Manual

0661 - Circuito documental na organização

Técnico/a Administrativo/a

...................................................................................................................................................................... 4 Registo da Correspondência Recebida ................................................................................................................................................................................................................ 6 Correspondência Interna ............................................................................................................................................................................... 6 Correio Eletrónico ................................................................................................................................Índice Noção de Circuito Documental ................... 5 Correspondência Expedida................ 5 Registo da Correspondência Expedida ................................................ 6 Norma Portuguesa 7 .............................................................................................................................................................................................................................................. 3 Tratamento da correspondência..................................................... 5 Circuito da Correspondência Expedida .. 6 Vantagens do Correio Eletrónico .................. 7 2 .......... 5 Circuito da Correspondência Recebida ................................................................................................................................................ 7 Desvantagens do Correio Eletrónico ........................................... 4 Correspondência Recebida .........

Destacamos os seguintes:     Clientes Fornecedores Bancos Entidades Oficias o Autoridade Tributária o Segurança Social o Outros Diferentes tipos de Documentos  Documentos contabilísticos relacionados com compras e vendas o Guias de Remessa o Faturas o Notas de Crédito o Notas de Débito o Recibos (Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)  Documentos comerciais o Catálogos o Orçamentos o Pedidos de orçamento. (Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)  Documentos bancários o Extratos de Conta o Notas de despesas o Notas de transferência Documentos de entidades oficias o Notificações o Ofícios  3 .Noção de Circuito Documental É o que resulta do processo da comunicação tanto oral como escrita tanto entre empresas. tendo em conta as diferentes relações mantidas pela empresa. como a nível interno. Deveremos distinguir as diversas origens e destinos dos documentos.

Necessária A correspondência deste grupo pode dividir-se em três grupos: Dirigida a alguém (em particular).Tratamento da correspondência Correspondência Recebida É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada e registada é entregue ao departamento a que se destina. Verificação Certifica que a correspondência é realmente destinada à empresa. 4 . neste mesmo passo é feita a separação desta subdividindo em informação necessária da não necessária. Confidencial e dirigida à Empresa.

Registo da Correspondência Expedida Deverá ser registada em livro próprio toda a correspondência que sai da organização para o exterior. A Confidencial só deve ser aberta por que tem autorização. em livro próprio ou equivalente. coloca-se o número de entrada e data (geralmente através de um carimbo) no próprio documento e identifica-se no respetivo registo o remetente e assunto resumido. bem como a secção para onde será enviado. A correspondência dirigida à Empresa relata a atividade desta e deve ser sempre efetuado um registo. Circuito da Correspondência Recebida   Abertura da correspondência Registo da entrada da correspondência: o Número da entrada o Data o Remente o Secção onde será enviada o Assunto resumido Distribuição interna da correspondência pelas secções Arquivo da correspondência recebida depois do assunto tratado   Correspondência Expedida É toda a correspondência que dá saída da empresa e que deverá ser previamente verificada e assinada e depois de registada é expedida. O registo deve conter informações relativas ao destinatário:     Referência Tipo de documento expedido Data da expedição Nome e morada do destinatário 5 .A informação dirigida para alguém em particular deve ser entregue ao destinatário referido no envelope. Registo da Correspondência Recebida Consiste no registo de toda a correspondência que entra na empresa.

Circuito da Correspondência Expedida    Elaboração da correspondência Assinatura Registo da saída Norma Portuguesa 7 Correspondência Interna É toda correspondência que circula no interior da empresa. ordem de serviços. através de memorandos. comunicados. Assunto resumido. permitem o envio de informação em formato digital. 6 . Correio Eletrónico É um sistema rápido e eficaz que através de aplicações virtuais (programas). entre outros.

Rápido. 7 . Múltiplos destinatários simultaneamente Desvantagens do Correio Eletrónico     Falta de Privacidade. Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio. mensagens enviadas em segundos. Riscos de segurança informática. Ecológico.Vantagens do Correio Eletrónico     É Barato. Possíveis casos de fraude. é facultativa a impressão do documento recebido.

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