Ce este proiectul?

Proiectul este implementarea unei idei. (PROCES) Analiza nevoilor → Evaluarea rezultatelor Trăsăturile unui proiect: are scop – scopul este rezolvarea unei probleme identificate este realist – scopurile trebuie să fie posibil de îndeplinit este unic – reprezintă o soluţie specifică la o problemă specifică, într-un anumit context este limitat !n timp "i spa#iu - are un început şi un final bine definite şi se desfăşoară într-un spaţiu concret este comple$: implică variate abilităţi de planificare şi implementare, diverşi parteneri sau susţinători, implică un număr de activităţi, evenimente şi sarcini este colectiv – este derulat de o echipă şi ţinteşte la binele unei colectivităţi implică risc "i incertitudine poate %i evaluat - conţine obiective măsurabile care pot fi evaluate poate %i evaluat - conţine obiective măsurabile care pot fi evaluate; astfel se poate aprecia dacă am făcut ce ne-am propus, la calitatea dorită are un anumit &rad de autonomie faţă de activităţile curente ale organizaţiei are un ciclu de via#ă determinat , compus din mai multe etape obligatorii, denumite astfel: identificarea, analiza, formularea proiectului, pregătirea acestuia, evaluarea preliminară a proiectului, anga area finanţării, implementarea, monitorizarea şi evaluarea finală a rezultatelor proiectului !rin urmare, un proiect este: un efort concret, practic, orientat spre un rezultat; direcţionat spre soluţionarea unei probleme sau chestiuni relativ complexe; activitate cu obiective clare şi rezultate anticipate; limitat at"t de timp c"t şi de resursele financiare, tehnice şi umane; planificat din timp şi evaluat la sf"rşit# Resursele implicate !n proiect $esurse umane %echipa de proiect&, $esurse materiale %echipamente şi bunuri&, $esurse informaţionale %informaţiile, cunoştinţele cu privire la tema abordată, etc&, $esurse financiare %bugetul alocat&, 'imp $esursele sunt at"t sursă de putere, c"t şi de constr"ngere# (ntr-un proiect avem at"t resurse limitate, c"t şi factori de risc# )anagementul proiectelor este un proces dinamic

*biective

+
Resurse

,ctivităţi

+

$ezultate

MANAGEMENTUL PROIECTULUI reprezintă procesul de organizare şi onitorizare a proiectului pentru a asigura realizarea acestuia con!or plani!icării" #n li itele $ugetului şi con!or o$iecti%elor sta$ilite& )ai general se poate defini managementul de proiect ca activitatea ce are drept scop conducerea realizării unui plan# -in această definiţie pot fi trase patru concluzii: .# )anagementul de proiect este o activitate cu un scop specific# /# )anagementul de proiect se referă la conducerea activităţii de realizare a unui plan#

.

rezultatelor ce trebuie atinse. încadrare în timp. un proiect care îşi propune să instruiască 055 de persoane într-o perioadă de . abordării. riscurilor.scenariul/ propus este valid # -e exemplu. precum şi a activităţilor şi sarcinilor din proiect ţin"nd cont de planificarea făcută 0& coordonare implementare . ori soluţia propusă nu rezolvă problema ) .armonizarea deciziilor şi acţiunilor individuale Controlul . rezultate . costuri. lună poate părea realizabil la prima vedere# (nsă.evaluare . resurse. !oate încercaţi să rezolvaţi o falsă problemă ori nu aveţi capacitatea de a o rezolva. după o planificare mai detaliată veţi constata că veţi avea nevoie de o perioadă de cel puţin 0 luni sau că veţi avea nevoie de o echipă de 0 ori mai mare dec"t cea la care v-aţi g"ndit iniţial# ) Asi&urarea că resursele necesare sunt disponi+ile atunci c"nd aveţi nevoie de ele# Or&anizarea presupune( stabilirea structurii organizatorice a echipei de proiect identificarea şi repartizarea rolurilor membrilor echipei în cadrul proiectului pregătirea statutului managerului de proiect şi a instrumentelor de delegare alocarea resurselor materiale şi financiare pe activităţi Coordonare implementare( .stabilirea standardelor de performanţă %calitate.punerea în practică a celor planificate şi armonizarea deciziilor şi acţiunilor 1& antrenare motiva#ie – coordonarea resurselor umane spre îndeplinirea obiectivelor planificate 3& control evaluare – procesul prin care managerul se asigură că activităţile se realizează conform planificării şi că s-au obţinut rezultatele scontate Plani%icarea presupune( identificarea scopului şi obiectivelor proiectului stabilirea metodelor necesare obţinerii acestora %strategia& stabilirea activităţilor proiectului şi a resurselor necesare realizarea programării în timp a proiectului pe baza schemelor de lucru realizarea unui plan de prote are a resurselor proiectului realizarea de planuri de rezervă -e ce e important să planifici4 ) *denti%icarea corectă a pro+lemei.& plani%icare – stabilirea modului în care se va desfăşura proiectul /& or&anizare – definirea şi alocarea resurselor proiectului.0# )anagementul de proiect se desfăşoară în timp 1# 2mplică un buget şi o echipă de proiect 'unc#iile mana&ementului .planificarea revizuirii regulate a strategiei în funcţie de rezultatele evaluării . etc#& .stabilirea criteriilor şi indicatorilor de performanţă . conţinutului.monitorizare obiective.controlul reprezintă o %unc#ie care tre+uie !ndeplinită pe toată durata derulării / . metodelor. activităţilor etc# ) Se poate determina dacă .n#ele&erea "i o+#inerea acordului tuturor păr#ilor implicate-interesate asupra obiectivelor proiectului.pregătirea şi derularea activităţilor proiectului . proceduri.instruirea personalului . costului. activităţi.

