ORDINUL ministrului finanelor publice nr.

946/2005*) pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial
Art. 1. Se aprob Codul controlului intern/ managerial, cuprinznd standardele de control intern/ managerial la entitile publice, prevzut n anexa nr. 1. Art. 2. (1) Conductorul fiecrei entiti publice dispune, innd cont de particularitile cadrului legal de organizare i funcionare, precum i de standardele prevzute n anexa nr. 1, msurile necesare pentru elaborarea i/sau dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activiti. (2) Obiectivele, aciunile, responsabilitile, termenele, precum i alte componente ale msurilor respective se cuprind n programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, elaborat i actualizat la nivelul fiecrei entiti publice. (3) n program se evideniaz, n mod distinct, i aciunile de perfecionare profesional, att pentru persoanele cu funcii de conducere, ct i pentru cele de execuie, prin cursuri organizate de coala de Finane Publice i Vam, Agenia Naional a Funcionarilor Publici sau de alte organisme abilitate. Art. 3. (1) n vederea monitorizrii, coordonrii i ndrumrii metodologice a implementrii i/sau dezvoltrii sistemului de control intern/managerial, conductorul entitii publice constituie, prin act de decizie intern, o structur cu atribuii n acest sens. (2) Componena, modul de organizare i de lucru, precum i alte elemente privind structura prevzut la alin. (1) se stabilesc, n funcie de volumul i de complexitatea activitilor din fiecare entitate public, de ctre conductorul acesteia. (3) n vederea elaborrii procedurilor formalizate pe activiti, entitile publice pot utiliza modelul prezentat n anexa nr. 2. Art. 4. (1) Programele elaborate i actualizate conform art. 2 alin. (2), inclusiv actele administrative de constituire i modificare a structurilor prevzute la art. 3 alin. (1), vor fi transmise, n vederea informrii i armonizrii, la entitile publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea, dar nu mai trziu de data de 15 martie a fiecrui an. (2) Stadiul implementrii i dezvoltrii sistemelor de control intern/managerial la nivelul entitilor publice, precum i situaiile deosebite, constatate n aciunile de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic, derulate de structurile prevzute la art. 3 alin. (1), fac obiectul informrii, prin ntocmirea de situaii trimestriale/anuale, care se transmit entitilor publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea. (3) Instituiile publice n care se exercit funcia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special transmit Ministerului Finanelor Publice Unitatea central de armonizare a sistemelor de management financiar i control, prin controlorii delegai numii la acestea de ctre ministrul finanelor publice, situaii centralizatoare ale situaiilor trimestriale/anuale prevzute la alin. (2), ntocmite pe formatulmodel prezentat n anexa nr. 3, pn la data de 25 a lunii urmtoare fiecrui trimestru ncheiat, respectiv pn la 25 februarie a anului urmtor, pentru anul precedent. Art. 5. (1) Se aprob Instruciunile privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului anual al conductorului entitii publice asupra sistemului de control intern/managerial, prevzute n anexa nr. 4. (2) Ministerul Finanelor Publice, prin Unitatea central de armonizare a sistemelor de management financiar i control, elaboreaz, n temeiul art. 4 alin. (5) i al art. 19 alin. (8) lit. h) i i) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, un raport anual privind controlul intern, care va cuprinde analiza activitii de control financiar preventiv i a stadiului implementrii sistemelor de control intern/managerial la nivelul instituiilor publice la care se exercit funcia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special. (3) Ministerul Finanelor Publice prezint Guvernului raportul prevzut la alin. (2), odat cu conturile generale anuale de execuie a bugetelor prevzute de lege. Art. 6. (1) n vederea asigurrii bunei gestiuni a fondurilor publice i/sau a patrimoniului public, Ministerul Finanelor Publice, prin Unitatea central de armonizare a sistemelor de management financiar i control, avizeaz, din punctul de vedere al referirilor la procedurile de control, proiectele de reglementri cu implicaii financiare, care se elaboreaz i se aprob la nivelul entitilor publice n care se exercit funcia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special, la solicitarea acestora. (2) Controlorii delegai numii de ministrul finanelor publice pentru exercitarea controlului financiar preventiv delegat i/sau monitorizarea operaiunilor financiare la instituiile publice formuleaz, n scris, la solicitarea ordonatorilor de credite sau a conductorului compartimentului iniiator, un aviz consultativ privind msurile de control prevzute n proiectele de proceduri elaborate n cadrul instituiei respective, precum i conformitatea acestor proceduri cu prevederile prezentului ordin. Art. 7. Anexele nr. 14 fac parte integrant din prezentul ordin. Art. 8. Prezentul ordin va fi publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, i va fi cuprins n pagina de internet a Ministerului Finanelor Publice.

*) Republicat n temeiul art. IV din Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.649/2011 privind modificarea i completarea Ordinului ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 140 din 24 februarie 2011. Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 675 din 28 iulie 2005, a mai fost modificat i completat prin: Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.389/2006 privind modificarea i completarea Ordinului ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 771 din 12 septembrie 2006.

11
ANEXA Nr. 1

CODUL CONTROLULUI INTERN/MANAGERIAL

cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice STANDARDELE DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA ENTITILE PUBLICE Prezentare general 1. O nou abordare a controlului intern/managerial Acquis-ul comunitar n domeniul controlului intern/managerial este alctuit, n mare msur, din principii generale de bun practic, acceptate pe plan internaional i n Uniunea European. Modalitatea n care aceste principii se transpun n sistemele de control intern/managerial este specific fiecrei ri, innd cont de condiiile constituionale, administrative, legislative, culturale etc. n contextul principiilor generale de bun practic care compun acquis-ul comunitar, controlului i se asociaz o accepiune mult mai larg, acesta fiind privit ca o funcie managerial, i nu ca o operaiune de verificare. Prin funcia de control, managementul constat abaterile rezultatelor de la obiective, analizeaz cauzele care le-au determinat i dispune msurile corective sau preventive ce se impun. Natura obiectivelor Obiectivele entitii publice pot fi grupate n trei categorii: 1) Eficacitatea i eficiena funcionrii Aceast categorie cuprinde obiectivele legate de scopurile entitii publice i de utilizarea eficient a resurselor. De asemenea, tot aici sunt incluse i obiectivele privind protejarea resurselor entitii publice de utilizare inadecvat sau de pierderi, ca i identificarea i gestionarea pasivelor. 2) Fiabilitatea informaiilor interne i externe Aceast categorie include obiectivele legate de inerea unei contabiliti adecvate, ca i de fiabilitatea informaiilor utilizate n entitatea public sau difuzate ctre teri. De asemenea, n aceast categorie sunt incluse i obiectivele privind protejarea documentelor mpotriva a dou categorii de fraude: disimularea fraudei i distorsionarea rezultatelor. 3) Conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne Aceast categorie cuprinde obiective legate de asigurarea c activitile entitii publice se desfoar n conformitate cu obligaiile impuse de lege i de regulamente, precum i cu respectarea politicilor interne. Descompunerea i formularea obiectivelor n entitatea public, obiectivele generale se descompun n obiective derivate, care, la rndul lor, se descompun n obiective specifice (individuale), formnd un ansamblu coerent. Formularea obiectivelor poate fi calitativ sau cantitativ, ns, n orice caz, trebuie definii indicatori de rezultate, pe ct posibil comensurabili. Planificarea Pentru a se realiza obiectivele, se desfoar activiti adecvate, crora este necesar s li se aloce resurse. Expresia valoric a resurselor se reflect n buget, care reprezint planul financiar. Obiectivele, activitile ealonate n timp i resursele aferente constituie planul de management. Planificarea constituie un element fundamental al sistemului de control intern/managerial, deoarece, prin plan, se stabilete baza de referin n raport cu care aceasta se exercit. Organizarea Activitile prin care se realizeaz obiectivele (individuale, derivate i generale) sunt transpuse n sarcini (componenta elementar), atribuiuni i funciuni (componente agregate) i sunt atribuite, spre efectuare, componentelor structurale ale entitii publice (posturi i compartimente). Aceasta conduce la definirea unei structuri organizatorice adecvate ndeplinirii obiectivelor. Controlul intern/managerial nu poate opera n afara unui plan i a unei structuri organizatorice adecvate. Riscurile Evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor constituie riscuri care trebuie identificate. Managementul are obligaia de a identifica riscurile i de a ntreprinde acele aciuni care plaseaz i menin riscurile n limite acceptabile. Trebuie meninut un echilibru ntre nivelul acceptabil al riscurilor i costurile pe care le implic aceste aciuni. Procedurile Pentru realizarea obiectivelor trebuie s se asigure un echilibru ntre sarcini, competen (autoritate decizional conferit prin delegare) i responsabiliti (obligaia de a realiza obiectivele) i s se defineasc proceduri. Procedurile reprezint paii ce trebuie urmai (algoritmul) n realizarea sarcinilor, exercitarea competenelor i angajarea responsabilitilor. n acest context, se afirm despre controlul intern/ managerial c: este integrat n sistemul de management al fiecrei componente structurale a entitii publice; intr n grija personalului de la toate nivelurile; ofer o asigurare rezonabil a atingerii obiectivelor, ncepnd cu cele individuale i terminnd cu cele generale. Activitile de control Controlul este prezent pe toate palierele entitii publice i se manifest sub forma autocontrolului, controlului n lan (pe faze ale procesului) i a controlului ierarhic. Din punctul de vedere al momentului n care se exercit, controlul este concomitent (operativ), ex-ante (feed-forward) i ex-post (feedback). Printre activitile de control curente se regsesc: observarea, compararea, aprobarea, raportarea, coordonarea, verificarea, analiza, autorizarea, supervizarea, examinarea, separarea funciunilor i monitorizarea. n afara activitilor de control integrate n linia de management, pot fi organizate controale specializate, efectuate de componente structurale anume constituite (comisii, compartimente de control etc.), a cror activitate se desfoar n baza unui plan conceput prin luarea n considerare a riscurilor. Definirea Pentru o nelegere adecvat a conceptului de control intern, privit prin prisma principiilor generale de bun practic acceptate pe plan internaional i n Uniunea European, se red mai jos definiia adoptat de Comisia European. Controlul intern reprezint ansamblul politicilor i procedurilor concepute i implementate de ctre managementul i personalul entitii publice, n vederea furnizrii unei asigurri rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entitii publice ntr-un mod economic, eficient i eficace; respectarea regulilor externe i a politicilor i regulilor managementului; protejarea bunurilor i a informaiilor; prevenirea i depistarea fraudelor i greelilor; calitatea documentelor de contabilitate i producerea n timp util de informaii de ncredere, referitoare la segmentul financiar i de management*).

*) Alte definiii ale controlului intern: INTOSAI Controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o asigurare rezonabil c obiectivele managementului sunt ndeplinite. Comitetul Entitilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (S.U.A.) COSO Controlul intern este un proces implementat de managementul entitii publice, care intenioneaz s furnizeze o asigurare rezonabil cu privire la atingerea obiectivelor, grupate n urmtoarele categorii: eficacitatea i eficiena funcionrii; fiabilitatea informaiilor financiare; respectarea legilor i regulamentelor. Institutul Canadian al Contabililor Autorizai (Criteria of Control) CoCo Controlul intern este ansamblul elementelor unei organizaii (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura, structura i sarcinile) care, n mod colectiv, i ajut pe oameni s realizeze obiectivele entitii publice, grupate n3 categorii: eficacitatea i eficiena funcionrii; fiabilitatea informaiei interne i externe; respectarea legilor, regulamentelor i politicilor interne.

12

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 2. Scopul i definirea standardelor de control intern/managerial

Standardele de control intern/managerial definesc un minimum de reguli de management, pe care toate entitile publice trebuie s le urmeze. Obiectivul standardelor este de a crea un model de control intern/managerial uniform i coerent. De asemenea, standardele constituie un sistem de referin, n raport cu care se evalueaz sistemele de control intern/managerial, se identific zonele i direciile de schimbare. Stabilirea sistemelor de control intern/managerial intr n responsabilitatea managementului fiecrei entiti publice i trebuie s aib la baz standardele elaborate de Ministerul Finanelor Publice. Formularea ct mai general a standardelor a fost necesar pentru a da posibilitatea managerilor s le aplice, n pofida deosebirilor semnificative ntre diferitele entiti publice. Sistemele de control intern/managerial trebuie dezvoltate innd cont de specificul legal, organizaional, de personal, de finanare etc. al fiecrei entiti publice n parte. La elaborarea standardelor interne s-a inut cont de experiena n domeniu a Comisiei Europene, INTOSAI, Comitetului Entitilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway, Institutului Canadian al Contabililor Autorizai. Standardele sunt grupate n cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului intern/managerial: Mediul de control. Acesta grupeaz problemele legate de organizare, managementul resurselor umane, etic, deontologie i integritate. Performana i managementul riscurilor. Acest element subsumeaz problematica managementului legat de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianual), programare (planul de management) i performan (monitorizarea performanei). Informarea i comunicarea. n aceast seciune sunt grupate problemele ce in de crearea unui sistem informaional adecvat i a unui sistem de rapoarte privind execuia planului

de management, a bugetului, a utilizrii resurselor, semnalarea abaterilor. De asemenea, conservarea i arhivarea documentelor trebuie avute n vedere. Activiti de control. Standardele subsumate acestui element-cheie al controlului intern/managerial se focalizeaz asupra: documentrii procedurilor; continuitii operaiunilor; nregistrrii excepiilor (abaterilor de proceduri); separrii atribuiilor; supravegherii (monitorizrii) etc. Auditarea i evaluarea. Problematica vizat de aceast grup de standarde privete dezvoltarea capacitii de evaluare a controlului intern/managerial, n scopul asigurrii continuitii procesului de perfecionare a acestuia. Fiecare standard este structurat pe 3 componente: Descrierea standardului prezint trsturile definitorii ale domeniului de management la care se refer standardul, domeniu fixat prin titlul acestuia; Cerine generale anun direciile determinante n care trebuie acionat, n vederea respectrii standardului; Referine principale listeaz actele normative reprezentative, care cuprind prevederi aplicabile standardului. Pe ansamblu, standardele i referinele principale asociate constituie pachetul reprezentativ al normelor de reglementare Codul controlului intern/managerial , care guverneaz obiectivele, organizarea i funcionarea sistemelor de management financiar i control (control intern/managerial) la entitile publice. n contextul aciunilor pentru elaborarea i/sau dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, entitile publice au obligaia actualizrii permanente a listei actelor normative reprezentative, cuprinse n componenta referine principale a fiecrui standard, precum i a completrii acesteia cu orice alte reglementri care cuprind prevederi aplicabile fiecrui standard.

