางานของพนักงานจากแผนกบุคลากร จะต้องตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง
- หลักจากนั้นคำานวณค่าแรงให้พนักงานตามอัตราค่าแรงปกติและอัตราล่วงเวลา
- คำานวณรายการหักต่าง ๆ เช่น ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย หักประกันสังคม และรายการหักอื่น ๆ จน
ครบ
- เมื่อได้จำานวนเงินที่พนักงานแต่ละคนได้รับแล้ว หลังจากนั้นจะนำามาลงในทะเบียนค่าแรง
(Payroll Journal) ของพนักงานแต่ละคนเกี่ยวกับจำานวนเงินที่ได้รับและรายการภาษีเงินได้ที่ถูกหัก
จำานวนเงินได้สุทธิที่ต้องจ่าย
- ผ่านรายการต่าง ๆ ในสมุดเงินเดือนและค่าแรงไปบัญชีเงินได้พนักงานแต่ละคนซึ่งเป็นบัญ ชีย่อยที่
แสดงเงินได้ที่พนักงานแต่ละคนได้รับในแต่ละงวด
- เมื่อถึงสิ้น ปี คำานวณหายอดรวมภาษีเงินได้หัก ณ ที่จา่ ยทั้งปี เพื่อกรอกรายการในแบบ ภ.ง.ด.1
เพื่อนำาส่งภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย เมื่อจัดเตรียมเอกสารเรียบร้อยแล้วจัดทำาใบสำาคัญจ่าย เพื่อจ่ายเงิน
เดือนและค่าแรง ภาษี และประกันสังคมให้แผนกการเงินเพื่อขออนุมัติการจ่ายเงิน
วิธีการของแผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรง จะแตกต่างกันออกไปในกิจการแต่ละแห่ง กิจการบาง
แห่งอาจรวมเอาแผนกบัญชีต้นทุน แผนกบัญชีเจ้าหนี้รวมอยู่ในแผนกเงินเดือนและค่าแรงด้วยโดย
หน้าที่ของทั้งสองแผนกนี้แผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรงจะเป็นผู้จัดทำาแทน จึงไม่ขอกล่าวถึง

หน้าที่ของแผนกบัญชีต้นทุนและแผนกบัญชีเจ้าหนี้ ซึ่งได้กล่าวได้แล้วในแผนกบัญชีเงินเดือนและ
ค่าแรง
บางกิจการอาจให้แผนกบุคลากรเป็นผู้คำานวณเงินเดือนค่าแรงให้พนักงานแต่ละคน ซึ่งทำาให้หน้าที่
ของแผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรงลดลง ดังนัน้ หากกิจการใดกำาหนดให้แผนกบัญชีเงินเดือนและ
ค่าแรงเป็นผู้คำานวณเงินได้พนักงาน การลงรายการบัญชีเกี่ยวกับเงินเดือนและค่าแรง แผนกบัญชี
เงินเดือนและค่าแรงมีหน้าที่ต้องลงรายการในสมุดรายวันหรือทะเบียนเงินเดือนและค่าแรงบัญชีเงิน
ได้ของพนักงานแต่ละคน และใบแสดงรายการละเอียดเงินได้ของพนักงาน
วิธีการปฏิบัติของแผนกการเงิน
กรณีที่แผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรงเป็นผู้จัดทำาใบสำาคัญจ่าย แผนกการเงินจะเป็นผู้ขออนุมัติการ
จ่ายเงินและจ่ายเงินตามใบสำาคัญจ่าย แต่หากใบสำาคัญจ่ายจัดทำาโดยแผนการเงินแล้วเมื่อได้รับสรุป
รายละเอียดการจ่ายเงิน รายการหักต่าง ๆ จากแผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรง แผนกการเงินจะจัด
ทำาใบสำาคัญจ่ายเพื่อขออนุมัติและจ่ายเงินต่อไป ดังนั้นหน้าที่ของแผนกการเงินจึงต้องขึ้นอยู่กับราย
ละเอียดการปฏิบัติงาน (Job Descriptions) ของแต่ละกิจการ ซึ่งจะกล่าวถึงหน้าที่ของแผนกการเงิน
ในกรณีที่แผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรงเป็นผู้ทำาใบสำาคัญจ่ายมาให้ดังนี้
- เมื่อได้รับใบสำาคัญจ่ายจากแผนกบัญชีเงินเดือนและค่าแรงแล้ว จะจัดส่งใบสำาคัญจ่ายและเอกสาร
แนบให้ผู้มีอำานาจอนุมัติการจ่ายเงิน
- หลังจากนั้นทำาการจ่ายเงินสดหรือเช็ค หรือโอนเงินเข้าบัญชีธนาคารของพนักงานในกรณีจ่ายด้วย
เงินสดก็จะนำาเช็คไปขึ้นเงินที่ธนาคาร และจัดทำาซองเงินเดือนพนักงานตามรายละเอียดสมุดเงิน
เดือนและค่าแรง
- ในกรณีที่บริษัทใช้ระบบใบสำาคัญจ่าย แผนกการเงินจะมีหน้าที่ลงรายการในทะเบียนใบสำาคัญจ่าย
- นำาส่งภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายและเงินประกันสังคมให้กับหน่วยงานราชการ
- เสนอรายงานเกี่ยวกับภาษีเงินได้พนักงานและภาษีในแต่ละเดือน รวมถึงการสรุปยอดทั้งปี กมาลง
ใน ภ.ง.ด. 1 ก.
- สิ้นปีแผนกการเงินกรอก ภ.ง.ด. 1 แล้วนำาไปยื่นต่อหน่วยงานราชการ
- ให้ข้อมูลแก่พนักงานแต่ละคนเพื่อนำาไปใช้ในการกรอก ภ.ง.ด. 90 หรือ ภ.ง.ด. 91
หลักการคบคุมภายในระบบเงินเดือนและค่าแรง
การควบคุมภายในที่ดีจะช่วยป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น และทำาให้เกิดความมั่นใจได้ว่าการ
คำานวณเงินเดือนค่าแรงพนักงานแต่ละคนถูกต้อง จ่ายให้กับพนักงานที่เป็นบุคคลที่ถูกต้องหรือมีตัว
ตนอยู่จริงเท่านั้น หลักสำาคัญของการควบคุมภายในมีดังนี้
1. การแบ่งแยกหน้าที่ออกจากัน กล่าวคือหน้าที่จดเวลาหรือรวบรวมเวลาทำางานและหน้าที่คำานวณ
ค่าแรงของคนงานควรจะแยกออกจากหน้าที่จ่ายเงินค่าแรง ทั้งนี้เพราะหากให้บุคคลใดบุคคลหนึ่ง

ทำาหน้าที่ตั้งแต่ต้นจนสิ้นสุดทำาให้เกิดการทุจริตได้ง่าย
2. ควรใช้นาฬิกาบันทึกเวลาการทำางานของพนักงานแต่ละคนในบัตรลงเวลาการทำางานควบคู่กับ
การบันทึกเวลาการทำางานในสมุดบันทึกการทำางานแต่ละวัน โดยผู้มีหน้าที่รับผิดชอบเซ็นชื่อกำากับ
เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการรูดบัตรแทนกัน หรือรูดบัตรไม่ได้ทำางานจริง ในกรณีของกิจการขนาดเล็ก
อาจไม่จำาเป็นต้องใช้นาฬิกาในการจดเวลา แต่ใช้ระบบการเซ็นต์ชื่อกำากับในบัตรลงเวลาแทน
เนื่องจากการควบคุมได้ทั่วถึง
3. จัดให้มีการสอบทานซึ่งกันและกัน เช่น แผนกบัญชีเงินเดือนค่าแรงเป็นผู้จัดทำาใบสำาคัญสั่งจ่าย
แผนกการเงินเป็นผู้ตรวจสอบก่อนที่จะเสนอใบสำาคัญสั่งจ่ายอนุมัติ ถ้าเป็นกิจการขนาดเล็กอาจจะ
ให้พนักงานคนหนึ่งทำาและอีกคนหนึ่งเป็นผู้ตรวจ
4. จัดทำาทะเบียนรายชื่อพนักงานและอัตราค่าจ้าง โดยมีหัวหน้าฝ่ายบุคลากรเซ็นต์อนุมัติและใน
กรณีที่โยกย้ายพนักงาน พนักงานเข้าใหม่ พนักงานลากออก ต้องได้รับการอนุมัติ เช่น กันทั้งนี้เพื่อ
ป้องกันไม่ให้เกิดการจ่ายเงินเดือนค่าแรงให้กับพนักงานที่ไม่มีตัวตน และแจ้งให้ฝา่ ยบัญชีทราบเพื่อ
ยกเลิกการคำานวณค่าแรงและตัดออกจากรายการทะเบียนพนักงาน
5. หัวหน้าแผนกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องจะต้องอนุมัติอัตราค่าแรงก่อนทุกครั้ง หากมีการเปลี่ยนแปลงเพื่อ
ขึ้นหรือลดลง หรืออาจกำาหนดให้ผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับอัตราค่าแรงเซ็นต์อนุมัติอีกครั้งก่อนจัดทำาใบ
สำาคัญจ่ายเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการจ่ายเงินเกินจริง
6. กรณีจ่ายเงินเดือนค่าแรงเป็นเงินสดควรจะมีการวางระเบียบให้พนักงานที่รับเงินเดือนต้องมีบัตร
ประจำาตัวมาแสดงและตรวจสอบก่อนจ่ายเงิน แต่หากผูจ้ ่ายเงินมีความคุ้นเคยและรู้จักพนักงานดีอยู่
แล้ววิธีการนี้ก็อาจไม่จำาเป็น ทั้งนี้การวางระบบดังกล่าวเพื่อป้องกันการจ่ายเงินเดือนค่าแรงผิดตัว
7. กำาหนดระเบียบการลงเวลาการปฏิบัติงานที่ชัดเจน พร้อมบทกำาหนดโทษ เพื่อป้องกันการตอก
บัตรแทนกันและไม่มาปฏิบัติงานและจัดให้เครื่องตอกบัตรลงเวลาวางในพื้นที่ที่ดูแลได้อย่างทั่วถึง
มองเห็นได้ง่ายและอยู่ใกล้หน่วยงานที่รับผิดชอบ
8. เงินเดือนค่าแรงที่ยังไม่มีพนักงานผู้ใดมารับ ควรมอบให้บุคคลหนึ่งบุคคลใดเป็นผู้ดูแลโดย
เฉพาะและเก็บเงินไว้ในที่ที่ปลอดภัย และเมื่อพนักงานมาขอเบิกต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าจ่ายเงิน
ให้กับพนักงานผู้นั้นจริง และหากพนักงานยังไม่มารับเงินภายในระยะเวลาที่กำาหนดจะต้องส่งเงิน
คือหัวหน้าพนักงานรักษาเงินและมีการบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง
9. ตรวจสอบเงินเดือนค่าแรงอย่างสมำ่าเสมอ โดยอาจใช้การตรวจสอบแต่ละจุดที่สำาคัญ (Spot
Audit) เช่น ตรวจสอบอัตราค่าจ้างที่นำามาใช้ในการคำานวณค่าแรง ตรวจสอบภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย
เป็นต้น
กรณีศึกษาที่ 1
ระบบบัญชีเงินเดือนและค่าแรง