tenţie la definirea problemei.e%inirea o+iectivelor proiectului . ci vizează atingerea unui scop# Pro+lema avută !n vedere poate reprezenta o situa#ie sau un comple$ de situa#ii care a%ectează anumi#i oameni> anumite &rupuri sau !ntrea&a societate> la un moment dat "i !ntr un anumit loc .raportări Antrenare motivare . managerul de proiect împreună cu echipa sa. a scopului şi obiectivelor proiectului# 1# -efinirea activităţilor ma ore şi estimarea costurilor şi resurselor umane şi materiale necesare şi a celor disponibile# 3# !rezentarea propunerii de proiect finanţatorului %comisiei de evaluare&# Analiza nevoilor *rice proiect începe cu o idee# (nainte de a demara orice acţiune.acordare de premii6diplome sau pedepse 'azele proiectului *. .# 2dentificarea şi analiza nevoilor cărora se adresează proiectul %problema ce trebuie rezolvată&# /# 8ustificarea problemei %privind mai ales importanţa şi urgenţa rezolvării ei&# 0# -efinirea soluţiei vizate. Plani%icare ***.e%inirea scopului proiectului . Concep#ie **. *mplementare *1. Concep#ia proiectului Analiza nevoilor "i a pro+lemei Analiza S5OT 7rupul #intă al proiectului 9ene%iciarii proiectului .e%inirea activită#ilor Concep#ia proiectului 7tape: .şedinţe .nc2eiere 3) 4) 6) 8) :) <) =) *.. echipa unui proiect confundă frecvent problema reală fie cu efectele sale# (ntrebări pentru determinarea unei probleme reale şi rezolvabile: .proiectului0 . (n munca de identificare a problemei.<ine este afectat de aceasta4 0 .-e ce este aceasta o problemă4 . va trebui să se oprească pentru o verificare a situaţiei# -ouă elemente esenţiale trebuie evaluate: nevoile şi mediul# Analiza nevoilor se bazează pe principiul că proiectul nu este 9lucru de dragul lucrului:.împărţire de responsabilităţi clare şi specifice ..

.specte inovative4 . proiectului& – cunoştinţele în domeniu..vanta ele unei propuneri4 .creditări. precum şi elemente tangibile legate de sursele financiare disponibile..<e s-ar înt"mpla dacă problema nu este rezolvată4 .descriu atributele pozitive.<alitatea proiectelor derulate.@ilosofia şi valorile organizaţiei4 Punctele Sla+e – factori care sunt aflaţi sub controlul organizaţiei 6 echipei de proiect şi care împiedică obţinerea sau menţinerea unui nivel de calitate competitiv# !entru a le putea identifica mai uşor puteţi răspunde la întrebarea A<e zone trebuie îmbunătăţite4: !unctele slabe pot include: lipsa de experienţă. date. iar soluţiile propuse vor rezolva problema# Analiza S5OT Punctele Tari .<ine sunt componenţii6membrii grupurilor-ţintă4 .. stare de fapt###& va schimba proiectul4 =tilizaţi în determinarea problemei statistici.7ste oare nevoie de acest proiect4 $eflectă el nevoile reale ale comunităţii4 -7ste comunitatea de acord că aceasta problemă este reală4 -oreşte oare comunitatea acest proiect4 <are ar fi soluţiile lor4 . portofoliu de proiecte limitat sau inexistent etc# 2ată mai os c"teva criterii care pot fi avute în vedere în identificarea punctelor slabe: . proiect# !unctele tari cuprind at"t elemente intangibile.7ste problema rezolvabilă cu resursele disponibile4 . contactele. ca organizaţie. lipsa de acces la tehnologie sau capacitate. echipamente. de exemplu legate de echipa %organizaţiei. tangibile şi intangibile care ţin de organizaţie.-ezavanta ele unei propuneri4 1 . educaţia.<apacitate4 .$esurse financiare4 >ocaţia4 .supra relaţiilor organizaţiebeneficiari4 <"nd se manifestă efectele negative ale acesteia4 .vanta e faţă de concurenţă4 . informaţii4 .<e anume %situaţie. canale de comunicare.<ultura organizaţională4 .?istemul de comunicare din interiorul organizaţiei4 . experienţa. care aparţin organizaţiei# !unctele forte captează aspectele interne pozitive şi adaugă valoare sau oferă un avanta în faţa organizaţiilor concurente# 2ată c"teva exemple de criterii care pot fi avute în vedere în momentul identificării punctelor tari: . reputaţia. oameni4 ..<onducere. certificări4 . cui problemă este4 -<are este impactul problemei asupra beneficiarilor organizaţiei4 .7xperienţa. inovator4 .. resursele limitate. capacitatea membrilor.!utem rezolva noi. analize.<are ar fi oportunităţile proiectului4 <e are el nou.7ste urgentă rezolvarea ei şi de ce4 . echipamente. cunoştinţe.(n ce stadiu se va afla problema după terminarea proiectului4 . această problemă4 (ntrebări referitor la posibilităţile proiectului propus de a rezolva problema: .$esurse. studii privind grupul ţintă sau realuzaţi voi înşivă astfel de studii# * analiză clară a problemei duce la o identificare clară a scopului proiectului. management4 . recunoaşteri. materiale cu drepturi de autor etc#. experienţa4 .

