Rev Inst Cinc Sade 2009;27(4):324-9

Determinao da importncia operacional dos materiais de enfermagem segundo a Classificao XYZ Determination of the operational importance of the nursing supplies according to Classification XYZ
Karina Gomes Loureno Mendes* Valria Castilho**

Resumo Introduo A avaliao do grau de imprescindibilidade dos materiais de consumo hospitalar auxilia no gerenciamento de recursos materiais. A Classificao XYZ uma ferramenta importante no gerenciamento de materiais quando os objetivos institucionais avaliam a garantia da prestao de assistncia aos pacientes baseada nos materiais que a instituio dispe durante o atendimento. Material e Mtodo A finalidade deste estudo apresentar a experincia da enfermagem de um hospital universitrio da cidade de So Paulo na determinao da importncia operacional dos materiais de consumo utilizando a Classificao XYZ e elaborar o agrupamento, por importncia operacional, dos materiais de consumo de enfermagem utilizando a classificao. Trata-se de um estudo exploratrio e descritivo, na modalidade estudo de caso. Resultados Dos 966 itens classificados, 59,2% correspondem aos materiais classificados como imprescindveis pela equipe de enfermagem, 13,3% so itens intermedirios e 27,5% so itens de baixa imprescindibilidade. Concluso A relevncia da Classificao XYZ de materiais ficou evidenciada como uma das ferramentas gerenciais que pode auxiliar no processo de tomada de deciso, proporcionando visualizar as classes de materiais identificando os itens imprescindveis no estoque, para o atendimento ao paciente. Abstract Introduction The evaluation of the degree of impressively of the supplies of hospital consumption assists in the management of material resources. Classification XYZ is an important tool in the management of supplies when the institution objectives evaluate the guarantee of the installment of assistance to the patients based in the supplies that the institution makes use during the attendance. Material and Method The purpose of this study is to present the experience of the nursing of a university hospital of the city of So Paulo in the determination of the operational importance of the consumption supplies being used classification XYZ and to elaborate the grouping, for operational importance, of the supplies of nursing consumption using the classification. One is about an explorative and descriptive study, in the modality case study. Results Of the 966 classified item, 59.2% correspond to the classified supplies as essential for the nursing team, 13.3% are intermediate item and 27.5% are item of low impressively. Conclusion The relevance of Classification XYZ of supplies was evidenced as one of the management tools that can assist in the process of decision taking, providing to visualize the classrooms of supplies identifying the essential item in the supply, for the attendance to the patient. Palavras-chave: Administrao de materiais no hospital; Enfermagem/organizao & administrao; Recursos materiais em sade

Key words: Materials management, hospital; Nursing/organization & administration; Materials resources in health

Introduo Os conhecimentos, as habilidades e as responsabilidades dos diversos profissionais envolvidos no sistema de sade tornam as instituies hospitalares complexas7. Esses profissionais desenvolvem uma gama de atividades em grau de complexidade diferentes. Essa gama de atividades consome uma diversidade de materiais e equipamentos, que tm contribudo para a elevao dos custos hospitalares e, consequentemente, os custos do setor de sade.

Alguns autores afirmam que os materiais de consumo e medicamentos representam valores entre 30 e 45% dos gastos das instituies de sade3. Outros autores colocam a variao destes valores entre 15 e 25%8. Em decorrncia a este fato, as organizaes hospitalares vm reordenando seus esforos com a finalidade de aprimoramento contnuo da administrao de recursos materiais. Para alguns autores, a administrao de materiais consiste em ter materiais necessrios na quantidade certa, no local certo e no tempo certo disposio dos rgos que compem o processo produtivo da empresa5.

* Enfermeira. Professora Adjunta do Curso de Graduao em Enfermagem da Universidade Paulista Campus Vergueiro. Doutoranda do Programa de Ps Graduao da Escola de Enfermagem da Universidade de So Paulo (USP). E-mail: karina@usp.br ** Enfermeira. Livre Docente. Professora Doutora do Departamento de Orientao Profissional da Escola de Enfermagem da USP.