ระบบเงินเดือนและค่าแรง
บริษัท ไทยสมบูรณ์ จำากัด ดำาเนินธุรกิจซื้อขายสินค้าทั้งปลีกและส่ง บริษัทได้ดำาเนินการค้ามาเป็น
เวลากว่า 50 ปี จึงได้ขยายกิจการร้านจำาหน่ายที่ใหญ่โตบนถนนทุ่งสง – สุราษฎร์ ซึ่งมีขนาดพื้นที่
ประมาณ 5 ไร่ ประกอบด้วยพนักงานจำานวน 40 คน โดยแบ่งเป็นพนักงาน
แผนกคลังสินค้า 10 คน หัวหน้าแผนกและผู้ช่วยแผนกอีกอย่างละ 1 คน
แผนกขายและแคชเชียร์มีพนักงานจำานวน 20 คน ซึ่งรวมหัวหน้าแผนกและผู้ช่วยแผนก
แผนกบัญชีมีพนักงานจำานวน 5 คน บริษัทไม่ได้จัดทำาบัญชีเองจึงไม่มีสมุห์บัญชีของบริษัทเอง
แผนกบุคลากรมีพนักงานจำานวน 3 คน ซึ่งเจ้าของบริษัทเป็นผู้ทำาหน้าที่นี้
บริษัทมักประสบปัญหาเกี่ยวกับเรื่องพนักงานขาดงาน มาสายบ่อยครั้ง จนทำาให้ลูกค้าหลายรายรู้สึก
ไม่พอใจเนื่องจากการให้บริการล่าช้า ประกอบกับพนักงานในบริษัทรู้สึกว่าตนเองรับผิดชอบงาน
ในปริมาณมาก ทำาให้การทำางานไม่มีประสิทธิภาพ
นโยบายการบริหารบุคลากรของบริษัทเป็นแบบเกื้อกูลกัน เนื่องจากเจ้าของเป็นผู้ดูแลเอง ซึ่งขาด
ความรู้ทางด้านการบริหารงานบุคคล และเป็นคนใจดี ทำาให้ไม่เคยว่ากล่าวตักเตือนพนักงานใด ๆ
เลย นอกเสียจากพนักงานผู้นั้นทำาผิดขั้นรุนแรง
ระบบการจ่ายเงินจะใช้การจ่ายเงินสดทุกสิ้นเดือน ซึ่งจะมีการเบิกจ่ายเงินเดือนล่วงหน้าให้พนักงาน
ที่ต้องการใช้เงินด่วนจะแจ้งความจำานงไปที่ฝ่ายบุคลากรและจะจ่ายเงินเดือนล่วงหน้าในวันที่ 10
ของทุกเดือน ในวันสิ้นเดือนจะทำาการหักเงินเดือนล่วงหน้าออกจากเงินเดือน บริษัทจะต้องหักเงิน
ประกันสังคมพนักงานและนำาส่งประกันสังคมทุกวันที่ 15 ของทุกเดือน การจ่ายค่าล่วงเวลาให้กับ
พนักงานโดยตรวจเช็คจากสมุดลงเวลาไป – กลับ เท่านั้น ซึ่งได้กำาหนดอัตราล่วงเวลาที่แน่นอนโดย
ผู้บริหารบริษัทเป็นผู้อนุมัติ
รายการจ่ายเงินเดือนแผนกบัญชีจะเป็นคนที่คิดอัตราเงินเดือน ให้กับพนักงานแต่ละคนโดยผู้บริหาร
ของบริษัทจะอนุมัติใบสำาคัญจ่ายทุกครั้ง และมีการจัดทำาทะเบียนพนักงานเป็นรายบุคคล
ให้ทำา ให้นักศึกษาแนะนำาผู้บริหารบริษัท เกี่ยวกับระบบบัญชีเงินเดือนและค่าแรง โดยระบุถึงจุด
บกพร่องพร้อมเสนอแนวทางการวางระบบที่สามารถแก้ไขจุดบกพร่องนั้นได้ และระบุจุดตรวจ
สอบ พร้อมทั้งวิธีการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินเดือนและค่าแรงของบริษัท
กรณีศึกษาที่ 2
เรื่อง ระบบเงินเดือนและค่าแรง
ร้าน 7- eleven สาขา ตลาดสดทุ่งสง เปิดดำาเนินกิจการให้บริการและซื้อขายสินค้าตลอด 24 ชัว่ โมง
เปิดกิจการที่เจ้าของร้านได้ซื้อแฟรนซ์ไซส์จากบริษัทซีพี ซึ่งทำาการเช่าอาคารพาณิชย์ 2 คูหา จำานวน
3 ชัน้ ชัน้ ล่างใช้เป็นสถานที่ในการให้บริการและขายสินค้า สำาหรับชั้นบนจะเป็นคลังสินค้า
พนักงานในร้าง 7-eleven สาขาทุ่งสงมีจำานวนพนักงานทั้งสิ้น 12 คน ประกอบด้วย พนักงาน

แคชเชียร์ พนักงานเช็คสต๊อก พนักงานขาย ผูจ้ ัดการร้านและผู้ช่วยผู้จัดการร้าน โดยแบ่งการทำางาน
ออกเป็น 3 กะ พนักงานแคชเชียร์ พนักงานเช็คสต็อก พนักงานขาย จะมีพนักงานทั้งหมด 3 คน โดย
แต่ละคนสามารถที่จะทำาได้ทั้ง 3 หน้าที่ และจะมีพนักงานมาแบ่งกะอีกละ 3 คน บริษัทมีพนักงาน
บัญชี 1 คน ทำาหน้าที่เบื้องต้นเกี่ยวกับงานบัญชี และรวบรวมข้อมูลทั้งหมดในกิจการให้สำานักงาน
งานบัญชีจัดทำางบการเงินและนำาส่งรายงการต่าง ๆ ที่เกิดขึน้ ให้กับหน่วยงานราชการ
ร้าน 7- eleven สาขา ทุ่งสงได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าในด้านการให้บริการจนเป็นที่ยอมรับ
เจ้าของร้านไม่เคยบริหารกิจการมาก่อนจึงไม่ทราบจำาวางระบบบัญชีเงินเดือนและค่าแรงอย่างไร
เพื่อเป็นการมั่นใจว่าพนักงานแต่ละคนมาทำางานทุกครั้งและตรงเวลา ได้เคยศึกษาในตำาราหนังสือ
วิชาวางระบบหลายเล่ม แต่ไม่ได้รับคำาตอบเนื่องจากในตำาราไม่มีการพูดถึงการวางระบบในธุรกิจ
ใดธุรกิจหนึ่งที่ชัดเจน จึงมาปรึกษาท่านในฐานะที่ท่านเป็นนักศึกษาสาขาวิชาการบัญชี
ให้ทำา วางระบบเงินเดือนและค่าแรงให้ร้าน 7- eleven สาขาทุ่งสง โดยให้ระบุถึงจุดตรวจสอบแต่ละ
จุด และการควบคุมภายใน พร้อมออกแบบฟอร์มที่ใช้ในระบบดังกล่าวสำาหรับธุรกิจนี้
ระบบบัญชีเกี่ยวกับการขายและการควบคุมลูกหนี้
การขายสินค้ามีทั้งการขายสดและขายเชื่อ ซึ่งหากกิจการมีการขายเชื่อจะมีบัญชีลูกหนี้การค้าซึ่งถ้า
หากระบบการขายไม่มีประสิทธิภาพ จะทำาให้กิจการมีลูกหนี้จำานวนมากและไม่สามารถเรียกเก็บ
เงินได้ จนกลายเป็นหนี้สูญทางการบัญชี และในกรณีที่มีการรับชำาระเงินหรือมีการขายสดจะมีตัว
เงินที่จะได้รับซึ่งทำาให้เกิดการทุจริตได้ง่าย ดังนั้นไม่ว่ ากิจการจะทำาการขายสดหรือขายเชื่อจึงมี
ความสำาคัญอย่างยิ่งที่ต้องมีการวางระบบการควบคุมภายในที่รัดกุม
วัตถุประสงค์ของระบบบัญชีสำาหรับการขายและการควบคุมลูกหนี้
1. การขายสดและขายเชื่อ ได้มีการบันทึกได้บันทึกอย่างถูกต้องและทันเวลา
2. การเบิกจ่ายสินค้าออกจากคลังสินค้า ได้รับการอนุมัติถูกต้อง
3. เงินที่ได้รับคืนเป็นไปตามระเบียบที่วางไว้ และบันทึกบัญชีถูกต้อง
4. สินค้าที่ได้รับคือเป็นไปตามระเบียบที่วางไว้ และบันทึกบัญชีถูกต้อง
5. มีการแบ่งแยกหน้าที่เกี่ยวกับการขายและการรับเงินออกจากกัน โดยให้มีการตรวจสอบซึ่งกัน
และกัน
6. มีระบบการควบคุมการขายเชื่อ และลูกหนี้การค้าอย่างเพียงพอ
ประเภทของการขาย
การขายสินค้าหรือบริการ สามารถจัดแบ่งตามลักษณะของการขายได้เป็น 3 ประเภท คือ
1. การขายสด

2. การขายเชื่อ
3. การขายผ่อนชำาระ
นอกจากนี้อาจแยกตามลักษณะของกิจการที่จำาหน่าย ได้ เป็น 2 ประเภท คือ
1. การขายปลีก ลักษณะของการขายปลีกจะเป็นการขายสินค้าเฉพาะอย่าง เช่น ร้านขายเสื้อผ้า ห้าง
สรรพสินค้า ส่วนใหญ่จะเป็นการขายด้วยเงินสดและใช้เครื่องบันทึกเงินสด (Cash Register)
ระบบการขายของธุรกิจขายปลีก ควรจะใช้เครื่องบันทึกเงินสดถ้ามีการขายในปริมาณมากในแต่ละ
วัน กำาหนดแผนกการเงินทำาหน้าที่รับเงินโดยเฉพาะและแบ่งแยกหน้าที่ระหว่างพนักงานที่บันทึก
การขายและเก็บเงินควรเป็นคนละคนกัน จัดทำาบิลขายทุกครั้งที่มีการขาย และนำาบิลขายไปรับ
สินค้าจากแผนกบรรจุหีบห่อและควรมีการตรวจสอบสินค้ากับบิลขายอีกครั้งเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ซื้อ
และผูข้ ายร่วมมือกันในการขายสินค้าเกินกว่าราคาที่กำาหนด และเมื่อสิ้นวันจะนำายอดรวมของบิล
ขายทั้งหมดเปรียบเทียบกับจำานวนเงินที่ได้รับชำาระในวันหนึ่ง ๆ
2. การขายส่ง
ระบบการขายส่ง กิจการควรมีระเบียบการกำาหนดการให้ส่วนลดและการชำาระหนี้ที่ชัดเจน และควร
มีแผนกที่ติดตามการรับชำาระหนี้ และตรวจสอบประวัติของลูกค้าเพื่อป้องกันการขายที่ไม่ได้รับ
ชำาระหนี้ในภายหลัง
วิธีการปฏิบัติในระบบการขายสด
การขายเงินสดมีวิธีการปฏิบัติ ดังต่อไปนี้
- เมื่อผู้ซื้อตกลงซื้อสินค้า ผู้ขายจะจัดทำาบิลขาย ขึ้น 3 ฉบับ
ฉบับที่ 1 ต้นฉบับให้ลูกค้าเพื่อนำาไปชำาระเงิน
ฉบับที่ 2 สำาเนาพนักงานขายส่งให้แผนกบรรจุหีบห่อพร้อมสินค้า
ฉบับที่ 3 สำาเนาพนักงานขายเก็บไว้เป็นหลักฐานเพื่อจัดทำารายงานขาย
- เมื่อลูกค้านำาเงินมาชำาระ พนักงานรับเงินจะออกใบเสร็จรับเงินตามจำานวนที่ได้รับชำาระและลูกค้า
นำาไปยื่นที่แผนบรรจุหีบห่อเพื่อรับสินค้า
- แผนกบรรจุหีบห่อตรวจสอบสินค้ากับบิลขายเมื่อเห็นว่าถูกต้องตรงกันจึงบรรจุหีบห่อและเมื่อผู้
ซื้อนำาใบเสร็จรับเงินมารับสินค้าตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งจึงมอบสินค้าให้ลูกค้า และเก็บบิล
ขายส่งให้แผนกบัญชี
- เมื่อสินวัน พนักงานขายแต่ละคนจะสรุปรายงานขายประจำาวัน ส่งให้หัวหน้าแผนกขายเพื่อสรุป
ยอดขายประจำาวัน
- สิ้นวันพนักงานขายจัดทำารายงานสินค้า คงเหลือ
- ผูต้ รวจสอบค่าขาย จะเปรียบเทียบเงินสดรับจากค่าขายในรายงานเงินสดประจำาวันกับยอดรวม
ของรายงานขาย ตรวจสอบบิลขายมีการให้เลขที่เรียงลำาดับขึ้นล่วงหน้าและได้ลงบัญชีครบทุกฉบับ

