Guia Metodologica para Llevar A Cabo El Proceso de Capacitacion en El Sector Publico 2000

Gua Metodolgica para llevar a cabo el Proceso de Capacitacin en el Sector Pblico.
GUA METODOLGICA PARA LLEVAR A CABO EL PROCESO DE CAPACITACIN EN EL SECTOR PBLICO

2000
CONTENIDO
Introduccin3 Lineamientos para la Integracin, Organizacin y Funcionamiento de la Comisin y Comits Mixtos de Capacitacin..5 Primera Etapa del Proceso. Diagnstico de Necesidades de Capacitacin...15 Introduccin..16 Objetivos a Alcanzar.17 Generalidades.18 Metodologa..20 Resultados de la Etapa.32 Segunda Etapa del Proceso. Desarrollo de Capacitacin...34 Introduccin...35 Objetivos a Alcanzar.....35 Generalidades..35 Metodologa.37 Resultados de la Etapa...45 Tercera Etapa del Proceso. Evaluacin y Seguimiento de la Capacitacin...49 Introduccin...50 Generalidades.....51 Metodologa.53
A n e x o s.61 Documentos de Apoyo para realizar el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin...62 Documentos de Apoyo para el Desarrollo de la Capacitacin....91 Glosario de Trminos ..................................................................................................107
INTRODUCCIN
Desde el punto de vista organizacional, el sector pblico ha tenido que adaptarse, tal y como lo ha hecho el sector privado, a las necesidades y demandas tanto en aspectos econmicos, como polticos, ideolgicos y sociales; es decir, ha adoptado en cierta medida, el esquema de una organizacin considerada como sistema abierto, debido a que est expuesto a constantes cambios, derivados del embate del medio ambiente, tanto externo como interno, que le demanda esa adaptacin permanente; y dentro de este contexto, en ambos sectores, la capacitacin ha sido la principal generadora y/o el medio para lograr dicho cambio, con el objeto de coadyuvar al incremento de la productividad y competitividad, respecto tanto al mercado en el mbito local como en el mundial. Por otra parte, y considerando asimismo que la Administracin Pblica aplica en general, en la realizacin de su quehacer, las etapas bs icas del proceso administrativo, como son: la planeacin, organizacin, ejecucin y el control o evaluacin; se hace indispensable plantear como premisa bsica el que, dichas etapas, deben utilizarse tambin en el proceso de capacitacin al tener que dar respuesta, entre otras preguntas, a las siguientes: qu se va a hacer?; cmo se va a hacer?; con qu se va a llevar a cabo?; quines participarn en la realizacin de las acciones?; lo que se est haciendo y lo alcanzado, corresponde a lo planeado?; razn por la cual, deber lograrse la congruencia y consistencia necesarias, entre los diferentes planes y programas que se generen, en materia de capacitacin, dentro del sector pblico. Derivado de lo anterior, se hace indispensable que las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, apliquen en su totalidad la metodologa de la planeacin estratgica y del anlisis de procesos y, en su caso, utilicen los resultados obtenidos hasta el momento; con el objeto de establecer el enlace necesario, entre los productos obtenidos derivados de la implantacin de dicha metodologa y, la aplicacin de la metodologa establecida en la presente Gua, para llevar a cabo el proceso de capacitacin en el sector pblico. En otras palabras, se pretende que, bajo un enfoque holstico, la administracin de los recursos humanos dentro de las unidades administrativas que integran a las dependencias y entidades, se lleve a cabo de manera integral; es decir,
considerando a stas como sistemas y por lo tanto, como un todo, que permita integrar en la prctica, tanto conceptual como metodolgicamente, la realizacin de las diferentes acciones que se generen, en funcin a las atribuciones encomendadas, objetivos institucionales preestablecidos y funciones sustantivas asignadas a las mismas; razn por la cual, deber tomarse como punto de partida, para la realizacin del proceso de capacitacin y por ende, la implantacin de la Norma que establece el Esquema General de Capacitacin para la Administracin Pblica Federal, tanto la misin, visin, indicadores estratgicos y de gestin, como las reas de oportunidad identificadas y/o que se identifiquen, con base en el diagnstico situacional u organizacional, que cada dependencia y entidad realice en coordinacin con las unidades administrativas que las integran, como resultado de la implantacin de ambas metodologas ya mencionadas.
LINEAMIENTOS PARA LA INTEGRACIN, ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIN Y COMITS MIXTOS DE CAPACITACIN
Con el objeto de que para la realizacin del proceso de capacitacin se cuente, tanto en las dependencias y entidades como en las propias unidades administrativas que las integran, con el apoyo necesario por parte de las autoridades que integran la estructura orgnico-funcional de las mismas y por lo tanto, con infraestructura y recursos necesarios para una adecuada y oportuna toma de decisiones, en cuanto a dicho proceso se refiere; se considera indispensable la aplicacin de los siguientes Lineamientos para la Integracin, Organizacin y Funcionamiento de la Comisin y Comits Mixtos de Capacitacin. 1. Para la organizacin y funcionamiento de la Comisin Mixta de Capacitacin que se integre en cada dependencia o entidad; debern contemplarse los siguientes lineamientos: 1.1 Toda Comisin Mixta de Capacitacin instalada en cada dependencia o entidad, deber integrarse de la siguiente manera: Presidente Presidente Adjunto Miembros Ejecutivos El C. Secretario del Ramo. El C. Oficial Mayor. Los servidores pblicos de mando que se designen para tal efecto. El Director General, o equivalente, encargado de la Administracin y Desarrollo de los Recursos Humanos y un representante sindical.
Secretariado Tcnico
1.2 Los objetivos bsicos de toda Comisin Mixta de Capacitacin instalada en las dependencias o entidades, sern los siguientes: 1.2.1 Ser un rgano rector, asesor y de difusin, de la normatividad general establecida por la Unidad; as como, en el diseo, aplicacin y evaluacin de sistemas, mtodos, tcnicas y procedimientos especficos de capacitacin, para su implantacin en la dependencia o entidad y en cada una de las unidades administrativas que la integran. Regular, coordinar y evaluar, con base en la normatividad vigente, las acciones relacionadas con el proceso, desarrollo y resultados de la funcin y/o proceso institucional de capacitacin, que se generen en la dependencia o entidad y en las unidades
1.2.2
administrativas que la integran; para incrementar la eficacia, eficiencia y productividad en la prestacin de los servicios. 1.2.3 Transformar a la dependencia o entidad, y a las unidades administrativas que la integran, en instituciones que se encuentren en proceso de aprendizaje continuo y permanente. Promover en el proceso de la capacitacin la participacin activa de los servidores pblicos, para que stos se constituyan en promotores del aprendizaje continuo y permanente as como, en el de modernizacin y/o mejoramiento continuo de su institucin.
1.2.4
1.3 La integracin de la Comisin Mixta de Capacitacin o instancia colegiada, ser mediante la publicacin de su creacin en el Diario Oficial de la Federacin. 1.4 Ser responsabilidad del Titular de la Dependencia o Entidad, realizar las gestiones necesarias para la integracin, organizacin y funcionamiento de la Comisin Mixta de Capacitacin. 1.5 Ser responsabilidad del Titular de la Dependencia o Entidad, establecer las funciones especficas de los integrantes de la Comisin, tomando como base para tal efecto, las siguientes funciones, mismas que sern consideradas slo como bsicas: 1.5.1 El Presidente tendr la funcin de autorizar, dirigir, coordinar, y evaluar, las acciones de planeacin, ejecucin y control, del proceso institucional de capacitacin. El Presidente Adjunto tendr la responsabilidad de apoyar al Presidente, para el buen desempeo de sus funciones y en su caso, de suplir su ausencia. Los Miembros Ejecutivos participarn en la realizacin de todas aquellas actividades necesarias que permitan lograr que el desarrollo del proceso institucional de capacitacin, sea adecuado. El Secretariado Tcnico tendr como funcin ser el encargado de administrar el funcionamiento de la Comisin Mixta de Capacitacin, y operar el proceso institucional de capacitacin.
1.5.2
1.5.3
1.5.4
1.6 Ser responsabilidad de la Comisin instalada en cada dependencia o entidad, para llevar a cabo la Etapa de Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC), la realizacin de las siguientes funciones generales de planeacin: a) Determinar las polticas relacionadas con la funcin y/o proceso institucional de capacitacin, a implantarse o implantado, en la dependencia o entidad y unidades administrativas que la integran. Regular, con base en la normatividad vigente emitida por Unidad, la metodologa y las acciones relacionadas con el diseo, instrumentacin, aplicacin y evaluacin del proceso institucional de capacitacin, implantado o que se implante, en las unidades administrativas que integran a la dependencia o entidad. Establecer, dentro de cada unidad administrativa, con base en la normatividad vigente y la Gua correspondiente, establecidas por la Unidad, los lineamientos y metodologa especficos, para la realizacin del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC). Integrar anualmente, con base en el Programa de Capacitacin elaborado por parte de cada una de las unidades administrativas que la integran, en funcin a los lineamientos emitidos por la misma Comisin para su elaboracin, el Plan Institucional de Capacitacin de la propia dependencia o entidad (PIC). Aprobar, con base en la normatividad vigente, los Programas de Capacitacin (PC) anuales, elaborados por las propias unidades administrativas, para que se lleve a cabo su respectiva implantacin. Regular el ejercicio del presupuesto de capacitacin, asignado a la dependencia o entidad y a las unidades administrativas que la integran, para la implantacin de los Programas Institucionales de Capacitacin aprobados por la misma.
b)
c)
d)
e)
f)
1.7 Dentro de la Etapa de Desarrollo del proceso de capacitacin, ser responsabilidad de la Comisin instalada en cada dependencia o entidad, llevar a cabo el ejercicio de las siguientes funciones generales de organizacin y ejecucin: a) Actuar como un rgano de consulta y asesora, en aspectos relacionados con el proceso y acciones de capacitacin, implantados en las unidades administrativas que integran a la dependencia o entidad. Establecer las bases necesarias para lograr la coordinacin de los eventos y/o acciones de capacitacin que se generen as como, el apoyo recproco, entre las unidades administrativas que integren a la dependencia o entidad. Coordinar, a travs de los Comits Mixtos de Capacitacin integrados en cada unidad administrativa, la ejecucin del proceso institucional de capacitacin es decir, la implantacin del Programa de Capacitacin (PC) anual en cada u na de ellas. Establecer los parmetros de medicin (indicadores estratgicos y de gestin) as como, los procedimientos necesarios, para llevar a cabo tanto la evaluacin de los resultados y/o logro de los objetivos, como del efecto o impacto que se obtengan, derivados del proceso y acciones de capacitacin, implantados en las unidades administrativas que integran a la dependencia o entidad. Establecer lineamientos para el otorgamiento de becas para la capacitacin y desarrollo del personal. Celebrar las reuniones que consideren pertinentes, para garantizar el logro de los objetivos preestablecidos en el Plan Institucional de Capacitacin (PIC) anual, de la dependencia o entidad.
b)
c)
d)
e)
f)
1.8 Dentro de la Etapa de Evaluacin y Seguimiento, ser responsabilidad de la Comisin Mixta de Capacitacin instalada en cada dependencia o entidad, llevar a cabo el ejercicio de las siguientes funciones de control:
a)
Supervisar de modo permanente el cumplimiento, por parte de las unidades administrativas que integran a la dependencia o entidad, de la normatividad y/o gua metodolgica en materia de capacitacin vigentes; as como, de la aplicacin de las polticas y/o reglas establecidas para el desarrollo del proceso, por la propia Comisin Mixta de Capacitacin. Evaluar, con base en los indicadores estratgicos y de gestin preestablecidos, el logro de los objetivos y/o resultados obtenidos; as como, los beneficios generados, como producto de los eventos y/o acciones de capacitacin realizados en funcin al Plan Institucional de Capacitacin (PIC) implantado. Informar peridicamente a la Unidad, en forma semestral, trimestral y/o en funcin a la periodicidad que se establezca en el sistema de informacin automatizado, que en su momento la USC defina, acerca de los avances y resultados obtenidos derivados de la implantacin del Programa Institucional de Capacitacin (PIC) anual de la dependencia o entidad. Cabe sealar que hasta entonces, se seguir enviando informacin trimestral, a travs del Sistema Integral de Informacin.
b)
c)
2. Para la organizacin y funcionamiento de los Comits Mixtos de Capacitacin, que se integren en las unidades administrativas de las dependencias y entidades; debern contemplarse los siguientes lineamientos: 2.1 Todo Comit Mixto de Capacitacin, instalado en cada una de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, deber integrarse de la siguiente manera: Presidente El Titular de la Unidad, o el Director General, o equivalente, responsable de la Unidad Administrativa involucrada. El Director General Adjunto que se nombre para tal efecto y, en caso de no existir dicho puesto en la estructura, ser el Coordinador Administrativo o su equivalente. Directores de Area, o servidores pblicos de mando, que se designen para tal efecto.
Presidente Adjunto
Miembros Ejecutivos
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Secretariado Tcnico
Jefe de Recursos Humanos o equivalente y un representante sindical.
2.2 Los objetivos bsicos de todo Comit Mixto de Capacitacin instalado en las unidades administrativas que integran a las dependencias y entidades, sern los siguientes: 2.2.1. Elaborar, promover, operar y evaluar el Programa de Capacitacin anual en la unidad administrativa a la que representa, en apego a las polticas, normas, metodologa y procedimientos preestablecidos por la Comisin Mixta de capacitacin de su dependencia o entidad; con el objeto de lograr el mejoramiento de los conocimientos, habilidades y actitudes de los servidores pblicos. 2.2.2. Lograr la participacin y corresponsabilidad, de todos los servidores pblicos que conforman los distintos niveles de la estructura orgnico-funcional de la unidad administrativa, en el diseo e implantacin del Programa de Capacitacin anual. 2.2.3. Establecer una relacin directa entre los productos derivados de la aplicacin de la metodologa de la planeacin estratgica, con el Programa de Capacitacin que se elabore en la propia unidad administrativa. 2.2.4. Vincular, invariablemente, el quehacer de la dependencia o entidad con el proceso de capacitacin de personal que se implante, tanto por parte de la dependencia o entidad, como por la propia unidad administrativa, en funcin a sus necesidades especficas. 2.2.5. Elevar la potencialidad de respuesta y vocacin de servicio de los servidores pblicos, en funcin a la satisfaccin de las necesidades detectadas, tanto a nivel organizacional y grupal, como individual. 2.3. Para la constitucin de los Comits Mixtos de Capacitacin, slo ser necesario la integracin del acta correspondiente. 2.4. Ser responsabilidad del Titular de la Unidad, Director General o equivalente, de cada una de las unidades administrativas que integran las dependencias o entidades, realizar las gestiones necesarias para la integracin, organizacin y funcionamiento de los Comits Mixtos de Capacitacin. 11
2.5. Ser responsabilidad de la Comisin Mixta establecer las funciones especficas de los Comits Mixtos de Capacitacin, que se instalen en cada dependencia o entidad; tomando como base para tal efecto, las siguientes funciones, que sern consideradas slo como bsicas: El Presidente tendr la funcin de autorizar, dirigir, coordinar, y evaluar, las acciones de planeacin, ejecucin y control, del proceso institucional de capacitacin. El Presidente Adjunto tendr la responsabilidad de apoyar al Presidente, para el buen desempeo de sus funciones y en su caso, de suplir su ausencia. Los Miembros Ejecutivos participarn en la realizacin de todas aquellas actividades necesarias que permitan lograr que el desarrollo del proceso institucional de capacitacin, sea adecuado. El Secretariado Tcnico, tendr como funcin ser el encargado de administrar el funcionamiento del Comit Mixto de Capacitacin y operar el proceso institucional de capacitacin.
2.6. Ser responsabilidad de los Comits Mixtos de Capacitacin, instalados en cada unidad administrativa, para llevar a cabo la Etapa de Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC), la realizacin de las siguientes funciones generales de planeacin: a) Establecer los sistemas de informacin y comunicacin necesarios para el desarrollo del proceso institucional de capacitacin, en la unidad administrativa a la que representa. Promover en todos los niveles de la estructura orgnicofuncional, de la unidad administrativa a la que representa, la participacin activa de los servidores pblicos en el Programa Institucional de Capacitacin que se implante anualmente, dentro de la misma. Promover ante la Unidad, a travs de la Comisin de Capacitacin de su dependencia o entidad, las propuestas necesarias para la actualizacin de la normatividad y/o gua metodolgica vigentes, en materia de capacitacin. Instrumentar, con base en la normatividad y/o gua metodolgica vigentes as como, en funcin a lo definido por la propia Comisin Mixta de Capacitacin de su dependencia 12
b)
c)
d)
o entidad; las polticas y metodologa especficas, que permitan la realizacin del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC), de la unidad administrativa a la que representa. e) Instrumentar, en la unidad administrativa a la que representa, con base en la normatividad y/o gua metodolgica vigentes; los lineamientos y metodologa especficos necesarios, para el diseo, implantacin y evaluacin del Programa de Capacitacin de la unidad a la que representa.
2.7. Dentro de la Etapa de Desarrollo del proceso de capacitacin, ser responsabilidad de los Comits Mixtos de Capacitacin, instalados en las unidades administrativas; llevar a cabo el ejercicio de las siguientes funciones generales de organizacin y ejecucin: a) Estructurar e integrar, con base en el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) efectuado, el Programa de Capacitacin (PC) anual de la unidad administrativa a la que representa y ponerlo a consideracin de la Comisin Mixta de Capacitacin, para su aprobacin correspondiente. Implantar en la unidad administrativa a la que representa, el Programa de Capacitacin (PC) anual que haya sido aprobado por parte de la Comisin Mixta de Capacitacin, de su dependencia o entidad correspondiente. Celebrar las reuniones que consideren pertinentes, para garantizar el logro de los objetivos, preestablecidos en el Programa de Capacitacin (PC) anual, aprobado por la Comisin, e implantado en la unidad administrativa. Operar el proceso institucional de capacitacin, dentro de la unidad administrativa a la que representa, mediante la coordinacin de las actividades y la verificacin del cumplimiento de las responsabilidades asignadas al personal participante. Establecer los parmetros de medicin (indicadores estratgicos y de gestin) as como, los procedimientos
b)
c)
d)
e)
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requeridos para llevar a cabo tanto la evaluacin de los resultados y/o logro de los objetivos, como del efecto o impacto que se obtengan, derivados del proceso y acciones de capacitacin, implantados en la Unidad administrativa a la que representa. f) Registrar y controlar el otorgamiento de becas para la capacitacin y desarrollo del personal.
2.8. Dentro de la Etapa de Evaluacin y Seguimiento, ser responsabilidad de los Comits Mixtos de Capacitacin, instalados en las unidades administrativas, llevar a cabo el ejercicio de las siguientes funciones de control: a) Aplicar los criterios o parmetros de medicin (indicadores estratgicos y de gestin) as como, los procedimientos preestablecidos para llevar a cabo la evaluacin y el seguimiento de las acciones y/o eventos de capacitacin que se hayan generado en la unidad administrativa a la que representa; es decir, evaluar los resultados y el efecto o impacto y por ende, los beneficios obtenidos, derivados de la implantacin del Programa de Capacitacin (PC) anual de la propia unidad administrativa a la que representa y, de las acciones y/o eventos que se generaron para tal efecto. Efectuar los ajustes necesarios al Programa de Capacitacin (PC) anual implantado en la unidad administrativa a la que representa y generar, en su caso, las acciones correctivas y preventivas correspondientes. Informar peridicamente a la Comisin Mixta de Capacitacin de su dependencia o entidad, acerca de los avances y resultados obtenidos, derivados de la implantacin del Programa de Capacitacin (PC) anual, en la unidad administrativa a la que representa
b)
c)
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PRIMERA ETAPA DEL PROCESO
DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN (DNC)
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INTRODUCCIN
Partir del conocimiento pleno y sistematizado de la realidad interna y externa de una organizac in o institucin, as como, reconociendo los problemas, necesidades y recursos de la misma, es contar con los elementos necesarios e indispensables para una adecuada planeacin; es decir, realizar un anlisis situacional de la organizacin o institucin permite utilizar, como una clave de xito en la administracin de la misma, a la metodologa de la planeacin, estableciendo los objetivos y estrategias correspondientes que permitan, en el caso que nos ocupa, una mayor eficacia y eficiencia en materia de capacitacin. Razn por la cual, puede afirmarse que conocer las necesidades existentes en una dependencia o entidad y por ende, en las unidades administrativas que la integran, a fin de establecer los objetivos y acciones relacionados con un plan y/o progr ama de capacitacin, respectivamente; es parte medular del proceso y/o funcin de la capacitacin que se aplique dentro de las mismas ya que, cuando las causas de los problemas de dicha organizacin o institucin, se relacionan con deficiencias en los conocimientos, habilidades o actitudes, por parte de los servidores pblicos, para el desarrollo adecuado de su trabajo, la capacitacin es la solucin de stas; lo que implica, por tanto, la elaboracin de un diagnstico en el que se manifieste, a travs de una investigacin sistemtica, dinmica y flexible, el estado real, es decir, las carencias, malestares y problemas tanto de dicha dependencia y de las unidades administrativas que la integran, como de los propios trabajadores, con el objeto de determinar e implantar las estrategias que permitan eficientar el logro de objetivos institucionales y, el propio el desempeo de los servidores pblicos. Derivado de lo anterior, es indispensable tener presente que e l Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) tiene como funcin principal, conocer las carencias o deficiencias en conocimientos, habilidades y actitudes, que manifiesten los servidores pblicos y que les impida desempear satisfactoriamente, las funciones y actividades propias de sus puestos; para tal efecto, deber realizarse una comparacin, en trminos de los requerimientos del puesto, contra los que posee y ejerce el ocupante del mismo; es decir, establecer una relacin entre la evaluacin de resultados del trabajador (qu logra) y su desempeo (qu hace) y, ambos aspectos, compararlos con lo que debe lograr (objetivos y metas) y lo que debe hacer (funciones y actividades); para que, a su
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vez, se establezca una relacin entre los conceptos, conocimientos, habilidades y actitudes que requiere el puesto, y los que requiere la persona. Es decir, en trminos generales puede considerarse que el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC), debe ser el resultado de la comparacin entre la situacin ideal o deseada y la situacin real o actual, para observar las discrepancias, desviaciones, diferencias o carencias, en la dependencia o entidad en general, como en cada unidad administrativa en particular, tanto en el mbito organizacional, como en el grupal y el individual; as como, de recopilar informacin dentro de las mismas, sobre otros hechos y situaciones importantes los que, a pesar de que no se encuentran directamente relacionados con la capacitacin, afectan los resultados, a saber: la estructura organizacional; los canales de comunicacin; las condiciones medioambientales del trabajo; el estilo de direccin; la manera en que se toman las decisiones; el clima organizacional; etc.
OBJETIVOS A ALCANZAR
Considerando lo expuesto hasta el momento, el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) deber permitir, entre otros aspectos, lograr lo siguiente: Identificar quines son los servidores pblicos que requieren la capacitacin, en qu y cundo; as como, las caractersticas de dichas personas. Establecer las directrices de los planes y programas de capacitacin as como, la prioridad de las acciones y/o eventos correspondientes. Determinar, con mayor precisin, los objetivos (generales, especficos e instruccionales) de los planes y programas de capacitacin. Determinar los contenidos, genricos y especficos, de las acciones y/o eventos de capacitacin; as como, en qu cantidad o con qu nivel de profundidad, se requiere el aprendizaje correspondiente. Optimizar, para la realizacin de las acciones y/o eventos de capacitacin, los recursos tcnicos, materiales y financieros de cada
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una de las unidades administrativas, que integran a las dependencias y entidades. Contribuir al logro de los objetivos institucionales de la dependencia o entidad, en general y, en particular, de cada una de las unidades administrativas que la integran.
GENERALIDADES
Para llevar a cabo la realizacin del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) se requiere, antes de entrar en accin, definir los siguientes elementos: 1. El mbito organizacional en el que se llevar a cabo el proceso; el cual, puede ser de carcter: a) Organizacional, cuando existan problemas o debilidades generales entre las reas funcionales, o relacionados con la propia estructura organizacional, de las unidades administrativas. b) Departamental, cuando las limitaciones o deficiencias en conocimientos, habilidades o actitudes, se presentan en un grupo de servidores pblicos de diversos puestos, pero que estn dentro de una misma rea de trabajo. c) Ocupacional, cuando las deficiencias se presentan en los servidores pblicos que desempean una misma funcin o un mismo puesto, es decir, de la misma clasificacin ocupacional. d) Individual, cuando son aspectos o problemas de tipo personal, respecto a cada trabajador, relacionados con el desempeo de su puesto. 2. Los niveles organizacionales a los que se enfocar el estudio: a) Personal de Mando y Homlogos b) Personal de Enlace c) Personal Operativo 3. Los tipos de conducta o reas del comportamiento humano a investigar: a) Conocimientos. 18
b) Habilidades. c) Actitudes. 4. Los comportamientos y hechos observables, establecidos en funcin a cada puesto tipo y que integran los perfiles de competitividad correspondientes. 5. Los objetivos y polticas generales que debern considerarse para la realizacin del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC). 6. La magnitud y alcance del trabajo a realizar a travs del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC). 7. El enfoque de la investigacin que tendr el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin; es decir, determinar si ste ser: a) Con base en el desempeo del puesto, es decir, cuando la investigacin debe orientarse hacia las funciones, actividades, conocimientos, habilidades, propios del puesto, y las actitudes que se requieren para desempearlo (perfil ocupacional); as como, a los comportamientos observables y estndares o normas predeterminados para medir el desempeo en el mismo (perfil de desempeo); para posteriormente, comparar a cada persona, contra los requerimientos preestablecidos y determinar as, las necesidades correspondientes. b) Con base en los problemas, en este caso, el enfoque de la investigacin es ms selectivo, ya que se concreta a identificar reas de oportunidad y a determinar la problemtica (p.e. rechazos, retrabajos, problemas de calidad, ambiente laboral, cumplimiento de estndares e indicadores mnimos de calidad y productividad, etc.) y su frecuencia, as como a analizar las causas que la originan, para definir si stas son susceptibles de corregirse a travs de la capacitac in. Para tal efecto, cada dependencia o entidad as como, las propias unidades administrativas que la integran, debern valorar los siguientes aspectos: Grado de cultura organizacional de la dependencia o entidad y, de la propia unidad. 19
Grado de desarrollo del sistema de capacitacin implantado o a implantar. Grado de apoyo, por parte del personal directivo, en los diferentes niveles. Disponibilidad de tecnologa y recursos, tanto en la dependencia o entidad, como en la propia unidad.
8. Las estrategias de trabajo que se aplicarn, para la realizacin de esta etapa.