325 Outros consideram que o objetivo da administrao de materiais nas instituies de sade consiste na coordenao das atividades necessrias para garantir o suprimento de todas as reas da organizao, com o menor custo possvel e de forma que no ocorram interrupes prejudiciais aos clientes na prestao de servios3. Ainda assim, demais autores colocam que o objetivo deste ramo da administrao abastecer o sistema produtivo com os itens requisitados no tempo mais prximo do solicitado, com menor custo possvel e mantendo quantidade e qualidade desejadas8. O objetivo primrio da administrao de materiais disponibilizar o material certo, na quantidade certa e no tempo certo para o usurio, seja ele um cliente interno ou externo1. A falta de material de consumo nas unidades do hospital, principalmente em instituies pblicas, um problema que os enfermeiros deparam-se frequentemente durante o desempenho das atividades profissionais. Na tentativa de minimizar esse problema, ocorrem emprstimos de materiais entre algumas unidades hospitalares, mas nem sempre isso possvel, porque na maioria das vezes, h falta de material em todas as unidades, devido ao dficit no estoque do almoxarifado. Alm de causar estresse na equipe multiprofissional, a falta de um material de consumo nas unidades hospitalares leva descontinuidade da assistncia prestada e consequentemente, danos ao paciente. A realidade do hospital universitrio no que se refere ao suprimento de materiais de consumo hospitalar pode ser apresentada como uma instituio pblica provida de recursos financeiros suficientes para o desenvolvimento de suas atividades assistenciais e de pesquisa, porm com dficits no gerenciamento destes materiais. Diariamente a enfermeira do material, profissional que atua no gerenciamento dos recursos materiais desta instituio deparase com faltas de muitos materiais de consumo e atua de maneira eficiente na soluo emergencial para garantir que a falta ser passageira. Porm, a funo desta enfermeira no gerenciar a falta e sim gerenciar para que a falta no ocorra, o que causa neste profissional um sentimento de incapacidade gerencial. Com a finalidade de minimizar as faltas de materiais de consumo hospitalar na instituio, a estratgia desenvolvida em curto prazo pela autora, foi classificar todos os materiais de consumo baseados no grau de imprescindibilidade dos mesmos e assim, oferecer uma ferramenta importante para a gesto adequada dos materiais desta instituio. Esta classificao permite ao gerente de suprimentos ou enfermeira do material visualizar quais so os materiais imprescindveis para a prestao da assistncia hospitalar, aqueles que nunca podero faltar no estoque. Permite tambm identificar os materiais que so imprescindveis, mas que a falta deles no acarretar em prejuzos na assistncia prestada e aqueles materiais que no so imprescindveis apesar de fazerem parte da padronizao dos materiais hospitalares pelo conforto e qualidade que muitos deles oferecem. Importante apresentar que esta classificao de materiais, bem elaborada, valorizando a realidade dos profissionais de enfermagem que atuam na instituio, tem como objetivo classificar os itens e no padroniz-los. Para que a classificao seja realizada, os itens devero ser padronizados anteriormente. Outra finalidade de classificar materiais a melhoria da qualidade oferecida, pois se a instituio conhece os itens imprescindveis e realiza um gerenciamento adequado dos mesmos, evita a falta destes itens e com isso os profissionais de enfermagem conseguem promover com qualidade a assistncia prestada. Reviso da literatura

