Implementación de la fase de preparación y ejecución del proceso clásico de selección de proveedores

MÓDULO 9: Proceso Clásico de Selección de Proveedores Anexo II: Herramientas para la aplicación del módulo

Lista de Acrónimos AD ADP ADS AMC BCRP BM BP CAP CAS CCF CCO CIRA CONSUCODE CP CRP CTI DGPM DIA EIA FONCODES IFC INC INDECI INDECOPI INEI JNE LGH LP MAPRO Adjudicación Directa Adjudicación Directa Pública Adjudicación Directa Selectiva Adjudicación de Menor Cuantía Banco Central de Reserva del Perú Bench Mark (Elevación referencial conocida) Buena Pro Cuadro de Asignación de Personal Contrato Administrativo de Servicios Compras Corporativas Facultativas Compras Corporativas Obligatorias Certificado de Inexistencia de Restos Arqueológicos Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Concurso Público Cámara Rompe Presiones Comisión Técnica de Ingeniería Dirección General de Programación Multianual Declaración de Impacto Ambiental Estudio de Impacto Ambiental Fondo de Cooperación para el Desarrollo Social Corporación Financiera Internacional Instituto Nacional de Cultura Instituto Nacional de Defensa Civil Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Propiedad Intelectual Instituto Nacional de Estadística e Informática Jurado Nacional de Elecciones Línea de Gradiente Hidráulico Licitación Pública Manual de Procedimientos Módulos de Buenas Prácticas .

MEF MINAG MINEDU MINEM MINSA MOF MTC OEC ONPE OPI OSCE PAAC PAC PAMA PCM PCM/SGP PDC PDI PDLC PDRC PEDN PEI PESEM PIA PIM PIP PMIP PTAR PYMES RDR REMYPE RNP Ministerio de Economía y Finanzas Ministerio de Agricultura Ministerio de Educación Ministerio de Energía y Minas Ministerio de Salud Manual de Organización y Funciones Ministerio de Transportes Órgano Encargado de las Contrataciones Oficina Nacional de Procesos Electorales Oficina de Programación de Inversiones Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones Plan Anual de Contrataciones Plan de Adecuación y Manejo Ambiental Presidencia del Consejo de Ministros Presidencia del Consejo de Ministros / Secretaria de Gestión Pública Plan de Desarrollo Concertado Plan de Desarrollo Institucional (Plan Estratégico) Plan de Desarrollo Local Concertado Plan de Desarrollo Regional Concertado Plan Estratégico de Desarrollo Nacional Plan Estratégico Institucional Plan Estratégico Sectorial Multianual Presupuesto Institucional de Apertura Presupuesto Institucional Modificado Proyecto de Inversión Pública Plan Multianual de Inversión Pública Planta de Tratamiento de Aguas Residuales Pequeña y Mediana Empresa Recursos Directamente Recaudados Registro de Mediana y Pequeña Empresa Registro Nacional de Proveedores Módulos de Buenas Prácticas .

RO ROF RUA RUC SBS SEACE SIAF SIAF-GL SNIP SNP SUNAT TdR UCCO UE UEs UF UIT UTM VR Recursos Ordinarios Reglamento de Organización y Funciones Reglamento Único de Adquisiciones Registro Único del Contribuyente Superintendencia de Banca y Seguros Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado Sistema Integrado de Administración Financiera Sistema Integrado de Administración Financiera – Gobiernos Locales Sistema Nacional de Inversión Pública Servicios No Personales Superintendencia Nacional de Administración Tributaria Términos de Referencia Unidad de Compras Corporativas Obligatorias Unidad Ejecutora Unidades Ejecutoras Unidad Formuladora Unidad Impositiva Tributaria Coordenadas .Universal Transversal Mercator Valor Referencial Módulos de Buenas Prácticas .