STANDARDELE DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA ENTITILE PUBLICE lista standardelor Mediul de control Standardul 1 ETICA, INTEGRITATEA Standardul 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI Standardul 3 COMPETENA, PERFORMANA Standardul 4 FUNCII SENSIBILE Standardul 5 DELEGAREA Standardul 6 STRUCTURA ORGANIZATORIC Performane i managementul riscului Standardul 7 OBIECTIVE Standardul 8 PLANIFICAREA Standardul 9 COORDONAREA Standardul 10 MONITORIZAREA PERFORMANELOR Standardul 11 MANAGEMENTUL RISCULUI Standardul 15 IPOTEZE, REEVALURI Informarea i comunicarea Standardul 12 INFORMAREA Standardul 13 COMUNICAREA Standardul 14 CORESPONDENA Standardul 16 SEMNALAREA NEREGULARITILOR Activiti de control Standardul 17 PROCEDURI Standardul 18 SEPARAREA ATRIBUIILOR Standardul 19 SUPRAVEGHEREA Standardul 20 GESTIONAREA ABATERILOR Standardul 21 CONTINUITATEA ACTIVITII Standardul 22 STRATEGII DE CONTROL Standardul 23 ACCESUL LA RESURSE Auditarea i evaluarea Standardul 24 VERIFICAREA I EVALUAREA CONTROLULUI Standardul 25 AUDITUL INTERN

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 Standard 1 ETICA, INTEGRITATEA 1.1. Descrierea standardului Entitatea public asigur condiiile necesare cunoaterii de ctre angajai a reglementrilor care guverneaz comportamentul acestora, prevenirea i raportarea fraudelor*) i neregulilor. Cerine generale Managerul i salariaii trebuie s aib un nivel corespunztor de integritate**) profesional i personal i s fie contieni de importana activitii pe care o desfoar; Managerul, prin deciziile sale i exemplul personal, sprijin i promoveaz valorile etice i integritatea profesional i personal a salariailor. Deciziile i exemplul personal trebuie s reflecte: valorificarea transparenei i probitii n activitate; valorificarea competenei profesionale; iniiativa prin exemplu; conformitatea cu legile, regulamentele, regulile i politicile specifice; respectarea confidenialitii informaiilor; tratamentul echitabil i respectarea indivizilor; relaiile loiale cu colaboratorii; caracterul complet i exact al operaiilor i documentaiilor; modul profesional de abordare a informaiilor financiare; Salariaii manifest acel comportament i dezvolt acele aciuni percepute ca etice n entitatea public; Managerul i salariaii au o abordare pozitiv fa de controlul financiar, a crui funcionare o sprijin. Referine principale***) Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduit a funcionarilor publici, republicat; Legea nr. 251/2004 privind unele msuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor aciuni de protocol n exercitarea mandatului sau a funciei; Legea nr. 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n exercitarea demnitilor publice, a funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i sancionarea corupiei, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 115/1996 pentru declararea i controlul averii demnitarilor, magistrailor, a unor persoane cu funcii de conducere i de control i a funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduit a personalului contractual din autoritile i instituiile publice; Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare;

13

1.2.

1.3.

*) Frauda nseamn orice aciune sau omisiune intenionat n legtur cu: utilizarea sau prezentarea de declaraii ori documente false, incorecte sau incomplete, inclusiv faptele penale prevzute n cap. III seciunea 41 din Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare, care au ca efect alocarea/dobndirea, respectiv utilizarea nepotrivit sau incorect a fondurilor comunitare de la bugetul general al Comunitii Europene i/sau a sumelor de cofinanare aferente de la bugetul de stat, bugetele prevzute la art. 1 alin. (2) lit. a)f) i l) din Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare, i la art. 1 alin. (2) lit. a)d) din Legea nr. 273/ 2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; necomunicarea unei informaii prin nclcarea unei obligaii specifice, avnd acelai efect la care s-a fcut referire anterior; deturnarea acestor fonduri de la scopurile pentru care au fost acordate iniial [conform art. 2 lit. b) din Ordonana Guvernului nr. 79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate necorespunztor, aprobat cu modificri prin Legea nr. 529/2003, cu modificrile i completrile ulterioare]. **) Integritate: caracter integru; sentiment al demnitii, dreptii i contiinciozitii, care servete drept cluz n conduita omului; onestitate, cinste, probitate. ***) Valorile etice fac parte din cultura entitii publice i constituie un cod nescris, pe baza cruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea public trebuie s aib un cod de conduit oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniform a valorilor etice a tuturor salariailor. Codul etic stabilete care sunt obligaiile rezultate din lege crora trebuie s Ii se supun salariaii, n plus peste cele rezultate ca urmare a raporturilor de munc: depunerea declaraiei de avere, a declaraiei pentru prevenirea conflictului de interese. Exist i cazuri n care legea prevede incompatibiliti pentru ocuparea unor funcii publice. Codul de conduit a funcionarilor publici este aprobat prin lege. La nivelul fiecrei instituii, codul etic se aprob de ctre conductor. Pentru a putea aciona n conformitate cu valorile entitii publice, salariaii au nevoie de sprijin i de o comunicare deschis, n special atunci cnd este vorba despre ajutorul acordat pentru rezolvarea dilemelor i a incertitudinilor n materie de conduit adecvat. Salariaii entitilor publice sunt liberi s comunice preocuprile lor n materie de etic. Managementul entitii trebuie s creeze un mediu adecvat acestui tip de comunicare. Conducerea trebuie s supravegheze comportamentul efectiv al salariailor din subordine, referitor la standardul de etic i integritate, i s trateze n mod adecvat orice abatere de la codul de conduit.

14

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 Legea nr. 176/ 2010 privind integritatea n exercitarea funciilor i demnitilor publice, pentru modificarea i completarea Legii nr. 144/2007 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Ageniei Naionale de Integritate, precum i pentru modificarea i completarea altor acte normative; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 56/2004 privind crearea statutului special al funcionarului public denumit manager public, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 452/2004, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.190/2004 pentru aprobarea Codului etic al profesiei de controlor delegat; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern. Standard 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI 2.1. Descrierea standardului Entitatea public transmite angajailor i actualizeaz permanent: documentul privind misiunea entitii publice; regulamentele interne; fia postului (funciei). Cerine generale Atribuiile entitii publice pot fi realizate numai dac sunt cunoscute de salariai i acetia acioneaz concertat; Fiecare salariat are un rol bine definit n entitatea public, stabilit prin fia postului; Sarcinile sunt ncredinate i rezultatele sunt comunicate numai n raportul manager salariat manager (ef subaltern ef); Managerii trebuie s identifice sarcinile n realizarea crora salariaii pot fi expui unor situaii dificile i care influeneaz n mod negativ managementul entitii; Managerul trebuie s susin salariatul n ndeplinirea sarcinilor sale. Referine principale*) Legea nr. 90/2001 privind organizarea i funcionarea Guvernului Romniei i a ministerelor, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 64/2003 privind stabilirea unor msuri privind nfiinarea, organizarea, reorganizarea sau funcionarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului, a ministerelor, a altor organe de specialitate ale administraiei publice centrale i a unor instituii publice, aprobat cu modificri prin Legea nr. 194/2004, cu modificrile ulterioare; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor msuri de reorganizare n cadrul administraiei publice centrale, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2004, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare; Actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice; Hotrrea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizrii principalelor funcii de sprijin pe care le asigur ministerele, celelalte organe centrale i organizaiile neguvernamentale privind prevenirea i gestionarea situaiilor de urgen.

2.2.

2.3.

*) Managementul entitii publice va comunica tuturor angajailor care sunt sarcinile entitii, rezultate din actul normativ de organizare i funcionare. Totodat, se va ngriji ca aceste sarcini s se regseasc n Regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice, la care s aib acces toi salariaii. Se vor ntocmi i se vor actualiza, ori de cte ori necesitile o vor cere, fiele postului pentru toi funcionarii publici i personalul contractual din entitatea public. Aceasta este o obligaie permanent a fiecrui nivel de management. Regulamentul de organizare i funcionare a entitii se public pe pagina de internet a entitii publice.

Standard 3 COMPETENA, PERFORMANA*) 3.1. Descrierea standardului Managerul asigur ocuparea posturilor de ctre persoane competente, crora le ncredineaz sarcini potrivit competenelor, i asigur condiii pentru dezvoltarea capacitii profesionale a salariatului.

*) Salariaii entitii publice trebuie s aib cunotinele profesionale, competenele, atribuiile i instrumentele necesare pentru a contribui la realizarea obiectului de activitate al entitii publice. Este stabilit prin lege c ocuparea posturilor unei entiti publice se face prin concurs. Acest lucru asigur premisele realizrii sarcinilor entitii de ctre persoane capabile i competente, precum i atingerea obiectivelor de viitor ale entitii publice. Managementul entitii publice evalueaz continuu nevoile i cerinele acesteia, fapt care permite luarea unor decizii motivate n materie de formare, supraveghere, atribuire a sarcinilor i de reorganizare. Conducerea poate recurge la servicii externe pentru a rspunde nevoilor care nu pot fi satisfcute cu resursele entitii publice. Formarea profesional poate fi axat pe acele competene care favorizeaz performanele individuale i pe abilitile interpersonale care vizeaz luarea deciziilor i nvarea n grup.

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 3.2. Cerine generale Managerul i salariaii au acele cunotine, abiliti i experien care fac posibil ndeplinirea eficient i efectiv a sarcinilor; Competena angajailor i sarcinile ncredinate trebuie s se afle n echilibru permanent, stabil. Aciuni pentru asigurarea acestuia: definirea cunotinelor i deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munc; conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit; identificarea planului de pregtire de baz a noului angajat, nc din timpul procesului de recrutare; revederea necesitilor de pregtire n contextul evalurii anuale a angajailor i urmrirea evoluiei carierei; asigurarea faptului c necesitile de pregtire identificate sunt satisfcute; dezvoltarea capacitii interne de pregtire complementar formelor de pregtire externe entitii publice; definirea politicii de pregtire/mobilitate; Performanele angajailor se evalueaz cel puin o dat pe an i sunt discutate cu acetia de ctre realizatorul raportului; Competena i performana trebuie susinute de instrumente adecvate, care includ tehnica de calcul, software-urile, brevetele, metodele de lucru etc.; Nivelul de competen necesar este cel care constituie premisa performanei. Referine principale Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicat; Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 92/2004 privind reglementarea drepturilor salariale i a altor drepturi ale funcionarilor publici pentru anul 2005, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 76/2005, cu modificrile ulterioare; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 82/2004 privind unele msuri n domeniul funciei publice, aprobat prin Legea nr. 9/2005; Legea-cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitar a personalului pltit din fonduri publice; Legea nr. 40/1991 cu privire la salarizarea Preedintelui i Guvernului Romniei, precum i a personalului Preediniei, Guvernului i al celorlalte organe ale puterii executive, republicat, cu modificrile ulterioare; Hotrrile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a funciilor publice; Ordonana Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesional a adulilor, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesional a adulilor, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul preedintelui Ageniei Naionale a Funcionarilor Publici nr. 206/2005 pentru aprobarea Metodologiei de evaluare a posturilor i a Criteriilor de evaluare a posturilor; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 15/2005 privind unele msuri pentru ocuparea prin concurs a funciilor publice vacante din cadrul autoritilor i instituiilor publice implicate n implementarea angajamentelor asumate prin negocierile pentru aderarea Romniei la Uniunea European, aprobat cu modificri prin Legea nr. 130/2005; Actele normative prin care au fost aprobate statutele specifice ale personalului din entitile sistemului de aprare i ordine public, precum i statutele corpurilor profesionale; Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiar a personalului care gestioneaz fonduri comunitare, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 595/2009 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind stimularea financiar a personalului care gestioneaz fonduri comunitare, cu modificrile ulterioare.

15

3.3.

16

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 Standard 4 FUNCII SENSIBILE 4.1. Descrierea standardului Entitatea public identific funciile considerate ca fiind sensibile i stabilete o politic adecvat de rotaie a salariailor care ocup astfel de funcii. Cerine generale n entitatea public se ntocmesc: inventarul funciilor sensibile; lista cu salariaii care ocup funcii sensibile; planul pentru asigurarea rotaiei salariailor din funcii sensibile, astfel nct un salariat s nu activeze ntr-o astfel de funcie, de regul, mai mult de 5 ani; n inventarul funciilor sensibile sunt reflectate, de regul, acele funcii care prezint risc semnificativ n raport cu obiectivele; Rotaia personalului se face cu efect minim asupra activitii entitii publice i a salariailor. Referine principale Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicat; Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Alte reglementri n domeniul muncii. Standard 5 DELEGAREA 5.1. Descrierea standardului Managerul stabilete, n scris, limitele competenelor i responsabilitilor pe care le deleag. Cerine generale Delegarea de competen se face innd cont de imparialitatea deciziilor ce urmeaz a fi luate de persoanele delegate i de riscurile asociate acestor decizii; Salariatul delegat trebuie s aib cunotina, experiena i capacitatea necesar efecturii actului de autoritate ncredinat; Asumarea responsabilitii de ctre salariatul delegat se confirm prin semntur; Subdelegarea este posibil cu acordul managerului; Delegarea de competen nu l exonereaz pe manager de responsabilitate. Referine principale Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare, art. 20 alin. (2): Ordonatorii principali de credite pot delega aceast calitate nlocuitorilor de drept, secretarilor generali sau altor persoane mputernicite n acest scop. Prin actul de delegare ordonatorii principali de credite vor preciza limitele i condiiile delegrii.; Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice; Fia postului; Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanelor Publice, Direcia general de control financiar preventiv, publicat pe adresa de internet a ministerului (pag. 14, pct. 2.1.2 Delegarea de competen). Standard 6 STRUCTURA ORGANIZATORIC 6.1. Descrierea standardului Entitatea public definete propria structur organizatoric, competenele, responsabilitile, sarcinile i obligaia de a raporta pentru fiecare component structural i informeaz n scris salariaii. Cerine generale Competena, responsabilitatea, sarcina i obligaia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie s fie clare, coerente i s reflecte elementele avute n vedere pentru realizarea obiectivelor entitii publice; Competena constituie capacitatea de a lua decizii, n limite definite, pentru realizarea activitilor specifice postului; Responsabilitatea reprezint obligaia de a ndeplini sarcinile i se nscrie n limitele ariei de competen; Raportarea reprezint obligaia de a informa asupra ndeplinirii sarcinilor.