?urse de finanţare pentru domeniul vizat4 Amenin#ări <e factori reprezintă potenţiale ameninţări pentru voi4 .nu aveţi nici un control asupra lor.'ermene limita.>ipsa avanta elor faţă de concurenţă4 .2nfluenţe globale4 .!ropriile puncte sensibile ale organizaţiei4 .7fectele asupra activităţilor principale ale organizaţiei4 .-ezvoltarea sectorului4 . implementarea proiectului etc# şi chiar şi organizaţia într-o poziţie de risc# . organizaţiile care îşi desfăşoară activitatea în acelaşi domeniu – existente sau potenţiale – sunt mereu o ameninţare# .7xperienţa anterioară în domeniu lipsă sau irelevantă4 .>ipsa unor organizaţii concurente4 . existenţa surselor externe de finanţare etc# -acă este relevant.ceştia sunt factori externi . dar pe care-i puteţi anticipa dacă aveţi un plan de urgenţă care să se ocupe prevenirea şi rezolvarea acestor probleme# * ameninţare este o provocare creată de o tendinţă nefavorabilă# <oncurenţa. rezolvarea problemelor asociate cu situaţii curente.>ipsa resurselor financiare4 .>ipsa unor canale clare de comunicare4 .7fecte legislative4 .nga amentul scăzut al membrilor4 ..-ezvoltarea tehnologică4 .<ultură organizaţională nepotrivită4 Oportunită#i – evaluează factorii atractivi externi care reprezintă elemente de care organizaţia 6 echipa de proiect poate profita# .meninţările includ factori în afara controlului vostru care ar putea să vă pună strategia de dezvoltare. schimbului in stilul de viaţă.>ipsa capacităţii4 . plasaţi perioade de timp in urul oportunităţilor# $eprezintă o oportunitate constantă sau este ceva de moment4 <"t de importantă este sincronizarea voastră4 2ată mai os c"teva criterii care pot fi avute în vedere în identificarea oportunităţilor: . certificări lipsă4 .. căderi economice. cu at"t mai mult puteţi să vă poziţionaţi şi să planificaţi proactiv pentru a le răspunde# 2ată mai os c"teva criterii care pot fi avute în vedere în momentul identificării ameninţărilor: .>egislaţie favorabilă %de ex# >egea sponsorizării&4 .7fecte ale mediului4 3 .lte ameninţări ar putea include creşterea intolerabilă a preţurilor de către furnizori..>ipsa unui flux de numerar acceptabil4 .$eputaţia4 . retragerea de pe piaţă a unui finanţator extern etc# <e situaţii ar putea să ameninţe eforturile voastre4 <u c"t identificaţi mai bine ameninţările potenţiale. legislaţie favorabilă.7fecte politice4 . reglementări guvernamentale.<onducere defectuoasă4 . efect negativ al media.creditări. o percepţie pozitivă asupra organizaţiei voastre din partea sectorului neguvernamental.ceştia sunt factorii externi organizaţiei 6 proiectului# *portunităţile pot fi rezultatul creşterii pieţei. resurse limitate4 .'endinţele actuale benefice4 .

