ACTA

Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental a la Ciudadana. CIUDAD Y FECHA: Popayn, 20 de septiembre de 2013. HORA INICIO: 10:00 HORA FIN: 12:00 a.m. m. TEMA: Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental a la Ciudadana, sobre los avances en la formulacin y desarrollo de la poltica de patrimonio documental, la preservacin, conservacin y difusin de los fondos documentales del AGN. OBJETIVO (S) DE LA REUNIN: Continuar generando transparencia, condiciones de confianza entre gobernantes y ciudadanos, garantizar el ejercicio del control social a la administracin durante la vigencia 2013, y continuar fomentando el dialogo y la retroalimentacin entre la ciudadana y el AGN. ACTA No. DESARROLLO VERIFICACIN DE QURUM: Se realiz el registro y actualizacin de datos de cada uno de los asistentes. TEMAS: 1. Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas de la Subdireccin del Sistema Nacional de Archivos 2013. El Archivo General de la Nacin AGN, en desarrollo de su poltica de transparencia y con el objetivo de continuar condiciones de confianza entre la entidad y los ciudadanos, garantizar el ejercicio del control social, fortalecer el dialogo y la retroalimentacin entre la ciudadana y el AGN, present los avances en la formulacin y desarrollo de la poltica de patrimonio documental, la preservacin, conservacin y difusin de los fondos documentales del AGN. El moderador informa la programacin de la jornada, la dinmica de cmo se desarrollar la Audiencia Pblica y le da la palabra al Director General, quien lider junto con el Subdirector de Gestin del Patrimonio Documental, la Rendicin de Cuentas. La jornada se desarroll segn lo planeado y en el tiempo previsto. 1.1. Objetivo General:

Dar a conocer a la ciudadana, pblico objetivo y servidores pblicos del AGN, los avances en la formulacin y desarrollo de la poltica de patrimonio documental, la preservacin, conservacin y difusin de los fondos documentales del AGN. 1.2. 1.3. Objetivos especficos: Promover la participacin del pblico objetivo de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental. Recibir las sugerencias y aportes de los ciudadanos frente a los avances presentados durante la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental. Medios de comunicacin:

Los medios de comunicacin que se emplearon para divulgar los resultados de la gestin de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental fueron: Pgina web Encuesta:

Con el objetivo de conocer los aspectos que a la ciudadana y partes interesadas les gustara conocer sobre las perspectivas y avances de las actividades adelantadas por la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental, aplic la siguiente encuesta:

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La encuesta se public en la pgina web de la Entidad para que los ciudadanos pudieran responderla. A travs de este medio se recibieron 110 encuestas. Asimismo, se llenaron encuestas en fsico, en los eventos previos a la Rendicin de Cuentas, as como en la sala de investigacin de la Entidad. A travs de este medio se recibieron 41 encuestas, para un total de 151 encuestas. Resultados encuestas digitales:

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Resultados encuestas fsicas:

Invitacin:

Con el objetivo de lograr mayor impacto en el pblico externo, se envi a travs de correo electrnico a la base de datos de contactos de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental, la invitacin a participar en la Rendicin de Cuentas. En total fueron enviadas 465 invitaciones:

Pgina Web:

A travs de la pgina Web del AGN, se realizaron 5 publicaciones informndole a la ciudadana la estrategia de rendicin de cuentas de la Entidad durante la vigencia 2013, entre cuyas novedades est la descentralizacin regional de la Rendicin de Cuentas y el objetivo de este proceso de transparencia activa de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental, as como la fecha, hora y lugar donde se llevara a cabo, y se publicaron varias notas: una nota sobre la encuesta de percepcin, otra sobre los incentivos de la Rendicin de Cuentas, una ms presentando la Agenda y una ltima para seguir la audiencia va Streaming.