4.2.

4.3.

5.2.

5.3.

6.2.

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 6.3. Referine principale*) Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare; Actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice.

17

*) n temeiul actului normativ privind organizarea i funcionarea entitii publice, managerul aprob structura organizatoric: departamente, direcii generale, direcii, servicii, birouri, posturi de lucru. ncadrarea cu personal de conducere i personal de execuie a acestor structuri se regsete n statul de funcii al entitii. Scopul acestei aciuni este realizarea n bune condiii de eficien i eficacitate a obiectivelor entitii.

Standard 7 OBIECTIVE 7.1. Descrierea standardului Entitatea public trebuie s defineasc obiectivele determinante, legate de scopurile entitii, precum i cele complementare, legate de fiabilitatea informaiilor, conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne i s comunice obiectivele definite tuturor salariailor i terilor interesai. Cerine generale Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entitii publice; Entitatea public transpune obiectivele generale n obiective specifice i n rezultate ateptate pentru fiecare activitate i le comunic personalului; Obiectivele trebuie astfel definite nct s rspund pachetului de cerine S.M.A.R.T.*); Fixarea obiectivelor reprezint atributul managementului, iar responsabilitatea realizrii acestora revine att managementului, ct i salariailor; Multitudinea i complexitatea obiectivelor impun utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilitilor, rspunderilor, de a asigura operativitate n cunoaterea rezultatelor etc. Referine principale**) Acest standard presupune ca, pentru toate obiectivele, s fie alocate resursele financiare, materiale i umane necesare. n acest sens, Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare, prevede: art. 3 alin. (2): Creditele bugetare aprobate se utilizeaz pentru finanarea funciilor administraiei publice, programelor, aciunilor, obiectivelor i sarcinilor prioritare, potrivit scopurilor prevzute n legi i alte reglementri [...]; art. 4 alin. (5): Pentru aciunile multianuale se nscriu n buget, distinct, creditele de angajament i creditele bugetare; art. 14 alin. (1): Cheltuielile bugetare au destinaie precis i limitat i sunt determinate de autorizrile coninute n legi specifice i n legile bugetare anuale; art. 15 alin. (1): n cazurile n care se fac propuneri de elaborare a unor proiecte de acte normative a cror aplicare atrage micorarea veniturilor sau majorarea cheltuielilor aprobate prin buget, trebuie s se prevad i mijloacele necesare pentru acoperirea minusului de venituri sau creterea cheltuielilor [...]; art. 22 alin. (1): Ordonatorii de credite au obligaia de a angaja i a utiliza creditele bugetare numai n limita prevederilor i destinaiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea instituiilor publice respective i cu respectarea dispoziiilor legale; art. 28 lit. f): referitor la estimarea anual a performanelor fiecrui program care trebuie s precizeze: aciunile, costurile asociate, obiectivele urmrite, rezultatele obinute i estimate pentru anii urmtori, msurate prin indicatori precii, a cror alegere este justificat; art. 56 alin. (2): Ordonatorii principali de credite au obligaia s ntocmeasc i s anexeze la situaiile financiare anuale [...] obiectivele [...]; Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea Instruciunilor privind coninutul, forma de prezentare i structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni; Legile bugetare anuale.

7.2.

7.3.

*) S Precise (n limba englez: Specific); M Msurabile i verificabile (n limba englez: Measurable and verifiable); A Necesare (n limba englez: Appropriate); R Realiste (n limba englez: Realistic); T Cu termen de realizare (n limba englez: Time-dependent). **) Obiectivele generale ale oricrei entiti publice se refer la realizarea unor servicii publice de bun calitate, n condiii de eficien i eficacitate maxim, astfel cum sunt prezentate aceste obiective n actul normativ care reglementeaz organizarea i funcionarea entitii publice.

18

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 Standard 8 PLANIFICAREA 8.1. Descrierea standardului Entitatea public ntocmete planuri prin care se pun n concordan activitile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel nct riscurile de a nu realiza obiectivele s fie minime. Cerine generale Planificarea este una din funciile eseniale ale managementului; Planificarea se refer la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Avnd n vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesit decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare; Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprim planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului; Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor variaz n funcie de diveri factori, precum: mrimea entitii publice, structura decizional a acesteia, necesitatea aprobrii formale a unor activiti etc. Dup orizontul de timp la care se refer, n general, se elaboreaz: planuri anuale; planuri multianuale. Specific planificrii multianuale este stabilirea unei succesiuni de msuri ce trebuie luate pentru atingerea obiectivelor. Referine principale*) Legile bugetare anuale; Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare; art. 4 alin. (1): Legea bugetar anual prevede i autorizeaz, pentru anul bugetar, veniturile i cheltuielile bugetare, precum i reglementri specifice exerciiului bugetar; art. 4 alin. (5): Pentru aciunile multianuale se nscriu n buget, distinct, creditele de angajament i creditele bugetare; art. 4 alin. (6): n vederea realizrii aciunilor multianuale ordonatorii de credite ncheie angajamente legale, n limita creditelor de angajament aprobate prin buget pentru anul bugetar respectiv; art. 22 alin. (2) lit. g): Organizarea evidenei programelor, inclusiv a indicatorilor afereni acestora.; art. 32: Ministerul Finanelor Publice va nainta Guvernului, pn la data de 1 mai, obiectivele politicii fiscale i bugetare pentru anul bugetar pentru care se elaboreaz proiectul de buget i urmtorii 3 ani, mpreun cu limitele de cheltuieli stabilite pe ordonatorii principali de credite [...]; art. 34 alin. (1): Ordonatorii principali de credite au obligaia ca pn la data de 15 iulie a fiecrui an s depun la Ministerul Finanelor Publice propunerile pentru proiectul de buget i anexele la acesta, pentru anul bugetar urmtor, cu ncadrarea n limitele de cheltuieli i estimrile pentru urmtorii 3 ani [...]; art. 39 alin. (1): Ordonatorii principali de credite vor prezenta anual programul de investiii publice, pe clasificaia funcional; art. 39 alin. (2): Ordonatorii principali de credite vor transmite pentru fiecare obiectiv de investiii inclus n programul de investiii informaii financiare i nefinanciare; art. 43 referitor la cuprinderea n buget a obiectivelor de investiii; art. 53 alin. (1)(3) referitor la planificarea plii salariilor; Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea Instruciunilor privind coninutul, forma de prezentare i structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni; Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor privind spaiile cu destinaia de birou sau pentru activiti colective ori de deservire ce pot fi utilizate de ministere, alte organe de specialitate ale administraiei publice centrale, de instituiile publice din subordinea acestora, precum i de prefecturi;

8.2.

8.3.

*) Controlul este un mecanism necesar n raport cu planificarea, n sensul existenei unui set clar de instrumente de msurare care s poat indica pe de o parte care este progresul n realizarea obiectivelor i pe de alt parte aciunile corective, atunci cnd este necesar.

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 Ordonana Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli pentru autoritile administraiei publice i instituiile publice, aprobat cu modificri prin Legea nr. 247/2002, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 63/1999 cu privire la gestionarea fondurilor nerambursabile alocate Romniei de ctre Comunitatea European, precum i a fondurilor de cofinanare aferente acestora, aprobat prin Legea nr. 22/2000, cu modificrile i completrile ulterioare.

19

Standard 9 COORDONAREA 9.1. Descrierea standardului Pentru atingerea obiectivelor, deciziile i aciunile componentelor structurale ale entitii publice trebuie coordonate, n scopul asigurrii convergenei i coerenei acestora. 9.2. Cerine generale Managementul asigur coordonarea deciziilor i aciunilor compartimentelor structurale ale entitii publice; Atunci cnd necesitile o impun, se pot organiza structuri specializate, care s sprijine managementul n activitatea de coordonare; Coordonarea influeneaz decisiv rezultatele interaciunii dintre salariai n cadrul raporturilor profesionale; Salariaii trebuie s in cont de consecinele deciziilor lor i ale aciunilor lor asupra ntregii entiti publice; Coordonarea eficient presupune consultri prealabile, att n cadrul structurilor unei entiti publice, ct i ntre structurile respective. 9.3. Referine principale Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare: Art. 22. (1) Ordonatorii de credite au obligaia de a angaja i de a utiliza creditele bugetare numai n limita prevederilor i destinaiilor aprobate, pentru cheltuieli strict legate de activitatea instituiilor publice respective i cu respectarea dispoziiilor legale. (2) Ordonatorii de credite rspund, potrivit legii, de: a) angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor n limita creditelor bugetare repartizate i aprobate potrivit prevederilor art. 21; b) realizarea veniturilor; c) angajarea i utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare; d) integritatea bunurilor ncredinate instituiei pe care o conduc; e) organizarea i inerea la zi a contabilitii i prezentarea la termen a situaiilor financiare asupra situaiei patrimoniului aflat n administrare i execuiei bugetare; f) organizarea sistemului de monitorizare a programului de achiziii publice i a programului de lucrri de investiii publice; g) organizarea evidenei programelor, inclusiv a indicatorilor afereni acestora; h) organizarea i inerea la zi a evidenei patrimoniului, conform prevederilor legale. Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, art. 4 alin. (1): Conductorii entitii publice trebuie s asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea i perfecionarea structurilor organizatorice, reglementrilor metodologice, procedurilor i criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinele generale i specifice de control intern/managerial; Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare.

20

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 Standard 10 MONITORIZAREA PERFORMANELOR*) 10.1. Descrierea standardului Entitatea public asigur, pentru fiecare politic i activitate, monitorizarea performanelor, utiliznd indicatori cantitativi i calitativi relevani, inclusiv cu privire la economicitate, eficien i eficacitate. 10.2. Cerine generale Managementul trebuie s primeasc sistematic raportri asupra desfurrii activitii entitii publice; Managementul evalueaz performanele, constatnd eventualele abateri de la obiective, n scopul lurii msurilor corective ce se impun; Sistemul de monitorizare a performanei este influenat de mrimea i natura entitii publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/i a indicatorilor, de modul de acces al salariailor la informaii. 10.3. Referine principale Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare: art. 22 alin. (2) lit. c): angajarea i utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare.; art. 22 alin. (2) lit. f): organizarea sistemului de monitorizare a programului de achiziii publice i a programului de lucrri i investiii publice.; art. 56 alin. (2): Ordonatorii principali de credite au obligaia s ntocmeasc i s anexeze la situaiile financiare anuale rapoarte anuale de performan, n care s prezinte, pe fiecare program, obiectivele, rezultatele preconizate i cele obinute, indicatorii i costurile asociate, precum i situaii privind angajamentele legale.; Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 925/2003 privind reorganizarea Consiliului Guvernamental pentru Monitorizarea Reformei Administraiei Publice, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea Instruciunilor privind coninutul, forma de prezentare i structura programelor elaborate de ordonatorii principali de credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni.
*) Monitorizarea performanelor supraveghere, urmrire, de ctre aparatul de conducere al entitii publice, prin intermediul unor indicatori relevani, a performanelor activitii aflate n coordonare.

Standard 11 MANAGEMENTUL RISCULUI*) 11. 1. Descrierea standardului Entitatea public analizeaz sistematic, cel puin o dat pe an, riscurile legate de desfurarea activitilor sale, elaboreaz planuri corespunztoare, n direcia limitrii posibilelor consecine ale acestor riscuri, i numete salariaii responsabili n aplicarea planurilor respective. 11. 2. Cerine generale Orice aciune sau inaciune prezint un risc de nerealizare a obiectivelor; Riscurile sunt acceptabile, dac msurile care vizeaz evitarea acestora nu se justific n plan financiar; Riscurile semnificative apar i se dezvolt n special ca urmare a: managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea public i mediile n care aceasta acioneaz; unor sisteme de conducere centralizate excesiv; Un sistem de control intern/managerial eficient presupune implementarea n entitatea public a managementului riscurilor; Managerul are obligaia crerii i meninerii unui sistem de control intern/managerial sntos, n principal, prin: identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea i eficiena operaiunilor, respectarea regulilor i regulamentelor, ncrederea n informaiile financiare i de management intern i extern, protejarea bunurilor, prevenirea i descoperirea fraudelor;
*) Managementul riscului metodologie care vizeaz asigurarea unui control global al riscului, ce permite meninerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea public, cu costuri minime. Managementul riscului cuprinde o gam larg de activiti riguros definite i organizate, plecnd de la condiiile de existen i obiectivele fundamentale ale entitii publice, precum i analiza factorilor de risc ntr-o concepie de funcionare optim i eficient.

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri; evaluarea probabilitii ca riscul s se materializeze i a mrimii impactului acestuia; monitorizarea i evaluarea riscurilor i a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor; verificarea raportrii execuiei bugetului, inclusiv a celui pe programe. 11.3. Referine principale Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare: art. 21 alin. (4): Ordonatorii principali de credite vor repartiza, potrivit alin. (1), creditele bugetare, dup reinerea a 10% din prevederile aprobate acestora, pentru asigurarea unei execuii bugetare prudente, cu excepia cheltuielilor de personal i a celor care decurg din obligaii internaionale, care vor fi repartizate integral. Repartizarea sumelor reinute n proporie de 10% se face n semestrul al doilea, dup examinarea de ctre Guvern a execuiei bugetare pe primul semestru.; Hotrrea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizrii funciilor pe care le asigur ministerele i organizaiile neguvernamentale privind prevenirea situaiilor de urgen; Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanelor Publice, Direcia general de control financiar preventiv, publicat pe adresa de internet a Ministerului Finanelor Publice (pagina 82, pct. 4.4. Controlul preventiv al unor operaiuni cu risc ridicat.)