วิธีปฏิบัติระบบการขายโดยรับชำาระด้วยบัตรเครดิต
ปัจจุบันการขายสินค้าโดยใช้บัตรเครดิตเป็นเป็นที่นิยมแพร่หลาย ดังนั้นจึงเป็นที่นิยมของร้านค้า
ทั่วไปแม้ว่าจะต้องเสียส่วนลดให้ธนาคาร แต่ทางร้านจะสามารถขายสินค้าได้มากขึ้นวิธีการขายเชื่อ
มีรูปแบบคล้ายกับการขายสด ซึ่งมีความแตกต่างกัน ดังต่อไปนี้
1. พนักงานขายออกบิลขาย 3 ฉบับ และลูกค้าแสดงบัตรเครดิต (Credit Card)
2. พนักงานรับเงินตรวจสอบบัตรเครดิต วงเงินการใช้บัตร บัตรถูกยกเลิกหรือไม่หากเห็นว่าบัตรถูก
ต้อง จึงให้ลูกค้าเซ็นชื่อพร้อมทั้งตรวจสอบลายเซ็นให้ถูกต้องตรงกัน
3. หลังจากนั้นส่งบิลให้ลูกค้าไปรับสินค้า สิ้นวันพนักงานรับเงินจัดทำารายงานรับเงินค่าขายประจำา
วันโดยแยกรายการค่าขายเงินสดและค่าขายเชื่อ
4. นำาส่งหัวหน้าแผนกรับเงิน แผนกรับเงินตรวจสอบม้วนเทปในเครื่องบันทึกเงินสด ส่วนบิลขาย
เชื่อส่งแผนกออกบิลเรียกเก็บเงินจากลูกค้า
วิธีปฏิบัติระบบการขายผ่อนส่ง
ระบบการขายผ่อนส่งเหมาะกับสินค้าที่มีราคาแพง เพื่อจูงใจให้ลูกค้าซื้อสินค้า ซึ่งมีวิธีการปฏิบัติที่
ไม่แตกต่างจากการขายเชื่อเพียงแต่บัญชีลูกหนี้รายตัวจะต้องออกแบบบัญชีลูกหนี้ผ่อนชำาระที่ทำาให้
ทราบทันทีว่าลูกหนี้มีหนี้ค้างชำาระอีกจำานวนกี่งวด เป็นเงินเท่าใด
วิธีการปฏิบัติระบบการขายเชื่อ
ระบบการขายเชื่อมีแผนกที่เกี่ยวข้อง ดังนี้
1. แผนกขาย
2. แผนกสินเชื่อ
3. แผนกคลังสินค้า
4. แผนกจัดส่งสินค้า
5. แผนกออกบิล
แผนกขาย
- การสั่งซื้อทางโทรศัพท์ ใช้แบบฟอร์มที่กำาหนดจดรายละเอียดรายการสินค้าที่ลูกค้าสั่งซื้อและส่ง
ให้ลูกค้ายืนยันการสั่งซื้อ
- ขายผ่านพนักงานขาย ให้ใช้แบบฟอร์มการสั่งซื้อสินค้าตามรูปแบบที่กำาหนด กรอกรายละเอียด
สินค้าและให้ลูกค้าเซ็นชื่อ และเก็บต้นฉบับไว้เป็นหลักฐาน ส่วนสำาเนาให้ลูกค้าเก็บไว้
- การสั่งซื้อทางไปรษณีย์ เมื่อแผนกขายได้รับใบสั่งซื้อจากลูกค้าจะสอบถามไปยังแผนกสินค้าเพื่อ
ให้แน่ใจว่ามีสินค้าเพียงพอที่จะขาย จึงส่งใบสั่งซื้อของลูกค้าให้แผนกสินเชื่ออนุมัติ หลังจากนั้นจัด
ทำาใบกำากับสินค้าหรือใบส่งของดังนี้

ฉบับที่ 1 และ 2 ส่งให้แผนกออกบิล
ฉบับที่ 3 ส่งให้แผนกออกบิล
ฉบับที่ 4-6 ส่งให้แผนกคลังสินค้า
แผนกสินเชื่อ
- เมื่อได้รับสำาเนาใบสั่งซื้อจากแผนกขาย จะนำามาตรวจสอบกับแฟ้มประวัติประวัติลูกค้าแต่ละราย
ถ้าเป็นลูกค้าใหม่ แผนกสินค้าเชื่อจะติดต่อขอเอกสารเพิ่มเติมจากลูกค้าตามข้อกำาหนดของบริษัท
นัน้ ๆ เช่น หนังสือบริคนห์สนธิ งบดุล งบกำาไรขาดทุน เป็นต้น
- เมื่อตรวจสอบแล้วเห็นว่าลูกค้ามีฐานะการเงินที่สามารถชำาระหนี้ได้ ก็จัดส่งให้ผู้มีอำานาจอนุมัติ
สินเชื่อ
- ใบสั่งซื้อที่ผา่ นการอนุมัติส่งกลับให้แผนกขาย และบันทึกข้อความในแฟ้มลูกหนี้รายนั้นทันที
แผนกคลังสินค้า
- เมื่อได้รับ Invoice ฉบับที่ 4-6 ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง จึงจัดสินค้าตามรายการและลงนาม
ในใบกำากับสินค้าทั้ง 3 ฉบับ
- หลังจากลงนามฉบับที่ 4 ส่งให้แผนกบัญชีเพื่อลงบัญชีคุมสินค้า
- ฉบับที่ 5 เป็นหลักฐานลงบัตรสินค้าที่แผนก
- ฉบับที่ 6 ส่งไปแผนกจัดส่งสินค้าพร้อมทั้งสินค้า
แผนกจัดส่งสินค้า
- เมื่อได้รับสินค้าพร้อมใบกำากับสินค้าฉบับที่ 6 จะตรวจนับสินค้าพร้อมทั้งเปรียบเทียบกับใบกับ
สินค้าฉบับที่ 3 ที่ได้รับจากแผนกขาย เมื่อเห็นว่าถูกต้องตรงกันจะเซ็นชื่อในใบกำากับสินค้าทั้งสอง
ฉบับ และบรรจุสินค้าให้เรียบร้อย
- ใบกำากับสินค้าฉบับที่ 3 และ 6 ส่งให้แผนกออกบิล
- เมื่อได้รับใบกำากับสินค้าฉบับที่ 3,6 คืนมาพร้อมใบกำากับสินค้าฉบับที่ 1 และ 2 จะนำาไปพร้อมกับ
สินค้าให้ลูกค้าเซ็นรับของ และมอบฉบับที่ 6 ให้ลูกค้า
ฉบับที่ 1 ส่งให้แผนกการเงินเป็นหลักฐานการเก็บเงินจากลูกหนี้
ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกบัญชีเพื่อลงสมุดรายวันขายในบัญชีลูกหนี้รายตัว
ฉบับที่ 3 ส่งให้แผนกขายเพื่อเป็นหลักฐานการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าแนบกับใบสั่งซื้อ
แผนกออกบิล
- เมื่อได้รับใบกำากับสินค้าฉบับที่ 1 และ 2 จะตรวจสอบราคาสินค้า เงื่อนไขการชำาระเงินและการ
คำานวณต่าง ๆ หากมีการลดราคาต้องขออนุมัติจากแผนกขายก่อน
- และเมื่อได้รับใบกำากับสินค้าฉบับที่ 3 และ 6 จากแผนกจัดส่งสินค้า จะนำามาเปรียบเทียบกับใบ

กำากับสินค้าฉบับที่ 1 และ 2 เพื่อตรวจสอบว่าได้จัดส่งสินค้าถูกต้องครบถ้วน
- หลังจากนั้นจัดส่งใบกำากับสินค้าฉบับที่ 1,2,3 และ 6 ให้แผนกจัดส่งสินค้า
วิธีการขายเชื่อข้างต้นแสดงผังวิธีการขาย ซึ่งแสดงกระบวนการขายของแต่ละแผนกที่เกี่ยวข้องโดย
แยกตามหน้าที่ที่รับผิดชอบ
กรณีการขายสดในระบบการขายส่ง
กิจการขายส่งปกติจะเป็นการขายด้วยเงินเชื่อ กรณีมีการขายเป็นเงินสดแผนกออกบิลจะส่งใบกำากับ
สินค้า ฉบับที่ 1,2 ให้แผนการเงินเพื่อออกใบเสร็จรับเงิน มอบฉบับที่ 1 พร้อมสินค้าให้ลุกค้าและส่ง
ฉบับที่ 2 ให้กบแผนกบัญชีเพื่อลงสมุดรายวันขายเงินสดและนำาลงในสมุดเงินสดรับอีกครั้งหนึ่ง
วิธีปฏิบัติรายได้ค่าบริการ
เมื่อได้รับคำาสั่งการใช้บริการจากลูกค้า จะให้ลูกค้าเซ็นชื่อในใบใช้บริการไว้เป็นหลักฐาน ซึ่งจะขอ
ยกตัวอย่างการให้บริการซ่อมและบำารุงรักษา ซึ่งมีลำาดับขั้นการปฏิบัติดังนี้
- หัวหน้าแผนกซ่อมบำารุงจะออกใบสั่งงานซ่อม พนักงานผู้ปฏิบัติหน้าที่นี้ก็จะทำาใบเบิกพัสดุที่ต้อง
ใช้
- เมื่อทำางานเสร็จสิ้น ผู้ปฏิบัติงานจะทำารายงานการปฏิบัติงาน และให้ลูกค้าเซ็นชื่อเป็นหลักฐาน ซึ่ง
จัดทำาขึ้น 3 ฉบับ
ฉบับที่ 1 ส่งให้ลูกค้า
ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกการเงินเพื่ออกใบเสร็จรับเงิน
ฉบับที่ 3 ส่งให้แผนกบัญชีบันทึกในสมุดรายวันขายและบัญชีลูกหนี้รายตัวและเก็บเข้าแฟ้มเรียง
ตามเลขที่ ถ้าเป็นการขายสด บันทึกในสมุดเงินสดรับ
วิธีการรับคืนสินค้าและให้ส่วนลด
แนวทางในการปฏิบัติกรณีมีการรับคืนจะต้องมีระบบการควบคุมภายในที่รัดกุมเพื่อป้องกันไม่ให้
พนักงานนำาสินค้าที่รับคืนไปใช้เสียเอง ซึ่งมีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้คือ
แผนกรับคืน
- สินค้าที่ข้นมาให้บันทึกคำาขอคืนเป็นลายลักษณ์อักษร โดยมีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบในการอนุมัติการ
ขอคืน
- มอบใบขอคืนให้ลูกค้า
แผนกรับของ
- เมื่อลูกค้านำาใบขอคืนพร้อมสินค้ามามอบให้แผนกนี้จะจัดทำา ใบรับคืนสินค้า จำานวน 5 ฉบับ
ฉบับที่ 1 ให้ผู้ซื้อเป็นหลักฐาน

ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกคลังสินค้าพร้อมสินค้าที่รับคืนและบันทึกบัตรสินค้า
ฉบับที่ 3 ส่งให้แผนกบัญชีลงรายการสินค้าคงเหลือ
ฉบับที่ 4 ส่งให้แผนกออกบิลเพื่อออใบลดหนี้
ฉบับที่ 5 เก็บไว้เป็นหลักฐานที่แผนกรับของ
แผนกออกบิล
- เมื่อได้รับใบรับคืนฉบับที่ 4 เปรียบเทียบกับใบกำากับสินค้าที่เคยออกให้กับลูกค้ารายนี้แล้วจึงจัด
ทำาใบลดหนี้ (Credit Note) ขึ้น 3 ฉบับ โดยให้ผู้มีอำานาจอนุมัติ
ฉบับที่ 1 ส่งให้ลูกค้า
ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกบัญชีบันทึกบัญชีลูกหนี้
ฉบับที่ 3 แนบไว้กับใบรับคืนสินค้าฉบับที่ 4 ที่ได้รับจากแผนกรับของเพื่อเป็นหลักฐานบันทึกสมุด
รับคืนสินค้าและส่วนลด สิ้นเดือนนำายอดรวมลงบัญชีแยกประเภททั่วไป
สินค้าที่รับคืนหากมีสภาพดีจะส่งไปเก็บที่คลังสินค้า พร้อมรายงานการรับสินค้าให้แผนกคลัง
สินค้า หากมีสภาพชำารุดจะส่งให้ฝา่ ยผลิตปรับปรุงให้อยู่ในสภาพที่พร้อมจะขายได้ ซึ่งผังแสดง
ระบบการรับคืนสินค้าและให้ส่วนลด จะสรุปวิธีการเกี่ยวกับการรับคืนและให้ส่วนลดตามที่กล่าว
มาข้างต้น
การรับคืนสินค้าจะต้องไม่ให้แผนกขายทำาหน้าที่ในการรับคืนเพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานขายสร้าง
ยอดขายที่สูงเพื่อต้องการค่านายหน้าจากการขายและให้มีการรับคืนในภายหลัง ดังนั้นเพื่อป้องกัน
การทุจริตดังกล่าว จึงควรมีการกำาหนดระเบียบการรับคืนให้ชัดเจน
การลงบัญชีสำาหรับค่าขาย
ปัจจุบันเครื่องมือที่ใช้ในการลงบัญชีความก้าวหน้าขึ้นอย่างมากทำาให้จากการลงบัญชีที่เคยใช้มือ
อย่างเดียวซึ่งการทำางานเกิดความล่าช้า ผิดพลาดง่าย จึงได้มีระบบคอมพิวเตอร์ เครื่องจักรในการลง
บัญชีมาช่วยในการทำางาน แต่อย่างไรก็ตามการใช้ระบบมือก็ยังคงมีความจำาเป็นอยู่
การลงบัญชีเกี่ยวกับค่าขายอาจใช้วิธีวิธีหนึ่งดังนี้
1. การลงบัญชีแบบดั้งเดิม คือ เขียนด้วยมือ
2. การใช้สำาเนาใบกำากับสินค้าใส่แฟ้มไว้แทนบัญชีลูกหนี้รายตัว
3. การใช้เครื่องจักรลงบัญชี
4. ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์
การลงบัญชีแบบดั้งเดิม คือ การบันทึกในสมุดรายวันขาย ซึ่งอาจะออกแบบเป็นค่าขายของแต่ละ
แผนก หรือแบ่งตามสินค้าแต่ละชนิด ทั้งนีข้ ึ้นอยู่กับการใช้รายงานสำาหรับฝ่ายจัดการ
สำาหรับกิจการขนาดเล็กส่วนมากจะเป็นการขายสด ค่าขายจะได้มาจากเครื่องบันทึกเงินสด (Cash

