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Microsoft Excel aplicado a la

Contabilidad
Autor: Efraín Ortiz
[http://www.mai l xmai l .com/curso-mi crosoft-excel -apl i cado-contabi l i dad]

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Presentación del curso
La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook
principalmente) se refiere a la relación entre la Contabilidad y la Informática.
El propósito principal del presente curso es capacitar al alumno en el estudio de la
Contabilidad y posibilitar el uso adecuado de los paquetes informáticos de mayor
difusión en el mercado para obtener un óptimo resultado dentro de una
organización con el objetivo de ser más eficiente en sus funciones y mejor
capacitado para un trabajo como contable.
En este segundo curso aprenderemos el uso del Microsoft Excel aplicado a la
Contabilidad (herramientas, filas y columnas, celdas, modificaciones, plan de
cuentas, documentos por cobrar, documentos por pagar, cuentas por pagar a
accionistas, consultas del balance, etc.).
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Cursos Valoración Alumnos
1. Contabilidad computarizada. Introducción,
generalidades y definiciones
La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook principalmente) se refiere a la
relación entre la Contabilidad y la I...
[ 10/ 11/ 09]

2. 003
2. Microsoft Excel aplicado a la Contabilidad
La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook principalmente) se refiere a la
relación entre la Contabilidad y la I...
[ 13/ 11/ 09]

1. 760
3. Registros auxiliares de Microsoft Excel para
Contabilidad
La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook principalmente) se refiere a la
relación entre la Contabilidad y la I...
[ 16/ 11/ 09]

549
4. Facturación, cobros, pagos e impuestos
La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook principalmente) se refiere a la
relación entre la Contabilidad y la I...
[ 16/ 11/ 09]

497
5. Estados financieros, ejercicios y herramientas
auxiliares
La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook principalmente) se refiere a la
relación entre la Contabilidad y la I...
[ 16/ 11/ 09]

667
Cursos que conforman el programa
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1. La hoja electrónica. Filas, columnas, celdas y
modificaciones
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La hoja electrónica
Desde hace varios años, Microsoft en su afán de brindar cada vez mejores sistemas
computarizados, ha ido perfeccionando sus programas y Microsoft Excel no es la
excepción, antes de la aparición de esta hoja electrónica que en la actualidad sirve
para muchas actividades, existían en el mercado, programas de hojas electrónicas
como Lotus 123 y Q-pro.
Con la aparición de Excel en varias versiones, muchos profesionales han acogido
esta hoja electrónica como una herramienta fundamental para sus trabajos y tareas
diarias. En lo personal me siento muy satisfecho con el desempeño de este software,
en razón de que se lo puede hacer las adaptaciones que sean necesarias para que
se adapte a los propósitos de la Contabilidad.
Estudiaremos la versión de Microsoft Excel 2007, con el propósito de que las
personas que accedan a este curso saquen el máximo provecho para su óptimo
desempeño en el campo laboral, vamos a incluir algunas imágenes que van a ser de
mucha utilidad para la asimilación del conocimiento, en primer lugar vamos a
observar la siguiente pantalla:
Cuando accedemos a este software, observamos que disponemos de un menú
principal conformado por: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos,
Revisar, Vista y  Complementos. Cada una de estas opciones tiene varios submenús,
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Revisar, Vista y  Complementos. Cada una de estas opciones tiene varios submenús,
ayudas, íconos y herramientas que las encontramos a continuación del menú
principal y que afectan los datos con los cuales trabajamos. En la parte inferior
encontramos que disponemos de tres hojas electrónicas con una opción para
incrementar su número dependiendo del trabajo que vayamos a desarrollar. Existen
muchas ocasiones en que solo se utiliza una hoja, mientras que hay trabajos más
complejos que ameritan la utilización de varias hojas electrónicas, en cualquier caso
se las puede guardar en un solo archivo.
Filas y Columnas
En la parte inferior vamos a encontrar filas y columnas, las filas están identificadas
con números, mientras que las columnas están designadas con letras, las filas van
numeradas desde la 1 hasta la 1048576, mientras que las columnas inician con la
letra A y terminan con la combinación de las letras XFD, según podemos observar en
la siguiente imagen
Celdas
Las celdas son las intersecciones entre una fila y una columna, son susceptibles de
almacenar datos alfanuméricos con múltiples propósitos, las celdas siempre reflejan
su posición (columna-fila) en el lado izquierdo de la barra de fórmulas. Toda
información que maneja Microsoft Excel se encuentra en celdas perfectamente
identificadas, donde se manejan todos los datos o información con los cuales se
trabaja.
Como toda celda puede ser identificada con la letra y la fila, dando su localización
exacta, cuando tenemos más de una celda, este concepto se llama rango de celdas;
es decir, un rango puede ir desde la celda B3 hasta la celda B7, para una mejor
identificación de este rango, se puede reconocerlo de la siguiente forma B3:B7,
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donde aparece la selección de la primera y última celda. 
La identificación de rangos de celdas es muy útil cuando se trata de realizar varias
operaciones como sumas de algunos valores, por ejemplo, también sirve para dar
un nombre a un rango, todo depende de los trabajos que estemos desarrollando.
Modificaciones
Toda celda es susceptible de hacerle modificaciones, normalmente tiene un alto de
15,00 (20 pixeles) y un ancho de 10,71 (80 pixeles), como observamos
acontinuación:
              