21

Standard 12 INFORMAREA 12.1. Descrierea standardului Entitatea public stabilete tipurile de informaii, coninutul, calitatea, frecvena, sursele i destinatarii acestora, astfel nct managerii i salariaii, prin primirea i transmiterea informaiilor, s i poat ndeplini sarcinile. 12.2. Cerine generale Informaia este indispensabil unui management sntos, unei monitorizri eficace, identificrii situaiilor de risc n faze anterioare ale manifestrii acestora; Cultura entitii publice *) are o inciden major asupra cantitii, naturii i fiabilitii informaiilor, ca i n ceea ce privete lrgirea gamei acestora n domeniul valorilor etice, politicii, puterii, responsabilitilor i obligaiilor de raportare, obiectivelor entitii publice, planurilor etc.; Informaia trebuie s fie corect, credibil, clar, complet, oportun, util, uor de neles i receptat; Managerul i salariaii trebuie s primeasc i s transmit informaiile necesare pentru ndeplinirea sarcinilor; Informaia trebuie s beneficieze de o circulaie rapid, n toate sensurile, inclusiv n i din exterior. 12.3. Referine principale Legea nr. 52/2003 privind transparena decizional n administraia public, cu completrile ulterioare; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 117/2006 privind procedurile naionale n domeniul ajutorului de stat, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 137/2007; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobrii tacite, aprobat prin Legea nr. 486/2003, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaii de interes public, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaii de interes public;
*) Cultura entitii publice forma de cultur organizaional, ce reprezint armonizarea valorilor individuale, n vederea orientrii lor convergente spre realizarea obiectivelor fundamentale ale entitii publice. Cultura reflect atitudinea pe care o are entitatea public fa de schimbare. ntr-o entitate public cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise i prin standarde de etic social i de comportare. Acestea sunt relativ stabile n timp. n entitile publice exist, n general, o cultur de tip normativ, n care accentul se pune pe urmrirea corect a procedurilor, care sunt mai importante dect rezultatele. De asemenea, n acest tip de cultur organizaional, standardele profesionale, morale etc. sunt ridicate.

22

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 Legile bugetare anuale; Bugetul aprobat al fiecrei instituii publice; Analize periodice asupra execuiei bugetare; Analize periodice asupra documentelor a cror viz a fost refuzat de controlul financiar preventiv, precum i asupra operaiunilor efectuate pe propria rspundere a ordonatorului de credite; Ordine/decizii ale conductorului entitii publice. Standard 13 COMUNICAREA 13.1. Descrierea standardului Entitatea public trebuie s dezvolte un sistem eficient de comunicare intern i extern, care s asigure o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung complete i la timp la utilizatori. 13.2. Cerine generale Managerul asigur funcionarea unui sistem eficient de comunicare; Prin componentele sale, sistemul de comunicare servete scopurilor utilizatorilor; Sistemul de comunicare trebuie s fie flexibil i rapid, att n interiorul entitii publice, ct i ntre aceasta i mediul extern; Procesul de comunicare trebuie s fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, n ceea ce privete prelucrarea informaiilor i achitarea de responsabiliti n materie de comunicare. 13.3. Referine principale Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaii de interes public, cu completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaii de interes public; Adresa de internet a entitii publice; Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 26/2003 privind transparena relaiilor financiare dintre autoritile publice i ntreprinderile publice, precum i transparena financiar n cadrul anumitor ntreprinderi; Hotrrea Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor proceduri ale Legii nr. 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n exercitarea demnitilor publice, a funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i sancionarea corupiei, referitoare la implementarea Sistemului Electronic Naional, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de msuri pentru combaterea birocraiei n activitatea de relaii cu publicul, cu modificrile ulterioare. Standard 14 CORESPONDENA I ARHIVAREA 14.1. Descrierea standardului Fiecare entitate public organizeaz primirea/expedierea, nregistrarea i arhivarea corespondenei, astfel nct sistemul s fie accesibil managerului, angajailor i terilor interesai cu abilitare n domeniu. 14.2. Cerine generale Corespondena trebuie s fie purttoarea unor informaii utile n interiorul i n exteriorul entitii publice; Corespondena utilizeaz purttori diferii ai informaiei (hrtie, benzi magnetice, floppy, CD etc.) i se realizeaz prin mijloace diferite (curierul, pota, pota electronic, fax etc.); Ponderea n care entitatea public utilizeaz unul sau altul dintre purttori i apeleaz la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a corespondenei este determinat de o serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare intern i/sau al terilor, nivelul de pregtire al salariailor, urgena, distana, costul, sigurana, restriciile din reglementri etc.; n funcie de tipul de purttor i mijlocul de realizare utilizat cu privire la coresponden, operaiunile de intrare, ieire, nregistrare i stocare trebuie adaptate corespunztor, pe baza unor planuri elaborate n acest sens, astfel nct, pentru fiecare caz, s poat fi reflectate cerinele majore privind: asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondenei; confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondenei; stocarea (arhivarea) corespondenei; accesul la corespondena realizat.

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 14.3. Referine principale Hotrrea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind informatizarea administraiei publice; Legea nr. 455/2001 privind semntura electronic; Hotrrea Guvernului nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice i metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semntura electronic, cu modificrile ulterioare; Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 51/2003*) privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor i/sau deintorilor de documente, persoane juridice, care s-au desfiinat; Ordonana Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a petiiilor, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 233/2002; Hotrrea Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea i protecia, pe teritoriul Romniei, a corespondenei clasificate, cu modificrile i completrile ulterioare.
*) Abrogat prin Ordonana de urgen a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, aprobat cu modificri prin Legea nr. 474/2006.

23

Standard 15 IPOTEZE, REEVALURI 15.1. Descrierea standardului Fixarea obiectivelor ia n considerare ipoteze acceptate contient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformrii mediului, impune reevaluarea obiectivelor. 15.2. Cerine generale Ipotezele se formuleaz n legtur cu obiectivele ce urmeaz a fi realizate i stau la baza fixrii acestora; Salariaii implicai n realizarea unui obiectiv trebuie s fie contieni de ipotezele formulate i acceptate n legtur cu obiectivul n cauz; Ipotezele de care salariaii nu sunt contieni reprezint un obstacol n capacitatea de adaptare; Reevaluri ale nevoilor de informare concretizate n schimbri n ceea ce privete informaiile necesar a fi colectate, n modul de colectare, n coninutul rapoartelor sau al sistemelor de informaii conexe trebuie efectuate dac se modific ipotezele ce au stat la baza obiectivelor. 15.3. Referine principale Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice. Standard 16 SEMNALAREA NEREGULARITILOR *) 16.1. Descrierea standardului Salariaii, deosebit de comunicrile pe care le realizeaz n legtur cu atingerea obiectivelor fa de care sunt responsabili, au i posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, s semnaleze neregulariti, fr ca astfel de semnalri s atrag un tratament inechitabil sau discriminatoriu fa de salariatul care se conformeaz unor astfel de proceduri.
*) Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, n contextul aplicrii valorilor culturii ncrederii i al asigurrii unui mediu de moralitate n cadrul entitii publice, dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfa cu delaiunea. Pentru ca acest risc s fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe nelegerea faptului c, n cadrul entitii publice, toi salariaii exercit diverse nivele de management i c au, n mod esenial, aceleai obiective: de a realiza servicii publice de bun calitate, cu costuri minime, trebuincioase contribuabilului; de a-i pstra locurile de munc. ntr-un astfel de mediu se creeaz anticorpii necesari reechilibrrii sistemului, n cazul producerii unor agresiuni din interiorul sau din exteriorul entitii publice. Dac nu se creeaz astfel de anticorpi, managementul trebuie s asigure descoperirea i nlturarea neregularitilor, prin dialog liber cu membrii entitii publice. Angajailor le revine sarcina ca, n cazul identificrii unor dovezi n ceea ce privete existena unor posibile fraude, corupie sau orice alt activitate ce poate afecta n sens negativ interesele majore ale entitii publice, care depesc nivelul de competen al managementului propriu, sau n cazul n care sunt implicate nivele ale acestuia, s aduc respectivele dovezi la cunotina organelor abilitate ale statului. n niciun caz un salariat care descoper dovezi de acest gen i acioneaz pentru scoaterea lor la lumin nu trebuie sancionat, i nici recompensat. Aciunea sa trebuie privit ca exercitarea unei ndatoriri profesionale. Realizarea n practic a acestui standard se face i cu ajutorul fiei postului.

24

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 16.2. Cerine generale Managerii trebuie s stabileasc i s comunice salariailor procedurile corespunztoare, aplicabile n cazul semnalrii unor neregulariti; Managerii au obligaia s ntreprind cercetrile adecvate, n scopul elucidrii celor semnalate i, dac este cazul, s ia msurile ce se impun; Salariaii care semnaleaz, conform procedurilor, neregulariti, de care, direct sau indirect, au cunotin, vor fi protejai mpotriva oricror discriminri; Semnalarea neregularitilor trebuie s aib un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delaiune; Managerul trebuie s promoveze respectul fa de lege i spiritul de ncredere. 16.3. Referine generale Legea nr. 571/2004 privind protecia personalului din autoritile publice, entitile publice i din alte uniti care semnaleaz nclcri ale legii; Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile ulterioare; Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare. Standard 17 PROCEDURI*) 17.1. Descrierea standardului Pentru activitile din cadrul entitii publice i, n special, pentru operaiunile economice, aceasta elaboreaz proceduri scrise, care se comunic tuturor salariailor implicai. 17.2. Cerine generale Entitatea public trebuie s se asigure c, pentru orice aciune i/sau eveniment semnificativ, exist o documentaie adecvat i c operaiunile sunt consemnate n documente; Documentaia trebuie s fie complet, precis i s corespund structurilor i politicilor entitii publice; Documentaia cuprinde politici administrative, manuale, instruciuni operaionale, checklists-uri sau alte forme de prezentare a procedurilor; Documentaia trebuie s fie actualizat, util, precis, uor de examinat, disponibil i accesibil managerului, salariailor, precum i terilor, dac este cazul; Documentaia asigur continuitatea activitii, n pofida fluctuaiei de personal; Lipsa documentaiei, caracterul incomplet sau/i neactualizarea acesteia constituie riscuri n realizarea obiectivelor; ntocmirea i urmrirea executrii graficului de circulaie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitatea public. 17.3. Referine principale Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana Guvernului nr. 79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate necorespunztor, aprobat cu modificri prin Legea nr. 529/2003, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare: art. 4 alin. (1): Conductorul entitii publice trebuie s asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea i perfecionarea structurilor organizatorice, reglementrilor metodologice, procedurilor*) i criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerinele generale i specifice de control intern/managerial.; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 522/2003, cu modificrile ulterioare;
*) Exist dou accepiuni cu privire la proceduri: aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizri i instruciuni, elaborate de ctre entitatea public pentru organizarea aplicrii unor reglementri de rang superior, aprobate de ctre conductorul entitii publice sau chiar de ctre Guvern (a se vedea, ca exemplu, art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002, cu modificrile i completrile ulterioare); aceea a metodelor de lucru i a procedurilor scrise, formalizate care constituie obiectul acestui standard specifice pentru fiecare entitate public, referitoare la activitile acesteia. Aceste proceduri trebuie s fie: scrise, respectiv formalizate. Cunotinele individuale i colective trebuie stocate i puse n ordinea care corespunde scopurilor entitii publice; simple i specifice. Procedurile scrise se constituie n instrument de lucru, pentru ca executanii s cunoasc normele legale ce trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entitii publice; actualizate n mod permanent, n funcie de evoluia reglementrilor n materie; aduse la cunotina executanilor.

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul preedintelui Consiliului Concurenei nr. 136/2003**) pentru punerea n aplicare a Instruciunilor privind vnzrile de terenuri i/sau cldiri de ctre autoritile publice.
**) Abrogat prin Ordinul preedintelui Consiliului Concurenei nr. 300/2006 pentru punerea n aplicare a Regulamentului privind abrogarea unor regulamente i instruciuni adoptate de Consiliul Concurenei n domeniul ajutorului de stat.

25

18.1.

18.2.

18.3.

Standard 18 SEPARAREA ATRIBUIILOR Descrierea standardului Elementele operaionale i financiare ale fiecrei aciuni sunt efectuate de persoane independente una fa de cealalt, respectiv funciile de iniiere i verificare trebuie s fie separate. Cerine generale Separarea atribuiilor i responsabilitilor este una dintre modalitile prin care se reduce riscul de eroare, fraud, nclcare a legislaiei, precum i riscul de a nu putea detecta aceste probleme; Prin separarea atribuiilor se creeaz condiiile ca nicio persoan sau compartiment s nu poat controla toate etapele importante ale unei operaiuni sau ale unui eveniment; Separarea atribuiilor i responsabilitilor ntre mai multe persoane creeaz premisele unui echilibru eficace al puterilor; Managerii entitilor publice n care, datorit numrului mic de salariai, se limiteaz posibilitatea de aplicare a separrii atribuiilor i responsabilitilor, trebuie s fie contieni de riscuri i s compenseze aceast limitare prin alte msuri. Referine principale Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare: art. 24 alin. (1): Angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor din fonduri publice se aprob de ordonatorul de credite, iar plata acestora se efectueaz de ctre contabil.; Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare: art. 11: Separarea atribuiilor: Persoana care exercit controlul financiar preventiv propriu nu trebuie s fie implicat, prin sarcinile de serviciu, n efectuarea operaiunii supuse controlului financiar preventiv propriu.; Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finanelor Publice, Direcia general de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finanelor Publice cap. 2 Actorii financiari. Principiul separrii funciunilor [...]; Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare. Standard 19 SUPRAVEGHEREA*)

19.1. Descrierea standardului Entitatea public asigur msuri de supraveghere adecvate a operaiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, n scopul realizrii n mod eficace a acestora. 19.2. Cerine generale Managerul trebuie s monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura c procedurile sunt respectate de ctre salariai n mod efectiv i continuu; Controalele de supraveghere implic revizuiri n ceea ce privete munca depus de salariai, rapoarte despre excepii, testri prin sondaje sau orice alte modaliti care confirm respectarea procedurilor; Managerul verific i aprob munca salariailor, d instruciunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislaia i pentru a veghea asupra nelegerii i aplicrii instruciunilor; Supravegherea activitilor este adecvat, n msura n care: fiecrui salariat i se comunic atribuiile, responsabilitile i limitele de competen atribuite;
*) Managementul entitilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atribuiile ce i revin pe linia supravegherii curente a activitii, condiiile de exercitare a acesteia i rspunderile i, de asemenea, s iniieze, s aplice i s dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile i eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual i controlul ierarhic al salariailor.