Register) แล้วนำามาบันทึกในสมุดรายวันที่เกี่ยวข้อง ถ้ามีการขายเชื่อก็จะใช้สมุดรายวันขายเชื่อ
กิจการบางแห่งจะใช้วิธีการนำาสำาเนาใบกำากับสินค้าหรือใบส่งของของแต่ละรายมาใช้แทนบัญชีลูก
หนีร้ ายตัว โดยเก็บสำาเนาใบกำากับสินค้าฉบับหนึ่งเข้าแฟ้มเพื่อใช้แทนบัญชีลูกหนี้รายตัว เมื่อมีการ
ชำาระเงินครบตามจำานวนหนี้จะดึงใบกำากับสินค้าจากแฟ้มนี้เก็บเข้าแฟ้ม “จ่ายแล้ว” ซึ่งหากการ
ชำาระหนี้แบ่งการชำาระเป็นงวด ๆ ก็จะหักเงินทีช่ ำาระนั้นออกจากจำานวนเงินในใบกำากับสินค้า และ
แสดงยอดที่ยังค้างชำาระให้ชัดเจน
การควบคุมภายในเกี่ยวกับการขาย
การควบคุมภายในระบบการขายมีวัตถุประสงค์ ดังนี้
1. เพื่อให้สินค้าที่จัดส่งให้ลูกค้าเป็นสินค้าที่มีการสั่งซื้อที่ถูกต้อง
2. การรับชำาระหนี้และการขายด้วยเงินสดมีการบันทึกบัญชีถูกต้อง
3. การรับคืนและให้ส่วนลดเป็นไปตามระเบียบที่กำาหนด
วิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการให้สินเชื่อและการควบคุมลูกหนี้
1. ตรวจสอบฐานะการเงินของลูกหนี้รายใหม่ กำาหนดวงเงินที่จะให้สินเชื่อ
2. เพื่อหรือลดวงเงินที่จะให้ซื้อเชื่อสำาหรับลูกค้าเก่า
3. วางมาตรการในการเก็บเงินจากลูกหนี้
4. จัดทำารายงานเพื่อการบริหารเกี่ยวกับยอดหนี้แต่ละราย และการติดตามการชำาระหนี้ในพื้นที่ใกล้
กับแผนกบัญชีเพื่ออาศัยข้อมูลบัญชีทั้งนี้เพื่อประโยชน์ในการควบคุมภายในของกิจการโดยให้ผู้
จัดการแผนกขายและแผนกสินเชื่อพิจารณาร่วมกันในการขายเชื่อ เพื่อช่วยให้เกิดการขายมากที่สุด
และมีหนี้สญ
ู น้อยที่สุดด้วย
วิธีปฏิบัติเกี่ยวกับบัญชีลูกหนี้เมื่อสิ้นเดือน
1. จัดทำารายละเอียดลูกหนีจ้ ากบัญชีย่อยในแต่ละกลุ่ม และเปรียบเทียบกับยอดคงเหลือของบัญชีคุม
ยอดของกลุ่มนัน้
2. หายอดรวมจากบัญชีคุมยอดลูกหนี้ทุกกลุ่ม แล้วเปรียบเทียบกับยอดคงเหลือของบัญชีคุมยอดลูก
หนี้ทั้งหมดในบัญชีแยกประเภททั่วไปตรงกันหรือไม่
3. ยกยอดคงเหลือมาลงในบัญชีลูกหนี้และใบแจ้งหนีข้ องงวดถัดไป
วิธีการปฏิบัติของแผนกต่าง ๆ ใน การควบคุมลูกหนี้
เมื่อระบบการขายสิ้นสุดลงจะได้รับใบกำากับสินค้าคืนมาซึ่งต้องเก็บหลักฐานการเซ็นรับของลูกค้า
ไว้อย่างดีเพื่อติดตามการชำาระหนี้โดยมีวิธีการปฏิบัติดังนี้

แผนกการเงิน
- เมื่อถึงกำาหนดชำาระเงินและลูกหนี้มาชำาระแผนกการเงินจะออกใบเสร็จรับเงิน 3 ฉบับ
ฉบับที่ 1 ส่งให้ลูกค้า
ฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกบัญชีลูกหนี้เพื่อลงการรับชำาระหนี้
ฉบับที่ 3 แผนกการเงินใช้ลงสมุดเงินสดรับ
แผนกบัญชีลูกหนี้
- เมื่อได้รับใบเสร็จรับเงินฉบับที่ 2 นำามาบันทึกบัญชีลดยอดลูกหนี้รายตัว
- สิ้นเดือนจัดทำางบแยกอายุหนี้ให้แผนกสินเชื่อเพื่อติดตามหนี้
- เมื่อได้รับใบจำาหน่ายหนี้สูญจากแผนกสินเชื่อ จะลงบัญชีจำาหน่ายหนี้สูญ และส่งให้แผนกตรวจ
สอบภายใน
แผนกสินเชื่อ
- เมื่อได้รับงบแยกอายุหนี้จะนำามาพิจารณาหนี้ที่ค้างชำาระนาน และสงสัยว่าจะเก็บเงินไม่ได้ จะจัด
ทำาหนังสือเตือนให้ชำาระหนี้ส่งให้ลูกค้า หลังจากได้ใช้ความพยายามถึงที่สุดแล้วยังเรียกเก็บเงินไม่
ได้จึงจัดทำาใบจำาหน่ายหนี้สูญ 3 ฉบับ
- ส่งใบจำาหน่ายหนี้สูญทั้ง 3 ฉบับให้แผนการเงินเซ็นอนุมัติ
ฉบับที่ 1 ให้แผนกบัญชีลูกหนี้
ฉบับที่ 2 ให้แผนกตรวจสอบภายใน
ฉบับที่ 3 เก็บไว้เป็นหลักฐาน
แผนกตรวจสอบภายใน
- แผนกตรวจสอบภายในเมื่อได้รับแจ้งการตัดจำาหน่ายหนี้สูญจะทำาหนังสือยืนยันยอดไปยั้งลูกหนี้
- เมื่อไม่ได้รับการตอบรับใด ๆ จะเซ็นอนุมัติการจำาหน่ายหนี้สูญในบัญชีลูกหนี้
- ใบจำาหน่ายหนี้สูญจะส่งต่อไปยังแผนกบัญชีแยกประเภททั่วไปเพื่อลงรายการจำาหน่ายหนี้สูญใน
บัญชีย่อยต่อไป
วิธีการควบคุมลูกหนี้แสดงในผังการควบคุมลูกหนี้ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดวิธีการปฏิบัติในการ
ควบคุมลูกหนี้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น
ฉบับที่ 1 ให้แผนกบัญชีลูกหนี้
ฉบับที่ 2 ให้แผนกตรวจสอบภายใน
ฉบับที่ 3 เก็บไว้เป็นหลักฐาน
ระบบบัญชีสำาหรับกิจการการที่ทำาการผลิตสินค้า

กระบวนการได้ที่มาซึ่งสินค้าประกอบด้วยหลายขั้นตอนด้วยกัน ทั้งนี้หากระบบที่เกี่ยวเนื่องดัง
กล่าวเกิดความผิดพลาดขึ้น จะส่งผลต่อสินค้าสำาเร็จรูปที่ผลิตเสร็จ ดังนั้นการได้มาซึ่งสินค้าที่มี
คุณภาพ ภายในเวลาที่เหมาะสม ในจำานวนที่เหมาะสมและต้นทุนที่ถูกต้องจึงมีความสำาคัญอย่างยิ่ง
ระบบบัญชีที่เกี่ยวข้องดังกล่าวสามารถอธิบายได้เป็นระบบต้นทุนงานสั่งทำาและระบบต้นทุนช่วง
ขึ้นอยู่กับว่ากิจการอยู่ในสายการผลิตลักษณะใด ซึ่งจะมีระบบการปฏิบัติงานที่แตกต่างกันแต่
อย่างไรก็ตามไม่ว่าจะเป็นระบบต้นทุนแบบใด การวางระบบบัญชีไม่ได้มีความแตกต่างกันมากนัก
ซึ่งส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับโรงงานที่ทำาการผลิตโดยมีค่าใช้จ่ายที่จะต้องควบคุม 3 อย่างด้วยกันคือ
วัตถุดิบ แรงงาน และค่าใช้จ่ายการผลิต
ระบบบัญชีของกจิการทีท่ ำาการผลิต
ระบบบัญชีที่เกี่ยวข้องในกิจการที่ทำาการผลิตแบ่งออกได้เป็น 2 ส่วนคือ
1. บัญชีการเงิน (Financial accounting) ซึ่งประกอบด้วยระบบบัญชีสำาหรับการขาย การซื้อเงินสด
และเงินเดือนค่าแรง
2. บัญชีต้นทุน (Cost accounting) คือ ระบบที่ใช้รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับต้นทุนของสินค้าที่ทำาการ
ผลิต ได้แก่ วัตถุดิบ ค่าแรง ค่าใช้จ่ายการผลิต
เมื่อพิจารณาตามลักษณะของการผลิตของธุรกิจแล้ว สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ
1. กิจการทีท่ ำาการผลิตตามคำาสั่งของลูกค้าหรือเฉพาะงานเท่านั้น ระบบบัญชีที่ใช้เรียกว่าระบบ
ต้นทุนงาน (Job Order System) การบันทึกต้นทุนจะบันทึกตามงาน หรือคำาสั่งที่ให้ผลิตแต่ละครั้ง
2. กิจการทีท่ ำาการผลิตต่อเนื่องกันไป ติดต่อกันหลายแผนกจึงจะผลิตเสร็จออกมาเป็นสินค้า
สำาเร็จรูป ระบบบัญชีที่ใช้ เรียกว่า ระบบบัญชีต้นทุนตอน (Continuous Process System) การบันทึก
ต้นทุนจะต้องบันทึกแต่ละแผนกตามวิธีการผลิต
ระบบบัญชีที่กล่าวมาข้างต้นทำาให้กิจการต้องมีการวางระบบบัญชีที่แตกต่างกันเพื่อเก็บรวบรวม
ข้อมูลต้นทุนที่เกิดขึ้น ดังรายละเอียดที่จะกล่าวต่อไปนี้
ระบบบัญชีต้นทุนงานสั่งทำา
การรวบรวมข้อมูลต้นทุนที่เกิดขึ้นจากการผลิตในลักษณะนี้จะใช้แบบฟอร์มที่เรียกว่า งบต้นทุนงาน
(Job order cost sheet) ซึ่งจัดทำาขึ้นสำาหรับงานแต่ละงานและถือเป็นบัญชีย่อยของบัญชีงานระหว่าง
ทำา สาระสำาคัญที่จำาเป็นในงบต้นทุนงาน คือ ต้นทุนของวัตถุดิบ ค่าแรง และค่าใช้จ่ายการผลิต มีวิธี
การปฏิบัติดังนี้
1. เมื่อลูกค้าติดต่อขอซื้อสินค้า ฝ่ายขายหรือผู้รับคำาสั่งจากลูกค้าต้องให้ลูกค้าเซ็นชื่อในใบสั่งจ้างไว้
เป็นหลักฐาน หรืออาจใช้ใบสั่งซื้อที่เป็นแบบฟอร์มของลูกค้าเองเป็นหลักฐานการว่าจ้างให้ผลิต
สินค้าตามคำาสั่งก็ได้

2. หลังจากนั้นฝ่ายขายหรือผู้รับคำาสั่งจากลูกค้าจัดทำาใบสั่งผลิต ขึ้น 4 ฉบับให้ผู้จัดการโรงงานเซ็น
อนุมัติ
ฉบับที่ 1 ต้นฉบับส่งให้ผู้ควบคุมคนงาน
ฉบับที่ 2 สำาเนาส่งให้คลังพัสดุ
ฉบับที่ 3 สำาเนาส่งให้แผนกบัญชีต้นทุน
ฉบับที่ 4 สำาเนาเก็บไว้เป็นหลักฐาน
หลังจากได้จัดทำาใบสั่งผลิตเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปจะเกี่ยวข้องกับวัตถุดิบ ดังนี้
วิธีการบัญชีเกี่ยวกับวัตถุดิบ
1. ผูค้ วบคุมคนงานเมื่อได้รับใบสั่งผลิตจะจัดทำาใบเบิกพัสดุ ขึน้ จำานวน 4 ฉบับ ซึ่งต้องมีการให้เลข
ที่ใบเบิกไว้ล่วงหน้า ทีค่ ลังพัสดุเซ็นอนุมัติ
ฉบับที่ 1 ต้นฉบับไว้ที่คลังพัสดุเพื่อลงบัตรพัสดุ
ฉบับที่ 2 สำาเนาส่งให้แผนกบัญชีพัสดุ
ฉบับที่ 3 สำาเนาส่งให้แผนกบัญชีต้นทุน
ฉบับที่ 4 ส่งให้แผนกโรงงาน ผู้ควบคุมคนงานจะนำาไปเก็บไว้กับใบสั่งผลิตและเก็บเข้าแฟ้มไว้เป็น
หลักฐาน
เมื่อสิ้นเดือนพนักงานผู้ลงงบต้นทุนงานจะนำาใบเบิกพัสดุทั้งหมดมาทำาสรุปยอดการใช้พัสดุเพื่อ
แสดงรายละเอียดการใช้พัสดุในเดือนนั้น ๆ ทั้งหมดและส่งใบสรุปยอดให้พนักงานบัญชีแยก
ประเภททั่วไป
ผังแสดงระบบต้นทุนงานการเบิกพัสดุเพื่อการผลิตจะเป็นการสรุปวิธีการในระบบบัญชีค่าแรง
โดยตรง
วิธีการบัญชีเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายการผลิต
ค่าใช้จ่ายการผลิตหลายรายการมิได้เกิดขึ้นพร้อมการผลิต อาจเกิดขึ้นก่อนหรือหลังการผลิตทำาให้
ต้องมีการจัดสรรไปเป็นต้นทุนการผลิตระหว่างปี และเมื่อสิ้นปีค่าใช้จ่ายการผลิตที่เกิดขึ้นจริงกับ
ประมาณการที่จัดสรรเข้าไปเป็นต้นทุนการผลิตอาจไม่เท่ากัน ทำาให้ต้องมีกาปรับปรุงรายการ วิธี
การบันทึกรายการเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายการผลิตจึงสรุปได้ดังนี้คือ
1. เมื่อมีคา่ ใช้จ่ายโรงงานเกิดขึ้นแผนกบัญชีจะบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องทันที
2. สำาหรับค่าวัสดุโรงงานให้นำายอมมาจากยอดรวมของค่าวัสดุจากสรุปยอดการใช้พัสดุประจำาเดือน
3. สำาหรับค่าแรงงานทางอ้อมให้นำายอดค่าแรงงานอ้อมจากสรุปยอดค่าแรงประจำาเดือน
4. และเมื่องานผลิตเสร็จแล้วก็จะคำานวณค่าใช้จ่ายโรงงานจากอัตราที่ประมาณขึ้นล่วงหน้าแล้ว
บันทึกในงบต้นทุนงาน