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El siguiente cuadro presenta el link de las cada una de las notas publicadas: Nombre de Fecha de la URL de la Publicacin Publicacin Publicacin El 20 de septiembre Rinde Cuentas desde 26 de Popayn la http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8993 agosto de Subdireccin 2013 de Gestin del Patrimonio Documental 16 de http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=9161 septiembre Incentivos de 2013 16 de http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=9160 septiembre Agenda de 2013 http://www.ustream.tv/channel/rendicion-de-cuentas20 de subdirecci%C3%B3n-de-gesti%C3%B3n-del-patrimonioStreaming septiembre de 2013 documental 10 de http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=9135 septiembre Encuesta de 2013 Redes Sociales:

A travs de estos medios de comunicacin, se mantuvo informado a los seguidores y partes interesadas sobre la rendicin de cuentas de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental y se otorgaron incentivos por la participacin de los mismos durante la Audiencia Pblica. A continuacin se presentan los resultados obtenidos: Facebook:

Durante la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental, se realizaron 4 publicaciones referentes al evento, lo que gener que 4.239 personas vieran dichas publicaciones; de esta cifra, 284 personas dieron clic en las publicaciones para leer ms; Asimismo, 360 personas generaron algn
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tipo de comentario y/o dieron me gusta a las publicaciones realizadas sobre el evento. La siguiente grfica muestra el movimiento que generaron las publicaciones realizadas por la Entidad.

Tomado de www.facebook.com Twitter

Con el objetivo de tener mayor control e interaccin con los seguidores de la Entidad a travs de twitter, se cre el Hashtag #AGNRindeCuentas el cual se us durante la Rendicin de Cuentas. En total, durante el evento se realizaron 67 tuits y retuits por parte de la Entidad. Asimismo, por parte de los seguidores de la marca y se recibieron 12 menciones utilizando la etiqueta @ArchivoGeneral 2. Incentivos Para lograr mayor participacin de nuestros seguidores y fan de las redes sociales, se presentaron los siguientes incentivos:

2.1.

Certificado de participacin ciudadana y control social, para las personas que tengan asistencia presencial a la Rendicin de Cuentas, as como un obsequio de material compendio del Fondo Documental Real Hacienda - Cartas y Fondo Enrique Ortega Ricaurte Catlogos e ndices Redes sociales: Se har entrega de 2 cupos para asistir al Curso "Gestin de documento electrnico: planificacin de la gestin documental", al ciudadano que responda la encuesta de Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental. Los ganadores sern el puesto No. 15 y 30. A travs del canal de streaming se conectaron durante la Rendicin de Cuentas aproximadamente 50 personas.

2.2.

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3. Desarrollo de la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas: La Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental, se desarroll teniendo en cuenta el formato tipo entrevista, en el cual el Director General, a partir de un formato base, le pregunt al Subdirector de Gestin del Patrimonio Documental, sobre los avances en la formulacin y desarrollo de la poltica de patrimonio documental, la preservacin, conservacin y difusin de los fondos documentales del AGN, de los cuales se destacan los siguientes temas, que a lo largo de la presentacin fueron desarrollados a profundidad.

Qu hace la Subdireccin de Gestin del Patrimonio? Esta Subdireccin est compuesta por cuatro grupos de trabajo: 1. Grupo de investigacin y fondos documentales histricos (Promueve la investigacin acadmica historiogrfica), 2. Grupo de Conservacin y Restauracin del Patrimonio Documental (Se encarga del cuidado der acervo documental del pas, intervienen los documentos que se encuentren en deterioro biolgico, qumico y fsico), 3. Grupo de Organizacin y Descripcin de Archivos (Elabora los instrumentos de consulta, describe los fondos documentales que se conservan en el AGN para consulta de los ciudadanos) y 4. Grupo de Evaluacin Documental y Transferencias Secundarias (Asesora a las entidades en materia de Tablas de Retencin Documental TRD y Tablas de Valoracin Documental TVD, y hace el trmite de la transferencia de la documentacin histrica).