No contexto de alguns autores, a escolha do material certo envolve uma soluo de compromissos entre a organizao e seus usurios, e necessrio realizar um conjunto de atividades cujos principais objetivos so: identificar o material certo para o usurio e a organizao, organizar o processo de aquisio, guarda e manuseio dos materiais, facilitar a comunicao com fornecedores, usurios e setores contbil e financeiro, estabelecer instrumentos de planejamento e de controle apropriados, reduzir custos e melhorar o nvel de servio1. As tcnicas utilizadas pela gerncia de materiais, com a finalidade de atingir o sucesso da conciliao de interesses, esto agrupadas em quatro subsistemas: normalizao, controle, aquisio e armazenamento8. As preocupaes com os custos crescentes da cadeia logstica do setor sade, em particular, dos hospitais, suscita a adoo de estratgias de controle, principalmente, dos estoques de materiais, no sentido de garantir a viabilidade destas instituies. Os estoques, os equipamentos, as instalaes, matrias-primas, transporte e energia, custos e capital financeiro merecem ateno especial, pois somam os valores que constituem alguns dos indicadores de produtividade hospitalar2. Inseridos neste contexto as organizaes hospitalares, tm estudado e implementado novas ferramentas gerenciais que auxiliam no processo de tomada de decises6. Novas ferramentas tm sido incorporadas no processo gerencial com a finalidade de minimizar as ocorrncias com faltas, desvios e desperdcios de materiais, problemas estes que dificultam o processo de gerenciamento hospitalar. Algumas ferramentas que auxiliam os administradores no gerenciamento hospitalar so as classificaes de materiais. Seus objetivos abrangem desde formar grupos ou classes de materiais sob diferentes critrios como auxiliar os administradores no estabelecimento de instrumentos de planejamento e controles adequados a cada grupo ou classe. Essas classificaes podem ser baseadas nas necessidades de cada instituio, visando propiciar decises e resultados que contribuam para atenuar o risco da falta. Entretanto, a classificao por tipo de demanda ra-

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326 mificada quanto ao valor do consumo anual dos itens, ABC de valor, e quanto importncia operacional desses itens, XYZ10. A Classificao ABC de valor, ou Classificao de Pareto, pode ser entendida como uma classificao baseada no valor de utilizao dos itens de estoque, permitindo o controle seletivo destes materiais. um procedimento que tem por objetivo, identificar os produtos em funo dos valores que eles representam e, com isso, estabelecer formas de gesto apropriadas importncia de cada item em relao ao valor total dos estoques9. A classificao baseada na importncia operacional dos itens, caracterizada pela imprescindibilidade dos mesmos em relao aos demais itens do estoque, denominada ABC de popularidade ou XYZ. Neste estudo a nomenclatura utilizada ser Classificao XYZ1. Classificao XYZ Para alguns autores, material um produto j manufaturado, que pode ser armazenado, distribudo e consumido, para a produo de um servio4. Entende-se por material, qualquer coisa constituda por matria, ou seja, qualquer coisa que possui massa. Especialidades farmacuticas, gneros alimentcios, cateteres, gases medicinais, respiradores (...) entre outros. Mas apenas alguns desta lista de bens materiais so objetos da administrao de materiais1. Os bens materiais podem ser divididos em bens de consumo, ou seja, materiais de consumo, e bens patrimoniais. Materiais de consumo so todos aqueles que podem ser armazenados ou que so consumidos imediatamente aps sua chegada, incluindo medicamentos, alimentos, material de escritrio, de limpeza, de conservao e reparos, de uso cirrgico, de radiologia, de laboratrio, reagentes qumicos, vidraria e outros, excluindo os considerados permanentes9. Este conceito vem sendo aprimorado e autores esclarecem que so considerados materiais de consumo todos aqueles adquiridos e consumidos durante os processos realizados e, podem ou no, serem estocados1. Os bens patrimoniais ou permanentes so aqueles cuja durao superior a dois anos, sendo inconsumveis pelo prprio uso como equipamentos, mobilirios3. Os bens patrimoniais fazem parte do ativo permanente da organizao, ou seja, agregam o ativo imobilizado, se desgastam e sofrem perdas com o uso e integram os custos indiretos hospitalares pela via de depreciao1. Assim, a finalidade da Classificao XYZ consiste em minimizar a falta de itens imprescindveis assistncia prestada alm de priorizar os materiais de consumo e elaborar possveis alternativas de substituio para aqueles itens passveis de substituio. A construo da Classificao XYZ dos materiais de consumo visa tambm, identificar os materiais que independente do fraco consumo, podem, caso vierem a faltar, prejudicar seriamente a continuidade da assistncia prestada ao paciente. Este estudo teve como objetivos: apresentar a experincia da enfermagem do hospital na determinao da importncia operacional dos materiais de consumo utilizando a Classificao XYZ, elaborar o agrupamento, por importncia operacional, dos materiais de consumo de enfermagem do hospital, utilizando a Classificao XYZ. Material e Mtodo