Para modificar el alto y ancho de una celda, en el caso de las filas debemos acercar
el cursor a la parte inferior del número de la fila, una vez que aparezca
debemos mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hasta que el
alto de la celda sea el que mas óptimo para nuestro trabajo. De igual forma para
ampliar o reducir el ancho de una columna debe acercar el cursor a la parte derecha
de la celda hasta que aparezca
e igualmente debe mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo
hacia la derecha o la izquierda hasta fijar un ancho conveniente para esa columna.
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2. Principales herramientas y ayudas
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Opciones de Autorelleno
Microsoft Excel dispone de numerosas herramientas y ayudas para realizar varias
tareas con los datos ingresados en las hojas, una de estas son las opciones de
autorelleno, por ejemplo si deseamos ingresar datos con los meses del año, basta
con escribir el primer mes enero, luego para que las celdas se llenen con los
nombres de los siguientes meses, basta acercar el cursor a la parte inferior derecha
de la celda donde se encuentre el mes de enero y observemos que las cruz del
cursor toma una forma más delgada, es entonces que debemos mantener oprimido
el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hacia abajo para que las celdas se llenen
con los nombres de los siguientes meses una vez que soltemos el cursor, como lo
podemos observar en la siguiente imagen:
De igual forma se puede hacer una prueba con los días de la semana empezando el
lunes, una vez que se haya hecho el desplazamiento hasta que aparezca el día
domingo, si se continúa con este desplazamiento vamos a observar que aparece otra
vez el día lunes, esto siempre va a suceder con este tipo de datos.
Con los números no sucede lo mismo, si ponemos uno y deseamos que aparezcan
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los siguientes con el mismo procedimiento, esto no sucede, pero si hacemos una
ligera modificación se puede conseguir obtener relleno con números consecutivos,
para esto escribimos en la primera celda el número 1 y en la siguiente el número 2,
luego marcamos las dos celdas y continuamos con el procedimiento antes descrito,
aparecerá entonces
Centrar datos en las celdas
Si los datos de estas celdas deseamos que se muestren centrados, basta con hacer
clic en el ícono de Centrar, obteniendo lo siguiente
Color de relleno
También podemos poner color de relleno a todo el rango seleccionado A2:A8, para
esto hacemos clic en el ícono correspondiente y el resultado que se obtiene es que
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se colorea el fondo de todas las celdas seleccionadas, como lo podemos observar a
continuación
Si bien el color amarillo aparece por default, se puede seleccionar el color que
consideremos más apropiado dando un clic a la derecha del mismo ícono y
observaremos lo siguiente:
Con un poco de práctica podremos utilizar cualquier icono o herramienta del menú
INICIO o de cualquiera de los menús que se encuentran a la derecha de este,
acercando el cursor a cualquier icono, siempre aparecerá un pequeño recuadro de
texto donde se explica la función de cada uno de ellos, de modo que su uso solo es
cuestión de práctica.
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3. Operaciones básicas. Suma, resta, multiplicación, división y
exponenciación
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Operaciones básicas
Entre las operaciones que puede realizar Microsoft Excel están las operaciones básicas como
son: suma, resta, multiplicación, división y exponenciación.
Suma
Para realizar una suma, necesitamos ingresar en las celdas, valores que sean susceptibles de
sumar, es decir únicamente números, si introducimos un dato alfabético por ejemplo, no se
puede realizar la operación y el resultado que Excel dará es “#¡VALOR!” indicando con esto
que un valor utilizado en la fórmula es erróneo.
Suma de celdas individuales
Existe mas de una forma para realizar las sumas, en el ejemplo siguiente, vamos a realizar la
suma de los valores de las celdas B4, B5 y B6, para lo cual colocamos el cursor donde
queremos que vaya el total(B7), antecedemos el signo = y seguidamente ponemos la primera
celda B4, luego ponemos el signo + la siguiente celda B5 otra vez el signo + y la última celda
B6, el resultado obtenido se muestra en la celda B7.
 
Suma utilizando icono de sumatoria
Esta forma para sumar es generalmente más utilizada, ya que solo necesitamos colocar el
cursor donde queremos que se totalice (B8) y hacer clic en el icono de sumatoria,
inmediatamente aparece en la barra de fórmulas =SUMA(B3:B7), luego que damos un enter,
aparece el resultado en la celda B8 y el cursor salta de forma automática a la celda B9, como lo
podemos ver en la siguiente imagen
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Excel, además de sumar en forma vertical, también puede hacerlo de forma horizontal como lo
podemos observar a continuación, la gráfica corresponde a la suma del rango A3:D3.
 
