You are on page 1of 5

ACTA

Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos. CIUDAD Y FECHA: Bogot, 17 de diciembre de 2013. HORA INICIO: 10:00 HORA FIN: 11:30 a.m. a.m. TEMA: Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos a la Ciudadana, sobre los servicios que presta en metera de gestin documental. OBJETIVO (S) DE LA REUNIN: Continuar generando transparencia, condiciones de confianza entre la entidad y los ciudadanos, garantizar el ejercicio del control social durante la vigencia 2013, y continuar fomentando el dialogo y la retroalimentacin entre la ciudadana y el AGN. ACTA No. DESARROLLO VERIFICACIN DE QURUM: Se realiz el registro y actualizacin de datos de cada uno de los asistentes. TEMAS: 1. Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos El Archivo General de la Nacin AGN, en desarrollo de su poltica de transparencia, con el objetivo de continuar generando condiciones de confianza entre la entidad y los ciudadanos, garantizar el ejercicio del control social y fortalecer el dialogo y la retroalimentacin entre la ciudadana y el AGN, present los avances de la Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos durante el presente ao. El moderador informa la programacin de la jornada, la dinmica de cmo se desarrollar la Audiencia Pblica y le da la palabra al Director General, quien lider junto con la Subdirectora de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos, la Rendicin de Cuentas. La jornada se desarroll segn lo planeado y en el tiempo previsto. 1.1. Objetivo General: Dar a conocer a la ciudadana, partes interesadas y servidores pblicos del AGN, las actividades que desarrolla esta Subdireccin en materia de gestin documental. 1.2. Objetivos especficos: - Promover la participacin del pblico objetivo de la Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos. - Recibir las sugerencias y aportes de los ciudadanos y partes interesadas frente a la labor que desarrolla la Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos. 1.3. Medios de comunicacin: Para divulgar los resultados de la gestin de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental se utiliz como medio el correo electrnico. Debido a la naturaleza de las funciones y actividades de esta Subdireccin, la divulgacin se realiz a los secretarios generales y jefes de archivo de entidades pblicas ubicadas en Bogot. Se envi a travs de correo electrnico a la base de datos de contactos de la Subdireccin un total de 60 invitaciones, con la siguiente informacin:

Proceso: Gestin Documental

Fecha: 2011-11-22

Versin: 5

Cdigo: GD-302-FR-005

Pgina 1 de 5

ACTA
El modelo de comunicacin enviada es el siguiente: Asunto: Invitacin a la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos. Doctor ALEXANDER MELO Jefe de la oficina de Gestin Documental Presidencia de la Repblica La rendicin de cuentas es la obligacin de las autoridades de la administracin pblica nacional y territorial de informar, explicar y dialogar con la ciudadana y sus organizaciones sobre la forma en que se administran los recursos y las polticas pblicas, as como sobre los avances o resultados de los planes de desarrollo y de accin, y sobre la garanta de derechos ciudadanos. Teniendo en cuenta esto, el Archivo General de la Nacin con el fin de generar condiciones de confianza entre la Entidad y los ciudadanos o partes interesadas en la poltica archivstica, as como garantizar el ejercicio del control social a esta administracin durante la vigencia 2012-2013, me complace invitarlo a la audiencia de Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos, que llevar a cabo el prximo 17 de diciembre de 2013, de 10:00 a.m. a 12:00 m. en el Auditorio Virgilio Barco, Carrera 6 No. 6-91. Esperamos contar con su asistencia la cual es fundamental en los procesos de transparencia de nuestra Entidad. 2. Incentivos Para promover la participacin del pblico objetivo, se otorgaron los siguientes incentivos:

2.1.

Un obsequio de material de difusin del AGN con imgenes de los fondos documentales que la Entidad.

3. Desarrollo de la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas:


Proceso: Gestin Documental Fecha: 2011-11-22 Versin: 5 Cdigo: GD-302-FR-005 Pgina 2 de 5

ACTA
La Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos, se desarroll normalmente, presentando los servicios que presta la subdireccin en materia de gestin documental.

Qu hace la Subdireccin Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos? Esta Subdireccin tiene dos funciones principales; la primera es prestar asistencia tcnica a las diferentes entidades pblicas que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos, en todos los aspectos relacionados con la funcin archivstica, en todo el territorio nacional; la segunda funcin es desarrollar proyectos archivsticos, mediante contratos interadministrativos suscritos con entidades del Estado, los cuales permiten generar los ingresos de la entidad, y financiar con estos recursos, los diferentes proyectos de inversin que tiene el AGN. Mediante el Decreto 2126 se aprob la nueva estructura organizacional del Archivo General de la Nacin, con el fin de adaptarse a las nuevas funciones asignadas al AGN y a la modernizacin del Estado; para lograr esta adaptacin se estn expidiendo una serie de normas orientadas hacia la eficiencia administrativa, transparencia y documento electrnico, as como otras relacionadas con aspectos no reglamentados de la Ley General de Archivos, que han significado una demanda de asistencia tcnica que el entidad ha venido atendiendo de manera progresiva. En esta reforma administrativa de la entidad se crea la Subdireccin de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos la cual es la encargada de atender dichas solicitudes de asistencias tcnica o de desarrollar proyectos de intervencin, asesora o diagnstico que solicitan otras entidades del Estado para poder solventar todos estos nuevos retos.