9.
Los mtodos y tcnicas que se utilizarn durante la realizacin de esta etapa ya que, dependiendo del mbito, rea y nivel de estudio as como, del enfoque de la investigacin, deber hacerse la seleccin del tipo de mtodos y tcnicas, que se utilizarn en el proceso del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC).
10. Las fases que debern cubrirse, dentro de esta etapa, durante la planeacin, el proceso, desarrollo y resultados correspondientes.
METODOLOGA
Para la realizacin del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin(DNC), ser necesario tener presente que no slo se requiere lograr, por parte de cada una de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal as como, de las unidades administrativas que las integran, el poner de manifiesto (detectar) las necesidades de capacitacin, que no se pueden observar de manera directa; sino que adems, es indispensable lograr reconocer (identificar) a los puestos, personas o reas especficas, en los que se encuentran dichas necesidades as como, fijar o sealar (determinar) los trminos y condiciones, relacionados directamente con los mismos. Derivado de lo anterior, y con el objeto de que los responsables de la aplicacin del proceso de la capacitacin en cada dependencia o entidad y en cada unidad administrativa, conozcan el cmo, el cundo, el quin y el con qu, relacionados con dicha etapa; a travs de esta Gua Metodolgica, se plantea: a) Cmo se podra lograr poner de manifiesto las necesidades de capacitacin (deteccin de la situacin organizacional o de trabajo).
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b) El abordaje correspondiente (mtodo de estudio y/o anlisis) es decir, la manera de cmo hacerlo. c) Los elementos a considerar para determinar (mtodos/tcnicas/instrumentos) para lograrlo. FASES PARA LA REALIZACIN DEL DNC En primer lugar se hace necesario que la propia etapa de Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC), considerada como sustantiva dentro del proceso de capacitacin, se subdivida en cuatro fases sucesivas, a saber: 1) Preparacin. 2) Implantacin. 3) Consolidacin. 4) Evaluacin. Adems, dichas fases debern aplicarse bajo el enfoque sistmico utilizando, para tal efecto, el modelo insumo (entradas) - producto (salidas); es decir, en cada una de dichas fases, debern identificarse los insumos (informacin, recursos, tecnologa, etc.) que sern procesados, para convertirse en productos (informacin, acciones, servicios, etc.); considerando asimismo que estos ltimos se convertirn, a la vez, en insumos, los cuales tambin sern procesados en la siguiente fase, y as sucesivamente, hasta cubrirse la totalidad de las mismas; llevndose a cabo, en cada una de ellas, tanto el proceso de retroalimentacin, como el de control, c orrespondientes. 1. FASE DE PREPARACIN: Para el diseo y realizacin de esta fase, las dependencias y entidades as como, las unidades administrativas que las integran, debern considerar los siguientes elementos: 1) Aplicacin de un plan estratgico, en e l que se incluya la definicin de la razn de ser (misin) y el rumbo (visin) de la funcin de capacitacin, (ANEXO I) , as como, de los objetivos estratgicos de la misma; los cuales, debern ser comparados respecto a la misin, visin y objetivos estratgicos, de la dependencia o entidad en general y por ende, de la propia unidad administrativa, en particular. 2) Definicin, tanto de las polticas del proceso de capacitacin, como de las responsabilidades y compromisos, de los que participarn en dicho proceso. 21 el qu utilizar
3) Integracin de un plan y programa anual de trabajo, relacionado con dicho proceso de capacitacin; donde se vean reflejadas tanto las polticas, como los objetivos, metas, factores de xito, estrategias, responsabilidades y compromisos, previamente definidos, para darlo a conocer a los participantes en el mismo. 4) Identificacin, o definicin en su caso, de los elementos de informacin clave, relacionados con la capacitacin a saber: normatividad vigente; anlisis y/o descripcin de puestos ; procedimientos de trabajo y tecnologa correspondiente; inventario de recursos humanos; planes de carrera y agendas de desarrollo; indicadores estratgicos y de gestin; indicadores de desempeo y/o ndices de productividad; componentes o factores crticos de xito; metodologa de trabajo a aplicar; resultados del diagnstico organizacional (problemtica o reas de oportunidad) as como, los de la evaluacin del clima laboral y del desempeo; etc.; que debern considerarse para la realizacin de la etapa de Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC). 5) Seleccin, en funcin al mbito, nivel y rea de investigacin y con base en lo establecido en los documentos de apoyo, de los mtodos y tcnicas que se aplicarn para el DNC; diseando, en su caso, el o los instrumento(s) de medicin, necesario(s) para tal efecto. 6) Definicin de los aspectos clave (polticas, metodologa, acciones, etc.) que se considerarn para la integracin del Plan/Programa Institucional de Capacitacin anual, tanto a nivel dependencia o entidad (PIC), como de unidad administrativa (PC). 7) Diseo e instrumentacin, de un programa de capacitacin y sensibilizacin, dirigido a todo personal, tanto de mando, como del nivel tcnico-operativo; que permita la participacin activa y comprometida de dicho personal, en la realizacin de esta etapa. 8) Definicin y calendarizacin, mediante un programa de trabajo y/o grfica de Gant, de las actividades necesarias para la realizacin del DNC.
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Por otra parte, y con el objeto de dar respuesta a las preguntas clave, relacionadas con la fase de preparacin, debern considerarse los siguientes aspectos: a) Sobre qu asuntos se trabajar? Fortalezas y debilidades, tanto de la dependencia o entidad como de la propia unidad administrativa. Oportunidades y riesgos, en dichos niveles, en funcin al medio ambiente, tanto interno como externo. Misin/visin tanto de la dependencia o entidad y de la propia unidad administrativa, como de la funcin y/o proceso de capacitacin, dentro de las mismas. Comparacin, entre el estado actual y el deseado de la dependencia o entidad y de la propia unidad administrativa, para identificar las diferencias o necesidades de las mismas. Problemtica genrica y especfica tanto de la propia
dependencia o entidad, como de la unidad administrativa. Expectativas e intereses, respecto a la capacitacin, tanto a nivel de dependencia o entidad y de la unidad administrativa, como de los propios servidores pblicos. Objetivos, metas y elementos o factores crticos de xito, relacionados con la realizacin de cada una de las fases, que integran a la etapa de Diagnstico de Necesidades de Capacitacin. Resultados esperados respecto al proceso y desarrollo de la funcin de capacitacin, en cada una de las fases del DNC, dentro de las unidades que integran a las dependencias o entidades y, de stas mismas. Destinatarios o usuarios (clientes internos y externos) del proceso de capacitacin en cada dependencia o entidad y en cada unidad administrativa.
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Protagonistas o participantes en el proceso de capacitacin y, las responsabilidades correspondientes. Impacto o efecto esperado en los procesos y reas de trabajo, como resultado de las acciones de capacitacin que se generen. Utilizacin de los instrumentos de medicin seleccionados y/o diseados para la realizacin del Diagnstico de Necesidades de capacitacin (DNC).
b) Para el logro de qu metas? Obtener un diagnstico organizacional o situacional de la dependencia o entidad y de la unidad administrativa, en materia de capacit acin. Determinar, las reas crticas, tareas, personas y evidencias objetivas, que justifiquen las acciones de capacitacin, respecto de las mismas. Detectar las necesidades de capacitacin a nivel organizacional, departamental, ocupacional e individual, dentro de la dependencia entidad y de la propia unidad administrativa. Determinar la metodologa y estrategias a aplicar, en la realizacin del DNC. Seleccionar o disear, los instrumentos de medicin, que se utilizarn para la recoleccin de la informacin relacionada con el DNC. Definir la forma en que se medirn los resultados, tanto a nivel de dependencia o entidad como de la propia unidad administrativa, en funcin a los objetivos, metas y factores crticos de xito preestablecidos. Determinar validez y confiabilidad de los instrumentos de medicin, seleccionados y/o diseados, para realizar el Diagnstico de Necesidades de capacitacin (DNC).
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c) Cmo se realizar? Aplicando la Metodologa de la Planeacin Estratgica. Aplicando la Metodologa de Administracin por Objetivos. Aplicando la Metodologa de Anlisis de Procesos e Identificacin de reas de Mejora Realizando un Anlisis Estratgico. Efectuando un Anlisis Situacional. Llevando a cabo un Anlisis de la Cultura Organizacional. Haciendo un An lisis Documental. Aplicando la Metodologa de la Investigacin Cientfica.
d) Con qu instrumentos/herramientas se llevar a cabo? Manual de Organizacin. Matriz Misin, Visin y Compromiso (ANEXO I) Matriz Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (ANEXO II). Cuestionario y Matriz para efectuar un Anlisis del Campo de Fuerzas (ANEXO III ). Mtodos y Tcnicas de Investigacin para realizar el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin ( ANEXO IV). Descripcin y Perfil de Puestos. Manuales de Procedimientos. Estndares de Ejecucin. Niveles de Eficiencia. Normas de Actuacin. Perfil de Competitividad (perfil de desempeo).
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Indicadores de Productividad y Calidad. Evaluacin del Desempeo.
2. FASE DE IMPLANTACIN: Para el diseo y realizacin de esta fas e, las dependencias o entidades as como, las unidades administrativas que las integran, debern considerar los siguientes elementos: 1) Dotacin de los recursos necesarios para la realizacin de la etapa de Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC). 2) Apoyo a los participantes en la realizacin de las actividades preestablecidas, y motivacin a los mismos, para que se lleve a cabo el DNC. 3) Coordinacin de la participacin del personal involucrado, en la realizacin de las actividades preestablecidas, para llevar a cabo el DNC. 4) Aplicacin de los instrumentos de medicin, seleccionados o diseados, para la realizacin del DNC. 5) Identificacin, en el mbito organizacional, departamental, ocupacional e individual, de las reas, puestos y personas, respectivamente; en los que existen necesidades, relacionadas con conocimientos, habilidades o actitudes, que pueden ser cubiertas va la capacitacin.
Por otra parte, y con el objeto de dar respuesta a las preguntas clave, relacionadas con la fase de implantacin, debern considerarse los siguientes aspectos: a) Sobre qu asuntos se trabajar? Organizacin y coordinacin de actividades. Asignacin de funciones y responsabilidades. Participacin del personal. Aplicacin de instrumentos de medicin.
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Capacitacin del personal.
b) Para el logro de qu metas? Verificar el cumplimiento de actividades preestablecidas. Obtener los resultados predeterminados en cada fase. Involucrar activamente, en el proceso, a los participantes. Identificar las necesidades de capacitacin. Aplicar la metodologa definida.
c) Cmo se realizar? Realizando el seguimiento de actividades preestablecidas. Comparando, los resultados obtenidos, contra los objetivos y metas preestablecidos, para cada fase. Verificando que todos y cada uno de los participantes involucrados en la realizacin de la etapa de DNC, dentro de la dependencia o entidad y en las propias unidades administrativas, realicen las acciones de su competencia, preestablecidas. Localizando, de manera especfica, reas, puestos, situaciones o personas, en los que se constate una deficiencia o carencia de conocimientos, habilidades o actitudes. Siguiendo los pasos preestablecidos y utilizando los mtodos, tcnicas e instrumentos de medicin que establece esta Gua; as como, mediante la seleccin y/o diseo de aqullos que satisfagan las necesidades propias de cada unidad administrativa.
d) Con qu instrumentos/herramientas se llevar a cabo? Lista de Verificacin de Actividades. Metodologa de Administracin por Objetivos. Mtodos y Tcnicas de Investigacin seleccionados.
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Instrumentos de Medicin seleccionados y/o diseados. Cdula para el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin por rea (ANEXO V). Cdula para el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin por Puesto (ANEXO VI). Cdula para el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin por Persona (ANEXO VII). Informe del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (ANEXO VIII).
3. FASE DE CONSOLIDACIN: Para el diseo y realizacin de esta fase, las dependencias o entidades as como, las unidades administrativas que las integran, debern considerar los siguientes elementos: 1) Concentracin e integracin de los resultados obtenidos, derivados de la aplicacin de los mtodos, tcnicas, e instrumentos de medicin selec cionados y/o diseados, para la realizacin del DNC. 2) Anlisis y jerarquizacin de los resultados obtenidos. 3) Determinacin de las necesidades de capacitacin, dentro de la dependencia o entidad y unidad administrativa, a nivel organizacional, departamental, ocupacional, e individual. 4) Integracin del proyecto de un Plan y/o Programa Institucional de Capacitacin anual, para la dependencia o entidad y las unidades administrativas que la integran, respectivamente. Por otra parte, y con el objeto de dar respuesta a las preguntas clave, relacionadas con la fase de consolidacin, debern considerarse los siguientes aspectos: a) Sobre qu asuntos se trabajar? Resultados del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC). Necesidades de capacitacin determinadas. Estrategias de trabajo.
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b) Para el logro de qu metas? Integrar y jerarquizar los resultados del DNC. Determinar las capacitacin. necesidades (carencias, deficiencias) de
Determinar acciones de capacitacin y prioridades de atencin. Integrar el Plan y/o Programa Institucional de Capacitacin anual.
c) Cmo se realizar? Concentrando por rea, puesto y persona, los resultados obtenidos de la realizacin del DNC. Clasificando y ordenando la informacin obtenida, tanto la relacionada con el perfil del puesto, como la recopilada de los propios servidores pblicos en su puesto. Confrontando, mediante un anlisis comparativo, la informacin identificada y/o establecida respecto de la situacin ideal, contra la informacin identificada respecto de la situacin real. Identificando las reas, puestos y personas (nmero, caractersticas, etc.) que sern sujetos a capacitacin as como, describiendo los conocimientos, habilidades y actitudes en que sern capacitados. Definiendo, de manera genrica, los contenidos de capacitacin y/o aprendizaje as como, determinando los recursos humanos, materiales y financieros, para la cobertura de las necesidades de capacitacin diagnosticadas. Analizando, de manera genrica y especfica es decir, por rea, puesto y persona, los resultados obtenidos derivados de la realizacin de la evaluacin del desempeo de los servidores pblicos, en todos los niveles.
d) Con qu instrumentos/herramientas se llevar a cabo? Matriz de Concentracin de Resultados del DNC.
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Metodologa de Anlisis Documental. Metodologa de Anlisis de Procesos e Identificacin de Mejoras. Metodologa de Anlisis de Problemas. Metodologa de Anlisis de Actividades. Metodologa de Anlisis del Comportamiento. Resultados de la Evaluacin del Desempeo.
4. FASE DE EVALUACIN: Para el diseo y realizacin de esta fase, las dependencias o entidades as como, las unidades administrativas que las integran, debern considerar los siguientes elementos: 1) Constatacin del cumplimiento de actividades, en func in del programa de trabajo, elaborado para la realizacin de la etapa de Diagnstico de Necesidades de capacitacin (DNC). 2) Verificacin de que los productos, obtenidos del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin, cubran los distintos mbitos, niveles, enfoques y reas de investigacin, predeterminados. 3) Comprobacin de que los resultados arrojados en el DNC, cubren las expectativas de mejora del desempeo, tanto de la organizacin o institucin, como del personal directivo y de los propios servidores pblicos. 4) Establecimiento, en funcin de la determinacin de necesidades de capacitacin efectuada, de los mtodos, tcnicas e instrumentos; que se utilizarn para efectuar la evaluacin y seguimiento de las acciones de capacitacin, que se generarn a travs de los programas y/o acciones de capacitacin correspondientes. Por otra parte, y con el objeto de dar respuesta a las preguntas clave, relacionadas con la fase de evaluacin, debern considerarse los siguientes aspectos: a) Sobre qu asuntos se trabajar? Cumplimiento de objetivos. Resultados alcanzados. Cobertura de expectativas. 30
Metodologa de trabajo aplicada. Impacto y/o efectos de las acciones y/o eventos de capacitacin.
b) Para el logro de qu metas? Medir el grado de cumplimiento de objetivos. Medir el grado de alcance y magnitud de los resultados. Constatar grado de aplicacin de la metodologa de trabajo preestablecida. Anticipar la forma de medicin, respecto del impacto y/o efectos que se producirn con las acciones y/o eventos de capacitacin que se generen, como resultado del DNC y en funcin al plan y/o programa que se integre tanto en la dependencia o entidad como en la propia unidad administrativa, respectivamente.
c) Cmo se realizar? Verificando, durante y despus de la realizacin de cada una de las cuatro fases de la etapa, el cumplimiento de actividades y la obtencin de resultados preestablecidos. Elaborando, para su presentacin, un informe relacionado con las actividades realizadas y resultados obtenidos. Analiz ando, de manera grupal y participativa, los resultados del DNC efectuado; con el personal de mando as como, con la intervencin del personal de enlace y operativo, involucrado en las reas, puestos y personas investigados. Comprobando la aplicacin de las fases de la etapa, as como de los mtodos, tcnicas e instrumentos preestablecidos para la realizacin del DNC. Definiendo, con la participacin de todo el personal involucrado en el proceso de DNC, los indicadores estratgicos, de gestin y de desempeo as como, de productividad y calidad, que servirn de base para medir el impacto y/o efecto de las acciones de
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capacitacin que se generen, tanto en la dependencia o entidad, como en las propias unidades administrativas que la integran. d) Con qu instrumentos/herramientas se llevar a cabo? Lista de Verificacin. Grfica de Gant. Gua para la Evaluacin de las Acciones de Capacitacin. Metodologa de Modernizacin para la Administracin Pblica Federal (Gua Tcnica para la Definicin de Estndares e Indicadores de Servicios).
RESULTADOS DE LA ETAPA
Por ltimo, los resultados derivados del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC), debern integrarse y/o clasificarse en funcin tanto al: mbito (organizacional, departamental, ocupacional e individual); nivel (personal de mando y homlogos as como, de enlace y operativo); enfoque (con base en el desempeo del puesto, o en los problemas); as como, al tipo de necesidades (manifiestas o encubiertas) y, una vez sealadas las reas o tipos de conducta investigadas (psicomotriz, cognoscitiva y afectiva), preparar el Informe del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin correspondiente; dicho Informe deber contener, como mnimo, los siguientes captulos o apartados: Datos de identificacin: nombre de la dependencia o entidad o unidad administrativa integrante de la misma; fechas de inicio y trmino del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC); ubicacin de las reas, puestos y personas involucrados en la investigacin; nombres de los investigadores/analistas. Justificacin de la investigacin: causas, motivos o razones que sustentan la necesidad de haber llevado a cabo la investigacin. Alcances del estudio: mbito, nivel, enfoque, tipo de necesidades, reas o tipos de conducta, universo, participantes en el proceso.
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Metodologa utilizada : procedimiento o pasos seguidos en la investigacin; tcnicas e instrumentos aplicados para recabar los datos; problemas y necesidades de capacitacin detectados, identificados y determinados por rea, puesto y persona; estableciendo de manera genrica y especfica, a quines se capacitar, en qu consistir dicha capacitacin as como, cundo (prioridad) y cunto (cantidad) se capacitar. Anexos: que permitan la concentracin de datos, utilizando para tal efecto, los documentos de apoyo establecidos en la presente Gua ( ANEXO VIII).
Por otra parte, para garantizar que el proceso, el desarrollo y los resultados de la etapa del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) sean adecuados; debern participar, invariablemente en la misma; los distintos rganos y niveles definidos en los Lineamientos para Integracin, Organizacin y Funcionamiento de las Comisiones y Comits Mixtos de Capacitacin, que son parte integrante de la presente Gua.
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SEGUNDA ETAPA DEL PROCESO
DESARROLLO DE LA CAPACITACIN
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INTRODUCCIN
Si bien es cierto que al abordar la primera etapa del proceso de capacitacin, denominada Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC), se hizo nfasis en la importancia de la planeacin dentro de la misma; no menos lo es el hecho de que en la segunda, la organizacin y la realizacin de las acciones planeadas, permitir el logro de los objetivos establecidos. Derivado de lo anterior, esta segunda parte de la presente Gua, contiene los tpicos relacionados con el Desarrollo de la Capacitacin, que es la segunda etapa del proceso de la capacitacin y consiste en organizar, dirigir y ejecutar las acciones y/o eventos de capacitacin correspondientes. Asimismo, es indispensable tener presente que para Capacitacin se debe considerar, en primer lugar, su etapa; tomando en cuenta, para tal efecto, los prioridades institucionales establecidas y, los autorizados. iniciar el Desarrollo de la vinculacin con la primera resultados obtenidos, las recursos presupuestales
OBJETIVOS A ALCANZAR
Integrar y ordenar un conjunto de acciones encaminadas a satisfacer, a travs de las diversas modalidades de la capacitacin, las diferentes necesidades que fueron detectadas, identificadas y determinadas mediante el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin, sean estas de tipo organizacional, funcional o personal. Dar a conocer los alcances del Plan y/o Programa Institucional de Capacitacin a todos los actores y/o participantes involucrados en l, con el afn de satisfacer las diferentes expectativas tanto del personal operativo y de enlace, como del personal de mando y homlogos, ofreciendo y coordinando para tal efecto los servicios necesarios correspondientes.
GENERALIDADES
Para llevar a cabo el diseo, desarrollo, registro y control de las acciones y/o eventos de capacitacin, se debern considerar los siguientes aspectos: a) Formular el proyecto de programacin de acciones y/o eventos de capacitacin, para lo cual, se debern tomar en cuenta los siguientes elementos:
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Fundamentacin: es la definicin de los problemas y/o especificacin de necesidades de capacitacin, que dan origen a la accin y/o evento as como, la determinacin de su prioridad institucional. Identificacin: consiste en especificar el nombre de la accin y/o evento de capacitacin, as como, en determinar el objetivo del mismo y mencionar el personal a capacitar. Propsito: objetivo global que orienta el programa, al cual deben de responder los objetivos particulares de cada accin y/o evento de capacitacin y a los resultados cualitativos que se esperan al trmino de la ejecucin Contenido: es la ordenacin y especificacin de los temas que se tratarn en la accin y/o evento de capacitacin. Mtodos y tcnicas: es el conjunto de fines, modos y medios seleccionados, para facilitar el proceso de enseanza-aprendizaje de los participantes en la realizacin de las acciones y/o eventos de capacitacin. Recursos Humanos: es el personal responsable que interviene de una u otra manera en el proceso de capacitacin, para la realizacin de las acciones y/o eventos establecidos. Material y equipo: es el conjunto de apoyos didcticos que se requiere para la implantacin de cada accin y/o evento de capacitacin. Recursos presupuestales: cantidad de dinero necesaria para desarrollar el plan/ programa con el detalle por evento, y precisando los recursos tanto por concepto de gasto corriente, como de inversin. b) Integrar un Manual de Polticas de Capacitacin y considerarlo como una de las herramientas de mayor utilidad para operar el proceso de capacitacin ya que, dicho manual es un conjunto de guas de funcionamiento que orientarn el quehacer operativo y por ende, en la labor de ejecucin de actividades. Asimismo, es importante sealar que las polticas de capacitacin tambin son elementos de direccin a tomar en cuenta en las tareas de planeacin, evaluacin, diseo, organizacin y control del proceso. c) Integrar en el Plan y/o Programa Institucional de Capacitacin, con base en las necesidades identificadas y en funcin las acciones y/o eventos de capacitacin definidos. d) Difundir en toda la dependencia o entidad as como, en las unidades administrativas que las integran, segn corresponda, las acciones y/o eventos de capacitacin a fin de prom over la participacin del personal en los mismos.
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METODOLOGIA
Para efectos de la presente Gua, esta etapa del Desarrollo de la Capacitacin, se integrar por las siguientes fases: I. Programacin de acciones. II. Ejecucin de acciones.
I) PROGRAMACION DE ACCIONES
Llevar a cabo la organizacin de las acciones y/o eventos de capacitacin implica tener presentes, entre otros, los siguientes aspectos: a) Clasificar, en los diferentes tipos, las necesidades de capacitacin determinadas con base en el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) efectuado: organizacionales, grupales, individuales, manifiestas, encubiertas, etc. b) Hacer un inventario de recursos humanos y describir, lo ms detallado y preciso posible, las carencias de conocimientos, habilidades y actitudes a satisfacer, en cada servidor pblico o grupos de ellos. c) Jerarquizar, en funcin a las necesidades especficas de las reas, puestos, y personas a capacitar, los tipos de necesidades de capacitacin previamente determinadas y clasificadas. d) Revisar los niveles de profundidad de las acciones y/o eventos de capacitacin a programar, con el objeto de estructurar los contenidos en funcin al tipo de perfil de los participantes as como, considerando el tipo de grupo o personas al que se dirigirn dic has acciones y/o eventos. e) Prever, entre otros aspectos, los mtodos y las tcnicas de instruccin a emplear, los recursos materiales y tcnicos que sern necesarios, el tipo de instructores y/o facilitadores as como, el tipo de equipo y aulas que se utilizarn. f) Efectuar una descripcin detallada del conjunto de acciones y/o eventos tendientes a satisfacer las necesidades de capacitacin determinadas; as como, establecer: las fechas en que se llevar a cabo su realizacin, la cobertura de los mismos, la determinacin de los participantes involucrados, los posibles instructores/facilitadores, el responsable o persona encargada de la coordinacin operativa. Para llevar a cabo el registro y control de la informacin referida, deber requisitarse el formato "Programacin de Acciones de Capacitacin" ( ANEXO USC-PA01 ).
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g) Definir, para la funcin institucional de capacitacin y en funcin a la misin y visin establecidas, los objetivos genricos y especficos relacionados con el conjunto de acciones y/o eventos a realizar; as como, las metas que se pretenden alcanzar y sus respectivos estndares o indicadores de desempeo que se utilizarn para medir los resultados obtenidos e impacto generado. h) Calendarizar las acciones y/o eventos de capacitacin, clasificndolos con base en las necesidades determinadas, definiendo asimismo, si su periodicidad ser mensual, trimestral o anual, para lo cual ser necesario utilizar el formato "Calendarizacin de Acciones de Capacitacin" ( ANEXO USC-CA02). i) Definir el conjunto de mtodos y tcnicas psicopedaggicas que se aplicarn para lograr un eficaz, eficiente y efectivo desarrollo del proceso de enseanzaaprendizaje y por ende, para dirigir las acciones y/o eventos de capacitacin hacia la adquisicin o actualizacin de conocimientos, habilidades y actitudes requeridos para el buen desempeo de los trabajadores. Determinar, dentro de cada dependencia o entidad y de las propias unidades administrativas que las integran, qu rea(s), puesto(s), persona(s) es(son) responsable(s) de la funcin de capacitacin en la institucin, y por lo tanto, el(los) encargado(s) de la coordinacin de las acciones y/o eventos de capacitacin, encaminados a cubrir y/o satisfacer las necesidades determinadas.
j)
k) Concertar y definir los recursos presupuestales necesarios para ejecutar el plan/programa de capacitacin, contemplando los detalles por evento y precisando los recursos tanto por concepto de gasto corriente, como por el captulo de inversin del presupuesto autorizado, a la institucin, para lo cual se utilizar el formato "Recursos Financieros Programados para la Capacitacin" ( ANEXO USC-RF03). Haciendo una recopilacin de lo anteriormente expuesto, es necesario sealar que las acciones y/o eventos de capacitacin deben contener una directriz que gue su contenido as como, los resultados que se espera obtener al trmino de su ejecucin; de esta forma, se constituye la directriz temtica y operacional de cada accin y/o evento de capacitacin. Por otra parte, es necesario tomar en cuenta la escolaridad promedio y nivel de puesto de los capacitandos por atender, a fin de que los objetivos instruccionales sean confeccionados adecuadamente, en funcin a cada una de las reas de aprendizaje. En este marco, deber entenderse por evento y/o accin de capacitacin, al conjunto de actividades de enseanza-aprendizaje, dirigidas hacia la adquisicin o actualizacin de los conocimientos, habilidades, actitudes requeridos por un servidor pblico para desempearse correctamente en su puesto de trabajo. Derivado de lo anterior, deber considerarse que la realizacin de cualquier accin y/o evento de capacitacin, comprende los pasos siguientes: 38
1) La preparacin, que se refiere a la organizacin que debe existir para el desarrollo adecuado de una accin y/o evento, coordinando la informacin general en funcin de los siguientes elementos o factores: En relacin con los participantes: - rea ocupacional a la que pertenecen - nivel que ocupan - puesto que desempean - edad - escolaridad - horario de trabajo Referent e al propio evento: nombre del curso, taller, conferencia, seminario, etc. contenido nombre del instructor/facilitador objetivos fecha de realizacin horario
Considerando al medio ambiente: - seleccin de aulas - condiciones materiales e higinicas - visibilidad, acstica, ventilacin, etc. - servicios complementarios (cafetera, materiales, servicios, etc.)
2) El diseo de la accin y/o evento de capacitacin, que implicar utilizar un instrumento donde, por lo menos, se asienten los siguientes rubros: obj etivos, actividades, tiempo estimado por actividad, medios y/o materiales didcticos, instrumentos o tcnicas de evaluacin; este conjunto de elementos deber reflejarse en cartas descriptivas correspondientes, que permitirn homogeneizar la presentacin y alcance de las acciones y /o eventos de capacitacin. 3) La evaluacin de las acciones y/o eventos de capacitacin, la cual se realizar al inicio, durante y al final del proceso. La evaluacin que se efecte deber aspirar a conocer y valorar, no slo los resultados conseguidos y efectos generados, sino tambin la correlacin que existe entre stos y los medios utilizados.
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A.- PERSONAL RESPONSABLE DEL PROCESO DE CAPACITACIN Y DE ENSEANZA- APRENDIZAJE Para llevar a cabo la programacin de las acciones y/o eventos y bajo un enfoque integral de la capacitacin, hay que considerar dos aspectos muy importantes, a saber: 1) El personal que planea, organiza, dirige y ejecuta el proceso de capacitacin, mismo que deber cubrir, como mnimo, las siguientes caractersticas: Contar con una formacin profesional acorde al campo de aplicacin. Tener la experiencia necesaria en la materia. Ser receptivo al cambio. Tener una mentalidad amplia y abierta. Establecer un compromiso profundo con el quehacer de la capacitacin. Aplicar la tica profesional correspondiente a su campo y al sector pblico. Tener disposicin para incrementar el valor de la capacitacin. Demostrar capacidad para involucrar en el proceso de capacitacin a todos los niveles de la estructura. Tener la madurez personal y profesional necesarias. Tomar decisiones con un alto grado de certeza 2) En el rea de capacitacin, es necesario desarrollar habilidades para aprender y reaprender, debido a que es una educacin centrada en personas adultas; es decir, la funcin de los instructores/facilitadores es provocar dentro del proceso de enseanza-aprendizaje, la necesidad de aprender a aprender, comunicar, investigar, escuchar, dirigir y trabajar en grupos. Razn por la cual, y puesto que la instruccin est dirigida, como ya se mencion, a personas adultas con experiencia y la mayora con formacin profesional, es recomendable que se tome un modelo de participacin activa para facilitar el aprendizaje y abandonar por lo tanto, el modelo del maestro tradicional de carcter pasivo y autocrtico. Para tal efecto, debemos considerar que un instructor/facilitador es aquel profesional de la capacitacin que se desempea como catalizador o gua para propiciar la enseanza as como, para construir nuevos conocimientos y obtener o mejorar habilidades en y para el trabajo; es decir, su funcin principal es generar procesos autogestivos, creativos y productivos en los capacitandos. En la medida que el instructor/facilitador realice dicha funcin, se estarn aprovechando los conocimientos de cada participante y los contenidos
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temticos se enriquecern por la aportacin de los propios capacitandos y la gua del instructor. Asimismo, un instructor/facilitador, es la persona que funge como coordinador o facilitador en el proceso de enseanza-aprendizaje, en acciones y/o eventos de capacitacin, tanto a ttulo personal, como a nombre de una institucin o escuela capacitadora. Por otra parte, es necesario tener presente que dependiendo de su origen, un instructor/facilitador puede ser interno o externo. Es decir, un instructor interno, puede ser cualquier persona que trabaje dentro de la institucin, que con base en sus conocimientos y experiencias imparte capacitacin y adiestramiento a trabajadores de la misma, que se encuentren incorporados a un plan comn de capacitacin y adiestramiento. En cambio, un instructor externo, es la persona fsica autorizada para impartir cursos a travs de programas de capacitacin en forma independiente. Para participar en la realizacin de cursos y/o eventos de capacitacin, a nombre de una institucin privada, convenidos con las instituciones del gobierno federal, ser necesario tramitar el registro correspondiente y especificar la cobertura de cursos y/o eventos en los que estar involucrado as como, obtener la autorizacin de la institucin. Para ofrecer sus servicios, debe tramitar su registro como instructor externo independiente; para ello, deber presentar los programas que ofrecer a sus usuarios. Derivado de lo anterior, bien puede establecerse que el personal responsable (instructor/facilitador) directo de la calidad de la capacitacin y por lo tanto, del proceso de enseanza-aprendizaje, debe contar como mnimo, con las siguientes caractersticas: Personales: Compromiso profundo de desarrollo y superacin personal; agrado por las relaciones humanas y pblicas, dominio de s mismo, autoconfianza, ser agresivo ante los retos, etc. Dominio de la materia: Conocimiento profundo de los procesos de enseanza aprendizaje aplicados a la educacin de adultos; conocimiento profundo y actualizacin permanente sobre los temas de su especialidad y afines, etc. Habilidades: Para la Seleccin de modelos, tcnicas e instrumentos de instruccin; motivacin a los participantes; manejo de grupos y manejo profundo de participantes; alta capacidad de comunicacin oral y escrita, etc.
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B.- MTODOS Y/O TCNICAS DE CAPACITACIN Aun cuando ciertos conocimientos pueden impartirse mediante mtodos y/o tcnicas tradicionales como: charlas, lecturas, proyeccin de pelculas o utilizando un caso real y que, mediante estos, la retencin de la informacin se mejora a travs de ejercicios repetitivos, ejercicios escritos y discusiones; sin embargo, las habilidades slo pueden transmitirse mediante la demostracin, ejercicios estructurados y la prctica actual. En cambio, las actitudes se aprenden y/o cambian mejor es decir, se crea conciencia acerca de las mismas para generar dicho cambio, mediante la discusin en grupos, ejercicios y/o prcticas seguidas de retroalimentacin. Por otra parte, en los programas de capacitacin, cuyo propsito consista en mejorar las habilidades relacionadas con las tareas especficas de los miembros del personal que integran las diversas reas o servicios, deben basarse en la competencia; razn por la cual, los servidores pblicos han de participar activamente en el proceso de formacin en una competencia que se base en la propia competencia establecida en el perfil del puesto e identificada en la necesidad especfica del rea de servicio. Razn por cual, bien puede decirse que la clave del xito para una capacitacin basada en las competencias, es la participacin activa de los servidores pblicos razn por la cual, deben elegirse instructores/facilitadores que utilicen la demostracin y la prctica, en vez de la exposicin a travs de una charla o la conferencia. Dichos capacitadores debern basarse en las experiencias de trabajo de los empleados y comprometerlos activamente en el proceso de la instruccin. El papel del capacitador, en este caso, consiste en ayudar a los servidores pblicos a dominar habilidades que les permitirn desempear sus trabajos de una manera ms efectiva. Derivado de lo anterior, deber tenerse presente que la seleccin de los mtodos y/o tcnicas que debern utilizarse para la realizacin de las acciones y/o eventos de capacitacin en general y, de manera especfica, dentro del proceso de enseanza-aprendizaje correspondiente, estar invariablemente supeditada al tipo de necesidad, objetivo o finalidad, campo de aplicacin, tipo de participantes e indicadores de desempeo, preestablecidos para los mismos, as como, a la ventajas y desventajas que cada uno de los ellos representa ( ANEXO USCMET/TEC 06).
II) EJECUCION DE ACCIONES