26

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 se evalueaz sistematic munca fiecrui salariat; se aprob rezultatele muncii obinute n diverse etape ale realizrii operaiunii. 19.3. Referine principale Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare: art. 4: Obligaiile conductorului entitii publice n domeniul controlului intern/ managerial; cerinele controlului intern/managerial. [alin. (1) i (2)]; art. 22: Msuri operative alin. (1) (9) cu privire la inspecii; Actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice; Regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice. Standard 20 GESTIONAREA ABATERILOR 20.1. Descrierea standardului Entitatea public se asigur c, pentru toate situaiile n care, datorit unor circumstane deosebite, apar abateri fa de politicile sau procedurile stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor. 20.2. Cerine generale n derularea aciunilor pot aprea circumstane deosebite, care nu au putut fi anticipate i care induc abateri ce nu permit derularea tranzaciilor prin procedurile existente; Abaterile de la procedurile existente trebuie s fie documentate i justificate, n vederea prezentrii spre aprobare; Este necesar analiza periodic a circumstanelor i a modului cum au fost gestionate aciunile, n vederea desprinderii unor concluzii de bun practic pentru viitor, ce urmeaz a fi formalizate. 20.3. Referine principale Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare: art. 20: Regimul refuzului de viz; art. 21: Autorizarea efecturii unor operaiuni pentru care se refuz viza de control financiar preventiv; art. 22: Msuri operative (referitor la efectuarea de inspecii de ctre Ministerul Finanelor Publice, n cazurile n care exist indicii ale unor abateri de la legalitate sau regularitate n efectuarea de operaiuni, n cazul n care este sesizat de ctre un contabil-ef n legtur cu efectuarea de operaiuni pe propria rspundere a ordonatorului de credite, fr viza de control financiar preventiv etc.). Standard 21 CONTINUITATEA ACTIVITII 21.1. Descrierea standardului Entitatea public asigur msurile corespunztoare pentru ca activitatea acesteia s poat continua n orice moment, n toate mprejurrile i n toate planurile, cu deosebire n cel economico-financiar. 21.2. Cerine generale Entitatea public este o organizaie a crei activitate trebuie s se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala ntrerupere a activitii acesteia afecteaz atingerea obiectivelor propuse; Situaii diferite, care afecteaz continuitatea activitii: mobilitatea salariailor; defeciuni ale echipamentelor din dotare; disfuncionaliti produse de unii prestatori de servicii; schimbri de proceduri etc.; Pentru fiecare din situaiile care apar, entitatea public trebuie s acioneze n vederea asigurrii continuitii, prin diverse msuri, de exemplu: angajarea de personal n locul celor pensionai sau plecai din entitatea public din alte considerente; delegarea, n cazul absenei temporare (concedii, plecri n misiune etc.); contracte de service pentru ntreinerea echipamentelor din dotare; contracte de achiziii pentru nlocuirea unor echipamente din dotare; Existena inventarului situaiilor care pot conduce la discontinuiti n activitate i a msurilor care s previn apariia lor.

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 21.3. Referine principale Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicat; Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 82/2004 privind unele msuri n domeniul funciei publice, aprobat prin Legea nr. 9/2005; Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare. Standard 22 STRATEGII DE CONTROL 22.1. Descrierea standardului Entitatea public construiete politici adecvate strategiilor de control i programelor concepute pentru atingerea obiectivelor i meninerea n echilibru a acestor strategii. 22.2. Cerine generale Exist un raport de interdependen ntre strategiile, politicile i programele elaborate pentru atingerea obiectivelor i strategiile de control. Fr o strategie de control adecvat crete riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica i programele entitii publice i, deci, al nerealizrii obiectivelor la nivelul exigenelor preconizate; Strategiile de control sunt cu att mai complexe i mai laborioase cu ct fundamentarea i realizarea obiectivelor entitii publice sunt mai complexe i mai dificile; Strategiile de control se supun conceptului de strategie, n general, acestea necesitnd studii, n vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregtirii personalului de control, a mbuntirii metodelor i procedurilor de control, a modului de evaluare a controalelor etc.; Strategiile de control se refer i la tipurile de control aplicabile situaiei. n paleta larg a modalitilor de control i a criteriilor de clasificare a acestora, regsim: activiti de control: observaia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.; clasificarea controlului n funcie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj); clasificarea controlului n funcie de scopul urmrit: control de conformitate; control de perfecionare; control de adaptare etc.; clasificarea controlului n funcie de apartenena organelor de control: control propriu; control exterior; clasificarea controlului n funcie de executani: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate; clasificarea controlului n funcie de modul de execuie: control direct; control indirect; control ncruciat; clasificarea controlului n funcie de baza normativ: control normativ; control practic; control teoretic; clasificarea controlului n funcie de interesul entitii: control pentru sine; control pentru alii; clasificarea controlului n funcie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat; clasificarea controlului n funcie de momentul efecturii acestuia: control ex-ante; control concomitent; control ex-post; etc. 22.3. Referine principale Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; Strategia dezvoltrii controlului financiar public intern n Romnia; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificrile i completrile ulterioare.

27

28

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 Standard 23 ACCESUL LA RESURSE 23.1. Descrierea standardului Managerul stabilete, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare i informaionale ale entitii publice i numete persoanele responsabile pentru protejarea i folosirea corect a acestor resurse. 23.2. Cerine generale Restrngerea accesului la resurse reduce riscul utilizrii inadecvate a acestora; Severitatea restriciei depinde de vulnerabilitatea tipului de resurs i de riscul pierderilor poteniale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilitii bunurilor i valorilor se au n vedere costul, riscul potenial de pierdere sau utilizare inadecvat; ntre resurse i sumele nregistrate n evidene se fac comparaii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor i valorilor determin frecvena acestor verificri. 23.3. Referine principale Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.718/2011 pentru aprobarea Precizrilor privind ntocmirea i actualizarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului; Ordinul ministrului finanelor nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea i utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Legea nr. 213/1998 privind proprietatea public i regimul juridic al acesteia, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana de urgen a Guvernului nr. 117/2006 privind procedurile naionale n domeniul ajutorului de stat, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 137/2007; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de ncasare i utilizare a fondurilor bneti primite sub forma donaiilor i sponsorizrilor de ctre instituiile publice; Legile bugetare anuale; Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat n active corporale i necorporale, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fr plat i de valorificare a bunurilor aparinnd instituiilor publice, cu modificrile ulterioare; Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor, cu modificrile i completrile ulterioare; Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaiilor de cas; Legea nr. 182/2002 privind protecia informaiilor clasificate, cu modificrile i completrile ulterioare; Hotrrea Guvernului nr. 781/2002 privind protecia informaiilor secrete de serviciu; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea i utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobat cu modificri prin Legea nr. 201/2003, cu modificrile i completrile ulterioare. Standard 24 VERIFICAREA I EVALUAREA CONTROLULUI 24.1. Descrierea standardului Entitatea public instituie o funcie de evaluare a controlului intern i elaboreaz politici, planuri i programe de derulare a acestor aciuni. 24.2. Cerine generale Managerul trebuie s asigure verificarea i evaluarea n mod continuu a funcionrii sistemului de control intern i a elementelor sale. Disfuncionalitile sau alte probleme identificate trebuie rezolvate operativ, prin msuri corective; Verificarea operaiunilor garanteaz contribuia controalelor interne la realizarea obiectivelor; Evaluarea eficacitii controlului se poate referi, n funcie de cerine specifice i/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entitii publice, fie la unele dintre acestea, opiune care revine managerului; Managerul stabilete modul de realizare a evalurii eficacitii controlului. 24.3. Referine principale Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 Actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice; Regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice. Standard 25 AUDITUL INTERN 25.1. Descrierea standardului Entitatea public nfiineaz sau are acces la o capacitate de audit, care are n structura sa auditori competeni, a cror activitate se desfoar, de regul, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului. 25.2. Cerine generale Auditul intern asigur evaluarea independent i obiectiv a sistemului de control intern al entitii publice; Auditorul intern finalizeaz aciunile sale prin rapoarte de audit, n care enun punctele slabe identificate n sistem i formuleaz recomandri pentru eliminarea acestora; Managerul dispune msurile necesare, avnd n vedere recomandrile din rapoartele de audit intern, n scopul eliminrii punctelor slabe constatate de misiunile de auditare. 25.3. Referine principale Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul ministrului finanelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, cu modificrile ulterioare; Actul intern de aprobare a Normelor metodologice de organizare i exercitare a auditului public intern n cadrul entitilor publice.

29

ANEXA Nr. 2 MODEL

Entitatea public ......................... Departamentul (Direcia) ...............

P R O C E D U R A O P E R A I O N A L *)

........................................... ........................................... COD: P.O. .....................................

Ediia ....................... Revizia ..................... Entitatea public Departamentul (Direcia) Procedura operaional Cod: P.O. .. Ediia Nr. de ex. Revizia Nr. de ex. Pagina . .. .. . . din ..

Exemplar nr.

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale
Elemente privind responsabilii/ operaiunea 1 Numele i prenumele 2 Funcia 3 Data 4 Semntura 5

1.1. 1.2. 1.3.

Elaborat Verificat Aprobat

*) Componentele 111 ale procedurii operaionale sunt reproduse n facsimil.

30 Entitatea public Departamentul (Direcia)

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 Procedura operaional Cod: P.O. .. Ediia Nr. de ex. Revizia Nr. de ex. Pagina . .. .. . . din ..

Exemplar nr.

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale

Ediia sau, dup caz, revizia n cadrul ediiei 1

Componenta revizuit 2

Modalitatea reviziei 3

Data de la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei 4

2.1. 2.2. 2.3.

Ediia I Revizia 1 Revizia 2 Revizia .

Ediia a II-a Revizia 1 2.n. .

Entitatea public Departamentul (Direcia)

Procedura operaional Cod: P.O. ..

Ediia Nr. de ex. Revizia Nr. de ex. Pagina

. .. .. . . din ..

Exemplar nr.

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale
Scopul difuzrii 1 Exemplar nr. 2 Compartiment 3 Funcia 4 Nume i prenume 5 Data primirii 6 Semntura 7

3.1. 3.2.

aplicare aplicare .. informare .. eviden .. arhivare .. alte scopuri

3.n.

..

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 Entitatea public Departamentul (Direcia) Procedura operaional Cod: P.O. .. Ediia Nr. de ex. Revizia Nr. de ex. Pagina . .. .. . . din ..

31

Exemplar nr. 4. Scopul procedurii operaionale 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.n.

Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate; D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii; Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului; Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager, n luarea deciziei; .............................................. .............................. Alte scopuri specifice procedurii operaionale. Procedura operaional Cod: P.O. .. Ediia Nr. de ex. Revizia Nr. de ex. Pagina . .. .. . . din ..

Entitatea public Departamentul (Direcia)

Exemplar nr.

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional; Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea public; Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat; Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii. Procedura operaional Cod: P.O. .. Ediia Nr. de ex. Revizia Nr. de ex. Pagina . .. .. . . din ..

Entitatea public Departamentul (Direcia)

Exemplar nr. 6. Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate 6.1. Reglementri internaionale Legislaie primar Legislaie secundar Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice

6.2.

6.3.

6.4.

32 Entitatea public Departamentul (Direcia)

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 Procedura operaional Cod: P.O. .. Ediia Nr. de ex. Revizia Nr. de ex. Pagina . .. .. . . din ..

Exemplar nr. 7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional 7.1. Definiii ale termenilor
Nr. crt. Termenul

Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul

1.

Procedura operaional

Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat i difuzat Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate .. ..

2. 3.

Ediie a unei proceduri operaionale Revizia n cadrul unei ediii

. n . 7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt. Abrevierea

Termenul abreviat

1. 2. 3. 4. 5. 6. n

P.O. E V A Ap. Ah. . .

Procedura operaional Elaborare Verificare Aprobare Aplicare Arhivare .. .. Procedura operaional Cod: P.O. .. Ediia Nr. de ex. Revizia Nr. de ex. Pagina . .. .. . . din ..

Entitatea public Departamentul (Direcia)

Exemplar nr. 8. Descrierea procedurii operaionale 8.1. Generaliti 8.2. Documente utilizate 8.2.1. Lista i proveniena documentelor 8.2.2. Coninutul i rolul documentelor 8.2.3. Circuitul documentelor 8.3. Resurse necesare 8.3.1. Resurse materiale 8.3.2. Resurse umane 8.3.3. Resurse financiare 8.4. Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii 8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 Entitatea public Departamentul (Direcia) Procedura operaional Cod: P.O. .. Ediia Nr. de ex. Revizia Nr. de ex. Pagina . .. .. . . din ..

33

Exemplar nr. 9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii

Nr. crt. Compartimentul (postul)/aciunea (operaiunea) 0

I 1

II 2

III 3

IV 4

V 5

VI 6

1. 2. 3. 4. 5. 6. n Entitatea public

a b c d e f z

E V A Ap. Ap. Ah.

Procedura operaional Cod: P.O. ..

Departamentul (Direcia)

Ediia Nr. de ex. Revizia Nr. de ex. Pagina

. .. .. . . din ..

Exemplar nr. 10. Anexe, nregistrri, arhivri

Nr. anex 0 Denumirea anexei 1 Elaborator 2 Aprob 3 Numr de exemplare 4 Difuzare 5 Arhivare Loc 6

Perioad 7

Alte elemente 8

1. 2. ... n Entitatea public Departamentul (Direcia) Procedura operaional Cod: P.O. .. Ediia Nr. de ex. Revizia Nr. de ex. Pagina . .. .. . . din ..