. A . unde.e%inirea o+iectivelor proiectului =n obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obţinut în efortul de atingere a scopului# *biectivele sunt paşii ce trebuie făcuţi pentru a ne apropia de scop# O+iectivele tre+uie sa %ie %ormulate S@ART : S . ce.ia&rama 7antt Rezultatele unui proiect Plani%icarea resurselor umane H .e%inirea scopului proiectului Scopul proiectului este practic solu#ia pentru pro+lema identi%icată sau> alt%el spus> este situa#ia la care dorim să a?un&em !n urma implementării proiectului (evident> o situa#ie mai +ună pentru +ene%iciarii proiectului).speci%ic %specific F este obiectivul clar: cine.ac2ieva+le %tangibil 6abordabil F este un obiectiv care poate fi în general atins şi care ne apropie de atingerea scopului4 !oate organizaţia să îl atingă4& R – realistic %realist F are organizaţia resursele necesare pentru atingerea lui in timpul dat4& T – timelA %încadrat în timp F există un termen-limită4&# 'rebuie acordată o mare atenţie c"nd se enunţă obiectivele pentru a nu se confunda cu activităţile# . cum este rezultatul la nivelul beneficiarilor4& @ . c"nd.55 de persoane %studenţi. întruc"t acest fapt înseamnă practic că e vorba de un alt proiect# . <ea mai simplă modalitate de enunţare a unui scop este pozitivarea.>ipsa surselor de finanţare4 . Plani%icarea proiectului Plani%icarea activită#ilor . G consumă resurse fizice şi umane în timp bine determinat.<ompetiţie în domeniul vizat foarte puternică4 7ste important să puteţi argumenta pe baza .nalizei ?B*' de ce este organizaţia dvs# competentă în rezolvarea problemei# 7rupul #intă 7ste categoria cărora vă adresaţi# -e exemplu – studenţii =CCD# 9ene%iciarii direc#i: 05 de studenţi participanţi 9ene%iciari indirec#i: . profesori.cestea din urma sunt paşii ce trebuie făcuţi pentru îndeplinirea obiectivelor# .-ezvoltarea economică4 .e%inirea activită#ilor *biectivele sunt aduse la îndeplinire prin derularea unui set de activităţi specifice# @iecare activitate are următoarele caracteristici principale: G rol bine determinat. părinţi. G un moment de început şi un moment de încheiere# 3) 4) 6) 8) **.measura+le %măsurabil F sunt rezultatele măsurabile4&.<ererea4 . Ainversarea: problemei# amel+orP → Scop ?copul nu trebuie schimbat pe parcursul derulării proiectului. tineri& E efectul multiplicator# .

NenrO Dantt.ia&rama 7antt -iagramele cu bare sau dia&ramele 7antt %după creatorul acestora.:. următorul pas este să planificaţi termenele pentru întreaga activitate principală# L# Ctiliza#i repere.5# . desenarea unei bare orizontale pentru fiecare activitate – fiecare bară reprezent"nd durata de realizare a activităţii respective# . $eperele sunt evenimente cheie care oferă o măsură a progresului proiectului şi obiective către care să se îndrepte echipa proiectului# . în realitate nu vor putea deoarece necesită aceeaşi resursă %umană sau materială&# . şi.: sau cu denumirea ei %ex# Aformarea echipei de proiect:&# .ctivitatea . o durată şi o dată de încheiere# .ctivitatea depinde de începerea sau încheierea altei activităţi4 H# E momentul să evalua#i dependen#a activită#ilor de resurse # =nele activităţi care. conţinutul mesa ului pe care îl dă o diagramă Dantt simplă este destul de limitat# Rezultatele unui proiect $ezultatele reprezintă ceea ce obţinem efectiv în urma derulării unui proiect# 7le sunt direct legate de obiective# De exemplu.xa orizontală a diagramei este scala timpului# . 7laboraţi o singură listă pentru toate activităţile planificate# 0# .# Aloca#i sarcini !n cadrul ec2ipei. /# Bista tuturor activită#ilor proiectului. care le-a inventat în perioada primului război mondial& reprezintă o modalitate uzuală de reprezentare a unui program de activităţi şi presupun enumerarea activităţilor pe o pagină.. utiliz"nd o scară temporală.xa verticala este cea a activităţilor care pot scrise fie A.ctivitatea .# !entru fiecare obiectiv al proiectului. teoretic. -istribuiţi responsabilităţi în consultare cu membrii echipei# @iecare sarcină este atribuită unui individ care şi-o asumă ca un scop pe termen scurt# .cum ordonaţi activităţile în succesiunea lor logică# =nele activităţi pot avea loc în paralel# . de sus în os. pot avea loc concomitent.vanta ul digramelor Dantt constă în simplitatea şi claritatea în transmiterea informaţiilor referitoare la programarea activităţilor către persoanele implicate într-un proiect# 'otuşi. Mivelul şi tipul expertizei necesare trebuie hotăr"te separat pentru fiecare sarcină# .:) Plani%icarea %inanciară a proiectului (+u&etul de proiect) !lanificarea este esenţială în viaţa unui proiect răspunz"nd la următoarele întrebări: I <e trebuie făcut4 I <"nd trebuie făcut4 I =nde trebuie făcut4 I -e către cine trebuie făcut4 I <um trebuie făcut4 I <u ce resurse trebuie făcut4 Plani%icarea activită#ilor !rocesul de planificare a activităţilor presupune parcurgerea următorilor paşi: . A. -upă ce aţi specificat termenele sarcinilor individuale.poi agenda trebuie urmată c"t mai îndeaproape# K# Alcătui#i a&enda activită#ilor principale.cestea vor trebui reordonate în succesiune# J# Sta+ili#i termene pentru %iecare sarcină # @iecare sarcină trebuie să aibă o dată de începere. dacă unul dintre obiectivele proiectului este: „Informarea a 200 de J .e%ini#i e$pertiza !n cadrul ec2ipei.mpăr#i#i activită#ile !n su+ activită#i "i sarcini realiza+ile # <ei care planifică trebuie să împartă activităţile doar p"nă la un nivel la care au destule informaţii pentru a deduce resursele necesare# 1# !entru fiecare activitate. estima#i durata "i resursele necesare# !entru aceasta e bine să utilizaţi o foaie separată pentru fiecare activitate# 3# Clari%ica#i rela#ia dintre o+iective "i activită#i # . decide#i activită#ile pe care le implică.