La ejecucin se concibe como la puesta en marcha del programa de capacitacin e implica la coordinacin de intereses, esfuerzos, tiempos del personal involucrado en la realizacin de las acciones y/o eventos as como, el registro y control de las actividades programadas para tal efecto. Asimismo, representa la conjuncin de
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todos los elementos logsticos, que permitirn la realizacin de los cursos y/o eventos contenidos en la programacin de acciones. Su objetivo es dar a conocer, ofrecer y coordinar los servicios y alcances del plan/programa institucional anual de capacitacin, a todos los actores involucrados en l, con la finalidad de satisfacer sus expectativas. Por otra parte, deber tenerse presente que la ejecucin es una tarea permanente a lo largo de un ejercicio presupuestal, dependiendo de las fechas compromiso en las que se realizan las acciones y/o eventos de capacitacin, los cuales son evaluados en trminos de resultados y de su misma calidad de ejecucin; por ello, la operatividad correcta de la etapa tiene su relevancia ya que, no basta con la realizacin de las acciones y/o eventos y que se cumplan los planes y/o programas, sino tambin que se incida positivamente en el cambio del comportamiento y en el de las actitudes de los propios servidores pblicos. Para eficientar la implantacin de las acciones y/o eventos de capacitacin, se debern considerar elementos tales como: Certificar y registrar la participacin del personal en cualquier accin y/o evento de capacitacin. Hacer los reajustes a los calendarios de los planes y/o programas, con base en las contingencias que se presenten. Coordinar la participacin de los capacitandos, instructores/facilitadores, asesores, expertos, autoridades, miembros de las comisiones y comits mixtos, etc. Alimentar y dar mantenimiento al sistema interno de informacin o banco de datos. Solicitar oportuna y claramente los requerimientos de equipo, instalaciones o materiales para el subsistema de administracin y control. Verificar, antes de cada accin y/o evento de capacitacin la presencia de todo el equipo y material solicitado. Asimismo, verificar la disponibilidad de aulas y talleres para los eventos, con la debida anticipacin. Concentrar la informacin que se obtenga, en los formatos o medios previstos, a fin de alimentar al subsistema de informacin. Dar aviso oportuno, a travs de los diversos medios de comunicacin interna, a todas las reas de la dependencia o entidad as como, de las unidades administrativas que las integran, sobre los distintos planes y/o programas de capacitacin que se realizarn, a fin de promoverlos oportunamente.
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Verificar que la informacin difundida llegue a sus destinatarios y, en su caso, hacer una nueva difusin y/o aclaracin de los mensajes enviados. Aplicar los instrumentos de evaluacin que se determinen dentro del subsistema de planeacin, siguiendo las indicaciones precisas preestablecidas. Recolectar y procesar la informacin obtenida a travs de los instrumentos de evaluacin aplicados. Redactar los informes mensuales o cada vez que se requieran, acerca del desarrollo general del plan y especficos de los programas, para alimentar constantemente con la informacin necesaria, a los responsables de la toma de decisiones o reas de control, tanto en el mbito interno como en el externo. El responsable directo de la coordinacin para la realizacin de las acciones y/o eventos de capacitacin programados, en cada dependencia o entidad y unidad administrativa, con el propsito de apoyar la etapa ejecutoria de la programacin de acciones, deber realizar, entre otras actividades, las siguientes: Confirmar telefnicamente con el jefe inmediato correspondiente, la asistencia de los participantes a los eventos y/o acciones de capacitacin, con la suficiente anticipacin. Mencionar al participante que, de no poder asistir a los eventos y/o acciones lo deber hacer saber va telefnica y mandar, por parte del jefe inmediato, la correspondiente justificacin por escrito de su falta. Verificar que el coordinador tenga preparado, una semana antes del inicio del evento: la lista de asistencia, el material de estudio para los participantes y las evaluaciones que se aplicarn durante o al final del mismo. Entregar al instructor/facilitador, el primer da del evento, lo siguiente: lista de asistencia, fichas de inscripcin, evaluaciones y las constancias de habilidades laborales para que las firme en su momento. Inaugurar el evento, presentado al instructor/facilitador y dando la bienvenida a los participantes, recordndoles el porcentaje mnimo de asistencia, el horari o, la puntualidad requeridas, aplicacin de evaluaciones y la entrega de constancias y/o diplomas. Presentarse durante la realizacin de alguna de las sesiones para verificar el desarrollo del evento y verificar la asistencia al mismo. Verificar, antes del inicio del evento, que el aula ste dispuesta correctamente as como, que el material del participante, material de apoyo y didctico, ste completo (lpices, hojas, proyectores, pelcula, etc.).
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Clausurar el evento y supervisar la aplicacin de las evaluaciones y la entrega correspondiente de las constancia o diplomas. Asimismo, el responsable de la coordinacin de la coordinacin para la realizacin de las acciones y/o eventos de capacitacin programados, requisitar una lista de verificacin que le permita obtener informacin especfica para retroalimentar el proceso general de capacitacin y coadyuvar asimismo, a una mejor toma de decisiones y por ende, al logro de los objetivos institucionales; para lo cual deber apoyarse con el formato denominado "Lista de Verificacin de Ejecucin de Actividades de Capacitacin ( ANEXO USC-LVEAC 05).
RESULTADOS DE LA ETAPA
En suma, el resultado tangible de la etapa de Desarrollo de la Capacitacin, es la elaboracin o integracin de los siguientes documentos: 1. Plan Ins titucional de Capacitacin (PIC), que es el conjunto de estrategias de la dependencia o entidad, tendientes a organizar las acciones de capacitacin de cada una de las reas ocupacionales y/o servicios que las integran, con el objeto de satisfacer las necesidades en la materia de todos y cada uno de los puestos de trabajo y por ende, de los servidores pblicos que se encuentran en cada una de las reas ocupacionales de las mismas. Se deber procurar que el Plan Institucional de capacitacin (PIC) sea integral, es decir que abarque todos los aspectos de la institucin, puesto que por ms simple que parezca una accin y/o evento, ste debe realizarse teniendo una visin de toda la institucin as como, considerando el hecho de que su realizacin deber llevarse a cabo con la calidad y oportunidad requeridas. 2. Programa de Capacitacin (PC): Contiene en trminos de tiempo y recursos as como, de manera pormenorizada, las acciones y/o eventos de capacitacin que se efectuarn en cada unidad administrativa. El programa contendr las necesidades de capacitacin especficas a implantar en cada rea, haciendo nfasis en donde ms se requiera llevarlas a cabo. Deben asimismo calendarizarse las actividades de tal manera que, si se utiliza exclusivamente el tiempo de la institucin, se altere mnimamente su funcionamiento normal y no se acuda a medidas adicionales como la sustitucin de personal.
DESCRIPCIN CONCEPTUAL Y METODOLGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIN

El Plan Institucional de Capacitacin (PIC), es la expresin formal de carcter anual, de las acciones y/o eventos que se realizarn en materia de capacitacin
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en la dependencia o entidad y por ende, en las unidades administrativas que la integran, as como, la especificacin de los objetivos y metas a cubrir, las estrategias e instrumentos a aplicar, la asignacin correspondiente de recursos, entre otros; lo cual, propiciar que se coadyuve a la adquisicin de conocimientos y habilidades o cambios de actitud o conducta de los servidores pblicos. Para la integracin de la estructura y contenido del mencionado Plan, debern considerarse como mnimo, los siguientes aspectos. A.- ESTRUCTURA 1. Identificacin del Plan Institucional de Capacitacin 2. ndice 3. Introduccin o Presentacin 1. Marco Jurdico-Administrativo 2. Misin y visin de la capacitacin 4. Objetivo General 5. Objetivos Especficos 6. Metas 7. Estrategias 8. Proceso de Capacitacin a). Diagnstico de Necesidades de Capacitacin Metodologa Instrumento utilizado(s) para el diagnstico Resultados obtenidos
b). Desarrollo de la Capacitacin Programacin de Acciones Ejecucin de Acciones
c). Seguimiento y Evaluacin Metodologa de Seguimiento y Evaluacin
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Indicadores Estratgicos, de Gestin, de Productividad y/o Calidad Retroalimentacin del Proceso
9. Comisin y/o Comit Mixto de Capacitacin. 10 Formatos. B.- CONTENIDO 1. Identificacin del Plan Institucional de Capacitacin Se deber asentar, en la portada, el nombre del Plan, el nombre de la dependencia o entidad y, el rea responsable de su elaboracin as como, el periodo que comprende su ejecucin. 2. ndice Este apartado incluye la relacin, con base en la estructura aqu establecida y, en el orden de importancia que cada dependencia o entidad establezca, de los apartados que conforman el Plan Institucional de Capacitacin (PIC). 3. Introduccin o Presentacin Se deber describir en forma clara y precisa, el contenido y alcances del programa as como, su mbito de aplicacin y a quin va dirigido, considerando para tal efecto la misin y visin de la dependencia o entidad y, de las propias unidades administrativas que la integran. 4. Marco Juridico- Administrativo En este apartado, se debern sealar los principales ordenamientos jurdicoadministrativos que fundamentan las acciones y/o eventos, que en materia de capacitacin realiza la dependencia o entidad y, las unidades administrativas que la integran. 5. Misin y Visin de la Capacitacin: Describir la justificacin o legitimacin del proceso o funcin de la capacitacin; es decir, su razn de ser en funcin a los valores, creencias y propsito de la dependencia o entidad que sustentan su existencia, as como, el escenario futuro altamente deseado, visualizndolo en trminos del resultado final que se pretende alcanzar.
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6. Objetivo General Se describir el propsito final que se pretende alcanzar, a travs de las acciones preestablecidas, que se incluyen en el Programa Institucional de Capacitacin. 7. Objetivos Especficos En este apartado, se particularizar sobre el propsito descrito en el objetivo general, haciendo nfasis en el qu y para qu se ejecutar el Plan de Capacitacin de la Institucin. 8. Metas (s) En es te apartado, los objetivos que se pretenden alcanzar, a travs del Plan Institucional de Capacitacin en el ejercicio presupuestal del ao correspondiente, debern expresarse en forma cuantitativa. 9. Estrategia (s) Principios y rutas de accin que orientarn el proceso de capacitacin, para alcanzar los objetivos y metas establecidos en el Plan Institucional de Capacitacin. 10. Proceso de Capacitacin El proceso de capacitacin, es el marco conceptual y metodolgico mediante el cual, se concibe y operan las acciones y/o eventos de capacitacin; para ello se le dar relevancia en su diseo y elaboracin a las tres etapas ya mencionadas: 1. Diagnstico de Necesidades de Capacitacin; 2. Desarrollo de la Capacitacin y, 3. Seguimiento y Evaluacin de las Acciones de Capacitacin. 11. Comisin y/o Comit Mixto de Capacitacin Deber especificarse claramente la forma en como esta conformada la estructura de la Comisin y/o Comit Mixtos de Capacitacin, as como las funciones que tiene asignadas, incluyendo los resultados que se han obtenido al manejar el proceso de capacitacin a travs de dichos rganos. 12. Formatos. Debern requisitarse los formatos: USC-PA01, USC-CA02, USC-RF03, USCLVEAC04, de acuerdo a lo que se establece en los instructivos, establecidos para cada uno de ellos.
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TERCERA ETAPA DEL PROCESO
EVALUACIN Y SEGUIMIENTO DE LA CAPACITACIN
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INTRODUCCIN
Si partimos de la base de que toda organizacin o institucin debe buscar el mejoramiento continuo de la calidad de sus procesos as como, de la propia definicin de calidad y consideramos a sta como: la aptitud de un producto o de un servicio para satisfacer las necesidades manifiestas o potenciales de los clientes o usuarios; bien puede decirse que una vez identificadas de manera genrica y especfica las necesidades de capacitacin, la preparacin de la evaluacin de ber ser siempre un indicador de la calidad de las acciones y/o eventos de capacitacin que se realicen; razn por la cual, dentro de este contexto de calidad, deber darse invariablemente respuesta en esta etapa a las siguientes preguntas clave: 1 La capacitacin y la evaluacin de las acciones y/o eventos que se generen para tal efecto, son resultado de la identificacin de los clientes o usuarios y por ende, de la relacin establecida entre cliente-proveedor, para el mejoramiento de la calidad de las mismas? 2 El tiempo destinado a explorar y comprender las demandas (planteamiento de necesidades) de los clientes o usuarios garantiza, va la capacitacin, desde su diseo hasta la prestacin, la calidad del servicio? 3 Han sido identificadas las expectativas de los participantes, ya sea en su papel de solicitantes o usuarios, respecto a la capacitacin, como para garantizar, mediante sus aportes, la calidad del servicio? 4 Se tiene previsto cul ser la informacin que se generar y cmo ser sta procesada, como para identificar si existe coherencia entre lo que se esperaba y lo que realmente sucede? 5 La participacin de los protagonistas involucrados (responsables de la capacitacin, capacitandos, jefes inmediatos de stos, etc.) en la preparacin, realizacin y evaluacin de las acciones de capacitacin, responde a una lgica de responsabilidad y no de obediencia, para lograr la calidad? 6 El dilogo establecido entre los protagonistas involucrados, considera todas las funciones, todos los niveles y todos los individuos, de tal forma que mejorar permanentemente la gestin de la capacitacin y la evaluacin correspondiente? 7 Las acciones de capacitacin y la evaluacin de las mismas, son resultado de un proyecto previamente elaborado y del trabajo de equipo entre los protagonistas, como para lograr la mejora continua de la calidad?
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8 Se tiene establecido qu utilizacin se le dar a los resultados que se deriven de la evaluacin que se realice sobre las acciones de capacitacin?
GENERALIDADES
Con el objeto de lograr la transparencia del proceso y/o de la funcin de capacitacin as como, para medir la eficacia, eficiencia y efectividad del mismo y por ende, su contribucin al logro de los resultados de la propia organizacin o institucin; los responsables de dicho proceso y/o funcin, tanto en las dependencias o entidades como en las unidades administrativas que las integran, debern considerar como punto de partida para llevar a cabo la evaluacin de las acciones de capacitacin, los siguientes aspectos bsicos y/o premisas al respecto, a saber: 1 Para evitar que la evaluacin de las acciones de capacitacin sea producto de un anlisis meramente contable o resultado de una exploracin superficial, dicha evaluacin deber llevarse a cabo mediante la complementariedad de los enfoques actuales; es decir, aplicando tanto aquel que est relacionado con el control de los resultados (verificacin de logros u objetivos), como el de la exploracin de los efectos (investigacin del impacto) en funcin al valor, alcance y sentido de dichas acciones de capacitacin. 2 Para que las acciones de capacitacin, sean reconocidas como producto de un proceso y/o funcin que contribuye a la realizacin de los proyectos u objetivos de las dependencias o entidades, as como, de las unidades que las integran, ser necesario que la evaluacin de dichas acciones se realice antes, durante y despus de su realizacin. 3 Deber lograrse que la evaluacin de las acciones y/o eventos de capacitacin, se integre al propio proceso y/o funcin de capacitacin, tal y como se ha incorporado la conceptualizacin y metodologa de la calidad, al proceso de produccin de bienes y servicios. 4 Para que la evaluacin de las acciones de capacitacin sea eficaz, eficiente y efectiva, ser necesario que en su realizacin se involucren, desde su inicio hasta su terminacin, todos los protagonistas o participantes en la misma. Llevar a cabo la evaluacin del proceso de capacitacin significa, en trminos generales, su aplicacin en cada una de las etapas que lo integran es decir, tanto a nivel de la etapa del Diagnstico de necesidades como, en el caso que nos ocupa, la de la propia etapa de Evaluacin y Seguimiento, pasando claro est por la del Desarrollo de la Capacitacin. En tratndose de manera especfica, deber evaluarse el proceso, desarrollo y resultados tanto desde el punto de vista tcnicoadministrativo como lo es caso del Diagnstico de Necesidades, como desde el 51
ngulo del proceso de enseanza-aprendizaje, que incluye tanto la planeacin didctica y el desarrollo de las acciones y/o eventos, como la propia aplicacin de lo aprendido. En el primer caso, es decir, considerando los aspectos tcnico-administrativos y dentro del mbito del sector pblico, en esta etapa se deber llevar a cabo una evaluacin que permita conocer el grado de cumplimiento de los objetivos y corregir los desajustes, para desarrollar eficazmente tanto el Plan Institucional de Capacitacin (PIC) de la dependencia o entidad, como el Programa de Capacitacin (PC) de las unidades administrativas que las integran. Para tal efecto, es decir, para la evaluacin del diseo, estructura y contenido de dicho Plan y/o Programa as como, para medir tanto el grado de implantacin de los mismos como los resultados obtenidos y/o efectos producidos al respecto; la evaluacin que se efecte deber aspirar a conocer y valorar, no slo los resultados conseguidos, sino tambin la correlacin que existe entre stos y los medios utilizados as como, el impacto generado y/o efectos producidos en el mbito laboral, debern considerarse como mnimo, los siguientes aspectos: El proceso utilizado para la realizacin del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin. Las tcnicas de investigacin e instrumentos de medicin, aplicados para llevar a cabo el diagnstico. La definicin de los objetivos del plan y/o programa. El contenido de las acciones y/o eventos de capacitacin. Los elementos tcnicos y materiales. La forma de seleccin de los participantes. La difusin de los eventos y/o acciones de capacitacin. Los aspectos organizativos de los eventos y/o acciones de capacitacin El grado de satisfaccin de las expectativas, tanto de la institucin como de los participantes El grado de adquisicin de conocimientos y habilidades La relacin costo/beneficio del Programa, El nivel de calidad de los instructores internos o externos. Asimismo, la evaluacin de las acciones y/o eventos de capacitacin incluidos en el mencionado plan y/o programa, deber efectuarse al inicio, durante y al final de su realizacin. En el segundo caso, es decir cuando se trate de la evaluacin del proceso de enseanza-aprendizaje, debern considerarse tres tipos, a saber:
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1) De juicio, que determina de manera valorativa los puntos de satisfaccin/ins atisfaccin de los participantes y, aun cuando se aplica tradicionalmente al terminar una accin y/o evento de capacitacin y por lo tanto, no existe la posibilidad de efectuar un retroceso del proceso, sin embargo, bien puede aplicarse al final de cada jornada y comentar los resultados de su aplicacin en la siguiente. 2) De anlisis, que es una reflexin detallada sobre los puntos dbiles y fuertes sobre el contenido de la accin/evento de capacitacin, en relacin con la expectativas de los participantes y los resultados obtenidos; lo que permite, en su caso, ajustar el programa correspondiente as como, los mtodos, tcnicas y herramientas, en funcin a la demanda de dichos participantes y a la factibilidad de su aplicacin en el medio laboral. 3) De aplicacin, que permite identificar si los conocimientos adquiridos, como resultado de las acciones y/o eventos de capacitacin generados y, por ende, del proceso de cambio en el que se encontraron inmersos los capacitandos, estn siendo utilizados en la realidad cotidiana del lugar de trabajo para, en su caso, retroalimentar dicho proceso.
METODOLOGA
Medir el grado de cumplimiento de las expectativas relacionadas con la programacin de objetivos y metas, implica tomar en cuenta el nivel de satisfaccin expresada por los participantes, en torno a los diversos aspectos de la actividad, incluyendo la organizacin del evento, la metodologa empleada, los contenidos entregados, el nivel profesional de los instructores, entre otros elementos. Por otra parte, la informacin bsica que debe ser recopilada en una evaluacin abarca, generalmente, tres componentes principales de investigacin: diseo, ejecucin y desempeo. Los principales criterios que deben considerarse, en cada uno de esos componentes, son las siguientes: Necesidad: valora si la solucin propuesta es la nica posible para lograr que el plan/programa de capacitacin de la dependencia o entidad o de la propia unidad administrativa, respectivamente, tenga el xito esperado. Pertinencia: examina la medida en que los resultados del PIC/PC son tiles para resolver los problemas definidos y satisfacen las necesidades de los servidores pblicos. El anlisis verifica si el programa sigue teniendo vigencia y detecta todo cambio de prioridades que pueda haber ocurrido, en este
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contexto, durante la etapa de ejecucin. Los problemas y necesidades definidas en un comienzo, pueden haber desaparecido, asimismo, pueden haber surgido nuevos problemas y necesidades como consecuencia de factores polticos, econmicos, sociales u otros factores o incluso, a raz de las actividades del plan/programa. Por ltimo, el anlisis determina si los objetivos siguen siendo vlidos o deberan ser reformulados. Eficacia: Estima la medida en que el Plan/Programa de Capacitacin ha logrado sus objetivos y, beneficiado a los servidores pblicos. El anlisis verifica si se han obtenido o se obtendrn los resultados esperados y, en caso contrario, si debe modificarse la definicin de los objetivos (evaluacin intermedia) o si debe prolongarse el programa (evaluacin final); es decir, si los objetivos y los indicadores de logro, describen adecuadamente la situacin que se espera conseguir al trmino del Plan/Programa de Capacitacin, esta apreciacin resulta ms fcil. Los cambios provocados por el Plan/Programa de Capacitacin, se comprueban mediante la comparacin de la informacin sobre la situacin (de los beneficiarios), anterior al proyecto, con la situacin en el momento de la evaluacin. Eficiencia: Examina los resultados obtenidos en relacin con los gastos incurridos y, los recursos utilizados por el Plan/Programa de Capacitacin, durante un periodo determinado; el anlisis se centra en la relacin entre los insumos del programa, incluidos los instructores, el nivel escolar, el equipo y los gastos varios, y la calidad y la cantidad de los resultados obtenidos y verifica la justificacin de los gastos examinando si los recursos han sido utilizados econmicamente. Asimismo, este anlisis deber determinar si las acciones de los distintos interlocutores han sido complementarias as como, otras estrategias posibles que permitan obtener ms y mejores resultados con los recursos disponibles. Conformidad: juicio que se emite sobre las acciones y/o eventos respecto a si stos estn acordes con las disposiciones legales, normatividad y procedimientos vigentes en la institucin. Uso del tiempo: da cuenta de la modulacin del tiempo en las acciones y/o eventos de capacitacin tanto desde el punto de vista organizacional, como grupal e individual.
En suma, si slo se evala el cumplimiento de los objetivos (eficacia), los evaluadores pueden estimar que el proyecto ha cumplido con sus objetivos, pero no se dispondr de informacin para saber si las necesidades que justificaban el proyecto siguen exis tiendo (pertinencia), o si los recursos asignados han sido utilizados econmicamente (eficiencia). Un proyecto puede haber logrado sus objetivos (eficaz) pero perder utilidad (dejar de ser pertinente ), si el problema o las necesidades han cambiado durant e la ejecucin del programa y viceversa, es decir, un programa puede seguir siendo til (pertinente), pero no alcanzar a los beneficiarios previstos (ineficaz). Del mismo modo, un proyecto puede ser eficaz y 54
pertinente, pero con un costo injustificadamente alto (ineficiente), o sus resultados no tienen efectos duraderos (insustentables). Las cuestiones relativas al desempeo estn ms directamente relacionadas con los efectos de los resultados es por ello que, ante la necesidad imperiosa de medir los resultados de la gestin pblica y de que, la evaluacin correspondiente se lleve a cabo de manera integral sobre los factores que identifiquen la pertinencia, eficacia, eficiencia y calidad de los servicios que se prestan y por ende, su orientacin efectiva a la poblacin objetivo as como, su vinculacin con las respectivas demandas y necesidades de la misma; y considerando que actualmente en las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, se conoce y aplica, la metodologa correspondiente a la planeacin estratgica y por lo tanto, establecen objetivos estratgicos vinculados a sus servicios, programas y acciones, con metas significativas y cuantificables en trminos de resultados, es decir, centrndose en el impacto esperado y no en el volumen de trabajo, recursos a utilizar o nmero de acciones a generar. Razn por la cual, en el mbito de la capacitacin los resultados del proceso y/o funcin correspondiente, debern ser evaluados en trminos de dichos factores, midiendo por lo tanto los efectos de los programas y de las acciones en los propios destinatarios y/o beneficiarios e identificando, asimismo, si a travs de dichos programas y acciones, se asegura que se d cumplimiento a los objetivos institucionales. Derivado de lo anterior, las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal debern establecer, en dicho mbito de la capacitacin, indicadores estratgicos, de gestin y de desempeo es decir, estndares que estn ms directamente relacionadas con los efectos de los resultados y que permitan coadyuvar a una adecuada toma de decisiones, as como, a asegurar la calidad de los resultados, prevenir desviaciones y corregir, en su caso, el rumbo de las acciones y/o eventos de capacitacin.
FASES PARA REALIZAR LA EVALUACIN Y SEGUIMIENTO