Aprobar formato de requerimiento de las áreas usuarias. II. Fase de actos preparatorios. Introducción. por área usuaria. Tarea Verificar cada uno de los procesos en curso por área usuaria. cancelación y desierto. Criterios para los lineamientos de los actos preparatorios: Estudio de posibilidades que ofrece el mercado. Criterios para los lineamientos del proceso clásico de selección de proveedores. B. declaración de empate. Fase de actos preparatorios. a fin que se mejore la eficiencia. Aprobar lineamientos de los proceso de selección basados en los resultados de las tareas precedentes. Crear o actualizar la información en la base de datos sobre los procesos en curso. y. 21 . observaciones y la correspondiente integración de bases.Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores Anexo II: Herramientas para la aplicación del módulo. Criterios para los lineamientos de elaboración y remisión de requerimientos. D. Elaborar lineamientos para el estudio de posibilidades que ofrece el mercado. Actividad Diagnóstico de los procesos de selección de proveedores en curso. Elaborar y aprobar lineamientos para la formulación y remisión de los requerimientos de las áreas usuarias. uniformicen criterios y cumplan con las normas establecidas. II. Fase de actos preparatorios. procedimientos y políticas de gestión para la atención de consultas. C. II. Formato de requerimiento. eficacia y calidad en la gestión de las inversiones públicas. A. para la fijación del valor referencial. criterios y documentos que se recomienda sean tomados como ejemplo para que los funcionarios de la entidad. Aprobar lineamientos de actos preparatorios. Elaborar la Línea de Base de los procesos de selección de proveedores en curso. sobre recursos de apelación. basados en los resultados de las tareas precedentes. y. para Expediente de Contratación. E. criterios de evaluación y calificación de propuestas. II. Índice de anexos Anexo Nombre de la herramienta Formato para el diagnóstico de los procesos en curso convocados y en actos preparatorios. Fase de actos preparatorios. El presente anexo presenta modelos de guías. especialmente quienes se encarguen del proceso de selección de proveedores. II. Elaborar lineamientos que incluyan procedimientos y responsabilidades de la convocatoria y registro de participantes. fijación del valor referencial y elaboración de expediente de contratación. procedimientos y responsabilidades de otorgamiento y consentimiento de Buena Pro.

Tiempo entre Req. Área Usuaria: Área usuaria que presenta el requerimiento. -BP (4) y (13): 14. la fecha del Acto Preparatorio de la columna 5. Tiempo entre Req. se llena si hubo modificación del PAC. Fecha Inicio Proceso: Fecha 12. Contratación” según corresponda. Si corresponde tiempo entre requerimiento y Buena Pro otorgada. “E. se llena si hubo modificación del PAC . Modificación PAC . Si Proceso terminado. 11. Formato para el diagnóstico de los procesos en curso convocados y en actos preparatorios 1. descripción de columna. corresponde tiempo entre requerimiento y Buena Pro consentida. Valor Referencial: Solo se llena si está definido el monto del Valor Referencial. 13. (4) y (14): Si 22 .Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores II.M” o “Exp. (4) y (12): Si 17. -BP CONS. Fecha Calendario BP: Fecha de otorgamiento de Buena Pro según calendario del proceso. Modificación PAC – FECHA: Solo 4. Fecha consentimiento Buena Pro: En entre requerimiento y la fecha actual corresponde tiempo entre requerimiento y Buena Pro calendario. 1er Acto Preparatorio Descripción Consignar 6. 2. Si no inicio Proceso tiempo entre (4) a la Fecha: Tiempo 16. Fecha otorgamiento Buena Pro: En 15. descripción de columna 10. puede repetirse columna 5. 18. Último Acto Preparatorio Fecha: Consignar 9. el último Acto Preparatorio terminado. Si Proceso Terminado.SI/NO: Solo 3. Si Bases Aprobadas Tiempo Entre (4) y (8): Tiempo entre requerimiento y culminación de todos los actos preparatorios .P. FECHA REQUERIMIENTO: Fecha del Requerimiento. la fecha del Acto Preparatorio de la columna 7.A. Último Acto Preparatorio Descripción:Consignar 8. 5. 1er Acto Preparatorio Fecha: Consignar 7. -BP CAL.O.indicando SI o NO. de la convocatoria en el SEACE. Tiempo entre Req.