A Classificao XYZ avalia o grau de criticalidade ou imprescindibilidade do material no desempenho das atividades realizadas. Os mesmos autores sugerem a avaliao das respostas das questes abaixo para determinar o grau de criticalidade de um determinado material1. Esse material essencial para alguma atividade vital da organizao? Esse material pode ser adquirido facilmente? O fornecimento desse material problemtico? Esse material possui equivalente(s) j especificado(s)? Algum material equivalente pode ser encontrado facilmente? Itens Classe Z

A caracterstica desses itens a mxima criticalidade, so imprescindveis, no podem ser substitudos por outros equivalentes, em tempo hbil para evitar transtornos. A falta desses materiais provoca a paralisao das atividades essenciais da instituio colocando em risco tanto os profissionais e clientes, quanto o ambiente e o patrimnio organizacional. Itens Classe Y

Os itens Classe Y apresentam grau de criticalidade mdio ou intermedirio entre os imprescindveis e os de baixa criticalidade. Podem ser substitudos por outros com relativa facilidade, embora sejam vitais para a realizao das atividades. Itens Classe X

Os itens dessa classe so os materiais de baixa criticalidade, que sua falta no acarreta em paralisaes, nem riscos segurana pessoal, ambiental e patrimonial. Possuem elevada possibilidade de serem substitudos por outros equivalentes e elevada facilidade de obteno no mercado.

O estudo foi de cunho exploratrio-descritivo na modalidade estudo de caso. Foram inclusos nesta classificao, os materiais de escritrio e os de laboratrio pelo fato dos mesmos auxiliarem a enfermagem na prestao da assistncia ao paciente. O local do estudo foi um hospital universitrio localizado na zona oeste da cidade de So Paulo. Este hospital destinado ao ensino, pesquisa e extenso de servios comunidade. Para atender a estas propostas,