5. ทุก ๆ สิ้นเดือนพนักงานบัญชีต้นทุนจะส่งยอดรวมของค่าใช้จ่ายโรงงานจัดสรรให้พนักงานบัญชี
แยกประเภททั่วไปเพื่อบันทึกรายการ
6. สิ้นปีจะทำาการปรับปรุงยอดค่าใช้จ่ายโรงงานจัดสรรและที่เกิดขึ้นจริง
ผังแสดงต้นทุนค่าใช้จ่ายโรงงาน – ระบบต้นทุนงาน เป็นการสรุปวิธีการในระบบค่าใช้จ่ายการผลิต
ที่กล่าวมาข้างต้นอย่างละเอียด และวงจรต้นทุนงานเป็นการสรุปวิธีการเกี่ยวกับต้นทุนสินค้า
สำาเร็จรูป ในระบบต้อนทุนงานซึ่งจะได้ศึกษาอย่างละเอียดในวิชาการบัญชีต้นทุน
ระบบบัญชีต้นทุนตอน
เครื่องมือที่ใช้ในการรวบรวมต้นทุนการผลิตสำาหรับกิจการที่ผลิตในลักษณะนี้จะทำาได้โดยใช้งบ
ต้นทุนการผลิต (Cost of Production Report) ซึ่งแสดงต้นทุนวัตถุดิบ ค่าแรง และค่าใช้จ่ายการผลิต
เป็นรายแผนก กระบวนการปฏิบัติงานจะเกี่ยวข้องกับการเก็บข้อมูลต้นทุนที่เกี่ยวข้อง ดังนี้
ระบบบัญชีสำาหรับวัตถุดิบ
ระบบบัญชีจะต่อเนื่องกับระบบจัดซื้อ โดยเริ่มตั้งแต่การเสนอซื้อ การสั่งซื้อ การรับของและการเบิก
วัตถุดิบมาใช้ในการผลิตในกระบวนการผลิตเท่านั้นโดยเมื่อจะผลิตงานใดก็ตาม ผู้รับคำาสั่งจาก
ลูกค้าจะทำาใบสั่งผลิตและให้ผู้จัดการโรงงานเซ็นอนุมัติการทำาใบสั่งผลิต ซึ่งต้องใช้ใบสั่งซื้อของ
ลูกค้าไว้เป็นหลักฐานหรืออาจจะใช้ใบสั่งจ้างที่เป็นแบบฟอร์มของกิจการเองก็ได้ ซึ่งจัดทำาใบสั่ง
ผลิตขึน้ 4 ฉบับ ดังนี้
ฉบับที่ 1 ต้นฉบับส่งให้ผู้ควบคุมงาน
ฉบับที่ 2 สำาเนาส่งให้แผนกพัสดุ
ฉบับที่ 3 สำาเนาส่งให้แผนกบัญชีต้นทุน
ฉบับที่ 4 สำาเนาผู้สั่งผลิตหรือฝ่ายขายเก็บไว้เปรียบเทียบกับใบเบิกพัสดุที่ทำาการผลิตส่งมาให้เมื่อ
งานเสร็จ
หลังจากนั้นเมื่อเบิกวัตถุดิบใช้ในการผลิต จะต้องทำาใบเบิกพัสดุ และให้ผู้มีอำานาจอนุมัติ และ
ใบเบิกพัสดุจะทำาเป็น 4 ฉบับ โดยผู้เบิกจะนำาทั้ง 4 ฉบับไปยังแผนกพัสดุ เพื่อเบิกของและเซ็นรับ
ของในใบเบิกพัสดุทั้ง 4 ฉบับ
ฉบับที่ 1 ต้นฉบับแผนกพัสดุเก็บไว้หลักฐานลงบัตรพัสดุ
ฉบับที่ 2,3 สำาเนาส่งให้แผนกบัญชี คำานวณราคาต่อหน่วยและราคารวมที่เบิกไปใช้ แล้วจึงเก็บฉบับ
ที่ 3 ไว้ลงบัญชีคุมพัสดุ ส่วนฉบับที่ 2 ส่งให้พนักงานบัญชีต้นทุนลงรายการในงบต้นทุนงาน และ
ทำาสรุปยอดใบเบิกพัสดุสิ้นเดือนส่งให้พนักงานบัญชีแยกประเภททั่วไปลงรายการ
ฉบับที่ 4 ผูเ้ บิกพัสดุเก็บไว้เอง และเมื่องานเสร็จจะรวบรวมส่งผู้จัดการโรงงาน

ระบบบัญชีสำาหรับค่าแรง
วิธีการคำานวณการทำาบัญชีค่าแรงและการจ่ายค่าแรงเป็นต้นทุนการผลิตโดยแบ่งเป็นค่าแรงทางตรง
และค่าแรงอ้อม และการทำาบัตรจดเวลาการทำางานของคนงานที่เป็นค่าแรงทางตรงจะต้องออกแบบ
ฟอร์มให้สัมพันธ์กับลักษณะการจ่ายค่าแรงเป็นวัน เป็นชั่วโมงหรือเป็นชิ้น
บัตรจดเวลาที่ทำางาน ในระบบต้นทุนตอนต้นทุนค่าแรงที่เกิดขึ้นจะแยกตามแผนกอยู่แล้วการ
ควบคุมเวลาการทำางานของคนงานในแต่ละแผนกอาจมีสมุดจดเวลาทำางานซึ่งผู้ควบคุมงานเป็นผู้ทำา
หรือจะให้คนงานลงเวลาไปกลับในสมุดจดเวลาของแต่ละแผนกด้วยตนเองและให้หัวหน้าหรือผู้
ควบคุมงานเซ็นชื่อรับรอง เมื่อสิ้นงวดที่จะจ่ายค่าแรงต้องนำาบัตรลงเวลาไปกลับของคนงานที่
บันทึกโดยเครื่องบันทึกเวลามาเปรียบเทียบกับสมุดจดเวลาประจำาแผนกเพื่อตรวจสอบซึ่งกันและ
กันอีกครั้ง
ระบบบัญชีสำาหรับค่าใช้จ่ายโรงงาน
การกำาหนดอัตราค่าใช้จ่ายการผลิตจัดสรรเป็นสิ่งแรกที่จะต้องจัดทำาซึ่งจะจัดสรรโดยหลักเกณฑ์ใด
นัน้ ปัญหาในการกำาหนดอาจยากขึ้น เพราะบางกิจการไม่ได้มีแผนกผลิตเพียงแผนกเดียว ดังนั้นการ
ประมาณอัตราค่าใช้จ่ายการผลิตปันส่วนต้องทำาเป็นขั้นตอน ดังนี้
1. ประมาณค่าใช้จ่ายการผลิตทั้งหมดขึ้นก่อน โดยพิจารณาจากค่าใช้จ่ายทุกรายการของปีที่แล้ว
ประกอบกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปในปีนี้
2. สำารวจหลักเกณฑ์ที่จะแบ่งค่าใช้จ่ายการผลิตให้แก่แผนกต่าง ๆ ทุกแผนก
3. ทำาตารางแสดงการแบ่งค่าใช้จ่ายการผลิตให้แก่แผนกต่าง ๆ โดยถือหลักเกณฑ์ ดังนี้
3.1 ค่าใช้จ่ายการผลิตที่ทราบอย่างแน่นอนว่าเป็นของแผนกใดโดยเฉพาะให้คิดเป็นค่าใช้จ่ายการ
ผลิตของแผนกนั้น
3.2 ค่าใช้จ่ายการผลิตที่เป็นส่วนรวม ให้แบ่งเข้าแผนกต่าง ๆ ตามหลักเกณฑ์ที่ได้สำารวจไว้ในข้อ 2
3.3 เมื่อแบ่งค่าใช้จ่ายการผลิตให้ทุกแผนกครบแล้ว ให้นำาค่าใช้จ่ายของแผนกบริการมาแบ่งให้
แผนกผลิตทั้งหมด แล้วรวมยอดค่าใช้จ่ายการผลิตแต่ละแผนก
4. ประมาณค่าแรงงานทางตรง หรือชั่วโมงแรงงานที่ทำาการผลิตในงวดนี้ แล้วนำาไปการค่าใช้จ่าย
โรงงานของแผนกผลิตแต่ละแผนกในข้อ 3.3 ก็จะได้อัตราค่าใช้จ่ายการผลิตปันส่วนสำาหรับแต่ละ
แผนก
การนำาส่งสินค้าที่ผลิตเสร็จ
การนำาส่งสินค้าที่ผลิตเสร็จจากโรงงานไปคลังสินค้าสำาเร็จรูปจะต้องใช้แบบฟอร์มที่เรียกว่า “ใบนำา
ส่งสินค้าที่ผลิตเสร็จจากโรงงาน” ซึ่งทำาเป็น 4 ฉบับ ส่งไปให้แผนกคลังสินค้าทั้ง 4 ฉบับ พร้อมกับ
สินค้า แผนกคลังสินค้าจะเซ็นรับของและนำาสินค้าเข้าเก็บ
ฉบับที่ 1 ต้นฉบับแผนกคลังสินค้า