ci şi autoritatea de a decide cu cine va lucra pentru aceasta# Plani%icarea %inanciară a proiectului (+u&etul de proiect) Pugetul oferă o imagine clară.”. sunt: . echipament. . /# transformă activităţile în sarcini de realizat şi competenţe necesare. de ansamblu asupra resurselor financiare necesare în implementarea planului de lucru# Pugetul oacă un rol important în întregul proces de management# =n buget slab conceput va crea probabil multe probleme în faza de implementare a proiectului# !entru a construi un buget.incluz"nd efectele inflaţiei asupra preţurilor# 7ste important să realizăm un buget pe activităţi pentru a urmări cheltuielile în mod sistematic.<oordonarea şi organizarea. managementul resurselor umane.# descrie activităţile elementare pentru fiecare obiectiv al proiectului.. timp de o luna”.>uarea deciziilor.)onitorizarea şi evaluarea.familii nevoiaşe cu privire la serviciile oferite de centru. cantitatea fiecărui articol de buget. etc#&# 3# selectarea membrilor echipei# -eşi uneori membrii echipei sunt de a aleşi de către organizaţie. 0# transformă sarcinile în responsabilităţi. data la care va fi necesar şi c"t va costa . Controlul costurilor K .# planifică activităţile proiectului /# estimează cheltuielile pentru fiecare activitate 0# estimează posibilele surse de venit 1# realizează o planificare în timp a cheltuielilor şi veniturilor Aten#ie000 7ste important să concepeţi în mod realist bugetul# <"nd definiţi bugetul pentru finaţator e important ca să nu fie nici prea mic – vă veţi confrunta cu probleme referitor la surse financiare în plus faţă de cele estimate. este important ca managerul de proiect să nu aibă numai responsabilitatea realizării proiectului.-elegarea responsabilităţilor. .)enţinerea contactelor cu partenerii. rezultatul proiectului va fi: „200 de familii nevoiaşe informate cu privire la. 1# pe baza responsabilităţilor ce trebuie acoperite şi a competentelor necesare realizează fişe de post pentru membrii echipei# Mumărul de membri ai echipei va depinde de varietatea sarcinilor şi de celelalte resurse disponibile %bani.. în faza de implementare. spaţiu. . nici prea mare – veţi fi puţin credibili în faţa finaţatorului# ***. . atunci c"nd ele au fost efectuate# Etape !n realizarea +u&etului( . Controlul proiectului 3.@ormarea echipei.?ituaţii neprevăzute *1. .$espectarea obiectivelor proiectului. Controlul timpului 4. *mplementarea proiectului 2mplementarea proiectului este de fapt ducerea la îndeplinire a celor planificate# <ele mai mari provocări ale managementului proiectului. trebuie să prevedem ce resurse va necesita proiectul. Plani%icarea resurselor umane !entru selectarea unei echipe eficiente sunt necesari c"ţiva paşi: . Controlul resurselor umane 6. . .

