You are on page 1of 55

BAB 3 SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Awalnya perusahaan ini didirikan oleh Drs. Setia Budi Keliat pada akhir tahun 1998, dengan nama PT Chaprabu M itrajaya, yang berlokasi di Jl. Wijaya Kusuma I Blok C 10/4 RT 15/13, Bekasi Jaya, Bekasi Timur dan mulai melakukan kegiatan komersial sejak bulan maret 1999. PT Chaprabu M itrajaya adalah sebuah perusahaan swasta nasional yang bergerak di bidang perdagangan dan pengadaan produk organik, non kimia untuk memenuhi kebutuhan sektor industri dan pertanian. Beberapa tahun kemudian, kantor PT Chaprabu M itrajaya mulai berlokasi di Jl. Anggrek Cendrawasih VII Blok K no.7 Kemanggisan, Jakarta Barat. PT Chaprabu M itrajaya menjalankan produksinya di pabrik dan gudang yang terletak di daerah Komsen, Bekasi. Belakangan, Drs. Setia Budi Keliat membuat nama perusahaan yang baru yaitu PT Biosindo M itrajaya yang dikhususkan untuk menangani Bio-Trent Sawit, sedangkan PT Chaprabu M itrajaya dikhususkan untuk menangani produk-produk lain seperti cairan organik pengolah limbah untuk kalangan industri dan domestik (rumah sakit, gedung perkantoran, hotel, apartemen).

55

56

Perusahaan ini memiliki nomor izin perusahaan berbadan hukum yaitu 132/09-03/SIUP/PK/I/2003 untuk PT Chaprabu M itrajaya dan

582/1.824.221/0406 untuk PT Biosindo M itrajaya.

3.1.2

Visi dan Misi Visi M enjadi perusahaan yang terkemuka dalam industri pupuk di tingkat nasional. Misi M isi yang diusung oleh BIO-TRENT SAWIT yakni "Peduli Petani". Dengan penggunaan BIO-TRENT SAWIT, para petani diharapkan mampu mereduksi biaya pemupukan (secara kimia) sebanyak 40% - 50% dari pemupukan konvensional, dan mampu meningkatkan hasil panen TBS kelapa sawit sebanyak 20% - 30% dibandingkan hasil panen biasanya. Sedangkan misi sosial perusahaan diwujudkan melalui kepedulian dan dukungan terhadap setiap usaha pelestarian lingkungan hidup yang dilakukan baik oleh masyarakat maupun pemerintah. Untuk itu, formula dalam produk-produk BIO-TRENT menggunakan bahan-bahan yang ramah lingkungan, mudah diuraikan dan mendukung alam agar dapat menghasilkan hasil bumi dengan kualitas terbaik, tidak akan merusak lingkungan dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

57

3.1.3

S truktur Organisasi, Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Chaprabu Mitrajaya

Tugas dan Tanggung Jawab PRESIDEN DIREKTUR M emimpin, keseluruhan. M enetapkan kebijakan umum perusahaan. M emberikan penilaian terhadap kinerja Direktur dan keputusan-keputusan yang dibuat. mengawasi, dan mengevaluasi jalannya perusahaan secara

58

M embuat perencanaan strategis dan membuat berbagai kesepakatan yang bernilai tinggi dengan company partner.

DIREKTUR Bertanggung jawab kepada Presiden Direktur. M emimpin, keseluruhan. M enetapkan kebijaksanaan umum perusahaan. M enetapkan rencana operasi dan strategis perusahaan, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Bertanggung jawab sepenuhnya untuk segala urusan yang berkaitan dengan perusahaan. M emeriksa dan menyetujui (otorisasi) perintah kerja serta yang berkaitan dengan anggaran perusahaan secara keseluruhan. M engotorisasi Perintah Pengiriman Barang (PPB). mengawasi dan mengevaluasi jalannya perusahaan secara

ASSISTEN DIREKTUR M enangani semua rencana kerja bersama dengan Direktur. M enggantikan posisi Direktur bila yang bersangkutan berhalangan. M embuat Perintah Pengiriman Barang (PPB)

59

ADVISOR PLANTATION M emberikan masukan dan nasihat yang berkaitan dengan bio-teknologi dan hasil riset serta temuan-temuan yang kompetitif yang dapat dipasarkan.

M ICROBIOLOGIST M emperhitungkan dan memeriksa takaran zat-zat kimia yang terdapat didalam pupuk agar seimbang.

IT M embuat, mengembangkan dan menjaga aplikasi yang ada di perusahaan. Bertanggung jawab atas software dan hardware yang ada diperusahaan. M emberikan laporan pertanggungjawaban kepada Direktur.

AUDITOR & HRD M engevaluasi kinerja dari sistem yang berjalan di perusahaan. M emberikan saran dan rekomendasi atas temuan berupa kelemahan dan resiko yang material. M erekrut karyawan yang potensial untuk perusahaan. M engembangkan potensi yang ada pada karyawan.