Resta
Se puede realizar operaciones de resta identificando en forma individual con los signos +(mas)
o –(menos), los minuendos y sustraendos, nos ubicamos en la celda donde deseamos obtener
el resultado y al igual que en el primer caso de las sumas, es necesario anteceder el signo
=(igual), en el ejemplo siguiente sumamos dos valores C4+C5 y restamos otros dos –C6-C7, el
resultado lo obtenemos en la celda C8.
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También se puede realizar resta con una suma previa, a la que se le resta dos valores, en el
siguiente ejemplo observamos que a la suma del rango B4:B5 (250), restamos los valores de las
celdas B6(10) y B7(20)
Multiplicación
Para obtener la multiplicación entre dos o más valores, antecedemos el signo = colocamos la
celda del primer valor, luego utilizamos *(asterisco), otra celda para ingresar un segundo valor
y enter, en el siguiente ejemplo vamos a obtener en A5, el resultado de multiplicar =A3*A4.
División
Para la división, antecedemos el signo =, ponemos la celda del primer valor, luego utilizamos
el signo “/” y la celda del segundo valor, en el ejemplo siguiente en la celda C6 dividimos C4
para C5, luego entonces en la barra de fórmulas aparece =C4/C5.
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Exponenciación
Aunque estas operaciones son poco frecuentes, vale conocer que Excel también puede elevar a
cualquier potencia un número dado, en el siguiente ejemplo utilizamos la fórmula =2^3, esto
equivale a multiplicar =2*2*2 o lo que es lo mismo elevar 2 al exponente 3, el resultado lo
podemos observar en la celda B4.
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4. Software contable educativo desarrollado en
Microsoft Excel
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Antecedentes
El avance tecnológico constante de Microsoft Excel a través de sus varias versiones,
ha dado como resultado que se pueda desarrollar un Software contable con fines
educativos, es decir que al igual que otros sistemas contables computarizados, se
puede obtener los principales libros y reportes de la Contabilidad, esto a pesar del
excepticismo de ciertos profesionales que consideran que Excel fue creado con otros
propósitos.
La editorial Libros en Red, en cooperación con el autor del presente curso, lanzaron
al mercado en el año 2003, el libro “Excel y Contabilidad” cuyo objetivo es diseñar
un software de Contabilidad bajo Excel adaptándolo a las necesidades del usuario,
vamos a utilizar algunas imágenes de este trabajo para entender como funciona el
sistema.[1]
Introducción al Software Contable
Como hemos observado en capítulos anteriores, Excel contiene 3 hojas de forma
standard, pero pueden incluirse más, dependiendo del trabajo a realizar, en este
caso nuestro sistema contiene 5 hojas, para los siguientes propósitos:
Hoja 1 DIARIO, para registrar las transacciones en Diario General
Hoja 2 MAYOR, para revisar el libro mayor de cualquier cuenta
Hoja 3 BALANCE, para disponer de un Balance de Comprobación
Hoja 4 GENERAL, para obtener el Balance General
Hoja 5 RESULTADOS, para el Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias
Para ingresar a este software y por motivos de seguridad, es importante dotar al
sistema de una clave de seguridad, la cual puede ser incluida cuando se construye el
programa. 
Diario General
En esta hoja se puede registrar con asientos de diario cualquier transacción de la
entidad para la cual se realiza la Contabilidad, contiene en la parte superior
izquierda un Plan de Cuentas, el cual se muestra en un “cuadro de lista” entre el
rango A1:D6 que lo veremos con más detenimiento en el próximo capítulo, este
recuadro es básicamente de consulta para ver las cuentas que podemos utilizar en
nuestra Contabilidad, dispone de una barra de desplazamiento que permite
consultar desde la primera hasta la última cuenta.
En la celda E2, podemos observar que se muestra la fecha, más abajo en la celda A7
debemos poner el nombre de la entidad, para este caso en particular la empresa se
llamará MODELO S.A., en el resto del documento, el libro diario aparece con las
columnas necesarias para registrar la información de las transacciones con son:
fecha, comprobante, códigos que al momento de digitarlos aparece en forma
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automática el nombre de la cuenta, descripción para colocar las referencias para
cada cuenta que interviene en el asiento, débito y crédito.
Es necesario indicar que en el rango E3:E4, aparece un botón con el nombre de
“Nuevo Diario” que sirve para dejar en blanco todo el contenido del libro diario, este
botón contiene una macro que se debe usar con cuidado, únicamente cuando ya se
ha terminado un período contable y se va a iniciar un nuevo diario general. Para que
este botón se pueda activar, primero, hay que considerar la “advertencia de
seguridad” que se encuentra sobre la barra de fórmulas, haciendo clic en
“Opciones”, escogiendo luego “Habilitar este contenido” y por último dando un clic
en “Aceptar” como lo vemos en las siguientes imágenes:
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En la celda F8, aparece en forma automática un mensaje de advertencia, como
medida de prevención para que los asientos registrados siempre se mantengan
cuadrados, es decir los valores de los débitos deben ser iguales a los valores de los
créditos en cada asiento contable.
Se debe dejar una fila en blanco para diferenciar entre un asiento y otro; cada
asiento debe tener su propio número de comprobante ya sea de ingreso(CI #),
egreso(CE #) o diario(AD #).
Una vez registradas todas las transacciones en la hoja de DIARIO, se puede imprimir
todas las páginas que se hayan utilizado en el período contable, cabe anotar que en
ocasiones no se utilizan todas las páginas del Diario, en ese caso solo se imprimirá
las páginas utilizadas.
Macro
Es una secuencia de acciones previamente definidas y grabadas, que pueden
accionarse con un botón o la tecla ctrl.+ una letra. Estas grabaciones se realizan con
el objeto de resumir en una sola tecla, varias acciones de carácter repetitivo.
Libro Mayor
Esta hoja sirve para reflejar los débitos y créditos de cada cuenta, contiene los
siguientes elementos: un cuadro de lista, donde se puede consultar directamente el
saldo en cualquier momento del período contable, haciendo clic en la cuenta que se
desee y que se refleja en las celdas E5 o F5, dependiendo si el saldo es deudor o
acreedor. Consta también de una celda para la fecha en la celda E2.
Para seleccionar y ver el mayor de una determinada cuenta, se debe acceder a través
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del filtro que se encuentra ubicado en la celda D12 y seleccionar un solo código.
 