El proceso de evaluacin y seguimiento de las acciones de capacitacin que se realicen en las dependencias o entidades y unidades administrativas que las integren, debern realizarse cubriendo las siguientes fases: 1 Antes de la realizacin, dentro de la cual deben valorarse y/o definirse: Las necesidades de capacitacin. Los objetivos de la capacitacin. Los contenidos.
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Los programas y su adecuacin a los participantes. Los mtodos psicopedaggicos. El material pedaggico. La competencia de los capacitadores. Las razones para evaluar. El campo de observacin. Los objetivos de la evaluacin y el procedimiento aplicar. Los resultados esperados. Las restricciones que deben ser respetadas. Criterios a utilizar para la evaluacin. Medios humanos y materiales a utilizar. Las condiciones y/o criterios de xito.
2 Durante la realizacin, con el objeto de valorar y/o definir: La presentacin de los capacitadores. El funcionamiento del grupo. Las condiciones fsicas y medioambientales del lugar. La intervencin de los participantes. La relacin instructor/facilitador-participante. Las reacciones de los participantes frente a los contenidos y los mtodos. Rendimiento de los capacitandos y los aprendizajes adquiridos. Las acciones que los participantes desean emprender y las dificultades anticipadas. Los ensayos de aplicacin, de los aprendizajes adquiridos, en el trabajo. La duracin de las acciones y/o eventos.
3 Despus de la realizacin, durante la cual deben valorarse y/o definirse: El grado de logro de los resultados. La aplicacin de los aprendizajes adquiridos (transferencia). Las reacciones de los jefes directos. Las consecuencias percibidas por los jefes directos. 56
Las nuevas demandas de capacitacin. Los efectos no esperados. Los cambios en el entorno. Los planes y/o programas futuros.
Para que la evaluacin cumpla cabalmente su funcin, es necesario considerar de manera especfica a cada accin y/o evento de capacitacin y reflexionar acerca de su evaluacin correspondiente; respondiendo a la vez, a la pregunta qu tipo de evaluacin es necesaria para esta accin y/o evento?, con el objeto de determinar qu es lo que se quiere evaluar, para quin, en qu contexto y con qu medios. Lo anterior implica, entre otras operaciones, llevar a cabo lo siguiente: 1) Decidir para qu deber servir la evaluacin as como, su amplitud; para lo cual, ser necesario identificar cul de las siguientes cinco, es la finalidad de la misma: De tipo correctivo: para mejorar la accin de la capacitacin y por ende, observar los componentes de la misma. De tipo verificador: cuando se quiere conocer en qu medida han sido alcanzados los objetivos de las acciones y/o eventos de capacitacin, siendo en este caso los participantes y los conocimientos adquiridos los sujetos/objetos de observacin os sujetos/objetos de observacin. De tipo formativo: cuando la evaluacin es considerada, para los que participan en la misma, como una oportunidad de capacitacin, siendo en este caso los propios participantes y el entorno. De tipo econmico: si lo que se pretende es medir la rentabilidad de las acciones y/o eventos de capacitacin. De tipo sociolgico: cuando se miden los cambio producidos en el entorno, como producto de las acciones y/o eventos de capacitacin que se generen. Asimismo, deber definirse si para dicha evaluacin , entre otros aspectos, ser necesario: Mejorar un aspecto de la accin y/o evento de capacitacin. Tomar decisiones sobre la continuidad de las acciones y/o eventos. Involucrar al personal de mando.
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Rendir c uentas de las actividades que se realicen. Definir las competencias de los participantes. Evaluar a los capacitadores. Prepara el plan/programa de capacitacin del ao siguiente. Identificar las razones explcitas planteadas por cada uno de los solicitantes de la evaluacin. 2) Determinar los roles de los diferentes protagonistas, para lo cual ser necesario: Definir, a nivel global, cul ser la misin del (los) responsable(s) de la evaluacin y el uso final que har(n) de los resultados y conclusiones as como, de modo especfico, los indicadores que permitirn verificar que se han alcanzado los objetivos de la misma, incluyendo la determinacin de los aspectos que se observarn y quines lo harn y con qu instrumentos y, por ltimo, cmo se procesar la inf ormacin. Definir con claridad la utilizacin que se le dar a los resultados de la evaluacin. 3) Formular objetivos evaluables, con la finalidad de: Aclarar los objetivos de la evaluacin y lograr el acuerdo, de los protagonistas, sobre los mismos. Decidir los medios (tiempo, recursos materiales y financieros, tecnologa, etc.) que se utilizarn o invertirn en la evaluacin. 4) Proporcionar los medios para integrar la evaluacin al plan/programa de capacitacin institucional, con el objeto de: Lograr que en el proceso de la elaboracin de las acciones y/o eventos de capacitacin, se prevean las necesidades tcnicas (objetivos evaluables) y estratgicas (acuerdo entre los participantes). La interseccin entre los aspectos a evaluar y los criterios que se elijan, permite ubicar en cada caso, los objetivos, los interlocutores involucrados as como, los mtodos y los medios a utilizar; para lo cual, debern efectuarse las preguntas clave correspondientes. Por ejemplo, si estamos valorando el aspecto relacionado con los objetivos de la capacitacin, en cada uno de los criterios deber darse respuesta a los siguientes cuestionamientos:
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La capacitacin es el nico medio para resolver el problema? (criterio de necesidad). Son stos los objetivos ms adecuados? (criterio de pertinencia). Estos objetivos, facilitan la adquisicin de la competencia? (criterio de eficacia). Se puede adquirir esa competencia a menor costo? (criterio de eficiencia). Estos objetivos se ajustan a las disposiciones legales y normatividad vigente? (criterio de conformidad).
Por otra parte, la relacin que debe establecerse entre el (los) aspecto(s) que se decide evaluar y, el momento en que se realiza esta evaluacin (antes, durante o despus) ayuda a definir la actitud que debe ponerse en marcha y el instrumento a aplicar. En lo que respecta al instrumento, este debe ser resultado de la integracin, como mnimo de los siguientes componentes: 1) Los que corresponden a la persona: Conocimiento Voluntad de actuar Saber hacer
2) Los que son competencia de la organizacin o institucin: La informacin El apoyo del entorno Los medios y las herramientas
La utilizacin de la capacitacin como un medio para alcanzar los objetivos institucionales, hace indispensable que cada accin y/o evento, sea el resultado de la interaccin de los diversos protagonistas e incluso, dentro del marco de la propia operacin; razn por la cual, es necesario como un primer paso, identificar a todos los protagonistas en el proceso y/o funcin (la dependencia o entidad, la unidad administrativa, los jefes o responsables de la reas o servicios en los diferentes niveles, los instructores/facilitadores, los capacitandos y los responsables de la capacitacin) para hacerlos partcipes activos. Para tal efecto, el dilogo es la herramienta indispensable para lograr dicha incorporacin que permita facilitar el compromiso de dichos participantes en la realizacin de las
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acciones y/o eventos de capacitacin as como, lograr la transferencia de los aprendizajes adquiridos, al trabajo diario. Dicho compromiso depende ante todo del estilo de direccin que se aplica: En qu medida los servidores pblicos son consultados sobre la forma en que ser desarrollada la capacitacin?; cul es grado de participacin voluntaria de los servidores pblicos en las acciones y/o eventos de capacitacin?. Y en segundo lugar, de las caractersticas de las acciones y/o eventos de capacitacin propuestos: cmo son percibidos los objetivos de la capacitacin?; los servidores pblicos encuentran que la capacitacin es pertinente con respecto a su contexto laboral y/o profesional?; cul es grado de adhesin de las acciones y/o eventos a los mtodos psicopedaggicos de la capacitacin?. Y, finalmente, de las consecuencias de la capacitacin propuesta: cul es la utilizacin que la organizacin y/o institucin har de los resultados de la evaluacin final?; en qu medida el punto de vista de los participantes ser tomado en cuenta en la evaluacin? Derivado de lo anterior, es necesario tener presentes las ventajas que representa la utilizacin del dilogo, como una herramienta para lograr dicho involucramiento y compromiso ya que, ste: Delimita mejor las expectativas y los objetivos de cada participante. Logra obtener su compromiso y los convierte en co-autores del dispositivo de capacitacin. Obtiene informacin para crear indicadores pertinentes acerca de los resultados y efectos de la capacitacin. Existe una retroalimentacin permanente sobre los resultados y efectos de la capacitacin. Responde rpidamente a las dificultades mediante el ajuste de los procesos. Introduce la evaluacin como una etapa del proceso de la capacitacin. Facilita la integracin, de los aprendizajes adquiridos, en el trabajo.
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ANEXOS
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DOCUMENTOS DE APOYO PARA REALIZAR EL DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN
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ANEXO I
M ATRIZ VISIN, MISIN Y COMPROMISO
MATRIZ VMC
MISIN
VISIN
C O M PR O M I S O
DEPENDENCIA O Cul es la razn de ser de la dependencia o entidad para el dependencia o entidad y de la futuro, a largo plazo y, cul es su ENTIDAD propia unidad administrativa? posicin dentro del sector pblico?
Cul
es
la
imagen
de
la
Demostrar la existencia de constancia en el mejoramiento continuo, tanto de los procesos de trabajo para la prestacin de los servicios, como de la calidad de vida de los servidores pblicos.
CAPACITACIN
Cul es la razn de ser de la capacitacin?; se identifica sta, con la Misin de la dependencia o entidad y de la propia unidad administrativa?
Cul es la imagen de la capacitacin dentro de la dependencia o entidad, y de la propia unidad administrativa para el futuro, a largo plazo? y, cul es su posicin, en este campo, dentro del sector pblico?
Demostrar la existencia de constancia en el mejoramiento continuo, de los procesos de capacitacin, con incidencia tanto en la prestacin de los servicios, como en la calidad de vida de los servidores pblicos.
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ANEXO II
MATRIZ DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS Y AMENAZAS

FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
MATRIZ DOFA
OPORTUNIDADES (O)
ESTRATEGIAS FO
ESTRATEGIAS DO
AMENAZAS (A)
ESTRATEGIAS FA
ESTRATEGIAS DA
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INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA MATRIZ DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS Y AMENAZAS La Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) est integrada por nueve casillas de las cuales, cuatro corresponden a los factores clave (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas); otras cuatro, corresponden a las estrategias que deben derivarse del cruce o correlacin entre dichos factores (FO;FA;DO;DA) y una, la del ngulo superior izquierdo, siempre se deja en blanco. Los pasos para construir una Matriz DOFA, son los siguientes: 1 Hacer una lista de manera individual, de las fortalezas internas de la dependencia o entidad y de la propia unidad administrativa y/o en su caso, rea de servicio correspondiente. 2 Hacer una lista de manera individual, de las debilidades internas de la dependencia o entidad y de la propia unidad administrativa y/o en su caso, rea de servicio correspondiente. 3 Hacer una lista de manera individual, de oportunidades externas de la dependencia o entidad y de la propia unidad administrativa y/o en su caso, rea de servicio corres pondiente. 4 Hacer una lista de manera individual, de las amenazas externas de la dependencia o entidad y de la propia unidad administrativa y/o en su caso, rea correspondiente. 5 Comparar las fortalezas (F) internas con las oportunidades (O) externas = FO y registrar en la casilla correspondiente a su cruce, las estrategias que permitan usar dichas fortalezas y aprovechar las oportunidades identificadas. 6 Comparar las debilidades (D) internas con las oportunidades (O) externas = DO y registrar en la casilla correspondiente a su cruce, las estrategias que permitan vencer dichas debilidades y aprovechar las oportunidades identificadas. 7 Comparar las fortalezas (F) internas con las amenazas (A) externas = FA y registrar en la casilla correspondiente a su cruce, las estrategias que permitan usar dichas fortalezas y evitar las amenazas identificadas. 8 Comparar las debilidades (D) internas con las amenazas (A) externas = DA y registrar en la casilla correspondiente a su cruce, las estrategias que permitan vencer dichas debilidades y evitar las amenazas identificadas. 9 Concentrar de manera sinttica y objetiva la informacin obtenida en el formato correspondiente 10 Cubrir cada uno de los ocho pasos anteriores, pero ahora trabajando de manera grupal, primero en pequeos grupos para posteriormente hacerlo con todos los participantes, ya sea a nivel ocupacional, de rea de servicio, departamental y/o de unidad administrativa, as como, de la propia dependencia o entidad; logrando, en ambos casos que la toma de decisiones tanto para la elaboracin de las listas relacionadas con los cuatro factores clave, como para la comparacin entre stos y la definicin de las estrategias correspondientes, se haga por consenso.
65
ANEXO III
CUESTIONARIO PARA EL ANLISIS DEL CAMPO DE FUERZAS

Con el objeto de que las dependencias o entidades de la Administracin Pblica Federal y las unidades administrativas que las integran, cuenten con un diagnstico situacional de la institucin u organizacin, a travs de la Metodologa de Anlisis del Campo de Fuerzas; que les permita detectar, identificar y determinar, las necesidades de capacitacin de sus trabajadores y por ende, enfocar los programas respectivos para el mejoramiento organizacional, deber realizarse un cuestionario escalar tipo Likert (en trminos de: totalmente de acuerdo; ni en acuerdo ni en desacuerdo; o totalmente en desacuerdo) para la medicin de las actitudes de los trabajadores, a travs de sus opiniones, sobre su motivacin e integracin institucional. Para el diseo de dicho cuestionario, deber considerarse como mnimo las siguientes cinco variables, subdivididas en categoras y sus indicadores correspondientes, y los resultados debern integrarse en la Matriz para el Anlisis del Campo de Fuerzas que se presenta en este anexo.
VARIABLE
ESTRUCTURA TCNICO ADMINISTRATIVA
CATEGORA
PLANEACIN
INDICADORES
Objetivos, planes y programas de trabajo. Polticas, normas y procedimientos de trabajo. Coordinacin de funciones y actividades. Dotacin de recursos humanos. Procedimientos de seleccin, contratacin y promocin. Abastecimiento de material, mobiliario y equipo. Instructivos de operacin. Capacitacin y desarrollo de personal. Conservacin o mantenimiento de muebles e inmuebles. Registros y controles administrativos. Evaluaciones y/o auditoras. Resultados de trabajo. 66
IMPLANTACIN
CONTROL
AMBIENTE FSICO DE TRABAJO
CONDICIONES FSICAS
Espacio e instalaciones fsicas. Mobiliario y equipo. Instrumentos y/o accesorios. Iluminacin. Ventilacin. Temperatura. Ruido. Enlace y coordinacin de trabajo entre reas. Trmites administrativos.
INFLUENCIA DE FACTORES EXTERNOS
RELACIONES ENTRE REAS
.
INTERFERENCIAS INFORMALES
Trato hacia el personal entre reas de servicio interno. Privilegios y/u oportunidades. Presencia de personas ajenas al rea.
FACTORES EXTRA INSTITUCIONALES
Ausentismo de personal. Traslado domicilio-trabajo. Problemas familiares. Valores sociales. Prejuicios y estereotipos. Expectativas de cambio de actividad. Solucin de problemas.
AMBIENTE SOCIO-LABORAL
CARACTERSTICAS INDIVIDUALES
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GRUPO DE REFERENCIA
Comportamiento entre compaeros de trabajo. Metas grupales de trabajo. Satisfaccin laboral del grupo. Demcrata. Tecncrata. Autcrata. Paternalista. Anrquico (laissez -faire). Gratificacin del trabajo en s. Utilidad del trabajo para la institucin. Distribucin del trabajo. Actividades rutinarias. Medidas de seguridad. Habilidades/conocimientos. Preparacin acadmica. Factores fsicos. Factores psicolgicos. Edad, sexo, estado civil. Cantidad de trabajo. Calidad de trabajo. Oportunidad del trabajo. Optimizacin de recursos. Presentacin del trabajo. Prestacin de servicios.
ESTILO DE LIDERAZGO
REALIZACIN DEL TRABAJO
NATURALEZA DEL TRABAJO
REQUERIMIENTOS DEL PUESTO
NORMAS DE RENDIMIENTO
EJEMPLO: Conozco los objetivos, planes y programas de mi institucin u organizacin.

1
Totalmente en desacuerdo
4
Ni en acuerdo ni en desacuerdo
7
Totalmente de acuerdo
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MATRIZ PARA EL ANLISIS DEL CAMPO DE FUERZAS

VARIABLE
CATEGORAS
ESTRUCTURA TCNICO- ADMINISTRATIVA AMBIENTE FSICO DE TRABAJO INFLUENCIA DE FACTORES EXTERNOS AMBIENTE SOCIO-LABORAL REALIZACIN DEL TRABAJO
R. I.
I. I.
F. E.
C. I.
G. R.
E. L.
N. T.
R. P.
N. R.
F U E R Z A S
R E S T R I C T O R A S
MUY ALTO ALTO MEDIO BAJO MUY BAJO MUY BAJO BAJO MEDIO ALTO MUY ALTO
F U E R Z A S
I M P U L S O R A S
INDICADORES
P= PLANEACIN I= IMPLANTACIN C= CONTROL
F= CONDICIONES FSICAS
R.I.= RELACIONES INTERREAS I.I.= INTERFERENCIAS INFORMALES F.E.= FACTORES EXTRA INSTITUCIONALES
C.I.= CARACTERSTICAS INDIVIDUALES G.R.= GRUPO DE REFERENCIA E.L.= ESTILO DE LIDERAZGO
N.T.= NATURALEZA DEL TRABAJO R.P.= REQUERIMIENTOS DEL PUESTO N.R.= NORMAS DE RENDIMIENTO
69
ANEXO IV MTODOS Y TCNICAS DE INVESTIGACIN PARA REALIZAR EL DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

Con el objeto de reforzar los aspectos ya establecidos en esta Gua, relacionados con la metodologa para la realizacin del Diagnstico de Necesidades de Capacitacin y, an cuando la misma naturaleza y amplitud de dichas necesidades y las caractersticas de los trabajadores, que laboran en las unidades administrativas que integran a las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, no permiten definir un solo procedimiento para llevarlo a cabo; los siguientes pasos permitirn, al menos en lo general, uniformar su realizacin. En caso de tratarse de necesidades manifiestas o evidentes, la clasificacin deber efectuarse en funcin de las siguientes categoras y pasos establecidos: Conocimientos o informacin no relacionados directamente con las tareas del puesto (motivo: cambio de polticas; adecuacin de la estructura; actualizacin de reglamentos; etc.). Pasos: 1) Definir los conocimientos o informacin necesarios que conocer el personal. debe
2) Especificar puestos y trabajadores implicados as como, caractersticas de stos. Conocimientos o informacin relacionados con algunas tareas del puesto (motivo: transferencias; cambio de contenido del puesto; modificacin de procedimientos; etc.). Pasos: 1) Obtener descripcin del puesto, o procedimientos, anteriores. 2) Obtener o elaborar descripcin del puesto, o procedimientos, nuevos. 70
3) Especificar puestos y trabajadores implicados as como, caractersticas de stos. Conocimientos o informacin que implican el aprendizaje completo del puesto de trabajo (motivo: nuevos ingresos; promociones; transferencias; etc.). Pasos: 1) Obtener o elaborar la descripcin del puesto. 2) Definir estndares de desempeo. 3) Analizar tareas descritas. 4) Precisar tareas sustantivas en las que se requiere capacitar. 5) Especificar a los trabajadores implicados y sus caractersticas personales.
En caso de tratarse de necesidades no manifiestas o encubiertas (actitudes del personal; estilos de liderazgo; clima laboral; factores motivacionales; cultura organizacional; etc.) dicha clasificacin y el DNC, deber efectuarse en funcin de la cobertura de los diferentes niveles organizacionales (toda la organizacin o institucin; un rea crtica; un puesto; una situacin) y considerando para tal efecto, la concatenacin de los siguientes pasos : A) La organizacin o institucin completa. Pasos: 1) Buscar evidencias generales. 2) Seleccionar reas crticas. B) Un rea crtica. Pasos:
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1) Especificar evidencias. 2) Seleccionar puestos prioritarios. C) Un puesto prioritario. Pasos: 1) Obtener descripcin del puesto. 2) Definir estndares de desempeo. D) Una situacin crtica. Pasos: 1) Seleccionar y/o disear tcnicas e instrumentos de medicin. 2) Aplicar tcnicas e instrumentos de medicin. 3) Analizar la informacin. 4) Elaborar el Informe de DNC.
Por otra parte, ser necesario considerar que en la prctica el DNC es un proceso y, por lo tanto, algo dinmico, en el que se debe de tratar de combinar los diferentes mtodos de anlisis, a saber: a) PRESCRIPTIVO: es un diagnstico elaborado de manera centralizada por los analistas del rea de capacitacin, integrados en la estructura de la organizacin o institucin y, para el caso que nos ocupa, dentro de cada unidad administrativa; mediante la aplicacin directa de instrumentos, a las personas indicadas y/o capaces de emitir sus apreciaciones sobre algunos problemas que presenta la misma; as como, en funcin a la revisin documental de las descripciones de puestos, del anlisis de estadsticas as como, de la observacin directa en el propio puesto de trabajo. b) PARTICIPATIVO: en este mtodo se involucra, en el diagnstico de necesidades de capacitacin, tanto a los jefes como a los
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subordinados; mientras tanto, el responsable del rea de capacitacin de la organizacin o institucin, funge como facilitador o coordinador del proceso; es decir, es un diagnstico en cascada que parte de los niveles de mando, hasta los de nivel de enlace y operativo, como resultado del consenso obtenido entre el jefe y los subordinados; apoyndose, para tal efecto, en el anlisis de las descripciones de puesto, de los resultados de la evaluacin del desempeo, de los indicadores de productividad, etc. c) COMBINADO: es una combinacin de ambos mtodos, en funcin a las circunstancias del momento en las que se encuentra la organizacin o institucin y, siempre considerando que el proceso debe ser dinmico, flexible y verstil. Asimismo, para la recopilacin de la informacin bsica, que permita la identificacin de las necesidades de capacitacin que existen en una organizacin o institucin y, especficamente en cada unidad administrativa; se requiere la seleccin y aplicacin de las tcnicas correspondientes. Dicha seleccin deber realizarse considerando, adems del mtodo de anlisis correspondiente y los objetivos que previamente se hayan determinado y orientado a la solucin de los problemas, los siguientes elementos: Filosofa y misin/visin del sistema de capacitacin. El nmero de personas que requieren ser capacitadas. Tipo y cantidad de personal asignado al rea de capacitacin. Tiempo disponible para su realizacin. Los recursos presupuestales asignados. Espacios fsicos disponibles para el proceso. Las caractersticas de los puestos.
Por otra parte, y considerando tanto las ventajas como desventajas de las tcnicas ms usuales para el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin, relacionadas con la objetividad, validez y confiabilidad de la informacin que stas
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producen; as como, dependiendo del origen, forma y circunstancias de dichas necesidades, la seleccin correspondiente de dichas tcnicas para su respectiva aplicacin, deber hacerse considerando, entre otros elementos, los sealados a continuacin : TCNICA DE OBSERVACIN DIRECTA: observacin y registro de conductas en el trabajo a un sujeto o a un grupo de personas, mediante listas de verificacin o guas de observacin; que incluyan las dimensiones de la conducta a observar; para compararlas contra el patrn de conductas esperadas y, en su caso, encontrar desviaciones que indiquen necesidad de capacitacin, sobre todo cuando se trate del mejoramiento de habilidades fsicas o de interrelacin personal. En conductas complejas, es conveniente que haya ms de un observador por sujeto observado, para analizar desde distintos puntos de vista y discutir las divergencias, hasta llegar a un acuerdo. a) Ventajas: 1) Registra conductas o hechos reales, que permiten hacer afirmaciones objetivas, es decir, no emitir slo opiniones sobre las necesidades de capacitacin. 2) Detecta fallas de comportamiento, difciles de captarse de otra manera. 3) Dirige la capacitacin hacia puntos especficos bien identificados. 4) Facilita evaluar los avances logrados con la capacitacin, en el terreno de las habilidades. 5) Permite el acopio de informacin, sobre situaciones que no se pueden reproducir. b) Desventajas: 1) Influye negativamente en la conducta del sujeto, al sentirse observado.
74
2) Conduce, al sujeto observado, a practicar conductas correctas que no acostumbra en su trabajo cotidiano. 3) Requiere mucho tiempo y dinero. 4) Proporciona indicios sobre las necesidades de capacitacin que ameritan, la mayora de las veces, una investigacin con otra tcnica. 5) Requiere gran preparacin del investigador, sobre todo en habilidades de observacin.
TCNICA DE LA ENTREVISTA: consiste en recabar informacin, a travs del dilogo directo entre el investigador (entrevistador) y alguno de los trabajadores (entrevistado), tanto de mando, como de enlace y operativos, sujeto a la deteccin de necesidades; se puede recabar informacin, en cualquiera de las fases de la etapa, sobre el qu, quines, cunto y cundo respecto de las necesidades de capacitacin, tanto a nivel general es decir, de la organizacin (dependencia / entidad/ unidad administrativa), sobre problemas o reas de oportunidad de la misma; como de las reas de trabajo, puestos o individuos, acerca de necesidades especficas de capacitacin. Segn la amplitud de las respuestas implicadas en las preguntas formuladas, las entrevistas pueden ser de tres tipos: 1) Abierta, en la que las preguntas son tan generales, que el sujeto puede dar la ms amplia y variada informacin. 2) Dirigida o estructurada, constituida por preguntas preestablecidas, que requieren respuestas concretas. 3) Semidirigida o semiestructurada, utiliza preguntas abiertas de mayor amplitud que las de la entrevista dirigida, pero no tan amplias como las de la entrevista abierta.
75
a) Ventajas: 1) Tiene mayores posibilidades de obtener la informacin requerida, gracias al contacto directo y a la retroalimentacin inmediata, evitando el desvo respecto de lo deseado, o la confusin con las respuestas. 2) Infunde confianza, si se crea el ambiente adecuado. 3) Posibilita sensibilizar a la gente, acerca de las ventajas de la capacitacin. 4) Descubre aspectos o problemas, no previstos por el investigador, pero necesarios para cubrir el objetivo de la deteccin de necesidades de capacitacin. 5) Crea un adecuado clima de comunicacin. 6) Da la oportunidad de corregir la estructura de la entrevista, para entrevistas subsecuentes. b) Desventajas: 1) Tardada y costosa, cuando se entrevista a un nmero considerable de personas. 2) Requiere del entrevistador, habilidades importantes para la relacin interpersonal. 3) Se obtienen, debido a la materia investigada, respuestas subjetivas u opiniones, en vez de informacin, en todos aquellos campos donde no se tienen registros objetivos de hechos.
TCNICA DE LA ENCUESTA: tiene por finalidad obtener informacin, a travs de un cuestionario diseado para tal efecto con preguntas (abiertas o cerradas) claramente formuladas en funcin a la situacin o contexto de los encuestados y, mediante respuestas annimas por escrito, sobre hechos u opiniones del
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personal de la organizacin o institucin; es necesario explicar el por qu y para qu de la encuesta, para disminuir la desconfianza e incitar a dar respuestas lo ms objetivas posibles. a) Ventajas: 1) Se puede aplicar a un nmero indeterminado de personas. 2) Disminuye costos. 3) Se aplica de manera relativamente sencilla, directa o indirectamente, a grupos. 4) Se pueden confeccionar cuestionarios, para explorar necesidades de puestos completos. 5) Genera, por su carcter annimo, mayor confianza y veracidad al contestar. b) Desventajas: 1) Limita conocer al investigador acerca de las actitudes o gestos, por parte de los encuestados, al estar leyendo el contenido del cuestionario. 2) No se tiene la certeza, cuando se hace de manera indirecta, de que fue contestado por la persona adecuada. 3) Existe la posibilidad de que las respuestas sean falseadas. 4) No se puede evitar que puedan quedar algunas preguntas sin contestar.
TCNICA DE CORRILLOS: es una tcnica participativa que permite, a travs de grupos formados por mximo seis personas, discutir sobre temas o problemas organizacionales, para llegar a conclusiones sobre las causas y buscar soluciones al respecto; dicha tcnica puede ser utilizada en cualquiera de las fases (deteccin, identificacin y determinacin) de la etapa de Diagnstico de Necesidades de Capacitacin. Se pueden emplear 77
distintos elementos de captacin de informacin, como pueden ser: cuestionarios; hojas de rotafolio; grficas de Pareto; diagrama de pescado o de Ishikawa; listas de tareas del puesto; requerimientos del puesto; cdula de DNC por puesto-persona; gua de observacin de conductas; grficas de perfil de habilidades; cdulas de evaluacin del desempeo, etc. Se recomienda su uso con personal de mando. a) Ventajas: 1) Propicia la participacin de los trabajadores y por lo tanto, su compromiso con los problemas y soluciones sobre los que se trabaja. 2) Permite un amplio y constante juego de ideas para encontrar, probablemente, mejores soluciones que las de carcter individual. 3) Proporciona un clima propicio, para una mejor integracin del personal de la organizacin o institucin. 4) Permite obtener, en poco tiempo, mucha informacin. 5) Facilita la sensibilizacin y motivacin del personal hacia la capacitacin. b) Desventajas: 1) Se requiere un buen nivel de habilidad para dirigir grupos. 2) Arroja, en ocasiones, informacin emocional ms que objetiva. 3) Puede involucrar asuntos de naturaleza diferente a la deseada. 4) No es de fcil aplicacin, cuando la organizacin o institucin tiene mucho personal.
78
TCNICA DE LA LLUVIA DE IDEAS: propicia el surgimiento de ideas entre los trabajadores, cuando se les solicita que expresen sus creencias u opiniones acerca de: 1) qu problemas tiene la organizacin; 2) en qu reas especficas se requiere capacitacin; 3) cules creen que sean las causas de esos problemas; y, 4) en qu aspectos es necesaria dicha capacitacin; as como, para determinar cules son las tareas propias de un puesto y qu conocimientos, habilidades y actitudes se requieren para ese puesto. Durante el proceso, desarrollo y resultados derivados de esta tcnica, debe buscarse el consenso del grupo, tanto para sostener, como para anular alguna de las respuestas. a) Ventajas: 1) Propicia la creatividad. 2) Facilita la libre participacin de los trabajadores. 3) Fomenta el anlisis participativo de los problemas, por parte de las distintas personas involucradas, as como, la bsqueda y compromiso con las soluciones. 4) Proporciona informacin abundante respecto a evidencias de problemas y posibilidades de resolver necesidades. 5) Reduce la posibilidad de omitir aspectos importantes a considerar; y, 6) Motiva a los trabajadores a involucrarse y comprometerse, con las propuestas formuladas por el grupo, para el mejoramiento de la organizacin o institucin. b) Desventajas: 1) Es lenta si se quiere aplicar a grandes grupos de personas. 2) Se requieren habilidades especiales de liderazgo, para conducir los grupos y evitar cualquier conflicto.
79
3) No arroja, de manera especfica, necesidades individuales de capacitacin; y, 4) La informacin recabada, puede ser slo meras opiniones y deseos, ms que datos objetivos.
TCNICA DE DIAGNSTICO APLICANDO LA LEY DE PARETO: Considerando las premisas de que: 1) slo unos cuantos (20%) de los muchos problemas que tiene una organizacin o institucin, provocan la mayor parte del impacto negativo en la misma (80%); y, 2) el mnimo de actividades de una persona u organizacin de trabajo (20%) producen la mayor parte de los resultados de la misma (80%); as como, en contraposicin, el hecho de que: 1) el 80% de las actividades de una organizacin o institucin, slo producen el 20% de resultados; y, 2) de las causas que provocan un problema, slo el 20% contribuyen en un 80% al problema, el 80% restante contribuyen con el 20%; es posible, en distintos aspectos, la aplicacin de esta ley en el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin ya que, permite una seleccin de los conceptos ms importantes sobre los cuales se debe actuar y por lo tanto, ser ms eficaces y eficientes. Es decir, se identifican los problemas ms importantes y las causas ms sobresalientes de los mismos, para darles solucin, dando atencin nicamente a las necesidades de capacitacin ms importantes (las que provocan el 80% de los problemas de la organizacin o institucin).
TCNICA DE LOS CENTROS DE EVALUACIN: un centro de evaluacin est integrado por un sistema de simulaciones de problemas (situaciones que aunque ficticias psicolgicamente se aceptan como reales, tales como: dramatizacin; estudio de casos; ejercicio en charola de entrada; simulacin programada; juego de negocios; etc.) y situaciones reales, relacionados, ambos casos, con el trabajo. El participante debe enfrentarlos y la conducta derivada de esto es cuidadosamente registrada por los observadores, especialmente entrenados para ello; la cual, a su vez, es clasificada y evaluada en funcin a las diferentes dimensiones definidas por la organizacin o institucin, como crticas para el xito.
80
Tcnicas para el diagnstico de necesidades de capacitacin: a) Autoevaluacin.- Esta tcnica debe dirigirse al personal que por su formacin acadmica y nivel jerrquico en la organizacin, posea la capacidad de analizar sus propios recursos y necesidades laborales; para ello debe disearse un programa de autoevaluacin peridica, formado por cdulas cuyas preguntas se dirijan a aspectos de capacitacin, enunciacin de problemas y opiniones con respecto a los eventos que por su duracin y contenido sean los ms factibles de realizarse a este nivel. b) Cuestionario. - Esta tcnica tiene por finalidad obtener informacin sobre hechos concretos u opiniones del personal de una organizacin o institucin; su aplicacin requiere cierta experiencia y todava ms, para la elaboracin de las preguntas ya que su diseo debe contar con criterios de medicin cuantitativa que le den confiabilidad y validez al instrumento. c) Encuestas de actitud .- Este medio es muy til para obtener informacin, con suficiente detalle sobre las necesidades percibidas por cada trabajador, tanto en el terreno individual, como en el institucional. d) Entrevistas de salida.- Aqullos trabajadores que estn separndose del servicio, pueden ser una fuente de informacin confiable e importante, respecto a deficiencias relacionadas con la falta de capacitacin, si este tipo de preguntas se incluyen en la entrevista. e) Evaluacin del desempeo .- En el caso de que un grupo evaluado est desempeando tareas de manera poco satisfactoria, el jefe inmediato debe reflexionar sobre la posibilidad d e que se trate de un problema de capacitacin, ms que de actitud. Una seccin de la cdula para evaluacin del desempeo, incluye la posibilidad de plasmar comentarios del jefe inmediato, sobre necesidades de capacitacin que l y el subordinado consideran importante cubrir. f) Observacin. - Es una tcnica de obtencin de datos o informacin que consiste en la personal e inmediata percepcin de los hechos y fenmenos para la realizacin de un estudio o consecucin de un propsito.
g) Planeacin de vida y carrera.- Es una tcnica que, ubicada dentro del subsistema de administracin de personal, pretende enriquecer y armonizar libremente los intereses personales con los institucionales en una carrera comn; y cuya mstica, es la de que las personas
81
crezcan junto a la organizacin o institucin y no a pesar, en contra o al lado de ella. Permite tener una perspectiva temporal de largo plazo, de las actividades y metas relacionadas con la trayectoria vital de trabajo, estudio y actualizacin permanente. h) Pruebas y/o inventario de habilidades.- Estas pruebas proporcionan una evaluacin respecto al nivel de habilidades del trabajador en un momento determinado. Los resultados de las pruebas son comparados directamente contra los requerimientos establecidos para un puesto de trabajo. i) Retroalimentacin de los clientes externos .- A partir de encuestas a clientes externos, acerca del servicio proporcionado por la unidad administrativa, stas podrn analizar en qu casos, las causas de las reas de oportunidad detectadas, se relacionan con falta de capacitacin. Centros de Evaluacin (Assessment Center).- Tcnica que permite la evaluacin de dimensiones especficas del desempeo del empleado en labores cotidianas; dicha evaluacin se realiza mediante dinmicas grupales y trabajo individual, donde en sesiones estructuradas bajo control, se observa y registra el desempeo de las personas ante diversas situaciones, con el objeto de conocer y evaluar las habilidades requeridas para el ptimo desempeo del personal en el trabajo.
j)
82
ANEXO V
CDULA PARA EL DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN POR REA

