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CRIATIVIDADE EM EVENTO
- CRIATIVIDADE EM EVENTO
O primeiro passo a ser dado logo após a verificação da viabilidade do evento e com relação ao
tema e os atrativos que poderemos proporcionar para os participantes de um evento.
Não é à toa que o grupo Corpo é a mais famosa companhia de dança do país. A razão do seu
sucesso está principalmente na feliz escolha (e, sobretudo, criativa) de seus temas de
apresentação.
Um dos temas da companhia é Benguelê que representa o seguinte: "Benguelê é uma palavra
entendida aqui como uma fusão de Benguela, nome de uma região situada ao sudoeste de
Angola, com o fonema 'lê', que em quimbundo quer dizer nostalgia: banzo, saudade - ou seja,
saudade dos terras livres e férteis do longínquo reino africano".
Há casos, no entanto, em que o tema é inovador, mas faltam idéias para explorá-lo de forma
criativa durante a concepção e o desenvolvimento do evento.
Vejamos um outro exemplo do que pode ocorrer quando a temática do evento sofre desgaste e
o evento ganha vitalidade com um novo tratamento.
O Free Jazz Festival começou com a temática do Jazz. Em razão do isolamento do jazz, e do
estreitamento do seu mercado, a direção do evento optou por "abranger diversas esferas
musicais, que são variadas, excitantes e relevantes para nossos dias".
Mantida a temática central - o jazz - o evento ganhou maior amplitude musical, com a
incorporação de novas modalidades musicais. Com isso, o evento adquiriu maior relevância
cultural, maior divulgação, visibilidade e ampliou enormemente seu público.
Todo esforço criativo na concepção e na condução de um evento de qualquer natureza deve ter
como ponto de partida as respostas para uma única pergunta: o que proporciona prazer
paralelo e complementar ao público presente ao evento?
Mas não basta escolher o tema capaz de atrair a atenção do público. É preciso saber
transportá-lo para a cena e o ambiente do evento.
Para De Bono (1985: 153) existem dois tipos de criatividade: a criatividade da inocência e a
criatividade da fuga. O que diferencia ambos é o conhecimento das regras, diretrizes,
procedimentos e processos.
Daí o conceito de "fuga", com o significado de rompimento dos padrões vigentes, "fuga do
modus operandi" atual. Como afirma De Bono, "é o abandono dos pontos de vista tradicionais
na busca de novos conceitos e percepções".
Por exemplo, uma feira de livros, como a Bienal Internacional do Livro, torna-se um "festival de
cultura", com atividades diversas - venda e promoção de livros, cursos, palestras, oficinas e
shows. Um jogo de futebol ganha características de show de entretenimento com atrações
diversas, do tipo concurso de torcidas, shows no intervalo, distribuição de brindes, música,
fogos, adereços, luzes, chuva de confetes, cerimônias de premiação.
Os eventos especializados, como feiras de livros e de negócios, abrem novos espaços para
outros setores, como entretenimento, música, esportes, fazendo do evento especializado, um
evento multiespecializado.
Os eventos cedem espaço para atividade virtualizadas e, com isso, ampliam a sua audiência
por meio do acesso via Internet.
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A interatividade e o experimentalismo criam novas opções de entretenimento para o público
dos eventos. As suas versões convencional - o público é espectador passivo - e tradicional - a
performance é exclusiva do artista - cedem lugar às versões interativas e experimentais, nas
quais o público é parte do evento ao interagir com os protagonistas do evento e também
produz arte, ao manipular objetos e participar do cenário.
Portanto, um evento que apresenta um tema novo, criativo, atividades diversificadas, idéias
ousadas, seus objetivos transcendem o escopo das atividades propostas. Busca diversão,
emoção, atratividade e alavancagem de novos negócios para seus investidores e parceiros.
Pense no evento a partir do binômio forma-conteúdo. O formato do evento é a sua natureza, o
seu caráter, real, virtual ou ambos e as características de suas atividades e operações, bem
como o seu lócus de realização.
Clareza: a linguagem usada não deve permitir dúvidas de interpretação e deve estar
perfeitamente adequada ao público a que se destina. Todos os que tomarem
conhecimento do temário devem interpreta-lo de forma única;
Atualidade: as discussões devem girar em torno dos acontecimentos mais recentes, que
envolvam o tema escolhido e se manter fiéis aos objetivos estabelecidos.
• Objetivos e Justificativa
Como já abordamos anteriormente, na análise dos elementos para realização do planejamento,
os objetivos devem ser claros, preciso, amplos e também específicos. Devem definir todos os
resultados, expectativas e propostas que se desejam alcançar, bem como apresentar quais as
justificativas que permitem viabilizar a execução do evento, além de indicar como serão
avaliados seus resultados.
Para que sejam bem elaborados, cada objetivo, após sua conclusão, deve responder aos
pontos: O quê?; Como?; Quando?; Quanto?; Onde; Por quê?.
• Classificação do evento
Os eventos são apresentados sob diversas classificações ou modalidades de acordo com seu
propósito, sua natureza, fato gerador entre outros aspectos.
A classificação trará noções claras quanto seu objetivo, finalidade e a que se prepõe o evento,
trazendo subsídios para sua qualificação, amplitude, abrangência, frequência, dimensão e
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finalidade, etc. São através dessas definições que de modo geral realizamos uma harmonia
com relação a divulgação, pois nos dará percepções dos mecanismos e ações de
comunicações que será necessário utilizar.
• Classificação por área de interesse
Aqui se refere principalmente ao interesse da empresa, ou seja, atender aos objetivos
específicos que a organização deseja atingir.