Exemplar nr. 11. Cuprins

Numrul componentei n cadrul procedurii operaionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale

Pagina

Coperta 1. 2. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale

34
Numrul componentei n cadrul procedurii operaionale

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale

Pagina

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale Domeniul de aplicare a procedurii operaionale Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional Descrierea procedurii operaionale Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii Anexe, nregistrri, arhivri Cuprins

PRECIZRI cu privire la modelul de procedur operaional A. Precizri generale a.1) Prezenta procedur operaional este un model. Modelul prezentat completeaz segmentul instrumentelor de lucru referitoare la activitile entitilor publice n domeniul dezvoltrii sistemelor de management financiar i control, procedurile operaionale fiind cunoscute n practic i sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri formalizate etc. a.2) Entitile publice, n funcie de mrimea entitii, de politica adoptat cu privire la sistemul propriu de management financiar i control, de gradul de dotare, de tipurile de activiti i complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedur operaional n forma prezentat, n forme completate i mbuntite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, dup modelul altor ghiduri ntlnite n practica domeniului, cu precizarea c, indiferent de forma adoptat, trebuie avute n vedere prevederile Standardului de control intern/managerial nr. 17 Proceduri, prezentat n anexa nr. 1 la ordin. a.3) Pentru o bun gestionare a elaborrii, aprobrii i aplicrii procedurilor operaionale, conductorii entitilor publice trebuie s asigure derularea tuturor aciunilor privind elaborarea i/sau dezvoltarea sistemelor de management financiar i control intern/managerial, dispuse la articolele 2, 3 i 4 din ordin. a.4) Procedurile trebuie elaborate, aprobate i aplicate n condiiile cunoaterii i respectrii regulilor de management constituite n cele 25 de standarde de control intern/managerial, prevzute n anexa nr. 1 la ordin. Indiferent de activitatea la care se refer, o procedur operaional poart amprenta fiecrui standard de control, dintre oricare din cele 5 elemente-cheie ale controlului managerial, respectiv mediul de control, performana i managementul riscului, informarea i comunicarea, activitile de control, auditarea i evaluarea. a.5) Condiiile eseniale ale procedurilor operaionale stabilesc, printre altele, c acestea trebuie s fie scrise i formalizate pe suport hrtie i/sau electronic, simple i specifice pentru fiecare activitate, actualizate n mod permanent i aduse la cunotina executanilor i a celorlali factori interesai. a.6) n msura n care dotarea tehnic i pregtirea personalului permit, operaiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operaionale se pot derula i prin utilizarea sistemelor informatice. B. Precizri privind componentele modelului de procedur operaional b.1) Precizri comune componentelor b.1.1) Datele de identificare din cartuul de capt se trec pe fiecare pagin, cu modificrile cerute de rubrici, acolo unde este cazul. b.1.2) Denumirea procedurii operaionale i codul acesteia se stabilesc n cadrul fiecrei entiti publice i trebuie s reflecte activitatea procedurat i locul acesteia n sistemul de codificare utilizat. b.1.3) Ediiile se numeroteaz cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe. b.1.4) Orice modificare de reglementare, organizatoric sau de alt natur, cu efect asupra activitii procedurate, determin revizia sau, dup caz, elaborarea unei noi ediii pentru procedura operaional respectiv.

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 b.1.5) n msura n care este posibil, se asigur pagin distinct pentru fiecare component a procedurii operaionale. b.2) Precizri specifice componentelor b.2.1) Cu privire la Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale (componenta 1): responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operaiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de decizie intern a conductorului entitii publice; cnd una sau mai multe dintre operaiuni se realizeaz, conform deciziei, de ctre un grup sau o comisie, n list se cuprind toi membrii grupului sau ai comisiei. b.2.2) Cu privire la Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale (componenta 2): se cuprind, n ordine cronologic, toate ediiile i, respectiv, reviziile n cadrul ediiilor; cnd se realizeaz o nou ediie a procedurii operaionale, coloanele nr. 2 i 3, privind componenta revizuit, precum i modalitatea reviziei, nu se completeaz; coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) privete aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operaionale; la fixarea datei de la care se aplic prevederile noii ediii sau revizii (coloana nr. 4) se are n vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea i studierea acesteia de ctre aplicatori. b.2.3) Cu privire la Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia, sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale (componenta 3): coloana nr. 1 (Scopul difuzrii) are n vedere faptul c oricare compartiment/persoan a crui/crei activitate intr sub incidena aplicrii, informrii, evidenei, arhivrii sau este n alte scopuri n legtur cu procedura respectiv trebuie s aib la dispoziie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizrii prin noi ediii sau revizii. b.2.4) Cu privire la Scopul procedurii operaionale (componenta 4): entitatea public, spre deosebire de scopurile considerate generale i prezentate ca exemple n modelul procedurii operaionale la aceast component, identific i nscrie scopurile specifice n cazul fiecrei proceduri operaionale elaborate, innd cont de rolul, locul, importana, precum i de alte elemente privind activitatea procedurat; de exemplu, n cazul unei activiti de aprovizionare, unul dintre scopurile specifice ale procedurii operaionale este i acela al descrierii, identificrii i asigurrii necesarului de produse i servicii. b.2.5) Cu privire la Domeniul de aplicare a procedurii operaionale (componenta 5): aceast component se bazeaz pe colaborarea dintre compartimentele entitii publice, astfel nct la fixarea i definirea activitii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activiti (pct. 5.2 i 5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atribuii legate de activitatea respectiv (pct. 5.4) s fie eliminat orice situaie de suprapunere de activiti, de activiti necuprinse n procesul de analiz i elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuii ntre compartimente, de atribuii pentru care nu au fost fixate responsabiliti etc.; de exemplu, n cazul unei proceduri operaionale privind raportarea numrului de personal i a veniturilor salariale se recomand: prezentarea activitii de raportare a datelor privind numrul de personal i veniturile salariale ale acestuia (pct. 5.1); delimitarea acesteia, n special de alte activiti de raportare, cum ar fi cele financiare, cele privind achiziiile etc. (pct. 5.2); nominalizarea activitilor privind organizarea concursurilor, examenelor de angajare sau de ntocmire a pontajelor ori a statelor de salarii etc., ca activiti furnizoare de informaii ctre activitatea de raportare a numrului de personal i a veniturilor salariale, sau nominalizarea activitii de elaborare a rapoartelor de sintez, pe ansamblul entitii publice, care se bazeaz pe informaiile primite de la activitatea procedurat (pct. 5.3); nominalizarea, ca furnizoare de date, a compartimentului/persoanei cu atribuii/sarcini de organizare a concursurilor/examenelor de angajare, a direciilor/serviciilor la nivelul crora se ntocmesc pontajele, a compartimentului/persoanei care elaboreaz statele de salarii etc. sau a compartimentului de sintez, ca beneficiar de informaii. Se nominalizeaz ca fiind implicate n procesul activitii persoana/biroul/serviciul cu sarcina evidenei personalului i a stabilirii drepturilor salariale ale acestuia (pct. 5.4). b.2.6) Cu privire la Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate (componenta 6): aceast component privete, n special, listarea documentelor cu rol de reglementare fa de activitatea procedurat; este necesar s fie cunoscute i respectate toate reglementrile care guverneaz fiecare activitate;

35

36

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementrilor, unde: reglementrile internaionale n legtur cu domeniul respectiv sunt cele la care Romnia este parte; legislaia primar se refer la legi i la ordonane ale Guvernului; legislaia secundar are n vedere hotrri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuii de reglementare i care sunt emise n aplicarea legilor i/sau a ordonanelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice (legislaie teriar), se refer la instruciuni, precizri, decizii, ordine sau altele asemenea i au efect asupra activitii procedurate. b.2.7) Cu privire la Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional (componenta 7): se va urmri definirea acelor termeni care: reprezint element de noutate; sunt mai puin cunoscui; prezint sensuri diferite; prin neexplicitarea lor, pot conduce la confuzii etc.; se recomand precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care definete termenul n cauz; se va avea n vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituii etc.) utilizai cu mai mare frecven n textul procedurii operaionale i/sau care, n urma acestei aciuni, permit o nelegere i utilizare mai uoar a procedurii; se recomand ca ordinea n care se nscriu att definiiile termenilor n tabelul 7.1, ct i abrevierile termenilor n tabelul 7.2 s fie aceea dat de prima apariie n textul procedurii operaionale a termenului definit sau abreviat, dup caz; n tabelele 7.1 i 7.2 din modelul de procedur operaional au fost definii i, respectiv, abreviai, pentru exemplificare, termeni utilizai n model. b.2.8) Cu privire la Descrierea procedurii operaionale (componenta 8): aceast component reprezint, n fapt, esena procedurii operaionale. n acelai timp, este i acea component care nu este generalizabil prin model de procedur dect n termeni foarte largi. Componenta este dependent, n mod direct, de condiiile concrete n care se desfoar activitatea respectiv n cadrul entitii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare i umane, de calitatea i pregtirea profesional a salariailor i, nu n ultimul rnd, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management financiar i control. Cele cteva puncte i subpuncte, enumerate la aceast component n prezentul model de procedur operaional, recomand una din multitudinea de posibiliti de descriere a acestei componente; la Generaliti (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitii. Se va evita repetarea acelora deja abordate n cadrul celorlalte componente ale procedurii operaionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaionale (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operaionale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de referin aplicabile activitii procedurate (prezentate la componenta 6). De exemplu, n cazul unei proceduri operaionale privind activitatea de aprovizionare, la Generaliti se poate meniona c aceasta urmrete descrierea clar a produsului/serviciului de achiziionat, verificarea i aprobarea documentelor utilizate n procesul de aprovizionare, relaiile cu furnizorii/prestatorii, recepia produsului/serviciului aprovizionat, pstrarea/arhivarea documentelor etc. De asemenea, se pot prezenta principiile generale aplicabile activitii, cum ar fi: transparena, egalitatea anselor potenialilor furnizori/prestatori, legalitatea, imparialitatea, confidenialitatea etc.; la Documente utilizate (pct. 8.2) se cuprind, n principal, cele de natura formularelor, dar i manuale, instruciuni operaionale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizeaz informaii necesare derulrii activitii, contribuie la prelucrarea de date n cadrul procesului sau transmit rezultatele obinute altor utilizatori. De reinut c documentele trebuie s fie actualizate, utile, precise, uor de examinat, disponibile i accesibile managerului, salariailor i terilor, dac este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 i 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putnd fi comasate sau detaliate n funcie de amploarea, volumul, diversitatea i complexitatea documentelor respective; la Lista i proveniena documentelor utilizate (subpct. 8.2.1) se are n vedere nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea i actualizarea acestora, a codurilor de identificare, dac este cazul, a regimului informaiilor coninute etc. n aceast list se nominalizeaz i documentele interne de aceast natur, emise i utilizate n cadrul compartimentelor sau, prin colaborare, ntre compartimentele entitii publice; la Coninutul i rolul documentelor utilizate (subpct. 8.2.2) pot fi redate n forma complet, anexnd la procedur modele ale documentelor, instruciuni de completare ale acestora i meniuni referitoare la rolul lor; subpct. 8.2.3 Circuitul documentelor are n vedere compartimentele/persoanele la care trebuie s circule documentele n procesul de realizare a activitii, precum i operaiunile ce se efectueaz n legtur cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoan pe la care circul. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activitii s fie integrat n fluxul general al documentelor din cadrul entitii publice. Se recomand utilizarea reprezentrii grafice a circuitului documentelor;

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 pct. 8.3 Resurse necesare se dezvolt pe structura clasic a acestora, respectiv resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) i, respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3). De menionat c structura resurselor este foarte sensibil fa de activitatea la care ne referim, la unele activiti resursa necesar preponderent este cea material, iar la altele este preponderent resursa uman sau resursa financiar ori combinaii ale acestora; subpct. 8.3.1 Resursa material se dezvolt pe elementele de logistic: birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, reea, imprimant, posibiliti de stocare a informaiilor etc., dar i pe elemente de alt natur, dac specificul activitii o impune. De exemplu, n cazul unei entiti publice cu activitate de teren intens, cu deplasri auto frecvente, activitatea de transport capt o conotaie distinct, iar procedura operaional aferent, la resursa material, va trebui s reflecte parcul auto, fapt care, n acest caz, va da greutate sporit acestui tip de resurs, n comparaie cu resursa uman sau financiar; subpct. 8.3.2 Resursa uman fixeaz compartimentul/compartimentele i/sau persoana/persoanele din cadrul entitii publice care sunt implicate, prin atribuiile/sarcinile de serviciu, n realizarea activitii procedurate; subpct. 8.3.3 Resursa financiar are n vedere prevederea n buget a sumelor necesare cheltuielilor de funcionare (achiziionarea materialelor consumabile necesare desfurrii activitii, acoperirea contravalorii serviciilor de ntreinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat n activitatea respectiv etc.), dar i a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activiti. De exemplu, n situaia unei activiti de achiziie, resursa financiar trebuie s reflecte sumele din buget aferente programului de achiziii al entitii publice; pct. 8.4 Modul de lucru pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus n procedura operaional numai prin aportul salariailor implicai direct n acea activitate; subpct. 8.4.1 Planificarea operaiunilor i a aciunilor activitii se sprijin, pe de o parte, pe aciunile identificate, aa cum sunt ele listate n cadrul tabelului de la componenta 9, Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii, iar pe de alt parte, pe o bun cunoatere i stpnire a cerinelor generale i a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr. 8 Planificarea i a Standardului de control intern nr. 11 Managementul riscului, prezentate n anexa nr. 1 la ordin. Aciunile analizate prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate i a msurilor de limitare a efectului acestora, a condiiilor de eficien i legalitate impuse, puse n corelaie i ntr-o succesiune logic i cronologic, constituie, n fapt, instrumentul de planificare cuprins n procedura operaional pentru activitatea analizat. Un exemplu n acest sens poate fi considerat Cadrul general al proiectelor de operaiuni supuse vizei de control financiar preventiv, anexa nr. 1 la Normele metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 522/2003, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i cadrele specifice ale proiectelor de operaiuni supuse controlului financiar preventiv propriu, ca activitate de sine stttoare, documente elaborate i aprobate la nivelul fiecrei entiti publice; subpct. 8.4.2 Derularea operaiunilor i aciunilor reflect programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei implicate n realizarea activitii, n care acesta/aceasta uzeaz de toate instrumentele specifice i acioneaz corespunztor prevederilor din procedura operaional i, n special, celor din instrumentul de planificare a activitii. Se recomand cuprinderea n procedura operaional, sub form tabelar, a modului de operare, unde pe vertical se pot cuprinde etapele ce se deruleaz n legtur cu activitatea respectiv, iar pe orizontal se precizeaz intrrile de informaii (de la cine? ce?), operaiunile, aciunile/prelucrrile, completrile etc., ce au loc fa de datele intrate, instrumentele utilizate n acest scop, ieirile de rezultate (care? ctre cine? etc.). Recomandm, ca exemplu de instrument utilizat n derularea unei activiti, consultarea modelelor privind listele de verificare (check-lists) a proiectelor de operaiuni prezentate la viz n cadrul activitii de control financiar preventiv propriu, modele aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea i completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr. 522/2003, cu modificrile ulterioare; subpct. 8.4.3 Valorificarea rezultatelor activitii poate fi orientat ctre mai multe direcii, ca de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performan asociai activitii; furnizarea datelor i informaiilor cu privire la rezultatele activitii ctre beneficiarii acestora; identificarea msurilor de mbuntire etc. b.2.9) Cu privire la Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii (componenta 9): se va urmri identificarea tuturor aciunilor care au loc n legtur cu activitatea procedurat, precum i fixarea acestora pe compartimentele (posturile) crora le revin responsabilitile i/sau, dup caz, rspunderile fa de acestea;