SUPPORTING & TRAINING Bertanggung jawab dalam memberikan pelatihan terhadap para pegawai yang dirasa memerlukan keterampilan dan keahlian khusus.

60

GENERAL AFFAIRS Bertanggung jawab kepada Direktur. M elakukan pembelian aset kantor (misalnya pembelian alat tulis kantor, furniture, dan sebagainya). M engurus pemeliharaan aset kantor (misalnya jadwal perbaikan/service mobil operasional kantor, maintenance gedung kantor, dan sebagainya). M engatur akomodasi untuk perjalanan dinas pegawai kantor.

RESEPTIONIST Bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan General Affair. Sebagai penerima tamu perusahaan. M engatur jadwal pertemuan antara pimpinan perusahaan dengan klien. Bertugas menampung keluhan dari pembeli atau customer.

PANTRY SERVICE Bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan General Affair. Bertugas menjaga kebersihan dan kerapian di lingkungan perusahaan. Bertugas menyediakan kebutuhan fisik karyawan.

FINANCE & ACC. M embuat pembukuan atas stok barang masuk dan keluar. M embuat invoice untuk pelanggan. M elakukan penagihan atas pembayaran kepada pelanggan.

61

Tanggung jawab dalam aktivitas perbankan dan mengenai pajak perusahaan. M emberikan laporan pertanggungjawaban kepada Direktur.

KOLEKTOR Bertanggung jawab langsung kepada Direktur. M elakukan penagihan kepada pelanggan atau customer yang melakukan pembelian secara kredit pada tanggal jatuh tempo. M enyetorkan hasil pembayaran customer kepada finance dan accounting.

LEGAL M enangani masalah-masalah hukum yang berkaitan dengan kegiatan dan perjanjian (kesepakatan) organisasi. M emberikan pendapat dan masukan yang benar sesuai dengan hukum dan aturan yang berlaku agar tidak ada problem yang berat dikemudian hari.

BAGIAN GUDANG & PRODUKSI M engkoordinasikan dan mengawasi arus stock barang. M engawasi pemasukan dan pengeluaran barang di gudang. M elaksanakan kegiatan produksi berdasarkan order produksi (penawaran). Bertanggung jawab atas kegiatan produksi perusahaan. M emberikan laporan pertanggungjawaban kepada Direktur.

62

3.1.4

Produk PT Chaprabu M itrajaya mempunyai produk-produk yang dipasarkan yaitu: a. BIO-TRENT SAWIT Bio-Trent Sawit merupakan pupuk hayati yang alamai, tidak mengandung bahan kimia, aman dan ramah lingkungan. Pada produk ini mengandung berbagai mikroorganisme seperti Rhizobium sp, Azotobacter sp, Lactobacillus sp, Bakteri Palarut Fosfat, Actinomycetes sp, Nutrition, M ineral lainnya (M akro , dan M ikro). Berbagai mikroorganisme tersebut bekerja secara sinergis untuk menyediakan unsur hara bagi tanaman kelapa sawit seperti Nitrogen, Fosfat, Kalium, M ineral lainnya (makro dan mikro). Bio-Trent Sawit telah terdaftar di Depertemen Pertanian Pusat Perizinan dan Investasi No. L 053/HAYATI/PPI/IX/2006. Dan secara berkala kandungan Bio-Trent Sawit diuji di Laboratorium Sucofindo dan Laboratorium Institutu Pertaninan Bogor (IPB). b. BIO-TRENT PENGURAI LIM BAH Bio-Trent Pengurai Limbah merupakan adalah kultur campuran berbagai mikroorganisme yang mampu mengurai berbagai senyawa organik di dalam air limbah. Kandungan BIO-TRENT adalah: M ikroorganisme seperti Lactobacillus, Actinomycetes, Bakteri Nitrifikasi, Bakteri Pelarut Fosfat, Bakteri Fotosintetik, Zat Penghilang Bau dan Jamur Fermentasi. Di samping itu, BIO-TRENT juga dilengkapi dengan nutrisi seperti Glukosa, Fruktosa dan lainnya. Keunggulan BIO TRENT adalah:

63

a. Lebih cepat mengurai bahan-bahan organik Bakteri BIO-TRENT adalah bakteri pengurai yang dapat bekerja sendiri-sendiri atau bersama-sama. Sifat bakteri yang mampu hidup dalam keadaan ekstrim, membuat bakteri BIO-TRENT lebih cepat mengurai dibanding bakteri alami yang ada di air limbah. Setiap bakteri mengurai dengan bantuan zat (enzim) yang dihasilkan. Bakteri BIO-TRENT yang beragam (kompleks) akan menghasilkan enzim pengurai yang beragam pula, sehingga kemampuan penguraiannya lebih tinggi dibanding bakteri lain. b. M encegah bau Actinomycetes adalah bakteri yang mampu menghasilkan zat penghilang bau tak sedap. Dengan tumbuhnya bakteri ini di dalam sistem sudah dipastikan bau tak sedap dapat dicegah. c. M encegah karat atau korosi Instalasi air limbah banyak menggunakan bahan terbuat dari logam. Seperti pompa dan blower. Logam bersifat mudah terkorosi, apalagi terkena H2S dan CO2 agresif. H2S dalam bentuk tak terionisasi bersifat sangat toksik dan korosif. H2S dan C02 dapat berasal dari dekomposisi bahan organik oleh bakteri tertentu. Kerugian yang diderita

perusahaan/instansi dengan kerusakan tersebut sangatlah besar. Untuk mencegah korosi atau karat pada instalasi pengolahan air limbah, dibutuhkan bakteri yang mampu mencegah terjadinya proses penguraian yang menghasilkan H2S dan C4L agresif. Bakteri tersebut ada di dalam produk BIO- TRENT.

64

d. M enghambat pertumbuhan bakteri pathogen Bakteri patogen (penyebab penyakit) diantaranya E. coil (penyebab penyakit diare), Legionella pneumophilla (penyebab penyakit pernapasan akut), Leptospira (penyebab penyakit leptospirosis), Shigella (penyebab penyakit disentri) Vibrio cholerae (penyebab penyakit kolera). Dan bakteri penyebab penyakit lainnya. Untuk menghambat tumbuhnya bakteri-bakteri tersebut di dalam air limbah, maka perlu kita hidupkan bakteri BIO-TRENT di dalam sistem. Bakteri Lactobacillus di dalam BIOTRENT mampu menghasilkan antibiotik alami (zat) pembunuh bakteri patogen.

3.2 Sistem yang Sedang Berjalan 3.2.1 Prosedur Sistem Informasi Persediaan Bahan baku yang dimaksud disini adalah bahan baku berupa botol, kardus, dan lain sebagainya (bahan pendukung). Dalam proses penerimaan bahan baku, sebelumnya kantor pusat telah memberikan Purchase Order (PO) rangkap ke-4 yang telah diotorisasi oleh Direktur kepada staf Gudang untuk pengarsipan. Ketika bahan baku datang dari Supplier, maka staf Gudang akan melakukan pemeriksaan terlebih dahulu terhadap bahan baku dengan Surat Jalan (SJ) yang diberikan oleh Supplier. Apabila bahan baku dan SJ tidak sama, maka staf Gudang akan mengkonfirmasikan kepada Supplier dan kantor pusat.

65

Apabila bahan baku dan SJ sama, maka staf Gudang akan menandatangani SJ sebanyak 3 rangkap dan menerima bahan baku tersebut. Bahan baku akan disimpan di gudang bahan baku. Setelah menandatangani SJ maka Supplier akan memberikan SJ rangkap pertama kepada staf Gudang guna kepentingan pengarsipan. Selanjutnya, staf Gudang akan meng-update penerimaan bahan baku tersebut pada aplikasi yang tersedian di gudang (Penerimaan Barang). Staf Gudang akan mendapatkan perintah untuk mengeluarkan barang jadi dari Assiten Direktur via telepon berdasarkan dokumen Perintah Pengiriman Barang (PPB) yang telah diotorisasi oleh Direktur. Sebelumnya Direktur meminta Assisten Direktur untuk membuat PPB sebanyak 2 rangkap. Berdasarkan perintah Asisten Direktur tersebut, Staf Gudang akan mengkalkulasi terlebih dahulu berapa jumlah bahan baku yang akan diperlukan untuk proses produksi. Jumlah bahan baku yang akan dipergunakan tersebut akan dicatat oleh staf Gudang pada memo secara manual. Kemudian staf Gudang akan menyiapkan bahan baku sesuai dengan perhitungan yang dilakukan sebelumnya dan memberikan kepada staf Produksi. Setelah staf Produksi melakukan proses produksi, maka mereka akan menyerahkan barang jadi tersebut kepada staf Gudang untuk disimpan di gudang barang jadi. Pada saat barang diterima dari staf Produksi, staf Gudang akan menghitung kembali kuantitas barang yang diperoleh dan

66

mengklasifikasikannya berdasarkan nama barang. Kegiatan ini dilakukan secara manual oleh staf Gudang. Ketika jumlahnya telah diketahui, staf Gudang akan meng-input-kannya pada aplikasi yang ada di gudang (Produksi). Dalam peng-update-an barang jadi tersebut, dilakukan pula peng-update-an terhadap bahan baku yang keluar (perincian bahan baku yang keluar). Jika stok barang jadi sudah mencukupi dengan jumlah pengeluaran barang yang diminta oleh Asisten Direktur, maka staf Gudang akan menyiapkan barang yang akan dikirim dan menunggu pihak ke-3 (ekspedisi) untuk mengambil barang tersebut. Saat pihak Ekspedisi datang untuk mengambil barang yang akan dikirim, staf Gudang akan meminta Tanda Terima Barang (TTB) sebagai bukti barang telah diambil oleh pihak Ekspedisi dan akan menjadi tanggung jawab dari pihak Ekspedisi sampai barang tersebut sampai di tempat tujuan. Jika tidak ada TTB yang diperoleh, maka supir dari pihak Ekspedisi harus menyerahkan fotocopy SIM 1 lembar dan STNK 1 lembar kepada staf Gudang. Staf gudang akan mengecek kembali apakah TTB yang dibuat pihak ekspedisi atau fotocopy SIM dan STNK telah benar atau tidak. Jika tenyata telah terjadi kesalahan, maka staf Gudang akan mengembalikan dokumen tersebut dan meminta perbaikannya. Namun jika ternyata dokumen tidak terdapat kesalahan, maka dokumen tersebut akan diarsip oleh staf Gudang. Setelah itu, staf Gudang akan membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 3 rangkap. SJ tersebut akan diberikan kepada pihak ekspedisi dan akan

67

ditandatangani oleh staf Gudang dan pihak Ekspedisi. SJ rangkap pertama akan dilampirkan bersama barang yang dikirim dan akan menjadi milik penerima barang. SJ rangkap kedua akan menjadi milik pihak Ekspedisi. Sedangkan SJ ketiga akan menjadi arsip bagi Gudang. Kemudian staf Gudang akan meng-update data barang dengan menggunakan aplikasi yang tersedia di gudang (Pengiriman Barang). Pada akhir kegiatan di gudang, staf gudang akan mem-backup database dengan menggunakan flashdisc. Backup-an tersebut akan dibawa ke kantor pusat dan diberikan kepada Direktur sebagai bentuk laporan. Kemudian Asisten Direktur baru akan memberikan Perintah Pengiriman Barang (PPB) rangkap ke-1 yang telah diotorisasi oleh Direktur pada hari sebelumnya.

68

3.2.2

Overview Activity Diagram dan Detailed Activity Diagram Overview Activity Diagram

Gambar 3.2 Overvi ew Activity Diagram Persedian Pada PT Chaprabu Mitrajaya

69

Detail Activity Diagram

Gambar 3.3 Detailed Activity Diagram Persedian Pada PT Chaprabu Mitrajaya (Menerima Bahan Baku)

70

Gambar 3.4 Detailed Activity Diagram Persedian Pada PT Chaprabu Mitrajaya (Mengotorisasi PPB)

71

Gambar 3.5 Detailed Activity Diagram Persedian Pada PT Chaprabu Mitrajaya (Memberitahu Pesanan)

72

Gudang

33. Menghitung bahan baku (produksi)

34. Mencatat perhitungan pada memo

35. Menyiapkan bahan baku

36. Memberikan bahan baku kepada produksi

Gambar 3.6 Detailed Activity Diagram Persedian Pada PT Chaprabu Mitrajaya (Mengeluarkan Bahan Baku)

73

Gambar 3.7 Detailed Activity Diagram Persedian Pada PT Chaprabu Mitrajaya (Menerima Barang Jadi)

74

Gambar 3.8 Detailed Activity Diagram Persedian Pada PT Chaprabu Mitrajaya (Menyiapkan Barang)

75

Gambar 3.9 Detailed Activity Diagram Persedian Pada PT Chaprabu Mitrajaya (Mengirimkan Barang Jadi)

76

Gambar 3.10 Detailed Activity Diagram Persedian Pada PT Chaprabu Mitrajaya (Mem-backup Database)

77

Gambar 3.11 Detailed Activity Diagram Persedian Pada PT Chaprabu Mitrajaya (Menyerahkan PPB Signed Rangkap 1)

Gambar 3.12 Detailed Activity Diagram Persedian Pada PT Chaprabu Mitrajaya (Menerima PPB Signed Rangkap 1)

78

3.2.3

Dokumen yang digunakan Surat Jalan (SJ) dari Supplier Dokumen yang diperoleh dari Supplier berisi mengenai nama barang dan kuantitas barang yang dikirim oleh Supplier. Purchase Order (PO) Dokumen yang dibuat oleh kantor pusat sebagai keterangan bahwa kantor pusat telah memesan barang untuk menunjang produksi. Gudang mendapatkan PO rangkap ke-4 yang telah diotorisasi oleh Direktur. Surat Jalan (SJ) dari Perusahaan Dokumen yang dibuat oleh staf Gudang berdasarkan perintah dari Asisten Direktur yang diterima melalui telepon sebagai tanda keluarnya barang dari gudang sekaligus sebagai dokumen sumber dalam meng-update data barang keluar pada kartu stok. Perintah Pengiriman Barang (PPB) Dokumen yang dibuat oleh kantor pusat (Asisten Direktur) sebagai perintah tertulis untuk bagian gudang agar menyiapkan dan

mengeluarkan barang sesuai dengan jumlah dan jenis yang tercantum di dokumen ini untuk dikirim ke customer. Tanda Terima Barang (TTB) Dokumen yang dibuat oleh pihak Ekspedisi untuk bagian Gudang sebagai bukti tanggung jawabnya atas barang yang akan dikirimkan.