ฉบับที่ 2,3 ส่งให้แผนกบัญชีต้นทุน
ฉบับที่ 4 ส่งให้ผู้จัดการโรงงาน หรือผู้ที่ออกคำาสั่งผลิต
ทุกสิ้นเดือน พนักงานบัญชีต้นทุนจะรวมยอดงานที่ผลิตเสร็จจากงบต้นทุนงานของงานที่ปิดการ
ผลิตแล้วทั้งหมด แล้วส่งยอดให้แผนกบัญชีแยกประเภททั่วไปบันทึกรายการ
ระบบบัญชีสำาหรับการจัดซื้อและการควบคุมสินค้าคงเหลือ
ระบบบัญชีสำาหรับการจัดซื้อและการควบคุมสินค้าคงเหลือเป็นระบบหนึ่งที่ กิจการต้องให้ความ
สำาคัญเนื่องจากหากการจัดซื้อเกิดความผิดพลาด สินค้าที่จัดซื้อไม่มีคุณภาพ ล่าช้า จะส่งผลต่อการ
ดำาเนินงานของบริษัท กล่าวคือ จะส่งผลต่อความพึงพอใจของลูกค้าซึ่งเป็นบุคคลที่สร้างรายได้ให้
กับกิจการ ดังนัน้ การจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล คือ การจัดซื้อในจำานวนที่เหมาะสม
ในราคาที่ตำ่าที่สุด และให้ได้รับสินค้าหรือบริการซึ่งมีคุณภาพตามเวลาที่ต้องการ
ระบบบัญชีการจัดซื้อ
ระบบการจัดซื้อและควบคุมสินค้าคงเหลือ รวมถึงการซื้อสินค้าสำาเร็จรูป วัตถุดิบ พัสดุสินทรัพย์
ถาวรต่าง ๆ ซึง่ ตามปกติกิจการทีใ่ ห้บริการจะไม่มีสินค้าคงเหลือ และหากเป็นกิจการให้บริการ
ขนาดเล็ก จึงไม่มีความจำาเป็นจะต้องจัดทำาระบบสินค้าคงเหลือ ระบบดังกล่าวจะต้องจัดทำาตามกฎ
ระเบียบและวิธีการที่กำาหนดไว้ เพื่อเป็นการควบคุมภายในที่ดี
วัตถุประสงค์ที่จัดให้มีการควบคุมภายในขึ้น เพื่อให้การปฏิบัติงานปราศจากความผิดพลาดหรือข้อ
บกพร่องต่าง ๆ หากไม่มีการอนุมัติการสั่งซื้อ จะทำาให้สินค้าเก็บไว้ในคลังมากเกินไป และยังต้อง
เสียค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาด้วย ใครคนหนึ่งคนใดอาจสั่งซื้อของมาใช้ประโยชน์ส่วนตัวแล้วมา
คิดเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ หรืออาจมีการสั่งซื้อสินค้าโดยมีกำาหนดเวลาชำาระหนี้ที่ไม่ให้ประโยชน์
แก่กิจการ หากแต่ได้กระทำาเพื่ออำานวยประโยชน์ส่วนตัว
การซื้อนั้นอาจนำาไปบันทึกบัญชีด้วยยอดที่ไม่ถูกต้อง ไม่บันทึกการซื้อเลยหรือแม้แต่สับเปลี่ยนงวด
เวลาบัญชีที่มีการซื้อ ทั้งนี้เพื่อให้ได้ยอดกำาไรของกิจการแสดงไว้ผิดไปจากความเป็นจริง อาจมีการ
ตั้งใจจำาแนกยอดขายให้ผิดไปจากความจริงหรือบันทึกยอดขายอย่างไม่ถูกต้อง เพื่อป้องกันไม่ให้
สังเกตเห็นการซื้อของมาเพื่อใช้ประโยชน์ส่วนตัว ผูข้ ายอาจให้ส่วนลดจากการซื้อแต่ไม่นำามา
บันทึกบัญชี ดังนั้นยอดบัญชีส่วนลดรับก็ผิดไป การจ่ายชำาระเงินค่าสินค้า และบริการจากการซื้อที่
ไม่ได้รับอนุมัติ หรือไม่ได้รับสินค้าหรือบริการมาจริงหรืออาจมีการจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้ซำ้าเป็นครั้ง
ที่สอง มีการจ่ายเงินให้กับเจ้าหนี้ผิดตัว ใบกำากับสินค้าจากผู้ขายอาจถูกแก้ไข
ดังนั้นการจัดให้มีระบบการจัดซื้อและควบคุมสินค้าคงเหลือที่มีประสิทธิภาพนอกจาเป็นการ
ป้องกันการทุจริตที่อาจเกิดขึ้นแล้ว ยังเป็นการเพิ่มระดับความพึงพอใจให้กับลูกค้าอีกด้วย

การจัดซื้ออาจทำาได้ 2 วิธี
- การซื้อสด เป็นการซื้อที่กิจการจ่ายเงินค่าสินค้าหรือบริการทันที
- การซื้อเชื่อ เป็นการซื้อโดยกิจการจะชำาระเงินค่าสินค้าหรือบริการภายหลังระยะเวลาที่ตกลงไว้กับ
ผู้ขาย การซื้อเชื่อจะทำาให้เกิดเจ้าหนี้การค้า
ระบบการจัดซื้อตามลักษณะของธุรกิจ
การวางระบบบัญชีของกิจการทั่วไปสามารถนำามาปรับใช้ให้เหมาะสมกับลักษณะของธุรกิจนั้น ๆ
ซึ่งโดยทัว่ ไปจะจัดแบ่งธุรกิจออกเป็น 3 รูปแบบ คือ
1. ธุรกิจซื้อสินค้าเพื่อขาย (Trading Concern)
2. ธุรกิจที่ทำาการผลิต (Manufacturing Concern)
3. ธุรกิจบริการ (Service Concern)
การวางระบบบัญชีการจัดซื้อจะมีรูปแบบที่ไม่แตกต่างกันในแต่ละธุรกิจ ซึ่งธุรกิจที่ทำาการผลิตจะมี
การซื้อวัตถุดิบ แต่ในขณะที่ธุรกิจซื้อขายสินค้าจะซื้อสินค้ามาเพื่อขายต่อและธุรกิจบริการบาง
ประเภทจะไม่มีการซื้อสินค้าแต่เป็นการซื้อสินทรัพย์อื่น ๆ เข้ามาใช้ในการดำาเนินงานเท่านั้น
วัตถุประสงค์ของระบบการจัดซื้อ
1. เพื่อให้การจัดซื้อแต่ละรายการได้รับการอนุมัติที่ถูกต้องและเป็นไปตามระเบียบปฏิบัติที่กำาหนด
ไว้
2. ของที่ได้รับจากการสั่งซื้อได้รับการตรวจสอบปริมาณและคุณภาพ เพื่อให้แน่ใจว่าได้รับของตรง
ตามที่ต้องการสั่งซื้อ
3. การจัดทำาใบสำาคัญสั่งจ่ายและการจ่ายเงินถูกต้อง เป็นไปตามของที่สั่งซื้อ
4. ของที่สั่งซื้อเมื่อได้รับได้จัดเก็บ และมีวิธีการควบคุมและป้องกันความเสียหายเหมาะสม
การแบ่งแยกหน้าที่ต่าง ๆ เกี่ยวกับการจัดซื้อ
ในกิจการแต่ละแห่งควรจะมีการแบ่งหน้าที่ต่าง ๆ เกี่ยวกับการจัดซื้อตลอดจนถึงการรับของและการ
จ่ายเงินค่าซื้อออกจากกัน เพื่อประโยชน์ในการควบคุมภายใน ทั้งนี้จะต้องมีการกำาหนดวิธีการให้
รัดกุมและใช้แบบฟอร์มต่าง ๆ เพื่อช่วยให้การดำาเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
วิธีการปฏิบัติเกี่ยวกับระบบบัญชีจัดซื้อ
หน้าที่งานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในระบบการจัดซื้อสรุปได้ดังนี้
1. การเสนอซื้อหรือการขออนุมัติซื้อ โดยแผนกคลังสินค้า (Stores) หรือแผนกที่ต้องการใช้
สินทรัพย์นั้น
2. การสั่งซื้อ เป็นหน้าที่ของแผนกจัดซื้อ (Purchasing)
3. การรับของ จะมอบหมายให้แผนกรับของ (Receiveing) ตรวจสอบสินค้าที่สั่งซื้อ

4. การตรวจสอบเอกสารหลักฐานการจัดซื้อ และการทำาใบสำาคัญสั่งจ่าย โดยแผนกบัญชีเจ้าหนี้หรือ
แผนกบัญชี (Account Payable)
จากที่กล่าวไว้ข้างต้นว่าธุรกิจผลิตและธุรกิจซื้อขายสินค้า จะมีการจัดซื้อสินค้าที่แตกต่างกันทั้งนี้
เนื่องจากมีขั้นตอนของการผลิตเข้ามาเพิ่มที่แตกต่างจากธุรกิจที่ซื้อสินค้าสำาเร็จรูปมาขาย แต่อย่างไร
ก็ตามวีปฏิบัติจะไม่แตกต่างกันมากนักเฉพาะส่วนของการเสนอซื้อและการสั่งซื้อเท่านั้น คือ
ถ้าธุรกิจขนาดเล็กเจ้าของหรือผู้จัดการจะเป็นผู้อนุมัติการเสนอซื้อ
ถ้าเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ แผนกคลังสินค้าหรือผู้ที่ต้องการใช้สินทรัพย์นั้น ๆ จะเป็นผู้เสนอซื้อและผู้
จัดการแผนกเป็นผู้อนุมัติการเสนอซื้อและจัดส่งให้แผนกจัดซื้อทำาการสั่งซื้อ
ธุรกิจบางแห่งผู้จัดการแผนกคลังสินค้าจะเป็นผู้จัดซื้อเอง และตรวจรับของเอง ซึ่งเป็นวิธีที่ไม่ถูก
ต้องขัดหลักการควบคุมภายในที่ดี
วิธีปฏิบัติในระบบการจัดซื้อ
การเสนอซื้อ
ปกติธุรกิจผลิตจะต้องจัดซื้อวัตถุดิบ / พัสดุ ที่ใช้ในการผลิตเป็นประจำา และเก็บรักษาไว้ในคลัง
สินค้า โดยมีพนักงานที่ทำาหน้าที่เกี่ยวกับการรับ – จ่ายวัตถุดิบนั้น ซึ่งในบัญชีนี้จะแสดงจำานวน
วัตถุดิบที่รับ – จ่าย และคงเหลือของวัตถุดิบแต่ละชนิด และแสดงจำานวนสูงสุดและตำ่าสุดไว้ด้วย
เพ่อเป็นจุดป้องกันไม่ให้สินค้ามากหรือน้อยเกินไป ซึ่งถ้าเป็นกิจการขนาดใหญ่อาจมีพนักงานลง
บัญชีรับจ่ายและพนักงานดูแลรักษาสินค้าในคลังสินค้าคนละคนกัน ในแผนกนี้จะมีขั้นตอนการ
ปฏิบัติดังนี้
- เมื่อสินค้าถึงจุดสั่งซื้อ พนักงานบัญชีวัตถุดิบหรือพัสดุจะจัดทำาใบเสนอซื้อหรือใบขออนุมัติซื้อ
(Purchase Requisition) ขัน้ 3 ฉบับ โดย
ฉบับที่ 1 ต้นฉบับส่งให้แผนกจัดซื้อ
ฉบับที่ 2 สำาเนาฉบับที่ 1 ส่งให้แผนกบัญชีเจ้าหนี้
ฉบับที่ 3 สำาเนาฉบับที่ 2 เก็บไว้ที่แผนกที่เสนอซื้อ
- ก่อนจัดส่งใบเสนอซื้อให้แผนกที่เกี่ยวข้องต้องจัดส่งให้หัวหน้าแผนกเป็นผู้อนุมัติการขอซื้อ
- เมื่อแผนกรับของจัดส่งสินค้าที่ตรวจรับแล้วมาให้ จะตรวจใบรับของกับของที่ได้รับจริงถ้าเป็นว่า
ถูกต้องจึงเก็บเข้าคลังสินค้าและให้พนักงานคนหนึ่งบันทึกรายการรับของลงในบัตรพัสดุ
จุดสำาคัญในแผนกคลังสินค้าหรือผู้ที่ต้องการใช้สินทรัพย์นั้น ๆ ต้องตรวจสอบให้แน่ใจเสียก่อนว่า
ของทีเหลืออยู่มีจำานวนเท่ากับยอดคงเหลือในบัญชี โดยจะต้องมีการตรวจนับจริงและยืนยันกับยอด
ในบัญชีว่าถูกต้องตรงกัน

การป้องกันการผิดพลาดในการสั่งซื้อ ผูข้ อซื้อจะต้องระบุรายละเอียดของสินค้าหรือพัสดุที่ต้องการ
สั่งซื้อให้ชัดเจนทั้งนี้เพื่อให้ได้สินค้าหรือพัสดุ หรือของที่ต้องการสั่งซื้อตรงกับความต้องการ
การสั่งซื้อ
เมื่อได้รับใบเสนอซื้อหรือใบขอซื้อซึ่งผ่านการอนุมัติเรียบร้อยแผนกจัดซื้อจะสอบถามราคาของ
สินค้าที่จะซื้อ โดยการสอบถามราคาซึ่งอาจทำาได้หลายวีดังนี้
1. สอบถามทางโทรศัพท์ เหมาะกับสินค้าที่มีราคาไม่แพง และซื้อบ่อย
2. ส่งจดหมายสอบถามไปยังผู้ขายหลาย ๆ รายให้เสนอราคามาเป็นลายลักษณ์อักษร
3. การประมูลราคาจากผู้ขายหลาย ๆ ราย วิธีนี้เหมาะกับสินค้าที่มีราคาแพง เพื่อคัดเลือกผู้ที่เหมาะ
สมที่สุด
การสอบถามราคาไม่ว่าจะเป็นวิธีการใด จะต้องมีการจัดทำาทะเบียนผู้ขายไว้เป็นลายลักษณ์อักษร
และตรวจสอบราคาอย่างสมำ่าเสมอ เมื่อมีการสั่งซื้อเพราะราคาสินค้าอาจมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอด
เวลา เมื่อได้ดำาเนินการคัดเลือกผู้ขายเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนการปฏิบัติในการสั่งซื้อมีดังนี้ - จัดทำา
ใบสั่งซื้อ (Purchase order) อย่างน้อย 5 ฉบับ ดังนี้
ฉบับที่ 1 ต้นฉบับส่งไปยังผูข้ าย
ฉบับที่ 2 สำาเนาฉบับที่ 1 ส่งให้แผนกรับของเพื่อตรวจสอบกับของที่ได้รับกับรายการในใบส่งของ
จากผู้ขาย
ฉบับที่ 3 สำาเนาฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกที่เสนอซื้อ (คลังสินค้า) เพื่อแจ้งว่าได้สั่งซื้อของตามความ
ต้องการแล้ว
ฉบับที่ 4 สำาเนาฉบับที่ 3 ส่งให้แผนกบัญชีเจ้าหนี้เพื่อตรวจสอบกับใบกำากับสินค้าหรือใบเสร็จรับ
เงินที่ได้รับจากผู้ขาย
ฉบับที่ 5 สำาเนาฉบับที่ 4 แผนกจัดซื้อเก็บไว้เป็นหลักฐาน
จุดสำาคัญในการสั่งซื้อคือ จะไม่มีการสั่งซื้อใด ๆ เกิดขึ้นหากการเสนอซื้อไม่ได้รับการอนุมัติจากผู้มี
อำานาจหรือผู้ที่รับผิดชอบในการอนุมัติการเสนอซื้อ นอกจากนั้นใบสั่งซื้อต้องมีเลขที่เรียงลำาดับเพื่อ
ติดตามรายการของที่สั่งซื้อแล้วแต่ยังไม่ได้รับ
- เมื่อผูข้ ายได้จัดส่งของมาให้และได้รับใบรับของจากแผนกรับของ แผนกจัดซื้อจะนำามาเปรียบ
เทียบกับใบสั่งซื้อโดยตรวจดูจำานวนที่ได้รับกับจำานวนที่สั่งซื้อพร้อมราคาและคุณภาพ เมื่อถูกต้อง
ตรงกันแล้วจึงเก็บไว้ด้วยกันและเก็บไว้ในแฟ้มใบสั่งซื้อที่ได้รับของเรียบร้อยแล้ว
การรับของ
เมื่อผู้ขายมาส่งของที่สั่งซื้อ แผนกรับของมีหน้าที่ต้องตรวจรับของทั้งปริมาณและคุณภาพว่าตรง