A travs de estos grupos de trabajo, la Subdireccin se encarga de proteger, gestionar, identificar, organizar, describir y disponer el patrimonio documental que se conserva en el AGN, para consulta de los ciudadanos.
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Cul es el escenario actual de los archivos histricos del pas? Los archivos histricos en nuestro pas no son muchos infortunadamente, tenemos registrados cerca de 25 Archivos con esa categora, los ms relevantes son, el Archivo Central del Cauca, Archivo Histrico de Antioqua, Archivo Histrico de Pasto, Archivo Regional del Magdalena Grande, Archivo Histrico de Buga, Archivo Histrico de Cartago, Archivo Regional de Boyac, Archivo Histrico del Atlntico. Sin embargo, el Estado no ha tenido el suficiente inters para conservar estos acervos, las diferentes administraciones fueron mirando de lado el problema administrativo de tener que manejar esos documentos antiguos que necesitan de una intervencin y mantenimiento. Es por esto que en la actualidad, varios de estos Archivos Histricos estn siendo manejados por instituciones privados o por instituciones universitarias, sin que sea su funcin. Esto ha ocasionado algunos inconvenientes ya que la administracin pblica debe asumir el papel que les corresponde. Este es un trabajo que est liderando el AGN, para evitar que se siga perdiendo el patrimonio documental. Este problema no se soluciona con la digitalizacin y esa no es la solucin ya que debe haber un trabajo archivstico previo.

Qu presupuesto tiene la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental y cmo se ha invertido? El presupuesto asignado para el ao 2013 es de Mil Cien Millones de Pesos, el cual se dividi entre los cuatro grupos que conforman la subdireccin:

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Cmo estamos en estos momentos con el proceso de digitalizacin y microfilmacin de los fondos documentales del AGN? El Archivo General de la Nacin desde hace ms de 40 aos viene realizando la microfilmacin de sus fondos, de tal forma que los acervos documentales coloniales que fueron lo que se privilegiaron ya estn microfilmados y digitalizados. Algunos fondos tambin de la seccin Repblica tambin han sido procesados a travs de microfilm, sin embargo los ms de 62 millones de folios (cerca de 17 kilmetros de documentos) que componen el acervo que se conservan en el AGN no se encuentran an microfilmados en su totalidad. Asimismo ocurre con el proceso de digitalizacin que es an ms reciente. Es importante tener en cuenta que la preparacin de los documentos para ambos procesos que deben ser preparados en el laboratorio antes del proceso, en especial los documentos histricos ya que se pueden rasgar con la manipulacin acelerada. Actualmente tenemos cerca de 4 millones de imgenes disponibles pero an tenemos mucho trabajo por hacer. Qu fondos documentales del acervo documental del AGN, se intervinieron durante el 2013? Se describi el Archivo Anexo 2 Paquetes, el fondo Ministerio de Gobierno (este es el fondo ms grande de la seccin Repblica, est compuesto por 4 mil tomos), asimismo hemos venido describiendo los fondos que nos han llegado en donacin, como por ejemplo el fondo Camilo Torres Restrepo y ya hay informacin disponible en la pgina web del AGN. Tambin hemos descrito los Tratados Internacionales y otros documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores como la serie VISAS. Qu se ha hecho en materia de conservacin y preservacin del patrimonio documental del AGN? El material necesario para restauracin de la documentacin es muy costosos y la gran mayora deben ser importados, tal es el caso del papel japons. Todo el tiempo se estn tomando la temperatura, la humedad y de ser el caso intervenir los depsitos, utilizar deshumificadores para extraer la humedad excesiva del ambiente, se est desarrollando un proceso de limpieza puntual (pieza por pieza, legajo por legajo), ya que los documentos adquieren mucho polvo a pesar de la constante limpieza que se les realiza. Este grupo siempre ha estado presto a mantener las condiciones ideales para la proteccin del acervo y adicionalmente este tipo de asesora tcnica se viene presentando el Grupo de Laboratorio, a las distintas entidades del Sistema Nacional de Archivos para dar las recomendaciones necesarias para conservar el patrimonio del pas.