79

3.2.4

Laporan yang dihasilkan Laporan stok barang Digunakan untuk melihat posisi barang yang tersedia pada saat ini, baik material ataupun barang jadi. Laporan kartu stok Digunakan untuk membuat men-generate data keseluruhan transaksi sehingga terlihat posisi bertambah atau berkurangnya barang. Laporan Penerimaan Barang Digunakan untuk menampilkan riwayat dari setiap barang yang diterima oleh Gudang pada periode tertentu. Laporan Produksi Digunakan untuk menampilkan riwayat dari barang hasil produksi yang masuk dari bagian produksi pada periode tertentu. Laporan Pengiriman Barang Digunakan untuk menampilkan riwayat dari pengeluaran barang dari setiap customer, beberapa atau semua customer pada periode tertentu.

3.3 S truktur Aplikasi yang Digunakan 3.3.1 Software dan Hardware Software PT Chaprabu M itrajaya menggunakan aplikasi Program Gudang untuk mendukung kinerja gudang. Program Gudang ini merupakan hasil buatan sendiri dari departemen TI dan mulai diimplementasikan sejak akhir tahun

80

2008. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan untuk database menggunakan Microsoft Access 2003. Aplikasi ini dibantu dengan Active Report dalam pembentukan laporan. Dari sisi keamanan, PT Chaprabu M itrajaya menggunakan Avira Antivir Personal Free Anivirus. Hardware Spesifikasi hardware yang ada pada gudang PT Chaprabu M itrajaya sebagai berikut: Processor Operating System Memory Hard disk Keyboard Mouse Monitor Printer : : : : : : : : Intel Pentium Dual Core Window XP Professional Version 2002 1GB DDR 80GB SATA 7200 rpm Logitech Logitech LCD LG 15 EPSON LX-300

3.3.2

User dari Aplikasi User dari aplikasi ini adalah hanya diperuntukan bagi karyawan yang berkerja di gudang, yaitu yang berlokasi di Bekasi.

81

3.3.3

Database 3.3.3.1 S truktur Database

TR_PenerimaanBarang_Header Nama Field no_PenerimaanBarang tgl_PenerimaanBarang no_PO no_SJ kd_Supplier kd_Gudang Ket Type Data Autonumber Date/Time Text Text Number Number Text 50 50 Long Integer Long Integer 100 Field Size Long Integer Deskripsi No. terima Tanggal Referensi PO # No. Surat Jalan Supplier M asuk Ke Gudang Catatan Key Primary Key Foreign Key Foreign Key -

TR_PenerimaanBarang_Detail Nama Field no_PenerimaanBarang kd_Barang jmlh_Terima Type Data Number Number Number Field Size Long Integer Long Integer Long Integer Jumlah Terima Deskripsi Key Primary Key Primary Key -

MS _Vendor Nama Field kd_Supplier nm_Supplier Type Data Text Text Field Size 50 50 Deskripsi Kode Nama Vendor Key Primary Key -

82

kd_KlpkSupplier kota negara Kode_Pos telp fax email home_page nm_Kontak jbtn_Kontak

Number Text Text Number Number Number Text Text Text Text

Long Integer 50 50 Long Integer Long Integer Long Integer 50 50 50 50

Kelompok Kota Negara Kode Post Telpon Fax. E-mail Home Page Nama Kontak Jabatan Kontak

Foreign Key -

MS _DataBarang Nama Field kd_Barang nm_Barang kd_KlpkBarang satuan stok_M in kd_Supplier jns_Barang Type Data Text Text Number Text Number Number Text Field Size 50 50 Long Integer 50 Long Integer Long Integer 50 Deskripsi Kode Barang Nama Barang Kelompok Barang Satuan Stock M inimum Supplier Jenis Barang Key Primary Key Foreign Key Foreign Key -

83

MS _Gudang Nama Field kd_Gudang nm_Gudang alamat_Gudang jns_Gudang Type Data Text Text Text Text Field Size 50 50 50 50 Deskripsi Kode Nama Gudang Alamat Gudang Jenis Gudang Key Primary Key -

TR_Produksi_Header Nama Field no_Produksi tgl_Produksi kd_Barang jmlh_Produksi Keterangan kd_Gudang Type Data Autonumber Date/Time Number Number Text Number Long Integer Long Integer 50 Long Integer Field Size Long Integer Deskripsi No Produksi Tgl. Produksi Barang Jadi Jumlah Produksi Keterangan Diambil Gudang Key Primary Key Foreign Key Dari Foreign Key

TR_Produksi_Detail Nama Field no_Produksi kd_Barang pakai Type Data Number Number Number Field Size Long Integer Long Integer Long Integer Di Pakai Deskripsi Key Primary Key Primary Key -

84

ket

Text

50

Keterangan

MS _Customer Nama Field kd_Cust nm_Cust kd_KlpkCust kota negara kode_Pos telp fax email home_Page nm_Kontak jbtn_Kontak Type Data Text Text Number Text Text Number Number Number Text Text Text Text Field Size 50 50 Long Integer 50 50 Long Integer Long Integer Long Integer 50 50 50 50 Deskripsi Kode Nama Customer Kelompok Kota Negara Kode Post Telpon Fax. E-mail Home Page Nama Kontak Jabatan Kontak Key Primary Key Foreign Key -

TR_PengirimanBarang_Header Nama Field no_PengirimanBarang no_Referensi tgl_PengirimanBarang Type Data Autonumber Text Date/Time Field Size Long Integer 50 Deskripsi No Urut No Referensi Tanggal Key Primary Key -

85

kd_Cust kd_Gudang

Number Number

Long Integer Long Integer

Customer Gudang Good

Foreign Key Finnish Foreign Key

catatan

Text

50

Catatan

TR_ PengirimanBarang _Detail Nama Field no_PengirimanBarang kd_Barang jmlh_Kirim Type Data Number Number Number Field Size Long Integer Long Integer Long Integer Jumlah Kirim Deskripsi Key Primary Key Primary Key -

Tabel 3.1 Struktur Database

86

3.3.3.2

Relationship

Gambar 3.13 Relationship

87

3.4 Uraian Cara Penggunaan Aplikasi Login

Gambar 3.14 Login

Tampilan ini akan muncul pertama kali ketika program dijalankan untuk dapat mengotorisasi siapa saja yang berhak menggunakan program tersebut, sehingga user harus memiliki account yang sudah didaftarkan oleh admin dari program. Login ini wajib diisi oleh penguna komputer dengan benar.

Gambar 3.15 Login jika salah User Name

Jika user salah dalam mengisi user name, akan muncul warning seperti gambar diatas.

88

Gambar 3.16 Login jika User Name tidak diisi

Jika user tidak mengisi user name dan password, maka akan muncul warning seperti gambar diatas.

Menu Utama

Gambar 3.17 Menu Utama

89

Ketika LOGIN berhasil maka akan muncul tampilan M enu Utama seperti terlihat diatas, disini User bisa melanjutkan proses transaksi selanjutnya. M enu Utama terdiri dari menu M aster, Transaksi, Laporan, Pengaturan, Window, Help

Gambar 3.18 Menu Master Submenu Barang

Untuk M enu M aster terdiri dari submenu Barang, Supplier, Customer, Gudang, Lo g In dan Keluar. Untuk submenu Barang terdiri submenu Kelompok Barang, Input Barang dan Daftar Barang.

90

Pengelompokan Barang

Gambar 3.19 Pengelompokan Barang

Tampilan ini digunakan untuk meng-input data baru Kelompok Barang yang belum ada dalam database. Penjelasan: Kode Kelompok : No. urut untuk kelompok barang. (Di-input) Nama Kelompok : Nama untuk kelompok barang baru (Di-input).

Data Barang

Gambar 3.20 Data Barang

Tampilan ini digunakan untuk meng-input Barang Finish Good/Material yang baru.

91

Penjelasan: Jenis Barang : Material atau Finish Good. (Dipilih) Kode Barang : No. Urut untuk nama barang. (Di-input) Nama Barang : Nama untuk barang baru. (Di-input) Kelompok Barang : Nama kelompok barang untuk barang baru tersebut dan sesuai dengan pilihan jenis barang. (Dipilih) Satuan : Satuan barang. (Di- input) Stock M inimun : Batas minimum dari barang untuk dilakukan pemesanan ulang. (Di-input) Supplier : Pihak penyedia barang yang dibutuhkan. (Dipilih)

Daftar Barang

Gambar 3.21 Daftar Barang

Tampilan ini digunakan untuk menampilkan data barang yang ada dalam databas e secara berdasarkan kelompok barang dan supplier. Penjelasan:

92

Kelompok : Nama kelompok barang untuk barang baru tersebut dan sesuai dengan pilihan jenis barang. (Dipilih)

Supplier : Pihak penyedia barang yang dibutuhkan. (Dipilih)

Gambar 3.22 Menu Master Submenu Supplier

Untuk submenu Supplier terdiri submenu Kelompok Supplier, Input Supplier dan Daftar Supplier. Vendor Category

Gambar 3.23 Vendor Category

93

Tampilan ini digunakan untuk meng-input kelompok supplier yang baru. Penjelasan
Kode : Kode kelompok supplier. (Di-input)

Nama Group Vendor : Nama kelompok supplier yang baru. (Di- input)

Vendor

Gambar 3.24 Vendor

Tampilan ini digunakan untuk meng-input supplier baru. Penjelasan :


Kode : Kode supplier. (Di-input) Nama Vendor : Nama supplier. (Di-input) Kelompok : Kelompok supplier. (Dipilih) Alamat : Alamat supplier. (Di-input) Kota : Kota dimana lokasi supplier berada. (Di- input) Negara : Negara dimana supplier berada. (Dipilih) Kode Post : Kode pos supplier. (Di-input) Telepon : No. Telepon supplier yang dapat dihubungi. (Di-input) Fax. : No. Fax supplier yang dapat dihubungi. (Di- input)

94

E-mail : Alamat email supplier yang dapat dihubungi. (Di- input) Home Page : Website supplier yang dapat diakses. (Di-input) Nama Kontak : Nama Contact Person yang mewakili supplier untuk dihubungi. (Di-input)

Jabatan Kontak : Jabatan Contact Person yang mewakili supplier. (Di-input)


Vendor List

Gambar 3.25 Vendor List

Tampilan ini digunakan untuk menampilkan seluruh data supplier yang dikelompokan berdasarkan kelompok supplier dan negara supplier. Penjelasan :

Kelompok : Nama kelompok supplier yang akan ditampilkan. (Dipilih) Negara : Negara asal supplier yang akan ditampilkan. (Dipilih)

95

Gambar 3.26 Menu Master Submenu Customer

Untuk submenu Customer terdiri submenu Customer Category, Create Customer dan Customer List.

Customer Category

Gambar 3.27 Customer Category

96

Tampilan ini digunakan untuk meng-input kelompok customer baru dan dapat juga digunakan untuk menampilkan seluruh kelompok customer yang ada dalam database. Penjelasan :

Kode : Kode kelompok customer. (Di-input) Nama Group Customer : Nama kelompok customer yang baru. (Di-input)

Customer

Gambar 3.28 Customer

Tampilan ini digunakan untuk meng-input data seorang customer baru jika tidak ada dalam database. Penjelasan :

Kode : Kode customer. (Di-input) Nama Customer : Nama customer. (Di-input) Kelompok : Kelompok customer. (Dipilih) Alamat : Alamat customer. (Di-input) Kota : Kota dimana lokasi customer berada. (Di-input) Negara : Negara dimana customer berada. (Di-input)

97

Kode Post : Kode pos customer. (Di-input) Telepon : No. Telepon customer yang dapat dihubungi. (Di-input) Fax. : No. Fax customer yang dapat dihubungi. (Di-input) E-mail : Alamat email customer yang dapat dihubungi. (Di-input) Home Page : Website customer yang dapat diakses. (Di-input) Nama Kontak : Nama Contact Person yang mewakili customer untuk dihubungi. (Di-input)

Jabatan Kontak : Jabatan Contact Person yang mewakili customer. (Diinput)

Customer List

Gambar 3.29 Customer List

Tampilan ini digunakan untuk menampilkan seluruh data customer yang dikelompokan berdasarkan kelompok customer dan negara customer. Penjelasan :

Kelompok : Nama kelompok customer yang akan ditampilkan. (Dipilih) Negara : Negara asal customer yang akan ditampilkan. (Dipilih)

98

Gudang

Gambar 3.30 Gudang

Tampilan ini digunakan untuk menampilkan daftar nama-nama gudang yang ada, dan untuk meng- input data gudang baru (jika ada).

Kode : Kode gudang. (Di-input) Nama Gudang : Nama gudang. (Di-input) Alamat Gudang : Lokasi gudang berada. (Di-input) Jenis Gudang : Material atau Finish Good. (Di-input)

99

Gambar 3.31 Menu Transaksi

Untuk M enu M aster terdiri dari submenu Penerimaan Barang, Data Stok Barang, Data Produksi, Produksi, Pengiriman Barang, Penyesuaian Stok dan Reject Barang.

100

Penerimaan Barang

Gambar 3.32 Penerimaan Barang

Tampilan ini digunakan untuk mencatat setiap transaksi penerimaan bahan baku yang dibeli dari supplier. Setiap data yang dimasukkan akan mempengaruhi jumlah bahan baku yang ada di gudang bahan baku. Penjelasan: No. Terima : No. Urut dari transaksi penerimaan barang. (Otomatis) Tanggal: Tanggal diterimanya bahan baku tersebut dari supplier. (Otomatis) Referensi PO # : No PO yang menjadi acuan pembelian barang. (Di- input) No. Surat Jalan : No. Surat Jalan yang diberikan dari supllier atas pengiriman bahan baku. (Di-input) Supplier : Supplier yang menjual bahan tersebut. (Dipilih) M asuk Ke Gudang : Digunakan untuk mengidentifikasi akan ke gudang mana bahan tersebut disimpan. (Dipilih)

101

Kode Barang : Kode barang dari bahan baku. (Dipilih) Nama Barang : Nama Barang M aterial yang dipakai. (Otomatis) Satuan : Satuan Barang. (Otomatis) Jumlah Terima : Jumlah bahan baku yang diterima. (Di-input) Catatan : keterangan tambahan. (Di- input)

Produksi

Gambar 3.33 Produksi

Tampilan ini digunakan untuk mencatat transaksi produksi (barang jadi) dan mencatat pengeluaran bahan pendukung dalam produksi. Pejelasan : No Produksi : No. Urut dari Transaksi Produksi. (Otomatis) Tgl. Produksi : Tanggal diterimanya hasil produksi. (Otomatis) Jumlah Produksi : Jumlah Botol yang diproduksi. (Di-input)

102

Keterangan : Catatan mengenai produksi. (Di-input) Diambil dari Gudang : Digunakan untuk mengidentifikasi dari gudang mana bahan baku diambil (berhubungan dengan pengurangan stok bahan baku). (Dipilih)

Kode : Kode barang dari bahan baku. (Dipilih) Nama Barang : Nama bahan baku yang dipakai. (Otomatis) Satuan : Satuan Barang. (Otomatis) Tersedia : Stok Tersedia saat itu untuk bahan baku. (Otomatis) Dipakai : Jumlah pemakaian bahan baku pada produksi. (Di-input) Keterangan : Catatan dari pemakaian bahan baku. (Di-input)

Pengeluaran Barang

Gambar 3.34 Pengeluaran Barang

103

Tampilan ini digunakan untuk input transaksi pengeluaran barang kepada Pembeli. Pejelasan : No Urut : No. Urut Dari Transaksi Pengiriman Barang. (Otomatis) Tanggal : Tanggal dilakukan Pengiriman. (Otomatis) No.Referensi : Nomor transaksi yang terkait jika ada. (Di- input) Customer : Customer Tujuan Barang dikirim. (Dipilih) Gudang Finish Good barang jadi. (Dipilih) Gudang M aterial : digunakan untuk mengidentifikasi dari gudang material.. (Dipilih) Catatan : Catatan mengenai pengiriman barang. (Di-input) Kode : Kode barang yang akan dikirim. (Dipilih) Nama Barang : Nama barang jadi yang dipakai. (Otomatis) Satuan : Satuan barang. (Otomatis) Jml. Tersedia : Stok tersedia saat itu untuk barang jadi. (Otomatis) Jumlah Kirim : Jumlah barang dikirim. (Di- input) Jumlah Sisa : Jumlah sisa stok jadi setelah ada pengurangan dari jumlah pengiriman. (Otomatis) : digunakan untuk mengidentifikasi dari gudang

104

Gambar 3.35 Menu Laporan

Untuk M enu Laporan terdiri dari submenu Stok Barang Finish Good/M aterial, Buku Stok Barang, Penerimaan Barang, Produksi dan Pengiriman Barang.

Laporan Data-data Barang

Gambar 3.36 Laporan Data-data Barang

Digunakan untuk melihat posisi barang yang tersedia pada saat ini, baik material ataupun barang jadi.

105


Gambar 3.37 Hasil dari Laporan Data-data Barang

Laporan Kartu S tok

Gambar 3.38 Laporan Kartu Stok

106

Digunakan untuk membuat men-generate data keseluruhan transaksi sehingga terlihat posisi bertambah atau berkurangnya barang.

Gambar 3.39 Hasil dari Laporan Kartu Stok

Laporan Pengiriman Barang

Gambar 3.40 Laporan Pengiriman Barang

107

Digunakan utuk menampilkan riwayat dari pengeluaran barang dari setiap customer, beberapa atau semua customer pada periode tertentu. Penjelasan: Tgl. Pengiriman : Periode pengiriman barang yang diinginkan. (Dipilih) Customer : Nama customer yang melakukan transaksi. (Dipilih)

Gambar 3.41 Hasil dari Laporan Pengiriman Barang

108

Gambar 3.42 Menu Pengaturan

Untuk M enu Pengaturan terdiri dari submenu Setting Lokasi Database, Backup Database, M anagement User, Ganti Password dan M anagement Aplikasi. Ada beberapa submenu yang tidak dapat diakses oleh user diantaranya adalah Setting Lokasi Database, M anagement User dan M anagement Aplikasi.

Backup Database

Gambar 3.43 Backup Database

Tampilan ini digunakan untuk mem-backup database.

109

Gambar 3.44 Message Box jika Backup Database Berhasil

Jika proses backup database telah berhasil maka sistem akan memberikan informasi berupa message box seperti diatas.

Gambar 3.45 Menu Window

Untuk M enu Window terdiri dari submenu Horizontaly, Verticaly dan Cascade.