Qu ha realizado la Subdireccin Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos durante este ao? Durante el ao 2013, la Subdireccin presento 47 propuestas (cotizaciones) para desarrollar proyectos archivsticos en igual nmero de entidades, de los cuales 33 fueron aprobadas por les diferentes entidades; en este ao se ejecutaron 39 contratos interadministrativos, incluyendo los que venan desarrollndose desde el ao 2012. Gracias a estos proyectos la entidad pudo cumplir su meta de recursos propios y atender las necesidades internas que se financian con estos recursos.
46 50 40 30 20 10 0 Propuestas Presentadas Propuestas Adjudicadas 2012 2013 # Contratos Ejecutados 25 47 33 34 39

Las principales reas de desempeo relacionadas con estos proyectos se encuentran en aspectos como administracin de archivos, custodia, diagnstico, organizacin de archivos, y conservacin documental.
TIPOLOGA CONTRATOS 13 8 4 5 5 4

Proceso: Gestin Documental

Fecha: 2011-11-22

Versin: 5

Cdigo: GD-302-FR-005

Pgina 3 de 5

ACTA

En cuanto a Asistencia Tcnica se refiere, el AGN recibi 119 solicitudes de asistencia tcnica, de las cuales se aten dieron 95; no fue posible atender la totalidad debido a restricciones presupuestales o de capacidad tcnica; las 14 solicitudes pendientes se atendern en el primer trimestre del 2014. Sin embargo, este ao se recibieron 21 solicitudes ms que el 2012 y se atendieron 13 asistencias tcnicas ms que el ao anterior.

200 100 0

98

119

82

95

Solicitudes Recibidas Asistencias Atendidas 2012 2013

En qu regiones se concentra la asistencia tcnica que presta la Subdireccin? La asistencia tcnica que atendi este ao la subdireccin se concentr principalmente en Bogot; un total de 58 entidades del nivel nacional recibieron este tipo de servicio, mientras 37 entidades atendidas estaban en otras ciudades. En las regiones las solicitudes de asistencia tcnicas se concentraron en la Zona Centro y la Zona Oriente, con un total de 29 visitas de asistencia tcnica, mientras que las 8 visitas restantes se realizaron en la Zona Atlntica y la Costa Pacfica.
Asistencia Tcnica por Zonas Geogrficas 58 37

Bogot

Regionales

Los principales temas sobre los cuales se prest asistencia tcnica fueron en conservacin documental, organizacin de fondos acumulados, normatividad archivstica, organizacin de archivos de gestin, digitalizacin, gestin documental y aplicacin de TRD/TVD, y en su mayora estaban relacionadas con las nuevas normas expedidas por el AGN.
PRINCIPALES TEMAS 32 19 13

11

10

11

15

16

Proceso: Gestin Documental

Fecha: 2011-11-22

Versin: 5

Cdigo: GD-302-FR-005

Pgina 4 de 5

ACTA

TEMA CANTIDAD % PARTICIPACIN Condiciones Depsitos para Archivo 6 5% Conservacin 5 4% Digitalizacin 6 5% Documento Electrnico 3 2% Firma Digital 1 1% Fondos Documentales Acumulados 10 8% Microfilmacin 1 1% Modernizacin de Archivos 2 2% Normatividad Archivstica Vigente 11 9% Organizacin Documental 15 12% Poltica Cero Papel 1 1% Procesos Archivsticos 7 6% Programa Gestin Documental-PGD 19 15% Sistema Gestin Documental 1 1% Tablas de Retencin Documental TRD 26 20% Tablas de Valoracin Documental TVD 6 5% Transferencias Documentales 3 2% Valoracin Documental 2 2% Ventanilla nica de Correspondencia 2 2% 127 100%

Se da un espacio para realizar preguntas, las cuales fueron atendidas por el Director General y la Subdirectora, luego de lo cual se procedi a realizar la entrega de los incentivos para los ciudadanos que participaron en la Rendicin de Cuentas. De esta manera finaliza la Audiencia.

Carlos Alberto Zapata Crdenas Director General

Ivette Rodriguez Corsi Subdirectora de Asistencia Tcnica y Proyectos Archivsticos

Proceso: Gestin Documental

Fecha: 2011-11-22

Versin: 5

Cdigo: GD-302-FR-005

Pgina 5 de 5