ตามที่สั่งซื้อหรือไม่ กิจการบางแห่งอาจตั้งคณะกรรมการขึ้นมาหนึ่งชุดเพื่อทำาหน้าที่นี้และจะ
หมุนเวียนสับเปลี่ยนอยู่เสมอ โดยมีพนักงานในแผนกที่เสนอซื้อมาร่วมเป็นกรรมการด้วย ใน
ระหว่างที่ของยังไม่ได้เก็บเข้าคลังสินค้า หรือยังไม่ได้ส่งถึงผู้เสนอซื้อจะต้องเก็บรักษาสินค้านั้น
เป็นอย่างดีเพื่อป้องกันการสูญหาย เนื่องจากยังไม่มีการลงรายการในบัญชี ในแผนกนี้มีขั้นตอนการ
ปฏิบัติดังนี้
- เมื่อตรวจนับของเสร็จจะทำาใบรับของ Receiving report อย่างน้อย 5 ฉบับ ส่งไปยังแผนกคลังพัสดุ
หรือผู้ที่ต้องการใช้สินทรัพย์นั้น
ฉบับที่ 1 ต้นฉบับส่งให้แผนกจัดซื้อเพื่อเปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อ
ฉบับที่ 2 สำาเนาฉบับที่ 1 ส่งให้แผนกคลังสินค้าเก็บไว้เป็นหลักฐานในการบันทึกในบัตรสินค้า
ฉบับที่ 3 สำาเนาฉบับที่ 2 ส่งให้แผนกบัญชีเจ้าหนี้ เพื่อเปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อและใบเสร็จรับเงิน/
ใบกำากับภาษี ที่ได้รับจากผู้ขาย
ฉบับที่ 4 สำาเนาฉบับที่ 3 ส่งให้แผนกบัญชีพัสดุ
ฉบับที่ 5 สำาเนาฉบับที่ 4 แผนกรับของเก็บไว้เป็นหลักฐาน
- แผนกรับของเมื่อตรวจนับแล้วว่าถูกต้องจะเซ็นต์รับของในใบส่งของ และเอาต้นฉบับใบส่งของที่
ได้รับจากผู้ขายส่งให้แผนกบัญชีเจ้าหนี้
จุดสำาคัญในการับของ คือ ต้องตรวจสอบทั้งปริมาณและคุณภาพของของที่ได้รับเพื่อให้แน่ใจว่าตรง
กับที่สั่งซื้อจึงลงนามในใบส่งของ
การจัดทำาใบสำาคัญสั่งจ่าย
- แผนกบัญชีเจ้าหนี้ เมื่อได้รับใบรับของจะนำาไปแนบกับใบสั่งซื้อที่ได้รับจากแผนกจัดซื้อออก
ใบรับของตามปริมาณที่รับจริง และให้ผู้ขายแก้ไขปริมาณในใบส่งของให้ถูกต้องก่อนที่จะลงนาม
ในใบส่งของ
เดบิต สินค้า (ซื้อ) XX
เครดิต ใบสำาคัญจ่าย/เจ้าหนี้ XX
- เมื่อผูข้ ายจัดส่งใบกำากับสินค้า / ใบส่งของจะนำามาเปรียบเทียบกับใบรับของอีกครั้งเมื่อเห็นว่าถูก
ต้องจึงจัดทำาใบสำาคัญสั่งจ่ายขึ้น 3 ฉบับ
ฉบับที่ 1 ส่งให้แผนการเงินพร้อมทั้งใบกำากับสินค้าและใบรับของเพื่อให้แผนการเงินจัดทำาเช็คจ่าย
เสนอผู้มีอำานาจอนุมัติ
ฉบับที่ 2 ใช้เป็นหลักฐานในการลงทะเบียนใบสำาคัญสั่งจ่ายเรียงตามเลขที่
ฉบับที่ 3 ใช้เป็นบัญชีเจ้าหนี้รายตัวสำาหรับธุรกิจที่ไม่ใช้ระบบใบสำาคัญจ่าย
- แผนกการเงินเมื่อได้รับใบสำาคัญจ่ายพร้อมเอกสารหลักฐานแล้ว จะนำาเสนอการจ่ายเงินให้ผู้มี

อำานาจอนุมัติการจ่ายเงิน
- เมื่อถึงกำาหนดจ่ายจะนำาเช็คส่งให้ลูกค้า ส่วนเอกสารทุกฉบับและใบสำาคัญจ่ายจะประทับตรา “จ่าย
เงินแล้ว” เพื่อป้องกันไม่ให้จ่ายเงินซำ้า และคืนเอกสารให้ฝ่ายบัญชี
- แผนกบัญชีเมื่อได้รับใบสำาคัญจ่ายที่จ่ายเงินแล้ว จะนำามาบันทึกบัญชีและลงทะเบียนใบสำาคัญจ่าย
ทะเบียนเช็ค และเก็บเข้าแฟ้ม
สำาหรับบริษัทที่ใช้ระบบใบสำาคัญจ่ายจะถือว่าใบสำาคัญจ่ายพร้อมเอกสารหลักฐานต่าง ๆ เป็นบัญชี
แทนเจ้าหนี้รายตัว เพราะระบบใบสำาคัญจ่ายไม่จำาเป็นต้องเปิดการ์ดเจ้าหนี้รายตัวอีก
จุดสำาคัญของบัญชีเจ้าหนี้รายตัว คือ ไม่มีการอนุมัติจ่ายเงินจนกว่าจะแน่ใจว่าสินค้านั้นเป็นของ
กิจการจริงและในจำานวนและคุณภาพที่ถูกต้อง ตามที่ผขู้ ายเสนอราคามา
ระบบการควบคุมสินค้าคงเหลือ
เมื่อเปรียบเทียบกับสินทรัพย์หมุนเวียน ข้อบกพร่องที่มีในระบบการควบคุมสินค้าคงเหลือจึงอาจส่ง
ผลเสียหายต่อการดำาเนินงาน ตามปกติการมีสินค้าคงเหลือมากเกินไปทำาให้เงินทุนหมุนเวียนส่วน
หนึ่งต้องใช้ไปในสินคงเหลือ ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษานอกจากนั้นสินค้าอาจล้าสมัยหรือเสื่อม
คุณภาพ แต่การมีสินค้าไม่ไว้เพียงพอก็อาจนำาความเสียหายมาสู่กิจการค้าได้ เนื่องจากไม่สามารถ
ดำาเนินงานได้ตามปกติและตอบสนองความต้องการของลูกค้าทำาให้ลูกค้าเปลี่ยนแปลงแหล่งที่ซื้อ
หรือการซื้อแต่ละครั้งในจำานวนน้อย ทำาให้ค่าใช้จ่ายในการซื้อต่อหน่วยสูง ดังนั้น กิจการจึงควรมี
สินค้าคงเหลือในจำานวนที่เหมาะสม มีการตรวจนับเป็นครั้งคราวโดยมีวิธีการที่รัดกุมเพื่อให้ได้
สินค้าคงเหลือถูกต้องตามที่มีอยู่จริง อันจะทำาให้งบการเงินคือ งบดุลแสดงฐานะอันแท้จริง และงบ
กำาไรขาดทุนแสดงผลการดำาเนินงานถูกต้องตามควร
แผนกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมสินค้าคงเหลือ มีดังนี้
1. แผนกคลังสินค้า มีหน้าที่เก็บรักษาสินค้า
2. แผนกผลิต มีหน้าที่ในการเบิกสินค้าในคลังสินค้าไปใช้ในการผลิต
3. แผนกบัญชี มีหน้าที่ในการจัดทำาบัญชีคุมสินค้าในคลังสินค้า
หลักการควบคุมภายในที่ดีของระบบการควบคุมสินค้าคงเหลือ
1. กำาหนดอำานาจและหน้าที่รับผิดชอบที่ชัดเจน เพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลที่ไม่มีหน้าที่เข้าไป
เกี่ยวข้องแล้วทำาให้สินค้าเกิดสูญหายได้
2. กำาหนดนโยบายการควบคุมสินค้าคงเหลือที่แน่นอน จำานวนสินค้าขั้นตำ่าสุด สูงสุดที่ต้องมีในคลัง
สินค้า เพื่อป้องกันไม่ให้สินค้ามีมากไปหรือน้อยเกินไป
3. มีสถานที่เก็บรักษาและเครื่องมือเครื่องใช้ที่เกี่ยวข้องในการเก็บรักษาสินค้าที่เพียงพอ เพื่อไม่ให้
สินค้าเกิดความเสียหาย ชำารุดหรือแตกหักได้

4. มีการควบคุมดูแลสินค้าคงเหลืออย่างเหมาะสมทั้งในเรื่องการรับ – จ่ายและการเก็บรักษา
5. จัดให้มีการจดบันทึกสินค้าคงเหลือโดยบุคคลที่ไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการดูแลสินค้างเหลือ
6. มีการตรวจนับสินค้าคงเหลือและเปรียบเทียบกับยอดคงเหลือตามที่จดบันทึกไว้
ลักษณะทั่วไปเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือ
สินค้าคงเหลือตามมาตรฐานการบัญชีฉบับที่ 31 ได้ให้นิยามของสินค้างคงเหลือ หมายถึง ทรัพย์สิน
ซึ่งกิจการมีไว้เพื่อขายตามลักษณะการประกอบธุรกิจโดยปกติ หรืออยู่ในระหว่างการผลิตเพื่อให้
เป็นสินค้าสำาเร็จรูปเพื่อขาย หรือมีไว้เพื่อใช้ในการผลิตสินค้าหรือให้บริการ
สินค้าคงเหลือสำาหรับกิจการซื้อมาขายไป หมายถึง สินค้าสำาเร็จรูปตามลักษณะที่ได้ซื้อมาส่วน
กิจการที่ทำาการผลิตสินค้าเพื่อขายสิ่งคาคงเหลือจะประกอบด้วย วัตถุดิบ วัสดุใช้ไปในการผลิตงาน
ระหว่างทำา และสินค้าสำาเร็จรูป กล่าวคือสินค้างบางชนิดที่ซื้อมาอาจเป็นสินค้าสำาเร็จรูปพร้อมที่จะ
ขายหรือสินค้าคงเหลือสำาหรับธุรกิจหนึ่ง แต่อาจเป็นวัถตุดิบสำาหรับอีกธุรกิจหนึ่ง เช่น พ่อค้าร้าน
ชายอุปกรณ์ก่อสร้าง ซื้ออุปกรณ์ในการก่อสร้าง แต่ถ้ามีบริษัท แลนด์ แอนด์ เฮ้าท์ หรือบริษัท โดม
ทองธานีมาซื้ออุปกรณ์ก่อสร้างเหล่านี้ เช่น ซื้อตะปูเพื่อใช้เป็นส่วนประกอบของการสร้างบ้าน ตะปู
กลายเป็นวัตถุดิบหรือวัสดุคงเหลือในธุรกิจรับจัดสร้างบ้าน เป็นต้น
วิธีการปฏิบัติในระบบวัตถุดิบ
แผนกพัสดุหรือคลังสินค้า
- มอบหมายให้มีบุคคลรับผิดชอบในการดูแลรักษาสินค้า
- จัดหมวดหมู่และให้รหัสพัสดุทุกชนิด และจัดให้มีบัญชีย่อยหรือบัตรพัสดุ
- บันทึกการรับ – จ่ายในบัตรสินค้า พร้อมเก็บหลักฐานการรับ – จ่ายสินค้าเพื่อให้สามารถตรวจ
สอบได้เมื่อมีปัญหา
- จัดทำาใบเสนอซื้อตามแบบฟอร์มที่กำาหนดเมื่อสินค้าถึงจุดสั่งซื้อและผ่านการอนุมัติ
- เมื่อของที่เสนอซื้อได้รับแล้วจากแผนกรับของให้ตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นสินค้าพัสดุ
ที่เสนอซื้อและใช้ในการผลิตปกติหรือใช้สำาหรับธุรกิจจึงเซ็นต์รับของในใบรับของ
- เมื่อมีผู้มาขอเบิกสินค้าหรือพัสดุจะต้องเป็นไปตามระเบียบที่กำาหนดไว้ เช่น ใบเบิกของต้องเป็น
แบบฟอร์มที่กำาหนดและมีผู้อนุมัติและลงในสมุดใบเบิกของเป็นหลักฐานการเบิก
- ทำาการตรวจนับสินค้าและตรวจสอบกับยอดคงเหลือตามบัตรสินค้าอย่างสมำ่าเสมอ
- นำาผลต่างยอดที่แตกต่างกันระหว่างในบัตรสินค้า และที่มีอยู่จริงซึ่งได้รับการอนุมัติแล้วปรับปรุง
ในบัตรสินค้า
แผนกผลิต
- วางแผนการผลิตล่วงหน้า เพื่อป้องกันไม่ให้เบิกของเกิดกว่าจำานวนที่ต้องใช้ โดยให้หัวหน้าแผนก