En el caso del ejemplo que vamos a ilustrar, primero consultamos la cuenta 1.1.1.21
BANCO DEL PICHINCHA C.C. 434542 y vamos a observar que obtenemos en la celda
E5 un saldo de $ 1.530, luego en el filtro de la celda D12 escogemos el código
1.1.1.21, que corresponde a la misma cuenta, finalmente oprimimos el botón
“Presentar Mayor” y vamos a observar lo siguiente:
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Como vemos el saldo del Mayor coincide con el valor que previamente consultamos
en la celda E5, esta consulta aparece a manera de “Vista preliminar”, si deseamos
podemos imprimirla, haciendo clic en imprimir y escogiendo desde la página 1 hasta
la página 1, en razón de que no son muchos movimientos y no es necesario
imprimir todas las páginas, pues sería algo innecesario.
Balance de Comprobación
Esta tercera hoja del software permite entre otras cosas, verificar que tanto las
sumas como los saldos se encuentren cuadrados, también nos permiten hacer una
clasificación de los grupos y subgrupos de cuentas para obtener la información
necesaria para estructurar el Balance General y el Estado de Resultados.
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Balance General
Es la cuarta hoja donde se recoge la información exclusivamente de las cuentas de
activo, pasivo y patrimonio, esta información la recupera el sistema de la hoja
BALANCE, una vez verificados las cuentas y valores, se lo puede imprimir para un
mejor análisis o para guardarlo en el archivo correspondiente.
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Estado de Resultados
También conocido como Estado de Pérdidas y Ganancias, esta quinta hoja sirve para
determinar la utilidad o pérdida obtenida durante el período o ejercicio contable, en
base a la información de las cuentas de gastos e ingresos que se obtiene de la hoja
BALANCE, la utilidad o pérdida obtenida es trasladada de forma automática al
patrimonio del Balance General.
Una vez ejecutado el cierre de un ejercicio contable, es decir cerrando las cuentas de
resultados, se le puede dar continuidad a la Contabilidad con los saldos del Balance
General, que se lo registra como el primer asiento del siguiente ejercicio.
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Es necesario indicar que todo este software contable está diseñado con fórmulas,
códigos y más facilidades que brinda Microsoft Excel, el usuario no tiene que ser un
programador para desarrollar este sistema, solo debe tener algo de experiencia en
el manejo de Excel y desde luego saber las bases de la Contabilidad.
Cuando ya está listo el software, el usuario solamente debe realizar los asientos con
un buen criterio contable, todo lo demás puede hacerlo el sistema como cualquier
otro software contable como comprenderá el lector del presente curso, no podemos
ahondar más en el tema, pero si anotar que el libro “Excel y Contabilidad” está al
alcance de cualquier persona interesada en este software y se lo puede ver en el
portal de “Libros en red”. El libro indica paso a paso como se debe proceder para
concluir con éxito el sistema.
[1] http://www.l i brosenred.com/l i bros/excel ycontabi l i dad.html
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5. Plan de cuentas. Estructura, clasificación y codificación
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Plan de Cuentas
Para una adecuada organización de las cuentas contables, es necesario disponer de un plan, que es
una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad.
Es el listado de cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos
contables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que realice, ejemplo: No
es lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un supermercado.
Requisitos del Plan de Cuentas
Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa. 1.
Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolución de la empresa. 2.
Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificación numérico de las cuentas,
de manera que sea fácil su identificación por grupos.[1]
3.
Estructura, clasificación y codificación
Ejemplo:
1.                     ACTIVO                                   GRUPO
1.1.                  ACTIVO CORRIENTE              SUBGRUPO
1.1.1.               CAJA                                       CUENTA
1.1.1.01            CAJA GENERAL                      SUBCUENTA
Como podemos observar en el ejemplo anterior, la estructura del plan de cuentas está dada en base a
un grupo principal que puede ser:
Activo, 1.
Pasivo, 2.
Patrimonio, 3.
Ingresos, 4.
Gastos. 5.
A cada grupo hemos asignado un número, que en Contabilidad se lo denomina “código”. Existen
planes de cuentas donde se hace constar “Cuentas de Orden” con el número 6 u otro número para
diferenciarlo del resto de cuentas ya que estos rubros tienen otro tipo de tratamiento.
Dependiendo de cada grupo, se deben considerar también subgrupos, por ejemplo para considerar
las cuentas de Pasivo, el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente, mostrando la siguiente estructura:
2.                     PASIVO                                   GRUPO
2.1.                  PASIVO CORRIENTE              SUBGRUPO
A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas, por ejemplo:
2.1.1.               CUENTAS POR PAGAR          CUENTA
2.1.2.               DOCUMENTOS POR PAGAR  CUENTA
Y dentro de cada cuentas, las respectivas subcuentas, por ejemplo:
2.1.1.01            CxP Luis Santacruz                  SUBCUENTA
2.1.1.02            CxP Gonzalo Peña                   SUBCUENTA
Como podemos observar, dentro de cada subcuenta hemos asignado dos dígitos para su
identificación, esto da la posibilidad de que el número de subcuentas se pueda ampliar hasta 99. Para
el caso concreto de nuestro sistema de Contabilidad, cada código de grupo, subgrupo o cuenta
termina en punto y solamente las subcuentas no terminan en punto, esto se debe a que para los
asientos de diario utilizamos únicamente subcuentas, en el caso de que en algún asiento utilicemos
un código de grupo, subgrupo o cuenta, el sistema no lo va a aceptar y va a emitir el siguiente
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un código de grupo, subgrupo o cuenta, el sistema no lo va a aceptar y va a emitir el siguiente
mensaje: #N/A
A continuación un ejemplo del Plan de Cuentas que se muestra en nuestro software contable:
MODELO S.A.  
     
  PLAN DE CUENTAS  
     
FECHA septiembre 7, 2009  
     
     
     
