You are on page 1of 10

BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH JABATAN PERDANA MENTERI MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN & KELULUSAN RUANG PEJABAT DI BANGUNAN GUNASAMA

No. Dokumen : PK(U) 05 No. Keluaran : 02 Tarikh Mukasurat : 09.07.2012 : 1

PERMOHONAN & KELULUSAN RUANG PEJABAT DI BANGUNAN GUNASAMA BPH - PK(U) - 05

PERKARA NAMA JAWATAN TANDATANGAN TARIKH

DISEDIAKAN OLEH SULAIMAN BIN HUSIN KETUA PENOLONG SETIAUSAHA

DILULUSKAN OLEH NORAZMAN BIN OTHMAN SETIAUSAHA BAHAGIAN

9.7.2012

9.7.2012

____________
Bahagian Pengurusan Hartanah (JPM)

BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH JABATAN PERDANA MENTERI MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN & KELULUSAN RUANG PEJABAT DI BANGUNAN GUNASAMA

No. Dokumen : PK(U) 05 No. Keluaran : 02 Tarikh Mukasurat : 09.07.2012 : 2

CARTA ALIRAN 1

MULA

Menerima Permohonan

Menyediakan Kertas Pertimbangan

Kelulusan Pengurusan Tertinggi

Memaklumkan Keputusan

TAMAT

____________
Bahagian Pengurusan Hartanah (JPM)

BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH JABATAN PERDANA MENTERI MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN & KELULUSAN RUANG PEJABAT DI BANGUNAN GUNASAMA

No. Dokumen : PK(U) 05 No. Keluaran : 02 Tarikh Mukasurat : 09.07.2012 : 3

CARTA ALIRAN 2

MULA

Permohonan dibangkitkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Penyelenggaraan Bangunan

Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Penyelenggaraan Bangunan

Memaklumkan Keputusan

TAMAT

____________
Bahagian Pengurusan Hartanah (JPM)

BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH JABATAN PERDANA MENTERI MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN & KELULUSAN RUANG PEJABAT DI BANGUNAN GUNASAMA

No. Dokumen : PK(U) 05 No. Keluaran : 02 Tarikh Mukasurat : 09.07.2012 : 4

1. OBJEKTIF
Untuk memastikan semua permohonan ruang pejabat di Bangunan Gunasama Persekutuan diproses cekap

2. SKOP
2.1 Prosedur ini diguna pakai untuk memproses semua permohonan ruang pejabat di Bangunan Gunasama Persekutuan untuk mendapatkan kelulusan 2.2 Bagi Permohonan pengubahsuaian ruang pejabat di Bangunan Gunasama Persekutuan, Jabatan/ Agensi hendaklah merujuk kepada Garis Panduan Permohonan Kelulusan untuk Kerja-kerja Pengubahsuaian, Penaiktarafan, dan Pemasangan Fasiliti atau Ruang Bangunan Gunasama Persekutuan yang dikeluarkan oleh Bahagian Kawalselia Penyenggaraan, Kementerian Kerja Raya.

3. DEFINISI
3.1 Bangunan Gunasama Persekutuan Bangunan Gunasama Persekutuan ialah Bangunan Kerajaan Persekutuan yang menempatkan ruang pejabat kepada jabatan-jabatan atau agensiagensi Kerajaan Persekutuan di bawah satu bumbung. Ia bertujuan untuk keselesaan serta memudahkan masyarakat setempat berurusan dengan pihak kerajaan. Sekiranya terdapat Jabatan/ Agensi yang ingin memohon ruang pejabat di Bangunan Gunasama Persekutuan mereka perlu mengemukakan justifikasi permohonan yang mengandungi : Alasan Permohonan Lokasi pejabat sedia ada Bilangan Penjawatan sedia ada mengikut gred jawatan Keluasan ruang pejabat sedia ada Bilangan Penjawatan dan gred jawatan baru/tambahan Keluasan ruang yang dipohon Masalah yang dihadapi ____________
Bahagian Pengurusan Hartanah (JPM)

BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH JABATAN PERDANA MENTERI MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN & KELULUSAN RUANG PEJABAT DI BANGUNAN GUNASAMA

No. Dokumen : PK(U) 05 No. Keluaran : 02 Tarikh Mukasurat : 09.07.2012 : 5

3.2

Ruang Pejabat Ruang yang digunakan oleh pegawai/ kakitangan untuk melaksanakan tugas-tugas rasmi

3.3 Kementerian Kerja Raya ( Bahagian Kawalselia Penyenggaraan) Bahagian Kawalselia Penyenggaraan, Kementerian Kerja Raya (KKR) bertanggungjawab menyelia Bangunan Gunasama Persekutuan dan memastikan masalah-masalah mekanikal dan teknikal tidak timbul.