NOMBRE DEL REA: OBJETIVO FUNCIONES SUSTANTIVAS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
REAS DE OPORTUNIDAD IDENTIFICADAS
PROGRAMAS DE TRABAJO
DENOMINACIN OBJETIVOS METAS
Hoja 1
83
PROBLEMAS DETERMINADOS EN EL REA

MBITO NIVEL REA PUESTOS TIPO INVOLUCRADOS
DESCRIPCIN
FU PU PE D S E C H A DENOMINACIN DEL PUESTO TOTAL
GRUPO OCUPACIONAL
CAUSAS DEFINIDAS
SOLUCIONES PROPUESTAS
M S
M M
E O
ACCIONES DE CAP ACITACIN A REALIZAR

NMERO PROGRESIVO
D E S C R I P C I N
FU= FUNCIN PU= PUESTO PE= PERSONA
D= DIRECCIN S= SUPERVISIN E= EJECUCIN
C= CONOCIMIENTOS H= HABILIDADES A= ACTITUDES
MS= MANDOS SUPERIORES MM= MANDOS MEDIOS EO= ENLACE Y OPERATIVO
Hoja 2
84
ANEXO VI
CDULA PARA EL DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN POR PUESTO

NOMBRE DEL REA:
GRUPO OCUPACIONAL
IDENTIFICACIN DE LOS PUESTOS TIPO ASIGNADOS DENTRO DEL REA

DENOMINACIN DEL PUESTO PROPSITO BSICO PRINCIPALES FUNCIONES RESULTADOS ESPERADOS ESTNDARES DE DESEMPEO
REQUERIMIENTOS DEL PUESTO

CONOCIMIENTOS HABILIDADES ACTITUDES
TOTAL DE PERSONAS POR PUESTO
M A N D O S
S U P E R I O R E S
MM AE ND DI OO SS
O P E R A T I V O S
Y D E E N L A C E
Hoja 1
85
PUESTOS TIPO IDENTIFICADOS CON NECESIDADES DE CAPACITACIN EN EL REA

DENO MINACIN
GRUPO OCUPACIONAL
T O T A L D E P E R S O N A S
MS
MM
EO
DIFERENCIAS ENTRE LOS RESULTADOS ESPERADOS Y LOS OBTENIDOS
DIFERENCIAS ENTRE LOS ESTNDARES ESTABLECIDOS Y SU CUMPLIMIENTO
DIFERENCIAS ENTRE LOS REQUERIMIENTOS ESTABLECIDOS Y SU COBERTURA

RAZONES GENERALES QUE JUSTIFICAN LA NECESIDAD DE CAPACITACIN
ACCIONES GENERALES DE CAPACITACIN A REALIZAR

NMERO PROGRESIVO
D E S C R I P C I N
Hoja 2
MS= MANDOS SUPERIORES MM= MANDOS MEDI0S EO= ENLACE Y OPERATIVOS
86
ANEXO VII
CDULA PARA EL DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN POR PERSONA

DATOS DE IDENTIFICACIN
DE LA PERSONA
NOMBRE ESCOLARIDAD
EDUCACIN BSICA
PRIMARIA SECUNDARIA
DEL PUESTO QUE OCUPA

NOMBRE GRUPO
SUPERIOR
LICENCIATURA POSGRADO
DIP. M D
MEDIA SUPERIOR
BACHILLERATO
TCNICO PROPEDUTICO
DE PUESTOS S T C E CF A P MS
OCUPACIONAL MM EO
FUNCIONES Y/O ACTIVIDADES PRINCIPALES QUE REALIZA
FUNCIONES Y/O ACTIVIDADES PRINCIPALES ASIGNADAS AL PUESTO QUE OCUPA
ANTECEDENTES SOBRE LA CAPACITACIN Y EVALUACIN DEL DESEMPEO RELACIONADOS CON LA PERSONA

CAPACITACIN RECIBIDA DURANTE EL AO CALIFICACIN OBTENIDA EN LA EVALUACIN ANUAL DEL DESEMPEO METAS FACTORES GLOBAL
ASPECTOS LABORALES SOBRE LOS QUE INCIDI LA CAPACITACIN RECIBIDA
INCIDENC IA DE LA CAPACITACIN RECIBIDA EN LA EVALUACIN DEL DESEMPEO
Hoja 1 S= SERVICIOS T= TCNICO C= COMUNICACIN E= EDUCACIN P= PROFESIONAL CF= CONFIANZA A= ADMINISTRATIVO MS= MANDOS SUPERIORES MM= MANDOS MEDIOS EO= ENLACE Y OPERATIVO
87
NECESIDADES DE CAPACITACIN DETERMINADAS

RELACIONADAS CON LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN FUNCIN DE LOS ESPERADOS RELACIONADAS CON LOS ESTNDARES CUMPLIDOS EN FUNCIN DE LOS ESTABLECIDOS RELACIONADAS CON LOS REQUERIMIENTOS CUBIERTOS EN FUNCIN DE LOS ESTABLECIDOS
TIPO DE PRIORIDAD
C N I
RAZONES ESPECFICAS QUE JUSTIFICAN LAS NECESIDADES DE CAPACITACIN
ACCIONES ESPECFICAS DE CAPACITACIN EN LAS QUE DEBER PARTICIPAR LA PERSONA

NOMBRE DEL EVENTO
E
PROGRAMACIN DURANTE LOS MESES DEL AO EN CURSO

F M A M J J A S O N D
Hoja 2 C= CONVENIENTE N= NECESARIO I= INDISPENSABLE P= PROGRAMADO R= REALIZADO
88
ANEXO VIII
INFORME DEL DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN
NECESIDADES DE CAPACITACIN A NIVEL DE REA DE SERVICIO

REAS DE OPORTUNIDAD IDENTIFICADAS PROBLEMAS DETERMINADOS REAS DE SERVICIO INVOLUCRADAS ACCIONES DE CAPACITACIN A REALIZAR
89
INFORME DEL DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

NECESIDADES DE CAPACITACIN A NIVEL DE PUESTO-PERSONA
TIPO DE NECESIDADES
RELACIONADAS CON LOS RESULTADOS RELACIONADAS CON LOS ESTNDARES RELACIONADAS CON LOS REQUERIMIENTOS DEL PUESTO
CONOCIMIENTOS HABILIDADES ACTITUDES GRUPO OCUPACIONAL MS MM EO
TOTA L DE PERSONAS
ACCIONES DE CAPACITACIN A REALIZAR
MS= MANDOS SUPERIORES MM= MANDOS MEDIOS EO= ENLACE Y OPERATIVO
90
DOCUMENTOS DE APOYO PARA EL DESARROLLO DE LA CAPACITACIN
91

LOGOTIPO DEPENDENCIA O ENTIDAD
ANEXO USC-PA01
FORMATO USC-PA01
PROGRAMACIN
DE
A C C I O N E S DE CAPACITACIN
ACCIN O EVENTO
OBJETIVO
NMERO DE ACCIONES
NMERO DE PERSONAS
PUESTOS
VERTIENTES
OPERATIVA RESPONSABILIDAD
TIPOS DE CAPACITACION
INDUCCION
INSTI. AL PUESTO
EN EL PUESTO
PARA EL PUESTO
TOTAL DE HORAS
INSTRUCTOR
INTERNO EXTERNO
CONSTANCIA O DIPLOMA
RESPONSABLE: TELEFONO:
AREA
NOMBRE DEL RESPONSABLE:
92
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO USC-PA01

El Formato USC -PA01 Programacin de Acciones de Capacitacin, se encuentra conformado por 15 columnas, cuya finalidad radica en sistematizar en forma ordenada y clara los datos respecto a las acciones de capacitacin que se ejecutarn en el presente ejercicio, iniciando con: Curso o Evento Se proceder a anotar los nombres de las acciones o eventos de capacitacin (conferencias, seminarios, maestras, etc.) que se impartirn en el presente ejercicio. Objetivo Cada accin y/o evento debe contener una directriz que gue su contenido, as como los resultados que se esperan obtener al trmino de su ejecucin; de esta forma se constituye la directriz temtica y operacional de cada accin capacitadora. En este sentido, es necesario tomar en cuenta la escolaridad promedio y nivel de puesto de los capacitandos por atender, a fin de que dicho objetivo sea confeccionado adecuadamente para cada una de las reas de aprendizaje, a saber: 1. Area Cognoscitiva.- Contempla los objetivos que se refieren a la evocacin de conocimientos, memoria, comprensin, aplicacin, anlisis, sntesis, evaluacin, etc. 2. Area Psicomotriz. - Incluye los objetivos que se refieren a destrezas, precisin, control, automatizacin, creatividad, etc. Area Afectiva. - Son los que describen cambios de actitudes, intereses, sentimientos y valores. Nmero de Acciones Se anotar el nmero de acciones o eventos en total, que de acuerdo a los resultados del anlisis de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin se haya decidido impartir. Nmero de Personas Se especificar cuntas personas en total asistirn a la accin o evento en cuestin, de acuerdo a los resultados del anlisis de las necesidades detectadas. Puestos Se anotarn los nombres de los puestos que sustentan los servidores pblicos sujetos de capacitacin, por cada accin o evento a impartir. Vertientes de Actuacin Las acciones y/o eventos de capacitacin debern clasif icarse bajo dos vertientes de actuacin, operativa y de responsabilidad, especificando con nmero, cuntos son para la operativa, y cuntos para la de responsabilidad. 1.-Operativa. Es la que vincula las acciones de capacitacin con la posibilidad de lograr ascensos y movilidad de los servidores pblicos de nivel operativo, de acuerdo al tabulador de sueldos del Gobierno Federal y, 2.-Responsabilidad. Es la que vincula las acciones de capacitacin con los diversos niveles de mando de los servidores pblicos, haciendo nfasis en las habilidades bsicas y la educacin superior. 3. TIPOS DE CAPACITACIN En este contexto, para indicar hacia qu tipo de capacitacin se orientarn las acciones y/o eventos de capacitacin, se deber anotar en la columna correspond iente el nmero que corresponde a cada uno de ellos. 1. Induccin: Institucional: Es aquella capacitacin por medio de la cual se pretende que todo servidor pblico de nuevo ingreso, conozca los objetivos y funciones generales de la Administracin Pblica, as como, la estructura orgnica y funcional de la institucin en la que ha de prestar sus servicios; y asimismo, se le den a conocer sus derechos y obligaciones dentro del marco del servicio pblico, a fin de lograr que se adapte de inmediato al contexto del Gobierno Federal. Siendo el rea de Personal o Recursos Humanos, la unidad responsable de impartirla, mnimo una vez al mes. Al Puesto: Consiste en la descripcin introductoria de las funciones y responsabilidades generales y especficas que deber desem pear el servidor pblico en su puesto de trabajo. Asimismo, se le proporcionar instruccin tcnica necesaria para ser habilitado y pueda desempear correctamente sus funciones, siendo en este caso, el rea de adscripcin la responsable de impartirla. En el Puesto: Es la que promueve, a travs del conocimiento, la actualizacin permanente del servidor pblico, permitindole estar preparado para desarrollar los altos niveles de eficacia y eficiencia que demanda la funcin de su responsabilidad. Dicha capacitacin se dirigir hacia la funcin sustantiva de su rea de trabajo, lo cual permitir, en el corto plazo, contar con trabajadores mejor preparados. Para el Puesto: Se enfoca a proporcionar o incrementar los conocimientos y habilidades del servidor pblic o que lo preparen para el desarrollo de nuevas tareas, y le permitan no slo resolver correctamente nuevas responsabilidades, sino tambin encontrar perspectivas de desarrollo profesional y personal que estimularn su desempeo, a fin de hacer posible su profesionalizacin.
2.
Total de Horas Deber especificarse el nmero de las horas que se impartirn por accin, de acuerdo a la importancia de la misma. Instructor Especificar el nmero de instructores, es decir, en la columna correspondiente anotar con nmero de acuerdo a si es interno o externo. Constancia o Diploma Se deber poner una C si es Constancia y una D si es diploma el reconocimiento que la Unidad responsable otorga a los servidores pblicos.
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ANEXO USC-CA02
FORMATO USC- CA02
CALENDARIZACIN DE ACCIONES DE CAPACITACIN
PRIMER TRIMESTRE
SEGUNDO TRIMESTRE MARZO ABRIL 4 1 2 3 4 1 MAYO 2 3 4 1 JUNIO 2 3 4 1 JULIO 2 3 4
TERCER TRIMESTRE AGOSTO 1 2 3 4 1 SEPTIEMBRE 2 3 4 1 OCTUBRE 2 3 4
CUARTO TRIMESTRE NOVIEMBRE 1 2 3 4 1 DICIEMBRE 2 3 4
ACCIN O EVENTO
1
ENERO 2 3 4 1
FEBRERO 2 3 4 1
ELABOR: TELFONO:
REA
94
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO USC-CA02
Objetivo: El objetivo del formato es dar a conocer las fechas probables de inicio y trmino de cada accin de capacitacin que se impartirn en un ejercicio fiscal.
Accin y/o Evento Se proceder a anotar los nombres de los acciones o eventos de capacitacin (conferencias, seminarios, maestras, etc.) que se impartirn en el presente ejercicio.
Primer Trimestre En este primer trimestre se anotarn las acciones que de acuerdo al diagnstico de necesidades, sean prioritarias. Para indicar el periodo o los periodos en que se impartir (n) se rellenar el recuadro.
Segundo Trimestre Se anotarn las acciones que de acuerdo al diagnstico de necesidades, sean bsicas. Para indicar el periodo o los periodos en que se impartir (n) se rellenar el recuadro.
Tercer Trimestre Se anotarn las acciones que de acuerdo al diagnstico de necesidades, sean elementales. Para indicar el periodo o los periodos en que se impartir (n) se rellenar el recuadro.
Cuarto Trimestre Se anotarn las acciones que de acuerdo al diagnstico de necesidades, sean menos relevantes. Para indicar el periodo o los periodos en que se impartir (n) se rellenar el recuadro.
95
ANEXO USC-RF03
FORMATO USC-RF03
RECURSOS FINANCIEROS PROGRAMADOS PARA LA CAPACITACIN

CLAVE PROGRAMTICA
AI PI UR
GASTO CORRIENTE PAGO A INSTRUCTORES MATERIALES Y SUMINISTROS INTERNOS EXTERNOS TOTAL FSICOS
INSTALACIONES MOBILIARIO
GASTO DE INVERSIN
(ADQUISICIN DE RECURSOS)
DIDCTICOS DE APOYO
TOTAL
PRESUPUESTO TOTAL
ELABOR: TELFONO:
REA
AI= ACTIVIDAD INSTITUCIONAL
PI= PROYECTO INSTITUCIONAL
UR= UNIDAD RESPONSABLE
96
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO USC-RF03
Clave Programtica: En este apartado se anotarn las claves: (AI) Actividad Institucional: Representa el conjunto de operaciones que realizan las unidades responsables de los recursos pblicos para dar cumplimiento a sus objetivos. Esta categora programtica es la que conduce directamente a la prestacin de un servicio para atender a un usuario plenamente identificado. De acuerdo con la Normatividad de la Nueva Estructura Presupuestal, los recursos necesarios para financiar las acciones de capacitacin debern estar asignados a la Actividad Institucional 703 Capacitar y Formar Servidores Pblicos. (PI) P r o y e c t o I n s t i t u c i o n a l : E s u n a p r o p u e s t a e s p e c f i c a q u e p r e s e n t a u n a o varias unidades responsables de una misma dependencia, con el fin de mejorar la prestacin de un servicio; tambin es una forma de especificar a un nivel de mayor detalle, la estrategia de ejecucin en un programa sectorial y/o programa especial. De acuerdo con la Normatividad de la Nueva Estructura Presupuestal, los recursos necesarios para financiar las acciones de capacitacin debern estar asignados a un Proyecto Institucional. (UR) Unidad Responsable. Es el rea administrativa que tiene bajo su responsabilidad llevar a cabo la funcin del proceso de capacitacin, en la dependencia o entidad.
Gasto de Inversin: Se registrarn los gastos efectuados por el incremento de infraestructura para apoyar la imparticin de capacitacin. Fsicos: -I n s t a l a c i o n e s : L a c a n t i d a d e n n u m e r a r i o q u e s e u t i l i z p a r a l a a d q u i s i c i n o construccin de edificios, locales, aulas, etc. -M o b i l i a r i o : L a c a n t i d a d e n n u m e r a r i o q u e s e e m p l e p a r a l a a d q u i s i c i n de equipo de cmputo, sillas, mesas.
Didcticos: El monto en numerario que se utilizar para adquirir o elaborar manuales, folletos, juegos de mesa.
De Apoyo: El monto que se utilizar para adquirir videograbadoras, televisiones, proyectores, rotafolios, etc.
pizarrones,
Total: El monto total que se utilizar por conceptos de adquisicin de recursos fsicos, didcticos y de apoyo.
Presupuesto Total: Es el monto total que se utilizar para gasto corriente y gasto de inversin, obtenindose ste, de los mencionados conceptos.
Gasto Corriente: Se registrarn las erogaciones por concepto de - Pago a Instructores Internos: El monto en numerario a utilizar para cubrir los costos por el servicio proporcionado. - Pago a Instructores Externos: El monto en numerario a utilizar para cubrir los honorarios por el servicio proporcionado.
- Materiales y Suministros: El monto en numerario que se utilizar en el abastecimiento de material didctico, fotocopiado e impresin, papelera; servicios generales (gasto por arrendamiento de edificios y locales, pasajes, etc.). - Total: El resultado que se deriva de sumar las columnas pago a instructores internos, externos y materiales y suministros, todo esto, en miles de pesos.
97
ANEXO USC-IPC04
FORMATO USC- IPC04
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Y CALIDAD

GRUPO DE PUESTOS QUE CONTRIBUIRN AL CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR
DESCRIPCIN DE INDICADORES
NM.
TEMAS DE CAPACITACION QUE INCIDIRN EN EL INDICADOR
CONTRIBUCIN AL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES
ELABOR:
REA
TELFONO:
NOMBRE DEL RESPONSABLE :
98
ANEXO USC-LVEAC 05
FORMATO USC-LVEAC 05
LISTA DE VERIFICACIN DE EJECUCIN ACTIVIDADES DE CAPACITACIN

ACTIVIDADES
1. 2. 3. 4. El nombre del curso es congruente con los objetivos y el contenido. La duracin del curso es congruente con el contenido. Los objetivos y contenido del curso son congruentes con el tipo de personal al que se dirigen. El horario es adecuado para que se imparta el curso, de acuerdo a la temtica y personal que asistir. Fecha de inicio, se consideraron las cargas de trabajo para definirla. Fecha de terminacin, es la indicada. Lugar donde se imparti, se consider que fuera lo ms cerca posible del lugar de trabajo. El Instructor designado para impartir el curso cuenta con la calidad necesaria. El Curriculum del instructor fue considerado para poder contratarlo. El Programa y objetivo del curso se determino en funcin a los objetivos que se persiguen. Fechas de inscripcin, se realizaron con suficiente tiempo. Se consideraron las constancias de habilidades laborales. Se realizaron registros de instructores. Se llevaron a cabo evaluaciones, tabulaciones, anlisis e interpretaciones de resultados. Se elabor un archivo de calificaciones y observaciones de los participantes. Se llev un control por reas, de las personas que han asistido a los cursos, con el fin de formular un reporte semestral.
SI
NO
OBSERVACIONES
5. 6. 7.
8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
99
ANEXO USC- MET/TEC 06