     
1.             ACTIVO  
1.1.          ACTIVO CORRIENTE  
1.1.1.       CAJA, BANCOS  
1.1.1.01  CAJA CHICA QUITO  
1.1.1.02  CAJA CHICA GUAYAQUIL  
1.1.1.10  CAJA GENERAL  
1.1.1.20  CUENTA CONTROL  
1.1.1.21  BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4  
1.1.1.22  BANCO DEL PACIFICO  
1.1.1.23  BANCO DE GUAYAQUIL  
1.1.2.        CTAS Y DTOS X COB CLIENTES  
1.1.2.01  CLIENTES QUITO  
1.1.2.02  CLIENTES GUAYAQUIL  
1.1.2.03  CLIENTES CUENCA  
1.1.2.04  CLIENTES MANTA  
1.1.3.       (-)PROV CTAS INCOBRABLES  
1.1.3.01  (-)PROV CTAS INCOBR CLIENTES  
1.1.4.       OTRAS CUENTAS POR COBRAR  
1.1.4.01  ANTICIPOS DE SUELDOS  
1.1.4.02  ANTICIPOS A PROVEEDORES  
1.1.5.       INVENTARIO DE SUMINIST. Y MATERIALES  
1.1.5.01  SUMIN Y MATERLS DE OFICINA  
1.1.6.       IMPUESTOS ANTICIPADOS  
1.1.6.01  RETENCIONES EN LA FUENTE  
1.1.6.02  ANTICIPOS DE IMPUESTO A LA RENTA  
1.1.6.03  IVA EN COMPRAS  
1.1.7.       INVENTARIOS DE PRODUCT. TERMINADOS  
1.1.7.01  EQUIPO DE MONTAÑA  
1.1.8.       OTROS ACTIVOS CORRIENTES  
1.1.8.01  ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO
1.1.8.02  PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO  
1.2.          ACTIVO FIJO  
1.2.1.       TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES  
1.2.1.01  TERRENO  
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1.2.1.01  TERRENO  
1.2.2.       MAQUIN, MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO  
1.2.2.01  MUEBLES Y ENSERES  
1.2.2.02  EQUIPO DE OFICINA  
1.2.3.       VEHICULOS  
1.2.3.01  VEHICULOS  
1.2.4.       OTROS ACTIVOS FIJOS  
1.2.4.01  DERECHOS DE AUTOR  
1.2.5.       (-)DEPRECIACION ACUMULADA  
1.2.5.01  (-)DEPRECIACION ACUMULADA  
1.3.          ACTIVOS NO CORRIENTES  
1.3.1.      GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION  
1.3.1.01  GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION  
1.3.2.       GASTOS INVESTIGACION, EXPL Y OTROS  
1.3.2.01  INVESTIGACION DE MERCADOS  
1.3.3.      OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES  
1.3.3.01  DEPOSITOS EN GARANTIA  
1.3.4.       (-)AMORTIZACION ACUMULADA  
1.3.4.01  (-)AMORTIZACION ACUMULADA  
2              PASIVO  
2.1.           PASIVO CORRIENTE  
2.1.1.       CUENTAS POR PAGAR  
2.1.1.01  PROVEEDORES  
2.1.1.02  SUELDOS POR PAGAR  
2.1.2.       DOCUMENTOS POR PAGAR  
2.1.2.01  DOCUMENTOS POR PAGAR  
2.1.3.       PROV SOCIALES POR PAGAR  
2.1.3.01  DECIMO TERCER SUELDO  
2.1.3.02  DECIMO CUARTO SUELDO  
2.1.3.03  VACACIONES  
2.1.4.       OBLIGAC: IESS E IMPUESTOS  
2.1.4.01  APORTE PATRONAL  
2.1.4.02  APORTE INDIVIDUAL  
2.1.4.03  FONDO DE RESERVA  
2.1.4.04  RETENCIONES A EMPLEADOS  
2.1.4.05  RETENC. FUENTE 1%  
2.1.4.06  RETENC. FUENTE 2%  
2.1.4.07  RETENC. FUENTE 8%  
2.1.4.08  RETENC. FUENTE 25%  
2.1.4.09  IVA EN VENTAS  
2.1.4.10  RETENC. IVA 30%  
2.1.4.11  RETENC. IVA 70%  
2.1.4.12  RETENC. IVA 100%  
2.1.4.13  PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS IESS  
2.1.5.       OTROS PASIVOS CORRIENTES  
2.1.5.01  COBROS ANTICIPADOS  
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2.2.          PASIVO LARGO PLAZO-NO CORRIENTE  
2.2.1.       CTAS Y DTOS X PAG-LARGO PLAZO  
2.2.1.01  PRESTAMO BCO PICHINCHA LARGO PLAZO  
2.2.2.       OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO  
3.             PATRIMONIO  
3.1.          PATRIMONIO NETO  
3.1.1.       CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIGNADO  
3.1.1.01  CAPITAL  
3.1.2.       RESERVAS  
3.1.2.01  RESERVA LEGAL  
3.1.2.02  OTRAS RESERVAS  
3.1.3.      UTILIDADES/PERDIDAS ACUMULADAS  
3.1.3.01  UTIL/PERD ACUM EJERCICIOS ANTERIORES  
3.1.3.02  RESULTADOS PRESENTE EJERCICIO  
4.             INGRESOS  
4.1.          INGRESOS OPERACIONALES  
4.1.1.       VENTAS GRAVADAS CON IVA  
4.1.1.01  VENTAS DE SERVICIOS  
4.1.1.02  ALQUILER EQUIPO DE MONTAÑA  
4.1.2.      VENTAS EXC DE IVA O NO GRABADAS  
4.1.2.01  VENTAS EXCENTAS DE IVA  
4.1.3.       EXPORTACIONES  
4.1.3.01  EXPORTACIONES  
4.1.4.       (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS  
4.1.4.01  (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS  
4.2.          INGRESOS NO OPERACIONALES  
4.2.1.       OTROS INGRESOS  
4.2.1.01  INTERESES GANADOS  
4.2.1.02  UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS  
4.2.1.03  OTRAS RENTAS  
5.             GASTOS  
5.1.           COSTO DE VENTAS  
5.1.1.       COSTO DE VENTAS  
5.1.1.01  COSTO DE VENTAS  
5.2.          GASTOS DE ADMINIST Y VTAS  
5.2.1.       SUELD/SAL/BEN SOC E INDEM  
5.2.1.01  SUELDOS Y SALARIOS  
5.2.1.02  DECIMO TERCER SUELDO  
5.2.1.03  DECIMO CUARTO SUELDO  
5.2.1.04  VACACIONES  
5.2.1.05  FONDO DE RESERVA  
5.2.1.06  GASTO APORTE PATRONAL  
5.2.2.      COMISIONES EN VTAS Y PUBL  
5.2.2.01  COMISIONES EN VENTAS  
5.2.2.02  PUBLICIDAD  
5.2.3.       GASTOS DE GESTION  
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5.2.3.01  GESTIONES VARIAS  
5.2.4.       AGUA, LUZ, TELEFONO, TELEX Y FAX  
5.2.4.01  AGUA  
5.2.4.02  LUZ  
5.2.4.03  TELEFONOS Y FAX  
5.2.4.04  INTERNET  
5.2.5.       IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS  
5.2.5.01  IMPUESTOS FISCALES Y MUNICIP.  
5.2.5.02  CONTRIB. SUPERINT. DE CIAS.  
5.2.6.       DEPREC DE BIENES Y AMORT.  
5.2.6.01  DEPRECIACION DE MUEB Y ENS.  
5.2.6.02  DEPRECIACION EQUIPOS DE OFIC.  
5.2.6.03  AMORTIZACIONES  
5.2.7.       CTAS INCOB Y BAJA DE INV.  
5.2.7.01  CUENTAS INCOBRABLES  
5.2.8.       INTERESES Y COMISIONES  
5.2.8.01  GASTO INTERESES  
5.2.8.02  COMISIONES BANCARIAS  
5.2.9.       OTROS GTOS DE ADM Y VTAS.  
5.2.9.01  GASTOS DE VIAJE  
5.2.9.02  ARRIENDOS  
5.2.9.03  SERVICIOS DE HOSPEDAJE  
5.2.9.04  TRANSPORTE  
5.3.          GASTOS NO OPERACIONALES  
5.3.1.       PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS  
5.3.1.01  PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS FIJ.  
5.3.2.       OTROS GASTOS NO OPERACNLS  
5.3.2.01  MANTENIMIENTO DE OFICINAS  
[ 1]
http://www.wikilearning.com/curso_gratis/manual_de_contabilidad_basica-plan_de_cuentas/12594-6
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6. Contabilidad especializada. Las operaciones
comerciales
[http://www.mailxmail.com/...contabilidad-especializada-operaciones-comerciales]
Contabilidad especializada
Por cuanto la Contabilidad permite obtener información útil sobre las operaciones
de las empresas dedicadas a diferentes actividades, se puede determinar que la
especialización se relaciona con la rama o campo de acción de cada una de ellas.
Se puede considerar como especializaciones, las siguientes:
Contabilidad de Costos 1.
Contabilidad Gubernamental 2.
Contabilidad Bancaria 3.
Contabilidad Agropecuaria 4.
Contabilidad de Seguros 5.
Contabilidad Hotelera 6.
Contabilidad Petrolera 7.
Contabilidad Hospitalaria, etc. [1] 8.
Dependiendo de que Contabilidad se trate puede variar el Plan de Cuentas, en
especial a nivel de cuentas y subcuentas, aunque en términos generales pueden
conservar los grupos principales de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos.
Según Guajardo, Woltz y Arlen el propósito básico de la Contabilidad es proveer
información financiera acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de
decisiones a los diferentes usuarios ya sean accionistas, acreedores, inversionistas,
clientes, empleados y público en general. En consecuencia se originan diversas
ramas, de las cuales las más importantes son:
Contabilidad Financiera
Sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las
transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos
económicos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a
usuarios externos a la organización.
Contabilidad Administrativa
Sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración,
con orientación pragmática destinada a facilitar, las funciones administrativas de
planeación y control así como la toma de decisiones.
Contabilidad Fiscal
Sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones
tributarias de las organizaciones respecto de un usuario específico: el fisco. [2]