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327 a instituio presta servios aos corpos docentes, discentes e servidores da universidade, bem como populao da rea geogrfica correspondente ao Distrito de Sade correspondente, com aproximadamente 400 mil habitantes, atuando, enquanto referncia secundria, nas especialidades bsicas: clnica mdica geral, cirurgia geral, pediatria, obstetrcia e ortopedia em 247 leitos. Os dados desta pesquisa foram coletados de 01 de agosto a 30 de setembro de 2005 aps aprovao do Comit de tica em Pesquisa da Instituio, e constituam-se dos 966 materiais de consumo, previstos na cota mensal de cada unidade do hospital no ano de 2004. A cota mensal das unidades estabelecida anualmente pela chefia de cada setor que calcula uma mdia do consumo dos ltimos meses e define o nmero de unidades que estar consumindo em mdia por ms. Estes dados foram levantados diretamente no sistema do Almoxarifado do hospital, previamente autorizados pelo chefe do setor. O sistema permitiu identificar o cdigo do material no Almoxarifado e a previso mensal de cada um dos setores da Instituio. A Classificao XYZ no hospital universitrio em questo iniciou-se com a colocao sobre a importncia dessa ferramenta gerencial e a necessidade de test-la no sistema hospitalar. O hospital possui 18 unidades de internao e cada uma das unidades gerida por um enfermeiro chefe que conta com um tcnico de enfermagem cuja funo desenvolvida gerenciar os materiais da unidade. A populao desta pesquisa constituiu-se dos 18 tcnicos de enfermagem que desempenham funo de tcnico de material, cada um representando um dos 18 setores do hospital. A primeira reunio com os participantes da pesquisa teve como objetivos: apresentar a classificao XYZ equipe de enfermagem do hospital, descrevendo de maneira simplificada, as caractersticas desta classificao, enunciar seus objetivos, vantagens e finalidades e iniciar a diviso das classes de materiais. Os tcnicos de material das unidades do hospital foram convidados para uma segunda reunio cujo objetivo foi iniciar a diviso de todos os materiais consumidos pela enfermagem em classes X, Y e Z. A reunio foi composta por um representante de cada uma das unidades de internao que faziam parte do grupo, e visava anotar a opinio de cada membro com relao ao grau de imprescindibilidade dos materiais consumidos em sua previso mensal. A reunio foi tumultuada, pois estavam presentes 18 pessoas cada uma com suas opinies e valores diversos, dificultando a anlise do grau de imprescindibilidade dos itens. Mediante esta dificuldade, os 18 participantes dos setores do hospital foram orientados sobre uma diviso em grupos com representantes, seguindo o critrio: agregar representantes das unidades com percentagem de materiais do mesmo cdigo de almoxarifado, igual ou superior a 30%. Essa diviso originou 11 grupos: Grupo I: Unidade de Terapia Intensiva Adulto (UTIAD) e Unidade de Terapia Intensiva Peditrica (UTIP) Grupo II: Pronto Socorro Adulto (PSA) e Pronto Socorro Infantil (PSI) Grupo III: Centro Cirrgico (CC) e Centro Obsttrico (CO) Grupo IV: Clnica Mdica (CL.MED), Clnica Cirrgica (CL.CIR) e Alojamento Conjunto (AC) Grupo V: Berrio (BER) e Pediatria (PED) Grupo VI: Unidade Bsica de Atendimento Sade (UBAS) e Ambulatrio (AMB) Grupo VII: Mtodos Grficos (ECG) Grupo VIII: Endoscopia (ENDOS) Grupo IX: Hemodilise (SHEM) Grupo X: Hospital-dia (HD) Grupo XI: Central de Material e Esterilizao (CME) Foram realizadas 11 reunies, uma com cada grupo seguindo um cronograma pr-estabelecido pela autora. Ao final destas reunies, que aconteceram de maneira tranquila, a anlise das prioridades estabelecidas pelos representantes no atingiu 100% de concordncia, como era esperado, uma vez que cada tcnico tinha uma opinio e cada unidade tinha sua rotina de atendimento. Para a obteno do estabelecimento de consenso entre os representantes a fim de estabelecer apenas um tipo de prioridade para cada material avaliado, foi realizado um sorteio aleatrio, mtodo que proporciona a mesma chance de incluso a todos os participantes, para selecionar seis representantes de grupos. O sorteio aleatrio selecionou um membro para representar cada um dos grupos. No Grupo I, o representante passou a ser o tcnico da UTIP, no Grupo II, o representante foi do PSA, no Grupo III, CC, no Grupo IV, CL.CIR, no Grupo V, BER. Como os demais grupos apresentavam apenas um representante, o sorteio aleatrio selecionou um nico representante dos Grupos VI, VII, VIII, IX, X e XI, que foi o representante do Grupo VIII, ENDOS. Os representantes ento passaram de 18 para seis pessoas e as reunies fluram de forma mais tranquila. Houve necessidade de realizar trs reunies para que o objetivo inicial da construo da classificao fosse atingido. Resultados e Discusso

A primeira reao da equipe de enfermagem durante o estudo foi que com a construo dessa classificao, o problema da falta de materiais de consumo seria re-

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328 solvido. Foi realado que esse no era o objetivo principal do trabalho, e que a soluo ou a minimizao da falta de material de consumo aconteceria a partir de uma ampla reestruturao de todo o sistema de gerenciamento de materiais na instituio. Enfatizou-se tambm que a construo de uma classificao que prioriza os materiais imprescindveis uma das ferramentas que auxiliam, principalmente, no gerenciamento de estoques. Aps o trmino da classificao dos materiais de consumo do hospital pela equipe de enfermagem, as classes de materiais foram determinadas como X, Y e Z. A Classe X representa os materiais no crticos, cuja falta no acarreta em prejuzo assistncia prestada. A Classe Y representa materiais com grau de criticalidade mdia e so substitudos com facilidade por outros similares e a Classe Z so aqueles materiais crticos, imprescindveis assistncia prestada ao paciente. A percentagem de suas representaes, respectivamente foi de 27,5% (266 itens), 13,3% (128 itens) e 59,2% (572 itens) dos materiais solicitados pela enfermagem nas unidades assistenciais, inclusive materiais de escritrio e laboratrio (Grfico 1). ineficaz e ultrapassado. O hospital tem projetos de aquisio de um novo sistema, mais atualizado e com mais recursos para o gerenciamento de estoques. A partir dessa aquisio, o projeto de classificao poder ser efetivamente implantado. Concluses