B. Formato de requerimiento 23 .Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores II.

Criterio de optimización del requerimiento Aclarará la importancia que tiene el estudio de posibilidades que ofrece el mercado. 4. será porque responde a un proceso de estandarización debidamente sustentado bajo responsabilidad del Titular de la Entidad. En caso se haga referencia a marcas o nombres comerciales. Criterio de legalidad Los lineamientos reforzaran que las especificaciones técnicas deben enmarcarse en la regulación existente. C. Criterio de competencia 24 . ampliando la información sobre las normas que deben usar las áreas usuarias. Se recomienda reforzar el tema de calidad que muchas entidades públicas no lo consideran. Los lineamientos servirán para que las áreas usuarias al elaborar sus requerimientos consideren que en la medida que sean mas detallados y específicos. Criterio de colaboración Los lineamientos señalarán que el OEC deberá realizar las coordinaciones necesarias con el área usuaria para que las especificaciones técnicas sean las adecuadas y que ambos evaluaran las alternativas técnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfacción del requerimiento. que implica la adecuada descripción del bien. Criterio de Especificidad Los lineamientos serán muy claros en señalar que el área usuaria debe definir con precisión las características. en tanto permite hacer ajustes a los requerimientos con autorización de las áreas usuarias. patentes. Criterios para los lineamientos de elaboración y remisión de requerimientos 1.Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores II. se precisará que las áreas usuarias deberán verificar la disponibilidad física y legal de terreno donde se ejecutará la obra. habrán mayor cantidad de postores. condiciones. generándose la competencia que ayudará a una mejor selección del proveedor. En el caso de obras. 3. así como el contenido del expediente técnico a fin que cumpla con las exigencias técnicas y de calidad. 2. Criterio de Responsabilidad Los lineamientos no deben dejar duda que el área usuaria es la responsable del contenido del requerimiento. 6. así como su finalidad pública. diseños o tipos particulares. cantidad y calidad de lo requerido. servicio u obra a contratar. 5. reforzando que el contenido no hará referencia a marcas o nombres comerciales. Criterio de transparencia Buscará no orientar la adquisición o contratación a un proveedor específico. 7.

Los lineamientos coadyuvarían al correcto y adecuado uso de cada una de estas fuentes. expediente de contratación. fecha. costos de transporte. 7. 8. D. entre otros. a través de establecer metodologías. verificando impedimentos. el OEC. exigencias a sus miembros. 4. el Comité Especial y el Titular de la Entidad. 3. es decir es una etapa previa al proceso de selección. La integración con Presupuesto La norma establece el contenido del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. como tributos. Criterios para las Bases 25 . el check list podría establecer las características mínimas de cada ítem. formato. Valor referencial La norma establece las posibles fuentes de información para fijar el valor referencial. A su vez. en tal sentido los lineamientos a través de un check-list de información facilitarían al Comité Especial su elaboración en el marco de la norma.Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores II. en esta fase preparatoria. entre otros. Criterio de secuencialidad Los lineamientos deben considerar que los cuatro actos preparatorios son secuenciales. Criterio de oportunidad Los plazos en la fase preparatoria no están regulados. Criterio de Responsabilidad Se sugiere que los lineamientos consignen con claridad las responsabilidades de las áreas usuarias. comité especial y bases administrativas. Los actos preparatorios son: estudio de posibilidades que ofrece el mercado (incluye el valor referencial). en tal sentido los lineamientos podrían contemplar este aspecto a fin que la fase preparatoria se culmine oportunamente. por ejemplo: si el expediente de contratación debe contener la formula de reajuste el check-list consignará los casos en que deba cumplirse tal requisito. responsable. A su vez podría ser una guía tanto para utilizar la mejor fuente según el objeto de contratación como para considerar todos los componentes del valor referencial. 2. Los lineamientos podrían establecer el mecanismo de aprobación del Expediente de Contratación. La norma regula la información de las Bases. en tal sentido los lineamientos podrían establecer el mecanismo de coordinación con Presupuesto a fin que el Certificado sea oportuno y no tenga información pendiente. costos laborales. procedimientos y/o formatos. ausencias. Criterios para el Expediente de contratación La norma establece que información debe estar contenida en el Expediente de Contratación. Criterios para el estudio de posibilidades que ofrece el mercado La norma no regula este estudio. 9. en tal sentido los lineamientos podrían considerar la elaboración de un formato que sirva de check-list de información para que facilite al OEC su elaboración. 5. acciones ante la modificación del expediente. expertos independientes. en tal sentido los lineamientos podrían establecer una metodología para este estudio que guíe la búsqueda de las alternativas que hay en el mercado para satisfacer de elrequerimiento. 6. Criterio de legalidad del Comité Especial Los lineamientos a través de un check lista coadyuvarían a cumplir con la legalidad al designar al Comité Especial. dado que no se puede iniciar el proceso si esta no es culminada. Criterios para los lineamientos de los actos preparatorios 1.