Las operaciones comerciales
Denominadas también transacciones mercantiles, constituyen el intercambio de
bienes, valores y servicios entre dos partes, con el objeto de satisfacer las
necesidades de la colectividad. Toda transacción tiene dos partes, una que entrega y
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otra que recibe, por valores equivalentes, este intercambio requiere una constancia,
la misma que se refleja en la documentación fuente que constituye la base de los
registros contables. Esta documentación se debe archivar adecuadamente. El
comerciante y sus herederos deben conservar los libros de Contabilidad y sus
comprobantes, por todo el tiempo que dure su giro, hasta que termine de todo
punto la liquidación de sus negocios, y diez años después.
La especialización de la Contabilidad, posibilita que tenga en cada caso su forma
particular de operar ya que no es lo mismo la Contabilidad de Costos y la
Contabilidad Agropecuaria, aunque los principios son los mismos. Por citar un
ejemplo: en la Contabilidad de Costos es muy usual la utilización de la cuenta
Inventario de Productos en Proceso, para acumular en esta los productos que se
encuentran en proceso de fabricación, mientras que en la Contabilidad
Agropecuaria, existe una cuenta para describir una situación similar con la cuenta
Cosechas Pendientes.
Hay circunstancias particulares cuando se trata de una empresa comercial por
ejemplo, cuando se compensa el desempeño de sus empleados y se aplica un “bono
de cumplimiento”, por el mismo concepto en una empresa de transporte aéreo para
compensar el desempeño de los tripulantes, se aplica el concepto “bono por
millaje”. Este tipo de consideraciones se debe tener en cuenta en todas las empresas
dependiendo de la especialización de la Contabilidad que se vaya a aplicar. 
[1] Bravo Valdivieso, Mercedes. Contabilidad General, 5ta. Edición, Pág. 3
[2] Guajardo, Woltz, Arlen. Contabilidad, Pág. 3
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7. Cuentas y documentos por cobrar
[ http://www.mai l xmai l .com/curso-mi crosoft-excel -apl i cado-contabi l i dad/cuentas-documentos-cobrar]
Cuentas por Cobrar
Esta cuenta representa derechos exigibles que tiene una empresa y se origina por el
otorgamiento de crédito sin documentos para el cobro, es decir se basa más, en la confianza
que existe entre las partes para recuperar los valores por ventas realizadas o por la prestación
de algún servicio.
Clasificación de las Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar se clasifican generalmente en tres grupos que son:
Cuentas por cobrar al cliente: esta compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la
empresa, debido al crédito tomado por la venta.
Cuentas por cobrar a Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y
empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre
otros lo que se le descuenta después de su salario.
Otras cuentas por cobrar:estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo
a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o pérdidas entre otros.
Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente
después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más pronto posible,
excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la
empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses estas deben de colocarse en el
renglón de activos no corrientes, es decir en el de otros activos.
Cuentas Incobrables
Esta es más común en las empresas que venden a crédito bienes y servicios, lo cual se
encuentran con clientes que no pagan dichas cuentas, lo que debe contabilizarse como un
gasto.
Existen tres métodos para estimar las provisiones para cuentas incobrables que son:
1-    Método del % de las Ventas Netas a Crédito. (2% sobre el valor a venta a crédito)
Ejemplo:
Veamos:
            Ventas a crédito                                                                      725,000.00
            Estimación de Cuentas                                               
            Incobrables (725,000.00 x .002)                                           14,500.00
            Valor neto                                                                               710,500.00
2-    Método del % de las cuentas por cobrar clientes. (2% sobre el valor a venta a crédito)
Ejemplo:
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Veamos:
            Ventas a crédito                                                                     725,000.00
            Estimación de Cuentas                                               
            Incobrables (725,000.00 x .002)                                          14,500.00
            Valor neto                                                                               710,500.00
3-    Método del % de cada cliente en particular. (Se debe calcular en forma individual por cada
cliente).
Casa Real, S.A.                                                                      257,000.00 (5%)
Casa Pérez                                                                             200,000.00 (3%)
Casa el Toro                                                                           200,000.00 (5%)
Cuando la cuentas por cobrar se ha determinado como cuentas incobrable estas deben de
aparecer en el renglón del activo y deben ser canceladas, Para cancelar estas cuentas el  mayor
general debe aparecer en 0.
Documentos por Cobrar
Si las ventas se efectúan a crédito y se desea mayor garantía que tenga carácter legal se
solicita al cliente que firme un documento denominado pagare.
Los Documentos por cobrar legalmente esta amparada por documentos negociables entre lo
que tenemos:
El pagare: representa una promesa de pagar una suma de dinero en una fecha estipulada
futura.
La letra de cambio: son documentos de deudas a corto plazo, dicho documento no tiene
carácter legal, mas bien están garantizado por la moral y confianza de la entidad emisora.
Para calcular los intereses para un año utilizamos la siguiente formulas:
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Interés = Capital x Tasa x (Números de días / 360)
Los documentos por cobrar solo puede registrase en una sola cuenta “Documentos por
Cobrar”, ya que se tienen a la mano los derechos de cobrar estos, con una tasa de interés y la
fecha de vencimiento.
Documentos por Cobrar descontados
Este representa los documentos por cobrar no vencidos que se han transferidos por endoso o
de otra forma a un banco, al valor nominal o el de su vencimiento; a veces deducido en
descuento que viene a representar el interés correspondiente al plazo no expirado.
Los documentos representan un pasivo contingente para el que lo endosa y para el que vende
un activo contingente con recurso de devolución por falta de pago. Este debe presentarse en
el balance general como una deducción de los documentos por cobrar.
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8. Cuentas y documentos por pagar. Letra de cambio
[http://www.mai l xmai l .com/...cuentas-documentos-pagar-l etra-cambi o]
Cuentas por Pagar
Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales
(Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos, adquisición de activos fijos o
contratación de inversiones en proceso. Si son pagaderos a un tiempo inferior a
doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento
es a un tiempo superior a doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo Plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de estos por cada
documento de origen (fecha, número de documento e importe) y por cada pago
efectuado; también deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o
indemnizaciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período
económico, deben reclasificarse a Corto Plazo.
Principios y Procedimientos de Control Interno
Se deben conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago
según controles contables de la empresa y de los proveedores.
Deben elaborarse expedientes de pago por proveedores de cada factura, su