เซ็นต์อนุมัติ
- เมื่อถึงกำาหนดเบิกพัสดุต้องจัดทำาใบเบิกตามรูปแบบที่กำาหนด และให้ผู้มอี ำานาจหน้าที่รับผิดชอบ
เซ็นต์อนุมัติ
- ถ้าเบิกของผิดหรือเกินจำานวน จะต้องส่งคืนโดยใช้แบบฟอร์มใบส่งคืนพัสดุให้แผนกคลังเซ็นต์รับ
แผนกบัญชี
- ทำาบัญชีสินค้า พัสดุทุกชนิดที่อยู่ในคลัง ลงบันทึกรับเข้า – จ่ายออกในบัญชีคุมสินค้า พัสดุ และ
เก็บหลักฐานการลงบันทึกไว้เพื่อตรวจสอบภายหลัง
- เมื่อสิ้นงวดต้องตรวจนับพัสดุคงเหลือที่มีอยู่จริง เปรียบเทียบกับยอดคงเหลือตามบัญชีหากมีผล
ต่างให้ปรับปรุงให้เท่ากับจำานวนที่ตรวจนับได้
- เข้าร่วมการตรวจนับสินค้าคงเหลือ
วิธีปฏิบัติในระบบการควบคุมงานระหว่างทำา
แผนกที่เกี่ยวข้องในระบบนี้มีเพียง 2 แผนก คือ แผนกผลิตและแผนกบัญชีต้นทุน วิธีการปฏิบัติของ
แต่ละแผนกมีดังนี้
แผนกผลิต
- แผนกนี้ต้องวางแผนการผลิต กำาหนดจำานวนวัตถุดิบที่จะต้องใช้ และให้ผู้ควบคุมคนงานเป็นผู้ทำา
ใบเบิกวัตถุดิบ และให้ผู้ควบคุมงานเป็นผู้อนุมัติ
- การควบคุมค่าแรงงานให้ผู้ควบคุมงานเซ็นต์รับรองบัตรจดเวลาการทำางาน ในกรณีระบบต้นทุน
ตอนให้ผู้ควบคุมงานเซ็นต์รับรองในรายงานการปฏิบัติงานของแต่ละแผนก
- ค่าใช้จ่ายโรงงาน แผนกบัญชีต้นทุนจะคำานวณโดยใช้อัตราที่กำาหนดไว้ล่วงหน้า
- ต้องมีการควบคุมงานระหว่างทำาไม่ให้เสียหายทั้งจากการทุจริตหรือภัยธรรมชาติในใบเบิกวัตถุดิบ
ต้องแสดงจำานวนที่ขอเบิก จำานวนเงิน และบอกให้ทราบว่าเบิกไปใช้ในงานใดเพื่อคำานวณหาต้นทุน
งานระหว่างทำาของแต่ละงาน หรือรายงานการผลิตของแต่ละแผนกตามระบบต้นทุนตอน
แผนกบัญชีต้นทุน
- จะมีหน้าที่ในการคำานวณราคาสินค้าที่อยู่ระหว่างการผลิตในโรงงาน
- ตรวจสอบยอดที่คำานวณว่าถูกต้องหรือไม่ โดยรวมยอดต้นทุนงานที่ผลิตยั้งไม่เสร็จทั้งหมดทุก ๆ
งาน ต้องเท่ากับยอดคงเหลือในบัญชีคุมยอดงานระหว่างทำาในการคำานวณงานระหว่างทำาคงเหลือ
ตามระบบต้นทุนตอนและระบบต้นทุนงานมีความแตกต่างกัน ดังนี้
ต้นทุนตอน
- รายงานต้นทุนการผลิตแต่ละแผนก

- แสดงจำานวนหน่วยที่ผลิต ราคาต้นทุนหน่วยสินค้าที่ผลิตเสร็จ
- คิดต้นทุนเพื่อโอนออกจากบัญชีงานระหว่างทำา
- ยอดคงเหลือ แสดงต้นทุนของสินค้าที่ยังผลิตไม่เสร็จ
ต้นทุนงาน
- ต้นทุนงานระหว่างทำามาจากคำานวณหาต้นทุนสินค้าที่ผลิตยั้งไม่เสร็จ
- บันทึกต้นทุนงานของแต่ละงานในงบต้นทุนงาน
- สิ้นเดือนแยกงบต้นทุนงานเป็น 2 ประเภท คือ งานที่ทำาเสร็จและงานที่ยั้งไม่เสร็จ
- ต้นทุนงานที่ทำาเสร็จแล้วจะโอนออกจากบัญชีงานระหว่างทำา
วิธีปฏิบัติการควบคุมสินค้าสำาเร็จรูป
วิธีปฏิบัติในการควบคุมสินค้าสำาเร็จรูปส่วนใหญ่มีรูปแบบการปฏิบัติที่คล้ายคลึงกัน ซึ่งมีแนวทาง
พอสรุป ดังนี้
1. จัดทำาบัญชีสินค้าสำาเร็จรูปแต่ละชนิด ในธุรกิจที่ผลิตสินค้าเองจะใช้ใบนำาส่งของจากผู้ผลิตเป็น
หลักฐานในการลงรายการในบัตรสินค้าที่แผนกคลังสินค้าและแผนกบัญชีหากเป็นสินค้าที่ซื้อมา
จากบุคคลภายนอกจะใช้ใบรับของจากแผนกรับของแทน
2. กรณีมีการรับคืนสินค้าจากผู้ซื้อแผนกรับของจะจัดทำาใบรับคืนขึ้น ซึ่งแผนกคลังสินค้าและแผนก
บัญชีใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชีสินค้าคงเหลือ
3. การจ่ายสินค้าให้แก่ผู้ซื้อ ต้องมีใบส่งของหรือใบกำากับสินค้าเป็นหลักฐานในการจ่ายสินค้าให้
แผนกคลังสินค้าและแผนกบัญชี
4. ประมาณราคาสินค้าคงเหลือ เปรียบเทียบกับจำานวนที่ได้จากการตรวจนับจริง
5. หน้าที่ในการลงบัญชีสินค้าและเก็บรักษาสินค้าควรแยกออกจากกัน บางกิจการให้แผนกบัญชี
บันทึกคุมสินค้า ลงรายการทุกครั้งในการรับ – จ่ายสินค้า ส่วนแผนกคลังสินค้าจะลงเฉพาะบัตร
สินค้าเท่านั้น
การตรวจนับสินค้าคงเหลือ
วิธีปฏิบัติในการตรวจนับสินค้าคงเหลือมี 2 วิธี คือ
1. ตรวจนับแบบต่อเนื่อง ใช้วิธีแบ่งการตรวจนับสินค้าแต่ละชนิดโดยทั่วถึงกันตลอดทั้งปีโดย
หมุนเวียนตามบัญชีคุมสินค้าคงเหลือแต่ละชนิดตามที่บันทึกไว้ทำาให้ทราบข้อผิดพลาดได้รวดเร็ว
ขึ้น
2. การตรวจนับเมื่อสิ้นงวดบัญชี บัญชีคุมสินค้าคงเหลือแต่ละชนิดจะได้รับการตรวจสอบกับสินค้า
ที่มีอยู่จริงตามวันที่กำาหนดไว้ล่วงหน้า

ลำาดับขั้นในการตรวจนับสินค้าคงเหลือ
1. เขียนแผนผังแสดงทีเก็บสินค้าแต่ละแห่งโดยละเอียดและมอบให้เจ้าหน้าที่ที่ทำาการตรวจนับ
สินค้า
2. แบ่งเจ้าหน้าที่ตรวจนับออกเป็นชุดอย่างน้อยชุดละ 2 คน และกำาหนดจุดที่จะให้ตรวจนับและจัด
ให้ตรวจนับสองครั้งแต่ละจุดโดยเจ้าหน้าที่ต่างชุดกัน
3. ทำารายละเอียดของสินค้าที่ตรวจนับ เป็นหน่วย ชิน้ นำ้าหนัก เพื่อให้การตรวจนับเป็นไปใน
แนวทางเดียวกัน และได้รายละเอียดของสินค้าที่ถูกต้อง
4. จัดเจ้าหน้าที่เพื่อควบคุมการตรวจนับ
5. จัดเตรียมป้ายตรวจนับสินค้า สำาหรับจดบันทึกจำานวนของสินค้าที่ตรวจนับได้ ซึ่งต้องพิมพ์เลขที่
ล่วงหน้าเพื่อป้องกันการสูญหาย
6. ทำาตารางคุมการเบิกป้ายตรวจนับสินค้าและเซ็นชื่อเป็นหลักฐานเพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับกลับคืน
มาครบทุกฉบับ และสินค้าที่ทำาการตรวจนับได้นำามาคำานวณเป็นสินค้าคงเหลือครบถ้วน
7. จัดทำาคู่มือแสดงวิธีการตรวจนับสินค้า
8. ชุดทำาการตรวจนับชุดแรกและทำาการตรวจนับพร้อมทั้งเอาป้ายตรวจนับผูกติดไว้กับกองสินค้า
นัน้ พร้อมกรอกจำานวนลงแบบฟอร์ม
9. เจ้าหน้าที่ผู้ควบคุมการตรวจนับนำาป้ายมาจัดเรียงตามเลขที่และมอบให้พนักงานบัญชี
10. พนักงานบัญชีจัดทำารายงานการตรวจนับสินค้าคงเหลือ
สินค้าที่ไม่อาจตรวจนับตามปกติ ใช้ในกรณี
1. สินค้าที่มีนำ้าหนักมาก
2. สินค้าที่จัดเก็บเป็นขั้น ๆ และเก็บในที่สูง
3. สินค้าที่สิ้นเปลืองเวลาและค่าใช้จ่ายมากในการตรวจนับ
สินค้าเหล่านี้ไม่อาจใช้การตรวจนับตามปกติได้กิจการอาจต้องใช้วิธีการประมาณ และเปรียบเทียบ
กับของคงเหลืออยู่ในบัญชี ถ้าผลต่างอยู่ในเกณฑ์ที่ยอมรับได้จะถือว่ายอดคงเหลือในบัญชีเป็นยอด
ที่ถูกต้อง แต่หากผลต่างเกินเกณฑ์ที่กำาหนดไว้มากกิจการอาจต้องใช้วิธีการตรวจนับที่ละเอียดกว่า
เดิมเพื่อให้ได้ผลต่างที่ยอมรับได้
การปรับปรุงบัญชีสินค้าคงเหลือ
ความแตกต่างระหว่างปริมาณสินค้าที่ตรวจนับได้กับในบัญชีคุมสินค้า อาจเกิดขึ้นเนื่องจากสาเหตุ
ต่าง ๆ ได้ดังนี้
- ลงรายการรับ – จ่าย ไม่ถูกต้องหรือครบถ้วน
- ไม่มีการตรวจนับสินค้าเมื่อรับเข้า
- หยิบสินค้าที่ขายผิดประเภท

- สินค้าบางส่วนที่มีผู้ยืมไปและได้ออกใบยืมไว้แล้วนั้นให้ถือเป็นสินค้าคงเหลือด้วย
ดังนั้นความแตกต่างระหว่างสินค้าที่ตรวจสอบนับได้กับยอดคงเหลือในบัญชีคุมสินค้าเป็นสิ่งที่เกิด
ขึ้นได้ตามปกติ รายการใดที่แตกต่างมากต้องค้นหาสาเหตุ เมื่อฝ่ายบริหารอนุมัติความแตกต่างเหล่า
นี้แล้วแผนกบัญชีหน้าที่พิจารณาปรับปรุงผลต่างในบัญชีคุมสินค้าให้เท่ากับที่ตรวจนับได้จริง และ
ให้แผนกคลังสินค้าปรังปรุงกับบัตรสินค้า