c"nd e cazul . acestea pot fi mult reduse printr-o planificare bine g"ndită şi flexibilă la schimbări. .Controlul timpului !rimul lucru care se observa la o problemă sunt efectele sale# !roblemele de implementare ce ţin de timp se manifestă prin: . probleme personale&# !oate fi evitată prin alegerea unei echipe flexibile şi dezvoltarea de planuri de rezervă pentru asemenea cazuri# Controlul costurilor @olosirea corectă a banilor şi respectarea bugetului alocat sunt responsabilităţi ma ore ale managementului de proiect# .acţion"nd la timpul potrivit . însoţită de planuri de rezervă şi selectarea unei forţe de muncă flexibile# 2ată c"teva probleme tipice şi cum se pot evita sau rezolva: .prea multe Aacţiuni prioritare: pe listă.acordarea de suficientă libertate de acţiune managerului de proiect .# )embri echipei de proiect care muncesc prea mult peste programul iniţial agreat sau care nu mai a ung să-şi termine treburile# .prea multe sarcini Aaproape gata:. să puteţi prevedea şi controla fluxul banilor şi să luaţi la timp măsuri pentru a evita depăşirea bugetului# c&#nivelul de responsabilitate şi limitele de autoritate privind cheltuielile proiectului sunt bine clarificate pentru toţi membrii echipei# Aten#ie0 L . numărul de ore de muncă sau ocupantul postului&# /# )embri echipei de proiect care mai au şi altă muncă# !entru aceştia este importantă planificarea în timp a utilizării lor în cadrul proiectului.spri in pentru proiect din partea restului organizaţiei Controlul resurselor umane !roblemele legate de resursele umane sunt adesea cel mai greu de rezolvat# <a şi problemele de timp. punerea de acord privind programul lor de lucru.număr crescut de înt"lniri cu caracter extraordinar între membrii echipei. respectarea c"t mai mult posibil a planificării în timp a activităţilor şi monitorizarea permanentă a proiectului pentru a putea prevedea c"t mai din timp schimbările. .ceasta poate fi fie o problema de planificare %nu au fost bine alese responsabilităţile.ceste probleme pot fi rezolvate prin: . lăs"ndu-le suficient timp pentru reconsiderarea programului cu celelalte obligaţii pe care le au# 0# )embri echipei de proiect care părăsesc echipa# -ezvoltarea de bune relaţii şi un bun sistem de comunicare în cadrul echipei cresc şansele ca aceştia să-şi anunţe în timp util plecarea şi deci veţi avea mai mult timp pentru a le găsi un înlocuitor 1# !ersoane care devin brusc indisponibile %boală. .utilizarea de resurse suplimentare pentru a spri ini sectoarele critice# 7fectele principale ale nerespectării planificării în timp se concretizează în creşterea costurilor sau reducerea performanţei proiectului# . .ceasta presupune trei cerinţe de bază: a&#bugetul iniţial a fost bine g"ndit# (ncă o dată planificarea riguroasă este esenţială# =n buget prost întocmit este un slab instrument de control b&#bugetul este în continuu monitorizat pe parcursul proiectului# )onitorizarea bugetului vă permite să ţineţi o evidenţă la zi a acestuia. mai degrabă dec"t superficială şi rigidă.monitorizare minuţioasă şi evaluare .negociere.nerespectarea termenelor pentru acţiuni.