correspondiente Informe de Recepción(cuando proceda) y el cheque o
referencia del pago, cancelándose las facturas con el sello de “Pagado”.
Es preciso mantener al día los mayores auxiliares de Cuentas por Pagar, los de
Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.
Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por
cada factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse
por la Dirección.
Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a proveedores, deben controlarse
para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los mayores
auxiliares de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control
correspondientes.[1]
Procedimientos de Comprobación Interna
Cuentas por Pagar Corto Plazo
Cuadre contable de las partidas pendientes en el mayor por deudores.
Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores
(proveedores).
Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de
estas cuentas).
Análisis por edades determinando las deudas vencidas (más de 30 días).
Verificar los convenios de pagos suscritos.
Cuentas por Pagar Diversas
Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas de
acuerdo a su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar
por edades para determinar las envejecidas.
Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago,
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así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.
Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo
Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta
en cada una de las subcuentas y mayores auxiliares por acreedores.
Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan
exclusivamente los que exceden de un año.
Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios,
etc).
Comprobar las confirmaciones y conciliaciones con los acreedores.
Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas
deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).[2]
Documentos por Pagar
De igual forma que en las ventas, cuando la empresa exige la firma de pagarés o
letras de cambio a los clientes para garantizar el pago de los valores a crédito,
igualmente cuando se realiza compras, los proveedores también van a exigir la firma
de pagarés o letras de cambio para asegurarse de que se cumplan con los pagos de
los valores por los cuales nos han concedido el crédito.
Letra de cambio
Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que pague una
determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro (determinado o determinable) a
un tercero (beneficiario). Las personas que intervienen son: El Girador o librador: Da
la orden de pago y elabora el documento. El Girado: Acepta la orden de pago
firmando el documento comprometiéndose a pagar. Por lo tanto
responsabilizándose, indicando en el mismo, el lugar o domicilio de pago para que
el acreedor haga efectivo su cobro. El Beneficiario o tomador: Recibe la suma de
dinero en el tiempo señalado.[3]
[1] http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar
[2] http://www.zonaeconomica.com/analisis-financiero/cuentas-pagar
[3] http://es.wikipedia.org/wiki/Letra_de_cambio
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9. Cuentas por pagar a accionistas. Aportes para
futuras capitalizaciones
[http://www.mailxmail.com/...cuentas-pagar-accionistas-aportes-futuras-capitalizaciones]
Cuentas por Pagar a Accionistas
Cuando una empresa es nueva, suele suceder que necesita más inyección de
capitales para poder continuar con sus operaciones, generalmente por tratarse de
una empresa nueva, los bancos o instituciones financieras consideran que estas
empresas no son sujetos de crédito, por tanto no tienen acceso a los créditos que
estas instituciones otorgan, por esta razón es necesario convocar a una reunión de
los accionistas para tratar este particular.
Por lo general son los accionistas quienes deben prestar sus aportes económicos
para que la empresa siga adelante, es entonces cuando se hace necesario abrir en la
Contabilidad, una cuenta denominada “Cuentas por Pagar a Accionistas” con la
finalidad de registrar los aportes que realicen los socios para que la empresa pueda
continuar operando.
Para ilustrar de mejor manera esta situación, vamos a suponer que el señor Ivan
Martinez, socio de la empresa Modelo S.A. decide aportar con $ 5.000 para inyectar
mas fondos al negocio. El asiento contable se mostraría de la siguiente manera:
Es conveniente que por cada aportación se realice un asiento diferente, para llevar
un registro por separado y no confundir los valores aportados entre un socio y otro.
Cuando ya se realice la devolución de estos valores, el asiento contable sería es
siguiente:
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Existen casos excepcionales en que los socios a pesar de que se trata de una
empresa nueva y aún no llega al punto de equilibrio (punto en el cual los ingresos
generados son iguales a los gastos incurridos), cobran intereses sobre estas
aportaciones, en este caso la empresa va a reconocer un 15% anual sobre los $
10.000 por un período de 6 meses, el asiento como vemos registra una cuenta
adicional para registrar GASTO INTERESES por $ 750, valor que  podemos calcular
directamente en Excel en la celda E53, donde aplicamos la fórmula:
=10000*15%*180/360 
Aportes para futuras capitalizaciones
Existe otra variante con respecto a aportes de socios y se trata de que a algunos
accionistas les interesa que estos aportes, formen parte de futuras capitalizaciones,
es decir estos fondos a futuro, pasarán a formar parte del capital y se incrementará
el patrimonio. Para continuar con nuestro ejemplo, los mismos aportes del socio Sr.
Iván Martínez, vamos a registrarlos ahora en la cuenta de APORTES PARA FUTURAS
CAPITALIZACIONES.
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Posteriormente cuando los socios ya decidan incrementar el capital de la empresa, el
registro contable será el siguiente:
Con este asiento la cuenta 2.2.1.02 APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES se
cierra y se incrementa la cuenta 3.1.1.01 CAPITAL.
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10. Consultas del mayor general y balance de
comprobación
[http://www.mai l xmai l .com/...consul tas-mayor-general -bal ance-comprobaci on]
Consultas del Mayor General
Para que una Contabilidad pueda proveer una información actualizada, es necesario
realizar constantes consultas a las cuentas del Mayor General, también para
asegurarse de que las partidas se encuentren bien registradas. Como mencionamos
en su momento una cuenta de mayor puede ser representada en una T, sin embargo
este método dificulta entre otras cosas, el que se pueda apreciar inmediatamente los
saldos, es por eso que nuestro software contable desarrollado en Excel, cuenta con
todas las columnas necesarias para brindar una información mas amplia a cerca de
cada cuenta, estas columnas son: Fecha, Comprobante, Detalle, Código, Débitos,
Créditos y Saldo.
A continuación vamos a observar la cuenta de mayor del BANCO DEL PICHINCHA.
Es muy importante consultar este tipo de cuentas para tener un control exacto de
los dineros que disponemos en los bancos, pues si esto no sucede, se corre el
riesgo de sobregirar la cuenta lo que acarrearía problemas a la entidad. Es necesario
realizar un adecuado registro en el Diario General para que la misma información se
refleje en el Mayor, como vemos en la gráfica anterior existe un registro cronológico
de los cheques emitidos, así como también de los depósitos realizados en la cuenta
BANCO DEL PICHINCHA.
De igual manera podemos consultar cualquier otra cuenta de la cual necesitemos
información, ahora vamos a consultar la cuenta CAJA GENERAL en la que vamos a
observar los ingresos y egresos de los dineros de la entidad, por lo general y según
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normas de control interno todo egreso de caja debe ser depositado en bancos,
como podemos corroborar con la cuenta de mayor citado anteriormente.
 