37

38

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 se recomand cuprinderea aciunilor n tabel, pe ct posibil, n ordinea logic a desfurrii lor, iar a compartimentelor (posturilor), n ordinea interveniei n proces; n tabelul 9 din modelul de procedur operaional, compartimentele (posturile) au fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., aciunile (operaiunile), cu a, b, c, ..., iar responsabilitile/rspunderile, cu abrevierile regsite n tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observm, de exemplu, c operaiunea a este o operaiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operaiunea c este o operaiune de aprobare A, n rspunderea postului III; aciunea f este o aciune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc. b.2.10) Cu privire la Anexe, nregistrri, arhivri (componenta 10): este necesar ca procedura operaional s cuprind, n anexe, toate instrumentele relevante, prezentate n cadrul celorlalte componente ale acesteia, i care sunt aplicabile n realizarea activitii; pentru o mai bun ordonare i eviden a anexelor, se recomand ntocmirea tabelului prezentat la componenta 10 din model.

ANEXA Nr. 3

Instituia public ............................................ Aprobat Ordonator principal de credite Numele i prenumele/semntura/data

S I T U A I E C E N T R A L I Z AT O A R E ,

trimestrial/anual privind stadiul implementrii sistemului de control intern/managerial la data de1) ................................................. CAPITOLUL I Informaii generale2)
din care, aferent: Nr. crt. 0 Specificaii Total (numr) 2 Aparatului propriu 3 Instituiilor publice subordonate 4 Observaii

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Instituii publice subordonate Instituii publice n care s-a constituit structura cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a sistemului de control intern/managerial Instituii publice n care s-a elaborat i aprobat programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial Instituii publice care i-au stabilit obiectivele generale Obiective generale stabilite de ctre instituiile publice de la pct. 4 Instituii publice care i-au inventariat activitile Activiti inventariate de ctre instituiile publice de la pct. 6 Instituii publice care i-au inventariat activitile procedurabile Activiti procedurabile inventariate de ctre instituiile publice de la pct. 8 Instituii publice care au elaborat proceduri Proceduri elaborate de ctre instituiile publice de la pct. 10 Instituii publice care au inventariat funciile sensibile

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011

0 1 2 3 4 5

39

13.

Funcii sensibile inventariate de ctre instituiile publice de la pct. 12 Instituii publice care au elaborat indicatori asociai obiectivelor Indicatori asociai obiectivelor elaborai de instituiile publice de la pct. 14 Instituii publice care au identificat, evaluat i nregistrat riscuri Riscuri identificate, evaluate i nregistrate n Registrul riscurilor de ctre instituiile publice de la pct. 16

14. 15. 16. 17.

CAPITOLUL II Stadiul implementrii standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevalurii la data de 31 decembrie 20...3)

Denumirea standardului

Numrul de instituii publice care raporteaz c standardul este: Aparat propriu I PI 3 NI 4 I 5 PI 6

din care: Observaii Instituii publice subordonate NI 7 I 8 PI 9 NI 10 11

I. MEDIUL DE CONTROL Standardul 1 Etica, integritatea Standardul 2 Atribuii, funcii, sarcini Standardul 3 Competen, performan Standardul 4 Funcii sensibile Standardul 5 Delegarea Standardul 6 Structura organizatoric II. PERFORMANA I MANAGEMENTUL RISCULUI Standardul 7 Obiective Standardul 8 Planificarea Standardul 9 Coordonarea Standardul 10 Monitorizarea performanelor Standardul 11 Managementul riscului Standardul 15 Ipoteze, reevaluri III. INFORMAREA I COMUNICAREA Standardul 12 Informarea Standardul 13 Comunicarea Standardul 14 Corespondena i arhivarea Standardul 16 Semnalarea neregularitilor IV. ACTIVITI DE CONTROL Standardul 17 Proceduri Standardul 18 Separarea atribuiilor

40
1

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Standardul 19 Supravegherea Standardul 20 Gestionarea abaterilor Standardul 21 Continuitatea activitii Standardul 22 Strategii de control Standardul 23 Accesul la resurse V. AUDITAREA I EVALUAREA Standardul 24 Verificarea i evaluarea controlului Standardul 25 Auditul intern Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele de control intern/managerial ........................... Msuri de adoptat ........................................................................................................................................................................... Elaborat: Structura cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic Preedintele structurii: Numele i prenumele/semntura/data ............................................................
Data situaiei centralizatoare i transmiterea acesteia: cap. I Informaii generale se ntocmete trimestrial i se transmite Ministerului Finanelor Publice Unitatea central de armonizare a sistemelor de management financiar i control, prin controlorii delegai, pn la data de 25 a lunii urmtoare fiecrui trimestru ncheiat, iar data situaiei este, dup caz, 31 martie, 30 iunie, 30 septembrie sau 31 decembrie; cap. II Stadiul implementrii standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevalurii se ntocmete anual, data situaiei fiind 31 decembrie, i se transmite pn la 25 februarie a anului urmtor pentru anul precedent. 2) La cap. I se fac urmtoarele precizri: cuprinde date cumulative, raportate de fiecare instituie public pentru perioada cuprins ntre data aprobrii propriului program de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial i data situaiei centralizatoare; numrul total de instituii publice subordonate, care se nscrie pe rndul 1 coloana 2, cuprinde instituiile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, dup caz, teriari de credite, precum i instituiile din subordinea ordonatorilor secundari de credite; instituiile publice subordonate, care se nscriu pe rndurile 2, 3, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 coloana 4, se refer la instituiile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari sau, dup caz, teriari de credite, precum i instituiile din subordinea ordonatorilor secundari de credite; n coloana 5 se nscriu inclusiv meniuni cu privire la situaiile deosebite, constatate n aciunile de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic, derulate de structura constituit i investit cu astfel de atribuii n cadrul instituiei publice. 3) La cap. II se fac urmtoarele precizri: abrevierile I, PI i NI, corespunztoare coloanelor 210, au urmtoarele semnificaii: I Implementat; PI Parial implementat; NI Neimplementat; coloanele 810 se completeaz de ordonatorul principal de credite, prin cumularea informaiilor coninute n coloana 6 din anexa nr. 4.2 Situaia sintetic a rezultatelor autoevalurii, transmise de instituiile publice direct subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari (care transmit inclusiv pentru instituiile aflate n subordine) sau, dup caz, teriari de credite. ANEXA Nr. 4
1)

INSTRUCIUNI

privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial 1. Prevederi generale 1.1. n conformitate cu dispoziiile art. 4 alin. (3) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, conductorul fiecrei entiti publice elaboreaz anual un raport asupra sistemului de control intern/managerial, denumit n continuare raport, ntocmit potrivit formatului prevzut n anexa nr. 4.3. la prezentele instruciuni. 1.2. Primul raport anual are ca obiect sistemul de control intern/managerial al entitii publice, existent la data nchiderii exerciiului financiar al anului 2011. 1.3. Raportul constituie forma oficial de asumare a responsabilitii manageriale de ctre conductorul entitii publice cu privire la sistemul de control intern/managerial i este documentul prin care instituiile publice n care se exercit funcia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special furnizeaz Ministerului Finanelor Publice informaiile necesare elaborrii raportului prevzut de lege, care se prezint Guvernului. 1.4. Responsabilitatea managerial definete un raport juridic de obligaie a ndeplinirii sarcinilor de ctre managerul entitii publice sau al unei structuri organizatorice a acesteia, care presupune s exercite managementul n limitele unor determinri interne i externe, n scopul realizrii eficace, eficiente i n conformitate cu dispoziiile legale a obiectivelor stabilite, s comunice i s rspund pentru nendeplinirea obligaiilor manageriale n conformitate cu rspunderea juridic. Rspunderea managerial deriv din responsabilitatea managerului pentru toate cele 5 componente ale controlului intern/managerial n sectorul public: mediul de control; performana i managementul riscului; informarea i comunicarea; activiti de control; auditarea i evaluarea. 1.5. Sintagma entitate public este utilizat n nelesul definit de art. 2 lit. m) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, astfel:

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 entitate public autoritate public, instituie public, companie/societate naional, regie autonom, societate comercial la care statul sau o unitate administrativ-teritorial este acionar majoritar, cu personalitate juridic, care utilizeaz/administreaz fonduri publice i/sau patrimoniu public. 1.6. Raportul cuprinde declaraii ale conductorului entitii publice cu privire la sistemul de control intern/managerial al entitii, existent la data nchiderii exerciiului financiar. 1.7. Declaraiile formulate de conductorul entitii publice se ntemeiaz pe datele, informaiile i constatrile rezultate din operaiunea de autoevaluare a strii sistemului de control intern/managerial, controalele ex-post, rapoartele de audit intern, precum i din recomandrile rezultate din rapoartele de audit extern. 1.8. n vederea elaborrii raportului, conductorul entitii publice dispune programarea i efectuarea de ctre conductorii de compartimente aflai n subordine a operaiunii de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial. 1.9. Realizarea autoevalurii constituie principala form de implementare a regulii de management definit de standardul 24 Verificarea i evaluarea controlului din Codul controlului intern, conform creia entitatea public trebuie s instituie o funcie de evaluare a propriului sistem de control intern/managerial, a crei exercitare este n responsabilitatea fiecreia dintre persoanele care ocup o funcie de conducere n entitatea public. Aceast funcie de autoevaluare nu poate fi nici confundat i nici substituit de evaluarea sistemului de control intern/managerial pe care o realizeaz compartimentul de audit public intern, pe baza unei metodologii specifice, n aplicarea standardului 25 Auditul intern i a normelor care reglementeaz activitatea n acest domeniu. 1.10. Pentru pregtirea autoevalurii, conductorul entitii publice poate recurge la capacitatea de consiliere a compartimentului de audit intern, n condiiile prevederilor Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1.702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i exercitarea activitii de consiliere desfurate de ctre auditorii interni din cadrul entitilor publice, dar i a altor structuri cu rol de ndrumare metodologic a implementrii sistemului de control intern/managerial i, dup caz, la consilierea de ctre controlorul delegat numit de ministrul finanelor publice, s i exercite atribuiile la respectiva entitate public. 1.11. Operaiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al entitii se realizeaz prin programarea i efectuarea urmtoarelor aciuni: a) convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic privind sistemul propriu de control intern/managerial, denumit n continuare structur, constituit prin act de decizie intern a conductorului entitii publice, n conformitate cu prevederile art. 3 alin. (1) din ordin, avnd ca obiect stabilirea msurilor de organizare i realizare a operaiunii de autoevaluare; b) completarea, de ctre fiecare compartiment din organigrama entitii publice, a chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial, prevzut n anexa nr. 4.1 la prezentele instruciuni, i asumarea de ctre conductorul de compartiment a realitii datelor, informaiilor i constatrilor nscrise n acesta; c) ntocmirea de ctre structur a Situaiei sintetice a rezultatelor autoevalurii, prevzut n anexa nr. 4.2 la prezentele instruciuni, prin centralizarea informaiilor din chestionarele de autoevaluare, semnate i transmise de conductorii de compartimente; d) aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control intern/managerial cu standardele de control

41

intern/managerial, n raport cu numrul de standarde implementate, care se realizeaz astfel: sistemul este conform dac sunt implementate minimum 22 de standarde, rmnnd a fi implementate ulterior cel mult urmtoarele 3 standarde: 15 Ipoteze, reevaluri; 20 Gestionarea abaterilor; 22 Strategii de control; sistemul este parial conform dac sunt implementate ntre 13 i 21 de standarde; sistemul este neconform dac sunt implementate mai puin de 13 standarde. 1.12. Entitatea public are obligaia s elaboreze i s pstreze pe o perioad de cel puin 5 ani documentaia relevant cu privire la organizarea i funcionarea sistemului de control intern/managerial propriu i cea referitoare la operaiunea de autoevaluare a acestuia. 2. Coninutul raportului 2.1. Formatul de raport cuprinde declaraiile minimal obligatorii pe care trebuie s le formuleze conductorul entitii publice. 2.2. Conductorul entitii publice poate include n raport i alte informaii referitoare la anumite elemente ale sistemului de control intern/managerial propriu, cum ar fi: a) informaii i constatri care s permit formularea unor aprecieri n legtur cu eficacitatea sistemului n exerciiul financiar urmtor; b) prezentarea unor elemente considerate relevante n programul i activitatea compartimentului de audit intern; c) stadiul implementrii msurilor/aciunilor/etapelor prevzute n programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial; d) formularea unor rezerve privind eficacitatea sistemului de control intern/managerial, prin menionarea uneia sau mai multor slbiciuni semnificative ale sistemului, existente la data nchiderii exerciiului financiar, caz n care este obligatorie prezentarea msurilor destinate nlturrii acestora, precum i termenele de realizare aferente; e) analiza raportului cost/beneficiu la stabilirea i aplicarea msurilor de control intern/managerial. 2.3. n rapoartele elaborate de conductorii instituiilor publice care au calitatea de ordonator secundar de credite al bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special se va cuprinde, ca ultim alineat, o informare cu urmtorul coninut: Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control intern/managerial transmise ordonatorului secundar de credite de ctre ordonatorii teriari de credite direct subordonai rezult c: (nr.) instituii au sisteme conforme; (nr.) instituii au sisteme parial conforme; (nr.) instituii au sisteme neconforme. 2.4. n rapoartele elaborate de conductorii instituiilor publice care au calitatea de ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special se va cuprinde, ca ultim alineat, o informare cu urmtorul coninut: Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control intern/managerial transmise ordonatorului principal de credite de ctre ordonatorii secundari i cei teriari de credite, direct subordonai, rezult c: (nr.) instituii au sisteme conforme; (nr.) instituii au sisteme parial conforme; (nr.) instituii au sisteme neconforme. 3. Aprobarea i prezentarea raportului 3.1. Raportul se aprob prin semnarea acestuia de ctre titularul de drept al competenei sau de ctre titularul unei competene delegate n condiiile legii, n conformitate cu principiul responsabilitii manageriale.