Grfico 1. Classificao XYZ dos materiais do hospital. So Paulo, 2005

Percebe-se nestes valores que a equipe de enfermagem ainda se caracteriza como uma equipe conservadora, onde o medo da falta de material, faz com que os funcionrios classifiquem a maioria dos itens como imprescindveis ou de criticalidade mdia. Este fato pode estar relacionado realidade vivida por estes profissionais em instituies de sade, onde a falta de materiais de consumo est presente em grande parte dos dias de atuao profissional. Para alguns autores h uma variao na classificao dos materiais, pois os profissionais mais prudentes, tendem classificar muitos itens como Z enquanto outros classificariam como Y ou X. Afirmam ainda que pode ocorrer uma influncia na Classificao XYZ decorrente da postura do profissional que ir realiz-la1. No segundo semestre de 2005, a Classificao XYZ dos materiais de consumo do hospital, utilizados pela enfermagem, estava construda. Essa classificao no foi implantada ainda em decorrncia do atual sistema informatizado de gerenciamento de estoques da instituio ser

A mudana desta cultura, de que muitos materiais ainda faltam, pode demorar algum tempo para acontecer. necessrio estimular essa mudana, mas aguardar o tempo de cada funcionrio para realmente aderir a esse novo conceito, de que com uma classificao de materiais, a chance dos itens imprescindveis faltarem muito menor do que se no houvesse a classificao. Esta realidade associa-se ao fato de que poucos ou quase nenhum tcnico de material e at mesmo os enfermeiros, desconhecem a classificao de material por ainda no ter sua utilizao fundamentada em instituies hospitalares. O projeto isolado de classificao desses materiais no capaz de evitar falta porque depende dos objetivos e metas institucionais, mas pode auxiliar na minimizao destas. No entanto, por se tratar de uma instituio pblica, sabe-se que existem dificuldades que tornam os processos de mudanas lentos. Uma das dificuldades a questo financeira. A aquisio de um novo sistema de gerenciamento de suprimentos j est em andamento, mas tem previso de implantao em 2008, considerando um perodo longo de adaptao. Complementar a esse fato pode-se afirmar que os custos hospitalares poderiam ser reduzidos, uma vez que se as compras de urgncia diminuiriam, e os valores gastos com estas poderiam ser disponibilizados para aquisio de outros materiais ou at equipamentos com tecnologia diferenciada. Tambm poderia ocorrer a reduo do custo com os funcionrios da Seo de Compras que despendem muito tempo na busca pelo atendimento imediato das solicitaes de urgncia. A colaborao da equipe de enfermagem foi essencial uma vez que esses profissionais so os usurios diretos dos materiais de consumo nas unidades hospitalares e possuem elevado potencial para discernimento da imprescindibilidade dos itens no que tange a prestao da assistncia ao paciente. A relevncia da Classificao XYZ de materiais ficou evidenciada como uma das ferramentas gerenciais que pode auxiliar no processo de tomada de deciso, proporcionando visualizar as classes de materiais identificando quais os itens que nunca podem faltar no estoque e aqueles que sua falta no prejudicial para o atendimento ao paciente. A abordagem deste tema foi um grande desafio uma vez que as pesquisas sobre esta classificao em ambiente hospitalar so muito restritas, no existindo estudos semelhantes que permitam a comparao dos dados. Mas apesar das restries este estudo ofereceu contribuies para o gerenciamento de custos hospitalares.

Mendes KGL, Castilho V. Determinao da importncia operacional dos materiais de enfermagem segundo a Classificao XYZ. Rev Inst Cinc Sade. 2009;27(4):324-9.

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