Eventos fechados;
Eventos abertos:
Eventos aberto por adesão;
Evento aberto em geral.
Mundiais;
Internacionais;
Latino-americanos;
Nacionais (brasileiros);
Regionais;
Municipais;
Locais.
Esporádicos
Permanentes;
Únicos;
De oportunidade.
• Tipologia do evento
Nesta etapa a empresa visa relacionar o evento com o público-alvo, procurando atender de
forma mais objetiva possível e dar condições necessárias aos interessados em participar.
• Local do evento
O local já deve ter sido pré-definido quando efetuamos a análise da viabilidade do evento.
A correta escolha do local para a realização de um evento é ponto fundamental na soma de
probabilidade de sucesso. Sua adequação aos objetivos e porte do evento é imprescindível.
• Programação do evento
Estabelecer qual será a programação geral do evento. É a descrição organizada, seqüencial
das diferentes atividades que acontecerão no evento, pó seja, é o fluxo das diversas
atividades, ordenadas pelo tema central e temários que possam fazer parte do evento, data e
horário de suas realizações. A programação é definida para facilitar a compreensão dos
temários escolhidos ou do tema central, assim, pela programação se define a existência de
diversas tipologias que podem fazer parte do evento para cumprir a programação desejada.
• Recursos materiais
Por recursos materiais entende-se toda a gama de produtos necessários nas etapas de
operacionalização e execução do evento.
Material de participante: agrupa tudo que será utilizado pelo participante: crachá,
pasta, caneta, brindes, tickets diversos (de refeição, de estacionamento etc.), blocos,
convites, ficha de inscrição etc.;
OBS: Muitos desses materiais listados serão fornecidos pelas empresas prestados de serviços
especializadas e fornecedoras do evento.
• Recursos humanos
Deve relacionar todos os profissionais necessários para desenvolver a programação
estabelecida, bem como as diversas atividades já definidas, e a remuneração proposta, além
da infra-estrutura específica.
Para as profissões mais requisitadas, a sugestão é de ter algumas pessoas "fixas", ou seja,
as que serão as primeiras a serem contratadas dentro de suas profissões, escolhidas por
seu desempenho e experiência, objetivando conseguir ter uma equipe mais afinada e
eficiente. Além disso, essas pessoas devem assinar contrato de trabalho temporário antes de
cada evento, de maneira que resguarde sua empresa de processos trabalhistas.
Deve indicar as credenciais desejadas para cada função necessária. Cada cadastro deve ter os
dados básicos (nome e endereço completo, idiomas, telefone, celular, e-mail etc.) do
profissional, bem como os requisitos básicos para o desenvolvimento das funções, de acordo
com sua categoria profissional.
• Tradutor/intérprete; • Seguranças/vigilantes;
• Recepcionistas; • Operador de som/luz;
• Garçons exclusivos; • Encanador/eletricista;
• Fotógrafo; • Guia turístico;
• Mensageiro; • Secretária bilíngüe;
• Manobristas; • Digitador;
• Motorista; • Operador de telemarketing;
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• Baby-siter; • Músico/DJ;
• Monitor, animador, recreadores; • Cinegrafista;
• Pessoal de limpeza; • Motoboy;
• Decorador; • Panfleteiros;
• Telefonista; • Médico, profissionais de enfermagem;
• Assessor de imprensa; • Bombeiros;
• Operador de audiovisual; • Entre outros.
• Mestre de cerimônia;
Lembre-se em colocar as devidas regras aos profissionais, tais como: pontualidade, interesse,
eficiência na execução das funções, companheirismo, compromisso com o evento, nível de
treinamento e conhecimento dos detalhes do evento, educação, jogo de cintura para situações
difíceis, cordialidade, simpatia etc.
Segundo Vinicius, em seu livro: “O papel das instruções de ensino na formação profissional”,
2001, o profissional de eventos deve possuir as seguintes habilidades:
Todas as empresas oficiais do evento devem ser alvo de criteriosa seleção, onde se deve
analisar a competência, reputação, experiência e qualidade dos serviços anteriormente
prestados e preço justo. Todas, sem exceção, devem ter contrato escrito previamente assinado,
com descrição detalhada de suas responsabilidades e deveres e cronograma.
Para cada produto, serviço ou opcional oferecido a seus clientes, deve haver um
ou mais fornecedores já cadastrados e com contrato de fornecimento previamente definido
e assinado. As condições mínimas a serem negociadas e acordadas com cada um dependem
das necessidades de cada empresa e de seus mercados.
Além disso, não podemos esquecer o pagamento das comissões devido, para as pessoas
físicas ou jurídicas, que realizarem em conjunto a comercialização de estandes, merchandising,
produtos, anúncios etc.
Nessa etapa busca verificar junto aos diversos órgãos as devidas autorizações necessárias
para liberação da realização do evento. Isso inclui desde Prefeituras, Polícia Militar, Corpo de
Bombeiros, transito e demais entidades que estejam ligadas a realização do evento.
Exemplo: Alvará junto a Prefeitura.
• Cronograma do evento
O cronograma de atividades deve ser considerado como uma peça fundamental e
imprescindível na fase de operacionalização do evento. Sua importância fica mais evidente
quanto maior for sua complexidade e mais longa a duração do evento.
MATIAS, Marlene. Organização de Eventos: procedimentos e técnicas. São Paulo: Manole, 2002.
(p. 97 - 112).
MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. São Paulo: Atlas,2008. (p. 70 - 139).