MTODOS Y/O TCNICAS DE ENSEANZA- APRENDIZAJE
Los instructores/facilitadores podrn considerar una o ms de los siguientes mtodos y/o tcnicas para la realizacin del proceso de enseanza-aprendizaje
1. Charola de entrada: Esta tcnica se aplic a en cualquier actividad que implique la aplicacin de conocimientos y la habilidad de adaptar consideraciones tericas a resoluciones de tipo prctico e inmediato. Ventajas Cada participante detecta su nivel de conocimientos. Se logra la aplicacin de la informacin a situaciones reales. El participante descubre detalles en la informacin y en la aplicacin de conocimientos. Se confrontan opiniones de participantes con diferente nivel de conocimientos y con diversas experiencias. Se logra la consolidacin de conocimientos. Se reconoce el valor prctico de la informacin adquirida. Se puede trabajar sobre situaciones simuladas. Se detectan necesidades de capacitacin. Facilita la autogestin pues permite que lo que no sabe algn participante lo aprenda de otros. Desventajas Requiere tiempo para la elaboracin del paquete de escritos. Es necesario tener conocimientos de las reas crticas de la actividad laboral o del tema que se trate. Por la cantidad de materiales requeridos puede ser costosa. Debe ser manejada por personas con informacin mnima sobre la actividad. El nmero de participantes debe ser reducido. Si no se logra una dinmica activa, no se podrn obtener conclusiones que arrojen buenas ideas. Si los participantes poseen poca informacin, la discusin puede ser deficiente.
2. Debate dirigido: Esta tcnica consiste en la argumentacin de determinados puntos de vista por parte de dos sectores del grupo, con la finalidad de llegar a conclusiones grupales.
100
Ventajas Esta tcnica propicia la participacin activa de todo el grupo. Facilita la comprensin del tema y aclara dudas. Se obtienen conclusiones en poco tiempo. Fomenta el inters por un tema. Desventajas
Los participantes deben estar interesados en el tema. No se puede abordar temas muy espec ializados. Si el instructor no controla adecuadamente al grupo, la sesin puede convertirse en un desorden. Puede provocar sentimientos de insatisfaccin en los participantes. Requiere mucha experiencia en el manejo de grupos por parte del instructor.
3. Dilogo simultneo: Es una tcnica que permite la participacin informal de todo el grupo. Los participantes se dividen en parejas y discuten por espacio de cinco a 10 minutos sobre un tema y, al trmino del tiempo, se exponen las conclusiones acordadas. En esta tcnica existe la oportunidad de que todos los participantes expongan sus puntos de vista, basndose en sus conocimientos y experiencias sobre un tema y que los analicen de modo objetivo mediante la opinin de sus compaeros. Ventajas: Propicia la participacin de todo el grupo. Permite llegar a conclusiones rpidamente. Permite conocer los puntos de vista de gran parte del grupo. En grupos de hasta 20 participantes se logra un intercambio de informacin en forma rpida y precisa. Favorece la integracin del grupo. Desventajas: No permite profundizar en el tema. Los objetivos deben ser claros para todos, de lo contrario, la discusin puede salirse del tema.
4. Discusin en pequeos grupos (Corrillos): En esta tcnica la actividad se centra en un grupo de entre 10 y 15 participantes. El grupo intercambia experiencias, ideas, opiniones y comentarios. La discusin se lleva a cabo con el propsito de resolver un problema, tomar una decisin en grupo o adquirir conocimientos mediante las aportaciones de los participantes. El papel del instructor/facilitador consiste en coordinar y estimular la discusin del grupo. 101
Ventajas: Propicia la participacin de todo el grupo. Permite que se aprovechen las experiencias y los conocimientos de los diferentes miembros del grupo, haciendo que se contemplen los temas desde diferentes puntos de vista. Requiere pocos materiales (guin de discusin). Facilita la integracin del grupo y el trabajo en equipo. Permite evaluar los conocimientos del grupo. Desventajas: Exige un instructor/facilitador con habilidades especficas y dominio de situaciones. No funciona cuando los participantes desconocen el asunto que se va a discutir. El grupo debe tener al menos una mnima experiencia en grupos de discusin; de lo contrario, la tcnica se dificulta y resulta poco motivante.
5. Estudio de Casos: Consiste en el anlisis de una serie de hechos susceptibles de presentarse en la vida real. Es utilizado como un medio para que los participantes desarrollen su capacidad de anlisis y toma de decisiones, puesto que propicia el realismo y permite la expresin de ideas. Ventajas: Permite presentar a todas las personas una situacin tipo. Invita al intercambio libre de opiniones en la discusin. Hace posible que los participantes practiquen sin ningn riesgo. Propicia el aprendizaje mediante los conocimientos y experiencias de los dems. Desventajas: Si la habilidad del instructor/facilitador no es adecuada para dirigir el proceso, puede ocasionar que el grupo pierda inters en el problema. Al emplear una situacin simulada, los participantes pueden comenzar a inventar, suponer lo que les conviene, dar por hecho las suposiciones y obtener conclusiones apresuradas. Al no estar apreciando algo real, el aprendizaje es relativo. Es necesario que el grupo posea los conocimientos para hacer este ejercicio.
102
6. Expositiva: Consiste en la presentacin verbal de un tema por parte del instructor/facilitador ante un grupo de personas. Por lo general, se emplea cuando el grupo es grande, se dispone de poco tiempo y se requiere trasmitir principios y conceptos generales bsicos o informacin. Ventajas: Permite transmitir informacin de carcter terico en poco tiempo. Puede dirigirse a grupos numerosos. Permite tratar temas extensos y complejos. Desventaj as: Se requiere habilidad oratoria por parte del instructor Las caractersticas personales del instructor intervienen de manera considerable en el xito de la sesin. El aprendizaje logrado es bajo si no se refuerza o ejercita en el corto plazo; consecuen temente, el olvido se presenta pronto. La participacin del grupo es mnima y si se prolonga por mucho tiempo, decaen el inters y la motivacin.
7. Foro: Consiste en la discusin informal de un hecho o problema, realizada por todos los miembros de un grupo. Se utiliza por lo comn despus de una actividad e inters general para el grupo, como la proyeccin de una pelcula o bien, una conferencia. En el foro, cada uno de los asistentes tiene derecho a tomar la palabra, dirigido por un moderador y de acuerdo con reglas especficas. Ventajas: Participan todos los miembros del grupo. Se profundiza en el tema. Desventajas: Hay descontrol cuando se presentan desacuerdos. En grupos numerosos el tiempo no es suficiente para la participacin de todos. No hay evaluacin formal ni individual.
8. Interrogativa: Consiste en detectar los conocimientos de los miembros del grupo por medio de preguntas elaboradas por el instructor/facilitador y orientadas hacia un problema o tema especfico, para llegar posteriormente a conclusiones. Las preguntas pueden ir de lo ms complejo y permiten al
103
instructor detectar el tipo de grupo, as como las habilidades y los conocimientos que posee. Ventajas: El grupo participa de una manera controlada. Como se hacen preguntas concretas, las respuestas no exigen demasiado tiempo. No demanda necesariamente materiales didcticos. Sirve para una rpida evaluacin interfase. El instructor/facilitador puede llevar preparadas las preguntas y utilizarlas en cualquier momento de la sesin. Esta tc nica sirve al inicio de cada sesin para retomar el tema. Desventajas: Cuando la pregunta va dirigida a un participante en particular, ste puede sentirse inhibido. En grupos numerosos, no todos los capacitandos tienen la oportunidad de participar. Si las preguntas no estn bien formuladas pueden ocasionar confusin en los participantes. El abuso de esta tcnica puede causar monotona.
9. Mesa Redonda: En esta tcnica participa un grupo de personas especializadas en un mismo tema, que sostienen posiciones divergentes o contradictorias sobre l. Estos especialistas exponen ante el grupo sus diversos puntos de vista y sus actitudes basadas en hechos sobre el mismo tema o problema. La exposicin se presenta de manera alternada, siguiendo la lnea de discusin informal bajo la direccin de un moderador, que gua el cauce temtico de la discusin. Generalmente se elige un secretario que se encarga de tomar nota de los puntos de vista expresados, con lo cual facilita la formulacin de conclusiones. Al trmino de las exposiciones, el grupo puede intervenir con preguntas concretas que no generen pugna o demanden largas aclaraciones por parte de uno o todos los especialistas. Ventajas: Puede utilizarse en grupos numerosos. Proporciona al auditorio la oportunidad de conocer diferentes formas de concebir un mismo tema.
104
Desventajas: Demanda una atencin pormenorizada en las exposiciones por parte del moderador. Si no se mantiene un ritmo dinmico en las presentaciones, se puede caer en el tedio. Al no permitir la discusin, ni poner en tela de juicio alguna posicin, el inters del grupo y aun de los especialistas puede decaer.
10. Panel: El panel es una tcnica de participacin informal donde un grupo de especialistas en un tema, dialogan o conversan libremente entre s frente al grupo. Un moderador presenta a los miembros del panel y se desempea como catalizador que aclara los puntos discutidos, pregunta y controla el tiempo. Una vez finalizando el panel, el tema puede pasar al grupo, conducido por el moderador, y as se convierte en foro. Los especialistas exponen de manera informal y la pltica surge espontnea y dinmica. Sin embargo, debe seguir un desarrollo coordinado para que el grupo obtenga una visin completa acerca del tema. Ventajas: Permite el enriquec imiento de la experiencia personal de los participantes al escuchar varios aspectos de un tema. Favorece un ambiente informal y de confianza. No tiene estructurados el tiempo y el orden de presentacin de los ponentes. El moderador decide a cul de los ponentes dirige la pregunta, o si la plantea en forma abierta para que sea contestada de manera espontnea por alguno de ellos o ser l mismo quien responda. Desventajas: La participacin de los especialistas es poco profunda. Requiere una cuidadosa seleccin de los ponentes.
11. Simposio: Es una tcnica que presenta informacin de manera formal. Se dan a conocer diferentes aspectos de uno o varios temas ntimamente relacionados entre s, por un grupo de uno o seis especialistas. La exposicin de cada especialista tiene una duracin entre cinco a veinte minutos, de acuerdo con el nmero de personas que intervienen y la profundidad con que se trate el tema. El simposio es presidido por un moderador. En el caso de que se lleve a cabo dentro de un curso, el papel del moderador lo asume el instructor. En situaciones ms formales, el moderador debe ser una persona con autoridad intelectual sobre el tema. Los especialistas no discuten ni intercambian
105
opiniones entre s. En ocasiones, puede contarse con "relatores", que toman nota a lo largo de la sesin de todas las ideas expresadas y al final auxilian al moderador en la formulacin de las conclusiones. A diferencia del panel y de la mesa redonda, en el simposio participan profesionistas de diversas especialidades que se encuentran relacionados con el tema, y cada uno de ellos lo aborda desde su punto de vista. Por ejemplo, para el tema del "aborto" se podra invitar a un mdico, a un sacerdote, a un profesor, a una ama de casa, etctera. Ventajas: Proporciona al participante informacin desde diferentes puntos de vista, por medio de distintas disciplinas en un tema. La participacin de varias personas con aspectos variados de un tema, permite un ritmo estimulante y sin interrupcin. Proporciona informacin completa y profunda sobre cada aspecto de un tema. Permite el anlisis y la sntesis de informacin, as como el conocimiento autogestivo. Debido a que no hay discusin o comentarios entre los expositores, favorece la fluidez y el orden en la sesin. El tiempo de exposicin de cada especialista se fija de acuerdo con el nmero de personas que intervienen en el simposio y la profundidad con que se desea tratar el tema (cinco a veinte minutos). El utilizar tarjetas en el interrogatorio permite, al moderar, clasificar las preguntas y dirigirlas a los especialistas que considere adecuados, as como presentar las de inters comn. Con ello se evitan prdidas de tiempo. Desventajas: Ofrece pocas oportunidades para la intervencin del grupo, que disminuye en proporcin c on el nmero de participantes. La preparacin presenta problemas en cuanto a la facilidad de conseguir especialistas y en el tiempo requerido para prepararlos. Los expositores se ven limitados a hacer comentarios de los puntos de vista de los otros ponentes. A medida que el grupo es mayor, se anula la posibilidad de que el interrogatorio sea verbal, por lo que se deber hacer por medio de tarjetas.
106
GLOSARIO DE TRMINOS
107
Para la interpretacin de la presente Norma, que establece el Esquema General de Capacitacin para la Administracin Pblica Federal, as como de la Gua correspondiente para su implantacin, ser indispensable considerar el siguiente Glosario de Trminos: Capacitacin.- Es el conjunto de acciones orientadas a prop orcionar conocimientos y habilidades a los servidores pblicos, que les permitan mejorar el desempeo de sus funciones y prepararlos para otras de mayor responsabilidad. El proceso de capacitacin consiste en la realizacin de las siguientes etapas: diagnstico de necesidades, desarrollo y evaluacin y seguimiento de capacitacin. Enfoques de la investigacin en materia de capacitacin a) Enfoque con base en el puesto.- Donde lo importante es el puesto, determinado por las funciones y actividades acordes a los procesos correspondientes y en el que se sealan estndares de eficiencia y productividad y sus respectivas normas de trabajo; por lo que la investigacin deber orientarse hacia los conocimientos, habilidades y actitudes que se requieran para desempearlo para posteriormente comparar a cada persona contra los requerimientos y determinar las necesidades. b) Enfoque con base al desempeo.- Pone nfasis no en el debe saber o poder Vs. lo que se sabe y puede, sino en lo que debe lograr, debe alcanzar o debe hacer Vs. lo que logra, alcanza, o hace; es decir, partiendo de la base de que los puestos deben tener objetivos muy claros y lmites de accin precisos y congruentes con las normas y polticas de la institucin, se hace necesaria una evaluacin permanente de cada persona con el objeto de identificar las deficiencias que obstaculizan el logro de dichos objetivos.
Etapas del proceso de capacitacin : a) Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC).- Es la etapa que permitir encontrar las diferencias existentes entre los estndares de ejecucin, derivados de la valuacin de puestos y el perfil, con respecto al desempeo especfico del trabajador que lo ocupa (r); as como, de los requerimientos derivados de la comparacin entre el marco legal vigente versus el funcionamiento organizacional de la institucin y, la situacin presente y las expectativas de los servidores pblicos en forma individual.
108
b) Desarrollo de la Capacitacin.- Es la etapa de programacin y ejecucin de los cursos, que permitir disponer y procesar informacin relevante, para apoyar la retroalimentacin de la capacitacin, a efecto de realizar las modificaciones correspondientes, orientadas a iniciar los procesos de mejora continua. Propiciar, asimismo, la conjuncin oportuna de los recursos monetarios, fsicos y materiales en la realizacin de cualquier accin de capacitacin. c) Evaluacin y Seguimiento de la Capacitacin.- Es un proceso sistemtico y contino, mediante el cual se obtiene informacin respecto al cumplimiento de los objet ivos y metas del plan de capacitacin en general y, en particular, del proceso de enseanza aprendizaje. Permite establecer una retroalimentacin para la toma de decisiones, tendientes a reorientar, en su caso, el plan y/o proceso de capacitacin.
Instructor.- Persona que domina terica y prcticamente una o varias especialidades, o una parte de ellas. Su propsito fundamental es transmitir sus conocimientos y experiencias a otras personas que los requieren para desempearse correctamente en y para el puesto de trabajo. Debe dominar metodologas de enseanza-aprendizaje, acordes con el tipo de conocimientos a impartir y al tipo de capacitacin utilizado en el proceso formativo. Meta .- Es la definicin de una propsito expresado en forma cuantitativa, en el mbito temporal y espacial, respondiendo a la pregunta cunto se pretende conseguir?. Misin.- Constituye la justificacin o legitimacin de una organizacin o institucin es decir, su razn de ser, sus valores y creencias, el propsito duradero que sustenta su existencia. Objetivo.- Enunciado verificable de resultados o logros especficos por alcanzar, dentro de limitaciones especficas de los recursos; expresin cualitativa de los propsitos, respondiendo a las preguntas de qu y para qu se pretende cumplir. Proceso de Capacitacin.- Es el conjunto sistematizado de etapas (deteccin de necesidades, desarrollo de la capacitacin, evaluacin y seguimiento) por medio de las cuales, se implementarn los cursos y eventos de capacitacin que coadyuven a la profesionalizacin de los servidores pblicos. Proceso de enseanza-aprendizaje .- Planeacin y dinmica de los cambios de conducta o comportamiento, que se operan en los individuos o trabajadores sujetos a una instruccin, en funcin tanto de las caractersticas y acciones del
109
instructor como de los participantes involucrados y cuyos efectos inciden en los conocimientos, aptitudes y actitudes de estos ltimos.
Tipos de capacitacin : a) Induccin Institucional y Administrativa: Es aquella capacitacin por medio de la cual se pretende que todo servidor pblico de nuevo ingreso, conozca los objetivos y funciones generales de la Administracin Pblica, as como, la estructura orgnica y funcional de la institucin en la que ha de prestar sus servicios, y asimismo s e le den a conocer sus derechos y obligaciones dentro del marco del servicio pblico, a fin de lograr que se adapte de inmediato al contexto del Gobierno Federal. Siendo el rea de Personal o Recursos Humanos la unidad responsable de impartirla, mnimo una vez al mes. b) Induccin al Puesto: Consiste en la descripcin introductoria de las funciones y responsabilidades generales y especficas que deber desempear el servidor pblico en su puesto de trabajo. Asimismo, se le proporcionar instruccin tcnica necesaria para ser habilitado y pueda desempear correctamente sus funciones, siendo en este caso, el rea de adscripcin la responsable de impartirla. c) En el Puesto.- Es el que promueve, a travs del conocimiento, la actualizacin permanente del servidor pblico, permitindole estar preparado para desarrollar los altos niveles de eficacia y eficiencia que demanda la funcin de su responsabilidad. Dicha capacitacin se dirigir hacia la funcin sustantiva de su rea de trabajo, lo cual propiciar en el corto plazo el contar con trabajadores mejor preparados. Adicionalmente, los jefes de departamento proporcionarn a los servidores pblicos bajo su mando, conocimientos complementarios que requieran para mejorar el desempeo de sus actividades. d) Para el Puesto .- Se enfoca a proporcionar o incrementar los conocimientos y habilidades del servidor pblico, que lo preparen para el desarrollo de nuevas tareas, y le permitan no slo resolver correctamente nuevas responsabilidades, sino tambin encontrar perspectivas de desarrollo profesional y personal que estimularn su desempeo, a fin de hacer posible su profesionalizacin. Visin.- Descripcin de un escenario futuro, altamente deseable por la organizacin o institucin; es decir, la capacidad de ver ms all del tiempo y del espacio y por encima de los dems, lo que significa visualizar en trminos del resultado final que se pretende alcanzar.
110

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Gua Metodolgica para llevar a cabo el Proceso de Capacitacin en el Sector Pblico.

GUA METODOLGICA PARA LLEVAR A CABO EL PROCESO DE CAPACITACIN EN EL SECTOR PBLICO

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LINEAMIENTOS PARA LA INTEGRACIN, ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIN Y COMITS MIXTOS DE CAPACITACIN

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Jefe de Recursos Humanos o equivalente y un representante sindical.

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PRIMERA ETAPA DEL PROCESO

DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN (DNC)

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8. Las estrategias de trabajo que se aplicarn, para la realizacin de esta etapa.

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Gua Metodolgica para llevar a cabo el Proceso de Capacitacin en el Sector Pblico.

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Indicadores de Productividad y Calidad. Evaluacin del Desempeo.

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Capacitacin del personal.

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d) Con qu instrumentos/herramientas se llevar a cabo? Matriz de Concentracin de Resultados del DNC.

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SEGUNDA ETAPA DEL PROCESO

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II) EJECUCION DE ACCIONES

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DESCRIPCIN CONCEPTUAL Y METODOLGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIN

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b). Desarrollo de la Capacitacin Programacin de Acciones Ejecucin de Acciones

c). Seguimiento y Evaluacin Metodologa de Seguimiento y Evaluacin

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Indicadores Estratgicos, de Gestin, de Productividad y/o Calidad Retroalimentacin del Proceso

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