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Qu acciones adelanta el grupo de investigacin y fondos documentales histricos para que la ciudadana pueda acceder a los fondos documentales que se conservan en el AGN? La Constitucin Nacional consagra el derecho al acceso a los documentos pblicos por parte de los ciudadanos. El AGN tiene tres tipos de consultantes: ciudadanos del comn, usuarios notariales y los investigadores (a ellos el AGN nicamente les solicita para poder accedes a estos fondos, una carta de presentacin para poder hacerle entrega de un carn para acreditarlo como investigador). Para atender a estos usuarios, contamos con funcionarios que orientan a las personas en los instrumentos de consulta y otros que estn tambin vigilando el manejo de los documentos. Esto con el fin de que no se presente prdidas o deterioro de la documentacin de consulta.

Este Grupo adems realiza visitas guiadas; a diario nos visitan estudiantes de universidades y colegios, este es un proceso pedaggico de difusin muy importante en la medida en que le transmitimos a los jvenes, quienes representan la fuente principal de nuestros esfuerzos, ya que ellos van a manejar y producir documentos ms adelante. Hemos desarrollado elementos ldicos asociados a los archivos que nos han permitido acercarnos de una manera ms amena a ellos, como por ejemplo rompecabezas, calidociclos, talleres para hacer papel, talleres para hacer sellado y lacrado de documentos, los cuales nos han servido mucho para llegarle a los usuarios. Asimismo, el AGN participa en la Feria Nacional de Servicio al Ciudadano, un espacio en el cual cada entidad a travs de un stand expone sus servicios y el AGN muestra lo que hace y presentamos documentos facsimilares de valor patrimonial para la regin y de esta manera la gente se entera de que los archivos son importantes, de que su ciudad tiene historia y se sienten identificados. El AGN programa 4 o 5 exposiciones documentales en el ao, que tiene que ver con un tema de actualidad, por ejemplo el caso de San Andrs, por ellos hemos puesto documentos que relaten la historia de esta ciudad. De qu se encarga el Grupo de Evaluacin Documental y Transferencias Secundarias? Este Grupo se encarga segn lo establecido en el Decreto 2578 de 2012, de convalidar las Tablas de Valoracin Documental y las Tablas de Retencin Documental. Este Grupo tambin durante el ao han visitado 12
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Ministerios para identificar su documentacin patrimonial indagando directamente a sus repositorios, para poder transferir al AGN la documentacin patrimonial. Durante el 2013 se recibieron 6.476 metros lineales de archivo de diferentes entidades, la gran mayora del Ministerio de Relaciones Exteriores, el cual ha venido transfiriendo pasaportes de ms de 20 aos, las visas, tratados internacionales, documentacin de las legaciones, y tarjetas decadactilares (cerca de 36 millones de tarjetas, de todo el pas, las cuales tienen la informacin de los colombianos en un periodo de tiempo de 1950 a la fecha). Tambin hemos recibido documentacin de instituciones privadas de algunos arquitectos como el Arquitecto Herrera, documentos fotogrficos de la Presidencia de la Repblica, entre otras. El informe completo sobre la Informacin presentada durante la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental se present a la ciudadana a travs de un formato tipo cartilla, la cual fue publicada en la pgina Web de la Entidad. 4. Preguntas de los ciudadanos 4.1. Presenciales (auditorio)

4.1.1. Mara Mercedes Hurtado de Pasto. El Archivo General no est trabajando muy acorde con los Departamentos y Municipios, y est trabajando muy centralizado en Bogot, deberan tener personal capacitado para tener acompaamiento a los diferentes archivos en cada ciudad, por ejemplo en Pasto tenemos un Archivo Histrico en donde se aduean las personas de esos archivos y no los dejan avanzar, es ah donde el AGN debera intervenir para mejorar este aspecto y mirar que es lo que est pasando. En la parte del manejo de los archivos de la organizacin de las diferentes entidades, deberan ya como empezar a sancionar, para que tenga un escarmiento por parte de la procuradura, para que sepan que s se est interviniendo esta documentacin, porque estamos igual, hace 13 aos usted va a ver y no hay un avance que se pueda notar, que se pueda decir estas empresas si estn trabajando. Tenemos la norma, tenemos la Ley pero no la estamos aplicando y seguimos as porque no hay una entidad que haya sido intervenida y que la podamos sancionar. El Director General, Carlos Alberto Zapata Crdenas, toma la palabra y agradece la intervencin y comentarios porque as es como queremos que todos los ciudadanos acten y digan las cosas como las sienten y como las viven en muchas ocasiones. En relacin con el primer punto, descentralizacin, s es cierto que hemos tenido problemas para desplazarnos a las regiones, en muchos casos problemas de orden presupuestal, sin embargo si hacemos un balance de lo que hemos hecho este ao con respecto al ao pasado, este ao en materia de presencia regional, hemos estado 4 veces en Popayn, en Medelln 3 veces, Cali 3 veces, barranquilla 2 veces, hay algunas ciudades a las que no fuimos este ao porque fuimos el ao pasado. La Entidad est haciendo un esfuerzo por descentralizar la actividad del Archivo General de la Nacin, que a veces se ve limitado por el presupuesto, sin embargo este ao, por ejemplo hemos aumentados el presupuesto de viticos para que los funcionarios puedan desplazarse a las regiones y atender solicitudes de capacitacin, asistencia tcnicas, asesora, adems de aumentar las auditorias de inspeccin y vigilancia. Frente al tema de la sancin, estoy completamente de acuerdo con usted, no lo habamos hecho no porque no quisiramos, sino porque no tenamos las herramientas, en este momento est en curso el Decreto reglamentario de la funcin de inspeccin y vigilancia, que establece cuales van a ser las multas para las entidades que incumplan la Ley General de Archivos. Es muy importante lo que estoy diciendo ya que una vez aprobado este Decreto, el AGN podr sancionar y estamos dispuestos a hacerlo. Mientras eso pasa lo que estamos haciendo es darle traslado a la Procuradura y a la Contralora cuando encontramos hallazgos que son de la competencia de estos entes. Les comparto esta informacin para que ustedes tambin denuncien los casos en los cuales se est incumpliendo con la Ley General de Archivos si nosotros an no lo hemos detectado. 4.1.2. Ana Mara Chvez del SENA. Referente a todos los cambios normativos que tenemos en el tema de archivos en el pas yo sugiero que ojala para los Consejos Departamentales, podamos tener el apoyo de una asesor a los cuales los Consejos podamos acudir ms rpidamente, para evitar que la carta, la firma del gobernador, que pase a la Direccin del Archivo y todo ese protocolo administrativos. Esa sera una solicitud. Otra cosa que quiero decir es que a m que me ha tocado trabajar con todas las administraciones que ha tenido el AGN desde el Doctor Palacios hasta usted, quiero reconocer pblicamente el trabajo que ha hecho esta administracin en una visin ms amplia de lo que es la archivstica y lo vemos pues en las normas, que si la norma tiene un error pues nada puede ser perfecto y al idea es tratar de mejorar, as que expreso mi reconocimiento por esta administracin.
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El Director General, Carlos Alberto Zapata Crdenas, toma la palabra y responde que sobre el primer punto como le deca a la audiencia estamos esperando que nos reporten la confirmacin de los nuevos consejos territoriales de archivos, para poder empezar el proceso de capacitacin que usted nos pide y que ya otras regiones tambin lo ha solicitado. Esta capacitacin tambin se va a dar a principios del otro ao, esta capacitacin no tendr costo para los consejeros. 4.2. Redes sociales

Se present interaccin pero no preguntas. Se cierra el espacio de preguntas y se procede a realizar la entrega de los incentivos para los ciudadanos que participaron en la Rendicin de Cuentas de la Subdireccin de Gestin del Patrimonio Documental. De esta manera finaliza la Rendicin de Cuentas.

Carlos Alberto Zapata Crdenas Director General

Mauricio Tovar Gonzlez Subdirector de Gestin de Patrimonio Documental

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