42

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011 management financiar i control, rapoarte anuale, ntocmite conform prezentelor instruciuni, numai conductorii instituiilor publice n care se exercit funcia de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor sociale de stat sau al bugetului oricrui fond special.

3.2. Raportul conductorului entitii publice se transmite odat cu situaia financiar anual i se prezint organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, n cadrul termenului prevzut de lege. 3.3. Au obligaia de a prezenta Ministerului Finanelor Publice Unitatea central de armonizare a sistemelor de

ANEXA Nr. 4.1 la instruciuni

Compartiment .......................................... Conductor de compartiment .................................................. Numele i prenumele, funcia/semntura/data

C H E S T I O N A R D E A U T O E VA L U A R E

a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial

Rspuns i explicaii2) Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului1) Da/Nu3) 1 I. MEDIUL DE CONTROL 2 Explicaie asociat rspunsului 3 I/PI/NI 4 La nivelul compartimentului standardul este4):

Standardul 1 Etic, integritate A fost comunicat personalului un cod de conduit, care stabilete reguli de comportament etic n realizarea atribuiilor de serviciu, aplicabil att personalului de conducere, ct i celui de execuie din cadrul compartimentului? Salariaii beneficiaz de consiliere etic i li se aplic un sistem de monitorizare a respectrii normelor de conduit? Standardul 2 Atribuii, funcii, sarcini Personalului i sunt aduse la cunotin documentele actualizate privind misiunea entitii, regulamentele interne i fiele posturilor? Sarcinile/Atribuiile asociate posturilor sunt stabilite n concordan cu competenele decizionale necesare realizrii acestora? Standardul 3 Competen, performan Au fost analizate i stabilite cunotinele i aptitudinile necesare a fi deinute n vederea ndeplinirii sarcinilor/atribuiilor asociate fiecrui post? Sunt identificate nevoile de perfecionare a pregtirii profesionale a personalului? Sunt elaborate i realizate programe de pregtire profesional a personalului, conform nevoilor de perfecionare identificate anterior? Standardul 4 Funcii sensibile A fost ntocmit inventarul funciilor sensibile? Este stabilit o politic adecvat de rotaie a salariailor din funciile sensibile?

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011

1 2 3 4

43

Standardul 5 Delegarea Sunt stabilite i comunicate limitele competenelor i responsabilitilor care se deleag? Delegarea/Subdelegarea de competen se realizeaz n baza unor proceduri specifice aprobate? Standardul 6 Structura organizatoric Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activiti, n scopul identificrii eventualelor disfuncionaliti n fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fiele posturilor i n stabilirea atribuiilor compartimentului? Structura organizatoric asigur funcionarea circuitelor i fluxurilor informaionale necesare supravegherii i realizrii activitilor proprii?
II. PERFORMANA I MANAGEMENTUL RISCULUI

Standardul 7 Obiective Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului? Obiectivele sunt astfel stabilite nct s rspund pachetului de cerine S.M.A.R.T.? (Unde: S precise; M msurabile i verificabile; A necesare; R realiste; T cu termen de realizare.) Sunt stabilite activitile individuale pentru fiecare salariat, care s conduc la atingerea obiectivelor specifice compartimentului? Standardul 8 Planificarea Resursele alocate sunt astfel repartizate nct s asigure activitile necesare realizrii obiectivelor specifice compartimentului? n cazul modificrii obiectivelor specifice, sunt stabilite msurile necesare pentru ncadrarea n resursele repartizate? Standardul 9 Coordonarea Sunt adoptate msuri de coordonare a deciziilor i activitilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, n scopul asigurrii convergenei i coerenei acestora? n compartiment se realizeaz consultarea prealabil, n vederea coordonrii activitilor? Standardul 10 Monitorizarea performanelor Este instituit un sistem de monitorizare i raportare a performanelor, pe baza indicatorilor asociai obiectivelor specifice? Atunci cnd necesitile o impun, se efectueaz o reevaluare a relevanei indicatorilor asociai obiectivelor specifice, n scopul operrii coreciilor cuvenite? Standardul 11 Managementul riscului Sunt identificate i evaluate principalele riscuri, proprii activitilor din cadrul compartimentului? Sunt stabilite msuri de gestionare a riscurilor identificate i evaluate la nivelul activitilor din cadrul compartimentului?

44
1

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011

2 3 4

Este asigurat completarea/actualizarea registrului riscurilor? Standardul 15 Ipoteze, reevaluri Stabilirea obiectivelor specifice are la baz formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens? Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci cnd se constat modificri ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixrii acestora?
III. INFORMAREA I COMUNICAREA

Standardul 12 Informarea Au fost stabilite tipurile de informaii, coninutul, calitatea, frecvena, sursele i destinatarii acestora, astfel nct personalul de conducere i cel de execuie, prin primirea i transmiterea informaiilor, s i poat ndeplini sarcinile de serviciu? Colectarea, prelucrarea i centralizarea informaiilor se realizeaz n sistem informatizat? Standardul 13 Comunicarea Circuitele informaionale (traseele pe care circul informaiile) asigur o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung la timp la utilizatori? Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii i personalul de execuie din cadrul unui compartiment s fie informai cu privire la proiectele de decizii sau iniiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile i responsabilitile? Standardul 14 Corespondena i arhivarea Sunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, nregistrarea i arhivarea corespondenei? Reglementrile legale n vigoare cu privire la manipularea i depozitarea informaiilor clasificate sunt cunoscute i aplicate n practic? Standardul 16 Semnalarea neregularitilor A fost comunicat salariailor procedura aplicabil n cazul semnalrii unor neregulariti? n cazul semnalrii unor neregulariti, conductorul de compartiment a ntreprins cercetrile adecvate n scopul elucidrii acestora i a aplicat msurile care se impun?
IV. ACTIVITI DE CONTROL

Standardul 17 Proceduri Pentru activitile proprii au fost elaborate/actualizate proceduri operaionale? Procedurile operaionale comunicate salariailor sunt aplicate? Standardul 18 Separarea atribuiilor Funciile de iniiere, verificare i aprobare a operaiunilor sunt funcii separate i exercitate de persoane diferite?

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011

1 2 3 4

45

Conceperea i aplicarea procedurilor asigur separarea atribuiilor? Standardul 19 Supravegherea Managerii supravegheaz i supervizeaz activitile care intr n responsabilitatea lor direct? Supervizarea unor activiti care implic un grad ridicat de expunere la risc se realizeaz pe baza unor proceduri prestabilite? Standardul 20 Gestiunea abaterilor n situaia n care, din cauza unor circumstane deosebite, apar abateri fa de procedurile stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor? Se efectueaz o analiz periodic a circumstanelor i a modului cum au fost gestionate abaterile n vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bun practic? Standardul 21 Continuitatea activitii Sunt inventariate situaiile generatoare de ntreruperi n derularea unor activiti? Sunt stabilite i aplicate msuri pentru asigurarea continuitii activitii, n cazul apariiei unor situaii generatoare de ntreruperi? Standardul 22 Strategii de control Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice? Strategiile de control aplicate furnizeaz o asigurare rezonabil cu privire la atingerea obiectivelor specifice? Standardul 23 Accesul la resurse Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariailor din compartiment la resursele materiale, financiare i informaionale? Accesul personalului la resurse se realizeaz cu respectarea strict a normelor cuprinse n actele administrative de reglementare cu acest obiect?
V. AUDITAREA I EVALUAREA

Standardul 24 Verificarea i evaluarea controlului Conductorul compartimentului realizeaz, anual, operaiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la acest nivel? Operaiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial au drept rezultat date, informaii i constatri pertinente necesare lurii de decizii operaionale, precum i raportrii?

46
1

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011

2 3 4

Standardul 25 Auditul intern Compartimentul de audit intern execut, n afara misiunilor de asigurare, planificate i aprobate de manager, i misiuni de consiliere privind pregtirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului? Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit? Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial ........................................................ Msuri de adoptat ............................................................................................................................................................................
1) Pe lng criteriile generale de evaluare a stadiului implementrii standardului, structura cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic privind sistemul propriu de control intern/managerial poate defini i include n chestionarul de autoevaluare i criterii specifice proprii. 2) Fiecare rspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului se motiveaz n coloana 3 Explicaie asociat rspunsului. 3) n cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui anumit compartiment, n coloana 2 se precizeaz neaplicabil, prin acronimul NA, i se motiveaz n coloana 3 Explicaie asociat rspunsului. 4) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consider a fi: implementat (I), atunci cnd la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a rspuns cu Da; parial implementat (PI), atunci cnd la cel puin unul dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a rspuns cu Da; neimplementat (NI), atunci cnd la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente standardului s-a rspuns cu Nu.

ANEXA Nr. 4.2 la instruciuni

Entitatea public ............................ Preedintele structurii ..................... Numele i prenumele/funcia/semntura/data

SITUAIA SINTETIC

a rezultatelor autoevalurii
Denumirea standardului Numrul compartimentelor n care standardul este aplicabil 2 din care compartimente n care standardul este: I*) 3 PI 4 NI 5 La nivelul entitii publice standardul este: I/PI/NI 6

Total numr compartimente =

I. MEDIUL DE CONTROL

Standardul 1 Etica, integritatea Standardul 2 Atribuii, funcii, sarcini Standardul 3 Competena, performana Standardul 4 Funcii sensibile Standardul 5 Delegarea Standardul 6 Structura organizatoric
II. PERFORMANA I MANAGEMENTUL RISCULUI

Standardul 7 Obiective Standardul 8 Planificarea Standardul 9 Coordonarea Standardul 10 Monitorizarea performanelor Standardul 11 Managementul riscului Standardul 15 Ipoteze, reevaluri
III. INFORMAREA I COMUNICAREA

Standardul 12 Informarea Standardul 13 Comunicarea Standardul 14 Corespondena i arhivarea

MONITORUL OFICIAL AL ROMNIEI, PARTEA I, Nr. 469/5.VII.2011

1 2 3 4 5 6

47

Standardul 16 Semnalarea neregularitilor

IV. ACTIVITI DE CONTROL

Standardul 17 Proceduri Standardul 18 Separarea atribuiilor Standardul 19 Supravegherea Standardul 20 Gestionarea abaterilor Standardul 21 Continuitatea activitii Standardul 22 Strategii de control Standardul 23 Accesul la resurse
V. AUDITAREA I EVALUAREA

Standardul 24 Verificarea i evaluarea controlului Standardul 25 Auditul intern Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele ..................................................................... Msuri de adoptat .....................................................................................................................................................................
*) La nivelul entitii publice, un standard de control intern/managerial se consider c este: implementat (I), dac numrul compartimentelor specificat n coloana 3, pe rndul corespunztor acelui standard, reprezint cel puin 90% din numrul compartimentelor precizate n coloana 2, pe acelai rnd; parial implementat (PI), dac numrul compartimentelor specificat n coloana 3, pe rndul corespunztor acelui standard, reprezint ntre 41% i 89% din numrul compartimentelor precizate n coloana 2, pe acelai rnd; neimplementat (NI), dac numrul compartimentelor specificat n coloana 3, pe rndul corespunztor acelui standard, nu depete 40% din numrul compartimentelor precizate n coloana 2, pe acelai rnd. ANEXA Nr. 4.3 la instruciuni

Denumirea entitii publice .............. . Nr. .................... /data ........................

RAPORT

asupra sistemului de control intern/managerial la data de 31 decembrie 20... n temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, subsemnatul, ............................................................... , n calitate
(numele i prenumele)

de ............................................................

, declar c .......................................................
(denumirea entitii publice) (permit/permit parial/nu permit)

dispune de un sistem de control

(denumirea funciei de conductor al entitii publice)

intern/managerial a crui concepere i aplicare .................................................

conducerii ...........................................................

(i, dup caz, consiliului de administraie) s furnizeze o asigurare rezonabil c fondurile publice alocate n scopul ndeplinirii obiectivelor generale i specifice au fost utilizate n condiii de legalitate, regularitate, eficacitate, eficien i economicitate. Aceast declaraie se ntemeiaz pe o apreciere realist, corect, complet i demn de ncredere asupra sistemului de control intern/managerial al entitii, formulat n baza autoevalurii acestuia. Sistemul de control intern/managerial ............................................................ mecanisme de autocontrol, iar aplicarea
(cuprinde/cuprinde parial/nu cuprinde)

msurilor viznd creterea eficacitii acestuia ....................

(are/nu are)

la baz evaluarea riscurilor.

Precizez c declaraiile cuprinse n prezentul raport sunt formulate prin asumarea responsabilitii manageriale i au drept temei datele, informaiile i constatrile consemnate n documentaia aferent autoevalurii sistemului de control intern/managerial, deinut n cadrul ..................................................... , precum i n rapoartele de audit intern i extern.
(denumirea entitii publice)

Prezentul raport s-a elaborat n conformitate cu Instruciunile privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/managerial, prevzute n anexa nr. 4 la Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificrile i completrile ulterioare. Pe baza rezultatelor autoevalurii, apreciez c, la data de 31 decembrie 20 , sistemul de control intern/managerial al ......................................................... este ...................................................... cu standardele cuprinse n Codul controlului
(denumirea entitii publice) (conform/parial conform/neconform)

intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice. .....................................

(funcia)

..
(numele i prenumele) (semntura i tampila)