Criterios para los factores de Evaluación Los factores de evaluación pueden ser obligatorios o facultativos según el objeto de contratación. 10. los límites del Valor Referencial.Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores En este aspecto sería recomendable que los lineamientos ofrezcan mayor detalle cuando el Objeto del proceso sea Obras. 26 . Los lineamientos facilitarían la determinación de los factores. el contrato y las formulas de reajuste. así como su adecuación a la norma vigente. a fin que se opte por el sistema de ejecución o contratación más adecuada. Asimismo sucede con la modalidad.

Criterios para la integración de bases para cada uno de los procesos. La norma señala que el plazo de integración de bases varía en función al tipo de proceso y a la etapa de observaciones. 6. Criterios para verificar la acreditación de la representatividad del postor para presentar propuestas Los lineamientos facilitaran la verificación de la representatividad del postor. que las absoluciones se ajustan a los plazos establecidos en la norma y son notificados como corresponde. En el caso de AMC para la consultoría de obras y ejecución de obras se integra y publica al día siguiente de vencido el plazo para absolver las consultas. 5. mientras que el apoderado será acreditado con carta poder simple suscrita por el representante legal. Mientras que el caso de personas jurídicas. A su vez. Si hay elevación de bases se integra y publica dentro de los 2 días siguientes de notificado el pronunciamiento. en el marco de la norma. como los que siguen: 7. CP y AD. Criterios para las Consultas y Observaciones Los lineamientos son una guía para verificar que las consultas y observaciones son realizadas por quienes están facultados para ello y son realizadas en el plazo que corresponde. E. si no se han presentado observaciones se integra y publica al día siguiente de vencido el plazo para absolver las observaciones. siendo que el representante legal acredita tal condición a través de documento registral vigente que consigne dicho cargo.Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores II. Criterios para los lineamientos del proceso clásico de selección de proveedores 1. A su vez permitirá corroborar que la inscripción en el RNP es el que corresponde según el objeto del proceso de selección. 2. Si se han producido observaciones se integra y publica al día siguiente de vencido el plazo para solicitar la elevación de las bases. Criterios Generales Facilitar el control de ingresos al SEACE y de cumplimiento de plazos de cada una de las etapas del proceso de selección. adjuntando el documento registral vigente que acredite tal condición. 27 . Criterios para el Registro de Participantes A través de un check list podrá facilitarse la verificación del cumplimiento de requisitos para ser postor. 7. los lineamientos deberán facilitar al Comité Especial. En LP. A su vez indicará los casos en que puede complementarse la difusión con otros mecanismos. para tal fin elaborarán un formato de control que ayude a verificar que en el caso de personas naturales. En tal sentido. La omisión de la presentación de documentos o su traducción no es subsanable. 3. al menos deberá considerar los aspectos más relevantes y de fácil verificación. éstas lo hacen por medio de su representante legal o apoderado. Comité Permanente y OEC la correcta implementación de estos plazos. Idioma en que deben presentar las propuestas: Todos los documentos referidos a Requerimientos Técnicos Mínimos y factores de evaluación se presentan en castellano o con traducción efectuada por traductor público juramentado. tanto contenido como en plazo. 4. éstas concurren personalmente o a través de su apoderado debidamente acreditado ante el Comité Especial mediante carta poder simple. Criterios sobre las propuestas Los lineamientos deberán ser una guía para la revisión de las propuestas. Criterios para la Convocatoria Los lineamientos facilitarán el cumplimiento de los requisitos para que la etapa de convocatoria se ajuste a la norma.1.

corregirá y consignará el monto correcto. Criterios para el otorgamiento de la Buena Pro De modo similar a la verificación de las propuestas.3. como las siguientes: ello. los lineamientos establecerán la forma en que el estudio de mercado determina que un solo proveedor no puede atender el requerimiento de la entidad. Podrían indicar que la adjudicación será a prorrata. 7. de existir error. 7. Cuál es el Procedimiento para publicar la Buena Pro: Los lineamientos establecerán el formato del cuadro comparativo. 8. Asimismo señalará que en bienes y obras será el que haya tenido mejor puntaje económico. precisando que no se aplica a consultorías o ejecución de obras.5. los lineamientos facilitarán el cumplimiento del marco normativo en esta etapa del proceso. Si hay más de un proveedor adjudicado: Para Se ofrecerá una guía en la que se señale por ejemplo. Finalmente se tiene el sorteo.Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores 7. Si se presentan total o parcialmente mediante formularios o formatos. Si hay empate entre los postores : 9. 9. Forma de presentación de las propuestas: Debe ser electrónica si se presentan en hojas simples. El procedimiento contemplará que se respete la orden de prelación. 9. Los lineamientos establecerán los procedimientos en situaciones especiales. Subsanación de la propuesta económica.4. Quién. incluyendo el manual. que en AD y MC en caso de empate será favorecida las micro y pequeñas empresas integradas por personas con discapacidad o consorcios integrados en su totalidad por estas empresas o que acrediten tener tal condición.2.4. La propuesta económica solo se presenta en original. 28 . asignándole el lugar que le corresponde. 8. y. Plazo y supuestos de subsanación de las propuestas: de foliación y rúbrica de los folios. en procesos de selección convocados bajo el sistema de precios unitarios. y DJ en AMC. Sobre el requisito para presentar la propuesta económica: Garantía de Seriedad de Oferta en LP. tarifas o porcentajes. que la propuesta económica adjudicada no sea superior al 5% del VR del postor ganador y que los postores tienen la opción de reducir su propuesta para adecuarse a la condición establecida. económicos y totales. dónde y cuándo se publica la Buena Pro otorgada al postor ganador.2. 8. Los aspectos más relevantes a considerar son: 8. Debiendo en todos los casos llevar el sello y la rúbrica del postor. en el que se observe en orden de prelación los puntajes técnicos. no cabe la subsanación por omisión o error: Salvo por defectos 7. siempre que el objeto de la contratación sea divisible. de acuerdo a lo señalado en la normativa de la materia.1. pudiendo subsanarse en el mismo acto de presentación de propuestas.3. Los supuestos de subsanación son defectos de forma que no modifiquen el alcance de la propuesta técnica. Cómo se notifica la Buena Pro. El Plazo es de 1 o 2 días.1. que conjuntamente con la adjudicación a prorrata requiere de la citación oportuna a los postores. Cuál es el plazo para otorgar la buena pro. CP o AD 8.2. se llenarán por cualquier medio. Dicha corrección debe figurar expresamente en el acta respectiva. el Comité Especial verificará las operaciones aritméticas de la propuesta con mayor puntaje total. siempre que los postores estén de acuerdo y será según el monto de sus propuestas. siendo que las bases preverán la posibilidad de distribuir la Buena Pro.

9. el Comité Especial se dirigirá al OEC o área usuaria. 29 . registrando en el SEACE la resolución o Acuerdo de cancelación al día siguiente y de ser el caso al correo electrónico señalado por los participantes. adoptando las medidas correctivas antes de convocar nuevamente. 9. La publicación se hará en el SEACE dentro del día siguiente de producida.Módulo 9: Proceso clásico de selección de proveedores 9. La siguiente convocatoria será una AMC que no podrá ser electrónica.2. Si la propuesta excede el valor referencial: Los lineamientos señalarán que se deberá contar con la asignación suficiente de crédito presupuestario y la aprobación del Titular de la Entidad.Procedimiento cuando se cancela el proceso de selección: Si la Entidad decide cancelar el proceso debe comunicarlo dentro del día siguiente y por escrito al Comité Especial. Si el motivo está referido al valor referencial o a las características del objeto. Precisará que el Titular de la Entidad será responsable de otorgar la buena pro en un plazo no mayor a 10 días hábiles contados desde la fecha prevista en el calendario para otorgar la Buena Pro.4. Asimismo indicará que la aceptación será en acto público o deberá constar en documento escrito si es acto privado.4.3. El Comité Especial o el OEC según corresponda informarán al Titular de la Entidad o al funcionario delegado de aprobar el Expediente de Contratación sobre las causas del desierto.4. Si no hay participantes se puede declarar desierto al término del registro de participantes.Criterios cuando se declara desierto o se cancela el proceso de selección 9. Procedimiento cuando se declara desierto el proceso: Se declara desierto cuando no queda ninguna propuesta válida.1. salvo que el postor ganador acepte reducir su oferta económica a un monto igual o menor al valor referencial.

. Petróleo y Gas para el Desarrollo Comunitario Sostenible (CommDev). la Agencia Canadiense de Desarrollo Internacional (ACDI) y el Fondo de Minería. miembro del Grupo Banco Mundial.El Programa Canon es una iniciativa innovadora liderada por la Corporación Financiera Internacional (IFC). ACDI. que se viene implementando con el apoyo de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID). Las opiniones expresadas en el presente documento no reflejan necesariamente el punto de vista de USAID. CommDev o de IFC.

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