3.4

Pengurus Bangunan Merupakan pegawai yang dilantik dan dipertanggungjawabkan untuk menyelia bangunan Kerajaan agar jabatan-jabatan yang menghuni bangunan berkenaan dapat menggunakan kemudahan ruang pejabat dengan selesa dan perjalanan tugas tidak terganggu. Pengurus Bangunan perlu menyelaras kedudukan penghuni jabatan dan memastikan semua permohonan ruang pejabat oleh jabatan yang menghuni menepati semua kriteria yang telah ditetapkan.

4. SINGKATAN
TKSU SUB(E) KPSU(E)RP Timbalan Ketua Setiausaha Setiausaha Bahagian Ketua Penolong Setiausaha Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat Penolong Setiausaha Kanan Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat Penolong Setiausaha Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat Penolong Pegawai Tadbir Kanan Seksyen Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat Pembantu Tadbir Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat ____________
Bahagian Pengurusan Hartanah (JPM)

PSUK(E)RP

PSU(E)RP

PPTK(E)RP

PT(E)RP

BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH JABATAN PERDANA MENTERI MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN & KELULUSAN RUANG PEJABAT DI BANGUNAN GUNASAMA

No. Dokumen : PK(U) 05 No. Keluaran : 02 Tarikh Mukasurat : 09.07.2012 : 6

5. PROSEDUR
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KPSU (E)RP

5.1 Menerima Permohonan 5.1.1 Menerima permohonan untuk ruang pejabat daripada Jabatan melalui Pengurus Bangunan Syarikat Konsesi atau permohonan yang dibangkitkan melalui melalui Mesyuarat Jawatankuasa Penyelenggaraan Bangunan yang dipengerusikan oleh SUB (E) atau KPSU (E) RP 5.1.2 Menyemak permohonan yang diterima :a) Surat Ulasan daripada Pengurusan Bangunan b) Surat Ulasan daripada Jawatankuasa Penyelarasan Penyenggaraan Bangunan Gunasama Persekutuan. c) Surat permohonan daripada Jabatan berserta justifikasi permohonan.

PSUK(E)RP/ PSU (E) RP PPTK(E)RP

PSUK(E)RP/ PSU (E) RP PPTK(E)RP

5.1.3 Bagi permohonan untuk kelulusan ruang pejabat daripada Jabatan melalui Pengurus Bangunan Syarikat Konsesi, sekiranya permohonan lengkap, sediakan kertas pertimbangan dan sekiranya permohonan tidak lengkap, sediakan surat pertanyaan untuk mendapatkan maklumat tambahan. 5.1.4 Bagi permohonan untuk kelulusan ruang pejabat daripada Jabatan yang dibangkitkan semasa Mesyuarat Jawatankuasa Penyelenggaraan akan terus dikeluarkan surat kelulusan berdasarkan keputusan mesyuarat tersebut tanpa perlu menyediakan kertas pertimbangan

____________
Bahagian Pengurusan Hartanah (JPM)

BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH JABATAN PERDANA MENTERI MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN & KELULUSAN RUANG PEJABAT DI BANGUNAN GUNASAMA

No. Dokumen : PK(U) 05 No. Keluaran : 02 Tarikh Mukasurat : 09.07.2012 : 7

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PSUK(E)RP PSU(E)RP PPTK(E)RP

5.2 Menyediakan Kertas Pertimbangan 5.2.1 Apabila permohonan telah lengkap seperti yang dikehendaki, sediakan kertas pertimbangan yang mengandungi maklumat berikut :a) Tujuan b) Latar Belakang Kekosongan c) Permohonan Jabatan d) Ulasan Jabatan Berkaitan e) Syor f) Keputusan 5.2.2 Sediakan dokumen yang berkaitan untuk dikepilkan bersama kertas pertimbangan. a) Maklumat Jabatan penghuni b) Salinan surat :i. Pengurus Bangunan ii. Jawatankuasa Penyelarasan Penyenggaraan Bagunan; dan iii. Jabatan yang memohon c) Pelan lokasi baru dan lama

PSUK(E)RP PSU(E)RP PPTK(E)RP

____________
Bahagian Pengurusan Hartanah (JPM)

BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH JABATAN PERDANA MENTERI MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN & KELULUSAN RUANG PEJABAT DI BANGUNAN GUNASAMA

No. Dokumen : PK(U) 05 No. Keluaran : 02 Tarikh Mukasurat : 09.07.2012 : 8

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PSUK(E)RP PSU(E)RP PPTK(E)RP

5.3 Kelulusan Pegawai 5.3.1 Kemukakan Kertas Pertimbangan untuk kelulusan pegawai

SUB(E)

5.3.2 Permohonan diluluskan ataupun tidak diluluskan.

5.4 Memaklumkan Keputusan

PT(E)RP

5.4.1 Menerima arahan untuk menyediakan surat kelulusan ataupun surat permohonan tidak diluluskan. 5.4.2 Mengemaskini maklumat Jabatan penghuni di Bangunan Gunasama Persekutuan.