de ce nu4 . fost sau nu acesta un succes4 Mu este suficient că suntem toţi mulţumiţi %sau bucuroşi că s-a terminat. financiare.în ce măsură munca a fost bine făcută4 . ori sistarea decontărilor. 7valuarea va trebui să răspundă la toate aceste elemente# Evaluarea reprezintă emiterea de ?udecă#i privind pro&resul !nre&istrat pe calea atin&erii o+iectivelor propuse.ceasta se realizează prin evaluare# Cn proiect cu adevărat de succes este realizat !n timpul prevăzut> cu resursele alocate "i la nivelul de per%orman#ă dorit.în ce măsură resursele au fost utilizate în mod eficient4 . rezultate obţinute.în ce măsură activităţile au fost îndeplinite4 .Statistici( răspund la întrebările c"t de mult4 c"ţi 6 c"te4 .*n%orma#iile calitative( răspund la întrebările ce am făcut4 ce efecte a avut ceea ce am făcut4 . de timp ) activităţile: respectarea planificării şi a standardelor cantitative şi calitative pentru fiecare din ele# ) procesul de luare a deciziilor: ce decizii sunt luate cine este implicat în luarea deciziilor cine nu este implicat în luarea deciziilor ) rezultatele 7tape ale monitorizării: . plăţilor# @onitorizarea )onitorizarea este procesul de colectare sistematică şi analizare a informaţiilor cu privire la activităţile proiectului# )onitorizarea ne a uta să efectuăm o verificare regulată a ceea ce facem în mod curent. informaţiile pot reprezenta indicatori at"t cantitativi. c"t şi calitativi# -acă nu colectăm datele pe parcursul desfăşurării proiectului cum vom aprecia la sf"rşit dacă este bine sau nu ce anume am făcut4 <e monitorizăm4 ) resursele investite în proiect: umane.Durnalele( răspund la întrebările cine a făcut4 ce4 şi c"nd4 .(n proiectele cu finanţare din afara organizaţiei este nevoie ca orice modificare să fie adusă la cunoştinţa finanţatorului înainte de implementarea sa# .evaluarea măsurii în care obiectivele au fost atinse sau problema rezolvată .cordul acestuia este obligatoriu# )odificarea va fi cuprinsă într-un act adiţional la contractul de finanţare# -acă nu se respectă contractul de finaţare sau cererea de finanţare se poate înt"mpla ca finanţatorul să solicite rambursarea integrală sau parţială a sumei alocate. informaţionale.&. materiale.colectarea permanentă a informaţiilor %ceea ce se înt"mpla în timp ce se înt"mplă& . impactul realizat& şi trebuie să răspundă la următoarele întrebări: .*nterviuri "i c2estionare *1.punerea laolaltă a informaţiilor şi datelor pentru a vedea ce s-a realizat p"nă la un moment dat .tragerea concluziilor şi folosirea experienţei pentru viitor A onitoriza #nsea nă a cerceta ceea ce se #nt' pla #n ti p ce se #nt' plă& Colectarea datelor pentru monitorizare . . activităţi desfăşurate.O+serva#iile( răspund la întrebările ce văd 4 şi ce aud4 .vem la dispoziţie următoarele surse de informaţii pentru monitorizare: .în ce măsură proiectul si-a atins obiectivele şi dacă nu. <e evaluăm4 7valuarea se concentrează asupra a patru aspecte principale %resurse investite.5 . e nevoie de o apreciere obiectivă a reuşitei proiectului# .nc2eierea "i evaluarea >a terminarea proiectului e momentul să răspundem la întrebarea: .

nr# de zile pe an. 3# cum a fost făcută evaluarea şi cine a fost implicat. J# ce alte rezultate au fost atinse. şi presupune stabilirea prealabilă a unor indicatori şi standarde de performanţă# Aten#ie0 . ce se monitorizează. salariul unui anga at. evaluarea necesită existenţa unei etape intermediare.care a fost impactul proiectului4 <e a schimbat proiectul4 ..# obiectivele avute în vedere. etc#& I de impact ?e concentrează pe efectele produse prin activitatea proiectului şi beneficiile obţinute# Raportarea . ce resurse sunt implicate în acest proces. din care ar rezulta noi obiective au apărut pe parcursul proiectului şi ce anume îşi propune instituţia sa întreprindă în legătură cu ele. de către cine. H# daca au fost atinse obiectivele fixate la început. c"nd. întreţinere.. etc#& ci şi cele indirecte %chirie. de clienţi. ce se evaluează. 1# ce demonstrează informaţiile colectate. cum.către organizaţie .ce aţi învăţat pe parcursul proiectului4 . ci c"t de bine sau c"t e bun este produsul sau serviciul# I de proces ?e concentrează pe cum se iau deciziile privind managementul proiectului %cine este implicat în luarea deciziilor şi cum. nr# de ore pe zi pentru o anume activitate. . indicatorii pot fi: I cantitativi )ăsoară cantitatea %de servicii. rata de utilizare a unui serviciu. de timp. 0# ce anume informaţii şi date au fost colectate şi cum au fost ele colectate şi analizate. cazare.către finaţator $aportul de evaluare trebuie să cuprindă: . monitorizarea. administrare&# -e exemplu: costul pe unitate.# .t"t monitorizarea c"t şi evaluarea nu au obiect şi sunt imposibil de făcut în mod efectiv atunci c"nd proiectul nu are foarte bine clarificate şi formulate obiectivele# /# ?chema de monitorizare şi evaluare se stabileşte încă din faza de planificare a proiectului %de ce se face. pentru cine. L# ce recomandări se fac pentru viitor4 .cum veţi utiliza experienţa dob"ndită prin proiect pentru proiectele viitoare4 !lanul de evaluare trebuie să cuprindă informaţii despre modul în care vor fi culese informaţiile privind progresul proiectului %monitorizarea& şi felul în care se va aprecia măsura în care au fost atinse obiectivele şi rezultatele preconizate# !entru a putea fi realizată. cum vor fi folosite rezultatele&. /# o scurtă informare cu privire la necesitatea atingerii acelor obiective. şi ea trebuie inclusă at"t în planificarea activităţilor c"t şi în buget# *ndicatorii 2ndicatorii de performanţă reprezintă unităţile de măsură utilizate pentru evaluarea performanţei prin prisma criteriilor stabilite# 2n funcţie de criteriul utilizat pentru evaluarea performanţei. etc#& şi sunt cei mai uşor de măsurat# -e exemplu: nr# de persoane implicate. cum se transmit celor interesaţi. etc# I calitativi Mu măsoară c"t de mult se face. K# ce noi necesităţi. etc# I financiari )ăsoară nu doar costurile directe %transport. cum se iau deciziile.