Consultas al Balance de Comprobación
De igual forma cuando requerimos observar varias cuentas, podemos dirigirnos a la
Hoja BALANCE, en donde podemos ver de una forma más panorámica algunas
cuentas y hacer una evaluación de cómo se encuentra la entidad en un momento
dado, en la gráfica siguiente podemos observar cuentas de Activo Corriente.
Aquí podemos apreciar que disponemos de una CAJA CHICA QUITO con un monto
de 100,00   dólares, en CAJA GENERAL como ya vimos en el Mayor, disponemos de
19.990,00 dólares, confirmamos que en nuestra cuenta bancaria del BANCO DEL
PICHINCHA tenemos 44.187,93 dólares, también vemos que a nuestros CLIENTES de
QUITO hemos cobrado los  $ 9.990,00 de crédito concedido. Hemos entregado
ANTICIPOS A PROVEEDORES por $ 3.500,00, de los cuales ya se ha descontado $
2.000,00, quedando un saldo actual de $ 1.500,00, en fin podemos revisar todas y
cada una de las cuentas que integran nuestra Contabilidad y tener una idea general
de cómo está marchando la empresa.
En esta hoja también podemos ver hacia la derecha, 3 niveles de agrupación de
valores, esto quiere decir que las cuentas que normalmente utilizamos para la
Contabilidad, son en realidad de cuarto nivel, por ejemplo la cuenta 1.1.1.10 CAJA
GENERAL, para comprender mejor los niveles podemos decir que:
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CODIGO         CUENTA                                                       NIVEL
1.                     ACTIVO                                                          PRIMERO
1.1.                  ACTIVO CORRIENTE                                     SEGUNDO
1.1.1.               CAJA, BANCOS                                              TERCERO
1.1.1.01            CAJA CHICA QUITO                                       CUARTO
1.1.1.02            CAJA CHICA GUAYAQUIL                              CUARTO
1.1.1.10            CAJA GENERAL                                             CUARTO
1.1.1.20            CUENTA CONTROL                                        CUARTO
1.1.1.21            BANCO DEL PICHINCHA                                CUARTO
1.1.1.22            BANCO DEL PACIFICO                                   CUARTO
1.1.1.23            BANCO DE GUAYAQUIL                                 CUARTO
1.1.2.               CTAS Y DTOS POR COBRAR CLIENTES       TERCERO
1.1.2.01            CLIENTES QUITO                                           CUARTO
1.1.2.02            CLIENTES GUAYAQUIL                                  CUARTO
Por tanto todos los valores de las cuentas de cuarto nivel desde la cuenta 1.1.1.01
CAJA CHICA QUITO, hasta la cuenta 1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL son, por decirlo
así, hermanas y deben agruparse en la cuenta madre 1.1.1. CAJA, BANCOS de tercer
nivel, concretamente si sumamos los saldos deudores que aparecen en el Balance de
Comprobación de las cuentas CAJA CHICA QUITO $ 100,00, más CAJA GENERAL $
19.990,00, más BANCO DEL PICHINCHA $ 44.187,93, nos da como resultado $
64.277,93, valor que va en CAJA, BANCOS, cuenta de tercer nivel.
Si continuamos con este mismo criterio, vamos a observar que los valores de las
cuentas de tercer nivel, se agrupan en el segundo nivel 1.1. ACTIVO CORRIENTE, por
último los subgrupos de segundo nivel, se agrupan en el primer nivel 1. ACTIVO.
Toda esta clasificación permite al final del Balance de Comprobación, verificar que
los valores se encuentren cuadrados y verificar si hasta la fecha de revisión, hemos
obtenido Utilidad o Pérdida, como podemos observar en la siguiente imagen.
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En esta revisión hemos podido comprobar que los débitos coinciden con los créditos
y los saldos deudores coinciden con los saldos acreedores, por tanto el Balance está
cuadrado y además observamos que hemos obtenido una utilidad de 7.708,42
dólares, lo cual va de acuerdo con los objetivos de la empresa.
La utilidad se da por cuanto las rentas son mayores que los gastos y ese es el
objetivo principal de toda empresa, sin embargo puede suceder que en ocasiones
los gastos son mayores que las rentas, en este caso hay que poner los correctivos
necesarios para no continuar perdiendo, caso contrario se tendría que liquidar la
empresa, es decir cerrar las operaciones.
Como podrá darse cuenta el lector es muy importante la información que revele la
Contabilidad, pues es el eje principal para la toma de decisiones en cuanto a
incrementar la inversión, revisión de gastos, definir políticas para aumento de
ventas, etc. Y por supuesto toda esta información debe estar debidamente
respaldada con todos los documentos fuente.
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