PT(E)RP

6. REKOD
____________
Bahagian Pengurusan Hartanah (JPM)

BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH JABATAN PERDANA MENTERI MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN & KELULUSAN RUANG PEJABAT DI BANGUNAN GUNASAMA

No. Dokumen : PK(U) 05 No. Keluaran : 02 Tarikh Mukasurat : 09.07.2012 : 9

BIL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34.

NAMA REKOD/ TAJUK FAIL


Wisma Persekutuan Seremban, Negeri Sembilan Wisma Persekutuan Kuantan, Pahang Bangunan Gunasama Persekutuan Maran, Pahang. Bangunan Persekutuan Raub, Pahang. Bangunan Persekutuan Temerloh, Pahang. Wisma Persekutuan Kuala Terengganu, Terengganu. Bangunan Persekutuan Kemaman, Terengganu. Bangunan Persekutuan Besut, Terengganu. Bangunan Persekutuan Kota Bharu, Jalan Doktor, Kelantan Wisma Persekutuan Kota Bharu, Jalan Bayam, Kelantan. Bangunan Persekutuan Kuala Krai, Kelantan Bangunan Gunasama Persekutuan Gua Musang, Kelantan Bangunan Gunasama Persekutuan Batu Pahat, Johor Wisma Persekutuan Johor Bahru, Johor. Kompleks Sultan Abu Bakar (CIQ) Tanjung Kupang, Johor. Bangunan Gunasama Persekutuan Kluang, Johor. Bangunan Gunasama Kompleks CIQ Bukit Chagar, Johor Bharu. Bangunan Rumah Persekutuan Jalan Sultan Hishamuddin, Kuala Lumpur. Bangunan Gunasama Persekutuan Petaling Jaya, Kuala Lumpur Kompleks JPM Bukit Perdana, Jln. Dato Onn, Kuala Lumpur. Kompleks Pejabat Kerajaan Jalan Duta, Kuala Lumpur Bangunan Gunasama Persekutuan Ipoh, Jln. Panglima Bukit Gantang Wahab, Ipoh, Perak. Wisma Persekutuan Taiping, Jalan Istanan Larut, Taiping, Perak. Bangunan Gunasama Persekutuan Teluk Intan, Perak. Bangunan Gunasama Persekutuan Gerik, Perak. Bangunan Gunasama Persekutuan Sri Manjung, Perak. Bangunan Gunasama Persekutuan Greentown Perak, Jalan Dato Seri Ahmad Said, Ipoh Perak Wisma Persekutuan Melaka Bangunan Gunasama Persekutuan Lama Kangar, Jln. Hospital, Perlis Bangunan Tun Haji Abdul Razak, Kangar, Perlis. Bangunan Gunasama Persekutuan Kangar, Persiaran Jubli Emas, Perlis. Wisma Persekutuan Alor Setar, Jalan Kampung Baru, Kedah Bangunan Persekutuan Alor Setar, Jalan Sultan Badlishah, Kedah. Bangunan KOMTAR Pulau Pinang (Tingkat 36 hingga Tingkat 42)

TEMPOH SIMPANAN 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun

____________
Bahagian Pengurusan Hartanah (JPM)

BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAH JABATAN PERDANA MENTERI MANUAL PROSEDUR PERMOHONAN & KELULUSAN RUANG PEJABAT DI BANGUNAN GUNASAMA
35. 36. 37. 38. 39.

No. Dokumen : PK(U) 05 No. Keluaran : 02 Tarikh Mukasurat : 09.07.2012 : 10 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun

Bangunan Tuanku Syed Putra, Pulau Pinang Bangunan Gunasama Persekutuan Jalan Anson Pulau Pinang. Kompleks Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, Bandar Muadzam Shah, Anak Bukit Kedah. Bangunan Gunasama Seberang Perai Utara, Pulau Pinang. Menara Persekutuan Ayer Keroh, Melaka.

7. RUJUKAN
7.1 Manual Prosedur Kerja Seksyen Pengurusan Ruang Pejabat

8. LAMPIRAN
8.1 Tiada

____________
Bahagian Pengurusan Hartanah (JPM)