este finalizat la timp. următoarele: . precum şi de finanţator# 7re"eli %recvente in mana&ementul de proiect nu se formează o echipă de proiect de la început nu se respectă planul nu s-au planificat realist resursele lipsa de comunicare lipsa de delegare de responsabilităţi Ec2ipa de proiect @ana&erul de proiect )anagerul de proiect este cel care: indică direcţia.subliniază eventualele ţinte care nu au fost atinse# Criteriile de succes pentru orice proiect sunt. . . . . .a ută echipa de proiect să se dizolve. armonizează obiectivele proiectului cu obiectivele organizaţiei în ansamblu. . oorganizaţiile6departamentele către care au fost subcontractate diverse componente ale proiectului.informează partenerii în legătură cu închiderea proiectului şi cu rezultatele obţinute. ogrupurile interesate6afectate de acţiunile6rezultatele acestuia. .este finalizat printr-o alocare udicioasă a resurselor. . perspectiva.este finalizat în conformitate cu standardele tehnice şi cele de calitate. a ută fiecare membru în parte să îşi asume noi responsabilităţi în organizaţia respectivă.este finalizat respect"nd limitele bugetului.resurse se confruntă cu unele provocări trebuie să realizeze un echilibru între proiect şi: obeneficiarii direcţi6clienţi. .realizează o evaluare a proiectului pentru uz intern.obţine aprobările pentru acceptarea rezultatelor finale.anunţă public închiderea proiectului şi rezultatele care au fost obţinute.este finalizat în conformitate cu domeniul de activitate stabilit iniţial.produsul final este acceptat de către beneficiarii direcţi şi indirecţi. .respectă obiectivele cheie asumate iniţial. . . . . managerul de proiect derulează următoarele activităţi: .întocmeşte şi înaintează rapoartele finale. ..se asigură că se închid conturile proiectului %în cazul în care au fost deschise conturi speciale pentru proiect&.evidenţiază performanţele. orientarea strategică. trebuie să realizeze echilibrul între cei patru factori constr"ngători: buget – timp – calitate . simultan./ .nc2iderea proiectului "i acceptarea o%icială a rezultatelor acestuia (n această etapă.

asigurarea fluenţei şi a reversibilităţii comunicării . ce. tocmai pentru a evita situaţia neplăcută în care doi membri ai echipei se concentrează pe aceeaşi sarcină în condiţiile în care unul singur o putea realiza# * asemenea situaţie nu duce dec"t la costuri suplimentare: este consumat mai mult timp. cum şi c"nd trebuie să facă.simplificarea şi decongestionarea canalelor de comunicare . . cel care trebuie să le facă pe toate# 'ocmai de aceea în cadrul unei echipe de proiect foarte importantă este delegarea sarcinilor şi evitarea supraalocării resurselor umane# Ec2ipa de proiect !entru a evita situaţii neplăcute este extrem de important să existe o comunicare c"t mai bună între managerul de proiect şi fiecare membru al echipei c"t şi între toţi membrii echipei# (n vederea asigurării unei comunicări eficiente trebuie avute în vedere următoarele elemente: .utilizarea unui limba comun de către emiţător şi receptor .oministerul6agenţia în competenţa căruia se află proiectul. cheltuiţi mai mulţi bani %ambii membri ai echipei de proiect ar fi plătiţi pentru acelaşi lucru&# . însă. faţă de cine raportează. cine îl poate înlocui în condiţii de forţă ma oră %de exemplu boală& astfel înc"t derularea proiectului să nu fie afectată# -e asemenea.asigurarea flexibilităţii şi a adaptabilităţii sistemului de comunicare pentru a putea fi utilizat în orice situaţie 7ste important ca fiecare membru al echipei de proiect să îşi cunoască foarte bine sarcinile şi atribuţiile.transmiterea rapidă şi nedeformată a mesa ului . procedurile şi constr"ngerile formulate de aceasta# )anagerul de proiect este persoana care trebuie să cunoască în detaliu proiectul. este foarte important să ştie ce M= trebuie să facă. să îşi cunoască echipa şi să cunoască foarte bine resursele de care dispune în fiecare etapă# EC este. astfel.0 .formularea concisă şi precisă a mesa ului pentru a fi înţeles uşor şi integral. ocerinţele sursei de finanţare. sunt alocate două resurse pentru aceeaşi sarcină fiind.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful